SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

(Decreto 302 de 2004) Consejo Directivo

Superintendente de Notariado y Registro

Direccin de gestin notarial

Direccin de registro

Direccin de vigilancia

Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos

NOTARIADO Y REGISTRO
NATURALEZA JURIDICA

Autonoma administrativa y financiera Personera jurdica Patrimonio independiente Adscrita al Ministerio de Interior y de Justicia
(Art.1 Decreto 302 de 2004)

NOTARIADO Y REGISTRO
OBJETIVOS

Orientar, vigilar, inspeccionar y controlar el servicio pblico notarial Asesorar al gobierno nacional en la fijacin de polticas y planes de su competencia Prestar el servicio pblico del registro. (Artculo 2 Decreto 302 del 2004)

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO

EGIPTO :
Escriba sacerdote : Redacta el documento Magistrado : Estampa el sello de autenticidad.

GRECIA : Mnemon
Promnemon El magistrado Simpro-mnemon
Funcionario adjunto encargado de redactar el documento.

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO ( 2 )

ROMA : Cesio in iure : Confessio pro indicato est Addictio

Ficta confesio

Pretor

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO ( 3)

TABELION
Redactar el documento

TABULARIOS
Archivero

NOTARIO
Escribano

ANTECEDENTES HISTORICOS DEL NOTARIADO (4 )

Justiniano: Corpus iuris civilis : Novellae o Constitucion (Autenticadores) TABELIONES

EL TABELION
Nombrado por el Emperador Servicio remunerado por los usuarios Servicio rogado Elabora documentos privados Resida en el lugar donde ejerca el cargo La extensin del documento se hacia ante una misma persona La redaccin de los documentos cumpliendo formalidades Papel especial para la extensin del documento.

ANTECEDENTES DEL NOTARIADO

(5)

Con la conquista espaola llegan al Nuevo Mundo :

La espada del conquistador La cruz de la religin La pluma del escribano.

ANTECEDENTES DEL NOTARIADO

(6)

Durante la Conquista y hasta 1852 imper el Rgimen de escribanas ESCRIBANO PUBLICO: Da testimonio y f.

ANTECEDENTES DEL NOTARIADO

(7)

El rgimen de Escribanas perdur hasta 1852; el Congreso de Nueva Granada expide la ley de 29 mayo 1852. REGIMEN NOTARIAL. Se cambia la denominacin de Escribanos pblicos por Notarios pblicos y la legislacin notarial se incorpora al Cdigo Civil. Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial, vigente. Decreto 2163 de 1970 Ley 23 de 1973 Decreto 2148 de 1983.

DOCUMENTO
Son documentos : Los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, discos, sellos, cintas cinematogrficas, talones, grabaciones magnetofnicas, radiografas, contraseas, cupones, sellos, etiquetas, etc, que tengan carcter representativo o declarativo.
(Artculos.215 C.P.C.,13 Dec.960/70)

CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO PUBLICO: El otorgado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin.

INSTRUMENTO: Documento en formacin, an sin la autorizacin del Notario. Dec.960 de 1970. DOCUMENTO PRIVADO: El que no rene los requisitos para ser documento pblico.

ESCRITURA PUBLICA

Instrumento que contiene declaraciones en actos jurdicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.

EL SERVICIO NOTARIAL
Es un servicio pblico. Es una modalidad de descentralizacin por colaboracin. Encomendada a los particulares por el Estado.
Art. 131 Constitucin Poltica Sentencia C181/97 M.P. Dr. Fabio Morn Daz

EL SERVICIO NOTARIAL
(2)

Servicio de carcter nacional permanente De acceso a todas las personas en igualdad de condiciones.

OBJETIVO DEL DERECHO NOTARIAL

Otorgar : Presuncin de certeza Autenticidad Los efectos jurdicos que la ley establezca.

REQUISITOS PARA SER NOTARIO

Nacional colombiano Ciudadano en ejercicio Persona de excelente reputacin Tener ms de 30 aos.

Art.96 de la Constitucin Poltica Art.132 del Decreto 960 de 1970 Ver incompatibilidades Dec.960 de 1970, art.2, 10, 133 a 137 Decreto 2148 de 1983 artculo 4.

COMPETENCIA

Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a la ley requieran escritura pblica Llevar el registro del estado civil de las personas Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares que tengan registradas. Protocolizar los documentos ordenados por la ley o de inters de los particulares.

