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05 Gerenciamento Eletronico de Documentos de Engenharia e Tecnicos

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia e Técnicos

EDMS (Engineering Document Managent System)

O propósito básico do EDMS é gerenciar durante todo o ciclo de vida, documentos técnicos da empresa, seja na fase da implantação, seja durante a vida útil do empreendimento.

Prof. Roquemar Baldam
www.iconenet.com.br

roquemar@pep.ufrj.br

EDMS

Razões críticas de uso de um EDMS
Garantia do controle de documentos em cofre seguro e inviolável. • Não é necessário controle manual. • Não há perda de documentos. • Não há desvios de documentos. • Toda e qualquer atividade é rastreada. Revisões: controle rígido e confiável garantindo que o usuário sempre terá a última revisão. Alteração de desenhos e documentos sob controle do programa impedindo criação de cópias paralelas. Impressão e visualização de desenhos em CAD e digitalizados sem necessidade de AutoCAD, Microstation, etc (com visualizador próprio).

Tipos de documentos normalmente gerenciados em EDMS Desenhos: usualmente a maior preocupação; Manuais; Especificações; Normas de qualidade; Etc.

Razões críticas de uso de um EDMS

EDMS – Referências entre documentos

Controlar o documento desde a sua intenção de criar, criação do formato, edição, produção e aprovação do mesmo. Controlar documentos únicos como multi-paginados. Controlar emissão de Guias de Remessa de Documentos. Alteração de desenhos e documentos sob controle do programa impedindo criação de cópias paralelas. Impressão e visualização de desenhos em CAD e digitalizados sem necessidade de AutoCAD, Microstation, etc (com visualizador próprio).

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2 . B. Exemplo de preenchimento: 1.. Imprimir layouts diferentes de CAD.. ou do visualizador que está sendo usado. C. EDMS – Comparar versões de desenhos para checar diferenças EDMS – Ferramenta de comentários e marcações com bons recursos EDMS –Suporte a qualquer tamanho de imagem de desenho EDMS – Integração dos índices de documentos com os programas geradores de documentos Visualizar arquivo de grandes tamanhos não é igual a imprimir os mesmos arquivos.. imprimindo imagens em formato A0. 3. Peça demonstração do EDMS. Fontes True Type no desenho em CAD.. No caso de uma fonte de letra usada no desenho não estar disponível para uso no computador do colaborador. ou A. 3o nível: controla a versão de documentos que sairão temporariamente do grupo principal de documentos que estão sendo alterados. 1o nível: controla a versão atual do documento. Desenhos híbridos (CAD+Imagem) em um mesmo documento. Imprimir em escala real e espessuras de linhas dependendo de cor ou atributo do desenho...EDMS – Visualizar e imprimir CAD com funcionalidades reais de projeto EDMS – Controle de versões em pelo menos três níveis de identificação Visualizar um desenho 3D. o EDMS deverá substitui-la por outra. 2o nível: controla versão de um documento em um processo de alteração de versão. Ser compatível com a última versão do software de CAD em uso. 2.

Controle de estados eGRD Controle de Obras Gerenciamento de Híbridos Marca d’água em impressões (Power user) Controle de documentos Multi-Paginados (elétricos. em armários que nem todos tem acesso.EDMS –Estruturas de pesquisa em árvore Permitir visualizar os grupos documentais dependendo do objetivo da pesquisa por grupos. com possibilidade de perda do dados devido a esquecimento ou dano nas máquinas onde estão instalados 3 . esboços. não se consegue fazer um acompanhamento do andamento do projeto. Não há sistemática única de controle sobre os documentos de projetos em andamento. identificando % concluído e outros dados gerenciais. etc) Além disso. concluídos ou em implantação. Os mesmos não são importados e gerenciados com mesmo rigor. Não se sabe qual é a versão válida corretamente. estudos preliminares para verificar viabilidade de execução de projetos e outros materiais não oficiais ficam: em máquinas isoladas do sistema. EDMS – Anexar histórico/notas ao índice/documento EDMS – Criação de projetos em separado do restante dos documentos EDMS – Aprovação individual do documento Serviços Adicionais Controle de estados Problema : Somente documentos válidos para operação e manutenção ficam no sistema. automação. gerando: Controle paralelo destes documentos.

