Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV, No.

2, Juli 2009: 137-145

ISSN : 0854-9524

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat
Jati Sasongko, Dwi Agus Diartono Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang jati@unisbank.ac.id, dwiagus@unisbank.ac.id

Abstrak Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan sebagai berikutb: aplikasi kearsipan ini dijalankan pada jaringan personal komputer pada bagian mang tata us aha, petugas tata usaha dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengumtan berdasar id surat atau tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. Kata kunci : manajemen surat, sistem informasi

1. Pendahuluan Pada era informasi saat ini, salah satu permasalahan utama adalah bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang berguna, dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. Sistem administrasi manajemen surat yang ada masih manual, oleh karena itu pembuatan aplikasi lUI sangat dibutuhkan. Dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Pembebanan tugas terhadap seseorang yang dilakukan dengan sistem manual juga menyebabkan kemungkinan tidak meratanya beban tugas yang akan ditanggung pada tiaptiap orang. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pembuatan laporan dan pencarian data yang ada. 2. Perumusan dan Batasan Masalah Dari uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi penelitian ini adalah kurang efisiennya pencarian data, serta bagaimana membuat sistem administrasi manajemen surat

yang uptodate. Sedangkan batasan permasalahan yang dibahas hanya dibatasi pada permasalahanpermasalahan sebagai berikut : • • • • Pencatatan Surat Masuk Pencatatan Surat Keluar Pembuatan aplikasi menggunakan Delphi Database menggunakan MySQL

3. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah membuat suatu sistem administrasi manajemen surat pada bidang surat-menyurat sehingga dapat membantu pegawai tata usaha untuk lebih mudah dan cepat dalam bekerja terutama dalam hal penanganan masalah administrasi surat. 4. Tinjauan Pustaka Selama ini proses administrasi suratmenyurat masih didata dengan cara manual. Proses yang dilakukan selama ini hanya memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Semua proses keluar masuk surat dicatat dalam sebuah buku besar. Proses surat masuk
137

Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat

maka surat akan diteruskan untuk kemudian diberi disposisi. menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar. dibuatlah sebuah sistem administrasi manajemen surat dengan menggnnakan bahasa pemrograman Delphi 6 dengan database menggunakan MySQL. Memudahkan petugas tata usaha dalam mengarsip surat masuk dan surat keluar. 2. 5. Studi Literatur Mempelajari proses surat-menyurat surat masuk dan surat keluar.1. Setelah itu. akan dicatat dalam buku besar kemudian surat dapat dikirimkan. Pengguna aplikasi ini mengingiukan dapat mengarstp 138 Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat . 4. Aplikasi kearsipan rru mempunyai kemampuan seperti di bawah ini : 1. Menu Application SRS-002 dimaksukkan Ketika user login yang berhasil.2. tanggal. Untuk mengatasi hal tersebut. User Login Application SRS-OO1 : Aplikasi akan menampilkan user login aplication b. Untuk Surat keluar setelah diparaf oleh bagian yang berwenang dan ditandatangani. baik surat masuk dan surat keluar. 2. dilakukan penghitungan jumlah surat tugas untuk masing-masing personal. 6. Aplikasi kearsipan ini dijalaukan pada personal computer pada bagian ruang tata usaha. Kearsipan tennasuk digitalisasi surat. Dalam proses pemberian surat tugas. Metodologi Penelitian Metode penelitian yang dilakukan dalam proses penelitian ini adalah: a. Mencari kelemahan telah dibuat. dari aplikasi yang dan 3. Membuat aplikasi manajemen surat sistem sistem infonnasi infonnasi 1. 3. yaitu surat pribadi dan surat dinas. 5. Functional Requirements 7. 7. No. maka aplikasi akan Tujuan dari pengembangan proyek program ini yaitu untuk membuat aplikasi baru yang disebut dengan Sistem Infonnasi Administrasi Manajemen Surat. Petugas tata usaha dapat melakukan menambah. Mempercepat dalam pencarian arsip sehingga bagian tata usaha akan lebih produktif. laporan c. mengedit. membatalkan. Petugas tata usaha dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal. Hal mr tidak menutup kemungkinan akan hilangnya beberapa buah surat. User Interface Memperbaiki kelemahan-kelemahan kesalahan dari aplikasi. Scope Of Product a. Hal ini juga akan menghambat usaha pencanan sebuah data. Aplikasi kearsipan ini beberapa keuntungan : akan mempunyai Mengumpulkan data dan mempelajari semua infonnasi yang akan dibutuhkan. Petugas Tata Usaha dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. 6. Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Membuat desain manajemen surat. Petugas tata usaha dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar. Sedangkan surat dinas akan diperiksa oleh bagian tala usaha. pengirim dan perihal untuk memudahkan pencarian surat dan pembuatan laporan surat masuk maupun surat keluar. b. Mempercepat dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar. pengarsipan berdasarkan penomoran.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV. Surat pribadi akan langsung disampaikan kepada pemiliknya. Hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id atau tanggal surat. Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 dibagi menjadi dua. Pengujian dan Perbaikan Menguji aplikasi yang telah dibuat.

