XXI ERAUP 99

Tema: Encuentros Distritales Instructora: Carmin Fortes PROPÓSITO Al comenzar a referirnos a los encuentros rotaractianos es necesario que dejemos en claro cual es el principal propósito de los mismos. Debemos tener en cuenta que, aunque podamos observar objetivos secundarios, como puede ser fomentar la camaradería entre los clubes, socios o distritos, el propósito fundamental es la FORMACIÓN. Siempre debemos tener en cuenta la oportunidad de FORMAR Y CAPACITAR que nos brindan los encuentros, no desperdiciando el gran esfuerzo que requiere la planificación y organización de un encuentro, elaborando un programa mediocre y vacío de contenido. También siempre se debe tener presente que debe existir un equilibrio entre los tiempos de trabajo y de recreación a fin de no saturar a los asistentes. Otra sugerencia a tener en cuenta es que hasta en los encuentros llamados de compañerismo se debería intercalar alguna charla, taller o seminario destinado a la formación y capacitación de la gente. CLASIFICACIÓN DE LOS ENCUENTROS Podemos dividirlos en dos grupos principales para su identificación: 1 - Encuentros con OBJETIVOS FIJOS 2 - Encuentros con OBJETIVOS VARIABLES Además puede realizarse otra clasificación según quienes participan: 3 - Encuentros DISTRITALES 4 - Encuentros MULTIDISTRITALES 1 - ENCUENTROS CON OBJETIVOS FIJOS Son aquellos donde la forma, características y modalidades de llevarlos a cabo ya están preestablecidas y su realización constituye el medio de canalizar las propuestas básicas para el desarrollo de las actividades distritales y reglamentarias. Por ejemplo Asamblea de Presidentes, elección del Representante, etc. Dentro de estos encuentros puede haber a su vez objetivos variables planteados con el fin de corregir o subsanar necesidades planteadas por los clubes o el Representante. Dentro de los encuentros con objetivos fijos podemos encuadrar los siguientes: == Seminarios En estos encuentros los objetivos fundamentales son la información y la capacitación de los asistentes, a través de instructores y oradores con amplios conocimientos de los temas a tratar. Estos encuentros pueden tener una temática uniforme o bien diferentes temáticas de trabajo según los niveles de los asistentes. Podríamos citar como ejemplos: Seminarios para Presidentes Electos, para Asesores Rotarios, para futuros Representantes, sobre Planificación, etc. == Foros Son reuniones destinadas a discutir asuntos de interés actual, ante un auditorio que puede intervenir en la discusión con modalidades de grupo de trabajo, de charlas, debates, conclusiones, o diferentes técnicas grupales. En los foros pueden abordarse temas rotaractianos o extrarotaractianos.

== Asambleas En muchos distritos estos encuentros tienen temas centrales como lo son el balance del período, cambio de autoridades, informe de los planes de trabajo de los clubes y del Representante entrante. En otros distritos se agregan objetivos variables. Debe tenerse en cuenta que una Asamblea es un encuentro abierto a todos los socios ya que además de capacitar a los funcionarios entrantes, se pueden tomar importantes decisiones. La Asamblea de Presidentes se puede llevar a cabo durante la Asamblea o bien en cualquier otro encuentro distrital, o bien cuando los clubes o el Representante vean la necesidad de efectuarla para tratar temas de importancia, que hagan al funcionamiento del Distrito. Es importante destacar que a las Asambleas de Presidentes como a las de Representantes pueden no solo asistir, sino también participar cualquier socio interesado en hacerlo. == Conferencias En estos encuentros los temas a tratar y las mecánicas de trabajo quedan a consideración del Representante y el club anfitrión, según los lineamientos que se hayan planteado para el período. Podemos decir, en términos generales, que en la conferencia se tratan temas como la marcha de los clubes y del Distrito, se evalúan los planes de trabajo y su desarrollo con el fin de realizar los ajustes necesarios para terminar el período; pueden también alternarse charlas, debates o talleres grupales, en los que se tratan temas extrarotaractianos de actualidad. 2 - ENCUENTROS CON OBJETIVOS VARIABLES Son aquellos que propone el Representante con el fin de canalizar algún objetivo del plan de trabajo, por lo que queda librado a cada Representante la realización de los mismos. Como ejemplo pueden citarse: Olimpíadas rotaractianas, campamentos, encuentros de cultura y amistad, etc. 3 - ENCUENTROS DISTRITALES Todos los encuentros de los que hablamos hasta el presente en este informe son considerados encuentros Distritales ya que su realización afecta a un solo distrito y sus respectivos clubes, dejando siempre en claro que pueden participar socios de otros distritos sin modificar la clasificación. 4 - ENCUENTROS MULTIDISTRITALES Son aquellos en los cuales participan en su planificación, organización y asistencia más de un distrito, como los pueden ser las conferencias o asambleas bidistritales, tridistritales, etc. El ejemplo más claro y didáctico de un encuentro multidistrital es el ERAUP. PLANIFICACIÓN Vale la pena recordar algunos conceptos sobre planificación al momento de llevar adelante una organización de un encuentro distrital para garantizar su éxito en todo momento. Comenzamos suponiendo que un líder debe valorizar el tiempo propio y el ajeno al grado tal de no provocar movimientos inútiles, tareas indebidas, desinteligencias entre los intervinientes, duplicidad de las tareas, etc. La mayoría de los conflictos que surgen son como consecuencia de haber hecho un trabajo con mala administración de los recursos humanos o materiales. Una buena planificación reduce considerablemente las desinteligencias, desaciertos, imprevisiones, amarguras, etc. que son, sin dudas, la verdadera fuente de problemas y comienzo de confrontaciones. Para que un trabajo o proyecto pueda tener éxito debemos: “HACER EXTRAORDINARIAMENTE BIEN LAS PEQUEÑAS COSAS” Es por eso que antes de comenzar a realizar a estructurar y desarrollar una planificación debemos ajustar debidamente las respuestas a las siguientes preguntas:

-QUÉ quiere hacer? -PARA QUE y POR QUE lo quiere hacer? -CÓMO lo quiere hacer? -CON QUE lo quiere hacer? -CON QUIENES lo quiere hacer? -CUANDO y DONDE lo quiere hacer? -CUANTO requerirá lo que quiere hacer? -CUMPLE la prueba cuádruple? -CUMPLE los objetivos de su club? Escriba las respuestas y analícelas cuidadosamente a fin de que no sean contradictorias, duales, indefinidas o inciertas. Luego forme un Subcomité y cuéntele a cada miembro QUE quiere hacer, dándole la oportunidad de que expresen su opinión y sus ideas. Después de conversar con todos los intervinientes podrá responder de manera más específica las preguntas anteriores y después sí realizar la planificación correspondiente: 1 - Encabezamiento 2 - Enunciación de los objetivos 3 - Desarrollo de tareas y acciones 4 - Presupuestos de tiempos y lugares 5 - Presupuesto de recursos materiales, montos estimativos 6 - Comités y/o clubes y/o entidades intervinientes. 7 - Determinación de fecha y lugar de inicio del programa 8 - Enunciación de estrategias y metodologías a emplear 9 - Evaluación de los resultados Finalmente y antes de entrar detalles específicos de los encuentros, hay que tener en cuenta que la realización de eventos brinda oportunidades que deben ser programadas con especial cuidado, como lo son las vinculaciones con otras entidades, instituciones oficiales, difundir la idea del club organizador, conocer nuevas personas, tener acceso a la prensa y fundamentalmente ejercitar y probar nuestro liderazgo y nuestro orden. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ENCUENTROS Para planificar un encuentro rotaractiano es necesario hacer la distinción entre lo que es programa y la organización en sí del encuentro. PROGRAMA DE UN ENCUENTRO DISTRITAL Es función y responsabilidad del equipo de representación los objetivos y lineamientos que se elaborarán en un encuentro. A su vez puede la representación elaborar por sí misma las mesas de trabajo, seminarios o charlas o bien comprometer a los oradores, rotarios o rotaractianos para que desarrollen alguna metodología de trabajo pero siempre planteando los objetivos de las mismas y hacia donde se quiere llegar. Es necesario tener en cuenta que se debe mantener una estrecha relación entre los responsables del programa y los organizadores. Es necesario aclarar que el programa estará distribuido según las necesidades del Representante, debiendo el club anfitrión organizar las actividades de recreación, según los tiempos determinados por el Representante y el Comité Programa. ORGANIZACIÓN DE UN ENCUENTRO DISTRITAL Es importante que el club organizador sepa cuales son las pautas que se deben seguir para una buena organización y que es función del Representante asesorar sobre el tema a cada uno de los clubes que vayan a ser los anfitriones del encuentro. A continuación desarrollamos un modelo tentativo de como organizar un encuentro diferenciando las funciones de cada uno.

