Quaûn trò hoïc

Ch¬ng i
§¹i C¬NG VÒ C«NG ViÖC QU¶N TRÞ MôC TiªU CñA Bµi
− − −

X¸c ®Þnh râ néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ. C¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ. TÝnh phæ biÕn vµ ý nghÜa cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ

C¸C Néi DUNG CHÝNH 1. Qu¶n trÞ lµ g×? 2. Néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ 3. ý nghÜa cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ i. QU¶N TRÞ Lµ G×? Qu¶n trÞ lµ mét danh tõ khã ®Þnh nghÜa. HÇu nh mçi ngêi khi nãi vÒ qu¶n trÞ ®Òu cã mét ®Þnh nghÜa cña riªng m×nh. Ngay ®Õn c¸c nhµ thùc hµnh qu¶n trÞ mÆc dï ®· cã nh÷ng kinh nghiÖm gièng nhau vÒ néi dung qu¶n trÞ khi ®îc yªu cÇu ®Þnh nghÜa qu¶n trÞ th× còng ph¸t biÓu rÊt kh¸c nhau. NhiÒu nhµ qu¶n trÞ ngêi Ph¸p thÝch nãi: “Qu¶n trÞ lµ tiªn liÖu”. C¸c nhµ qu¶n trÞ ngêi Mü nhÊn m¹nh ®Õn vÊn ®Ò quan hÖ con ngêi thêng ®Þnh nghÜa qu¶n trÞ lµ “®¹t môc tiªu th«ng qua vµ cïng víi ngêi kh¸c”, trong lóc c¸c nhµ qu¶n trÞ thÝch ¸p dông c¸c c«ng cô to¸n häc thêng t©m ®¾c víi ®Þnh nghÜa “Qu¶n trÞ lµ ra quyÕt ®Þnh”. Trong giíi khoa häc vµ gi¶ng d¹y ngêi ta còng kh«ng cã mét sù thèng nhÊt. Koontz vµ O’donnell trong gi¸o tr×nh “C¸c nguyªn t¾c qu¶n trÞ”, ®Þnh nghÜa: Qu¶n trÞ lµ c«ng viÖc cña nhµ qu¶n trÞ nh»m thiÕt lËp vµ duy tr× mét khung c¶nh néi bé trong ®ã mçi con ngêi lµm viÖc chung theo tËp thÓ cã thÓ ho¹t ®éng mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nh»m thµnh ®¹t môc tiªu chung. Massie trong gi¸o tr×nh “C¸c vÊn ®Ò chÝnh yÕu cña qu¶n trÞ” cho r»ng: Qu¶n trÞ lµ mét tiÕn tr×nh theo ®ã, mét tËp thÓ hîp t¸c víi nhau híng c¸c ho¹t ®éng cña m×nh vµo nh÷ng môc tiªu chung. Stoner vµ Rabbins gÇn ®©y ®Òu thèng nhÊt cho r»ng qu¶n trÞ lµ mét tiÕn tr×nh bao gåm c¸c viÖc ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, qu¶n trÞ con ngêi, vµ kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng trong mét ®¬n vÞ, mét c¸ch cã hÖ thèng nh»m hoµn thµnh môc tiªu cña ®¬n vÞ ®ã. 1

Quaûn trò hoïc

Chóng ta cã thÓ c¨n cø vµo c¸c ®Þnh nghÜa ®ã ®Ó ®a ra ®Þnh nghÜa sau ®©y: Qu¶n trÞ lµ nh÷ng ho¹t ®éng cÇn thiÕt ph¶i ®îc thùc hiÖn khi con ngêi kÕt hîp nhau trong c¸c tæ chøc nh»m thµnh ®¹t nh÷ng môc tiªu chung. Víi ®Þnh nghÜa nµy, chóng ta muèn x¸c ®Þnh r»ng nh÷ng ho¹t ®éng qu¶n trÞ lµ nh÷ng ho¹t ®éng chØ ph¸t sinh khi con ngêi kÕt hîp víi nhau thµnh tËp thÓ. NÕu mçi c¸ nh©n tù m×nh ho¹t ®éng, sèng mét m×nh nh R«-bin-s¬n trªn hoang ®¶o, th× kh«ng cã ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Nhng chØ cÇn hai ngêi quyÕt t©m kÕt hîp víi nhau v× nh÷ng môc tiªu chung, th× sÏ ph¸t sinh nhiÒu ho¹t ®éng mµ lóc cßn sèng vµ lµm viÖc mét m×nh, cha ai cã kinh nghiÖm. VÝ dô, sù ph©n c«ng, ngêi nµo lµm viÖc nµo. C¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ kh«ng nh÷ng ph¸t sinh khi con ngêi kÕt hîp thµnh tËp thÓ, mµ l¹i cßn cÇn thiÕt. Bëi v×, nÕu kh«ng cã nh÷ng ho¹t ®éng ®ã, mäi ngêi trong tËp thÓ sÏ kh«ng biÕt lµm g×, lµm lóc nµo, hoÆc sÏ lµm mét c¸ch lén xén, gièng nh hai ngêi cïng khiªng mét khóc gç, thay v× cïng bíc vÒ mét híng th× mçi ngêi l¹i bíc vÒ mçi híng kh¸c nhau. Nh÷ng ho¹t ®éng khiÕn hai ngêi cïng khiªng khóc gç ®i vÒ mét híng, lµ nh÷ng ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Trong Bé T B¶n Marx cã ®a mét h×nh ¶nh rÊt hay vÒ ho¹t ®éng qu¶n trÞ. §ã lµ nh÷ng ho¹t ®éng cña ngêi chØ huy mét dµn nh¹c. Ngêi nµy kh«ng ®¸nh trèng, kh«ng ch¬i ®µn, chØ dïng tay chØ huy mµ t¹o nªn b¶n giao hëng. ii. Néi DUNG CñA HO¹T §éNG QU¶N TRÞ Chóng ta võa nãi r»ng qu¶n trÞ lµ nh÷ng ho¹t ®éng cÇn thiÕt ph¶i ®îc thùc hiÖn nh»m duy tr× vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho nh÷ng tËp thÓ con ngêi ho¹t ®éng, híng vÒ môc tiªu chung. Nh÷ng ho¹t ®éng ®ã cã thÓ tËp trung trong mét sè nh÷ng c«ng viÖc chÝnh. §ã lµ, dù trï c¸c ho¹t ®éng mµ ®¬n vÞ sÏ ph¶i thùc hiÖn, tæ chøc bé m¸y, qu¶n trÞ lao ®éng, kiÓm tra thµnh qu¶ v.v... C¸ch nãi th«ng thêng hiÖn nay lµ c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ, ®Ó chØ nh÷ng néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Cã bèn chøc n¨ng qu¶n trÞ lµ: ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, ®iÒu khiÓn vµ kiÓm tra. Ho¹ch ®Þnh, hay lµm kÕ ho¹ch, lµ nh÷ng chøc n¨ng ®Çu tiªn trong tiÕn tr×nh qu¶n trÞ. C«ng t¸c nµy bao gåm viÖc x¸c ®Þnh môc tiªu ho¹t ®éng cña tæ chøc, x©y dùng chiÕn lîc tæng thÓ nh»m híng dÉn hµnh ®éng híng vÒ môc tiªu, vµ thiÕt lËp hÖ thèng c¸c kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cô thÓ. C¸c nhµ qu¶n trÞ còng ph¶i thiÕt kÕ c¬ cÊu cña tæ chøc. C«ng t¸c nµy bao gåm viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng viÖc ph¶i lµm, nh÷ng ai sÏ ph¶i lµm viÖc ®ã, c¸c c«ng viÖc sÏ ®îc phèi hîp víi nhau nh thÕ nµo, nh÷ng bé phËn nµo cÇn ph¶i ®îc thµnh lËp, 2

Quaûn trò hoïc

thiÕt lËp mèi quan hÖ vÒ c«ng viÖc, quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm gi÷a c¸c bé phËn. Chøc n¨ng qu¶n trÞ thø ba liªn quan ®Õn con ngêi trong tæ chøc. §ã lµ viÖc tuyÓn chän, thu dông, bè trÝ c«ng viÖc, båi dìng, ®éng viªn vµ kÝch thÝch, vµ l·nh ®¹o con ngêi lµm viÖc. Chøc n¨ng cuèi cïng cña qu¶n trÞ lµ kiÓm tra. C«ng t¸c kiÓm tra bao gåm viÖc x¸c ®Þnh thµnh qu¶, so s¸nh thµnh qu¶ thùc tÕ víi thµnh qu¶ ®· ®îc x¸c ®Þnh vµ tiÕn hµnh c¸c biÖn ph¸p s÷a ch÷a nÕu cã sai lÖch, nh»m b¶o ®¶m tæ chøc ®ang trªn ®êng ®óng ®Ó hoµn thµnh môc tiªu. Nh÷ng chøc n¨ng trªn ®©y lµ phæ biÕn víi mäi nhµ qu¶n trÞ, dï ®ã lµ Tæng Gi¸m ®èc mét c«ng ty lín, HiÖu trëng mét trêng häc, trëng mét phßng trong c¬ quan, hay chØ lµ tæ trëng mét tæ c«ng nh©n trong mét xÝ nghiÖp. DÜ nhiªn, phæ biÕn kh«ng cã nghÜa lµ ®ång nhÊt. V× mçi tæ chøc ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ m«i trêng, x· héi, ngµnh nghÒ, qui tr×nh c«ng nghÖ v.v... riªng, nªn c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ còng cã nh÷ng ho¹t ®éng kh¸c nhau. Nhng nh÷ng c¸i kh¸c nhau ®ã chØ lµ kh¸c nhau vÒ møc ®é phøc t¹p, ph¬ng ph¸p thùc hiÖn, chø kh«ng kh¸c nhau vÒ b¶n chÊt. iii. ý NGHÜA CñA HO¹T §éNG QU¶N TRÞ. Khi con ngêi hîp t¸c víi nhau trong mét tËp thÓ ®Ó cïng nhau lµm viÖc, ngêi ta cã thÓ tù ph¸t lµm nh÷ng viÖc cÇn lµm, theo c¸ch suy nghÜ riªng cña mçi ngêi. Lèi lµm viÖc chung nh thÕ còng cã thÓ ®¹t ®îc kÕt qu¶, hoÆc còng cã thÓ kh«ng. Nhng nÕu ngêi ta biÕt tæ chøc ho¹t ®éng vµ c¸c viÖc qu¶n trÞ kh¸c, th× triÓn väng ®¹t kÕt qu¶ sÏ ch¾c ch¾n h¬n. §Æc biÖt quan träng, kh«ng ph¶i chØ lµ viÖc ®¹t kÕt qu¶ mµ sÏ cßn lµ Ýt tèn kÐm th× giê, tiÒn b¹c, nguyªn vËt liÖu vµ nhiÒu lo¹i phÝ tæn kh¸c. Khi chóng ta so s¸nh gi÷a kÕt qu¶ ®¹t ®îc víi nh÷ng chi phÝ ®· tèn kÐm, chóng ta cã kh¸i niÖm hiÖu qu¶. HiÖu qu¶ cao khi kÕt qu¶ nhiÒu h¬n so víi chi phÝ; vµ hiÖu qu¶ thÊp khi chi phÝ nhiÒu h¬n so víi kÕt qu¶ ®¹t ®îc. Kh«ng biÕt c¸ch qu¶n trÞ th× còng cã thÓ ®¹t ®îc kÕt qu¶, nhng nÕu xem xÐt ®Õn chi phÝ, th× sÏ thÊy qu¸ nhiÒu. Tøc lµ cã kÕt qu¶, mµ kh«ng cã hiÖu qu¶. Trong ho¹t ®éng kinh tÕ, nhÊt lµ trong mét nÒn kinh tÕ thÞ trêng cã c¹nh tranh, ngêi ta ph¶i t×m c¸ch h¹n chÕ chi phÝ vµ gia t¨ng kÕt qu¶, tøc lµ ph¶i lu«n lu«n t×m c¸ch gia t¨ng hiÖu qu¶. C¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ lµ cÇn thiÕt v× sÏ gióp gia t¨ng hiÖu qu¶. Cã thÓ nãi r»ng lý do tån t¹i cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ chÝnh lµ v× muèn cã hiÖu qu¶ vµ chØ khi nµo ngêi ta quan t©m ®Õn hiÖu qu¶ th× ngêi ta míi quan t©m ®Õn ho¹t ®éng qu¶n trÞ. IV. Qu¶n trÞ kinh doanh mang tÝnh khoa häc, mang tÝnh nghÖ thuËt vµ lµ mét nghÒ. 3

Quaûn trò hoïc

1. Qu¶n trÞ (kinh doanh) mang tÝnh khoa häc. TÝnh khoa häc cña qu¶n trÞ kinh doanh xuÊt ph¸t tõ tÝnh qui luËt cña c¸c quan hÖ qu¶n trÞ trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, bao gåm nh÷ng quy luËt vÒ kinh tÕ, kinh doanh, kü thuËt, x· héi. Nh÷ng quy luËt nµy nÕu dîc c¸c nhµ qu¶n trÞ nhËn thøc vµ vËn dông trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp, sÏ gióp hä ®¹t kÕt qu¶ mong muèn, ngîc l¹i sÏ g¸nh chÞu nh÷ng hËu qu¶ kh«n lêng. TÝnh khoa häc cña qu¶n trÞ kinh doanh ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ tríc hÕt ph¶i n¾m v÷ng nh÷ng quy luËt liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. §ã kh«ng chØ lµ nh÷ng quy luËt kinh tÕ vµ kinh doanh, mµ cßn hµng lo¹t nh÷ng lo¹i quy luËt kh¸c nh quy luËt t©m lý-x· héi, quy luËt kü thuËt, ®Æc biÖt lµ nh÷ng quy luËt qu¶n trÞ v.v...N¾m quy luËt, thùc chÊt lµ n¾m v÷ng hÖ thèng lý luËn vÒ kinh doanh vµ qu¶n trÞ kinh doanh. TÝnh khoa häc cña qu¶n trÞ kinh doanh cßn ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i biÕt vËn dông c¸c ph¬ng ph¸p ®o lêng ®Þnh lîng hiÖn ®¹i, nh÷ng thµnh tùu tiÕn bé cña khoa häc kü thuËt nh c¸c ph¬ng ph¸p dù ®o¸n, ph¬ng ph¸p t©m lý x· héi häc, c¸c c«ng cô xö lý lu tr÷, truyÒn th«ng: m¸y vi tÝnh, m¸y fax, ®iÖn tho¹i, m¹ng internet v.v... 2. Qu¶n trÞ (kinh doanh) mang tÝnh nghÖ thuËt. TÝnh nghÖ thuËt cña qu¶n trÞ kinh doanh xuÊt ph¸t tõ tÝnh ®a d¹ng, phong phó, tÝnh mu«n h×nh muèn vÎ cña c¸c sù vËt vµ hiÖn tîng trong kinh tÕ, kinh doanh vµ trong qu¶n trÞ. Kh«ng ph¶i mäi hiÖn tîng ®Òu mang tÝnh quy luËt vµ còng kh«ng ph¶i mäi quy luËt cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh ®Òu ®· nhËn thøc thµnh lý luËn. TÝnh nghÖ thuËt cña qu¶n trÞ kinh doanh cßn xuÊt ph¸t tõ b¶n chÊt cña qu¶n trÞ kinh doanh, suy ®Õn cïng lµ t¸c ®éng tíi con ngêi víi nh÷ng nhu cÇu hÕt søc ®a d¹ng, phong phó, víi nh÷ng toan tÝnh, t©m t, t×nh c¶m khã cã thÓ c©n ®o ®ong ®Õm ®îc. Nh÷ng mèi quan hÖ con ngêi lu«n lu«n ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i xö lý khÐo lÐo, linh ho¹t “nhu” hay “c¬ng”, “cøng” hay “mÒm” vµ khã cã thÓ tr¶ lêi mét c¸ch chung nhÊt thÕ nµo lµ tèt h¬n? TÝnh nghÖ thuËt cña qu¶n trÞ kinh doanh cßn phô thuéc vµo kinh nghiÖm vµ nh÷ng thuéc tÝnh t©m lý c¸ nh©n cña tõng nhµ qu¶n trÞ, vµo c¬ may vµ vËn rñi v.v... 3. Qu¶n trÞ (kinh doanh) lµ mét nghÒ. Nhµ qu¶n trÞ cã ph¶i lµ chuyªn nghiÖp hay kh«ng? Qu¶n trÞ cã ph¶i lµ mét nghÒ hay kh«ng? Tõ l©u trong x· héi vÉn coi viÖc lµm cña luËt s, b¸c sÜ, gi¸o viªn lµ nh÷ng nghÒ nghiÖp. Nhng ®èi víi qu¶n trÞ th× mÆc dï quyÒn qu¶n trÞ vµ quyÒn së h÷u ®· t¸ch khái nhau tõ nh÷ng n¨m ®Çu thÕ kû 20, c¸c nhµ qu¶n trÞ chØ lµ nh÷ng ngêi lµm thuª, qu¶n trÞ vÉn cha coi nh lµ mét c¸i nghÒ v× mét sè lý do sau: quy. Nhµ qu¶n trÞ kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ ngêi ®îc ®µo t¹o chÝnh

4

Quaûn trò hoïc

Kh«ng cã mét hÖ thèng tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ thÕ nµo lµ qu¶n trÞ viªn. Qu¶n trÞ viªn kh«ng cã kh¸ch hµng, hä chØ phôc vô ho¹t ®éng cña tæ chøc. Cho ®Õn nh÷ng n¨m 50 cña thÕ kû 20, qu¶n trÞ ®· dÇn tiÕn ®Õn t×nh tr¹ng chuyªn nghiÖp. Nh÷ng tri thøc c¬ b¶n cña qu¶n trÞ ®· ®îc ®µo t¹o mét c¸ch chÝnh quy trong c¸c trêng ®¹i häc, vµ mét hÖ thèng tiªu chuÈn cña chøc nghiÖp qu¶n trÞ ®· ra ®êi vµ nhanh chãng phæ biÕn kh¾p thÕ giíi. VÝ dô: ngµy nay víi tÊm b»ng cö nh©n qu¶n trÞ kinh doanh, cao häc qu¶n trÞ kinh doanh v.v... lµ nh÷ng chøng nhËn quan träng cho c¸c nhµ qu¶n trÞ t¬ng lai khi míi bíc ch©n vµo qu¶n trÞ. Cã thÓ nãi, ngµy nay, c«ng viÖc qu¶n trÞ vµ nhµ qu¶n trÞ ®· cã tÝnh chÊt chuyªn nghiÖp, qu¶n trÞ cã mÆt trong mäi ®Þnh chÕ x· héi. NghÒ nghiÖp qu¶n trÞ ®· vµ ®ang trë thµnh mét nghÒ nghiÖp hÊp dÉn vµ ®Çy th¸ch ®è trong thêi ®¹i hiÖn nay, nhµ qu¶n trÞ muèn ®øng v÷ng trªn ®«i ch©n cña m×nh th× tèi thiÓu anh ta ph¶i lµ nh÷ng nhµ chuyªn nghiÖp ®îc trang bÞ nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ nghÒ qu¶n trÞ b»ng nh÷ng con ®êng kh¸c nhau.

C©u hái «n tËp 1. Mçi ngêi khi tù m×nh ho¹t ®éng, cã cÇn ph¶i lµm nh÷ng c«ng viÖc qu¶n trÞ hay kh«ng? 2. T¹i sao c«ng viÖc qu¶n trÞ l¹i cÇn thiÕt cho c¸c tæ chøc? 3. C«ng viÖc qu¶n trÞ trong mét c«ng ty kinh doanh víi c«ng viÖc qu¶n trÞ trong mét xÝ nghiÖp c¬ khÝ cã gièng nhau kh«ng? 4. KÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ kh¸c nhau nh thÕ nµo? 5. Qu¶n trÞ kinh doanh lµ khoa häc hay nghÖ thuËt? 6. Qu¶n trÞ kinh doanh cã ph¶i lµ mét nghÒ hay kh«ng?

5

Quaûn trò hoïc

Ch¬ng II
Nhµ qu¶n trÞ I. Kh¸i niÖm. Tæ chøc lµ mét s¾p ®Æt ngêi cã hÖ thèng nh»m thùc hiÖn mét môc tiªu nhÊt ®Þnh, chóng cã nh÷ng ®Æc trng c¬ b¶n: - Chóng ®Òu cã môc ®Ých riªng biÖt thÓ hiÖn th«ng qua c¸c môc tiªu cô thÓ. - Mçi tæ chøc bao gåm nhiÒu ngêi. - C¸c tæ chøc ®Òu ph¸t triÓn thµnh mét kiÓu s¾p ®Æt nhÊt ®Þnh. Nh vËy, mét tæ chøc lµ mét thùc thÓ cã môc ®Ých riªng biÖt, cã nh÷ng thµnh viªn vµ cã mét c¬ cÊu cã tÝnh hÖ thèng Nhµ qu¶n trÞ lµm viÖc trong mét tæ chøc, nhng kh«ng ph¶i bÊt cø thµnh viªn nµo trong tæ chøc còng lµ nhµ qu¶n trÞ. Nãi chung trong tæ chøc cã hai lo¹i ngêi: nh÷ng nhµ qu¶n trÞ vµ nh÷ng ngêi thõa hµnh. • Ngêi thõa hµnh lµ nh÷ng ngêi trùc tiÕp lµm mét c«ng viÖc hay mét nhiÖm vô kh«ng cã tr¸ch nhiÖm tr«ng coi c«ng viÖc cña ngêi kh¸c. VÝ dô nh mét ngêi hÇu bµn, mét c«ng nh©n ®øng m¸y tiÖn,... • Tr¸i l¹i, nhµ qu¶n trÞ lµ nh÷ng ngêi ®iÒu khiÓn c«ng viÖc cña ngêi kh¸c, cã nh÷ng vÞ trÝ vµ tr¸ch nhiÖm kh¸c nhau. VÝ dô tæ trëng tæ s¶n xuÊt, qu¶n ®èc mét ph©n xëng hay vÞ gi¸m ®èc,... Ta cã nh÷ng ®Þnh nghÜa kh¸c vÒ nhµ qu¶n trÞ nh sau: • Nhµ qu¶n trÞ lµ nh÷ng ngêi lµm viÖc trong tæ chøc, ®iÒu khiÓn c«ng viÖc cña ngêi kh¸c vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tríc kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña hä. • Nhµ qu¶n trÞ lµ ngêi lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc, ®iÒu khiÓn vµ kiÓm so¸t nh÷ng nguån lùc trong tæ chøc mét c¸ch cã hiÖu qu¶ ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu cña tæ chøc. • Nhµ qu¶n trÞ lµ ngêi cã quyÒn sö dông c¸c lo¹i nguån lùc trong tæ chøc ®ã vµ chÞu tr¸ch nhiÖm ®a tæ chøc ®ã thµnh ®¹t môc tiªu chung. II. CÊP BËC Vµ CHøC N¨NG CñA NHµ QU¶N TRÞ. Ngêi ta thêng chia c¸c nhµ qu¶n trÞ trong mét tæ chøc thµnh 3 cÊp: (1) C¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp c¬ së (First-Line Managers) còng thêng gäi lµ tæ trëng, ®èc c«ng cai thî v.v...

6

Quaûn trò hoïc

(2) C¸c nhµ qu¶n trÞ trung cÊp (Middle Managers) thêng mang chøc danh trëng phßng, trëng ban, cöa hµng trëng, ®èc c«ng ph©n xëng, trëng khoa v.v... (3) C¸c qu¶n trÞ cao cÊp ( Top Managers) nh gi¸m ®èc, tæng gi¸m ®èc, gi¸m ®èc ®iÒu hµnh, chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ v.v... Nhµ qu¶n trÞ cÊp c¬ së lµ nh÷ng nhµ qu¶n trÞ ë cÊp bËc cuèi cïng trong hÖ thèng cÊp bËc cña c¸c nhµ qu¶n trÞ trong cïng mét tæ chøc. Víi t c¸ch lµ nhµ qu¶n trÞ, nhiÖm vô cña hä lµ híng dÉn, ®èc thóc, ®iÒu khiÓn c«ng nh©n trong c¸c c«ng viÖc hµng ngµy ®Ó ®a ®Õn sù hoµn thµnh môc tiªu chung cña c¶ tæ chøc. Tuy nhiªn nhµ qu¶n trÞ cÊp c¬ së còng thêng lµ ngêi trùc tiÕp tham gia c¸c c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh cô thÓ nh c¸c nh©n viªn kh¸c díi quyÒn hä. Nhµ qu¶n trÞ trung cÊp lµ mét kh¸i niÖm réng, dïng ®Ó chØ nh÷ng cÊp chØ huy trung gian, ®øng trªn c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp c¬ së vµ ë díi c¸c nhµ qu¶n trÞ l·nh ®¹o. Víi c¬ng vÞ nµy, hä võa qu¶n trÞ c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp c¬ së thuéc quyÒn, võa ®ång thêi ®iÒu khiÓn c¸c nh©n viªn kh¸c. So víi chøc n¨ng cña nhµ qu¶n trÞ cÊp c¬ së, nhµ qu¶n trÞ trung cÊp cã chøc n¨ng thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch vµ chÝnh s¸ch cña tæ chøc b»ng c¸ch phèi hîp c¸c c«ng viÖc ®îc thùc hiÖn nh»m híng ®Õn sù hoµn thµnh môc tiªu chung. Nhµ qu¶n trÞ cao cÊp lµ nhãm nhá c¸c nhµ qu¶n trÞ ë cÊp bËc tèi cao trong tæ chøc chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ thµnh qu¶ cuèi cïng cña tæ chøc. Chøc n¨ng cña c¸c nhµ qu¶n trÞ cao cÊp lµ x©y dùng chiÕn lîc hµnh ®éng, duy tr× vµ ph¸t triÓn tæ chøc. Dï lµ ë cÊp bËc nµo, tÊt c¶ mäi nhµ qu¶n trÞ ®Òu ph¶i thi hµnh c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ nh nhau, cã thÓ xÕp vµo 4 lÜnh vùc: ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, qu¶n trÞ con ngêi vµ kiÓm so¸t. Iii. C¸c kü n¨ng cña nhµ qu¶n trÞ. §Ó cã thÓ hoµn thµnh c¸c c«ng viÖc phøc t¹p vµ khã kh¨n cña m×nh, c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã nh÷ng kiÕn thøc vµ kü n¨ng cÇn thiÕt. C¸c nhµ nghiªn cøu qu¶n trÞ cho r»ng mçi nhµ qu¶n trÞ ®Òu cÇn ph¶i cã 3 lo¹i kiÕn thøc vµ kü n¨ng lµ: (1) KiÕn thøc chuyªn m«n kü thuËt. (2) Kü n¨ng vÒ nh©n sù. (3) Kü n¨ng nhËn thøc, ph©n tÝch sù viÖc. Kü n¨ng kü thuËt lµ nh÷ng kh¶ n¨ng cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc cô thÓ; hay nãi c¸ch kh¸c, lµ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña nhµ qu¶n trÞ. VÝ dô: th¶o ch¬ng tr×nh ®iÖn to¸n, so¹n th¶o hîp ®ång ph¸p lý kinh tÕ, thiÕt kÕ m¸y mãc v.v... Nhµ qu¶n trÞ cã ®îc tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô qua viÖc theo häc ë trêng hay c¸c líp båi dìng. Kü n¨ng nh©n sù liªn quan ®Õn kh¶ n¨ng cïng lµm viÖc, ®éng viªn vµ ®iÒu khiÓn con ngêi vµ tËp thÓ trong xÝ nghiÖp dï nh÷ng ngêi ®ã lµ thuéc cÊp, ®ång nghiÖp ngang hµng hay cÊp 7

Quaûn trò hoïc

trªn. Kü n¨ng nh©n sù lµ tµi n¨ng ®Æc biÖt cña nhµ qu¶n trÞ trong viÖc quan hÖ víi ngêi kh¸c ®Ó nh»m t¹o thuËn lîi vµ thóc ®Èy sù hoµn thµnh c«ng viÖc chung. Mét vµi kü n¨ng nh©n sù cÇn thiÕt cho nhµ qu¶n trÞ lµ biÕt c¸ch th«ng ®¹t h÷u hiÖu (viÕt vµ nãi), cã th¸i ®é quan t©m tÝch cùc ®Õn ngêi kh¸c vµ khung c¶nh lµm viÖc, x©y dùng kh«ng khÝ hîp t¸c gi÷a mäi ngêi cïng lµm viÖc chung, vµ biÕt c¸ch ®éng viªn c¸c nh©n viªn díi quyÒn. Kü n¨ng t duy ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i hiÓu râ møc ®é phøc t¹p cña hoµn c¶nh, vµ biÕt c¸ch gi¶m thiÓu sù phøc t¹p ®ã xuèng mét møc ®é cã thÓ ®èi phã ®îc. Kü n¨ng t duy lµ c¸i khã tiÕp thu nhÊt vµ quan träng ®Æc biÖt ®èi víi c¸c nhµ qu¶n trÞ. Trong lóc tÊt c¶ c¸c nhµ qu¶n trÞ ®Òu ph¶i cã ®Çy ®ñ 3 lo¹i kü n¨ng trªn ®©y, hiÓn nhiªn lµ tÇm quan träng cña mçi lo¹i kü n¨ng tïy theo cÊp bËc cña nhµ qu¶n trÞ trong tæ chøc. Nãi chung, kü n¨ng kü thuËt gi¶m dÇn sù quan träng khi lªn cao dÇn trong hÖ thèng cÊp bËc cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. ë cÊp cµng cao, c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i cã nhiÒu kü n¨ng t duy chiÕn lîc h¬n. ë cÊp qu¶n trÞ thÊp, kü n¨ng kü thuËt lµ cÇn thiÕt v× ë cÊp nµy nhµ qu¶n trÞ lµm viÖc chÆt chÏ víi tiÕn tr×nh s¶n xuÊt lµ n¬i mµ tµi n¨ng kü thuËt lµ ®Æc biÖt quan träng. Kü n¨ng t duy chiÕn lîc, tr¸i l¹i, rÊt cÇn thiÕt ®èi víi nhµ qu¶n trÞ cÊp cao bëi lÏ nh÷ng kÕ ho¹ch, chÝnh s¸ch, vµ quyÕt ®Þnh ë cÊp nµy ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã n¨ng lùc hiÓu biÕt møc ®é ¶nh hëng cña mét sù thay ®æi trong l·nh vùc nµy, ®èi víi nhiÒu l·nh vùc kh¸c trong tæ chøc. Kü n¨ng nh©n sù, tr¸i l¹i, lµ cÇn thiÕt ®èi víi nhµ qu¶n trÞ ë mäi cÊp, v× nhµ qu¶n trÞ nµo còng ph¶i lµm viÖc víi con ngêi. iV. VAI TRß CñA NHµ QU¶N TRÞ. Trong thùc tiÔn ho¹t ®éng, nhµ qu¶n trÞ ph¶i lµm nhiÒu lo¹i c«ng viÖc kh¸c nhau, thËm chÝ ph¶i øng xö theo nh÷ng c¸ch kh¸c nhau, ®èi víi cÊp trªn, cÊp díi, víi kh¸ch hµng, víi c¬ quan chñ qu¶n, víi c¸c cæ ®«ng së h÷u cæ phÇn, víi quÇn chóng vµ x· héi v.v... Henry Mintzberg ®· nghiªn cøu nh÷ng ho¹t ®éng b×nh thêng cña nhµ qu¶n trÞ vµ cho r»ng mäi nhµ qu¶n trÞ ®Òu ph¶i thùc hiÖn 10 lo¹i vai trß kh¸c nhau. Mêi lo¹i vai trß ®ã cã thÓ tËp trung trong 3 nhãm lín lµ (1) c¸c vai trß quan hÖ con ngêi, (2) c¸c vai trß th«ng tin, vµ (3) c¸c vai trß quyÕt ®Þnh. a) C¸c vai trß quan hÖ víi con ngêi. Vai trß ®Çu tiªn trong lo¹i nµy lµ vai trß ®¹i diÖn, hay tîng trng, cã tÝnh chÊt nghi lÔ trong tæ chøc. Vai trß thø hai, vai trß cña ngêi l·nh ®¹o ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i phèi hîp vµ kiÓm tra c«ng viÖc cña nh©n viªn díi quyÒn. Vai trß thø ba trong lo¹i vai trß quan hÖ víi con ngêi lµ vai trß liªn l¹c, quan hÖ víi ngêi kh¸c, ë trong hay ngoµi tæ chøc, ®Ó nh»m gãp phÇn hoµn thµnh c«ng viÖc ®îc giao cho ®¬n vÞ cña hä. 8

Quaûn trò hoïc

b) C¸c vai trß th«ng tin. Tríc hÕt, nhµ qu¶n trÞ cã vai trß thu thËp vµ tiÕp nhËn c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn tæ chøc vµ ®Õn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Nhµ qu¶n trÞ ®¶m nhiÖm vai trß thu thËp b»ng c¸ch thêng xuyªn xem xÐt, ph©n tÝch bèi c¶nh chung quanh tæ chøc ®Ó nhËn ra nh÷ng tin tøc, nh÷ng ho¹t ®éng vµ nh÷ng sù kiÖn cã thÓ ®em l¹i c¬ héi tèt hay sù ®e däa ®èi víi ho¹t ®éng cña tæ chøc. C«ng viÖc nµy ®îc thùc hiÖn qua viÖc ®äc b¸o chÝ, v¨n b¶n vµ qua trao ®æi, tiÕp xóc víi mäi ngêi. Vai trß th«ng tin thø hai cña nhµ qu¶n trÞ lµ phæ biÕn nh÷ng th«ng tin liªn hÖ ®Õn ngêi cã liªn quan, cã thÓ lµ thuéc cÊp, ngêi ®ång cÊp hay thîng cÊp. Vai trß th«ng tin sau cïng mµ nhµ qu¶n trÞ ph¶i ®¶m nhiÖm lµ vai trß cña ngêi thay mÆt tæ chøc ®Ó cung cÊp th«ng tin cho c¸c bé phËn trong cïng mét ®¬n vÞ, hay cho c¸c c¬ quan bªn ngoµi. Môc tiªu cña sù thay mÆt ph¸t biÓu nµy cã thÓ lµ ®Ó gi¶i thÝch, b¶o vÖ hay tranh thñ thªm sù ñng hé cho tæ chøc. c) C¸c vai trß quyÕt ®Þnh. Loai vai trß cuèi cïng cña nhµ qu¶n trÞ gåm 4 vai trß: vai trß doanh nh©n, vai trß ngêi gi¶i quyÕt x¸o trén, vai trß ngêi ph©n phèi tµi nguyªn vµ vai trß nhµ th¬ng thuyÕt. Vai trß doanh nh©n xuÊt hiÖn khi nhµ qu¶n trÞ t×m c¸ch c¶i tiÕn ho¹t ®éng cña tæ chøc. ViÖc nµy cã thÓ thùc hiÖn b»ng c¸ch ¸p dông mét kü thuËt míi vµo mét t×nh huèng cô thÓ, hoÆc n©ng cÊp ®iÒu chØnh mét kü thuËt ®ang ¸p dông. Trong vai trß ngêi gi¶i quyÕt x¸o trén, nhµ qu¶n trÞ lµ ngêi ph¶i kÞp thêi ®èi phã víi nh÷ng biÕn cè bÊt ngê nh»m ®a tæ chøc sím trë l¹i sù æn ®Þnh. Khi nhµ qu¶n trÞ ë trong t×nh huèng ph¶i quyÕt ®Þnh nªn ph©n phèi tµi nguyªn cho ai vµ víi sè lîng nh thÕ nµo, th× ®ã lµ lóc nhµ qu¶n trÞ ®ãng vai trß nhµ ph©n phèi tµi nguyªn. Tµi nguyªn ®ã cã thÓ lµ tiÒn b¹c, thêi gian, quyÒn hµnh,trang bÞ hay con ngêi. Th«ng thêng khi tµi nguyªn dåi dµo mäi nhµ qu¶n trÞ ®Òu cã thÓ thùc hiÖn vai trß nµy mét c¸ch dÔ dµng. Nhng khi tµi nguyªn khan hiÕm, quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n trÞ trong vÊn ®Ò nµy sÏ khã kh¨n h¬n, v× cã thÓ ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña mét ®¬n vÞ hay thËm chÝ cña toµn thÓ tæ chøc. Cuèi cïng nhµ qu¶n trÞ cßn ®ãng vai trß cña mét nhµ th¬ng thuyÕt, ®µm ph¸n thay mÆt cho tæ chøc trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. Nãi tãm l¹i, víi chøc n¨ng vµ vai trß cña m×nh, nhµ qu¶n trÞ gi÷ phÇn quan träng trong sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña mét tæ chøc. Vµ ®ã còng lµ lý do chÝnh cña nhu cÇu cÊp b¸ch ph¶i ®µo t¹o c¸c nhµ qu¶n trÞ, v× sù nghiÖp ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi cña c¶ níc. 9

Quaûn trò hoïc

C©U HáI «N TËP 1. Nhµ qu¶n trÞ lµ ai ? Vai trß nhµ qu¶n trÞ ? 2. Tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n trÞ trong mçi tæ chøc lµ g×? §Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm ®ã, hä ®îc quyÒn g×? 3. Cã ngêi nãi r»ng Gi¸m ®èc mét nhµ m¸y c¬ khÝ ph¶i giái vÒ c¬ khÝ h¬n c¸c kü s trong nhµ m¸y ®ã. B¹n ®ång ý hay kh«ng ®ång ý víi ý kiÕn ®ã? 4. B¹n h·y gi¶i thÝch v× sao kü n¨ng nh©n sù lµ cÇn thiÕt ngang nhau ®èi víi mäi cÊp qu¶n trÞ?

10

Quaûn trò hoïc

ch¬ng III
Sù ph¸t triÓn cña lý thuyÕt qu¶n trÞ Qua nghiªn cøu Ch¬ng I chóng ta ®· biÕt r»ng môc ®Ých cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ lµ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ cña viÖc thùc hiÖn môc tiªu cña tæ chøc. Vµ còng qua ch¬ng ®Çu chóng ta thÊy r»ng môc tiªu cña Qu¶n trÞ häc lµ gióp ta cã nh÷ng kiÕn thøc cÇn thiÕt ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc, còng cã thÓ thÊy chÝnh hä quan t©m ®Õn hiÖu qu¶ cña tæ chøc ®· ®ßi hái qu¶n trÞ ph¸t triÓn mét c¸ch cã hÖ thèng nh»m gióp cho ho¹t ®éng cña c¸c nhµ qu¶n trÞ ®îc trang bÞ nh÷ng kiÕn thøc khoa häc. Cã thÓ nãi ho¹t ®éng qu¶n trÞ lµ ho¹t ®éng cã tõ khi xuÊt hiÖn loµi ngêi trªn tr¸i ®Êt, nh÷ng lý thuyÕt qu¶n trÞ l¹i lµ s¶n phÈm cña x· héi hiÖn ®¹i. KÓ tõ khi c¸c t¸c phÈm ®Çu tiªn ”C¸c nguyªn t¸c qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc” cña F.Taylor ra ®êi n¨m 1911 ®Õn nay rÊt cã nhiÒu lý thuyÕt khoa häc cè g¾ng gi¶i thÝch c¸c khÝa c¹nh kh¸c nhau tõ c«ng viÖc qu¶n trÞ vµ ®Ò xuÊt nh÷ng c¬ së lý thuyÕt gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ sö dông hîp lý c¸c nguån lùc cña tæ chøc vµ c¸c yÕu tè cña m«i trêng. Cho ®Õn nay cã thÓ t¹m xÕp c¸c lý thuyÕt Êy theo tiªu thøc ph©n t¸n vµ héi nhËp nh sau: Giai ®o¹n ph©n t¸n (biÖt lËp) cã ba nhãm nghiªn cøu: Lý thuyÕt qu¶n trÞ cæ ®iÓn (bao gåm lý thuyÕt qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc vµ qu¶n trÞ tæng qu¸t). Lý thuyÕt t©m lý x· héi. Lý thuyÕt ®Þnh lîng. Qu¸ tr×nh. HÖ thèng. NgÉu nhiªn.

Vµ giai ®o¹n héi nhËp bao gåm c¸c lý thuyÕt:

I. BèI C¶NH LÞCH Sö. VÊn ®Ò qu¶n trÞ nh thÕ nµo cho tèt ®Ñp ®Ó hoµn thµnh ®îc môc tiªu chung cã thÓ ®· dîc ®Æt ra tõ lóc con ngêi biÕt hîp t¸c víi nhau trong c¸c tæ chøc. Ban ®Çu lµ nh÷ng tæ chøc ®Ó cïng nhau tù vÖ tríc nh÷ng ngêi kh¸c, tríc thiªn nhiªn. DÇn dÇn lµ nh÷ng tæ chøc chÝnh trÞ, t«n gi¸o vµ sau cïng lµ kinh tÕ vµ c¸c l·nh vùc kh¸c cña ®êi sèng. ë ph¬ng T©y, nh÷ng ý kiÕn vµ kü thuËt qu¶n trÞ ¸p dông trong kinh doanh chØ b¾t ®Çu xuÊt hiÖn tõ kho¶ng thÕ kû 16, khi 11

Quaûn trò hoïc

ho¹t ®éng th¬ng m¹i ®· ph¸t triÓn kh¸ m¹nh ë vïng §Þa Trung H¶i. Tríc ®ã, trong thêi trung cæ, lý thuyÕt qu¶n trÞ cha ®îc ph¸t triÓn, v× ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh vÉn chØ ®ãng khung trong ph¹m vi gia ®×nh. Ngêi cha chØ truyÒn nghÒ cho con c¸i. Mçi ®¬n vÞ gia ®×nh chØ næi tiÕng trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ kinh doanh b»ng kü n¨ng vµ th¬ng hiÖu ®Æc biÖt cña hä, nhiÒu tªn chung chØ nghÒ nghiÖp hiÖn nay ®· trë thµnh hä riªng cña gia ®×nh. DÇn dÇn, khi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ph¸t triÓn nhiÒu h¬n, th× nhu cÇu vÒ qu¶n trÞ ®Çu tiªn mµ ngêi ta nhËn thÊy lµ ghi chÐp c¸c ho¹t ®éng giao dÞch kinh doanh. §Ó tho¶ m·n nhu cÇu ®ã, Paciolo ®· ®Ò xuÊt ph¬ng ph¸p kÕ to¸n kÐp vµo n¨m 1494. Tuy nhiªn, sù quan t©m ®Õn qu¶n trÞ còng chØ dõng l¹i ë ®ã. Ph¶i ®îi ®Õn thÕ kû 18, lµ thêi kú cã nh÷ng ph¸t minh t¹o nªn cuéc c¸ch m¹ng c«ng nghiÖp trong ®ã ®Æc biÖt lµ sù øng dông ®éng lùc m¸y h¬i níc, viÖc s¶n xuÊt ®îc chuyÓn tõ gia ®×nh ®Õn nhµ m¸y. §©y lµ lµ mét tæ chøc s¶n xuÊt cã nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c víi tæ chøc s¶n xuÊt t¹i gia ®×nh. M¸y mãc nhiÒu h¬n, c«ng nh©n ®«ng h¬n vµ kh«ng cã quan hÖ ruét thÞt, ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ kinh doanh còng lín h¬n. Tuy nhiªn, hoµn c¶nh s¶n xuÊt míi còng cha cã t¸c ®éng lín ®Õn sù ph¸t triÓn cña lý thuyÕt qu¶n trÞ v× lµ trong giai ®o¹n ®Çu cña cuéc c¸ch m¹ng c«ng nghiÖp, chñ nh©n cña nhµ m¸y tù m×nh ®øng ra ®iÒu khiÓn ho¹t ®éng s¶n xuÊt, vµ thêng hä kh«ng ph©n biÖt chøc n¨ng cña ngêi së h÷u víi chøc n¨ng cña ngêi qu¶n trÞ. Sù chó ý còng chØ tËp trung vµo khÝa c¹nh kü thuËt cña s¶n xuÊt h¬n lµ vµo c¸c néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ thùc chÊt: ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, ®iÒu khiÓn vµ kiÓm tra v× nh÷ng ho¹t ®éng ®ã chØ ®îc xem lµ viÖc b×nh thêng cña ngêi chñ s¶n xuÊt, kh«ng ph¶i lµ viÖc ®¸ng quan t©m. HiÖn nay chóng ta cßn nhËn thÊy mét vµi ý kiÕn ®Ò xuÊt rÊt cã gi¸ trÞ trong ho¹t ®éng qu¶n trÞ, nh÷ng còng chØ lµ trong lÜnh vùc qu¶n trÞ s¶n xuÊt. ThÝ dô, vµo kho¶ng n¨m 1800 Eli Whitney vµ Simoen North ®a ra quan niÖm vÒ sù thay thÕ lÉn nhau trong c¸c phÇn ®îc dïng ®Ó chÕ t¹o sóng. Quan niÖm nµy ®· dÉn ®Õn viÖc lµm ra nh÷ng chi tiÕt gÇn gièng nhau cã thÓ thay thÕ cho nhau mµ kh«ng cÇn ph¶i ®iÒu chØnh. Còng kho¶ng thêi gian nµy, n¨m1796, Mathew R.boulton vµ James Watts lËp nhµ m¸y Soho trong ®ã c¸c chi tiÕt ®Ó lµm nªn s¶n phÈm ®îc tiªu chuÈn hãa, mäi chi tiÕt ®îc ghi chÐp râ rµng trong sæ s¸ch vµ nhê thÕ viÖc qu¶n trÞ ®· ®îc c¶i thiÖn, nhng sù c¶i thiÖn còng chØ trong lÜnh vùc qu¶n trÞ s¶n xuÊt vµ kÕ to¸n mµ th«i. Sù ph¸t triÓn ngµy cµng lín m¹nh cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt vèn cµng ngµy cµng trë thµnh mét nhu cÇu bøc thiÕt. Nhu cÇu thu hót nhiÒu vèn ®Ó hç trî cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt ®· ®a ®Õn viÖc ¸p dông ngµy cµng nhiÒu c¸c h×nh thøc tæ chøc c«ng ty kinh doanh, ®Æc biÖt lµ c«ng ty cæ phÇn. §ã lµ mét ®¬n vÞ cã ph¸p nh©n riªng, cã thÓ b¸n cæ phÇn cho nhiÒu ngêi ®Ó huy ®éng mét sè vèn lín. Cho ®Õn kho¶ng gi÷a thÕ kû 19 ph¸p luËt c¸c níc Ch©u ¢u chÝnh thøc cho giíi kinh doanh sö dông h×nh thøc nµy, vµo thêi kú mµ nh÷ng sù ph¸t triÓn khoa häc - kü thuËt ®· thóc 12

Quaûn trò hoïc

®Èy ph¶i gia t¨ng qui m« cña c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt v× t×nh h×nh vèn trong gia ®×nh kh«ng ®ñ cho chñ së h÷u cña nhiÒu ngêi. Do cã qu¸ nhiÒu ngêi gãp vèn, nhiÒu chñ së h÷u cña vèn ®· kh«ng thÓ trùc tiÕp tham gia qu¶n trÞ. §Õn lóc nµy, cã thÓ nãi r»ng sù ph©n biÖt gi÷a chøc n¨ng chñ së h÷u vµ chøc n¨ng cña ngêi qu¶n trÞ ®· trë nªn râ rÖt. ChÝnh sù ph©n biÖt nµy ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c nhµ nghiªn cøu tËp trung vµo c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ mét c¸ch m¹nh mÏ h¬n. Cho ®Õn n¨m 1832 ë Ch©u ¢u, cã thÓ nãi r»ng cã nhiÒu nhµ khoa häc vµ nh÷ng ngêi trùc tiÕp qu¶n trÞ c¸c c¬ së s¶n xuÊt, dï cã t c¸ch chñ së h÷u vèn liÕng hay kh«ng, còng ®· b¾t ®Çu quan t©m ®Õn viÖc c¶i tiÕn ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Sù quan t©m vÉn tËp trung nhiÒu vµo khÝa c¹nh kü thuËt cña qu¶n trÞ s¶n xuÊt nh÷ng ®ång thêi còng ®· cã chó ý ®Õn khÝa c¹nh lao ®éng trong qu¶n trÞ. Charles Babbage, mét thÇy gi¸o to¸n häc, ®· viÕt t¸c phÈm vÒ kinh tÕ m¸y mãc vµ chÕ t¹o (On the Economy of Machinery and Manufactures) trong ®ã chñ yÕu nªu lªn viÖc ¸p dông c¸c nguyªn t¾c to¸n häc vµo c«ng t¸c ë c¬ xëng. T¸c phÈm nµy ®· nªu lªn ý tëng sö dông c¸c kü thuËt khoa häc vµo c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ. T¹i níc Anh, c¸c nhµ c¶i c¸ch x· héi ®· t×m c¸ch thÓ chÕ ho¸ viÖc sö dông lao ®éng trong c¸c nhµ m¸y b»ng c¸c ®¹o luËt vÒ xëng m¸y (Factory Acts) trong c¸c n¨m 1802, 1819 vµ 1831. Trong nh÷ng ngêi chñ tr¬ng c¶i c¸ch x· héi ®· gãp phÇn vµo viÖc c¶i tiÕn qu¶n trÞ xÝ nghiÖp ë Ch©u ¢u trong thÕ kû 19, cã thÓ kÓ ®Õn Robert Owen. Víi t c¸ch lµ ngêi qu¶n trÞ xÝ nghiÖp lín nhÊt vÒ dÖt ë T« C¸ch Lan, Robert Owen ®· t×m c¸ch c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc vµ ®iÒu kiÖn sèng cho c«ng nh©n. XÐt vÒ ph¬ng diÖn qu¶n trÞ häc, viÖc lµm cña Robert Owen còng ®· ®Æt ra mét vÊn ®Ò míi cho c¸c nhµ qu¶n trÞ quan t©m, ®ã lµ mèi quan hÖ gi÷a ®iÒu kiÖn lµm viÖc vµ ®iÒu kiÖn sèng cña c«ng nh©n víi thµnh qu¶ cña xÝ nghiÖp. Tãm l¹i, cho ®Õn cuèi thÕ kû 19, c¸c nç lùc nghiªn cøu vµ ®a ra nh÷ng lý thuyÕt vÒ qu¶n trÞ nh»m gióp n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n trÞ cßn ë t×nh tr¹ng míi mÎ, bÊt thêng vµ kh«ng cã mét c«ng tr×nh tæng hîp nµo vÒ nguyªn t¾c vµ kü thuËt qu¶n trÞ mét c¸ch ®Çy ®ñ. Sù chó ý vÒ qu¶n trÞ còng chØ tËp trung chñ yÕu vµo khÝa c¹nh kü thuËt s¶n xuÊt lµ chÝnh. TruyÒn thèng chó träng vµo mÆt kü thuËt cña s¶n xuÊt sÏ ®îc kÕ tôc víi Frederich Taylor vµo nh÷ng n¨m cuèi thÕ kû 19 ®Çu thÕ kû 20. Nhng Taylor sÏ së thµnh ngêi ®Æt nÒn mãng ®Çu tiªn cho qu¶n trÞ häc hiÖn ®¹i v× ®· biÕt chó ý ®Õn nh÷ng khÝa c¹nh kh¸c nhau cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ. II. C¸C GIAI §O¹N PH¸T TRIÓN. 1. Thêi kú biÖt lËp: a. Qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc: ThuËt ng÷ “qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc” ®îc mét ngêi ñng hé lý thuyÕt cña Taylor lµ Louis Brandeis sö dông lÇn ®Çu tiªn 13

