CAPITOLUL II. A.

DECIZIA ŞI MODELE DE DECIZII
DECIZIA este un instrument de exercitare a managementului şi reprezintă elementul esenţial al activităţii manageriale, fiind cel mai important instrument specific de exprimare al acesteia. Decizia managerială reprezintă hotărârea care are urmări imediate asupra activităţii personalului din subordine, fiind în final, un act cu caracter obligatoriu, normativ, prin care organismele şi persoanele investite cu autoritate şi responsabilitate decizională stabilesc direcţia unei acţiuni şi modul ei de realizare, cu asigurarea resurselor corespunzătoare. Legat de activitatea bibliotecii şcolare, în fiecare unitate de învăţământ trebuie să existe cel puţin următoarele tipuri de decizie:  decizie pentru constituirea comisiei de organizare şi desfăşurare a concursului pentru ocuparea postului de bibliotecar şcolar;  decizie pentru constituirea comisiei de predare-primire a gestiunii bibliotecii şcolare;  decizie pentru constituirea comisiei pentru desemnarea bibliotecarului şcolar ca gestionar al fondului de carte al bibliotecii şcolare;  decizie privind aprobarea regulamentului de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare;  decizie privind numirea comisiei pentru elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurilor operaţionale în biblioteca şcolară;  decizie pentru constituirea nomenclatorului de documente de bibliotecă şi a responsabilului cu întocmirea acestora;  decizie pentru numirea responsabilului cu verificarea, întocmirea, numerotarea filelor, şnuruirea şi gestionarea RMF şi RI;  decizie privind numirea bibliotecarului responsabilul cu întocmirea evidenţei, păstrarea, actualizarea circuitului documentelor bibliotecii şcolare;  decizie pentru constituirea comisiei de achiziţii de publicaţii pentru biblioteca şcolii, necesare desfăşurării actului educaţional;  decizie pentru constituirea comisiei pentru alegerea auxiliarelor şi manualelor şcolare alternative;  decizie pentru constituirea comisiei de inventariere şi recepţie a publicaţiilor nou achiziţionate;  decizie pentru constituirea comisiei de casare a publicaţiilor deteriorate;  decizie pentru constituirea comisiei de analizare a acţiunilor de sustragere sau distrugere a unor publicaţii din fondul de carte al bibliotecii şcolare;  decizie pentru constituirea comisiei de recuperare valorică a publicaţiilor pierdute sau deteriorate;  decizie pentru constituirea comisiei de evaluare a riscurilor din biblioteca şcolară;  decizie pentru constituirea comisiei pentru arhivarea şi reconstituirea documentelor de bibliotecă;  decizie pentru activităţi educative extraşcolare în care este implicată biblioteca şcolii;  decizie pentru constituirea comisiei de consiliere şi orientare profesională a elevilor unităţii şcolare din care va face parte şi bibliotecarul şcolar;  decizie pentru constituirea comisiei pentru perfecţionare metodico-ştiinţifică a cadrelor didactice şi auxiliare;  decizie pentru constituirea comisiei pentru proiecte de integrare europeană din care va face parte şi bibliotecarul şcolar;  decizie pentru constituirea comisiei de asigurare a imaginii şcolii (biblioteca unei şcoli este cartea de vizită a acesteia). După adoptarea deciziei, urmează în mod necesar o etapă de control al tuturor elementelor ce au stat la fundamentarea deciziei; aceasta reprezintă o analiză care supune unei examinări de ansamblu factorii, împrejurările şi raţiunile care au condus la decizia luată. Analiza se încheie cu stabilirea în detaliu a planului de aplicare, identificarea, cu multă atenţie a tuturor dificultăţilor posibile precum şi a căilor de rezolvare. Această analiză finală este deosebit de importantă şi nu se recomandă a fi neglijată. În cazul în care consecinţele deciziei nu sunt în concordanţă cu expectanţele, sau dacă dificultăţile de aplicare sunt

importante, se impune o reconsiderare totală; aceasta poate conduce la reluarea ciclului de la început, respectiv iniţierea unui nou proces de analiză a deciziei. 1. Caracteristici ale actului decizional Actul decizional are la bază următoarele caracteristici: • criteriile de decizie; • obiectivul; • decidentul; • mulţimea alternativelor; • mulţimea stărilor posibile; • mulţimea consecinţelor; • utilitatea aşteptată de decident în baza realizării unei anumite consecinţe. 2. Factori determinanţi Factorii determinanţi în luarea deciziei se pot împărţi în două mari categorii: • factori interni; • factori externi. Factori interni (tehnici, economici, sociali): • Factorul decident reprezentat de calităţile, cunoştinţele şi capacităţile individuale ale persoanelor sau ale grupului antrenate în luarea deciziei; • Motivarea ca acţiune de depistare şi de satisfacere a factorilor de stimul pentru participarea la procesul conducerii şi la acţiunea de materializare a lui în practică; • Responsabilitatea ca atitudine faţă de conţinutul şi consecinţele deciziei; • Volumul informaţilor aflate la dispoziţia factorilor decidenţi care se referă atât la fenomene cunoscute, cât şi la unele necunoscute, dar a căror probabilitate şi sens se pot predetermina; • Mediul intern reprezentat de nivelul şi complexitatea elementelor de dotare materială a unităţilor, influenţa continuă exercitată de revoluţia tehnico-ştiinţifică, nivelul de pregătire al personalului, stadiul la care au ajuns mijloacele de informare, climatul de muncă. Factori externi (tehnici, economici, sociali) • Sensul şi ritmul de dezvoltare a ramurii sau domeniului de activitate; • Informaţiile referitoare la valorificarea cercetărilor tehnice, economice şi sociale; • Restricţiile cu caracter funcţional, de structură, dimensiune şi cele cu caracter normativ-legislativ; • Cadrul de relaţii reprezentat de ansamblul controlat al relaţiilor cu alte organisme. • Cadrul legislativ. 3. Clasificarea deciziilor În procesul decizional, situaţiile decizionale se manifestă în: • condiţii de certitudine (probabilitatea de a realiza obiectivul este maximă); • condiţii de incertitudine (probabilitatea de a realiza obiectivul este apreciabilă, spre medie); • condiţii de risc (probabilitatea de a realiza obiectivul este redusă). După orizontul activităţilor, deciziile pot fi: • strategice (pentru perioadă mai mare de un an); • tactice (vizează o activitate sau o subactivitate, pentru perioade mai reduse decât intervalul de un an); • curente (sunt cele mai frecvente şi vizează realizarea de obiective individuale, specifice, constând în sarcini şi atribuţii; perioadele de referinţă sunt mai scurte, respectiv câteva săptămâni). În raport cu palierul la care este situat managementul, deciziile sunt: • la nivel superior; • la nivel mediu; • la nivel inferior. După frecvenţa lor, deciziile pot fi:

• periodice (la anumite intervale definite); • aleatorii (la intervale neregulate); • unice (au caracter de excepţie). Posibilitatea anticipării clasifică deciziile în: • anticipate; • imprevizibile. In raport cu competenţa decizională, există: • decizii integrale; • decizii avizate. Sfera de cuprindere evidenţiază existenţa deciziilor: • individuale; • colective. Realizarea unei decizii se face cu respectarea procedurii de întocmire a deciziilor.

B. Modele de decizii Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru concursul de angajare a bibliotecarului şcolar Profesor __________________________, director al ________________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliului de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Art. 10, Art. 11, Art. 12 din Codul Muncii aprobat prin Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003, cu completările şi modificările ulterioare; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Art.5 şi anexa 13 (CONDIŢII privind angajarea şi avansarea personalului în funcţii) din Hotărârea Guvernului nr.281 din 17 iunie 1993 cu privire la salarizarea personalului din unităţile bugetare; - H.G. 749 / 1997 din 23 octombrie 1998 privind aprobarea Metodologiei pentru stabilirea normelor de evaluare a performanţelor profesionale individuale şi de aplicare a criteriilor de stabilire a salariilor de baza între limite; - Contestaţia nr. _____ din_________; DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unităţii de învăţământ comisia pentru concursul de angajare a bibliotecarului şcolar, în următoarea componenţă: Preşedinte:___________ Secretar:_____________ Membru:_____________ Membru:_____________ Art. 2. Comisia se va întruni pentru analizarea şi soluţionarea contestaţiilor în data de _______ la ora____. Art. 3. Comisia va analiza contestaţiile, le va soluţiona şi le va comunica petenţilor în termen de ________ de la întrunire; Art. 4. Comisia va încheia un proces verbal în care vor fi înscrise rezultatele analizei şi îl va preda conducătorului unităţii; Art. 5. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisie de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea gestionarilor de valori materiale la nivelul bibliotecii şcolii Profesor ___________________________, director al ____________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliului de Administraţie din data _______ şi aplicat in baza decizia nr._____ din__________. - LEGEA nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor; - Legea bibliotecilor 334 (R1) din 31/05/2002 - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de__________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. DECID: Art. 1. Începând cu data de_____________ următoarea/ele persoană/e vor prelua gestiunea bibliotecii şcolii după cum urmează: ∗ 1____________________ va prelua gestiunea de ________________ 2____________________ va prelua gestiunea de ________________ Art. 2. Preluarea gestiunii se va face prin efectuarea inventarului de predare-primire de la vechiul gestionar de valori materiale şi întocmirea listelor de inventariere semnate de cei doi respectiv de predător şi de primitor. Art. 3. Rezultatele inventarului de predare primire vor fi înscrise într-un proces verbal care va fi înaintat conducerii unităţii în termen de 7 zile de la finalizarea acestei operaţiuni. Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

în cazul în care gestiunea bibliotecii este preluată de doi bibliotecari

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru alegerea auxiliarelor şi manualelor şcolare alternative; Profesor ________________________, director al _____________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - OMECT 5913/ 2008 privind regimul manualelor şcolare; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliului de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________; - Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare; - Ordinul M.E.C.T. nr. 5913 din 13.XI.2008 privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar; - art.79, art. 80, art. 81, art. 82, art. 86 (1) şi (2), art. 115 (1) şi (2) din METODOLOGIA privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar, Anexă la Ordinul M.E.C.T. nr. 5913 din 13.XI.2008 privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar; - art. 31, lit „j” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005. DECID: Art. 1. La nivelul unităţi de învăţământ, evidenţa şi gestionarea manualelor şcolare este coordonată de o comisie de evidenţă şi gestionare a manualelor şcolare, alcătuită din: a) preşedinte: directorul unităţii/ directorul adjunct al unităţii _____________; b) vicepreşedinte: bibliotecarul unităţii de învăţământ/ responsabilul cu manualele şcolare_____________________; c) secretar: un informatician din cadrul unităţii de învăţământ/administratorul de reţea/ un profesor cu abilităţi de operare pe calculator_______________; d) membri permanenţi: diriginţii/ învăţătorii fiecărei clase: prof._______________________ prof._______________________ prof._______________________ înv.________________________ Art. 2. Comisia de evidenţă şi gestionare a manualelor şcolare, constituită la nivelul unităţii de învăţământ, are următoarele atribuţii: a) întocmeşte şi păstrează evidenţa manualelor şcolare existente în unitatea de învăţământ; b) monitorizează corectitudinea întocmirii evidenţei manualelor şcolare la nivel de clasă; c) întocmeşte/actualizează anual propria bază de date, în conformitate cu formularul-tip de comandă a manualelor şcolare, primite de la Comisia judeţeană de evidenţă şi gestionare a manualelor şcolare; d) completează formularul-tip de comandă a manualelor şcolare; e) monitorizează gestionarea manualelor şcolare în unitatea de învăţământ; f) întocmeşte raportul anual către Comisia judeţeană de evidenţă şi gestionare a manualelor şcolare, cu privire la situaţia manualelor şcolare existente în unitatea de învăţământ;

g) întocmeşte baza de date privind deficitul de manuale şcolare în vederea redistribuirii, de către I.S.J. a manualelor şcolare între unităţile de învăţământ; h) propune conducerii unităţii casarea manualelor şcolare care nu mai pot fi utilizate, din cauza gradului de uzură fizică şi/ sau morală, precum şi a celor a căror valabilitate a expirat. Art. 3. Se numeşte responsabilul cu primirea şi distribuirea manualelor şcolare în persoana domnului (doamnei)______________ bibliotecarul unităţii Art. 4. Gestionarea manualelor şcolare se realizează la nivelul unităţi de învăţământ, prin bibliotecile proprii. Art. 5. La începutul fiecărui an şcolar, bibliotecarul/ responsabilul cu manualele şcolare din unitatea de învăţământ preia, pe baza documentelor justificative, manualele şcolare noi şi manualele şcolare retipărite, de la depozitul de carte şcolară. Art. 6. La nivelul unităţii de învăţământ, manualele şcolare sunt identificate prin coduri, în condiţiile prezentei metodologii. Art. 7. Manualele şcolare distribuite elevilor din învăţământul obligatoriu, respectiv manualele şcolare pentru elevii din învăţământul secundar superior care beneficiază de gratuitate, se recuperează la sfârşitul fiecărui an şcolar. Art. 8. Responsabilul cu primirea şi distribuirea manualelor şcolare va întocmi la începutul fiecărui an necesarul de manuale şi va solicita inspectoratului numărul de manuale necesare; Art. 9. La finele anului şcolar se va ocupa cu recuperarea manualelor şcolare predate la începutul anului şcolar. Art. 10. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate persoanei sus menţionate, de către serviciul secretariat. Nr. _____ din _______ Director, _______________

Unitatea de învăţământ ___________________ DECIZIE pentru numirea comisiei de promovare în grade profesionale a bibliotecarului şcolar Profesor ______________________________, director al ____________________, judeţul _____ numit prin _______________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin OMEC nr. 4925/8.09.2005; - Legea Bibliotecilor nr. 334/2002, cu modificările şi completările ulterioare; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de ______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________; - Codul Muncii aprobat prin Legea nr. 53/2003 cu completările şi modificările ulterioare; - H.G . 161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă salariaţilor; - H.G. 749/1997 din 23 octombrie 1998 privind aprobarea Metodologiei pentru stabilirea normelor de evaluare a performanţelor profesionale individuale şi de aplicare a criteriilor de stabilire a salariilor de bază între limite; - Hotărârea Consiliului de Administraţie din data de____________. DECID: Art. 1 Se numeşte comisia de promovare în grade profesionale a a bibliotecarului şcolar, în următoarea componenţă: - ____________, director - preşedinte; - ____________, director adjunct – membru; - ____________, profesor – membru; -_____________, secretar (şef) – secretar al comisiei; -_____________, contabil şef - membru. Art.2 . Comisia de angajare va verifica documentele personale ale candidaţilor stabilind persoanele care sunt acceptate pentru prezentarea la concursul pentru ocuparea posturilor vacante; Art. 3. Comisia va nota lucrările de la proba scrisă cu note de la 1-10 admis fiind candidatul cu nota cea mai mare; Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. ______ din ________ Director, _________________

Unitatea de învăţământ ________________ DECIZIE pentru numirea responsabilului cu gestionarea, întocmirea şi completarea registrelor de bibliotecă Profesor ____________________________, director al ______________________, judeţul _________ numit prin __________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002 Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. DECID: Art. 1 Se numeşte, începând cu data de ________, responsabil cu gestionarea, întocmirea şi completarea registrelor de bibliotecă pe dl (d-na) bibliotecar ________. Art. 2 Compartimentul secretariat va duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. Nr. ____ din ______ Director, _________________

Unitatea de învăţământ ________________ DECIZIE privind numirea comisiei pentru analizarea cauzelor privind pierderea, sustragerea sau distrugerea publicaţiilor aflate în fondul bibliotecii Profesor _____________________________, director al _____________________, judeţul _________ numit prin ________________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare si funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Metodologia din 21/07/2005, de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate şi de taxare a serviciilor şi a nerespectării termenelor de restituire a publicaţiilor împrumutate din bibliotecile cuprinse în reţeaua învăţământului; - Legea nr. 16 din 1996 privind arhivele naţionale, cu completările şi modificările ulterioare; - LEGE nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - ORDIN nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. DECID: Art. 1 Se constituie, la nivelul unităţii de învăţământ, comisia pentru analizarea cauzelor privind pierderea, sustragerea sau distrugerea publicaţiilor aflate în fondul bibliotecii, în următoarea componenţă: ______________, preşedinte; ______________, secretar; ______________, membri. Art. 2 Comisia va analiza, în termen, cauzele privind pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile şi va dispune măsurile necesare, în cel mult 3 zile de la data înştiinţării şi efectuarea cercetării pentru reconstituirea documentelor. Art. 3 Compartimentul secretariat va duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. Nr. ____ din ______ Director, _________________

DECIZIE privind aprobarea regulamentului intern al bibliotecii şcolare Profesor ______________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin ________________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - art.3. din Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Avizul Consiliului Profesoral întrunit în şedinţa din data de___________; - Hotărârea Consiliului de Administraţie întrunit în şedinţa din data __________; - art. 257- art. 262 din Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003 de aprobare a Codului muncii cu completările şi modificările ulterioare, DECID: Art. 1. Începând cu data de _______________ intră în vigoare Regulamentul intern al bibliotecii şcolare; Art. 2. Regulamentul intern al bibliotecii şcolare a fost elaborat cu consultarea organizaţiei sindicale/reprezentanţilor salariaţilor. Art. 3. Regulamentul intern va fi adus la cunoştinţa salariaţilor instituţiei de învăţământ până la data de __________; Art. 4. Regulamentul intern va fi afişat la sediul instituţiei de învăţământ; Art. 5. Prevederile prezentei decizii vor fi duse la îndeplinire de către serviciul secretariat. Nr. ____ din ______ Director, _________________

Unitatea de învăţământ ______________ DECIZIE privind sancţionarea cu avertisment a utilizatorilor care nu restituie la timp publicaţiile împrumutate Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin ________________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare si funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - art. 264 alin. 1 lit. a, precum şi a art. 268 din Codul muncii, având în vedere: - referatul d-lui __________, angajat pe postul de bibliotecar, din care reiese săvârşirea abaterilor de către salariatul/elevul _____________, DECID: Art. 1 Se sancţionează cu avertisment scris cadrul didactic / elevul/a Art. 2 Decizia va fi comunicată celui în cauză în termen de cel mult 5 zile de la data emiterii şi produce efecte de la data comunicării, cu semnătură de primire, ori, în caz de refuz, prin scrisoare recomandată, la domiciliul sau reşedinţa comunicată de acesta. Art. 3 Prezenta decizie poate fi contestată în termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicării la Tribunalul ________ – Secţia Litigii de Muncă. Art. 4 Compartimentul secretariat va duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. Nr. ____ din ______ Director, ______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei de perfecţionare metodico-ştiinţifică, cercetare şi dezvoltare profesională a cadrelor didactice şi auxiliare Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin ________________________________, În temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 şi 160 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. Având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat in baza deciziei nr._____ din__________; - Ordinul M.E.C. nr. 3770 din 19.05.1998 privind aprobarea Metodologiei formării continue a personalului didactic din învăţământul preuniversitar, - art. 32 alin .(4) şi alin (5) si art.33 din Statul personalului didactic (Legea nr. 128/1997, cu modificările şi completările ulterioare), - Hotărârea Consiliului Profesoral din data ______; DECID: Art.1. Se constituie comisia pentru perfecţionare metodico-ştiinţifică, cercetare şi dezvoltare profesională a cadrelor didactice şi auxiliare, în următoarea componenţă: 1. Preşedinte –_______________ 2. Membrii- R.C.A.3. Membri: şefii de catedră: Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) menţinerea permanentă a contactului cu I.S.J., cu scopul informării prompte a personalului didactic cu privire la modificările ce pot apărea în planuri de învăţământ, curriculum, programe şcolare, modalităţi de evaluare şi a modului de aplicare a acestora; b) menţinerea permanentă a contactului cu instituţiile abilitate cu formarea şi perfecţionarea continuă, cu centrele de cercetare ale universităţilor / instituţiilor ; c) implicarea în proiecte de cercetare în colaborare cu profesorii cu titlul ştiinţific de doctor existenţi în instituţie; d) elaborarea unor materiale de sinteză pe diferite teme (curriculum, evaluare, metode şi strategii didactice, manuale alternative, consiliere şi orientare etc.); e) sprijinirea personalului didactic prin stagii de formare în activitatea de perfecţionare şi susţinere a examenelor de grade didactice; f) sprijinirea personalului didactic în aplicarea reformei sistemului educaţional cu scopul îmbunătăţirii activităţii didactice; g) sprijinirea, din punct de vedere metodic, a profesorilor aflaţi la începutul activităţii didactice; h) organizarea de seminarii, lecţii deschise, discuţii pe diferite probleme.

Art. 3 Cu ducere la îndeplinire a prezentei decizii este desemnat Consiliul de administraţie al unităţii şcolare. Art. 4 Prezenta decizie se încredinţează spre executare membrilor comisiei de către serviciul secretariat din cadrul instituţiei publice. Nr. ____ din ______ Director, _________________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea Comisiei pentru activităţi educative şcolare şi extraşcolare Profesor _________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005, - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. DECID: Art.1 - Se constituie la nivelul unităţii pentru anul şcolar __________, Comisia pentru activităţi educative şcolare şi extraşcolare, în următoarea componenţă: 1. Coordonator - ________________; 2. Secretar - ________________; 3. Membri - _______________ (bibliotecarul şcolar). Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) propunerea, organizarea şi centralizarea activităţilor educative şcolare şi extraşcolare; b) organizarea de zile festive şi acţiuni de caritate; c) propunerea şi organizarea unor activităţi cu prilejul diferitelor sărbători (naţionale, religioase etc.), comemorări sau zilelor internaţionale dedicate unor evenimente sau fenomene; d) propunerea unor activităţi pentru petrecerea timpului liber (spectacole, tabere, seri distractive etc.); e) organizarea activităţii diferitelor formaţii din şcoală (cor, formaţie de dansuri, echipe sportive, trupă de teatru etc.); f) coordonarea organizării şi desfăşurării serbărilor şcolare, balului bobocilor, concursurilor şcolare; g) centralizarea şi monitorizarea desfăşurării programelor cercurilor propuse de către fiecare Comisie Metodică/Catedră. Art. 3 Prezenta decizie se încredinţează spre executare membrilor comisiei de către serviciul secretariat din cadrul instituţiei publice. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru organizarea concursurilor şcolare şi a competiţiilor Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999; - Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - art. 19, lit. u) din Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. DECID: Art.1 Se constituie la nivelul unităţii şcolare, Comisia pentru organizarea concursurilor şcolare, în următoarea componenţă: 1. Preşedinte – ______________; 2. Membri – responsabilii Comisiilor Metodice şi bibliotecarul şcolar. Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) planificarea şi organizarea programelor de pregătire ale elevilor pentru examene şi concursuri / olimpiade şcolare b) propunerea şi stabilirea obiectelor la care se vor susţine probe de evaluare formativă / predictivă / sumativă etc. c) înscrierea şcolii la diferite concursuri/competiţii şcolare, monitorizarea rezultatelor şi diseminarea acestora pe site-uri educaţionale. Art.3. Prezenta decizie se încredinţează spre executare membrilor comisiei de către serviciul secretariat din cadrul instituţiei publice. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru comunicare şi promovare a imaginii şcolii şi implicarea instituţiei în proiecte şi programe educaţionale Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________________________________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - art. 56 şi art. 57 din Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. DECID: Art. 1 - Se constituie comisia pentru comunicare şi promovare a imaginii şcolii şi implicarea instituţiei în proiecte şi programe educaţionale, în următoarea componenţă: 1. Coordonator –__________________________; 2. Membri – _____________________________ (bibliotecarul şcolar) Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) promovarea imaginii şcolii în cadrul comunităţii locale (prin articole de presă, emisiuni radio şi tv., site-uri educaţionale, participarea la diferite evenimente ale comunităţii locale); b) întocmirea, prezentarea şi difuzarea de materiale informative elevilor în vederea unei bune informări şi orientări şcolare şi profesionale în ceea ce priveşte admiterea în licee şi şcoli de arte şi meserii; c) prezentări ale liceului în diverse şcoli din zonă; d) actualizarea site-ului şcolii. Art.3 Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________

Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisia de apărare împotriva incendiilor Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de___________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________; - Legea nr. 307 din 12 iulie 2006, privind apărarea împotriva incendiilor; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - ORDIN nr.163 din 28 februarie 2007 al ministrului administraţiei şi internelor pentru aprobarea Normelor generale de apărare împotriva incendiilor; - Norme de prevenire şi stingere a incendiilor specifice unităţilor cu profil de învăţământ şi educaţie emise de Ministerul Educaţiei Naţionale – martie 2000. DECID: Art.1 Se constituie comisia de apărare împotriva incendiilor, în următoarea componenţă: 1. Preşedinte – _____________________; 2. Membri – ___________________ (reprezentanţi ai profesorilor), _____________ (contabil şef), ______________ (secretar şef), _________________ (administrator), _____________ (bibliotecar), _____________ inginer de sistem) , ________________ (muncitor). Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) organizarea activităţii de prevenire şi stingere a incendiilor prin planul anual de muncă; b) monitorizarea realizării acţiunilor stabilite; c) prezentarea periodică a normelor şi sarcinilor de prevenire şi stingere a incendiilor ce revin personalului şi elevilor, precum şi a consecinţelor diferitelor manifestări de neglijenţă şi nepăsare; d) întocmirea necesarului de mijloace şi materiale PSI şi solicitarea conducătorului unităţii a fondurilor necesar achiziţionării acestora; e) difuzarea în sălile de clasă, laboratoare, cabinete, etc., a planurilor de evacuare în caz de incendiu şi a normelor de comportare în caz de incendiu; f) elaborarea materialelor informative şi de documentare pentru diriginţi, bibliotecar, profesori, laboranţi, în activitatea de prevenire a incendiilor. Art.3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei/comitetul de securitate şi sănătate în muncă Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de___________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________; - Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319 din 14 iulie 2006; - HG. nr. 1091/2006 privind cerinţele minime de securitate şi sănătate pentru locul de muncă; - H.G. nr. 1048/2006 privind cerinţele minime de securitate şi sănătate pentru utilizarea de către lucrători a echipamentelor individuale de protecţie la locul de muncă; - Art. 31, lit (j) din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Hotărârea Consiliului de Administraţie din data de______________; - Art. 179 din Codul Muncii aprobat prin Legea nr.53/2003 cu modificările cu completările ulterioare. DECID: Art.1 Se constituie comisia/comitetul de securitate şi sănătate în muncă, în următoarea componenţă: 1. Preşedinte – ______________ 2. Secretar –_________________ 2. Membri – _________________ (şefii de catedră ai disciplinelor, cei care folosesc biblioteca, laboratoare, săli de sport), diriginţii claselor, _________________ (secretar şef), ________________ (administrator). Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) elaborarea normelor de protecţie a muncii pe diferite compartimente şi activităţi, ţinând cont de riscurile şi accidentele ce pot interveni; b) organizarea instructajelor de protecţie a muncii pe activităţi; c) organizarea instructajelor de protecţie a muncii pentru activităţi extracurriculare, de către conducătorii activităţilor; d) elaborarea de materiale informative cu privire la riscurile de accidente ce pot apărea în şcoală şi în afara şcolii, e) asigurarea condiţiilor normale de desfăşurare a activităţilor şcolii în colaborare cu administraţia. Art. 3 Comisia este constituită şi funcţionează în conformitate cu Legea securităţii şi sănătăţii în munca nr. 319 din 14 iulie 2006; Art.4 Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat.

Nr. _____ din ________

Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei pentru protecţie civilă şi apărare în caz de dezastre Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999 - Regulamentul de organizare şi funcţionare a bibliotecii şcolare aprobat prin OMEdC nr. 1557/1977; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de___________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________; - LEGE nr. 481 din 8 noiembrie 2004 privind protecţia civilă republicată în Monitorul Oficial nr. 554/22 iulie 2008 cu completările şi modificările ulterioare. DECID: Art.1 Se constituie la nivelul unităţii comisia pentru protecţie civilă şi apărare în caz de dezastre: 1. Preşedinte –__________________; 2. Membru - ___________________; 3. Membru - ___________________; 4. Membru - ___________________; Art. 2 Atribuţiile Comisiei: a) pregătirea anuală a cadrelor didactice, elevilor şi personalului administrativ pe linie de protecţie civilă prin organizarea de instruiri, convocări, exerciţii şi aplicaţii de pregătire de protecţie civilă; b) organizarea şi asigurarea stării de operativitate şi a capacităţii de intervenţie a formaţiunilor de intervenţie în acţiunile de gestionare a situaţiilor de urgenţă; c) informarea şi pregătirea salariaţilor şi elevilor cu privire la pericolele la care sunt expuşi, la măsurile de autoprotecţie ce trebuie îndeplinite, la mijloacele de protecţie puse la dispoziţie, la obligaţiile ce le revin şi la modul de acţiune pe timpul situaţiei de urgenţă; d) realizarea sistemului informaţional decizional, înştiinţarea, avertizarea şi alarmarea salariaţilor şi elevilor în situaţie de urgenţă;

e) asigurarea bazei tehnico-materiale necesare pentru pregătirea în domeniul protecţiei civile şi a intervenţiei în situaţii de urgenţă. Art.3 Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ NOTĂ: Comisia este formată din preşedinte (director adjunct – de regulă), un secretar şi membri. Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei de inventariere şi recepţie a publicaţiilor nou achiziţionate Profesor _________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin OMEC nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de___________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________; - Legea nr. 22 din 18 noiembrie 1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii si răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor; - Ordonanţă de urgenţă nr. 34 din 19 aprilie 2006 (*actualizată*) privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 a contabilităţii republicată cu completările şi modificările ulterioare; DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unităţi de învăţământ, comisia de inventariere şi recepţie a publicaţiilor nou achiziţionate în biblioteca şcolii, în următoarea componenţă: - membru __________________ - membru ___________________ - membru (bibliotecar şcolar) ___________________ Art.2 . Comisia va participa la verificarea cantitativă a materialelor intrate în unitate de învăţământ, semnând în locul stabilit din nota de intrare recepţie şi constatare de diferenţe; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ Decizia de organizare şi desfăşurare a inventarierii a patrimoniului bibliotecii __________________________, director al ____________________________, numit prin Ordinul M.E.C.nr.4412/19.06.2006, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; Metodologia din 21/07/2005, de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate şi de taxare a serviciilor şi a nerespectării termenelor de restituire a publicaţiilor împrumutate din bibliotecile cuprinse în reţeaua învăţământului; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din __________. - art. 5 şi art. 6 alin (1) din Ordinul nr. 2861 din 09/10/2009i pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; art. 7 şi art. 8 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002, cu modificările şi completările ulterioare; Având în vedere referatul bibliotecarului şcolar al (entitatea publică), înregistrat la data de _____ sub nr. ______, privind declanşarea operaţiunii de inventariere anuală a patrimoniului şi numirea comisiei de inventariere; DECID: Art. 1. – Cu data prezentei se constituie comisia de inventariere anuală a fondului de carte al bibliotecii pentru anul ______, în următoarea componenţă: Preşedinte: _________________ Membru: _________________ Membru: _________________ Membru: _________________ Art.2. – Contabilul şef _____________ se va ocupa de instruirea comisiei de inventariere, în baza procedurii operaţionale, întocmindu-se un proces verbal cu semnăturile de luare la cunoştinţă. Art.3. – Prezenta comisie va desfăşura inventarierea fondului de carte al bibliotecii, iar valorificarea inventarierii se va face în perioada ________. Art.4. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se va face prin ____________ (se va menţiona modul şi metodele folosite), pentru următoarele gestiuni (gestiune): _____________; Art.5. – Evaluarea rezultatelor inventarierii şi propunerile pentru casare vor fi înaintate de către comisia de inventariere, conducătorului unităţii, cu proces verbal, până la data de _______ (7 zile de la data finalizării inventarierii). Art.6. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei şi compartimentului contabilitate de către serviciul secretariat. Director, Unitatea de învăţământ _____________
i

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 704 din 20/10/2009

DECIZIE pentru numirea comisiei de casare a publicaţiilor din fondul bibliotecii, deteriorate sau perimate moral Profesor _____________________________, director al _____________________, judeţul ____ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - hotărârea Consiliului de Administraţie din data de_________; - LEGE nr. 246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Metodologia din 21/07/2005, de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate şi de taxare a serviciilor şi a nerespectării termenelor de restituire a publicaţiilor împrumutate din bibliotecile cuprinse în reţeaua învăţământului; - Ordonanţa Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativteritoriale; - Ordonanţa nr. 81 din 28 august 2003 privind reevaluarea si amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice; - ORDONANŢĂ nr. 3 din 13 ianuarie 2005 pentru modificarea Ordonanţei Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice; - LEGE nr. 80 din 7 aprilie 2005 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 3/2005 pentru modificarea Ordonanţei Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice; - Ordinul nr. 2861 din 09/10/2009ii pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natură a activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; - art. 7 şi art. 8 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002, cu modificările şi completările ulterioare; - ORDIN nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile. DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unităţii de învăţământ comisia de casare pentru publicaţiile deteriorate sau perimate din fondul bibliotecii, în următoarea componenţă: Preşedinte - _____________; Secretar - _____________; Membru - _____________; Membru - _____________ Membru - bibliotecar şcolar. Art. 2. Comisia va întocmi procesul-verbal de casare a publicaţiilor de bibliotecă deteriorate fizic şi va prezenta conducerii instituţiei şcolare pentru aprobare; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________
ii

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 704 din 20/10/2009

Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea comisiei de achiziţii a publicaţiilor pentru bibliotecă Profesor ___________________________, director al _______________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare, având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002; - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. - Ordonanţa de urgenţă 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii aprobata prin Legea nr. 337/2006; - LEGE nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii; - Ordonanţa de Urgenţă nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică; - Hotărârea Guvernului nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006; - Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr. 34/2006 ; - Hotărâre nr. 1337/27.09.2006 privind completarea HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr. 34/2006 ; - Hotărâre nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 ; - Ordonanţa de urgenţă nr. 94 din 26 septembrie 2007 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordin nr. 26/29.01.2007 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziţie publică; - Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică ; - HOTĂRÂRE Nr. 198 din 27 februarie 2008 pentru modificarea şi completarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1.660/2006, - ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 19 din 7 martie 2009 privind unele măsuri în domeniul legislaţiei referitoare la achiziţiile publice,

DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unităţii de învăţământ comisia de achiziţii a a publicaţiilor pentru bibliotecă, în următoarea componenţă: Preşedinte - ___________- director adj; Secretar – ___________; Membru - ___________; Membru - ___________; Membru - bibliotecar şcolar. Art. 2. Sarcinile comisiei de achiziţii a valorilor materiale sunt cele prevăzute de normele legale în vigoare. Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate membrilor comisiei de către serviciul secretariat. Nr. _____ din ________ Director, _______________ Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru numirea responsabilului cu evidenţa documentelor reconstituite şi gestionarea dosarelor de reconstituire a documentelor pierdute, distruse sau sustrase din fondul bibliotecii Profesor _____________________________, director al _____________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr.4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002 - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________; - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de__________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. - LEGE nr.16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naţionale cu completările şi modificările ulterioare; - LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - Legea contabilităţii nr. 82 /1991 republicată cu completările şi modificările ulterioare; - ORDIN nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile. DECID:

Art. 1. Prin prezenta se numeşte responsabilul cu evidenţă documentelor reconstituite şi gestionarea dosarelor de reconstituire a documentelor pierdute, distruse sau sustrase, în persoana domnului (doamnei) ………………… . Art. 2 . Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de către serviciul secretariat, comunicate celui în cauză şi serviciului financiar contabil. Nr. _____ din ________ Director, _______________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru aprobarea nomenclatorului documentelor de arhivă a bibliotecii Profesor ____________________________, director al ____________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19,lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de__________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. - LEGE nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naţionale; - LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - LEGE nr. 474 din 12 decembrie 2006 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - Hotărârea Consiliului de Administraţie din data de________; - Avizul Direcţiei Arhivelor Naţionale, înregistrat la registratura unităţii sub nr.______ din_____________. DECID: Art. 1. Se aprobă începând cu data prezentei decizii, nomenclatorul documentelor de arhivă a bibliotecii. Art. 2. Nomenclatorul documentelor de arhivă a unităţii, prezentat în anexă la prezenta decizie va fi supus spre avizare Direcţiei Arhivelor Naţionale; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de către serviciul secretariat.

NOTĂ: Anexa la decizie cuprinde nomenclatorul arhivistic al documentelor cu specificarea serviciului pentru fiecare act în parte, denumirea acestuia, termenul de păstrare şi eventual observaţii. Nr. _____ din _______ Director, __________________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE pentru constituirea comisiei de selecţionare anuală a documentelor de bibliotecă Profesor ______________________________, director al ____________________, judeţul _____ numit prin _______, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________. - Regulamentul de ordine interioară avizat de Consiliul de Administraţie în data de_________ şi aprobat de Consiliul Profesoral în data de___________ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din________. - LEGE nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Naţionale; - LEGE nr.358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - LEGE nr. 474 din 12 decembrie 2006 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - Hotărârea Consiliului de Administraţie din data de________; - Avizul Direcţiei Arhivelor Naţionale, înregistrat la registratura unităţii sub nr.______ din_____________. DECID: Art. 1. Se constituie la nivelul unităţii comisia de selecţionare anuală a documentelor de bibliotecă, compusă din : Preşedinte _____________; Secretar _______________; Membru _______________; Membru _______________; Membru bibliotecar şcolar.

Art. 2. Comisia de selecţionare anuală a documentelor create, se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică, hotărârea luată consemnându-se într-un proces verbal (model anexa nr. 5 la lege); Art. 3. Procesul verbal de selecţionare, împreună cu inventarele documentelor propuse pentru eliminare, precum şi inventarele documentelor care se păstrează permanent se înaintează spre avizare Direcţiei Arhivelor Naţionale; Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de către serviciul secretariat. NOTĂ: Numărul membrilor din comisia de selecţionare anuală a documentelor create este impar. Nr. _____ din _______ Director, __________________

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE privind numirea comisiei pentru programe şi proiecte educative şcolare şi extraşcolare Profesor _______________________________, director al ___________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____din__________. - Hotărârea Consiliul de Administraţie întrunit în şedinţa din data de______; - Art. 19, lit (f) , art. 26, alin. (3) din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Standard ocupaţional pentru bibliotecarul şcolar aprobat COSA la data de 07-01-1999; - Ordin Nr. 3337 din 08.03.2002 privind activitatea desfăşurată de consilierul pentru proiecte şi programe educative şcolare şi extraşcolare în cadrul unor unităţi de învăţământ preuniversitar. DECID: Art. 1. Se numeşte comisiei pentru programe şi proiecte educative şcolare şi extraşcolare în persoana domnului (doamnei) prof._________ , …, bibliotecar……. Art. 2. Directorul/directorul adjunct avizează activitatea coordonatorului pentru proiecte şi programe educative şcolare şi extraşcolare;

Art. 3. Fişa postului pentru consilierul/coordonatorul pentru programe şi proiecte educative şcolare şi extraşcolare este prevăzută în anexă, parte integrantă a Ordin Nr. 3337 din 08.03.2002 privind activitatea desfăşurată de consilierul pentru proiecte şi programe educative şcolare şi extraşcolare în cadrul unor unităţi de învăţământ preuniversitar; Art. 4. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de către serviciul secretariat. Nr. _____ din _______ Director, __________________ NOTĂ: - Este numit din rândul cadrelor didactice angajate ale şcolii; - Se poate acorda o recompensă lunară din fondul de premiere constituit lunar prin aplicarea cotei de 2 % asupra fondului de salarii prevăzut în bugetul de venituri şi cheltuieli;

Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE privind numirea comisiei pentru întocmirea situaţiilor statistice de bibliotecă Profesor ______________________________, director al __________________, judeţul _________ numit prin _________, în temeiul: - art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr. 128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; - standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. având în vedere prevederile: - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar,aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; - Legea bibliotecilor 334 (R1) DIN 31/05/2002 - Regulamentul intern emis în baza Codului Muncii, discutat în Consiliul de Administraţie din data _______ şi aplicat în baza deciziei nr._____ din__________; - Hotărârea Consiliului Profesoral din data _________________ - art.19, lit. (h), din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. nr. 4925/8.09.2005; DECID: Art. 1. Se numeşte la nivelul unităţii de învăţământ comisia pentru întocmirea situaţiilor statistice de bibliotecă, formată din: Preşedinte: prof._________________ Membru: prof___________________ Membru: prof___________________ Membru: prof___________________ Membru: bibliotecar___________________ Art. 2. Atribuţiile comisiilor sunt de: - Întocmire a situaţiilor statistice; - Redactare a situaţiilor statistice;

- Înregistrează la registratura unităţii situaţiile statistice; - Supun spre aprobare conducătorului instituţiei de învăţământ, a situaţiilor statistice; Art. 3. Prevederile prezentei decizii vor fi comunicate de către serviciul secretariat. Nr. _____ din _______ Director, __________________ Unitatea de învăţământ _____________ DECIZIE DE IMPUTARE Nr. ...... din data de ......... Având în vedere actul de constatare (proces-verbal, referat etc.) nr. ...... din data de ......... întocmit de ....... în calitate de ...... din care rezultă că s-a produs o pagubă în valoare de lei ................................ reprezentând .......................... Paguba s-a produs în perioada ....... fiind adusă la cunoştinţa conducerii prin actul de constatare susarătat. Răspunzătoare pentru producerea pagubei se fac persoanele care, în perioada analizată, au lucrat la gestiunea verificată ................................................................................ ................................................................................ ............................................................................... Având în vedere temeiurile de drept şi de fapt care determină angajarea răspunderii materiale, valoarea totală a pagubei de ....... lei se suportă de persoanele vinovate, după cum urmează: lei .......... de domnul(a) ................. lei .......... de domnul(a) ................. lei .......... de domnul(a) ................. Calculul s-a făcut aşa cum rezultă din actul de constatare. În nota(ele) explicativă(e) dată(e) cu ocazia constatării pagubei, domnul(a) ........................................... a susţinut că ........................................................................................................................... Susţinerile s-au dovedit neîntemeiate deoarece: ................................................................... In baza prevederilor legale ............................................................................................ DECIDE: Se impută d-lui (d-nei) ............, având funcţia de ........... locul de muncă ......... domiciliat în ............, suma de ......... lei, adică .................. Conducătorul unităţii, Viză de control Viză financiar preventiv, Viză Compartiment juridic,

DOVADA DE COMUNICARE Subsemnatul ........... domiciliat în ................... am primit decizia de imputare nr. .......... din data de ........ emisă de ......... în valoare de lei ....../(în cifre şi litere) ..... Data .......... Semnătura, ANGAJAMENT DE PLATĂ (Cod 14-8-2/a) 1. Serveşte ca: - angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unităţii; - titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; - titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectare a angajamentului. 2. Se întocmeşte într-un exemplar, de către persoana care îşi ia angajamentul, în condiţiile în care există documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de plată (proces-verbal de control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut sau alte documente). 3. Circulă pentru semnare, la persoana în faţa căreia s-a luat angajamentul (organ de control, jurisconsult sau alte persoane desemnate în acest scop). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. ANGAJAMENT DE PLATĂ Subsemnatul ....... domiciliat în ............ str. ........... nr. ..... bloc .... sc. .... et. .... apart. ..... jud./sector ....... posesor al actului de identitate seria ....... nr. .... emis de ..................... sub nr. ...... în anul ...... având funcţia de ........................... la unitatea ........... luând cunoştinţă de faptul ca prin ............................................... s-a constatat că din vina mea am produs unităţii .......... o pagubă de lei .......... provenită din ............ îmi iau angajamentul de a plăti această sumă unităţii păgubite astfel ........................................................................ Prezentul angajament l-am luat în conformitate cu .................. În cazul nerespectării angajamentului de plată, se va proceda la executarea silită. Dat astăzi .......... Semnat în faţa noastră, Semnătura, Calitatea ............... Semnătura ...............

CAP. IV. MODELE DE PRODEDURI OPERAŢIONALE ÎN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ

Bibliotecile şcolare, indifferent de gradul de dotare, de tipurile de activităţi şi complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedură operaţională în forma prezentată, în forme completate şi îmbunătăţite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri". Conditiile esenţiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, că acestea trebuie să fie scrise şi formalizate pe suport hârtie şi/sau electronic, simple şi specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent şi aduse la cunoştinţa executanţilor şi celorlalti factori interesati. În măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaţionale, se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.

1. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ ACHIZIŢII PUBLICAŢII DE BIBLIOTECĂ

COD: P.O. BIII Ediţia ÎNTÂI Revizia .................. Entitatea publică Procedura operaţională ACHIZIŢII BIBLIOTECĂ Cod: P.O. BIII PUBLICAŢII Ediţia ÎNTÂI DE Nr. de ex. 7 EXEMPLARE Revizia Nr. de ex. . Pagina 1 din EDIŢIA I Exemplar nr.

COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

1. Nr. crt. 1.1 1.2 1.3

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAŢIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

NUMELE ŞI PRENUMELE 2

FUNCŢIA 3 BIBLIOTECAR CONTABIL ŞEF DIRECTOR ADJ.

DATA 4

SEMNĂTURĂ 5

2. Nr. crt. 2.1 2.2 2.3 …. …… 2.n

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Ediţia sau după caz, revizia în cadrul ediţiei 1 Ediţia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediţia a II-a Revizia 1 Componenta revizuită 2 x Modalitatea reviziei 3 X Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei 4

x

x

3. Nr. crt. 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7, 3.8. 3.9, 3.10. 3.11.

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul difuzării 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare evidenţă arhivare alte scopuri Exemplar Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 3 Compartiment 4 Administraţie Secretariat Financiar contabil Personal didactic Conducere Biblioteca Personal nedidactic Consiliul de administraţie Secretariat Secretariat Secretariat Funcţia 5 Administrator Secretar şef Contabil şef Director Director Bibliotecar Administrator Preşedintele CA Secretar şef Secretar Secretar şef Numele şi prenumele 6 Data primirii 7 Semnătura 8

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.n.

Scopul procedurii operaţionale

Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; Stabileşte sarcini ale circuitului documentelor necesare acestei activităţi; Stabileşte reguli privind alegerea operaţiunii adecvate ; Stabileşte legislaţia ce stă la baza realizării activităţii, compartimentelor şi persoanelor implicate; Alte scopuri specifice procedurii operaţionale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională; - procedura operaţională se referă la modalitatea în care se desfăşoară activitatea de cumpărare de publicaţii de bibliotecă necesare desfăşurării activităţii instituţiei de învăţământ; - stabileşte modalitatea prin care se face selecţia furnizorilor pentru achiziţionarea de produse sau a prestatorilor de servicii pentru efectuarea unor lucrări; 5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de instituţia şcolară; - Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului bibliotecă, cu aprobarea ordonatorului de credite şi este supervizată de contabilul şef din unitate; 5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată; a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor: • Biblioteca; • Conducere; • Personal didactic (membri ai comisiei); • Financiar contabil (membri ai comisiei); b) De această activitate depind în cadrul desfăşurării activităţii, compartimentele: • Biblioteca; • Administraţie; • Personal didactic; • Conducere; • Personal didactic auxiliar. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. a) Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente: • Financiar contabil; • Bibliotecă. b) De această activitate beneficiază compartimentele: • Administraţie; • Financiar contabil; • Personal didactic; • Conducere ; • Personal didactic auxiliar - bibliotecar;

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1. Reglementări internaţionale: - Standardele internaţionale de contabilitate; - Standardele internaţionale de management / control intern; - Ordin nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; 6.2. Legislaţie primară: - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum şi următoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - LEGEA nr. 277/2006, privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Ordin privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar nr. 5913 / 13.XI. 2008 - Ordonanţa de urgenţă 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii aprobată prin Legea nr. 337/2006; - LEGEA nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Ordonanţa de Urgenţă nr. 30 din 12 aprilie 2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică; - Hotărârea Guvernului nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006; - Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din OUG nr. 34/2006; - Hotărâre nr. 1337/27.09.2006 privind completarea HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publica din OUG nr. 34/2006 ; - Hotărâre nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 ; - Ordonanţa de urgenţă nr. 94 din 26 septembrie 2007 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii; - Legea arhivelor naţionale nr.16/1996 modificările şi completările ulterioare; 6.3. Legislaţie secundară - Nomenclator din 14/12/2004 şi modelele şi normele de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de înscriere şi numerotare; - Norme privind evidenţa documentelor şi a bunurilor culturale din patrimoniul bibliotecilor şcolare şi universitare - Norme metodologice de aplicare a legii nr.15/1994, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 909/1997 modificate şi completate

- Norma metodologică din 14/12/2004 de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor comune pe economie privind activitatea financiară şi contabilă; - Ordin nr. 26/29.01.2007 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziţie publică; - Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică ; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice 1) Circuitul documentelor; 2) Regulamentul intern; 3) Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.; 4) Alte acte normative. 7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 7.1. Definiţii ale termenilor Nr. crt. Termenul 1. Procedura operaţională 2 3. 4. 5 6. Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

Ediţie a unei operaţionale Revizia în cadrul unei ediţii

7.2. Abrevieri ale termenilor

NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I S.

Termenul abreviat Procedura operaţională Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare

8. Descrierea procedurii operaţionale 8.1. Generalităţi: Procedura operaţională se referă la modalitatea de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă nr. 34/2006 cu completările şi modificările ulterioare privind achiziţiile publice. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor Documentele utilizate sunt : • Informaţii generale: denumirea contractului, procedura aplicată, data lansării procedurii, persoana responsabilă de actualizarea elementelor dosarului şi referatul de necesitate; • Opis al documentelor; • Programul anual al achiziţiilor publice; • Calendarul procedurii; • Copie fila de buget sau orice alt document care dovedeşte existenţa fondurilor; • Nota de calcul privind determinarea valorii estimate, fără TVA; • Nota justificativă privind alegerea criteriilor de selecţie; • Nota justificativă privind alegerea criteriului de atribuire; • Notificarea MFP privind verificarea procedurată; • Actul administrativ denumire a comisiei de evaluare; • Notă justificativă privind cooptarea de experţi externi; • Înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de participare; • Anunţul de participare; • Documentaţia de atribuire: 1. Caietul de sarcini sau, după caz, documentaţia descriptivă; 2. Clauzele contractuale obligatorii; 3. Fişa de date a achiziţiei; 4. Formulare şi modele a. Declaraţiile de confidenţialitate şi conflictul de interese; b. Proces verbal - şedinţa de deschidere; c. Răspuns la solicitările de clarificări; d. Raportul procedurii de atribuire; e. Contestaţii la atribuirea achiziţiei publice; f. Contractul de achiziţie publica /acordul cadru, semnate; g. Înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de atribuire; h. Anunţul de atribuire;

i. j.

Garanţia de buna execuţie; Publicare anunţ de atribuire;

De reţinut! Pe parcursul derulării contractului, dosarul achiziţiei se poate completa cu: • Dovada îndeplinirii obiectului contractului – procese-verbale de recepţie preliminare şi finale; • Dovada efectuării plăţilor; • Dovada înregistrării în contabilitate a rezultatului derulării contractului. 8.2.2. Conţinutul, provenienţa şi rolul documentelor: 1. Informaţii generale: denumirea contractului, procedura aplicată, data lansării procedurii, persoana responsabilă de actualizarea elementelor dosarului şi referatul de necesitate; - conţine informaţii generale privind conţinutul dosarului de achiziţie publică şi referatul de necesitate a aprovizionării sau a contractării unor servicii şi sunt întocmite de persoanele responsabile cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; 2. Opis al documentelor; - este documentul centralizator al filelor din dosarul de achiziţie publică şi este întocmit de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; 3. Programul anual al achiziţiilor publice. - documentul este întocmit de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii şcolare şi cuprinde informaţii despre: 1) obiectul contractului /acordului-cadru; 2) cod CPV; 3) valoarea estimată fără TVA (lei şi euro); 4) procedura care urmează să fie aplicată; 5) data estimată pentru începerea procedurii; 6) data estimată pentru finalizarea procedurii; 7) responsabilul achiziţiei publice ce urmează a fi făcută. 4. Calendarul procedurii. documentul este întocmit de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; şi la elaborarea calendarului procedurii se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea candidaturilor/ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea candidaturilor/ ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura. 5. Copie fila de buget sau orice alt document care dovedeşte existenţa fondurilor. conţine fondurile alocate de la bugetul de stat, local sau venituri proprii aprobate de ordonatorul de credite şi este pus la dispoziţie de compartimentul financiar contabil din cadrul instituţiei publice;

6. Nota de calcul privind determinarea valorii estimate, fără TVA. situaţie privind calcul cu determinarea valorii estimate, fără TVA a publicaţiilor ce urmează să fie achiziţionate şi pentru care urmează să înceapă procedura de achiziţie publicaţii pentru bibliotecă şi este întocmită de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii şcolare; 7. Nota justificativă privind alegerea criteriilor de selecţie. Notă care să cuprindă motivul care a stat la bază alegerea criteriilor de selecţie a ofertelor şi este întocmită de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; 8. Nota justificativă privind alegerea criteriului de atribuire. Notă care să cuprindă motivul care a stat la bază alegerea criteriilor de atribuire a ofertelor şi este întocmită de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; 9. Notificarea MFP privind verificarea procedurată; Autoritatea contractantă anunţă Ministerul Finanţelor Publice cu privire la atribuirea contractelor, documentul este întocmit de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; 10. Actul administrativ denumire a comisiei de evaluare; Decizia de numire a comisiei de evaluare este aprobată de ordonatorul de credite şi este semnată de luare la cunoştinţă, la primire de fiecare membru al acesteia; Actul administrativ – decizia - de numire a comisiei de evaluare trebuie să conţină cel puţin următoarele date: 1) numele şi prenumele, actul de numire a celui care emite actul administrativ; 2) normele juridice care stau la baza emiterii deciziei; 3) enumerarea comisiei de evaluare; 4) data la care se vor deschide plicurile cu ofertele depuse ; 5) data la care se va face evaluarea ofertelor şi va fi hotărâtă oferta câştigătoare; 6) numărul actului administrativ, data şi semnătura emitentului actului administrativ; 7) ştampila unităţii. 11. Notă justificativă privind cooptarea de experţi externi; Notă privind necesitatea cooptări de terţe persoane în comisia de evaluare a ofertelor şi este întocmită de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii; 12. Înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de participare; Document privind justificarea transmiterii anunţurilor de participare la procedură; 13. Anunţul de participare; Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexa nr. 1 la hotărâre, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte şi este întocmit de personalul responsabil cu achiziţiile publice din cadrul unităţii.

Anunţul de participare la licitaţia deschisă A. Achiziţia de publicaţii de bibliotecă 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante; 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată; 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie utilizat un sistem dinamic de achiziţie; d) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapa suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţa). 4. Locul de livrare a publicaţiilor; 5. Natura publicaţiilor care urmează să fie furnizate precizând totodată dacă achiziţionarea se va realiza prin cumpărare, cumpărare în rate, închiriere sau orice combinaţie a acestora; codul/codurile CVP; 6. Numărul de publicaţii care trebuie furnizat; 7. Opţiunea de achiziţionare a unui număr suplimentar; 8. În cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a publicaţiilor care urmează a se livra pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative; 12. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax şi adresa de e-mail a biroului de la care se poate solicita documentaţia de atribuire; 13. Daca este cazul, costul şi condiţiile de plată în vederea obţinerii documentaţiei de atribuire; 14. a) Termenul limită de primire a ofertelor; b) Adresa la care se transmit ofertele; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate ofertele. 15. Data, ora şi locul deschiderii ofertelor; 16. Dacă este cazul, garanţiile solicitate; 17. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează; 18. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 19. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă; 20. Criterii de calificare privind situaţia economică-financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici. 21. Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse; 22. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru;

b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 23. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă; 24. Criteriul de atribuire a contractului; 25. Alte informaţii. B. Achiziţia de servicii 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante; 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată; 3. Procedura de atribuire aplicată: a) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie utilizat un sistem dinamic de achiziţie; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit.a) din ordonanţa]. 4. Locul prestării serviciilor; 5. Categoria si descrierea serviciilor care urmează să fie prestate; codul/codurile CVP; 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate; 7. Opţiunea de achiziţionare a unor servicii noi similare; 8. In cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a serviciilor care urmează a se presta pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 9. Se precizează dacă prestarea serviciului este rezervată unei profesii specifice (se indică actul / actele normative în temeiul căruia / cărora se impune rezervarea); 10. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 11. Termenul de finalizare sau durata contractului; 12. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative; 13. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax şi adresa de e-mail a biroului de la care se poate solicita documentaţia de atribuire; 14. Dacă este cazul, costul şi condiţiile de plată în vederea obţinerii documentaţiei de atribuire; 15. a) Termenul limită de primire a ofertelor; b) Adresa la care se transmit ofertele; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate ofertele; 16. Data, ora şi locul deschiderii ofertelor; 17. Dacă este cazul, garanţiile solicitate; 18. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi / sau referiri la prevederile care le reglementează; 19. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 20. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă; 21. Criterii de calificare privind situaţia economica - financiara precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici;

22. Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse; 23. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani; 24. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă; 25. Criteriul de atribuire a contractului.; 26. Alte informaţii. C. Achiziţia de lucrări 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de lucrări rezervat atelierelor protejate sau a cărui executare este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. 3. Procedura de atribuire aplicată: a) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie utilizat un sistem dinamic de achiziţie; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă). 4. Locul execuţiei lucrărilor; 5. Natura şi dimensiunea lucrărilor, caracteristicile generale ale lucrării; codul/codurile CVP; 6. Opţiunea de achiziţionare a unor lucrări noi similare; 7. În cazul în care contractul este divizat în mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; 8. Informaţii privind obiectivul lucrării sau contractului, în cazul în care acesta implică şi proiectare; 9. In cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a lucrărilor care urmează a se executa pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 10. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, indicaţii referitoare la posibilitatea operatorilor economici de a se preciza dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 11. Termenul de finalizare sau durata contractului; 12. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative: 13. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax şi adresa de e-mail a biroului de la care se poate solicita documentaţia de atribuire; 14. Daca este cazul, costul şi condiţiile de plată în vederea obţinerii documentaţiei de atribuire: a) Termenul de primire a ofertelor; b) Adresa la care se transmit ofertele; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate ofertele. 15. Data, ora şi locul deschiderii ofertelor; 16. Dacă este cazul, garanţiile solicitate; 17. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează;

18. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 19. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă; 20. Criterii de calificare privind situaţia economică - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; 21. Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse. 22. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 23. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă; 24. Criteriul de atribuire a contractului; 25. Alte informaţii. Anunţul de participare la licitaţia restrânsă A. Achiziţia de publicaţii de bibliotecă 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante; 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată; a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie utilizat un sistem dinamic de achiziţie; d) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă). 3. Locul de livrare a publicaţiilor 4. Natura produselor care urmează să fie furnizate precizând totodată dacă achiziţionarea se va realiza prin cumpărare, cumpărare în rate, închiriere, leasing sau orice combinaţie a acestora; codul/codurile CVP. 5. Numărul de publicaţii care trebuie furnizat. 6. Opţiunea de achiziţionare a unor cantităţi suplimentare. 7. În cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a produselor care urmează a se livra pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 8. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, indicaţii referitoare la posibilitatea operatorilor economici de a se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi. 9. Termenul de finalizare sau durata contractului. 10. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative. 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile;

c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi / sau referiri la prevederile care le reglementează. 13. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul. 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 15. Criterii de calificare privind situaţia economică - financiara precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie selectaţi; b) criteriile de selecţie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 18. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă. 19. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 20. Alte informaţii. B. Achiziţia de servicii 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie utilizat un sistem dinamic de achiziţie; d) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit.a) din ordonanţa]. 4. Locul prestării serviciilor. 5. Categoria şi descrierea serviciilor care urmează să fie prestate; codul/codurile CVP. 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate. 7. Opţiunea de achiziţionare a unor servicii noi similare. 8. În cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a serviciilor care urmează a se presta pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 9. Se precizează dacă prestarea serviciului este rezervată unei profesii specifice (se indică actul / actele normative în temeiul căruia / cărora se impune rezervarea). 10. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi. 11. Termenul de finalizare sau durata contractului. 12. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative.

13. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 14. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi / sau referiri la prevederile care le reglementează. 15. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul. 16. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 17. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 18. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 19. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie selectaţi; b) criteriile de selecţie aplicabile (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 20. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă. 21. Criteriul de atribuire a contractului (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 22. Alte informaţii. C. Achiziţia de lucrări 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de lucrări rezervat atelierelor protejate sau a cărui executare este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. 3. Procedura de atribuire aplicată; 4. Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; 5. Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie utilizat un sistem dinamic de achiziţie; 6. Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă). 7. Locul execuţiei lucrărilor 8. Natura şi dimensiunea lucrărilor, caracteristicile generale ale lucrării; codul / codurile CVP (codul / codurile CPSA). 9. Opţiunea de achiziţionare a unor lucrări noi similare. 10. În cazul în care contractul este divizat în mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; 11. Informaţii privind obiectivul lucrării sau contractului, în cazul în care acesta implică şi proiectare. 12. În cazul încheierii unui acord-cadru: 13. a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a lucrărilor care urmează a se executa pe durata acordului-cadru, c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 14. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, indicaţii referitoare la posibilitatea operatorilor economici de a se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi.

15. Termenul de finalizare sau durata contractului. 16. Admiterea sau interzicerea ofertelor alternative. 17. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 18. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi / sau referiri la prevederile care le reglementează. 19. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul. 20. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (in cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 22. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 23. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie selectaţi; b) criteriile de selecţie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 24. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă. 25. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 26. Alte informaţii. Anunţul de participare la negociere A. Achiziţia de publicaţii de bibliotecă 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a cărui 3. îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. a) Procedura de atribuire aplicata; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă). 4. Locul de livrare a publicaţiilor de bibliotecă 5. Natura produselor care urmează să fie furnizate precizând totodată dacă achiziţionarea se va realiza prin cumpărare, cumpărare în rate, închiriere sau orice combinaţie a acestora; codul/codurile CVP. 6. Cantitatea de produse care trebuie furnizată. 7. Opţiunea de achiziţionare a unor cantităţi suplimentare. 8. In cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord;

b) valoarea totală estimată a produselor care urmează a se livra pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi se precizează daca operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi. 10. Termenul de finalizare sau durata contractului. 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează. 13. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul. 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 15. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. Dacă este cazul, se precizează derularea negocierilor în runde/etape succesive, pentru reducerea numărului de oferte preliminare care urmează sa fie negociate. 18. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie preselectaţi; b) criteriile de preselecţie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă. 20. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Alte informaţii. B. Achiziţia de servicii 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizata o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă). 4. Locul prestării serviciilor; 5. Categoria şi descrierea serviciilor care urmează să fie prestate; codul/codurile CVP; 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate; 7. În cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a serviciilor care urmează a se presta pe durata acordului-cadru;

c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 8. Se precizează dacă prestarea serviciului este rezervată unei profesii specifice (se indică actul/actele normative în temeiul căruia/cărora se impune rezervarea); 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi, 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează. 13. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (in cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaţia economico-financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. Dacă este cazul, se precizează derularea negocierilor în runde/etape succesive, pentru reducerea numărului de oferte preliminare care urmează să fie negociate. 18. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie preselectaţi; b) criteriile de preselecţie aplicabile (în cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă. 20. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Alte informaţii. C. Achiziţia de lucrări 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de lucrări rezervat atelierelor protejate sau a cărui executare este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată; 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; 4. Locul execuţiei lucrărilor; 5. Natura şi dimensiunea lucrărilor, caracteristicile generale ale lucrării; codul/codurile CVP; 6. In cazul în care contractul este divizat în mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; 7. Informaţii privind obiectivul lucrării sau contractului, în cazul în care acesta implică şi proiectare; 8. În cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a lucrărilor care urmează a se executa pe durata acordului-cadru,

c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite; 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează daca operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului. 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează; 13. După caz, forma juridică în pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul. 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (in cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. Dacă este cazul, se precizează derularea dialogului în runde/etape succesive, pentru reducerea numărului de soluţii care urmează să fie discutate; 18. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie preselectaţi; b) criteriile de preselecţie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă. 20. Criteriul de atribuire a contractului (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 21. Alte informaţii. Anunţul de participare la negociere A. Achiziţia de publicaţii de bibliotecă 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de furnizare rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizata o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă). 4. Locul de livrare a publicaţiilor de bibliotecă; 5. Natura publicaţiilor care urmează să fie furnizate precizând totodată dacă achiziţionarea se va realiza prin cumpărare, cumpărare în rate, închiriere sau orice combinaţie a acestora; codul/codurile CVP; 6. Numărul de publicaţii care trebuie furnizat; 7. Opţiunea de achiziţionare a unor cantităţi suplimentare;

8. În cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a publicaţiilor care urmează a se livra pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează; 13. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (in cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. Daca este cazul, se precizează derularea negocierilor in runde/etape succesive, pentru reducerea numărului de oferte preliminare care urmează să fie negociate; 18. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează sa fie preselectaţi; b) criteriile de preselecţie aplicabile (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă; 20. Criteriul de atribuire a contractului (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 21. Alte informaţii. B. Achiziţia de servicii 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante. 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de servicii rezervat atelierelor protejate sau a cărui îndeplinire este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată. 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizată o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit. a) din ordonanţă); 4. Locul prestării serviciilor; 5. Categoria şi descrierea serviciilor care urmează să fie prestate; codul/codurile CVP; 6. Cantitatea serviciilor care trebuie prestate;

7. In cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a serviciilor care urmează a se presta pe durata acordului-cadru; c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 8. Se precizează dacă prestarea serviciului este rezervată unei profesii specifice (se indică actul/actele normative în temeiul caruia/cărora se impune rezervarea); 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează; 13. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) daca este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. Daca este cazul, se precizează derularea negocierilor in runde/etape succesive, pentru reducerea numărului de oferte preliminare care urmează sa fie negociate; 18. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează sa fie preselectaţi; b)criteriile de preselecţie aplicabile (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 19. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă; 20. Criteriul de atribuire a contractului (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55).; 21. Alte informaţii. C. Achiziţia de lucrări 1. Denumirea, adresa, numărul de telefon şi de fax, adresa de e-mail, ale autorităţii contractante; 2. După caz, se precizează dacă este vorba de un contract de lucrări rezervat atelierelor protejate sau a cărui executare este prevăzută în cadrul unui program de angajare protejată; 3. a) Procedura de atribuire aplicată; b) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie încheiat de un acord-cadru; c) Dacă este cazul, se precizează dacă urmează să fie organizata o etapă suplimentară de licitaţie electronică (conform prevederilor de la art. 161 lit.a) din ordonanţa); 4. Locul execuţiei lucrărilor;

Natura şi dimensiunea lucrărilor, caracteristicile generale ale lucrării; codul/codurile CVP; In cazul în care contractul este divizat în mai multe loturi, dimensiunea respectivelor loturi; Informaţii privind obiectivul lucrării sau contractului, în cazul în care acesta implică şi proiectare; In cazul încheierii unui acord-cadru: a) durata prevăzută pentru respectivul acord; b) valoarea totală estimată a lucrărilor care urmează a se executa pe durata acordului-cadru, c) în măsura în care este posibil, valoarea individuală şi frecvenţa contractelor subsecvente care urmează să fie atribuite. 9. În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, se precizează dacă operatorii economici pot depune oferte pentru unul sau mai multe loturi; 10. Termenul de finalizare sau durata contractului; 11. a) Data limita de primire a candidaturilor; b) Adresa la care se transmit candidaturile; c) Limba sau limbile în care trebuie redactate candidaturile. 12. Modalităţi principale de finanţare şi de plată şi/sau referiri la prevederile care le reglementează; 13. După caz, forma juridică pe care trebuie să o ia asocierea grupului de operatori economici cărora li s-a atribuit contractul; 14. Criterii de calificare privind situaţia personală a operatorilor economici care pot atrage după sine excluderea acestora din urmă (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 15. Criterii de calificare privind situaţia economico - financiară precum şi capacitatea tehnică şi profesională, a operatorilor economici; Nivelul (nivelurile) specific(e) minim(e) al capacităţilor minime impuse (in cazul in care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 16. Pentru acordul-cadru: a) numărul sau, după caz, numărul maxim de operatori economici cu care se va încheia acordul-cadru; b) durata acordului-cadru; c) dacă este cazul, motivele care justifică o durată a acordului-cadru mai lungă de patru ani. 17. Dacă este cazul, se precizează derularea negocierilor in runde/etape succesive, pentru reducerea numărului de oferte preliminare care urmează să fie negociate; 18. a) Numărul minim şi, după caz, numărul maxim de candidaţi care se intenţionează să fie preselectaţi; b) criteriile de preselecţie aplicabile (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55). 19. Perioada de timp în care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă; 20. Criteriul de atribuire a contractului (în cazul în care nu sunt prezentate detalii sunt aplicabile prevederile art. 55); 21. Alte informaţii. 14. Documentaţia de atribuire; Caietul de sarcini sau, după caz, documentaţia descriptivă este întocmit de personalul răspunzător cu achiziţiile publice din unitate; Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu, specificaţii tehnice. Specificaţiile tehnice definesc, după caz: - caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă; - cerinţe privind impactul asupra mediului înconjurător; - siguranţa în exploatare; - dimensiuni, terminologie, simboluri, teste şi metode de testare, ambalare, etichetare, marcare şi instrucţiuni de utilizare produs, tehnologii şi metode de producţie;

5. 6. 7. 8.

