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ESCOLA SUPERIOR DE ADVOCACIA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL SECO DE SO PAULO RECALL

ASPECTOS JURDICOS EM RELAO DESTRUIO SEGURA DOS DOCUMENTOS FSICOS


(Monografia vencedora segundo lugar - do Concurso A melhor monografia vale prmio, da Escola Superior de Advocacia OAB/SP e Recall do Brasil)

SO PAULO SP 2008

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Noemi Cristiane Gomes da Silva Cilla

ASPECTOS JURDICOS EM RELAO DESTRUIO SEGURA DOS DOCUMENTOS FSICOS

SO PAULO SP 2008

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RESUMO Um sistema eficiente de arquivos facilita o acesso s informaes necessrias administrao da Justia e ao exerccio da cidadania. Para que haja um desarquivamento de processo de forma gil deve haver condies e mtodos adequados de guarda e conservao. A sociedade delega Justia o dever de zelar por esse patrimnio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar, o direito informao. Os documentos so considerados patrimnio pblico, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural. A gesto de documentos contribuiu para as funes dos arquivos sob diversos aspectos, principalmente para selecionar e reunir documentos de valor permanente e diminuir o nmero de documentos de valor transitrio. A UNESCO informa que somente de 2% a 5% de toda a massa documental representa patrimnio arquivstico permanente do Pas. A destruio segura dos documentos fsicos matria deliciada, pois temos que identificar os documentos de valor histrico. Aes para guarda permanente devero ser avaliadas por magistrados, servidores e pela sociedade civil. O que no forem classificados como guarda permanente, deve ter como base a Teoria Geral do Processo, natureza do provimento jurisdicional, conceitos bsicos de Direito Processual Civil. Para que sejam destrudos seguramente os documentos fsicos devem obedecer a prazos legais e tambm os prazos prescricionais. A eliminao de documentos economiza locais para armazenamento adequado e podemos pensar no meio ambiente, aproveitando para reciclagem. Os documentos tm seu valor primrio: administrativo, jurdico-legal, fiscal e tcnico; valor secundrio ou histrico; guarda permanente: valor probatrio informativo sobre pessoa, fatos ou fenmenos cuja memria seja considerada relevante.

Palavras-chave: arquivos pblicos; gesto de documentos; documento, critrios; autos findos; preservao; patrimnio pblico; memria; cidadania; documentos; seleo; avaliao; eliminao; Estado; legitimidade; temporalidade; eficincia; digitalizao; garantias constitucionais.

-4 ABSTRACT

An efficient system of archives facilitates the access to the necessary information to the administration of Justice and to the exercise of the citizenship. So that it has a process of agile form must have conditions and adequate methods of guard and conservation. The society delegates to Justice the duty to watch over for this patrimony and to propitiate the access it, in order to assure, the right to the information. The documents are considered common wealth, as much in the administrative direction how much of the cultural point of view. The document management contributed for the functions of the archives under diverse aspects, mainly to select and to congregate documents of permanent value and to diminish the document number of transitory value. UNESCO informs that only of 2% 5% of all the documentary mass represents permanent patrimony of the Country. The safe destruction of physical documents is delighted substance; therefore we have that to identify documents of historical value. Actions for permanent guard will have to be evaluated by magistrates, servers and for the civil society. The ones that will not be classified as keep permanent, must have as base the General Theory of the Process, nature of the jurisdictional provisions, basic concepts of Civil procedural law. So that they are destroyed surely the physical documents must also obey to legal stated periods and the limitations. The document elimination saves places for adequate storage and can think about the environment, using to advantage for recycling. The documents have its primary value: administrative, legal-legal, fiscal and technician; secondary or historical value; it keeps permanent: informative approbatory value on person, facts or phenomena whose memory is considered important.

Key words: public archives; document management; criteria; files of legal documents; preservation; common wealth; memory; citizenship; documents; election; evaluation; elimination; State; legitimacy; temporality; efficiency; constitutional guarantees.

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NDICE DE SIGLAS

CF/88:

Constituio Federal de 1988

CODEFAT: Conselho Deliberativo do Fundo de Amparo ao Trabalhador CONARQ: CST: CTN: Kg: LC: MP: MPE: MPF: MTb: MTE: SAESP: STF: TST: UNESCO: Conselho Nacional de Arquivos Centro de Solidariedade ao Trabalhador Cdigo Tributrio Nacional Kilograma Lei Complementar Ministrio Pblico Ministrio Pblico Estadual Ministrio Pblico Federal Ministrio do Trabalho Ministrio do Trabalho e Empresa Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo Supremo Tribunal Federal Tribunal Superior do Trabalho Organizao das Naes Unidas para Educao, Cincia e Cultura

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SUMRIO

INTRODUO........................................................................................................8 1- LIBERDADE DE INFORMAO E O DIREITO CONSTITUCIONAL..............11 1.1- DIREITO FUNDAMENTAL.............................................................................11 1.2- COMPETNCIA ADMINISTRATIVA COMUM...............................................12 1.3- Lei n. 9065/98...............................................................................................14 2- EMBASAMENTO LEGAL PARA DESTRUIO DE DOCUMENTOS FSICOS 3- GESTO DE DOCUMENTOS...........................................................................15 3.1- DEFINIO:GESTO DE DOCUMENTOS...................................................17 3.2- OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS............................................17 3.3- DEFINIO DE DOCUMENTO.....................................................................18 3.4- DEFINIO DE ARQUIVO............................................................................18 3.5- DEFINIO ARQUIVO MORTO....................................................................19 3.6- CONSERVAO DE DOCUMENTOS..........................................................19 4- GESTO DE AUTOS FINDOS.........................................................................21 4.1- GESTO DE AES JUDICIAIS TRANSITADAS EM JULGADA E ARQUIVADAS NA JUSTIA FEDERAL.............................................................21 4.2- ANALSE DE PROCESSOS FINDOS..........................................................22 4.3- CLASSIFICAO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS............................23 4.3.1- Classificao arquivstica de documentos por servidores................ 23 4.3.2- Aes de guarda permanente............................................................... 24 4.3.3- Classificao de aes em mais de uma categoria............................ 27 5- VALOR DOS DOCUMENTOS....................................................................... 28 5.1- Valor Primrio............................................................................................28 5.2- Valor Secundrio...................................................................................... 28 6- ETAPAS DO PROCESSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS............... 29 7- COMPETNCIA DE DECIDIR SOBRE A ELIMINAO DE DOCUMENTOS NO ESTADO DE SO PAULO................................................................................ 30 7.1- Papel do Ministrio Pblico Estadual..................................................... 30 7.2- ELIMINAO DE ARQUIVO ESTADUAL- So Paulo............................. 31 7.3- A INSTITUIO: ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO.. 33

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8- TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS.................................................. 35 8.1- PERODO MNIMO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS FISCAIS........ 36 8.2- PERODO MNIMO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIRIOS E DO FGTS.....................................................................39 9- SIGILO ABSOLUTO NA DESTRUIO DE DOCUMENTOS.....................44 10- PROJETO DE LEI N. 1532-C/99 E PROJETO DE LEI 146/2007 ...........46 CONCLUSO ..................................................................................................49 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...............................................................52

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INTRODUO

O desenvolvimento tecnolgico resultou no advento de uma nova era para a humanidade, a denominada Era da Informao. Pela primeira vez na histria, somos capazes de organizar e dominar a informao como nunca, por meio da utilizao de computadores, da Internet e de outras tecnologias relacionadas. A troca e a difuso de informaes, no decorrer do tempo, sempre foram responsveis pelo desenvolvimento dos mecanismos de transformao social, j que onde houve revolues houve necessariamente a disseminao de ideais. A rapidez desse salto qualitativo e quantitativo de tecnologia, porm, incompatvel com os conceitos e padres contemporneos, contribuindo, assim, para o aparecimento de conflitos entre as novas tecnologias e a sociedade. Talvez por estarmos cercados por tecnologias com as quais no podemos negar interao, seja nosso dever estud-las e entend-las, sob pena de ficarmos isolados e esquecidos.
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Esta breve introduo pretende revelar algumas das implicaes criadas pelo advento da era digital. A presena cada vez mais forte dos computadores em nossas vidas, a capacidade de coletar e analisar dados pelas empresas e pelo Estado, e de dissemin-los atravs das rpidas vias das telecomunicaes, nos tm proporcionado benefcios, mas, na mesma proporo, tambm malefcios. A tecnologia digital uma realidade, e justamente por isso estamos diante da criao de lacunas2 objetivas, as quais o direito tem o dever de estudar, entender e, se necessrio, preencher. Com a popularizao da Grande Rede, internet, evidenciamos a criao de novos conceitos sobre tradicionais valores, tais como Administrao da Justia, em especifico, proposto de critrios de seleo de autos findos e a destruio seguro dos documentos fsicos de uma forma geral no s de autos processuais. Anuncia a importncia da conservao de documentos para a

Como afirmou o colunista Michael Kinsley, na revista Wired, em 1996, ... o futuro comeou no ano passado, o uso do e-mail j se tornou obrigatrio, quem no souber us-lo ficar isolado... e ser esquecido. 2 Quando a lei silencia ou nem de leve se refere ao caso, cuja hiptese deveria prever.