Quaûn trò hoïc

trong mét b¸o c¸o tríc ñy ban th¬ng M¹i Liªn Bang Hoa Kú vµo n¨m 1910. Mét n¨m sau, thuËt ng÷ ®ã ®îc Taylor sö dông ®Ó ®Æt tªn cho t¸c phÈm cña m×nh víi nhan ®Ò lµ c¸c nguyªn t¾c qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc (Principles of Scientific Management) xuÊt b¶n n¨m 1911. Tõ ®ã nay, thuËt ng÷ nµy ®îc dïng ®Ó chØ c¸c ý kiÕn cña mét nhãm c¸c t¸c gi¶ ë Hoa Kú, mµ ®øng ®Çu lµ Frederich Winslow Taylor (1856-1915) muèn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n trÞ b»ng c¸ch tr×nh bµy c¸c biÖn ph¸p ®Ó t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng cña c«ng nh©n. Tªn tuæi cña Taylor ®îc g¾n liÒn víi lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc, vµ v× lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc lµ nç lùc ®Çu tiªn cña con ngêi tr×nh bµy mét c¸ch cã hÖ thèng nh÷ng nguyªn t¾c c¬ b¶n ®Ó qu¶n trÞ c¸c c¬ së s¶n xuÊt, trong thÕ giíi ph¬ng T©y, ngêi ta ®· gäi Taylor lµ cha ®Î cña qu¶n trÞ häc. Lý thuyÕt qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc, v× vËy còng cßn ®îc gäi b»ng nh÷ng tªn kh¸c nhËp lý thuyÕt Taylor, chñ nghÜa Taylor (Taylorism) v.v... nh÷ng dÇu gäi b»ng tªn g×, cÇn lu ý r»ng Taylor kh«ng ph¶i lµ t¸c gi¶ duy nhÊt trong lý thuyÕt nµy. * Frederich Winslow Taylor (1856-1915): Cho ®Õn nh÷ng thËp kû cuèi cïng cña thÕ kû 19, trong viÖc qu¶n trÞ c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt ë Mü, vÊn ®Ò ®îc chó ý vÉn lµ nh÷ng khÝa c¹nh thuÇn tóy kü thuËt. C¸c kü s, kü thuËt viªn lµm viÖc trong c¸c xÝ nghiÖp Mü ®· lËp ra mét tæ chøc nghÒ nghiÖp gäi lµ Héi kü s c¬ khÝ Hoa Kú (American Society of Machanical Engineers), thêng xuyªn héi häp ®Ó nghe c¸c gi¸m ®èc xÝ nghiÖp tr×nh bµy vµ trao ®æi c¸c vÊn ®Ò kü thuËt. Nhng vµo mét kú häp cña n¨m 1886, Henry Towne, Chñ tÞch cña C«ng ty Vale and Towne Manufacturing Company ®· tr×nh mét b¸o c¸o kh«ng gièng nh nh÷ng néi dung tríc ®ã. LÇn nµy, Towne ®· tr×nh bµy b¶n b¸o c¸c nhan ®Ò “Nhµ kü s trong c¬ng vÞ lµ nhµ kinh tÕ”, kªu gäi c¸c kü s (kü thuËt viªn) vµ toµn x· héi quan t©m nghiªn cøu c¶i tiÕn c¸ch thøc qu¶n trÞ xÝ nghiÖp nh»m n©ng cao n©ng suÊt cña c«ng nh©n vµ hiÖu qu¶ qu¶n trÞ nãi chung. Khi Towne tr×nh bµy b¶n b¸o c¸o Êy Frederich Taylor ®ang lµ mét nhµ qu¶n trÞ s¶n xuÊt ë nhµ m¸y Midvale Stell Works. §ã lµ mét ngêi ®· ®i tõ c«ng nh©n trong nhµ m¸y, n¬i mµ «ng ta cã c¬ héi quan s¸t viÖc sö dông thêi gian cña ngêi thî, lªn ®Õn cÊp kü s b»ng c¸ch häc líp §¹i häc ban ®ªm ë ViÖn kü thuËt Steven. Víi mét ý chÝ m¹nh mÏ vµ mét n¨ng lùc quan s¸t bÒn bØ, Taylor ®· kiªn tr× chèng l¹i ph¬ng c¸ch s¶n xuÊt mµ «ng ta gäi lµ kiÓu “tr¹i lÝnh”. Taylor ®· quan s¸t vµ thÊy r»ng hÇu hÕt c¸c nhµ qu¶n trÞ cho ®Õn lóc ®ã ®· tÝch luü kinh nghiÖm qu¶n trÞ cña hä b»ng c¸ch ”lµm sai vµ söa” (trial and error), vµ lµm theo kinh nghiÖm. Taylor cßn nhËn thÊy r»ng nhiÒu c«ng t¸c qu¶n trÞ ®· ®îc phã mÆt cho c«ng nh©n. Taylor cho r»ng nhiÖm vô cña nhµ qu¶n trÞ lµ ph¶i x¸c ®Þnh cho ®îc ph¬ng ph¸p lµm còng nhËp tiªu chuÈn cña c«ng viÖc ®ång thêi ph¶i cung cÊp cho c«ng nh©n sù kÝch thÝch b»ng quyÒn lîi ®Ó hä gia t¨ng n¨ng suÊt. Hai trong sè nh÷ng ®ãng gãp quan träng cña Taylor ®èi víi khoa häc qu¶n trÞ 14

Quaûn trò hoïc

xuÊt ph¸t tõ nh÷ng quan niÖm nµy. §ã lµ kh¸i niÖm vÒ “ph¬ng ph¸p lµm viÖc tèt nhÊt” (The best way) ®èi víi mçi c«ng viÖc ®îc thiÕt lËp thao t¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt nhÊt vµ tr¶ l¬ng theo s¶n phÈm c¨n cø vµo ®Þnh møc thêi gian cô thÓ. Víi nh÷ng ®ãng gãp ®ã, Taylor ®· xøng ®¸ng ®îc ghi nhËn khi nãi vÒ sù c¶i tiÕn qu¶n trÞ. Tuy nhiªn khi ngêi ta nãi r»ng, Taylor lµ ngêi ®· sinh ra khoa häc qu¶n trÞ hiÖn ®¹i th× chÝnh lµ nhê hai t¸c phÈm cña Taylor ®îc xuÊt b¶n sau khi «ng ta kh«ng cßn trùc tiÕp lµm nhµ qu¶n trÞ s¶n xuÊt n÷a. Hai t¸c phÈm ®ã lµ Qu¶n trÞ ph©n xëng (Shop management) xuÊt b¶n n¨m 1906 vµ nguyªn t¾c qu¶n trÞ khoa häc (Principles of scientific management) xuÊt b¶n n¨m 1911. Cho ®Õn lóc qua ®êi vµo n¨m 1915, Taylor ®· liªn tôc truyÒn b¸ vµ nhÊn m¹nh ®Õn ý kiÕn r»ng cèt lâi cña viÖc qu¶n trÞ khoa häc kh«ng ph¶i lµ nh÷ng kû thuËt cña c¸ nh©n, mµ chÝnh lµ trong th¸i ®é míi ®èi víi viÖc qu¶n trÞ mét xÝ nghiÖp. Néi dung chñ yÕu cña viÖc qu¶n trÞ khoa häc ®îc thÓ hiÖn trong bèn lÜnh vùc lín. 1. C¸c nhµ qu¶n trÞ tõ cÊp c¬ së së trë lªn nªn giµnh nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc ®Ó lËp kÕ ho¹ch ho¹t ®éng tæ chøc cho c«ng nh©n lµm viÖc vµ kiÓm tra ho¹t ®éng thay v× cïng tham gia c«ng viÖc cô thÓ cña ngêi thõa hµnh. 2. C¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i ®Çu t ®Ó t×m ra nh÷ng ph¬ng c¸ch ho¹t ®éng khoa häc (chi phÝ vÒ thêi gian vµ søc lùc Ýt nhÊt) ®Ó híng dÉn cho c«ng nh©n. 3. C¸c nhµ qu¶n trÞ nªn sö dông c¸c biÖn ph¸p kinh tÕ ®Ó ®éng viªn c«ng nh©n h¨ng h¸i lµm viÖc. 4. CÇn ph¶i cã sù ph©n chia t¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n vµ quyÒn lîi mét c¸ch hîp lý gi÷a nh÷ng nhµ qu¶n trÞ vµ ngêi thõa hµnh. Tr¸nh trót hÕt tr¸ch nhiÖm lªn ®Çu ngêi c«ng nh©n. * Henry L.Gantt (1861-1919): Taylor lµ ngêi ®· cã nh÷ng ®ãng gãp lín trong phong trµo mét c¸ch khoa häc ë Mü vµo ®Çu thÕ kû 19, nh÷ng kh«ng ph¶i lµ ngêi duy nhÊt. NhiÒu ngêi ®· cã nh÷ng ®ãng gãp kh«ng kÐm phÇn quan träng, trong ®ã cã Henry L.Gantt. Cïng lµm viÖc chung víi Taylor t¹i c¸c nhµ m¸y Midvale, Simonds vµ Bethlebem Stell, Gantt cho r»ng hÖ thèng tr¶ l¬ng theo s¶n phÈm do Taylor ®Ò xíng kh«ng cã t¸c ®éng nhiÒu ®Õn sù kÝch thÝch c«ng nh©n. Do ®ã Gantt ®· bæ sung vµo viÖc tr¶ l¬ng theo s¶n phÈm cña Taylor hÖ thèng tiÒn thëng. Theo hÖ thèng nµy, nÕu c«ng nh©n vît ®Þnh møc s¶n phÈm ph¶i lµm trong ngµy, hä sÏ ®îc thëng thªm mét kho¶ng tiÒn. §Æc biÖt trong trêng hîp ®ã, c¶ ngêi trùc tiÕp qu¶n trÞ c«ng nh©n còng ®îc thëng. Mét ®ãng gãp kh¸c cña Gantt lµ “biÓu ®å Gantt” mét kü thuËt diÔn t¶ thêi gian kÕ ho¹ch cña c«ng viÖc b»ng c¸ch ph©n 15

Quaûn trò hoïc

tÝch thêi gian cña tõng c«ng ®o¹n, vµ thÓ trªn mét biÓu ®å mµ nh×n vµo ®ã, nhµ qu¶n trÞ cã thÓ thÊy ®îc c«ng viÖc ®ang ë vµo giai ®o¹n nµo. MÆc dÇu nã lµ mét ý kiÕn ®¬n gi¶n, biÓu ®å Gantt ®· ®îc ¸p dông ®îc réng r·i vµ cho thÊy sù h÷u Ých trong c«ng t¸c qu¶n trÞ, cho ®Õn tËn h«m nay. Gantt, còng nh Taylor, cho r»ng hiÖu qu¶ lµ mèi quan t©m chÝnh cña nhµ qu¶n trÞ. Tuy nhiªn Gantt còng ®· lu ý ®Õn yÕu tè tháa m·n tinh thÇn cña c«ng nh©n trong qu¸ tr×nh s¶n suÊt. ý kiÕn cña Gantt vÒ hÖ thèng tiÒn thëng ®· thÓ hiÖn sù lu ý ®ã. * ¤ng vµ bµ Gilbreth: Lilian Gilbreth (1878-1972) vµ Frank Gilbreth (1868-1924): Trong lóc Taylor t×m c¸ch lµm cho c«ng viÖc ®îc hoµn thµnh nhanh h¬n b»ng t¸c ®éng vµo c«ng nh©n, th× Lilian vµ Frank Gilbreth t×m c¸ch gia t¨ng tèc ®é b»ng c¸ch gi¶m c¸c thao t¸c thõa. Víi quan niÖm ®ã, «ng bµ Gilbreth ®· kh¸m ph¸ ra r»ng trong mêi hai thao t¸c mµ ngêi thî x©y thùc hiÖn ®Ó x©y g¹ch lªn têng, cã thÓ rót xuèng cßn bèn, vµ nhê ®ã mçi ngµy mét ngêi thî cã thÓ x©y ®îc 2700 viªn g¹ch thay v× 1000, mµ kh«ng cÇn ph¶i ®èc thóc hä. ¤ng bµ Gilbreth còng cho r»ng thao t¸c cã quan hÖ ®Õn sù mÖt mái cña c«ng nh©n, do ®ã bít sè lîng thao t¸c th× còng gi¶m ®îc sù mÖt nhäc. Lilian Gilbreth còng lµ mét trong nh÷ng ngêi ®Çu tiªn lu ý ®Õn khÝa c¹nh t©m lý trong qu¶n trÞ víi luËn ¸n tiÕn sÜ víi nhan ®Ò “T©m lý qu¶n trÞ”. RÊt tiÕc, do sù kú thÞ nam n÷ ë Mü vµo thêi gian ®ã (1914), t tëng khoa häc cña Lilian Gilbreth ®· kh«ng ®îc quan t©m chó ý. NhËn xÐt vÒ c¸c lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc. Taylor vµ nh÷ng ngêi cïng quan ®iÓm víi «ng ®· t¹o ra mét sù quan t©m míi mÏ vµo sù qu¶n trÞ xÝ nghiÖp vµo ®Çu thÕ kû, khiÕn nhiÒu ngêi ®· gäi lý thuyÕt qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc lµ mét “phong trµo”. Hä kh«ng ph¶i lµ nh÷ng nhµ lý thuyÕt, mµ lµ nh÷ng kü s, nh÷ng c«ng nh©n, cã kinh nghiÖm lµm viÖc thùc tÕ trong xÝ nghiÖp vµ quan t©m ®Õn viÖc t¨ng n¨ng suÊt cña c«ng nh©n. C¸c ph¬ng ph¸p “Qu¶n trÞ khoa häc” ®· ®îc ¸p dông réng r·i vµ mang l¹i kÕt qu¶. Taylor vµ nh÷ng ngêi theo «ng còng ®· g©y ®îc ¶nh hëng trªn c«ng t¸c qu¶n trÞ nãi chung, nhiÒu ý kiÕn cña Taylor ®· lµ nÒn t¶ng cho lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh chÝnh sau nµy. VÝ dô, sù ph©n biÖt râ quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm, ph©n biÖt gi÷a viÖc ho¹ch ®Þnh víi ho¹t ®éng cô thÓ, tæ chøc ra c¸c bé phËn nghiÖp vô (chøc n¨ng) trong xÝ nghiÖp, sö dông tiªu chuÈn ®Ó kiÓm tra v.v... nh÷ng ý kiÕn ®ã ngµy nay vÉn lµ nh÷ng ý kiÕn quan träng trong lý thuyÕt qu¶n trÞ hiÖn ®¹i. NhiÒu nhµ phª b×nh hiÖn nay cho r»ng, nãi chung lý thuyÕt qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc - nhÊt lµ ý kiÕn cña Taylor - lµ thiÕu nh©n b¶n, ®· xem con ngêi nhËp mét ®inh èc trong mét cç m¸y. Tuy nhiªn, còng cã ý kiÕn bªnh vùc cho r»ng t tëng cña Taylor lµ s¶n phÈm cña thêi ®¹i «ng sèng. Vµo cuèi thÕ kû 19 ®Çu thÕ kû 16

Quaûn trò hoïc

20, x· héi Mü ®ang muèn t×m c¸ch t¨ng n¨ng suÊt cña c«ng nh©n, trong mét bèi c¶nh ®Ò cao sù cÇn cï, sù tin tëng tuyÖt ®èi v« t×nh duy tr× trong kinh tÕ, vµ víi kinh nghiÖm thùc tiÔn vÒ kü thuËt s¶n xuÊt cña c¸c t¸c gi¶ thuéc phong trµo nµy. b. Lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh. “Lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh” lµ tªn ®îc c¸c t¸c gi¶ March vµ Simon ®Æt cho mét nhãm c¸c ý kiÕn ®îc nhiÒu t¸c gi¶ ë Mü, Ph¸p, Anh, §øc - trong ®ã chñ yÕu lµ c¸c níc Ch©u ©u - nªu ra trong nh÷ng thËp kû ®Çu cña thÕ kû 20. Theo Kast vµ Rosenweig, trong lóc c¸c lý thuyÕt qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc tËp trung vµo viÖc n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng ë ph©n xëng vµ theo kh¶o híng vi m«, th× lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh tËp trung sù chó ý vµo viÖc nªu lªn nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n trÞ lín ¸p dông cho nh÷ng cÊp bËc tæ chøc cao h¬n. Trong lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh, nçi bËt c¸c t¸c gi¶ Henry Fayol cña Ph¸p, Max Weber cña §øc, Chester Barnard cña Mü cïng nhiÒu t¸c gi¶ kh¸c. * Henry Fayol: Trong ch¬ng tríc, chóng t«i ®· kÓ ra Henry Fayol lµ ngêi ®· chØ ®Þnh qu¶n lý nh lµ mét bé nh÷ng chøc n¨ng cã tÝnh tæng qu¸t, cô thÓ lµ ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, chØ huy, phèi hîp vµ kiÓm tra. TÝnh c¸ch quan träng cña nh÷ng ý kiÕn cña Fayol ®ßi hái chóng ta ph¶i cã mét c¸i nh×n kü cµng h¬n tíi nh÷ng g× mµ «ng ta ph¶i nãi. H.Fayol ®· chia c«ng viÖc cña doanh nghiÖp lµm 6 lo¹i: - C«ng viÖc kü thuËt (s¶n xuÊt) - C«ng viÖc th¬ng m¹i (mua b¸n, trao ®æi) - C«ng viÖc tµi chÝnh (t¹o vµ sö dông vèn cã hiÖu qu¶) - C«ng viÖc an ninh (b¶o vÖ tµi s¶n vµ nh©n viªn) - C«ng viÖc kÕ to¸n vµ thèng kª - C«ng viÖc qu¶n trÞ (víi c¸c chøc n¨ng lµ ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, ®iÒu khiÓn vµ kiÓm tra). Sù ph©n chia c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp còng nh sù nghiªn cøu, ph©n lo¹i c¸c chøc n¨ng chung cña qu¶n trÞ do Fayol, nªn cho ®Õn nay vÉn cßn cã ý nghÜa, cã gi¸ trÞ khoa häc vµ thùc tiÔn to lín. H. Fayol ®· nªu lªn 14 nguyªn t¾c qu¶n trÞ tæng qu¸t. Néi dung cña c¸c nguyªn t¾c nµy ®îc tãm t¾t nh sau: 1. Ph©n chia c«ng viÖc: Sù ph©n chia c«ng viÖc, ®¶m b¶o sù chuyªn m«n ho¸ lµ rÊt cÇn thiÕt. Nã ®¶m b¶o c«ng viÖc ®îc hoµn thµnh nhanh chãng vµ cã chÊt lîng cao. 2. ThÈm quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm: ThÈm quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cã quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. QuyÒn h¹n ph¶i g¾n liÒn víi tr¸ch nhiÖm. Giao tr¸ch nhiÖm mµ kh«ng giao quyÒn h¹n th× c«ng viÖc kh«ng hoµn thµnh ®îc. Cã 17

Quaûn trò hoïc

quyÒn quyÕt ®Þnh mµ kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ quyÕt ®Þnh ®· ®a ra th× sÏ dÉn tíi thãi v« tr¸ch nhiÖm vµ nh÷ng hËu qu¶ xÊu. 3. Kû luËt: ¤ng cho r»ng kû luËt lµ sù t«n träng nh÷ng tháa thuËn nh»m ®¹t ®Õn sù tu©n lÖnh, tÝnh chuyªn cÇn. Fayol tuyªn bè r»ng kü luËt ®ßi hái cã nh÷ng ngêi l·nh ®¹o tèt ë mäi cÊp, chÊt lîng vµ hiÖu qu¶ trong kinh doanh 4. Thèng nhÊt chØ huy: Nguyªn t¾c nµy cã ý nghÜa lµ nh©n viªn chØ ®îc nhËn mÖnh lÖnh tõ mét thîng cÊp mµ th«i. 5. Thèng nhÊt ®iÒu khiÓn: Theo nguyªn t¾c nµy th× mét nhãm ho¹t ®éng cã cïng mét môc tiªu ph¶i cã ngêi ®øng ®Çu vµ cã mét môc tiªu thèng nhÊt. Nguyªn t¾c nµy cã liªn quan tíi ®oµn nhãm h¬n lµ ®èi víi c¸ nh©n, nh©n viªn nh ë nguyªn t¾c trªn. 6. C¸ nh©n lÖ thuéc lîi Ých chung: Nguyªn t¾c nµy tù nã ®· gi¶i thÝch râ. Tuy nhiªn theo H. Fayol khi cã sù kh¸c biÖt kh«ng thèng nhÊt gi÷a lîi Ých c¸ nh©n vµ lîi Ých chung th× cÊp qu¶n trÞ ph¶i hoµ gi¶i hîp lý. 7. Thï lao: C¸ch tr¶ c«ng ph¶i c«ng b»ng, hîp lý vµ mang l¹i sù tho¶ m·n tèi ®a cã thÓ cho chñ vµ thî. 8. TËp trung vµ ph©n t¸n: Nguyªn t¾c nµy cña H. Fayol nãi lªn møc ®é quan hÖ vµ thÈm quyÒn gi÷a sù tËp trung vµ ph©n t¸n. ChuÈn mùc cña mèi quan hÖ nµy ph¶i dÉn ®Õn “n¨ng suÊt toµn bé cao nhÊt”. 9. CÊp bËc, tuyÕn hay “ xÝch l·nh ®¹o”. Trong qu¶n trÞ ph¶i cã “xÝch l·nh ®¹o” tõ cÊp cao nhÊt xuèng cÊp thÊp nhÊt. Ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c. Kh«ng ®îc ®i trËt khái ®êng d©y. Sù vËn dông ph¶i linh ho¹t kh«ng cøng nh¾c. 10. TrËt tù hay s¾p xÕp ngêi vµ vËt vµo ®óng chç cÇn thiÕt: H. Fayol cho r»ng vËt nµo, ngêi nµo còng cã chç riªng cña nã. Ph¶i ®Æt cho ®óng vËt nµo, ngêi nµo vµo chç nÊy. §©y lµ mét nguyªn t¾c quan träng trong viÖc s¾p xÕp, sö dông ngêi vµ dông cô, m¸y mãc. 11. C«ng b»ng: Sù c«ng b»ng trong c¸ch ®èi xö víi cÊp díi vµ nh©n viªn còng nh lßng t tÕ ®èi víi hä lµ sù cÇn thiÕt t¹o nªn lßng trung thµnh vµ sù tËn tôy cña nh©n viªn ®èi víi xÝ nghiÖp. 12. æn ®Þnh nhiÖm vô: Sù æn ®Þnh nhiÖm vô lµ nguyªn t¾c cÇn thiÕt trong qu¶n trÞ. Nã ®¶m b¶o cho sù ho¹t ®éng víi môc tiªu râ rµng vµ cã ®iÒu 18

Quaûn trò hoïc

kiÖn ®Ó chuÈn bÞ chu ®¸o. Sù thay ®æi lu«n lu«n kh«ng cÇn thiÕt vµ thiÕu c¨n cø t¹o nªn nh÷ng nguy hiÓm do thiÕu æn ®Þnh kÌm theo nh÷ng l·ng phÝ vµ phÝ tæn to lín. 13. S¸ng kiÕn: S¸ng kiÕn ®îc quan niÖm lµ sù nghÜ ra vµ thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch s¸ng t¹o. Fayol khuyªn c¸c nhµ qu¶n trÞ nªn “hy sinh lßng tù kiªu c¸ nh©n” ®Ó cho phÐp cÊp díi thùc hiÖn s¸ng kiÕn cña hä. ®iÒu nµy rÊt cã lîi cho c«ng viÖc. 14. Tinh thÇn ®oµn kÕt: Nguyªn t¾c nµy nãi lªn ®oµn kÕt t¹o nªn søc m¹nh. Sù thèng nhÊt, sù ®oµn kÕt nhÊt trÝ trong céng ®ång t¹o nªn nh÷ng hiÖu qu¶ to lín. * Max Weber (1864-1920): Lµ mét nhµ x· héi häc, Weber ®· lµ mét trong nh÷ng ngêi s¸ng lËp khoa häc x· héi häc hiÖn ®¹i vµ cã nhiÒu ®ãng gãp vµo lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc. Weber ®· kh«ng tËp trung nghiªn cøu c¬ thÓ viÖc qu¶n trÞ mét tæ chøc vi m« nµo. Lý thuyÕt qu¶n trÞ cña Weber, tr¸i l¹i tËp trung vµo viÖc nghiªn cøu c¬ cÊu kinh tÕ vµ chÝnh trÞ vÜ m«. Weber ®· ph¸t triÓn lý thuyÕt vÞ tæ chøc hîp lý, mµ «ng ta ®Æt tªn lµ hÖ thèng th l¹i (Bureaucracy). ®iÒu kiÖn cña sù qu¶n trÞ h÷u hiÖu. HÖ thèng th l¹i theo Weber lµ h×nh thøc h÷u hiÖu nhÊt. ®èi víi mäi tæ chøc trong x· héi, tõ tæ chøc kinh doanh ®Õn tæ chøc chÝnh quyÒn. Kh¸i niÖm quyÒn hµnh hîp ph¸p vµ thuÇn lý lµ nÒn t¶ng cña tæ chøc th l¹i cña Weber. §ã lµ sù sö dông quyÒn hµnh c¨n cø trªn chøc vô. C¸c chøc kh¸c nhau trong mét tæ chøc t¹o nªn mét hÖ thèng quyÒn hµnh. ViÖc giao c¸c chøc vô ®îc qu¶n trÞ b»ng c¸ch quy ®Þnh vµ thÓ lÖ. Trong mét m«i trêng lµm viÖc hîp lý kh¸ch quan vµ c¨n cø trªn n¨ng lùc, mäi ngêi sÏ lao ®éng tèt ®Ó cã n¨ng suÊt cao. * Chestger Barnard (1886-1961): Tèt nghiÖp ®¹i häc Harvard, lµm viÖc cho c«ng ty ®iÖn tho¹i vµ ®iÖn b¸o Mü (American telephone and telegraph) n¨m 1909, råi trë thµnh chñ tÞch cña c«ng ty Newjersay Bell n¨m 1927. Barnad ®· c¨n cø trªn kinh nghiÖm qu¶n trÞ cña m×nh ®Ó viÕt t¸c phÈm “C¸c chøc n¨ng cña nhµ qu¶n trÞ” (The Function of the Executive) vµo n¨m 1938 vµ ®· trë thµnh mét trong nh÷ng t¸c phÈm kinh ®iÓn vÒ qu¶n trÞ häc cho ®Õn ngµy nay. Theo Barnard tæ chøc (xÝ nghiÖp, c«ng ty, v.v...) lµ mét hÖ thèng hîp ph¸p cña nhiÒu ngêi víi 3 yÕu tè c¨n b¶n: (1) sù s½n sµng hîp t¸c (2) môc tiªu chung vµ (3) cã sù th«ng ®¹t. NÕu thiÕu mét trong 3 yÕu tè nµy, tæ chøc sÏ tan vì. Còng nh Weber, Barnard nhÊn m¹nh ®Õn yÕu tè quyÒn hµnh trong tæ chøc. nh÷ng Barnard cho r»ng nguån gèc cña quyÒn hµnh kh«ng xuÊt ph¸t tõ ngêi ra mÖnh lÖnh, mµ xuÊt ph¸t tõ sù chÊp nhËn cña cÊp díi. Sù chÊp nhËn ®ã cã thÓ cã víi 4 19

Quaûn trò hoïc

®iÒu kiÖn: (1) cÊp díi hiÓu râ sù ra lÖnh, (2) néi dung ra lÖnh phï hîp víi néi dung cña tæ chøc, (3) néi dung ra lÖnh phï hîp víi lîi Ých cña c¸ nh©n hä vµ (4) hä cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn mÖnh lÖnh ®ã. Lý thuyÕt nµy ®îc Barnard gäi lµ lý thuyÕt vÒ sù chÊp nhËn quyÒn hµnh. Barnard còng cho r»ng môc tiªu cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ lµ ph¶i ®em l¹i hiÖu qu¶. Tuy nhiªn, theo c¸ch diÔn gi¶i riªng cña Barnard tõ “hiÖu qu¶” (effective) ®îc hiÓu lµ sù tho¶ m·n t©m lý vµ tinh thÇn cña mäi ngêi trong tæ chøc. * C¸c nhµ lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh kh¸c: Trong thËp niªn 20 vµ 30 cña thÕ kû 20, theo t tëng cña Fayol, nhiÒu ngêi trùc tiÕp ®¶m nhËn c¸c nhiÖm vô qu¶n trÞ hoÆc t vÊn cho c¸c c«ng ty, xÝ nghiÖp ë ch©u ¢u vµ ch©u Mü còng ®· tr×nh bµy nhiÒu ý kiÕn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ cña qu¶n trÞ. Vµo thËp niªn 30, Luther Gulick vµ Lyndal Urwick, c¨n cø trªn kinh nghiÖm qu¶n trÞ c¸c c¬ së c«ng nghiÖp vµ chÝnh quyÒn ®Ó ®a ra thuËt ng÷ POSDCORB næi tiÕng tãm t¾t c¸c chøc n¨ng c¬ b¶n cña mét nhµ qu¶n trÞ: ho¹ch ®Þnh (Planning) tæ chøc (Organizing) nh©n sù (Staffing) chØ huy (Directing) phèi hîp (Coordinating) kiÓm tra (Reviewing) vµ tµi chÝnh (Budgeting). Trong mét tuyÓn tËp cña bµi viÕt vÒ qu¶n trÞ nhan ®Ò Papers on the Science of the Administration (LuËn v¨n vÒ khoa häc qu¶n trÞ) xuÊt b¶n n¨m 1937. Gulick vµ Urwick nhÊn m¹nh ®Õn (1) ph¶i bè trÝ ®óng ngêi vµo bé m¸y tæ chøc, (2) ph¶i cã mét nhµ qu¶n trÞ cao cÊp nhÊt trong tæ chøc n¾m gi÷ quyÒn hµnh, (3) ph¶i tu©n thñ triÖt ®Ó nguyªn t¾c thèng nhÊt ®iÒu khiÓn, (4) ph¶i cã c¸c nh©n viªn chuyªn m«n cïng víi c¸c chuyªn viªn tæng qu¸t, (5) ph¶i thµnh lËp c¸c ®¬n vÞ nhá trong tæ chøc c¨n cø theo môc tiªu, tiÕn tr×nh, con ngêi vµ ®Þa ®iÓm, (6) ph¶i ñy quyÒn, (7) ph¶i c©n ®èi gi÷a quyÒn hµnh víi tr¸ch nhiÖm, vµ (8) ph¶i x¸c ®Þnh tÇm h¹n qu¶n trÞ thÝch hîp. * NhËn xÐt vÒ lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh: Kh¸c víi lý thuyÕt qu¶n trÞ cña Taylor, lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh chñ tr¬ng r»ng n¨ng suÊt lao ®éng sÏ cao trong mét tæ chøc ®îc xÕp ®Æt mét c¸ch hîp lý. MÆc dï cã nhiÒu ý kiÕn nhËn xÐt vÒ gi¸ trÞ thùc tÕ cña ý kiÕn nµy, c¸c nguyªn t¾c qu¶n trÞ cña lý thuyÕt nµy vÉn cßn ®îc ¸p dông nhiÒu trong c¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp, ®Æc biÖt lµ trong c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y xÝ nghiÖp. H×nh thøc tæ chøc tæ chøc theo h×nh nãn, nguyªn t¾c hÖ cÊp, kh¸i niÖm vÒ sù thèng nhÊt ®iÒu khiÓn, sù ñy quyÒn, tÇm h¹n qu¶n trÞ hÑp, sù ph©n chia vµ thµnh lËp c¸c ®¬n vÞ nhá, hiÖn ®ang øng phæ biÕn trong c«ng t¸c tæ chøc lµ nh÷ng ®ãng gãp quan träng cña lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh chÝnh. Sù phª ph¸n quan träng nhÊt ®èi víi lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh chÝnh lµ sù cøng r¾n trong quan ®iÓm cña hä, Ýt chó ý c¸c yÕu tè con ngêi vµ x· héi. Khi c¸c nguyªn t¾c tæ chøc ®îc ¸p dông mét c¸ch cøng r¾n, kh«ng quan t©m ®Õn nh÷ng ®iÒu kiÖn con ngêi vµ x· héi thùc tiÔn, th× dÔ g©y t×nh tr¹ng “quan liªu” tøc lµ xa rêi thùc tiÔn. Tuy nhiªn nÕu tuyÖt ®èi ho¸ c¸c ®Æc ®iÓm cña thùc tiÔn ®Ó kh«ng qu¶n trÞ theo nguyªn t¾c th× l¹i trë thµnh “tuú 20

Quaûn trò hoïc

tiÖn”. V× vËy, vÊn ®Ò lµ ph¶i biÕt c¸ch vËn dông c¸c nguyªn t¾c qu¶n trÞ cña lý thuyÕt qu¶n trÞ hµnh ch¸nh phï hîp víi yªu cÇu thùc tiÔn, chø kh«ng ph¶i lµ tõ bá c¸i nguyªn t¾c ®ã. c. Lý thuyÕt t©m lý x· héi trong qu¶n trÞ. Lý thuyÕt t©m lý x· héi trong qu¶n trÞ, hay cßn gäi lµ lý thuyÕt t¸c phong, chñ nghÜa t¸c phong, hay lý thuyÕt t¬ng quan nh©n sù, lµ nh÷ng quan ®iÓm vÒ qu¶n trÞ nhÊn m¹nh ®Õn vai trß yÕu tè t©m lý, t×nh c¶m, quan hÖ x· héi cña con ngêi trong c«ng viÖc. Lý thuyÕt cho r»ng hiÖu qu¶ cña qu¶n trÞ còng do n¨ng suÊt lao ®éng quyÕt ®Þnh, nh÷ng n¨ng suÊt lao ®éng kh«ng chØ do c¸c yÕu tè vËt chÊt quyÕt ®Þnh, mµ cßn do sù tho¶ m·n c¸c nhu cÇu t©m lý x· héi cña con ngêi. Trong nh÷ng thËp niªn ®Çu cña thÕ kû 20, giíi qu¶n trÞ ë ph¬ng T©y giµnh hÕt sù ®am mª vµ tÝn nhiÖm cho lý thuyÕt qu¶n trÞ cæ ®iÓn. V× vËy trong nh÷ng n¨m 10 hay 20 cña thÕ kû 20, ®· cã mét vµi t¸c gi¶ nªu lªn khÝa c¹nh t©m lý trong qu¶n trÞ, nh÷ng tiÕng nãi Êy ®· bÞ bá quªn, nhËp trêng hîp cña Lilian Gilbreth, Hugo Munsterberg vµ Mary Follet. Sau Hawthornes, lµ nh÷ng ®ãng gãp bæ sung cña nhiÒu t¸c gi¶, trong ®ã ®¸ng lu ý lµ Mc.Gregor, Chris Argyris vµ Abraham Maslow. * Hugo Munsterberg: Gi¸o s Stephen Robbins cho r»ng chÝnh Hugo Munsterberg lµ ngêi ®· lËp ra mét ngµnh häc míi lµ ngµnh t©m lý häc c«ng nghiÖp. Trong t¸c phÈm nhan ®Ò “T©m lý häc vµ hiÖu qu¶ trong c«ng nghiÖp” xuÊt b¶n n¨m 1913 ( chØ sau 2 n¨m s¸ch cña Taylor), Munsterberg ®· ®Æt vÊn ®Ò ph¶i nghiªn cøu mét c¸ch khoa häc t¸c phong cña con ngêi ®Ó t×m ra nh÷ng mÉu mùc chung vµ gi¶i thÝch nh÷ng sù kh¸c biÖt. còng suy nghÜ nh c¸c t¸c gi¶ trong lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc, Munsterberg cho r»ng n¨ng suÊt cña lao ®éng sÏ cao h¬n nÕu c«ng viÖc giao phã cho hä ®îc nghiªn cøu, ph©n tÝch chu ®¸o vµ hîp kÜ n¨ng còng nh hîp víi ®Æc ®iÓm t©m lý cña hä. Munsterberg ®· ®Ò nghÞ c¸c nhµ qu¶n trÞ dïng c¸c bµi tr¾c nghiÖm t©m lý ®Ó tuyÜn chän nh©n viªn, vµ ph¶i t×m hiÓu t¸c phong con ngêi tríc khi ®i t×m c¸c kÜ thuËt thÝch hîp ®Ó ®éng viªn hä lµm viÖc. Nh÷ng ý kiÕn Êy, lóc sinh thêi cña Munsterberg ®· kh«ng ®îc chó ý, th× ngµy nay l¹i ®ang ®îc øng dông. * Mary Parker Follet: Lµ mét nhµ nghiªn cøu lý thuyÕt qu¶n trÞ ®ång thêi víi c¸c t¸c gi¶ cña phong trµo qu¶n trÞ khoa häc. Mary Parker Follet lµ mét trong rÊt Ýt ngêi trong thËp niªn 20 lu ý khÝa c¹nh t©m lý vµ x· héi trong ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Follet ®· cho r»ng c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh, ngoµi khÝa c¹nh kinh tÕ vµ kü thuËt, cßn ph¶i ®îc xem lµ mét hÖ thèng cña nh÷ng quan hÖ x· héi. Nh÷ng ý kiÕn s¬ lîc cña t¸c gi¶ nµy vÒ sù chÊp nhËn quyÒn hµnh, sù quan träng cña phèi hîp, sù héi nhËp cña c¸c thµnh viªn 21

Quaûn trò hoïc

trong xÝ nghiÖp ®· lµ nh÷ng gi¶ thuyÕt khoa häc híng dÉn rÊt nhiÒu cho c¸c nhµ nghiªn cøu qu¶n trÞ vÒ sau. NhËn xÐt vÞ c¸c ý kiÕn cña Follet, gi¸o s Robbins cho r»ng nh÷ng ®iÒu tr×nh bµy cña Follet chÝnh lµ nh÷ng ®iÒu ®· ®îc ngêi NhËt tin tëng vµ ¸p dông trong viÖc qu¶n trÞ c¸c xÝ nghiÖp NhËt B¶n. * Cuéc nghiªn cøu ë nhµ m¸y Hawthornes: XÐt vÒ mÆt khoa häc, cuéc nghiªn cøu ë nhµ m¸y Hawthornes lµ mét sù kiÖn lín trong lÞch sö ph¸t triÓn cña lý thuyÕt qu¶n trÞ. Nhµ m¸y Hawthornes thuéc C«ng ty §iÖn lùc miÒn T©y ë gÇn Chicago thùc hiÖn mét cuéc nghiªn cøu vµo n¨m 1924 ®Ó t×m nh÷ng yÕu tè vËt chÊt (tiÕng ån, ¸nh s¸ng, ®é nãng,v.v...) cã ¶nh hëng ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng. Hai nhãm n÷ c«ng ®· ®îc ®a vµo cuéc nghiªn cøu. C¸c nhµ nghiªn cøu ®· n©ng dÇn nh÷ng ®iÒu kiÖn tèt ®Ñp cña c¸c yÕu tè vËt chÊt vµ ®o lêng n¨ng suÊt. KÕt qu¶ cho thÊy khi c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®îc c¶i thiÖn, n¨ng suÊt lao ®éng ®· ®îc n©ng cao h¬n. Tuy nhiªn khi lµm cuéc thÝ nghiÖm ngîc l¹i, c¸c nhµ nghiªn cøu thÊy r»ng n¨ng suÊt cña c¸c n÷ c«ng nµy vÉn tiÕp tôc gia t¨ng dï c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®· ®îc h¹ thÊp nh lóc khëi ®Çu. Elton Mayo (1880-1949), mét gi¸o s vÒ t©m lý häc cña trêng kinh doanh Harvard ®· ®îc mêi ®Ó tham gia cuéc nghiªn cøu ®Ó gi¶i thÝch hiÖn tîng ®îc xem lµ nghÞch lý nµy, liªn tôc trong 5 n¨m, tõ 1927-1932, Mayo ®· tiÕn hµnh nhiÒu cuéc nghiªn cøu kh¸c nhau vµ ®· ghi nhËn ®îc nhiÒu kh¸m ph¸ quan träng lµm nÒn t¶ng cho viÖc qu¶n trÞ. Trong cuéc nghiªn cøu ®Çu tiªn, Mayo cho thÊy ¸nh s¸ng lµm viÖc kh«ng g©y ¶nh hëng ®Õn n¨ng suÊt cña c«ng nh©n. Trong cuéc nghiªn cøu thø hai, Mayo l¹i cho thÊy ®iÒu kiÖn lµm viÖc kh«ng cã hoÆc Ýt cã quan hÖ víi n¨ng suÊt. Trong cuéc nghiªn cøu thø ba, Mayo l¹i thÊy tiÒn l¬ng vµ tiÒn thëng kh«ng t¹o ra t¸c ®éng nµo trªn n¨ng suÊt l¹i lµ nh÷ng yÕu tè phi vËt chÊt. Tõ nh÷ng cuéc nghiªn cøu ë Hawthornes, Mayo thÊy r»ng gi÷a t©m lý vµ t¸c phong cã mèi quan hÖ rÊt chÆt chÏ víi nhau. Kh«ng nh÷ng thÕ, khi con ngêi lµm viÖc chung trong tËp thÓ, c«ng nh©n cã xu híng tu©n theo c¸c quy ®Þnh cña tËp thÓ- dï chØ lµ nh÷ng quy ®Þnh kh«ng chÝnh thøc- h¬n lµ nh÷ng kÝch thÝch tõ bªn ngoµi. Nh÷ng kh¸m ph¸ nµy ®a ®Õn nhËn thøc míi vÒ yÕu tè con ngêi trong viÖc qu¶n trÞ. MÆc dï bÞ nhiÒu chØ trÝch vÒ tÝnh khoa häc cña c¸c nghiªn cøu ®îc ¸p dông, c«ng tr×nh cña Mayo t¹i nhµ m¸y Hawthornes ®· më ra mét kû nguyªn míi trong qu¶n trÞ häc, ®îc gäi lµ “phong trµo quan hÖ con ngêi” ®èi l¹i víi “phong trµo qu¶n trÞ khoa häc” cña Taylor tríc ®ã. víi sù nhÊn m¹nh ®Õn mèi quan hÖ con ngêi trong qu¶n trÞ, c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i t×m c¸ch t¨ng sù tháa m·n t©m lý vµ tinh thÇn cña nh©n viªn. 22

Quaûn trò hoïc

* Douglas Mc Gregor (1909-1964): Ph¸t triÓn c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu cña Mayo, Mc Gregor ®· cho r»ng c¸c nhµ qu¶n trÞ tríc ®©y ®· tiÕn hµnh c¸c c¸ch thøc qu¶n trÞ trªn nh÷ng gi¶ thuyÕt sai lÇm vÞ t¸c phong con ngêi. Nh÷ng gi¶ thuyÕt ®ã cho r»ng phÇn ®«ng mäi ngêi ®Òu kh«ng thÝch lµm viÖc, thÝch ®îc sù chØ huy h¬n lµ tù m×nh ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm, vµ hÇu hÕt mäi ngêi chØ lµm tèt c«ng t¸c v× quyÒn lîi vËt chÊt. Theo Mc Gregor, chÝnh v× nh÷ng gi¶ thuyÕt ®ã mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ ®· x©y dùng nh÷ng bé m¸y tæ chøc víi quyÒn hµnh tËp trung ®Æt ra rÊt nhiÒu quy t¾c vµ thñ tôc, ®ång thêi víi mét hÖ thèng kiÓm tra vµ gi¸m s¸t ch¾t chÏ. Mc Gregor ®Æt tªn cho nh÷ng gi¶ thuyÕt X, vµ ®Ò nghÞ mét lo¹t gi¶ thuyÕt kh¸c, mµ «ng gäi lµ gi¶ thuyÕt Y. ThuyÕt Y cho r»ng c«ng nh©n cã thÓ sÏ thÝch thó víi c«ng viÖc nÕu cã ®îc nh÷ng ®iÒu kiÖn thuËn lîi vµ hä cã thÓ ®ãng gãp nh÷ng ®iÒu tèt ®Ñp vµo nh÷ng viÖc tæ chøc. Mc Gregor còng cho r»ng thay v× nhÊn m¹nh ®Õn nh÷ng c¬ chÕ kiÓm tra kh«ng cÇn thiÕt trong tæ chøc, nhµ qu¶n trÞ nªn quan t©m ®Õn sù phèi hîp ho¹t ®éng. * Chris Argyris (1923): Còng xuÊt ph¸t tõ nh÷ng cuéc kh¸m ph¸ cña cuéc nghiªn cøu Hawthornes, Chris Argyris còng ®· ®a ra nh÷ng ý kiÕn b¸c bá cña lý thuyÕt cæ ®iÓn vÒ sù ®éng viªn vµ sù tho¶ m·n cña c«ng nh©n. Argyris cho r»ng mét sù nhÊn m¹nh th¸i qu¸ cña nhµ qu¶n trÞ ®èi víi viÖc kiÓm so¸t nh©n viªn sÏ ®a nh©n viªn ®Õn th¸i ®é thô ®éng, lÖ thuéc, vµ nÐ tr¸nh tr¸ch nhiÖm. Trong tr¹ng th¸i t©m lý ®ã, hä sÏ c¶m thÊy bÊt b×nh víi n¬i lµm viÖc tõ ®ã, hoÆc lµ sÏ bá viÖc, hoÆc sÏ cã nh÷ng t¸c phong tiªu cùc ®èi víi viÖc hoµn thµnh môc tiªu chung. Chris Argyris cho r»ng b¶n chÊt con ngêi lu«n lu«n muèn lµ ngêi trëng thµnh, tøc lµ muèn sù ®éc lËp, sù phong phó hµnh ®éng, sù ®a d¹ng trong c¸c mèi quan t©m, vµ kh¶ n¨ng tù lµm chñ. Nhµ qu¶n trÞ h÷u hiÖu lµ ngêi biÕt t¹o ®iÒu kiÖn cho nh©n viªn øng xö nh nh÷ng ngêi trëng thµnh vµ ®iÒu ®ã sÏ cã lîi cho tæ chøc. * Abraham Maslow (1908-1970): Maslow ®· x©y dùng mét lý thuyÕt vÒ nhu cÇu con ngêi gåm 5 lo¹i, ®îc xÕp tõ thÊp ®Õn cao theo thø tù: (1) nhu cÇu vÊt chÊt, (2) nhu cÇu an toµn, (3) nhu cÇu x· héi, (4) nhu cÇu ®îc t«n träng, (5) vµ nhu cÇu “tù hoµn thiÖn”. Theo Maslow nhu cÇu quyÕt ®Þnh t¸c phong cña con ngêi, vµ con ngêi cã xu híng ®i t×m sù tháa m·n c¸c nhu cÇu Êy tuÇn tù tõ thÊp ®Õn cao. Sù qu¶n trÞ h÷u hiÖu ph¶i c¨n cø vµo nhu cÇu thùc sù ®ang cÇn ®îc tháa m·n con ngêi. * NhËn xÐt vÒ lý thuyÕt t¸c phong trong qu¶n trÞ. C¸c nhµ lý thuyÕt ®· nhÊn m¹nh ®Õn con ngêi víi t c¸ch lµ c¸ nh©n trong tæ chøc, mét ®iÒu ®· kh«ng ®îc lý thuyÕt cæ ®iÓn ®Ò cËp ®Õn. Tõ Hugo Munsterberg ®Õn Mayo, Maslow v.v... c¸c t¸c gi¶ trong lý thuyÕt nµy ®Òu cho r»ng n¨ng suÊt lao ®éng tïy thuéc nhiÒu vµo c¸c yÕu tè t©m lý vµ x· héi cña c«ng nh©n. Cã 23

Quaûn trò hoïc

thÓ tãm t¾t c¸c quan ®iÓm vÒ qu¶n trÞ cña lý thuyÕt t©m lý x· héi trong c¸c néi dung sau ®©y: 1. C¸c ®¬n vÞ kinh doanh lµ mét hÖ thèng cã tÝnh x· héi, bªn c¹nh tÝnh kinh tÕ kü thuËt ®· ®îc nhËn thÊy. 2. Con ngêi kh«ng nh÷ng chØ cã thÓ ®éng viªn b»ng c¸c yÕu tè vËt chÊt, mµ c¶ yÕu tè t©m lý x· héi. 3. C¸c nhãm vµ c¸c tæ chøc phi chÝnh thøc trong xÝ nghiÖp cã t¸c dông nhiÒu ®Õn tinh thÇn, th¸i ®é vµ kÕt qu¶ lao ®éng cña c«ng nh©n. 4. Sù l·nh ®¹o cña nhµ qu¶n trÞ kh«ng chØ ®¬n thuÇn dùa vµo c¸c chøc n¨ng chÝnh thøc trong bé m¸y tæ chøc, mµ cßn ph¶i dùa nhiÒu vµo c¸c yÕu tè t©m lý x· héi. 5. Sù tho¶ m·n tinh thÇn cã mèi liªn quan chÆt chÏ víi n¨ng suÊt vµ kÕt qu¶ lao ®éng. 6. Sù tham gia lµm t¨ng n¨ng suÊt. 7. C«ng nh©n cã nhiÒu nhu cÇu vÒ t©m lý vµ x· héi cÇn ®îc tho¶ m·n. 8. Tµi n¨ng qu¶n trÞ ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã chuyªn m«n kü thuËt vµ cã kh¶ n¨ng gi¶i quyÕt tèt c¸c quan hÖ víi con ngêi. 9. B»ng sù nhÊn m¹nh ®Õn c¸c nhu cÇu x· héi cña con ngêi, lý thuyÕt t¸c phong ®· bæ sung cho lý thuyÕt cæ ®iÓn khi cho r»ng n¨ng suÊt kh«ng ph¶i chØ thuÇn tuý lµ vÊn ®Ò kü thuËt. Lý thuyÕt t¸c phong còng ®· gióp c¶i tiÕn c¸ch thøc vµ t¸c phong qu¶n trÞ khi nªu lªn tÇm quan träng cña quan hÖ con ngêi, ¶nh hëng c¸c t¸c phong cña nhµ qu¶n trÞ, mèi quan hÖ gi÷a ®ång nghiÖp, vai trß tæ chøc kh«ng chÝnh thøc cã ¶nh hëng ®Õn th¸i ®é vµ n¨ng suÊt. §iÒu ®ã ®· thùc sù ®îc nhËn thÊy vµ g©y nªn mét phong trµo rÇm ré ®îc gäi lµ “phong trµo qu¶n trÞ con ngêi” trong thËp niªn 50, kh«ng thua g× “phong trµo quan hÖ khoa häc” cña Taylor tríc ®©y. Lý thuyÕt t¸c phong ®· cã nh÷ng ®ãng gãp lín lao vµo sù nghiªn cøu vµ thùc hµnh qu¶n trÞ. Nhê nh÷ng ®ãng gãp nµy, ngµy nay nhµ qu¶n trÞ hiÓu râ h¬n vÒ sù ®éng viªn con ngêi, vÒ ¶nh hëng tËp thÓ ®èi víi t¸c phong, vÒ mèi quan hÖ nh©n sù trong c«ng viÖc, còng nh vÒ ý nghÜa cña lao ®éng ®èi víi con ngêi. Nh÷ng ý kiÕn ®ã ®· gióp nhµ qu¶n trÞ quan t©m h¬n khi ®èi xö víi nh©n viªn, ph¶i chän lùa c¸ch l·nh ®¹o thÝch hîp, vµ ph¶i quan t©m h¬n n÷a ®èi víi viÖc sö dông quyÒn hµnh vµ th«ng ®¹t trong tæ chøc. Tuy nhiªn, còng cã nhiÒu ý kiÕn chØ trÝch lý thuyÕt t¸c phong lµ ®· qu¸ chó ý ®Õn yÕu tè x· héi cña con ngêi khiÕn trë thµnh thiªn lÖch. Kh¸i niÖm “con ngêi x· héi” chØ cã thÓ bæ sung cho kh¸i niÖm “con ngêi thuÇn lý kinh tÕ” chø kh«ng thÓ thay 24