COORDINADOR STAFF SECRETARIA EJECUTIVA ALOJAMIENTO Hospedaje Alimentos Higiene Seguridad Atenc. Medica Ornamentac. PROGRAMA R.R.P.P. TESORERÍA FINANZAS TÉCNICA

Coord. Mesas de Trabajo Diario Memoria Tiempo libre

Recepción Ubicación Difusión Informes Protocolo Boletín

Kiosco Aportes Adhesiones

Sonido Fotografía Papelería Fotocopias

COORDINADOR Es quien deberá llevar adelante los lineamientos planteados por la Representación. Deberá mantener informado al Comité de Pro - Juventud de la Gobernación rotaria y al Representante del desarrollo de la organización. Realizará la compaginación y adecuación entre todas las secretarias supervisando y aconsejando sobre el manejo de las tareas encomendadas. Deberá realizar periódicas reuniones con los secretarios y el staff para evaluar el nivel de trabajo y el cumplimiento de las pautas establecidas. STAFF Este organismo consiste en un consejo consultivo y asesor del encuentro, del mismo participan rotarios vinculados a clubes juveniles, asesores, el Representante Distrital y socios con experiencia en el tema. SECRETARIA EJECUTIVA Todos los despachos, correspondencia, invitaciones, acreditaciones, informes sobre la marcha de la organización, etc. serán elaborados por esta secretaría. TESORERÍA El presupuesto general de evaluación de gastos, y necesidades económicas de cada una de las secretarías, serán confeccionados por el tesorero, como así también el balance general del encuentro y todo trámite financiero propio de la organización y desarrollo del encuentro. ORGANIZACIÓN DEL ENCUENTRO SECRETARIA DE ALOJAMIENTO HOSPEDAJE - Antes del encuentro se encargará del control de camas, colchones, comodidades para guardar ropa y objetos personales, provisión de frazadas y sábanas, previendo las alternativas que se pueden dar en caso de un mayor número de asistentes. Durante el encuentro deberá designar algún encargado de seguir alojando a la gente que llega luego de iniciado el encuentro. También se debe controlar de manera constante las comodidades y necesidades de los participantes. Siempre se aconseja que esta actividad debe organizarse por turnos. ALIMENTACIÓN - Antes del encuentro se deberá encargar de la confección de menús alternativos con sus respectivos presupuestos, evaluando la posibilidad de contratar servicios completos, conseguir vajilla,