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preservao do patrimnio pblico, da memria da sociedade e para o exerccio da cidadania, pois nos arquivos pblicos esto registrados provas e testemunhos dos direitos e deveres do Estado para com o cidado e vice-versa. Apregoa a necessidade de uma gesto documental abrangente e eficaz, com uma poltica institucional de documentos bem definida, incorporando os documentos de processo ainda em curso, os j julgados e a documentao considerada histrica. Aponta os motivos pelos quais deve haver critrios de seleo de documentos, visando a identificar aqueles de valor histrico, e aborda critrios legais da temporalidade com base na natureza do provimento jurisdicional para fins de guarda e eliminao de aes judiciais transitadas em julgado. Um sistema eficiente de arquivos facilita o acesso s informaes necessrias administrao da Justia e ao exerccio da cidadania. Os documentos so patrimnios pblicos, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural. A sociedade delega Justia o dever de zelar por esse patrimnio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito informao, garantido pela Constituio Federal, sendo que a competncia ser comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos municpios. Quando a guarda e a conservao dos documentos no tm sido feito de um modo que facilita o acesso ao seu contedo, os cidados esto sendo privados do seu direito informao e tambm de outros direitos decorrentes dos usos desses documentos como prova documental, perdendo estes a sua utilidade. Os documentos do Poder Judicirio tm papel fundamental em um processo de mais longa durao: o direito memria. Eles devem, portanto, ser conservados e organizados de forma que possibilitem a pesquisa histrica. Nos arquivos pblicos esto registrados os direitos e deveres do Estado para com o cidado e do cidado para com o Estado, provas e testemunhos que devero ficar preservados. O documento para o historiador, possui valor de informao, alm de ter sentido de prova, possibilitando conhecer a organizao e funcionamento do rgo que lhe deu origem. A gesto de documentos uma prtica mundial. Programas similares so adotados por grandes arquivos em todo o mundo, como a Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos, os arquivos pblicos do Canad e da Austrlia, bem como Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro.

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A necessidade de se estabelecerem critrios de seleo de documentos para fins de guarda e eliminao de fcil constatao. A seleo feita para: reduzir a massa documental; agilizar a recuperao das informaes; melhorar a conservao dos documentos de guarda permanente; melhorar a eficincia administrativa; liberar espaos fsicos; bem como incrementar recursos de pesquisa, como catlogos e guias. Em suma, a reduo do volume do acervo arquivstico visa a agregar valor informao e facilitar o seu uso. Temos tambm que analisar o Projeto de Lei n. 1532-C, de 1999, Autoria: DEPUTADO ngela Guadagnin3 e tambm devemos observar outro projeto de Lei 146/2007, do SENADOR Magno Malta. A informao o que de mais valioso existe dentro da sociedade. por meio dela que seus integrantes podem abstrair-se das leis da natureza, concebendo idias e conceitos. O mundo s pode ser entendido com o cruzamento de informaes. A lgica est presente em toda e qualquer cincia e o direito uma cincia passvel da utilizao das novas tecnologias, como a inteligncia artificial, aliada s redes de computadores, para atualizar o direito e oferecer respostas dinmicas sociedade. Portanto, necessitamos entender muito as novas tecnologias e iremos conseguir entend-las por meio da informao e seu intercmbio. A Internet facilitou em muito o acesso s informaes, uma vez que reduziu distncias e possibilitou que um pesquisador troque informaes de maneira mais eficaz, e sem a interferncia alheia. A informao constri o conhecimento, debatendo a realidade,

entendendo-a, destruindo barreiras, criando conceitos. O grau de democracia medido pela quantidade e qualidade da informao transmitida e pelo nmero de sujeitos que a ela tem acesso.

http://www.senado.gov.br/sf/atividade/Materia/Detalhes.asp?p_cod_mate=80242, visitado no dia 29/03/2008;

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1 LIBERDADE DE INFORMAO E O DIREITO CONSTITUCIONAL

1.1- DIREITO FUNDAMENTAL

A sociedade delega Justia o dever de zelar pelo patrimnio pblico do ponto de vista cultural e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito informao, garantido pela Constituio Federal, em seu artigo 5:
XXXIII-todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas nos prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas, aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado; (...).

Tambm muito relevante o direito informao, previsto no artigo 5:


XIV-A liberdade informao deve ser compatibilizada com a inviolabilidade honra e imagem das pessoas.

assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional. Trata-se do direito de informar e de ser informado, uma dupla garantia ao Estado Democrtico de Direito: proteo liberdade de imprensa e proteo ao acesso das informaes pela sociedade. Tem por finalidade garantir a sociedade a ampla e total divulgao dos fatos e notcias de interesse pblico, auxiliando, inclusive, a fiscalizao da gesto da coisa pblica e pretendendo evitar as arbitrariedades do Poder Pblico, que seriam proporcionadas pela restrio do acesso s informaes.

Artigo 5, inciso XXXIV-so a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: a) (...) b) a obteno de certido em reparties pblicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situaes de interesse pessoal;

Tradicional previso constitucional, o chamado direito de certido, novamente, foi consagrado como o direito liquido e certo de qualquer pessoa

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obteno de certido para defesa de um direito, desde que demonstrado seu legtimo interesse. A esse direito corresponde a obrigatoriedade do Estado, salvo nas hipteses constitucionais de sigilo, em fornecer as informaes solicitadas, sob pena de responsabilizao poltica, civil e criminal. Deve-se esclarecer que o direito expedio de certido engloba o esclarecimento de situaes j ocorridas, jamais sob hipteses ou conjecturas relacionadas a situaes ainda a serem esclarecidas. A negativa estatal ao fornecimento das informaes englobadas pelo direito de certido configura o desrespeito a um direito lquido e certo, por ilegalidade ou abuso de poder, passvel, portanto, de correo por meio de mandado de segurana.

1.2 - COMPETNCIA ADMINISTRATIVA COMUM

No seu artigo 23 da Constituio Federal de 1988, estabelece a competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos municpios:
III-proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos; IV-impedir a evaso, a destruio e a descaracterizao de obras de arte e de outros bens de valor histrico, artstico ou cultural.

O texto constitucional enumera as matrias nas quais existe a coincidncia entre os interesses geral, regional e local, disciplinando, ainda, que lei complementar federal fixar normas para a cooperao entre a Unio e os Estados, o Distrito Federal e os municpios, tendo em vista o equilbrio do desenvolvimento e do bemestar em mbito nacional. Temos tambm que observar o artigo 170, que reza:
A ordem econmica, fundada na valorizao do trabalho humano e na livre iniciativa, tem por fim assegurar a todos existncia digna, conforme os ditames da justia social, observados os seguintes princpios: VI-defesa do meio ambiente, inclusive mediante tratamento diferenciado conforme o impacto ambiental dos produtos e servios e de seus processos de elaborao e prestao;

E o artigo 225:
Todos tm direito ao meio ambiente ecologicamente equilibrado, bem de uso comum do povo e essencial sadia qualidade de vida, impondo-se ao Poder Pblico e coletividade o dever de defend-lo e preserva-lo para as presentes e futuras geraes.

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Alm de outros artigos como cumprir o dever de preservar o patrimnio cultural (arts. 215 e 216 CF/88), j que os processos sob a guarda do Poder Judicirio constituem elementos para o exerccio da cidadania, bem como base de preservao da memria da sociedade. Como salienta com propriedade Maria Thtis Nunes4, em seu artigo intitulado A importncia dos arquivos judiciais para a preservao da memria nacional:
Sem incurso nos arquivos judicirios ser impossvel retratar a evoluo social brasileira, seus conflitos, seus problemas. Testamentos, inventrios, processos criminais, revelando degradaes ou paixes humanas; a pgina negra da escravido africana com seus horrores e crimes, a luta do escravo, individualmente ou nos quilombos e mocambos, demonstram os documentos, bem como a espoliao do ndio pelo colonizador e sua resistncia; a afirmao do patriarcalismo despticos dos donos do poder, a situao da mulher na sociedade patriarcal e suas tentativas de afirmao, a atuao da Igreja na vida social, a importncia das irmandades religiosas, que os documentos nos revelam, representando o desejo, por parte do povo, de formar comunidades, de no se deixar reduzir a uma simples massa annima e manipulada segundo os ditames da cultura dominante. Os documentos dizem que essas comunidades surgiram para tentar salvar a dignidade humana diante do cataclisma que foi a introduo do sistema colonial para os pobres. Por vezes a ltima dignidade como o direito a um enterro decente; muitas sociedades surgiram no Brasil para garantir o caixo para os scios. Os documentos arrolados atravs do tempo contribuem para se acompanhar a evoluo poltica do Brasil, a luta pelo poder entre os potentados locais e suas conseqncias, eleies e a corrupo que as revestiam, a formao das faces polticas, as relaes de trabalho, o surgimento do sindicalismo. Fixao de negcios, problemas comerciais, partilha de terra e as lutas originadas, organizao de indstrias, a decadncia dos engenhos e suas conseqncias podem ser conhecidos atravs de documentos nos arquivos judiciais.