Quaûn trò hoïc

thÕ. Kh«ng ph¶i lóc nµo nh÷ng “con ngêi tho¶ m·n” ®Òu lµ nh÷ng lao ®éng cã n¨ng suÊt cao. Mét sù phª ph¸n ®èi víi lý thuyÕt t¸c phong vµ phong trµo quan hÖ con ngêi nãi chung víi t c¸ch lµ mét phÇn tö cña hÖ thèng khÐp kÝn. ThËt ra tæ chøc kh«ng bao giê lµ hÖ thèng kÝn. Mäi tæ chøc ®Òu chÞu t¸c ®éng cña nhiÒu yÕu tè bªn ngoµi: chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸, x· héi v.v... víi t c¸ch lµ hÖ thèng më, quan hÖ con ngêi trong tæ chøc kh«ng cßn hoµn toµn tïy thuéc vµo t¬ng quan néi bé gi÷a c¸c thµnh phÇn trong tæ chøc, mµ sÏ chÞu chi phèi cña c¸c yÕu tè bªn ngoµi n÷a. Vµ c¸c yÕu tè nµy l¹i ë ngoµi kh¶ n¨ng kiÓm so¸t cña nhµ qu¶n trÞ. MÆc dÇu vËy, kh«ng thÓ phñ nhËn phÇn ®ãng gãp ý nghÜa quan träng cña lý thuyÕt t¸c phong ®èi víi qu¶n trÞ häc. Trong c¸c thµnh tè cña tæ chøc vµ lµ tµi nguyªn mµ nhµ qu¶n trÞ ph¶i biÕt c¸ch s dông nÕu muèn ®¹t hiÖu qu¶ cao, tµi nguyªn con ngêi lµ tµi nguyªn khã sö dông nhÊt, lý thuyÕt t¸c phong ®· gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ nh÷ng kiÕn thøc vµ kü thuËt ®Ó cã thÓ sö dông tµi nguyªn ®ã mét c¸ch tèt ®Ñp, nh»m hoµn thµnh môc tiªu chung, nh c©u ®Þnh nghÜa quen thuéc cña lý thuyÕt t¸c phong vÒ qu¶n trÞ: Qu¶n trÞ lµ hoµn thµnh c«ng viÖc b»ng vµ th«ng qua con ngêi. d. Lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ. Cuéc chiÕn tranh thÕ giíi lÇn thø hai ®· ®Æt ra nhiÒu vÊn ®Ò míi cho viÖc qu¶n trÞ. Ngêi ta ®· ®¸nh b»ng tµu ngÇm, vµ hµng tr¨m phi c¬ ®îc sö dông lµm ph¬ng tiÖn tÊn c«ng å ¹t. nh÷ng sù viÖc nµy lµm cho viÖc chØ ®¹o chiÕn tranh trë nªn phøc t¹p, trong ®ã sù sai lÇm dï nhá bao nhiªu còng ®em ®Õn nh÷ng thiÖt h¹i v« cïng lín. Khi níc Anh c¬ hå kh«ng cßn chÞu ®ùng næi c¸c cuéc tÊn c«ng cña §øc, ngêi Anh ®· thµnh lËp nhãm nghiªn cøu hµnh qu©n bao gåm c¸c nhµ to¸n häc, vËt lý vµ nhiÒu chuyªn gia trong c¸c l·nh vùc kh¸c ®Ó t×m tßi c¸ch thøc chèng l¹i sù tÊn c«ng cña §øc. Nhãm nghiªn cøu nµy ®· ®a ra nh÷ng m« h×nh to¸n nh»m ®¬n gi¶n ho¸ t×nh tiÕt tÊn c«ng vµ ph¶n c«ng. Vµ qua ®ã, gióp c¸c nhµ chØ huy qu©n sù gi¶m bít c¸c sai lÇm vÒ chiÕn thuËt. Nh÷ng m« h×nh ®ã, dùa trªn c¸c ph¬ng tr×nh to¸n häc, ®· gióp cho giíi qu©n sù Anh chèng l¹i ®îc c¸c cuéc tÊn c«ng cña §øc. Sau chiÕn tranh kÕt thóc, kü thuËt nghiªn cøu t¸c vô ®îc giíi c«ng nghiÖp Mü quan t©m. Mét vµi cùu chiÕn binh Mü trong thÕ chiÕn thø hai quen thuéc víi kü thuËt nµy tham gia viÖc qu¶n trÞ c«ng ty xe h¬i Ford, vµ ¸p dông c¸c kü thuËt ®Þnh lîng ®îc ¸p dông vµo viÖc nghiªn cøu vµ t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó n©ng cao tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c quyÕt ®Þnh. Lý thuyÕt qu¶n trÞ míi nµy ®îc gäi b»ng nhiÒu tªn gäi kh¸c nhau: lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ, lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc, lý thuyÕt hÖ thèng, nghiªn cøu t¸c vô hay “vËn trï häc”, ®îc x©y dùng trªn nhËn thøc c¬ b¶n r»ng “qu¶n trÞ lµ quyÕt ®Þnh” vµ muèn viÖc qu¶n trÞ cã hiÖu qu¶, c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ ph¶i 25

Quaûn trò hoïc

®óng, nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã mét quan ®iÓm hÖ thèng khi xem xÐt sù viÖc, thu nhËp vµ xö lý th«ng tin. Lý thuyÕt ®Þnh híng vÒ qu¶n trÞ ®· ®îc hç trî tÝch cùc bëi sù ph¸t triÓn nhanh chãng cña ngµnh c«ng nghiÖp ®iÖn to¸n gióp gi¶i quyÕt c¸c m« h×nh to¸n phøc t¹p víi tèc ®é cao. Nãi chung lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ cã thÓ ®îc tãm t¾t trong c¸c néi dung sau ®©y: 1. NhÊn m¹nh ®Õn ph¬ng ph¸p khoa häc trong viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò qu¶n trÞ. 2. ¸p dông ph¬ng thøc tiÕp cËn hÖ thèng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò. 3. Sö dông c¸c m« h×nh to¸n häc. 4. §Þnh lîng hãa c¸c yÕu tè cã liªn quan, vµ ¸p dông c¸c ph¬ng ph¸p to¸n häc vµ hÖ thèng kª häc. 5. Quan t©m ®Õn c¸c yÕu tè kinh tÕ vµ kü thuËt trong qu¶n trÞ h¬n lµ c¸c yÕu tè t©m lý x· héi. 6. Sö dông m¸y tÝnh ®iÖn tö lµm c«ng cô. 7. §i t×m c¸c quyÕt ®Þnh tèi u trong mét hÖ thèng khÐp kÝn. Theo Kast vµ Rosenweig, lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ cã thÓ ®îc xem lµ sù triÓn khai c¸c quan ®iÓm cña lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc tríc ®©y. Còng gièng nh Taylor, c¸c nhµ lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ ®· nhÊn m¹nh ®Õn tinh thÇn khoa häc khi ph©n tÝch c¸c vÊn ®Ò qu¶n trÞ vµ chñ tr¬ng sö dông m¹nh mÏ tõ thËp niªn 50 trë ®i, c¸c kü thuËt qu¶n trÞ ®Þnh lîng ®· gióp gi¶i quyÕt nhiÒu vÊn ®Ò qu¶n trong c¸c c¬ quan chÝnh quyÒn vµ c¬ së kinh doanh nh lµm ng©n s¸ch tµi ch¸nh, qu¶n trÞ hiÖn kim, ch¬ng tr×nh hãa s¶n xuÊt, ph¸t triÓn chiÕn lîc s¶n xuÊt, bè trÝ viÖc sö dông c¸c nguån lùc... MÆc dï lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ vÉn cha gi¶i quyÕt ®îc khÝa c¹nh con ngêi trong qu¶n trÞ. Lý thuyÕt nµy ®· ®ãng gãp rÊt lín vµo viÖc n©ng cao tr×nh ®é ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm tra trong c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ. Tr¸i l¹i ®èi víi c¸c chøc n¨ng tæ chøc, qu¶n trÞ nh©n sù vµ l·nh ®¹o, sù ®ãng gãp cña lý thuyÕt nµy cßn h¹n chÕ. C¸c nhµ qu¶n trÞ còng nhËn xÐt r»ng c¸c kh¸i niÖm vµ kü thuËt cña qu¶n lý nµy t¬ng ®èi khã hiÓu ®èi víi c¸c nhµ qu¶n trÞ. Trong thùc tÕ chØ cã c¸c chuyªn gia ®îc ®µo t¹o kü trong l·nh vùc nµy míi cã thÓ sö dông c¸c kü thuËt ®ã ®Ó lµm “tham mu” cho c¸c nhµ qu¶n trÞ. Khi ph¶i chän lùa gi÷a nhiÒu ý kiÕn tham mu kh¸c nhau, c¸c nhµ qu¶ trÞ còng kh«ng cã ®ñ kiÕn thøc chuyªn m«n ®Ó ®¸nh gi¸. Bëi lÏ ®ã, chõng nµo c¸c kü thuËt ®Þnh lîng cßn lµ mét l·nh vùc khoa häc thuéc thÈm quyÒn tri thøc riªng cña c¸c nhµ “khoa häc qu¶n trÞ” (Management), sù phæ biÕn lý thuyÕt nµy vÉn cßn bÞ h¹n chÕ.

26

Quaûn trò hoïc

lËp.

e. Tæng kÕt vÒ c¸c lý thuyÕt qu¶n trÞ ë thêi kú biÖt

HiÖu qu¶ cña qu¶n trÞ kinh doanh lµ môc tiªu híng ®Õn cña c¸c lý thuyÕt qu¶n trÞ tõ Taylor ®Õn nay. Tuy nhiªn, c¸c lý thuyÕt Êy ®· kh«ng thèng nhÊt víi nhau vÒ c¸ch thøc ®Æt vÊn ®Ò vµ con ®êng cÇn thiÕt ®Ó ®¹t ®Õn. Lý thuyÕt cæ ®iÓn vÒ qu¶n trÞ vµ lý thuyÕt t¸c phong hay còng cßn ®îc gäi lµ lý thuyÕt vÒ t©m lý x· héi trong qu¶n trÞ, cho r»ng n¨ng suÊt lao ®éng lµ ch×a khãa c¬ b¶n cña viÖc ®¹t ®Õn hiÖu qu¶ trong qu¶n trÞ kinh doanh. Tr¸i l¹i, lý thuyÕt vÒ khoa häc qu¶n trÞ hay lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ l¹i cho r»ng yÕu tè chÝnh quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ cña qu¶n trÞ kinh doanh l¹i lµ sù ®óng ®¾n trong c¸c quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n trÞ. §Ó t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, lý thuyÕt cæ ®iÓn vÒ qu¶n trÞ cho r»ng cÇn ph¶i tæ chøc lao ®éng khoa häc, t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc thuËn lîi, vµ sö dông m¹nh mÏ c¸c biÖn ph¸p kÝch thÝch vËt chÊt. Tr¸i l¹i, lý thuyÕt t¸c phong l¹i nhÊn m¹nh ®Õn mèi quan hÖ mËt thiÕt gi÷a n¨ng suÊt lao ®éng víi sù tháa m·n c¸c nhu cÇu t©m lý vµ x· héi. C¸c lý thuyÕt mang tªn khoa häc Qu¶n trÞ (vµ c¸c tªn chuyªn m«n kh¸c nhËp RO - nghiªn cøu t¸c nghiÖp hoÆc vËn trï häc, lý thuyÕt hÖ thèng...) kh«ng nãi ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng nhËp biÖn ph¸p chñ yÕu cña hiÖu qu¶ vµ nhÊn m¹nh ®Õn sù ®óng ®¾n còng chØ cã thÓ ®¹t ®îc trªn c¬ së cña sù ®Çy ®ñ th«ng tin thu nhËp quan ®iÓm hÖ thèng, vµ sö lý c¸c th«ng tin Êy mét c¸ch khoa häc. 2. Thêi kú héi nhËp. Nh÷ng trang tríc ®· m« t¶ bèn kh¶o híng vÒ qu¶n trÞ theo quan ®iÓm cña ngêi gi¸m thÞ, cña toµn thÓ tæ chøc, cña mét nhµ qu¶n trÞ trong viÖc híng dÉn vµ ®iÒu khiÓn nh÷ng tµi nguyªn nh©n lùc, nh÷ng kh«ng riªng lý thuyÕt nµo lµ thø thuèc ch÷a ®îc b¸ch bÖnh. Trong giai ®o¹n biÖt lËp còng cã mét vµi cè g¾ng héi nhËp b»ng nh÷ng t¸c phÈm kh¸c nhau. nh÷ng ph¶i ®Õn nh÷ng n¨m ®Çu 60 míi thÊy xuÊt hiÖn nh÷ng cè g¾ng cã thùc chÊt. Kh¶o híng qu¸ tr×nh:
HO¹CH §ÞNH Tæ CHøC §IÒU KHIÓN KIÓM SO¸T

H×nh 3.1 Kh¶o híng qu¸ tr×nh A. Kh¶o híng qu¸ tr×nh. Th¸ng 12 n¨m 1961 cã mét bµi viÕt cña gi¸o s Harold Koontz nãi chi tiÕt vÒ sù biÖt lËp (ph©n hãa) cña nh÷ng kh¶o híng vÒ qu¶n trÞ, råi kÕt luËn r»ng cã mét rõng lý thuyÕt vÒ qu¶n trÞ. Koontz thõa nhËn r»ng mçi kh¶o híng cã thÓ cã phÇn ®ãng gãp 27

Quaûn trò hoïc

vµo lý thuyÕt qu¶n trÞ. «ng còng chøng minh r»ng (1) kh¶o híng hµnh vi vµ kh¶o híng ®Þnh lîng kh«ng t¬ng ®¬ng víi lÜnh vùc qu¶n trÞ mµ chØ lµ nh÷ng c«ng cô cña nhµ qu¶n trÞ, (2) kh¶o híng qu¸ tr×nh cã thÓ bao gåm vµ tæng hîp sù biÖt lËp hiÖn nay. Kh¶o híng qu¶ tr×nh do Henri Fayol ®Ò xíng, quan niÖm qu¶n trÞ nhËp mét qu¸ tr×nh thùc hiÖn th«ng qua vµ cïng víi nh÷ng ho¹t ®éng trong nh÷ng nhãm cã tæ chøc. Nh trong h×nh 3.1, nh÷ng nhµ qu¶n trÞ ph¶i thùc thi bèn chøc n¨ng: ho¹ch ®Þnh, tæ chøc, ®iÒu khiÓn vµ kiÓm so¸t, ®ã lµ mét qu¸ tr×nh liªn tôc. Bµi viÕt cña Koontz ®· g©y ra nhiÒu tranh luËn. N¨m 1963, Koontz ®îc mêi ®Õn dù mét buæi héi th¶o cña nh÷ng gi¸o s vµ nhµ thùc hµnh cã uy tÝn vÒ qu¶n trÞ víi môc ®Ých ®¸nh gi¸ c¸c kh¶o híng vµ ®Þnh xem cã thÓ cã mét sù tæng hîp cho mét lý thuyÕt tæng qu¸t hay kh«ng, tuy cha cã ®îc sù nhÊt trÝ nh÷ng vÞ trÝ cña kh¶o híng qu¸ tr×nh ®· ®îc Koontz lµm s¸ng tá, vµ vÞ trÝ Êy còng thÊy râ trong c¸c s¸ch gi¸o khoa. B. Kh¶o híng hÖ thèng. Trong mét thËp niªn b¾t ®Çu tõ kho¶ng gi÷a nh÷ng n¨m 60, kh¶o híng nµy ®îc ®«ng ®¶o ngêi theo. HÖ thèng lµ mét tËp hîp nh÷ng phÇn tö liªn quan víi nhau vµ phô thuéc vµo nhau, vµ ®îc xÕp ®Æt sao ®Ó t¹o ra mét thÓ thèng nhÊt, thÝ dô nh x· héi, xe h¬i, con vËt, c¬ thÓ ngêi ta. ý niÖm vÒ hÖ thèng ®· ®îc c¸c nhµ sinh lý häc sö dông ®Ó gi¶i thÝch ph¬ng thøc mµ ®éng vËt dïng ®Ó gi÷ ®îc tr¹ng th¸i c©n b»ng b»ng c¸ch thu nh÷ng yÕu tè vµo vµ xuÊt nh÷ng yÕu tè ra. H×nh 3.2 lµ s¬ ®å tæ chøc theo kh¶o híng hÖ thèng. §èi víi nh÷ng doanh nghiÖp th× nh÷ng yÕu tè “vµo” lµ vËt t, nh©n c«ng vµ vèn. Nh÷ng qu¸ tr×nh biÕn ®æi sÏ lµm nh÷ng yÕu tè: “vµo” trë thµnh nh÷ng dÞch vô hay s¶n phÈm hoµn thµnh. Sù thµnh c«ng cña hÖ thèng phô thuéc vµo sù thµnh c«ng cña nh÷ng t¸c ®éng qua l¹i víi m«i trêng, nh vËy lµ nh÷ng nhãm hay nh÷ng thÓ chÕ dïng lµm c¬ së, nh÷ng nhµ cung cÊp, nh÷ng tæ chøc tµi chÝnh, nh÷ng c¬ quan nhµ níc, vµ nh÷ng kh¸ch hµng. B¸n nh÷ng yÕu tè “ra” sÏ ph¸t sinh l·i dïng ®Ó tr¶ tiÒn c«ng, thuÕ, mua nh÷ng yÕu tè “vµo” ®Ó tr¶ nî, tr¶ l·i cho nh÷ng cæ ®«ng. NÕu kh«ng ®ñ chi tr¶ nh÷ng mãn ®ã th× tæ chøc sÏ gÆp khã kh¨n vµ cã thÓ kh«ng tån t¹i ®îc.

HÖ THèNG
NH÷NG YÕU Tè VµO QU¸ TR×NH BIÕN §æI NH÷NG YÕU Tè RA

M«I TR­êNG

28

Quaûn trò hoïc

H×nh 3.2 Kh¶o híng hÖ thèng LiÖu kh¶o híng hÖ thèng cã thÓ dïng ®Ó héi nhËp tÊt c¶ nh÷ng kh¶o híng ®îc hay kh«ng? Kh¶o híng nµy quan niÖm r»ng mét tæ chøc gåm nh÷ng yÕu tè phô thuéc vµo nhau, gåm nh÷ng c¸ nh©n, nhãm, th¸i ®é, ®éng c¬, cÊu tróc t¸c ®éng qua l¹i, môc tiªu, chÕ ®é vµ quyÒn hµnh. NhiÖm vô cña mét qu¶n trÞ lµ lµm cho nh÷ng yÕu tè ®ã phï hîp ®Ó cã thÓ ®¹t ®îc môc tiªu cña tæ chøc. Kh¶o híng nµy cho thÊy bé phËn s¶n xuÊt dï ®¹t ®îc hiÖu suÊt cao tíi ®©u nh÷ng bé phËn tiÕp thÞ kh«ng tiªn liÖu ®îc thÞ hiÕu cña ngêi tiªu dïng thay ®æi ra sao, th× kÕt qu¶ chung cña tæ chøc sÏ kÐm hiÖu qu¶. Kh¶o híng nµy cßn gióp ta nhËn râ r»ng, tæ chøc kh«ng ph¶i lµ sù tån t¹i. Nã ph¶i dùa vµo m«i trêng ®Ó cã thÓ cã nh÷ng yÕu tè “vµo” cÇn thiÕt ®Ó duy tr× cuéc sèng, vµ dùa vµo nh÷ng nguån thu nhËp tõ nh÷ng yÕu tè “ra” cña nã. Kh«ng mét tæ chøc nµo tån t¹i mµ kh«ng coi träng nh÷ng luËt lÖ cña nhµ níc, liªn hÖ víi nh÷ng nhµ cung cÊp v.v.. nhµ qu¶n trÞ ph¶i tr¸ch nhiÖm cña m×nh ®èi víi m«i trêng vµ nh÷ng h¹n chÕ mµ m«i trêng ®· ¸p ®Æt. Tõ thËp niªn 60 ®Õn thËp niªn 70 kh¶o híng hÖ thèng ®· ®îc nhiÒu ngêi chó ý. Nhng nã kh«ng thÓ sö dông ®Ó t¹o ®îc mét lý thuyÕt héi nhËp vÒ qu¶n trÞ. Dï r»ng kh¶o híng nµy cho ta nh÷ng kh¸i niÖm rÊt tinh tÕ nh÷ng l¹i kh«ng chØ ra ®îc ¸p dông cô thÓ ®Ó lµm cho nh÷ng tæ chøc ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. H¬n n÷a kh¶o híng nµy míi ®îc chó ý gÇn ®©y, nªn nã cha ph¸t triÓn ®ñ ®Ó lµm c¬ së héi nhËp hiÖu qu¶. C. Kh¶o híng ngÉu nhiªn. §©y lµ híng míi nhÊt nh»m héi nhËp lý thuyÕt vÒ qu¶n trÞ. Tr¸i víi kh¶o híng hÖ thèng, c¬ së ngÉu nhiªn gióp ta nhËn ra nh÷ng biÕn cè bªn trong vµ bªn ngoµi t¸c ®éng vµo nh÷ng hµnh ®éng cña qu¶n trÞ vµ thùc hiÖn cña tæ chøc. V× nã cã kh¶ n¨ng ®a ra nh÷ng ®êng lèi nhÊt ®Þnh nªn cã nhiÒu c«ng dông ®èi víi nh÷ng nhµ qu¶n trÞ. Qu¶n trÞ còng nh chÝnh ®êi sèng kh«ng dùa trªn nh÷ng nguyªn t¾c ®¬n gi¶n, nhiÒu khi ngêi ta ®· coi nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n trÞ nh cã thÓ ¸p dông mét c¸ch phæ biÕn bÊt kÓ hoµn c¶nh nµo... Ch¼ng h¹n nh, ph©n chia lao ®éng cã thÓ h÷u Ých trong nhiÒu hoµn c¶nh nh÷ng còng cã khi c«ng viÖc trë nªn qu¸ chuyªn 29

Quaûn trò hoïc

m«n hãa; ®Ó cho nh÷ng nh©n viªn tham gia quyÕt ®Þnh cã thÓ lµ tèt, song cã khi ngêi qu¶n trÞ ph¶i quyÕt ®o¸n vµ buéc nh©n viªn thi hµnh. H×nh 3.3 minh häa mét c¸ch ph¸t biÓu ®¬n gi¶n mét nguyªn t¾c, nh kiÓu, nÕu cã X, th× cã Y nÕu muèn t¨ng n¨ng suÊt th× ph¶i ph©n chia lao ®éng, nÕu muèn lµm cho ngêi thî cã n¨ng suÊt cao th× ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p khuyÕn khÝch hä. TiÕc r»ng nh÷ng nguyªn t¾c trªn cña Taylor, Fayol vµ nh÷ng ngêi kh¸c kh«ng ph¶i lu«n lu«n cã kÕt qu¶ tèt ®Ñp trong thùc tÕ. H×nh 3.3: Kh¶o híng nguyªn t¾c
NÕU Cã

X

TH× TÊT Cã

Y

30

Quaûn trò hoïc

H×nh 3.4: Kh¶o híng ngÉu nhiªn
NÕU Cã TH× TÊT Cã

X
CßN TïY ë

Y

Z

Kh¶o híng ngÉu nhiªn muèn kÕt hîp víi thùc tÕ b»ng c¸ch héi nhËp nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n trÞ vµo trong khu«n khæ hoµn c¶nh. H×nh 3.4 ®a ra luËn ®Ò ngÉu nhiªn: “NÕu cã X, th× tÊt cã Y, víi nh÷ng ®iÒu kiÖn cña Z”. Nh vËy Z lµ biÕn sè ngÉu nhiªn. Nh÷ng cè g¾ng gÇn ®©y cña kh¶o híng nµy lµ t×m c¸ch c¸ch ly biÕn sè Z, thay nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh kh¸c cña hoµn c¶nh. Kh¶o híng ngÉu nhiªn ®îc cho lµ hîp lý theo trùc gi¸c. V× nh÷ng tæ chøc th× kh¸c biÖt nhau vÒ kÝch thíc, môc tiªu, nhiÖm vô, vµ nh÷ng ®iÒu t¬ng tù nh vËy nªn khã cã thÓ cã ®îc nh÷ng nguyªn lý nµo ¸p dông mét c¸ch kh¸i qu¸t. Nhng tÊt nhiªn, nãi r»ng “tÊt c¶ cßn tïy” th× dÔ, nh÷ng nãi “c¸i mµ nã tïy vµo” th× l¹i lµ mét chuyÖn kh¸c. HiÖn nay c¸c nhµ nghiªn cøu ®ang híng nç lùc vµo viÖc t×m kiÕm nh÷ng biÕn sè “c¸i mµ”. Tãm t¾t : Nh÷ng kim tù th¸p Ai CËp vµ V¹n Lý Trêng Thµnh Trung Quèc lµ nh÷ng b»ng chøng cho thÊy, nh÷ng c«ng tr×nh lín lao, ®ßi hái nh÷ng tµi n¨ng qu¶n trÞ ®· ®îc thùc hiÖn hµng ngh×n n¨m tríc ®©y. H¬n hai tr¨m n¨m tríc ®©y, Adam Smith ®· nãi râ nh÷ng lîi Ých cña sù ph©n chia lao ®éng. Nhu cÇu vÒ mét lý thuyÕt qu¶n trÞ chÝnh thøc trë thµnh hiÓn nhiªn trong thêi kú c¸ch m¹ng c«ng nghiÖp. Nöa ®Çu thÕ kû 20 lµ thêi biÖt lËp vÒ t tëng qu¶n trÞ. Qu¶n trÞ khoa häc t×m hiÖu qu¶ s¶n xuÊt b»ng c¸ch t×m “mét lèi hay nhÊt” cho mçi c«ng viÖc. Nh÷ng nhµ lý thuyÕt tæng qu¸t t×m tßi nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n trÞ ®Ó ¸p dông cho toµn bé tæ chøc. Kh¶o híng hµnh vi tËp trung vµo qu¶n trÞ nh÷ng con ngêi. Kh¶o híng ®Þnh lîng dïng nh÷ng kü thuËt to¸n vµ thèng kª ®Ó lµm tèt h¬n nh÷ng quyÕt ®Þnh vÒ cÊp ph¸t tµi nguyªn. Mét c¬ së cho viÖc thèng nhÊt t tëng qu¶n trÞ thùc sù b¾t ®Çu vµo nh÷ng n¨m ®Çu thËp niªn 60. §· cã ®Ò nghÞ dïng kh¶o híng qu¸ tr×nh ®Ó tæng hîp nh÷ng biÖt lËp. Theo kh¶o híng nµy, nh÷ng nhµ qu¶n trÞ thiÕt kÕ, tæ chøc, ®iÒu khiÓn, vµ kiÓm so¸t. Kh¶o híng nh×n nhËn sù phô thuéc lÉn nhau cña c¸c ho¹t ®éng néi bé trong mét tæ chøc vµ gi÷a tæ chøc víi m«i trêng bªn ngoµi. Kh¶o híng ngÉu nhiªn t¸ch nh÷ng biÕn cè cña hoµn c¶nh cã ¶nh hëng quan träng tíi nh÷ng hµnh ®éng qu¶n trÞ vµ sù thùc hiÖn cña tæ chøc. 31

Quaûn trò hoïc

HiÖn nay chóng ta ®ang ë ®©u? T tëng qu¶n trÞ hiÖn nay bao gåm nh÷ng thu nhËp tõ nh÷ng kh¶o híng kh¸c nhau. Gi¸o tr×nh nµy chñ yÕu dùa vµo hai kh¶o híng qu¸ tr×nh vµ ngÉu nhiªn ®Ó héi nhËp lý thuyÕt vµ thùc hµnh vÒ qu¶n trÞ.

32

Quaûn trò hoïc

Nh÷ng c©u hái «n tËp 1. M« t¶ t¹i sao ®Ó x©y dùng kim tù th¸p cÇn tíi nh÷ng tµi n¨ng qu¶n trÞ? 2. Gi¶i thÝch nh÷ng u ®iÓm cña sù ph©n chia lao ®éng? 3. Cuéc C¸ch m¹ng c«ng nghiÖp ®· lµm t¨ng nhu cÇu vÒ mét lý thuyÕt chÝnh thøc vÒ qu¶n trÞ nh thÕ nµo? 4. Gi¶i thÝch sù ®ãng gãp cña lý thuyÕt qu¶n trÞ mét c¸ch khoa häc vµo t tëng qu¶n trÞ? 5. NhËn râ 14 nguyªn t¾c cña Fayol. Nh÷ng nguyªn t¾c nµo hiÖn nay cßn cã thÓ ¸p dông? 6. §iÒu quan träng lÞch sö cña nh÷ng cuéc nghiªn cøu Hawthornes lµ g×? 7. Lý thuyÕt ®Þnh lîng vÒ qu¶n trÞ gióp g× cho c¸c nhµ qu¶n trÞ? 8. Kh¶o híng qu¸ tr×nh cã tÝnh héi nhËp nh thÕ nµo? 9. Gi¶i thÝch nhµ qu¶n trÞ thùc hµnh cã thÓ cã lîi nh thÕ nµo khi dïng kh¶o híng ngÉu nhiªn?

33

Quaûn trò hoïc

Ch¬ng IV
M«i trêng ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp Mét tæ chøc kh«ng tån t¹i biÖt lËp mµ thêng xuyªn t¸c ®éng qua l¹i víi m«i trêng. Nh÷ng sù thay ®æi tõ c¸c yÕu tè m«i trêng xung quanh, cã thÓ t¹o ra nh÷ng c¬ héi, hoÆc lµ nguy c¬ ®e däa sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña nã. Qu¶n trÞ mét tæ chøc, hiÖu qu¶ kh«ng chØ ®ßi hái ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò mang tÝnh chÊt néi bé, nh gi¸ thµnh, n¨ng suÊt, chÊt lîng..., mµ ®iÒu quan träng h¬n lµ ph¶i qu¶n trÞ ®îc c¸c yÕu tè t¸c ®éng tõ m«i trêng. ChÝnh v× lÏ ®ã c¸c nhµ qu¶n trÞ ®Òu cÇn dµnh nhiÒu thêi gian ®Ó kh¶o s¸t vµ dù ®o¸n xu híng biÕn ®æi cña m«i trêng vµ coi ®ã nh lµ mét c«ng viÖc ®Çu tiªn, ph¶i tiÕn hµnh thêng xuyªn trong c«ng t¸c cña m×nh. KÕt qu¶ viÖc nghiªn cøu m«i trêng sÏ cung cÊp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ nh÷ng d÷ liÖu quan träng, lµm c¬ së cho viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng trong qu¶n trÞ tõ viÖc ho¹ch ®Þnh ®Õn c«ng viÖc tæ chøc, ®iÒu khiÓn vµ kiÓm so¸t. Nh÷ng vÊn ®Ò ®îc tr×nh bµy trong ch¬ng nµy sÏ gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ hiÓu biÕt tèt h¬n vÒ m«i trêng cña mét tæ chøc. Tuy nhiªn ®Ó híng vµo träng t©m, chóng ta sÏ tËp trung nghiªn cøu m«i trêng ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp. I. KHÁI NIÖM VÀ PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG. I.1 KHÁI NIỆM. M«i trêng ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp lµ tæng hîp c¸c yÕu tè, c¸c lùc lîng vµ thÓ chÕ tõ bªn trong còng nh tõ bªn ngoµi thêng xuyªn t¸c ®éng ¶nh hëng kh¸ch quan ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. I.2 PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG. Tïy theo gãc ®é tiÕp cËn kh¸c nhau ngêi ta cã thÓ ph©n m«i trêng thµnh nhiÒu lo¹i. Cô thÓ lµ: a. C¨n cø theo ph¹m vi vµ cÊp ®é m«i trêng. M«i trêng cã thÓ ph©n ra thµnh c¸c lo¹i sau: a.1. M«i trêng bªn ngoµi. Bao gåm c¸c yÕu tè, lùc lîng vµ thÓ chÕ tõ bªn ngoµi cã ¶nh hëng ®Õn ho¹t ®éng cña tæ chøc. M«i trêng bªn ngoµi gåm hai cÊp ®é: M«i trêng vÜ m«: Nã thêng bao gåm c¸c yÕu tè thÓ chÕ cã t¸c ®éng ¶nh hëng chung ®Õn c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau. C¸c yÕu tè m«i trêng nµy thêng bao gåm: c¸c ®iÒu kiÖn vÒ kinh tÕ, chÝnh trÞ ph¸p luËt, x· héi, tù nhiªn vµ c«ng nghÖ. M«i trêng vi m« (hay cßn gäi lµ m«i trêng ®Æc thï hoÆc m«i trêng t¸c nghiÖp): §©y lµ lo¹i m«i trêng gåm c¸c yÕu tè, thÓ chÕ 34

Quaûn trò hoïc

cã ¶nh hëng ®Õn mét sè ngµnh hoÆc mét sè doanh nghiÖp nhÊt ®Þnh. C¸c yÕu tè m«i trêng nµy thêng bao gåm: kh¸ch hµng, c¸c ®èi thñ c¹nh tranh, nh÷ng ngêi cung cÊp, c¸c nhãm ¸p lùc. ë ®©y cÇn lu ý thªm, khi x¸c ®Þnh m«i trêng vi m« cña mét doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo: Ngµnh nghÒ kinh doanh. ThÞ trêng môc tiªu cña mçi doanh nghiÖp. Sù thay ®æi mét trong hai yÕu tè nµy, sÏ lµm thay ®æi m«i trêng vi m« cña c¸c doanh nghiÖp. a.2 M«i trêng néi bé (hoµn c¶nh néi bé). Nã gåm c¸c yÕu tè ®iÒu kiÖn hoµn c¶nh bªn trong cña doanh nghiÖp cã ¶nh hëng kh¸ch quan ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña nã. Nã thêng gåm c¸c yÕu tè, nh: nguån nh©n lùc, kh¶ n¨ng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc, s¶n xuÊt, tµi chÝnh, marketting, v¨n hãa cña tæ chøc.... C¸c lo¹i m«i trêng trªn cã mèi quan hÖ mËt thiÕt, t¸c ®éng qua l¹i, t¹o c¬ së vµ tiÒn ®Ò lÉn nhau. Sù thay ®æi m«i trêng vÜ m« cã t¸c ®éng ¶nh hëng ®Õn m«i trêng vi m« vµ m«i trêng néi bé. Ngîc l¹i, sù thay ®æi m«i trêng néi bé vµ m«i trêng vi m«, xÐt cho cïng sÏ dÉn ®Õn sù thay ®æi cña m«i trêng vÜ m«. C¸c lo¹i m«i trêng ph©n lo¹i theo c¸c tiªu thøc trªn cã thÓ kh¸i qu¸t b»ng s¬ ®å sau: (Xem s¬ ®å 4.1) M«i trêng vÜ m«: 1. C¸c yÕu tè kinh tÕ 2. C¸c yÕu tè chÝnh trÞ vµ ph¸p luËt 3. C¸c yÕu tè v¨n hãa x· héi 4. C¸c yÕu tè tù nhiªn 5. C¸c yÕu tè khoa häc c«ng M«i trêng vi m« t¸c nghiÖp: 1. C¸c ®èi thñ c¹nh tranh 2. Kh¸ch hµng 3. Nh÷ng ngêi cung cÊp 4. C¸c nhãm ¸p lùc 1. Nguån nh©n lùc 2. Kh¶ n¨ng nghiªn cøu ph¸t triÓn 3. S¶n xuÊt 4. Tµi chÝnh kÕ to¸n 5. Marketing 35

M«i trêng néi bé:

Quaûn trò hoïc

S¬ ®å 4.1: C¸c lo¹i m«i trêng t¸c ®éng ®Õn doanh nghiÖp b. C¨n cø theo møc ®é phøc t¹p vµ møc ®é biÕn ®éng cña m«i trêng : theo tiªu thøc nµy m«i trêng ®îc ph©n thµnh 4 lo¹i : M«i trêng ®¬n gi¶n æn ®Þnh
Møc ®é M«i trêng BiÕn ®éng §é phøc n¨ng ®éng t¹p cña m«i tr­êng

M«i trêng ®¬n gi¶n n¨ng ®éng phøc t¹p æn ®Þnh
æn ®Þnh

M«i trêng phøc t¹p n¨ng ®éng

(1) §¬n gi¶n-Phøc t¹p N¨ng ®éng M«i tr­êng cã Ýt c¸c yÕu tè c¸c yÕu tè ®éng
§¬n gi¶n §¦

(2) §¬n gi¶n-

M«i t­êng cã Ýt C¸c yÕu tè biÕn

C¸c yÕu tè Ýt thay ®æi

th­êng xuyªn (3) Phøc t¹p-æn ®Þnh ®éng
Phøc t¹p

4) Phøc t¹p-N¨ng

M«i tr­êng cã nhiÒu yÕu tè

M«i tr­êng cã

nhiÒu yÕu tè t¸c ®éng tíi C¸c yÕu tè Ýt thay ®æi C¸c yÕu tè thay ®æi th­êng

S¬ ®å 4.2: C¸c lo¹i m«i trêng ph©n theo møc ®é phøc t¹p xuyªn vµ biÕn ®éng cña nã

Sù t¸c ®éng cña mçi lo¹i m«i trêng trªn ®Òu cã ¶nh hëng ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Nhng, møc ®é ¶nh hëng cña chóng sÏ kh¸c nhau ®èi víi tõng doanh nghiÖp. V× vËy, c¸ch qu¶n 36

Quaûn trò hoïc

trÞ doanh nghiÖp trong tõng lo¹i m«i trêng ®ã còng cÇn ®îc thùc hiÖn kh¸c nhau. Hai c¸ch ph©n lo¹i trªn thêng ®îc sö dông kÕt hîp trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu m«i trêng cña mét doanh nghiÖp. Khi nghiªn cøu m«i trêng theo tõng yÕu tè, ta sö dông c¸ch ph©n lo¹i thø nhÊt. Khi tæng hîp vµ nhËn ®Þnh chung vÒ m«i trêng, cã thÓ sö dông c¸ch ph©n lo¹i thø hai. I.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU MÔI TRƯỜNG. §Ó cho c«ng t¸c nghiªn cøu m«i trêng cã kÕt qu¶, c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn lu ý nh÷ng vÊn ®Ò sau ®©y: Khi nghiªn cøu m«i trêng cÇn xem xÐt nã ë c¶ hai tr¹ng th¸i tÜnh vµ ®éng ë tr¹ng th¸i tÜnh cÇn x¸c ®Þnh: KÕt cÊu cña m«i trêng. Tøc lµ cÇn x¸c ®Þnh m«i trêng cña mét doanh nghiÖp gåm nh÷ng yÕu tè t¸c ®éng cô thÓ nµo ? TÝnh chÊt vµ møc ®é ¶nh hëng cña tõng yÕu tè ®ã ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp vµ hiÖn tr¹ng c¸c yÕu tè cña m«i trêng doanh nghiÖp. Trªn thùc tÕ, m«i trêng kh«ng ®øng yªn mµ lu«n lu«n vËn ®éng biÕn ®æi. Do ®ã, sÏ sai lÇm, nÕu kh«ng nghiªn cøu m«i trêng trong tr¹ng th¸i ®éng. Néi dung nghiªn cøu ë tr¹ng th¸i nµy cÇn lµ: Dù ®o¸n ®îc xu híng vËn ®éng vµ biÕn ®æi cña tõng yÕu tè vµ tõng lo¹i m«i trêng. Mèi quan hÖ t¸c ®éng qua l¹i cña c¸c yÕu tè nµy. ViÖc nghiªn cøu m«i trêng trong tr¹ng th¸i ®éng cã ý nghÜa quan träng ®èi víi c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh môc tiªu chiÕn lîc cña doanh nghiÖp. Ngoµi ra, khi xem xÐt m«i trêng cÇn nghiªn cøu thªm khÝa c¹nh quèc tÕ cña nã. Cô thÓ ë ®©y cã hai vÊn ®Ò cÇn lu ý: 1. M«i trêng vÜ m« vµ vi m« kh«ng nhÊt thiÕt chØ x¸c ®Þnh trong ph¹m vi mét quèc gia nµo ®ã, mµ cã thÓ më réng ra ph¹m vi quèc tÕ, hoÆc mét khu vùc. 2. Sù thay ®æi m«i trêng kinh doanh quèc tÕ cã t¸c ®éng ®Õn m«i trêng kinh doanh trong níc. * Tãm l¹i: Khi nghiªn cøu m«i trêng, ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i sö dông kÕt hîp c¶ 3 c¸ch tiÕp cËn trªn. Cã nh vËy, kÕt qu¶ nghiªn cøu m«i trêng míi ph¶n ¶nh ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. II. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CÁC LOẠI MÔI TRƯỜNG. Nh×n chung, m«i trêng cã ¶nh hëng ®Õn ho¹t ®éng cña mçi doanh nghiÖp (hoÆc mét tæ chøc) ë c¸c mÆt sau: §Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. §Õn ph¹m vi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. 37

Quaûn trò hoïc

§Õn møc tù chñ cña doanh nghiÖp. §Õn môc tiªu vµ chiÕn lîc ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. V× vËy, viÖc nghiªn cøu m«i trêng lµ cÇn thiÕt kh¸ch quan. M«i trêng cã thÓ t¸c ®éng ®Õn doanh nghiÖp theo hai híng c¬ b¶n: 1. Híng thuËn, khi nã t¹o ra c¬ héi thuËn lîi cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. 2. Híng nghÞch, khi nã ®e däa vµ g©y thiÖt h¹i ®èi víi doanh nghiÖp. Sau ®©y, chóng ta sÏ nghiªn cøu vai trß, tÝnh chÊt ¶nh hëng cña tõng lo¹i m«i trêng ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. II.1. MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ ( MÔI TRƯỜNG TỔNG QUÁT ) a. C¸c ®iÒu kiÖn kinh tÕ. §©y lµ mét yÕu tè rÊt quan träng cña m«i trêng vÜ m«. Sù thay ®æi cña c¸c yÕu tè kinh tÕ vÜ m« sÏ t¹o ra nh÷ng c¬ héi hoÆc lµ nh÷ng ®e däa ®èi víi tæ chøc. C¸c yÕu tè chñ yÕu h×nh thµnh nh÷ng ®iÒu kiÖn kinh tÕ vÜ m« gåm: Xu híng cña tæng s¶n phÈm quèc d©n (GNP). L·i suÊt ng©n hµng. C¸n c©n thanh to¸n quèc tÕ. Møc ®é l¹m ph¸t. Tû gi¸ ngo¹i tÖ. ChÝnh s¸ch tµi chÝnh tiÒn tÖ. Giai ®o¹n cña chu kú kinh tÕ. Sù biÕn ®éng cña thÞ trêng chøng kho¸n. Sù t¸c ®éng cña c¸c yÕu tè kinh tÕ vÜ m« ®èi víi mçi doanh nghiÖp cã thÓ kh¸c nhau vÒ møc ®é vµ tÝnh chÊt. Do vËy, ë mçi doanh nghiÖp c¸c nhµ qu¶n trÞ cã sù quan t©m kh¸c nhau ®èi víi c¸c yÕu tè trªn. b. C¸c ®iÒu kiÖn chÝnh trÞ vµ ph¸p luËt Nã bao gåm hÖ thèng c¸c quan ®iÓm, ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng. Nhµ níc, hÖ thèng luËt ph¸p, c¸c diÔn biÕn chÝnh trÞ trong níc, trong khu vùc vµ trªn toµn thÕ giíi vµ quan hÖ ®èi ngo¹i cña mét quèc gia. Trong xu thÕ hiÖn nay chÝnh trÞ ngµy cµng g¾n chÆt víi kinh tÕ nh»m t¹o ®iÒu kiÖn thóc ®Èy nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn. Sù kiÖn vÒ chÝnh trÞ lu«n chøa ®ùng nh÷ng c¬ héi, hoÆc nh÷ng ®e däa ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c tæ chøc. C¸c nhµ qu¶n trÞ giái lµ nh÷ng ngêi ph¶i nh¹y c¶m víi nh÷ng thay ®æi vÒ chÝnh trÞ, thÊy ®îc sù hiÖn diÖn cña nh÷ng ®iÒu kiÖn chÝnh trÞ hiÖn t¹i vµ pháng ®o¸n nh÷ng diÔn biÕn trong t¬ng lai. Sù biÕn ®éng phøc t¹p cña yÕu tè chÝnh trÞ thêng ®a 38

Quaûn trò hoïc

®Õn nh÷ng rñi ro, bÊt tr¾c ®èi víi doanh nghiÖp. Mét quèc gia thêng xuyªn cã sù xung ®ét, néi chiÕn x¶y ra liªn miªn, ®êng lèi chÝnh s¸ch kh«ng nhÊt quan sÏ lµ mét trë ng¹i lín ®èi víi c¸c doanh nghiÖp. c. C¸c ®iÒu kiÖn v¨n hãa x· héi. Trªn thùc tÕ sù ¶nh hëng cña c¸c yÕu tè v¨n hãa x· héi thêng chËm h¬n vµ khã nhËn ra ®îc. Tuy nhiªn, nã kh«ng kÐm phÇn quan träng. ThiÕu nh÷ng th«ng tin vµ kiÕn thøc v¨n hãa x· héi nhµ qu¶n trÞ sÏ khã tr¸nh ®îc nh÷ng quyÕt ®Þnh sai lÇm trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp m×nh. C¸c khÝa c¹nh cÇn quan t©m ë ®©y lµ : Nh÷ng quan niÖm vÒ ®¹o ®øc, nh÷ng chuÈn mùc cña x· héi gióp chóng ta ph©n biÖt c¸i tèt, c¸i xÊu, c¸i thiÖn, c¸i ¸c... nghiÖp... Nh÷ng quan niÖm vÒ thÈm mü, vÒ lèi sèng, vÒ nghÒ

C¸c tËp qu¸n, truyÒn thèng, phong tôc Tr×nh ®é häc vÊn, tr×nh ®é v¨n hãa cña nh©n d©n. Tæng d©n sè x· héi, c¬ cÊu d©n sè, xu híng dÞch chuyÓn cña d©n sè... Møc thu nhËp cña d©n c... TÊt c¶ c¸c yÕu tè ®ã cña quan hÖ x· héi cã ¶nh hëng trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp ®Õn môc tiªu vµ chiÕn lîc cña doanh nghiÖp trong hiÖn t¹i còng nh trong t¬ng lai. d. C¸c ®iÒu kiÖn tù nhiªn. Nã bao gåm vÞ trÝ, khÝ hËu, ®Êt ®ai, s«ng biÓn, c¸c nguån tµi nguyªn kho¸ng s¶n trong lßng ®Êt. Sù t¸c ®éng cña ®iÒu kiÖn tù nhiªn cã thÓ hÕt søc quan träng víi mét sè ngµnh nghÒ nhÊt ®Þnh nh: N«ng nghiÖp, ng nghiÖp, c«ng nghiÖp khai kho¸ng, du lÞch, vËn t¶i biÓn v.v... C¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i nhËn ®Þnh nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña c¸c ®iÒu kiÖn tù nhiªn ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp nh»m h×nh thµnh c¸c chiÕn lîc vµ chÝnh s¸ch kinh doanh phï hîp vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao. Nh×n chung, c¸c ®iÒu kiÖn tù nhiªn hiÖn nay cã mét sè vÊn ®Ò cÇn quan t©m: Sù « nhiÔm m«i trêng. cµng t¨ng. Sù c¹n kiÖt cña c¸c nguån tµi nguyªn, nh×n chung ngµy

§Ó b¶o vÖ lîi Ých cña céng ®ång, ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp trong quan hÖ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò cña m×nh ph¶i chó ý thùc hiÖn c¸c vÊn ®Ò sau: Mét lµ: Ph¶i cã ý thøc vµ tr¸ch nhiÖm trong viÖc b¶o vÖ m«i trêng; gi¶m tèi ®a nh÷ng t¸c ®éng g©y « nhiÔm m«i trêng do ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp g©y ra. 39

Quaûn trò hoïc

Hai lµ: Khai th¸c, sö dông mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm vµ cã hiÖu qu¶ c¸c nguån tµi nguyªn thiªn nhiªn. e. YÕu tè c«ng nghÖ. Nh÷ng tiÕn bé c«ng nghÖ trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®· ®a l¹i nh÷ng c¬ héi ®Ó c¸c doanh nghiÖp t¨ng n¨ng suÊt, chÊt lîng s¶n phÈm vµ gi¶m gi¸ thµnh. MÆt kh¸c nã còng t¹o ra nh÷ng khã kh¨n míi ®èi víi c¸c doanh nghiÖp. §ã lµ sù c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp ngµy cµng khèc liÖt, nhÊt lµ sù c¹nh tranh cña c¸c s¶n phÈm thay thÕ. Ngoµi ra, cïng víi sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ c«ng nghÖ th× sù biÕn ®æi vÒ mÆt x· héi ngµy cµng t¨ng. C¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i nhËn thøc ®îc tÝnh hai mÆt cña vÊn ®Ò nµy ®Ó, mét mÆt, võa tËn dông ®îc c¬ héi, nhng mÆt kh¸c võa h¹n chÕ ®îc nh÷ng nguy c¬ do sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ c«ng nghÖ mang l¹i. Sù ph¸t triÓn nh vò b·o cña khoa häc vµ c«ng nghÖ míi ®· g©y mét ¸p lùc rÊt lín ®èi víi c¸c doanh nghiÖp. Nh÷ng doanh nghiÖp nµo kh«ng cã kh¶ n¨ng øng dông nhanh chãng c«ng nghÖ míi vµo s¶n xuÊt rÊt cã thÓ bÞ thÊt b¹i trong c¹nh tranh vµ dÉn ®Õn ph¸ s¶n. Mét ®Æc ®iÓm kh¸c cÇn chó ý lµ: Thêi gian vßng ®êi cña c«ng nghÖ cã xu thÕ rót ng¾n dÇn (thêi gian tån t¹i cña mét c«ng nghÖ míi hiÖn nay cã thÓ rót ng¾n l¹i tõ 5 n¨m ®Õn 7 n¨m). ViÖc ®Çu t mét c«ng nghÖ cã ®é bÒn cao, thêi h¹n khÊu hao l©u trong mét sè trêng hîp cã thÓ kh«ng thÝch nghi víi xu híng hiÖn nay, còng nh viÖc x©y dùng nh÷ng xÝ nghiÖp víi quy m« kh¸ lín cã thÓ t¹o nªn sù tr× trÖ trong øng dông c«ng nghÖ míi. II.2. MÔI TRƯỜNG VI MÔ (MÔI TRƯỜNG TÁC NGHIỆP). §©y lµ lo¹i m«i trêng ¶nh hëng ®Õn h×nh thµnh tõng ngµnh, hoÆc tõng lo¹i doanh nghiÖp nhÊt ®Þnh. PhÇn lín ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp ®Òu chÞu sù t¸c ®éng trùc tiÕp cña lo¹i m«i trêng nµy. V× vËy, c¸c nhµ qu¶n trÞ rÊt quan t©m vµ thêng dµnh nhiÒu thêi gian ®Ó kh¶o s¸t kü c¸c yÕu tè cña m«i trêng nµy. M«i trêng vi m« cña doanh nghiÖp thêng gåm : a. Kh¸ch hµng. Lµ nh÷ng ngêi tiªu thô s¶n phÈm vµ dÞch vô cña doanh nghiÖp. Hä lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh ®Çu ra cña doanh nghiÖp. Kh«ng cã kh¸ch hµng c¸c doanh nghiÖp sÏ gÆp khã kh¨n trong tiªu thô c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô cña m×nh. Do ®ã, c¸c chiÕn lîc cña doanh nghiÖp ®Òu nh»m thu hót kh¸ch hµng vÒ phÝa m×nh. Muèn vËy, cÇn tiÕn hµnh c«ng t¸c nghiªn cøu ®Ó n¾m b¾t ®îc nhu cÇu, t©m lý vµ thÞ hiÕu cña kh¸ch hµng trong tõng giai ®o¹n kh¸c nhau. b. Nh÷ng ngêi cung øng. Lµ nh÷ng nhµ cung cÊp c¸c nguån lùc, nh: vËt t, thiÕt bÞ, vèn, nh©n sù... cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, kÓ c¶ c¸c c¬