...... Input Data Surat SRS-003 : Ketika memilih input data surat.·~"I~/ ..... membatalkan tampilan.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV...:.L.~.2. dan menutup • • • • • Id Tanggal Pengirim No Perihal • • SRS-005 : Ketika masih dalam tampilan input data surat dan memilih tab disposisi.. -·T'-~· r. maka aplikasi akan menampilkan input data disposisi yang berisi : SRS-004 : Ketika masih dalam tampilan input data surat dan memilih tab surat masuk atau kelaur.an .. menyimpan. f (~ Gambar 1. ~ri"~ml. Product Functions c..=" "._ ._ \b"". maka aplikasi akan menampilkan input data surat masuk atau keluar yang berisi : • • • • Tanggal Tujuan Disposisi Keterangan Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat 139 .~. Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 menampilkan menu didalamnya terdapat : • • Input data surat application yang • • Mencetak tanggal laporan berdasarkan id atau Keluar aplikasi Pencarian surat berdasarkan perihal atau pengmm . menambah.lu~. menghapus. No. maka aplikasi akan menampilkan tampilan yang berisi : • • Tab Surat Masuk atau Keluar Tab Disposisi Tampilan Data Surat Masuk atau Keluar Proses untuk disposisi/mengedit.~ ..

Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 d. maka aplikasi akan menampilkan informasi surat masuk atau keluar berdasarkan pencarian yang berisi : • • • • • Id Tanggal Pengirim No Perihal • • • • • • • • • Id Tanggal Pengirim No Perihal Tanggal Disposisi Tujuan Disposisi Keterangan SRS-008: Ketika masih dalam tampilan pencarian berdasarkan perihal atau pengirim memilih tab disposisi. maka aplikasi akan menampilkan informasi disposisi berdasarkan pencarian yang berisi : • • • • e.2. maka aplikasi akan menampilkan informasi surat masuk atau keluar berdasarkan pencarian yang berisi : SRS-007 : Ketika masih dalam tampilan pencarian berdasarkan perihal atau pengirim memilih tab surat masuk atau keluar. maka aplikasi akan menampilkan tampilan pencarian berdasarkan perihal atau pengirim yang berisi • • • • • Isian untuk pencarian Tab Surat Masuk atau Kelaur Tab Disposisi Tampilan Data Surat Proses untuk mencari berdasarkan perihal atau pengirim dan menutup tampilan. maka aplikasi akan menampilkan tampilan mencetak surat berdasarkan id atau tanggal dan pengurutan berdasarkan id atau tanggal yang berisi : • Panel pencarian tanggal berdasarkan id atau • • • • • • • • • Id Tanggal Pengirim No Perihal Tanggal Disposisi Tujuan Disposisi Keterangan SRS-O12 : Ketika masih dalam tampilan mencetak surat berdasarkan id atau tanggal 140 Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat . maka aplikasi akan menampilkan informasi surat masuk atau keluar berdasarkan pencarian yang berisi : SRS-009 Ketika di dalam menu application memilih mencetak surat. No.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV. SRS-O10 : Ketika masih dalam tampilan mencetak surat berdasarkan id atau tanggal memilih panel pencarian berdasarkan id dengan pengurutan id atau tanggal. Tanggal Tujuan Disposisi Keterangan Mencetak laporan berdasarkan tanggal id atau SRS-O11 : Ketika masih dalam tampilan mencetak surat berdasarkan id atau tanggal memilih panel pencarian berdasarkan tanggal dengan pengurutan id atau tanggal. Pencarian Surat atau pengirim Berdasarkan Perihal • • • • Panel pengurutan tanggal Tampilan Data Surat Cetak Menutup tampilan berdasarkan id atau SRS-006 Ketika di dalam menu application memilih pencarian surat.