Os documentos do Poder Judicirio tm papel fundamental em um processo de mais longa durao, alm de cumpriram o seu objetivo imediato de busca de uma deciso judicial, o direito memria. Eles devem, portanto ser conservados de forma que possibilitem a pesquisa histrica. O direito memria

NUNES, Maria Thtus. A importncia dos arquivos judiciais para a preservao da memria nacional. Disponvel no site www.cjf.gov.br.

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significa no s criar condies para os pesquisadores realizarem suas pesquisas, mas, tambm, para a sociedade constituir e reforar sua identidade cultural5. As trs dimenses da documentao do Poder Judicirio: a) patrimnio pblico; b) elementos de constituio e c) exerccio da cidadania. A base de preservao da memria da sociedade corresponde, na teoria arquivstica, s trs idades da documentao. So patrimnios pblicos os documentos correntes, como os processos em tramitao. So elementos de constituio e exerccio da cidadania os documentos intermedirios, como as aes judiciais j transitadas em julgado, mas que ainda podem podem ser utilizadas para a verificao de direitos. So necessrios preservao da memria da sociedade os documentos histricos, de valor permanente, como algumas aes judiciais j transitadas em julgadas.

1.3 - LEI N. 9065/98

Convm lembrar ainda que a falta de zelo com os arquivos crime, previsto na Lei n. 9065/98, artigo 62:

Destruir, inutilizar ou deteriorar: (...) II-arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similiar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Pena recluso, de um a trs anos, e multa.

Proposta de critrios de seleo de autos findos para a preservao da memria nacional. Comisso Tcnica Interdisciplinar para Gesto de Documentos da Justia Federal. Disponvel no site www.cjf.gov.br

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2- EMBASAMENTO LEGAL PARA DESTRUIO DE DOCUMENTOS FSICOS

Apesar dessa imensa importncia para a memria nacional, o Cdigo de Processo Civil, editado no ano de 1973, em seu artigo 1.215, dispunha que os autos processuais poderiam ser eliminados por incinerao, destruio mecnica ou por outro meio adequado, findo o prazo de 5 (cinco) anos, contado da data do arquivamento. A matria suscitou grande polmica por ocasio da tramitao do projeto do CPC no Congresso Nacional, sendo que o Conselho Federal de Cultura, atravs de ofcio subscrito pelo Professor Sylvio Meira, manifestou sua absoluta reprovao previso de destruio de processos, merecendo destaque o seguinte trecho:

O valor histrico do documento s a posteridade dir. No podemos sacar no futuro, em matria de valorizao de documentos. Acresce que no apenas a Histria, conforme j salientei, se liga aos processos arquivados. Numa ao judicial de nossos dias podero os vindouros investigar aspectos financeiros, econmicos, artsticos e outros, que se espraiam por todos os domnios da curiosidade humana. (...) O que procura o projeto em debate , no entanto, um incndio voluntrio, de todos os processos, decorridos cinco anos, Entendo que deve ser sugerida uma substituio do artigo, por outro, em que se diga: vedada a destruio por qualquer forma de autos arquivados. Pargrafo nico: O Poder Pblico, atravs dos rgos competentes, organizar museus e arquivos judiciais, para preservao de todos os papis e documentos que sero recolhidos depois de decorridos dez anos de encerramento do processo6.

Contudo, esse dispositivo foi suspenso pela Lei n. 6.246, de 1975, at a edio de lei especfica sobre a matria. A Lei n. 8159/91, ao dispor sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, caracteriza-se como lei especial a normatizar a eliminao dos feitos judiciais. A Lei n. 8159/91 revogou de forma tcita o artigo 1215 do Cdigo de Processo Civil porque disciplina a gesto de documentos produzidos e recebidos por
VALLADO, Haroldo. Comentrio ao Cdigo de Processo Civil. So Paulo. Revista dos Tribunais. Vol. XIII, p. 129-130.
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rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrncia de suas funes administrativos legislativas e judicirias (art. 7). O Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999, acrescenta:

Art. 1 Os arts. 7 e de 11 a 16 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre arquivos pblicos e privados, ficam regulamentados na forma a seguir: Art. 2 So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I-produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II-produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo e/ou funo. Art. 20 da Lei b. 8.159, de 1.991- Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e os recolhimentos dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal, no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

O legislador contemplou os processos judiciais na Lei n. 8.159, de 1991, j que estes encerram a prpria funo judiciria ou jurisdicional. Para a soluo da guarda de autos findos e sua eliminao os critrios eleitos so baseados na teoria geral do processo.

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3- GESTO DE DOCUMENTOS

3.1- DEFINIO: GESTO DE DOCUMENTOS

Gesto de Documentos um conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais referentes s atividades de produo, tramitao, classificao, avaliao e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou ao seu recolhimento ao Arquivo Permanente. Artigo 1 da Lei Federal n. 8159, de 8 de janeiro de 1991:
dever do Poder Pblico a gesto documental e proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. Artigo 25. Ficar sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse pblico e social.

Gesto Documental o conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle dos documentos, da produo destinao final, com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio arquivstico. 7

3.2- OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS

Temos como objetivos na gesto de documentos: . organizar, de modo eficiente, a gerao, o gerenciamento, a manuteno e a destinao dos documentos.. selecionar e preservar a documentao, eliminando os documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico ou cientfico.. garantir o uso adequado micrografia e de outras tcnicas de gerenciamento eletrnico de documentos.. assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessrio ao governo e aos cidados..
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Programa de Gesto Documental. TRT 2 Regio. Palestra de apresentao. 24.03.2006.

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garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente, reconhecidos por seu valor histrico e cientfico. A gesto de documentos contribui para as funes dos arquivos sob diversos aspectos, tais como: . Garantir que as polticas e atividades do Estado sejam documentadas adequadamente; . selecionar e reunir documentos de valor permanente tentando diminuir ao mximo o nmero de documento de valor transitrio; . garantir a melhor organizao desses documentos; . inibir a eliminao de documento de valor permanente.

3.3 DEFINIO DE DOCUMENTO

Documento todo e qualquer registro de informao, independente de gnero (textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual), forma (original, cpia, minuta, rascunho), formato (livro, folha, ficha etc.) ou suporte (papel, filme, fita magntica, disco ptico, disquete, hardware etc.;).

3.4- DEFINIO DE ARQUIVO

Arquivo o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por uma entidade ou pessoa no desempenho de suas atividades, para fins de referncia ou prova.

3.5- DEFINIO ARQUIVO MORTO Morto (Aurlio): que morreu, defunto, falecido, (...) inerte, insensvel, (...) extinto, apagado,

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(...) esquecido, (...) sem brilho, sem expresso, inexpressivo, (,,,) sem prstimo, intil (...).

3.6- CONSERVAO DE DOCUMENTOS

Conservao o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao (Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996, p.18). Os objetivos da conservao de documentos so: . preservar as informaes.. adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso s informaes Os suportes modernos apresentam, desde a sua produo, fatores intrnsecos de deteriorao, pois no existe preocupao com a sua durabilidade. Dessa forma, por exemplo, o papel moderno cido e frgil; o disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. Existem tambm fatores extrnsecos que isolados ou conjugados, ocasionam a deteriorao dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. So fatores extrnsecos: . umidade e temperatura; . radiaes luminosas; .poeira e poluio atmosfrica; . ataques biolgicos (insetos e microorganismos); . catstrofes (enchentes, incndios); . manuseio e acondicionamento inadequados. A deteriorao resultante tanto de fatores intrnsecos ou extrnsecos pode ser controlada ou amenizada adotando-se medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos documentos e garantir o acesso s informaes nele contidas. A empresa RECALL executa este trabalho com brilhantismo, como pude verificar na visita a empresa.

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Para os documentos impressos em computadores, as recomendaes so as mesmas dos demais documentos em suporte papel, sempre atualizando o sistema informtico, produzindo cpias de segurana (backup) dos documentos que necessitam ser guardados; A rapidez das mudanas tecnolgicas exige migrao continua das informaes, sendo necessrio prever e planejar essas mudanas em longo prazo.

