Ser eficaz con

Outlook 2007

Introducción
Este curso está basado en métodos de gestión del tiempo Es un profundo cambio de hábitos en tu organización. Se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendiente, guardándolas en un lugar específico.

¿Cuántas veces has hecho esto?

Tengo que pagar la multa de tráfico antes de que me pongan recargo.

Ir a comprar el disfraz para la fiesta del cole del niño. Y es mañana.!!!

¿Qué es un método de gestión del tiempo? .

Trabajo Vida Personal .

Hábitos .

Listas .

4 pasos .

¿Qué necesito? .

Liberar la mente .

Inbox .

…y tu jefe te envía un mail pidiendo algo urgente 3. …¿dónde pones el budget y facturas que tienes que aprobar? . …y asistes a una reunión ¿dónde pones las notas de la reunión? 2.Inbox Cuando estas trabajo… en el 1.

Inbox Cuando estas del trabajo a casa. Las entradas se ponen a la venta la semana próxima . …y te paras un momento a dejar ropa a la tintorería.. … oyes por la radio una canción de Bruce y quieres ir al concierto. ¿dónde pones el resguardo? 3. …y respondes una llamada (con bluetooth claro) y un amigo te pide algo 2. 1.

. .. … y tu hijo le han dado un calendario de partidos de básquet. Y se ha terminado el café 2. al que tienes que acompañar 3. … y tienes amigos a cenar el fin de semana y tienes que ir a comprar la cena.Inbox Cuando estas en casa… 1.

Inbox .

4 pasos .

Los cuatro pasos fundamentales Recopilar Procesar Organizar Revisar .

 Y cada vez que venga a la cabeza algo que hacer se apuntará en la bandeja de entrada .Recopilar  Es la acción de recopilar todo lo que se lleva almacenando durante años (cuidado! puede llevar tiempo).  Se va a apuntar todo en el inbox o bandeja de entrada.

Practica de Recopilar Utilizar la recopilación que se ha hecho anteriormente .

¿Cuál es la acción siguiente? .

.

delete. defer.Procesar  Aplicar la regla de los dos minutos  ¿Requiere acción? Delegarla o guardarla en una carpeta  ¿No requiere acción? Archivarla o eliminarla Aplicar la regla de las 4 D’s. do it . delegate.

ya que requiere de muchas tareas Lo he delegado a Diego Requiere acción y no la puedo hacer en dos minutos. lo hago. Asigno a carpeta Me interesa leerlo cuando pueda.Práctica de Procesar Requiere acción y no la puedo hacer en dos minutos. Asigno a carpeta Es un proyecto. Asigno a carpeta Lo puedo hacer en 2 minutos. Asigno a carpeta Requiere acción y no la puedo hacer en dos minutos. .

Conseguido!!! Eliminado lo que no se necesita Colocado en su sistema organizativo recordatorios sobre acciones que requieren más de dos minutos Confiado a otros las tareas que se pueden delegar Completado todas las acciones que requieren menos de dos minutos Identificando cualquier compromiso mayor (proyecto) .

Organizar  La organización se realizará en carpetas  Siguientes acciones  Proyecto  Delegado  Algún día  1:1 .

 Puedes mezclar personal y profesional .Carpetas Llamar por teléfono Enviar un mail Comprar café Próximas Acciones  Poner todo lo que sea urgente y necesario a realizar a corto término.

 Para realizar un proyecto es necesario realizar más de una acción .Carpetas Campaña de marketing Mudanzas Formación CTUG Proyectos  Aquí se escriben los proyectos de la vida profesional como de la vida privada.

Carpetas Delegado Pedir a Diego el acta Preguntar a alguien una duda Preguntar la hora para llevar el coche al taller  Todo lo que hayas delegado en alguien .

.Carpetas Correos de Marketing Artículos interesantes Aprender a tocar la guitarra Algún día  Se puede apuntar las tareas que gustaría realizar algún día pero no tiene un sitio en el calendario.

. Por ejemplo: Cuando vaya a hablar con Diego solo tendré que sacar la lista.Carpetas 1:1 1:1 Diego: -Revisar presentación CTUG .Pedir la dirección del restaurante  Crear listas temáticas para personas determinadas y sitios determinados.Hablar formación próxima semana .

Practica de Organizar Próximo Proyecto En espera Algún día 1:1 Haz lo mismo con los post its creados inicialmente y procésalos .

2 veces al día. de cómo mínimo.  Reasignar a medida que cambien de estado  Ser ágil .Revisar  Y todo esto no se aguanta si no existe una revisión de las carpetas.

Practica de Revisar Próximo Proyecto Delegado Algún día 1:1 .

Un ejemplo Acción: Realizar un pedido 1. (Delegado)…. Una vez echa la llamada se deberá esperar a que el comercial le envíe la propuesta 3. Cuando reciba la propuesta (Revisar). . Llamar a un comercial para hacerle un pedido ( 1:1 llamadas). 4. 2. Una vez revisada la remitirá a su jefe para que éste la apruebe (Delegado).

Outlook .

El proceso Bandeja de entrada ¿Qué es? Algún día/tal vez Desechar papelera A consulta NO ¿Requiere acción? SI ¿La siguiente acción llevará menos de dos minutos? SI NO Hacerlo Delegarlo Posponerlo En espera/Pendiente (de que alguien lo haga) Agenda (fijar fecha para hacerlo) Próximo/Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda) .

Vista calendario .Panel de control.

Panel de control.Vista tareas .

Las tareas pendientes clasificadas por categorías. Las siguientes citas en nuestro calendario 3. Calendario donde los días en negrita significa que existe alguna cita en el calendario. ir a: Ver/ Barra de tareas pendientes/ Normal 1. . 2.Barra de Tareas Pendientes Si se tiene desactivado la barra de tareas pendientes. Para ver esta vista es necesario clicar con el botón derecho en la barra y seleccionar personalizar.

los campos que 2.Barra de Tareas Pendientes 1. Más opciones . Agrupar por categorías y ascendente y opciones predeterminadas de contraer todo 3. mostrará aparecerán en esta vista. Campos.

siguientes acciones (opcional) . 3. Se puede establecer un clic rápido(opcional) 3 5. Todas las categorías.Categorías 1 2 4 1. También se puede asignar una combinación de teclados para asignar una categoría a nuestra tarea 4. Para cambiar las categorías que vienen por defecto a las que se quieran. poner un punto a la carpeta .Vista tareas. 2. Si se quiere que la carpeta de siguientes acciones esté arriba del todo. Para personalizar las categorías según el método que se ha estado hablando y otras categorías que nos sean útiles.

Las tareas creadas quedan almacenadas en (ninguno) hasta las fases de procesar y organizar. . ya que esto se realizará durante el procesar y organizar. Es importante fijarse que a la tarea creada no se le asocia ninguna categoría.Recopilación de tareas Estas son dos de las posibilidades de registrar tareas. Se considera como la bandeja de entrada y se realizará la recopilación por aquí.

.Recopilación de tareas-correo Un porcentaje muy alto de las tareas entran por el correo electrónico. con el botón derecho presionado. Esto creará una tarea en nuestra “bandeja de entrada” clasificado como ninguno. Existen diferentes métodos aunque se aconseja el arrastrar el correo. así que se tendrá que crear un método para crear tareas desde un correo electrónico de una manera rápida. hacia las tareas.

es marcando el correo como marca de seguimiento (botón derecho en la bandera del correo).Recopilación de correos .marcas Otro método para registrar en la bandeja de entrada los correos electrónicos. . Cuidado ya que de este modo cuando se borre la tarea se eliminará el correo.

Tareas Se puede asignar una tarea a otra persona Crear una tarea periódica Realizar una marca de seguimiento Clasificar la tarea según nuestro método de carpetas Marcar la tarea con un aviso .

delegar Le creará a Diego una tarea Se puede poner fecha de vencimiento También crea la tarea en mis tareas pendiente. .Procesar de tareas. y se puede categorizar como a la espera.

Directamente en la vista de tareas y botón derecho.Organizar de tareas Existen varios métodos de asignar carpetas a las tareas. También se podrá organizar las tareas desde la barra de tareas pendientes (botón derecho en cualquier tarea) y clasificar la tarea de la bandeja de entrada en las carpetas. .

Organizar de tareas A veces será necesario tener una tarea en dos categorías. .

También existen tareas que se pueden realizar durante el día y no en una hora concreta Se aconseja que se apunten absolutamente todas las tareas en la barra de tareas pendientes y solo lo que tenga una fecha y hora determinada se fija en el calendario. el resto en tareas. . Pero por otro lado no se puede apuntar absolutamente todo con una fecha y hora.En tareas o en calendario Existe un estudio que dice que se realizan más las tareas apuntadas en el calendario.

Ahora bien. el sistema de organización material tiene que ser mejor que el mental. . para que esto suceda.Resumen Disponer de un sistema fiable y global de organización nos proporciona un poder tremendo. ya que nos permite dejar de pensar en pequeñeces y centrarnos en el pensamiento intuitivo sin que nos distraigan todos los asuntos que no hemos abordado apropiadamente.

com/ Libros:  Take back your life.Bibliografía Blogs:  Canasto El Canasto es un blog sobre la Productividad Personal y Getting Things Done http://canasto. productividad personal.Sally McGHEE and John Wittry  ISBN: 9780735623439  Organízate con Eficacia – David Allen  ISBN: 9788496627086 .es/  Hábitos Vitales Hábitos Vitales intenta cubrir: como lograr objetivos.com/  Think Wasabi: blog sobre tecnología y productividad http://thinkwasabi. motivación… http://www.habitosvitales. organización personal.

Gracias .

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