- sisteme de asigurare a calităţii şi condiţii pentru certificarea conformităţii cu standarde relevante sau altele asemenea. În cazul contractelor pentru lucrări, specificaţiile tehnice pot face referire şi la: prescripţii de proiectare şi de calcul a costurilor, la verificarea, inspecţia şi condiţiile de recepţie a lucrărilor sau la verificarea, inspecţia si condiţiile de recepţie a tehnicilor, procedeelor şi metodelor de execuţie; orice alte condiţii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractanta este capabilă să le descrie, în funcţie şi de diverse acte normative şi reglementări generale sau specifice, în legătură cu lucrările finalizate şi cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrări. Specificaţiile tehnice se definesc: fie, prin referire, de regulă, în următoarea ordine, la: • standarde naţionale care adoptă standarde europene; • omologări tehnice europene; • standarde internaţionale; • alte referinţe de natură tehnică elaborate de organisme de standardizare europene; • alte standarde, omologări sau reglementări tehnice naţionale privind utilizarea produselor sau proiectarea, calculul si execuţia lucrărilor. Documentaţia descriptivă conţine: • descriere a necesitaţilor, obiectivelor si constrângerilor autorităţii contractante, • orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile, • în cazul dialogului competitiv, dacă s-a hotărât astfel, primele care vor fi acordate participanţilor la dialog, • posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte; • clauzele contractuale obligatorii. Clauzele contractuale obligatorii: sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziţie publică trebuie să le conţină referitor la:  obiectul principal al contractului;  preţul contractului;  durata contractului;  sancţiuni ale neexecutării culpabile a obligaţiilor;  documentele contractului;  obligaţiile principale ale părţilor. În formularele nr. 3 “Contract de furnizare”, nr. 4 “Contract de servicii”, nr. 5 “Contract de lucrări” sunt prezentate modelele de contracte de achiziţie publică. În formularele nr. 6 “Acord-cadru de furnizare”, nr. 7 “Acord - cadru de servicii”, nr. 8 “ Acord-cadru de lucrări” sunt prezentate modelele de acord- cadru. Fişa de date a achiziţiei; Fişa de date a achiziţiei cuprinde informaţii şi instrucţiuni privind: • autoritatea contractantă, in special cu privire la adresa – inclusiv telefon, fax, e-mail – persoane de contact, mijloace de comunicare etc.; • adresa de unde se poate achiziţiona, descărca documentaţia de atribuire; • activitatea autorităţii contractante; • faptul că se achiziţionează în numele altei autorităţi (dacă este cazul);

• modul de obţinerea de clarificări şi alte informaţii; • soluţionarea litigiilor; • Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail; • obiectul contractului de achiziţie publică şi durata acestuia; • modul în care se va finaliza procedura; • după caz, acordul-cadru, durata acestuia, număr de operatori, valoarea minimă şi maximă a unui contract subsecvent; • existenţa loturilor şi modul de abordare; • acceptarea / neacceptarea de oferte alternative; • codul CPV; • cantitatea produselor; • despre garanţii; • termene de valabilitatea ofertei; • procedura aplicată şi dacă aceasta are ca etapă finală licitaţia electronică; • cerinţele minime de calificare precum şi documentele care urmează să fie prezentate pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare si selecţie, dacă sunt solicitate; • data limită de depunere (ora / zi / lună / an), locul de depunere şi ce alte formalităţi trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire; • informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a propunerii tehnice şi financiare; • informaţii privind modul de elaborare şi prezentare a ofertei; • informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire. Modelul de Fişa de date este prevăzut in Formularul nr. 9 “Fişa de date a achiziţiei”. Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare:  Fişa de date a achiziţiei;  Formularul de ofertă;  Formularul de contract;  Formularul de scrisoare de garanţie, dacă se solicită. Modelul de formular de ofertă este prevăzut in Formularul nr. 10 A, B, C “ Formular de ofertă”. 15. Declaraţiile de confidenţialitate şi conflictul de interese; Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate este întocmită de fiecare membru al comisiei de evaluare şi cuprinde numele şi prenumele ca membru / expert cooptat în comisia de evaluare / juriul pentru achiziţia de....... (se inserează numele produsului, serviciului sau lucrării şi codul CPV) ...................................., la procedura (se inserează denumirea procedurii / modalităţii de atribuire a contractului de achiziţie publică) organizată de ................ (se inserează denumirea autorităţii contractante), şi în temeiul art.75 din HG nr.925/2006, pe proprie răspundere, sub sancţiunea falsului în declaraţii următoarele menţiuni : a. nu deţin părţi sociale, părţi de interes, acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanţi / concurenţi /candidaţi sau subcontractanţi b.nu fac parte din consiliul de administraţie / organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanţi / concurenţi /candidaţi sau subcontractanţi;

c. nu am calitatea de soţ / soţie, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administraţie / organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanţi / candidaţi; d. nu am nici un interes de natură să afecteze imparţialitatea pe parcursul procesului de verificare / evaluare a candidaturilor / ofertelor. Totodată, mă angajez ca voi păstra confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor / candidaturilor, precum şi asupra altor informaţii prezentate de către operatorii economici a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja proprietatea intelectuală sau secretele comerciale, precum şi asupra lucrărilor comisiei de evaluare / juriului. Înţeleg ca în cazul în care voi divulga aceste informaţii sunt pasibil de încălcarea prevederilor OUG nr.34/2006, a legislaţiei civile şi penale. Documentul este semnat si datat. 16. Proces-verbal pentru şedinţa de deschidere; Este întocmit de comisia de evaluare numită la nivelul instituţiei publice prin act administrativ şi înregistrat la registratura unităţii. Cuprinde data deschiderii ofertelor depuse în vederea atribuiri contractului de achiziţie publică sau a încheierii acordului cadrul, obiectul achiziţiei, cod CPSA/CPV a acesteia, componenţa comisiei, numărul deciziei de numire a acesteia, data şi ora, sediul autorităţii contractante, care procedează la deschiderea ofertelor depuse. Menţiunea „Preşedintele comisiei de evaluare declară deschisă şedinţa de deschidere a ofertelor şi dă citire componenţei comisiei”. De asemenea mai cuprinde menţiunea cu privire la temeiul legal ce stă la baza atribuirii contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii şi procedura aleasă. Se mai trece denumirea / numele candidaţilor / ofertanţilor şi a ofertelor alternative denumirea operatorilor economici respinşi şi motivul respingerii. Se declară cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă . Se înscrie menţiunea „Preşedintele comisiei de evaluare deschide plicurile ce conţin: - documentele de calificare; - propunerea tehnică; - propunerea financiară. Se trec preţurile ofertelor, durata ofertelor, documentele de calificare prezentate de către ofertanţi, La final se înscrie menţiunea „Preşedintele comisiei de evaluare declară închise lucrările şedinţei de deschidere a ofertelor, urmând ca membrii comisiei să analizeze în detaliu ofertele depuse în conformitate cu prevederile documentaţiei de atribuire şi să stabilească oferta câştigătoare.” Documentul este semnat de COMISIA DE EVALUARE şi de REPREZENTANŢII OFERTANŢILOR 17. Răspuns la solicitările de clarificări; - Clarificările privind documentaţia de atribuire / selectare / preselectare sunt făcute de comisia de evaluare de la nivelul instituţiei publice. 18. Raportul procedurii de atribuire; Raportul procedurii de atribuire este întocmit de comisia de evaluare numită de conducătorul instituţiei publice prin act administrativ şi trebuie să cuprindă: - denumirea şi sediul autorităţii contractante; - obiectul contractului de achiziţie publicaţii/acordului-cadru sau sistemului de achiziţie dinamic; - dacă este cazul, denumirea/numele candidaţilor participanţi la procedură; - dacă este cazul, denumirea/numele candidaţilor selectaţi şi neselectaţi, precum şi motivele care au stat la baza selectării sau neselectării respectivilor candidaţi; - denumirea/numele ofertanţilor participanţi la procedură; - denumirea/numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; - dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute;

- denumirea/numele ofertantului/ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; - în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o subcontractează împreună cu denumirea/numele subcontractanţilor; - dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire. Raportul procedurii de atribuire se înaintează spre aprobare conducătorului instituţiei. Modelul de Raport al procedurii de atribuire se regăseşte în Formularul 14” Raportul procedurii de atribuire” 19. Contestaţii la atribuirea achiziţiei publice; - trebuie să cuprindă următoarele: Antet /contestator, persoana subscrisă, sediul, cod unic de înregistrare, reprezentată legal, calitate de ofertant / candidat la procedura de atribuire a contractului de, organizator de autoritate contractantă cu sediul, motivele care stau la baza contestaţiei sunt: în fapt sau în drept, mijloace de probă şi semnătura / ştampila reprezentant legal (nume / prenume în clar) şi este întocmită de unul sau mai mulţi ofertanţi. 20. Contractul de achiziţie publicaţii /acordul cadru, semnate; Contractul de achiziţie publică este întocmit de unitatea contractantă şi este semnat în original de către părţi, este înregistrat şi conţine:  preambul;  clauze contractuale obligatorii;  clauze contractuale specifice. Contractele de subcontractare se constituie în anexe la contractul de achiziţie publică Preambulul – reprezintă partea introductivă a contractului şi conţine informaţii despre:  temeiul legal în baza căruia se semnează contractul de achiziţie publică;  denumirea părţilor contractante;  definiţii aplicabile;  interpretare. Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziţie publică trebuie să le conţină referitor la:  obiectul principal al contractului;  preţul contractului;  durata contractului;  sancţiuni ale neexecutării culpabile a obligaţiilor;  documentele contractului;  obligaţiile principale ale părţilor. Clauze contractuale specifice sunt acele prevederi contractuale specifice fiecărui contract de achiziţie publică care se stabilesc, de regulă, prin acordul parţilor în funcţie de necesităţile obiective ale autorităţii contractante şi de conţinutul ofertei declarată câştigătoare. Clauzele contractuale specifice pot face referire la:  subcontractori,  garanţia de bună execuţie,  garanţia de calitate,

 modalitatea de ajustare a preţului,  termene de executare a obligaţiilor părţilor,  recepţie, inspecţii, teste,  ambalare, marcare, transport,  asigurări,  alte condiţii de executare a contractului, ş.a. În formularele nr. 3 “Contract de furnizare”, nr. 4 “Contract de servicii”, nr. 5 “Contract de lucrări” sunt prezentate modelele de contracte de achiziţie publică. 21. Înregistrările care dovedesc transmiterea anunţului de atribuire; - document care să ateste transmiterea anunţului de atribuire; 22. Anunţul de atribuire; - este întocmit de personalul răspunzător cu achiziţiile publice din unitate; Anunţul de atribuire A. Achiziţia de publicaţii de bibliotecă: 1. Denumirea şi adresa autorităţii contractante; 2. Procedura de atribuire aplicată. În cazul aplicării procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, se prezintă motivele justificative; 3. Contractul de furnizare: natura şi cantitatea produselor furnizate, după caz, pe furnizor; codul/codurile CVP; 4. Data atribuirii contractului de furnizare; 5. Criteriul de atribuire a contractului de furnizare, 6. Numărul de oferte primite; 7. Denumirea şi adresa ofertantului/ofertanţilor câştigător/câştigători; 8. Preţul sau gama preţurilor plătite; 9. Data publicării anunţului de participare; 10. Alte informaţii. B. Achiziţia de servicii 1. Denumirea şi adresa autorităţii contractante; 2. Procedura de atribuire aplicată. În cazul aplicării procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, se prezintă motivele justificative; 3. Categoria, descrierea şi cantitatea serviciilor prestate; codul/codurile CVP; 4. Data atribuirii contractului de servicii; 5. Criteriul de atribuire a contractului de servicii; 6. Numărul de oferte primite; 7. Denumirea şi adresa ofertantului/ofertanţilor câştigător/câştigători; 8. Preţul sau gama preţurilor plătite; 9. Data publicării anunţului de participare; 10. Alte informaţii.

C. Achiziţia de lucrări 1. Denumirea şi adresa autorităţii contractante; 2. Procedura de atribuire aplicată. În cazul aplicării procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, se prezintă motivele justificative; 3. Contractul de lucrări: natura şi dimensiunea prestaţiilor, caracteristicile generale ale lucrării; 4. Data atribuirii contractului de lucrări; 5. Criteriul de atribuire a contractului de lucrări; 6. Numărul de oferte primite; 7. Denumirea şi adresa ofertantului/ofertanţilor câştigător/câştigători; 8. Preţul sau gama preţurilor plătite; 9. Data publicării anunţului de participare; 10. Alte informaţii.

Anunţuri pentru concursul de soluţii Anunţul de participare la concurs 1. Denumirea, adresa, numărul de fax, adresa de e-mail a autorităţii contractate şi ale biroului de la care se pot obţine documentele suplimentare; 2. Descrierea proiectului; 3. Tipul de concurs: deschis sau restrâns; 4. În cazul unui concurs deschis: termenul de depunere a proiectelor; 5. În cazul unui concurs restrâns: a) numărul de participanţi care vor fi selectaţi; b) criterii de selecţie a participanţilor; c) termenul de depunere a cererilor de participare. 6. După caz, se precizează dacă participarea este rezervată unei profesii specifice; 7. Criteriile care urmează să fie aplicate la evaluarea proiectelor; 8. Numele membrilor juriului, 9. Se precizează dacă decizia juriului are caracter obligatoriu pentru autoritatea contractantă; 10. După caz, numărul şi valoarea premiilor; 11. Se precizează dacă, în urma concursului, contractul/contractele va/vor fi sau nu atribuite câştigătorului sau câştigătorilor concursului; 12. Alte informaţii. Anunţul privind rezultatul concursului 1. Numele, adresa, numărul de fax, adresa de e-mail a autorităţii contractante; 2. Descrierea proiectului.; 3. Numărul total de participanţi; 4. Numărul de participanţi străini;

5. Câştigătorul (câştigătorii) concursului; 6. După caz, premiul (premiile) acordate; 7. Referinţe privind publicarea anunţului de participare la concurs; 8. Alte informaţii. 23. Garanţia de buna execuţie: Trebuie să conţină: suma constituită ca garanţie; să conţină în clar denumirea autorităţii contractante în favoarea căreia s-a constituit să aibă înscrisă valabilitatea pentru care a fost constituită care trebuie să corespundă cu cea înscrisă în documentaţie; să conţină parafa lizibilă a băncii emitente şi/sau semnătura autorizată. Modelul scrisorii de garanţie de bună execuţie este prevăzut de Formularul nr. 18 “Scrisoare de garanţie de bună execuţie” şi este prezentat de către unitatea contractantă: 24. Publicare anunţ de atribuire: Actul justificativ care stă la baza achitării sumei pentru publicarea anunţului şi anunţul publicat; 25. Dovada îndeplinirii obiectului contractului – procese verbale de recepţie preliminare şi finale; - factura, nota de intrare recepţie sau procesul verbal de recepţie a lucrărilor sau serviciilor; 26. Dovada efectuării plăţilor; - Ordinul de plată către furnizori; 27. Dovada înregistrării in contabilitate a rezultatului derulării contractului. - nota contabilă 8.2.3. Circuitul documentelor a. Referatul de necesitate prin care se solicită introducerea reperelor în programul anual al achiziţiilor publice se întocmeşte de conducătorii compartimentelor, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de către director şi se centralizează la persoana responsabilă în vederea elaborării, pe baza lor a programului anual al achiziţiilor publice; Referatul de necesitate pentru acordarea de materiale se întocmeşte, în 2 exemplare, de către conducătorii compartimentelor, se avizează de către contabilul-şef şi se aprobă de către director. Un exemplar se înaintează Biroului administrativ în vederea soluţionării, cel de-al doilea exemplar fiind păstrat de către compartimentul solicitant; b. Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează de către persoana responsabilă, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de către director şi se arhivează la persoana responsabilă. Orice modificare ce intervine în cuprinsul său pe parcursul anului va urma aceeaşi procedură de avizare şi aprobare. c. Anunţul de intenţie se publică în cadrul SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro; d. Nota justificativă privind stabilirea cerinţelor minime de calificare şi selecţie se elaborează de către persoana responsabilă şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei. e. Nota justificativă privind stabilirea criteriilor de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei. f. Nota justificativă privind selectarea procedurii de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă, se avizează de către consilierul juridic şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei.

g. Documentaţia de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, un exemplar rămâne la dosarul achiziţiei, iar celelalte se transmit/înmânează operatorilor economici solicitanţi; h. Anunţul de participare se publică în SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro; i. Solicitarea de transmitere a documentaţiei de atribuire se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei responsabile în vederea soluţionării sale; j. Solicitarea de clarificare se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei responsabile în vederea soluţionării sale; k. Răspuns la solicitarea de clarificare se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite, prin grija secretariatului, operatorilor economici; l. Scrisoarea de înaintare se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei responsabile; m. Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate se completează de către membrii comisiei de achiziţii şi se ataşează dosarului achiziţiei; n. Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi, dacă este cazul, de reprezentanţii ofertanţilor şi se transmite, prin grija secretariatului, tuturor operatorilor economici care au depus ofertă; o. Solicitarea de completare a documentelor se redactează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, şi se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv; p. Solicitarea de clarificare/îndreptare a erorilor aritmetice se redactează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, şi se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv; q. Raportul procedurii se întocmeşte de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi se aprobă de către director; r. Procesul-verbal de evaluare a ofertelor se întocmeşte de persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi se ataşează dosarului achiziţiei; s. Comunicarea privind acceptarea ofertei câştigătoare se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite, prin poştă şi fax, de către secretariatul instituţiei, ofertantului desemnat ca fiind câştigător; t. Comunicarea privind rezultatul procedurii se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite, prin poştă şi fax, de către secretariatul instituţiei, ofertanţilor desemnaţi ca fiind necâştigători; u. Contractul de achiziţie publică se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi de reprezentantul ofertantului câştigător, în două exemplare, un exemplar rămânând la dosarul achiziţiei, celălalt exemplar revenindu-i ofertantului contractant; v. Anunţul de atribuire se publică în SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro; w. Procesul-verbal de recepţie se completează/redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de recepţie şi de reprezentanţii contractantului, se înregistrează la secretariat, un exemplar rămânând la dosarul achiziţiei, iar celălalt revenindu-i contractantului; x. Certificat constatator privind modul de îndeplinire a obligaţiilor contractuale de către ofertantul câştigător se transmite contractantului în cauză şi la ANRMAP; y. Raportul anual se întocmeşte de persoana responsabilă, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de director, şi se transmite la ANRMAP. 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: calculator; acces la SEAP şi Internet;

imprimantă alb-negru; copiator, fax; consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului contabilitate, de către persoana responsabilă, în colaborare bibliotecarul şcolar; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele: - costul multiplicării documentaţiei de atribuire; - costul transmiterii prin fax a diferitelor documente ce fac obiectul comunicării pe parcursul derulării activităţii; - costul transmiterii prin poştă a comunicărilor privind rezultatul procedurii de achiziţie. 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea achiziţiei publice; - procedura de atribuire selectată; - incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de achiziţii publice sunt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute orientativ prin programul anual al achiziţiilor publice şi prin calendarul procedurii.

8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii Etapa 1 Întocmirea programului anual al achiziţiilor publice Operaţiune 2 - conducătorul unităţii, prin act administrativ va desemna persoana răspunzătoare de achiziţiile publice; - decizia de numire va fi vizată de şeful compartimentului financiar contabil; - înmânarea unui exemplar din decizie, sub semnătură privată, persoanei desemnate cu activitatea de achiziţii publice din unitate; - întocmirea referatului de necesitate de persoana care solicită achiziţionarea unor valori materiale; - înregistrarea la registratura unităţii a referatului de necesitate; - aprobarea referatului de necesitate de conducătorul instituţiei publice; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va face identificare necesităţi - estimare valoare şi modalităţi de obţinere; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va întocmi referatul justificativ privind alegerea procedurii de achiziţie; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trece la punerea în corespondenţa cu CPV a valorilor materiale ce urmează a fi achiziţionate; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trece la ierarhizare produselor ce vor fi achiziţionate; - se va alege procedura de achiziţionare a valorilor materiale de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va întocmi referatul de justificare privind alegerea procedurii de achiziţie publică; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trece la identificare fondurilor necesare pentru achiziţia publică respectiv dacă sunt prevăzute în bugetul pe anul în curs sumele necesare; - elaborarea calendarului achiziţiei de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; - definitivarea programului anual de achiziţie de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; - înregistrarea programului anual de achiziţiei la registratura instituţiei publice; - aprobarea programului anual de achiziţiei publică de conducătorul instituţiei publice şi vizarea lui de titularul vizei de control financiar preventiv; - dacă se impune, elaborarea şi transmiterea anunţului de intenţie de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; Elaborarea - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili specificaţii tehnice sau documentaţia descriptivă; documentaţiei de - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili clauze contractuale; atribuire / de - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili cerinţe minime de calificare, dacă este cazul, criterii selectare de selectare; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili criteriu de atribuire; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va solicita, dacă este cazul, garanţie de participare;

1

2

3

4.

5.

6.

- persoana responsabilă cu achiziţiile publice va completa Fişei de date a achiziţiei; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili formulare şi modele; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trimite anunţ către Ministerul Finanţelor Publice privind verificarea procedurală; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va definitiva documentaţia de atribuire; Chemare la - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trimite spre publicare anunţul de participare; competiţie - unitatea contractantă va pune la dispoziţia celor interesaşi documentaţia de atribuire; - persoana responsabilă cu achiziţiile publice va răspunde la solicitările de clarificări; - unitatea va stabili reguli de participare şi de evitare a conflictului de interese; Derulare - dacă este cazul, primirea candidaturii şi selectarea candidaţilor; procedură de - dacă este cazul, derularea rundelor de discuţii; atribuire - unitatea va stabili termenul pentru elaborare oferte; - primire de oferte de la persoanele juridice interesate să participe ca parte la achiziţia publică; - înregistrarea ofertelor primite la registratura unităţii cu menţionarea orei la care s-a depus oferta; - conducătorul instituţiei publice va dispune şi aproba emiterea actului administrativ, respectiv deciziei de constituire a comisiilor de evaluare; - stabilirea prin act administrativ a orei şi a datei deschidere a ofertelor; - stabilirea prin act administrativ a da datei de evaluare a ofertelor; - completarea de cei din comisia de evaluare a declaraţiilor de confidenţialitate şi conflict de interese (dacă este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare în cazul în care se constată un conflict de interese) comisia de evaluare va trece la data şi ora stabilită la deschiderea ofertelor depuse la registratura instituţiei publice; - întocmirea, înregistrarea şi semnarea procesulu-verbal de deschidere a ofertelor de comisia de evaluare numită la nivelul instituţiei publice; - comisia de evaluare va trece la examinarea şi evaluarea ofertelor; - întocmirea, înregistrarea şi semnarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor, de către comisia numită la nivelul instituţiei publice; - stabilirea ofertei câştigătoare printr-o hotărâre emisă de comisia de evaluare; - comisia va anula procedură de achiziţie publică, dacă este cazul; Atribuire contract - unitatea contractantă va notifica în scris fiecare participant la procedura de achiziţie cu privire la rezultat acesteia; de achiziţie - după notificarea privind rezultatul procedurii de achiziţie va fi stabilită perioada de aşteptare în care se publică sau primesc un exemplar din contestaţiile înaintate comisiei, dacă este cazul; încheiere acord - dacă este cazul, se aşteaptă soluţionare contestaţiilor; cadru - semnarea contractului/încheiere acord-cadru de câştigătoarea procedurii de achiziţie şi partea contractantă; - unitatea va transmite spre publicare anunţ de atribuire şi ofertanţilor dacă este cazul; Încheiere dosar - persoana răspunzătoare cu achiziţiile publice va trece definitivarea dosarului de achiziţie publică; de achiziţie - persoana răspunzătoare cu achiziţiile publice va trece la numerotarea filelor din dosarul de achiziţie şi

publică întocmirea opisului; 7. Derulare - dacă este cazul, constituirea garanţiei de bună execuţie a firmei contractante; contract/acord - intrare în efectivitate a contractului de achiziţie publică; cadru - îndeplinirea obligaţiilor asumate de părţile contractante şi întocmirea recepţiilor parţiale, dacă este cazul: 8. Finalizare - comisia de recepţie din unitate va efectua recepţia finală; contract - dacă este cazul, unitatea va elibera garanţia de bună execuţie; 9. Analiza - concluzii procesului - măsuri de îmbunătăţire a procedurii de achiziţie publică; 8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Etapa Operaţiunea 1 2 1 Întocmirea conducătorul unităţii, prin act programului administrativ va desemna persoana anual al răspunzătoare de achiziţiile publice; achiziţiilor publice decizia de numire va fi vizată de şeful compartimentului financiar contabil; înmânarea unui exemplar din decizie, sub semnătură privată, persoanei desemnate cu activitatea de achiziţii publice din unitate; întocmirea referatului de necesitate de persoana care solicită achiziţionarea unor valori materiale; înregistrarea la registratura unităţii a referatului de necesitate; aprobarea referatului de necesitate de conducătorul instituţiei publice; persoana responsabilă cu achiziţiile publice, va face identificare necesităţilor, estimarea valorii şi modalităţi de obţinere; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va întocmi referatul justificativ privind alegerea procedurii de achiziţie; Activităţile desfăşurate 3 - conducătorul instituţiei publice va desemna persoana care va fi responsabilă cu achiziţiile publice prin decizie; - decizia va fi semnată de conducătorul unităţii,va fi înregistrată într-o evidenţă specială şi datată; - decizia de numire a responsabilului cu achiziţiile publice va fi vizată de şeful compartimentului financiar contabil; - un exemplar din decizia de numire va fi înmânată sub semnătură privată persoanei desemnate cu achiziţiile publice din unitate de serviciul secretariat; - elaborarea şi întocmirea referatului de necesitate de către administratorul unităţii sau altă persoană care solicită achiziţionarea unor valori materiale; - referatul de necesitate trebuie înregistrat la registratura unităţii înainte de a fi trimis conducătorului unităţii pentru aprobare; - aprobarea de ordonatorul de credite şi vizarea C.F.P. a referatului de necesitate; - se va trece la estimarea valorii achiziţiei publice conform normelor legale şi se va stabili modalitatea de obţinere a acesteia; - se va întocmi nota justificativă privind estimarea valori produsului ce este propus pentru achiziţionare; - referatul va fi înregistrat la registratura unităţii şi aprobat de conducătorul unităţii; persoana responsabilă cu achiziţiile - stabilirea codului CPV conform normelor legale pentru publice va trece la punerea în produsele sau activităţile ce urmează a fi achiziţionate;

corespondenţă cu CPV a valorilor materiale ce urmează a fi achiziţionate; persoana responsabilă cu achiziţiile - ierarhizare produselor în funcţie de necesităţile instituţiei publice va trece la ierarhizarea produselor publice (urgenţe) şi apoi se va trece la adăugarea valorilor ce vor fi achiziţionate; materiale care sau stabilit ulterior dar nu mai târziu de luna noiembrie a anului în curs; se va alege procedura de achiziţionare a - în funcţie de valoarea estimată se va alegere procedura de valorilor materiale de către persoana urmat dintre următoarele: responsabilă cu achiziţiile publice; - licitaţie deschisă; - licitaţie restrânsă; - cerere de oferte; - negociere; - dialog competitiv; persoana responsabilă cu achiziţiile - întocmirea referatului de justificare în care se menţionează de publice va întocmi referatul de justificare ce s-a ales procedura respectivă pentru achiziţia publică; privind alegerea procedurii de achiziţie - înregistrarea referatului de justificare la registratura unităţii; publică; - aprobarea referatului de conducătorul unităţii; - vizarea referatului de către contabilul şef; persoana responsabilă cu achiziţiile - întocmirea şi respectiv aprobarea bugetului pentru anul în curs publice va trece la identificarea fondurilor de către ordonatorul de credite principal sau secundar după caz; necesare pentru achiziţia publică respectiv - identificarea sumelor în buget necesare pentru achiziţionarea dacă sunt prevăzute în bugetul pe anul în valorilor materiale; curs sumele necesare; elaborare calendarului achiziţiei de - întocmirea calendarului de desfăşurare a achiziţiei publice, persoana responsabilă cu achiziţiile publice; stabilindu-se datele fiecărei etape în desfăşurarea acesteia definitivarea programului anual de - întocmirea programului de achiziţie publică conform modelului achiziţie de persoana responsabilă cu din Anexa 1, la norme; achiziţiile publice; - semnarea programului de persoana răspunzătoare cu achiziţiile publice; înregistrarea programului anual de - programul anual va fi înregistrat la registratura unităţii; achiziţia la registratura instituţiei publice; aprobarea programului anual de achiziţii - aprobarea acestuia de ordonatorul de credite respectiv publice de conducătorul instituţiei publice conducerea unităţii; şi vizarea lui de titularul vizei de control - vizarea programului de contabilul şef al unităţii; financiar preventiv; dacă se impune, elaborarea şi transmiterea - se va întocmi anunţul de intenţie şi va fi transmis conform anunţului de intenţie de persoana normelor legale pentru publicare;

responsabilă cu achiziţiile publice; 2 Elaborarea stabilirea specificaţiilor tehnice sau documentaţiei de documentaţia descriptivă de persoana atribuire /de responsabilă cu achiziţiile publice; va selectare stabili specificaţii tehnice sau documentaţia descriptivă; stabilirea clauzelor contractuale; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili clauze contractuale; stabilirea cerinţelor minime de calificare, dacă este cazul, criterii de selectare persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili cerinţe minime de calificare, dacă este cazul, criterii de selectare; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili criteriu de atribuire; dacă este cazul, solicitarea garanţiei de participare persoana responsabilă cu achiziţiile publice va solicita, dacă este cazul, garanţia de participare; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va completa Fişa de date a achiziţiei; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili formularele şi modelele pentru depunerea ofertelor; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trimite anunţ către Ministerul Finanţelor Publice privind verificarea procedurală; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va definitiva documentaţia de atribuire; 3 Chemare la persoana responsabilă cu achiziţiile competiţie publice va trimite spre publicare anunţul de participare; punerea la dispoziţie a documentaţiei de