40

Quaûn trò hoïc

quan cÊp trªn nh: bé chñ qu¶n, liªn hiÖp xÝ nghiÖp... cã quyÒn ®a ra c¸c chÝnh s¸ch vµ quy ®Þnh ®èi víi ho¹t ®éng doanh nghiÖp. Nh÷ng nhµ cung cÊp thêng lµ cung cÊp c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Sè lîng, chÊt lîng, gi¸ c¶ vµ thêi h¹n cung cÊp c¸c yÕu tè nµy ®Òu cã ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp. §Ó gi¶m bít rñi ro tõ yÕu tè nµy, c¸c nhµ doanh nghiÖp cÇn ph¶i t¹o ra ®îc mèi quan hÖ g¾n bã ®èi víi ngêi cung øng, c¸c c¬ quan cÊp trªn. MÆt kh¸c ph¶i t×m ra nhiÒu nhµ cung øng kh¸c nhau vÒ mét lo¹i nguån lùc. §iÒu nµy sÏ gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ thùc hiÖn quyÒn lùa chän, vµ chèng l¹i søc Ðp tõ nh÷ng nhµ cung cÊp. c. C¸c ®èi thñ c¹nh tranh. Trong xu thÕ hiÖn nay, khi kinh tÕ thÞ trêng ph¸t triÓn m¹nh, sù tiÕn bé cña khoa häc c«ng nghÖ ngµy cµng t¨ng th× sù c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp, c¸c ®¬n vÞ ngµy cµng khèc liÖt. §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i ý thøc ®îc sù ®e däa cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh vµ ®a ra nh÷ng ®èi s¸ch thÝch hîp nh»m gi¶m ®îc c¸c rñi ro trong ho¹t ®éng. C¸c ®èi thñ c¹nh tranh trªn thùc tÕ cã thÓ chia thµnh 3 d¹ng sau ®©y : C¸c ®èi thñ c¹nh tranh míi. Nã thêng gåm nh÷ng doanh nghiÖp míi tham gia kinh doanh trong ngµnh. C¸c ®èi thñ hiÖn cã trong ngµnh. §©y lµ ®èi thñ thêng thu hót sù chó ý nhiÒu nhÊt cña c¸c doanh nghiÖp. Sù c¹nh tranh gi÷a c¸c ®èi thñ hiÖn cã thêng diÔn ra trªn c¸c mÆt, nh: • C¹nh tranh vÒ chÊt lîng, mÉu m·, quy c¸ch, chñng lo¹i s¶n phÈm. • C¹nh tranh vÒ gi¸. • C¹nh tranh vÒ ph¬ng thøc b¸n hµng vµ c¸c dÞch vô sau khi b¸n hµng. • Mét sè mÆt kh¸c. C¸c s¶n phÈm thay thÕ. Trong xu thÕ hiÖn nay, ngoµi viÖc ph¶i ®èi ®Çu víi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh trùc tiÕp trong ngµnh, c¸c doanh nghiÖp cßn ph¶i ®èi phã víi c¸c ®èi thñ ë ngoµi ngµnh víi c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô cã kh¶ n¨ng thay thÕ c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô cña m×nh. ChÝnh sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ c«ng nghÖ míi ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho lo¹i h×nh c¹nh tranh nµy ngµy cµng quyÕt liÖt. Ph¬ng thøc c¹nh tranh chñ yÕu cña lo¹i h×nh nµy lµ th«ng qua sù thay ®æi vÒ gi¸ c¶ vµ chÊt lîng cña c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô. §Ó giµnh ®îc th¾ng lîi víi c¸c ®èi thñ, c¸c nhµ doanh nghiÖp cÇn ph¶i tr¶ lêi ®îc nh÷ng c©u hái c¬ b¶n sau ®©y: Môc tiªu, chiÕn lîc cña ®èi thñ c¹nh tranh lµ g× ? §iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu cña ®èi thñ c¹nh tranh lµ g× ? §iÓm m¹nh ®iÓm yÕu cña doanh nghiÖp m×nh lµ g× ? 41

Quaûn trò hoïc

§Ó lµm s¸ng tá nh÷ng vÊn ®Ò nµy, cÇn ph¶i bá ra nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc ®Ó nghiªn cøu c¸c ®èi thñ c¹nh tranh. §ã còng lµ mét c«ng viÖc kh«ng ®¬n gi¶n. Ngoµi ra, khi ®¸nh gi¸ vÒ nh÷ng mÆt m¹nh, yÕu cña m×nh, c¸c doanh nghiÖp thêng hay chñ quan. §iÒu nµy sÏ dÔ dÉn ®Õn chiÕn lîc c¹nh tranh do doanh nghiÖp ®Ò ra kh«ng hiÖn thùc. d. C¸c nhãm ¸p lùc x· héi. C¸c nhãm ¸p lùc x· héi ®èi víi doanh nghiÖp cã thÓ lµ: céng ®ång d©n c xung quanh khu vùc doanh nghiÖp ®ãng, hoÆc d luËn x· héi, c¸c tæ chøc c«ng ®oµn, hiÖp héi ngêi tiªu dïng, c¸c tæ chøc y tÕ, b¸o chÝ. Ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp sÏ gÆp ®îc nh÷ng thuËn lîi, nÕu ®îc c¸c tæ chøc trong céng ®ång ñng hé. Ngîc l¹i sÏ gÆp nh÷ng khã kh¨n, nÕu cã sù bÊt b×nh tõ phÝa céng ®ång. II.3 HOÀN CẢNH NỘI BỘ. Nã thêng gåm c¸c yÕu tè vµ ®iÒu kiÖn bªn trong cña doanh nghiÖp, nh: Nh©n sù, kh¶ n¨ng tµi chÝnh, v¨n hãa cña tæ chøc... Hoµn c¶nh néi bé thêng thÓ hiÖn nh÷ng ®iÓm m¹nh, yÕu cña doanh nghiÖp. Nã lµ mét yÕu tè quan träng ¶nh hëng ®Õn viÖc hoµn thµnh môc tiªu cña tæ chøc. Khi ho¹ch ®Þnh c¸c môc tiªu, nhÊt lµ môc tiªu ng¾n h¹n c¸c doanh nghiÖp ph¶i xuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®iÒu kiÖn néi bé cña m×nh: kh«ng nªn ®Ò ra c¸c môc tiªu qu¸ ¶o tëng vît khái nh÷ng kh¶ n¨ng néi bé. Víi ý nghÜa ®ã viÖc nhËn thøc ®óng hoµn c¶nh néi bé lµ mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò chñ yÕu cho qu¸ tr×nh lùa chän vµ x¸c ®Þnh môc tiªu, chiÕn lîc cña doanh nghiÖp. a. YÕu tè nh©n lùc. §©y lµ yÕu tè quan träng, cÇn ®îc ®¸nh gi¸ mét c¸ch kh¸ch quan vµ chÝnh x¸c. Khi nghiªn cøu yÕu tè nµy, c¸c doanh nghiÖp cÇn lµm râ c¸c khÝa c¹nh sau : - Tæng nh©n lùc hiÖn cã cña doanh nghiÖp - C¬ cÊu nh©n lùc. - Tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é lµnh nghÒ cña lùc lîng nh©n lùc - T×nh h×nh ph©n bæ vµ sö dông lùc lîng nh©n lùc - VÊn ®Ò ph©n phèi thu nhËp, c¸c chÝnh s¸ch ®éng viªn ngêi lao ®éng. - Kh¶ n¨ng thu hót nh©n lùc cña doanh nghiÖp. - Møc ®é thuyªn chuyÓn vµ bá viÖc.... b. Kh¶ n¨ng tµi chÝnh.

42

Quaûn trò hoïc

Lµ yÕu tè ®Æc biÖt ®îc c¸c nhµ doanh nghiÖp quan t©m. Nh÷ng yÕu kÐm trong yÕu tè nµy thêng g©y ra nh÷ng khã kh¨n lín ®èi víi viÖc thùc hiÖn môc tiªu cña c¸c doanh nghiÖp. C¸c néi dung cÇn xem xÐt ë yÕu tè nµy lµ : - Kh¶ n¨ng nguån vèn hiÖn cã so víi yªu cÇu thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch, chiÕn lîc cña doanh nghiÖp. - Kh¶ n¨ng huy ®éng c¸c nguån vèn tõ bªn ngoµi - T×nh h×nh ph©n bæ vµ sö dông c¸c nguån vèn. - ViÖc kiÓm so¸t c¸c chi phÝ. - C¸c quan hÖ tµi chÝnh trong néi bé víi c¸c ®¬n vÞ kh¸c. c. Kh¶ n¨ng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. T¬ng lai cña mét doanh nghiÖp phÇn nµo phô thuéc vµo yÕu tè nµy. NhiÒu nhµ qu¶n trÞ cßn cho r»ng, yÕu tè nµy nªn ®îc xem lµ tiªu thøc quan träng ®Ó ®¸nh gi¸ møc hiÖn ®¹i cña doanh nghiÖp. Bëi v× trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay doanh nghiÖp muèn gi÷ ®îc vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ trêng ®ßi hái ph¶i nç lùc trong nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn. Kh¶ n¨ng nµy ®îc thÓ hiÖn chñ yÕu qua c¸c mÆt sau: Kh¶ n¨ng ph¸t triÓn s¶n phÈm míi Kh¶ n¨ng c¶i tiÕn kü thuËt Kh¶ n¨ng øng dông c«ng nghÖ míi §Ó thùc hiÖn ®îc c¸c mÆt trªn, ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp thêng xuyªn ph¶i thu thËp th«ng tin vÒ thÞ trêng, kh¸ch hµng ®Ó h×nh thµnh nªn nh÷ng ý tëng vÒ s¶n phÈm míi vµ ph¶i thêng xuyªn cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ c«ng nghÖ míi. d. V¨n hãa cña tæ chøc. V¨n hãa cña tæ chøc lµ nh÷ng nhËn thøc tån t¹i trong c¸c thµnh viªn cña mét tËp thÓ, cã kh¶ n¨ng chi phèi mäi hµnh ®éng, suy nghÜ vµ nh÷ng thãi quen cña hä. Nãi mét c¸ch kh¸c, v¨n hãa cña tæ chøc lµ nh÷ng chuÈn mùc, khu«n mÉu cã tÝnh truyÒn thèng mµ mäi thµnh viªn cña tæ chøc ph¶i noi theo, ph¶i thùc hiÖn. Víi c¸ch hiÓu ®ã, v¨n hãa cña tæ chøc thêng ®îc biÓu hiÖn qua qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Cô thÓ lµ: 1. Møc ®é tù qu¶n c¸ nh©n. ë ®©y nã thÓ hiÖn møc ®é quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm, kh¶ n¨ng ®éc lËp vµ ph¹m vi ho¹t ®éng c¸ nh©n cã ®îc trong tæ chøc, nh÷ng c¬ héi ®Ó c¸ nh©n cã thÓ ®a ra s¸ng kiÕn vµ thùc hiÖn nh÷ng s¸ng kiÕn ®ã. 2. Møc ®é theo dâi tr«ng coi vµ kiÓm so¸t hµnh vi cña c¸c nh©n viªn 43

Quaûn trò hoïc

3. Møc ®é nhiÖt t×nh, ñng hé gióp ®ì vµ sù quan t©m ®Õn c¸c nh©n viªn cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. 4. Møc ®é g¾n bã cña c¸c thµnh viªn ®èi víi sù ph¸t triÓn cña tæ chøc. ÔÛ ®©y thÓ hiÖn tinh thÇn ®ång ®éi tin cËy lÉn nhau, sù chia sÏ nh÷ng khã kh¨n víi nhau vµ ý thøc tr¸ch nhiÖm ®èi víi sù ph¸t triÓn cña tæ chøc. 5. Nh÷ng tiªu chuÈn ®îc sö dông ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña nh©n viªn, ®Ó thùc hiÖn chÕ ®é khen thëng hay kû luËt nh©n viªn. 6. Møc ®é chÞu ®ùng nh÷ng xung ®ét. Nã thêng ®îc thÓ hiÖn qua nh÷ng kh¸c biÖt c¸ nh©n cã thÓ cã trong tæ chøc, qua sù chÊp nhËn kh¶ n¨ng duy tr× nh÷ng xung ®ét vµ kh¶ n¨ng hßa gi¶i nh÷ng xung ®ét ®Ó tæ chøc ph¸t triÓn. 7. Møc ®é chÊp nhËn nh÷ng may rñi. Trong c¸c tiªu thøc thÓ hiÖn ®Ò cËp ë trªn, cã nh÷ng tiªu thøc chung ®ßi hái bÊt kú mét nÒn v¨n hãa tæ chøc nµo còng ph¶i cã. §ã lµ: møc ®é nhiÖt t×nh ñng hé cña nhµ qu¶n trÞ ®èi víi nh©n viªn vµ sù g¾n bã cña c¸c thµnh viªn ®èi víi tæ chøc. NÕu hai tiªu thøc nµy cã xu híng gi¶m sót th×, nÒn v¨n hãa cña tæ chøc biÓu hiÖn ®ang suy tho¸i vµ yÕu kÐm. Trong trêng hîp ®ã sÏ ¶nh hëng ®Õn viÖc thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu cña tæ chøc. C¸c tiªu thøc kh¸c cã thÓ ®îc thùc hiÖn hÕt søc kh¸c nhau ë c¸c doanh nghiÖp, tïy theo tÝnh chÊt ®Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp vµ cña c¸c thµnh viªn cña nã. V¨n hãa cña tæ chøc ®îc h×nh thµnh rÊt ®a d¹ng, nÕu nã phï hîp víi ®Æc ®iÓm vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn cña tæ chøc th× sÏ thóc ®Èy tæ chøc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶. NÕu ngîc l¹i, nã sÏ k×m h·m vµ lµm c¶n trë viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu, nhiÖm vô cña tæ chøc vµ tr×nh ®é ph¸t triÓn cña tæ chøc. V× vËy nã cã ý nghÜa rÊt quan träng. Tãm l¹i : ViÖc nghiªn cøu m«i trêng bªn ngoµi gióp chóng ta nhËn thøc vÒ nh÷ng c¬ héi vµ ®e däa cã thÓ gÆp ph¶i trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp. Cßn nghiªn cøu m«i trêng néi bé sÏ gióp chóng ta nhËn thøc râ ®iÓm m¹nh, ®iÓm yÕu cña doanh nghiÖp. §ã lµ nh÷ng d÷ liÖu hÕt søc quan träng gióp chóng ta lùa chän môc tiªu, chiÕn lîc cña doanh nghiÖp. Môc tiªu chiÕn lîc cña doanh nghiÖp ph¶i ®îc x©y dùng trªn c¬ së liªn kÕt ®îc nh÷ng ®iÒu kiÖn bªn trong cña doanh nghiÖp víi nh÷ng c¬ héi cã ®îc tõ m«i trêng bªn ngoµi. Cã nh vËy c¸c môc tiªu vµ chiÕn lîc cña doanh nghiÖp míi mang tÝnh thùc thi cao.

C©u hái «n tËp 1. Kh¸i niÖm m«i trêng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ? 2. Ph©n lo¹i, ph¬ng ph¸p nghiªn cøu m«i trêng? 44

Quaûn trò hoïc

3. T¹i sao ngµy nay c¸c nhµ qu¶n trÞ l¹i dµnh nhiÒu thêi gian vµ søc lùc ®Ó nghiªn cøu m«i trêng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ?

45

Quaûn trò hoïc

Ch¬ng V
CHøC N¨NG HO¹CH §ÞNH Môc ®Ých cña bµi nµy lµ giíi thiÖu cïng c¸c b¹n vai trß vµ ý nghÜa cña c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh trong tiÕn tr×nh qu¶n trÞ, tiÕn tr×nh c¬ b¶n ®Ó ho¹ch ®Þnh, c¸c lo¹i kÕ ho¹ch cã thÓ cã trong mét tæ chøc vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó viÖc ho¹ch ®Þnh ®îc thµnh c«ng. I. VAI TRß Vµ ý NGHÜA CñA C«NG T¸C HO¹CH §ÞNH TRONG TIÕN TR×NH QU¶N TRÞ. Tríc khi tæ chøc, l·nh ®¹o hay kiÓm tra, nhµ qu¶n trÞ ph¶i lµm nh÷ng kÕ ho¹ch nãi râ môc ®Ých vµ ph¬ng híng cña ®¬n vÞ, hay nãi mét c¸ch cô thÓ, lµ ph¶i quyÕt ®Þnh cÇn ph¶i lµm g×, vµo lóc nµo, lµm nh thÕ nµo, vµ ai sÏ lµm nh÷ng viÖc ®ã. C«ng t¸c kÕ ho¹ch lµ cÇn thiÕt ®èi víi mäi cÊp trong mét tæ chøc vµ cµng ®èi víi cÊp cao, c«ng t¸c kÕ ho¹ch l¹i cµng quan träng v× cã ¶nh hëng ®èi víi c¶ tæ chøc. Th«ng thêng c¸c nhµ qu¶n trÞ cao cÊp dµnh nhiÒu thêi gian cña c«ng t¸c kÕ ho¹ch cho t¬ng lai xa vµ cho chiÕn lîc chung cña c¶ tæ chøc. C¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp díi th× lµm kÕ ho¹ch ng¾n h¹n vµ cho c¸c ®¬n vÞ cña hä. Nh÷ng kh¸c biÖt trong tr¸ch nhiÖm kÕ ho¹ch gi÷a c¸c nhµ qu¶n trÞ còng tïy thuéc vµo quy m« vµ môc tiªu cña tæ chøc, còng nh vµo c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cô thÓ cña tõng nhµ qu¶n trÞ. Trong ý nghÜa ®ã, mét c«ng ty ®a quèc gia sÏ quan t©m nhiÒu ®Õn viÖc ho¹ch ®Þnh cho t¬ng lai vµ xa h¬n lµ mét tiÖm b¸ch hãa b¸n lÎ. T¬ng tù nh thÕ, c¸c c«ng ty dÇu háa, hÇm má, hµng kh«ng thêng ph¶i lµm kÕ ho¹ch dµi h¹n xuÊt ph¸t tõ môc tiªu cña hä. Tr¸i l¹i, mét tiÖm cho thuª b¨ng video hay mét cöa hµng s¸ch thêng ph¶i chó ý nhiÒu ®Õn c¸c môc tiªu theo thêi vô. Ngoµi ra, còng cã nh÷ng lo¹i tæ chøc võa ph¶i quan t©m ®Õn kÕ ho¹ch l©u dµi lÉn nh÷ng kÕ ho¹ch ng¾n h¹n. VÝ dô c¸c nhµ chÕ t¹o quÇn ¸o thêng ph¶i lµm kÕ ho¹ch ng¾n h¹n vÒ thiÕt kÕ vµ mua s¾m vËt t nguyªn liÖu; ®ång thêi còng ph¶i chó ý ®Õn nh÷ng kÕ ho¹ch dµi h¹n vÒ nh©n sù, c¶i tiÕn kü thuËt s¶n xuÊt vµ n¨ng lùc cña c¬ së. C«ng t¸c ho¹ch ®Þnh gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ chñ ®éng h¬n trong viÖc ®èi phã víi bÊt tr¾c cña t¬ng lai, tËp trung ®îc nç lùc cña c¸c thµnh viªn trong tæ chøc híng vÒ cïng mét tiªu ®Ých vµ nhê ®ã mµ gi¶m thiÓu ®îc c¸c chi phÝ ph¸t sinh do sù lµm viÖc sai lÇm, v« Ých vµ thõa th·i ®èi víi viÖc híng vÒ môc tiªu. C«ng t¸c ho¹ch ®Þnh còng lµm dÔ dµng cho ho¹t ®éng kiÓm tra, c¨n cø vµo môc tiªu ®· ®îc x¸c ®Þnh.

46

Quaûn trò hoïc

II. TIÕN TR×NH C¬ B¶N CñA HO¹CH §ÞNH. Nãi chung, c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh cã thÓ bao gåm 5 bíc c¬ b¶n sau ®©y, ¸p dông cho mäi ho¹t ®éng ho¹ch ®Þnh vµ cho mäi cÊp qu¶n trÞ. Bíc 1: X¸c ®Þnh môc tiªu. C«ng t¸c ho¹ch ®Þnh b¾t ®Çu víi nh÷ng quyÕt ®Þnh vÒ nh÷ng g× mµ tæ chøc hoÆc ®¬n vÞ ph¶i lµm vµ muèn ®¹t ®Õn. NÕu kh«ng x¸c ®Þnh râ rµng c¸c môc tiªu, tæ chøc sÏ ph©n t¸n tµi nguyªn trªn mét diÖn réng vµ kh«ng tËp trung ®Ó thµnh ®¹t nh÷ng ®iÒu cô thÓ. V× vËy ph¶i x¸c lËp c¸c môc tiªu u tiªn vµ ph¶i thÊy nh÷ng môc tiªu cô thÓ cÇn ®¹t ®îc. ChØ víi c«ng t¸c ®ã, nhµ qu¶n trÞ míi cã thÓ ph©n bè vµ sö dông tµi nguyªn mét c¸ch h÷u hiÖu. Bíc 2: X¸c ®Þnh t×nh thÕ hiÖn t¹i cña tæ chøc. HiÖn nay, tæ chøc hay ®¬n vÞ cßn ë c¸ch môc tiªu bao xa? Cã nh÷ng tµi nguyªn nµo hiÖn cã ®Ó cã thÓ sö dông? ChØ cã sau khi ph©n tÝch vµ hiÓu râ t×nh h×nh, nhµ qu¶n trÞ míi cã thÓ ho¹ch ®Þnh nh÷ng bíc kÕ tiÕp ®Ó lµm kÕ ho¹ch. Trong giai ®o¹n nµy, viÖc trao ®æi th«ng tin trong néi bé tæ chøc còng nh víi bªn ngoµi - ®Æc biÖt lµ c¸c d÷ kiÖn tµi ch¸nh vµ thèng kª - lµ rÊt cÇn thiÕt. Bíc 3: X¸c ®Þnh c¸c thuËn lîi vµ khã kh¨n cña viÖc hoµn thµnh môc tiªu. Nh÷ng yÕu tè nµo cña m«i trêng bªn trong vµ m«i trêng bªn ngoµi cã thÓ gióp tæ chøc thµnh ®¹t môc tiªu? Nh÷ng yÕu tè nµo cã thÓ t¹o ra vÊn ®Ò? Th«ng thêng, nh÷ng g× hiÖn ®ang x¶y ra th× dÔ nhËn thÊy h¬n lµ t¬ng lai. Tuy nhiªn, trong giai ®o¹n nµy, nhµ qu¶n trÞ nªn cè g¾ng dù b¸o c¸c t×nh huèng t¬ng lai, c¸c vÊn ®Ò sÏ cã thÓ n¶y sinh, vµ nh÷ng c¬ héi cã thÓ cã. Bíc 4: X©y dùng kÕ ho¹ch, hoÆc hÖ thèng nh÷ng ho¹t ®éng ®Ó ®¹t môc tiªu. Bíc nµy trong tiÕn tr×nh c«ng t¸c kÕ ho¹ch lµ t×m ra nh÷ng gi¶i ph¸p hµnh ®éng kh¸c nhau ®Ó hoµn thµnh môc tiªu, lîng gi¸ c¸c gi¶i ph¸p vµ chän gi¶i ph¸p tèt nhÊt ®Ó thµnh ®¹t môc tiªu ®· ®Þnh. §©y lµ giai ®o¹n mµ nhµ qu¶n trÞ ph¶i lµm nh÷ng quyÕt ®Þnh hµnh ®éng cho t¬ng lai. Bíc 5: Thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Cuèi cïng trong tiÕn tr×nh ho¹ch ®Þnh lµ ®a kÕ ho¹ch ra thùc hiÖn. Nh÷ng nhµ qu¶n trÞ lµm kÕ ho¹ch mµ kh«ng hµnh ®éng, chØ lµm phÝ ph¹m th× giê. C«ng t¸c kÕ ho¹ch kh«ng chÊm døt khi kÕ ho¹ch ®· ®îc so¹n th¶o vµ nhÊt trÝ. KÕ ho¹ch ph¶i ®îc thùc hiÖn. Trong tiÕn tr×nh thùc hiÖn vµ ®îc kiÓm tra, kÕ ho¹ch cã thÓ cÇn ph¶i ®iÒu chØnh ®Ó tr¸nh thiÖt h¹i, hoÆc

47

Quaûn trò hoïc

lµm nh÷ng viÖc v« Ých. Lµm ®i lµm l¹i kÕ ho¹ch, v× vËy, ®«i khi l¹i lµ yÕu tè c¬ b¶n ®Ó ®¹t ®Õn thµnh qu¶ cuèi cïng. III. PH©N LO¹I KÕ HO¹CH. Cã 2 lo¹i kÕ ho¹ch chÝnh ®èi víi c¸c nhµ qu¶n trÞ. Tríc hÕt lµ nh÷ng kÕ ho¹ch chiÕn lîc (Strategic Plans) ®îc x©y dùng nh»m hoµn thµnh môc tiªu réng cña tæ chøc. Vµ lo¹i thø hai, lµ nh÷ng kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp (Operational Plans) cho thÊy chi tiÕt thi hµnh ®Ó hoµn thµnh c¸c kÕ ho¹ch chiÕn lîc. HÖ thèng c¸c lo¹i kÕ ho¹ch trong mét tæ chøc cã thÓ ®îc hiÓu râ trong h×nh vÏ sau ®©y:

48

Quaûn trò hoïc

MôC TIªU

KÕ HO¹CH CHIÕN LîC

KÕ HO¹CH T¸C NGHIÖP

Cho c¸c hµnh ®éng kh«ng lËp l¹i

Cho c¸c hµnh ®éng lËp l¹i

KÕ HO¹CH §¬N DôNG

KÕ HO¹CH TH­êNG TRùC

NG©N S¸CH

CHÝNH S¸CH

CH­¬NG TR×NH

THñ TôC

Dù ¸N

QUY §ÞNH

C¸c kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ®îc chia thµnh 2 lo¹i: KÕ ho¹ch ®¬n dông vµ kÕ ho¹ch thêng trùc. Nhµ qu¶n trÞ lµm c¸c kÕ ho¹ch ®¬n dông ®Ó hoµn thµnh nh÷ng môc tiªu cô thÓ vµ chÊm døt khi môc tiªu ®· hoµn thµnh. Tr¸i l¹i, c¸c kÕ ho¹ch thêng trùc lµ nh÷ng c¸ch thøc hµnh ®éng ®· ®îc tiªu chuÈn hãa ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng t×nh huèng thêng x¶y ra vµ cã thÓ thÊy tríc. 1. C¸c kÕ ho¹ch ®¬n dông: C¸c kÕ ho¹ch ®¬n dông lµ nh÷ng ph¬ng thøc ho¹t ®éng sÏ kh«ng ®îc lËp l¹i nguyªn xi trong t¬ng lai. VÝ dô: xÝ nghiÖp lµm mét kÕ ho¹ch ®Ó lËp ra mét ph©n xëng míi. §©y lµ mét kÕ ho¹ch ®¬n dông, v× vÒ sau nµy, khi cÇn lËp thªm mét ph©n xëng kh¸c n÷a, xÝ nghiÖp sÏ ph¶i lµm l¹i kÕ ho¹ch kh¸c, kh«ng thÓ ®em kÕ ho¹ch cò ra ¸p dông. C¸c lo¹i kÕ ho¹ch ®¬n dông chñ yÕu lµ ch¬ng tr×nh (Program), dù ¸n (Project) vµ ng©n s¸ch (Budget). Ch¬ng tr×nh bao gåm mét lo¹t t¬ng ®èi kh¸ nhiÒu c¸c ho¹t ®éng. Cã ch¬ng tr×nh vÜ ®¹i nh ch¬ng tr×nh ®a ngêi lªn mÆt 49

Quaûn trò hoïc

tr¨ng. Còng cã nh÷ng ch¬ng tr×nh nhá nh n©ng cao tr×nh ®é viÕt tiÕng ViÖt cña häc sinh líp 9 phæ th«ng. Mçi ch¬ng tr×nh sÏ quy ®Þnh (1) nh÷ng bíc hµnh ®éng chÝnh ®Ó ®¹t ®Õn môc tiªu (2) ®¬n vÞ hay c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm cho mçi bíc hµnh ®éng vµ (3) thø tù vµ thêi gian cña mçi bíc hµnh ®éng. Dù ¸n lµ nh÷ng phÇn nhá vµ t¸ch biÖt cña mét ch¬ng tr×nh. C¸c dù ¸n thêng cã ph¹m vi hÑp vµ cã nh÷ng chØ dÉn cô thÓ vÒ c«ng viÖc vµ thêi gian vµ thêng ®îc giao cho tõng ngêi cô thÓ phô tr¸ch. Ng©n s¸ch lµ b¶n têng tr×nh tµi nguyªn tiÒn b¹c ®îc dµnh cho nh÷ng ho¹t ®éng cô thÓ trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. §©y lµ nh÷ng c«ng cô chñ yÕu ®Ó kiÓm tra ho¹t ®éng cña mét xÝ nghiÖp vµ còng lµ phÇn quan träng trong c¸c ch¬ng tr×nh vµ dù ¸n. 2. C¸c kÕ ho¹ch thêng trùc: Khi c¸c ho¹t ®éng trong xÝ nghiÖp lµ nh÷ng ho¹t ®éng thêng xuyªn lËp ®i lËp l¹i, cã thÓ chØ cÇn mét lÇn quy ®Þnh lµ ®ñ ®Ó híng dÉn c¸c ho¹t ®éng sÏ lËp l¹i ®ã. Víi c¸c kÕ ho¹ch thêng trùc, nhµ qu¶n trÞ cã thÓ tiÕt kiÖm ®îc kh¸ nhiÒu th× giê lµm quyÕt ®Þnh ®èi víi nh÷ng t×nh huèng gièng nhau. VÝ dô: nÕu ng©n hµng cã quy ®Þnh râ rÖt vÒ chÝnh s¸ch cho vay tÝn dông, trêng hîp nµo ®óng chÝnh s¸ch sÏ ®îc chÊp thuËn, trêng hîp nµo sai sÏ bÞ b¸c bá. ViÖc quyÕt ®Þnh nhê vËy mµ sÏ nhanh chãng, tiÕt kiÖm ®îc c«ng søc vµ thêi gian. C¸c lo¹i kÕ ho¹ch thêng trùc chñ yÕu lµ: chÝnh s¸ch (Policy), thñ tôc (Procedure) vµ quy ®Þnh (Rule). ChÝnh s¸ch lµ nh÷ng híng dÉn tæng qu¸t vÒ viÖc lµm quyÕt ®Þnh, híng dÉn t duy cña nh©n viªn vµo môc tiªu cña xÝ nghiÖp. Trong ph¹m vi qu¶n trÞ xÝ nghiÖp, cã nh÷ng chÝnh s¸ch quan träng nh chÝnh s¸ch vÒ vÖ sinh thùc phÈm trong c«ng nghiÖp ®å hép vµ còng cã nh÷ng chÝnh s¸ch Ýt quan träng h¬n nh c¸ch thøc ¨n mÆc cña nh©n viªn trong xÝ nghiÖp. ChÝnh s¸ch thêng do cÊp qu¶n trÞ tèi cao trong xÝ nghiÖp quy ®Þnh, xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu gia t¨ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng, ph¶n ¸nh hÖ thèng gi¸ trÞ cña hä (vÝ dô vÒ mµu s¾c y phôc) vµ còng cã thÓ ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng tranh chÊp, m©u thuÉn cã thÓ x¶y ra ë cÊp díi. ChÝ nh s¸ch cña xÝ nghiÖp còng cã thÓ ®îc thµnh h×nh mét c¸ch kh«ng chÝnh thøc ë cÊp díi cña xÝ nghiÖp do sù lËp ®i lËp l¹i mét sù viÖc l©u ngµy. VÝ dô chÝnh s¸ch cña xÝ nghiÖp vÒ viÖc cÊp ph¸t v¨n phßng lµm viÖc, cïng c¸c tiÖn nghi, diÖn tÝch cho nh©n viªn, theo chøc vô trong c¬ quan. Thñ tôc hay thñ tôc ®iÒu hµnh (Standard Operating Procedures - SOP) lµ nh÷ng quy ®Þnh chi tiÕt ®Ó thùc hiÖn chÝnh s¸ch. Nã cung cÊp nh÷ng híng dÉn chi tiÕt ®Ó xö lý nh÷ng sù viÖc thêng x¶y ra. VÝ dô: mét c«ng ty kinh doanh cã chÝnh s¸ch cho kh¸ch hµng ®îc tr¶ l¹i hµng hãa ®· mua trong 24 giê. §Ó thùc hiÖn chÝnh s¸ch ®ã, c«ng ty cã thÓ quy ®Þnh nh÷ng thñ tôc ho¹t ®éng nh (1) ®ãn tiÕp niÒm në kh¸ch hµng muèn tr¶ l¹i, (2) 50

Quaûn trò hoïc

kiÓm tra hãa ®¬n mua hµng, (3) kiÓm tra chÊt lîng hµng hãa ®em tr¶ v.v... Nh÷ng chØ dÉn chi tiÕt nh thÕ gióp cho nh©n viªn biÕt c¸ch ®Ó hµnh ®éng vµ b¶o ®¶m sù nhÊt qu¸n cho mäi t×nh huèng. Quy ®Þnh hay quy t¾c (Rules) lµ nh÷ng x¸c ®Þnh r»ng nh÷ng viÖc nµo ph¶i lµm hay kh«ng ®îc lµm trong mét hoµn c¶nh nhÊt ®Þnh. VÝ dô: nh÷ng quy ®Þnh vÒ phßng ch¸y ch÷a ch¸y. C¸c quy ®Þnh kh«ng nh»m híng dÉn t duy hay c¸ch thøc quyÕt ®Þnh, mµ chØ Ên ®Þnh nh÷ng viÖc cô thÓ ph¶i lµm hay kh«ng ®îc lµm. MÆc dï mäi tæ chøc ®Òu cÇn ph¶i cã nh÷ng quy ®Þnh ®Ó lµm dÔ dµng cho ho¹t ®éng tËp thÓ, cÇn lu ý r»ng qu¸ nhiÒu quy ®Þnh cã thÓ lµm cho nh©n viªn c¶m thÊy ngét ng¹t, mÊt tù do; vµ ngîc l¹i, nÕu cã nhiÒu quy ®Þnh kh«ng ®îc tu©n thñ trong thùc tÕ, còng sÏ t¹o t©m tr¹ng xem thêng tÊt c¶ mäi quy ®Þnh trong xÝ nghiÖp. IV. §Ó C«NG T¸C HO¹CH §ÞNH §îC THµNH C«NG. §Ó viÖc ho¹ch ®Þnh ®îc tèt ®Ñp, nhµ qu¶n trÞ ph¶i quan t©m ®Õn nh÷ng ®iÒu sau: 1. ViÖc ho¹ch ®Þnh nªn ®îc nhiÒu ngêi tham gia: Nh©n viªn trong xÝ nghiÖp cµng ®îc tham gia nhiÒu chõng nµo trong viÖc ho¹ch ®Þnh hä cµng th«ng hiÓu vµ g¾n bã víi viÖc hoµn thµnh kÕ ho¹ch bÊy nhiªu. H¬n n÷a, khi cã nhiÒu ngêi tham gia vµo tiÕn tr×nh ho¹ch ®Þnh, sÏ cã nhiÒu th«ng tin, nhiÒu ý kiÕn, nhiÒu quan ®iÓm kh¸c nhau ®îc ®a ra xem xÐt ®Ó kÕ ho¹ch ®îc x©y dùng mét c¸ch tèt nhÊt. V× vËy, trong viÖc ho¹ch ®Þnh, c¸c xÝ nghiÖp, c¬ quan, nªn t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c nhµ qu¶n trÞ ë mäi cÊp (tøc lµ cÊp cao, cÊp trung vµ cÊp c¬ së), ®îc tham gia vµo tiÕn tr×nh nµy. 2. C¸c kÕ ho¹ch nªn ®¬n gi¶n: MÆc dï ho¹ch ®Þnh lµ mét tiÕn tr×nh phøc t¹p vµ ph¶i gi¶i quyÕt nhiÒu vÊn ®Ò khã kh¨n, b¶n th©n c¸c kÕ ho¹ch khi ®îc so¹n th¶o vµ c«ng bè nªn tr×nh bµy c¸c môc tiªu vµ c¸c hµnh ®éng cÇn ®îc thùc hiÖn mét c¸ch ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu vµ cô thÓ. §iÒu nµy sÏ khiÕn mäi ngêi hiÓu ®îc ®Çy ®ñ nh÷ng viÖc sÏ ph¶i thùc hiÖn vµ qua ®ã kh¶ n¨ng hoµn thµnh kÕ ho¹ch sÏ lín h¬n. 3. C¸c kÕ ho¹ch nªn linh ®éng: Do b¶n chÊt cña kÕ ho¹ch lµ dù trï c¸c hµnh ®éng cho t¬ng lai, vµ bëi lÏ t¬ng lai cã thÓ x¶y ra kh¸c víi sù dù b¸o, cho nªn kÕ ho¹ch kh«ng nªn cøng nh¾c. §iÒu quan träng vµ cÇn thiÕt lµ ph¶i nh¾c nhë c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp díi r»ng kÕ ho¹ch cã thÓ ph¶i thay ®æi ®Ó thÝch nghi víi nh÷ng hoµn c¶nh míi kh«ng dù kiÕn ®îc. Tuy nhiªn, còng ph¶i lu ý r»ng c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp díi kh«ng thÓ tù ý thay ®æi nh÷ng kÕ ho¹ch giao phã cho hä nÕu kh«ng cã sù trao ®æi tríc víi nhµ qu¶n trÞ cÊp trªn.

51

Quaûn trò hoïc

4. Sù thùc hiÖn kÕ ho¹ch ph¶i ®îc tiÕn hµnh trªn c¬ së cña sù th«ng hiÓu lý do hµnh ®éng, nh÷ng môc tiªu cÇn ph¶i ®¹t tíi, vµ chiÕn lîc chung cña c¶ tæ chøc. Khi lµm viÖc víi sù th«ng hiÓu ®ã, nh©n viªn trong xÝ nghiÖp lu«n lu«n sÏ lµm viÖc tèt h¬n lµ víi sù thiÕu hiÓu biÕt. Ngoµi ra, c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i lu«n lu«n quan t©m theo dâi tiÕn tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®Ó gióp gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò cã thÓ ph¸t sinh. C©U HáI «N TËP 1. B¹n hiÓu thÕ nµo vÒ tÝnh u tiªn cña ho¹ch ®Þnh? 2. Ho¹ch ®Þnh lµ dù trï tríc c¸c ho¹t ®éng trong t¬ng lai nhng kÕ ho¹ch l¹i ph¶i linh ®éng. Hai viÖc nµy cã m©u thuÉn víi nhau kh«ng? 3. Sù dù b¸o ®ãng vai trß g× trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh?

52

Quaûn trò hoïc

ch¬ng vi
Chøc n¨ng Tæ chøc
I. KH¸I NIÖM Vµ NGUY£N T¾C X¢Y DùNG C¥ CÊU Tæ CHøC CñA DOANH NGHIÖP.

1) Kh¸i niÖm. Tæ chøc lµ mét trong nh÷ng chøc n¨ng chung cña qu¶n trÞ liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng thµnh lËp nªn c¸c bé phËn trong tæ chøc bao gåm c¸c kh©u ( c¸c bé phËn chøc n¨ng) vµ c¸c cÊp (cao, trung vµ c¬ së) tøc lµ quan hµng däc ®Ó ®¶m nhËn nh÷ng ho¹t ®éng cÇn thiÕt, x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ vÒ nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm gi÷a c¸c bé phËn ®ã. Môc tiªu cña chøc n¨ng tæ chøc lµ t¹o nªn mét m«i trêng néi bé thuËn lîi cho mçi c¸ nh©n, mçi bé phËn ph¸t huy ®îc n¨ng lùc vµ nhiÖt t×nh cña m×nh , ®ãng gãp tèt nhÊt vµo viÖc hoµn thµnh môc tiªu chung cña tæ chøc. Trong c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh vÊn ®Ò tæ chøc cÇn ®îc c¸c nhµ qu¶n trÞ lu ý. Dick Cacsson, mét nhµ qu¶n trÞ næi tiÕng cña Mü nhËn xÐt, cã tõ 70 ®Õn 80% nh÷ng khiÕm khuyÕt trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn môc tiªu lµ do ¶nh hëng cña c«ng t¸c tæ chøc vµ thùc tÕ còng chØ ra r»ng chØ cã nh÷ng doanh nghiÖp nµo lµm tèt c«ng t¸c tæ chøc th× ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh míi thuËn lîi vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Trong tiÕn tr×nh thùc hiÖn chøc n¨ng tæ chøc cÇn lu ý c¸c vÊn ®Ò sau ®©y. 2) C¸c nguyªn t¾c cña tæ chøc qu¶n trÞ. - Thèng nhÊt chØ huy: Theo nguyªn t¾c nµy mçi thµnh viªn trong tæ chøc chØ chÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o cho nhµ qu¶n trÞ trùc tiÕp cña m×nh. - Nguyªn t¾c g¾n víi môc tiªu: Bao giê bé m¸y cña doanh nghiÖp còng ph¶i phï hîp víi môc tiªu. Môc tiªu lµ c¬ së ®Ó x©y dùng bé m¸y tæ chøc cña doanh nghiÖp. - Nguyªn t¾c hiÖu qu¶: Bé m¸y tæ chøc ph¶i x©y dông trªn nguyªn t¾c gi¶m chi phÝ. - Nguyªn t¾c c©n ®èi: C©n ®èi gi÷a quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm, c©n ®èi vÒ c«ng viÖc gi÷a c¸c ®¬n vÞ víi nhau. Sù c©n ®èi sÏ t¹o sù æn ®Þnh trong doanh nghiÖp vµ ph¶i cã c©n ®èi trong m« h×nh tæ chøc doanh nghiÖp nãi chung. - Nguyªn t¾c linh ho¹t: 53

Quaûn trò hoïc

Bé m¸y qu¶n trÞ ph¶i linh ho¹t ®Ó cã thÓ ®èi phã kÞp thêi víi sù thay ®æi cña m«i trêng bªn ngoµi vµ nhµ qu¶n trÞ còng ph¶i linh ho¹t trong ho¹t ®éng ®Ó cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®¸p øng víi sù thay ®æi cña tæ chøc.

II. TÇm h¹n qu¶n trÞ: Nhµ qu¶n trÞ ph¶i dùa vµo c¸c nguyªn t¾c nªu ë phÇn trªn vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò mang tÝnh lÝ luËn sau: TÇm h¹n qu¶n trÞ hay cßn gäi lµ tÇm h¹n kiÓm so¸t, lµ kh¸i niÖm dïng ®Ó chØ sè lîng nh©n viªn cÊp díi mµ mét qu¶n trÞ cã thÓ ®iÒu khiÓn mét c¸ch tèt ®Ñp nhÊt. Khi nãi “®iÒu khiÓn mét c¸ch tèt ®Ñp nhÊt” chóng ta muèn nãi ®Õn viÖc nhµ qu¶n trÞ, giao viÖc, kiÓm tra, híng dÉn l·nh ®¹o nh©n viªn díi quyÒn mét c¸ch tho¶ ®¸ng, cã kÕt qu¶. Theo kinh nghiÖm th× tÇm h¹n qu¶n trÞ tèt nhÊt cho mét nhµ qu¶n trÞ b×nh thêng lµ kho¶ng tõ 3 ®Õn 7 nh©n viªn thuéc cÊp. Tuy nhiªn, con sè nµy cã thÓ t¨ng lªn ®Õn 12 hay 15 trong trêng hîp nh©n viªn díi quyÒn chØ lµm nh÷ng ho¹t ®éng ®¬n gi¶n, vµ rót xuèng cßn 2-3 ngêi khi c«ng viÖc mµ cÊp díi trùc tiÕp cña nhµ qu¶n trÞ ph¶i thùc hiÖn lµ phøc t¹p. VÒ mÆt tæ chøc, tÇm h¹n qu¶n trÞ cã liªn quan mËt thiÕt ®Õn sè lîng c¸c tÇng nÊc trung gian trong mét xÝ nghiÖp. VÝ dô: nÕu xÝ nghiÖp cã 20 nh©n viªn, vµ tÇm h¹n qu¶n trÞ lµ 20, th× xÝ nghiÖp ®ã chØ cã 2 cÊp: lµ gi¸m ®èc vµ nh©n viªn (h×nh 6.1); Ngîc l¹i nÕu tÇm h¹n qu¶n trÞ trong xÝ nghiÖp ®ã ®îc x¸c ®Þnh lµ 3 (tøc lµ mçi nhµ qu¶n trÞ chØ cã thÓ qu¶n trÞ 3 ngêi), th× tæ chøc cña xÝ nghiÖp sÏ gåm ®Õn 4 cÊp (h×nh 6.2). Bé m¸y tæ chøc Ýt tÇng nÊc trung gian ®îc gäi lµ bé m¸y tæ chøc thÊp. Bé m¸y cã nhiÒu tÇng lµ bé m¸y tæ chøc cao. H×nh 6.1: Tæ chøc cã 2 cÊp

GI¸M §èC

(20 nh©n viªn) 54

Quaûn trò hoïc

H×nh 6.2: Tæ chøc 4 cÊp. Qua vÝ dô võa nãi, chóng ta thÊy r»ng víi mét sè lîng c¸n bé nh©n viªn b»ng nhau, nÕu xÝ nghiÖp chän tÇm h¹n qu¶n trÞ réng (tøc lµ mçi nhµ qu¶n trÞ ph¶i ®iÒu khiÓn mét sè ®«ng ngêi), xÝ nghiÖp sÏ cã Ýt tÇng nÊc trung gian gi÷a gi¸m ®èc vµ c«ng nh©n,vµ bé m¸y tæ chøc cña xÝ nghiÖp sÏ cã d¹ng thÊp. Ngîc l¹i nÕu xÝ nghiÖp chän tÇm h¹n qu¶n trÞ hÑp (tøc lµ mçi nhµ qu¶n trÞ chØ ®iÒu khiÓn mét sè Ýt ngêi), xÝ nghiÖp sÏ cã nhiÒu cÊp trung gian vµ bé m¸y tæ chøc cña xÝ nghiÖp sÏ cã d¹ng cao. Th«ng thêng chóng ta kh«ng thÝch nh÷ng bé m¸y tæ chøc cã nhiÒu tÇng nÊc trung gian, v× lµm chËm trÔ vµ lÖch l¹c sù th«ng ®¹t còng nh tiÕn tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong xÝ nghiÖp. Ai còng muèn bá bít c¸c tÇng nÊc trung gian ®Ó cã nh÷ng bé m¸y tæ chøc gän nhÑ. Tuy nhiªn nh sù tr×nh bµy trªn ®©y cho thÊy, vÊn ®Ò c¸c tÇng nÊc trung gian liªn quan ®Õn tÇm h¹n qu¶n trÞ. NÕu tÇm h¹n qu¶n trÞ réng, sÏ cã Ýt tÇng nÊc; ngîc l¹i, nÕu tÇm h¹n qu¶n trÞ hÑp, sÏ cã nhiÒu tÇng nÊc. Do ®ã, muèn gi¶i quyÕt vÊn ®Ò c¸c tÇng nÊc trung gian trong mét bé m¸y tæ chøc, cÇn ph¶i x¸c ®Þnh tÇm h¹n qu¶n trÞ nªn réng hay nªn hÑp. CÇn lu ý r»ng sù x¸c ®Þnh nµy kh«ng thÓ chñ quan. TÇm h¹n qu¶n trÞ réng chØ thuËn lîi khi nhµ qu¶n trÞ cã ®Çy ®ñ n¨ng lùc, khi cÊp díi cã tr×nh ®é lµm viÖc kh¸, khi c«ng viÖc cña cÊp díi æn ®Þnh, cã kÕ ho¹ch, Ýt thay ®æi, vµ cÊp díi ®îc nhµ qu¶n trÞ cÊp trªn uû quyÒn hµnh ®éng kh¸ nhiÒu. Tr¸i l¹i, nÕu n¨ng lùc cña nhµ qu¶n trÞ cã h¹n chÕ, tr×nh ®é cña cÊp díi còng kh«ng cao, hoÆc khi c«ng viÖc cña cÊp díi thêng xuyªn thay ®æi, c«ng viÖc kh«ng cã kÕ ho¹ch, th× tÇm h¹n qu¶n trÞ hÑp l¹i thÝch hîp h¬n. Trong trêng hîp ®ã, tæ chøc cã nhiÒu tÇng nÊc trung gian trong bé m¸y lµ kh«ng tr¸nh ®îc. Vµ muèn bá bít c¸c tÇng nÊc trung gian, tøc lµ më réng tÇm h¹n qu¶n trÞ, ph¶i gi¶i quyÕt nhiÒu vÊn ®Ò c¨n b¶n kh¸c, chø kh«ng thÓ chØ ®¬n gi¶n bá bít mét vµi cÊp. III. Tæ CHøC Bé M¸Y XÝ NGHIÖP. 55

