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T 2009
Stphane Evanko
1. SECTION 1
1.1. INTRODUCTION (RECEPTION)
Au niveau de la rception, voici les tapes considrer : Accueil des camions (avec ou sans rendez-vous) Vrification de ladresse de livraison (est-ce vraiment lentreprise ?) Allocation dune porte en particulier Scuriser le camion au quai Installation des quipements (coussin dair, lumire, quai niveleur, etc.) Vrification du sceau (si applicable) Dchargement de la marchandise Vrification du nombre de botes Vrification de lintgrit des botes (voir sil y a des bris) Signature des diffrents documents de rception Dballage des botes Vrification de la marchandise (compte et numro de pice) et autres vrifications (ex : numro de bon de commande) Vrification de la qualit (processus) Consolidation avec le bon de livraison (packing slip) Rception de la marchandise sur systme informatique Dplacement de la marchandise vers les lieux dentreposage Amener les documents consolids au dpartement qui effectuera le paiement au fournisseur
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2. SECTION 2
2.1. LES NOUVELLES TENDANCES DANS LA RCEPTION ET LEXPDITION (AU NIVEAU DE LENTREPT)
Au niveau de la rception et de lexpdition, il y a toujours des changements. Il peut y avoir des amliorations technologiques, des amliorations des quipements de manutention, et il peut y avoir des tendances ngatives.
Tendance 1 Le Juste temps Le juste temps affecte directement la rception. Les amliorations des quais de rception et dexpdition afin de maximiser le flux de la marchandise sont des ralits bien prsentes notre poque. Et cela va continuer. Tendance 2 Linformatique, les codes barres (scanning) et le GPS Linformatique permet : 1) amlioration de la prparation de la documentation (rception et expdition) 2) identification des produits 3) charte de travail des employs 4) amlioration du flux de la marchandise 5) amlioration de la productivit 6) amlioration de la traabilit 7) amlioration de tout ce qui touche linventaire 8) amlioration du temps de rponse 9) amlioration du service la clientle 10) amlioration des indicateurs de performance 11) meilleur suivi des employs 12) etc. Les codes barres ont permis : 1) amlioration de lidentification des items en inventaire 2) contrle du flux de la marchandise 3) amlioration du transport interne dans lentreprise 4) prparation de documentation prcis pour chaque client ou livraison 5) documentation de transport plus prcis 6) systme unique qui peut tre cr par lentreprise Le systme GPS permet : 1) amlioration des livraisons 2) amlioration de lutilisation des quipements 3) amlioration de lutilisation de la main duvre 4) augmentation de la productivit des quipements Tendance 3 Les nouveaux quipements de dchargement, chargement et de manutention. Les nouveaux quipements comprennent : 1) les quais de mise niveau 2) systme de chargement et de dchargement automatique (surtout dans le vrac) 3) les convoyeurs 4) les chariots lvateurs 5) le systme de scurit (ex : crochet pour retenir les remorques) 6) la radio frquence (article 5)
Stphane Evanko Dans les faits, les nouveauts sont toujours prsentes, il y a constamment des amliorations. Par contre, il y a aussi de la dtrioration (article 1), les nouvelles suspensions air ont amlior la rentabilit des flottes de vhicules, mais ne sajustent plus aux quais traditionnels.
Par contre les nouveaux quipements ont deux fonctions majeures : Fonction 1 : Ils augmentent la flexibilit des dpartements de la rception et de lexpdition recevoir et grer une multitude de marchandises et des remorques de diffrentes grandeurs. Fonction 2 : Lamlioration des quipements augmente la scurit des employs, le flux de la marchandise, la productivit des employs et le rendement dun entrept.