COMPETENCIA (2)
Reconocimiento de documentos privados Autenticaciones Fe de vida Expedicin de copias Expedicin de certificados Asuntos de jurisdiccin voluntaria Conciliacin Remate por comisionado.

PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL

De la forma De la inmediacin De la notoriedad De la unidad del acto formal De la matricidad o protocolo.

PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL (2)

De la legalidad Del consentimiento De la literalidad, fe pblica o autenticidad De la comunicacin del instrumento pblico.

PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL (3)

De rogacin De territorialidad De competencia documental

CIRCULOS NOTARIALES
Divisin del territorio nacional para la prestacin de servicio notarial. En cada Circulo de Notara podr haber ms de un notario, en cuyo caso se distinguirn por orden numrico. El promedio anual de escrituras de los ltimos cinco aos determinar el nmero de notarios.

ETAPAS DE LA ESCRITURA PUBLICA

Rogacin Recepcin Extensin : Comparecencia y estipulaciones Otorgamiento Autorizacin Protocolizacin.

ETAPAS DE LA ESCRITURA PUBLICA (2)

Recepcin: Percibir las declaraciones que hacen los interesados. Otorgamiento: Asentimiento expreso de lo indicado en el instrumento. Extensin: Versin escrita de lo declarado.

Autorizacin : Es la fe que imprime el Notario al documento cuando llena los requisitos de ley.

EXTENSION DE LA ESCRITURA
Medios manuales o mecnicos, seguros y perdurables Caracteres claros Formatos preimpresos, sin dejar espacios en blanco No a abreviaturas

EXTENSION DE LA ESCRITURA (2)

Idioma castellano Cantidades y referencias numricas se expresarn en letras y entre parntesis se anotarn las cifras correspondientes Ej. Mil novecientos cincuenta (1.950)

INTERVENCION DE INTERPRETES
Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma espaol El interpreta tambin firmar y se dejar constancia de su intervencin e identidad.

EXTENSION DE LA ESCRITURA (3)

Se emplear el papel autorizado por el Estado. Al final de cada instrumento y antes de la firma indicarn los nmeros distintivos de las hojas empleadas. Ejemplo : Papel notarial No. AA 18969294/95/96/97.

COMPROBANTES FISCALES

Paz y salvos de : Impuesto predial Valorizacin municipal Valorizacin departamental.

PROHIBICION DE EXTENDER INSTRUMENTOS SIN COMPROBANTES FISCALES

Los comprobantes fiscales los presentarn los interesados al momento de solicitar el servicio notarial. Prohbase a los notarios extender instrumentos sin los presentacin previa de los certificados y comprobantes fiscales, aunque estos no sean numerados, fechados ni autorizados inmediatamente con la firma del notario.

UNIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA PUBLICA

La escritura ser firmada, numerada y fechada en un mismo acto. (Art.9 Dec.2148/83).
Excepcionalmente y por causa justificada el Notario podr aceptar el otorgamiento en diferentes momentos sin que se afecte la unidad formal, podr enumerarla y fecharla con la firma del primer otorgamente y una vez firmada por todos los comparecientes la autorizar . Los efectos se retrotraen al momento de la primera firma.

AUTORIZACION DEL NOTARIO

Autorizar el instrumentos una vez cumplidos todos los requisitos formales y presentados los comprobantes fiscales. La autoriza con su firma autgrafa

IDENTIFICACION DE LAS ESCRITURAS

Nmero de orden correspondiente, en letras y en nmero Datos de municipio, departamento, repblica Fecha Nombre y apellido del notario e identificacin del circulo que delimita su funcin.

PROTOCOLO
Conjunto ordenado de las escrituras y los documentos que se guardan anualmente y forman libros integrados por tomos representativos del archivo fundamental del Notario. (Dec. 960/70 Art.107)

PROTOCOLIZAR
Consiste en guardar o incorporar en el protocolo por medio de escritura pblica las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en l para su guarda o conservacin.

DOCUMENTO PROTOCOLIZADO
Por la protocolizacin el documento protocolizado no adquiere mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga Cuando los documentos a ser protocolizados deban ser registrados, esta formalidad se cumplir primero que la protocolizacin.