cubiertos, elementos de limpieza, previendo la posibilidad de asistentes con comidas especiales (vegetarianos o diabéticos). Durante el evento la atención de las mesas, el cuidado de la cocina y la limpieza del salón, cocina y vajilla. HIGIENE - Antes del encuentro deberá realizar el control de las instalaciones sanitarias, baños, duchas, agua caliente, planificar los turnos de duchas, papel higiénico, cestos, limpieza, etc. Si las instalaciones no cuentan con personal deberá designarse grupos de limpieza. Durante el encuentro esos grupos de trabajo deberán trabajar constantemente en la provisión de los elementos y la limpieza general. ORNAMENTACIÓN - Acondicionamiento de salones para conferencias, mesas de trabajo, baile, apertura y cierre del encuentro, etc. También deberá planificar la provisión de los elementos necesarios para llevar a cabo las actividades (banderas, himnos, campanas, pizarras, papel, etc.). Durante el encuentro se deberá organizar el arreglo de los salones de acuerdo con el desarrollo del programa. Deberá también estar atento a posibles arreglos, reparaciones y trabajos en general. SEGURIDAD Y ATENCIÓN MEDICA - Preparación de un botiquín completo de primeros auxilios, asegurar la asistencia de algún médico o agente de salud, localizar y avisar a los centros de salud más cercanos. También deberá solicitar oportunamente y diagramar un archivo con los datos sanitarios de los asistentes (enfermedades, grupo sanguíneo, alergias, medicamentos, etc.) SECRETARIA DE PROGRAMA Deberá adaptarse a las condiciones del Representante, colaborando con la organización de las mesas de trabajo, selección u aportes de los disertantes, distribución de los horarios, etc. Deberá planificar las alternativas posibles en caso de mal tiempo, las actividades de compañerismo, y el desarrollo de actividades en el tiempo libre, como excursiones, recreación y deportes. El programa deberá tener el equilibrio justo de actividades de formación y tiempo libre. Durante el encuentro se deberá controlar el cumplimiento de los horarios, y coordinar constantemente todas alas actividades planificadas. SECRETARIA DE FINANZAS Deberá analizar y desarrollar métodos que ayuden a financiar el encuentro, reducción y pago del ticket, confeccionar un presupuesto tentativo junto con tesorería. Definición de la cuota anticipada para cada asistente. Aportes Rotarios, posibilidades de descuentos por pagos adelantados, sistema de confirmación y cobro, etc. Posibilidades de aportes publicitarios y la permanente colaboración con tesorería. SECRETARIA DE RELACIONES PUBLICAS Deberá encargarse de la recepción de inscripciones, la confirmación de la cantidad de asistentes con anterioridad conociendo los horarios de arribo de los diversos contingentes y medios de llegada. Traslado al lugar del encuentro, confección de carteles indicadores y suministrar la información del transporte público disponible. SECRETARIA TÉCNICA Estará a cargo de la papelería, señalización de salones, baños, habitaciones, etc. La confección de paneles informativos, información sobre el programa, actividades específicas y la comunicación interna de novedades. Carpetas, tarjetas de identificación, certificados, tarjetones para comidas, lapiceras, etc. Confección de planillas o cualquier otro elemento gráfico que soliciten las demás secretarías. Sonido, audio, equipo de amplificación, micrófonos, música, ventiladores, luces especiales para disertantes, etc. Durante el encuentro deberá estar atenta a las variaciones y necesidades de cada secretaría como así también a la efectividad de los trabajos ya realizados.

Todas estas actividades deberán tener su trabajo final, como limpieza del local, y sus instalaciones, devolución de los elementos prestados, realización de la memoria y el balance, etc. SUGERENCIAS PARA EL REPRESENTANTE DISTRITAL Conocimiento previo de los clubes, sus posibilidades, intereses y situación. Inserción de los clubes no integrados a la actividad distrital. Posibilidad de probar a clubes nuevos en encuentros de no mucha importancia Controlar e insistir constantemente para que no se produzcan retrasos. Verificar periódicamente la efectividad de las mesas de trabajo. Tener contacto personal con los asistentes Al momento de confeccionar la memoria y el balance del encuentro debe tener en cuenta todo lo referente a la organización previa, desarrollo, finanzas, archivo de secretaría, observaciones, problemas, errores, etc. También hay que tener en cuenta que cuando se confeccionen las invitaciones o circulares, éstas deben ser dinámicas, divertidas, y contener toda la información sobre el encuentro. (fecha, día, hora de inicio, programa, lugar, forma de llegar, mapa, si es necesario llevar ropa de cama o utensilios de cocina y el valor del ticket.) Para realizar este trabajo se tuvieron en cuenta: “Seminarios sobre encuentros distritales “ de Richard Lanza (4970) y aportes de Alejandro Persello y Adrián Merola.

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