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4- GESTO DE AUTOS FINDOS

4.1- GESTO DE AES JUDICIAIS TRANSITADAS EM JULGADA E ARQUIVADAS NA JUSTIA FEDERAL

A Resoluo n. 359, de 29 de maro de 2004, estabelece a poltica de gesto de aes judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justia Federal. De posse de conceitos bsicos de Direito Processual Civil, chegou-se concluso de que a anlise para a eliminao de autos findos deve ser feita caso a caso. Em funo de que a distribuio dos tribunais era meros expedientes de procedimento e no obedecia nenhuma norma cientfica, no seguiram qualquer padro. Deve ser analisado o provimento jurisdicional. O provimento jurisdicional esclarece a questo do prazo de guarda pelo seguinte motivo: ela funciona como um divisor de guas determinando quais aguardaro o prazo baseado exclusivamente na rescisria e quais aguardaro um prazo precaucional para ser eliminado. Essa guarda indiscriminada de autos findos tem comprometido parte significativa do oramento das instituies judicirias e, ainda assim, no tem garantido condies adequadas de preservao desses documentos. Com raras excees, as condies de guarda acarretaro a destruio desses autos pela ao do tempo e a falta de organizao impossibilita o acesso ao seu contedo. Resumindo o Programa de Gesto Documental da Justia Federal estabeleceu o rol dos assuntos cujos processos so de guarda permanente e inovou ao abandonar as tabelas de temporalidade convencionais e estabelecer prazos de guardas das aes judiciais com base na Teoria Geral do Processo e na natureza do provimento jurisdicional. Merece destaque, a implantao de tabelas unificadas de Assuntos e de Classe, que viabilizou a classificao dos autos findos no rgo de distribuio processual, facilitando, posteriormente, o trabalho dos servidores dos arquivos. Foram feitos treinamentos e j houve quatro editais de eliminao de documentos, cujos recursos obtidos com a venda dos papeis triturados so doados a comunidades carentes.

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4.2- ANALSE DE PROCESSOS FINDOS

Para a compreenso de todas as fases da seleo dos processos com vistas sua guarda permanente ou eliminao, necessrio um conhecimento prvio de alguns conceitos de Direito Processual Civil. Ao o direito ao exerccio da atividade jurisdicional ou o poder de exigir esse exerccio. Tal poder/direito executado por meio de um complexo de atos chamados processos. A ao tem o seu exerccio condicionado ao preenchimento de alguns requisitos: . possibilidade jurdica do pedido; . interesse de agir; . legitimao ad causam. Quando a ao no preenche qualquer dessas condies, diz-se que o autor carente de ao, Isso quer dizer que o juiz no chegar a apreciar o mrito da causa, ou seja, sequer examinar se o autor tem ou no razo. Por isso, nesse caso, diz-se que o processo foi extinto sem julgamento do mrito. Vale dizer, que, nessas hipteses, o autor pode ingressar de novo com a mesma ao, pois, como no foi julgado o mrito, no se faz coisa julgada material. Caber a analise caso a caso para saber se pode ou no destruir os processos findos e depois de quanto tempo, analisando a possibilidade de recursos, por exemplo: especial, extraordinrio, ou se cabe ao rescisria. Alguns instrumentos facilitariam a realizao dessa triagem para a seleo dos autos findos, como a unificao de tabelas de classes e assuntos em toda Justia Federal, bem como um sistema automatizado para o cadastramento dos campos descritos. A eliminao de aes transitadas em julgada ser precedida por publicao de Edital de Eliminao, contendo os nmeros dos processos e suas respectivas datas de distribuio e de arquivamento definitivo, publicado com antecedncia de 45 dias da data prevista para a efetiva eliminao.

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A eliminao das aes judiciais transitadas em julgado realizar-se- com observao da preservao ambiental.

4.3- CLASSIFICAO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

Todo e qualquer documento produzido ou recebido pelas instituies no exerccio de suas atividades e funes devem ser classificados para facilitar as atividades de guarda, seleo, avaliao, destinao e utilizao dos documentos. A avaliao um processo de anlise dos documentos, com o objetivo de estabelecer sua destinao (guarda temporria, guarda permanente, eliminao, mudana de suporte). A Classificao a seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classe os documentos de um arquivo. Para que haja um plano de classificao temos que ter as caractersticas bsicas: coerncia; simplicidade na estruturao; possibilidade de expanso, no caso de ampliao das funes da instituio.

4.3.1- Classificao arquivstica de documentos por servidores A classificao8 deve ser realizada por servidores que conheam a estrutura e o funcionamento de cada unidade administrativa da instituio, encarregados das atividades de recebimento, registro, expedio, bem como do controle da tramitao e do arquivamento dos documentos de acordo com os seguintes itens: a) receber o documento para registro e classificao ou classificar no ato de sua elaborao; b) analisar o contedo dos documentos verificando a existncia ou no de antecedente e, em caso afirmativo, fazer a juntada;

Programa de Gesto Documental da Justia Federal. Manual de Gesto de Autos Findos. Braslia. DF. Acessado em 26/03/2008.

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c) determinar o assunto do documento por meio da leitura; d) anotar no documento o cdigo numrico atribudo ao assunto; e) proceder s rotinas de preparo estabelecidas para a tramitao dos documentos (registro, colocar capa de processo quando for o caso, etc.) e encaminhar ao destinatrio. Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) dever (o) receber o cdigo correspondente ao documento.

4.3.2- Aes de guarda permanente

Conforme a Resoluo n. 359/2004, algumas aes esto determinadas para a guarda permanente, e no artigo 4 da Resoluo n. 393, de 20 de setembro de 2004, alterou o pargrafo 2 da Resoluo n. 359/2004, h uma determinao de que o inteiro teor de sentenas, acrdos e decises monocrticas tambm seja de guarda permanente e devem ser recolhidos imediatamente aps sua publicao s unidades arquivsticas, que sero responsveis por sua gesto 1-O acervo anterior a 1973 deve ser guardado do ponto de vista historio da reconstruo do direito e seu processo evolutivo. 2- Relativo aos ndios, pois o direito dos ndios ainda est em construo. 3- Relativo privatizao, assunto de grande interesse e de um perodo de transformao nacional, mudana de regime, que foi acompanhado de perto pelo Judicirio. 4- Aes de Direitos Humanos. O Brasil sendo um dos signatrios dos principais tratados de direitos humanos deve guardar os processos que so de competncia exclusiva da Justia Federal. Artigo 34, inciso VII, b da Constituio Federal. 5- Aes de Direito Ambiente, esse ramo da cincia jurdica vm assumindo grande importncia nos nossos dias. H uma crescente preocupao internacional com a garantia da qualidade de vida, bem como com a preservao de todas as formas de vida e dos diversos recursos naturais (florestais, hdricos,

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minerais). 6- Aes de Desapropriao por envolver um tema de interesse social, como a segurana jurdica da propriedade. 7- Aes Coletivas, que so os meios de tutela dos interesses e dos direitos difusos, coletivo e individuais homogneos. A questo da tutela jurisdicional dos interesses coletivos importante, pois um meio de acesso mais democrtico justia. 8- Aes Criminais. O direito liberdade de tal importncia que, no processo penal, a verdade real deve sobrepor-se verdade formal, tendo em vista estar em jogo bens como a liberdade e a dignidade humana. Isso quer dizer que o princpio da imutabilidade da coisa julgada fica mitigado. Dessa forma, torna-se possvel o instituto da reviso criminal. O condenado em sentena criminal transitada em julgado pode solicitar, a qualquer tempo, nos casos expressos em lei (arts. 621 e seguintes do Cdigo de Processo Penal), que o seu processo seja reexaminado. A absolvio do condenado em ao revisional implica o restabelecimento de todos os direitos perdidos e a extino de todos os efeitos surgidos de sua condenao. O Tribunal responsvel pelo julgamento da ao poder, em caso de erro judicirio e a requerimento do interessado, atribuir ao ru uma indenizao pelos prejuzos sofridos. J a sentena absolutria, uma vez transitada em julgado, torna os seus efeitos irreversveis. 9- Aes decorrentes da aplicao de Tratados Internacionais, pois este tema problemtico e merece o status da guarda permanente pela sua importncia econmica e poltica para o Brasil dentro da Nova Ordem Internacional. 10- Aes condenatrias sem execuo Para entendermos os motivos que levaram este tipo de ao a ser selecionado como de guarda permanente, devemos analisar o artigo 219, pargrafo 5 do Cdigo de Processo Civil: No se tratando de direitos patrimoniais, o juiz poder, de ofcio, conhecer da prescrio e decreta-la de imediato.