ELEVAR A ESCRITURA PUBLICA

Consiste en transcribir textualmente, integramente en la escritura pblica un documento, una declaracin, una constancia que conste en otro documento.

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA

Todos los actos y contratos de disposicin y gravamen de bienes inmuebles. Aquellos que la ley exija esta solemnidad.

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA (2)

Compraventa Hipoteca y cancelacin de hipoteca Donacin Venta de derechos herenciales Liquidacin de la comunidad Patrimonio de familia Usufructo

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA (3)

Propiedad horizontal Afectacin a vivienda familiar Liquidacin de la sociedad conyugal Liquidacin de la sociedad patrimonial de hecho Englobe, desenglobe, actualizacin de linderos Testamentos

ACTOS Y CONTRATOS SUJETOS A ESCRITURA PUBLICA (4)

Constitucin de sociedades Escisin Fiducia mercantil Leasing inmobiliario Empresa unipersonal.

OBLIGACIONES DEL NOTARIO

Verificar la conformidad entre las declaraciones de los otorgantes, su propsito y la naturaleza del acto. Sugerir correcciones para que se acomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales y a la expresin idiomtica Velar por la legalidad de las declaraciones

IMPARCIALIDAD DE LA FUNCION NOTARIAL

El notario est al servicio del derecho y no de ninguna de las partes: prestar asesora y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliadora.

AUTONOMIA NOTARIAL

Los notarios son autnomos en el ejercicio de sus funciones y responsables conforme a la ley. (Art.8 Dec. 960/70)

DISPOSICIONES ESPECIALES EN MATERIA DE INMUEBLES

Identificacin de los inmuebles objeto de declaracin Indicacin del ttulo de adquisicin Indicacin sobre la existencia de gravmenes y dems limitaciones Valor de los bienes objeto de declaracin Determinar el rea restante Determinar los predios a englobar y el predio englobado.

INDICACION DEL TITULO DE ADQUISICION

Indicar con los ttulos de adquisicin del inmueble que se transfiere o se grava, con los datos de su registro. Si se careciere de ttulo inscrito, as lo expresar indicando la fuente de donde pretende derivar su derecho.

INDICACION DE GRAVAMENES Y DEMAS LIMITACIONES DE DOMINIO

Quien dispone deber manifestar expresamente la existencia de gravmenes, derechos de uso, habitacin, usufructo, servidumbres, limitaciones o condiciones, embargos o litigios pendientes, y en general, toda situacin que pueda afectar al inmueble, y si lo posee materialmente.

PRECIO O VALOR DE LOS BIENES OBJETO DE TRANSACCION

El precio o valor de los bienes objeto de transaccin o declaracin se expresarn en moneda colombiana. Cuando el precio se indique en moneda extranjera se establecer su equivalencia en moneda nacional.

DESENGLOBE DE TERRENOS

Cuando se segreguen una o ms porciones de un inmueble, se identificarn y alindern los predios segregados y el de la parte restante. Cuando se exprese la cabida se indicar la cabida en el sistema mtrico decimal.

AREA RESTANTE
El rea restante de un predio se identificar con el nmero de matrcula del predio de mayor extensin, en el rea de cabida, descripcin y linderos se indicar que se trata de la parte restante y se har referencia al ttulo que contiene los linderos, indicando tambin el rea del predio.

ENGLOBE
Cuando en una escritura se engloban dos o ms predios, se individualizarn y alindarn claramente cada uno de ellos, se citarn los ttulos de adquisicin con los datos de registro y las cdulas catastrales y se individualizar y alindar el terreno as formado.

LECTURA DE LA ESCRITURA
Expedida la escritura pblica ser leda en su totalidad por el notario o por los otorgantes, quienes podrn aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes expresarn su asentimiento.

FIRMA DE LA ESCRITURA
La escritura concluye con las firmas autgrafas de los otorgantes y de las dems personas que hayan intervenido en el instrumento.

ADVERTENCIA DE LOS NOTARIOS

Las que considere pertinentes segn el tipo de contrato, especialmente sobre la necesidad de inscribir en el registro dentro del trmino legal. Noventa (90) das hbiles para la hipoteca y el patrimonio de familia.

