GUA DE LOS

FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS

(GUA DEL PMBOK)

Ing. Javier Canchano Caro, MBA PMP

Riesgo...

Representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podran afectar los logros de los objetivos del proyecto.

Incertidumbre y Riesgo...
Incertidumbre
No es medible (sensacin de certeza)

Probabilidad de Ocurrencia

Riesgo
Es mesurable, sabemos qu y cunto estamos arriesgando

Riesgo, Amenaza y Vulnerabilidad..

Riesgo Amenaza Vulnerabilidad

PROBABILIDAD de un evento con cierta magnitud

Capacidad de resistir o sobreponerse de un IMPACTO

Riesgo vs Problema
Riesgo
(Risk)
Acontecimiento incierto Efectos + / - en los objetivos del Proyecto

Problema
(Issue)
Acontecimiento que ya sucedi No puede ser mitigado. Tiene que ser resuelto

GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Gestin de los riesgos del proyecto...

Gerenciar riesgos involucra maximizar la probabilidad de ocurrencia y efectos de eventos positivos y minimizar la probabilidad y efectos de eventos negativos.

Gestin de los Riesgos del Proyecto

RIESGO DEL PROYECTO

Planificar la Gestin del Riesgo

Identificacin del Riesgo

Cuantificar el Riesgo

Planificar Respuesta a los Riesgos

Monitorear y Controlar los Riesgos

Evaluar (Cualitativo)

Estimar (Cuantitativo)

I. Planificar la Gestin de Riesgos...

Define como realizar las actividades de la gestin de riesgos.

Permite mejorar las posibilidades de xito de los otros procesos de la gestin de riesgos.

Entradas
Enunciado del Alcance del Proyect0. Plan de Gestin de Costos. Plan de Gestin del Cronograma. Plan de Gestin de Comunicaciones. Factores Ambientales de la Empresa. Activos de los procesos de la Organizacin.

Herramientas y Tcnicas
Reuniones de Planificacin y Anlisis.

Salidas
Plan de Gestin de Riesgos.

Salidas...

Plan de Gestin de Riesgos

Metodologa. Roles y responsabilidad. Presupuesto. Calendario. Categora de Riesgos . Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos. Matriz de probabilidad e impacto. Tolerancia revisada de los interesados. Formatos de los informes. Seguimiento.

PROYECTO

Tcnico Requisitos

Externo Proveedores Normativa Mercado Cliente Clima

Organizacional Dependencia

Direccin del Proyecto Estimacin

Tecnologa
Complejidad Desempeo Calidad

Recursos
Financiamiento Priorizacin

Planificacin
Control Comunicacin

II. Identificar los Riesgos...

Determinar cual es la probabilidad de que un riesgo puede afectar el proyecto y documentar sus caractersticas.

Identifica los potenciales eventos pueden causar dao o mejora un proyecto.

Entradas
Plan de Gestin de Riesgos Estimacin de Costos de las Actividades Estimacin de la Duracin de las Actividades Lnea Base del Alcance Registro de Interesados Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin del Cronograma Plan de Gestin de Calidad Documentos del Proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organizacin.

Herramientas y Tcnicas
Revisiones a la Documentacin Tcnicas de Recopilacin de Informacin Anlisis de la Lista de Control Anlisis de Supuestos Tcnicas de Diagramacin Anlisis DAFO Juicio de Expertos

Salidas
Registro de riesgos.

Herramientas y Tcnicas...

Revisiones de la Documentacin. Tcnicas de recopilacin de informacin.

Tormenta de ideas. Tcnica Delphi. Entrevistas. Anlisis casual .

Anlisis de lista de Control. Anlisis de Supuestos.

Herramientas y Tcnicas...

Tcnicas de Diagramacin.

Diagrama de causa y efecto. Diagrama de flujo o de sistemas. Diagrama de influencias.

Anlisis SWOT. Juicio de Expertos.

Salidas...
Lista de riesgos identificados. Lista de respuestas potenciales.

Registro de Riesgos

III. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

Se busca crear una seleccin de los riesgos identificados previamente por los interesados, priorizando riesgos bajo la evaluacin de probabilidad de ocurrencia e impacto hacia objetivos del proyecto.
IMPACTO

OCURRENCIA

RIESGO

III. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

Se busca crear una seleccin de los riesgos identificados previamente por los interesados, priorizando riesgos bajo la evaluacin de probabilidad de ocurrencia e impacto hacia objetivos del proyecto.
IMPACTO

OCURRENCIA

RIESGO

Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

Evaluacin de prioridad
Revisin continua durante el ciclo del proyecto

Tolerancia y plazo de respuesta

Prioridades para la Respuestas Evaluacin de calidad de informacin

Niveles de Probabilida d e impacto

Entradas
Registro de Riesgos Plan de Gestin de Riesgos Enunciado del Alcance del Proyecto Activos de los Procesos de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas
Evaluacin de Probabilidad e Impacto de los Riesgos Matriz de Probabilidad e Impacto Evaluacin de la Calidad de los Datos sobre Riesgos Categorizacin de Riesgos Evaluacin de la Urgencia de los Riesgos Juicio de Expertos

Salidas
Actualizaciones al Registro de Riesgos

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Planificar la Gestin de Riesgos Planificar la Gestin de Riesgos

Definir el Alcance

Plan de Gestin de Riesgos

Registro de Riesgos

Enunciado del Alcance del Proyecto

Actualizaciones al Registro de Riesgos Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

Empresa/ Organizacin Activos de los Procesos de la Organizacin

Evaluar: Evaluacin de probabilidad e impacto de los riesgos

Se trata de definir para cada riesgo identificado
Probabilidad de Ocurrencia (si no se toman acciones correctivas) Casi certeza Probable Moderado Improbable Muy Probable Nivel de Impacto (Cronograma, costos, calidad) Insignificantes Menores Moderados Mayores Catastrfica

Ejemplo de escala para Probabilidad de ocurrencia

Categora
Casi certeza

Valor
5

Descripcin
Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy alta, es decir, se tiene plena seguridad que ste se presente, tiende al 100% Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 75% a 95% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media, es decir, se tiene entre 51% a 74% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja, es decir, se tiene entre 26% a 50% de seguridad que ste se presente Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy baja, es decir, se tiene entre 1% a 25% de seguridad que ste se presente

Probable

Moderado

Improbable

Muy Probable

Caso Prctico
Tiempo : Periodo de nacionalizacin de la Aduana para los equipos de Kiosko. Retraso aproximado de 20 das. Alta probabilidad del retraso de la nacionalizacin.

Costo : Aumento del tipo de cambio incrementar precio de los equipos importados en un 3%. Probabilidad de ocurrencia muy alta.

Caso Prctico

Calidad : Algunos empleados podran no comprometerse con el proyecto y fallar en la implementacin de los Kioskos. Probabilidad moderada y la empresa tendr que volver a realizar pruebas aproximadamente en 3 de cada 25 sistemas Kioskos Implementados.

Ejemplo de escala para el Impacto

Categora Valor Descripcin
Riesgo cuya materializacin influye directamente en el cumplimiento de la misin, prdida patrimonial o deterioro de la imagen, dejando adems sin funcionar totalmente o por un perodo importante de tiempo, los programas o servicios que entrega la institucin. Muy alta Riesgo cuya materializacin daara significativamente el patrimonio, imagen o logro de los objetivos sociales. Adems, se requerira una cantidad importante de tiempo de la alta direccin en investigar y corregir los daos. Alta Riesgo cuya materializacin causara ya sea una prdida importante en el patrimonio o un deterioro significativo de la imagen. Adems, se requerira una cantidad de tiempo importante de la alta direccin en investigar y corregir los daos. Media

Catastrfica

Mayores

Moderados

Menores Insignificante

2 1

Riesgo que causa un dao en el patrimonio o imagen, que se puede corregir en el corto tiempo y que no afecta el cumplimiento de los objetivos estratgicos. Baja
Riesgo que puede tener un pequeo o nulo efecto en el proyecto. Muy Baja

Caso Prctico
SoftPeru SAC est evaluando un proyecto de Desarrollo e Implementacin de Sistemas para equipos Kiosko en agencias de viaje en Per, a su anlisis cualitativo se asigna un puntaje de:

0.05 para impactos muy bajos

hasta 0.8 para impactos muy altos.

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Probabilidad
Muy alta

Mod Baja Baja Baja Baja

Muy bajo

alta Mod mod Baja Baja

bajo

alta Mod mod mod Baja

Moder.

alta alta Mod Mod Baja

alto

alta alta alta alta mod

Muy alto

Alta
Moderada Baja Muy Baja

Impacto

Caso Prctico
Riesgo\ Impacto Exceso de Costos ($) Exceso de plazos (das de exceso) Mala calidad (fallas cada 25) Muy Bajo (0.05) <1% <2 <2 Bajo (0.10) 1% - 5 % 3-5 2-4 Moderado (0.20) 5% - 10% 6- 15 4-6 Alto (0.40) 10%-20% 16 - 30 6 - 10 Muy Alto (0.80) >20% >30 >10

Matriz de Riesgo 0.05 0.10 0.20 (Muy Bajo) (Bajo) (Moderado) 0.40 (Alto) 0.80 (Muy Alto)

Probabilidad \ Impacto 1 (Muy baja) 2 (Baja) 3 (Moderada) 4 (Alta) 5 (Muy alta)

Caso Prctico
Matriz de Riesgo Probabilidad \ Impacto 1 (Muy baja) 2 (Baja) 3 (Moderada) 4 (Alta ) tipo de cambio ( 0.5) 0.05 ( Muy Bajo) 0.10 (Bajo) 0.20 (Moderado) 0.40 (Alto) 0.80 (Muy Alto)

Empleados ( 0.15)
nacionalizacin (1.6)

5 (Muy alta)

Escala para categorizar y priorizar riesgos: 0-0,49 baja prioridad 0,5-1 prioridad media > 1 alta prioridad

Se deduce que
El riesgo con puntaje 0,15 (empleados), es de baja prioridad. El riesgo con puntaje 0,50 (tipo de cambio), es de prioridad media.

El riesgo con puntaje 1,60 (nacionalizacin) es de alta prioridad, por lo que debera planificarse alguna accin prioritaria sobre el resto.

Por tanto,
En este caso particular, se podra intentar cambiar la fecha de llegada de los equipos para que los retrasos en el proyecto no sean tan graves.

Muchas organizaciones dependen en los sentimientos intuitivos y experiencia pasada de expertos para ayudar a identificar potenciales riesgos para proyecto.
Los expertos pueden categorizar riesgos como alto, medio, bajo con o sin tcnicas sofisticadas. Tambin pueda ayudar a crear y controlar una lista de revisin o una lista de los riesgos de baja prioridad pero que an no se ha identificado como riesgos potenciales.

El seguimiento de los tems de riesgo superior (Top Ten Risk Item Tracking) es una herramienta de anlisis de riesgo cualitativo que ayuda a identificar riesgos y mantener una conciencia de los riesgos a lo largo de la vida de un proyecto. Establezca una revisin peridica de los diez tems de riesgo superior. Liste los riesgos identificados, prepare el ranking inicial, indique el nmero de veces que el riesgo apareci en la lista sobre el periodo de tiempo, presente un sumario del progreso hecho para resolver el riesgo.

Ranking Mensual Riesgo Planeamiento Inadecuado Mala definicin del mbito de aplicacin Ausencia de Liderazgo Estimaciones de costos pobres Estimaciones del tiempo pobre Este Mes 1 2 3 4 ltimo Mes 2 3 1 4 N Meses 4 3 2 3 Resolucin Progresiva

Revisin del plan completo Realizacin de reuniones con el cliente y el patrocinador del proyecto para aclarar el alcance Slo le asigna un gerente de proyecto para liderar el proyecto La revisin de las estimaciones de costos

La revisin de las estimaciones de programacin

Actualizacin del Registro de Riesgos

Registro de Riesgos

Lista de Prioridades de los Riesgos

Registros Agrupados por Categora

Riesgo con respuesta a corto plazo

Riesgos con anlisis y respuestas adicionales

Lista de supervisin de baja prioridad

IV. Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Entradas
Registro de Riesgos Plan de Gestin de Riesgos Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin del Cronograma Activos de los Procesos de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas
Tcnicas de Recopilacin y Representacin de Datos Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado Juicio de Expertos

Salidas
Actualizaciones al Registro de Riesgos

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Gestin del Tiempo del Proyecto Plan de Gestin del Cronograma Planificar la Gestin de Riesgos Identificar los Riesgos

Gestin de los Costos del Proyecto

Registro de Riesgos Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin de Riesgos

Actualizaciones al Registro de Riesgos Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Empresa/ Organizacin

Activos de los Procesos de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas...
Tcnicas de Recopilacin y Representacin de Datos
Entrevistas Distribucin de Probabilidad

Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos y de Modelado

Anlisis de Sensibilidad Anlisis de Valor Monetario Esperado Modelado y Simulacin

Juicio de Expertos

Juicio de Expertos
Riesgos Alteracin de funcionalidad de sistemas existentes al cambiar procedimientos almacenados Proveedor de servidor externo falla al momento de migracin Probabilidad Impacto

40%
2%

$1,300.00
$1000,000.00

Entrevistas
Ao 2006 2006 2007 2008 2009 2010 Cdigo R01 R02 R03 R01 R03 R01 Riesgos Fallo del servidor de testing por Hardware No se consideran los feriados del pas Corte de energa elctrica Fallo del servidor de testing por Hardware Corte de energa elctrica Fallo del servidor de testing por Hardware Daos $550.00 $400.00 $620.00 $685.00 $460.00 $415.00

Cdigo R01 R02 R03

Cantidad 3 1 2

Probabilidad 60% 20% 40%

Impacto $550.00 $400.00 $540.00

Distribuciones de Probabilidad
Probabilidad 6 5 4 3 2 1 0 $ 40 $ 60 Precio

Distribuciones de Probabilidad
Probabilidad 6 5 4 3 2 1 0 300 350 400 450 500 550 600 650 Precio 700

Distribuciones de Probabilidad
Probabilidad 25 20 15 10

5
0 300 310 320 325 330 340 350 Impacto

Valor Monetario Esperado

Prob. Fallas 10% Comprar ($2,000.00) Comprar o Desarrollar? Desarrollar ($1,800.00) Imp. $500.00 Prob. de no Falla 90%
500.00 * 0.1 = 50.00

0.00 * 0.9 = 0.00

Prob. Falla 40%

Imp. $700.00 Prob. de no Falla 60%

700.00 * 0.4 = 280.00

0 .00* 0.6 = 0.00

$2,000.00 + $50.00 + $0.00 = $2,050.00 $1,800.00 + $280.00 + $0.00 = $2,080.00

V. Planificar la respuesta a los riesgos

Proceso que...

Desarrolla opciones y determina acciones.

Amenazas

Oportunidades

Aborda a los riesgos en funcin de su prioridad.

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Planificar la Gestin de Riesgos
Plan de Gestin de Riesgos

Identificar los Riesgos

Registro de Riesgos

Documentos del Proyecto

Actualizaciones al Registro de Riesgos Monitorear y Controlar los Riesgos

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Desarrollar el Plan para la Direccin del proyecto.

Actualizaciones al Plan para la direccin del Proyecto

Acuerdos contractuales Relacionados con los Riesgos

Planificar las Adquisiciones.

Entradas
Registro de Riesgos Plan de Gestin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas
Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades Estrategias de Respuesta para Contingencias Juicio de Expertos

Salidas
Actualizaciones al Registro de Riesgos. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Entradas...
Registro de Riesgos

Plan de Gestin de Riesgos

Herramientas y Tcnicas...

Estrategias para riesgos Negativos - Amenazas

Evitar

Cambiar condiciones originales.

Trasladar el impacto negativo del riesgo.

Transferir
de

Mitigar

Disminuir la probabilidad ocurrencia y/o el impacto.

No cambiar el plan original.

Aceptar

Herramientas y Tcnicas...

Estrategias para riesgos Negativos - Amenazas

Explotar Compartir

Realizar acciones para concretar la oportunidad. Trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero. Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto. No cambiar el plan original.

Mejorar
Aceptar

Herramientas y Tcnicas...
Estrategias de respuesta para contingencias.

Juicio de expertos.

Salidas

Actualizacin al registro de riesgo. Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos. Actualizaciones al Plan para la Direccin de Proyecto.

Plan de gestin del cronograma. Plan de gestin de costos. Plan de gestin de calidad. Plan de gestin de las adquisiciones . Plan de gestin de los recursos humanos . Estructura del desglose del trabajo. Lnea base del cronograma. Lnea base del desempeo de costos.

Salidas

Actualizaciones a los Documentos del proyecto.

Actualizaciones al registro de supuestos. Actualizaciones a la documentacin tcnica.

VI. Monitorear y controlar los riesgos

Entradas
Registro de Riesgos Plan para la Direccin del Proyecto Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Informes de Desempeo

Herramientas y Tcnicas
Reevaluacin de los Riesgos Auditoras de los Riesgos Anlisis de Variacin y de Tendencias Medicin del Desempeo Tcnico Anlisis de Reserva Reuniones sobre el Estado del Proyecto

Salidas
Actualizaciones al Registro de Riesgos Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto Plan de Gestin de Riesgos

Identificar los Riesgos

Informes de Desempeo

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Registro de Riesgos

Documentos del Proyecto

Informes de Desempeo

Actualizaciones al Registro de Riesgos Monitorear y Controlar los Riesgos Solicitudes de Cambio

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Realizar el Control Integrado de Cambios

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Empresa/ Organizacin

Informacin sobre el Desempeo del Trabajo

Caso Prctico
1. Instalacin de nuevos equipos

2. Reinstalacin de equipos antigua sede

Tivoli Omnibus

IBM ECAMPUS - NOC

Herramientas y Tcnicas

Reevaluacin de riesgos.

Inhibicin del servidor

PRD QAS (CONTI)

Informacin corrupta

Lentitud en el proceso

Herramientas y Tcnicas

Reevaluacin de riesgos.
Auditoria de Riesgos.

Auditor

Riesgos

Herramientas y Tcnicas

Reevaluacin de riesgos.
Auditoras de Riesgos. Anlisis de Variacin y de Tendencias. Medicin del Desempeo Tcnico Anlisis de Reserva. Reuniones sobre el Estado del Proyecto.

Reunin de Especilistas

Salidas

Actualizaciones al Registro de Riesgos

Actualizaciones a los activos de los P. de la Org. Solicitudes de Cambio.

Solicitudes de Cambio

Acciones correctivas recomendadas

Acciones preventivas recomendadas

Plan de Contingencia

Plan de reserva

Aseguran conformidad del proyecto con el Plan de Direccin del Proyecto

Salidas

Actualizaciones al Registro de Riesgos

Actualizaciones a los activos de los P. de la Org. Solicitudes de Cambio.

Acciones Correctivas recomendadas. Acciones Preventivas recomendadas.

Actualizaciones al Plan para la Direccin de Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Muchas gracias ...