Normalmente só pessoal de arquivo pode fazê-las.eletrônico e-GRD Guia de Remessa de Documentos . independente de férias. Esboços. indexação. Documentos que não são ainda projetos oficiais. DVD ou qualquer outro meio. As organizações precisam enviar documentos para outros. Centenas de documentos são importados de maneira automática em minutos. Os documentos mais a Guia propriamente dita são então enviadas por email. para: Outros projetistas executem uma alteração ou outro projeto.eletrônico Problema: envio de documentos via GRD: Problema: recebimento de documentos via GRD: Fornecedores nos enviam documentos de forma despadronizada. Aprovação e pedido de licenças. Sem perder ou extraviar documentos. além de novos documentos. liberado. gerando tempo gasto para cadastrar os mesmos documentos que já possuo. revisões de documentos. Levantamentos temporários. Motivos legais. preciso recadastrar todos novamente no sistema.Controle de estados Solução: Concentrar todos os documentos no Meridian. e-GRD Guia de Remessa de Documentos . Receber eGRD: O operador do Meridian indica qual eGRD deseja importar. Fornecedor pode criar novos desenhos na e-GRD Garante a recepção correta dos documentos. Agiliza sobremaneira a recepção. ftp. o que pode eventualmente gerar gargalos. Controla revisão. índices e feitos os controles de revisões. propósito de emissão. e-GRD Guia de Remessa de Documentos . Outros motivos. Não podem ser ainda usados para fins de operação. turno. Padrão - Itens padronizados da planta. fazer pagamentos corretos da parte executada do mesmo. os mesmos documentos podem ser enviados e recebidos por mais de 5 vezes até aprovação final. Benefícios • • • • • • • Controle de criação e localização. revisão. devido ao enorme tempo perdido. Controlando etapas de projetos. índices. Operacional Documentos que são usados para fins de operação e manutenção X X X X X X - Tirando proveito de toda a base documental.eletrônico e-GRD Guia de Remessa de Documentos . Estudos Garantia que nunca um documento não autorizado será usado indevidamente. variando seu estado de uso. Facilita construção de novos projetos e reduz estoques Documentos de Projetos em andamento. Será colocado em local indicado uma cópia dos documentos selecionados e uma planilha de dados que será o seu documento de emissão completo(com data. Um registro com um documento é criado no Meridian automaticamente para que fique o registro da transação efetuada. CD. lista de documentos. independente de nível de utilização : - Controle de estados Estado Propósito Acesso Projeto Acesso manutenção e operação Criando uma única base documental confiável. 4 . Gerar e controlar estas GRD’s demanda tempo e controle rigorosos por parte do arquivo. de forma controlada. Controle de destinação e retorno garantidos. Geração automática de e-GRD – pacote de documentos + arquivo de controle (XLS). São importados todos os novos documentos. A eGRD é gerada pelo fornecedor de acordo com regras por nós estabelecidas. etc) e assim medir andamento do projeto. - Não operacional - Facilitando o acesso a todos em qualquer momento. Não consigo fazer nestas etapas controle correto de propósito de emissão (preliminar. Em fase de projeto. consequentemente. etc).eletrônico Solução: Customização feita no Meridian que permite automatizar o Envio e Recepção de lotes de documentos via eGRD: Enviar eGRD: Basta selecionar os documentos e solicitar que seja criada uma GRD. concluídos ou em implantação. Para cada novo lote de documentos. aprovado. independente de como e por quem foi criada. Fazer concorrências de execução de serviços. ou outro evento qualquer que diminua o efeito de ter de estar sempre presente o responsável desta informação. fazendo com que durante o projeto compense por vezes nem mesmo gerenciá-los.

D Rev.A Obra planejada para junho/2007 Matriz: Documento válidos para operação e manutenção (Meridian) Rev. 0 Rev. O controle de revisões sobre matriz e obras são independentes. 1 Pergunta chave: como garantir que alteração feitas no matriz ou numa obra reflita nas demais obras projetadas? Como não se perder nos diversos documentos que na realidade dizem respeito a somente uma região (ou equipamento) e que no futuro serão um único documento? Conclusão: Um simples controle de revisões não permite controlar todas as diversas cópias de desenhos espalhadas nas diversas obras. 0 Rev. C Rev.: A manutenção sempre usa o MATRIZ OBRA 60 5 . .CLIENTE E-mail E-mail Fornecedor RPDM FORNECEDOR A MERIDIAN Suzano FORNECEDOR B FORNECEDOR N Controle de Obras Problema: – Controle de Obras Problema – – Sobre uma mesma região da planta (ou equipamento) podem estar sendo planejadas várias obras futuras. Proj. .eletrônico e-GRD Guia de Remessa de Documentos . 1 – Proj. CASO 01 Uma operação ou manutenção gera uma alteração física na planta da fábrica N H A OBRA 20 D E OBRA 30 O O O O T E M P o OBS.eletrônico Alunorte Exemplo de uso e-GRD . com no exemplo abaixo.B Obra planejada para novembro/2007 Controle de Obras Solução: – – Controle de Obras Manutenção MATRIZ OBRA 10 L I – Criar uma sistemática de controle automático de todos os documentos válidos (matrizes) e suas obras. Rev. Cada alteração em qualquer matriz ou obra reflete sobre seus derivados.e-GRD Guia de Remessa de Documentos .

Roquemar Baldam www.ufrj. D E T E M OBRA 60 OBRA 60 R1 OBRA 60 R2 P o Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia e Técnicos Prof. Seu caso deve ser analisado para se ter noção exata de suas necessidades.Controle de Obras Controle de Obras Manutenção MATRIZ OBRA 10 OBRA 10 R1 OBRA 20 OBRA 20 R1 OBRA 30 OBRA 30 R1 O O O O L I Manutenção MATRIZ V1 MATRIZ OBRA 10 10 R1 OBRA OBRA 10 AB OBRA 20 OBRA 20 R1 OBRA 20 R2 OBRA 30 OBRA 30 R1 OBRA 30 R2 O O O O L I CASO 02 Desenho da OBRA 10 tem REVISÃO APROVADA N H A CASO 03 Desenho da OBRA 10 é construída e concluída N H A D E D E T E M P o T E M P o OBRA 60 OBRA 60 R1 OBRA 60 OBRA 60 R1 OBRA 60 R2 Controle de Obras Conclusões Manutenção MATRIZ V1 MATRIZ L I CASO 04 Inversão de temporalidade Por algum motivo a OBRA 60 deverá ser executada antes da OBRA 30 OBRA 20 25 OBRA 20 R1 OBRA 20 R2 OBRA 30 OBRA 30 R1 OBRA 30 R2 OBRA 30 R3 N H A O EDMS é uma ferramenta de GED com peculiaridades próprias ao pessoal ao qual a ferramenta é direcionada.br 6 .br roquemar@pep.iconenet.com. Experiência acumulada em outros tipos de GED não poderá ser aplicada na integra à EDMS. Uma ferramenta de EDMS não precisa necessariamente de todos os recursos nativamente. Exige alguns recursos peculiares.

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