8. bulan dan tahun. Petugas atau Admin tata usaha dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar. Petugas atau Admin tata usaha dapat melakukan menambah. perihal. menghapus dan menyimpan surat masuk atau keluar. disposisi dan keterangan. perihal. maka aplikasi akan menampilkan informasi surat masuk atau keluar yang akan dicetak berdasarkan hasil pencarian yang berisi : SRS-020 : Aplikasi menyediakan fasilitas untuk mencetak laporan berdasarkan dari hasil pencarian berdasarkan id surat atau tanggal. pengirim. 7. Petugas atau Admin tata usaha dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. ERD Surat Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat 141 . 2. SRS-O14 : Memasukkan tanggal dengan format hari. 4. tanggal. nomor surat. tujuan. 8. Data Entry Input User Login login pada SRS-013 Memasukkan tampilan user login. 8. SRS-021 : Laporan yang dicetak berisi id surat. Id Kode Tanggal Pengirim No Perihal Tanggal Disposisi Tujuan Disposisi Keterangan Rule Bussines : 1. disposisi dan keterangan c. mengedit. c.1. ERD Sistem Informasi Manajemen Surat Adm.2. Input Data Surat 3. SRS-O15 : Memasukkan nomor surat sesuai ketentuan dalam pemberian nomor surat SRS-OI6 : Petugas dapat memasukkan data pengirim. ~ --'~ra~ Gambar 2.2. Pencarian Pengirim Berdasarkan Perihal at au 5. No. SRS-OI7 : Petugas dapat memasukkan isian sesuai dengan yang akan di cari berdasarkan perihal atau pengirim d. Hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat. Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 memilih cetak laporan. tujuan. Perancangan Sistem • • • • • • • • • • a.3.2. membatalkan. Aplikasi kearsipan ini dijalaukan pada personal computer pada bagian ruang tata usaha. Mencetak berdasarkan id at au tanggal SRS-O18 : Aplikasi menyediakan pilihan pencarian dengan memasukkan isian pencarian berdasarkan id atau tanggal SRS-O19 : Aplikasi menyediakan pilihan pengurutan dalam pencarian dengan memasukkan isian berdasarkan id atau tanggal 7. Petugas atau Admin tata usaha dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal. Report Generation Mencetak laporan berdasarkan kebutuhan.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV. nomor surat. 6.

Schema Database Password Field Password T}I'Ile varchar(8) 142 Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat . TlIni0031 Gambar 4. DFD Levell «a rc h a r(2 0 0) Tabel3.. TYJH1! neat varchar(9) date «a rc h a r(7 0) TlUjuanl.t"~.~".. D:i~i::.. Schema Database Surat Masuk Field IU Id. Kode hng\Jal Penerlma varchar(9) date va rc h a r(7 0) «a rc h a r(7 0) No Perillal Gambar 5.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV. Parnlhal. T<lIlggal Dispesisi. !'H~qTJD "~~. ~tangm Kode lanmF'!1 Pengirim lid.ItJo.. No Per illo.IeI·1 p.'I I TangillUisllQsisi Tuju<'In «a rc h a r(7 0) if arc 11 a r(2 0 0) /l<l9 0'\ ~~------~ date «a rc h a r(7 0) text Keterangan va rc h a r(7 0) Tabel 2. No.j.3. Tanggall.itI. ERD Password Tabel 1.2. DFD Level 0 --------------~ ~_. Di:p~~tt:i n..JI'!. j'..~~. Panglrlm.. Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 8. KDd~.'·''''.~. Data Flow Diagram Gambar 3. Schema Database Surat Keluar Field ID TYJH1! tlo at !~.~. IPenIllj. 1o=.i.uI.