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A prescrio o instituto jurdico que extingue uma ao ajuizvel, quando o titular dessa ao no age dentro do prazo estabelecido legalmente. Portanto, a prescrio dissolve no o direito material, mas o seu exerccio por meio da ao que o protege. Direitos de natureza no patrimonial so aqueles sem contedo econmico ou mesmo no redutveis a prestaes pecunirias. Apenas aes referentes ao estado ou capacidade das pessoas tm esse cunho, sendo esse artigo do CPC de alcance bastante limitado. O direito exceo de prescrio, uma vez consumado o prazo para a extino da ao, permanente. Pode ser exercido ou renunciado. Conforme o disposto no artigo 219, pargrafo 5 do CPC, essa ao condenatria com provimento favorvel, no tendo sido executada, no passvel de eliminao, mesmo que o titular no tome nenhuma iniciativa dentro do prazo legal. Se o prprio juiz no pode reconhecer de ofcio a sua prescrio, no lcito que os responsveis pela triagem de processo o faam. Na verdade, existe o direito exceo de prescrio que permanente e pode ser exercido ou renunciado apenas pela parte r. 11- Precedentes de Smulas. A importncia da uniformizao da jurisprudncia vincula-se ao fato de que uma pluralidade de rgos judicantes pode enfrentar questes jurdicas iguais e sobre elas emanar entendimentos diversos. Sendo assim, os processos que desencadearem essa manifestao do Tribunal tm grande importncia doutrinria e histrica, merecendo o status de guarda permanente. Outras aes de guarda permanente podero ocorrer caso as Comisses Permanentes de Avaliao do CJF e dos tribunais e os Grupos de Avaliao de Documentos das sees judicirias, se julgarem conveniente, poca da avaliao, podero estabelecer outras aes como de guarda permanente, com base em critrio determinado pela historiografia local ou nacional. O inteiro teor dos acrdos, sentenas e decises terminativas deve ser recolhido aps sua publicao s unidades arquivsticas responsveis pela sua gesto. O recolhimento poder ser feito em qualquer suporte certificado.

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4.3.3- Classificao de aes em mais de uma categoria

Algumas das aes tratadas como permanentes gozaro de dupla proteo pelo assunto e pela classe a que pertence. Longe de constituir uma falha no sistema, antes uma forma de salvaguardar ainda mais informaes que so importantes para a Histria, direito memria. Sendo assim, certamente a maioria das aes relativas a direitos humanos, ndios privatizaes entre outras, so ou foram objeto de aes coletivas. Se o servidor da autuao eventualmente no atentar para o assunto, a ao poder ser salva pela sua classe e vice-versa.

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5- VALOR DOS DOCUMENTOS

Os documentos tm valor primrio e secundrio.

5.1- Valor Primrio

Qualidade inerente s razes de criao de todo documento. Pode-se falar em: . valor administrativo: documentos que envolvem poltica e mtodos, e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo; . valor jurdico-legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo, e que produzem efeito perante os tribunais; . valor fiscal: documentos que comprovam receitas e despesas geradas para atender s exigncias governamentais; . valor tcnico: documentos que apresentam subsdios tcnicos para a realizao de funes e atividades.

5.2- Valor Secundrio

Valor secundrio ou histrico aquele que, alheio s razes pelas quais foram criados, permite que os documentos sejam utilizados para a reconstituio de realidades do passado. So considerados documentos de guarda permanente aqueles de valor probatrio com relao a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas como de coletividades, e os de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenmenos cuja memria seja considerada relevante.

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6- ETAPAS DO PROCESSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

Para podermos ter uma gesto documental correta devemos ter etapas no processo de avaliao dos documentos.

I-

Diagnstico da produo documental;

Neste item devemos levar em conta: - quem produziu o documento? Sua estrutura. - Por que o documento foi produzido? Sua funo - Qual foi o caminho percorrido pelo documento ao cumprir sua funo? Seu trmite. - Quais so as caractersticas do documento? Forma, suporte, formato, gnero.

IIIIIIV-

Classificao dos Documentos; Plano de Destinao; Tabela de Temporalidade.

A Tabela de temporalidade um instrumento de gesto que estabelece a destinao final dos arquivos, determinando prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte dos documentos.

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7- COMPETNCIA DE DECIDIR SOBRE A ELIMINAO DE DOCUMENTOS NO ESTADO DE SO PAULO

A eliminao de documentos uma conseqncia natural do trabalho de avaliao. Esse trabalho deve ser realizado por uma equipe multidisciplinar, constituda formalmente por representantes das reas jurdicas, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e de representantes das reas especficas da documentao a ser avaliada. Recomenda-se tambm, que integrem a equipe representante da rea de informtica, e de programa de qualidade. Nos rgos da administrao do Estado de So Paulo, o perfil da Comisso de Avaliao de Documentos est definido no art. 2 do Decreto n. 29.838, de 18 de abril de 1989. Na administrao pblica em mbito federal, estadual ou municipal, quaisquer propostas de eliminao de documentos devem ser submetidas aprovao da instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia, de acordo com o art. 9 da Lei Federal de Arquivos n. 8.159/91. Nesse sentido cabe ao Arquivo Nacional, aos Arquivos Pblicos Estaduais e aos Arquivos Pblicos Municipais, aprovar as Tabelas de Temporalidade de rgos do Poder Executivo, respectivamente nas esferas federal, estadual e municipal.

7.1- Papel do Ministrio Pblico Estadual

O Ministrio Pblico Estadual a instituio a quem incumbe, na sua esfera de atuao, a defesa dos direitos assegurados nas Constituies Federal e Estadual, sempre que se cuidar de garantir-lhe o respeito pelos poderes estaduais ou municipais e pelos rgos da administrao pblica estadual ou municipal, direita ou indireta, pelos concessionrios e permissionrios dos servios pblicos estaduais ou municipais e por entidades que exeram outra funo delegada do Estado ou do Municpio ou executem servios de relevncia pblica (Lei Orgnica do Ministrio Pblico do Estado de So Paulo, artigo 103, inciso I e VII). A gesto da documentao governamental seja um dever do poder pblico

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em todos os nveis, previsto na Constituio Federal de 1988 (art. 216, pargrafo 2) e na Lei de Arquivos n. 8.159/91 (art. 1), a descentralizao poltico-administrativa confere aos estados e municpios autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas competncias (Constituio Federal, art. 30 e Lei Federal n. 8.159/91, art. 21, pargrafo 2). Em mbito municipal, tem sido muito lenta a formulao e aprovao de dispositivos legais suplementares que institucionalizem os arquivos e definam critrios seguros para sua vinculao e organizao, bem como para a gesto e o acesso aos documentos produzidos e acumulados pelas administraes municipais. de se registrar, ainda, que o inciso IX, do artigo da Constituio Federal supra citado define como competncia dos municpios promover a proteo do patrimnio histrico-cultural local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual.

7-2- Eliminao de arquivo estadual-So Paulo

possvel que haja eliminao de documentos, desde que respeitada a legislao vigente e adotados os procedimentos tcnicos necessrios. A Lei Federal n. 8.159/91 determina em seu artigo 9 que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia. Isso significa que cabe ao Arquivo Nacional, aos Arquivos Estaduais e aos Arquivos Municipais, autorizarem a eliminao de documentos do Poder Executivo, respectivamente nas esferas federal, estadual e municipal. Por outro lado, a eliminao deve ser conseqncia natural do trabalho de avaliao de documentos a ser executado pelas Comisses de Avaliao de Documentos, equipes multidisciplinares constitudas formalmente, a quem cabe a definio de critrio para eliminao da massa documental acumulada, bem como a elaborao das Tabelas de Temporalidade. Importante registrar que a eliminao implica na destruio de documentos a fragmentao manual ou mecnica do papel para reciclagem e nunca a incinerao, considerando as determinaes da Lei n. 9.605/98, que dispe sobre as sanes penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, importante ressaltar que possvel realizar a avaliao e a eliminao de segmentos da massa documental acumulada mesmo antes da

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elaborao e oficializao da Tabela de Temporalidade. A eliminao de documentos pblicos dever obedecer aos procedimentos previstos na Resoluo n. 5 do CONARQ, de 30/9/96, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios e na Resoluo n. 7, de 20/05/97, que dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. No caso especfico do Estado de So Paulo, o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP definiu Normas e Procedimentos para a Avaliao e Eliminao de Documentos atravs da Instruo Normativa SAESP n. 02 que estabelece os procedimentos para a eliminao dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos da administrao pblica do Estado de So Paulo. Seguem extratos da legislao vigente sobre eliminao de documentos:
A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (artigo 9, Lei Federal n. 8.159, de 08/01/91). A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovado pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, pargrafo nico, Decreto Federal n. 1799, de 20/01/96). Os rgos e entidades que ainda no elaboram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder a eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanente de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas a instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao (Artigo 5, Resoluo n. 7 do CONARQU, de 20/05/97).

A Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo na administrao pblica do Estado de So Paulo so institudas de acordo com o artigo 2 do Decreto n. 29838/89:
Artigo 2- A Comisso de que trata o artigo anterior dever ser integrada, necessariamente, por funcionrios e/ou servidores representantes da rea jurdica, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e por representantes das reas especficas da documentao a ser avaliada.

- 33 Pargrafo nico-A Comisso dever ser composta por 5 (cinco), 7 (sete) ou 9 (nove) membros, designados pelo Titular da Pasta.