Quaûn trò hoïc

Môc ®Ých cña bµi nµy lµ giíi thiÖu cïng c¸c b¹n c¸ch thøc thµnh lËp c¸c bé phËn trong xÝ nghiÖp, vµ liªn kÕt c¸c bé phËn ®ã trong mét c¬ cÊu tæ chøc thèng nhÊt ®îc gäi lµ bé m¸y tæ chøc hay c¬ cÊu tæ chøc cña xÝ nghiÖp. Bè côc cña bµi gåm cã 3 phÇn. PhÇn 1 tr×nh bµy ®Þnh nghÜa c¬ cÊu tæ chøc vµ nh÷ng yÕu tè t¸c ®éng lªn viÖc x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc cña mét xÝ nghiÖp. PhÇn 2 giíi thiÖu c¸c tiªu chuÈn ®Ó thµnh lËp c¸c ®¬n vÞ nhá trong xÝ nghiÖp vµ PhÇn 3 tr×nh bµy c¸c m« h×nh tæ chøc mét xÝ nghiÖp. 1. Kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ c¬ cÊu tæ chøc. C¬ cÊu tæ chøc hay bé m¸y tæ chøc cña mét c¬ quan, xÝ nghiÖp lµ sù s¾p xÕp c¸c bé phËn, c¸c ®¬n vÞ nhá trong c¬ quan, xÝ nghiÖp thµnh mét thÓ thèng nhÊt trong ®ã c¸c bé phËn ®îc giao phã nh÷ng nhiÖm vô vµ quyÒn hµnh râ rµng, díi sù l·nh ®¹o tËp trung cña nhµ qu¶n trÞ cao cÊp nhÊt trong c¬ quan hay xÝ nghiÖp ®ã. C¬ cÊu tæ chøc ®ãng vai trß quan träng trong ho¹t ®éng cña c¬ quan, xÝ nghiÖp. Mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý, gän nhÑ, cã quan hÖ ph©n c«ng cô thÓ, quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm râ rµng sÏ t¹o nªn mét m«i trêng néi bé thuËn lîi cho sù lµm viÖc cña c¸ nh©n vµ c¸c bé phËn, híng vÒ sù hoµn thµnh môc tiªu chung. Ngîc l¹i, nÕu xÝ nghiÖp hay c¬ quan cã mét c¬ cÊu tæ chøc kh«ng hîp lý, nhiÖm vô cña c¸c bé phËn trïng l¾p nhau, quan hÖ ph©n c«ng, quan hÖ quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm kh«ng râ rµng, xÝ nghiÖp hoÆc c¬ quan ®ã sÏ mÊt rÊt nhiÒu th× giê vµ c«ng søc ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò néi bé, th¸o gì c¸c víng m¾c vÒ ph©n c«ng, vÒ quyÒn hµnh, vÒ tr¸ch nhiÖm cña tõng ngêi, tõng bé phËn. V× vËy, nhiÖm vô cña nhµ qu¶n trÞ lµ ph¶i x©y dùng cho ®îc mét bé m¸y tæ chøc hîp lý vµ cã hiÖu qu¶, nÕu muèn c¬ quan, xÝ nghiÖp hoµn thµnh ®îc môc tiªu víi hiÖu qu¶ cao. C¸c t¸c gi¶ James Stoner vµ Charles Wankel ®· ®Þnh nghÜa rÊt x¸c ®¸ng vÒ chøc n¨ng tæ chøc cña nhµ qu¶n trÞ cho r»ng c«ng t¸c tæ chøc lµ tiÕn tr×nh x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc. Cã 4 yÕu tè quan träng chi phèi viÖc x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc cña mét xÝ nghiÖp hay c¬ quan mµ nhµ qu¶n trÞ ph¶i quan t©m. Hay nãi mét c¸ch cô thÓ trong tiÕn tr×nh x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc cña xÝ nghiÖp hay c¬ quan, nhµ qu¶n trÞ ph¶i c¨n cø vµo 4 yÕu tè sau ®©y. C¸c yÕu tè ®ã lµ: (1) Môc tiªu vµ chiÕn lîc ho¹t ®éng cña xÝ nghiÖp; (2) bèi c¶nh kinh doanh hay bèi c¶nh x· héi; (3) C«ng nghÖ s¶n xuÊt hoÆc kü thuËt kinh doanh cña xÝ nghiÖp vµ (4) N¨ng lùc, tr×nh ®é cña con ngêi trong xÝ nghiÖp ®ã. a) Tríc hÕt, c¬ cÊu tæ chøc cña mét xÝ nghiÖp tïy thuéc vµo chiÕn lîc hay nh÷ng nhiÖm vô vµ môc tiªu mµ xÝ nghiÖp ph¶i hoµn thµnh. Trong mét c«ng tr×nh nghiªn cøu vÒ c¬ cÊu tæ chøc cña c¸c xÝ nghiÖp c«ng nghiÖp Mü, Alfred Chandler.Jr. ®· ®i ®Õn kÕt luËn kh¼ng ®Þnh: “c¬ cÊu ®i theo chiÕn lîc” (Structure follows Strategy). 56

Quaûn trò hoïc

ChiÕn lîc cña mét xÝ nghiÖp cã ¶nh hëng ®Õn bé m¸y tæ chøc cña xÝ nghiÖp theo 3 lý do sau ®©y: 1. ChiÕn lîc x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô cña xÝ nghiÖp vµ c¨n cø vµo c¸c nhiÖm vô ®ã mµ x©y dùng bé m¸y. 2. ChiÕn lîc quyÕt ®Þnh lo¹i c«ng nghÖ kü thuËt vµ con ngêi phï hîp víi viÖc hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô, vµ c¬ cÊu tæ chøc sÏ ph¶i ®îc thiÕt kÕ theo lo¹i c«ng nghÖ ®îc sö dông còng nh theo nh÷ng ®Æc ®iÓm cña con ngêi trong xÝ nghiÖp ®ã. 3. ChiÕn lîc x¸c ®Þnh hoµn c¶nh m«i trêng trong ®ã xÝ nghiÖp sÏ ho¹t ®éng vµ hoµn c¶nh m«i trêng nµy sÏ ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ bé m¸y tæ chøc. b) YÕu tè thø hai cã ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ bé m¸y tæ chøc cña xÝ nghiÖp lµ hoµn c¶nh bªn ngoµi. Hoµn c¶nh bªn ngoµi cña mét c«ng ty cã thÓ lµ mét trong 3 lo¹i h×nh: æn ®Þnh, thay ®æi vµ x¸o trén. Mét hoµn c¶nh æn ®Þnh lµ mét hoµn c¶nh kh«ng cã hay Ýt cã nh÷ng thay ®æi ®ét biÕn: Ýt cã s¶n phÈm míi, nhu cÇu thÞ trêng Ýt th¨ng trÇm luËt ph¸p liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh Ýt thay ®æi, khoa häc kü thuËt míi Ýt xuÊt hiÖn v.v... T×nh h×nh kinh tÕ x· héi trªn toµn thÕ giíi hiÖn ®¹i víi sù thay ®æi nhanh chãng vÒ khoa häc kü thuËt cho thÊy hiÖn nay khã ®Ó cã mét hoµn c¶nh æn ®Þnh cho c¸c c«ng ty. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ kh«ng cã nh÷ng c«ng ty, xÝ nghiÖp ®· gi÷ nguyªn bé m¸y tæ chøc cña hä tr¶i qua ®· tr¨m n¨m (nh c«ng ty E.E.Dickinson) víi s¶n phÈm ®Æc biÖt truyÒn thèng cña hä. Mét hoµn c¶nh thay ®æi, tr¸i l¹i, lµ mét hoµn c¶nh trong ®ã cã sù thay ®æi thêng xuyªn x¶y ra ®èi víi c¸c yÕu tè ®· kÓ ë trªn (s¶n phÈm, thÞ trêng, luËt ph¸p v.v...). Trong hoµn c¶nh nµy, c¸c nhµ qu¶n trÞ thêng ph¶i thay ®æi bé m¸y tæ chøc cña hä theo c¸c thay ®æi ®ã. Nãi chung, ®ã lµ nh÷ng thay ®æi cã thÓ dù b¸o tríc vµ kh«ng g©y bÊt ngê. C¸c v¨n phßng luËt s, c¸c c«ng ty cè vÊn ph¸p luËt thêng ph¶i lu«n lu«n bè trÝ l¹i c¬ cÊu tæ chøc ®Ó thÝch nghi víi c¸c thay ®æi thêng xuyªn cña ph¸p luËt, lµ mét vÝ dô. Khi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh ®a ra s¶n phÈm míi mét c¸ch bÊt ngê, khi luËt ph¸p bÊt ngê thay ®æi, khi nh÷ng khoa häc kü thuËt míi t¹o ra nh÷ng thay ®æi c¸ch m¹ng trong ph¬ng ph¸p s¶n xuÊt, ®ã lµ lóc hoµn c¶nh cña xÝ nghiÖp cã thÓ ®îc gäi lµ hoµn c¶nh x¸o trén. §Ó thÝch nghi víi c¸c hoµn c¶nh kh¸c nhau ®ã, c¬ cÊu tæ chøc cña c¸c c«ng ty còng sÏ ph¶i thay ®æi ®Ó phï hîp. Burn vµ Stalker cho thÊy r»ng mét bé m¸y tæ chøc cã tÝnh chÊt cøng nh¾c tøc lµ trong ®ã, nhiÖm vô ®îc ph©n chia râ rµng, quan hÖ quyÒn hµnh chÆt chÏ tõ trªn xuèng díi, phï hîp víi hoµn c¶nh æn ®Þnh. Tr¸i l¹i, trong mét hoµn c¶nh x¸o trén, mét bé m¸y tæ chøc cã tÝnh chÊt linh ho¹t tøc lµ trong ®ã, con ngêi lµm viÖc theo tinh thÇn hîp t¸c, trao ®æi tho¶i m¸i víi tÊt c¶ mäi ngêi, kh«ng ph©n chia nhiÖm vô, cÊp bËc th× l¹i phï hîp víi hoµn c¶nh x¸o trén. c) C¬ cÊu vµ c«ng nghÖ s¶n xuÊt: NhiÒu c«ng tr×nh nghiªn cøu ®· chøng minh r»ng c«ng nghÖ s¶n xuÊt cña xÝ nghiÖp lµ mét 57

Quaûn trò hoïc

yÕu tè quan träng cã ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ bé m¸y tæ chøc. Cuéc nghiªn cøu næi tiÕng nhÊt x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a c¬ cÊu vµ c«ng nghÖ, lµ cuéc nghiªn cøu cña Joan Woodward t¹i South Essex trong thËp niªn 60. Khëi thñy, cuéc nghiªn cøu nh»m t×m mèi quan hÖ gi÷a thµnh qu¶ qu¶n trÞ víi viÖc øng dông c¸c nguyªn t¾c tæ chøc (vÝ dô, tÇm h¹n qu¶n trÞ). C¸c cuéc ®iÒu tra cho thÊy kh«ng cã mèi quan hÖ nµo gi÷a hai yÕu tè trªn, nhng l¹i t×m thÊy mèi quan hÖ gi÷a c¬ cÊu tæ chøc cña xÝ nghiÖp víi c«ng nghÖ s¶n xuÊt mµ xÝ nghiÖp øng dông. Woodward ®· cho thÊy r»ng nh÷ng xÝ nghiÖp cã c«ng nghÖ s¶n xuÊt vµ quy tr×nh ho¹t ®éng phøc t¹p thêng cã c¬ cÊu tæ chøc nhiÒu cÊp bËc, víi ®Æc ®iÓm lµ møc ®é gi¸m s¸t vµ phèi hîp c«ng viÖc ®îc thùc hiÖn víi cêng ®é cao. Woodward còng cho thÊy r»ng tÇm h¹n qu¶n trÞ thêng lµ hÑp ë c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt thñ c«ng, còng nh ë xÝ nghiÖp cã c«ng nghÖ tinh vi vµ hiÖn ®¹i. Tr¸i l¹i, trong c¸c xÝ nghiÖp lµm theo lèi d©y chuyÒn, v× c«ng nghÖ ®· trë thµnh ®¬n gi¶n, tÇm h¹n qu¶n trÞ l¹i kh¸ réng, nghÜa lµ mét nhµ qu¶n trÞ cã thÓ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña mét sè ®«ng c«ng nh©n. Mét ®Æc ®iÓm thø ba cña mèi quan hÖ gi÷a c«ng nghÖ vµ c¬ cÊu tæ chøc lµ khi c«ng nghÖ trong xÝ nghiÖp cµng tinh vi vµ hiÖn ®¹i, th× sè lîng viªn chøc th ký v¨n phßng l¹i cµng t¨ng ®Ó lµm c¸c c«ng viÖc giÊy tê, c¸c c«ng viÖc b¶o tr× v.v... d) Cuèi cïng con ngêi trong xÝ nghiÖp còng lµ mét yÕu tè cã ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc. Lo¹i c¸ nh©n cã ¶nh hëng tríc hÕt ®èi víi c«ng t¸c x©y dùng bé m¸y tæ chøc lµ c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp cao. Së thÝch, thãi quen, quan niÖm riªng cña hä thêng ®Ó dÊu Ên trªn c¸ch thøc tæ chøc cña xÝ nghiÖp mµ hä phô tr¸ch. Ngoµi c¸c nhµ qu¶n trÞ, c¬ cÊu tæ chøc thêng còng ph¶i phï hîp víi c¸c ®Æc ®iÓm vÒ tr×nh ®é, vÒ t¸c phong lµm viÖc cña nh©n viªn trong xÝ nghiÖp. Nh ®· tr×nh bµy, tÇm h¹n qu¶n trÞ, mét yÕu tè quyÕt ®Þnh bé m¸y tæ chøc cã nhiÒu hay Ýt cÊp bËc, hoµn toµn lµ mét biÕn sè phô thuéc vµo c¸c ®Æc trng cña con ngêi trong mçi xÝ nghiÖp. 2. Sù thµnh lËp c¸c bé phËn nhá trong xÝ nghiÖp. Nh chóng ta ®· biÕt, khi con ngêi kÕt hîp víi nhau thµnh tæ chøc ®Ó cïng hoµn thµnh môc tiªu chung, mçi ngêi, mçi bé phËn ph¶i ®îc ph©n c«ng ®Ó thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ. Sù ph©n c«ng ®a ®Õn viÖc thµnh lËp nªn nh÷ng bé phËn, cã thÓ chØ gåm 1 ngêi hay cã thÓ gåm nhiÒu ngêi ®Ó thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô ®· ®îc ph©n c«ng. Ngêi ta cã thÓ tiÕn hµnh ph©n c«ng vµ t¹o nªn c¸c bé phËn theo c¸c tiªu chuÈn sau ®©y: 1. Ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ theo sè lîng nh©n viªn, tøc lµ t¸ch nh÷ng nh©n viªn lµm nh÷ng c«ng viÖc nh nhau trong xÝ nghiÖp thµnh nh÷ng bé phËn, vÝ dô c¸c tæ, vµ ®Æt díi quyÒn qu¶n trÞ cña mét tæ trëng. Tiªu chuÈn nµy lµ tiªu chuÈn xa nhÊt trong c¸c tiªu chuÈn ®îc ¸p dông ®Ó thµnh lËp ®¬n vÞ, nhng chØ phï hîp khi c«ng viÖc cña mäi ngêi ®Òu gièng nhau. V× vËy, tiªu 58

Quaûn trò hoïc

chuÈn nµy cµng ngµy cµng Ýt ®îc ¸p dông do sù chuyªn m«n hãa ngµy cµng cao trong x· héi hiÖn ®¹i. 2. Ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ theo thêi gian lµm viÖc, còng lµ mét c¸ch thøc ®îc ¸p dông l©u trong lÞch sö vµ hiÖn vÉn cßn ®îc ¸p dông kh¸ phæ biÕn trong c¸c c¬ së s¶n xuÊt kinh doanh díi h×nh thøc c¸c ca kÝp theo giê, ngµy, ca ®ªm, ca ba v.v... 3. Ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ theo c¸c chøc n¨ng hay nhiÖm vô chñ yÕu cña c¬ quan, xÝ nghiÖp, lµ c¸ch thøc ®îc sö dông kh¸ phæ biÕn hiÖn nay. VÝ dô trong mét xÝ nghiÖp cã thÓ thµnh lËp nªn 4 bé phËn ®Ó ®¶m nhiÖm 4 chøc n¨ng chñ yÕu lµ Marketing, s¶n xuÊt, kü thuËt vµ tµi ch¸nh. Trong mçi bé phËn ®ã, l¹i tiÕp tôc vµ ph©n c«ng vµ thµnh lËp nh÷ng ®¬n vÞ nhá lo viÖc nghiªn cøu tiÕp thÞ, ®¬n vÞ nhá lo viÖc tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o, ®¬n vÞ nhá lo viÖc qu¶n trÞ kÕ ho¹ch tiÕp thÞ v.v... u ®iÓm cña c«ng thøc nµy lµ b¶o ®¶m sù thi hµnh c¸c chøc n¨ng chñ yÕu vµ sö dông ®îc kiÕn thøc chuyªn m«n. Tuy nhiªn, c¸ch thøc nµy cã nhîc ®iÓm lµ thêng c¸c ®¬n vÞ m·i mª theo ®uæi chøc n¨ng riªng cña m×nh, vµ quªn môc tiªu chung cña toµn xÝ nghiÖp. 4. Ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ theo l·nh thæ lµ mét c¸ch thøc ®îc ¸p dông khi xÝ nghiÖp ho¹t ®éng trªn mét ®Þa bµn kh¸ réng, vµ thêng khi kinh doanh nh÷ng s¶n phÈm gièng nhau. C¸ch thøc nµy còng ®îc ¸p dông trong viÖc thµnh lËp c¸c bé phËn hµnh ch¸nh sù nghiÖp theo l·nh thæ, vÝ dô c¸c phßng th¬ng nghiÖp ë QuËn, HuyÖn. Nhµ qu¶n trÞ chän c¸ch thøc nµy khi nh÷ng ®Æc ®iÓm cña ®Þa ph¬ng lµ quan träng ®èi víi ®Çu vµo cña s¶n xuÊt, hoÆc ®èi víi sù tiªu thô s¶n phÈm. Tuy nhiªn c¸ch thøc nµy cã nhîc ®iÓm lµ t¹o nªn t×nh tr¹ng trïng l¾p trong tæ chøc cña c¸c ®¬n vÞ theo l·nh thæ (vÝ dô, ®¬n vÞ ë ®Þa ph¬ng nµo còng cã bé phËn nghiªn cøu tiÕp thÞ), lµm ph¸t sinh nhiÒu chi phÝ cho xÝ nghiÖp. 5. Ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ theo s¶n phÈm lµ c¸ch thøc tæ chøc trong xÝ nghiÖp s¶n xuÊt hoÆc kinh doanh nhiÒu s¶n phÈm, thµnh lËp nªn nh÷ng ®¬n vÞ chuyªn doanh theo tõng lo¹i s¶n phÈm. C¸ch thøc nµy ®îc ¸p dông khi c¸c s¶n phÈm cã quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt vµ chiÕn lîc tiÕp thÞ kh¸c nhau. C¸c c«ng ty xe h¬i ë Mü thêng thµnh lËp c¸c nhµ m¸y theo tõng lo¹i xe h¬i, lµ mét vÝ dô vÒ c¸ch thøc nµy. ¦u ®iÓm cña c¸ch thøc nµy lµ n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n hãa trong s¶n xuÊt kinh doanh; nhng ®ång thêi còng cã nh÷ng nhîc ®iÓm nh c¸ch thøc ph©n chia theo l·nh thæ. 6. Ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ theo kh¸ch hµng ph¶n ¸nh sù quan t©m cña xÝ nghiÖp ®èi víi viÖc tháa m·n c¸c yªu cÇu kh¸c biÖt nhau cña tõng lo¹i kh¸ch hµng. C¸ch thøc tæ chøc nµy ®îc ¸p dông réng r·i trong c¸c c¬ së kinh doanh, vµ ngµy cµng ®îc ¸p dông nhiÒu trong c¸c c¬ së hµnh ch¸nh sù nghiÖp. Ch¬ng tr×nh §µo t¹o tõ xa cña viÖn §¹i häc dµnh cho c¸c sinh viªn kh«ng

59

Quaûn trò hoïc

thÓ thêng xuyªn ®Õn trêng, lµ mét vÝ dô cña c¸ch thøc tæ chøc nµy. 7. C¸ch thøc ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ cuèi cïng mµ mét xÝ nghiÖp cã thÓ sö dông lµ theo quy tr×nh hay thiÕt bÞ. C¸ch thøc ph©n chia nµy cã thÓ ®îc minh häa b»ng vÝ dô xÝ nghiÖp tæ chøc nªn bé phËn phô tr¸ch viÖc xi m¹, bé phËn phô tr¸ch s¬n phñ, hoÆc bé phËn vi tÝnh. 3. C¸c m« h×nh cña bé m¸y tæ chøc. Bé m¸y tæ chøc hay c¬ cÊu tæ chøc lµ sù s¾p xÕp c¸c bé phËn, c¸c ®¬n vÞ, trong mét tæ chøc thµnh mét thÓ thèng nhÊt, víi quan hÖ vÒ nhiÖm vô vµ quyÒn hµnh râ rµng, nh»m t¹o nªn mét m«i trêng néi bé thuËn lîi cho sù lµm viÖc cña mçi c¸ nh©n, mçi bé phËn, híng tíi hoµn thµnh môc tiªu chung. Kinh nghiÖm qu¶n trÞ kinh doanh trªn thÕ giíi cho chóng ta 5 m« h×nh tæ chøc c¬ b¶n lµ: m« h×nh ®¬n gi¶n, m« h×nh chøc n¨ng, m« h×nh trùc tuyÕn hay ph©n ngµnh, m« h×nh hçn hîp trùc tuyÕn-chøc n¨ng vµ m« h×nh ma trËn. (1) M« h×nh bé m¸y ®¬n gi¶n (Simple Structure). Stephen Robbins cho r»ng m« h×nh bé m¸y ®¬n gi¶n lµ mét c¸ch tæ chøc mµ kh«ng tæ chøc g× c¶, kh«ng phøc t¹p, Ýt tÝnh chÊt chÝnh thøc vµ quyÒn hµnh th× tËp trung vµo mét c¸ nh©n duy nhÊt. Bé m¸y tæ chøc ®¬n gi¶n lµ mét tæ chøc “thÊp”, vµ th¬ng chØ cã 2 hay 3 cÊp. M« h×nh nµy ®îc sö dông nhiÒu trong c¸c doanh nghiÖp nhá lµ n¬i mµ vai trß qu¶n trÞ gia vµ ngêi së h÷u chñ doanh nghiÖp tËp trung vµo mét ngêi, võa lµ chñ, võa lµ trùc tiÕp qu¶n trÞ. HiÖu may quÇn ¸o, tiÖm ¨n, tiÖm b¸ch hãa v.v... lµ nh÷ng doanh nghiÖp thêng chän m« h×nh tæ chøc ®¬n gi¶n. §Æc trng c¬ b¶n cña m« h×nh nµy ®îc thÓ hiÖn ë kh©u quyÕt ®Þnh: tÊt c¶ c¸c quyÕt ®Þnh quan träng trong tæ chøc ®Òu do mét ngêi lµm, ngoµi ra v× tÊt c¶ quyÒn hµnh ®Òu tËp trung vµo nhµ qu¶n trÞ, ngêi nµy cã mét tÇm h¹n qu¶n trÞ réng. ¦u ®iÓm cña m« h×nh nµy lµ nhanh chãng, linh ho¹t vµ Ýt tèn kÐm. Nhîc ®iÓm cña m« h×nh nµy lµ chØ cã thÓ ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp nhá. Khi Doanh nghiÖp ph¸t triÓn, tæ chøc lín lªn vÒ quy m«, th× m« h×nh tæ chøc ®¬n gi¶n sÏ kh«ng cßn phï hîp. Sù tËp trung vµo nhµ qu¶n trÞ sÏ g©y ra sù t¾c nghÏn do qu¸ t¶i, vµ doanh nghiÖp sÏ kh«ng ho¹t ®éng ®îc. Ngoµi ra, m« h×nh nµy cßn mang tÝnh m¹o hiÓm cao, v× nÕu do mét biÕn cè bÊt ngê mµ nhµ qu¶n trÞ kh«ng cßn tiÕp tôc lµm viÖc ®îc (tai n¹n bÊt ngê ch¼ng h¹n), th× c¶ doanh nghiÖp sÏ r¬i vµo t×nh tr¹ng khñng ho¶ng. (2) M« h×nh c¬ cÊu chøc n¨ng (Functional Structure). Theo Ramon Aldag vµ Timothy Stearns, m« h×nh c¬ cÊu chøc n¨ng lµ c¸ch tæ chøc c¨n b¶n nhÊt ®èi víi mäi lo¹i doanh nghiÖp, trong ®ã nh©n viªn ®îc tËp trung thµnh ®¬n vÞ c¨n cø theo sù t¬ng ®ång vÒ c«ng viÖc, kü n¨ng ho¹t ®éng. ¦u ®iÓm cña m« h×nh nµy xuÊt ph¸t tõ sù chuyªn m«n hãa, cô thÓ lµ: 60

Quaûn trò hoïc

− −

Sö dông tµi nguyªn hiÖu qu¶ h¬n. Ph¸t huy ®îc tµi n¨ng chuyªn m«n cña nh©n viªn.

Tuy nhiªn, m« h×nh c¬ cÊu chøc n¨ng cã nhîc ®iÓm lµ ®µo s©u sù ph©n chia gi÷a c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng. Mçi ®¬n vÞ chøc n¨ng chØ ch¨m chó theo ®uæi môc tiªu chøc n¨ng cña m×nh mµ bá quªn môc tiªu chung cña c¶ tæ chøc. M« h×nh nµy còng ®Æt tr¸ch nhiÖm phèi hîp nÆng nÒ lªn vai c¸c nhµ qu¶n trÞ cao cÊp nÕu muèn híng ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng vµo môc tiªu chung. Trong quan hÖ, m©u thuÉn còng thêng x¶y ra gi÷a c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng, v× ®¬n vÞ nµo còng chØ thÊy môc tiªu riªng cña ®¬n vÞ m×nh. Sau cïng vÒ mÆt ®µo t¹o c¸c nhµ qu¶n trÞ t¬ng lai, m« h×nh nµy kh«ng t¹o ®îc ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó chuÈn bÞ cho c¸c nhµ qu¶n trÞ míi cã nh·n quan tæng hîp vÒ toµn bé tæ chøc. (3) M« h×nh c¬ cÊu ph©n ngµnh hay trùc tuyÕn (Divisional Structure hay Line Structure). Nh ®· tr×nh bµy, m« h×nh c¬ cÊu chøc n¨ng ®ßi hái vai trß quan träng cña c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp cao trong viÖc phèi hîp c¸c “s¶n phÈm” cña c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng ®Ó ®a vµo viÖc hoµn thµnh s¶n phÈm chung cña tæ chøc. V× vËy, khi tæ chøc lín m¹nh, s¶n xuÊt nhiÒu lo¹i s¶n phÈm h¬n, cã nhiÒu kh¸ch hµng h¬n, hay cã thªm nhiÒu chi nh¸nh, nhµ qu¶n trÞ cÊp cao kh«ng cßn cã thÓ lµm tèt vai trß phèi hîp nµy n÷a. Trong trêng hîp ®ã, tæ chøc ph¶i thµnh lËp nªn nh÷ng ®¬n vÞ t¬ng ®èi ®éc lËp ®Ó tù gi¶i quyÕt viÖc thiÕt kÕ, s¶n xuÊt vµ tiªu thô s¶n phÈm hoµn chØnh. Nh÷ng ®¬n vÞ ®ã ®îc gäi lµ ph©n ngµnh (Division), vµ m« h×nh tæ chøc x©y dùng trªn nh÷ng ph©n ngµnh ®ã gäi lµ m« h×nh c¬ cÊu ph©n ngµnh. V× nh÷ng ph©n ngµnh nµy tù m×nh thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cÇn thiÕt ®Ó lµm ra s¶n phÈm, ngêi ta còng cã thÓ gäi ®©y lµ m« h×nh trùc tuyÕn víi ý nghÜa nhÊn m¹nh ®Õn vai trß trùc tiÕp lµm ra s¶n phÈm cña ®¬n vÞ. Ngoµi c¸c ®¬n vÞ ph©n ngµnh t¬ng ®èi ®éc lËp trong viÖc s¶n xuÊt vµ marketing s¶n phÈm, tæ chøc sö dông m« h×nh nµy cßn cã mét v¨n phßng trung t©m cung cÊp c¸c dÞch vô hç trî chung cho c¸c ®¬n vÞ ph©n ngµnh. C¸c dÞch vô thêng ®îc v¨n phßng trung t©m cung cÊp lµ tµi ch¸nh, ph¸p lý vµ thuÕ vô. Theo m« h×nh nµy, ngêi ta cã thÓ x©y dùng c¸c ®¬n vÞ ph©n ngµnh theo s¶n phÈm, theo kh¸ch hµng hay theo khu vùc ®Þa lý. C«ng ty xe h¬i General Motors tæ chøc c¸c ®¬n vÞ ph©n ngµnh theo s¶n phÈm, vÝ dô nhµ m¸y xe h¬i hiÖu Buick, Cadillac, Chevrolet, Pontiac, Bugi (AC Spork Plug), khÝ cô ®iÖn (Delco Electronics) v.v... Mét vµi c«ng ty s¶n xuÊt vµ kinh doanh m¸y tÝnh thµnh lËp c¸c ®¬n vÞ ph©n ngµnh theo kh¸ch hµng: M¸y tÝnh gia ®×nh, m¸y tÝnh kinh doanh, m¸y tÝnh c¬ quan nghiªn cøu. §Æc trng cña m« h×nh tæ chøc ph©n ngµnh lµ tæ chøc bao gåm nhiÒu ®¬n vÞ t¬ng ®èi ®éc lËp, tù quyÒn quyÕt ®Þnh vµ hµnh ®éng ®Ó s¶n xuÊt vµ kinh doanh s¶n phÈm. V¨n phßng trung t©m cung cÊp nh÷ng dÞch vô hç trî ®Æc biÖt vµ phèi hîp 61

Quaûn trò hoïc

kiÓm tra ho¹t ®éng cña nh÷ng ®¬n vÞ ph©n ®¶m tÝnh thèng nhÊt vµ hiÖu qu¶ chung cña hiÖn ®Æc trng nµy, General Motors ®· ®a ra ®éng vµ tr¸ch nhiÖm ph©n t¸n, víi sù kiÓm so¸t

ngµnh nh»m b¶o toµn c«ng ty thÓ khÈu hiÖu: “Ho¹t cã phèi hîp”.

Trong néi bé cña mçi ®¬n vÞ ph©n ngµnh, bé m¸y tæ chøc thêng ®îc x©y dùng theo m« h×nh chøc n¨ng. Mçi ®¬n vÞ ph©n ngµnh thêng cã c¸c bé phËn nh trong m« h×nh chøc n¨ng. (4) M« h×nh hçn hîp trùc tuyÕn chøc n¨ng. Trong nhiÒu trêng hîp, c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ thÊy m« h×nh chøc n¨ng hay m« h×nh trùc tuyÕn ®Òu kh«ng thÝch hîp víi xÝ nghiÖp cña hä vµ hä kÕt hîp c¶ hai m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng. Trong m« h×nh nµy, ngoµi c¸c ®¬n vÞ trùc tuyÕn ®îc tæ chøc (theo s¶n phÈm, theo l·nh thæ hay theo kh¸ch hµng), xÝ nghiÖp cßn thµnh lËp nªn nh÷ng ®¬n vÞ chøc n¨ng (nh kÕ ho¹ch, tµi vô, lao ®éng tiÒn l¬ng v.v...) ë cÊp trung ¬ng cña xÝ nghiÖp, cã nhiÖm vô thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng chøc n¨ng cho c¸c ®¬n vÞ trùc tuyÕn. M« h×nh nµy cã u ®iÓm lµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho sù phèi hîp ho¹t ®éng ®Ó hoµn thµnh môc tiªu chung, b¶o ®¶m sù thÝch nghi theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng nhng ®ång thêi vÉn tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ. Tuy nhiªn, m« h×nh nµy cã nhîc ®iÓm lµ thêng x¶y ra m©u thuÉn gi÷a c¸c ®¬n vÞ trùc tuyÕn víi ®¬n vÞ chøc n¨ng, chËm ®¸p øng víi c¸c t×nh huèng ®Æc biÖt, vµ cã thÓ lµm gia t¨ng chi phÝ gi¸n tiÕp. (5) C¬ cÊu tæ chøc ma trËn hay tæ chøc theo dù ¸n. §©y lµ mét h×nh thøc tæ chøc cµng ngµy cµng ®îc sö dông nhiÒu; trong thùc chÊt lµ sù ¸p dông kÕt hîp hai lo¹i c¸ch thøc ph©n c«ng vµ thµnh lËp ®¬n vÞ, chñ yÕu lµ kÕt hîp c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng víi c¸c ®¬n vÞ ®îc thµnh lËp theo s¶n phÈm hay theo kh¸ch hµng. VÝ dô, mét c«ng ty dÞch vô ®Çu t cã 3 dù ¸n theo 3 lo¹i s¶n phÈm, lµ dù ¸n may mÆc, dù ¸n níc gi¶i kh¸t vµ dù ¸n dÖt bao PP. Mçi dù ¸n nµy ®ßi hái nhiÒu viÖc ph¶i lµm nh nghiªn cøu thÞ trêng, lµm luËn chøng kinh tÕ-kü thuËt, lµm thñ tôc hµnh chÝnh v.v... Thay v× tæ chøc mçi dù ¸n cã ®Çy ®ñ c¸c bé phËn ®Ó lµm c¸c viÖc ®ã, nhµ qu¶n trÞ sÏ sö dông c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng nghiªn cøu thÞ trêng, lµm luËn chøng, lµm thñ tôc hµnh ch¸nh, cã s½n trong c«ng ty, ®Ó phôc vô c¶ 3 dù ¸n ®Çu t. Bé m¸y tæ chøc cña mçi dù ¸n chØ cã mét qu¶n trÞ viªn Dù ¸n, nhng trªn thùc tÕ, mçi dù ¸n ®Òu cã nh÷ng bé phËn ®Ó ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc. §iÓm ®Æc biÖt lµ c¸c bé phËn phôc vô cho c¸c dù ¸n ®Òu lµ nh÷ng bé phËn cã s½n trong c«ng ty vµ s½n sµng ®Ó phôc vô tÊt c¶ c¸c dù ¸n mµ c«ng ty tiÕn hµnh. C¬ cÊu tæ chøc ma trËn lµ mét h×nh thøc tæ chøc linh ®éng, Ýt tèn kÐm, ®¸p øng ®îc víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn ®¹i, trong ®ã c¸c s¶n phÈm thêng xuyªn thay ®æi. IV. Sù PH¢N CHIA QUYÒN LùC. 1. Kh¸i niÖm. 62

Quaûn trò hoïc

QuyÒn lùc trong tæ chøc lµ møc ®é ®éc lËp trong ho¹t ®éng dµnh cho mäi ngêi ®Ó t¹o ra kh¶ n¨ng sö dông nh÷ng quyÕt ®o¸n cña hä th«ng qua viÖc trao cho hä quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh hay ®a ra c¸c chØ thÞ. Ph©n quyÒn lµ xu híng ph©n t¸n c¸c quyÒn ra quyÕt ®Þnh trong mét c¬ cÊu tæ chøc. Nã lµ khÝa c¹nh c¬ së cña viÖc uû quyÒn. Trong trêng hîp quyÒn lùc kh«ng ®îc giao phã, ngêi ta nãi ®Õn sù tËp quyÒn cã thÓ cã sù tËp trung quyÒn lùc tuyÖt ®èi vµo chØ mét ngêi. Nhng ®iÒu ®ã l¹i cã ý nghÜa lµ sÏ kh«ng cã mét nhµ qu¶n trÞ cÊp díi nµo vµ v× vËy sÏ kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc. Trong mçi tæ chøc ®Òu cã mét sù ph©n quyÒn nµo ®ã. Nhng còng kh«ng cã sù ph©n quyÒn tuyÖt ®èi, v× nÕu nh÷ng nhµ qu¶n trÞ ph¶i giao phã hÕt quyÒn lùc cña m×nh , c¬ng vÞ qu¶n trÞ cña hä sÏ mÊt ®i, vÞ trÝ cña hä sÏ bÞ huû bá, vµ nh vËy còng l¹i kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc. TËp quyÒn vµ ph©n quyÒn lµ nh÷ng xu thÕ; vÒ mÆt chÊt chóng gièng nh c¸c kh¸i niÖm “ nãng” vµ “l¹nh”, víi c¸c møc ®é kh¸c nhau trong thùc hµnh. Nh minh häa ë h×nh 6.3 (a). TËp quyÒn ®îc sö dông ®Ó m« t¶ c¸c xu thÕ kh«ng cã sù ph©n chia quyÒn lùc, nh trong viÖc tËp trung ho¸ thùc hiÖn nhiÖm vô. §ã lµ mét vÊn ®Ò thuéc vÒ mÆt ®Þa lý: mét c«ng viÖc kinh doanh ®Æc trng bëi mét sù thùc hiÖn tËp trung ho¸ sÏ ®îc tiÕn hµnh ë cïng mét n¬i hay díi cïng mét m¸i nhµ. Ngoµi ra, sù tËp quyÒn thêng g¾ng víi c¸c ho¹t ®éng cïng lo¹i hay chuyªn m«n nµo mét tæ chøc nhÊt ®Þnh. Nhng mét khi sù tËp quyÒn ®îc nãi ®Õn nh mét khÝa c¹nh cña qu¶n lý, nã sÏ liªn quan ®Õn viÖc b·i bá hay giao phã quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh.

H×nh 6.3 (a)

63

Quaûn trò hoïc

H×nh 6.3 (b) MÆc dï cã liªn quan chÆt chÏ víi viÖc giao phã quyÒn lùc, sù ph©n quyÒn, nh cho thÊy ë h×nh 6.3 (b), cßn chøa ®ùng nhiÒu ý nghÜa kh¸c nhau ngoµi sù phã th¸c quyÒn lùc. Nã ph¶n ¸nh mét ®êng lèi vÒ tæ chøc vµ qu¶n trÞ. Nã ®ßi hái ph¶i cã sù chän lùa thËn träng xem nh÷ng quyÕt ®Þnh nµo sÏ ®îc giao cho c¸c cÊp díi trong c¬ cÊu tæ chøc, vµ nh÷ng quyÕt ®Þnh nµo ®îc ®Ò ra tõ cÊp qu¶n trÞ cao nhÊt, thËn träng trong viÖc ra c¸c chÝnh s¸ch cô thÓ ®Ó híng dÉn viÖc ra quyÕt ®Þnh, trong viÖc lùa chän vµ båi dìng c¸n bé vµ trong viÖc chän lùa c¸c biÖn ph¸p kiÓm tra thÝch hîp. Mét chÝnh s¸ch qu¶n trÞ vµ cã thÓ ®îc coi lµ mét nh©n tè c¬ b¶n cña mét hÖ thèng qu¶n trÞ. Trong thùc tÕ, nÕu kh«ng cã nã, nhµ qu¶n trÞ kh«ng thÓ sö dông kh¶ n¨ng tù quyÕt cña m×nh ®Ó xö lý c¸c trêng hîp thêng trùc vµ thêng xuyªn thay ®æi mµ hä gÆp ph¶i. 2. UÛy quyÒn. a. Kh¸i niÖm. UÛy quyÒn lµ viÖc t¹o cho ngêi kh¸c quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm ®Ó thùc hiÖn mét ho¹t ®éng nhÊt ®Þnh. Mét tæ chøc muèn ®¹t ®îc môc tiªu cÇn ph¶i cã sù ñy quyÒn. ViÖc giao phã quyÒn h¹n cã vÎ ®îc thùc hiÖn ®¬n gi¶n, thÕ nhng c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu ®· chØ ra r»ng nhµ qu¶n trÞ bÞ thÊt b¹i lµ do sù ñy quyÒn qu¸ dë, chø kh«ng ph¶i v× bÊt kú nguyªn nh©n nµo kh¸c. §èi víi nh÷ng ai ®ang s¾p bíc vµo bÊt kú lo¹i h×nh tæ chøc nµo, ®iÒu rÊt bæ Ých lµ ph¶i nghiªn cøu khoa häc vµ nghÖ thuËt ñy quyÒn. Môc ®Ých chñ yÕu cña viÖc ñy quyÒn lµ lµm cho mét tæ chøc cã thÓ thùc hiÖn ®îc môc tiªu trªn c¬ së huy ®éng søc lùc vµ trÝ tuÖ cña cÊp díi. ChÝnh v× kh«ng thÓ cã ®îc mét ngêi nµo ®ã trong doanh nghiÖp cã kh¶ n¨ng lµm ®îc tÊt c¶ mäi c«ng viÖc cÇn ®Ó hoµn thµnh môc tiªu cña mét nhãm, v× vËy khi mét doanh nghiÖp ph¸t triÓn, kh«ng thÓ cã viÖc mét ngêi nµo ®ã sÏ gi÷ toµn bé quyÒn ra c¸c quyÕt ®Þnh. Nh chóng ta biÕt chØ cã mét sè nh©n viªn h¹n chÕ mµ mét nhµ qu¶n trÞ cã thÓ gi¸m s¸t cã hiÖu qu¶ vµ cã thÓ ra c¸c quyÕt ®Þnh cho hä. Mét khi vît qua giíi h¹n nµy, quyÒn lùc sÏ ph¶i ®îc giao phã cho cÊp díi, lµ nh÷ng ngêi sÏ l¹i ra c¸c quyÕt ®Þnh trong ph¹m vi lÜnh vùc tr¸ch nhiÖm hä ®îc giao phã. 64

Quaûn trò hoïc

QuyÒn hµnh ®îc giao phã khi cÊp trªn trao cho cÊp díi quyÒn ®îc ra quyÕt ®Þnh. Râ rµng lµ cÊp trªn kh«ng thÓ giao phã nh÷ng quyÒn h¹n hä kh«ng cã, bÊt kÓ hä lµ thµnh viªn ban gi¸m ®èc, chñ tÞch, phã chñ tÞch hay ®èc c«ng. CÊp trªn còng kh«ng thÓ giao phã toµn bé quyÒn h¹n cña m×nh bëi v× nh vËy thùc sù ®· trao c¬ng vÞ cña m×nh cho cÊp díi. b. Qu¸ tr×nh ñy quyÒn. Toµn bé qu¸ tr×nh ñy quyÒn bao gåm: 1. X¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ mong muèn. 2. Giao nhiÖm vô. 3. Giao quyÒn h¹n ®Ó hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô ®ã vµ yªu cÇu ngêi ®îc ñy quyÒn ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn thµnh nhiÖm vô. 4. KiÓm tra theo dâi. Trong thùc tÕ, kh«ng thÓ t¸ch rêi qu¸ tr×nh nµy, v× viÖc mong muèn mét ngêi hoµn thµnh nhiÖm vô mµ kh«ng giao quyÒn thùc hiÖn chóng lµ v« nghÜa, còng nh giao quyÒn mµ kh«ng biÕt kÕt qu¶ cuèi cïng lµ g× th× nã sÏ bÞ lîi dông. Ngoµi ra, v× kh«ng thÓ giao phã tr¸ch nhiÖm cña m×nh nªn mét vÞ thñ trëng sÏ ch¼ng cã bÊt kú biÖn ph¸p thùc thi nµo ngoµi viÖc buéc c¸c thuéc cÊp ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn thµnh c¸c c«ng viÖc giao phã cho hä. ViÖc ñy quyÒn cã thÓ rÊt cô thÓ hay tæng qu¸t, b»ng v¨n b¶n hay b»ng miÖng. NÕu viÖc giao phã lµ kh«ng râ rµng, mét ngêi qu¶n trÞ cã thÓ kh«ng hiÓu hÕt b¶n chÊt nhiÖm vô hay c¸c kÕt qu¶ mong ®îi. ViÖc ñy quyÒn b»ng v¨n b¶n cô thÓ lµ ®Æc biÖt cã Ých ®èi víi c¶ ngêi qu¶n trÞ ®îc ñy quyÒn lÉn ngêi ñy quyÒn. Ngêi ñy quyÒn sÏ dÏ dµng nhËn ra nhng m©u thuÉn vµ chång chÐo víi c¸c c¬ng vÞ kh¸c vµ còng sÏ thuËn lîi trong viÖc chØ ra nh÷ng c«ng viÖc mµ mét cÊp díi cã thÓ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm. c. Nh÷ng nguyªn t¾c ñy quyÒn. Nh÷ng nguyªn t¾c sau ®©y lµ nh÷ng híng dÉn ®èi víi viÖc ñy quyÒn. Khi chóng kh«ng ®îc thùc hiÖn chu ®¸o, viÖc ñy quyÒn cã thÓ kÐm hiÖu qu¶, viÖc tæ chøc cã thÓ sÏ thÊt b¹i, vµ cã thÓ dÉn ®Õn viÖc qu¶n lý tåi. C¸c nguyªn t¾c Êy lµ: 1. Ngêi ñy ®îc quyÒn ph¶i lµ ngêi cÊp díi trùc tiÕp lµm nh÷ng c«ng viÖc ®ã. 2. Sù ñy quyÒn kh«ng lµm mÊt ®i hay thu nhá tr¸ch nhiÖm cña ngêi ñy quyÒn 3. QuyÒn lîi, nghÜa vô cña ngêi ñy quyÒn vµ ngêi ®îc ñy quyÒn ph¶i b¶o ®¶m vµ g¾n bã víi nhau 4. Néi dung, ranh giíi cña nhiÖm vô ®îc ñy quyÒn ph¶i ®îc x¸c ®Þnh râ rµng 65

Quaûn trò hoïc

5. ñy quyÒn ph¶i tù gi¸c kh«ng ®îc ¸p ®Æt 6. Ngêi ®îc ñy quyÒn ph¶i cã ®Çy ®ñ th«ng tin tríc khi b¾t tay vµo viÖc 7. Lu«n lu«n ph¶i cã sù kiÓm tra trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn sù ñy quyÒn d. NghÖ thuËt ñy quyÒn. HÇu hÕt nh÷ng thÊt b¹i trong viÖc ñy quyÒn kh«ng ph¶i lµ do nh÷ng ngêi qu¶n trÞ kh«ng hiÓu ®îc b¶n chÊt vµ c¸c nguyªn t¾c giao quyÒn mµ lµ do hä kh«ng cã kh¶ n¨ng hoÆc kh«ng s½n sµng ¸p dông chóng trong thùc tiÔn. VÒ ph¬ng diÖn nµo ®ã ñy quyÒn lµ mét hµnh ®éng qu¶n trÞ c¬ b¶n. Tuy nhiªn, nh ®· chØ râ ë phÇn ®Çu ch¬ng nµy, c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu vÒ sù thÊt b¹i trong qu¶n trÞ hÇu nh ®Òu ®i ®Õn kÕt luËn kh«ng thay ®æi lµ sù giao quyÒn th« thiÓn hay kh«ng thÝch hîp gÇn nh lµ nguyªn nh©n hµng ®Çu. Cã mét sè gîi ý vÒ mÆt nghÖ thuËt mµ nhµ qu¶n trÞ cÇn lu ý ®Ó cho viÖc ñy quyÒn thµnh c«ng lµ: Sù dÔ d·i. Mét thuéc tÝnh c¬ b¶n cña nh÷ng nhµ qu¶n trÞ sÏ giao quyÒn lµ sù s½n lßng t¹o cho nh÷ng ngêi kh¸c mét dÞp ®Ó suy nghÜ. Sù s½n sµng chia sÎ. Mét nhµ qu¶n trÞ muèn ñy quyÒn mét c¸ch cã kÕt qu¶ ph¶i s½n lßng giao quyÒn ra quyÕt ®Þnh cho cÊp díi. ChÊp nhËn thÊt b¹i cña ngêi kh¸c. MÆc dï kh«ng cã nhµ qu¶n trÞ cã tr¸ch nhiÖm nµo chÞu ngåi yªn kh«ng lµm g× vµ ®Ó cho cÊp díi m¾c nh÷ng sai lÇm cã thÓ g©y nguy hiÓm cho tæ chøc hay cho vÞ trÝ cÊp díi trong tæ chøc, song viÖc thêng xuyªn kiÓm tra cÊp díi nh»m tin ch¾c r»ng hä kh«ng ph¹m ph¶i mét sai lÇm nµo c¶ sÏ thùc sù lµm cho viÖc ñy quyÒn kh«ng thÓ thùc hiÖn ®îc. V× bÊt kú ai còng cã thÓ m¾c ph¶i sai lÇm, mét cÊp díi ph¶i ®îc phÐp m¾c ph¶i sai lÇm nhÊt ®Þnh, vµ thiÖt h¹i cña chóng ph¶i xÐt ®Õn trong viÖc ®Çu t ®Ó ph¸t triÓn cong ngêi. Khuyªn b¶o kiªn tr×, yªu cÇu sù chØ ®¹o hay thÊy râ c¸c vÊn ®Ò, gi¶i thÝch chu ®¸o c¸c môc tiªu vµ chÝnh s¸ch lµ mét vµi trong sè nh÷ng vò khÝ mµ nhµ qu¶n trÞ muèn ñy quyÒn cã kÕt qu¶ cã thÓ sö dông. S½n sµng tin cËy cÊp díi. Liªn quan chÆt chÏ víi tÝnh s½n sµng cho phÐp cÊp díi m¾c sai lÇm lµ tÝnh s½n sµng tin cËy vµo cÊp díi. CÊp trªn kh«ng cßn c¸ch lùa chän nµo kh¸c ngoµi viÖc tin cËy vµo cÊp díi cña m×nh, v× viÖc ñy quyÒn chøa ®ùng mét th¸i ®é tin cËy cña hai bªn. Sù s½n sµng lËp ra vµ sö dông sù kiÓm tra réng r·i. Do cÊp trªn kh«ng thÓ giao phã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn, cho nªn hä kh«ng thÓ giao phã quyÒn lùc trõ phi hä s½n sµng t×m ra c¸ch thøc ®Ó tù ®¶m b¶o r»ng quyÒn lùc ®ang ®îc sö dông v× c¸c môc tiªu vµ kÕ ho¹ch cña doanh nghiÖp hay bé phËn. ViÖc thiÕt lËp c¸c ho¹t ®éng kiÓm tra cã kÕt qu¶ lµ mét trong nh÷ng nghÖ 66

Quaûn trò hoïc

thuËt qu¶n trÞ phøc t¹p nhÊt. §¬ng nhiªn viÖc kiÓm tra kh«ng thÓ thiÕt lËp vµ thùc thi ®îc nÕu kh«ng cã môc tiªu, kÕ ho¹ch vµ chÝnh s¸ch ®îc ¸p dông lµm tiªu chuÈn c¬ b¶n ®Ó ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng cña cÊp díi. * Tãm t¾t: Nh÷ng ngêi qu¶n lý cã thÓ lùa chän mét trong sè nh÷ng thiÕt kÕ cÊu tróc. Quan liªu vµ h÷u c¬ lµ nh÷ng mÉu lý luËn cæ ®iÓn. Cßn nh÷ng lo¹i kh¸c cã tÝnh thùc dông h¬n sÏ ®îc bµn luËn trong ch¬ng nµy. CÊu tróc ®¬n gi¶n Ýt phøc t¹p, Ýt c«ng thøc ho¸, vµ quyÒn hµnh tËp trung vµo tay mét ngêi duy nh¸t. Nã ®îc dïng trong hÇu hÕt nh÷ng c¬ së kinh doanh nhá v× nh÷ng u ®iÓm nh nhanh, linh ®éng, duy tr× kh«ng tèn kÐm, vµ tr¸ch nhiÖm râ rµng. Nhng khi kÝch thíc c«ng ty lín h¬n th× nã kÐm hiÖu qu¶ ®i. CÊu tróc chøc n¨ng tËp hîp nh÷ng chuyªn m«n gièng nhau vµ cã liªn quan víi nhau. Nã thu ®îc lîi Ých tõ sù chuyªn m«n ho¸ vµ cã lÏ lµ d¹ng quan liªu th«ng dông nhÊt. Nh÷ng tæ chøc lín cã thÓ tù tæ chøc thµnh nh÷ng ®¬n vÞ tù qu¶n. §ã lµ cÊu tróc ph©n nh¸nh. Nh÷ng ®¬n vÞ ®îc kÕt hîp thµnh nh÷ng nhãm c«ng nghiÖp, díi sù ®iÒu ®éng ®éc nhÊt cña mét gi¸m ®èc. §ã lµ cÊu tróc ph©n khu vùc. CÊu tróc hîp nhÊt còng cã nh÷ng ®¬n vÞ tù qu¶n, nhng nh÷ng ®¬n vÞ nµy thËt ra lµ nh÷ng c«ng ty ®a d¹ng vµ biÖt lËp. CÊu tróc ma trËn kÕt hîp sù ph©n ngµnh chøc n¨ng víi s¶n phÈm ®Ó cã thÓ thu ®îc lîi Ých cña c¶ hai mÆt riªng biÖt hãa vµ ph©n nhiÖm cao Ph©n chia quyÒn h¹n lµ mét xu thÕ ph©n t¸n quyÒn ra quyÕt ®Þnh. TËp quyÒn lµ sù tËp trung ho¸ quyÒn lùc; nã cã thÓ phï hîp cho c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng ë mét ®Þa ph¬ng riªng lÎ vµ cho c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng tËp trung ho¸ theo bé phËn. Qu¸ tr×nh uû quyÒn bao gåm viÖc x¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ cÇn ®¹t ®îc, giao nhiÖm vô, giao quyÒn h¹n, lµm cho mäi ngêi ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ c«ng viÖc. C©U HáI «N TËP 1. Nh÷ng yÕu tè nµo cÇn ph¶i ®îc xem xÐt khi x©y dùng bé m¸y tæ chøc cña xÝ nghiÖp? 2. Tr×nh bµy c¸c c¸ch thøc ®Ó thµnh lËp c¸c ®¬n vÞ nhá trong xÝ nghiÖp? 3. Ph©n biÖt m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc theo chøc n¨ng vµ c¬ cÊu trùc tuyÕn ?

67

Quaûn trò hoïc

Ch¬ng Vii
Chøc n¨ng ®iÒu khiÓn
I. Néi dung cña chøc n¨ng ®iÒu khiÓn trong qu¶n trÞ.

I.1 KHÁI NIỆM. Nh ®· biÕt, ®iÒu khiÓn lµ mét trong nh÷ng chøc n¨ng chung vµ kh©u quan träng ®Ó c¸c nhµ qu¶n trÞ tæ chøc thùc hiÖn c¸c môc tiªu ®· v¹ch ra. §iÒu khiÓn thêng ®îc hiÓu lµ nh÷ng ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn viÖc híng dÉn, ®µo t¹o, ®«n ®èc vµ thóc ®Èy c¸c thµnh viªn thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña tæ chøc víi hiÖu qu¶ cao nhÊt. Víi c¸ch hiÓu ®ã, chóng ta cã thÓ rót ra 3 néi dung chÝnh cña chøc n¨ng ®iÒu khiÓn nh sau: Néi dung chÝnh cña chøc n¨ng ®iÒu khiÓn trong qu¶n trÞ

Nh÷ng ho¹t ®éng liªn quan ®Õn tuyÓn chän, h­íng dÉn ®µo t¹o vµ sö dông con ng­êi trong tæ chøc.

Ho¹t ®éng liªn quan liªn quan ®Õn c«ng t¸c ®éng viªn con ng­êi trong tæ chøc.

Ho¹t ®éng liªn quan ®Õn viÖc l·nh ®¹o vµ phong c¸nh l·nh ®¹o.

S¬ ®å 7.1: C¸c néi dung chÝnh cña chøc n¨ng ®iÒu khiÓn trong qu¶n trÞ Sau ®©y chóng ta sÏ xem xÐt mét c¸ch chi tiÕt h¬n 3 néi dung trªn cña chøc n¨ng ®iÒu khiÓn 1.1. ViÖc tuyÓn chän, híng dÉn, ®µo t¹o vµ sö dông con ngêi trong tæ chøc. Tríc hÕt, cã thÓ nãi, ®©y lµ c«ng viÖc nh»m t×m kiÕm ®îc nh÷ng con ngêi cã kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é phï hîp ®Ó c¸c nhµ qu¶n trÞ giao nh÷ng nhiÖm vô vµ c«ng viÖc nhÊt ®Þnh. Do ®ã nÕu c«ng viÖc nµy kh«ng ®îc tiÕn hµnh tèt, tæ chøc khã cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña m×nh víi hiÖu qu¶ cao. Khi thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn néi dung nµy, c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn lu ý thùc hiÖn tèt c¸c vÊn ®Ò sau ®©y:

68

Quaûn trò hoïc

a. CÇn x¸c ®Þnh ®îc chÝnh x¸c nhu cÇu nh©n lùc vµ nhu cÇu ®µo t¹o cña tæ chøc trong tõng giai ®o¹n vµ tõng c«ng viÖc cô thÓ. b. CÇn x¸c ®Þnh ®îc c¸c yªu cÇu cña tõng c«ng viÖc vµ trªn c¬ së ®ã, x©y dùng c¸c tiªu chuÈn cÇn cã ë ngêi thùc hiÖn. C¸c yªu cÇu vµ tiªu chuÈn nµy, mét mÆt ®ßi hái ph¶i hîp lý, mÆt kh¸c cµng cô thÓ cµng tèt. c. CÇn lùa chän c¸c h×nh thøc, néi dung vµ thêi h¹n huÊn luyÖn vµ ®µo t¹o ph¶i phï hîp víi tõng c«ng viÖc vµ tõng ®èi tîng cô thÓ. Trªn thùc tÕ ®Ó thùc hiÖn huÊn luyÖn ®µo t¹o ®Òu ®ßi hái nh÷ng chi phÝ nhÊt ®Þnh. Do ®ã, c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i c©n nh¾c, tÝnh to¸n ®Ó ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ vµ tÝnh t¸c dông thùc sù cña c¸c c«ng viÖc nµy. 1.2. §éng viªn c¸c thµnh viªn thùc hiÖn tèt c¸c môc tiªu cña tæ chøc. ViÖc thùc hiÖn nhiÖm vô ®îc giao cña ngêi lao ®éng, nãi chung ®îc qui ®Þnh bëi 3 yÕu tè: n¨ng lùc, ®iÒu kiÖn lµm viÖc vµ møc ®é ®éng viªn. Tõ ®ã cho thÊy møc ®é ®éng viªn lµ mét yÕu tè cã ¶nh hëng ®Õn kÕt qu¶ thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña tæ chøc. V× vËy, c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i biÕt ®éng viªn nh©n viªn ®Ó kÝnh thÝch sù nç lùc vµ nhu cÇu “muèn lµm viÖc” cña hä. §Ó ®éng viªn nh©n viªn mét c¸ch cã hiÖu qu¶, c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i x¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu, c¸c gi¸ trÞ cña ngêi lao ®éng vµ c¸c c«ng viÖc gióp hä tháa m·n ®îc c¸c nhu cÇu, gi¸ trÞ cña m×nh.... §Ó ®¹t ®îc ®iÒu ®ã c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i ®¹t ®îc c¸c ®iÒu kiÖn sau: A. CÇn hiÓu vµ n¾m ®îc néi dung cña c¸c thuyÕt ®éng viªn. Cô thÓ lµ: a. ThuyÕt cÊp bËc nhu cÇu cña Maslow. Trong hÖ thèng lý thuyÕt vÒ qu¶n trÞ vµ ®éng viªn, thuyÕt cÊp bËc nhu cÇu cña Abraham Maslow lµ thuyÕt ®îc nhiÒu nhµ qu¶n trÞ chó ý: Maslow cho r»ng hµnh vi cña con ngêi b¾t nguån tõ nhu cÇu vµ nh÷ng nhu cÇu cña con ngêi ®îc s¾p xÕp theo mét tr×nh tù u tiªn tõ thÊp tíi cao vÒ tÇm quan träng. Cô thÓ ®îc s¾p xÕp theo n¨m bËc nh sau: ( Xem s¬ ®å sè 7.2)
Nhu caàu caáp cao Nhu caàu caáp thaáp

Tù thÓ hiÖn Tù träng X· héi An toµn Sinh lý

69

Quaûn trò hoïc

S¬ ®å sè 7.2 : Tr×nh tù s¾p xÕp nhu cÇu cña Maslow §Ó hiÓu ®îc s¬ ®å sè 7.2 cÇn lu ý ®Õn c¸c kh¸i niÖm sau:

Nh÷ng nhu cÇu c¬ b¶n: (hay nhu cÇu sinh lý) Lµ nh÷ng nhu cÇu ®¶m b¶o cho con ngêi tån t¹i nh: ¨n, uèng, nghØ ng¬i, mÆc, tån t¹i, ph¸t triÓn nßi gièng vµ c¸c nhu cÇu kh¸c cña c¬ thÓ. Nh÷ng nhu cÇu vÒ an toµn vµ an ninh: Lµ c¸c nhu cÇu cña con ngêi ®¶m b¶o ®îc an toµn, kh«ng bÞ ®e däa.

Nh÷ng nhu cÇu vÒ x· héi: lµ c¸c nhu cÇu vÒ t×nh yªu ®îc b¹n bÌ, x· héi....chÊp nhËn Nh÷ng nhu cÇu tù träng: Lµ c¸c nhu cÇu vÒ tù träng, t«n träng ngêi kh¸c, ®îc ngêi kh¸c t«n träng, danh dù, ®Þa vÞ ... Nh÷ng nhu cÇu tù thÓ hiÖn: Lµ c¸c nhu cÇu vÒ ch©n, thiÖn, mü, tù chñ, s¸ng t¹o, hµi híc ... Maslow ®· chia c¸c nhu cÇu thµnh hai cÊp: cÊp cao vµ cÊp

thÊp.

C¸c nhu cÇu cÊp thÊp lµ c¸c nhu vÒ sinh lý vµ an toµn, an ninh. C¸c nhu cÇu cÊp cao lµ c¸c nhu cÇu x· héi, tù träng vµ tù thÓ hiÖn. Sù kh¸c biÖt gi÷a hai lo¹i nhu cÇu nµy lµ c¸c nhu cÇu cÊp thÊp ®îc tháa m·n chñ yÕu tõ bªn ngoµi, trong khi c¸c nhu cÇu cÊp cao ®îc tháa m·n chñ yÕu tõ néi t¹i con ngêi. Maslow cho r»ng, c¸c nhu cÇu ë cÊp thÊp thêng dÔ h¬n tháa m·n c¸c nhu cÇu tõ cÊp cao, v× c¸c nhu cÇu cÊp thÊp lµ cã giíi h¹n vµ cã thÓ tháa m·n tõ bªn ngoµi. ¤ng cho r»ng c¸c nhu cÇu tháa m·n tõ cÊp thÊp lµ ®éng lùc thóc ®Èy con ngêi vµ nã lµ nh©n tè ®éng viªn con ngêi rÊt quan träng. Khi c¸c nhu cÇu nµy ®îc tháa m·n kh«ng cßn lµ yÕu tè ®éng viªn ®îc n÷a, c¸c nhu cÇu ë cÊp cao h¬n sÏ xuÊt hiÖn. ThuyÕt cÊp bËc nhu cÇu cña Maslow ®· chØ ra r»ng, muèn ®éng viªn nh©n viªn, ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i hiÓu hä ®ang ë cÊp ®é nhu cÇu nµo. Tõ ®ã, c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i ®a ra gi¶i ph¸p phï hîp cho viÖc tháa m·n nhu cÇu cña ngêi lao ®éng vµ ®ång thêi ®¶m b¶o c¸c môc tiªu tæ chøc ®îc thùc thiÖn. b. ThuyÕt cña David Mc Clelland: David Mc Clelland cho r»ng con ngêi cã ba nhu cÇu c¬ b¶n: nhu cÇu thµnh tùu, nhu cÇu liªn minh vµ nhu cÇu quyÒn lùc.

70

Quaûn trò hoïc

Nhu cÇu thµnh tùu: Ngêi cã nhu cÇu thµnh tùu cao lµ ngêi lu«n muèn c«ng viÖc ®îc gi¶i quyÕt tèt h¬n. Hä muèn vît qua khã kh¨n, trë ng¹i vµ thÝch c¸c c«ng viÖc mang tÝnh th¸ch thøc. Nh÷ng ngêi cã nhu cÇu thµnh tùu cao, muèn ®îc ®éng viªn, sÏ lµm viÖc tèt h¬n. Nhu cÇu liªn minh: Ngêi cã nhu cÇu nµy m¹nh sÏ lµm viÖc tèt ë nh÷ng lo¹i c«ng viÖc t¹o ra sù th©n thiÖn vµ cã quan hÖ x· héi. Nhu cÇu quyÒn lùc: Lµ nhu cÇu kiÓm so¸t vµ ¶nh hëng ®Õn m«i trêng lµm viÖc cña ngêi kh¸c. Mét sè ngêi cho r»ng nhµ qu¶n trÞ thµnh c«ng lµ ngêi thêng cã nhu cÇu quyÒn lùc m¹nh nhÊt, kÕ ®Õn lµ nhu cÇu thµnh tùu vµ sau cïng lµ nhu cÇu liªn minh. c. ThuyÕt E.R.G: Clayton Alderfer gi¸o s ®¹i häc Yale ®· tiÕn hµnh s¾p xÕp l¹i nghiªn cøu cña Maslow ®a ra kÕt luËn cña m×nh. ¤ng ®ång ý víi c¸c nhµ nghiªn cøu kh¸c cho r»ng: hµnh ®éng cña con ngêi b¾t nguån tõ nhu cÇu. Song, theo «ng con ngêi cïng mét lóc theo ®uæi ba nhu cÇu c¬ b¶n: nhu cÇu tån t¹i, nhu cÇu quan hÖ, vµ nhu cÇu ph¸t triÓn. Nhu cÇu tån t¹i: bao gåm nh÷ng ®ßi hái vËt chÊt tèi cÇn thiÕt cho nhu cÇu tån t¹i cña con ngêi. Nhãm nhu cÇu nµy cã néi dung gièng nhu cÇu sinh lý vµ nhu cÇu an toµn cña Maslow. Nhu cÇu quan hÖ: lµ nh÷ng quan hÖ vµ t¬ng t¸c qua l¹i gi÷a c¸c c¸ nh©n. Nhu cÇu quan hÖ bao gåm nhu cÇu x· héi vµ mét phÇn nhu cÇu tù träng (®îc t«n träng). Nhu cÇu ph¸t triÓn: lµ ®ßi hái bªn trong cña mçi con ngêi cho sù ph¸t triÓn c¸ nh©n. Nã bao gåm nhu cÇu tù thÓ hiÖn vµ mét phÇn nhu cÇu tù träng (tù träng vµ t«n träng ngêi ). §iÒu kh¸c biÖt cña thuyÕt nµy lµ: Alderfer cho r»ng cïng mét lóc theo ®uæi viÖc tháa m·n tÊt c¶ c¸c nhu cÇu chø kh«ng ph¶i chØ mét nhu cÇu nh quan ®iÓm cña Maslow. H¬n n÷a, ThuyÕt nµy cßn cho r»ng khi mét nhu cÇu nµo ®ã bÞ c¶n trë vµ kh«ng ®îc tháa m·n th× con ngêi cã xu híng dån nç lùc cña m×nh sang tháa m·n nhu cÇu kh¸c. d. ThuyÕt nh©n tè cña Herzberg. Herzberg ®· ph¸t triÓn thuyÕt ®éng viªn cña «ng ta b»ng c¸ch ®Ò nghÞ c¸c chuyªn gia lµm viÖc trong c¸c xÝ nghiÖp c«ng nghiÖp liÖt kª c¸c nh©n tè lµm hä tháa m·n vµ c¸c nh©n tè lµm cho hä ®éng viªn cao ®é. §ång thêi, yªu cÇu hä liÖt kª c¸c nh©n tè mµ hä kh«ng ®îc ®éng viªn vµ bÊt m·n. Herzberg cho r»ng cã mét sè nh©n tè cã liªn quan ®Õn sù bÊt m·n vµ ®îc gäi lµ c¸c nh©n tè duy tr× hay lìng tÝnh vµ c¸c nh©n tè liªn quan ®Õn ®éng viªn ngêi lao ®éng lµm viÖc tÝch cùc vµ ch¨m chØ h¬n. 71

Quaûn trò hoïc

NÕu c¸c yÕu tè ®éng viªn gi¶i quyÕt kh«ng tèt sÏ t¹o ra t×nh tr¹ng kh«ng tháa m·n, nhng cha ch¾c ®· t¹o ra sù bÊt m·n. Cßn ®èi víi c¸c nh©n tè duy tr× th× cã thÓ t¹o ra t×nh tr¹ng kh«ng bÊt m·n, nhng cha ch¾c ®· cã t×nh tr¹ng tháa m·n. Quan ®iÓm cña Herzberg ®îc thÓ hiÖn ë s¬ ®å sau:
C¸c nh©n tè ¶nh h­ëng

C¸c nh©n tè duy tr×

C¸c nh©n tè cæ ®éng

§óng

Sai Con ng­êi

§óng

Sai

KÕt qu¶

Kh«ng cã sù bÊt m·n Kh«ng ®éng viªn

KÕt qu¶

BÊt m·n AÛnh h­ëng tiªu cùc

Tháa m·n §éng viªn tÝch cùc

KÕt qu¶

Kh«ng tháa m·n

KÕt qu¶

Kh«ng cã sù bÊt m·n

S¬ ®å 7.3: ¶nh hëng cña c¸c nh©n tè trong thuyÕt Herzberg Tõ thuyÕt hai nh©n tè cña Herzberg cã thÓ rót ra ®îc nh÷ng kÕt luËn bæ Ých sau ®©y víi c¸c nhµ qu¶n trÞ. - Nh÷ng nh©n tè lµm tháa m·n nh÷ng ngêi lao ®éng kh¸c víi c¸c nh©n tè t¹o ra sù bÊt m·n cña hä. V× vËy, c¸c nhµ qu¶n trÞ kh«ng thÓ mong ®îi sù tháa m·n ngêi lao ®éng b»ng c¸ch ®¬n gi¶n lµ xãa bá c¸c nguyªn nh©n g©y sù bÊt m·n. - ViÖc ®éng viªn nh©n viªn ®ßi hái ph¶i gi¶i quyÕt tháa ®¸ng ®ång thêi c¶ hai nhãm nh©n tè duy tr× vµ ®éng viªn, kh«ng thÓ chØ chó träng mét nhãm nµo c¶. e. ThuyÕt vÒ sù c«ng b»ng: Ngêi lao ®éng trong tæ chøc muèn ®îc ®èi xö mét c¸ch c«ng b»ng. Hä cã xu híng so s¸nh nh÷ng ®ãng gãp vµ phÇn thëng cña hä víi nh÷ng ngêi kh¸c. Trong qu¸ tr×nh so s¸nh hä thêng cã ®¸nh gi¸ cao cèng hiÕn cña m×nh vµ ®¸nh gi¸ cao cao phÇn thëng mµ ngêi kh¸c nhËn ®îc. 72

Quaûn trò hoïc

Khi kh«ng cã sù kh«ng c«ng b»ng, ngêi lao ®éng thêng cã xu híng chÊp nhËn vµ chÞu ®ùng. Song, sù kh«ng c«ng b»ng nµy kÐo dµi sÏ dÉn hä ®Õn sù bÊt m·n, ph¶n øng l¹i thËm chÝ hä sÏ ngõng viÖc. Do ®Æc ®iÓm nµy, nhµ qu¶n trÞ ph¶i lu«n quan t©m tíi nhËn thøc cña ngêi lao ®éng vÒ sù c«ng b»ng. B. BiÕt lùa chän vµ øng dông c¸c h×nh thøc ®éng viªn cho phï hîp víi tõng ®èi tîng, tõng tæ chøc cô thÓ: Trªn thùc tÕ viÖc ®éng viªn cã thÓ ®îc thùc hiÖn qua nhiªu h×nh thøc nh: - §éng viªn th«ng qua viÖc thiÕt c«ng viÖc qu¶n lý, nh: bè trÝ ngêi ®óng viÖc, t¨ng tÝnh hÊp dÉn cña c«ng viÖc.... - §éng viªn th«ng qua phÇn thëng. - §éng viªn th«ng qua l«i kÐo sù tham gia cña ngêi lao ®éng vµo c«ng t¸c qu¶n lý, vµo qua tr×nh bµn b¹c gi¶i quyÕt vÊn ®Ò. - §éng viªn th«ng qua c¸c h×nh thøc, nh: tæ chøc ®i nghØ m¸t, gióp ®ì gia ®×nh cña c¸c thµnh viªn tËp thÓ... 1.3. L·nh ®¹o vµ phong c¸ch l·nh ®¹o. a. L·nh ®¹o: KÕt qu¶ nghiªn cøu vµ thùc tiÔn ®Òu cho thÊy r»ng, nhµ qu¶n trÞ cÇn cã sù hiÓu biÕt vÒ l·nh ®¹o vµ phong c¸ch l·nh ®¹o míi cã thÓ thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ nãi chung vµ chøc n¨ng ®iÒu khiÓn nãi riªng. Theo tiÕn sÜ Yves Enregle, l·nh ®¹o lµ lµm cho ngêi lµm viÖc vµ hiÓu biÕt c«ng viÖc ®Ó hä thùc hiÖn. Víi c¸ch hiÓu ®ã ®Ó hoµn thµnh ®îc chøc n¨ng cña m×nh, ngêi l·nh ®¹o cÇn cã c¸c ®iÒu kiÖn sau : Ph¶i hiÓu biÕt c«ng viÖc vµ biÕt l¾ng nghe mäi ngêi Ph¶i cã nh÷ng phÈm chÊt c¸ nh©n, nh: §iÒm tĩnh, trung thùc, nhiÖt t×nh,..... Cã uy tÝn trong tËp thÓ Cã n¨ng lùc tæ chøc giao tiÕp v.v...

73

Quaûn trò hoïc

Trªn thùc tÕ mçi nhµ qu¶n trÞ thùc hiÖn viÖc l·nh ®¹o theo mét c¸ch riªng cña m×nh. Theo gi¸o s Rober Blake vµ n÷ gi¸o s Jane Mouton cã 5 c¸ch l·nh ®¹o vµ ®ã lµ A,B,C,D vµ E. Néi dung cña ck¸c h×nh thøc l·nh ®¹o nµy ®îc gi¶i thÝch trong s¬ ®å: Sù quan t©m Y cña nhµ qu¶n trÞ ®Õn con ngêi

D

C

B

A

E

X 0 7 1 2 3 4 5 6 8 9 Sù quan t©m cña nhµ l·nh ®¹o ®Õn c«ng viÖc S¬ ®å sè 7.4 A. Lµ lo¹i l·nh ®¹o, trong ®ã nhµ qu¶n trÞ Ýt quan t©m ®Õn c«ng viÖc vµ con ngêi. D. Lµ lo¹i l·nh ®¹o, trong ®ã nhµ qu¶n trÞ quan t©m tèi ®a ®Õn con ngêi, nhng Ýt quan t©m ®Õn c«ng viÖc. E. Lµ lo¹i l·nh ®¹o, trong ®ã nhµ qu¶n trÞ quan t©m tèi ®a ®Õn c«ng viÖc nhng Ýt quan t©m ®Õn con ngêi. B. Lµ lo¹i l·nh ®¹o, trong ®ã nhµ qu¶n trÞ quan t©m ®Õn c¶ hai, tøc lµ võa c«ng viÖc vµ võa con ngêi. C. Lµ lo¹i l·nh ®¹o, trong ®ã nhµ qu¶n trÞ quan t©m tèi ®a ®Õn con ngêi vµ c«ng viÖc. §©y lµ lo¹i l·nh ®¹o lý tëng. b. Phong c¸ch l·nh ®¹o: Phong c¸ch l·nh ®¹o lµ c¸ch thøc theo ®ã ngêi l·nh ®¹o c xö ®èi víi nh÷ng ngêi díi quyÒn vµ ph¹m vi c¸c vÊn ®Ò mµ hä ®îc phÐp ra quyÕt ®Þnh. NÕu kh¸i qu¸t l¹i, trªn thùc tÕ thêng cã phong c¸ch l·nh ®¹o phæ biÕn sau ®©y:

74

Quaûn trò hoïc

- Phong c¸ch ®éc ®o¸n (hoÆc ®éc tµi): Lµ phong c¸ch, mµ trong ®ã ngêi l·nh ®¹o sÏ trùc tiÕp ra c¸c quyÕt ®Þnh mµ kh«ng cÇn tham kh¶o ý kiÕn cña ngêi díi quyÒn. - Phong c¸ch d©n chñ: Lµ phong c¸ch, mµ trong ®ã ngêi l·nh ®¹o ra quyÕt ®Þnh trªn c¬ së bµn b¹c, trao ®æi vµ tham kh¶o ý kiÕn cña cÊp díi. - Phong c¸ch tù do: Lµ phong c¸ch, mµ trong ®ã ngêi l·nh ®¹o cho phÐp ngêi díi quyÒn ra quyÕt ®Þnh riªng cña m×nh vµ hä Ýt tham gia vµo viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh cña tæ chøc. §Æc ®iÓm cña c¸c phong c¸ch trªn cã thÓ biÓu diÔn b»ng h×nh sau:
Møc ®é tham gia cña cÊp l·nh ®¹o H×nh qu¸ tr×nh ®iÓm cña 3 phong c¸ch l·nh ®¹o 7.5: §Æc ra quyÕt ®Þnh trong

Møc ®é tham gia cña ng­êi d­íi quyÒn trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh §éc ®o¸n Tù do

H×nh 7.5 : §Æc ®iÓm cña ba phong c¸ch l·nh ®¹o Trªn ®©y lµ ba phong c¸ch l·nh ®¹o c¬ b¶n. Mçi phong c¸ch cã nh÷ng u ®iÓm, nhîc ®iÓm. C¸c nhµ chuyªn m«n kh«ng chØ tháa m·n víi viÖc miªu t¶ ba phong c¸ch c¬ b¶n nµy kh«ng th«i. Hä cßn so s¸nh vµ cè g¾ng ®Þnh ra gi¸ trÞ cña chóng. Vµ nh×n chung, hä nhÊt trÝ r»ng phong c¸ch l·nh ®¹o d©n chñ lµ phong c¸ch tèt nhÊt. Tuy nhiªn, thùc tÕ chøng tá r»ng trong mét vµi trêng hîp, phong c¸ch l·nh ®¹o thµnh c«ng trong lóc hai phong c¸ch kia thÊt b¹i; phong c¸ch d©n chñ hoÆc phong c¸ch tù do, trong mét ®iÒu kiÖn phï hîp, sÏ mang l¹i kÕt qu¶ kh¶ quan h¬n hai phong c¸ch cßn l¹i. §iÒu nµy hoµn toµn cã thËt, dï cho nhiÒu ngêi nãi r»ng phong c¸ch tù do sÏ kh«ng bao giê mang l¹i kÕt qu¶. Mét nhµ l·nh ®¹o cã thÓ sö dông bÊt cø phong c¸ch nµo trong ba phong c¸ch nµy. Ngêi ta thêng hay nghÜ r»ng khi mét ai ®ã ®· chän mét trong ba phong c¸ch nµy th× khã cã thÓ sö dông phong c¸ch kh¸c. §iÒu ®ã thËt sai lÇm. NghÖ thuËt l·nh ®¹o lµ sù uyÓn chuyÓn, biÕt sö dông phong c¸ch nµo mét c¸ch ®óng lóc. 75

Quaûn trò hoïc

V× v¹y nhiÖm vô cña nhµ qu¶n trÞ lµ häc hái nh÷ng phong c¸ch l·nh ®¹o kh¸c nhau ®Ó cã thÓ linh ho¹t khi sö dông chóng ®èi phã víi nh÷ng ®iÒu kiÖn vµ con ngêi kh¸c nhau trong c«ng t¸c. Víi viÖc ¸p dông mét c¸ch thµnh th¹o ba ch×a khãa c¬ b¶n nµyphong c¸ch l·nh ®¹o ®éc tµi, d©n chñ, vµ tù do-sÏ ®a nhµ qu¶n trÞ ®Õn ngìng cöa cña sù thµnh c«ng c. C¸c yÕu tè ¶nh hëng ®Õn viÖc lùa chän phong c¸ch l·nh ®¹o. Nh trªn ®· nãi, viÖc sö dông phong c¸ch l·nh ®¹o kh«ng ph¶i lµ cøng nh¾c, cho thÝch hîp. ViÖc lùa chän phong c¸ch l·nh ®¹o tèi u phô thuéc vµo nh÷ng yÕu tè díi ®©y: (1) Chän mét phong c¸ch l·nh ®¹o phï hîp víi tõng c¸ nh©n díi quyÒn. Trong c«ng t¸c l·nh ®¹o, hµng ngµy nhµ qu¶n trÞ thêng lµm viÖc trùc tiÕp víi tõng c¸ nh©n riªng lÎ, ch¼ng h¹n ra mÖnh lÖnh hay l¾ng nghe ý kiÕn phµn nµn. V× vËy, c¸ch thøc ®èi xö víi tõng ngêi quyÕt ®Þnh rÊt lín ®Õn thµnh c«ng cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ. §Ó quyÕt ®Þnh mét phong c¸ch l·nh ®¹o phï hîp víi tõng nh©n viªn, nhµ qu¶n trÞ chó ý tíi nh÷ng ®Æc ®iÓm sau ®©y cña hä: - Tuæi t¸c: Nªn dïng phong c¸ch l·nh ®¹o tù do ®èi víi nh÷ng ngêi cao tuæi h¬n m×nh. Tr¸i l¹i, ®èi víi nh÷ng ngêi nhá tuæi h¬n, tèt h¬n lµ ¸p dông phong c¸ch ®éc tµi. - Giíi tÝnh: MÆc dï tÊt c¶ phô n÷ ®Òu ph¶n kh¸ng sù “thèng trÞ”, nhng thêng th× hä sÏ lµm viÖc tèt h¬n díi mét phong c¸ch l·nh ®¹o ®éc tµi. - Kinh nghiÖm: NÕu nh©n viªn ®· cã nhiÒu kinh nghiÖm nghÒ nghiÖp, tèt h¬n lµ sö dông phong c¸ch l·nh ®¹o d©n chñ vµ tù do. - CÇn ph¶i ®éc tµi víi nh÷ng lo¹i ngêi nµy: * Nh÷ng ngêi hay cã th¸i ®é chèng ®èi: Hä kh«ng thÝch quyÒn lùc. Hä lµ ngêi ngang tµng, hay g©y gæ. Tuy nhiªn th¸i ®é thï ®Þch nµy ph¶i ®îc trÊn ¸p b»ng mét sù l·nh ®¹o kh«n ngoan nµo ®ã. Phong c¸ch l·nh ®¹o ®éc tµi ph¶i ®îc ¸p dông ®Ó chÕ ngù tÝnh khÝ ngang bíng ®ã, híng n¨ng lùc cña hä vµo môc tiªu mong muèn. * Nh÷ng ngêi kh«ng tù chñ: Lo¹i ngêi nµy lu«n c¶m thÊy thiÕu ý chÝ vµ nghÞ lùc. V× vËy ê ®èi víi hä, cÇn ph¶i cã nh÷ng quy ®Þnh cøng r¾n. Bëi v× thiÕu tù chñ, hä thêng c¶m thÊy lo ©u vµ bÊt ®Þnh nÕu kh«ng cã mét nhµ l·nh ®¹o tµi ba vµ ®Çy quyÒn uy. ChÝnh nhê sù chØ huy cøng r¾n nµy mµ hä sÏ cã mét niÒm tin míi. - CÇn ph¶i d©n chñ víi nh÷ng lo¹i ngêi nµy: * Nh÷ng ngêi cã tinh thÇn hîp t¸c:

76

Quaûn trò hoïc

S½n lßng c«ng t¸c víi ngêi kh¸c kh«ng cã nghÜa lµ phñ nhËn tµi n¨ng, phñ nhËn c¸ tÝnh cña m×nh. Tuy nhiªn, mét nh©n viªn cã phÈm chÊt nµy sÏ ph¸t huy n¨ng lùc cao nhÊt cña m×nh nÕu ®îc l·nh ®¹o theo phong c¸ch d©n chñ. Mét ngêi cã tinh thÇn hîp t¸c kh«ng ph¶i lµ thiÕu n¨ng lùc, nhng c¸ch sö dông n¨ng lùc ®ã kh«ng gièng víi c¸ch mét ngêi hay chèng ®èi thêng lµm. Anh ta sö dông n¨ng lùc ®ã ®Ó gióp ®ì mäi ngêi. Mét ngêi võa cã n¨ng lùc, võa cã tinh thÇn hîp t¸c, sÏ lu«n ®i ®óng ®êng lèi vµ cÇn rÊt Ýt sù l·nh ®¹o * Nh÷ng ngêi thÝch lèi sèng tËp thÓ: Nh÷ng ngêi nµy thêng thÝch ®îc lµm viÖc trong mét tËp thÓ anh em b¹n bÌ ®ång nghiÖp. Phong c¸ch d©n chñ lµ phong c¸ch ®¾c s¸ch nhÊt ®èi víi lo¹i ngêi nh vËy. Hä cÇn rÊt Ýt sù gi¸m s¸t mµ vÉn ph¸t huy n¨ng lùc tèi ®a cña m×nh, v× hä lµm viÖc cho lîi Ých cña tËp thÓ lµ chñ yÕu. Hä sÏ c¶m thÊy tháa m·n h¬n bao giê hÕt, nÕu ®îc lµm viÖc trong mét tËp thÓ ®oµn kÕt, g¾n bã vµ h÷u nghÞ. - §èi víi nh÷ng lo¹i ngêi nµy nªn ®Ó hä tù do ho¹t ®éng: * Nh÷ng hay cã ®Çu ãc c¸ nh©n: Nh÷ng ngêi nµy thêng ph¸t huy n¨ng lùc cao nhÊt nÕu ®îc l·nh ®¹o b»ng phong c¸ch tù do ho¹t ®éng, miÔn lµ hä nhËn thøc ®îc c«ng viÖc hä lµm. Hä thêng thÝch nhng lêi khen ngîi vµ ®îc mäi ngêi chó ý ®Õn tµi n¨ng cña m×nh. Cø ®Ó hä lµm viÖc theo ý muèn cña m×nh, miÔn lµ nh÷ng ®iÒu hä lµm kh«ng cã h¹i cho ngêi kh¸c hay cho tËp thÓ. * Nh÷ng ngêi kh«ng thÝch giao thiÖp víi x· héi: Cã mét sè ngêi kh«ng thÝch quan hÖ t×nh c¶m víi nh÷ng ngêi kh¸c. §iÒu nµy cã nhiÒu nguyªn do. Cã thÓ ®©y lµ mét t©m tr¹ng thï ®Þch ngÊm ngÇm. Còng cã thÓ lµ mét c¨n bÖnh t©m lý, hä kh«ng cã kh¶ n¨ng tiÕp xóc víi thÕ giíi thùc t¹i. Dï nguyªn nh©n g× ®i n÷a, nh÷ng ngêi nh vËy chØ cã thÓ lµm viÖc mét m×nh. Phong c¸ch tù do ho¹t ®éng t¹o ra mét bÇu kh«ng khÝ t©m lý thÝch hîp cho hä, t¹o ®iÒu kiÖn cho hä lµm viÖc vµ ph¸t huy tèt n¨ng lùc cña m×nh. (2) Chän phong c¸ch l·nh ®¹o phï hîp víi møc ®é ph¸t triÓn cña tËp thÓ. - ÔÛ giai ®o¹n ®Çu cña qu¸ tr×nh ph¸t triÓn tËp thÓ, khi tËp thÓ cha cã sö æn ®Þnh, mäi thµnh viªn thêng chØ thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc ®îc giao theo tr¸ch nhiÖm cña m×nh, th× nhµ qu¶n trÞ nªn ¸p dông phong c¸ch l·nh ®¹o ®éc tµi, thiÕt lËp kû luËt chÆt chÏ, ®a ra c¸c yªu cÇu cô thÓ vµ kiÓm tra kÞp thêi. - ÔÛ giai ®o¹n ph¸t triÓn thø hai cña tËp thÓ, khi mµ c¸c thµnh viªn vÉn cha cã sù thèng nhÊt vµ tù gi¸c trong ho¹t ®éng, tÝnh tÝch cùc, sù ®oµn kÕt cha cao, cha ®Òu th× phong c¸ch l·nh ®¹o ph¶i mÒn dÎo, linh ho¹t vµ c¬ng quyÕt. 77

Quaûn trò hoïc

- Khi tËp thÓ ®· ph¸t triÓn ë møc ®é cao, cã bÇu kh«ng khÝ tèt ®Ñp, cã tinh thÇn ®oµn kÕt, cã kh¶ n¨ng tù qu¶n, cã tÝnh tù gi¸c cao, nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ¸p dông phong c¸ch d©n chñ hoÆc tù do ®Ó ph¸t huy tÝnh s¸ng t¹o cña tËp thÓ. (3) Chän phong c¸ch l·nh ®¹o phï hîp víi t×nh huèng cô thÓ. Nh÷ng t×nh huèng kh¸c nhau x¶y ra thêng ¶nh hëng Ýt nhiÒu ®Õn sù l·nh ®¹o trong tËp thÓ. Khi t×nh huèng cã nh÷ng thay ®æi lín, nhµ qu¶n trÞ nªn xem xÐt l¹i phong c¸ch l·nh ®¹o cña m×nh. Sau ®©y lµ mét vµi vÝ dô vÒ nh÷ng t×nh huèng cã kh¶ n¨ng x¶y ra vµ nh÷ng phong c¸ch l·nh ®¹o t¬ng øng cÇn ¸p dông: - Nh÷ng t×nh huèng bÊt tr¾c: Cã mét sè t×nh huèng ®ßi hái ta ph¶i hµnh ®éng khÈn tr¬ng, nhanh nh¹y vµ kÞp thêi. Trong trêng hîp x¶y ra mét vô háa ho¹n ch¼ng h¹n, nhµ qu¶n trÞ ph¶i biÕt ®iÒu khiÓn nh©n viªn cña m×nh lµm g×. Dï cho phong c¸ch l·nh ®¹o mµ «ng ta ¸p dông hµng ngµy trong c«ng ty lµ g× ®i ch¨ng n÷a, trong trêng hîp nh thÕ nµy, tù nhiªn nhÊt lµ phong c¸ch ®éc tµi. Cã nhiÒu dÉn chøng kh¸c cho thÊy t×nh huèng míi ®ßi hái mét phong c¸ch l·nh ®¹o míi. Trong mét c«ng ty, khi nhËn ®îc mÖnh lÖnh “háa tèc”, mäi ngêi cÇn ph¶i lµm viÖc khÈn tr¬ng vµ hiÖu qu¶. Mäi nç lùc cÇn ph¶i ®îc dèc hÕt, c¸c ý kiÕn cÇn ph¶i ®îc trao ®æi nhanh chãng, vµ c«ng viÖc ®ßi hái mäi ngêi ph¶i tËp trung cao ®é. ChÝnh trong nh÷ng t×nh huèng hÕt søc cÊp b¸ch nh vËy, c¸c c«ng nh©n sÏ c¶m thÊy cÇn cã sù l·nh ®¹o cøng r¾n vµ ®Çy quyÒn uy h¬n bao giê hÕt. Trong lóc cã qu¸ nhiÒu c«ng viÖc ®Ó lµm, ngêi ta thêng tr«ng, mong thËm chÝ ®ßi hái, ë mét sù l·nh ®¹o kh¾t khe. Nhng khi Ýt c«ng viÖc, khuynh híng thêng ngîc l¹i. Tøc lµ, hä kh«ng muèn mét lèi l·nh ®¹o “nghÑt thë” n÷a. Nãi chung, trong mét t×nh huèng ®Æc biÖt quan träng, phong c¸ch l·nh ®¹o ®îc lßng ngêi nhÊt lµ phong c¸ch h÷u hiÖu nhÊt. - BÊt ®ång trong tËp thÓ: Khi cã sù bÊt ®ång trong tËp thÓ, tríc sù thï ®Þch, ngê vùc, chia rÏ néi bé, nhµ qu¶n trÞ thêng ph¶i ¸p dông phong c¸ch l·nh ®¹o ®éc tµi, sö dông tèi ®a quyÒn lùc cña m×nh. - Nh÷ng t×nh huèng g©y hoang mang: ThØnh tho¶ng, do mét sù x¸o trén nµo ®ã trong tËp thÓ (do thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc, s¾p xÕp l¹i nh©n sù...), kh«ng ai biÕt ph¶i nªn lµm g×, mäi ngêi ®Òu hoang mang. Trong trêng hîp nµy, h¬n bao giê hÕt, nhµ qu¶n trÞ cÇn tá ra gÇn gòi víi nh©n viªn, thêng xuyªn gÆp gì, trao ®æi víi hä, vµ ®Õn víi hä bÊt cø lóc nµo cã thêi gian r¶nh rçi. Mèi quan hÖ th©n mËt ®Ó trÊn an nh©n viªn nh thÕ thêng ®em l¹i kÕt qu¶ h¬n bÊt cø b¶n th«ng ®iÖp nµo. (4) Chän mét phong c¸ch l·nh ®¹o phï víi c¸ tÝnh cña m×nh. Mäi hµnh vi cña chóng ta, tõ c¸ch ¨n nãi ®Õn ®i ®øng, ®Òu béc lé c¸ tÝnh cña m×nh. Vµ tïy thuéc vµo c¸ tÝnh, mçi nhµ qu¶n 78

Quaûn trò hoïc

trÞ sÏ thÝch mét phong c¸ch l·nh ®¹o nµo ®ã vµ sÏ c¶m thÊy tù nhiªn h¬n vµ hiÖu qu¶ h¬n víi phong c¸ch ®ã. Tuy nhiªn mét lèi l·nh ®¹o tµi t×nh ®ßi hái chóng ta ®«i khi ph¶i lµm ngîc l¹i víi së thÝch, c¸ tÝnh cña m×nh, biÕt sö dông nhiÒu thñ thuËt vµ nhiÒu ph¬ng ph¸p kh¸c nhau phï hîp víi nh÷ng t×nh huèng thùc tÕ kh¸c nhau. Nãi chung, chóng ta nªn coi träng ®óng møc c¸ tÝnh cña m×nh. Trong thùc hµnh nã cã thÓ gióp ta quyÕt ®Þnh phong c¸ch l·nh ®¹o thêng dïng ë ®iÒu kiÖn b×nh thêng. I.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU KHIỂN. §Ó ®iÒu khiÓn mét tæ chøc cã kÕt qu¶, kh«ng chØ ®ßi hái môc tiªu cña tæ chøc ph¶i ®îc x©y dùng hîp lý, mµ cßn phô thuéc vµo viÖc sö dông c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n lý nh thÕ nµo. C¸c ph¬ng ph¸p qu¶n lý ®îc hiÓu lµ tæng thÓ c¸c c¸ch thøc t¸c ®éng cã thÓ cã cña chñ thÓ qu¶n trÞ lªn ®èi tîng qu¶n trÞ ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu ®· v¹ch ra trong ®iÒu kiÖn m«i trêng cô thÓ. Víi c¸ch hiÓu ®ã, viÖc lùa chän vµ sö dông c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã t¸c dông víi mét tæ chøc ë c¸c khÝa c¹nh sau ®©y : a. Môc tiªu, nhiÖm vô cña qu¶n trÞ sÏ ®îc thùc hiÖn th«ng qua t¸c ®éng cña ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ. Trong nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh, ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã t¸c ®éng quan träng ®Õn sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña tæ chøc. b. Ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã thÓ kh¬i dËy nh÷ng ®éng lùc, nh÷ng kÝch thÝch tÝnh n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña con ngêi vµ tiÒm n¨ng cña tæ chøc. c. Ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã kh¶ n¨ng t¹o sù phèi hîp ho¹t ®éng vµ ®¶n b¶o sù thèng nhÊt cña tõng nhãm vµ cña tæ chøc. Nh vËy cã thÓ nãi viÖc lùa chän vµ sö dông cã ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã ¶nh hëng kh«ng nhá ®Õn kÕt qu¶ ®iÒu khiÓn tæ chøc cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. V× vËy, viÖc sö dông c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã hiÖu qu¶ lµ vÊn ®Ò ®îc c¸c nhµ qu¶n trÞ quan t©m vµ cÇn ®îc thùc hiÖn. ë ®©y cã mét ®iÓm cÇn lu ý lµ viÖc sö dông c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ trªn thùc tÕ võa lµ khoa häc võa lµ nghÖ thuËt. TÝnh khoa häc ®ßi hái ph¶i n¾m v÷ng ®èi tîng víi nh÷ng ®Æc ®iÓm vèn cã cña nã, ®Ó t¸c ®éng trªn c¬ së nhËn thøc vµ vËn dông c¸c quy luËt kh¸ch quan phï hîp víi ®èi tîng ®ã. TÝnh nghÖ thuËt biÓu hiÖn ë chç biÕt lùu chän vµ kÕt hîp c¸c ph¬ng ph¸p trong thùc tiÔn nh»m sö dông tiÒm n¨ng cña doanh nghiÖp ®Ó ®¹t môc tiªu ®· ®Ò ra. Qu¶n trÞ cã hiÖu qu¶ nhÊt khi biÕt lùa chän ®óng ®¾n vµ kÕt hîp linh ho¹t c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ. §ã chÝnh lµ tµi nghÖ qu¶n trÞ cña c¸c chñ doanh nghiÖp nãi riªng, cña c¸c nhµ qu¶n trÞ nãi chung. §Ó n¾m v÷ng sù t¸c ®éng cña c¸c ph¬ng ph¸p cÇn ®i s©u vµo nghiªn cøu tõng ph¬ng ph¸p, cô thÓ lµ : 2.1. C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh. 79

Quaûn trò hoïc

C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ sù t¸c ®éng trùc tiÕp cña chñ doanh nghiÖp lªn tËp thÓ nh÷ng ngêi lao ®éng díi quyÒn b»ng c¸c quyÕt ®Þnh døt kho¸t, mang tÝnh b¾t buéc, ®ßi hái ngêi lao ®éng ph¶i chÊp hµnh. C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh trong qu¶n trÞ kinh doanh cã kh¶ n¨ng x¸c lËp trËt tù kû c¬ng lµm viÖc trong doanh nghiÖp vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong doanh nghiÖp rÊt nhanh chãng. C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh t¸c ®éng vµo ®èi tîng qu¶n trÞ theo hai híng: T¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc vµ t¸c ®éng ®iÒu chØnh hµnh ®éng cña ®èi tîng qu¶n trÞ. Theo híng t¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc, c¸c nhµ qu¶n trÞ ban hµnh c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ qui m«, c¬ cÊu ®iÒu lÖ ho¹t ®éng, tiªu chuÈn nh»m thiÕt lËp tæ chøc vµ x¸c ®Þnh nh÷ng mèi quan hÖ ho¹t ®éng trong néi bé. Theo híng t¸c ®éng diÒu chØnh hµnh ®éng cña ®èi tîng qu¶n trÞ, c¸c nhµ qu¶n trÞ ®a ra c¸c ®a ra nh÷ng chØ thÞ, mÖnh lÖnh hµnh chÝnh b¾t buéc cÊp díi thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh, hoÆc ho¹t ®éng theo nh÷ng ph¬ng híng nhÊt ®Þnh nh»m ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn trong hÖ thèng ho¹t ®éng ¨n khíp vµ ®óng híng, uèn n¾n nh÷ng lÖch l¹c v.v... C¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp ph¶i cã quyÕt ®Þnh døt kho¸t, râ rµng, dÔ hiÓu, cã ®Þa chØ ngêi thùc hiÖn, lo¹i trõ kh¶ n¨ng cã sù gi¶i thÝch ®èi víi nhiÖm vô ®îc giao. T¸c ®éng hµnh chÝnh cã hiÖu lùc ngay tõ khi ban hµnh quyÕt ®Þnh vµ cÊp díi b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn, kh«ng ®îc lùa chän. ChØ ngêi thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh míi cã quyÒn thay ®æi quyÕt ®Þnh. CÇn ph©n biÖt c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh víi kiÓu qu¶n lý quan liªu do viÖc l¹m dông c¸c kû luËt hµnh chÝnh, sö dông mÖnh lÖnh hµnh chÝnh thiÕu c¬ së khoa häc, theo ý muèn chñ quan. Thêng nh÷ng mÖnh lÖnh kiÓu ®ã g©y ra nhiÒu tæn thÊt cho doanh nghiÖp, h¹n chÕ søc s¸ng t¹o cho ngêi lao ®éng. §ã còng lµ nhîc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh. C¸c nhµ qu¶n trÞ vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý nÕu thiÕu tØnh t¸o, say sa víi mÖnh lÖnh hµnh chÝnh th× dÔ sa vµo t×nh tr¹ng l¹m dông quyÒn hµnh, lµ m«i trêng tèt cho bÖnh chñ quan, duy ý chÝ, bÖnh hµnh chÝnh quan liªu. Sö dông c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh ®ßi hái c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i n¾m v÷ng nh÷ng yªu cÇu sau ®©y : Mét lµ, quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh chØ cã hiÖu qu¶ cao khi quyÕt ®Þnh ®ã cã c¨n cø khoa häc. §îc luËn chøng ®Çy ®ñ vÒ mÆt kinh tÕ vµ tÝnh to¸n ®Õn lîi Ých kinh tÕ. Ngêi ra quyÕt ®Þnh ph¶i hiÓu râ t×nh h×nh thùc tÕ, n¾m v÷ng t×nh huèng cô thÓ. Cho nªn khi ®a ra quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh ph¶i cè g¾ng cã ®ñ nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc ra quyÕt ®Þnh. Hai lµ, Khi sö dông c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh ph¶i g¾n chÆt quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña ngêi ra quyÕt ®Þnh. Mçi bé 80

Quaûn trò hoïc

phËn mçi c¸n bé khi sö dông quyÒn h¹n cña m×nh ph¶i cã tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc sö dông c¸c quyÒn h¹n ®ã. ÔÛ cÊp cµng cao, ph¹m vi t¸c ®éng cña c¸c quyÕt ®Þnh cµng réng, nÕu cµng sai th× tæn thÊt cµng lín. Ngêi ra quyÕt ®Þnh ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm ®Çy ®ñ vÒ quyÕt ®Þnh cña m×nh. Nh vËy, ph¶i ®¶m b¶o quyÒn h¹n g¾n víi tr¸ch nhiÖm, chèng viÖc l¹m dông quyÒn hµnh nhng kh«ng cã tr¸ch nhiÖm, còng nh tr¸nh hiÖn tîng trèn tr¸nh tr¸ch nhiÖm, kh«ng chÞu sö dông nh÷ng quyÒn h¹n ®îc phÐp sö dông vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm. Tãm l¹i, c¸c ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh lµ mét c«ng cô rÊt cÇn thiÕt ®èi víi c¸c nhµ qu¶n trÞ. 2.2. C¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ. C¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ t¸c ®éng vµo ®èi tîng qu¶n lý th«ng qua c¸c lîi Ých kinh tÕ, ®Ó cho ®èi tîng bÞ qu¶n trÞ tù lùa chän ph¬ng ¸n ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ nhÊt trong ph¹m vi ho¹t ®éng cña hä. Víi c¸ch hiÓu trªn, c¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ t¸c ®éng th«ng qua sù vËn dông c¸c ph¹m trï kinh tÕ, c¸c ®ßn bÈy kÝch thÝch kinh tÕ, c¸c ®Þnh møc kinh tÕ - kü thuËt. §ã thùc chÊt lµ vËn dông c¸c quy luËt kinh tÕ. T¸c ®éng th«ng qua lîi Ých kinh tÕ chÝnh lµ t¹p ra ®éng lùc thóc ®Èy con ngêi tÝch cùc lao ®éng. §éng lùc ®ã cµng lín nÕu nhËn thøc ®Çy ®ñ vµ kÕt hîp ®óng ®¾n c¸c lîi Ých tån t¹i kh¸ch quan trong doanh nghiÖp. V× vËy, thùc chÊt cña c¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ lµ ®Æt ngêi lao ®éng, mçi tËp thÓ lao ®éng vµo nh÷ng ®iÒu kiÖn kinh tÕ ®Ó hä cã kh¶ n¨ng kÕt hîp ®óng ®¾n lîi Ých cña m×nh víi lîi Ých cña doanh nghiÖp. §iÒu ®ã cho phÐp ngêi lao ®éng lùa chän con ®êng cã hiÖu qu¶ nhÊt ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh. §Æc ®iÓm c¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ lµ t¸c ®éng lªn ®èi tîng qu¶n trÞ kh«ng b»ng cìng bøc hµnh chÝnh mµ b»ng lîi Ých. ChÝnh c¸c tËp thÓ lao ®éng (víi t c¸ch ®èi tîng qu¶n trÞ) v× lîi Ých thiÕt thùc ph¶i tù x¸c ®Þnh vµ lùa chän ph¬ng ¸n gi¶ quyÕt vÊn ®Ò. C¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ chÊp nhËn cã thÓ cã nh÷ng gi¶i ph¸p kinh tÕ kh¸c nhau cho cïng mét vÊn ®Ò. §ång thêi khi sö dông c¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ, chñ thÓ qu¶n trÞ ph¶i biÕt t¹o ra nh÷ng t×nh huèng nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó lîi Ých c¸ nh©n vµ tËp thÓ lao ®éng phï hîp víi lîi Ých chung cña doanh nghiÖp vµ nhµ níc. C¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ t¸c ®éng nh¹y bÐn linh ho¹t, ph¸t huy ®îc tÝnh chñ ®éng, s¸ng t¹o cña ngêi lao ®éng vµ c¸c tËp thÓ lao ®éng. Nã lµ c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn tiÕt kiÖm vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh tÕ trong qu¶n trÞ doanh nghiÖp. C¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ ®ßi hái më réng quyÒn hµnh ®éng cho c¸c c¸ nh©n vµ cÊp díi ®ång thêi còng t¨ng tr¸ch nhiÖm kinh tÕ cña hä. §iÒu ®ã gióp cho chñ doanh nghiÖp gi¶m ®îc nhiÒu viÖc ®iÒu hµnh, kiÓm tra, ®«n ®èc chi ly, vôn vÆt mang tÝnh 81

Quaûn trò hoïc

chÊt sù vô hµnh chÝnh, n©ng cao ý thøc kû luËt tù gi¸c cña ngêi lao ®éng. ViÖc sö dông ph¬ng ph¸p kinh tÕ lu«n lu«n ®îc chñ doanh nghiÖp ®Þnh theo nh÷ng híng sau: §Þnh híng ph¸t triÓn doanh nghiÖp b»ng c¸c môc tiªu, nhiÖm vô phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña tõng doanh nghiÖp, b»ng nh÷ng chi tiÕt cô thÓ trong tõng thêi gian, tõng ph©n hÖ cña doanh nghiÖp. Sö dông c¸c ®Þnh møc kinh tÕ, c¸c biÖn ph¸p ®ßn bÈy, kÝch thÝch kinh tÕ ®Ó l«i cuèn, thu hót khuyÕn khÝch c¸ nh©n ®Ó phÊn ®Êu hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®îc giao. B»ng chÕ ®é thëng ph¹t vËt chÊt, tr¸ch nhiÖm kinh tÕ chÆt chÏ ®Ó ®iÒu chØnh ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn, c¸c c¸ nh©n, x¸c lËp trËt tù kû c¬ng, x¸c lËp chÕ ®é tr¸ch nhiÖm cho mäi bé phËn, mäi ph©n hÖ cho ®Õn tõng ngêi trong doanh nghiÖp. Ngµy xu híng chung cña c¸c níc lµ më réng viÖc ¸p dông c¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ. §Ó lµm viÖc ®ã, cÇn chó ý mét sè vÊn ®Ò quan träng sau ®©y: Mét lµ, viÖc ¸p dông ph¬ng ph¸p kinh tÕ lu«n g¾n liÒn víi viÖc sö dông c¸c ®ßn bÈy kinh tÕ nh gi¸ c¶, lîi nhuËn, tÝn dông, l·i suÊt, tiÒn l¬ng, tiÒn thëng v.v... V× vËy ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông c¸c ph¬ng ph¸p kinh tÕ ®ßi hái ph¶i hoµn thiÖn hÖ thèng c¸c ®ßn bÈy kinh tÕ, n©ng cao n¨ng lùc vËn dông c¸c quan hÖ hµng hãa - tiÒn tÖ, quan hÖ thÞ trêng. Hai lµ, ®Ó ¸p dông ph¬ng ph¸p kinh tÕ ph¶i thùc hiÖn ph©n cÊp ®óng ®¾n gi÷a c¸c cÊp qu¶n trÞ. Ba lµ, sö dông ph¬ng ph¸p kinh tÕ ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ cã mét tr×nh ®é vµ n¨ng lùc vÒ nhiÒu mÆt, kh«ng ph¶i chØ hiÓu biÕt vµ th«ng th¹o kinh doanh, mµ cÇn ph¶i cã phÈm chÊt kinh doanh v÷ng vµng. 2.3. C¸c ph¬ng ph¸p gi¸o dôc. C¸c ph¬ng ph¸p gi¸o dôc lµ sù t¸c ®éng vµo nhËn thøc vµ t×nh c¶m cña ngêi lao ®éng nh»m n©ng cao tÝnh tù gi¸c vµ nhiÖt t×nh lao ®éng cña hä trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô. C¸c ph¬ng ph¸p gi¸o dôc cã ý nghÜa lín trong qu¶n trÞ kinh doanh v× ®èi tîng cña qu¶n trÞ lµ con ngêi - mét thùc thÓ n¨ng ®éng tæng hßa nhiÒu mèi quan hÖ. T¸c ®éng vµo con ngêi kh«ng chØ cã, hµnh chÝnh, kinh tÕ, mµ cßn cã t¸c ®éng tinh thÇn, t©m lý, x· héi v.v... C¸c ph¬ng ph¸p gi¸o dôc dùa trªn c¬ së vËn dông c¸c quy luËt t©m lý. §Æc trng cña ph¬ng ph¸p nµy lµ tÝnh thuyÕt phôc, tøc lµ lµm cho ngêi lao ®éng ph©n biÖt ph¶i - tr¸i, ®óng - sai, lîi - h¹i, ®Ñp - xÊu, thiÖn - ¸c, tõ ®ã n©ng cao tÝnh tù gi¸c lµm viÖc vµ sù g¾n bã víi doanh nghiÖp. C¸c ph¬ng ph¸p gi¸o dôc thêng ®îc sö dông kÕt hîp víi c¸c ph¬ng ph¸p kh¸c mét c¸ch uyÓn chuyÓn linh ho¹t, võa nhÑ nhµng, 82

Quaûn trò hoïc

võa s©u s¸t ®Õn tõng ngêi lao ®éng, cã t¸c ®éng gi¸o dôc réng r·i trong doanh nghiÖp. Trªn ®©y lµ 3 ph¬ng ph¸p qu¶n trÞ c¬ b¶n thêng ®îc sö dông trªn thùc tÕ. Mçi ph¬ng ph¸p trªn ®Òu cã u vµ nhîc ®iÓm cña nã. §iÒu ®ã ®ßi hái c¸c nhµ qu¶n trÞ khi sö dông chóng ph¶i thùc hiÖn sù lùa chän cho phï hîp víi ®èi tîng vµ ®iÒu kiÖn cô thÓ.