3. SECTION 3
3.1. LES INDICATEURS DE PERFORMANCES : LOUTIL INDISPENSABLE POUR GRER ET CONTRLER LES
OPRATIONS LOGISTIQUES
Important, les IP sont essentiels pour toutes vos oprations dentreposage et non uniquement pour la rception et lexpdition. Dans votre future vie de gestionnaire, lutilisation des indicateurs de performances est importante, voir essentielle. Selon larticle 2, 20% du cot dun produit est reli aux dpenses de transport, dentreposage, dinventaire et de gestion de la logistique. Ltablissement de mesure de performance est impratif. Il est essentiel de bien comprendre nos oprations. Un indicateur de performance doit tre : 1) Quantifiable 2) Simple et facile comprendre 3) Stimulant pour lquipe 4) Visible (tableau quon appel souvent KPI) 5) Dfini et compris par lensemble des utilisateurs Il est important de comprendre que chaque IP est diffrent et que pour une entreprise lautre le systme dvaluation sera unique. Prsentation dun projet sur la rception de la marchandise. tablir ensemble les IP de mon secteur.
Des indicateurs de performance peuvent exister galement pour les fonctions : 1) les mises en localisations 2) la cueillette 3) le service la clientle (si prsence dun guichet mme lentrept)
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4) les achats 5) les inventaires 6) etc. Voici des exemples pour notre cours :
3.5. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LINEFFICACIT DE LA RCEPTION (VISION NGATIVE) 3.6. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LEFFICACIT DE LA RCEPTION (VISION POSITIVE) 3.7. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LES RETARDS 3.8. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LA RCEPTION DE PETITES PICES 3.9. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LA RCEPTION DE GROS ITEMS
TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LA QUALIT DES RCEPTIONS TABLEAU SUR LE CHEMINEMENT DUNE RCEPTION (TRAVAIL DE SESSION) AUTRE EXEMPLE DUN TABLEAU SUR LE CHEMINEMENT DE LA RCEPTION (TRAVAIL DE SESSION) TABLEAU SUR LEFFICACIT DE LA MAIN DUVRE (RCEPTION) TABLEAU SUR LEFFICACIT DE LA MAIN DUVRE EN QUANTIT TOTALE TABLEAU STATISTIQUES SUR LES TEMPS DEXPDITIONS TABLEAU SUR LA PERFORMANCE DE LEXPDITION
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4. SECTION 4
4.1. LA RADIO FRQUENCE POUR UNE GESTION EFFICACE DES MOUVEMENTS DE MARCHANDISES (RELI
AUX NOUVEAUTS DES QUIPEMENTS
Point 1 : Limportant dans la saisie de donnes cest que celles-ci soient le plus rapidement possible accessibles aux autres membres de la chane logistique. Point 2 : La RF est une technologie qui communique linformation via un systme donde en temps rel un ordinateur central. Point 3 Permet de faire des calculs defficacit et de productivit. Point 4 La RF est particulirement adapte lindustrie du transport, la gestion dinventaire, la rception et lexpdition sur les quais.
Il faut par contre dterminer le fonctionnement des heures darrives des camions : 1) Par rendez-vous fixe 2) Par plage horaire dtermine (exemple de 8h00 10h00 pour Fedex) 3) Alatoire (pas de prdiction)
3) 4) 5) 6)
Stphane Evanko Vrification visuelle de la marchandise Vrification visuelle de la remorque Refermer la remorque et installation dun nouveau sceau Signature des documents de livraisons
4.5. PRSENTATION DUNE PROCDURE MAGASIN 4.6. COMMENT DTERMINER LA CAPACIT DE DCHARGEMENT ET CHARGEMENT DUN ENTREPT
5. SECTION 5
5.1. LES NOUVELLES TENDANCES EN BENCHMARKING 5.2. LE DCHARGEMENT(SURVOL)
Lactivit de dchargement est la deuxime activit de la rception Cette activit peut tre faite de plusieurs faons : 1) Manuellement 2) Avec de la machinerie 3) Automatiquement (pour le vrac) Normalement, les employs de lentrept devraient dcharger les remorques tout en tant accompagn du conducteur du camion. Dans les cas de petits camions ou de service courrier, ce sont les conducteurs qui devraient dcharger les marchandises (souvent petites quantits). Thoriquement, on devrait toujours avoir le contrle des oprations qui nous appartiennent. Il est un non sens (mon point de vue) quun tierce parti utilise vos quipements de dchargement. Les employs de lentrept sont les seuls responsables de la machinerie et surtout, ils connaissent les consignes SST de lentreprise.