O rgo central do SAESP (Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo) vem desenvolvendo suas atividades junto aos rgos de administrao pblica paulista em parceria com as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo institudas nas Secretarias de Estado e rgos da administrao indireta, bem como no Ministrio Pblico Estadual. As Comisses de Avaliao so integradas por profissionais de diversas reas: jurdica, administrao geral, administrao financeira, arquivo e reas especficas.
Artigo 3- A Comisso ser assessorada por funcionrio ou servidor ligado rea de Histria, indicado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP.

7.3- A INSTITUIO: ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DE SO PAULO

Criada em 1721 com o intuito de guardar toda a documentao administrativa existente na provncia, o Arquivo Pblico do Estado a repartio mais antiga de So Paulo. Sua funo recolher, tratar e disponibilizar ao pblico todo o material de carter histrico produzido pelo poder executivo paulista. Por ordem do Governador da Capitania, o Capito-Mor dom Rodrigues Csar de Meneses, o secretrio de Governo Gervsio Leite Rabelo deu incio aos inventrios dos documentos da governana, que se constituiu no ncleo inicial do atual acervo da instituio. Em 1891, o Arquivo transformou-se na Repartio de Estatstica e do Arquivo do Estado, subordinando-se Secretaria do Interior. A partir de ento, passou a receber documentao de origem e natureza bastante diversificadas, proveniente tanto das secretarias de Estado, quanto do Poder Judicirio, dos cartrios, de municpios e de natureza privada, que acabaram compondo um riqussimo acervo para a pesquisa histrica. Por esta razo, a instituio tornou-se uma referncia importante na historiografia paulista e brasileira. O Arquivo Pblico do Estado possui dois departamentos e quatro divises. Desde a edio do Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984, que instituiu o Sistema de

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Arquivos do Estado de So Paulo SAESP o rgo central do Sistema, cabendolhe a coordenao geral da implantao de uma poltica arquivstica no Estado, propondo normas e procedimentos para a organizao de arquivos, bem como para a produo, tramitao e eliminao de documentos, alm da orientao tcnica aos rgos da administrao pblica estadual e treinamento de agentes pblicos. Existem vrios projetos para preservao de documentos, tais como: Preservao da documentao do Juzo dos Resduos foi aprovado pela Universidade de Harvard, no Programa para Bibliotecas e Arquivos Latinoamericanos. O financiamento para a restaurao da documentao do Juzo dos Resduos (1653-1857); documentao nica, que integra os testamentos que so uns dos segmentos documentais mais procurados pelo pesquisador que recorre ao Arquivo Pblico do Estado. Isto se deve ao fato dessa documentao fornecer acesso a dados como as relaes de parentesco, a quantidade e o perfil dos escravos existentes, os modos de subsistncia, os rituais religiosos, informaes sobre unies civis, entre outros, permitindo assim, uma ampla compreenso da vida cotidiana e suas transformaes. Com o financiamento da Havard University, intervenes tcnicas sero feitas na documentao propiciando o seu restauro, sua conservao, sua preservao e a sua disponibilizao ao pblico pesquisador, utilizando o microfilme como suporte. Outros Projetos so: Democratizao da memria histria da criana e do adolescente: preservao e organizao do conjunto documental Juzo dos rfos; Preservao e microfilmagem do jornal O Correio Paulistano

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8- TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

A guarda de documentos (comprovantes de pagamento, documentao trabalhista, etc.) regida pelo Cdigo Civil. De maneira geral, guardam-se os documentos at sua prescrio, o que determina a perda do direito de cobrana das dvidas. Esse prazo de cinco anos. A tabela abaixo faz um resumo do prazo de manuteno para os documentos mais comuns, j de acordo com o novo cdigo: TEMPO 5 anos DOCUMENTO Comprovante de IPTU, FUNDAMENTO LEGAL

IPVA, conta de gua, luz, telefone e gs. 10 anos aps a entrega Imposto de Renda Pessoa Lei 8.212, art. 46 Lei da Declarao na Receita Jurdica Federal 1 ano Contratos de seguro Orgnica da Seguridade Social

(incluindo Seguro Sade) 5 anos 3 anos 5 anos Plano de Sade Contrato de aluguel Pagamento condomnio 5 anos 5 anos Durante o Prestao da casa Mensalidades escolares tempo Nota fiscal referente compra de produtos bem de

correspondente utilizao adquirido do

5 anos aps a quitao do Comprovante bem pagamento

de de

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financiamento

de

bens

mveis e imveis (como carns, por exemplo) 6 anos Imposto de Renda Pessoa Instruo Normativa n.

Fsica aps a entrega da 8/93, art. 4 Secretaria da declarao Federal 5 anos Dvidas liquidas oriundas da contratao por meio de instrumento pblico ou particular mensalidades prestaes (ex: escolares, para o na Receita Receita Federal

financiamento de imveis, planos de sade e faturas de cartes de crdito) 5 anos Comprovante da

prestao de servios de profissionais liberais 30 (trinta) anos- Documentao trabalhista referente aos encargos da previdncia e FGTS

seguradas

8.1- PERODO MNIMO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS FISCAIS

DOCUMENTOS Balancete Conciliao Bancria

PERODO DE GUARDA 5 anos 5 anos

FUNDAMENTO LEGAL Lei 5.172, artigo 173, CTN Lei 5.172, artigo 173, CTN

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Conhecimento de Frete DAE (Documento

5 anos de 5 anos

Lei 5.172, artigo 173, CTN Lei 5.172, artigo 173, CTN

Arrecadao Estadual) DAMEF Anual de (Declarao 5 anos Movimento Lei 5.172, artigo 173, CTN

Econmico e Fiscal) DAPI (Demonstrativo de 5 anos Apurao e Informao do ICMS) Duplicatas Recebidas/Emitidas Extrato Bancrio GAM (Guia 5 anos de 5 anos Lei 5.172, artigo 173, CTN Lei 5.172, artigo 173, CTN 5 anos Lei 5.172, artigo 173, CTN Lei 5.172, artigo 173, CTN

Arrecadao Municipal) ICMS (Imposto de 5 anos de Lei 5.172, artigo 173, CTN

Circulao Mercadorias)

IPI (Imposto de Produtos 5 anos Industrializados) IPTU (Imposto Predial 5 anos

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Urbano) IPVA (Imposto sobre 5 anos Lei 5.172, artigo 173, CTN

Propriedade de Veculos Automotores) ISSQN Servios natureza) ITBI (Imposto de sobre 5 anos Bens Lei 5.172, artigo 173, CTN (Imposto de sobre 5 anos Lei 5.172, artigo 173, CTN

qualquer

Transmisso Imveis)

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Livro Patrimonial/Geral Livro de Razo

Balano Prazo indeterminado

Lei 5.172, artigo 173, CTN

5 anos

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Livro de Registro de ICMS

5 anos considerando a Lei 5.172, artigo 173, CTN data do ltimo lanamento

Livro Dirio

Prazo indeterminado

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Livro Registro de Entradas 5 anos considerando a Lei 5.172, artigo 173, CTN data do ltimo lanamento Movimento Contbil ou 5 anos Lei 5.172, artigo 173, CTN

Movimento de Caixa Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado 5 anos Lei 5.172, artigo 173, CTN

5 anos aps depreciao Lei 5.172, artigo 173, CTN do bem

Ordem de Servio Recibo Bancrio Reembolso Despesas/Despesas Viagens de

5 anos

Lei 5.172, artigo 173, CTN Lei 5.172, artigo 173, CTN

Depsito 5 anos

de 5 anos

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Taxa de Fiscalizao para 5 anos Funcionamento VAF (Verificao de 5 anos

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Lei 5.172, artigo 173, CTN

Apurao Fiscal) Documento sobre Imposto 7 anos de Renda na Fonte Artigo 174 do Cdigo

Tributrio Nacional

8.2- PERODO MNIMO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS,

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PREVIDENCIRIOS E DO FGTS

DOCUMENTOS

PERODO DE GUARDA

FUNDAMENTO LEGAL

Termo de Resciso do 2 anos, aps a extino Artigo 7, inciso XXIX da Contrato de Trabalho Aviso Prvio Pedido de Demisso Cadastro Empregados Geral de 3 anos, a contar da data Artigo 1, pargrafo 2 da e do envio para fins de Portaria MTE n. do contrato de trabalho Constituio Federal

Desempregados (CAGED) comprovao perante a 235/2003. fiscalizao trabalhista. Acordo de Compensao 5 anos na vigncia do Artigo 7, inciso XXIX da

Acordo de Prorrogao de contrato de trabalho e at Constituio Federal 2 anos aps a extino do horas contrato de trabalho Autorizao para descontos no previstos em lei Cartes, Fichas ou Livros de Ponto Recibo de 13 salrio Recibo de abono de frias Recibo de adiantamento do 13 salrio Recibo de gozo de frias Recibos de adiantamento Recibo de pagamento Relao de contribuio sindical, assistencial e

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confederativa Solicitao da 1 parcela do 13 salrio Solicitao de abono de frias Vale-Transporte Recibo de entrega da 5 anos contados a partir Artigo 7, inciso XXIX da de da dispensa do Constituio Federal,

Comunicao Dispensa (CD)

empregado

Pargrafo nico, artigo 5 da Resoluo CODEFAT 393 de 2004 Artigo 7, inciso XXIX da Constituio Federal Lei 5172/66, artigo 174 do CTN Alnea j, Subitem 5.40, NRpela 5, regulamentada MTb n.