83

Quaûn trò hoïc

II. TH¤NG TIN TRONG §IÒU KHIÓN. §Ó thùc hiÖn ®îc chøc n¨ng ®iÒu khiÓn, c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i cã th«ng tin. Kh«ng cã th«ng tin sÏ kh«ng l·nh ®¹o ®îc. Víi ý nghÜa ®ã, th«ng tin ®îc xem lµ m¸u cña tæ chøc vµ lµ m¹ch g¾n nh÷ng tæ chøc l¹i víi nhau. Qu¸ tr×nh th«ng tin cã thÓ thu thËp vµ ph©n tÝch trªn 3 cÊp ®é kh¸c nhau; th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸c c¸ nh©n; th«ng tin trong nhãm vµ th«ng tin tæ chøc. C¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i cã vµ hiÓu th«ng tin ë 3 cÊp ®é nµy. Sau ®©y chóng ta sÏ xem xÐt kü th«ng tin díi 3 cÊp ®é nµy. II.1. TH¤NG TIN QUA LẠI GIỮA CÁ NHÂN. Th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸c c¸ nh©n bao gåm viÖc trao ®æi th«ng tin gi÷a hai ngêi. §Ó thùc hiÖn th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸ nh©n ®èi víi viÖc trao ®æi th«ng tin ph¶i gåm c¸c yÕu tè c¬ b¶n sau: Th«ng ®iÖp dù ®Þnh göi (1) Ng­êi göi (8) Ph¶n håi (7) Ng­êi nhËn (6) Qu¸ tr×nh m· hãa (2) Kªnh (m¹ch) chuyÓn (3)

Qu¸ tr×nh gi¶i m· (4)

H×nh sè 7.6: C¸c yÕu tè c¬ b¶n cña th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸ nh©n M« h×nh nµy ®îc sö dông réng r·i trong qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn th«ng tin gi÷a c¸c c¸ nh©n víi nhau M« h×nh nµy ®îc b¾t ®Çu b»ng mét th«ng ®iÖp cÇn ®îc chuyÓn tõ nguån ngêi gëi sang nguån ngêi nhËn. Nguån ngêi gëi vµ nguån ngêi nhËn cã thÓ lµ mét ngêi hoÆc nhiÒu ngêi cïng lµm viÖc víi nhau. VÝ dô : mét ban nh¹c, mét nhãm... Th«ng ®iÖp lµ nh÷ng tÝn hiÖu mµ nguån ngêi gëi chuyÓn cho nguån ngêi nhËn. Nã cã thÓ ®îc biÓu hiÖn ë nhiÒu d¹ng nh lêi nãi hoÆc ch÷ viÕt, hoÆc phi ng«n ng÷ (nh¨n mÆt, mØm cêi..) Qu¸ tr×nh chuyÓn nh÷ng th«ng ®iÖp thµnh nh÷ng biÓu tîng, ký hiÖu ®Ó truyÒn ®i gäi lµ qu¸ tr×nh m· hãa, ViÖc m· hãa cã thÓ rÊt ®¬n gi¶n, nhng trong mét sè trêng hîp cã thÓ còng rÊt phøc t¹p. 84

Quaûn trò hoïc

Kªnh (m¹ch) lµ ph¬ng tiÖn mµ qua ®ã th«ng ®iÖp di chuyÓn tõ ngêi gëi ®Õn ngêi nhËn. C¸c kªnh nµy cã nhiÒu lo¹i kh¸c nhau nh : giao tiÕp trùc tiÕp gi÷a hai ngêi, hoÆc kªnh truyÒn th«ng ®¹i chóng (radio, ti vi, t¹p chÝ, b¸o...) Ph¶n håi lµ nh÷ng th«ng tin ®îc gëi tõ ngêi nhËn ®Õn ngêi gëi. ViÖc ph¶n håi cã thÓ gióp cho ngêi gëi ph¸t hiÖn ra th«ng ®iÖp ban ®Çu cã g× cha chuÈn, cÇn ®îc ®iÒu chØnh ë c¸c th«ng ®iÖp tiÕp sau. ViÖc ph¶n håi th«ng tin rÊt cÇn thiÕt cho chøc n¨ng ®iÒu khiÓn cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. ChÊt lîng vµ sù chÝnh x¸c cña th«ng tin phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng mçi yÕu tè trªn. Ngoµi ra, cÇn lu ý thªm mét sè nh©n tè ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng vµ sù chÝnh x¸c th«ng tin sau ®©y : - Trong qu¸ tr×nh truyÒn vµ nhËn th«ng ®iÖp cã thÓ xuÊt hiÖn c¸c "nhiÔu". §ã lµ nh÷ng tõ ng÷ tèi nghÜa, kh«ng râ rµng... g©y trë ng¹i, khã kh¨n cho ngêi nhËn trong qu¸ tr×nh nhËn thøc vµ hiÓu ®óng th«ng tin. - Gi÷a m· hãa vµ gi¶i m· trong nhiÒu tr¬ng hîp kh«ng thèng nhÊt vµ hiÓu kh«ng t¬ng ®ång gi÷a ngêi gëi vµ ngêi nhËn. - Trong qu¸ tr×nh m· hãa, trªn thùc tÕ thêng bá xãt nhng th«ng tin quan träng. §Ó tr¸nh viÖc bá sãt ngêi truyÒn th«ng tin thêng lÆp ®i lÆp l¹i néi dung cña th«ng ®iÖp nhiÒu lÇn. Nhng ®iÒu ®ã sÏ lµm ngêi nhËn tin dÔ bÞ qu¸ t¶i vµ bËn rén thêng xuyªn. II.2. THÔNG TIN TRONG NHÓM. 2.1. C¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi th«ng tin trong nhãm. C¬ héi t¬ng t¸c : Th«ng tin bÞ chi phèi bëi c¬ héi t¬ng t¸c. Khi mét nhµ qu¶n lý muèn t¨ng th«ng tin víi nh÷ng ngêi díi quyÒn «ng ta, cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu biÖn ph¸p kh¸c nhau nh gì bá c¸c bøc têng; bµn ghÕ ®îc s¾p xÕp gÇn h¬n víi nh©n viªn; t¨ng c¸c c¬ héi gÆp gì nh nghØ gi¶i lao ¨n tra... C¬ héi t¬ng t¸c ¶nh hëng rÊt m¹nh tíi tÇn sè vµ sù phï hîp cña th«ng tin. §Þa vÞ: C¸ch thøc mµ con ngêi th«ng tin bÞ chi phèi m¹nh mÏ bëi ®Þa vÞ gi÷a nh÷ng ngêi tham gia th«ng tin. Trong th¶o luËn nhãm, c¸c thµnh viªn trong nhãm híng phÇn lín th«ng tin cña hä tíi ngêi cã ®Þa vÞ cao h¬n, ngay c¶ khi ngêi nµy kh«ng ph¶i lµ ngêi l·nh ®¹o cuéc th¶o luËn. Cuéc nãi chuyÖn cña nh÷ng ngêi ®ång sù còng rÊt kh¸c khi cã sù hiÖn diÖn cña ngêi cã ®Þa vÞ cao h¬n Sù trëng thµnh cña nhãm: Khi nhãm ph¸t triÓn v÷ng ch¾c, c¸c thµnh viªn sÏ trao ®æi th«ng tin dÔ dµng h¬n, thÝch thó h¬n vµ tho¶i m¸i h¬n. MÆt kh¸c, khi th«ng tin trë nªn tù do h¬n, sù hÊp dÉn qua l¹i gi÷a c¸c thµnh viªn t¨ng lªn, vµ nhãm cµng trë nªn v÷ng ch¾c h¬n. V× vËy 85

Quaûn trò hoïc

quan hÖ gi÷a th«ng tin vµ sù v÷ng ch¾c cña nhãm lµ quan hÖ 2 chiÒu: sù v÷ng ch¾c lµm t¨ng th«ng tin vµ ®ång thêi th«ng tin lµm t¨ng sù v÷ng ch¾c. 2.2. M¹ng th«ng tin. M¹ng th«ng tin lµ d¹ng cña kªnh th«ng tin ®îc x¸c lËp gi÷a c¸c thµnh viªn trong nhãm hoÆc gi÷a c¸c vÞ trÝ cña c¸c thµnh viªn trong tæ chøc. C¸c tæ chøc cã thÓ t¹o ra m¹ng th«ng tin chÝnh thøc b»ng viÖc ®ßi hái c¸c thµnh viªn tu©n thñ nh÷ng kªnh th«ng tin ®îc quy ®Þnh vµ m¹ng th«ng tin phi chÝnh thøc ®îc t¹o b»ng mèi quan hÖ th©n thiÖn gi÷a c¸c c¸ nh©n. NhiÒu nghiªn cøu trªn thÕ giíi ®· tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ ¶nh hëng cña m¹ng th«ng tin tíi tèc ®é gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, sù chÝnh x¸c khi truyÒn tin vµ sù tháa m·n c¸c c¸c thµnh viªn nhãm. NÕu kh¸i qu¸t l¹i, cã n¨m lo¹i m¹ng th«ng tin ®îc thùc hiÖn nhiÒu nhÊt, ®ã lµ vßng b¸nh xe, d©y chuyÒn, ch÷ Y. ( xem h×nh 7.7, 7.8, 7.9, 7.10 vµ 7.11)

H×nh 7.7 : m¹ng vßng (I) xe (II)

H×nh 7.8: m¹ng b¸nh

H×nh 7.9 : m¹ng d©y chuyÒn (III)

86

Quaûn trò hoïc

H×nh 7.10 : m¹ng Y (IV) kªnh (V)

H×nh 7.11: tÊt c¶ c¸c

N¨m m¹ng th«ng tin nµy cã sù kh¸c biÖt to lín vÒ møc ®é tËp trung vµ ph©n t¸n trong cÊu tróc cña nã. M¹ng vßng lµ ph©n t¸n cao v× mçi vÞ trÝ cã thÓ th«ng tin víi tÊt c¶ c¸c thµnh viªn trong m¹ng. M¹ng kiÓu b¸nh xe lµ tËp trung cao nhÊt khi tÊt c¶ th«ng tin ph¶i ®i qua vÞ trÝ trung t©m. Tãm l¹i, m¹ng tËp trung thêng cã hiÖu qu¶ h¬n trong viÖc gi¶i quyÕt nh÷ng nhiÖm vô ®¬n gi¶n. Trong khi ®ã, m¹ng ph©n t¸n thêng ®em l¹i hiÖu qu¶ h¬n trong viÖc gi¶i quyÕt nh÷ng nhiÖm vô phøc t¹p. M¹ng tËp trung ®ßi hái Ýt th«ng ®iÖp h¬n cho viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô, trong khi ®ã m¹ng ph©n t¸n t¹o ra møc ®é tho¶ m·n cao h¬n.

87

Quaûn trò hoïc

II.3. TH¤NG TIN TRONG Tæ CHøC. Th«ng tin trong tæ chøc thùc hiÖn chøc n¨ng quan träng trong viÖc héi nhËp vµ hîp t¸c nh÷ng bé phËn kh¸c nhau vµ x©m nhËp vµo tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc. 3.1 Híng cña dßng th«ng tin. §Ó ph©n tÝch th«ng tin trong tæ chøc ngêi ta thêng nghiªn cøu chiÒu th«ng tin, tøc lµ cÇn x¸c ®Þnh ai giao tiÕp, th«ng tin víi ai. Cã 3 híng quan träng nhÊt cña dßng th«ng tin chÝnh thøc lµ: tõ trªn xuèng, tõ díi lªn vµ theo chiÒu ngang. - Th«ng tin tõ trªn xuèng: Th«ng tin tõ trªn xuèng theo cÊp bËc tæ chøc vµ ®i tõ ngêi cã vÞ trÝ cao h¬n ®Õn ngêi cã vÞ trÝ thÊp h¬n. D¹ng phæ biÕn nhÊt lµ c¸c thñ tôc, chØ dÉn vÒ c¸ch thùc hiÖn nhiÖm vô, sù ph¶n håi do ngêi díi quyÒn vÒ viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô cña hä, vµ gi¶i thÝch vÒ c¸c môc tiªu cña tæ chøc v.v... - Th«ng tin tõ díi lªn: Th«ng tin tõ díi lªn ®îc thiÕt kÕ nh»m t¹o ra th«ng tin ph¶n håi vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc. Nã thêng ®îc thÓ hiÖn ë díi c¸c d¹ng, nh: Bµi b¸o, nh÷ng b¶n ghi nhí, hép th gãp ý, lêi kªu ca tõ díi lªn. - Th«ng tin theo chiÒu ngang: §ã lµ th«ng tin ®îc thiÕt lËp gi÷a nh÷ng ngêi cïng cÊp, gi÷a c¸c ®ång sù. Nã kh«ng diÔn ra theo c¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc. Th«ng tin theo chiÒu ngang cã thÓ t¹o cho sù hîp t¸c thuËn lîi trong tËp thÓ; gãp phÇn ph¸t triÓn quan hÖ b¹n bÌ vµ c¸c nhãm kh«ng chÝnh thøc, bæ sung cho th«ng tin chÝnh thøc. Ngoµi 3 híng th«ng tin trªn, trong mäi tæ chøc cßn tån t¹i th«ng tin phi chÝnh thøc. Nh÷ng th«ng tin nµy ®îc h×nh thµnh tõ nh÷ng quan hÖ kh«ng chÝnh thøc. Nã cã mét sè ®Æc tÝnh sau ®©y: - Th«ng tin phi chÝnh thøc ®îc h×nh thµnh mét c¸ch tù nhiªn trong mäi tæ chøc vµ kh«ng thÓ lo¹i trõ ®îc nã. - Th«ng tin nµy ®îc truyÒn qua kªnh phi chÝnh thøc cã tèc ®é nhanh h¬n khi truyÒn theo kªnh chÝnh thøc. - Th«ng tin phi chÝnh thøc thêng dÔ bÞ xuyªn t¹c, bãp mÐo. 3.2 Nh÷ng yÕu tè ¶nh hëng ®Õn hiÖu qu¶ th«ng tin trong mét tæ chøc. a. C¸c yÕu tè lµm t¨ng hiÖu qu¶ th«ng tin: - T¨ng sù ph¶n håi. Sù ph¶n håi sÏ lµm cho ngêi göi tin vµ nhËn tin sÏ hiÓu nhau h¬n vµ tr¸nh nh÷ng hiÓu nhÇm cã thÓ x¶y ra vÒ néi dung th«ng tin. 88

Quaûn trò hoïc

- ThiÕt lËp kªnh th«ng tin râ rµng vµ phï hîp víi nhu cÇu th«ng tin cña tõng ®èi tîng cô thÓ. - Ng«n ng÷ diÔn t¶ trong th«ng tin ph¶i ®¬n gi¶n, râ rµng. - §óng lóc kÞp thêi.

89

Quaûn trò hoïc

b. C¸c yÕu tè cã kh¶ n¨ng lµm gi¶m hiÖu qu¶ th«ng tin: - Sù mËp mê vÒ ch÷ nghÜa. - Sù bá sãt vµ ph¶n ¶nh kh«ng ®Çy ®ñ. - Sù tin cËy vµ kh«ng b¶o ®¶m. - Qu¸ t¶i th«ng tin ®èi víi ngêi nhËn v.v... C©U HáI «N TËP 1. Kh¸i niÖm vÒ chøc n¨ng ®iÒu khiÓn? 2. Néi dung c¬ b¶n cña chøc n¨ng ®iÒu khiÓn?

90

Quaûn trò hoïc

Ch¬ng viii
Chøc n¨ng kiÓm so¸t i. QU¸ TR×NH KiÓM TRA. KiÓm tra lµ mét chøc n¨ng vµ lµ mét c«ng cô quan träng cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. KiÓm tra sÏ gióp ta nhËn thøc ra ®îc nh÷ng sai lÖch gi÷a kÕ ho¹ch vµ thùc tiÔn, gi÷a qu¸ khø vµ hiÖn t¹i, gi÷a nh÷ng ®iÒu dù kiÕn vµ nh÷ng ®iÒu mµ thùc tiÔn x¶y ra. KiÓm tra, tuy lµ mét chøc n¨ng sau cïng cña c«ng t¸c qu¶n trÞ nhng l¹i lµ c¬ së ®Ó chóng ta nh×n nhËn l¹i vµ hoµn thiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ. ViÖc coi thêng kiÓm tra trong qu¶n trÞ sÏ lµm cho vai trß cña nhµ qu¶n trÞ suy yÕu vµ g©y ra nh÷ng tæn thÊt lín ®èi víi doanh nghiÖp. ChÝnh v× lÏ ®ã mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ dï ë cÊp bËc nµo trong tæ chøc còng ph¶i thùc hiÖn tèt chøc n¨ng kiÓm tra. KiÓm tra víi gi¸c ®é lµ chøc n¨ng cña nhµ qu¶n trÞ thêng ®îc hiÓu lµ: “Qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh thµnh qu¶ ®¹t ®îc trªn thùc tÕ, so s¸nh nã víi nh÷ng tiªu chuÈn ®· x©y dùng, trªn c¬ së ®ã ph¸t hiÖn ra sù sai lÖch vµ nguyªn nh©n cña sù sai lÖch ®ã vµ ®ång thêi ®Ò ra mét ch¬ng tr×nh hµnh ®éng nh»m kh¾c phôc sù sai lÖch ®Ó ®¶m b¶o cho tæ chøc ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu nh kÕ ho¹ch”. Víi c¸ch hiÓu trªn cho thÊy qui tr×nh kiÓm tra ph¶i bao gåm 3 bíc sau ®©y: Bíc 1: X¸c ®Þnh c¸c tiªu chuÈn. Tiªu chuÈn lµ c¬ së ®Ó ®o lêng vµ x¸c ®Þnh thµnh qu¶ ®¹t ®îc trªn thùc tÕ .§èi víi kÕ ho¹ch tiªu chuÈn kiÓm tra chÝnh lµ nh÷ng chØ tiªu vµ nhiÖm vô ®· nªu ra trong kÕ ho¹ch cña c¸c doanh nghiÖp. Nh÷ng tiªu chuÈn trªn cã thÓ biÓu hiÖn díi hai d¹ng ®Þnh tÝnh (tèt, xÊu, t¨ng, gi¶m...) hoÆc díi d¹ng ®Þnh lîng (c¸c con sè cô thÓ). Nh÷ng tiªu chuÈn díi d¹ng ®Þnh lîng sÏ lµm c¬ së tèt cho viÖc kiÓm tra v× nã ®¶m b¶o cho sù so s¸nh chÝnh x¸c vµ ®¬n gi¶n. Tuy nhiªn còng cã nh÷ng trêng hîp kh«ng thÓ diÔn t¶ b»ng sè lîng ®îc. Trong trêng hîp ®ã tiªu chuÈn ®îc biÓu hiÖn b»ng ®Þnh tÝnh. §Ó cã thÓ ®o lêng vµ x¸c ®Þnh chÝnh x¸c c¸c kÕt qu¶ trªn thùc tÕ khi x©y dùng c¸c tiªu chuÈn nµy cÇn lu ý: Tr¸nh ®a ra nh÷ng tiªu chuÈn kh«ng ®óng hoÆc kh«ng quan träng. Tr¸nh ®a ra nh÷ng tiªu chuÈn qu¸ cao, kh«ng ®¹t ®îc. Tr¸nh ®a ra nh÷ng tiªu chuÈn m©u thuÉn nhau. ra. Ph¶i cã sù gi¶i thÝch vÒ sù hîp lý cña c¸c tiªu chuÈn ®Ò

91

Quaûn trò hoïc

Bíc 2: §o lêng thµnh qu¶. Néi dung cña bíc nµy lµ x¸c ®Þnh thµnh qu¶ ®¹t ®îc trªn thùc tÕ vµ so s¸nh nã víi nh÷ng môc tiªu ®· dù kiÕn. Tõ ®ã ph¸t hiÖn ra sù ®¹t ®îc hay kh«ng ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu ®· dù kiÕn. ViÖc so s¸nh nµy cã thÓ thùc hiÖn b»ng nh÷ng con sè tuyÖt ®èi cña thùc tÕ so s¸nh víi kÕ ho¹ch hoÆc b»ng nh÷ng hÖ sè t¬ng øng (%). Mçi h×nh thøc ®ã ®Òu cã nh÷ng t¸c dông kh¸c nhau vµ th«ng thêng ngêi ta kÕt hîp c¶ hai c¸ch ®ã.

92

Quaûn trò hoïc

Bíc 3: §iÒu chØnh c¸c sai lÖch. NÕu nh kÕt qu¶ thùc tÕ cã sai lÖch so víi nh÷ng môc tiªu ®· dù kiÕn th× cÇn ph¶i ph©n tÝch râ nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù sai lÖch vµ ®Ò c¸c biÖn ph¸p nh»m kh¾c phôc sù sai lÖch ®ã. Sù sai lÖch nµy cã thÓ b¾t ®Çu tõ nhiÒu lý do kh¸c nhau, nh: lçi cña ngêi vËn hµnh, gi¸m s¸t tåi: huÊn luyÖn kh«ng phï hîp, m¸y mãc hoÆc vËt t bÞ h háng. Khi cã sù sai lÖch, cã thÓ sö dông nhiÒu biÖn ph¸p ®Ó kh¾c phôc nh: tæ chøc l¹i bé m¸y xÝ nghiÖp, ph©n c«ng l¹i c¸c bé phËn, ®µo t¹o l¹i nh©n viªn, tuyÓn thªm lao ®éng, thay ®æi phong c¸ch l·nh ®¹o vµ ®éng viªn hoÆc cã thÓ ho¹ch ®Þnh l¹i môc tiªu chiÕn lîc cña tæ chøc. Tãm l¹i, c¸c c«ng viÖc chñ yÕu cña quy tr×nh kiÓm tra cã thÓ kh¸i qu¸t trong s¬ ®å sau:
§o l­êng kÕt qu¶ thùc tÕ So s¸nh thùc t¹i víi c¸c tiªu chuÈn

KÕt qu¶ thùc tÕ

1

2

3

KÕt qu¶ mong muèn 8

X¸C §ÞNH C¸C SAI 4 LÖCH

Sù thùc hiÖn c¸c ®iÒu chØnh

7

Ch­¬ng tr×nh Ho¹t ®éng ®iÒu chØnh

6

Ph©n tÝch Nguyªn nh©n Cña sù sai lÖch

5

S¬ ®å sè 8.1: C¸c c«ng viÖc chñ yÕu cña quy tr×nh kiÓm tra. II. CAÙC NGUYEÂN TAÉC KIEÅM TRA: §Ó thùc hiÖn ®îc chøc n¨ng kiÓm tra cã hiÖu qu¶ ,theo «ng Harol Koontz, trong cuèn: “Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý” cã 7 nguyªn t¾c trong qu¸ tr×nh nµy cÇn thùc hiÖn, ®ã lµ: 1. KiÓm tra ph¶i ®îc thiÕt kÕ c¨n cø trªn kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña tæ chøc vµ c¨n cø theo cÊp bËc cña ®èi tîng ®îc kiÓm tra.

93

Quaûn trò hoïc

C¬ së ®Ó tiÕn hµnh kiÓm tra thêng lµ dùa vµo kÕ ho¹ch. Do vËy, nã ph¶i ®îc thiÕt kÕ theo kÕ ho¹ch ho¹t ®éng tæ chøc. MÆt kh¸c, kiÓm tra cßn cÇn ®îc thiÕt kÕ c¨n cø theo cÊp bËc cña ®èi tîng ®îc kiÓm tra. Kh«ng thÓ cã mét c¬ chÕ kiÓm tra chung cho tÊt c¶ mäi cÊp bËc vµ ®èi tîng kh¸c nhau. VÝ dô: Khi kiÓm tra kh¶ n¨ng qu¶n trÞ cña mét phã gi¸m ®èc chóng ta ph¶i ®Æt ra nh÷ng tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ kh¸c víi nh÷ng tiªu chuÈn ®Æt ra víi mét tæ trëng. KiÓm tra c«ng viÖc cña mét gi¸o viªn kh¸c cña mét trëng khoa. 2. C«ng viÖc kiÓm tra ph¶i ®îc thiÕt kÕ theo yªu cÇu cña c¸c nhµ qu¶n trÞ. ViÖc kiÓm tra lµ nh»m lµm cho nhµ qu¶n trÞ n¾m b¾t ®îc nh÷ng vÊn ®Ò ®ang x¶y ra mµ hä quan t©m. V× vËy, viÖc kiÓm tra ph¶i xuÊt ph¸t tõ nh÷ng nhu cÇu riªng cña mçi nhµ qu¶n trÞ ®Ó cung cÊp cho hä nh÷ng th«ng tin phï hîp. VÝ dô: Khi nhµ qu¶n trÞ ®ang quan t©m ®Õn vÊn ®Ò tµi chÝnh cña doanh nghiÖp th× viÖc kiÓm tra ph¶i nh»m môc ®Ých lµ x¸c ®Þnh cho ®îc nh÷ng biÓu hiÖn tµi chÝnh hiÖn t¹i cña doanh nghiÖp. 3. Sù kiÓm tra ph¶i ®îc thùc hiÖn t¹i nh÷ng kh©u träng yÕu vµ quan träng. Khi x¸c ®Þnh râ ®îc môc ®Ých cña sù kiÓm tra chóng ta cÇn ph¶i x¸c ®Þnh: nªn kiÓm tra ë ®©u? Trªn thùc tÕ c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i lùa chän vµ x¸c ®Þnh ph¹m vi cÇn kiÓm tra. NÕu kh«ng x¸c ®Þnh ®îc chÝnh x¸c khu vùc träng ®iÓm, nh kiÓm tra trªn mét khu vùc qu¸ réng sÏ lµm tèn kÐm thêi gian, l·ng phÝ vÒ vËt chÊt viÖc kiÓm tra kh«ng ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cao. 4. KiÓm tra ph¶i kh¸ch quan. NÕu nh thùc hiÖn kiÓm tra víi nh÷ng ®Þnh kiÕn cã s½n sÏ kh«ng cho ta ®îc nh÷ng nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ ®óng møc vÒ ®èi tîng ®îc kiÓm tra, kÕt qu¶ kiÓm tra sÏ bÞ sai lÖch vµ sÏ lµm cho tæ chøc gÆp ph¶i nh÷ng tæn thÊt lín. VÝ dô: KiÓm tra cÇn ph¶i ®îc thùc hiÖn víi th¸i ®é kh¸ch quan trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nã. §©y lµ mét yªu cÇu rÊt cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o kÕt qu¶ vµ c¸c kÕt luËn kiÓm tra ®îc chÝnh x¸c. 5. HÖ thèng kiÓm tra ph¶i phï hîp víi bÇu kh«ng khÝ cña doanh nghiÖp (tæ chøc). §Ó cã viÖc kiÓm tra cã hiÖu qu¶ cao cÇn x©y dùng mét qui tr×nh vµ c¸c nguyªn t¾c kiÓm tra phï hîp víi nÐt v¨n ho¸ cña doanh nghiÖp. NÕu doanh nghiÖp cã phong c¸ch l·nh ®¹o d©n chñ, nh©n viªn ®îc ®éc lËp trong c«ng viÖc ®îc ph¸t huy sù s¸ng t¹o cña m×nh th× viÖc kiÓm tra kh«ng nªn thiÕt lËp mét c¸ch trùc tiÕp vµ qu¸ chÆt chÏ . Ngîc l¹i, nÕu c¸c nh©n viªn cÊp díi quen lµm viÖc víi c¸c nhµ qu¶n trÞ cã phong c¸ch ®éc ®o¸n, thêng xuyªn chØ ®¹o chÆt chÏ 94

Quaûn trò hoïc

chi tiÕt vµ nh©n viªn cÊp díi cã tÝnh û l¹i, kh«ng cã kh¶ n¨ng linh ho¹t th× kh«ng thÓ ¸p dông c¸ch kiÓm tra trong ®ã nhÊn m¹nh ®Õn sù tù gi¸c hay tù ®iÒu chØnh cña mçi ngêi. 6. ViÖc kiÓm tra cÇn ph¶i tiÕt kiÖm vµ b¶o ®¶m tÝnh hiÖu qu¶ kinh tÕ. Thùc ra viÖc kiÓm tra lµ chøc n¨ng cÇn thiÕt trong qu¶n trÞ. Nã ®ßi hái nh÷ng chi phÝ nhÊt ®Þnh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. Do vËy, cÇn ph¶i tÝnh to¸n nh»m thùc hiÖn tiÕt kiÖm, gi¶m chi phÝ nµy vµ kh«ng nªn l¹m dông qu¸ nhiÒu t¸c dông cña kiÓm tra. VÝ dô: NÕu c¬ chÕ qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®îc x©y dùng hîp lý, ho¹t ®éng xÝ nghiÖp diÔn ra mét c¸ch tr«i ch¶y, Ýt khi bÞ trôc trÆc th× c«ng viÖc kiÓm tra thùc hiÖn Ýt h¬n, chi phÝ kiÓm tra gi¶m xuèng.

95

Quaûn trò hoïc

7. ViÖc kiÓm tra ph¶i ®a ®Õn hµnh ®éng. ViÖc kiÓm tra chØ ®îc coi lµ ®óng ®¾n nÕu nh÷ng sai lÖch so víi kÕ ho¹ch ®îc thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh trªn thùc tÕ. Ngîc l¹i, nÕu nh ph¸t hiÖn ra sù sai lÖch vµ nguyªn nh©n cña sù sai lÖch mµ kh«ng g¾n víi qu¸ tr×nh ®iÒu chØnh l¹i th× trªn thùc tÕ c«ng viÖc kiÓm tra coi nh v« nghÜa, v× kh«ng cã t¸c dông. Trªn ®©y lµ mét sè nguyªn t¾c c¬ b¶n ®ßi hái c«ng viÖc kiÓm tra trong c¸c doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn. ViÖc nhËn thøc vµ vËn dông hiÖu qu¶ c¸c nguyªn t¾c nµy sÏ lµm cho hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm tra t¨ng lªn. III. CAÙC LOAÏI KIEÅM TRA. KiÓm tra kh«ng ph¶i lµ c«ng viÖc chØ thùc hiÖn sau khi viÖc ®· råi. NÕu nh vËy, kiÓm tra sÏ kh«ng mang ý nghÜa ®Çy ®ñ vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kiÓm tra sÏ kh«ng cao. Thùc tÕ ®ßi hái kiÓm tra ph¶i ®îc thùc hiÖn ë c¶ 3 giai ®o¹n : giai ®o¹n tríc khi thùc hiÖn, trong khi thùc hiÖn, vµ sau khi thùc hiÖn. C¨n cø vµo 3 giai ®o¹n nµy, kiÓm tra ®îc chia thµnh c¸c lo¹i nh sau: 1. KiÓm tra tríc khi thùc hiÖn: (cßn ®îc gäi kiÓm tra tríc hay kiÓm tra ®Çu vµo). C¸c bé phËn lµm c«ng t¸c kÕ ho¹ch ë c¸c doanh nghiÖp thêng x©y dùng kÕ ho¹ch cho n¨m tíi tríc thêi h¹n Ýt nhÊt lµ 6 th¸ng (vÝ dô : ë thêi ®iÓm th¸ng 6 n¨m 2007 ngêi ta ®· b¾t ®Çu lËp kÕ ho¹ch cho n¨m 2008). ChÝnh v× lý do ®ã, khi bíc vµo viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch, nÕu chóng ta kh«ng chñ ®éng kiÓm tra l¹i mét lÇn n÷a nh»m ph¸t hiÖn nh÷ng ®iÒu kh«ng cßn phï hîp víi thùc tiÔn ®Ó ®iÒu chØnh kÞp thêi th× kÕ ho¹ch ®ã khã cã tÝnh kh¶ cao. Lý do lµm gi¶m tÝnh kh¶ thi b¾t nguån tríc hÕt tõ sai lÇm lóc ®Çu trong kÕ ho¹ch. §Ó kh¾c phôc ®îc sai lÇm nµy cÇn cã sù kiÓm tríc. Môc ®Ých cña sù kiÓm tra tríc lµ tr¸nh sai lÇm ngay tõ ®Çu. C¬ së cña kiÓm tra tríc lµ dùa vµo nh÷ng th«ng tin míi nhÊt vÒ m«i trêng bªn ngoµi vµ m«i trêng néi bé cña doanh nghiÖp ®Ó ®èi chiÕu víi nh÷ng néi dung cña kÕ ho¹ch mµ ta ®· lËp ra cã cßn phï hîp hay kh«ng; nÕu kh«ng phï hîp th× chñ ®éng ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch ngay tõ ®Çu. Ngoµi ra, mét c¬ së kh¸c cho sù kiÓm tra tríc lµ dùa vµo nh÷ng dù b¸o, dù ®o¸n vÒ m«i trêng cña doanh nghiÖp trong thêi gian tíi. 2. KiÓm tra trong khi thùc hiÖn (cßn gäi lµ kiÓm tra hiÖn hµnh, hay kiÓm tra chØ ®¹o). KiÓm tra hiÖn hµnh lµ sù kiÓm tra ®îc thùc hiÖn b»ng c¸ch theo dâi trùc tiÕp nh÷ng diÔn biÕn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch. 96

Quaûn trò hoïc

Môc ®Ých cña sù kiÓm tra hiÖn hµnh lµ nh»m th¸o gì nh÷ng víng m¾c, nh÷ng trë ng¹i khã kh¨n x¶y ra trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o cho doanh nghiÖp ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu nhiÖm vô ®· dù kiÕn trong kÕ ho¹ch. 3.KiÓm tra sau khi khi thùc hiÖn (cßn ®îc gäi ®ã lµ sù kiÓm tra ë phÝa ®Çu ra hay kiÓm tra kÕt qu¶). KiÓm tra ë phÝa ®Çu ra ®îc thùc hiÖn b»ng c¸ch ®o lêng kÕt qu¶ thùc tÕ vµ ®èi chiÕu víi kÕt qu¶ ban ®Çu. Môc ®Ých cña sù kiÓm tra nµy lµ nh»m rót ra nh÷ng kinh nghiÖm vÒ sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i trong qu¶ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, t×m hiÓu nguyªn nh©n cña sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, th«ng qua ®ã nh»m lµm cho c¸c chu kú kÕ ho¹ch tiÕp theo ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. KiÓm tra ë phÝa ®Çu ra chØ cã t¸c dông cho nh÷ng lÇn tiÕp theo sau, cßn b¶n th©n chu kú kÕ ho¹ch ®ã th× ®· qua råi. Sù kiÓm tra nµy ch¼ng kh¸c g× nh c¸c b¸c sÜ gi¶i phÉu tö thi ®Ó t×m kiÕm nguyªn nh©n dÉn ®Õn c¸i chÕt cña c¸c bÖnh nh©n. Tãm l¹i, mçi giai ®o¹n kiÓm tra ®Òu cã nh÷ng vai trß vµ t¸c dông kh¸c nhau. §Ó cho c«ng t¸c kiÓm tra cã hiÖu qu¶, sù kiÓm tra cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn ë c¶ 3 giai ®o¹n. KiÓm KiÓm tra tra KiÓm KiÓm tra tra LËp kÕ KÕt qu¶ Thùc hiÖn ho¹ch

S¬ ®å 8.2: VÞ trÝ kiÓm tra trong quy tr×nh lËp kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Ngoµi ra nÕu c¨n cø vµo lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp, kiÓm tra cã thÓ ph©n ra c¸c lo¹i nh sau: - KiÓm tra s¶n xuÊt. - KiÓm tra tµi chÝnh. - KiÓm tra nh©n lùc . - KiÓm tra tæng qu¸t. - v.v... Dï lµ lo¹i kiÓm tra nµo khi thùc hiÖn kh«ng chØ ®ßi hái ph¶i tu©n thñ quy tr×nh, c¸c nguyªn t¾c kiÓm tra ®· tr×nh bµy ë trªn mµ cßn ph¶i lu ý thªm c¸c vÊn ®Ò sau ®©y: 1. VÊn ®Ò ñy quyÒn trong kiÓm tra. 97

Quaûn trò hoïc

ViÖc kiÓm tra thêng ®ßi hái kh«ng Ýt thêi gian. Do ®ã kh«ng ph¶i lóc nµo ngêi l·nh ®¹o còng trùc tiÕp thùc hiÖn ®îc vµ trong nhiÒu trêng hîp còng kh«ng cÇn thiÕt nh vËy. Trong trêng hîp nµy, sù ñy quyÒn trong c«ng t¸c kiÓm tra cã ý nghÜa rÊt quan träng vµ thiÕt thùc. Nhng ®Ó c«ng viÖc cã thÓ ®¹t kÕt qu¶, viÖc uû quyÒn ph¶i ®¶m b¶o sù t¬ng xøng gi÷a tr¸ch nhiÖm víi quyÒn h¹n ®îc giao, tr¸nh giao qu¸ nhiÒu hoÆc giao qu¸ Ýt. 2. Thêi ®iÓm vµ thêi h¹n kiÓm tra. §©y lµ mét trong nh÷ng yÕu tè cã ¶nh hëng kh«ng nhá ®Õn kÕt qu¶ cña kiÓm tra. ViÖc thùc hiÖn kiÓm tra ®óng thêi ®iÓm kh«ng chØ gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ kÞp thêi ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai lÇm mµ cßn gióp hä gi¶m nh÷ng tæn thÊt cã thÓ x¶y ra. Vµ viÖc x¸c ®Þnh thêi h¹n b¾t ®Çu vµ kÕt thóc kiÓm tra hîp lý sÏ t¹o m«i trêng æn ®Þnh cho c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn. MÆt kh¸c nã sÏ lµm c«ng t¸c kiÓm tra ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao h¬n. 3. Ai cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn kiÓm tra vµ ai sÏ lµ ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý c¸c kÕt qu¶ kiÓm tra. Trªn ®©y lµ mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n cã liªn quan ®Õn chøc n¨ng kiÓm tra trong c«ng t¸c qu¶n trÞ. ViÖc hiÓu c¸c vÊn ®Ò trªn mét c¸ch thÊu ®¸o sÏ gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm tra ®¹t hiÖu qu¶ cao vµ tõ ®ã lµm t¨ng hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n trÞ cña m×nh. C©U HáI «N TËP 1. Kh¸i niÖm chøc n¨ng kiÓm so¸t? 2. C¸c nguyªn t¾c kiÓm so¸t?