1) 2) 3) 4) 5)
Le dballage La vrification de la marchandise Le comptage du produit La vrification de la documentation La vrification de la qualit du produit
Cette activit a le mandat de vrifier que la quantit reue respecte les demandes du bon de commande et que la marchandise respecte les standards de qualit de votre organisation.
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A) Vrification et de la qualit et du compte 1) La mthode dacceptation 100% sans aucune vrification 2) La mthode de vrifications par chantillonnage dtermin 3) La mthode de vrification 100% B) Vrification du nombre de produits reus. 1) La mthode manuelle 2) La mthode mcanique 3) La mthode du convoyeur (standardisation du poids)
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C =
n* L /v
n = taille des chantillons prlev v = cadence de la rception L = nombre dunits traits sur une priode de temps. Pour dterminer la proportion en % du lot contrl il faut utiliser la formule suivante :
n L
On peut dterminer aussi la cadence en instituant des normes comme : 1 unit par 100 rceptions pour la classe C 50 units par 100 rceptions pour la classe B 100 units par 100 rceptions pour la classe A 1 unit par 10 rceptions 1 unit par 15 rceptions Etc.
6. SECTION 6
6.1. CORRECTION DE LEXAMEN NUMRO 1 6.2. LA GESTION DES DOMMAGES LA RCEPTION
Quand un employ de la rception dcouvre des dommages lors dune livraison, il est impratif que celui-ci puisse avoir accs une procdure de vrification du dommage. Veuillez noter que lors de la signature du connaissement, il sera trs difficile sinon impossible, de faire une rclamation au transporteur. Le rapport de matire endommage devra tre fait avant le dchargement de la marchandise. Dans les faits, on doit agir immdiatement lorsque le dommage est dcouvert.
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Il y a deux mthodes de rdaction de rapport : 1) Rapport crit 2) Rapport crit avec illustration
Un formulaire bien prpar vous permettra dobtenir tous les dtails pertinents lvnement.
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1) Mauvaise manipulation de la pice par le transporteur. (flche en haut, etc.) 2) Mauvaise conception de lemballage de la part du fournisseur. Encore l, un formulaire devrait exister afin de faciliter le travail de collecte dinformation par les employs de la rception. Comme indiqu auparavant, il est impratif de mettre le maximum dinformation. Pour les cas de mauvaise manipulation des pices par les transporteurs, un indicateur de couleur peut tre utilis afin de dtecter les botes qui ont t manipules avec force. Il est de mme dans lalimentation, des thermomtres spciaux sont utiliss. (Mmoire de la temprature). Pour arriver dtecter cette problmatique, la complicit du fournisseur est essentiel afin dy arriver. Au niveau des problmatiques demballages, limplication du fournisseur est essentiel afin darriver une solution optimale.
Une procdure pour grer les problmes doit tre mise en place. Une mauvaise gestion de la part du dpartement de la rception aura des consquences ngatives sur toutes les oprations de lentrept et entranera une insatisfaction de la part du client. Il faut donc rester vigilant et avoir de la rigueur dans nos procds.
7. SECTION 7
7.1. LES RETOURS AUX FOURNISSEURS OU RTV (RETURN TO VENDOR)
Il y a plusieurs raisons qui obligent lentreprise retourner de la marchandise vers le fournisseur : 1) Problme de conformit. 2) Problme de qualit. 3) Rception htive. Ce genre de problmatique doit tre bien gr et document la rception. Il faut donc que le dpartement gre les produits fautifs jusqu temps quune dcision soit prise. De plus, il est bon de faire une vrification priodique des problmes, afin dviter quils soient oublis.
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Cette zone de quarantaine doit respecter les mmes caractristiques dun entrept. En effet ,elle doit permettre de : 1) retrouver rapidement les pices 2) de savoir linventaire 3) de savoir les problmatiques de chacune des rceptions dfectueuses Lorsquune dcision est prise, une action prcise sur la marchandise sera excute : 1) on peut accepter les pices (rception htive) 2) on peut jeter les pices (mauvaise qualit) 3) on peut retourner les pices Un conseil : toujours obtenir une copie de la disposition des produits et en faire le classement. Il nest pas surprenant de retrouver plusieurs mois plus tard, une rception perdue sur un rapport, il faut donc tre vigilant. Il faut comprendre que la gestion de ce genre de problmatique peut devenir onreux, il est donc essentiel de le faire le plus efficacement possible. Noubliez pas, il faut toujours de la visibilit sur les pices problmatiques, TOUJOURS.
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Exemple didentification : Traabilit Code barres de lentreprise Numro de pice propre lentreprise Dure de vie Date des oprations de rception Ajout demballage spcifique pour lentreprise.
8. SECTION 8
8.1. LA FONCTION EXPDITION
Lexpdition est le dernier cycle de votre entrept (en considrant les retours comme des rceptions). Cest la dernire tape oprationnelle qui doit tre faite de la meilleure faon possible. Que ce soit pour une expdition vers une autre organisation ou vers le consommateur finale du produit, cette tape refltera toujours la qualit du travail de votre entreprise. Un colis bris, une bote mal adresse ou bien le mauvais produit expdi, le rsultat risque dtre la perte de crdibilit surtout avec un nouveau client.
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Il est donc sage dtre prpar grer ce genre dactivit, cest souvent lexception qui embrouille lefficacit dun dpartement dexpdition. Lors de la prparation dune commande, souvent le document utilis pour faire la cueillette sera remis au dpartement de lexpdition afin de complter le processus de la prparation de la commande. La plupart des entreprises utilisent le mme document de la cueillette lexpdition comme outil de travail. Ce sera alors au dpartement de lexpdition faire le document final qui sera remis avec le colis au client.
8.4. LA CONSOLIDATION
Dpendamment de la stratgie de lentreprise, la consolidation pourra tre faite soit par les gens qui prparent les commandes ou par le dpartement de lexpdition. Comme pour ltape de la prparation des commandes, la gestion de la consolidation peut galement tre une responsabilit de lexpdition. La consolidation est ncessaire dans les entreprises ayant plusieurs produits et ce en bonne quantit expdier pour un seul et mme client. Souvent il y aura plusieurs cueilleurs pour une commande. Il faut donc runir le travail de tous les cueilleurs avant de prparer lexpdition. Soyez conscient quune expdition de 30 palettes peut ncessiter moins de consolidation que lexpdition dune bote. Ce nest donc pas la quantit en volume qui dicte le besoin de faire la consolidation mais bien le nombre de produit et la faon dont il aura t cueilli dans lentrept. Selon mon exprience strictement personnelle, la mthode utilise dpendra de lamnagement de lentrept. Ex : Permacon (consolidation par les gens qui prparent la commande) Yoplait : (consolidation par le cariste responsable de lexpdition) Topcon Canada (Consolidation par les gens qui prparent la commande) Bombardier Aronautique : (2 types dexpditions : en usine (consolidation par les gens qui soccupent dexpdier la marchandise sur le plancher) ou les expditions externes (consolidation par les gens qui ont prpar la commande). La stratgie est directement relie lamnagement de lentrept. Ne jamais oublier que lamnagement sera toujours fait en fonction des mthodes de travail qui auront t conues dans le temps.
8.5. LA VRIFICATION
La vrification de la commande consiste sassurer que le bon produit est expdi, en bonne quantit, en bonne condition et au bon client. On peut faire de la vrification de plusieurs faons : en comptant et en vrifiant chacune des expditions (dans les cas ou ce nest pas lexpdition qui est responsable de lexpdition ou si le volume le permet) en ne faisant aucune vrification (prparation de la commande responsabilit de lexpdition) en faisant des vrifications bases sur un plan dchantillonnage.
Idalement, il est TOUJOURS prfrable de faire une vrification complte de ce que nous envoyons, souvent le manque de temps nous fait sauter cette tape. Dans les cas o cest le cueilleur qui sera le dernier responsable de la vrification de la commande du client, celuici pourra le faire de faon manuelle ou avec laide dun lecteur de code barre. Il est important que chacune des botes ou des produits soient scanns par le cueilleur, sans cela, le risque domettre des quantits est trs grand. Cest le mme principe que dans les magasins, un scan gal un achat payer par le consommateur.
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Stphane Evanko Dans les entreprises qui utilisent des convoyeurs pour faire la prparation des commandes, le code barre est une aide prcieuse.
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Stphane Evanko est vident que cette faon de faire sera relie directement une stratgie de rutilisation. Selon moi, lutilisation danciennes botes comportent un risque majeur derreur si la bote en question na pas t bien conditionne, c'est--dire llimination des anciennes tiquettes. Souvent le cot main-duvre associ cette tape nest vraiment pas rentable.
Au niveau des types demballages, plusieurs stratgies peuvent tre utilises : Une stratgie qui respecte lenvironnement (matire recyclable seulement) Une stratgie qui cherche rduire les cots au maximum (utilisation de matriaux non recyclable) Une stratgie qui chercher minimiser le type de bote (les cots de transport peuvent donc tre influenc par ce genre de stratgie) Dans tous les cas, il faut penser CONDITIONNEMENT DU PRODUIT !
9. SECTION 9
9.1. LA PRPARATION DE LA DOCUMENTATION ET PRPARATION FINALE DE LA BOTE
La prparation de la documentation peut tre totalement de la responsabilit du dpartement de lexpdition. Dans certaines entreprises, cette responsabilit est galement fragmente. La prparation des documents consistent : tiquette finale pour la bote. Prparation et impression du bordereau dexpdition (packing slip). Prparation de la facture finale (si celle-ci est expdie avec le colis). Prparation de la documentation de marchandises dangereuses si requis. Prparation de la documentation douanire. Prparation du connaissement.
Cette tape consiste remettre au transporteur et au client final toute linformation ncessaire afin que le colis arrive correctement destination. Le colis doit tre prt faire face toute ventualit (exemple, inspection douanire, inspection sur la route, etc.). Lorsque la responsabilit de la prparation de la documentation est fragmente, il est impratif davoir une tape de consolidation de la paperasse. Souvent, dans une entreprise, les douanes seront prpares par un courtier ou tout simplement par un autre dpartement.
9.2. LES CONTRLES AVANT LE DPART ET DPLACEMENT DES COLIS VERS LES ZONES DATTENTES
La prparation finale de la bote consiste tre identifier pour le destinataire et apposer les tiquettes des compagnies de transport. En effet, pour prparer la documentation il faut avoir fait lemballage des produits. Il faut donc manipuler la bote nouveau afin de terminer adquatement lemballage et lidentification. Les contrles avant dpart consistent sassurer que le colis est adquatement prpar pour son dpart. Le dplacement des colis vers les zones dattentes consiste prparer et ce par transporteur les expditions, afin de charger rapidement les remorques. Il est impratif (et ce dpendamment du volume) davoir un systme de suivi des colis, trs pratique lorsquil faut soustraire une expdition au besoin. Cest le mme scnario, il faut continuellement avoir de la traabilit sur nos produits.
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