Requerimento do segurodesemprego Guia de Recolhimento de 5 anos Contribuio assistencial confederativa Documentos relativos s 5 anos eleies da CIPA Sindical, e

Portaria

3.214/78 Mapa Anual de acidentes 5 anos do trabalho GPS Folha de Pagamento 10 anos OBS: Na hiptese Alnea j, item 4.12, NR-4, Portaria MTb n. 3.214/78 Artigos 348 e 349 do da

de Regulamento Previdncia Social Recibo e ficha de salrio- ocorrncia de dolo, fraude ou simulao, a Decreto 3.048/99 famlia seguridade social pode, a Atestados mdicos, CAT, qualquer tempo, apurar e Guias de Recolhimento constituir seus crditos (toda documentao previdenciria)

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PIS/PASEP

10 anos

Artigo 10 do Decreto-lei n2.052/83

RAIS

10 anos Obs.: Por ser de

Artigos

10

do

um Decreto-Lei n. 2.052/83 suma

documento importncia,

recomenda-

se que seja guardada por prazo indeterminado Salrio-Educao 10 anos Artigo 1 do Decreto n. 3.142/99 Arquivos Digitais Exames mdicos: Admissional Peridico Retorno ao Trabalho Mudana de Funo Demissional Avaliao Clnica Exames Complementares Pronturio Mdico Programa de Preveno 20 anos de Riscos Ambientais Item 9.3.8.2 da NR-9 pela 10 anos 20 anos, aps Artigo 8 da Lei 10.666/03 o Subitens 7.4.1, 7.4.2,

desligamento trabalhador

do 7.4.5 e 7.4.5.1 da NR-7 regulamentada Portaria MTb 3,214/78 pela

regulamentada Portaria 3214/78

(PPRA) Documentos relativos ao 30 anos FGTS

Pargrafo 5, artigo 23 da Lei 8.036/90 e artigo 55 do Decreto n. 99.684/90

Declarao de Instalao Recomenda-se a guarda (Inspeo Prvia NR 2 por prazo indeterminado Regulamentada pela

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Portaria 3214/78) Registro de Segurana de Calderaria Livros de Atas da CIPA Recomenda-se a guarda

Livros de Inspeo do por prazo indeterminado Trabalho Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de

Registro de Empregados

Manter o arquivo de documentos antigos uma tarefa dispendiosa e ocupa espao fsico desnecessrio na empresa. O Parecer Normativo CST n. 21, de 30/05/80, permite que os documentos relativos a tributos de esfera federal sejam microfilmados.
Os documentos de interesse da fiscalizao de tributos federais podero ser exibidos ao fisco sob a forma de cpias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cpias atendam aos requisitos e as formalidades estabelecidas na Lei n. 5.433/68 e no Decreto n. 64.398/69 que a regulamentou. Os originais dos referidos documentos devero, entretanto, ser conservados at que ocorra a prescrio dos crditos tributrios decorrentes das operaes a que se referem (artigo 195, pargrafo nico, do CTN), facultando-se aos agentes do fisco exigir sua apresentao sempre que entenderem necessrio e oportuno faze-lo no interesse da ao fiscalizadora e da segurana do controle fiscal.

O Decreto em referncia, foi revogado pelo Decreto n. 1.799, de 30/01/96, que trouxe novas instrues sobre o procedimento de microfilmagem de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos. A empresa que adotar este sistema, dever obter previamente o registro junto ao Ministrio da Justia. Para documentos trabalhistas, pode-se seguir a mesma orientao, porm sempre estar sujeito a apresentao do original ou em certido autenticada, conforme previsto no artigo 830, da CLT:

- 43 O documento oferecido para prova s ser aceito se estiver no original ou em certido autenticada, ou quando conferida a respectiva pblica-forma ou cpia perante o juiz ou tribunal.

Cada documento tem uma vida til, desde que previamente estabelecido em normais legais, denominado perodo prescricional. Assim, vencido o perodo prescricional, no h necessidade de mant-lo em arquivo.

9- SIGILO ABSOLUTO NA DESTRUIO DE DOCUMENTOS

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Os clientes que contratam uma empresa para destruir os documentos e outros valores em papel tm que ter a garantia de segurana e tambm de absoluto sigilo. O prprio cliente deve acompanhar todo o processo de destruio, recebendo, ao final, um documento que certifica a destruio, necessrio para as finalidades legais. A empresa tem que possuir todas as condies de inutilizar documentos que antes eram incinerados nos fornos de Prefeituras, por exemplo. Portanto a empresa tem que ter condies e estrutura para atender rgos federais, estaduais, municipais, alm das empresas privadas. Queimar j foi considerado o mtodo mais eficiente de acabar com o lixo. Expanso do desenvolvimento de tecnologias de produo limpa que sejam mais eficientes em termos de consumo energtico e de materiais, e fabricar produtos mais limpos, que gerem menos lixo, e que possam ser usados em um ciclo fechado, de forma a satisfazer as necessidades da sociedade de forma mais justa e sustentvel. Cada cliente, pblico ou privado, merece o tratamento especifico, diferenciado. Deve sempre funcionrios do cliente acompanhar os funcionrios da empresa contratada durante todo o trabalho de destruio. Dependendo do tipo de documento a ser inutilizado, como caixas de medicamentos falsificados, por exemplo, a operao testemunhada por fiscais da Receita Federal ou da Polcia Federal. Deve se dar ao cliente possibilidade de o prprio execute a operao de destruio, pois o processo automatizado e fcil de ser operado, e o cliente mesmo pode comand-lo, sob a superviso da contratada. Rapidez tem que ser outro diferencial, pois todos os processos devem ser bastante gil, o que evita ao cliente qualquer perda de tempo, ao acompanhar toda a operao, saindo de l com a certeza de que seu documento foi correta e completamente destrudo. Essas operaes devem ser feitas em horrios pr-agendados,

determinados e individualmente para que os clientes no se encontrem. Em todas as reas do bancrio ao farmacutico existem papis que

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necessitam ser destrudos, por motivo de segurana. So os chamados documentos sigilosos. Entre eles, podem ser citados os seguintes: . Embalagens, bulas e cartuchos de medicamentos com defeitos ou sem validade; . Tales de nota fiscal sem validade contbil; . Formulrios bancrios; . Formulrios contnuos em geral; . Arquivos de escritrio prescritos; . Caixas de papelo ou revistas com defeito; . Listas telefnicas desatualizadas; . Contas de gua, telefone, luz e outras. Portanto, cada vez maior a conscientizao sobre a importncia da preservao do meio ambiente, preservar conservar, no poluir. O papel reciclado no nosso pas, hoje, j representa 35% de todo o papel produzido. Cada 50 Kg de papel reciclado evitam o corte de uma rvore de 7 anos. Cada tonelada de papel reciclado pode substituir o plantio de at 350 m2 de monocultura de eucalipto. Uma tonelada de papel reciclado economiza 20 mil litros de gua e 1.200 litros de leo combustvel.

10- PROJETO DE LEI N. 1532-C/99 E PROJETO DE LEI 146/2007

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Ao analisar o Projeto de Lei n. 1532-C, de 1999, Autoria: DEPUTADO ngela Guadagnin9 que dispe sobre a elaborao e o arquivamento de documentos em meios eletromagnticos, que est na Comisso de Cincia , Tecnologia, Inovao, Comunicao e Informtica, desde o dia 22/06/2007, para que o Senador Flvio Arns relate sobre o assunto. Neste projeto de lei o que nos interessa est no artigo 2, pargrafo primeiro:

Aps a digitalizao, constatada a integridade do documento digital, o original poder ser destrudo, ressalvados os documentos de valor histricos, cuja preservao dever observar a legislao pertinente., e artigo 6: Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto na legislao pertinente.10

Tambm devemos observar outro projeto de Lei 146/2007, do Senador Magno Malta, dispe sobre a digitalizao e arquivamento em mdia tica ou eletrnica e d outras providncias., mas este projeto passou a tramitar em conjunto com o Projeto de Lei da Cmara n11, de 2007, que o CD PL 1532/1999, citado no pargrafo anterior. Torna-se necessrio ao ordenamento jurdico brasileiro, a elaborao de uma lei que discipline a digitalizao, o armazenamento em meio tico ou digital dos documentos pblicos e particulares, bem como de sua reproduo, garantindo a sua validade e eficcia jurdica. No tocante digitalizao e armazenamento, as principais vantagens desses procedimentos so: a) reduo de reas destinadas aos arquivos fsicos; b) reduo de tempo no trabalho, gerenciamento e recuperao das informaes; c) rapidez na atualizao dos dados armazenados; d) possibilidade de compartilhamento e acesso s informaes a um nmero maior de usurios; e) a manuteno de cpias de segurana, e
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http://www.senado.gov.br/sf/atividade/Materia/Detalhes.asp?p_cod_mate=80242, visitado no dia 29/03/2008; http://www.dnt.adv.br/2007/03/pl_que_cria_o_d.html, visitado no dia 29/03/2008;

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f) a reduo dos gastos com papel, o que favorece a preservao do meio ambiente. No que diz respeito reproduo, preciso estabelecer um procedimento seguro, a fim de evitar fraudes e contrafaes de todo o tipo. Mas, para se obter os benefcios elencados, imperioso adotar-se algumas cautelas legislativas. Em primeiro, o descarte de documento em suporte analgico s se efetivar com relao aos documentos j arquivados, isto , aqueles que j cumpriram o ciclo de sua eficcia; quanto aos documentos em trnsito, ser possvel o descarte fsico, prevendo a lei o seu arquivamento, se for o caso, em local diverso da sede de seu detentor. Em segundo, tratando-se de documento com valor histrico, no ser possvel o descarte fsico, prevendo a lei o seu arquivamento, se for o caso, em local diverso da sede de seu detentor. Em terceiro, a este me parece o principal efeito jurdico, o documento digitalizado e armazenado em mdia tica ou digital autenticada, bem como a sua reproduo, tero o mesmo valor jurdico do original. Frisa-se, de uma vez, que a possibilidade de verificao da autenticidade e higidez da mdia medida salutar, j consagrada entre ns com relao aos microfilmes, o que permite ao governo, de um lado, controlar e fiscalizar a atividade de digitalizao, a ser desempenhada pelas empresas e cartrios e, de outro, ao estabelecer o procedimento de autenticao da mdia e de suas reprodues, garantir a certeza das relaes jurdicas, valores essenciais em qualquer Estado de Direito Democrtico. Por tais razes, a proposio legislativa cria um sistema de controle da atividade, a cargo do Ministrio de Estado da Justia, credenciando as empresas e cartrios que faro digitalizao dos documentos, sendo que a autenticao e a guarda e conservao da mdia ptica ou digital, sero feitas pelo Registro de Ttulos e Documentos, a teor dos artigos 127, I, IV e seu pargrafo nico, da Lei Federal n. 6.015/73.Tal exigncia uma decorrncia lgica do sistema jurdico brasileiro, uma vez que os registros pblicos se caracterizam como meios de conhecimentos permanentes que perduram de forma indefinida no tempo e, por isso, tm uma

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perptua aptido para dar a conhecer a todos os membros da sociedade. Deve ser lembrado que no ordenamento jurdico nacional, CF/88, em seu artigo 236 e na Lei 6.015/73, o servio pblico competente para garantir efetiva perpetuidade aos documentos particulares, conferindo s reprodues deles extradas o mesmo valor jurdico do original, o servio de Registro de Ttulos e Documentos, conforme preceituam os artigos 127 e 161 da Lei de Registros Pblicos, em vigor:
Art. 127. No Registro de Ttulos e Documentos ser feita a transcrio: I- dos instrumentos particulares, para a obrigaes convencionais de qualquer valor (...) omissis VII- facultativa, conservao. de quaisquer documentos, para sua prova das

Pargrafo nico. Caber ao registro documentos a realizao de quaisquer atribudos expressamente a outro ofcio.

de ttulos e registros no

Art. 161. As certides do registro integral de ttulos tero o mesmo valor probante dos originais, ressalvado o incidente de falsidade destes, oportunamente levantado em juzo. Pargrafo Primeiro- O apresentante do ttulo para registro tambm poder deix-lo arquivado em cartrio ou a sua fotocpia, autenticada pelo oficial, circunstncias que sero declaradas no registro e nas certides.

Impe-se aplicar aos documentos originariamente elaborados em meio eletrnico o regime jurdico da presente proposio legislativa que no cria, ao contrrio, preserva o sistema jurdico abraado pelo legislador constituinte no artigo 236 da CF/88, garantindo maior segurana jurdica sociedade, mesmo no ambiente dos documentos eletrnicos e digitais, devendo esta, aps convertida em lei, ser regulamentada pelo Poder Executivo, de modo a viabilizar o credenciamento e fiscalizao da atividade, a fim de garantir a certeza e a segurana que provm das relaes jurdicas. CONCLUSO

O tema tratado bastante complexo, pois de um lado temos a obrigatoriedade da Justia de zelar pela preservao do patrimnio pblico do ponto de vista cultural e propiciar o acesso a ele, garantindo o direito informao.

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A destruio de documentos pblicos divide opinies e gera polmicas. Por um lado analisamos com uma economia de espao e de dinheiro, alm de preservarmos o meio ambiente. Os documentos so patrimnios pblicos, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural, mas tambm no adianta guardar grande volume de documentos em condies inadequadas de armazenamento, porque no ir cumprir com a sua finalidade (destruio dos autos pelo tempo e a falta de organizao impossibilita o acesso ao contedo). Embora estudos da Unesco indiquem que os documentos de guarda permanente representam apenas de 2 a 5% de toda a massa documental produzida pelas instituies pblicas (Rhoads: 1983), a falta de critrios para a seleo de autos findos com vista preservao e eliminao tem obrigado as instituies do Poder Judicirio a guardarem todo o acervo de julgados. Essa conjuntura levou o Conselho da Justia Federal a constituir a Comisso Tcnica Interdisciplinar para a Gesto de Documentos CT-GED, com a finalidade de estudar os aspectos legais e jurdicos para a seleo e a eliminao de autos findos e propor mtodos de gesto documental. O Programa de Gesto Documental da Justia Federal estabeleceu o rol dos assuntos cujos processos so de guarda permanente e inovou ao abandonar as tabelas de temporalidade convencionais e estabelecer prazos de guarda de aes judiciais, com base na Teoria Geral do Processo e na natureza do provimento jurisdicional. A gesto documental estabelece uma reorganizao dos documentos e possibilita o controle da informao que tramita na organizao, permitindo a apropriao do conhecimento institucional. Considerando que a informao est na base da gerao do documento escrito, que produzido em larga escala na Justia Federal e acumula em grandes acervos no arquivo judicial, sem uma gesto de documentos pr-determinada, tornase ineficaz e custoso para a Instituio. Alm disto, permite que no levantamento de processos arquivados sejam constatadas situaes irregulares, como em vrias aes criminais arquivadas que possuam materiais apreendidos, sem definio do Juzo sobre sua destinao. Tambm em vrios processos, sem definio do Juzo

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sobre sua destinao. Tambm em vrios processos cveis que possuam depsitos judiciais no levantados pela parte interessada ou repassados para a Unio. Por ltimo, convm ressaltar que esse trabalho localiza muitos processos,

aparentemente perdidos dentro do arquivo judicial. Conforme Neide de Sordi11, coordenadora da CTIGED, a gesto de documentos arquivsticos era feita de forma mecnica e burocrtica. Os arquivos eram depsitos de papis velhos e o acesso s informaes difcil no s para os cidados, como para os prprios juzes e servidores. Os documentos de valor histrico no recebiam tratamento especial e, muitas vezes, perdiam-se

definitivamente, rememora. Em 2001, o Centro de Estudos Judicirios realizou o Seminrio sobre Arquivos e Documentos Eletrnicos, no Centro Cultural Justia Federal no Rio de Janeiro, como estratgia de desenvolvimento dos profissionais que atuam nos arquivos e para consolidar, em nvel institucional, a importncia da gesto de documentos. De 1999 a 2006, o CJF publicou cinco resolues voltadas padronizao da Gesto Documental que instituram o plano de classificao, a tabela de temporalidade e destinao de documentos e os manuais de gesto arquivstica de documentos administrativos e de autos findos aes judiciais transitadas em julgado e arquivadas na Justia Federal. Resumindo, existem vrios aspectos jurdicos em relao destruio segura dos documentos fsicos que foram elencados de forma concisa neste humilde trabalho. Todos os aspectos so de suma importncia, principalmente quando tratamos com o acervo de documentos pblicos. Com relao aos documentos de empresas privadas devem ser observados os prazos previstos no Cdigo Civil, Cdigo Tributrio Nacional e outras legislaes especficas. A forma mais adequada ambientalmente para a destruio segura dos documentos a reciclagem, pois alm de estarmos descartando documentos que j cumpriram seus efeitos, estamos ajudando o meio ambiente. Devemos tambm destacar que com a Lei n. 11.149, de 19/12/2006, que
11

Sordi, Neide de, coordenadora da CTIGED, em pesquisa realizada no site: http://www.apesp.org.br/Imprensa/newletter29-03-07.htm

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dispe sobre a informatizao do processo judicial, j iniciamos uma nova era, mas que tambm dever seguir uma Gesto Documental, para que sempre se atualize com as novas invenes tecnolgicas.

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