98

Quaûn trò hoïc

Ch¬ng iX
NGHÖ THUËT QU¶N TRÞ KiNH DOANH i. Tæng quan vÒ nghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh. Qu¶n trÞ kinh doanh nh ®· xÐt ë ch¬ng I, võa lµ mét khoa häc, võa lµ mét nghÒ, võa lµ mét nghÖ thuËt. TÝnh nghÖ thuËt cã ý nghÜa hÕt søc quan träng, nã ph¶n ¸nh tÝnh ®Æc thï cña ngêi qu¶n trÞ: b¶n lÜnh, n¨ng khiÕu, ®øc ®é, kinh nghiÖm tÝch lòy, c¬ may vËn rñi cña ngêi gi¸m ®èc trong qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh doanh nghiÖp. NghÖ thuËt qu¶n trÞ thÓ hiÖn tr×nh ®é cao thÊp cña ngêi gi¸m ®èc trong sù nghiÖp qu¶n trÞ cña m×nh. N¾m ®îc khoa häc qu¶n trÞ, gi¸m ®èc doanh nghiÖp sÏ ®ì thÊt b¹i trong qu¸ tr×nh kinh doanh. N¾m ®îc nghÒ qu¶n trÞ, gi¸m ®èc sÏ gi¶m bít c¸c lóng tóng trong qu¸ tr×nh vËn hµnh doanh nghiÖp; nhng n¾m ®îc nghÖ qu¶n trÞ sÏ gióp cho gi¸m ®èc giµnh ®îc th¾ng lîi v÷ng bÒn trong kinh doanh. ViÖc nghiªn cøu ®Ó n¾m b¾t nghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh do ®ã lµ mét yªu cÇu mµ c¸c gi¸m ®èc giái cÇn ph¶i thùc hiÖn. 1.1 NghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh. NghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh lµ viÖc sö dông cã hiÖu qu¶ nhÊt c¸c ph¬ng ph¸p, c¸c tiÒm n¨ng, c¸c c¬ héi vµ c¸c kinh nghiÖm ®îc tÝch lòy trong kinh doanh nh»m ®¹t ®îc môc tiªu ®Ò ra cña doanh nghiÖp Theo c¸ch nãi cña ngêi xa nghÖ thuËt (hoÆc thuËt) kinh doanh lµ viÖc xem xÐt ®éng tÜnh c«ng viÖc kinh doanh ®Ó chÕ ngù nã. Thùc chÊt cña nghÖ thuËt kinh doanh lµ b¶o ®¶m gi÷ cho doanh nghiÖp lu«n lu«n ®îc tån t¹i ph¸t triÓn vµ æn ®Þnh. §ã lµ viÖc sö dông c¸c tiÒm n¨ng (cña b¶n th©n doanh nghiÖp còng nh cña ngêi kh¸c), c¸c c¬ héi, c¸c ph¬ng ph¸p thñ ®o¹n kinh doanh cã thÓ ®Ó: 1) Bá ra chi phÝ thu l¹i kÕt qu¶ nhiÒu nhÊt; 2) che giÊu ®îc u nhîc ®iÓm cña doanh nghiÖp, khai th¸c ®îc nhîc ®iÓm còng nh c¸c mÆt m¹nh cña ngêi kh¸c; 3) Gi¶i quyÕt nhanh chãng mäi ý ®å kinh doanh cña doanh nghiÖp mµ kh«ng kÐo thªm c¸c ®èi thñ míi vµo cuéc; 4) b¶o ®¶m cho doanh nghiÖp ph¸t triÓn nhanh chãng, æn ®Þnh vµ l©u dµi.
NGHÖ THUËT QU¶N TRÞ KiNH DOaNH C¸C MôC Ti£U PH¶i §¹T

C¸C TiÒM N¡NG

C¸C PH¦¥NG PH¸P

C¸C THñ §O¹N

C¸C Thêi C¥

99

Quaûn trò hoïc

S¬ ®å 9.1: NghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh

100

Quaûn trò hoïc

1.2. C¬ së nghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh. NghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh ®îc t¹o lËp trªn c¬ së cña tiÒm n¨ng doanh nghiÖp, tµi thao lîc kinh doanh (tri thøc th«ng tin), sù quyÕt ®o¸n cña ngêi l·nh ®¹o kh¶ n¨ng gi÷ bÝ mËt ý ®å kinh doanh vµ tr×nh ®é sö dông mu kÕ kinh doanh. Cã nhiÒu gi¸m ®èc hi väng t×m ®îc toµn bé nghÖ thuËt kinh doanh trong s¸ch vë ®îc c«ng bè trªn thÞ trêng s¸ch b¸o th«ng tin. §©y lµ mét ®iÒu kh«ng tëng v× kh«ng ai l¹i tiÕt lé nghÖ thuËt thµnh c«ng cña m×nh ®Ó ®èi thñ biÕt mµ ®èi phã khi mµ hä vÉn muèn doanh nghiÖp cña hä tån t¹i vµ cã søc m¹nh trªn thÞ trêng. c¸c kiÕn thøc mét khi ®· ®îc c«ng bè tøc lµ nã ®· l¹c hËu vµ ®· kh«ng cßn yÕu tè bÝ mËt, ®éc t«n n÷a. H¬n n÷a viÖc kinh doanh mçi n¬i mçi kh¸c, mçi thêi mçi kh¸c. C¸ch tèt nhÊt ®Ó lÜnh héi nghÖ thuËt kinh doanh lµ n¾m c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n cña nã, kÕt hîp víi quan s¸t kinh nghiÖm cña c¸c gi¸m ®èc kh¸c råi vËn dông vµo thùc tÕ cña doanh nghiÖp míi hy väng ®em l¹i kÕt qu¶.
C¥ Së KHOA HäC CñA NGHÖ THUËT QU¶N TRÞ KiNH DOANH

TiÒM N¡NG DOANH NGHiÖP

TRi THøC Vµ TH¤NG TiN

Gi÷ BÝ MËT Y §å KiNH DOANH

Sù QUYÕT §O¸N CñA L·NH §¹O

Sö DôNG M¦U KÕ KiNH DOANH

S¬ ®å 9.2: C¸c c¬ së khoa häc cña nghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh. a. TiÒm n¨ng (søc m¹nh) cña doanh nghiÖp: lµ mét thùc lùc c¬ b¶n ®Ó t¹o c¬ së cho nghÖ thuËt kinh doanh. §ã lµ sù trêng vèn, ®ã lµ søc m¹nh cña khoa häc kÜ thuËt vµ c«ng nghÖ míi, ®ã lµ kh¶ n¨ng n¾m b¾t ®îc th«ng tin nhanh h¬n , sím h¬n vµ chÝnh x¸c h¬n c¸c ®èi thñ kh¸c, ®ã còng ®ång thêi còng lµ søc hót c¸c chÊt x¸m tõ n¬i kh¸c vÒ víi doanh nghiÖp. §©y lµ mét yªu cÇu cèt tñy cña c¸c doanh nghiÖp, ®ßi hái qua mçi n¨n th¸ng, tiÒm lùc cña doanh ph¶i lín lªn kh«ng ngõng ®Ó cã thÓ dµnh ®îc thÕ ®éc lËp vÒ kinh tÕ trong kinh doanh: cã kh¶ n¨ng ®a vµo sö dông vµ chñ ®éng s¸ng t¹o ra c¸c c«ng nghÖ vµo lo¹i hµng ®Çu trªn th¬ng trêng trong vµ ngoµi níc. 101

Quaûn trò hoïc

b. Tri thøc vµ th«ng tin: ®ã lµ kh¶ n¨ng nhËn biÕt ®îc c¸c quy luËt diÔn ra trªn mäi mÆt cña cña c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cô thÓ lµ: - Ph¶i biÕt hiÓu s©u s¾c c«ng viÖc chuyªn m«n thuéc lÜnh vùc kinh doanh cña m×nh, biÕt tiÕp cËn víi c¸c c«ng nghÖ cao nhÊt thuéc chuyªn ngµnh. Cã th«ng tin nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi h¬n so víi mäi ®èi thñ c¹nh tranh. - BiÕt thªm b¹n bít thï, biÕt lµm Ýt lîi nhiÒu. BiÕt gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nhanh chãng, n¾m ch¾c nguyÖn väng vµ kh¶ n¨ng cña thÞ trêng, gi¶m rñi ro kinh doanh tèi ®a, kh«ng ®a ®Õn sù c¹nh tranh cña c¸c ®èi thñ míi. - ChuÈn bÞ chu ®¸o: ®Ó chiÕn ®Êu víi mét ph¬ng ph¸p khoa häc, ®Ó chiÕm lÜnh thÞ trêng. Ph¶i hiÓu kinh doanh lµ c¹nh tranh, lµ lao t©m khæ tø. c. Gi÷ ®îc c¸c bÝ mËt trong kinh doanh: tõ ý ®å, ®Õn gi¸ c¶ ph¬ng híng thÞ trêng c«ng nghÖ. ViÖc cña mét ngêi kh«ng tiÕt lé cho hai ngêi,viÖc lµm ngµy mai kh«ng tiÕt lé h«m nay. BiÕt ngôy trang môc tiªu, ®¸nh l¹c híng ®èi ph¬ng, dån ®èi ph¬ng vµo thÕ bÞ ®éng, bÊt ngê khiÕn hä bÞ tiªu hao vµ ph©n t¸n lùc lîng v.v... ®Ó tõ ®ã buéc hä hµnh ®éng theo dù kiÕn cña m×nh, tËn dông thêi c¬. d. Sù quyÕt ®o¸n cña l·nh ®¹o: ®©y lµ mét trong nh÷ng cña viÖc h×nh thµnh nghÖ thuËt qu¶n trÞ. TÊt c¶ nh÷ng ngêi l·nh ®¹o non kÐm vµ sî tr¸ch nhiÖm, lu«n ®ïn ®Èy tr¸ch nhiÖm th× kh«ng thÓ cã nghÖ thuËt qu¶n trÞ doanh nghiÖp. NghÖ thuËt qu¶n trÞ ®ång nghÜa víi sù tiªn quyÕt lµ mäi viÖc sÏ ph¶i diÔn ra theo dù kiÕn cña m×nh, nÕu ngêi l·nh ®¹o nhu nhîc vµ kh«ng d¸m quyÕt th× lµm sao cã nghÖ thuËt qu¶n trÞ ®îc. Sù quyÕt ®o¸n ®îc ®a trªn viÖc ph©n tÝch tØnh t¸o c¸c hoµn c¶nh ®Ó ®a ra quyÕt ®Þnh, nã lµ s¶n phÈm trÝ tuÖ cao cña ngêi l·nh ®¹o vµ kh¸c h¼n víi sù liÒu lÜnh cña ngêi l·nh ®¹o chØ dùa trªn c¸c c¨n cø vu v¬, c¸c suy luËn chñ quan, tuú tiÖn ®Ó ®a ra quyÕt ®Þnh. Râ rµng mét diÔn viªn xiÕc biÓu diÔn mét tiÕt môc nguþ trang nguy hiÓm (xiÕc hæ, xiÕc th¨ng b»ng trªn d©y cao, xiÕc nhµo lén trªn kho¶ng kh«ng v.v...), kh«ng chØ lµ liÒu lÜnh mµ nã ph¶i ®îc h×nh thµnh dùa trªn mét qu¸ tr×nh tËp luyÖn khæ c«ng, l©u dµi vµ khoa häc. e. Sö dông c¸c mu kÕ kinh doanh: mu kÕ lµ s¶n phÈm trÝ tuÖ cña chñ doanh nghiÖp nh»m buéc doanh nghiÖp ®èi thñ nhÊt ®Þnh ph¶i hµnh ®éng theo ®óng dù kiÕn cña m×nh ®Æt ra. Mu kÕ do chñ doanh nghiÖp nghÜ vµ ®îc t¹o lËp trªn c¸c c¬ së sau:

102

Quaûn trò hoïc

- Do n¾m b¾t ®îc th«ng tin néi t×nh cña doanh nghiÖp ®èi thñ, ph¸t hiÖn ®óng nhîc ®iÓm cña hä (yÕu kÐm, chñ quan, s¬ hë bÊt cÈn). Doanh nghiÖp ®èi thñ dï m¹nh ®Õn ®©u còng ph¶i cã ®iÓm yÕu, cÇn tËp chung vµo ®Ó mµ tÊn c«ng. - ý chÝ vµ quyÕt t©m lµm giµu cña chñ doanh nghiÖp, d¸m quyÕt, d¸m chÊp nhËn m¹o hiÓm rñi ro, cã ®¹o lý, cã t×nh ngêi trong kinh doanh - VËn dông thuÇn thôc c¸c mu kÕ truyÒn thèng. 1.3 C¸c mu kÕ truyÒn thèng. §ã lµ c¸c mu kÕ kinh doanh ®· ®îc con ngêi tæng kÕt qua nhiÒu n¨m th¸ng vµ thêng gióp cho ngêi dïng nã ®¹t ®îc thµnh qu¶ lín trong kinh doanh: bao gåm nhiÒu mu kÕ t¬ng øng víi lùc lîng mçi bªn ®èi ®Çu vÒ vèn, vÒ nh©n lùc, vÒ ®¹o lý, vÒ c«ng nghÖ, vÒ gi¸n ®iÖp, vÒ quan hÖ víi kh¸ch hµng vµ thÞ trêng, vÒ tÇm nh×n vµ tÝnh c¸ch cña chñ doanh nghiÖp, vÒ m«i trêng kinh doanh cña níc së t¹i cña doanh nghiÖp vµ sù biÕn ®éng cña thêi c¬. C¸c chñ doanh nghiÖp cÇn n¾m b¾t ®Ó ®a vµo sö dông trong con ®êng kinh doanh cña m×nh. Cã thÓ ®¬n cö mét sè mu kÕ chñ yÕu sau: 1.3.1. Kinh tÕ kÕ: ®ã lµ viÖc s dông c¸c lîi Ých kinh tÕ ®Ó nhö c¸ nh©n hoÆc doanh nghiÖp cña ®èi thñ buéc hä ph¶i cung cÊp cho ta c¸c th«ng tin cã lîi cho m×nh (vµ cã h¹i cho hä, nhng do Ých kû, chñ quan mµ hä cho lµ hä cã thÓ kh¾c phôc ®îc m×nh). - Bá tiÒn ra mua tin tøc mét lÇn. - Bá tiÒn ®Ó gµi gi¸n ®iÖp kinh tÕ. - Bá tiÒn gióp doanh nghiÖp ®èi thñ cã vèn, nhng ®¸nh hä vÒ mÆt ®¹o lý, quan ®iÓm, thay nÕp sèng cña hä (®©y lµ c¸ch c¸c níc t b¶n chñ nghÜa thêng sö dông trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y vµ kh«ng Ýt ngêi ®Þa ph¬ng ®· v× lîi Ých gia ®×nh, dßng hä ®Ó b¸n rÎ quª h¬ng xø së cña m×nh v.v...) - Bá tiÒn ®Ó lµm h háng ®éi ngò thuÕ quan níc së t¹i. - Bá tiÒn ®Ó g©y chia rÏ néi bé doanh nghiÖp ®èi thñ (nh ký kÕt ®Ò tµi vÒ c«ng nghÖ víi mét hoÆc mét sè chuyªn gia ®Çu ngµnh cña doanh nghiÖp ®èi thñ) v.v... - Bá tiÒn vµo gióp ®ì níc ®èi ph¬ng c¸c ho¹t ®éng phi kinh tÕ (m«i trêng, v¨n ho¸, trÎ th¬ v.v...) ®Ó råi tiÕp cËn thùc ®Þa thu thËp th«ng tin cã lîi trong c¸c dÞp ®i hiÖn trêng v.v...) - Kinh tÕ kÕ thêng ®îc ®an cµi vµo c¸c kÕ kh¸c dïng rÊt hiÖu qu¶, nhng cÇn nhí nã nh con dao hai lìi, anh dïng nã nÕu kh«ng cÈn thËn th× còng chÝnh anh lµm h¹i anh vµ gia ®×nh anh; cho nªn ph¶i dïng cã møc ®é vµ ®õng dån con ngêi mµ m×nh lîi dông vµo ch©n têng. 1.3.2. Th©n kÕ: ®ã lµ viÖc sö dông c¸c mèi quan hÖ quen biÕt mang tÝnh b¹n h÷u, ngêi nhµ ®Ó len s©u vµo néi t×nh 103

Quaûn trò hoïc

doanh nghiÖp ®èi ph¬ng mµ thu lîm th«ng tin cÇn thiÕt. Mäi c¬ héi cã thÓ lµm quen (nhÊt lµ lµm quen víi c¸c nh©n vËt quan träng) ®Òu ph¶i khai th¸c tËn dông ®Ó biÕn nã thµnh c¸c quan hÖ cã ®i cã l¹i l©u dµi, thêng xuyªn, tiÕp ®ã cÇn nghiªn cøu hoµn c¶nh vµ tÝnh c¸ch cña ngêi mµ ta tiÕp cËn ®Ó sö dông c¸c kÕ kh¸c. 1.3.3. Hîp tung kÕ: ®ã lµ viÖc liªn kÕt c¸c doanh nghiÖp nhá kh¸c ®ang cã nguy c¬ bÞ diÖt vong ®Ó t¹o thµnh mét lùc lîng lín ®Ó cïng tån t¹i vµ ph¸t triÓn. 1.3.4. Kh«ng thµnh kÕ: ®ã lµ viÖc më réng doanh nghiÖp ®Ó ®ãn mäi nguån tiÒm n¨ng theo ph¬ng thøc ®ång thêi vµ ®a ph¬ng. Níc NhËt sau 1875 b¾t ®Çu hiÖn ®¹i ho¸ xø së cña hä, do më cöa cho nhiÒu cêng quèc vµo vµ cuèi cïng kh«ng níc nµo d¸m chiÕm ®o¹t hä mµ hä l¹i thµnh ®¹t. Cßn vua Tù §øc ta ®ãng cöa, giÕt ®¹o v.v... ®Ó cuèi cïng bÞ Ph¸p ®« hé h¬n mét nöa thÕ kû. 1.3.5. Mü nh©n kÕ: ®ã lµ dïng nh÷ng con ngêi cã d¸ng m¹o ®Ñp ®Ï kh¸c giíi quan hÖ víi ngêi mµ ta ®Þnh khai th¸c tiÒm n¨ng vµ th«ng tin ®Ó thu lîi. 1.3.6. Täa s¬n quan hæ ®Êu kÕ: ®ã lµ viÖc dÉn d¾t c¸c doanh nghiÖp ®èi thñ, ®Èy hä vµo thÕ ®èi ®Çu víi nhau, ®Ó hä tuyªn chiÕn tiªu diÖt lÉn nhau cßn doanh nghiÖp cña m×nh ë gi÷a kiÕm lîi. 1.3.7. Gi¬ng ®«ng kÝch t©y kÕ: ®ã lµ c¸ch tung th«ng tin, háa mï, ngôy trang ®Ó ®¸nh l¹c híng doanh nghiÖp ®èi ®Çu khiÕn hä hiÓu sai ý ®å cña m×nh, dÉn ®Õn sai lÇm trong viÖc sö dông tiÒm n¨ng, sau tè bÊt ngê ®a s¶n phÈm cña m×nh ®· ®îc lÆng lÏ chuÈn bÞ ra thÞ trêng ®Ó ®éc chiÕm 1.3.8. Töu kÕ: ®ã lµ viÖc sö dông c¸c buæi chiªu ®·i, c¸c héi nghÞ kh¸ch hµnh, c¸c buæi mêi c¸c nhµ khoa häc, b¹n hµnh ®i tham quan, kh¶o s¸t v.v... th«ng qua c¸c b÷a ¨n uèng, hëng thô nh»m lõa hä no say mµ moi lÊy c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. 1.3.9. Khæ nhôc kÕ: ngôy t¹o hoµn c¶nh ®Ó ®èi thñ tëng lÇm tiÒm n¨ng cña m×nh yÕu kÐm, t×nh thÕ cña m×nh cã nhiÒu khã kh¨n ®Ó qua ®ã ngÊm ngÇm thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh. 1.3.10. Ph« tr¬ng thanh thÕ: b»ng c¸ch thæi phång u thÕ cña m×nh ®Ó ®èi ph¬ng nhôt chÝ bá cuéc, nhê ®ã m×nh trë thµnh ®éc quyÒn. 1.3.11. Mîn søc ngêi: ®ã lµ mu kÕ dùa vµo c«ng søc cña ngêi ®Ó lµm viÖc cho m×nh. Trong kinh doanh ®ã lµ kÕ nhê c«ng ty kh¸c lµm ra s¶n phÈm míi, doanh nghiÖp mua vÒ mét l« nhá, nghiªn cøu c¶i tiÕn ®Ó lµm ra s¶n phÈm t¬ng tù nhng chÊt lîng cao h¬n vµ gi¸ thµnh h¹ h¬n. 1.3.12. Tõ kh«ng mµ cã: ®ã lµ mu kÕ dùa vµo c«ng søc cña nhiÒu ngêi ®Ó kiÕm lêi. Ch¼ng h¹n s¶n phÈm a cña c«ng ty A vµ s¶n phÈm b cña c«ng ty B ®Òu bÞ bÕ t¾c kh«ng b¸n ®îc. NÕu ta t¹o ra ®îc s¶n phÈm míi b»ng c¸ch ghÐp s¶n phÈm a víi s¶n phÈm 104

Quaûn trò hoïc

b ®Ó thµnh s¶n phÈm c. Ta cã thÓ mua s¶n phÈm hé cho A vµ B ®Ó lµm ra s¶n phÈm cho m×nh. 1.3.13. Bá ch¹y (tÈu vi kÕ): ®ã lµ viÖc rót lui khái thÞ trêng c¹nh tranh nÕu søc m×nh kh«ng thÓ c¹nh tranh ®îc ®Ó chuyÓn sang mét s¶n phÈm míi Ýt khã kh¨n h¬n. 1.3.14. Bá con s¨n s¾t b¾t con c¸ r«: ®ã lµ kÕ bá ra mét kho¶n kinh phÝ nhá ®Ó nhö ®èi thñ, råi lõa hä ®Ó lÊy kho¶n lín h¬n. 1.3.15. Kim thuyÒn tho¸t x¸c (x¸c con ve sÇu): ®ã lµ kÕ lµm hµng gi¶ ®Ó lõa ®¶o kh¸ch hµng. 1.3.16. Mîn oai hïm: ®ã lµ kÕ lîi dông thÕ lùc cña cña c¸c viªn chøc cao cÊp ®Ó g©y thanh thÕ, ®Ó kiÕm c¸c kho¶n u ®·i, ®Ó thÕ chÊp, vay mîn lµm giµu. 1.3.17. Khñng bè kÕ: ®ã lµ kÕ dïng b¹o lùc ®Ó khèng chÕ ®èi ph¬ng khiÕn hä n¶n chÝ tríc c¸c trë ng¹i, tõ bá ý ®å c¹nh tranh. 1.3.18. §¾m ®ß giÆt mÑt: ®ã lµ kÕ nh©n mét viÖc nhá lµm lu«n mét viÖc lín. KÕ nµy cßn cã tªn gäi kh¸c lµ kÕ “thõa giã bÎ m¨ng”. VÝ nh trong doanh nghiÖp, nh©n viªn kû luËt mét bé phËn kÐm mµ ta chØnh l¹i toµn bé m¸y. 1.3.19. Nh©n ®øc: ®ã lµ kÕ dïng ©n ®øc, ®·i ngé, sù quan t©m c¸ nh©n ®Ó chiÕm ®o¹t t×nh c¶m cña ngêi lao ®éng hoÆc ®èi ph¬ng ®Ó thùc ý ®å cña doanh nghiÖp . 1.3.20. Liªn hoµn: ®ã lµ viÖc liªn kÕt nhiÒu kÕ liªn tiÕp nhau ®Ó ®¸nh b¹i ®èi thñ. 1.3.21. §iÖu hæ ly s¬n: II. NghÖ thuËt dïng ngêi trong doanh nghiÖp. 2.1 N¾m v÷ng hoµn c¶nh vµ ®Æc ®iÓm t©m lý c¸ nh©n. Ngêi l·nh ®¹o muèn dïng ngêi cã kÕt qu¶ ph¶i hiÓu râ t©m tÝnh, n¨ng lùc, së trêng, së ®o¶n, hoµn c¶nh, c¸ tÝnh tõng ngêi nhÊt lµ c¸c c¸n bé ®Çu ngµnh. Ngêi xa thêng nãi “dông nh©n nh dông méc” chÝnh lµ ý trªn. Ngêi l·nh ®¹o cÇn tr¸nh 3 ®iÒu tèi kþ sau trong viÖc dïng ngêi: a) Kh«ng dïng ®îc ngêi giái. b) Dïng lÉn ngêi giái víi ngêi xÊu. c) Dïng ngêi nhng l¹i nghi ngê hä. 2.2. Ph¶i c«ng b»ng vµ cã chÕ ®é ®·i ngé tháa ®¸ng. Ngêi l·nh ®¹o mµ thëng ph¹t kh«ng c«ng b»ng hoÆc thiªn vÞ trong viÖc dïng ngêi th× khã cã thÓ thµnh c«ng lín. Còng nh vËy nÕu gi¸m ®èc b¹c ®·i nh©n viªn cÊp díi, ®·i ngé víi hä kh«ng t-

105

Quaûn trò hoïc

¬ng xøng th× khã cã thÓ thu phôc vµ sö dông ®îc hÕt c«ng søc cña cÊp díi. 2.3. Ph¶i kÕt hîp c¶ uy vµ ©n trong qu¶n trÞ. Ngêi xa nãi dïng ©n th× l©u bÒn nhng dÔ trë thµnh trß phï phiÕm, dïng uy th× nhanh chãng nhng tµn nhÉn cho nªn ph¶i kÕt hîp c¶ hai. Uy tríc ©n sau. 2.4. Ph¶i lµm cho cÊp díi tin yªu, kÝnh phôc. Ngêi l·nh ®¹o muèn dïng ngêi cã kÕt qu¶ ph¶i lµm cho cÊp díi tin yªu, kÝnh phôc vÒ lßng ch©n thµnh, vÒ th¸i ®é ®èi xö vµ vÒ tµi n¨ng ®øc ®é. 2.5. BiÕt dïng mu kÕ. Lµm cho ngêi ®îc dïng mµ kh«ng biÕt ®em l¹i c¸c thµnh tùu to lín, bÊt ngê cho cÊp díi. 2.6. BiÕt dïng ®éi ngò c¸n bé gióp viÖc. Ngêi l·nh ®¹o nÕu kh«ng cã “tai m¾t”, kh«ng cã “nanh vuèt” th× khã cã thÓ cã c¸c thµnh c«ng lín. 2.7. BiÕt chia t¸ch kÎ xÊu ®Ó trÞ. Tr¸nh cho nh÷ng kÎ xÊu cÊu kÕt víi nhau trong doanh nghiÖp ®Ó c¶n ph¸ g©y rèi doanh nghiÖp. C¢U Hái ¤N TËP 1. NghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh lµ g×? Nã dùa trªn c¬ së nµo? Mu kÕ cã vÞ trÝ nµo trong nghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh? 2. C¬ së t¹o lËp nghÖ thuËt kinh doanh? 3. C¸ch tèt nhÊt ®Ó lÜnh héi nghÖ thuËt qu¶n trÞ kinh doanh lµ g×?

106

Quaûn trò hoïc

KHOA KINH TẾ BỘ MÔN QTKD

CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NGÂN HÀNG CÂU HỎI ÔN THI MÔN QUẢN TRỊ HỌC 4 ĐVHT Tổng số : 82 câu Mức 1: Yêu cầu tái hiện và hiểu biết thông tin Mức 2: Yêu cầu vận dụng thông tin ( giải thích, ứng dụng vào bài tập,…) Mức 3: Yêu cầu tư duy sáng tạo (nhận xét, đánh giá, tổng hợp, đề xuất,…) BỘ CÂU HỎI: 1. Mỗi người khi tự mình hoạt động, có cần phải làm những công việc quản trị hay không? (Mức 1) 2. Tại sao công việc quản trị lại cần thiết cho các tổ chức? (Mức 2) 3. Công việc quản trị trong một công ty kinh doanh với công việc quản trị trong một xí nghiệp cơ khí có giống nhau không? (Mức 3) 4. Kết quả và hiệu quả khác nhau như thế nào? (Mức 1) 5. Quản trị kinh doanh là khoa học hay nghệ thuật? (Mức 1) 6. Quản trị kinh doanh có phải là một nghề hay không? (Mức 1) 7. Nhà quản trị là ai ? Vai trò nhà quản trị ? (Mức 1) 8. Trách nhiệm của nhà quản trị trong mỗi tổ chức là gì? Để hoàn thành trách nhiệm đó, họ được quyền gì? (Mức 1) 9. Có người nói rằng Giám đốc một nhà máy cơ khí phải giỏi về cơ khí hơn các kỹ sư trong nhà máy đó. Bạn đồng ý hay không đồng ý với ý kiến đó? (Mức 3) 10. Bạn hãy giải thích vì sao kỹ năng nhân sự là cần thiết ngang nhau đối với mọi cấp quản trị? (Mức 2) 11. Lý thuyết quản trị một cách khoa học đúng và chưa đúng ở điểm nào? (Mức 2) 12. Các trường phái cổ điển, tâm lý xã hội, định lượng đã chủ trương như thế nào để gia tăng hiệu quả trong quản trị ? (Mức 2) 13. Nội dung cơ bản của lý thuyết tâm lý xã hội ? Nêu ý nghĩa ? (Mức 1) 14. Sự thỏa mãn tinh thần có luôn luôn đem lại kết quả làm việc tốt hơn không? (Mức 2) 15. Các nguyên tắc quản trị tổng quát của Fayol hiện nay có còn được áp dụng hay không? (Mức 2) 16. Khái niệm môi trường hoạt động của doanh nghiệp ? (Mức 1) 17. Phân loại, phương pháp nghiên cứu môi trường? (Mức 1) 18. Phân tích môi trường vĩ mô, vi mô và nội bộ? Nêu ý nghĩa của việc nghiên cứu môi trường này? (Mức 2) 19. Tại sao ngày nay các nhà quản trị lại dành nhiều thời gian và sức lực để nghiên cứu môi trường hoạt động của doanh nghiệp ? (Mức 2) 20. Khái niệm về hoạch định? (Mức 1) 107

Quaûn trò hoïc

21. Hoạch định là dự trù trước các hoạt động trong tương lai nhưng kế hoạch lại phải linh động. Hai việc này có mâu thuẫn với nhau không? (Mức 3) 22. Tiến trình của công tác hoạch định? (Mức 1) 23. Phân loại kế hoạch? (Mức 1) 24. Tác dụng của hoạch định? (Mức 1) 25. Tại sao hoạch định có thể không chính xác tuyệt đối? (Mức 2) 26. Khái niệm về chức năng tổ chức? (Mức 1) 27. Những nguyên tắc tổ chức? (Mức 1) 28. Tầm hạn quản trị là gì? (Mức 1) 29. Muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức của một xí nghiệp phải giải quyết vấn đề gì? Sự giải quyết vấn đề đó phải được cân nhắc trên những yếu tố nào? (Mức 3) 30. Những yếu tố nào cần phải được xem xét khi xây dựng bộ máy tổ chức của xí nghiệp? (Mức 2) 31. Trình bày các cách thức để thành lập các đơn vị nhỏ trong xí nghiệp? (Mức 1) 32. Phân biệt mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và cơ cấu trực tuyến? (Mức 2) 33. Các mô hình của bộ máy tổ chức? Ưu nhược điểm? (Mức 2) 34. Cơ cấu tổ chức là gì? (Mức 1) 35. Quyền lực là gì? Cơ sở của quyền lực? (Mức 1) 36. Nếu là nhà quản trị anh (chị) có thực hiện việc ủy quyền không? Tại sao? Nếu ủy quyền anh (chị) sẽ làm gì để bảo đảm ủy quyền tốt đẹp? (Mức 3) 37. Khái niệm về chức năng điều khiển? Nội dung cơ bản của chức năng điều khiển? (Mức 1) 38. Động viên nhân viên trong tổ chức? (Mức 2) 39. Trình bày thuyết Maslow và thuyết E.R.G? Nêu ý nghĩa? (Mức 2) 40. Lãnh đạo là gì? Nhà lãnh đạo cần có những điều kiện gì? (Mức 1) 41. Phong cách lãnh đạo là gì? Các loại phong cách? Đặc điểm? (Mức 2) 42. Để lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu cần căn cứ vào những yếu tố nào? (Mức 2) 43. Có người cho rằng: ”Phong cách lãnh đạo dân chủ là phong cách tốt nhất cho mọi tình huống”. Anh (chị) đồng ý hay không? Tại sao? (Mức 3) 44. Các phương pháp điều khiển? (Mức 1) 45. Kiểm soát quản trị là gì? Tác dụng của kiểm soát quản trị? (Mức 1) 46. Qui trình kiểm soát? (Mức 1) 47. Các nguyên tắc kiểm soát? Nguyên tắc nào quan trọng nhất? Tại sao? (Mức 2) 48. Các loại kiểm soát? Mục đích của mỗi loại? (Mức 1) 49. Nghệ thuật quản trị kinh doanh là gì? Ý nghĩa của việc nắm bắt nghệ thuật quản trị kinh doanh? (Mức 2) 50. Cơ sở tạo lập nghệ thuật quản trị kinh doanh? (Mức 2) 51. Cách tốt nhất để lĩnh hội nghệ thuật quản trị kinh doanh là gì? (Mức 2) 52. Mưu kế kinh doanh là gì? Cơ sở tạo lập mưu kế? (Mức 1) 53. Các mưu kế kinh doanh truyền thống? (Mức 1) 108

Quaûn trò hoïc

54. Nghệ thuật dùng người trong doanh nghiệp? Theo anh (chị) nguyên tắc nào là quan trọng nhất? Tại sao? (Mức 3) 55. Thuyết nhu cầu của Maslow: NC tự thể hiện NC tôn trọng NC xã hội (giao tiếp) NC an toàn NC sinh lý (vật chất)

Hay đang dâu vao côt thich hợp để xac đinh cac điêu sau có ̃ ́ ́ ̀ ̣ ́ ́ ̣ ́ ̀ thể thoa man câp độ nhu câu nao theo sự phân loai cua Maslow? ̉ ̃ ́ ̀ ̀ ̣ ̉ Sinh An Xã Tôn Tự lý toàn hội trọng thể hiện Một bình nước uống Phân công công việc đúng năng lực nhân viên Nhiệt độ tại nơi làm việc dễ chịu Được cấp trên công nhận những thành tích. Được chấp nhận là một thành viên của nhóm Quần áo bảo hộ lao động Tận hưởng sự tôn trọng từ cấp trên của bạn Bạn nhận xét thế nào về thuyết nhu cầu của Maslow? ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 56. Thuyết ngũ hành nhu cầu (thuyết Đông – Tây). Thuyết ngũ hành: Con người và vũ trụ được cấu trúc từ 5 yếu tố cơ bản, được gọi là ngũ hành: ………………………………………………………………. Sự phát triển của con người và vũ trụ được dựa trên cơ sở sự tác động qua lại giữa 5 hành trên theo 2 nguyên lý: • Tương sinh:………………………………………………………………… • Tương khắc: ………………………………………………………………… Mộc Thủy Hỏa

Kim

Thổ 109

Quaûn trò hoïc

TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ
Tình huống thứ 1 Với sự giúp đỡ của một tổ chức nhân đạo quốc tế, một Trung tâm y tế được xây dựng ở Việt Nam. Đây là một trung tâm được trang bị các loại thiết bị y tế hiện đại, trong quá trình chuẩn bị cho sự hoạt động, một số cán bộ y tế đã được đi tu nghiệp ở nước ngoài về chuyên môn. Nhưng theo yêu cầu của tổ chức nhân đạo, cần phải có một đợt tập huấn ngắn cho toàn bộ các lãnh đạo và nhân viên của Trung tâm Y tế về vấn đề quản lý. Một giáo sư nổi tiếng của Trường Đại học Kinh tế được mời tới hướng dẫn cho đợt tập huấn về công việc quản lý. Ông đã giảng về lý thuyết quản lý, nhấn mạnh đến tầm quan trọng của quản lý trong tất cả các tổ chức, giới thiệu công cụ và kỹ thuật quản lý để cải thiện chất lượng quản lý. Cuối đợt tập huấn, trong buổi trao đổi ý kiến, một người đã đứng dậy và nói: “Thưa giáo sư, chúng tôi rất thú vị về những gì mà giáo sư nói và thậm chí chứa đựng những kiến thức rộng lớn, có thể rất bổ ích, nhưng nó chỉ áp dụng cho những công ty kinh doanh, những xí nghiệp quốc doanh và tư nhân v.v... mà không thể áp dụng ở đây. Chúng tôi là những nhà khoa học, những bác sĩ cứu chữa con người, và chúng tôi không cần tới quản lý’’. Lúc này, vị giáo sư kinh tế mới được biết rằng người phát biểu vừa rồi là một vị giáo sư bác sĩ đáng kính, là thầy của hầu hết các bác sĩ trẻ ở Trung tâm. Đồng thời vị giáo sư bác sĩ đó vừa mới đảm nhận chức vụ trưởng khoa của Trung tâm. Khi vị giáo sư bác sĩ phát biểu xong, hầu hết các bác sĩ và y tá đều im lặng và không có ý kiến gì thêm. Câu hỏi 57. Giả sử rằng bạn là ông giáo sư kinh tế đang hướng dẫn cuộc tập huấn, bạn sẽ giải thích như thế nào để ông giáo sư bác sĩ đồng tình với ý kiến của bạn ? (Mức 2) 58. Bạn có nghĩ rằng một nhà khoa học lớn như vị giáo sư bác sĩ kia lại có thể phát biểu những lời như vậy không? Hãy giải thích tại sao một nhà khoa học cao cấp lại có thể phát biểu như vậy? (Mức 2) Tình huống thứ 2 Cũng như mọi công ty luyện kim khác, công ty thép BTH cũng gặp khó khăn trong những năm cuối thập kỷ 80. Trong một cuộc họp giao ban giám đốc, mọi người đều nêu lên vấn đề lương bổng, cho rằng vì lương bổng quá thấp nên không tạo ra tinh thần làm việc trong công nhân. Nhưng giám đốc công ty đã trả lời là ông không quan tâm đến vấn đề đó, ông cũng nhấn mạnh rằng vấn đề đó là nhiệm vụ của giám

110

Quaûn trò hoïc

đốc phụ trách nhân sự. Các cán bộ quản lý sau cuộc họp đều chưng hửng và có những ý kiến bất mãn Được biết vị giám đốc công ty nguyên là một chuyên viên tài chính giỏi, Hội đồng quản trị giao chức vụ giám đốc cho ông với hy vọng tài năng chuyên môn của ông sẽ giúp cho công ty vượt qua nhưng khó khăn tài chính trầm trọng. Ban đầu, thì mọi chuyện cũng có những tiến triển, ông đã dùng các kỹ thuật tài chính để giải quyết những món nợ của công ty, nhưng vấn đề sâu xa thì ông vẫn chưa giải quyết được Là một chuyên viên tài chính cho nên ông thường bối rối khi phải tiếp xúc đối mặt với mọi người, vì vậy ông thường sử dụng văn bản giấy tờ cho các mệnh lệnh chỉ thị hơn là tiếp xúc trực tiếp với mọi người. Ông cũng là người phó mặc những vấn đề kế hoạch và nhân sự cho các cấp phó của mình vì ông quan niệm tài chính là quan trọng nhất. Mọi có gắng cải tổ của công ty đều có nguy cơ phá sản. Các quản trị viên cấp giữa ít hợp tác, các quản trị viên cao cấp thì không thống nhất Câu hỏi 59. Theo bạn, tại sao Hội đồng quản trị bổ nhiệm vị giám đốc mới đó? Bạn có ý kiến gì về việc này? (Mức 2) 60. Qua tình huống trên bạn nhận xét gì về hoạt động quản trị trong công ty? (Mức 3) 61. Giám đốc công ty đã làm tốt chức năng quản trị nào, chưa tốt chức năng quản trị nào? (Mức 3) 62. Nếu bạn ở cương vị giám đốc, bạn sẽ làm gì ? (Mức 3) Tình huống thứ 3 Ông Vân là giám đốc công ty THÀNH LỢI là công ty chuyên sản xuất các loại động cơ. Đây là một công ty có đội ngũ và công nhân kỹ thuật giỏi, đồng thời công ty lại mới trang bị một số máy móc thiết bị hiện đại của nước ngoài, do vậy sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao, có uy tín với khách hàng và có một vị trí thuận lợi trên thị trường. Tuy vậy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây có những dấu hiệu xấu. Trước tình hình đó ông Vân quyết định thành lập một ban tham mưu. Ban này tập hợp những chuyên gia giỏi và có nhiều kinh nghiệm của các ngành kinh tế, tài chính, quản lý, kỹ thuật và luật, nhiệm vụ của Ban tham mưu là tìm ra nguyên nhân gây ra tình trạng trì trệ hiện nay. Ông Vân đã chỉ định cho ông Thanh làm trưởng Ban và ủy nhiệm cho ông Thanh lãnh đạo ban tham mưu thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra. Trong quá trình hoạt động, các thành viên làm việc rất thận trọng và có trách nhiệm. Sau một thời gian Ban tham mưu đã hoàn thành nhiệm vụ và trình lên giám đốc một bản báo cáo chi tiết, theo đó các nguyên nhân gây ra tình trạng trì trệ chủ yếu bắt nguồn từ những thiếu sót về quản trị của một số phòng ban và phân xưởng với những số liệu chứng minh đầy tính thuyết phục. Kèm theo bản báo cáo là một kế hoạch nhằm sửa chữa những sai sót mà công ty đã 111

Quaûn trò hoïc

mắc phải. Tuy nhiên phó giám đốc và các trưởng phòng có liên quan đều phản bác những kết luận của Ban tham mưu và cho rằng ban này đã can thiệp qua sâu vào công việc của các bộ phận. Đồng thời đề nghị giám đốc hủy bỏ những kết luận của ban tham mưu. Câu hỏi 63. Ông giám đốc Vân đã thực hiện chức năng gì trong quản trị ? (Mức 2) 64. Theo anh (chị) tại sao phó giám đốc và trưởng phòng liên quan lại phản bác kết luận của Ban tham mưu ? (Mức 3) 65. Nếu là giám đốc anh (chị) sẽ giải quyết tiếp tình huống này như thế nào? (Mức 3) Tình huống thứ 4 Bà Hương là người quản lý xưởng sản xuất bánh kẹo “VĨNH HƯNG”, có 40 công nhân dưới quyền. Xét trên quy mô sản xuất. Đây là xưởng sản xuất có quy mô vừa, hoạt động linh hoạt theo nhu cầu đặt hàng của các tiệm bánh, nhà hàng. Với phương cách hoạt động giống như kiểu xưởng sản xuất gia đình nên tổ chức bộ máy đơn giản và gọn nhẹ. Giúp việc cho bà Hương trong công tác quản lý có 3 người. Cô Thanh phụ trách kế toán, anh Hùng phụ trách giao nhận vật tư sản phẩm và ông Thịnh phụ trách kỹ thuật. Trong 3 người giúp việc ông Thịnh là người lớn tuổi nhất và có kinh nghiệm làm bánh kẹo gia truyền nên được bà Hương tin tưởng bà giao phụ trách toàn bộ hoạt động sản xuất của xưởng. Xưởng có một cửa hàng bán bánh kẹo đồng thời là văn phòng giao dịch của xưởng. Thông thường bà Hương chỉ có mặt ở cửa hàng để nắm bắt thị trường, xử lý đơn hàng và làm các công việc đối ngoại, mọi việc trong nội bộ xưởng đều giao cho ông Thịnh phụ trách. Một hôm, ông Thịnh quyết định đình chỉ công việc một công nhân vận hành máy đánh bột. Báo cáo kỷ luật nói rằng người công nhân này đã từ chối vận hành máy theo lệnh của ông Thịnh trong khi đang cần sản xuất gấp một lượng bánh lớn. Bà Hương đã xuống phân xưởng để giải quyết sự việc và nhận thấy có một bầu không khí không bình thường ở những người công nhân. Bà lập tức tiếp xúc với họ và được biết rằng hầu hết công nhân đang rất quan tâm đến vụ kỷ luật này. Những người công nhân cảm thấy vụ kỷ luật trên là không đúng và vô lý. Họ nói ông Thịnh ra lệnh vận hành trong những điều kiện vi phạm nguyên tắc an toàn cho nên người công nhân đã từ chối vận hành, dẫn đến việc ông Thịnh quyết định kỷ luật. Mọi người cho rằng ông Thịnh có ác cảm với người công nhân kia. Qua trao đổi với công nhân, bà Hương còn biết thêm là có một vài người đã bị thương khi vận hành máy đánh bột đó. Họ đã phản ánh tình trạng không an toàn của thiết bị cho ông Thịnh nhưng không thấy ông giải quyết gì. Câu hỏi 112

Quaûn trò hoïc

66. Bà Hương phải làm gì để giải quyết tình huống trên ? (Mức 2) 67. Tình huống xảy ra có liên quan gì đến tổ chức của xưởng không? (Mức 2) 68. Bạn có nghĩ rằng bà Hương cũng có phần lỗi khi để xảy ra tình huống trên không? (Mức 3) 69. Nếu ông Thịnh cứ giữ nguyên ý kiến cho rằng phần sai hoàn toàn thuộc về người công nhân. Bạn sẽ phản ứng ra sao khi bạn là người công nhân ấy? (Mức 3) Tình huống thứ 5 Một công ty sản xuất phân bón của Thụy Điển liên doanh với một đơn vị kinh tế nước ta thành lập một nhà máy sản xuất phân bón. Theo các điều khoản liên doanh, TGĐ và GĐ sản xuất sẽ là người của công ty nước ngoài Ông Henrik Killer được chỉ định làm giám đốc sản xuất, nhưng con rể của ông ta là Ubrick Bava được chỉ định làm Tổng giám đốc nhà máy liên doanh. Trong thời gian đầu, hoạt động của nhà máy diễn ra theo đúng kế hoạch. Nhưng càng về sau, do một số khó khăn chủ quan và khách quan, hoạt động của nhà máy kém hiệu quả. Bắt đầu có sự mâu thuẫn giữa các thành viên ban lãnh đạo, nổi bật nhất là mâu thuẫn giữa giám đốc sản xuất Henrik Killer và Tổng giám đốc Ubrick Bava. Một số ý kiến về sản xuất của của ông Henrik Killer bị Tổng giám đốc bác bỏ. Vì vậy, ông Killer thường hay báo cáo trực tiếp về công ty những đề xuất của mình và phê phán Tổng giám đốc không tôn trọng ý kiến của ông ta. Trong một cuộc họp giao ban, anh con rể (Tổng giám đốc Ubrick Bava) đã chỉ tay vào mặt bố vợ (Giám đốc sản xuất Henrik Killer) và nói rằng: “ Ông Killer, tôi nói để ông biết tôi là cấp trên trực tiếp của ông. Báo cáo của ông phải gửi lên cho tôi. Đây là lần cuối cùng tôi cảnh cáo ông trong hội nghị, nếu ông không nghe thì tôi sẽ đưa ông xuống làm quản đốc để khi ông báo cáo vượt cấp thì vừa vặn đến tôi!” Câu hỏi 70. Phân tích khía cạnh tâm lý trong tình huống này, liên hệ đến tâm lý người Việt Nam chúng ta? 71. Bạn có đồng ý cách lãnh đạo của Tổng giám đốc Ubrick Bava không? Vì sao? 72. Trong tình huống này có sự hiện diện của quyền lực trong cơ cấu tổ chức không? Tình huống thứ 6 Ông Phong là Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh của công ty ABC chuyên sản xuất hàng tiêu dùng theo đơn đặt hàng. Đã gần một hết năm 2008 công ty ABC vẫn chưa xây dựng được kế hoạch sản xuất năm 2009 vì chưa có khách hàng ký hợp đồng. 113

Quaûn trò hoïc

Ông Phong rất lo lắng về vấn đề này, ông cử một chuyên viên tiếp thị đi xác định nhu cầu thị trường và tìm khách hàng. Qua điện thoại chuyên viên tiếp thị báo cho ông Phong biết sẽ ký được hợp đồng tiêu thụ 10.000 sản phẩm (sản phẩm mới). Ông Phong đã căn cứ vào các định mức kinh tế kỹ thuật và các tài liệu khác co liên quan, phối hợp với các phòng ban chức năng ông đã xây dựng kế hoạch sản xuất như sau: 1) Sản lượng sản xuất và tiêu thụ: 10.000 SP 2) Đơn giá bán một sản phẩm: 60.000 Đ 3) Chi phí sản xuất a) Biến phí cho một sản phẩm: 20.000 Đ/SP Trong đó : - Vật liệu và chi phí khác: 11.500 Đ/SP - Lao động : 8.500 Đ/SP b) Tổng định phí toàn năm của công ty: 175.000.000 Đ ( Giả sử: Miễn thuế VAT, các thu nhập được miễn thuế). Thế nhưng do tình hình nghiên cứu thị trường không chính xác của chuyên viên tiếp thị, kết quả chỉ ký hợp đồng tiêu thụ được 5.000 SP với giá bán là 60.000 Đ/SP.Với trách nhiệm của mình ông Phong đã xoay sở và có người đồng ý thuê một phân xưởng sản xuất của công ty với giá thuê một năm là 97.500.000 Đ. (Công ty có 2 phân xưởng cùng sản xuất một sản phẩm, công suất hữu dụng của máy mỗi phân xưởng một năm sản xuất được từ 5.000 SP đến 5.500 SP) Ông Phong đã xây dựng kế hoạch sản xuất năm 2009 của công ty là sản xuất 5.000 SP và cho thuê một phân xưởng với giá thuê là 97.500.000 đồng/năm Mặt khác ông Sỹ trưởng phòng kinh doanh, sau khi nghiên cứu tìm hiểu thì có một đơn vị tổ chức xã hội (Trại người bại liệt), muốn ký hợp đồng mua sản phẩm của công ty với số lượng là 5.000 SP song chỉ mua với giá 39.000 Đ/SP. Và ông Sỹ đề nghị với ông Quang Giám đốc công ty nên sử dụng phương án của mình là sản xuất 10.000 SP, bán cho đơn vị đã ký hợp đồng trước là 5.000 SP với giá 60.000 Đ/SP. Bán cho tổ chức xã hội 5.000 SP với giá 39.000 Đ/SP mà vẫn đạt hiệu quả kinh tế không kém so với phương án của ông Phong. Ông Phong đã phản đối phương án của ông Sỹ vì cho rằng phương án đó bán giá 39.000 Đ/SP là không có lãi. Câu hỏi 73. Đứng trên giác độ hiệu quả kinh tế, lợi ích toàn diện của công ty ABC. Nếu anh (chị) là giám đốc anh (chị) sẽ chọn phương án kế hoạch sản xuất của ai? 74. Trong tình huống này ông Quang, Giám đốc công ty, đã thực hiện chức năng nào trong quản trị? Tình huống thứ 7
“Kế bắt thả của Khổng Minh”.

Mục đích của Gia Cát Lượng là chinh phục vùng Tây Nam. Vùng này là miền hoang dã của dân tộc thiểu số mà đứng đầu là Mạnh Hoạch, vốn là một thủ lĩnh rất là kiên cường. Nếu dùng sức mạnh thì Khổng Minh cũng có thể chiếm được Tây Nam,

114

Quaûn trò hoïc

nhưng được ít lâu những người dân ở đây lại nổi dậy. Khổng Minh quyết định dùng chiến thuật công phá nhân tâm. Khi bắt được Mạnh Hoạch lần I, Gia Cát Lượng hỏi Mạnh phục hay không phục. Mạnh Hoạch đứng không quỳ, nói to rằng chặt đầu cũng không phục. Do đó Khổng Minh sai người thả Mạnh và bảo về chuẩn bị binh mã đánh tiếp. Kết quả Mạnh Hoạch lại bị bắt. Liền như thế bảy lần, cuối cùng khiến cho Mạnh Hoạch được thả mà không đi, và nói “Ngài có uy trời, người Nam không bao giờ chống lại Ngài nữa”. Từ đó Mạnh Hoạch thành tâm, thành ý phụng sự Khổng Minh. Câu hỏi 75. Dựa vào thuyết ngũ hành nhu cầu phân tích kế bắt thả của Khổng Minh? (Mức 3) Tình huống thứ 8 Nam là một nhân viên rất có năng lực, trước đây làm việc rất tốt, nhưng do bạn bè rủ rê lôi kéo sa vào con đường ăn chơi và từ đó bỏ bê công việc. Trong công ty mọi người xa lánh Nam. Ông Dũng là trưởng phòng nhân sự tỏ ra rất độ lượng. Ông gọi Nam lên phòng mình trò chuyện thân mật, trong câu chuyện ông rất đề cao năng lực của Nam, và ông khuyên Nam nên tập trung vào công việc đồng thời ông cũng bày tỏ sự tin tưởng vào việc sửa chữa lỗi lầm của Nam. Từ đó Nam trở lại thành một nhân viên tốt như xưa. Câu hỏi 76. Dùng cơ chế tương sinh hay tương khắc hãy giải thích ( Mức 3): Nguyên nhân làm Nam bê trễ trong công việc. Nguyên nhân làm Nam trở thành người tốt.

Tình huống 09 Phương Linh là một cô gái sôi nổi và linh hoạt. Sau khi tốt nghiệp phổ thông, và thi rớt đại học Phương Linh đi học kế toán và đã có thời gian 5 năm làm nhân viên kế toán. Cô đã làm cho nhiều đơn vị từ tổ hợp sản xuất đến công ty nhà nước. Song vì muốn thoải mái và cũng muốn thử sức trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ. Cô đã nghỉ làm về mở một cửa hàng uốn tóc. Điều bất lợi lớn là nhà cô nằm sâu trong một đường nhỏ của một khu dân cư. Vì vậy cô phải mướn mặt bằng bên ngoài và cô đã chọn được một mặt bằng nằm ngay trung tâm một khu dân cư lớn. Sau một thời gian chuẩn bị chu đáo, cửa hàng uốn tóc khai trương. Vốn là một người tính toán giỏi và đã có kinh nghiệm làm kế toán, cô đã lên được các chi phí như sau: BẢNG CHI PHÍ ĐVT: 1000 đồng/tháng KHOẢN MỤC A. CHI PHÍ CHUNG

CHI PHÍ

GHI CHÚ

115

Quaûn trò hoïc

1. Tiền thuê nhà 2. Khấu hao thiết bị 3. Trang trí 4. Điện thắp sáng 5. Nước sinh hoạt 6. Lương hai người quản lý 7. Thuế B. CHI PHÍ CHO MỘT ĐẦU UỐN TÓC 1. Thuốc 2. Dầu gội đầu 3. Điện 4. Chi phí khác 5. Lao động

2400 2400 600 150 60 2400 600 6.6 3 1,5 4,2 9

Đèn màu, hoa,…

Thu ngân và kế toán Thuế khoán

Kẹp, lược, xà phòng,… Công của thợ

Để định giá cho một đầu uốn tóc, cô Linh đã tham khảo các cửa hàng uốn tóc xung quanh, cô cũng tính tới lượng người trung bình vào cửa hàng của cô, và từ bản chi phí cô đưa ra giá uốn tóc trung bình là 33.000 đồng/đầu. Thực tế giá này là khá rẻ so với các cửa hàng khác. Cô cũng mong muốn hàng tháng phải lời được khoảng 3.000.000 đồng. Tháng đầu, số người vào cửa hàng bình quân là 30 người/ngày, cô nghĩ rằng sẽ đạt được lợi nhuận như dự kiến. Song cuối tháng tổng kết thì thấy lỗ. Tháng sau, tình hình vẫn như vậy và không mấy khả quan. Câu hỏi 77. Bạn hãy kiểm tra xem vì sao cô Linh không đạt được dự kiến của mình? 78. Hãy đề nghị một kế hoạch sửa chữa những sai sót để cửa hàng cô đạt được lợi nhuận trong điều kiện lượng khách trung bình không đổi (30 người/ngày) 79. Phân tích công việc quản trị mà cô Linh đã làm ở cửa hàng? Tình huống 10 Ông Mạnh vừa là chủ vừa là giám đốc một công ty sản xuất mỹ phẩm và các sản phẩm chăm sóc cá nhân với số lượng nhân viên làm tại văn phòng điều hành khoảng 20 người. Công ty này vốn là một cơ sở sản xuất nhỏ do gia đình ông thành lập 10 năm về trước. Bản thân ông Mạnh là một NQT đi lên từ công việc và có phong cách quản lý nhân viên theo kiểu gia đình. Trước kia ông Mạnh phụ trách việc tìm kiếm và giao dịch với khách hàng, lập kế hoạch SX và theo dõi việc phân phối SP. Khoảng hai năm trở lại đây do công việc KD của công ty mở rộng, ông đã thuê thêm nhân sự mới phụ trách bán hàng và điều hành SX. Tuy vậy, ông Mạnh vẫn tiếp tục làm các công việc giao dịch với khách hàng, ra các quyết định về giá và phân phối, bộ phận bán hàng chỉ là người thừa hành dựa trên các hồ sơ mà ông Mạnh đã ký với khách hàng. Đôi khi kế hoạch giao hàng có sự thay đổi do ông và khách hàng thương lượng nhưng ông quên không thông báo cho bộ phận bán hàng…điều này làm ảnh hưởng đến bộ phận SX, dẫn đến tình trạng bộ phận này phải thay đổi KHSX (kế hoạch SX) 116

Quaûn trò hoïc

thường xuyên, công nhân phải làm việc thêm giờ, NVL bị thiếu hụt do không có KHSX ổn định. Bộ phận SX và Bộ phận Bán hàng không thể làm việc được với nhau, người trưởng bộ phận SX đầu tiên đã xin nghỉ việc, người thứ hai cũng đang gặp rắc rối với trưởng bộ phận bán hàng và ông Mạnh. Gần đây khách hàng cũng thường xuyên than phiền về thời gian giao hàng và chất lượng SP. Điều này càng làm cho ông Mạnh tăng cường kiểm soát đến công việc của nhân viên dưới quyền vì lo ngại nếu không để mắt tới, nhân viên viên sẽ không làm tốt công việc như ông mong đợi. Câu hỏi 80. Khó khăn mà cá nhân ông Mạnh đang gặp phải trong công việc của mình là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến điều đó? 81. Làm thế nào để giải quyết khó khăn đó? Vấn đề mấu chốt nhất ông Mạnh cần quan tâm để giải quyết khó khăn là gì? 82. Hãy hình dung các rủi ro đến với công ty này khi vấn đề không được giải quyết thấu đáo?

Tài liệu tham khảo 1. Nguyễn Thị Liên Diệp (1997), Quản trị học, Hà Nội: NXB Thống kê. 2. Vũ Thế Phú (1999), Quản trị học, TPHCM: Trường Đại học Mở TPHCM. 3. Nguyễn Hải Sản (2003), Quản trị học, Hà Nội: NXB Thống kê. 4. Trần Anh Tuấn (1998), Quản trị học, TPHCM: Đại học Mở TPHCM 5. Phan Thị Minh Châu (2009), Quản trị học, Đại học Kinh Tế TP. HCM 6. Thái Trí Dũng (2009), Hành vi tổ chức, Đại học Kinh Tế TP.HCM

117

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.