CAUSALES DE NULIDAD FORMAL DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS

Actuar por fuera de la competencia territorial Carecer de la fecha, el lugar de autorizacin y la denominacin legal del notario Faltar la comparecencia de alguno de los otorgantes o no se establezca su identificacin Faltar el consentimiento de los comparecientes

NO AUTORIZACION DEL INSTRUMENTOS

Cuando el notario llegue a la conviccin de que el acto sera absolutamente nulo (Art.1504 C.C.)
Incapacidades (Dementes, impuberes, sordomudos) Objeto y causas ilcitos

Los notarios no responden de la veracidad, ni de la capacidad o aptitud legal de los declarantes para celebrar el acto o contrato respectivo.

CORRECCION DE ERRORES
Antes de la firma de la escritura (art.101
Dec.960 de 1970)

Una vez autorizada la escritura (art.102

Dec.960 de 1970)

Errores puramente aritmticos (art.103

Dec.960 de 1970)

CORRECCION DE ERRORES (2)

Error en nomenclatura, denominacin o descripcin de un inmueble, en la cita del nmero catastral, cita de los ttulos antecedentes mediante escritura aclaratoria del actual propietario del inmueble. (art.103 Dec.960 de 1970) Error en los ttulos antecedentes y su inscripcin en el registro, si se establece mediante certificado de tradicin y ste se protocoliza. (art.104 Dec.960/70)

CORRECCION DE ERRORES (3)

Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurdico no podr autorizarse escritura de correccin ni aclaratoria. Se deber cancelar o dejar sin efecto la anterior por medio de una nueva de la cual se tomar la correspondiente nota de referencia.

RECONSTRUCCION DE ESCRITURAS PUBLICAS

Escritura perdida o destruida en todo o en parte podr ser reconstruida con copia autntica, de preferencia con la que repose en archivo oficial, mediante la reproduccin total y autntica de sta. El notario la colocar en el sitio correspondiente del protocolo indicando con su firma que reemplaza la original (Art.105 Dec.960/70)

JURISDICCION VOLUNTARIA
Es la atendida por los jueces en la cual no existe litigio u oposicin entre las partes. Al notario se le traslada el conocimiento de algunos de estos trmites con el fin de descongestionar los despachos judiciales.

JURISDICCION VOLUNTARIA(2)
Liquidacin de herencia (Dec.902 de 1988) Liquidacin de la sociedad conyugal
(Dec.902 de 1988)

Matrimonio civil (Dec.2668 de 1988, Dec.1556

de 1989) Insinuacin de donaciones (Dec.1712 de 1989) Correccin de registros civiles (Dec.1260/70, art.90 a 94)

CANCELACIONES DE ESCRITURAS
Se puede hacer por : Por decisin individual (cuando en la declaracin solo ha actuado una persona). Mutuo acuerdo de las partes (siempre que
la retractacin o la cancelacin no est prohibida (Art.45 y 46 Dec.960/70)

Decisin judicial

CANCELACION DECRETADA JUDICIALMENTE (Art. 47 Dec.960/70)

Declarada por el juez. Exhorto comunicando al notario sobre la decisin. El exhorto ser protocolizado en la Notara. Si tiene relacin con bienes inmuebles deber ser registrado.

CANCELACIN DE GRVAMENES, LIMITACIONES, CONDICIONES (Art.49 Dec.960/70)

Se har por el titular del derecho en otra escritura. Ej. usufructo, uso y habitacin, servidumbre etc.

CANCELACIN DE HIPOTECAS
(Arts.49 y 50 Dec.960/70 y 27 Dec.2148 del 83)

Con la declaracin del acreedor (Actual

titular del crdito). Quien deber demostrar su calidad con documentos pertinentes.

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS (Decreto 1260/70)

El registro civil de las personas-antecedentes: Ley 2159 de 1852. Notarios / La iglesia catlica. Ley 57 de 1887. Las partidas eclesisticas tenan calidad de prueba principal del estado civil. (Ratificado por el Concordato)

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS (2)

Ley 92 de 1938. Encarg del registro civil a los notarios, alcaldes y funcionarios consulares en el exterior. Prueba principal del registro, las copias expedidas por los encargados de llevar el registro. Prueba supletoria, las partidas de origen eclesistico.

ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS (3)

Decreto 1260 de 1970. Encargados de llevar el registro civil: Registradores en los municipios que no sean sede de notara. Notarios y excepcionalmente alcaldes, en donde no hay registrador ni notario. Corregidores e Inspectores de Polica (Autorizados por la Registradura Nacional.

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