- se va stabili şi se va întocmi situaţia privind specificaţiile tehnice ale achiziţiei publice, specificaţii ce vor fi puse la dispoziţie odată cu caietul de sarcini; - se vor stabili clauzele contractuale generale şi specifice ce vor sta la baza întocmirii contractului de achiziţie publică; - se vor stabili cerinţele minime de calificare, dacă este cazul, se vor stabili şi criteriile de selectare a ofertelor depuse pentru achiziţia publică;

- se vor stabili criteriile de atribuire, care sunt în special preţurile cele mai mici, a achiziţiei publice; - dacă este cazul, se va solicita garanţia de participare;

- se va întocmi formularul Fişa de date a achiziţiei conform modelului din Anexa 1 la normele metodologice (ghid); - se vor stabili formularele şi modelele ce se vor folosi pentru achiziţia publică (dintre cele din Anexa 1 din Ghidul achiziţiilor publice); - se va întocmi şi se va trimite un anunţ către Ministerul Finanţelor Publice privind verificarea procedurală; - se va finaliza întocmirea documentaţiei de atribuire a achiziţiei publice; - se va întocmi şi se va publica anunţul de participare; - se pune la dispoziţia celor interesaţi, documentaţia de atribuire,

4 Derulare . procedură de atribuire

atribuire unitatea contractantă va pune la dispoziţia celor interesaţi documentaţia de atribuire; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va răspunde la solicitările de clarificări; unitatea va stabili reguli de participare şi de evitare a conflictului de interese; dacă este cazul, primirea candidaturilor şi selectarea candidaţilor; dacă este cazul, derularea rundelor de discuţii unitatea va stabili termenul pentru elaborare oferte; primirea ofertelor de la persoanele juridice interesate să participe ca parte la achiziţia publică; înregistrarea ofertelor primite la registratura unităţii cu menţionarea orei la care s-a depus oferta; conducătorul instituţiei publice va dispune şi aproba emiterea actului administrativ respectiv decizia de constituire a comisiilor de evaluare; stabilirea prin act administrativ a orei şi a datei de deschidere a ofertelor; stabilirea prin act administrativ a datei de evaluare a ofertelor; completarea de cei din comisia de evaluare a declaraţiilor de confidenţialitate şi conflict de interese (dacă este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare în cazul în care se constată un conflict de interese); comisia de evaluare va trece la data şi ora stabilită, la deschiderea ofertelor depuse la registratura instituţiei publice; întocmirea, înregistrarea şi semnarea

respectiv a caietului de sarcini; - se vor întocmi răspunsuri la solicitările privind unele neclarităţi şi se vor trimite celor care le-au solicitat; - se vor întocmi reguli de participare şi de evitare a conflictului de interese; - se va trece dacă este cazul, primirea candidaturilor şi selectarea candidaţilor - se va trece dacă este cazul, la derularea rundelor de discuţii - se va stabili termenele pentru elaborarea ofertelor de achiziţie publică; - se vor primi şi se vor înregistra toate ofertele depuse, în plic sigilat, sau cele care nu au venit prin poştă vor fi puse în plic se vor sigila şi se vor înregistra la primire; - ofertele primite de la diferiţi ofertanţi vor fi înregistrate la registratura înainte să fie predate comisiei de achiziţie din cadrul unităţii; - directorul unităţii va emite decizia cu privire la componenţa comisiei de evaluare a ofertelor depuse; - se va emite decizia în care se va menţiona data şi ora la care se vor deschide ofertele; - se va emite decizie în care se va menţiona data şi ora la care se va emite hotărârea privind selectarea ofertei câştigătoare; - se va trece la completare de cei din comisia de evaluare a declaraţiilor de confidenţialitate şi conflict de interese (dacă este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare în cazul în care se constată un conflict de interese); - se va trece la deschiderea plicurilor cu ofertele depuse până la data şi ora menţionată în caietul de sarcini; - se va întocmi „Procesul-verbal de deschidere a ofertelor” –

procesului-verbal de deschidere a ofertelor, de comisia de evaluare numită la nivelul instituţiei publice; comisia de evaluare va trece la examinare şi evaluare oferte; întocmirea, înregistrarea şi semnarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor de comisia numită la nivelul instituţiei publice; stabilirea ofertei câştigătoare printr-o hotărâre emisă de comisia de evaluare; comisia va anula procedura de achiziţie publică, dacă este cazul; 5. Atribuire contract de achiziţie publică sau încheiere acord cadru

acest document este semnat obligatoriu de membrii comisiei, participanţi(ofertanţi) îl pot semna sau nu acest document; - se vor examina toate ofertele depuse până la data şi ora menţionată în caietul de sarcini; - comisia de evaluare va întocmi procesul verbal de evaluare conform modelului prezentat în Anexa nr. 1 din Ghidul aprobat prin Ordinul nr. 155/2006; - se va trece la stabilirea ofertei câştigătoare se va emite o hotărâre a comisiei de evaluare şi se va întocmi „raportul procedurii” conform modelului din formularul nr. 15 din Anexa nr. 1 la ghid; - se va trece la anularea procedurii dacă nu sunt îndeplinite reglementările prevăzute în normele legale de preţ sau de nr. de participanţi de exemplu; - se va întocmi o adresă, care va fi trimisă către ofertanţi, cu privire la rezultatele evaluării ofertelor depuse pentru achiziţia publică; - după notificarea privind rezultatul procedurii de achiziţie se va stabili o perioadă de aşteptare pentru depunerea şi soluţionarea contestaţiilor înaintate comisiei de contestaţie de la nivel naţional, dacă este cazul;

unitatea contractantă va notifica în scris fiecare participant la procedura de achiziţie, cu privire la rezultatul acesteia; după notificarea privind rezultatul procedurii de achiziţie va fi stabilită perioada de aşteptare în care se primesc un exemplar din contestaţiile înaintate comisiei, dacă este cazul; dacă este cazul, soluţionarea contestaţiilor; - se va trece la soluţionarea contestaţiilor în termenele stabilite de normele legale în vigoare; semnare contract/încheiere acord-cadru - întocmirea contractului sau a acordului cadru, semnarea şi de câştigătoarea procedurii de achiziţie şi stampilarea acestora de reprezentaţii părţilor contractante; părţile contractante; unitatea va transmite spre publicare anunţ - unitatea va întocmi anunţul de atribuire şi se va trimite de atribuire şi ofertanţilor dacă este cazul; ofertanţilor şi spre publicare; 6. Încheiere dosar de persoana răspunzătoare cu achiziţiile - se vor anexa toate actele întocmite pe timpul derulării achiziţiei achiziţie publică publice va trece definitivarea dosarului de publice la dosarul acesteia; achiziţie publică; persoana răspunzătoare cu achiziţiile - se va trece la numerotarea dosarului de execuţie şi la întocmirea publice va trece la numerotarea filelor din opisului; dosarul de achiziţie şi întocmirea opusului;

7. Derulare contract/acord cadru

8. Finalizare contract

dacă este cazul, constituirea garanţiei de - se va constitui garanţia de bună-execuţie la solicitarea bună execuţie; contractantului; intrare în efectivitate; - se va trece la derularea contractului de achiziţie publică cu respectarea termenelor menţionate în contract; îndeplinirea obligaţiilor asumate şi - se va urmări îndeplinirea obligaţiilor asumate prin contractul de recepţii parţiale, dacă este cazul; achiziţie publică şi periodic se vor efectua recepţii parţiale ale prestărilor de servicii sau ale lucrărilor de investiţii întocminduse proces verbal de recepţie parţială; comisia de recepţie din unitate va efectua - se va efectua la finele lucrărilor la recepţia finală a achiziţiei recepţia finală; publice întocmindu-se procesul verbal de recepţie; dacă este cazul, unitatea va eliberare - se va trece la eliberarea garanţiilor în cazul în care au fost garanţie de bună execuţie; depuse; concluzii măsuri de îmbunătăţire a procedurii de achiziţie publică; În cazul achiziţiilor care nu depăşesc pragul valoric impus de lege, în funcţie de natura produselor/serviciilor/lucărilor respective, se procedează la cumpărare directă. Această procedură se aplică în urma cercetărilor de piaţă efectuate pentru aflarea nivelului curent al preţurilor şi a nivelului calitativ al produselor/ serviciilor/ lucărilor necesare. De asemenea, persoana responsabilă procedează şi la consultarea catalogului de produse/servicii/lucrări existent în SEAP, în vederea identificării oportunităţilor de contractare în sistemul electronic. Desfăşurarea achiziţiei - unitatea va lua măsuri de îmbunătăţire a procedurii de achiziţie publică. Această estimare se efectuează de către persoana responsabilă, eventual cu sprijinul compartimentului solicitant, rezultatul acesteia fiind concretizat în nota justificativă privind selectarea procedurii de atribuire, căreia i se ataşează ofertele obţinute în urma studiului pieţei. În funcţie de modalitatea de achiziţie selectată, cumpărarea directă se desfăşoară astfel: - direct, prin emiterea unei comenzi ferme către operatorul economic selectat, pe baza ofertelor primite, în vederea atribuirii achiziţiei respective; - prin intermediul SEAP, prin transmiterea de notificări operatorilor economici care oferă produsele /serviciile/lucrările în cauză

9. Analiza procesului Achiziţia prin cumpărare directă

8.4.3.

Valorificarea rezultatelor activităţii îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind achiziţiile interne; Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind achiziţiile interne; Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri operaţionale

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii: I. Matricea responsabilităţilor: Nr. Crt. 1 Compartimentul (postul)/acţiunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII (operaţiunea) conducătorul unităţii, prin act A administrativ va desemna persoana răspunzătoare de achiziţiile publice; decizia de numire va fi vizată A de şeful compartimentului financiar contabil; înmânarea unui exemplar din E decizie, sub semnătură privată, persoanei desemnate cu activitatea de achiziţii publice din unitate; întocmirea referatului de E necesitate de persoana care solicită achiziţionarea unor valori materiale; înregistrarea la registratura E unităţii a referatului de necesitate; aprobarea referatului de necesitate de conducătorul instituţiei publice; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va face identificarea necesităţilor, estimarea valorii şi modalităţii de obţinere; persoana responsabilă cu A E

2 3

4

5

6 7

8

E

9

10

11

12

13

14 15 16

achiziţiile publice va întocmi referatul justificativ privind alegerea procedurii de achiziţie; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trece la punerea în corespondenţă cu CPV a valorilor materiale ce urmează a fi achiziţionate; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trece la ierarhizarea publicaţiilor ce vor fi achiziţionate; se va alege procedura de achiziţionare a valorilor materiale de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va întocmi referatul de justificare privind alegerea procedurii de achiziţie publică; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trece la identificare fondurilor necesare pentru achiziţia publicaţiilor, respectiv dacă sunt prevăzute în bugetul pe anul în curs sumele necesare; elaborarea calendarului achiziţiei, de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; definitivarea programului anual de achiziţie, de persoana responsabilă cu achiziţiile publice; înregistrarea programului anual

E

E

E

E

E

E E A

17

18

de achiziţiei la registratura instituţiei publice; aprobarea programului anual de achiziţii publice, de conducătorul instituţiei publice şi vizarea lui de titularul vizei de control financiar preventiv; dacă se impune, elaborarea şi transmiterea anunţului de intenţie de persoana responsabilă cu achiziţiile publice;

A

E

II. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX Crt. 1 stabilirea specificaţiilor tehnice sau documentaţia descriptivă de persoana responsabilă cu A achiziţiile publice; va stabili specificaţii tehnice sau documentaţia descriptivă; 2 stabilirea clauzelor contractuale persoana responsabilă cu achiziţiile publice; va stabili A clauze contractuale; 3 stabilirea cerinţelor minime de calificare, dacă este cazul, criterii de selectare de persoana A responsabilă cu achiziţiile publice; va stabili cerinţe minime de calificare, dacă este cazul, criterii de selectare; 4 persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili criteriile de atribuire; A 5 dacă este cazul, solicitarea garanţiei de participare; persoana responsabilă cu achiziţiile E publice va solicita, dacă este cazul, garanţia de participare; 6 persoana responsabilă cu achiziţiile publice va completa Fişa de date a achiziţiei; E 7 persoana responsabilă cu achiziţiile publice va stabili formularele şi modelele pentru E depunerea ofertelor; 8 persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trimite anunţ către Ministerul Finanţelor E Publice privind verificarea procedurală; 9 persoana responsabilă cu achiziţiile publice va definitiva documentaţia de atribuire; E III. Matricea responsabilităţilor:

Nr. Crt. 1 2 3 4

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) persoana responsabilă cu achiziţiile publice va trimite spre publicare anunţul de participare; punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire; unitatea contractantă va pune la dispoziţia celor interesaţi documentaţia de atribuire; persoana responsabilă cu achiziţiile publice va răspunde la solicitările de clarificări; unitatea va stabili reguli de participare şi de evitare a conflictului de interese;

I E

II III E E

IV

E

IV. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV Crt. 1 dacă este cazul, primirea candidaturilor şi selectarea E candidaţilor dacă este cazul; 2 dacă este cazul, derularea rundelor de discuţii E 3 unitatea va stabili termenul pentru elaborare oferte; E 4 primirea ofertelor de la persoanele juridice interesate să E participe ca parte la achiziţia publică; 5 înregistrarea ofertelor primite la registratura unităţii, cu A menţionarea orei la care s-a depus oferta; 6 conducătorul instituţiei publice va dispune şi aproba A emiterea actului administrativ respectiv deciziei de constituire a comisiilor de evaluare; 7 stabilirea prin act administrativ a orei şi a datei deschidere a A ofertelor; 8 stabilirea prin act administrativ a datei de evaluare a E ofertelor; 9 completarea de cei din comisia de evaluare a declaraţiilor de E confidenţialitate şi conflictul de interese (dacă este cazul se va trece la modificarea comisiei de evaluare în cazul în care se constată un conflict de interese); 10 comisia de evaluare va trece la data şi ora stabilită, la V deschiderea ofertelor depuse la registratura instituţiei publice; 11 întocmirea, înregistrarea şi semnarea procesului verbal de A deschidere a ofertelor de comisia de evaluare numită la nivelul instituţiei publice;

12 13 14 15

comisia de evaluare va trece la examinarea şi evaluarea ofertelor; întocmirea, înregistrarea şi semnarea procesului-verbal de evaluare a ofertelor de comisia numită la nivelul instituţiei publice; stabilirea ofertei câştigătoare printr-o hotărâre emisă de comisia de evaluare; comisia va anula procedura de achiziţie publică, dacă este cazul;

A E E A

V. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V Crt. 1 unitatea contractantă va notifica în scris fiecare participant la procedura de achiziţie cu privire la E rezultatul acesteia; 2 după notificarea privind rezultatul procedurii de achiziţie va fi stabilită perioada de aşteptare în care E se primesc contestaţiile, ce vor fi înaintate comisiei; 3 dacă este cazul, soluţionare contestaţii; E 4 semnarea contractului/încheierea acordului-cadru de câştigătoarea procedurii de achiziţie şi părţile A contractante; 5 unitatea va transmite spre publicare anunţ de atribuire şi ofertanţilor dacă este cazul; E VI. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) Crt. 1 persoana răspunzătoare cu achiziţiile publice va trece definitivarea dosarului de achiziţie publică; 2 persoana răspunzătoare cu achiziţiile publice va trece la numerotarea filelor din dosarul de achiziţie şi întocmirea opisului; VII. Matricea responsabilităţilor Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) Crt. 1 dacă este cazul, constituirea garanţiei de bună execuţie 2 intrarea în efectivitate 3 îndeplinirea obligaţiilor asumate şi recepţii parţiale VIII. Matricea responsabilităţilor Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) Crt. 1 comisia de recepţie din unitate va efectua recepţia finală; 2 dacă este cazul, unitatea va eliberare garanţie de bună execuţie; I E E E I E E II II III I E E II

10. Anexe, înregistrări, arhivări. Nr. anex ă 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Arhivare Denumirea anexei 1 Referat de necesitate PAAP Anunţ intenţie Note justificative Document. atribuire Anunţ participare Corespondenţa furnizorii. Declaraţie confidenţialitate PV deschidere oferte PV evaluare oferte Raportul procedurii cu de Elaborator Aprobă 2 Bibliotecar PR PR PR PR PR PR comisia comisia comisia comisia 3 Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Dir. Număr de ex. 4 1 3 1 1 în funcţie de solicitări 1 2 1 în funcţie de numărul de ofertanţi 1 2 2 SFC SFC, UVCAP SEAP Cons. jur. Oper. econ. SEAP Oper. econ. Oper. econ. Oper. econ. Difuzare 5 Loc Perioadă 6 7 Alte elemente 8

SFC 10 ani PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR PR 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP

Comunicări privind PR rezultatul procedurii

13 14 15

Contract achiziţie publică Anunţ atribuire PV recepţie

PR PR PR

Dir. Dir. Dir.

2 1 2 2

Oper. econ. SEAP Oper. econ. ANRMAP

PR PR PR PR

10 ani 5 ani 5 ani 5 ani

Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP Se ataşează dosarului AP

16 Raport anual PR PAAP – programul anual al achiziţiilor publice SFC – Serviciul Financiar. Contabilitate PR – persoana responsabilă Dir. – Director Oper. econ. – operator economic PV – proces-verbal AP – achiziţie publică 11. Cuprins Nr. Componentei în cadrul procedurii operaţionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale) Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări Cuprins

Pagina

Anexă Antet....... Nr............. Nota justificativă privind selectarea procedurii de ACHIZIŢIE DIRECTĂ

Aprobat, Director

1. Categoria de produse/servicii/lucrăriiii: ................................................................................................... 2. Codul de clasificare CPV : ..................................................................................................................... 3. Valoarea achiziţiei: ........................... lei (fără TVA) 4. Procedura de achiziţie conform legii: ACHIZIŢIE DIRECTĂ 5. Justificarea achiziţiei : Exemplificarea situaţiei concrete, conform referatului anexativ şi a notei de fundamentare • In conformitate cu reglementările legale privind achiziţiile publice din OUG 34/2006 şi în conformitate cu modificările ulterioare ale acesteia, propunem spre aprobarea, procedura ACHIZIŢIE DIRECTA conform pragului valoric de 15000 Euro/cod CPV/an financiar. In baza celor precizate mai sus, rugăm dispuneţi, achiziţionarea de ____________________________________ Director Contabil şef Persoana autorizată să cerceteze piaţa pentru realizarea achiziţiei este bibliotecarul..................................

iii iv

Se va specifica denumirea produsului, serviciului sau lucrarii ce urmeaza a se achizitiona Referatul de necesitate să aibă viza Compartimentului Contabilitate, cu "Disponibil fonduri"

Aprobat, Director Antet....... Nr............. Notă de fundamentare Privind achiziţia directă de ___________________ Menţionăm că produsul / serviciul / lucrarea ___________________________ achiziţionat prin acest contract nu depăşeşte pe codul CPV pe anul 2009 valoarea de 15000 EURO conform OUG 34 / 2006 cu modificările ulterioare, acest fapt determinându-ne să alegem procedura de achiziţie directă. Menţionăm că acest produs este necesar pentru ______________________________________ (se va trece necesitatea/oportunitatea/ justificarea achiziţiei). Director Persoana autorizată să cerceteze piaţa pentru realizarea achiziţiei este bibliotecarul.................................. Contabil şef

Antet…. Nr…….. Referat de necesitate Unitatea şcolară _________________________________________________________________________________________ Catedra/Serviciu/Contract __________________________________________________________________________________ Linie bugetară ______________________________ Contract purtător de TVA : □ Da □ Nu Adresa beneficiar (locaţie exacta de livrare) ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ Persoana de contact __________________________Telefon ______________________________________________________ Tip Produse □ Papetărie □ Hârtie □ Tonere □ Sanitare □ Feronerie □ Electrice □ Aparatura IT □ Materiale curtenie □ Protecţia muncii □ Mobilier □ Altele________________ Sursa de finanţare □ Buget □ Venituri □ Venituri sponsorizări □ Fonduri structurale Articolul de cheltuială bugetară __________________________________________________________ Necesitatea / oportunitatea achiziţiei: ___________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________ ____

Vă rugăm să ne aprobaţi procurarea următoarelor produse:
Nr. Crt 1. 2. 3. TOTAL Denumire produs U.M. Cant. Preţ unitar estimat lei cu TVA Valoare estimată lei cu TVA Caracteristici

Director, bibliotecar____________ (nume, prenume, semnătura) semnătura) Data: ________________________

Întocmit:

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ INTRĂRI DE VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ
COD: P.O. B010 Ediţia ÎNTÂI
132

Revizia .................. Entitatea publică Procedura operaţională Intrări de valori materiale în bibliotecă COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B010 Ediţia ÎNTÂI Nr. de ex. 7 EXEMPLARE Revizia ................ Nr. de ex. ............. Pagina 1 din EDIŢIA I Exemplar nr. ...........

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale; Elemente privind responsabilii/ operaţiunea 1 Elaborat Verificat Aprobat Numele şi prenumele 2 Funcţia 3 Bibliotecar Contabil şef Director Data 4 Semnătură 5

1.1 1.2 1.3
132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2.

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Componenta revizuită 2 x Modalitatea reviziei 3 X Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei 4

Ediţia sau după caz, revizia în cadrul ediţiei 1 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 …. …… 2.n Ediţia I Revizia 1 Revizia Revizia Revizia Revizia Ediţia a II-a Revizia 1

132

x

x

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul difuzării 2 aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare informare evidenţă arhivare Alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 Financiar contabil Secretariat Administraţie Personal didactic Conducere Bibliotecă Personal nedidactic Consiliul de administraţie Secretariat Secretariat Secretar şef Funcţia 5 Contabil şef Secretar şef Administrator Director adjunct Director Bibliotecar Administrator Preşedintele consiliului de administraţie Secretar şef Secretar şef Secretar Numele şi prenumele 6 Data primirii 7 Semnătura 8

1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Scopul procedurii operaţionale 4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; 4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; 4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; 4.5. Stabileşte sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activităţi de bibliotecă; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale.
132

4.

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

5.

Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională; Stabilirea activităţilor ce se desfăşoară în momentul primirii de valori materiale în gestiunea bibliotecii; 5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică; Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului bibliotecă şi se referă la activitatea desfăşurată de bibliotecarul-gestionar; 5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată; a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor: • Financiar contabil; • Bibliotecă. b. De această activitate depind în cadrul deplasărilor efectuate în ţară compartimentele: • Administraţie; • Personal didactic; • Conducere; • Bibliotecă. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente: • Financiar-contabil; • Bibliotecă. b. De această activitate beneficiază în cadrul deplasărilor efectuate în ţară următoarele compartimente: • Administraţie; • Personal didactic;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

• •

Conducere; Bibliotecă.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6.

Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate:

6.1. Reglementări internaţionale: - Standardele internaţionale de contabilitate; - Standardele internaţionale de management / control intern; 6.2. Legislaţie primară: - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum şi următoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Ordin privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar nr. 5913/ 13.XI. 2008 - Legea contabilităţii nr.. 82/1991 republicată , cu modificările şi completările ulterioare; - H.G. nr.704/1993 pentru aprobarea unor măsuri de executare a Legii contabilităţii nr. 82/199; - Regulamentul de aplicare a legii contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor,constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor; - Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor; - Legea 571/2003 privind aprobarea Codul fiscal cu completările şi modificările ulterioare; - Legea finanţelor publice nr.500/2002 privind finanţele publice cu completările şi modificările ulterioare; - Ordonanţa nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice; - Legea nr. 493/2003 pentru aprobarea O.G.nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice - Hotărârea guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată; - Legea nr. 16/1996 a arhivelor naţionale; - Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; - Legea nr. 15 din 24 martie 1994 *** Republicat , privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale; - Hotărâre nr. 568 din 3 iulie 2000 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994*) privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, cu modificările ulterioare, aprobate prin H.G. nr. 909/1997; 6.3. Legislaţie secundară - Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Norme metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile; - Norme metodologice din 30 octombrie 2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice şi al persoanelor juridice fără scop patrimonial; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice - decizii interne ale conducerii instituţiei; - Manualul de utilizare a Sistemului Electronic de Achiziţii Publice; - notificările ANRMAP;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.

Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţiile termenilor Nr.crt. 1 2 3 …… n
132

Termenul Procedura operaţională

Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, operaţionale aprobată şi difuzată Revizia în cadrul unei ediţii Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate ………………. …………………………… …………… ……………………………

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I. S. Î. P. V. D. Pr. Ev. Termenul abreviat Procedura operaţională Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare Înregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.

Descrierea procedurii operaţionale:

8.1. Generalităţi: 8.2. Documente utilizate: 8.2.1. Lista documentelor: documentele utilizate sunt : 1) Nota de recepţie şi constatare de diferenţe ; 2) Procesul-verbal de recepţie; 3) Procesul-verbal de casare; 4) Lista de inventariere; 5) Factura; 6) Avizul de expediţie; 8.2.2. Conţinutul, provenienţa documentelor şi rolul documentelor Nota de recepţie şi constatare de diferenţe: 1) a) Serveşte ca: - document pentru recepţia publicaţiilor achiziţionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - act de proba în litigiile cu cărăuşii şi furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. b) Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul: - publicaţiilor cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiune; - publicaţiilor primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - publicaţiilor procurate de la persoane fizice; - publicaţiilor care sosesc neînsoţite de documente de livrare; - publicaţiilor care prezintă diferenţe la recepţie;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.). 2. Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare, pe măsura efectuării recepţiei; în situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită. În cazul în care publicaţiile sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoţire a mărfii. Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie. 3. Circulă: - la bibliotecă, pentru încărcarea în gestiune a publicaţiilor recepţionate (toate exemplarele); - la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii); - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se arhivează: originalul la compartimentul financiar-contabil, iar copia rămâne la cotor, la bibliotecar. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: a) pentru formularul cod 14-3-1A - denumirea unităţii; - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; - numărul facturii/avizului de însoţire al publicaţiilor; - numărul curent; denumirea publicaţiilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar şi valoarea; - numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie; data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului; b) pentru formularul cod 14-3-1/aA, pe lângă informaţiile de la lit. a) (mai puţin preţul unitar şi valoarea), sunt obligatorii şi informaţiile următoare. - preţul de achiziţie al cantităţii recepţionate; adaosul comercial unitar şi total; preţul de achiziţie unitar plus adaosul comercial; valoarea la preţ de vânzare, inclusiv tva.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Factura: Formular cu regim intern de tipărire şi numerotare. 1. Serveşte ca; - document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a publicaţiilor livrate şi a serviciilor prestate; - document de însoţire a publicaţiilor pe timpul transportului, după caz; - document de încărcare în gestiunea bibliotecii; - document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a cumpărătorului; - alte situaţii prevăzute expres de lege. 2. Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare pentru livrări de bunuri şi/sau prestări de servicii. În situaţia în care factura nu se întocmeşte în momentul livrării, bunurile livrate sunt însoţite pe timpul transportului de avizul de însoţire a mărfii. In vederea corelării documentelor de livrare, numărul şi data avizului de însoţire a mărfii se înscriu în formularul de factură. 3. Circulă, după caz; - la furnizor: - la compartimentul bibliotecă, în vederea înregistrării în evidenţele operative; - la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitate; - la cumpărător: - la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru înregistrarea în contabilitate. 4. Se arhivează, după caz: - la furnizor; - la compartimentul bibliotecă; - la compartimentul financiar-contabil; - la cumpărător: - la compartimentul financiar-contabil Norme privind regimul intern de numerotare a facturii 1. Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de instituţie, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură 3. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul de la care se emite prima factura. Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii: a)numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic; b)data emiterii facturii; c)denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, după caz, ale persoanei impozabile care emite factura; d)denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, ale reprezentantului fiscal, în cazul în care furnizorul/prestatorul nu este stabilit în România şi şi-a desemnat un reprezentant fiscal, dacă acesta din urmă este persoana obligată la plata taxei; e)denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, ale compărătorului de bunuri sau servicii, după caz; f) numele şi adresa cumpărătorului, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, în cazul în care cumpărătorul este înregistrat, conform art. 153, precum şi adresa exactă a locului în care au fost transferate bunurile, în cazul livrărilor intracomunitare de bunuri prevăzute la art. 143 alin. (2) lit. d); g)denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 153, ale reprezentantului fiscal, in cazul în care cealaltă parte contractantă nu este stabilită în România şi şi-a desemnat un reprezentant fiscal în România, în cazul în care reprezentantul fiscal este persoana obligată la plata taxei; h)codul de înregistrare în scopuri de TVA, furnizat de client prestatorului, pentru serviciile prevăzute la art. 133 alin. (2) lit. c)- f), lit. h) pct. 2 şi lit. i) i) codul de înregistrare în scopuri de TVA cu care se identifică cumpărătorul în celalalt stat membru, în cazul operaţiunii prevăzute la art. 143 alin. (2) lit. a); j) codul de înregistrare în scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat în alt stat membru şi sub care a efectuat achiziţia intracomunitară în România, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, prevăzut la art. 153 sau 153^1, al cumpărătorului, în cazul aplicării art. 126 alin. (4) lit. b);

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

k)denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 125 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi; l) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, cu excepţia cazului în care factura este emisă înainte de data livrării/prestării sau încasării avansului; m) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxă, precum şi rabaturile, remizele, riturnele şi alte reduceri de preţ; n)indicarea, în funcţie de cotele taxei, a taxei colectate şi a sumei totale a taxei colectate, exprimate în lei, sau a următoarelor menţiuni: 1. în cazul în care nu se datorează taxa, o menţiune referitoare la prevederile aplicabile din acest titlu sau din Directiva a 6-a, ori menţiunile - scutit cu drept de deducere, - scutit fără drept de deducere , - neimpozabilă în România sau, după caz, - neinclus în baza de impozitare; 2. în cazul în care taxa se datorează de beneficiar în condiţiile art. 150 alin. (1) lit. b) - d) si g) sau ale art. 160, o menţiune la prevederile prezentului titlu sau ale Directivei a 6-a ori menţiunea - taxare inversă -; o)o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeaşi operaţiune; p)orice altă menţiune cerută de acest titlu. Avizul de expediţie: 1. Serveşte ca: - document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz; - document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; - dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta; - document de primire în gestiune, după caz. 2. Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării publicaţiilor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale societăţii. In cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură".

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi, se face menţiunea "Pentru prelucrare la terţi". In celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus, se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura. 3. Circulă, după caz: - la bibliotecar; - la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; - la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii; - la compartimentul financiar-contabil; - la cumpărător: - la bibliotecă, pentru încărcarea în gestiune a publicaţiilor primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor; - la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică. 4. Se arhivează, după caz: - la furnizor: - la compartimentul financiar-contabil; - la compartimentul bibliotecă: 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al avizului de însoţire a mărfii este următorul: - seria şi numărul intern de identificare a formularului; - data emiterii formularului; - datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscală); - datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscală); - denumirea şi cantitatea bunurilor livrate; - date privind expediţia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului; - semnătura expeditorului.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.2.3. Circuitul documentelor: a) Referatul de necesitate prin care se solicită introducerea reperelor în programul anual al achiziţiilor publice se întocmeşte de conducătorii compartimentelor, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de către director şi se centralizează la persoana responsabilă în vederea elaborării, pe baza lor a programului anual al achiziţiilor publice; Referatul de necesitate pentru acordarea de materiale se întocmeşte, în 2 exemplare, de către conducătorii compartimentelor, se avizează de către contabilul-şef şi se aprobă de către director. Un exemplar se înaintează Biroului administrativ în vederea soluţionării, cel de-al doilea exemplar fiind păstrat de către compartimentul bibliotecă. b) Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează de către persoana responsabilă, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de către director şi se arhivează la persoana responsabilă. Orice modificare ce intervine în cuprinsul său pe parcursul anului va urma aceeaşi procedură de avizare şi aprobare. c) Anunţul de intenţie se publică în cadrul SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro. d) Nota justificativă privind stabilirea cerinţelor minime de calificare şi selecţie se elaborează de către persoana responsabilă şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei. e) Nota justificativă privind stabilirea criteriilor de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţii. f) Nota justificativă privind selectarea procedurii de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă, se avizează de către consilierul juridic şi se aprobă de către director. Se arhivează la dosarul achiziţiei. g) Documentaţia de atribuire se elaborează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, un exemplar rămâne la dosarul achiziţiei, iar celelalte se transmit/înmânează operatorilor economici solicitanţi. h) Anunţul de participare se publică în SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro. Solicitarea de transmitere a documentaţiei de atribuire se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei responsabile în vederea soluţionării sale. j) Solicitarea de clarificare se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei responsabile în vederea soluţionării sale. k) Răspuns la solicitarea de clarificare se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite, prin grija secretariatului, operatorilor economici.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

l) Scrisoarea de înaintare se formulează de către operatorii economici, se înregistrează la secretariat şi se transmite persoanei responsabile. m) Declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate se completează de către membrii comisiei de achiziţii şi se ataşează dosarului achiziţiei. n) Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi, dacă este cazul, de reprezentanţii ofertanţilor şi se transmite, prin grija secretariatului, tuturor operatorilor economici care au depus ofertă. o) Solicitarea de completare a documentelor se redactează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, şi se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv. p) Solicitarea de clarificare/îndreptare a erorilor aritmetice se redactează de către persoana responsabilă, se aprobă de către director, şi se transmite, prin grija secretariatului ofertantului respectiv. q) Raportul procedurii se întocmeşte de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi se aprobă de către director. r) Procesul-verbal de evaluare a ofertelor se întocmeşte de persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de achiziţii şi se ataşează dosarului achiziţiei. s) Comunicarea privind acceptarea ofertei câştigătoare se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite, prin poştă şi fax, de către secretariatul instituţiei, ofertantului desemnat ca fiind câştigător. t) Comunicarea privind rezultatul procedurii se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi se transmite, prin poştă şi fax, de către secretariatul instituţiei, ofertanţilor desemnaţi ca fiind necâştigători. u) Contractul de achiziţie publică se redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către director şi de reprezentantul ofertantului câştigător, în două exemplare, un exemplar rămânând la dosarul achiziţiei, celălalt exemplar revenindu-i ofertantului contractant. v) Anunţul de atribuire se publică în SEAP, persoana responsabilă completând formularul on-line disponibil pe site-ul www.e-licitatii.ro. w) Procesul-verbal de recepţie se completează/redactează de către persoana responsabilă, se semnează de către membrii comisiei de recepţie şi de reprezentanţii contractantului, se înregistrează la secretariat, un exemplar rămânând la dosarul achiziţiei, iar celălalt revenindu-i contractantului.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

x) y)

Certificat constatator privind modul de îndeplinire a obligaţiilor contractuale de către ofertantul câştigător se transmite contractantului în cauză şi la ANRMAP. Raportul anual se întocmeşte de persoana responsabilă, se avizează de către contabilul-şef, se aprobă de director, şi se transmite la ANRMAP.