. Arsitektur Jaringan 8.iil ..l'vX.jj T'ujUi.""9'" T"'~ ~~~~~~~~..100. Diagram Level 3 Urut 8.. 1tSI1i~~::r.. ..~~~. r Gambar 12.-~I\ 3. He" T""99"1..Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV. 1F~~""" 1".l11 ~~I:::Jt. K_-i-..IoT1.1armilEn Gambar 8. fJ. N" l l'ellC'ltcll1. Gambar 9."w. '~W~" K~~g.2 ) ~. Il:l\rru=i""~ .~~i..-. rr.""i.I."" 'r.----:-:---:--:--:-:-----\~" " 'cU.~~i.2.r.___"'" TIIfQ.I~~P::-slll o. Arsitektur Jaringan ". ~~.:-t. No. Tampilan Program . 1-~::m:JJnm P~:Hlt'.n~~m FIiIrlh8l ..i...loIl TJ~..-. i't.rfjfl. T'illwJIIli'IiF"-!:..""". ~I~.5.IIII.2. DFD Level 3 Urut Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat 143 .._.. '"~ P>1II:1~I.p.J~--~~~----~ '1 d.-l''F''''.~~. r !'l1!. I \ 4_-1. 1'<i!lgJrill ~~~ L-_'_<Wl--=-~QiI=---'__ . K'"'}'.' OLv. DFD Level 3 Urut I~ r---.. T""(~FdDiOk..i._ - lu._ _:. J '. T~"Q-ujIDl'f<'.I.:t. l.'liJi'. DiI?o. K:~~~I"'~'I Gambar 10. Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 It I( I':hCE. 'ir""3SoI....:!n..4. F<. DFD Level 2 Cari Gambar 11. Hb '~~'l P<okll OI:i:¥c'".~.:!.n~ Gambar 6.~.IIJ.. ' /i::rnW!\ ./ .~) 1oiI.JD..tr" Ke\_':iti!fl --~----~~~_ ..JI<>.::i'ilt~..Il'11 F'!lfi~i!lm.. li"". ' ~I~~~~~~~~~~~.-- k!\ i'"~ ~'~r. 1«).. DFD Level 2 Input .~~1 IIIIJIIAflI Till'UJ9ilDIliJ~~'d. ir~~~sl.. KE.ll::1'I Gambar 7.. -----._ ~_.'J~. li"''. (.! ~J~.1 . D~I. IW.:!fiII~~~..:<. Tampilan Login F5i'~iiif.:I~ --------~~~'~ l~~~------------~< 1'<oi~<lI n-.IPedlHll.. F'!YIgtfill. ~. ~iih~.

9.I : ......: ..-. Tampilan Pencarian ID atau Tanggal D:lIT~SU RJU M:lISU K pe nglr1 m1['~rlh <l1~ Gambar 16. yang ada hanya pendataan yang Gambar 14.. Kelemahan dari kondisi sistem lama yaitu tidak adanya aplikasi khusus untuk mengelola data surat masuk maupun surat keluar. sehingga dapat dirancang secara sederhana sistem informasi administrasi manajemen surat. Adapun dari hasil penelitian yang telah dilakukan.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV..-..'n '.. Tampilan Menu Utama Gambar 15. Tampilan Input Data Surat I-"o::rll:i'In"n I ~(:rdiY"liH1"..T: 1""1.n Per ..I i"mi'l Pi:-r':]lrlm iI. . Tampilan Pencarian Perihal atau Pengirim 144 Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat ... n 1"'". No.. Tampilan Laporan Surat Masuk Gambar 14.. Kesimpulan Melalui proses pendataan dari surat-surat yang masuk maupun pendataan surat-surat yang keluar.. dapat diambil kesimpulan sebagian berikut: 1. ... . Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 Gambar 13. trl1:""~Ij.bab sebelumnya mengenai sistem informasi administrasi manajemen surat diharapkan kesimpulan dan saran ini dapat bermanfaat bagi pegawai tata usaha dalam menjalaukan tugas dan fungsinya sebagai administrator maupun user dalam mengelola data surat masuk maupun surat keluar. ".2....lIr. Berdasarkan uraian pada bab .t I ~ ----.

Ir. Sistem Basis Data. 2.2. 1999. Jakarta [3] Edhy Sutanta. sehingga diolah secara maksimal terutama pencarian surat-surat yang sudah diterbitkan atau surat-surat yang pemah diterima.Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV. Panduan Penggunaan Delphi. Konsep dan Perancangan Data Base. PT. Pemrograman Borland Delphi. dicatat belum untuk pemah sudah Kelebihan dari aplikasi ini adalah dapat mengelola data surat. Andi Offset. Yogyakarta Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat 145 . Andi. 1996. M. Y ogyakarta [2] Djoko Pramono. Daftar Pustaka [1] Antony Pranata. No. Contoh Penggunaan Rutin . Andi Offset. Y ogyakarta [4] Harianto Kristanto. 1996. Andi. 1997. Juli 2009: 137-145 ISSN : 0854-9524 dilakukan secara manual atau dalam buku ekspedisi. 1998. 1993. Analisa Desain Sistem Infomasi dan [6] Jon Matcho dan David R. baik surat masuk maupun surat keluar sehingga surat-surat tersebut dapat dicari kapan saja dengan cepat apabila diperlukan. Yogyakarta [5] Jogiyanto H.Rutin Borland Delphi. Elex Media Komputindo. Faulker.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful