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Manual Project

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  • INTRODUCCION A PROYECTOS
  • ¿Qué es un Proyecto?
  • Partes constitutivas de un proyecto
  • Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto
  • ADMINISTRACION DE PROYECTOS
  • Introducción
  • Creación de la programación
  • Modelos tradicionales de administración de proyectos
  • Método de ruta crítica (MRC)
  • Diagrama de Gantt
  • Ingreso a Microsoft Project
  • Crear un nuevo proyecto
  • Tareas
  • Fases
  • Hitos
  • Realización de tareas en el orden y momento correcto
  • Asociación de tareas por fechas y especificación de los períodos laborales
  • Recopilación de recursos
  • Asignación de recursos a las tareas
  • Asignación y administración de costos
  • PROGRAMACIÓN
  • Métodos para evaluar y ajustar la programación
  • La evaluación de fin de la programación
  • La evaluación de la programación
  • Verificación de la relación entre tareas
  • Identificación de la ruta crítica
  • Búsqueda de márgenes de demora en la programación
  • Revisión de las delimitaciones de las tareas
  • Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas
  • Búsqueda del costo de una tarea
  • Reducción de la programación
  • Sobre asignaciones
  • Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado
  • Reasignación del recurso
  • Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso
  • Cambio de la programación laboral
  • Resolución automática y manual de las sobre asignaciones
  • Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado
  • Reducción de costos
  • Reducción de los costos por uso
  • Reducción de costos eliminando tareas
  • Administración de los flujos de caja
  • INFORMACIÓN DEL PROYECTO
  • Tablas y filtros
  • Tablas
  • Filtros
  • CONTROL DEL PROYECTO
  • Establecimiento de una línea base
  • Actualización del proyecto
  • INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
  • Compartir información
  • Fondo de Recursos

MANUAL DE MANUAL DE MICROSOFT

MICROSOFT2007 2007 EXCEL WORD 2007 PowerPoint

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION A PROYECTOS ............................................................................ 1 ¿Qué es un Proyecto? ............................................................................................ 1 Partes constitutivas de un proyecto ....................................................................... 1 Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto ............................................. 2 ADMINISTRACION DE PROYECTOS ...................................................................... 3 Introducción ......................................................................................................... 3 Creación de la programación ................................................................................. 4 Modelos tradicionales de administración de proyectos ............................................ 4 Método de ruta crítica (MRC) ................................................................................. 4 Diagrama de Gantt ................................................................................................ 5 Ingreso a Microsoft Project .................................................................................... 6 Crear un nuevo proyecto ....................................................................................... 9 Tareas ................................................................................................................ 14 Fases .................................................................................................................. 17 Hitos ................................................................................................................... 20 Realización de tareas en el orden y momento correcto .......................................... 22 Asociación de tareas por fechas y especificación de los períodos laborales ............ 30 Recopilación de recursos ..................................................................................... 38 Asignación de recursos a las tareas ..................................................................... 44 Asignación y administración de costos ................................................................. 47 PROGRAMACIÓN ................................................................................................ 51 Métodos para evaluar y ajustar la programación .................................................. 51 La evaluación de fin de la programación .............................................................. 51 La evaluación de la programación ........................................................................ 52 Verificación de la relación entre tareas ................................................................. 53 Identificación de la ruta crítica ............................................................................ 53 Búsqueda de márgenes de demora en la programación ........................................ 53 Revisión de las delimitaciones de las tareas ......................................................... 54 Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas ............... 55 Búsqueda del costo de una tarea ......................................................................... 55 Reducción de la programación ............................................................................. 57 Sobre asignaciones .............................................................................................. 60 Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado ...................... 61 Reasignación del recurso ..................................................................................... 61 Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso .............................. 61 Cambio de la programación laboral ...................................................................... 62

i

Resolución automática y manual de las sobre asignaciones .................................. 62 Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado ............................................ 63 Reducción de costos ............................................................................................ 63 Reducción de los costos por uso .......................................................................... 63 Reducción de costos eliminando tareas ................................................................ 64 Administración de los flujos de caja ..................................................................... 64 INFORMACIÓN DEL PROYECTO .......................................................................... 64 Tablas y filtros .................................................................................................... 64 Tablas ................................................................................................................. 65 Filtros ................................................................................................................. 79 CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................. 94 Establecimiento de una línea base ....................................................................... 94 Actualización del proyecto ................................................................................. 100 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN .................................................................... 101 Compartir información ...................................................................................... 101 Fondo de Recursos ............................................................................................ 101

ii

Puede que no conozca el presupuesto del proyecto o el ámbito de trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización. Tiempo Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más familiarizados en cualquier proyecto. 1 .Project MICROSOFT PROJECT INTRODUCCION A PROYECTOS ¿Qué es un Proyecto? Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. pero lo que es seguro que conocerá la fecha límite para la entrega del producto. Un proyecto es además un esfuerzo. por lo que los proyectos tienden a ser eventos planificados. Partes constitutivas de un proyecto Todo proyecto posee algún elemento de tiempo. algún componente financiero y requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área. En primer lugar un proyecto es temporal. Cada proyecto crea un producto o servicio único. Este es el objetivo del proyecto. Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software de inventario implantado en la empresa dentro de dos meses. El éxito de un proyecto depende de una preparación y planificación previa. la razón por la que se emprende el proyecto. Los recursos pueden ser el personal y el equipamiento que necesitan para realizar su trabajo. Costo Pag.

El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades del proyecto. 2 . El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo. el programa señala las actividades críticas es decir. la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o fases del proyecto. ya que esto permitirá el uso eficiente de recursos limitados. del proyecto con el ámbito previsto del producto.Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciación y terminación para cada actividad y la relación con el resto de actividades del proyecto. para las actividades no críticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran. aquellas que requerirán de una atención especial.Project Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero. El ámbito del producto describe la calidad. Incluye las personas. característica y funciones del producto de manera detallada.Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas. pero el costo de un proyecto tiene un significado mucho más amplio. el equipamiento. Criterios Generales para el desarrollo de un proyecto Todo proyecto debe tener las siguientes fases:  Planeación.. después se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad.. y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute. Pag. por ejemplo.  Programación. El costo son todos los productos requeridos para llevar a cabo el proyecto. producto o servicio. materiales utilizados y todos los demás eventos y aspectos que requieran dinero o la atención de alguien en un proyecto. Ámbito Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.

Project  Control. La Administración de Proyectos ocurre cuando se da énfasis y una atención especial para conducir actividades con el propósito de lograr un conjunto de metas. Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto. el establecimiento de relaciones entre tareas y. También se dice que la Administración de proyectos es un conjunto de técnicas. actividades y tareas que la experiencia y el sentido común consideran como buenos para la realización de un proyecto.. La administración de proyectos está compuesta por las siguientes fases:  Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase más importante. la asignación de los mismos. donde se incluye el diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para hacer reportes periódicos de progreso. Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos. herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases. si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos. dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. ADMINISTRACION DE PROYECTOS Introducción La Administración de Proyectos es la planeación. 3 . Incluye la definición de las tareas y sus duraciones. organización.Es la fase final de un proyecto. Pag. Todas las fases posteriores se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto. destrezas.

duraciones y demás información. personal y a la administración. Dupont Corpartion y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos. Pag. Modelos tradicionales de administración de proyectos Método de ruta crítica (MRC) El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. como flechas y límites para construir la programación y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente.Project  Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado la planificación. Creación de la programación Consiste e la lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo y la cantidad de tiempo o duración que se precisa para cada tarea. 4 .  Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a os clientes. y concluye cuando el proyecto está terminado. un modelo matemático que calculaba la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias y que identifica que tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado en el software para la administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project. Este programa utiliza las tareas. desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica.

A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y sin duda el más usado. Esta teoría realiza el estudio de procesos. pues condicionará la duración total del proyecto. un sistema de programación PERT (Programme Evaluation And Review Technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea. en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas. La gráfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y la determinación de la secuencia y cronología. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco. semanas. desarrolló el proyecto Misiles Polares. Hoy en día un diagrama Pert (también llamado un diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas. 5 . yendo desde el principio al final del proyecto o proceso. días). Las Pag. Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una terminación. Diagrama de Gantt Henry L. estructuras y sistemas mediante gráficos. no son continuos y que representan cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman. hombres tareas. La gráfica establece una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. es decir. por ello. la marina de Estados Unidos. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. órdenes de trabajo. llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de grafos. tenga mayor duración. La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo ( en horas. Esto es denominado camino crítico e interesa conocerlo. Se denomina gráfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos.Project Durante los años 50. El método de camino crítico. las tareas comprendidas en ese camino (tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá que comenzar por ellas. el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que.

Project subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo. controlar lo programado. Ingreso a Microsoft Project La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Podrá utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación. trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. Pulse el botón Inicio (Start) en la barra de tareas de Windows. Seleccione Programas (Programs) en el menú Inicio (Start). 2. 6 . hacer el seguimiento e imprimir informes. también ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio. Para ingresar a Microsoft Project 1. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado. así como. a continuación elija Microsoft Office y finalmente seleccione Microsoft Office Project 2007 Pag. es decir.

Project Pag. 7 .

8 . Se iniciará Microsoft Project donde se distinguen los siguientes elementos: Pag.Project 3.

Pulse el botón Nuevo (New) en la barra de herramientas Standard . 9 . Pag.Project Crear un nuevo proyecto 1.

en el Menú Proyecto (Project) y seleccione Información del Proyecto (Project Information). Seleccione la fecha de Inicio del Proyecto.Project 2. 10 . Le aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Pag.

le aparecerá la pantalla de Inicio de Microsoft Project Pag. 3. 11 . Pulse Aceptar (Ok). decida como planificar su proyecto e ingrese las fechas adecuadas.Project Todo proyecto será programado a partir de una fecha de comienzo y una fecha de finalización.

Guardar un archivo de Microsoft Project Pag. 12 .Project La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada y un gráfico en la parte derecha.

Project 1. Escriba Proyecto prueba1 en el cuadro de texto Nombre de archivo (File Name). 13 . 3. Pulse el botón Guardar (Save) en la barra de herramientas Standard 2. Localice la carpeta proyecto1. Pulse el botón Guardar (Save) para cerrar el cuadro de diálogo. Microsoft almacenará el archivo Proyecto prueba1 Pag.

2. 1. 14 .Project Tareas Haremos un ejercicio en el que introduciremos las tareas para realizar el inventario de los bienes de una institución. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada. Pag. Escriba Reunión de grupo de trabajo y después pulse Intro (Enter).

15 . Introduzca los siguientes nombres de tarea debajo de Reunión de grupo de trabajo. pulsando Intro (Enter) después de cada nombre de tarea. Pag.Project 3. La apariencia de su ventana será la siguiente. Reparto de funciones y planificar calendario Revisar bienes Consolidación de la información Revisión de la información Entrega de informe de inventario 4.

Project Pag. 16 .

debería considerar la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales 1. ya que no podrá editar directamente su duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. 3.Project De manera predeterminada las tareas poseen una duración estimada de un día. Fases Si posee un conjunto complejo de tareas. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2:  Diagnostico institucional  Entrega horario de reuniones  Entrega de procedimiento a seguir Pag. “Reunión de grupo de trabajo”. 17 . 4. Elija Nueva tarea (New Task) en el menú Insertar (Insert). Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. En Microsoft Project las fases están representadas por tareas de resumen. Haga clic en la Tarea. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las demás. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea. en la tabla de entrada 2. escriba Estudio preliminar y pulse Intro.

Pag. Pulse el botón Aplicar sangría (Indent) en la barra de herramientas formato. 18 .Project 5. Seleccione las tareas comprendidas entre la 2 y la 5. . 6.

Project La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen barra de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt. así: y aparecerá una Pag. 19 .

20 . Pag. como por ejemplo cuando finalizará la fase de Reunión de grupo de trabajo del proyecto. puede que desee realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto. Para hacer esto creamos un hito.Project Ejercicio Realice una nueva fase eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: a) Clasificar por tipo de bienes b) Codificar por tipo de bienes c) Elaborar etiquetas para los bienes d) Poner etiquetas a los bienes Hitos Para finalizar el plan inicial de un proyecto.

Escriba Reunión de grupo completada y pulse Tab. Por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Escriba 0d en el campo de duración (Duration) y pulse Intro. 3. El hito será añadido al archivo mostrada a continuación: .Project Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto. los hitos están representados como tareas con duración cero. 4. A continuación daremos un ejemplo de un hito. Puesto que el hito en sí no supone la realización de un trabajo. Haga clic en el nombre de la tarea 5. en la tabla de entrada. La apariencia de la pantalla es similar a la Pag. Procedimiento a seguir. 1. 21 . 2. Elija nueva tarea (New Task) en el menú insertar (Insert).

Realización de tareas en el orden y momento correcto Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden. esto es una secuencia. Estas dos tareas tienen relación fin a comienzo en dos aspectos:   La segunda tarea debe producirse después de la primera tarea. Por ejemplo antes que se produzca el reparto de funciones y planificación del calendario. esto es una dependencia. La segunda tarea solo se producirá si la primera tarea es completada. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas Pag. En Microsoft Project. la primera tarea (Reunión de grupo de trabajo) se denomina Predecesora. deberá ser completado la tarea reunión de grupo de trabajo. La segunda tarea (reparto de funciones) se denomina sucesora.Project Ejercicio Poner hitos al término de cada fase. 22 .

creando relaciones de fin a comienzo. establezca vínculos entre las tareas. En el diagrama de Gantt se distinguen los siguientes tipos de relación: La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. A continuación utilizaremos diferentes métodos de crear vínculos entre varias tareas. 23 .Project sucesoras. las relaciones aparecen como líneas de vínculo entre las tareas. como por ejemplo en la tabla de entrada. La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora.  En las tablas. La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los lugares más comunes en los que podrá visualizar las relaciones de tarea son:  En las vistas de Diagrama de Gantt (Gantt Chart) y Diagrama de Red (Network Diagram). Para crear relaciones de tareas. los números de identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras. La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. Pag. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras.

Reunión de grupo de trabajo. Haga clic en el nombre de la tarea 1. Pag. en la tabla entrada y a continuación arrastre el ratón hasta el nombre de la tarea 2 denominada reparto de funciones. 24 .Project 1. Las tareas 1 y 2 serán seleccionadas.

Nótese que ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 2 al siguiente día de trabajo una vez completada la tarea 1. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación. Pulse el botón Vincular tareas (Link Task) en la barra de herramientas Standard. Las tareas 1 y 2 serán vinculadas con una relación fin y comienzo. 25 . Pag.Project 2.

Pulse el botón Información de la tarea (Task Information) en la barra de herramientas Standard. 26 . 3. Pag. 2.Project A continuación ilustraremos otro método para vincular tareas 1. Seleccione la ficha Predecesores (Predecessors). Seleccione el nombre de la tarea 8. Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la tarea (Task Information).

Project 4. 5. 27 . Pag. Haga clic en la celda justo debajo del encabezado de columnas Nombre de la tarea (Task Name) y después pulse el botón de la flecha abajo que aparece. Seleccione Revisar bienes en la lista Nombre de tarea (Task Name) y pulse Intro (Ok).

Project La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación: Pag. 28 .

29 .Project Pag.

para un proyecto podría estar definido desde las 8h00 hasta las Pag. Asociación de tareas por fechas y especificación de los períodos laborales La duración de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la tarea. 30 .Project Ejercicio Realice la vinculación de las tareas restantes. Microsoft Project es capaz de distinguir entre un período laborable y el período no laborable. También se debe tomar en cuenta el calendario de trabajo.

considerando como período no laborable las tardes y los fines de semana. A continuación introduciremos la duración de las tareas creadas anteriormente. 31 . para la tarea. revisar bienes. Pag. 1.Project 17h00 de lunes a viernes. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task Name) en la tabla de entrada.

Escriba 2d y después pulse Intro.Project 2. Aparecerá el valor 2d (abreviatura de 2 días) en el campo Duración (Duration). La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación: Pag. 32 .

Pag. 33 .Project Otra forma es dando un clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duración (Duration) de la tabla de entrada y escribir el valor y luego dar Intro.

Project Pag. 34 .

elija Opciones (Options) en el menú Herramientas (Tools) y seleccione la ficha Calendario (Calendar).Project Microsoft Project utiliza valores estándar de minutos y horas para la duración: un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. semanas y meses para el proyecto. mostrada a continuación: Pag. 35 . Para hacer esto. Sin embargo usted puede definir la duración de los días.

Cambie los datos de acuerdo al período laboral que usted fije para su proyecto en la siguiente pantalla: Pag.Project Los valores se pueden determinar para fijar los valores predeterminados para el comienzo de semana. Elija la opción Cambiar calendario laboral (Change Working Time) del menú Herramientas (Tools). número de horas por semana y número de días por mes. 2. 36 . Se puede determinar el período laboral para ello haremos lo siguiente: 1. número de horas por día.

Project Pag. 37 .

A continuación estableceremos la información de diversos recursos humanos en la vista Hoja de recursos. Haga clic en Hoja de Recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del proyecto. Pag. mientras que los recursos materiales son artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto.Project Ejercicio Introduzca las siguientes duraciones para las tareas: Consolidar información (3d). Recopilación de recursos Los recursos son las personas. La disponibilidad determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer y los costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso. equipamiento y material necesarios para realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project concentra su atención en dos aspectos básicos de los recursos: su disponibilidad y sus costos. 38 . En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos materiales. Revisión de información (4d). 1. Entrega de informe inventario (5d).

39 .Project Pag.

8. La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación: ha colocado la Pag. Escriba MB en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab.Project 3. 6. Units) y haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso. 7. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo (Group). 9. 40 . Asegúrese. 4. de que se encuentra seleccionado Trabajo (Work) en el campo Tipo (Type) y pulse Tab (Por que se trata del tipo de recurso Trabajo). En el campo Iniciales (Initials) primera inicial del nombre del recurso. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). Escriba Mario Barahona y pulse Tab. 5. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad máxima (Max. Pulse Tab de nuevo.

A continuación ingresaremos información de los recursos materiales: Pag.Project El valor ingresado en el campo Capacidad máxima (Max. Units) del 100% expresa que el Sr. Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertirá si asigna a Mario Barahona más tareas de las que puede llevar a cabo en la capacidad máxima. es decir si Mario fuese sobre asignado. 41 .

2. Escriba Papel en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab. 3. 42 . 5. La resma es (Material Label) y la unidad de medida que su utilizará para realizar el seguimiento del consumo del papel durante el proyecto. Seleccione Material en el campo Tipo (Type) y pulse Tab. 4. Escriba Resma en el campo Etiqueta de material pulse Tab. Escriba Papel bond y pulse Tab. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación: Pag. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet).Project 1.

Project Ejercicio Ingrese la siguiente información para el recurso de trabajo: Pag. 43 .

3. A continuación asignaremos recursos individuales a las tareas. 1. Pulse el botón Asignar recursos (Assign Resources) en la barra de Herramientas estándar. Haga clic en el Diagrama de Gantt (Gantt Chart) en la barra de 2. Pag.Project Nombre del recurso Milton Gálvez José López Karina Hernández Marcia Paredes Iniciales MG JL KH MP Capacidad máxima 100% 100% 75% 50% Asignación de recursos a las tareas Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo. 44 . Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y podrá observar el nombre de los recursos ingresados anteriormente. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el Campo Capacidad máxima. vistas.

en la columna Nombre (Name) de tarea en la tabla Entrada. 5. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre (Name) del cuadro de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y después pulse el botón Aceptar (Ok). Seleccione la tarea 1. Pag.Project 4. 45 . Reunión de grupo de trabajo.

Project Ejercicio Pag. 46 .

el administrador deberá conocer los costos asociados a cada uno de los recursos tanto material como de trabajo. Microsoft Project calculará el costo acumulado de hojas que ha sido consumido.Project Realice la asignación de los recursos para cada una de las tareas del proyecto. asignaremos un costo de 2 centavos por hoja de papel. ingresar el valor de 2 en el campo Costo/Uso (Cost/Use) de la Hoja de Recursos (Resource Sheet). Haga clic en el campo Tasa Standard (Std. Rate) del recurso 1. Rate). Conforme vayamos consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto. Para el recurso material denominado Papel bond introduciremos una unidad de medida expresada en hojas en el campo Etiqueta de material. En el caso de un recurso material Papel. Para aprovechar las características de gestión de costos de Microsoft Project. 1. Escriba 800/ms y pulse Intro. 3. Todos los proyectos poseen algún aspecto financiero. Pag. Asignación y administración de costos El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto. 47 . En muchos proyectos. El propósito de la asignación de una cuota estándar para un recurso material es calcular el costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto. 2. Mario Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet). a continuación. Los honorarios mensuales para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa Standard (Std. A continuación ingresaremos la información del costo de cada recurso para ello utilizaremos la vista Hoja de Recursos (Resource Sheet). los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos.

Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados. 2. Escriba . Rate) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). Escriba $40 y pulse Intro. 5. Pag. Ingrese un nuevo recurso de trabajo. 48 . Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador tiene un costo de $ 40 por su uso y mantenimiento cada vez que lo utilicemos. Desplace la visualización de forma que pueda observar los campos situados más a la derecha en la Hoja de Recursos (Resource Sheet) y haga clic en el campo Costo/Uso (Cost/Use) del recurso Computador.30/h y pulse Intro.Project 4. Algunos recursos requieren un pago por trabajo realizado. A continuación ilustraremos como se realizaría ese pago: 1. Digitador y haga clic en el campo Tasa de Horas extras (Ovt.

podría requerir el pago de una tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento. Elija comienzo (Start) en el campo Acumular (Accrue At). El pago por el alquiler del computador deberá ser realizado antes de utilizar el equipo.Project No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. En el campo Acumular (Accrue At). acumule el importe del recurso tan pronto como la tarea comience. especificaremos el modo en que Microsoft Project trata la acumulación del costo de un recurso. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación: Pag. 2. 1. Desplace la visualización en forma que pueda observar los campos situados a la derecha de la hoja de recursos y haga clic en el campo Acumular (Accrue At) del recurso 4. 49 . Para reflejar esto. una parte del equipamiento arrendado (Computador). el pago a medida que aunque los empleados normalmente acumularán transcurra el tiempo. Computador. Por ejemplo.

50 .Project Ejercicio Ingrese los siguientes importes para cada recurso Nombre del recurso Milton Gálvez José López Karina Hernández Marcia Paredes Gasolina 20/h 250/s 760/ms 50/h 40/d Tasa Estándar Pag.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la ruta crítica. costos. Para ajustar la fecha de fin de la programación. El costo de la programación. una vez indiciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla. Por consiguiente. Sin embargo. la secuencia de base de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. estará preparado para evaluarla y ajustarla. 51 . Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planificación y mejor todavía antes de poner en marcha el proyecto. Pag. concéntrese en la en la modificación de las tareas críticas.Project PROGRAMACIÓN Métodos para evaluar y ajustar la programación Una vez creada la programación mediante la introducción de tareas. cuando sea necesario. la asignación de recursos y la introducción de la información acerca de los Al evaluar la programación. probablemente encontrará problemas u omisiones que deban ser ajustados. es decir. debería considerar la evaluación de: La evaluación de fin de la programación   La forma en que se han asignado los recursos. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información contenida en la programación y del nivel de detalle en el que se esté administrando el proyecto. para adecuarla a sus objetivos y necesidades.

para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación. de los recursos y de los costos. El tiempo de demora en la programación. La evaluación de la programación de varias maneras le ayudará a identificar:      La relación entre tareas y la ruta crítica.Project  Una vez evaluada la programación. en especial en las tareas críticas. no afectará al resto de la programación. 52 . La evaluación de la programación Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que requieran ajustes. Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. será posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de los recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora de la programación. Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la programación. buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el costo del proyecto. Las delimitaciones en las tareas Los recursos sobre asignados. Pag. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Verifique las delimitaciones en las tareas de distintas fases del proyecto. En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre si de diversas formas. El costo de las tareas. Si una tarea que tiene demora finaliza más tarde. podrá utilizar diversas estrategias para reducir su longitud. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica y reducir la programación. en primer lugar deberá analizar la programación y evaluar la utilización del tiempo.

La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas en la programación. asegúrese de haber asignado los recursos de forma eficaz. Un recurso puede estar sobre asignado. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Una vez localizados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la programación para optimizar el tiempo. mencionadas anteriormente. 53 . Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación. por lo que se podrá reducir el costo de las tareas y recursos individuales para disminuir el costo total del proyecto. Utilizando de manera eficaz estas relaciones es posible modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Verificación de la relación entre tareas En la programación de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre si de diversas formas. Búsqueda de márgenes de demora en la programación Pag. Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá centrarse en modificar las tareas críticas. Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto.Project Al evaluar la programación. Identificación de la ruta crítica Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función de las duraciones de las tareas en la ruta crítica. los recursos y el dinero disponibles. la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fina proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto completo termine a tiempo.

Si se produce un conflicto de programación entre una delimitación y una relación entre tareas. llamado margen de demora total. Al ingresar una tarea. para cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más precisa empleando información detallada. En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las tareas de la programación. Esto permite que estas tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación. Revisión de las delimitaciones de las tareas Mediante el uso de las delimitaciones. el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. Es importante distinguir los márgenes de demora dentro de la programación. 54 . Solo cuando sea necesario. las delimitaciones también pueden restringir la flexibilidad de la programación. Toda delimitación que requiere del ingreso de una fecha debe utilizarse con mucho cuidado. es decir. Microsoft la delimitación <<lo antes posible>>. ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de Pag.Project Al analizar las tareas en la programación es posible buscar demoras permisibles. Sin embargo. Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación. lo que compensaría las tareas que han tardado más tiempo que lo planificado. ya que esto permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases de la programación no tienen margen de demora y otras exceden en cantidad. como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience finalice en una fecha específica. También es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. en especial las tareas en la ruta crítica. La mayoría de las programaciones tiene algunas tareas críticas con margen de demora. deberán definirse otras delimitaciones. Project le asignará automáticamente es posible controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes.

Búsqueda de los recursos sobre asignados y las asignaciones de tareas Al evaluar la programación deberá verificarse de haber asignado los recursos de una manera eficaz. Si el costo total es superior al presupuesto. en que momentos están sobre asignados y que tareas tienen asignadas en dichos momentos. Búsqueda del costo de una tarea Una vez evaluada la programación. 2. A cada tarea se le debe asignar un número de recursos adecuados. observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir los costos. en ele momento justo de realizar el trabajo. Antes de dedicarse a resolver problemas de sobre asignación de recursos debe determinarse cuáles son los recursos sobre asignados. Un costo fijo es una cantidad específica definida por el usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para completar una tarea. Seleccione Información del Proyecto en el menú Proyecto. para asegurarse de que se mantiene dentro de los límites del presupuesto. es necesario evaluar el costo total de la misma. de tal forma que pueda elaborarse una programación completa con la menor cantidad posible de casos de sobre asignación y de infla asignación. 55 . Para visualizar el costo total de la programación en sus diversas fases: 1. El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. A cada recurso se le debe asignar el trabajo suficiente. Elija el botón Estadísticas Pag.Project comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y además restringen la posibilidad de distribuir los recursos reasignados.

las cantidades totales de los costos actuales.Project 3. Observe en la columna Costo. reales y distantes. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación: Pag. previstos. 56 .

duración y costos ingresados en su totalidad en los ejercicios de los temas anteriores. 57 . Este método puede ser también el más difícil ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para completar el Pag. Reducción de la programación La mejor manera para reducir la duración de la programación consiste en reducir la ruta crítica mediante la eliminación o combinación o combinación de tareas.Project Ejercicio Compare esta pantalla con los datos de recursos.

Otro método para reducir la ruta crítica de la programación consiste en analizar todas las tareas con relaciones de fin a comienzo para ver la posibilidad de superponerlas. Asimismo. Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si existe la posibilidad de dividir en subtareas.Project proyecto. puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el comienzo de una tarea sucesora. Microsoft Project utiliza el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de comienzo antes del fin de su predecesora. de manera que las tareas puedan llevarse a cabo simultáneamente. Para que el proyecto avance quizá puede ser necesario que algunas de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podrá reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en subcríticas. Haga clic en Más vistas (More Views) en el menú Ver (View) 2. Pag. Para visualizar la ruta crítica del proyecto prueba 1. 1. 58 . Haga clic en Gantt detallado (Leveling Gantt). Si no es posible eliminar o combinar las tareas se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas tareas para eliminarlas de la ruta crítica.

Elija Aplicar (Apply). Mostrará la pantalla siguiente: Pag.Project 3. 59 .

Pag. Esto se denomina programación en función de los recursos. 60 . También es importante. Es posible disminuir la duración de una tarea disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. Sobre asignaciones Se dice que un recurso está sobre asignado cuando se le ha asignado más trabajo del que puede realizar en las horas programadas. por lo que quizá será conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a las tareas de manera que trabajen mayor cantidad de horas. se podrá disminuir la duración de algunas tareas para reducir la programación.Project Una vez analizada la programación y después de determinar lo que se debe reducir. Se dice que un recurso está sobre asignado cuando no está plenamente asignado. en los horarios y el trabajo asignados estos recursos. en el número de unidades de recurso que se le han asignado. Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de las tareas basándose en la cantidad de trabajo necesario para completarla. La disminución del trabajo necesario para las tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto del fin de la programación. si es posible asignar más recursos a una tarea.

Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén asignados. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efectúen durante el período de sobre asignación. Esto se efectúa quitando un recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de la sobre asignación. Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobre asignado El método más directo para resolver el problema de la sobre asignación de recursos consiste en cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobre asignado. existe otra opción.Project Para resolver la sobre asignación de recursos deberá asignarlos de manera diferente o bien será necesario volver asignarlos para el momento en que el recurso esté disponible. 61 . Reasignación del recurso Si un recurso está sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas. Este método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso esencial. Otra manera es reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso esté disponible. Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso Se puede disminuir la duración de la tarea a la cual se ha designado el recurso sobre asignado durante el período de sobra asignación y reducir la cantidad de tiempo requerido al recurso sobre asignado. Pag.

Project Cambio de la programación laboral Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos. Por ejemplo. Microsoft Project dispone de una presentación en la que puede visualizarse los recursos sobre asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada sobre asignación y resolver el conflicto de la manera más adecuada. en los cuales es posible introducir la información individual de la programación. En el caso que en determinados puntos de la programación un recurso esté sobre asignado. También se puede decidir si de proyecto. mediante la redistribución. Esto puede ser útil cuando la redistribución automática no produzca el ajuste de la programación deseada. por ejemplo vacaciones o mantenimiento de equipos. una solución podría ser cambiar el calendario de recursos. se redistribuirán todos los recursos o solamente algunos seleccionados. La redistribución retrasa determinadas tareas de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cuáles debe retrasarse en primer lugar o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera. las prioridades y las delimitaciones de las tareas para determinar que tareas retrasar. Cuando se redistribuye la programación. la extensión del calendario de recursos a una semana laboral de 4 o 5 días podría aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso. Además se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina Pag. el tiempo de margen de demora. Resolución automática y manual de las sobre asignaciones Microsoft Project pude resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos. 62 . Otra forma de redistribuir la programación consiste en resolver en forma manual las sobre asignaciones de los recursos. se verifica las relaciones entre predecesoras. si la programación incluye una semana laboral de 5 días y un recurso a tiempo parcial trabaja solo 3 días.

Es posible reducir costos mediante la consolidación de tareas que tengan tarifas por uso. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programación. verificar el efecto de la asignación del recurso y a continuación ajustar aún más el retraso. Pag. si varias tareas programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso. antes de realizar este cambio será necesario tomas en consideración el hecho de que un recurso menos preparado le llevará más tiempo cumplir una tarea que un trabajador mejor preparado y más costoso. retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso solo de una duración equivalente al margen de demora de la tarea. si ello fuese necesario. 63 .Project Retraso de una tarea por un recurso sobre asignado La forma más sencilla de resolver un problema de sobre asignación de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este disponga de tiempo para trabajar en ella. Reducción de costos Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos costosos. Sin embargo. en el caso de un recurso que trabaja en dos tareas. Pare evitarlo. También se puede dividir la tarifa entre las dos tareas. Es posible agregar retraso a una tarea. además de su tasa por hora. Por ejemplo. es posible eliminar una tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las tareas. Reducción de los costos por uso Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza. También resulta de utilidad retrasar las tareas no críticas antes que las tareas en la ruta crítica. El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programación.

sería posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignación.Project Reducción de costos eliminando tareas Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensión del proyecto. Por ejemplo: se desea negociar con un proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. 64 . Otra opción consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o es concluida. asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final. También se puede reducir la extensión del proyecto mediante la reducción de trabajo en tareas individuales. En otras palabras. Administración de los flujos de caja Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y de los recursos asignados a la misma. INFORMACIÓN DEL PROYECTO Tablas y filtros Microsoft Project incluye características de gran potencia que permiten organizar y analizar los datos. Este cambio puede reflejarse en la programación mediante la acumulación del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida. Pag. Es posible prorratear el costo por trabajo estándar y de horas extras del recurso.

Hasta ahora hemos utilizado la Tabla Entrada y la tabla de resumen. 1. 65 . Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila representa una única tarea o recurso. una tabla es una presentación similar a la de una hoja de cálculo de los datos de un proyecto. A continuación. En la mayoría de los casos estas tablas contendrán los campos que usted desea. un formato común para la presentación de la información de la programación del proyecto musical 1. Pag. La intersección de una columna y una fila se le denomina campo (en términos de base de datos) o celda (en términos de una hoja de cálculo).Project Tablas Una forma es por medio de tablas. pero. Microsoft incluye 15 formatos de tablas predefinidas de tarea y 10tablas de recurso que pueden ser mostradas en las diferentes vistas. puede modificar cualquier tabla predefinida o crear su propia tabla donde incluya solamente los datos que requiere. Aparece el cuadro de diálogo más vistas (More Views). organizados en columnas verticales y en filas horizontales. crearemos una tabla para visualizar la información sobre un calendario prueba1. 2. Seleccione Más vistas (More Views) en el menú Ver (View). Elija Hoja de tareas (Task Sheet) y después pulse el botón Aplicar (Apply).

La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación: Pag.Project Esta vista no incluye la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt. de modo que resultará más fácil la visualización de más columnas de la tabla activa. 66 .

Pag. Escriba Tabla Calendario Prueba 1 en el cuadro Nombre (Name).Project 3. 67 . 4. 5. Asegúrese de haber seleccionado la opción Tarea (Task) y que la tabla seleccionada es Entrada (Entry) y después pulse el botón Copiar (Copy). Seleccione Tabla: Entrada (Table:Entry) en el menú Ver (View) y después elija más tablas (More Tables).

Project 6. Nombre de los recursos (Resource Names). la apariencia de la pantalla debe ser igual a la que se muestra a continuación: Pag. Duración (Duration). fin (Finísh). Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna Nombre de campo (Field Name) y después de cada selección pulse el botón Eliminar fila: Indicadores (Indicators). Una vez eliminados los campos. 68 . 7. Predecesoras (Predecessors).

Podemos añadir campos a esta tabla. pulse el botón de flecha junto a la celda o campo vacío debajo de Comienzo en la columna Nombre de campo (Field Name) o pulse el botón Insertar Fila (Insert Row) y después seleccione Texto9 en la lista desplegable. 69 .Project 8. Pag. para ello.

Project 9. 70 . Pag. Seleccione izquierda en la columna Alinear datos (Align Data) de la misma fila. Automáticamente se pondrán las entradas de fila para el campo seleccionado añadiendo datos en la columna ancho.

Escriba o seleccione 20 en la columna ancho (Width).Project 10. 71 . Pag.

72 . Pag. Pulse el botón de flecha situado a la siguiente celda vacía debajo de Texto9 en la columna nombre de campo y después seleccione Duración (Duration) en la lista desplegable.Project 11.

Project 12. Pag. Seleccione Izquierda en Alinear datos (Align Data). 73 .

Pag. 74 .Project 13. Seleccione comienzo (Start) en la columna Nombre de campo (Field Name) y después pulse el botón Cortar fila (Cut Row).

75 .Project 14. Pag. Seleccione Nombre (Name) en la columna Nombre de campo (Field Name) y después pulse el botón Pegar fila (Paste Row).

Esto coincidirá con el orden en el que está listada la información en un calendario. 16.Project 15. Seleccione 31/1/00 12:33 en Formato de Fecha (Date Format). 76 . Pag.

Project 17. 77 . Pulse el botón Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de diálogo. La nueva tabla aparecerá en el cuadro de diálogo Más tablas (More Tables) Pag.

Microsoft mostrará la nueva tabla en la vista Hoja de tareas (Task Sheet). 78 . Pulse el botón aplicar (Apply).Project 18. La apariencia de la pantalla será similar a la siguiente: Pag.

Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o aplicando un auto filtro a una vista.Project Ejercicio Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados anteriormente. 79 . Un filtro oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen un criterio especificado. solo el modo en que son visualizados. Filtros Otra característica para cambiar la visualización de la información de tareas y recursos en Microsoft Project son los filtros. Pag. El filtrado no cambiará los datos del archivo grabado en Microsoft Project. visualizando solamente aquellos datos en los que se está interesado.

Haga clic en Diagrama de Gantt (Gant Chart) en la barra de Vistas. antes de crear el auto filtro. Pag. 1.Project A continuación realizaremos filtros de la información que se desea visualizar con mayor detalle en forma automática (autofiltros). 80 . Aparecerá el diagrama de Gantt.

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2. Pulse el botón Autofiltro (Autofilter) en la barra de Herramientas de formato. Microsoft Project mostrará flechas a la derecha del encabezado de cada columna.

3. Pulse la flecha abajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task name) y seleccione Personalizado (Custom).

Pag. 81

Project

4. Asegúrese de que aparece Contiene (Contains) en el primer cuadro de lista del apartado Nombre (Name).

Pag. 82

Project

5. Escriba rodaje en el cuadro situado a su derecha.

Pag. 83

 Pag.Project 6. Microsoft Project mostrará la lista de tareas que contengan la palabra rodaje.  Seleccionado Filtro para: Todas las tareas (Filtered for: All task) en el menú Proyecto (Project) y después elija Más filtros (More Filtres). A continuación desactivaremos el Autofiltro (Autofilter) y crearemos un filtro personalizado. 84 . Pulse el botón aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado (Custom Autofilter).  Pulse el botón Autofiltro (Autofilter) en la barra de herramientas de Formato.

Project  Pulse el botón Nuevo (New). 85 . Pag.

Project  Escriba Rodajes incompletos en el cuadro Nombre (Name) Pag. 86 .

Pag.Project  Escriba o seleccione Nombre en la primera fila de la columna Nombre de campo (Field Name).  Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna Criterio (Test). 87 .

Project  Escriba rodaje en la primera fila de la columna Valores (Values). 88 . Pag.

89 . escribiendo o seleccionando Y (And) en la segunda fila de la columna Y/O (And/Or). Pag.Project  Añada un segundo criterio.

Pag. 90 .  Escriba o seleccione Igual (Equals) en la segunda fila de la columna Criterios (Test).Project  Escriba o seleccione Fin real (Finísh Slack) en la segunda fila de la columna Nombre de campo (Field Name).

Pag. 91 .Project  Escriba 1 en la segunda fila de la columna Valores (Values).

Project  Pulse el botón Aceptar (Ok) para cerrar el cuadro diálogo Definición de filtro (Filter Definition). El nuevo filtro aparecerá en el cuadro de diálogo Más filtros (More Filters). Pag. 92 .

Project  Pulse el botón aplicar (Apply). 93 . El nuevo filtro se aplicará a la vista de Diagrama de Gantt (Gantt Chart). Ejercicio Realice un autofiltro y cree un filtro personalizado tomando en cuenta los datos del proyecto Prueba 1 Pag.

94 .Project CONTROL DEL PROYECTO Establecimiento de una línea base Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyecto después de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y evaluar el funcionamiento del proyecto. como son las fechas de comienzo y finalización estimadas de las diversas tareas y asignaciones con sus costos presupuestados. Cuando usted almacena una línea de base. recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a continuación: Tarea Campo comienzo del Campo fin Campo duración Recursos Los campos de trabajo y trabajo por fase Campo fin Los campos de trabajo y del Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal Asignación Campo comienzo Pag. o simplemente línea de base. Este plan original es lo que se denomina línea de base del plan. Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea. necesitaremos compararlo con su plan original. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto. Una línea de base es un conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto. Microsoft Project toma una imagen estática de los valores existentes y la almacena en el archivo de Microsoft Project para futuras comparaciones.

por ejemplo el porcentaje del trabajo realizado. Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales. 95 . A continuación. recursos y asignaciones.Project Usted debería almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:   Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo más completo posible. Pag. 1. Seleccione Seguimiento (Tracking) en el menú Herramientas (Tools) y elija Establecer línea de base (Set Baseline). almacenaremos la línea de base para el proyecto musical1 y después visualizaremos los valores de la línea de base de las tareas. El plan del proyecto musical 1 está totalmente desarrollado y el trabajo real comenzará en breve.

Project  Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar línea de base (Save Baseline). 96 . pulse el botón Aceptar (Ok). Pag.

Project 2. Elija Más vistas (More View) en el menú Ver (View). 97 . Pag. El cuadro de diálogo Más vistas (More Views) será visualizado.

Seleccione la Hoja de tareas (Task Sheet) en el cuadro Vistas (Views) y pulse el botón Aplicar (Apply). Pag.Project 3. 98 .

ya que no incluye el diagrama de Gantt. 99 .Project La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece un mayor espacio para la visualización de los campos de la tabla. A continuación activaremos la visualización de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas. Seleccione tabla: Entrada (Table: Entry) en el menú Ver (View) y elija Trabajo (Work). 4. La apariencia de su pantalla será similar a la mostrada a continuación: Pag.

Project Ejercicio Guarde el proyecto Prueba 1 con línea de base y evalué el desarrollo del mismo. evalúe el estado de cada tarea y actualice la información pertinente de la programación. Actualización del proyecto Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Plan de línea de base). puede identificar y resolver problemas y planificar de forma más precisa proyectos futuros. Para actualizar la programación. Mediante la comparación de la información del plan previsto con la programación hasta la fecha del proyecto. Ejercicio Después de evaluar su programación con el plan previsto realice los ajustes necesarios a su proyecto Prueba 1 Pag. Puede seguir toda la información incluida en el plan previsto en detalle. podrá actualizar la programación tan frecuentemente como lo desee para seguir el proceso. 100 .

Estos proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de manera simultánea. es posible que existan relaciones de dependencia entre ellos o con otros proyectos para los que no sea el administrador. Fondo de Recursos Cuando se administran varios proyectos. contratación de seguros de vida para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultánea). Este archivo contiene información sobre todas las asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de proyecto vinculados al fondo de recursos. Microsoft Project dispone de varias características para facilitar el trabajo con varios archivos de proyecto. compra de equipos computacionales. 101 .Project INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Compartir información Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a la vez. Por ejemplo un contador podría tener asignaciones de tarea para el desarrollo del rol de pagos. Un fondo de recursos le ayudará a observar el modo en que están siendo utilizados los recursos en los diversos proyectos. el contador podría estar totalmente asignado o incluso sobre asignado. En cada proyecto. si reúne todas las tareas que le han sido asignadas en cada proyecto. es de ir que ha sido asignado a más tareas de las que puede llegar a cumplir en un determinado momento. Además. los recursos de trabajo (personas y equipamiento) suelen estar asignados a más de un proyecto. Podría resultar muy difícil la coordinación del tiempo de los recursos entre diversos proyectos. especialmente si los proyectos son administrados por diferentes personas. Cuando usted cambie información de algún Pag. El fondo de recursos es un archivo de Microsoft Project que reúne la información de recursos de varios archivos de proyecto. podría descubrir que está sobre asignado. Sin embargo.

Pulse el botón Nuevo (New) en la barra de herramientas Standard. automáticamente todos los archivos de proyectos vinculados utilizarán información actualizada. Almacene el archivo como Fondo de recursos 1 Pag. Microsoft Project puede disponer de has 999 archivos compartidos vinculados a un único fondo de recursos. Abra los archivos de proyecto Prueba 1 y video musical 1. Pulse el botón Aceptar (Ok) en el cuadro de diálogo Información del Proyecto (Project Information).Project recurso en el fondo de recursos. Elija Guardar como (Save As) en el menú Archivo (File). A continuación crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto: 1. 2. 5. 102 . A los archivos que están vinculados con el fondo de recursos se denominan archivos compartidos. 3. 4.

103 .Project 5. Seleccione Organizar todo (Arrange All) en el menú Ventana (Window) Pag.

Pag.Project Microsoft Project organiza las tres ventanas de archivo de proyecto presentando los tres proyectos lo que servirá de ayuda para observar los resultados obtenidos. Haga clic en Hoja de recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas. 6. 104 .

105 .Project 7. 8. Seleccione Recursos (Resources Sharing) en el menú Herramientas (Tools) y elija Compartir recursos (Share Resources) Pag. Haga clic en la barra de titulo de la ventana Prueba1.

Pag.Project 9. Seleccione Fondo recursos 1. 106 . Seleccione Utilizar recursos (Use Resource) en el apartado Recursos de Prueba1 10.

Podrá ver los recursos del archivo Prueba 1 en el archivo Fondo recursos 1. Pulse el botón aceptar (Ok).Project 11. Pag. 107 .

14. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación: Pag. Seleccione Recursos (Resources Sharing) en el menú Herramientas (Tools) y después elija Compartir recursos (Share Resources). Pulse el botón aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de diálogo Compartir recursos (Share Resources).Project 12. Haga clic en la barra de título proyecto musical 13. Seleccione Fondo recursos 1 16. Seleccione Utilizar recursos (Use Resources) en el apartado Recursos de proyecto musical. 15. 108 .

Pag. 109 . por ejemplo Mario Barahona.Project El fondo de recursos contiene la información de recursos de dos archivos compartidos (Prueba 1 y proyecto musical). Microsoft Project consolidará la información de los archivos basándose en el nombre del recurso.

Project Una de las ventajas importantes del uso de un fondo de recursos es que me permite visualizar el modo en que se encuentran asignados los recursos en los proyectos. Haga clic en Uso de recursos (Resources Usage) en la Barra de vistas. A continuación visualizaremos la información del fondo de recursos. Pag. 110 . Haga clic en la barra de titulo de la ventana Fondo recursos 1. 2. 1.

Project

4. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de recurso (Resource Name) y deslícelo a través de la vista Uso de recursos hasta

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Project

que sean visualizadas todas las asignaciones de Mario debajo de su nombre. 5. Pulse el botón Ir a la tarea seleccionada (Go To Selected Task) en la barra herramientas Standard Los detalles de la escala temporal de la parte derecha de la ventana, se desplazarán horizontalmente para mostrar las asignaciones de las tareas

6. Elija Dividir la (Split) en menú Ventana (Windows)

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Project

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equipamiento y material Costos Refinamiento de la asignación Formas de presentación Información del proyecto 2. 114 . Comparta la información con el proyecto Prueba 1 desarrollado en este manual. Cree su archivo Fondo recurso 2 3. Pag. 4. Realice un proyecto para un concurso de ofertas par la compra de 10 computadoras para la unidad Informática. además. Tareas Hitos Duración Recursos humanos. Realice una comparación entre el diagrama de Gantt y el diagrama de Pert para su proyecto concurso de ofertas. que contenga lo siguiente:          Se lo realice en 3 fases. de los detalles adicionales (en el panel inferior) de todos los archivos compartidos Ejercicio 1.Project En esta vista combinada podrá visualizar todos los recursos en el fondo de recursos y sus asignaciones (en el panel superior).

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