8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la SEAP şi Internet; - imprimantă alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului contabilitate, de către persoana responsabilă, în colaborare bibliotecarul şcolar; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele: - costul multiplicării documentaţiei de atribuire; - costul transmiterii prin fax a diferitelor documente ce fac obiectul comunicării pe parcursul derulării activităţii; - costul transmiterii prin poştă a comunicărilor privind rezultatul procedurii de achiziţie. 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea achiziţiei publice; - procedura de atribuire selectată; - incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de achiziţii publice sunt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute orientativ prin programul anual al achiziţiilor publice şi prin calendarul procedurii.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4. Modul de lucru: Nr. crt. 1. Etapa Operaţiunea Intrări de valori - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; materiale, prin achiziţie; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecarul care le va prelua în gestiune; - verificarea documentelor de însoţire a mărfurilor de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către bibliotecarul care le va prelua; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a mărfurilor şi cele primite de către bibliotecar; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecarul-gestionar ; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării; Intrări de valori mate- - numirea comisiei de inventariere prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; riale provenite din - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de inventariere; plusuri de inventar; - instruirea comisie de inventariere de către conducătorul compartimentului financiar contabil;

132

2.

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3.

Intrări în bibliotecă a valorilor materiale produse în unitate;

- efectuarea inventarierii şi stabilirea stocurilor faptice de comisia de inventariere; - întocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat această activitate; - semnarea listelor de inventar de către bibliotecar şi de comisia de inventariere pe fiecare filă în parte; - înscrierea stocului scriptic şi compararea cu cel faptic de către bibliotecar; - stabilirea de către comisia de inventariere a plusurilor ce ar putea să intervină; - înscrierea plusurilor constatate în listele de inventare la termenele stabilite de normele legale în vigoare, de către bibliotecar ; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate, în vederea înregistrării; - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - întocmirea documentelor de predare la magazie a valorilor materiale produse în unitate; - primirea documentelor de predare a valorilor materiale neconsumate de către bibliotecarul care le va prelua; - verificarea documentelor de însoţire a publicaţiilor de către bibliotecar; - recepţia valorilor materiale achiziţionate de comisia de recepţie şi de către bibliotecar; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor biblioteconomice; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

4.

Intrări de valori materiale provenite din casări;

- numirea comisie de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - întocmirea procesului-verbal de casare de către comisia de casare din unitate; - înregistrarea procesului-verbal de casare la registratura instituţiei publice; - semnarea procesului-verbal de casare de comisie; - primirea documentelor de predare a valorilor materiale de către bibliotecarul care le va prelua; - verificarea documentelor de predare a publicaţiilor de către bibliotecar; - recepţia valorilor materiale provenite din casare prin numărare de către comisia de recepţie şi gestionarul unităţii; - evaluarea valorilor materiale, la valoarea justă, provenite din casare, de către comisia de casare şi bibliotecar; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor biblioteconomice intrate de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării; - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat

132

5.

Intrări de valori materiale în bibliotecă provenite din transferuri;

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6.

Intrări de valori materiale în bibliotecă din schimb interbibliotecar, donaţii, sponsorizări

de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea documentelor de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către gestionarul unităţii şi comisia de recepţie; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor biblioteconomice de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării; - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale , dacă este cazul, de către bibliotecar; - verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale primite de către bibliotecar; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite de către bibliotecar şi comisia de recepţie; - recepţia valorilor materiale primite de către bibliotecarul unităţii şi comisia de recepţie; - evaluarea dacă este cazul a valorilor materiale primite de comisia de recepţie; - întocmirea unui proces verbal de evaluare, dacă este cazul, de către comisia de recepţie; - semnarea procesului verbal de membrii comisiei de recepţie, dacă este cazul;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- înregistrarea procesului verbal, dacă este cazul, la registratura instituţiei publice; - aprobarea procesului verbal de conducătorul unităţii, dacă este cazul; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor biblioteconomice de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;
132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Nr. crt. 1

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Compartimentul (postul)/acţiunea Activităţile desfăşurate (operaţiunea) - numirea comisie de recepţie prin act - conducătorul unităţii la propunerea conducătorului compartimentului administrativ emis de conducătorul financiar contabil va numi comisia de recepţie prin act administrativ vizat de instituţiei publice; compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de recepţie numită prin act administrativ va fi formată din cel puţin trei membri; - comunicarea sub semnătură privată a - înmânarea deciziei privind numirea comisiei de recepţie fiecărui membru al conţinutului actului administrativ, comisiei acesteia sub semnătura privată a acestora; de recepţie ; - instruirea comisie de recepţie de către - comisia de recepţie va fi instruită de conducătorul compartimentului financiar contabilul unităţii şi întocmirea unui contabil; proces-verbal semnat de toţi membrii - la final se va întocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toţi participanţi şi înregistrat la registratura participanţii la instruire ; instituţiei publice; - procesul-verbal de instruire va fi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a - bibliotecarul va primi documentele de însoţire a valorilor materiale valorilor materiale de către bibliotecarul achiziţionate; care le va prelua; - verificarea documentelor de însoţire a - bibliotecarul va verifica documentele de însoţire a valorilor materiale; mărfurilor de către bibliotecar verificarea valorilor materiale - bibliotecarul va verifica existenţa şi de asemenea va trece la verificarea achiziţionate de către bibliotecarul care le cantitativă a publicaţiilor; va prelua; - verificarea cantitativă a valorilor materiale se va face prin numărarea acestora; - verificarea concordanţei dintre cantităţile - bibliotecarul va trece la verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în înscrise în actele de însoţire a mărfurilor şi documentele de însoţire a valorilor materiale şi cantităţile existente faptic;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2.

cele primite de către bibliotecar; - în cazul existenţei unor diferenţe se va înscrie cantitatea existentă; - completarea formularului notă de intrare- - completarea notele de intrare – recepţie a valorilor materiale conform indicatorilor recepţie de către bibliotecar; formularului respectiv; - înscrierea cantităţilor de valori materiale recepţionate în notele de intrare – recepţie; - semnarea notei de intrare-recepţie de - bibliotecarul va semna pe fiecare filă în parte a notei de intrare recepţie bibliotecar; întocmite; - semnarea notei de intrare-recepţie de - toţi membrii comisiei de recepţie vor semna pe fiecare filă în parte a notei de comisia de recepţie; intrare recepţie întocmite; - depozitarea valorilor materiale în spaţii - bibliotecarul va prelua publicaţiile recepţionate şi le va depozita în bune special amenajate de către bibliotecar; condiţii; - înregistrarea publicaţiilor de către - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar în RI şi RMF, conform normelor bibliotecar, conform normelor bibliote- biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; conomice, intrate la locul de depozitare; - transmiterea documentelor privind - atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării recepţia valorilor materiale către recepţie valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al contabilitate în vederea înregistrării; instituţiei publice în vederea înregistrării; - numirea comisie de inventariere prin act - conducătorul unităţii la propunerea conducătorului compartimentului administrativ emis de conducătorul financiar contabil va numi comisia de inventariere prin act administrativ vizat instituţiei publice; de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar-contabil; - comisia de inventariere, numită prin act administrativ, va fi formată din cel puţin trei membri; - comunicarea sub semnătură privată a - înmânarea deciziei privind numirea comisiei de inventariere, fiecărui membru conţinutului actului administrativ, comisiei al acesteia sub semnătura privată a acestora; de inventariere; - instruirea comisiei de inventariere de - comisia de inventariere va fi instruită de conducătorul compartimentului către conducătorul compartimentului financiar contabil; financiar contabil; - la final se va întocmi un proces verbal, care va fi semnat de toţi participanţii.

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- efectuarea inventarierii şi stabilirea stocurilor faptice de comisia de inventariere; - întocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat această activitate; - semnarea listelor de inventar de gestionar şi de comisia de inventariere pe fiecare filă în parte; - înscrierea stocului scriptic şi compararea cu cel faptic de către persoana împuternicită cu evidenţa acestora; - stabilirea plusurilor ce ar putea să intervină, de către comisia de inventariere; - înscrierea plusurilor constatate în listele de inventar la termenele stabilite de normele legale în vigoare, de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării; 3 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ, emis de conducătorul instituţiei, pentru intrări în bibliotecă a valorilor materiale produse în unitate;

(procesul verbal va fi înregistrat); - efectuarea inventarierii elementelor de activ de către comisia de inventariere, prin numărare în prezenţa bibliotecarului; - întocmirea listelor de inventariere prin înscrierea valorilor materiale faptice constatate; - numerotarea listelor de inventar; - la finele inventarierii atât comisia de inventariere cât şi gestionarul de valori materiale va semna listele de inventar pe fiecare filă în parte; - contabilul unităţii va compara şi va repara eventualele erori intervenite în evidenţele tehnic-operative; - contabilul unităţii va înscrie în listele de inventar stocurile scriptice şi le va compara cu cele faptice, stabilind diferenţele; - stabilirea de către comisia de inventariere a plusurilor şi evaluarea acestora la valoarea justă, după efectuarea compensărilor; - înregistrarea plusurilor în evidenţele contabile după aprobarea procesului verbal de inventariere de conducătorul unităţii; - înscrierea plusurilor în termenele legale în RI bibliotecii; - atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării recepţie valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al instituţiei publice în vederea înregistrării; - conducătorul unităţii, la propunerea conducătorului compartimentului financiar-contabil, va numi comisia de recepţie prin act administrativ vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de recepţie numită prin act administrativ va fi formată din cel puţin trei membri;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei; - întocmirea documentelor de predare la bibliotecă a valorilor materiale produse în unitate; - primirea documentelor de predare a valorilor materiale produse în unitate, de către bibliotecar; - verificarea documentelor de însoţire a publicaţiilor de către bibliotecar - recepţia valorilor materiale achiziţionate de comisia de recepţie şi de către bibliotecar; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie, de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie;

- înmânarea deciziei privind numirea comisiei de recepţie fiecărui membru al acesteia sub semnătura privată a acestora; - comisia de recepţie va fi instruită de conducătorul compartimentului financiar contabil; - la final se va întocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toţi participanţii la instruire ; - procesul verbal de instruire va fi înregistrat la registratura instituţiei publice; - conducătorul compartimentului va întocmi documentele de predare a valorilor materiale produse în unitate în care se va consemna denumirea produsului, cantitatea, preţul unitar rezultat din calculaţia costurilor şi valoarea produselor predate; - bibliotecarul va primi documentele de însoţire a valorilor materiale achiziţionate; - bibliotecarule va verifica documentele de însoţire a valorilor materiale;

132

- comisia de recepţie împreună cu bibliotecarul va face recepţia finală a valorilor materiale existente; - bibliotecarul va prelua publicaţiile recepţionate şi le va depozita în bune condiţii; - toate valorile materiale, la locurile de depozitare, vor înregistrare în evidenţele bibliotecii; - atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării recepţie valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al instituţiei publice în vederea înregistrării; - depozitarea valorilor materiale în spaţii - bibliotecarul va prelua publicaţiile recepţionate şi le va depozita în bune

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

4

special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării; - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de con-ducătorul instituţiei publice pentru intrări de valori materiale provenite din casări; - comunicarea sub semnătură privată a conţi-nutului actului administrativ, comisiei de recepţie; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - întocmirea procesului verbal de casare de către comisia de casare din unitate; - înregistrarea procesului verbal de casare la registratura instituţiei; - semnarea procesului verbal de casare de comisie; - primirea documentelor de predare a publicaţiilor casate, de către bibliotecar;

condiţii; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar în RI şi RMF, conform normelor biblioteconomice, intrate la locul de depozitare; - atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării recepţiei valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al instituţiei publice în vederea înregistrării; - comisia de recepţie va fi instruită de conducătorul compartimentului financiar contabil; - la final se va întocmi un proces verbal de instruire, care va fi semnat de toţi participanţii la instruire ; - procesul-verbal de instruire va fi înregistrat la registratura instituţiei publice; - comisia de casare va întocmi şi înregistra procesul-verbal de casare care va cuprinde valorile materiale recuperate în urma efectuării activităţii de casare;

132

- primirea documentelor de casare de către bibliotecar de la comisia de casare din unitate; - verificarea documentelor de predare a mărfurilor respectiv a procesului-verbal de casare de către bibliotecar; - semnarea procesului-verbal de casare de comisie; - recepţia valorilor materiale provenite din casare prin numărare conform procesului verbal de casare;

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- verificarea documentelor de predare a publicaţiilor de către bibliotecar; - recepţia publicaţiilor provenite din casare prin numărare de către comisia de recepţie şi bibliotecar; - evaluarea valorilor materiale, la valoarea justă, provenite din casare, de către comisia de casare şi bibliotecar; - întocmirea notelor de intrare-recepţie de către bibliotecar;
132

- bibliotecarul semnează de primire a valorilor materiale în gestiune, provenite din casări de la alte compartimente ale unităţii; - recepţia publicaţiilor provenite din casare prin numărare de către comisia de recepţie şi bibliotecar; - valorile materiale provenite din casare vor fi evaluate la valoarea justă de comisia de casare şi bibliotecar;

5.

- completarea notele de intrare–recepţie a valorilor materiale conform indicatorilor formularului respectiv; - înscrierea cantităţilor de valori materiale recepţionate în notele de intrare – recepţie; - semnarea notei de intrare-recepţie de - bibliotecarul va semna pe fiecare filă în parte a notei de intrare recepţie bibliotecar; întocmite; - semnarea notei de intrare-recepţie de - toţi membrii comisiei de recepţie vor semna pe fiecare filă în parte a notei de comisia de recepţie; intrare recepţie întocmite; - depozitarea publicaţiilor în spaţii special - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor intrate la - bibliotecarul va înregistra publicaţiile recepţionate şi le va depozita în bune bibliotecă, de către bibliotecar; condiţii; - transmiterea documentelor privind - atât documentele privind recepţia cât şi cele care au stat la baza efectuării recepţia valorilor materiale către conta- recepţiei valorilor materiale, vor fi transmise către compartimentul contabil al bilitate în vederea înregistrării; instituţiei publice în vederea înregistrării; - numirea comisiei de recepţie prin act - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de conducătorul administrativ emis de conducătorul instituţiei publice; instituţiei publice;

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea documentelor de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către gestionarul unităţii şi comisia de recepţie; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor

- comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea documentelor de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către gestionarul unităţii şi comisia de recepţie; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor biblioteconomice; de către bibliotecar, conform normelor

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

biblioteconomice; - transmiterea documentelor privind recep- - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către ţia valorilor materiale către contabilitate, în contabilitate, în vederea înregistrării; vederea înregistrării; 6. - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ, emis de conducătorul instituţiei publice, pentru intrări de valori materiale în bibliotecă provenite din intrări de valori materiale în bibliotecă din schimb interbibliotecar, donaţii, sponsorizări,; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale primite de către bibliotecar; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor - conducătorul unităţii la propunerea conducătorului compartimentului financiar contabil va numi comisia de inventariere prin act administrativ vizat de compartimentul juridic sau de compartimentul financiar contabil; - comisia de inventariere numită prin act administrativ va fi formată din cel puţin trei membri; - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale , dacă este cazul, de către bibliotecar; - verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar, dacă este cazul; - la primirea valorilor materiale gestionarul – bibliotecar va proceda la verificarea acestora prin numărare. - verificarea valorilor materiale primite de către bibliotecar;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

şi cele primite în unitate; - recepţia valorilor materiale primite, de către bibliotecar unităţii şi comisia de recepţie; - evaluarea, dacă este cazul, a valorilor materiale primite, de comisia de recepţie; - întocmirea unui proces verbal de evaluare, dacă este cazul, de către comisia de recepţie; - semnarea procesului-verbal de membrii comisiei de recepţie, dacă este cazul; - înregistrarea procesului-verbal, dacă este cazul, la registratura instituţiei publice; aprobarea procesului-verbal de conducătorul unităţii, dacă este cazul; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar - înregistrarea publicaţiilor în RI şi RMF de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în

- la primirea valorilor materiale membri prezenţi vor trece la recepţia publicaţiilor sosite şi aranjarea acestora după coduri, denumire etc.; - comisia de recepţie împreună cu gestionarul bibliotecar vor evalua valorile materiale primite (dacă este cazul), conform normelor legale în vigoare; - după evaluare comisia împreună cu gestionarul va trece la întocmirea unui proces verbal în care să fie consemnată valoarea materialelor recepţionate; - după întocmirea procesului verbal de recepţie membrii comisiei şi cu gestionarul-bibliotecar vor semna acest document şi îl vor data; - procesul-verbal de recepţie semnat şi datat va fi înregistrat la registratura instituţiei de învăţământ; - procesul-verbal de recepţie semnat, datat şi înregistrat la registratura instituţiei de învăţământ va fi aprobat de conducătorul unităţii; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite de către bibliotecar şi comisia de recepţie; - recepţia valorilor materiale primite de către bibliotecar unităţii şi comisia de recepţie; - evaluarea dacă este cazul a valorilor materiale primite, de comisia de recepţie; - întocmirea unui proces-verbal de evaluare, dacă este cazul, de către comisia de recepţie; - înregistrarea publicaţiilor în RI şi RMF de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

vederea înregistrării; 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii 1. Îmbunătăţire a cunoaşterii legislaţiei activităţii privind INTRĂRI DE VALORI MATERIALE; 2. Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind INTRĂRILE DE VALORI MATERIALE din cadrul instituţiilor publice;

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii: I. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII Crt. 1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de A conducătorul instituţiei publice pentru intrări de valori materiale, prin achiziţie; 2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului E administrativ, comisiei de recepţie ; 3 - instruirea comisie de recepţie de către contabilul unităţii şi I întocmirea unui proces verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; 4 - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de P către bibliotecar; 5 - verificarea documentelor de însoţire a mărfurilor de către V bibliotecar; 6 - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către V bibliotecarul care le va prelua; 7 - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de V însoţire a publicaţiilor şi cele primite de către bibliotecar; 8 - completarea formularului notă de intrare recepţie de către E bibliotecar; 9 - semnarea notei de intrare recepţie de bibliotecar; S 10 - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; S 11 - depozitarea publicaţiilor în spaţii special amenajate de către D

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

12 13

bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor intrate în bibliotecă, conform normelor biblioteconomice, de către bibliotecar; transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate, în vederea înregistrării;

E PR

II. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X Crt. 1 - numirea comisiei de inventariere prin act administrativ emis de conducătorul A instituţiei publice; 2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului administrativ, E comisiei de inventariere; 3 - instruirea comisiei de inventariere de către conducătorul compartimentului I financiar-contabil; 4 - efectuarea inventarierii şi stabilirea stocurilor faptice de comisia de V inventariere; 5 - întocmirea listelor de inventar de comisia de inventariere care a efectuat E această activitate; 6 - semnarea listelor de inventar de gestionar şi de comisia de inventariere pe Ap fiecare filă în parte; 7 - înscrierea stocului scriptic şi compararea cu cel faptic de către persoana E împuternicită cu evidenţa acestora; 8 - stabilirea plusurilor ce ar putea să intervină de către comisia de inventariere; E 9 - înscrierea plusurilor constatate în listele de inventar la termenele stabilite de E normele legale în vigoare, de către bibliotecar; 10 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către PR

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

contabilitate în vederea înregistrării; III. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X Crt 1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ A emis de conducătorul instituţiei, pentru intrări în bibliotecă a valorilor materiale produse în unitate; 2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului E actului administrativ, comisiei de recepţie ; 3 - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul I unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei; 4 - întocmirea documentelor de predare la bibliotecă a E valorilor materiale produse în unitate; 5 - primirea documentelor de predare a valorilor P materiale produse în unitate, de către bibliotecar; 6 - verificarea documentelor de însoţire a publicaţiilor V de către bibliotecar 7 - recepţia valorilor materiale achiziţionate de V comisia de recepţie şi de către bibliotecar; 8 - completarea formularului notă de intrare recepţie E de către bibliotecar; 9 - semnarea notei de intrare-recepţie, de bibliotecar; S 10 - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de S recepţie; 11 - depozitarea publicaţiilor în spaţii special amenajate XI XII XIII

132

D

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

12 13

de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor intrate la bibliotecă, de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

E PR

IV. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea I II III IV V VI VII VIII IX Crt. (operaţiunea) 1 - numirea comisiei de recepţie prin act A administrativ emis de con-ducătorul instituţiei publice, pentru intrări de valori materiale provenite din casări; 2 - comunicarea sub semnătură privată a conţiE nutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; 3 - instruirea comisiei de recepţie de către I contabilul unităţii şi întocmirea unui procesverbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; 4 - întocmirea procesului-verbal de casare de E către comisia de casare din unitate; 5 - înregistrarea procesului-verbal de casare la Î registratura instituţiei; 6 - semnarea procesului-verbal de casare, de S comisie; 7 - primirea documentelor de predare a P

X

XI XII XIII XIV XV XVI

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8 9 10 11 12 13 14 15 16
132

publicaţiilor casate, de către bibliotecar; - verificarea documentelor de predare a publicaţiilor de către bibliotecar; - recepţia publicaţiilor provenite din casare prin numărare, de către comisia de recepţie şi bibliotecar; - evaluarea valorilor materiale, la valoarea justă , provenite din casare, de către comisia de casare şi bibliotecar; - întocmirea notelor de intrare-recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea publicaţii în spaţii special amenajate de către bibliotecar; - înregistrarea publicaţiilor intrate la bibliotecă, de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

V V EV E S S D E PR

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

V. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII Crt. 1 - numirea comisiei de recepţie prin act administrativ emis de A conducătorul instituţiei publice; 2 - comunicarea sub semnătură privată a conţinutului actului E administrativ, comisiei de recepţie ; 3 - instruirea comisiei de recepţie de către contabilul unităţii şi I întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura instituţiei publice; 4 - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către P bibliotecar; 5 - verificarea documentelor de către bibliotecar; V 6 - verificarea valorilor materiale achiziţionate de către gestionarul V unităţii şi comisia de recepţie; 7 - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de V însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate; 8 - completarea formularului notă de intrare-recepţie de către E bibliotecar; 9 - semnarea notei de intrare-recepţie de bibliotecar; S 10 - semnarea notei de intrare-recepţie de comisia de recepţie; S 11 - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către D bibliotecar; 12 - înregistrarea publicaţiilor de către bibliotecar, conform normelor E biblioteconomice; 13 - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale PR

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

către contabilitate în vederea înregistrării; VI. Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul Crt (postul)/acţiunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX . (operaţiunea) 1 - numirea comisiei de A recepţie prin act administrativ emis de conducătorul instituţiei publice pentru intrări de valori materiale în bibliotecă provenite din intrări de valori materiale în bibliotecă din schimb interbibliotecar, donaţii, sponsorizări; 2 - comunicarea sub E semnătură privată a conţinutului actului administrativ, comisiei de recepţie ; 3 - instruirea comisiei de I recepţie de către contabilul unităţii şi întocmirea unui proces-verbal semnat de toţi membrii participanţi şi înregistrat la registratura

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

4

5

6
132

7

8

9 10

instituţiei publice; - primirea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea documentelor de însoţire a valorilor materiale de către bibliotecar; - verificarea valorilor materiale primite, de către bibliotecar; - verificarea concordanţei dintre cantităţile înscrise în actele de însoţire a publicaţiilor şi cele primite în unitate; - recepţia valorilor materiale primite de către bibliotecarul unităţii şi comisia de recepţie; - evaluarea, dacă este cazul, a valorilor materiale primite de comisia de recepţie; - întocmirea unui proces verbal de evaluare, dacă este cazul, de către comisia

P

V

V

V

E

E E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

de recepţie; 11 12 - semnarea procesului verbal de membrii comisiei de recepţie, dacă este cazul; - înregistrarea procesului verbal, dacă este cazul, la registratura instituţiei publice; - aprobarea procesului verbal de conducătorul unităţii, dacă este cazul; - completarea formularului notă de intrare recepţie de către bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de bibliotecar; - semnarea notei de intrare recepţie de comisia de recepţie; - depozitarea valorilor materiale în spaţii special amenajate de către bibliotecar S E

13
132

Ap

14

E

15 16

S S

17

D

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

18

19

- înregistrarea publicaţiilor în RI şi RMF de către bibliotecar; - transmiterea documentelor privind recepţia valorilor materiale către contabilitate în vederea înregistrării;

E

PR

132

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

10. Anexe, înregistrări, arhivări Nr. anexă 1. 2. 3. 4.
132

Denumire anexă Circuitul documentelor Lista de inventar Bugetul pe anul … Statul de funcţii

Elaborator BIBLIOTECA

Aprobat DIRECTOR

Nr. Exemplare 1 1 1 1

Difuzare personal bibliotecar personal personal

Arhivare Loc. Perioada Secretariat Perm. Secretariat Secretariat Secretariat 3 ani 3 ani

Alte elemente

COMISIA DE DIRECTOR INVENTARIERE BIBLIOTECA DIRECTOR RESURSE UMANE DIRECTOR şi IŞJ

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INTRĂRI VALORI MATERIALE ÎN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B010

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

11. Cuprins Nr. componentei în cadrul procedurii operaţionale 1 2 3
132

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale) Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări Cuprins

Pagina

4 5 6 7 8 9 10 11

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECA ŞCOLARĂ
COD: P.O. B011 Ediţia ÎNTÂI
168

Revizia .................. Procedura operaţională Entitatea publică Ieşiri de valori materiale din biblioteca şcolară COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B011 Nr. de ex. ............. Nr. de 7 EXEMPLARE Revizia ................ Ediţia ÎNTÂI

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale: Nr. crt. 1.1 1.2 1.3 ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAŢIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE ŞI PRENUMELE 2

FUNCŢIA 3 BIBLIOTECAR CONTABIL ŞEF DIRECTOR ADJ.

DATA 4

SEMNĂTURĂ 5

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

2. Nr. crt. 2.1 2.2 2.3 …. …… 2.n

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale: Componenta revizuită 2 X Modalitatea reviziei 3 X Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei 4

Ediţia sau după caz, revizia în cadrul ediţiei 1 Ediţia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediţia a II-a Revizia 1

168

X

x

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale: Scopul difuzării 2 aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare informare evidenţă arhivare Alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 Bibliotecă Secretariat Administraţie Personal didactic Conducere Bibliotecă Personal nedidactic Consiliul de adm. Secretariat Secretariat Secretar şef Funcţia 5 Bibliotecar Secretar şef Administrator Director adj. Director Bibliotecar Administrator Preşedintele CA Secretar şef Secretar şef Secretar Numele şi prenumele 6 Data primirii 7 Semnătura 8

1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

4. Scopul procedurii operaţionale: 4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; 4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; 4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; 4.5. Stabileşte sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activităţi; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale: 5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională; Modul de desfăşurare a operaţiunii de scoatere din evidenţa contabilă a valorilor materiale. 5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică; Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului bibliotecă şi contabilitate cu aprobarea consiliului de administraţie sau ordonatorului de credite care asigură finanţarea de bază a unităţii; 5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată; a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor: • Financiar-contabil; • Bibliotecă. b. De această activitate depind în cadrul deplasărilor efectuate în ţară compartimentele: • Secretariat; • Personal didactic; • Conducere; • Bibliotecar. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente: • Financiar contabil; • Bibliotecă. b. De această activitate beneficiază în cadrul deplasărilor efectuate în ţară următoarele compartimente: • Secretariat; • Personal didactic ; • Conducere ;

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

Bibliotecar.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1. Reglementări internaţionale - Standardele internaţionale de contabilitate; - Standardele internaţionale de management / control intern; 6.2. Legislaţie primară - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum şi următoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea nr. 277/2006, privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Ordin privind regimul manualelor şcolare în învăţământul preuniversitar nr. 5913/ 13.XI. 2008 - Legea finanţelor publice nr. 500 din 11 iulie 2002; - Legea arhivelor naţionale nr. 16/1996; - Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată , cu modificările şi completările ulterioare ; - Legea nr. 246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale; - Ordonanţei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativteritoriale; - Ordonanţa nr. 81 din 28 august 2003 privind reevaluarea si amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice; - H.G. nr.704/1993 pentru aprobarea unor măsuri de executare a Legii contabilităţii nr. 82/1991; - Regulamentul de aplicare a legii contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare ; - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor,constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor;

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

- Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor. 6.3. Legislaţie secundară: - Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Norme metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile; - Norme metodologice din 30 octombrie 2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice şi al persoanelor juridice fără scop patrimonial. 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice - Circuitul documentelor.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

5.

Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

7.1. Definiţiile termenilor Nr. crt. 1 2
168

Termenul Procedura operaţională Ediţie a unei proceduri operaţionale Revizia în cadrul unei ediţii ………………. ……………

3 …… n

Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate …………………………… ……………………………

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.2. Abrevieri ale termenilor NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I. S. Î. P. V. D. Pr. Ev. Termenul abreviat Procedura operaţională Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare Înregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

6. Descrierea procedurii operaţionale 8.1. Generalităţi 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor: documentele utilizate sunt : - registrul inventar; - nota justificativă privind descrierea degradării publicaţiilor; - lista de inventar; 8.2.2. Conţinutul, provenienţa şi rolul documentelor: Registrul de inventar; Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii. Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a publicaţiilor grupate după natură. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a fondului de carte existent. În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea publicaţiilor inventariate faptic la acea dată. În coloana 1 se înscrie data. În coloana 2, numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii. În coloana 3 se fac însemnări pentru fiecare verificare a fondului de carte;
168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

În coloana 4 se trece autorul şi titlul publicaţiei; În coloana 5 se trece nr. ediţiei publicaţiilor; În coloana 6 se menţionează locul apariţiei publicaţiei; În coloana 7 se trece anul apariţiei publicaţiei; În coloana 8 se trece preţul publicaţiei; În coloana 9 se specifică preţul legatului, dacă este cazul; În coloana 10 se trece numărul de ordine din RMF; În coloana 11 se trece cota cărţii sau clasificarea zecimală; În coloana 12 se menţionează date privind ieşirea cărţilor, a actelor însoţitoare; În coloana 13 se trec observaţii legate de circulaţia publicaţiei. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. Se arhivează la compartimentul bibliotecă, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. Nota justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale Document care este obligatoriu de întocmit, în situaţia degradării publicaţiilor din fondul de carte al bibliotecii, de către bibliotecar şi prin care propune conducerii, stabilirea anumitor criterii pe baza cărora să poată fi stabilită situaţia; Lista de inventariere: 1. Serveşte ca: - document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunea bibliotecii; - document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.); - document justificativ de înregistrare în evidenţa depozitelor bibliotecii şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate; - document pentru întocmirea registrului-inventar; - document centralizator al operaţiunilor de inventariere. Se întocmeşte în două exemplare, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de inventariere, la data inventarierii şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către bibliotecarul gestionar.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (sau persoanele) care predau gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte gestiunea. Listele de inventariere întocmite pentru publicaţiile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe lângă elementele de identificare biblioteconomice, numărul şi data actului de predare-primire. Pentru publicaţiile de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz. 3. Circulă: - la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal al rezultatelor inventarierii; - la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că numărul total de unităţi de bibliotecă au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate; - la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere; - la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute; - la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc, în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

denumirea unităţii; - gestiunea; - locul de depozitare; - numărul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - codul sau numărul de inventar; - unitatea de măsură; - cantităţi: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferenţe în plus, diferenţe în minus; - preţ unitar; - valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus; - valoarea de inventar; - degradarea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; - gestionar: numele şi prenumele, semnătura; - contabilitate: numele şi prenumele, semnătura. 8.2.3. Circuitul documentelor a) Comisia de casare întocmeşte procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza notei privind starea fizică a publicaţiilor aflate în gestiunea bibliotecii, semnează procesul-verbal cu propunerile şi îl înaintează secretariatului. b) Secretariatul alocă număr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare şi înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităţii spre avizare; c) Conducătorul unităţii şcolare avizează procesul–verbal cu propunerile pentru casare şi le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite. d) Compartimentul contabilitate verifică şi înregistrează operaţiunile privind scoaterea din gestiune a publicaţiilor şi arhivează procesul – verbal cu propunerile. e) Comisia analizează starea fizică a publicaţiilor şi propune casarea în funcţie de gradul de uzură, înaintează procesulverbal, cu propunerile conducătorului unităţii. f) Compartimentul contabilitate analizează propunerile de casare ale comisiei.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

g) Conducătorul instituţiei şcolare decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziţiilor legale. h) Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinţă care au un grad de uzură avansat, stabileşte materialele şi deşeurile rezultate, elaborează Procesulverbal pentru scoaterea din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă şi înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităţii. i) Conducătorul unităţii decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziţiilor legale. j) Compartimentul contabilitate şi administrativ predă cantitatea deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie, înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local) k) Comisia elaborează Procesul-verbal de casare publicaţiilor: Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ----din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale -------.- procedează la operaţiunea de casare a publicaţiilor de bibliotecă deteriorate, înaintează procesulverbal cu propunerile, conducătorului unităţii. l) Conducătorul unităţii, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale (transfer, licitaţie, predare deşeuri). m) Compartimentul contabilitate şi administrativ, transferă bunurile (dacă este cazul), licitează bunurile (dacă este cazul), predă cantitatea deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie, înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local). 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la Internet; - imprimantă alb-negru; - copiator, fax;

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului contabilitate, de către bibliotecar, în colaborare contabilitatea. 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de ieşire valori materiale din bibliotecă sunt următoarele: - costul multiplicării documentaţiei; 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea procedurii; - incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de casare sunt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute orientativ prin calendarul procedurii.

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4.1.

Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) Efectuarea casării valorilor materiale uzate fizic sau deteriorate; - identificarea valorilor materiale uzate fizic sau deteriorate; - întocmirea unor liste separate pentru toate valorile materiale uzate fizic sau deteriorate, cu ocazia inventarierii; - întocmirea notelor privind starea fizică a valorilor materiale; - stabilirea unor seturi de întrebări pentru determinarea cauzelor privind starea actuală a valorilor materiale; - întocmirea unor note explicative de către bibliotecar, unde s-au constatat valori materiale deteriorate; - solicitarea de la bibliotecar a notelor explicative privind cauzele care au dus la uzura prematură sau deteriorarea valorilor materiale; - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre aprobare a casării; - întocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; - înregistrarea referatului la registratura unităţii; - înaintarea referatului către ordonatorul de credite; - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; - înştiinţarea comisiei de casare; - înaintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraţie; - discutarea listelor în consiliul de administraţie şi aprobarea

Nr. crt. 1 Ieşirile de valori materiale prin casare; 2 3 4
168

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

15 16 17 18 19 20
168

21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Ieşirile de valori materiale prin transfer cu titlu gratuit către alte unităţi – donaţie, transfer

acestora; - aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite; - întrunirea comisiei de casare; - casarea valorilor materiale uzate fizic sau deteriorate; - întocmirea procesului-verbal de casare; - înregistrarea la locul de depozitare, în evidenţa tehnicooperativă a valorilor materiale rezultate în urma topirii publicaţiilor casate; - înregistrarea în bibliotecă şi în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale; Ieşirile de valori - stabilirea stocurilor supranormative sau fără mişcare a valorilor materiale prin transfer materiale din unitate; cu titlu gratuit către alte - aprobarea în consiliul de administraţie a operaţiunii de donaţie a unităţi prin donaţie; valorilor materiale din cadrul instituţiei şcolare; - stabilirea destinatarului donaţiilor sau a sponsorizărilor; - întocmirea avizului de expediţie a valorilor materiale transferate; - semnarea documentelor de expediţie; - expedierea valorilor materiale; - înscrierea valorilor materiale expediate în listele de inventar de la bibliotecă; - întocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaţiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului, a documentelor privind operaţiunile de consum de valori materiale;

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.
168

Ieşirile de valori materiale prin vânzare (provenite din casare sau din producţie proprie);

38. 39. 40. 41.

- semnarea borderoului de către bibliotecar; - înregistrarea în bibliotecă şi în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale; - primirea notei de comandă pentru vânzarea valorilor materiale; - aprobarea notei de comandă; - întocmirea dispoziţiei de livrare a valorilor materiale transferate; - semnarea documentelor de livrare; - expedierea valorilor materiale; - înscrierea valorilor materiale expediate, în borderou, de la locul de depozitare a valorilor materiale expediate; - întocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaţiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului, a documentelor privind operaţiunile de consum de valori materiale; - semnarea borderoului de către bibliotecar. - înregistrarea în bibliotecă şi în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale;

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) crt. 1 Efectuarea casării - identificarea publicaţiilor de bibliotecă publicaţiilor deteriorate; deteriorate fizic sau 2 - întocmirea unor liste separate pentru toate perimate moral, cu publicaţiile uzate fizic sau perimate moral prilejul inventarierii; cu ocazia inventarierii; 3 - întocmirea notelor privind starea fizică a publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; 4 - stabilirea unor seturi de întrebări pentru determinarea cauzelor privind starea actuală a valorilor materiale; 5

Activităţile desfăşurate

6

7

- comisia de inventariere va identifica publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; - în timpul efectuării inventarierii comisia de inventariere va întocmi liste separate pentru toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; - se va întocmi formularul „nota justificativă privind starea de degradare a publicaţiilor de bibliotecă. - comisia de inventar va stabili un set de întrebări pentru determinarea cauzelor privind starea actuală a publicaţiile uzate fizic şi pentru stabilirea listei finale a valorilor materiale propuse pentru casare; - întocmirea unor note explicative pentru - întrebările stabilite de comisie vor fi înscrise în fiecare gestionar în parte, unde s-au note explicative care vor fi înaintate gestionarilor de constatat valori materiale deteriorate; valori materiale unde s-au constatat publicaţiile uzate fizic sau perimate moral. - solicitarea de la gestionar a notelor - comisia de inventariere va solicita de la bibliotecar, explicative privind cauzele care au dus la note explicative privind cauzele care au dus la uzura publicaţiilor; prematură sau deteriorarea valorilor materiale constatate cu ocazia inventarierii; - stabilirea listelor cu valorile materiale - după primirea notelor explicative şi după propuse spre aprobare a casării; analizarea acestora comisia de inventariere va stabili cauza care a dus la deteriorarea publicaţiilor şi va trece la stabilirea listelor finale cu valorile materiale

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8 9 10 11 12
168

- întocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; - înregistrarea referatului la registratura unităţii; - înaintarea referatului către ordonatorul de credite; - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; - înştiinţarea comisiei de casare;

13 14 15

- înaintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraţie; - discutarea listelor în consiliul de administraţie şi aprobarea acestora; - aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite;

propuse spre aprobare a casării; - contabilul-şef din unitate va întocmi un referat pentru numirea comisiei de casare de către conducerea instituţiei publice; - referatul întocmit de contabilul unităţii va fi înregistrat la registratură; - referatul întocmit de contabilul şef şi înregistrat la registratură va fi înaintat ordonatorului de credite; - după primirea referatului ordonatorul de credite va emite decizia pentru numirea comisiei de casarea publicaţiilor deteriorate; - comisia de casare va fi înştiinţată prin înmânarea unui exemplar din decizia de numire a comisie de către ordonatorul de credite; - la primirea deciziei, membrii comisiei vor face menţiunea, pe exemplarul care va rămâne la secretariat, că au primit un exemplar din decizia de numire a comisie de casare şi au luat la cunoştinţă de conţinutul acesteia; - înregistrarea, semnarea şi înaintarea listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraţie; - discutarea şi aprobarea valorilor materiale propuse pentru casare de către consiliul de administraţie; - întocmirea unei adrese de înaintare şi trimiterea listelor pentru aprobare la ordonatorul de credite (principal sau secundar în funcţie de finanţare şi de

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

16 17 18 19
168

- întrunirea comisiei de casare; - casarea publicaţiilor de bibliotecă uzate fizic sau moral; - întocmirea procesului-verbal de casare; - înregistrarea în evidenţa tehnico operativă a valorilor materiale rezultate în urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate; înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale; - stabilirea stocurilor supranormative sau fără mişcare a valorilor materiale din unitate; - aprobarea în consiliul de administraţie a operaţiunii de donaţie a valorilor materiale sau fără mişcare din cadrul instituţiei şcolare; - stabilirea destinatarului donaţiilor; - întocmirea avizului de expediţie a valorilor materiale transferate;

20 21 22 Ieşirile de valori materiale prin transfer cu titlu gratuit către alte unităţi, prin donaţie;

23 24

subordonarea financiară); - aprobarea listelor cu valorile materiale propuse pentru casare; - întrunirea comisiei pentru finalizarea operaţiunii de casare a valorilor materiale; - comisia va trece la casarea valorilor materiale prin dezmembrare sau distrugere; - valorile materiale casate vor fi înscrise în procesulverbal întocmit de comisie şi aprobat de către conducerea instituţiei publice; - înregistrarea în evidenţa tehnico-operativă a valorilor materiale rezultate în urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate; - înregistrarea în contabilitatea instituţiei publice a valorilor materiale rezultate în urma casării; - comisia de inventariere a publicaţiilor de bibliotecă va stabili şi va întocmi o listă care să cuprindă stocurile supranormative sau fără mişcare; - consiliul de administraţie va aproba ca stocurile supranormative sau fără mişcare să fie supuse operaţiunii de donaţie către alte unităţi şcolare care au nevoie de valorile materiale sus menţionate; - conducerea unităţii împreună cu şeful de compartiment şi cu şeful contabil vor stabili destinatarul donaţiilor ; - bibliotecarului va întocmi avizul de expediţie a publicaţiilor donate îl va semna şi îl va preda

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

24 25 26 27
168

- expedierea valorilor materiale; - semnarea documentelor de expediţie; - înscrierea valorilor materiale expediate în borderoul de transfer a valorilor materiale expediate; - întocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaţiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului, a documentelor privind operaţiunile de consum de valori materiale; semnarea borderoului de către bibliotecarul care primeşte documentele înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale; - primirea notei de comandă sau a procesului verbal încheiat în urma licitaţiei, pentru vânzarea valorilor materiale de bibliotecă; - aprobarea notei de comandă sau procesul verbal încheiat în urma licitaţiei;

28 29 30 31 Ieşirile de valori materiale prin vânzare (provenite din casare sau din producţie proprie) ;

32.

contabilului; - bibliotecarul de valori materiale va expedia valorile materiale supuse donaţiilor; - atât bibliotecarul gestionar cât şi primitorul vor semna documentul de expediţie a valorilor materiale; - după înscrierea şi eliberarea valorilor materiale din bibliotecă, gestionarul va înscrie în borderoul de transfer cantităţile eliberate; - bibliotecarul va întocmi periodic un borderou în care să fie menţionate toate documentele şi anexele la acestea, care stau la baza efectuării operaţiunilor, la predarea la contabilitate a actelor privind eliberarea din bibliotecă a valorilor materiale,; - periodic, bibliotecarul, va preda la contabilitate, actele justificative care au stat la baza înregistrări operaţiunilor de eliberare din bibliotecă a valorilor materiale; - bibliotecarul primitor, va inventaria şi verifica documentele primite şi va semna de confirmare pe borderoul de predare a documentelor; - înregistrarea în contabilitatea instituţiei publice a valorilor materiale rezultate în urma casării; - conducătorul instituţiei publice va primi spre aprobare nota de comandă sau procesul verbal încheiat în urma licitaţiei, pentru vânzarea valorilor materiale deţinute de bibliotecarul gestionar; - conducătorul instituţiei şcolare va aproba nota de comandă sau procesul verbal încheiat în urma

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

33 34 35 36 37
168

38

39

40

licitaţiei; - întocmirea dispoziţiei de livrare a bibliotecarul va întocmi dispoziţia de livrare a valorilor materiale (publicaţiilor de valorilor materiale transferate cu titlu gratuit, îl va bibliotecă) transferate; semna şi îl va preda contabilului; - semnarea documentelor de livrare; - atât bibliotecarul gestionar cât şi bibliotecarul primitor, vor semna documentul de expediţie a valorilor materiale ; - expedierea valorilor materiale; - bibliotecarul va expedia materiale înscrise în dispoziţia de livrare şi supuse transferului; - înscrierea valorilor materiale expediate în - după înscrierea şi eliberarea valorilor materiale borderoul de expediţie; gestionarul va nota în borderoul de expediţie; - întocmirea borderoului de predare a - periodic, bibliotecarul, va preda la contabilitate, documentelor pentru operaţiunile de actele justificative care au stat la baza înregistrări eliberare de valori materiale; operaţiunilor de eliberare din bibliotecă a valorilor materiale; - predarea pe baza borderoului a - periodic sau la finele lunii, bibliotecarul, va preda documentelor privind operaţiunile de la contabilitate, actele justificative care au stat la consum de valori materiale; baza înregistrări operaţiunilor de eliberare din magazie a valorilor materiale; semnarea borderoului de către - bibliotecarul primitor va prelua actele de la bibliotecarul primitor< bibliotecarul gestionar, va inventaria şi verifica documentele primite şi va semna de confirmare pe borderoul de predare a documentelor; - înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor - înregistrarea în contabilitatea instituţiei publice a de ieşire de valori materiale transferate; valorilor materiale transferate;

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii • Îmbunătăţire a cunoaşterii legislaţiei activităţii privind casarea valorilor materiale; • Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind decontarea casarea valorilor materiale; • Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri operaţionale

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii:

I Matricea responsabilităţilor: Compartimentul Nr. (postul)/acţiunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX XX XXI Crt. (operaţiunea) 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 1 - identificarea E publicaţiilor de bibliotecă deteriorate; 2 - întocmirea unor E liste separate pentru toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral cu ocazia inventarierii; 3 - întocmirea notelor E privind starea fizică a publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; 4 - stabilirea unor E seturi de întrebări pentru determinarea cauzelor privind

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

starea actuală a valorilor materiale; 5 - întocmirea unor note explicative pentru fiecare gestionar în parte, unde s-au constatat valori materiale deteriorate; 6 - solicitarea de la gestionar a notelor explicative privind cauzele care au dus la publicaţiilor; 7 - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre casare; 8 - întocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; 9 - înregistrarea referatului la registratura unităţii; 10 - înaintarea referatului către ordonatorul de

E

E

168

E E

E E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

credite; 11 -emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; 12 -înştiinţarea comisiei de casare; 13 -înaintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de administraţie; 14 -discutarea listelor în consiliul de administraţie şi aprobarea acestora; 15 -aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite; 16 -întrunirea comisiei de casare; 17 -casarea publicaţiilor de bibliotecă uzate fizic sau moral; 18 -întocmirea E E E

168

E

AP

E E E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

19

20
168

21

22

procesului-verbal de casare; - înregistrarea în evidenţa tehnico operativă a valorilor materiale rezultate în urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate; - înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale; -identificarea publicaţiilor de bibliotecă deteriorate; - întocmirea unor liste separate pentru toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral cu ocazia inventarierii;

E

E

E

E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

II Matricea responsabilităţilor: Nr. Crt. 0 1 Compartimentul (postul)/acţiunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII (operaţiunea) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 - stabilirea stocurilor E supra-normative sau fără mişcare a valorilor materiale din bibliotecă; - aprobarea în consiliul E de administraţie a operaţiunii de donaţie a valorilor materiale sau fără mişcare din cadrul bibliotecii şcolare; - stabilirea E destinatarului donaţiilor; - întocmirea avizului de E expediţie a valorilor materiale transferate; -expedierea valorilor E materiale; -semnarea E documentelor de

2

168

3 4 5 6

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

7

8

9

10

11

12

expediţie; -înscrierea valorilor materiale expediate în borderoul de transfer a valorilor materiale expediate; - întocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaţiunile de eliberare de valori materiale; - predarea pe baza borderoului a documentelor privind operaţiunile de consum de valori materiale; - semnarea borderoului de către bibliotecarul care primeşte documentele -înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale; -stabilirea stocurilor supranormative sau fără mişcare a valorilor

E

E

E

168

E

AP

E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

13

14 15
168

16 17 18

mate-riale din unitate; - aprobarea în consiliul de administraţie a operaţiunii de donaţie a valorilor materiale sau fără mişcare din cadrul instituţiei şcolare; - stabilirea destinatarului donaţiilor; - întocmirea avizului de expediţie a valorilor materiale transferate; -expedierea valorilor materiale; - semnarea documentelor de expediţie; -înscrierea valorilor materiale expediate în borderoul de transfer a valorilor materiale expediate;

E

E E E E E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

III Matricea responsabilităţilor: Nr. Compartimentul I II III IV V VI VII VIII IX X XI Crt. (postul)/acţiunea (operaţiunea) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 - primirea notei de comandă sau a E procesului-verbal încheiat în urma licitaţiei, pentru vânzarea valorilor materiale de bibliotecă; 2 - aprobarea notei de comandă sau E procesul-verbal încheiat în urma licitaţiei; 3 - întocmirea dispoziţiei de livrare E a valorilor materiale (publicaţiilor de bibliotecă) transferate; 4 - semnarea documentelor de E livrare; 5 -expedierea valorilor materiale; E 6 - înscrierea valorilor materiale E expediate în borderoul de expediţie; 7 - întocmirea borderoului de E predare a documentelor pentru operaţiunile de eliberare de valori materiale; 8 - predarea pe baza borderoului a E documentelor privind operaţiunile

XII 13

XIII XIV XV XVI XVII 14 15 16 17 18

168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

9 10 11

12
168

13 14 15 16 17

de consum de valori materiale; - semnarea borderoului de către bibliotecarul primitor; - înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale transferate; - primirea notei de comandă sau a procesului-verbal încheiat în urma licitaţiei, pentru vânzarea valorilor materiale de bibliotecă; - aprobarea notei de comandă sau procesul-verbal încheiat în urma licitaţiei; - întocmirea dispoziţiei de livrare a valorilor materiale (publicaţiilor de bibliotecă) transferate; - semnarea documentelor de livrare; -expedierea valorilor materiale; - înscrierea valorilor materiale expediate în borderoul de expediţie; - întocmirea borderoului de predare a documentelor pentru operaţiunile de eliberare de valori materiale;

E AP E

E E E E E E

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

8. Nr. Anexă 1 2 3 4
168

Anexe, înregistrări, arhivări: Elaborator Bibliotecar Aprobat Director Număr Ex. 1 1 1 şi 1 Difuzare personal gestionar personal personal Arhivare Loc. Per. Secret Perm. Secret Secret Secret 3 ani 3 ani Alte el.

Denumire anexă Circuitul documentelor Lista inventar Bugetul pe anul ... Statul de funcţii

Comisia de Director inventariere Financiar contabil Contabil Resurse umane Director ISJ

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională IEŞIRI DE VALORI MATERIALE DIN BIBLIOTECĂ Cod: P.O B011

Ediţia ÎNTÂI Nr. de 7 EXEMPLARE R evizia nr. N de ex. r.

Exem plar nr. Pagina... din E ITIA I D

9.

Cuprins: Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale) Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări Cuprins Pagina

Nr. componentei în cadrul procedurii operaţionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
168

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

4. PROCEDURA OPERATIONALĂ INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ
COD: P.O. B001 Editia ÎNTÂI
212

Revizia ...............................

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR Cod: P.O.B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de 7 EXEMPLARE Revizia Nr. de ex. Pagina din EDITIA I Exemplar nr.

172

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAŢIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

Nr. crt.

NUMELE ŞI PRENUMELE

FUNCŢIA

DATA

SEMNĂTURA

2.

1.1 1.2 1.3

3. BIBLIOTECAR DIRECTOR DIRECTOR

4.

5.

212

173

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Nr. crt. 0. 2.1 2.2 2.3 … … 2.n Ediţia sau după caz, revizia în cadrul ediţiei 1. Ediţia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediţia I Revizia 1 Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei 4.

Componenta revizuită 2. x

Modalitatea reviziei 3. x

212

x

x

174

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale: Nr. crt. 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7, 3.8. 3.9, 3.10. 3.11. Scopul difuzării 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare Exemplar Nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 Compartiment 4 Administraţie Secretariat Financiar contabil Personal didactic Conducere Personal didactic auxiliar Personal nedidactic Consiliul de diministraţie Secretariat Secretariat Secretariat Funcţia 5 Administrator Secretar şef Contabil şef Director Director Bibliotecar Administrator Preşedintele CA Secretar şef Secretar Secretar şef Numele şi prenumele 6 Data primirii 7 Semnătura 8

212

evidenţă 9 arhivare 10 alte scopuri 11

175

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

4. Scopul procedurii operaţionale: 4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; 4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; 4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager în luarea deciziei; 4.5. Stabileşte sarcini privind circuitul documentelor necesare acestei activităţi; 4.6. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale 4.6.1. Toate aceste operaţii se efectuează cu scopul evaluării elementelor inventariate şi punerii de acord a datelor contabilităţii cu realitatea faptică constatată. 4.6.2. Se realizează evidenţa globală şi individuală a documentelor, în sistem tradiţional şi/sau automatizat, cu respectarea standardelor bibliografice de constituire a acestora în unităţi de înregistrare; 4.6.3. Biblioteca este obligată să-şi dezvolte continuu colecţiile de documente, prin achiziţionarea periodică de titluri din producţia editorială curentă, dar şi prin completarea retrospectivă, pentru a asigura o rată optimă de înnoire a colecţiilor de 10-25 de ani, ce reprezintă raportul dintre totalul documentelor existente în colecţiile bibliotecii şi totalul documentelor achiziţionate. Astfel, în urma inventarierii se pot stabili golurile din colecţia de documente din bibliotecă. 4.6.4. Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor componente ale colecţiei bibliotecii unităţii.

212

176

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională; Procedura operaţională se referă la modalitatea în care se desfăşoară activitatea de inventariere a colecţiilor bibliotecii necesare derulării bunei desfăşurării activităţii instituţiei publice; Procedura operaţională include acţiunea de stabilire a modalităţi prin care se face selecţia membrilor comisiei de inventariere şi deciziile luate de aceştia în urma finalizării inventarierii. Inventarierea colecţiilor bibliotecii reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor integrante, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru respectivul exerciţiu financiar. 5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică; Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului Bibliotecă, cu aprobarea direcţiunii şi este supervizată de comisia de inventariere. 5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată; a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor: • Biblioteca; • Conducere; • Personal didactic (membri ai comisiei); • Financiar-contabil (membri ai comisiei); b. De această activitate depind în cadrul activităţii efectuate următoarele compartimente : • Biblioteca; • Administraţie; • Personal didactic; • Conducere;

212

177

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

• Personal didactic auxiliar. 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente: • Financiar contabil; • Bibliotecă; • Secretariat. b. De această activitate beneficiază în cadrul activităţilor efectuate următoarele compartimente: • Administraţie; • Financiar-contabil; • Personal didactic; • Conducere; • Personal didactic auxiliar - bibliotecar.

212

178

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1. Reglementări internaţionale: - Standardele internaţionale de contabilitate; - Standardele internaţionale de management/control intern; 6.2. Legislaţie primară: - Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum şi următoarele acte: - O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002; - Legea contabilităţii nr. 82/1991 republicată cu modificările şi completările ulterioare; - Ordin nr. 2861 din 09/10/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii 6.3. Legislaţie secundară: - Norme din 22 noiembrie 2004 privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv; - Ordin nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile; - Norme metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice: 1) Circuitul documentelor; 2) Regulamentul intern; 3) Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.; 4) Alte acte normative.

212

179

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

7. Definiţiile şi abrevierile termenilor utilizaţi în procedura operaţională 7.1. Definiţiile termenilor Nr. crt. 1. 2 3.
212

Termenul

Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

4. 5

6.

Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată operaţionale Revizia în cadrul unei Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai ediţii multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate Inventariere Inventarierea este un procedeu al metodei contabilităţii, comun şi altor ştiinţe economice, care reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa cantitativ-valorică sau numai valorică, după caz, a elementelor de activ şi de pasiv aflate în gestiunea bibliotecii la data la care aceasta se efectuează. Registrul de inventar. Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate publicaţiile aflate în fondul bibliotecii pe baza listelor de inventariere sau alte documente justificative care atestă conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil. ................................................................................................................................................................ Casare Acţiune prin care se efectuează toate operaţiile privind scoaterea definitivă din folosinţă şi din inventar a unei publicaţii;

180

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

7.2. Abrevieri ale termenilor NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I S. In. P. V. D. Pr. IA. Termenul abreviat Procedura operaţională Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare înregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

212

181

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

-

-

8. Descrierea procedurii operaţionale 8.1. Generalităţi: Procedura operaţională se referă la modalitatea de inventariere a colecţiilor bibliotecii şcolare. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor Documentele utilizate sunt: • decizia de iniţiere a activităţii de inventariere; • declaraţia de început de inventariere; • lista de inventariere; • registrul de inventar; • registrul de mişcare a fondului. • proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii 8.2.2. Conţinutul, provenienţa şi rolul documentelor: Decizia de iniţiere a activităţii de inventariere: întocmirea deciziei de inventariere trebuie să cuprindă componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a fondului de carte al bibliotecii care conţine temeiul legal care stă la baza efectuării operaţiunii, componenţa comisiei, perioada desfăşurării operaţiunii respective, termenele de predare a procesului-verbal conducătorului instituţiei publice şi are rolul de a iniţia începerea activităţii de efectuare a operaţiunii de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv. Declaraţia de început de inventariere; Completarea declaraţiei de inventariere de către gestionarul de valori materiale din care să rezulte dacă: gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente; are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă; are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;

212

182

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul, va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în / din gestiune. Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa; Lista de inventariere; 1. Serveşte ca: document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunii bibliotecii; document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.); document justificativ de înregistrare în evidenţa bibliotecii şi în contabilitate, a plusurilor şi minusurilor constatate; document pentru întocmirea registrului-inventar; document centralizator al operaţiunilor de inventariere. Se întocmeşte în două exemplare, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de inventariere, la data inventarierii etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către bibliotecarul-gestionar. În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (sau persoanele) care predau gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte gestiunea. Listele de inventariere întocmite pentru publicaţiile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe lângă elementele de identificare biblioteconomice, numărul şi data actului de predare-primire. Pentru publicaţiile de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.

-

212

3. Circulă:

183

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal al rezultatelor inventarierii; - la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că numărul total de unităţi de bibliotecă au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate; - la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere; - la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute; - la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil şi un exemplar la bibliotecă. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: denumirea formularului; data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; denumirea unităţii; gestiunea; locul de depozitare; numărul curent; denumirea bunurilor inventariate; codul sau numărul de inventar; unitatea de măsură; cantităţi: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferenţe în plus, diferenţe în minus; preţ unitar;

212

184

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

-

valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus; valoarea de inventar; degradarea: valoarea, motivul; comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; gestionar: numele şi prenumele, semnătura; contabilitate: numele şi prenumele, semnătura. Registrul de inventar; 1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii fondului de carte al bibliotecii şcolare. 2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii. Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a publicaţiilor aflate în fondul bibliotecii. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrulinventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât, la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a fondului de carte existent. În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea publicaţiilor inventariate faptic la acea dată. În coloana 1 se înscrie data. În coloana 2, numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii. În coloana 3 se fac însemnări pentru fiecare verificare a fondului de carte; În coloana 4 se trece autorul şi titlul publicaţiei; În coloana 5 se trece nr. ediţiei publicaţiilor; În coloana 6 se menţionează locul apariţiei publicaţiei; În coloana 7 se trece anul apariţiei publicaţiei;

212

185

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

În coloana 8 se trece preţul publicaţiei; În coloana 9 se specifică preţul legatului, dacă este cazul; În coloana 10 se trece numărul de ordine din RMF; În coloana 11 se trece cota cărţii sau clasificarea zecimală; În coloana 12 se menţionează date privind ieşirea cărţilor, a actelor însoţitoare; În coloana 13 se trec observaţii legate de circulaţia publicaţiei. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 3. Se arhivează la compartimentul bibliotecă, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. 8.2.3. Circuitul documentelor: - conform situaţiilor anexate; 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la Internet; - imprimantă alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului bibliotecă, de către bibliotecar, în colaborare contabilul unităţii; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele: - costul multiplicării documentaţiei; - costul diferitelor documente ce fac obiectul comunicării pe parcursul derulării activităţii; 8.3.4. Resurse de timp Variabile: - complexitatea procedurii operaţionale;

212

186

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor necesare. 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: - Bibliotecarul unităţii va întocmi un referat care va fi înregistrat la registratura unităţii privind aprobarea componenţei comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii; - Aprobarea referatului de către conducătorul unităţii; - Conducătorul unităţii va dispune întocmirea decizie de inventariere, care să cuprindă componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii. - Aprobarea deciziei de conducătorul unităţii şi vizarea acesteia de compartimentul juridic sau după caz de şeful compartimentului financiar contabil; - Predarea unui exemplar din decizie sub semnătură privată fiecărui membru al comisiei de inventariere; - Instruirea comisiei de inventariere de către conducătorul compartimentului financiar contabil; - Întocmirea şi înregistrarea procesului verbal cuprinde etapele instruirii comisiei de inventariere; - Predarea comisiei de inventariere a unui exemplar din procedurile operaţionale folosite la inventariere; - Completarea declaraţiei de inventariere de către gestionarul de valori materiale; - Comisia urmează să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate; - Semnarea ultimului document de intrare de valori materiale în gestiune de un membru al comisiei de inventariere; - Semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale din gestiunea inventariată de un membru al comisiei de inventariere; - Sigilarea uşilor de acces la magaziile ce urmează a fi inventariate dacă gestionarul are mai multe spaţii de depozitare; rămânând nesigilat doar depozitul la care se desfăşoară operaţiunea de membrii comisie de inventariere; - Întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uşilor şi dacă se constată ulterior violarea acestor sigilii; - Comisia de inventariere va stabili stocurile faptice prin numărare, în prezenţa gestionarului; - Comisia de inventariere va înscrie în listele de inventar cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii

212

187

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- Valorile materiale inventariate se vor evalua de către comisia de inventariere şi le va înscrie în listele de inventariere, la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare); - Comisia va inventaria şi valorile materiale aflate în curs de expediţie; - Semnarea şi numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de către bibliotecar; - Semnarea şi numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de către toţi membrii comisiei de inventariere; - Pe ultima filă a listei de inventariere, bibliotecarul trebuie să menţioneze dacă toate publicaţiile şi valorile băneşti ale acestora din gestiune, au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa; de asemenea se menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii; în acest caz comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care s-a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere; - Compartimentul contabilitate va analiza toate stocurile înscrise RI şi RMF, precum şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate; - Gestionarul de valori materiale va face corectarea operativă a erorilor constatate cu ocazia analizei RI şi RMF; - Compartimentul contabilitate va stabili rezultatul inventarierii prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate; - Comisia va inventaria toate colecţiile (atât a obiectelor de inventar (publicaţii) cât şi a mijloacelor fixe, în cazul cărţilor de patrimoniu); - Comisia de inventariere va întocmi liste separate ce cuprind valorile materiale depreciate ce fac obiectul propunerii pentru casare şi de asemenea se vor întocmi liste separate cu materiale fără mişcare; - Pentru toate plusurile, minusurile şi degradările constatate la publicaţii, comisia de inventariere va primi explicaţii scrise de la bibliotecar; - Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi a deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii; - În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea justă;

212

188

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

- În cazul unor lipsuri în gestiune, imputabile, directorul unităţii şcolare împreună cu comisia de inventariere, va lua măsura imputării acestora la valoarea de înlocuire; - Comisia de inventariere va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventuale plusuri, în cazul în care lipsurile din gestiune nu sunt infracţiuni, în conformitate cu legislaţia bibliotecilor; - Directorul unităţii şcolare va aproba referatul întocmit de către bibliotecar şi înregistrat la secretariat, de acordare a procentului de 0,3% pierderi naturale pentru care sunt acceptate scăzăminte din gestiunile de valori materiale; - Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal; - Semnarea procesului-verbal al comisiei de inventariere şi înregistrarea acestuia la secretariatul unităţii; - Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă în termen de 7 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, conducătorului unităţii; - Directorul unităţii şcolare va aproba procesul-verbal de valorificare a inventarului în termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de inventariere; - Rezultatele procedurii de inventariere vor fi înregistrate de către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare, de către ordonatorul de credite; - compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare; - componentele colecţiilor bibliotecii se înscriu în RI şi au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ de persoana desemnată.

212

189

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii Nr. Compartimentul (postul) / acţiunea crt. (operaţiunea) 1. Bibliotecarul unităţii va întocmi un referat care va fi înregistrat la registratura unităţii privind aprobarea componenţei comisiei precum şi desfăşurării operaţiunii de inventariere a fondului de carte existent 2. Aprobarea referatului de către conducătorul unităţii; 3. Directorul unităţii va dispune întocmirea deciziei de inventariere, care să cuprindă componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a fondului de carte existent; 4. Aprobarea deciziei de către conducătorul unităţii şi vizarea acesteia de compartimentul financiarcontabil; 5. Predarea unui exemplar din decizie sub semnătură privată fiecărui membru al comisiei de inventariere; 6. 7. Activităţile desfăşurate

Întocmirea unui referat de către bibliotecarul unităţii şcolare şi înregistrat la registratură, privind componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii şi înaintat conducerii instituţiei. Referatul întocmit de bibliotecarul unităţii şcolare privind componenţa comisiei de inventariere va fi aprobat de conducătorul unităţii. Întocmirea deciziei de inventariere care să cuprindă componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii unităţii şcolare, care conţine temeiul legal care stă la baza efectuării operaţiunii, componenţa comisiei, perioada de desfăşurare, termenele de predare a proceselor-verbale. Conducătorul unităţii va aproba decizia de derulare a activităţii de inventariere, decizie care va fi vizată de şeful compartimentul financiarcontabil. Câte un exemplar din decizie va fi predat, sub semnătură privată fiecărui membru al comisiei de inventariere, pentru a lua la cunoştinţă etapele ce vor fi parcurse privind desfăşurarea activităţii de inventariere a colecţiilor bibliotecii. Instruirea comisiei de inventariere de către Instruirea comisiei de inventariere de către contabilul-şef cu privire la conducătorul compartimentului financiar-contabil desfăşurarea activităţii de inventariere, precizându-se şi termenele care vor fi respectate. Întocmirea şi înregistrarea procesului-verbal care Întocmirea unui proces-verbal care să cuprindă etapele instruirii comisiei

212

190

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

cuprinde etapele instruirii comisiei de inventariere de inventariere de către contabilul unităţii şcolare. Semnarea procesului-verbal de toţi membrii Atât contabilul care a făcut instruirea comisiei cât şi membrii acesteia vor comisiei participanţi la instruire semna procesul-verbal. 9. Completarea declaraţiei de inventariere de către gestionarul de valori Completarea declaraţiei de inventariere de către materiale din care să rezulte dacă: gestionarul de valori materiale - gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; - are plusuri sau minusuri în gestiune despre a cărui nr. sau valoare are cunoştinţă; - are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit actele aferente; - a primit sau eliberat bunuri fără documente legale; - deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; - are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; de asemenea bibliotecarul va menţiona în declaraţia sa felul, numărul şi data ultimului document de intrare / ieşire a bunurilor în / din gestiune. Declaraţia se datează şi se semnează de către bibliotecar şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa. 10. Comisia urmează să identifice toate depozitele de Identificarea tuturor încăperilor în care există publicaţii ce urmează a fi cărţi ce urmează a fi inventariate; inventariate, pentru a nu fi omise unele valori materiale. 11. Bararea şi semnarea listelor de inventariere de un Se barează şi se semnează fiecare din listele de inventariere de un membru membru al comisiei de inventariere al comisiei, după ce s-a verificat dacă au fost înregistrate toate documentele de intrare/ieşire. 12. Semnarea ultimului document de intrare valori Se trece la semnarea ultimului document de intrare de valori materiale în materiale în gestiune, de un membru al comisiei gestiune, de către un membru al comisiei. de inventariere; 8.

212

191

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

13. Semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale din gestiunea inventariată de către un membru al comisiei de inventariere; 14. Trecerea datei şi orei pe listele de inventar de către un membru al comisiei de inventariere 15. Semnarea chitanţelor cu regim special de către membrii comisiei. 16. Sigilarea uşilor de acces la depozitele de cărţi ce urmează a fi inventariate, dacă gestionarul are mai multe spaţii de depozitare, rămânând nesigilat doar depozitul în care se desfăşoară operaţiunea de inventariere. 17. Întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uşilor dacă se constată ruperea acestora 18. În prezenţa bibliotecarului, comisia de inventariere va stabili stocurile faptice prin numărare. 19. Comisia de inventariere va înscrie în listele de inventar cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii. 20. Valorile materiale inventariate se vor evalua de către comisia de inventariere şi le va înscrie în listele de inventar, la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare); 21. Semnarea şi numerotarea listelor de inventar pe toate filele de către membrii comisiei de

Se trece la semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale în gestiune, de către un membru al comisiei. Se trece la însemnarea datei şi orei pe toate listele de inventar de către un membru al comisiei. Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu regim special care se află predate de bibliotecar. Se va trece sigilarea uşilor de acces la depozitele de cărţi ce urmează a fi inventariate dacă gestionarul are mai multe spaţii de depozitare, rămânând nesigilat doar depozitul în care se desfăşoară operaţiunea de inventariere. Se va trece la întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uşilor dacă se constată ruperea acestora Se va trece la stabilirea în prezenţa bibliotecarului a stocurile faptice, prin numărare. Se înscriu în listele de inventar cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii. După efectuarea inventarierii, se va trece la evaluarea de către comisia de inventariere şi le va înscrie în listele de inventar la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare). După înscrierea listelor de inventar se va trece şi numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de către bibliotecar.

212

192

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

inventariere; 22. Semnarea listelor de inventar, pe toate filele, de După înscrierea şi numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de către membrii comisiei de inventariere; către bibliotecar, se va trece la semnarea de către toţi membrii comisiei de inventariere. 23. Pe ultima filă a listei de inventariere, bibliotecarul La încheierea operaţiunii de inventariere, după semnarea şi numerotarea trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi listelor de inventar de către bibliotecar şi de comisia de inventariere, valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi bibliotecarul trebuie să menţioneze pe ultima filă a listei de inventariere consemnate în listele de inventariere în prezenţa dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea acesta obiecţii cu privire la modul de efectuare a menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze este obligată să analizeze obiecţiile, iar obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor concluziile la care a ajuns se vor menţiona la de inventariere. sfârşitul listelor de inventariere; 24. Compartimentul contabilitate va analiza toate După finalizarea inventarierii faptice a valorilor materiale se va trece la stocurile înscrise în fişele de magazie şi a analiza tuturor stocurile înscrise în listele de inventariere şi a soldurilor din soldurilor din contabilitate pentru bunurile contabilitate pentru bunurile inventariate; după efectuarea analizei inventariate; contabilitatea va semna listele de inventariere. 25. Compartimentul contabilitate va stabili rezultatul Se va trece la stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea datelor inventarierii prin compararea datelor constatate constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere, cu cele scriptice din faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate. din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate; 26. Comisia de inventariere va înscrie în listele După efectuarea inventarierii se va trece la întocmirea unor listele separate separate ce cuprind valorile materiale degradate ce cuprind valorile materiale degradate ce fac obiectul propunerii de casare ce fac obiectul propunerii de casare şi de şi de asemenea se vor întocmi liste separate cu materiale fără mişcare. asemenea se vor întocmi liste separate cu materiale fără mişcare;

212

193

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

27. Pentru toate plusurile, lipsurile, degradările constatate la cărţi, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie, comisia va primi explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestiunii; 28. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul pierderilor, lipsurilor, pagubelor precum şi plusurilor, propunând în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii; 29. În situaţia constatării de plusuri în gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea corectă.

Pentru toate plusurile, lipsurile, degradările constatate la cărţi, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie, comisia va primi explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestiunii. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul pierderilor, lipsurilor, pagubelor precum şi plusurilor, propunând în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii. În situaţia constatării de plusuri în gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea justă.

212

30. În situaţia constatării unor lipsuri în gestiune În situaţia constatării unor lipsuri în gestiune imputabile, conducătorii imputabile, conducătorii instituţiei vor lua măsura instituţiei vor lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire, de imputării acestora la valoarea lor de înlocuire. la persoanele care se fac răspunzătoare de producerea acestora, dar nu înainte de a avea un titlu executoriu sau de obţinerea unor înţelegeri cu persoana respectivă. 31. La stabilirea valorii de debit, comisia de La stabilirea valorii de debit, comisia de inventariere va avea în vedere inventariere va avea în vedere posibilitatea posibilitatea compensării lipsurilor cu eventuale plusuri în conformitate cu compensării lipsurilor cu eventuale plusuri în legile în vigoare. conformitate cu legile în vigoare.

194

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

32. Conducătorul instituţiei va aproba referatul întocmit şi înregistrat la registratura unităţii de către bibliotecar, de acordare a degradării pentru care sunt acordate scăzăminte din gestiune de valori materiale; 33. Comisia de inventariere, la stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni, va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate; 34. Diferenţele constatate în plus sau minus, să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi aceeaşi gestiune; 35. Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal; 36. Semnarea procesului-verbal de către comisia de inventariere şi înregistrarea acestuia la registratura unităţii 37. Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, directorului unităţii;

Se va trece la evaluarea gradului de degradare pentru toate publicaţiile constatate lipsă, care sunt acceptate cu scăzăminte din gestiune de valori materiale, prin aplicarea coeficienţilor corespunzători fiecărei publicaţii în parte, după aprobarea acestora de către conducătorul unităţii. Pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaţia în care cantităţile lipsă sunt mai mari decât cantităţile constatate în plus pentru diferenţa dintre minusul şi plusul constat în urma inventarierii. Diferenţele constatate în plus sau minus, să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi aceiaşi gestiune Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal. Semnarea procesului-verbal de către comisia de inventariere şi înregistrarea acestuia la registratura unităţii Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, directorului unităţii.

212

38. Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de valorificare a inventarului valorificare a inventarului în termen de 7 zile de în termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de inventariere la data primirii de la comisia de inventariere;

195

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

40. Directorul unităţii şcolare cu avizul conducătorului compartimentului financiarcontabil, decide în termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale; 41. Rezultatele procedurii de inventariere vor fi înregistrate de către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare de către ordonatorul de credite; 42. Compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare. 8.4.3.

Directorul unităţii şcolare cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil, decide în termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale Rezultatele procedurii de inventariere vor fi înregistrate de către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesuluiverbal de casare de către ordonatorul de credite Compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare.

212

Valorificarea rezultatelor activităţii îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind inventarierea colecţiei bibliotecii unităţii şcolare; Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind inventarierea colecţiilor bibliotecii.

196

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 9.1. Responsabilităţi Nr. crt. 1.
212

2. 3.

Compartimentul (postul)/acţiunea I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX (operaţiunea) Bibliotecarul unităţii va E întocmi un referat care va fi înregistrat la registratura unităţii privind aprobarea componenţei comisiei precum şi desfăşurarea operaţiunii de inventariere a fondului de carte existent; Aprobarea referatului de A către conducătorul unităţii; Directorul unităţii va E dispune întocmirea deciziei de inventariere, care să cuprindă componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de inventariere a fondului de carte existent

197

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

4.

5.

6.
212

7.

8.

9.

Aprobarea deciziei de către conducătorul unităţii şi vizarea acesteia de compartimentul financiarcontabil; Predarea unui exemplar din decizie sub semnătură privată fiecărui membru al comisiei de inventariere; Instruirea comisiei de inventariere de către conducătorul compartimentului financiar contabil; Întocmirea şi înregistrarea procesului-verbal care cuprinde etapele instruirii comisiei de inventariere; Semnarea procesuluiverbal de către toţi membrii comisiei, participanţi la instruire; Completarea declaraţiei de inventariere de către gestionarul de valori materiale;

A

E

V

E

E

E

198

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

10.

11.

12.
212

13.

14.

15.

Comisia urmează să identifice toate depozitele de cărţi ce urmează a fi inventariate; Bararea şi semnarea listelor de inventariere de un membru al comisiei de inventariere; Semnarea ultimului document de intrare valori materiale în gestiune de un membru al comisiei de inventariere; Semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale din gestiunea inventariată de un membru al comisiei de inventariere; Trecerea datei şi orei pe listelor de inventar de un membru al comisiei de inventariere; Dacă este cazul, predarea numerarului la casieria unităţii;

E

E

E

E

E

E

199

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

16. 17.

18.

19.

Semnarea chitanţelor cu regim special de către membrii comisiei; Sigilarea uşilor de acces la depozitele de cărţi ce urmează a fi inventariate dacă gestionarul are mai multe spaţii de depozitare, rămânând nesigilat doar depozitul în care se desfăşoară operaţiunea de inventariere; Întocmirea unor proceseverbale pentru sigilarea uşilor şi dacă se constată ruperea acestora; Comisia de inventariere va înscrie în listele de inventar cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii;

E E

212

E

E

200

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

9.2 Matricea responsabilităţilor Nr. crt. 1. 2.
212

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea)

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII

3. 4. 5. 6.

7.

Comisia de inventariere va stabili în prezenţa bibliotecarului a stocurile V faptice, prin numărare; Comisia de inventariere va înscrie în listele de inventar cantităţile E faptice constatate cu ocazia efectuării operaţiunii de inventariere a colecţiilor bibliotecii; Valorile materiale inventariate se vor evalua de comisia de inventariere Ev şi le va înscrie în listele de inventariere la valoarea contabilă (val. de înregistrare); Semnarea şi numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de către E bibliotecar; Semnarea şi numerotarea listelor de inventar pe toate paginile de către membrii comisiei de inventariere; Pe ultima filă a listei de inventariere, bibliotecarul trebuie să P menţioneze dacă publicaţiile inventariate au fost consemnate în prezenţa sa; de asemenea se menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii, în acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care s-a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere; Compartimentul contabilitate va analiza toate stocurile înscrise pe listele de inventariere a soldurilor din contabilitate pentru bunurile

V E

V

Ev

201

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

inventariate; 8. Bibliotecarul va face corectarea operativă a erorilor constatate cu ocazia analizei listelor de inventar; 9. Compartimentul contabilitate va stabili rezultatul inventarierii prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate; 10. Comisia va inventaria toate colecţiile bibliotecii; 11. Comisia de inventariere va întocmi liste separate ce cuprind valorile materiale degradate ce fac obiectul propunerii de casare şi de asemenea se vor întocmi liste separate cu materialele fără mişcare.
212

V Ev V E

9.3 Matricea responsabilităţilor Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea I crt. (operaţiunea) 1. Pentru toate plusurile, minusurile sau Ev degradările constatate la colecţiile bibliotecii, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie sau din alte cauze, comisia va primi explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestiunii, respectiv a urmăririi creanţelor; 2. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul

II

III IV V VI VII VIII IX

X

XI XII XIII XIV XV XVI

Ev

202

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

3.

4.

5.

lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi degradărilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii; În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, comisia de inventariere va evalua bunurile respective la valoarea justă (donaţii); În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, directorul unităţii va întocmi un referat care va fi înregistrat la registratura unităţii privind aprobarea componenţei comisiei precum şi desfăşurării operaţiunii de inventariere a fondului de carte existent, va lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire; Comisia de inventariere va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, la stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate

Ev

A

212

Ev

203

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

6.

7.

infracţiuni, dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: să nu existe riscul de confuzie între -stocurile identice de publicaţii; -diferenţele constatate în plus sau minus să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi aceiaşi gestiune; Directorul unităţii va întocmi un referat care va fi înregistrat la registratura unităţii privind aprobarea componenţei comisiei precum şi desfăşurării operaţiunii de inventariere a fondului de carte existent; va aproba referatul întocmit şi înregistrat la registratura instituţiei de către bibliotecar; Comisia de inventariere pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurilor stabilite la inventariere, va avea în vedere ca scăzămintele să se calculeze numai în situaţia în care cantităţile lipsă sunt mai mari decât cantităţile constatate în plus. În această situaţie, cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la bunurile la care s-au constatat lipsurile

A

212

A

204

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

8.

9.
212

10.

11.

12.

13.

Diferenţa stabilită în minus, în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispoziţiile legale; Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal; Semnarea procesului-verbal de către comisia de inventariere şi bibliotecar şi înregistrarea acestuia la registratura unităţii; Propunerile cuprinse în procesulverbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 7 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, directorului unităţii; Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de valorificare a inventarului în termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de inventariere; Directorul unităţii, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-

A

E A

E

A

A

205

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

contabil, decide în termen de cel mult 7 zile de la primirea procesuluiverbal de inventariere, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dis-poziţiilor legale; 14. Rezultatele procedurii de inventariere vor fi înregistrate de către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesuluiverbal de casare de către ordonatorul de credite 15. Compartimentul contabilitate va prelua rezultatele inventarierii ce vor fi înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare

E

E

212

206

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

10. Anexe, înregistrări arhivări Nr. anexă 1. 2. 3. 4.
212

Denumire anexă Circuitul documentelor Lista de inventar Bugetul pe anul Statul de funcţii

Elaborator BIBLIOTECA COMISIA DE INVENTARIERE BIBLIOTECA RESURSE UMANE

Aprobat DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR şi IŞJ SV

Nr. Exemplare 1 1 1 1

Difuzare personal bibliotecar personal personal

Arhivare Loc. Perioada Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat

Alte elemente

207

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

11. Cuprins Nr. componentei în cadrul procedurii operaţionale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
212

Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale Definiţii şi abrevieri ai termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări Cuprins

Pag. 1

208

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Anexe: Înştiinţarea membrilor comisiei de inventariere Se convoacă domnii: Numele, prenumele, Semnătura 1.-----------------------------------------------------------------------2.-----------------------------------------------------------------------3.-----------------------------------------------------------------------4.-----------------------------------------------------------------------5.-----------------------------------------------------------------------pentru data de -----------------------------, orele -------------------------, la Compartimentul contabilitate pentru a fi instruiţi de către contabilul-şef, în vederea efectuării inventarierii anuale a patrimoniului bibliotecii conform Legii L 22/1969, Legii 82/91 republicată, OMFP 1753/2004.

212

Director,

Contabil şef,

209

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Proces-verbal de instruire Antetul entităţii publice Compartiment Nr. ____ din ________ Proces-verbal de instruire Încheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de inventariere anuală a patrimoniului, bibliotecii şcolare stabilite prin Dispoziţia nr. ----din---,de către (conducătorul entităţii publice). La instruire participă toţi membrii comisiei şi sunt prezentate atribuţiunile fiecăruia, conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004. Desfăşurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului bibliotecii este propusă pentru perioada ---------, iar evaluarea rezultatelor se desfăşoară în perioada_____. Odată cu evaluarea rezultatelor se vor înainta şi propunerile pentru casare. Contabil şef,

212

Au luat la cunoştinţă, (Componenţa comisiei)

210

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Declaraţia de inventar Antetul entităţii publice Compartiment Nr. ____ din ________ Declaraţia de inventar Subsemnatul -------------------------------------- gestionar la ------------------------------------------------------ declar următoarele: - dacă are cunoştinţă că are plusuri de valori băneşti sau materiale în gestiunea sa: (DA sau NU) - dacă are în păstrare şi alte valori aparţinând terţilor; (DA sau NU) - dacă a primit sau eliberat valori materiale fără documente legale; (DA sau NU) 25 26 - existenţa în gestiune a unor bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit documentele respective; (DA sau NU) - existenţa unor documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU) - dacă gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare decât acelea cu privire la care se ia declaraţia şi unde anume; (DA sau NU) - dacă deţine numerar rezultat din vânzarea mărfurilor din gestiune; (DA sau NU) - numărul şi data ultimelor documente de intrare şi ieşire a valorilor materiale; (DA sau NU) - alte date şi elemente pe care organul de control sau gestionarul le consideră necesare, pentru buna funcţionare a inventarierii gestiunii. Semnătura ----------------------------Data -----------------------Dat în faţa noastră, (Componenţa comisiei)

212

211

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Aviz pentru încredinţarea unei gestiuni mai multor persoane Antetul entităţii publice Nr. ______ din _________ Aviz pentru încredinţarea unei gestiuni mai multor persoane Subsemnatul -----------------------------------------------având funcţia de gestionar la --------------------------------------------------------------------------------------------------, menţionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea 22/1969, sunt de acord să gestionez bunurile încredinţate împreună cu următorii gestionari: 1. ----------------------------------------------2. ----------------------------------------------3. ----------------------------------------------Data, Semnătura, 23 Notă: Obţinerea avizului este necesară şi în cazul în care în subordinea unui gestionar se încadrează sau se trece o anumită persoană, indiferent de calitatea acesteia.

212

212

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

DECIZIE DE IMPUTARE (Cod 14-8-2) (în cazul în care se constată pagube) 1. Serveşte ca: - document de imputare a valorii pagubelor produse; - titlu executoriu din momentul comunicării; - document de înregistrare în contabilitate. 2. Se întocmeşte în două exemplare sau în mai multe exemplare, în funcţie de numărul persoanelor răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de constatare (procese-verbale, referate etc.) şi se semnează de către conducătorul unităţii, cu viza de control financiar preventiv şi viza compartimentului juridic. 3. Circulă: - la persoana desemnată pentru acordarea vizei de control financiar - preventiv (toate exemplarele); - la compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalităţii şi realităţii; - la conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare); - la persoana (sau persoanele) răspunzătoare de paguba adusă unităţii, pentru semnare de luare la cunoştinţă şi de imputare (ambele exemplare). 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

212

213

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

ANGAJAMENT DE PLATĂ Subsemnatul ....... domiciliat în ............ str. ........... nr. ..... bloc .... sc. .... et. .... apart. ..... jud./sector ....... posesor al actului de identitate seria ....... nr. .... emis de ..................... sub nr. ...... în anul ...... având funcţia de ........................... la unitatea ........... luând cunoştinţă de faptul ca prin ............................................... s-a constatat că din vina mea am produs unităţii .......... o pagubă de lei .......... provenită din ............ îmi iau angajamentul de a plăti această sumă unităţii păgubite astfel ........................................................................ Prezentul angajament l-am luat în conformitate cu .................. În cazul nerespectării angajamentului de plată, se va proceda la executarea silită.
212

Dat astăzi ......... Semnat în faţa noastră Semnătura Calitatea Semnătura

214

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BBIBLIOTECĂ

Procedura operaţională INVENTARIEREA COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ Cod: P.O. B00l

Ediţia ÎNTÂI Nr.de ex.7 EXEMPLAR R evizia nr. N de ex. r.

E plar nr. xem Pagina ... din E IT I D IA

Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Încheiat azi --------------------------------------Subsemnaţii ---------------- membrii ai comisiei operative de inventariere numiţi prin ----------------------------------------------------am procedat la inventarierea faptică a --------------------------------------------------------------------------------------------------Inventarierea s-a efectuat în prezenţa bibliotecarului-------- prin numărare. Toate publicaţiile au fost cuprinse în listele de inventariere de la pagina -----la pagina ---------------------------------------------------În urma inventarierii efectuate s-a constatat: Plus de inventar în valoare de lei ------------------------------ . Minus de inventar în valoare de lei ---------------------------- . Atât plusurile cât si minusurile constatate se datoresc : -------------------------------------------------------------------------------------------Menţionăm că au fost propuse pentru casare, bunuri în valoare ---------------Drept pentru care am încheiat prezentul proces verbal. COMISIA OPERATIVĂ DE INVENTARIERE FAPTICĂ Bibliotecar,

212

215

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

5. PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ
COD: P.O. B111 Ediţia ÎNTÂÎ Revizia………………

263

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B001

Ediţia Întâi Nr. de ex. 7 exemplare Revizia……………… Nr. de ex……………. Pagina .. din EDIŢIA I Exemplar nr………….

216

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale ELEMENTE PRIVIN RESPONSABILII / OPERAŢIUNEA 1. ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE ŞI PRENUMELE 2. FUNCŢIA 3. BIBLIOTECAR DIRECTOR DIRECTOR DATA 4. 12.03.2007 12.03.2007 12.03.2007 SEMNĂTURA 5.

1.1 1.2 1.3
263

217

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Ediţia sau după caz, revizia în cadrul ediţiei 1. Ediţia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediţia I Revizia 1 Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei 4.

Componenta revizuită 2. x

Modalitatea reviziei 3. x

0. 2.1 2.2 2.3 … … 2.n

263

x

x

218

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau,după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul difuzării 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare evidenţă arhivare alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 administraţie secretariat financiar contabil Personal didactic conducere Personal didactic auxiliar Personal nedidactic Consiliul de administraţie secretariat secretariat secretariat Funcţia 5 administrator secretar contabil-şef director-adjunct director bibliotecar administrator Preşedinte CA secretar secretar secretar Numele şi prenumele 6 Data primirii 7 Semnătura 8

1 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

263

219

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

4. Scopul procedurii operaţionale 4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; 4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; 4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; 4.5. Stabileşte sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activităţi; 4.6. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale 4.6.1. Toate aceste operaţii se efectuează cu scopul evaluării publicaţiilor propuse pentru casare şi punerii de acord a datelor contabilităţii cu realitatea faptică constatată. 4.6.2. Se realizează listele cu propunerile de casare. 4.6.3. Biblioteca este obligată să-şi verifice şi să-şi ordoneze periodic colecţiile de documente prin casarea publicaţiilor degradate fizic sau perimate moral; 4.6.4. Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor componente ale colecţiei bibliotecii unităţii.

263

220

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională: Casarea documentelor de bibliotecă reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată starea fizică sau morală a unor publicaţii din fondul de carte a unei biblioteci şcolare, şi măsurile luate în urma acestor constatări, la data la care aceasta se efectuează. Casarea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor publicaţiilor de bibliotecă în vederea întocmirii situaţiilor financiare care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru acest exerciţiu financiar. 5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică: În temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991 şi Legii nr.334 din 31 mai 2002, republicate, cu modificările şi completările ulterioare, unităţile şcolare au obligaţia să efectueze casarea periodică a documentelor de bibliotecă perimate fizic şi moral, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii: a. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege; b. ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau publicaţii degradate în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere; c. ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune; d. ca urmare a cazurilor de forţă majoră sau calamităţi naturale; e. în alte cazuri prevăzute de lege. 5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată: a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor: • Bibliotecă; b. De această activitate depind în cadrul activităţii efectuate următoarele compartimente: • Conducere; • Personal didactic auxiliar (bibliotecă); • Personal nedidactic.

263

221

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii: a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente: • Bibliotecă; • Financiar - contabil; • Secretariat; • Administrativ. b. De această activitate beneficiază în cadrul activităţilor efectuate, următorul compartiment: • Bibliotecă.
263

222

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1. Reglementări internaţionale Standarde internaţionale de contabilitate Standarde internaţionale de management/control intern. 6.2. Legislaţie primară Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum şi următoarele acte: - O.G. nr. 26/2006; - Legea nr. 277/2006; - Legea 82/1991, a contabilităţii, republicată cu modificările şi completările ulterioare; - Legea 22/1969, a gestionarului, actualizată prin Legea 54/1994; - Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor; - Ordin nr.2.861 din 9 octombrie 2009 al ministrului finanţelor publice pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii - Legea nr.334 din 31 mai 2002 cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr.246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.112/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale; 6.3. Legislaţie secundară Norme Metodologice din 9 iunie 2000 privind evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor Hotărârea Guvernului nr. 966/1998 pentru modificarea şi completarea Hotarârii Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a bunurilor aparţinînd instituţiilor publice, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 525 din 31 decembrie 1998; Hotărârea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare şi restaurare a bunurilor culturale mobile clasate;

263

223

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

Hotărârea Guvernului nr. 2139/30 noiembrie 2004, pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de funcţionare a mijloacelor fixe; Hotărârea Guvernului nr. 411 din 05/05/2005, privind modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr.461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.60/2001 privind achiziţiile publice şi pentru modificarea art.3 din Hotărârea Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.424 din 19 mai 2005M Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei şi finanţelor privind documentele financiarcontabile. 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a bibliotecilor şcolare; Regulamentul-cadru al bibliotecilor şcolare; Regulamentul Intern a bibliotecii şcolare; Legea patrimoniului.

263

224

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 7.1. Definiţii ale termenilor Nr.crt. 1. 2.
263

3. 4. 5. 6.

Definiţia şi / sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii cu privire la aspectul procesual; Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi operaţionale difuzată; Revizia în cadrul unei ediţii Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate; ..... ..... ..... Termenul

225

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

7.2. Abrevieri ale termenilor Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. …. n Abrevierea P.O. E V A Ap. Ah. Ev. ……………………… ……………………… Termenul abreviat Procedură operaţională Elaborare Verificare Aprobare Aplicare Arhivare Evaluare ………………………………… ………………. ………………………………… ……………….

263

226

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

8. Descrierea procedurii operaţionale 8.1. Generalităţi Procedura operaţională face referire la activităţile de casare a publicaţiilor deteriorate sau perimate, aflate în gestiunea bibliotecii, din cadrul unităţilor şcolare; 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor: - documentele utilizate sunt: • Decizia de iniţiere a casării • Constatările comisiei de casare; • Lista cu propunerile de casare; • Notă privind starea publicaţiilor de bibliotecă propuse pentru casare; • Proces-verbal de casare; • Registrul de inventar; • Registrul de mişcare a fondului. 8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor Registrul de inventar; 1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii fondului de publicaţii a bibliotecii şcolare.. 2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii. Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere a publicaţiilor aflate în fondul bibliotecii;. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a publicaţiilor. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data

263

227

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a fondului de carte existent. În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea publicaţiilor inventariate faptic la acea dată. În coloana 1 se înscrie data. În coloana 2, numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii. În coloana 3 se fac însemnări pentru fiecare verificare a fondului de carte; În coloana 4 se trece autorul şi titlul publicaţiei; În coloana 5 se trece nr. ediţiei publicaţiilor; În coloana 6 se menţionează locul apariţiei publicaţiei; În coloana 7 se trece anul apariţiei publicaţiei; În coloana 8 se trece preţul publicaţiei; În coloana 9 se specifică preţul legatului, dacă este cazul; În coloana 10 se trece numărul de ordine din RMF; În coloana 11 se trece cota cărţii sau clasificarea zecimală; În coloana 12 se menţionează date privind ieşirea cărţilor, a actelor însoţitoare; În coloana 13 se trec observaţii legate de circulaţia publicaţiei; Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. Se arhivează la compartimentul bibliotecă, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. Registrul R.M.F.(mişcare a fondului), este documentul contabil obligatoriu în care publicaţiile de bibliotecă sunt înregistrate pe baza actului însoţitor specificându-se şi sursa de provenienţă a acestora, în rubrica special destinată. Acest tip de registru oferă, în primul rând, o evidenţă valorică la zi a tuturor publicaţiilor existente în bibliotecă, precum şi repartizarea acestora pe principalele domenii C.Z.U. Registrul oferă, de asemenea, posibilitatea totalizării şi cunoaşterii pe trimestre calendaristice a numărului de documente intrate în bibliotecă şi, bineînţeles, structurarea lor pe principalele domenii C.Z.U. Proces-verbal de scoatere din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic 1. Serveşte ca:

263

228

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic şi de declasare a acestora, potrivit dispoziţiilor legale; - document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic; - document justificativ de înregistrare în evidenţa bibliotecii şi în contabilitate. 2. Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe (publicaţiile de patrimoniu), pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (nota justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.) Formularul se completează astfel: - capitolele I si II, de către comisia constituită în acest scop, după caz (la unităţile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării publicaţiilor propuse a fi scoase din gestiune şi propuse pentru declasare, se semnează de membrii comisiei; - capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din gestiune, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a publicaţiilor sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la bibliotecă. Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana "Denumirea". În situaţia în care capitolul III se completează în alte exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o noua comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe /de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest capitol. 3. Circulă: - la persoana autorizată să aprobe scoaterea din gestiune a publicaţiilor aflate în gestiunea bibliotecii (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din gestiunea bibliotecii, - la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din gestiune (bibliotecă, pentru înregistrare (exemplarul 2). 4. Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul bibliotecă (exemplarul 2). 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

-

263

229

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

263

denumirea unităţii; denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; aprobat; data; predătorul; constatările şi concluziile comisiei; publicaţiile scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate; - numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului; primitorul; numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.

Lista de casare; 1. Serveşte ca: - document pentru casarea publicaţiilor de bibliotecă aflate în gestiunea bibliotecii; - document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri publicaţii din fondul de carte al bibliotecii, precum şi a altor valori; 2. Document justificativ de înregistrare în evidenţa bibliotecii şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate; - document pentru întocmirea registrului-inventar; - document centralizator al operaţiunilor de casare. Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de casare, pe gestiunea bibliotecarului şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar. În cazul unei gestiuni colective, cu mai mulţi angajaţi în compartiment, listele de casare se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana (sau persoanele) care predă gestiunea, cât şi de gestionarul (gestionarii) care primeşte gestiunea. În listele de casare a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin numărare şi ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.

230

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

Publicaţiile de bibliotecă ce urmează să fie casate se înscriu în listele de casare după nr. de inventar, cotă şi format. Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate se întocmesc liste de casare separate, la care se anexează procesele-verbale în care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii şi cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz. 3. Circulă: - la comisia de casare, pentru stabilirea deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea în procesulverbal a rezultatelor casării; - la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima fila a listei de casare, că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa; - la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de casare privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor efectuate; - la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere; - la conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute; Se arhivează la compartimentul financiar-contabil. 8.2.3. Circuitul documentelor: a) Comisia de casare întocmeşte procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza notei privind starea fizică a publicaţiilor aflate în gestiunea bibliotecii, semnează procesul-verbal cu propunerile şi îl înaintează secretariatului. b) Secretariatul alocă număr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare şi înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităţii spre avizare; c) Conducătorul unităţii şcolare avizează procesul–verbal cu propunerile pentru casare şi le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite. d) Compartimentul contabilitate verifică şi înregistrează operaţiunile privind scoaterea din gestiune a publicaţiilor şi arhivează procesul – verbal cu propunerile.

263

231

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

e) Comisia - Analizează starea fizică a publicaţiilor şi propune casarea în funcţie de gradul de uzură, înaintează procesulverbal cu propunerile conducătorului unităţii; f) Compartimentul contabilitate analizează propunerile de casare ale comisiei; g) Conducătorul instituţiei şcolare decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziţiilor legale. h) Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinţă care au un grad de uzură avansat, stabileşte materialele şi deşeurile rezultate, elaborează Procesulverbal pentru scoaterea din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă şi înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităţii; i) Conducătorul unităţii decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil, cu respectarea dispoziţiilor legale; j) Compartimentul contabilitate şi administrativ predă cantitatea deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie, înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativa şi contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local); k) Comisia elaborează Procesul-verbal de casare publicaţiilor: Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ----din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale -------.- procedează la operaţiunea de casare a publicaţiilor de bibliotecă deteriorate, înaintează procesul-verbal cu propunerile, conducătorului unităţii; l) Conducătorul unităţii, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.(transfer, licitaţie, predare deşeuri); m) Compartimentul contabilitate şi administrativ, transferă bunurile (dacă este cazul), licitează bunurile (dacă este cazul), predă cantitatea deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie, înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local).

263

232

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale: - calculator; - acces la Internet; - imprimantă alb-negru; - copiator, fax; - consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc. 8.3.2. Resurse umane: Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului bibliotecă, de către bibliotecar, în colaborare contabilitatea; 8.3.3. Resurse financiare: Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele: costul multiplicării documentaţiei. 8.3.4. Resurse de timp Variabile: complexitatea procedurii; incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor necesare. Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de casare, sunt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute orientativ prin calendarul procedurii.

263

233

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) crt. 0 1 1 Bibliotecarul unităţii va întocmi un referat Întocmirea unui referat de către bibliotecarul unităţii şcolare şi înregistrat în justificativ. registrul de intrări şi ieşiri, privind componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de casare a publicaţiilor bibliotecii şi înaintat conducerii instituţiei. 2 Referatul va fi înregistrat la registratura unităţii. Referatul întocmit de bibliotecarul unităţii şcolare privind componenţa comisiei de casare va fi aprobat de conducătorul unităţii. 3 Decizia privind aprobarea componenţei comisiei Întocmirea deciziei de casare care să cuprindă componenţa comisiei precum şi precum şi desfăşurării operaţiunii de casare a perioada desfăşurării operaţiunii de casare a colecţiilor bibliotecii unităţii fondului de carte existent şcolare, care conţine temeiul legal care stă la baza efectuării operaţiunii, componenta comisiei, perioada de desfăşurare, termenele de predare a proceselor-verbale. 4 Aprobarea referatului de către conducătorul Conducătorul unităţii va aproba decizia de derulare a activităţii de casare, unităţii; decizie care va fi vizată de şeful compartimentul financiar-contabil. 5 Directorul unităţii va dispune întocmirea deciziei de casare, care să cuprindă componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de casare a publicaţiilor din fondul de carte existent Aprobarea deciziei de către conducătorul unităţii şi vizarea acesteia de compartimentul financiarcontabil; Câte un exemplar din decizie va fi predat, sub semnătură privată fiecărui membru al comisiei de casare pentru a lua la cunoştinţă etapele ce vor fi parcurse privind desfăşurarea activităţii de casare a publicaţiilor de bibliotecă. Instruirea comisiei de casare de către contabilul şef cu privire la desfăşurarea activităţii de casare, precizându-se şi termenele care vor fi respectate.

263

6

234

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
263

Întocmirea şi înregistrarea procesului-verbal care cuprinde etapele instruirii comisiei de casare; Semnarea procesului-verbal de toţi membrii comisiei participanţi la instruire; Completarea notei justificative de către bibliotecar;

Întocmirea unui proces-verbal care să cuprindă etapele instruirii comisiei de casare de către contabilul şef al unităţii şcolare.

Atât contabilul care a făcut instruirea comisiei cât şi membrii acesteia vor semna procesul-verbal. Completarea notei justificative de către bibliotecar, după care se datează şi se semnează de către acesta şi de către comisia de casare, care atestă că a fost dată în prezenţa sa. Comisia urmează să identifice toate depozitele Identificarea tuturor încăperilor în care există publicaţii ce urmează a fi casate, de cărţi în care urmează să fie casate publicaţii; pentru a nu fi omise unele valori materiale. Verificarea şi semnarea listelor de casare de un Se verifică şi se semnează fiecare listă de casare de un membru al comisiei membru al comisiei de casare; Semnarea ultimului document de ieşire de valori Se trece la semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale în materiale din gestiunea bibliotecii, de un bibliotecă, de către un membru al comisiei. membru al comisiei de casare; Trecerea datei şi orei pe listelor de casare de un Se trece la însemnarea datei şi orei pe toate listele de casare, de către un membru al comisiei de casare; membru al comisiei. Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu regim special predate de regim special; bibliotecar. Întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea Se va trece la întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uşilor dacă se uşilor dacă se constată ruperea acestora; constată ruperea acestora Comisia de casare va stabili în prezenţa Se va trece la stabilirea în prezenţa bibliotecarului stocurile faptice prin bibliotecarului stocurile faptice prin numărare; numărare Comisia de casare va înscrie în listele de casare Se înscriu în listele de casare, cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării operaţiunii de casare a publicaţiilor bibliotecii.

235

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

operaţiunii de casare publicaţiilor bibliotecii. 18 Valorile materiale casate se vor evalua de către comisia de casare şi le va înscrie în listele de casare la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare); Semnarea şi numerotarea listelor de casare pe toate filele de către membrii comisiei de casare; Semnarea listelor de casare pe toate filele de către membrii comisiei de casare; Menţiunea de pe ultima filă a listei de casare, dacă toate publicaţiile de bibliotecă deteriorate au fost casate şi consemnate în listele de casare în prezenţa bibliotecarului precum şi menţiunea dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a casării; Comisia de casare va analiza obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de casare; Compartimentul contabilitate va analiza toate stocurile înscrise în listele de casare şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile casate; Comisia de casare stabileşte caracterul deteriorării publicaţiilor, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele După efectuarea casării se va trece la evaluarea de către comisia de casare şi le va înscrie în listele de casare la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare). După înscrierea listelor de casare se va trece şi numerotarea listelor de casare pe toate paginile de către bibliotecar. După înscrierea şi numerotarea listelor de casare pe toate paginile de către bibliotecar se va trece la semnarea de către toţi membrii comisiei de casare. La încheierea operaţiunii de casare, după semnarea şi numerotarea listelor de casare de către bibliotecar şi de comisia de casare, pe ultima filă a listei de casare, bibliotecarul trebuie să menţioneze dacă toate publicaţiile de bibliotecă deteriorate au fost casate şi consemnate în listele de casare în prezenţa sa. De asemenea acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a casării. În acest caz, comisia de casare este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de casare. Se va trece la stabilirea rezultatelor casării prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de casare cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de casare stabileşte caracterul deteriorării publicaţiilor în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma casării.

19 20 21
263

22.

236

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

faptice, rezultate în urma casării; 23 La stabilirea valorii de debit, comisia de casare va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventuale plusuri în conformitate cu legile în vigoare; Conducătorul instituţiei va aproba referatul întocmit şi înregistrat la registratura unităţii de către bibliotecar, de acordare a deprecierii pentru care sunt acordate scăzăminte din gestiune de valori materiale; Diferenţele constatate în plus sau minus să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi aceiaşi gestiune; Rezultatele casării se înscriu de către comisia de casare într-un proces-verbal; Semnarea procesului-verbal de către comisia de casare şi bibliotecar şi înregistrarea acestuia la registratura unităţii; Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de casare se prezintă directorului unităţii; Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de valorificare a casării în termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de casare; Directorul unităţii şcolare cu avizul conducătorului compartimentului financiarLa stabilirea valorii de debit, comisia de casare va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventuale plusuri în conformitate cu legile în vigoare. Se va trece la acordarea deprecierii pentru toate publicaţiile constatate lipsă, care sunt acceptate cu scăzăminte din gestiune de valori materiale, prin aplicarea coeficienţilor corespunzători fiecărui produs în parte după aprobarea acestora de către conducătorul unităţii. Diferenţele constatate în plus sau minus să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi aceiaşi gestiune Rezultatele casării se înscriu de către comisia de casării într-un proces-verbal Semnarea procesului-verbal de către comisia de casare şi bibliotecar şi înregistrarea acestuia la registratura unităţii Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de casare se prezintă, în termen de 7 zile de la data încheierii operaţiunilor de casare, directorului unităţii Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de valorificare a casării în termen de 7 zile de la data primirii de la comisia de casare. Directorul unităţii şcolare cu avizul conducătorului compartimentului financiarcontabil, decide în termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de

24

25 26 27 28 29 30

263

237

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

31

32

contabil, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale; Rezultatele procedurii de casare vor fi înregistrate de către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare de către ordonatorul de credite; Compartimentul contabilitate va prelua procesul verbal cu rezultatele casării ce vor fi înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare;

casare, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale Rezultatele procedurii de casării vor fi înregistrate de către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare de către ordonatorul de credite. Compartimentul contabilitate va prelua procesul verbal cu rezultatele casării ce vor fi înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare.

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) crt. 1 Efectuarea - identificarea publicaţiilor de bibliotecă casării deteriorate; publicaţiilor 2 - întocmirea unor liste separate pentru deteriorate fizic toate publicaţiile uzate fizic sau perimate sau perimate moral; moral; 3 - întocmirea notelor privind starea fizică a publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; 4 - stabilirea unor seturi de întrebări pentru determinarea cauzelor privind starea actuală a valorilor materiale; 5 Activităţile desfăşurate - comisia de casare va identifica publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; - în timpul efectuării casării comisia de casare va întocmi liste separate pentru toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; - se va întocmi formularul „nota justificativă privind starea de degradare a publicaţiilor de bibliotecă. - comisia de casare va stabili un set de întrebări pentru determinarea cauzelor privind starea actuală a publicaţiile uzate fizic şi pentru stabilirea listei finale a valorilor materiale propuse pentru casare; - întocmirea unor note explicative pentru - întrebările stabilite de comisie vor fi înscrise în note fiecare gestionar în parte, unde s-au explicative care vor fi înaintate gestionarilor de valori

263

238

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

constatat valori materiale deteriorate; 6 7 - solicitarea de la gestionar a notelor explicative privind cauzele care au dus la publicaţiilor; - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre aprobare a casării; - întocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; - înregistrarea referatului la registratura unităţii; - înaintarea referatului către ordonatorul de credite; - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; - înştiinţarea comisiei de casare;

8 9 10 11 12
263

13

- înaintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare,

materiale unde s-au constatat publicaţiile uzate fizic sau perimate moral. - comisia de casare va solicita de la bibliotecar, note explicative privind cauzele care au dus la uzura prematură sau deteriorarea valorilor materiale; - după primirea notelor explicative şi după analizarea acestora comisia de casare va stabili cauza care a dus la deteriorarea publicaţiilor şi va trece la stabilirea listelor finale cu valorile materiale propuse spre aprobare a casării; - contabilul-şef din unitate va întocmi un referat pentru numirea comisiei de casare de către conducerea instituţiei publice; - referatul întocmit de contabilul unităţii va fi înregistrat la registratură; - referatul întocmit de contabilul-şef şi înregistrat la registratură va fi înaintat ordonatorului de credite; - după primirea referatului, ordonatorul de credite va emite decizia pentru numirea comisiei de casare a publicaţiilor deteriorate; - comisia de casare va fi înştiinţată prin înmânarea unui exemplar din decizia de numire a comisiei de către ordonatorul de credite; - la primirea deciziei, membrii comisiei vor face menţiunea, pe exemplarul care va rămâne la secretariat, că au primit un exemplar din decizia de numire a comisiei de casare şi au luat la cunoştinţă de conţinutul acesteia; - înregistrarea, semnarea şi înaintarea listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru casare, consiliului de

239

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

14 15

consiliului de administraţie; - discutarea listelor în consiliul de administraţie şi aprobarea acestora; - aprobarea listelor de ordonatorul principal sau secundar de credite;

16 17 18 19
263

20 8.4.3.

administraţie; - discutarea şi aprobarea valorilor materiale propuse pentru casare de către consiliul de administraţie; - întocmirea unei adrese de înaintare şi trimiterea listelor pentru aprobare la ordonatorul de credite (principal sau secundar în funcţie de finanţare şi de subordonarea financiară); - aprobarea listelor cu valorile materiale propuse pentru casare; - întrunirea comisiei de casare; - întrunirea comisiei pentru finalizarea operaţiunii de casare a valorilor materiale; - casarea publicaţiilor de bibliotecă uzate - comisia va trece la casarea valorilor materiale prin topire fizic sau moral; sau distrugere; - întocmirea procesului verbal de casare; - valorile materiale casate vor fi înscrise în procesul verbal întocmit de comisie şi aprobat de către conducerea instituţiei publice; - înregistrarea în evidenţa tehnico- - înregistrarea în evidenţa tehnico operativă a valorilor operativă a valorilor materiale rezultate în materiale rezultate în urma topirii publicaţiilor de bibliotecă urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate; casate; - înregistrarea în contabilitate a - înregistrarea în contabilitatea instituţiei publice a valorilor operaţiunilor de ieşire de valori materiale; materiale rezultate în urma casării; Valorificarea rezultatelor activităţii Îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind casarea colecţiilor bibliotecii; Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind casarea publicaţiilor degradate din colecţiile bibliotecii.

240

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri operaţionale.

263

241

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Matricea responsabilităţilor I Nr. Crt. 0 1 2
263

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) 1 - identificarea publicaţiilor de bibliotecă deteriorate; - întocmirea unor liste separate pentru toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; - întocmirea notelor privind starea fizică a publicaţiile uzate fizic sau perimate moral; - stabilirea unor seturi de întrebări pentru determinarea cauzelor privind starea actuală a valorilor materiale;

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX XX 2 3 E E 4 5

3

E

4

E

242

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

- întocmirea unor note explicative pentru fiecare gestionar în parte, unde sau constatat valori materiale deteriorate; 6 - solicitarea de la gestionar a notelor explicative privind cauzele care au dus la degradarea publicaţiilor; 7 - stabilirea listelor cu valorile materiale propuse spre aprobare a casării; 8 - întocmirea unui referat pentru numirea comisiei de casare; 9 - înregistrarea referatului la registratura unităţii; 10 - înaintarea referatului către ordonatorul de credite; 11 - emiterea deciziei pentru numirea comisiei de casare; 12 - înştiinţarea comisiei de casare; 13 - înaintarea, listelor centralizatoare cu valorile materiale propuse pentru

5

E

E

E E E E E E Ev

263

243

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

14 15 16 17
263

18 19

20

casare, consiliului de administraţie; - discutarea listelor în consiliul de administraţie şi aprobarea acestora; - aprobarea listelor de ordonator principal sau secundar de credite; - întrunirea comisiei de casare; - casarea publicaţiilor de bibliotecă uzate fizic sau moral; - întocmirea procesului verbal de casare; - înregistrarea în evidenţa tehnico operativă a valo-rilor materiale rezultate în urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate; - înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de ieşire de valori materiale;

E AP E E E I

I

244

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

10. Anexe, înregistrări arhivări Nr. anexă 1. 2. 3. 4.
263

Denumire anexă Circuitul documentelor Lista de casare Bugetul pe anul Statul de funcţii

Elaborator BIBLIOTECA

Aprobat DIRECTOR

Nr. Exemp.

Difuzare personal bibliotecar personal personal

Arhivare Loc. Perioada Secretariat Perm. Secretariat Secretariat Secretariat 3 ani 3 ani

Alte elemente

COMISIA DE DIRECTOR CASARE BIBLIOTECA DIRECTOR RESURSE DIRECTOR şi IŞJ UMANE

245

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

11. Cuprins: Nr. componentei în cadrul procedurii operaţionale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
263

Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale Definiţii şi abrevieri ai termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări Cuprins

Pag. 1

246

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

6. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Elaborarea deciziilor COD: P.O. A009 Ediţia ÎNTÂI
263

Revizia .................. Entitatea publică COMPARTIMENTUL Cod: P.O. A009 RESURSE UMANE Nr. de ex. ............. Procedura operaţională Elaborarea deciziilor Ediţia ÎNTÂI Nr. de ex. 7 EXEMPLARE Revizia ................ Pagina.. din EDIŢIA I Exemplar nr. .....

247

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale: ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAŢIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE ŞI PRENUMELE 2 FUNCŢIA 3 SECRETAR DIRECTOR ADJ. DIRECTOR DATA 4 SEMNĂTURĂ 5

1.1 1.2 1.3
263

248

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale: Nr. crt. 0. 2.1 2.2 2.3 … … 2.n Ediţia sau după caz, revizia în cadrul ediţiei 1. Ediţia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediţia I Revizia 1 Componenta revizuită 2. x Modalitatea reviziei 3. x Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei 4.

x

x

263

249

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale: Scopul difuzării 1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7, 3.8. 3.9, 3.10. 3.11. 2 aplicare informare informare informare informare informare informare informare evidenţă arhivare alte scopuri Exemplar nr. 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Compartiment 4 Administraţie Secretariat Financiar contabil Personal didactic Conducere Personal didactic auxiliar Personal nedidactic Consiliul de administraţie Secretariat Secretariat Secretariat Funcţia 5 Administrator Secretar şef Contabil şef Director Director Bibliotecar Administrator Preşedintele consiliului de administraţie Secretar şef Secretar Secretar şef Numele şi prenumele 6 Data primirii 7 Semnătura 8

263

250

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

4. Scopul procedurii operaţionale: 4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; 4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; 4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei; 4.5. Stabileşte sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activităţi; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale

263

251

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale: 5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională. - Modul de desfăşurare a operaţiunii de emitere a deciziilor la nivelul instituţiei de învăţământ. 5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică; - Operaţiunea se desfăşoară în cadrul activităţi de management cu colaborarea compartimentelor din cadrul instituţiei publice. 5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată; a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor: • Secretariat; • Personal didactic ; • Conducere ; • Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotecă); • Personal nedidactic; • Administrativ; • Financiar contabil; b. De această activitate depind în cadrul operaţiunilor efectuate compartimentele: • Secretariat; • Bibliotecă; • Personal didactic ; • Conducere ; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente: • Secretariat; • Bibliotecă ; • Conducere ; • Personal didactic; • Financiar contabil; b. De această activitate beneficiază, următoarele compartimente: • Secretariat; • Personal didactic ; • Conducere ;

263

252

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

• •

Personal didactic auxiliar - bibliotecar; Financiar contabil;

263

253

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1. Reglementări internaţionale - Standardele internaţionale de contabilitate; - Standardele internaţionale de management/control intern; 6.2. Legislaţie primară • Legea bibliotecilor (nr.334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avându-se în vedere republicarea din Monitorul Oficial, Partea I, nr. 132 din 11 februarie 2005, precum şi următoarele acte: • O.G. nr. 26/2006; • Legea nr. 277/2006; • art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completările şi modificările ulterioare; • standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; • art.145 din Legea Învăţământului nr. 84 din 24.07.1995 republicată, cu completările şi modificările ulterioare. 6.3. Legislaţie secundară - Nomenclator din 14/12/2004 şi modelele şi normele de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de înscriere şi numerotare; - Norma metodologică din 14/12/2004 de întocmire şi utilizare a registrelor şi formularelor comune pe economie privind activitatea financiară şi contabilă; - art.19, lit.”d” din Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. NR.4925 din 08.09.2005; 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice 1) Circuitul documentelor; 2) Regulamentul intern; 3) Ordine şi metodologii emise de M.E.C.T.; 4) Alte acte normative. 7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 7.1. Definiţii ale termenilor Nr. crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

263

254

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

1. 2 3. 4. n.

Procedura operaţională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual Ediţie a unei proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată operaţionale Revizia în cadrul unei Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai ediţii multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate ........ .............

263

255

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

7.2. Abrevieri ale termenilor NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Abrevierea P.O. E. A. Ap. Ah. I S. In. P. V. D. Pr. IA.

Termenul abreviat Procedura operaţională Elaborare Aprobare Aplicare Arhivare Instruire Semnare înregistrare Primire Verificare Depozitare Predare Evaluare

263

256

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

8. Descrierea procedurii operaţionale 8.1. Generalităţi Procedura operaţională se referă la modalitatea de elaborare a deciziilor la nivelul instituţiei de învăţământ. 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor: Documentele utilizate sunt : -referat de necesitate; -proces-verbal de constatare, de cercetare administrativă; -alte referate. 8.2.2. Conţinutul, provenienţa şi rolul documentelor: Referatul de necesitate: - prin referatul de necesitate se propun soluţii tehnice şi organizatorice menite să ducă la îmbunătăţirea muncii sau la buna desfăşurare a unor acţiuni, a bibliotecii în cazul de faţă. Ele se redactează din dispoziţia conduceri sau din oficiu şi se prezintă sub formă scrisă, originală. Referatele de necesitate sunt specifice corespondenţei interne, ele neputând fi utilizate în raporturile unei autorităţi cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondenţă al administraţiei publice. Din punct de vedere relaţional, în interiorul unei autorităţi administrative, referatul face legătura între sfera execuţiei şi cea a deciziei. Procesul-verbal: - procesul-verbal este este documentul prin care se consemnează cu exactitate fapte, acţiuni, discuţii şi hotărâri ale unei adunări constituite, poate cuprinde soluţii sau măsuri; există mai multe tipuri: de constatare (pe formulare tipizate), de predare-primire a unei gestiuni, de consemnare a unei şedinţe. Ţinând cont de această clasificare, procesul-verbal poate avea formă şi conţinut diferit. Procesul-verbal de constatare se întocmeşte de către una sau mai multe persoane împuternicite de un organ de stat, inspectorate şi inspecţii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraţia publică (IŞJ etc) Acestea pot aplica sancţiuni administrative, în baza proceselor-verbale încheiate. 8.2.3. Circuitul documentelor: conform anexei 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - conform listei de inventar anexată 8.3.2. Resurse umane: - conform statelor de funcţii anexate 8.3.3. Resurse financiare: - conform bugetului anual aprobat

263

257

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

8.4. Modul de lucru: 8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea crt. (operaţiunea) 0 1 1 Decizii programate – decizii repetitive şi de rutină; 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Activităţile desfăşurate 2 - întocmirea referatului şi luarea la cunoştinţă despre unele acte normative;

- înregistrarea referatelor la registratura instituţiei publice; - aprobarea referatelor de conducătorul instituţiei publice; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; - întocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. Decizii neprogramate – în condiţii - întocmirea proceselor-verbale de constatare şi luarea la cunoştinţă despre unele nestabilite sau în situaţii unice; acte normative; - înregistrarea proceselor verbale la registratura instituţiei publice; - semnarea proceselor- verbale de comisii; - predarea proceselor- verbale de constatare, conducătorului instituţiei publice; - conducătorul instituţiei publice, în termenele prevăzute de dispoziţiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei;

263

258

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

21 22 23 24 25 26 27 28
263

- întocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. 8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) crt. 0 1 1 Decizii programate - întocmirea referatului şi - angajaţii vor întocmi referate în vederea emiterii unor decizii; – decizii repetitive luarea la cunoştinţă despre - în momentul apariţiei şi luării la cunoştinţă a unor acte normative, şi de rutină; unele acte normative; conducătorul unităţii, solicită referate de la compartimentele de specialitate; 2 - înregistrarea referatelor la - referatele întocmite de angajaţi, vor fi înregistrate la registratura registratura instituţiei publice; instituţiei publice; 3 - aprobarea referatelor de - referatele înregistrate la registratura instituţiei vor fi înaintate spre conducătorul instituţiei publice; aprobare conducătorului unităţilor; - conducătorul instituţiei publice, după luarea la cunoştinţă a conţinutului referatelor, va proceda la aprobarea acestora; 4 - stabilirea temeiului legal ce - conducătorul unităţii împreună cu compartimentele de specialitate impune emiterea deciziei; va stabili temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; 5 - stabilirea persoanei, a - conducătorul unităţii împreună cu compartimentele de specialitate persoanelor sau a comisiilor vor stabili persoana, persoanele sau comisiile însărcinate să ducă la însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziilor ce urmează a fi emise; îndeplinire prevederile deciziei; 6 - întocmirea şi redactarea - compartimentele de specialitate împreună cu persoana desemnată deciziei propriu-zise; cu redactarea şi evidenţa deciziilor vor trece la întocmirea acestora;

259

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

7 8 9

vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; - semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; - înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia;

10
263

11 12

- semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei;

13 14

15 16

- predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. - în momentul emiterii unei noi decizii, formularul iniţial va fi predat spre arhivare; Decizii - întocmirea proceselor verbale - angajaţii vor întocmi procese verbale de constatare în baza cărora neprogramate– în de constatare şi luarea la urmează a fi emise deciziile; condiţii nestabilite cunoştinţă despre unele acte - în momentul apariţiei şi luării la cunoştinţă a unor acte normative, sau în situaţii unice; normative; conducătorul unităţii, solicită referate de la compartimentele de specialitate; - înregistrarea proceselor ver- - procesele verbale de constatare întocmite de comisii, vor fi bale la registratura instituţiei înregistrate la registratura instituţiei publice; publice; - semnarea proceselor verbale - toţi membrii comisiilor vor semna procesele verbale de constatare; de comisii;

- după redactarea deciziei şeful compartimentului de specialitate va aviza pentru legalitate; - după redactare şi avizare, decizia se înregistrează de către persoana desemnată cu evidenţa acestora într-un registru special întocmit; - după avizare şi înregistrare, decizia va fi predată spre semnare conducătorului instituţiei publice; - după luarea la cunoştinţă a conţinutului deciziei, conducătorul instituţiei publice va trece la semnarea acesteia; - persoana desemnată cu evidenţă deciziilor emise va trece la predarea unui exemplar persoanelor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acestora; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei va lua la cunoştinţă de conţinutul acesteia; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei, va semna pe formularul care va rămâne în cadrul compartimentului de specialitate de primire şi luare la cunoştinţă; - persoana însărcinată să ducă la îndeplinire prevederile deciziei va preda un exemplar semnat de primire şi luare la cunoştinţă, angajatului desemnat cu evidenţa, păstrarea şi actualizarea acestora;

260

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

17 18 19 20
263

21 22 23 24

- predarea proceselor verbale de constatare, conducătorului instituţiei publice; conducătorul instituţiei publice, în termenele prevăzute de dispoziţiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; - întocmirea deciziei propriuzise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate;

- procesele verbale înregistrate şi semnate vor fi predate în termen conducătorului instituţiei publice; - după analiza procesului verbal constatare, cu compartimentele de specialitate, va decide în termele legale măsurile ce urmează a fi luate; - conducătorul unităţii împreună cu compartimentele de specialitate va stabili temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; - conducătorul unităţii împreună cu compartimentele de specialitate vor stabili persoana, persoanele sau comisiile însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziilor ce urmează a fi emise; - compartimentele de specialitate împreună cu persoana desemnată cu redactarea şi evidenţa deciziilor vor trece la întocmirea acestora; - după redactarea deciziei şeful compartimentului de specialitate va aviza pentru legalitate;

- înregistrarea în registrul - după redactarea şi avizare, decizia se înregistrează de către persoana special a deciziei întocmite; desemnată cu evidenţa acestora într-un registru special întocmit; - semnarea deciziei, de - după avizare şi înregistrare, decizia va fi predată spre semnare conducătorul instituţiei publice; conducătorului instituţiei publice; - după luarea la cunoştinţă a conţinutului deciziei, conducătorul instituţiei publice va trece la semnarea acesteia; - înmânarea deciziei către - persoana desemnată cu evidenţă deciziilor emise va trece la persoanele însărcinate să ducă la predarea unui exemplar persoanelor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; îndeplinire prevederile acestora; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor deciziei va lua la cunoştinţă de conţinutul acesteia; - semnarea de primire şi luare - persoana însărcinată cu ducerea la îndeplinire a prevederilor

25

26

261

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

la cunoştinţă a deciziei; 27 28 8.4.3.
263

deciziei va semna pe formularul care va rămâne în cadrul compartimentului de specialitate de primire şi luare la cunoştinţă; - predarea unui exemplar per- - persoana însărcinată să ducă la îndeplinire prevederile deciziei va soanei desemnate să gestioneze preda un exemplar semnat de primire şi luare la cunoştinţă, şi să actualizeze deciziile emise; angajatului desemnat cu evidenţa, păstrarea şi actualizarea acestora; - arhivarea deciziei. - în momentul emiterii unei noi decizii, formularul iniţial va fi predat spre arhivare; Valorificarea rezultatelor activităţii - îmbunătăţire a cunoaşterii legislaţiei activităţii privind elaborarea deciziilor.

262

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii: 9.1. Responsabilităţi Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
263

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) 0

I 1

II 2

III 3

IV 4

V 5

VI 6

VII 7

VIII IX 8 9

X 1 0

XI 11

XII 12

XIII 13

Întocmirea referatului şi luarea la cunoştinţă E despre unele acte normative; Înregistrarea referatelor la registratura instituţiei E publice; Aprobarea referatelor de conducătorul instituţiei publice; Stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; Stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; Întocmirea deciziei propriu-zise; Vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; Înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; Semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei publice; Înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile acesteia; Semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; Predarea unui exemplar persoanei desemnate să gestioneze şi să actualizeze deciziile emise;

A E E E V E A E E E

263

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

13

Arhivarea deciziei.

AH

Matricea responsabilităţilor II: Nr. Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea) I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV Crt. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 întocmirea proceselor-verbale de constatare şi luarea E la cunoştinţă despre unele acte normative; 2 înregistrarea proceselor-verbale la registratura E instituţiei publice; 3 semnarea proceselor-verbale de comisii; E 4 predarea proceselor-verbale de constatare, E conducătorului instituţiei publice; 5 conducătorul instituţiei publice, în termenele A prevăzute de dispoziţiile legale, decide; 6 stabilirea temeiului legal ce impune emiterea E deciziei; 7 stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor E însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile deciziei; 8 întocmirea deciziei propriu-zise; E 9 vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; E 10 înregistrarea în registrul special a deciziei întocmite; E 11 semnarea deciziei, de conducătorul instituţiei AP publice; 12 înmânarea deciziei către persoanele însărcinate să P ducă la îndeplinire prevederile acesteia; 13 semnarea de primire şi luare la cunoştinţă a deciziei; P 14 predarea unui exemplar persoanei desemnate să P gestioneze şi să actualizeze deciziile emise; 15 arhivarea deciziei. AH

263

264

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

10. Anexe, înregistrări, arhivări: Nr. Anexă 1 2 3 4
263

Denumire anexă Circuitul documentelor Lista inventar Bugetul pe anul Statul de funcţii

Elaborator Financiar contabil Comisia de inventariere Financiar contabil Resurse umane

Aprobat Director Director Director şi OPC Director şi ISJ SV

Număr Ex. 1 1 1 1

Arhivare Difuzare personal gestionar personal personal Loc. Secret Secret Secret Secret Per. Perm. 3 ani 3 ani

Alte el.

265

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

11. Cuprins: Nr. componentei în cadrul procedurii operaţionale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
263

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale Scopul procedurii operaţionale Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale) Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale Descrierea procedurii operaţionale Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii Anexe, înregistrări, arhivări Cuprins

Pagina

266

Entitatea publică COMPARTIMENTUL BIBLIOTECĂ

Procedura operaţională CASAREA DOCUMENTELOR DE BIBLIOTECĂ COD: P.O. B111

Ediţia Întâî Nr. de 7 exemplaree Revizia……………… Nr. de ex…………….

Pagina... EDIŢIA I Exemplar nr………….

A. REFERAT DE NECESITATE SE APROBĂ, ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE Antetul instituţiei....................... REFERAT DE NECESITATE Subsemnata(ul) ------------------------------------ angajat la --------- în cadrul ----------------vă rog a-mi aproba achiziţionarea următoarelor produse* ------------------------------------necesare pentru-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DATA ŞEFUL IERARHIC SUPERIOR ÎNTOCMIT NUME ŞI PRENUME NUME SI PRENUME SEMNĂTURA ___________________ * Poziţia din planul anual de achiziţii publice Codul CPV SEMNĂTURA ______________________

263

267

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful