Skaliczki Judit STRATÉGIAI TERVEZÉS

1

TARTALOM Bevezető 1. Általános megjegyzések 1.1 A stratégiai tervezés definíciói 1.2 A stratégiai tervezés érvényességi köre 2. A stratégiai tervezés folyamata - a stratégiai összpontosítás 2.1 Jövőkép (Vision) 2.2 Az átfogó cél (Mission) 2.3 Az elérendő célok (Objectives) 2.4 A kulcsfontosságú területek (Key result areas) 3. A stratégiai tervezés célja és haszna 4. A stratégiai tervezés előkészítésének módszerei 4.1 Általános trendek - PEST analízis 4.2 Néhány elemzési technika 4.3 SWOT analízis 5. A stratégiai terv készítése 6. Stratégiai tervből cselekvési terv 7. A stratégiai terv megvalósulásának ellenőrzése 8. Esettanulmány a stratégiai terv készítéséről 9. Esettanulmány egy könyvtár értékeléséről

Bevezető A stratégiai tervezés nem egyszerűen egy megvalósítandó cél érdekében elvégzendő lépések egymásutániságát jelenti, hanem újfajta gondolkodási szemléletet. Ennek a szemléletnek a hatására - a külső környezet megismerése, a könyvtári lehetőségek számbavétele, a munkacsoportok kialakítása során - a könyvtár követni tudja a társadalomban, a gazdasági életben történő változásokat. Ilyen körülmények között van csak esély arra, hogy a könyvtár olyan dinamikus intézmény legyen, amely tevékeny alakítója és nem elszenvedője a változásoknak. A stratégiai tervezés a túlélés egyik alapja. A szakirodalmi szemle végigköveti a stratégiai tervezés előkészítésének, megvalósításának és értékelésének folyamatát. Megmutatja, hogy a stratégiai tervből miként készül a cselekvési terv. A kiadványt elsősorban a gyakorlatban dolgozó könyvtárosoknak, vezetőknek ajánlom. Két fontos esettanulmányt is közlök, hogy mintát adjak a két területről: a könyvtár értékeléséről, és magáról az elkészített stratégiai tervről. Bízom benne, hogy a kiadvány hasznos lesz, és szeretném felhívni mindenki figyelmét arra, hogy "minden stratégiai terv annyit ér, amennyi megvalósul belőle". (Csath, 1994.) Végül szeretnék köszönetet mondani a kötet lektorának, Bobokné dr. Belányi Beátának, aki sok hasznos észrevétele segítette a kötet megszületését. dr. Skaliczki Judit "A 90-es évek változásainak katalizátora a stratégiai tervezés " (Meredith Butler - Hiram Davis)

1. Általános megjegyzések a stratégiai tervezésről
A tervezés minden könyvtári tevékenység kezdetét megelőző folyamat. A könyvtárakban azonban sokszor nem készítenek tervet, a jó terv készítése ugyanis nehéz feladat. Alapos előkészítő munkára, gazdasági, pénzügyi elemzésekre kell, hogy épüljön. Pontosan meg kell határozni azt az időhatárt, ami alatt egy-egy tevékenység elvégezhető, miközben nem tudjuk, hogy milyen váratlan eseményekkel kell számolnunk a terv elkészítésének időszakában. A társadalmi, politikai, gazdasági bizonytalanságok eleve gátló tényezői a tervkészítésnek. Több olyan vélemény van, hogy a század második felének kiszámíthatatlan politikai, gazdasági és társadalmi körülményei között a tervkészítés hatékonysága körülbelül annyi, mintha kristálygömbből jósolnánk meg a jövőt. Ez a tetszetős bonmot azonban csak kibúvó. Le kell szögeznünk, hogy bár a tervezés nehéz feladat, de minden további tevékenység megszervezésének ez az alapja. Meghatározza, hogy honnan hova kívánunk eljutni. A tervezés során alapvetően a következő kérdésekre kell választ adni: - mit kell csinálni? - hogyan kell csinálni? - mikor kell csinálni? - kinek kell csinálni? (Stueart, 1993.) Ugyanakkor a tervezés során a tervet készítőkben újfajta magatartás alakul ki a végzendő tevékenységeket, az elérendő célokat illetően. A terv készítése és előkészítése során az addigi statikus hozzáállásból, aktív magatartásforma válik. A terv készítőinek ez az attitűdje nyomon követhető a tervezési politikában, a tervezéssel kapcsolatos dokumentumokban, projektekben. (Line, 1994, Manchester) A tervezés teszi lehetővé, hogy a naponta meghozandó döntések ne ad hoc döntések legyenek, hanem egy rendszer szerves részét képezzék. Ezért fontos, hogy az intézmény minden szintjén ennek az elképzelésnek ennek a stratégiának az értelmében döntsenek. Ez azonban csak akkor képzelhető el, ha a tervezés folyamata áthatja a könyvtár egész szervezetét, ha a terv a munkatársak elképzeléseit tartalmazza, és nem néhány vezetőét. Még ha nem is lehet mindenkit bevonni a tervkészítés folyamatába, a siker érdekében törekedni kell rá. A tervezés elkezdésekor négy alaptényezőre kell figyelemmel lennünk: - milyen távra készítjük a tervet? (3-5-10 év; rövid távú, hosszú távú terv) - milyen érvényességi körre készítjük a tervet? (az egész könyvtárra, egy osztályra, vagy csak egy tevékenységre?) - milyen adatokra és elemzésekre van szükségünk? (statisztikák, külső és belső környezeti elemzések, stb.) - mennyire rugalmas a terv, mennyire tesz eleget a flexibilitás követelményeinek? ( ha változnak a körülmények, változtatni lehet-e a tervet is?) A négy tényező közül az időhatárt kiemelve megtaláljuk a stratégiai tervezés egyik meghatározóját. Van, aki ugyanis a stratégiai tervezést a hosszú távú (5-10 éves) tervezés szinonimájaként használja. (Stueart, 1993.) Az 1980-as 1990-es évek szakirodalma szerint azonban nagy hiba lenne azt mondani, hogy a stratégiatervezés nem más, mint korszerű, divatos elnevezése azoknak a terv-készítési folyamatoknak, amelyeket a könyvtárak már sok évtizede csinálnak, csak akkor hosszú távú tervnek hívták. Egyáltalán nem erről van szó. A stratégiai tervezés nem új elnevezés, hanem új módszer. (Butler - Davis, 1992.) Az 1990-es évekre nyilvánvalóvá vált, hogy az 5-10 éves tervezések ideje lejárt. Nem véletlen,
3

hogy az ilyenfajta tervezéseket leginkább a volt kommunista országokban készítettek. Ezek a tervek ugyanis egy változatlan, statikus világképből indultak ki. Ma a stratégiai terv 1, 5-3 évre szól. (Corrall, 1994.) A stratégiai tervezés és a taktikai lépések között éppen az időtartam az egyik meghatározó különbség. A hosszabb távra szóló stratégiai tervezés különbözik a rövidtávra szóló taktikai lépésektől, jóllehet a taktikai lépéseknek illeszkednie kell a hosszú tervezés folyamatába.

1. 1 A stratégiai tervezés definíciói A stratégiai tervezést sokféleképpen definiálják, többféle megközelítés létezik. A stratégiai tervezés mindig egy meghatározott cél érdekében megvalósítandó összetett folyamat. A tervezés lényege, hogy az intézményt, a könyvtárat olyanná alakítsa, ami megfelel a vele szemben támasztott igényeknek. A stratégiai tervezés a környezeti változások és a könyvtár lehetőségeinek összevető vizsgálatán alapszik. (Line, 1994.) A stratégiai tervezés a jövő építésének feltétele. A stratégiai tervezés folyamatos tevékenység, amely mindig hosszabb távot fog át. A hosszabb táv tényleges hosszát a vállalkozás által kitűzött célok elérhetősége és a tevékenységek jellege határozza meg. A stratégiai tervezés olyan folyamatosan végzendő komplex folyamat, amely a jövőben megvalósítandó tényleges stratégián alapszik. Olyan összefüggő célok együttese, amely a kitűzött időszak alatt valósítható meg. A stratégiai tervezésben minden tevékenység, minden taktikai lépés a végső cél elérését szolgálja. (Abegg - Goldberg, 1991.) A stratégiai tervezés a dinamikus tervezés eszköze. A könyvtári makro és mikrokörnyezet megismerése az első lépés. Az ismeretekből levont következtetéseket kell alkalmazni az alapvető cél szem előtt tartásával, és folyamatosan szembesíteni a kitűzött célok megvalósíthatóságával. A stratégiai tervezés, ha megfelelően alkalmazzuk, cselekvés és jövő orientációjú, és az innovatív könyvtári menedzsment eszköze. (Getch - Wood, 1991.) A stratégiai tervezés legfontosabb jellemzői: - jövőbe tekintő, - cselekvés orientált, - aktív, - rugalmas, - változtatásokra orientált, - tartós sikert biztosít. (Csath, 1994.) A stratégiai tervezés legpontosabb és legkomplexebb definícióját Sheila Corrall adja: A stratégiai tervezés olyan folyamat, amelyben a könyvtár küldetésének (mission) megfelelően megfogalmazzák a megvalósítandó célokat (objectives) és a kulcsfontosságú területeket (key result areas). Mind a tervet, mind a megvalósítást állandóan értékelni kell és a változó körülményekhez igazítani. A stratégiai tervezés jövő- és változás orientációjú tevékenység. Összetett, komplex folyamat, amelyben számba kell venni, és egységbe kell hozni az egymást erősítő, összetartó és az egymást gyengítő, széttartó folyamatokat.

1. 2 A stratégiai tervezés érvényességi köre A stratégiai tervezés vonatkozhat a könyvtár egész feladatrendszerére, vagy egy-egy részterületére. A tervezés folyamatával tehát nemcsak a vezetőknek, és még csak nem is egy-egy osztály, munkaterület vezetőjének kell foglalkoznia, hanem minden munkaterület minden

munkatársának. Stratégiai terv készíthető tehát az állomány, a gyűjtemény fejlesztésére, új szolgáltatások bevezetésére, illetve a régiek hatékonyabbá tételére, a könyvtár információs technológiájára, a dokumentum-feltárásra, stb. Stratégiai tervet kell készítenünk minden olyan könyvtári területen, ahol az eddigiekhez képest változtatást kívánunk bevezetni. Mi indokolhatja a változtatást? - kevesebb a pénzügyi forrás - több a használó - új használói igények jelennek meg - a változó kormányzati politika - az intézményben történő változások - az új elektronikus technológia - a privát információs szektor kialakulása. (Line, 1994. Manchester) Amennyiben a stratégiai terv színtere pl. az olvasószolgálat, célja, pedig annak hatékonyabbá tétele, a tervezés során olyan vizsgálatokat kell végeznünk, amelyek választ adnak arra, hogy: - mit akarnak jelenleg az olvasók? - mit szeretnének még? Ezekre a kérdésekre választ kaphatunk: - már meglévő információinkból, - a szolgáltatások elemzése során, - kérdőívekből, - interjúk készítésével, - megfigyelések, vizsgálatok végzésével, - kisebb, úgynevezett fókusz csoportok létrehozásával. (Corrall, 1994. Manchester)

2. A stratégiai tervezés folyamata - a stratégiai összpontosítás
A stratégiai tervezéskor a következő elemeket kell meghatározni: - jövőkép (vision) - átfogó cél (mission) - alapvető célok (objectives) - kulcsfontosságú területek (key result areas) - irányvonalak (goals) A jövőkép annak a meghatározása, hogy a jövőben hová kíván eljutni a könyvtár. Absztrakt, idealisztikus, inspiráló, hosszú távú elképzelés. Az átfogó cél arra ad választ, hogy mi a szerepe, mi a küldetése a könyvtárnak. Miért van rá szükség? Az átfogó cél mindig konkrét, realisztikus, egy-egy intézményre szabott. Általában 3-5 évre szól. Az alapvető vagy elérendő célok a könyvtár funkcionális működésére vonatkozó célok. Arra adnak választ, hogy milyen feladatai vannak a könyvtárnak, milyen szolgáltatásai, stb. Általában 5-8 pontban megfogalmazott közép és hosszú távú célmeghatározás.
5

. az . • az eredmények szétsugárzása. amit ütköztetve a lehetőségekkel. Tehát egyrészt elemzéseken.felvázoljuk a jövő könyvtárügyét. Lakitelek) 2. a British Library Information UK 2000 projekt egyik kidolgozója a vizsgálat elkészülte után a következőket mondta: "Az eseményeket nem lehet pontosan megjósolni. amit tehetünk. hogy melyek a könyvtár kulcsfontosságú területei. a jövő könyvtárát. átfogó cél. hogy 'amennyiben a folyamatok a továbbiakban is így folytatódnak. Hol és milyen változtatásokra van szükség. hanem ismétlődő interaktív. Jóllehet a jövőkép kialakítása. • monitorozás. de nem is mindig realisztikus.. mélyült a gazdasági recesszió." (Line. elérendő célok. másrészt a képzelet szülötte. • a stratégiai fókusz (mire vonatkozik a stratégiánk!) meghatározása. jövőkép. hogy milyen feladatokkal kell majd szembenézniük. decentralizált részvételi formában. • a környezet tanulmányozása és elemzése. A jelen stratégiáját ugyanis minden esetben az elérendő cél érdekében. vágyálmok és félelmek megfogalmazása. • a stratégiák. Lényeges megjegyzés: a tervezés nem lineáris folyamat. és . megbukott Mrs Thacher. A legtöbb." A körülmények tehát megjósolhatatlanul változnak körülöttünk s nekünk az a feladatunk. mihez kell az intézmény szerkezetét átalakítani.újra és újra felülvizsgálva elképzeléseinket . a jövőkutatások akkor erősödnek fel. és ezen belül mi a rangsor? Mindez általában 510 pont a rövid és a hosszú távú tervben. a fejlesztés irányvonalait kaphatjuk meg. Németország egyesült. adatok analizálásán. Felkészítheti az intézményeket. másrészt a jelen ismereteihez adja hozzá az elrugaszkodó képzelet vízióját. 1 Jövőkép A jövőkép kialakítása és megrajzolása egyrészt tudományos kutatás eredményeként születhet meg. a fejlődés.. Lehet-e egy állandóan változó világban jövőképpel foglalkozni? Lehet. cselekvési tervek és források meghatározása. a jövő érdekében kell kialakítanunk. ha az az alapállásunk. nőtt a munkanélküliek száma.. a megvalósítandó cél meghatározása nélkül nem lehet eleget tenni a jelen feladatainak sem. fejlődésvonalak felvázolásán nyugszik. amikor a jelen gondjai megszaporodnak. amennyiben szükséges változtatások. sőt kell is. hogy abból az álláspontból indulunk ki. A stratégiai tervezés a célok és feladatok folyamatos meghatározása. John Martin. 1994. "A stratégiai tervezés a következő kulcslépésekből áll: • a tervezési folyamat kialakítása. Az irányvonalak meghatározása arra ad választ. hogy az általunk "megjósolt" változás bármikor éppen az ellenkezőjére változhat. A jövő kialakítása tehát a jelen feladatainak is megszabja az irányvonalait. A jövő elképzelése nélkül. felülről lefelé és alulról felfelé egyaránt kialakítható. az addigiak vizsgálata. akkor. az előre láthatatlan dolgok valóban nem láthatók. a jövő kutatása végigvonul a világ közgondolkodásának egész történetén.és információtudományát befolyásolják.Az elérendő célok meghatározása után számba kell venni. A jövőkép megrajzolásának kettős célja van. Ugyanakkor a jelenlegi helyzettől eltekintve lehetőséget ad egy optimális elképzelés megrajzolására. irányvonalak.' A vizsgálat megkezdése és a jelentés publikálása között megdőlt a kommunista rendszer KeletEurópa országaiban. lezajlott az Öbölháború . kiválasztása és bevezetése. hogy a szakemberek segítségével számba vegyük azokat a tényezőket. értékelés. hogy mit kell elérnie a könyvtárnak a fejlesztések segítségével? Egy-egy kulcs-fontosságú terület esetében ez 4-6 pont. nem utópisztikus. amelyek a jövő könyvtár.

ami lehetővé teszi a források használatát. hogy a tudomány teljes világa hozzáférhető legyen. 2 Az átfogó cél (mission) meghatározása Az átfogó cél a könyvtáraknak azt az alapfeladatát határozza meg. Nagy-Britanniában a közművelődési könyvtárak számára a LISC (Library and Information Services Council = A Könyvtári és Információs Szolgáltatások Tanács) 1991-ben a következőképpen határozta meg a közművelődési könyvtári szolgáltatás átfogó célját az egész ország számára: "A közművelődési könyvtár a lakosságnak olyan fontos eszköze. • segítsen a szabadidő hasznos eltöltésében. 1994. Mindezt az egyetemen folyó tanulmányi és kutatómunka. Az egyetem tagjai számára lehetővé teszi a tudomány világának széles ismeretét a gyűjteményhez és az információs forrásokon keresztül.) 7 . (Skaliczki. és ugyanakkor az országos és a nemzetközi együttműködés segítségével hozzájárul ahhoz. a gazdaság területein és a demokrácia gyakorlásában. amely a kreatív képzelőerejüket fejleszti: • aktív részvételre buzdítson a kultúra.eddigi belátható változások beláthatatlanná válnak. tanulást és kutatást. hogy képessé tegye és bátorítsa az egyéneket vagy az egyének csoportját. Ilyen módon szolgálja a könyvtár a főiskolán folyó munkát." (Brophy. valamint egyéb egyetemi tevékenység támogatása érdekében cselekszi. hogy olyan tudást szerezhessenek bármely tudomány területén. javításával: az információs forrásaival és szakértői gárdájával az ügyfelek igényeihez igazodik. segítséget és képzést nyújtson az információs ismeretekben. helyi. és tanácsadást. információhoz.) A dublini egyetemi könyvtár: "Szolgálja a Dublini Egyetem információs szükségleteit a szolgáltatások szakszerűségével a források minőségével és azzal a szakértelemmel. • segítse elő a literátusi (írni-olvasni tudás) létét és fejlessze mindazokat a készségeket.) Az astoni egyetemi könyvtár: "Az információ minden megjelenési formájához hozzáférést biztosít." (Corrall. mint oktatási központ. a gyűjtemények és szolgáltatások aktív használatának segítségével. 1991. amelyek az előbbiek aktív használatához szükségesek. amelyeket a könyvtár kitűz maga elé. Manchester) A Lancashire Polítechnic (Nagy-Britannia) Könyvtárának átfogó célja: "A dokumentumok és információ szolgáltatásán keresztül ellátni és továbbterjeszteni az egyetemen folyó oktatást. 1995. aminek teljesítése érdekében fogalmazzák meg az alapvető céljaikat (objects) és azokat az irányvonalakat. nemzeti és nemzetközi hálózati együttműködést biztosít." (Donlon. fejleszti az egyetem minden polgárának információs menedzsment készségét. 1994. az alábbiak folyamatos fejlesztésével.) 2. Néhány példa az átfogó célra. amelynek célja." (Line. 1992. • bátorítson információ-használatra és tudatosítsa az információ hasznát és értékét. • tegye lehetővé az oktatási programokban való részvételüket és ezen keresztül az egyéni fejlődésüket formális és informális úton. hogy korlátozás nélkül hozzájuthassanak könyvekhez.

nem maga a tevékenység. • Biztosítson gyors hozzáférést a dokumentum-szolgáltatás széles skálájához. A kérdés: mit akarunk elérni? A válasz például: átképzünk ennyi és ennyi munkatársat. hogy a terv készítői milyen értelemben használják a kifejezést (elérendő cél. hogy a célkitűzéssel mire kívánunk választ kapni. hogy • irányt mutasson a cselekvéshez.). • Teremtsen olyan környezetet és légkört. Lakitelek) Néhány példa az elérendő célkitűzésekre A Library Association (UK) által kiadott Az Egyetemi könyvtárak irányelvei 1990-ben a következőképpen határozta meg az egyetemi könyvtárak céljait: • Az intézmény tevékenységéhez igazodva határozza meg a szolgáltatásait és biztosítson hozzáférést a dokumentumokhoz és az információkhoz. • lehetővé teszi a teljesítménymérést. A kérdés: merre felé tartunk? A válasz például. • tisztázza. 3 Az elérendő célok (objectives) A célok lényege és haszna. biztosítsuk a dokumentumokhoz való hozzáférést. LA 1990. A kérdés: hogyan teljesítjük a kitűzött célokat? A válasz például: átképző tanfolyamot szervezünk. A célkitűzések során mindig az elért tevékenység a fontos. • Biztosítson személyes segítségnyújtást a használók igényeinek megfelelő kielégítése érdekében. ennyi és ennyi idő alatt. (Line. Az elérendő cél csoportosítható aszerint. átfogó cél. mi a felelőssége. mely kedvez mind az egyéni. hogy támogassuk a kutatást. A kérdés: miért vagyunk.) "Az Aston Egyetem könyvtárának elérendő céljai 1993-94-re és 1995-96-ra: • Alakítson ki a könyvtár célirányos információs csomagokat az egyetem mindenkori igényének megfelelően. Eszerint lehetnek: • Szándékra orientált célok. • Feladatra összpontosító célok. Mivel a stratégiai tervkészítés "szülő" országainak nyelve. hogy jobban megértse igényeiket és működjön együtt az intézmény más szervezeteivel is. • Eredményre összpontosító célok. az angol a cél kifejezésére igen sok fogalmat használ. mind a csoportos tanulásnak. hogy hozzáférhetőek legyenek. mi a dolgunk? A válasz például. • Iránymutatásra vonatkozó célok. a diákönkormányzatokkal és az intézmény vezetésével. stb. 1994. vagy javítjuk a szolgáltatásokat. amelyek segítik a tanulmányi munkát. . minden esetben pontosan tisztázni kell. stb. vagy bevezetjük. célkitűzések.2. a kutatást és menedzselje úgy ezeket a forrásokat. • Határozza meg azon szolgáltatások körét. • Segítse elő az egyetem egész területén ezek könnyű hozzáférhetőségét. stb. (Guidelines for college and polítechnic libraries. • Alakítson ki és ápoljon kapcsolatokat a tanszékekkel. az oktatást. hogy fejlesztjük. • Végezzen kutatómunkát és fejlesztést a könyvtártudomány területén. hogy kinek mi a szerepe. • Tanítsa meg az oktatókat és hallgatókat a könyvtár és az információs források használatára.

amelyeket egy-egy intézménynek meg kell valósítania.) 2.A népszerű irodalom könyvtára . 9 .helyismereti gyűjteménnyel rendelkezik Kulturális intézmény Információs intézmény . Setting objectives for public libraries. azok a szerepek. 1987.olvasás-írástudás segítő helye Szórakoztató intézmény Hálózat" (LISC.állománnyal rendelkezik . 1991.• Készítse fel az egyetem közösségét az információ visszakeresés és az információs menedzsment készségeire. a szerepek rangsorát meg kell határozni.a gazdasági fejlődéshez való hozzájárulás Oktatási intézmény .Oktatást segítő intézmény .) Példa a közművelődési könyvtárak vállalt szerepeire: . Nézzük példaként a közművelődési könyvtárak lehetséges kulcs-tevékenységeit.) A stratégiai tervezés során a kulcsfontosságú tényezők. azok a tevékenységek.Az adott közösség tevékenységeinek központja .közösségi hely ." (Corrall. • Vállaljon vezető szerepet az országos és nemzetközi szintű könyvtári és információs szolgáltatások fejlesztésében.Az adott közösség információs központja .a helyi önkormányzatot támogatja .közhasznú helyi információ .Referensz könyvtár .referensz szolgálat .hozzáférhető .Önálló tanulási központ .Kutatóközpont" (McClure. A Library and Information Services Council (LISC) 1991-ben a következőképpen fogalmazta meg a nagy-britanniai közművelődési könyvtárak kulcstevékenységeit: "A lakóközösség központi intézménye: .önálló tanulás színtere lehet . 4 Az elérendő célok meghatározását segíti a kulcsfontosságú területek számbavétele A kulcsfontosságú területek a siker szempontjából fontos tényezők.Iskola-előkészítő hely . 1994. és egy vagy két elsődleges és egy vagy két másodlagos szerepet kell kijelölni.

kialakul a "mi" tudat. (Line.általában növeli a könyvtár vezetésének hatékonyságát. . azt az attitűdöt. relevánsabb szolgáltatásokat eredményez.meghatározzák az új célokat. S mind e mellett a stratégiai terv hozzásegíti a munkatársakat és a vezetőket. A stratégiai terv tehát a jövő alakításának eszköze. Esélyük van arra. . hogy: .Davis. A dinamikus terv dinamikus szervezetet hoz létre.növeli a könyvtárhasználók elégedettségét. . akik az időnként szükséges konfrontációt is vállalják környezetükkel a könyvtár stratégiájának megvalósítása érdekében. . Segítségével a könyvtárosoknak esélyük van arra. . .keretét adja az intézményi politikának és döntéseknek.javítja a munkatársak elkötelezettségét és morálját. Lakitelek) Másik megközelítés szerint a tervezés legfontosabb célja . .jobb kapcsolat alakul ki a könyvtáros és a könyvtárhasználó között. az intézmény érdekeivel egyetértő.kialakítsák az új stratégiát.hogy a könyvtár munkatársaiból az intézmény iránt elkötelezett.erősíti a munkatársak elkötelezettségét a változások iránt és a szolgáltatások fejlesztésére.segíti a pénzügyi alapok megteremtését. célokra orientált munkacsoportok jönnek létre a könyvtárakban. 1994.friss. . . akit bevonnak a tervkészítés folyamatába. 1994.meghatározza a könyvtár irányvonalát és prioritásait.hatékonyabb. A könyvtár minden olyan munkatársában. . . azokat szem előtt tartó munkatársi közösséget teremtsen. A hierarchikus könyvtári struktúra helyett egymással lazán összefüggő. A stratégiai tervezés célja és haszna A tervezés folyamatának célját a következőkben lehet összefoglalni: . .a könyvtáron belül jobb munkakapcsolatok épülnek. (Corrall. hogy kézbe vehessék jövőjüket. 1992. átjárható szervezeti egységekkel. Manchester) A munkatársak attitűdjének változása visszahat a könyvtár egész szervezetére is. motiválja őket. új szemmel nézzék a könyvtár céljait és feladatait.növekszik a munkával kapcsolatos elégedettség.) Összességében a stratégiai tervezés haszna: . (Butler .a könyvtár társadalmi környezetében megerősíti a könyvtár iránti bizalmat. a pénzügyi források megfelelő felhasználását. .tisztázza a könyvtári alapfeladatokat és célkitűzéseket. . A könyvtárakban a visszahúzódó. . . hogy intézményük csak az ő segítségükkel találja meg és alkalmazza a túlélési stratégiát. amivel a célokat megvalósíthatják.figyelmeztet a tervezésnél figyelembe veendő kritikus pontokra.erősíti a könyvtár pozícióját a fenntartó intézményen belül. . . introvertált munkatársak mellett egyre nagyobb számban lesznek olyan dinamikus emberek. hanem alakítói.és egyben haszna is .rangsorolják a célokat és feladatokat. A jövőt szem előtt tartó magatartásforma megerősíti a könyvtárosokban fontosságuk tudatát. hogy ne kiszolgáltatottjai legyenek a változtatásoknak.megállapítsák a jövőben elérendő irányvonalakat.3.

javítja a könyvtár pénzügyi kilátásait. Így azt is lehet mondani.) A stratégiai tervezés előnyei mellett nem lehet figyelmen kívül hagyni. Egy új szervezetben ugyanis feleslegessé válhat több mostani vezető munkája. . Ennek érdekében az intézmények szerkezetét minél egyszerűbb és rugalmasabb módon kell kialakítani. A makro környezet elemzésének módszere a PEST analízis. technológiai és társadalmi tényezők. mint intézmény dolgozik. 1994. hogy többen írnak a buktatókról is.a könyvtár képe pozitívan alakul a döntéshozókban és a vélemény-alkotókban. a politikai döntéseket. Azaz megbízhatatlan a tervezés kiindulópontja. .. hogy bizonyos szempontból egy stratégia csaknem mindig elavulttá válik abban a pillanatban. (Kaye. amikor megszületik. . bizonyos esetekben a vezetés sem akar lényeges változásokat. hogy elkészítéséhez elengedhetetlenül szükséges a makro és mikrokörnyezet elemzése. hogy a stratégiai tervet sok esetben csupán a könyvtár vezetése készíti. nincsenek motiválva a végrehajtásában. gazdasági. 1994. Ennek következtében a könyvtárosok nem érzik magukénak a tervet. hogy a tervezés helyett a lényegi. 1993. mozgások a stratégiai tervezést terméketlen gyakorlattá teszik. Ezeknek a trendeknek a megismerése azt a szélesebb közeget mutatja meg. a mikrokörnyezet elemzésének különböző technikái vannak. E (Economics). a prioritásokat. T (Technology). forradalmi változásoknak adjanak teret. hiszen adott esetben a saját pozíciójukat kellene megkérdőjelezni. politikai 11 . amelyben a könyvtár. Részletezve: . A könyvtár környezetének és belső világának egyik leghatékonyabb vizsgálati eszköze a SWOT analízis. hogy az állandó változások korában sosem lehet megbízható kiindulópont a környezet elemzése.1 Az általános trendek megállapítása .a PEST analízis A PEST mozaikszó a következő angol szavakat rejti magában P (Politics).ábra) 4. A környezeti változások. (Corrall.technológiai tényezők.társadalmi tényezők.javítja az adatgyűjtés és elemzés technikáinak megismerését. . Azaz a stratégiai tervezés sikerének záloga a dinamikus munkatársak és a dinamikus vezetés összetalálkozása. az írásbeli és szóbeli kommunikációs készségeket és képességeket. Környezetelemzés . S (Society). Másik hibaként arra hívják fel a figyelmet.gazdasági tényezők. a politikai érdekek jelenlétét vagy hiányát a kulturális szférában. azaz politikai. .politikai tényezők. Sőt.) 4. (Corrall. A stratégiai tervezés sikerességében kételkedők arra ösztönzik a szervezeteket. A stratégiai tervezés módszerei A stratégiai tervezés jelentős haszna. a politikai erővonalak alakulását. és azokat a trendeket vázolja fel. Az egyik. .erősíti a kreatív gondolkodás. amelyek iránymutatóak és meghatározóak a könyvtárak számára is. Általában két típushibát említenek. • Ismerni kell a politikai pártok érdekeit. nem vonják be a folyamatba a munkatársakat.

A humán világ változása. amelyben a könyvtárak jelenleg élnek. Elemezni kell a civil szerveződések fejlettségét. "árut" kapjon a könyvtáraktól. hogy .a település.köz. Az adófizető állampolgárnak jogában áll tudni. a társadalmi mobilitás irányát. . Emellett fontos azt is tudni.a könyvtár vezetését és munkatársi gárdáját.egységesedés . A makro összefüggések feltárása mellett elemezni kell a közvetlen környezetet is. a gazdasági érdekek egészen közvetlenül érintik a könyvtárakat és az információs intézményeket. az elektronikus sajtó. a közigazgatási változásokat. hogy a könyvtári és információs területen általában milyen trendek érvényesülnek. A társadalmi környezeten belül az oktatás . • Az információs technológia fejlődése beláthatatlan távlatokat nyitott. fejlődésük révén . hogy a könyvtárakat. a város fejlődési trendjét . stb. A költségvetés nem tud lépést tartani a növekvő kiadásokkal: a dokumentumok árainak növekedése. a törölhető CD és a multimédiák nyitotta új és még fejlődő lehetőségek. az • információhoz való szabad hozzáférés új távlatai arra kell. a legtávolabbi adatbankok használatának lehetősége. az energiaárak.a társadalmi közeget. számára fontos szolgáltatást. stb. Ennek a trendnek eredményeként a könyvtárak megbizonyosodtak arról.a település. hogy késztessék a könyvtárosokat. a szerzői jog területén). Néhány ezek közül: . Megjelenik a piacorientáltság a könyvtárakban is.döntéseket a kultúra. a falak nélküli könyvtárak létrejötte a számítógépes hálózatok következtében.a dokumentumok mellett . amelyben a könyvtár működik . szociális stb. a civil társadalom erősödését. Az erőteljes privatizáció következtében felmerül a könyvtárak magánkézbe adásának gondolata is.az ellátandó könyvtárhasználók gazdasági. a piaci elvárások megjelenését jelenti a kulturális területen. a CD-ROM.a könyvtárakat -. azaz a társadalom és az egyén reakciója az előbb említett változásokra. A közszolgálati szféra láthatóan háttérbe szorul a gazdasági terület előtérbe jutása miatt. és elemzésük ahhoz ad segítséget. a fenntartási költségek növekedése miatt fontossá válik az intézmények többcsatornás finanszírozása.változásuk. • A társadalmi tényezők között számba kell venni. a város kulturális stratégiáját . az azonos adatbázisok.az információ fontossága • Az egységesedési folyamatot segíti és táplálja az IFLA öt jelentős nemzetközi programja. és joga. a könyvtárakban is. a társadalom szerkezetének a változását. Az általánosan figyelembe veendő tényezők azt a makro és mikrovilágot jellemzik. Napjainkban nyomon követhető a gazdasági recesszió hatása e területen. az egyik legkevésbé belátható és ugyanakkor a legmeghatározóbb elem. a könyvtárügyet befolyásoló tényezők . az egész könyvtári rendszer helyzetét. • A "pénzért értéket" szemlélet. az egységes adatátviteli lehetőségek.miképpen alakítják majd a könyvtárakat. hogy újrafogalmazzák könyvtárképüket. hogy számon kérje. joga.és felsőoktatás -. az Európai Közösség és az Európai Tanácsnak a könyvtárakat érintő ajánlásai (pl. azonos források használata. Az állam "szabadulni" igyekszik a kötelezettségei alól.a "pénzért értéket" szemlélet térhódítása . a CDWORM. az elektronikus könyvtár. a könyvtárügy jelenlétét a politikai programokban. hogy minőségi. • A gazdasági terület. a tudomány és az oktatás fejlesztésének kérdéseiről.helyett . miért nem a közszolgálati szférát fejlesztik belőle . hogy az adóját mire költi az állam. az írás és könyvkultúra helyzetét és fejlődésének lehetőségeit. helyzetét . A demográfiai tényezők is meghatározóak. A virtuális.a könyvtár információs technológiai fejlettségét .

és fogalmazzák meg a félelmeiket is. ha a használók könyvtárává válnak. (Market penetration. Manchester) A probléma megoldásához felteendő kérdések fajtái (lehetőségek) A munkatársakat illetően: . stb. a dokumentumokhoz való hozzáférés gyorsaságát. A használók elégedettségét. a bérek.2 Néhány elemzési technika Amennyiben a makro környezet elemzése. .megmaradásuk és megfelelő szintű fejlődésük az állampolgárok érdekeltségén alapul. a berendezések. 4. 1994. pl. Robert Olson futurológus 1989-ben az OCLC (Online Computer Library Center) által rendezett. azaz a szolgáltatást. milyenségét.figyelembe véve az eddig írottakat. (Line. azaz fogalmazzák meg a reményeiket. hogy eldöntsék. akkor ez a terület megelőzi a könyvtárakat. a könyvekre és a folyóiratokra és audiovizuális dokumentumokra szánt pénzösszegek között. hogy írják le a jövőbeli elképzeléseiket optimista megközelítésből.a következő folyamatot kell elvégeznünk: . amely az információt birtokolja. Manchester) A jövő közművelődési könyvtárképének lehetséges változatai A jövő könyvtárképével foglalkozó szakemberek megállapításai szerint a jelenlegi könyvtárvezetők kulcshelyzetben vannak. (Hatékonyságról akkor beszélünk. hogy a forrásoknak mi az optimális megoszlása a szerzeményezés. mindegy. a könyvtári tevékenységek költségét. hogy az információt miképpen lehet megszerezni. a nyitvatartási időt. szolgáltatásokban stb. a költség alacsony.mindegy. vagy csak elszenvedői. (Line. .A könyvtár hatékonyságát.Magát a terméket. ha az időtartam rövid.Milyen ismeretük. hiszen még lehetőségük van arra. Az információhoz való hozzáférés nem a könyvtárak privilégiuma lesz. hogy ki tartja fenn. a referensz szolgáltatást. Amennyiben magán kézben van. Tudnunk kell.A könyvtár által nyújtott szolgáltatások minőségét és milyenségét. Az információs társadalomban az a szervezet marad meg .Megfelel-e ez a kívánalmaknak? 13 . A könyvtárak megmaradásának és fejlődésének záloga.) .Ismernünk kell: A pénzügyi forrás szétosztását. stb. hogy mikor kell változtatni a könyvtári szervezetben. a rendelkezésünkre álló pénzügyi lehetőségek maximális kihasználását. készségük. hogy az információt könyvtár vagy információs cég terjeszti-e. a közművelődési könyvtárak jövőképéről szóló konferencián 50 nagy közművelődési könyvtár igazgatójától azt kérte.A piac meghódítására tett kísérleteinket. hogy a könyvtáron belül is változtatni kell . . az információhoz való hozzájutás. A dokumentumokhoz való hozzáférés időtartamát. hogy mi a neve -. csupán az. 1994.A pénzügyi források hasznosítását.) A célzott könyvtárhasználók hány százaléka tényleges könyvtárhasználó? Mi a használók optimális száma? . hatni akarnak-e a változásokra. illetve magán kézbe kerül. az új dokumentum polcra és katalógusba kerülésének időtartamát. a felvázolt trendek megerősítenek abban. . attitűdjük van jelenleg? . cselekvő részesei akarnak-e lenni a változásoknak. • A dokumentumok jelentősége mellett fontosabbá válik az információ. További bontásban mi az optimális megoszlás. között. Ez egyben a privát szektor előretörését is jelenti. Nem az a fontos.

az ő osztályán.Megfelelő-e az épület belső berendezése és a technikai eszközök? .mi a probléma? .Kik használják jelenleg a könyvtárat? . hogy mit tart az elkövetkezendő öt évben a leglényegesebb megoldandó problémának a könyvtárban.milyen elemekre? . .mi kívánatos a megoldáshoz? A probléma feltárásának és megoldási javaslatainak formái: .Ezen belül milyenek a mi saját lehetőségeink? .Mire van igény és mire nem? .Mit szükséges változtatni a jövőben? A berendezéseket és elhelyezést illetően: . ahol sikerrel oldották meg a felmerült kérdést.mi szükséges a megoldáshoz? .A munkatársak egyéni munkájával.) A könyvtáron belül megoldandó bármilyen probléma esetében a következő probléma megoldási technikát ajánlatos alkalmazni: .A szolgáltatások kielégítik-e az igényeket? .Milyen szolgáltatásnak van konkurenciája? .Mikor kell újra cserélni a technikai berendezéseket? . megbeszélik az eltéréseket.Milyen a fluktuáció aránya? ..Önértékelő értekezlet. A látogatás után pontos választ kell adni a következő kérdésekre: . 1994.Mire van szükségünk a jövőben? A szolgáltatásokat illetően: . Kisebb csoportok látogatása olyan könyvtárakban. szakértője.Változnak-e majd a jelenlegi igények? (Corrall.mi gátolja a megoldást? . .Változnak-e a könyvtárhasználók szokásai? .Tapasztalatcsere formájában. a saját munkakörében.a probléma meghatározása .mi újat csinálnak? . Külső szakértő bevonása.Összehasonlító munkaleírás. s miután ő is leírta a saját véleményét. Ezt véleményezi a munkaterület szakfelügyelője (supervisor).mit csinálnak rosszabbul? . Minden nagyobb változtatás esetében érdemes külső szakértővel .a megoldáshoz szükséges elemek meghatározása . Minden munkatárs részletesen leírja az általa végzett munkafolyamatot. Minden munkatárs megfogalmazza. az előre meghatározott kritériumok alapján.Kikkel és milyen az együttműködés? A könyvtárhasználókat illetően: .további elemekre bontható-e? . Az értekezlet résztvevői értékelik a saját és a munkatársaik munkáját.mit csinálnak jobban? .alternatív megoldások számba vétele .a probléma analizálása .Kik a potenciális használók? .

jól bejáratott szolgáltatások.n. A két tényező lehetséges jellemzése: Környezeti lehetőségek: . fel kell készülni arra. A BCG mátrix Megmutatja.az objektivitás megőrzését. hogy milyen szolgáltatás iránt a legnagyobb a kereslet. . friss látószög kialakítását. "Sztár" szolgáltatás az. a könyvtár és a piac (használók) között. A "kérdőjeles szolgáltatások" azok. hogy milyen az összefüggés az intézmény. . amelyek iránt a kereslet nő. . hogy a mátrix alkalmazása a stratégiai elemzés egyik legismertebb módszere. u. a BCG mátrixszal vagy egy dinamikus.az újszerű.a belső konfliktusok feloldását.az elérhető nyereségszint . . azaz szolgáltatások. A harmadik szolgáltatási fajta a "fejőstehén". Segítségével meg tudjuk állapítani. 1994. hogy melyiket fejlessze. (ld. ami iránt a kereslet állandóan nő.a munkatársak munkájának javulását.) "A BCG mátrix két vizsgálati tényezőjét a McKinsey mátrix továbbiakkal egészítette ki. hogy a könyvtár helyzete megengedi-e a fejlesztést. "kérdőjeles". Segítségével a szolgáltatásokat a piaci keresletük és a könyvtári lehetőségek függvényében elemezhetjük. de a könyvtár lehetőségei nem biztosítottak mindegyik szolgáltatás fejlesztésére.az újfajta szemlélet meghonosodását. Vannak a "sztár".n.A piackutatás különböző módszereivel részletesen sorozatunk Marketing c.meggyőzi az intézményt a cselekvés szükségességérő. Ezek a módszerek azt vizsgálják.az előrevivő és a hátráltató tényezők megtalálását és meghatározását. ábra Cs. "fejőstehén" és "döglött kutya" termékek. a piacra vonatkozó kérdésekre statikus. 1994. hogy a tervezés előkészítése során feltett. portfolio módszerrel. u. Ide tartoznak azok a termékek. de a kereslet irántuk egyre csökken. füzete foglalkozik. .a piac nagysága . amelyekre kicsi a kereslet és a könyvtár is alig tudja már fenntartani. . Ezek a szolgáltatások a lehajló ágban vannak.a piaci növekedés üteme . hogy melyik szolgáltatásunknak mekkora a kereslete. p. Most csak arra hívjuk fel a figyelmet. . A "döglött kutya" szolgáltatások azok. és ábrázolja. A konzulens segíti: . McKinsey-GE portfolio mátrixszal és a 7 S alkalmazásával adhatunk választ.) (Csath. amelyeket a könyvtár régóta állít elő.a kereslet ciklikussága 15 . Ismertettük. és a könyvtár képes a további fejlesztésre. (Line. 69. és a könyvtár melyiket tudja fejleszteni.konzultálni. Ez a két vizsgálati szempont a környezeti lehetőségek és a versenyhelyzet.a munkatársi gárda motiválását. hogy megszűntetik őket hamarosan. Ebben az esetben a szolgáltatást be kell szűntetni. dönteni kell tehát. Manchester) . egyre kevésbé igénylik őket.

a költségek nagysága. és az adott könyvtárra. másrészt a könyvtár vezetőinek tervezési eszközei. és ők azok. kiket kell megnyernünk. A statisztikai adatok felölelik a könyvtári egységek.vagy bizonyos könyvtári terület átalakítása. A szabvány lehetővé teszi. hogy a költségnövekedés magasabb árakkal és termelékenységgel ellensúlyozható lesz. A statisztikai adatok egyrészt a könyvtár fenntartójának. . Egzakt érvrendszerrel támasztva alá ezzel a megvalósítandó terveinket.. hogy ne csupán egy-egy országon belül. az állomány. kulturális területre. Lakitelek) . . .) BCG mátrix stratégiai ajánlásai (Csath. Az adatok elemzése . . Ide sorolandók: . .) McKinsley-GE portfolio mátrix (Csath. Ugyanakkor például a demográfiai adatok elemzése egyegy ellátandó könyvtárhasználói réteg jelenlétére vagy hiányára hívja fel a figyelmet.a szolgáltatás minősége." (Csath. a könyvtárhasználók. akik társadalmi hozzáállásukkal.Az elemzési technikák lényeges része a statisztikai adatok gyűjtése és elemzése. és ők azok. .az intézmény helyzete. A statisztikai elemzések a könyvtárnak a könyvtári környezetben teljesítendő feladatait is meghatározhatják. Ők azok.a szervezeti rugalmasság mértéke. .a szakmai szövetségek. egy-egy szakterületen belül. A statisztikai adatok vonatkozhatnak az egész információs.) .a könyvtár környezetében élő emberek. .relatív jövedelmezőség (a főbb versenytársakhoz hasonlítva).munkaerőhelyzet.technológiai igényesség . . 1994. kikre számíthatunk.a vezetési színvonal. .a munkaerő színvonala.relatív piaci részesedés (a főbb versenytársakhoz hasonlítva). A stratégiai terv megfelelő előkészítésének eleme a külső környezet és a könyvtár belső adottságainak és lehetőségeinek számbavétele mellett a kockázatviselők körének meghatározása. Versenyhelyzet: . akikért a változtatást csináljuk. de nemzetközi szempontból is egybevethessük és összehasonlíthassuk az adatokat.a kulturális ágazatban tevékenykedők.a könyvtári dolgozók.az infláció ellensúlyozásának lehetősége (annak lehetősége. A statisztikai adatok gyűjtését az ISO szabályozza. . A kockázatviselők megismerése A terv előkészítő fázisának lényeges része a kockázatviselők (stakeholders) körének megállapítása. (Corrall. szolgáltató-helyek.fejlődési tendenciákat mutat és fejlesztési szükségszerűségeket.) .a technológia korszerűsége. Tudnunk kell. hogy kiket érint a könyvtár . helyzetükből következően hozzájárulhatnak a stratégiai terv végrehajtásának sikeréhez.a civil érdekcsoportok. 1994. 1994. 1994.amennyiben lehetőségünk van több év adatainak összevetésére . . akik végrehajtják. a könyvtári dolgozók és a költségek területét.

eredménytelenek a cselekvések. . hanem az éppen aktuális események irányítják.a vezetés stílusát a parancsolás jellemzi. hogy egy-egy ad hoc munkacsoport nézze friss szemmel a szervezetet. cselekvésre orientált csoportok szülessenek.a munkatársakat nem vonják be a könyvtár egészét érintő tevékenységekbe. A módszer alkalmas arra. hogy egy könyvtárban mit tekinthetünk gyenge pontoknak: .a feladatok kiadása több áttételen kerül csak a végrehajtó munkatárshoz. Manchester) Az eddig leírtak a stratégiai tervezés előkészítésének fázisait mutatják. A különböző munkacsoportok véleményei úgy alkotnak egészet.4. 3 SWOT analízis A stratégiai terv elkészítéséhez szükséges elemzések összefoglaló egysége a SWOT módszer.a vezetést nem a kitűzött célok. hogy a hierarchikus szervezeten belül sajátos. S = Strengths . . amelyekbe a könyvtári terület különböző egységeiből kerülnek a munkatársak. laza. nem az irányítás. jövőorientált elemzése. (Csath.nem használják ki az értekezletekben rejlő lehetőségeket. hogy a szervezetben elfoglalt szerepüknek megfelelően máshol látják a gyenge és máshol az erős pontokat.a vezetői testület uralja a munkatársakat.a felelősséget a vezetők nem ruházzák át a munkatársakra. .visszariadnak a nehézségektől.környezeti lehetőségek T = Threats . 17 .) A SWOT analízis első része: a SW. Azaz azoknak a külső és belső környezeti vizsgálatoknak a menetét. .környezeti veszélyek. .a külső kommunikáció szegényessége. (Donlon. .a forrásokat rosszul osztják el.a belső kommunikáció hiánya. . .erős pontok W = Weaknesses . míg a második része: az OT.sikertelenek. amelyet el kell végeznünk ahhoz.nem veszik figyelembe a könyvtár környezetét.) Néhány példa arra. . . csak a "benti" ügyekkel törődnek.gyenge pontok O = Opportunities . . A következő ábra szemlélteti helyét a stratégiai tervezésben. Így ugyanis bizonyos pontról indítjuk magát a tervet. 1992.minimális a könyvtár iránti elkötelezettség. .hiányoznak a szükséges képességek. . hogy pontosan tudjuk értékelni a jelenlegi helyzetet. . Lényege a közvetlen környezet és a belső helyzet átfogó.szegényes a munkatársak motivációja. Ezek a munkacsoportok. a könyvtár erősségeit és gyengeségeit tárja fel. .rossz a könyvtár outputja. 1994. a külső környezetet vizsgálja. . (Line. A SWOT analízis gondolkodási-elemzési rendszer. 1994.

d. mind a tervezés egész folyamatára . adminisztratív adottságok és lehetőségek számbavétele. • A könyvtár nyújtson jó szolgáltatásokat . • A könyvtár belső munkája.) Pénzügyi. Lehet. háttér funkciói legyenek gazdaságosak és hatékonyak. Schonberg .M. A stratégiai terv tartalma: a.) A célok.. C.) Környezeti tényezők.) Az átfogó cél meghatározása "A Copenhagen Business School intézményi könyvtáraként az a feladatunk. stratégiák és cselekvések számbavétele A stratégiai és az elérendő célok pl.) Főbb irányvonalak meghatározása Az elérendő célok érdekében a részcélok meghatározása: • tervszerű marketing tevékenység • az olvasókkal való kommunikáció menedzselése • az általános és a könyvtár saját gyűjteményein alapuló szolgáltatások fejlesztése. annak megfelelően. hogy mind a munkatársak. c. A technikai. Line: A strategic plan. hatások bemutatása Folyamatos adat és információgyűjtés a tényleges és a potenciális használókról.. e. Hiba.mind a tervezés előkészítésére. az anyagi és az emberi erőforrások egybehangolása. A könyvszektor feltérképezése. mind a hallgatók számára könnyű és gyors hozzáférést biztosítsunk a kutató és oktató munkájukhoz és általános fejlődésükhöz szükséges valamennyi információhoz. a társintézmények számbavétele és hatásuk elemzése. C. stb. (M. stb. A stratégiai terv készítéséhez . hogy ebben az esetben igen gyorsan elkészül a terv. az OPAC-nak kialakítása • az összes releváns külső információs rendszerhez való hozzáférés az Interneten keresztül • a források optimális használata érdekében a gyűjtemények. • A könyvtár munkájának középpontjában a használók szükségletei álljanak. B. ha a tervet a vezetőség készíti el. de egyrészt nem lesznek benne az adott munkát végzők közvetlen tapasztalatai. A stratégiai terv készítése A stratégiai tervezés folyamatának "kulcsfontosságú" része magának a stratégiai tervnek az elkészítése. a használóbarát szolgáltatások kialakítása • az információkeresés egyszerű formájának.5. hogy a tervnek mi a színtere.munkacsoportot kell létrehozni.) b." (M. gazdasági megjegyzések. Éves pénzügyi terv készítése a meglévő pénzügyi forrásokra támaszkodva. • A könyvtár optimalizálja forrásainak felhasználását. másrészt elmarad a stratégiai terv készítésének legnagyobb haszna: a munkatársak motiválása. .

teljesítménymutatók .Schonberg . A stratégiai terv célja ugyanis mindig .m.) Kiegészítő elemek: . Lakitelek) A stratégiai terv készítésébe ajánlatos a könyvtárhasználókat is bevonni. 1994. Line: i.M.összegzés vagy összefoglaló .az igazgató előszava .a szakkifejezések magyarázata.statisztikai mellékletek . (Line. Ugyanakkor a terv végső formába öntését mindig egy ember végezze.a könyvtárhasználók jobb ellátása. hogy egységes legyen a terv. fogalom-meghatározások.valamilyen formában. 19 . valamilyen szinten .az elért eredmények áttekintése . B.

. ha. 1994. Aslib.? PÉNZÜGYI FORRÁSOK Mennyi? Mikor? MŰKÖDÉSI TERVEK Célok & Feladatok Havonta * A stratégiai tervezés hét fontos eleme CORRALL.. . S.Strategic Planning for Library and Information Services.A stratégiától a cselekvésig Merre tartunk? CÉLOK Hogyan tudunk eljutni? STRATÉGIAI LEHETŐSÉGEK Melyik úton? KRITÉRIUMIK Ezen az úton VÁLASZTÁS A 7 S* SZÁMBAVÉTELE VÉLETLENEK Változtatások Alternatívák Még mi? TÁMOGATÓ STRATÉGIÁK CSELEKVÉSI TERVEK Célok & Feladatok Évenként Ellenőrzés Értékelés Áttekintés Mi történik akkor.

Manchester) A cselekvési terv elkészítése során három igen fontos elemre kell felhívni a terv készítőinek figyelmét.költségvetés.mi történik.a felelősök neve .) • a cselekvési terv évente készül. stb. másrészt megkapják hozzá a vezetőség támogatását. Az első a tevékenységért felelős személyek kiválasztása. határidő: június • az összeállított címjegyzék felülvizsgálata határidő: július • a lemondandó címek határidő: augusztus • az elmúlt év könyvtárközi kölcsönzése idevonatkozó adatainak vizsgálata határidő: február • a megvásárolandó címek kiválasztása határidő: március • az új címek megrendelése határidő: augusztus (Line. akik egyrészt magukénak vallják a tevékenységgel elérendő célt. a munkatársak képzése.6. számításokon alapuló határidők megjelölése. stb. részei: . az elhelyezés-felszerelés korszerűsítése. • kijelölni a folyóiratokat. Csak azokra bízható egy-egy tevékenység végrehajtása. a második a pénzügyi feltételek pontos meghatározása és feltárása. határidő: március • adatok gyűjtése a használatukról. 1994. 21 .a tervek és környezet értékelése.feladatok . Példa a cselekvési tervre: "Folyóirat szerzeményezés Cél: • áttekinteni a társadalomtudomány területéről igényelt folyóiratokat. amelyeket esetleg lemondunk. támogató stratégiák kialakítása (pl.a célok .havonta készítendő operációs (működési) terv . teljesítménymutatók alkalmazása. az árukról. áttekintés és esetleges értékelés. pénzügyi előrevetítés .határidők . azaz a felelősség rájuk ruházását. ha? • kiegészítő. a harmadik a reális. A stratégiai tervből cselekvési terv A cselekvési terv: • a stratégiák közötti választással indul • a következmény tervezése .

Az értékeléshez olyan mutatókat kell használnunk (ld. amelyekre a megvalósításhoz szükség van? • segíti-e a kitűzött célok elérését? • a tervezett időhatárok. hogy honnan teremtünk az adott feladatra pénzt.A pénzügyi feltételek reális meghatározása az alapja a terv teljesíthetőségének. Ezek: • a stratégiai bele simul-e a szervezet megvalósítandó céljaiba.) Ugyanakkor van néhány olyan kritérium. jobbítsuk és pontosítsuk a tervünket és így az eredményeinket is. amelynek szem előtt tartásával érzékelhető a stratégiai terv. Lakitelek) A terv értékelésének legfontosabb része. A stratégiai terv értékelése Alapvetően megállapíthatjuk. A források hasznosításának mutatói . célokat. sztrájk.Gazdaságosság . amennyi megvalósul belőle. részletesen a 9. és mindenkit bevon-e a tervkészítésbe. mint a terv elkészítése. stb. Ugyanis csak a folyamatos ellenőrzés és értékelés teszi lehetővé. hogy ténylegesen rendelkezésünkre áll-e majd az igényelt pénzforrás. de nagyon is életszerű lehetőségekkel . 1994. fejezet esettanulmányát). illetve alternatívákkal kell rendelkeznünk arra az esetre. ha a pénz nagysága még nincs meghatározva. megfelelőek-e és • van-e valamilyen potenciális konfliktus-veszély. a szolgáltatás minőségét. vagy veszélyeztető tényező? • vannak-e kockázati tényezők és érzékeny pontok a tervben? (Line. Ezt szolgálja a végiggondolt határidők megjelölése is. Tudni kell. A terv értékelése éppen olyan fontos. akkor a határidő reális és betartható lesz. akit érint? • figyelembe veszi-e a külső változásokat és tényezőket? • megvannak-e azok a pénzügyi. stb. hanem a jelen reális és szükséges lépése. és az intézmény addigi értékeibe? • valóban átfogó-e.A piac meghódítása (penetráció) .Termelékenység Ezeknek a területeknek vannak kidolgozott mutatói is: b. hogy "minden stratégiai terv annyit ér. 1994. eredményekkel. betarthatóak-e? időintervallumok reálisak. a megvalósult folyamatokkal. emberi és fizikai erőforrások. 7. kulcsfontosságú területeket. teljesíthetők-e. A források elosztása (allokációja) .betegség. A stratégiai terv értékelésénél a gyakorlat a következő területeket veszi számba: a. hogy a terv elkészítéséhez szükséges feltételek valóban rendelkezésünkre állnak-e? A cselekvési terv nem vízió. hogy addig nem készíthető reális cselekvési terv. Amennyiben a határidők esetében számolunk a váratlan. mind gazdaságosságát és hatékonyságát pontosan megmutatják. míg nem tudjuk. hogy folyamatosan alakítsuk. hogy összevessük a tervben megfogalmazott alapfeladatot. -." (Csath.A minőség . nem jövőkép.A források hasznosítása . amelyek mind. Le kell szögeznünk.

A költségeket néha nagyon nehéz mérni. hogy a kölcsönzési adatokat összevetjük a gépi katalógus rekordjaival . . Gazdaságossági mutatók .esetleg egy szűkebb mintán -. mert be kell iratkozniuk. Ezt a könyvek esetében úgy lehet megtenni. elég egyszerűen megkérdezni. amit kerestek. túl nehéznek találták a használatát. mint pl. ez legjobban egy ellenőrzött kísérlet keretében deríthető ki. ezért nemigen számítják ki. és tudnak-e bizonytalanság esetén is keresni (pl. . A könyvtárközi hozzáférést közvetlenül mérhetjük egy számítógépes rendszerrel vagy a használóktól való visszavételkor. d. és megállapítani az állomány mely részét nem használják. Sok könyvtárban egyes rezsitételek..A használók mintavételes felmérése. különösen abban az esetben. hogy a katalógusban volt a hiba. hogy a szerző nevét Thomsonnak vagy Thompsonnak írják. . ha a forrásokat nem használják. A könyvtárakban gyakori a helyhiány. A számítógépes nyilvántartások és a teljes potenciális közösség nyilvántartásának összevetésével kell megállapítani. A könyvtárhasználat más fajtáit csak mintavételes vizsgálatokkal tanulmányozhatjuk.A minőségellenőrző vizsgálatok és mintavételes felmérések. lehetőleg használói kategóriánként (személyzet. Ha kétséges. Ennek ellenére ezek tényleges kiadások. A legnagyobb gondot a személyzet munkaidőfelhasználásának rögzítése és eloszlása okozza. . Minőségi mutatók . Ez a felmérési típus szolgál azután az állomány kielégítő voltának mérésére. hogy szükség van-e a nyitvatartási idő meghosszabbítására. és bonyolult a rezsiköltség kiszámítása. kutatók.Minden könyvtárnak rendelkeznie kell egy nyilvántartással beiratkozott külső használóiról.). könnyen kiszámíthatók az átlagos használati mennyiségek. A piac meghódításának (penetráció) mutatói .ahogy ez általában szokásos . amit kerestek. egyáltalán nem a könyvtár költségvetéséből származnak.A helybeli hozzáférést és ellátást felmérésekkel vagy a használókkal végzett gyakorlati kísérletekkel lehet mérni. szakterület vagy cím alapján. hogy mennyire tudják a használók megtalálni. Ennél fogva hasznos felbecsülni.A könyvtárakat használó célközösség tagjainak a száma egyes helyeken ismert. hallgatók stb. az elhelyezés. ha egyáltalán használni akarják a könyvtárat (bár a beiratkozás nem jelent feltétlenül használatot). Ezután azt kell megállapítani . a feldolgozás stb. forgalmazáskor vagy érkezéskor használt dátumbélyegzéssel.A könyvtár használóinak száma a nyitvatartási időben. vagy a tétel nem volt bent a könyvtárban. amit akarnak.többféle tevékenységben vesznek részt. .Ha már ismertek a célközösség összesített használati mutatói. ha nem találták meg. milyen mértékben használták a kölcsönzést vagy fénymásolást a közösség tagjai. c. . milyen mértékben használják az állományt. mi volt a gond.Egyszerű eljárásokkal mérhető.A tételek hozzáférhetősége a használók számára. e.A minőség ellenőrzését a polcrend. mit keresnek a könyvtárban és megtalálták-e. ha az összesített értékeket elosztják a használók számával. 23 .Pazarlás. Előfordulhat. szúrópróba-szerű ellenőrzésével lehet megoldani. szerző. . ha a munkatársai .

Az értékelés havi és éves teljesítménymérés. Az értékelés megjelenik az éves munka. a termelékenység jó indikátorai. hogy ellentéteket szüljenek a személyzet tagjai között.B.A személyzet termelékenysége összefügg a gazdaságossággal. és az országos könyvtári rendszerbe illeszkedve szolgáltatásainkat valamennyi érdeklődő külső kölcsönző és a magán szektor rendelkezésére bocsájtjuk. valamint a hallgatók gépterméből és munkaállomásairól. és e gyűjteményt fejleszti. minden évben a könyvtári bizottság elé terjesztik az esetleges változtatás vagy felülvizsgálat érdekében. időszaki kiadvány és más adathordozó (pl. mind a hallgatók számára könnyű és gyors hozzáférést biztosítsunk a kutató és oktató munkájukhoz és általános fejlődésükhöz szükséges valamennyi publikus információhoz. és ellenőrizzük. Az általános output-mértékek. idő. A termelékenység mutatói .1994 I. (M. mert ezek csak arra jók. és .kétévente . hogy a stratégiai terv részcéljait sikerült-e megvalósítani.általános olvasói felmérések és a kiválasztott szolgáltatásokra irányuló speciális vizsgálatok alapján történik. Használó-barát on-line elérést létesít és biztosít a könyvtár saját on-line és CD-ROM rendszeréhez és más jelentős hazai és külföldi elektronikus információs rendszerekhez a személyzet munkahelyeiről. a stratégiai terv egyes pontjaira vonatkozó megjegyzéseket és adatokat tartalmazó munkatervvel egyetemben. Adminisztratív segítséget és szakmai tanácsokat és útmutatást ad e rendszerek használatához.Maurice B. Nem munka-. ha a teljes munkaerő-ráfordításhoz vagy költségekhez viszonyítják őket. Esettanulmány a stratégiai terv készítéséről Michael Cotta Schonberg . nyilvános könyvtári feladatokat is vállalnunk kell. amelyet a bővebb éves jelentéssel együtt a könyvtári bizottság elé terjesztenek. A könyvtár stratégiai tervét. hogy mind a munkatársak. A könyvtár szerzeményezése fedi a CBS szakterületeit. hogy az iskola oktatói és hallgatói gárdájának nyújtott szolgáltatásaink ne csorbuljanak e külső kölcsönzők iránti kötelezettségeink következtében.M. 2. Schonberg . hogy a CBS Könyvtáraként működünk. például a megválaszolt kérdések. A könyvtár munkáját úgy kell összehangolni. Minden esztendőben értékeljük a könyvtár munkáját is. . az elkészített katalógustételek száma. CD-ROM) gyűjteményt tart fenn helyben. különös tekintettel az üzleti gazdaságtanra és nyelvre. Line: A Coppenhagen Bussiness School könyvtárának stratégiai terve -.és mozdulatvizsgálatokkal kell mérni.és értékelő beszámolóban. Az 1994-1996-os időszakban a könyvtár egyik fontos feladata lesz a CBS frederksbergi épületének tervezése. Könyv. Azon túl. A hallgatóknak itt integrált szolgáltatási funkciókat és a Nyelvi Kar tanszéki könyvtárával optimális interakciót kell biztosítani. A könyvtár: 1.f. Line: A felsőoktatási könyvtárak értékeléséről) 8. A könyvtár átfogó célja A Copenhagen Business School intézményi könyvtáraként az a feladatunk.C. és valójában csökkenthetik a termelékenységet.

1.2 állandó üzenetgyűjtő papírtölcsér. adott gyors. Források az anyagi források (gyűjtemények. 3.2 éves áttekintés a piaci penetrációról a CBS munkatársai és hallgatói körében. 1.1 sajátos feladatkör létesítése: a Kapcsolattartó Könyvtáros. 25 .1 folyamatos adatgyűjtés a használói csoportokról. Azaz szervezzék ezeket úgy. 1. 1. valamint a jó fizikai és pszichológiai munka-környezetnek. A könyvtár munkájának középpontjában a használók szükségletei álljanak. A személyzettel kapcsolatban a feladat-átruházás a fontos. III. A könyvtár nyújtson jó szolgáltatásokat. A középpontban a használók és szükségleteik állnak.5 A könyvtár tervszerű marketing tevékenysége az elsődleges felhasználók csoportjaiban. felelős és barátságos visszacsatolással.2 folyamatos a kapcsolattartás a CBS munkatársaival és látogatások különböző intézményekbe. Ez magában foglalja a) az elsődleges (CBS hallgató) és másodlagos (külső kölcsönzők) használók és szükségleteik ismeretét. A könyvtár optimalizálja forrásainak felhasználását.3 a hírlevél terjesztése. hogy elkerüljék az időveszteséget és támogassák a szolgáltatási funkciókat. számítógépes rendszerek) és az emberi erőforrások optimális használatán a forrásoknak az olvasók előnyére történő elosztását és hasznosítását értjük. Vagyis gyors és magas színvonalú szolgáltatásokat.elérendő célok A könyvtár stratégiai céljai a következők: 1.5.5. 1. 1.3 időközi kérdőíves és interjús felmérés a használói igények fel-térképezésére. háttér funkciói legyenek gazdaságosak és hatékonyak. b) a könyvtár szolgáltatásainak folyamatos alakítását a használók igényeinek megfelelően. amelyek szerepelnek az éves munkatervben. 1. "Kraemmerhuset". A könyvtár belső munkája. Éves jelentés a kapcsolattartó személy által végzett munkáról.3 kapcsolattartás a CBS hallgatóival használói bizottságok révén. 1. Az elérendő célok részletezése A négy stratégiai cél több állandó részcélból és sajátos fejlesztési projektből tevődik össze. és c) a használókkal folyó kétirányú kommunikációt. ötletgyűjtő dobozokkal és az olvasók javaslataira.4.4.4 kapcsolattartás a közvetlen használókkal. épületek.1 a könyvtárat bemutató anyagok terjesztése a CBS új oktatói és hallgatói között.4. 1. 4. amelyek eszközei: 1. a személyzet elégedettségének. Stratégiai célok .4.5.II. amelyek eszközei: 1. Nagy jelentősége van a továbbképzés lehetőségének. MBA) kapcsolattartó személy kinevezése. tanulási (tanszékvezetők) és speciális oktatási programokban (pl.5 az egyes intézményekben.4. panaszaira. 1.4 Az olvasókkal való kommunikáció menedzselése. stb. 2. 1. 1.

9.9. 2. A könyvtárhasználatnak és az információkeresésnek az oktatása az elsődleges használói csoportok számára.7. 2. és a terminálok megfelelő számánál nyomtató berendezéseket helyez el. 2. 2. 2. Általános szolgáltatások 2. Egyszerű hozzáférés a könyvtár CD-ROM választékához nyomtatóval és letöltési lehetőséggel összekapcsolt munkaállomásokkal. 2. amelybe valamennyi. 2. 2. A letöltésre módot nyújtó személyi számítógépeket is megfelelő számban kell rendelkezésre bocsátani. 2. személyre szabott használói szolgáltatásokat biztosítsanak. 2. Barátságos. Szolgáltatás A. .2 az olvasók gyors.9. 2.1 teljesen fedi a könyvtár állományát és szelektíven a könyvek. 2.7.2 kereső eszközöket biztosít mind a bibliográfiai adatokhoz. Az egyszerű keresés lehetőségének megteremtése használó-barát OPAC formájában. A kölcsönzők igényeinek megfelelő nyitvatartási idő. kölcsönzés. mind a tartalmi kereséshez (ETO és dán kulcsszavak).1. 2. amely: 2. fogadás.3 használói interfésszel és segítő rendszerrel az olvasók számára egyszerűvé teszi a rendszer hatékony igénybevételét.4.4 a teljes állományra kiterjedő.3. kölcsönzési adminisztráció és telefonos szolgáltatások). amikor az előjegyzett dokumentum hozzáférhetővé válik.6. katalógusainak és információs anyagainak a használatáról. Írásos dokumentáció a könyvtár szolgáltatásainak. gyűjteményeinek.4 megfelelő számú terminállal és kereső állomással (személyi számítógép) biztosítja a késedelem elkerülését. időszaki kiadványok és újságok részdokumentumait. 2.9.9. az olvasók által használható dokumentum beletartozik. Külön tájékoztató pult a könyvtár nyitvatartási idejében azzal a céllal. amelyek a két kart szolgálják.3 on-line előjegyzési rendszer. torlódásmentes kiszolgálása a kölcsönző pultnál.5 a kölcsönzők azonnali tájékoztatása.6 közvetlen.5 az elsődleges használók számára közvetlenül munkahelyükről vagy otthonukból biztosítja a keresés lehetőségét.9.5. Egy jól működő on-line kölcsönzési rendszer.7. a használók által működtetett on-line rendelés különleges felhasználói csoportok számára.8. on-line használói hozzáférés a saját kölcsönzési státusz nyilvántartásához. B. nyílt és minőségi szolgáltatás a használók számára valamennyi szolgáltatási ponton (tájékoztatás. A könyvtár saját gyűjteményein alapuló szolgáltatások a) Információkeresés 2. b) Kölcsönzés 2.1 az új kölcsönzők egyszerű nyilvántartásba vétele. Két részleg fenntartása.9.7.7.2. hogy gyors. 2.2. 2.7.

A dokumentumokhoz való hozzáférés szisztematikus reklámozása.17.2. 2. Jól működő és ésszerű fénymásolási lehetőségek.10. 2.15. elsősorban az Interneten keresztül. ha a dokumentumra van más kölcsönzői előjegyzés.10.14. 2.15. d) Dokumentációs szolgálat 2.19. c) Az olvasóterem használata 2. Térítéses információs szolgáltatás (HB-INFO) fenntartása az ipar és más érdeklődők számára.4 Megértő. CBS gopher kifejlesztése és fenntartása. de határozott szankciókkal kell súlytani az olyan olvasókat akik nem tartják be a kölcsönzési szabályokat. 2. könyvek esetében négy hetes rendelkezésre bocsátási idővel. Az előjegyzett dokumentum rendelkezésre bocsátásáig eltelt idő nem lehet több mint három hét. a maximális évi veszteség a teljes állomány 0.10. ha nem képesek. Az olvasói munkahelyek megfelelő száma.13. Új időszaki kiadványok körözése a CBS munkatársai között.10. amely egyszerűsíti az összes releváns külső on-line információs rendszerhez való hozzáférést.10.7 Az aktuálisan nagy érdeklődésre számot tartó. 2. bár az elsődleges használók esetében csak akkor.3 A szemeszterhez szükséges dokumentumokat külön polcokra kell kiemelni.2 speciális témák irodalmáról rendszeresen kiadott tájékoztatókkal 2. e) Információ az irodalomról 2. 2.12. Ennek elérése érdekében: 2. 2. Gyors.8 Az állományt védeni kell a lopástól. 2. 2.5 Korlátozni kell más könyvtárak előjegyzési lehetőségeit. Jó belső klíma.15.6 Az időszaki kiadványokat minimális mértékben kell köttetni. világítás és alapterület.2 A nagyon keresett dokumentumokat rövidebb időre kell kölcsönözni.10. valamennyi jelentős belső és külső információs forrás és csatorna felhasználásával. minimális várakozási idővel. 27 . A kölcsönzők tájékoztatása az új irodalomról 2. Lehetőség az elsődleges használók és a közkönyvtárak segítésére dokumentációs feladataik végrehajtásában.15.10.16.10.3 a könyvtárba beérkezett új könyvek kiállításával. segítséggel.1 A nagyon keresett dokumentumokat több példányban kell tartani. 2. megfelelő hőmérséklet.18. maguk megoldani a feladatot. 2. hatékony kölcsönzés külső forrásokból minimálisan 95 %-os teljesítési aránnyal és időszaki kiadványok esetében maximálisan három hetes.11. 2. szellőzés. csak helyben használható időszaki kiadványokat duplikálni kell. Külső rendszereken és ellátókon alapuló szolgáltatások 2.5 %-a lehet.1 szakrendes tájékoztató rendszeres közreadásával a könyvtár új beszerzéseiről. 2.10. és az olvasói előjegyzések átlagosan legalább 95 %-ának teljesítése. C.

Elégséges és megfelelően felkészült személyzet a külső és belső szolgáltatási pontokon. Az iskola kutatási és oktatási igényeire összpontosító gyarapítási politika. A visszahozott vagy a könyvtárban használt valamennyi könyv visszaosztása a polcokra legkésőbb következő reggel. 4.6. 3. 4.3. 3.2 20 feletti használó arányt biztosít (a kölcsönzött egységek száma összesen / a beszerzett egységek száma). Gördülékeny és gyors belső eljárások az új könyvek számára.4.3. maximálisan átlagban kéthetes feldolgozási idővel (a könyvtárba való érkezéstől a szabadpolcon való elhelyezésig). Apasztási politika.8.1 A (már megjelent) külföldi könyveket egy hónapon belül. az éves gyarapítási keret mind a teljes. mind az időszaki kiadványok számára. 3. a könyvtár nyitására. a köttetés és könyvtárközi kölcsönzés számára. 3. Olcsó.1 költségvetési előirányzatot biztosít a gyarapítás (könyvek és időszaki kiadványok). legyen egynél magasabb az éves használati arányuk (összes kölcsönzött egység/összes állományegység).9. gyors és hatékony köttetés mind a könyvek.2. A dokumentumok (és részeik) pontos katalogizálása 1 %-nál nem nagyobb hibaszázalékkal.1. és a könyv és időszaki kiadvány beszerzési keretet a használat (használói csoportok és szakterületek) szerint. A források optimális használata A) Gyűjtemények 4. 3.3. 3.10.5. Gyors és hatékony könyvkötők alkalmazása átlagban két hétnél nem hosszabb kötészeti határidővel. illetve más megfontolások szerint osztja fel. 4. 3. 4.2. és a . A dokumentumok helyes polcrendjének rendszeres ellenőrzése 1 %-nál nem nagyobb hibaszázalékkal a szakcsoportos. Gyors belső szerelő. A más könyvtáraktól érkező könyvtárközi kölcsönzési kérések átlagos feldolgozási ideje nem hosszabb két napnál. Rugalmas kölcsönzési adminisztráció. A dokumentumok (és részeik) hozzáértő osztályozása és indexelése.7.3.2. 3. 3. amely biztosítja. 3. javító és színkódoló eljárások fenntartása. 3.1 A gyűjtemény évi 3-4 %-os (a selejtezett dokumentumokat beleértve). amelyek az iskola kutatói. Egyszerű rendelési és gyarapítási rendszer fenntartása. amely 4. mind a szakterületi gyarapítás szempontjából módszertanilag is megfelelő és teljes hasznosításával.11. 4. és! %-nál nem nagyobb hibaszázalékkal a szerző/cím szerinti besorolásnál. 3.2.1. a dán könyveket legfeljebb két héten belül kell rendelkezésre bocsátani. oktatói számára relevánsak.2. A dokumentum-gyűjteményeknek. A dokumentumok legfeljebb 5 %-ának lehet ennél hosszabb a feldolgozási ideje. és az iskola ne használja az idejüket múlt dokumentumok tárolására. Átlagos rendelkezésre bocsátási idő (hétvégéket és ünnepnapokat is beszámítva) az állományban meglévő könyvek esetében és az IIL számára kért cikkek fénymásolása esetében maximálisan két nap (A BPO szállítás három napot enged meg). hogy a gyűjtemények minimális "bolt anyagot" tartalmazzanak.13.12. 3. Hatékony és gazdaságos belső funkciók 3.

amelyekre minden munkatárssal évente kerül sor. 4. D) Menedzsment és adminisztráció stb. B) Egyéb anyagi források 4. A személyzet folyamatos továbbképzése átlagosan. nyitott és dinamikus vezetés. 4. a leterheltség évszakonkénti változásait.19.12. Az éves stratégiai folyamat alkalmazása. 4. 4.15.és összdolgozói értekezletek tartása. Alacsony (nyilvántartott) kölcsönzésenkénti összköltség . A szolgáltatások és eljárások olyan megszervezése.9. foglalkozó munkabizottság ad-hoc értekezleteivel. a gyarapítás.17.11.5 %-át teszi ki.1 használó-barát polcrendszerrel. 4. 4.4. Munkaköri leírások készítése minden munkatárs részére.jelenleg nem több mint 75 dán korona.8.6. 4. Rendszeres osztály. A távollétet. valamint az iskola más rendszereihez és a külvilághoz futó elektronikus kommunikáció fenntartása és fejlesztése. amely figyelembe veszi a munkamennyiség. A belső kommunikáció megfelelő formáinak fenntartása. Egyes munkatársak osztályközi bizottságokba és munkacsoportokba való felvétele. 4. munkatársanként évi 5 tanulmányi célú szabadnap biztosításával és helyi továbbképzési és utazási előirányzattal. 4. 4. 29 . 4. 4.2 egyszerű és világos jelzésekkel. Jó munkakörnyezet fenntartása a könyvtár biztonsági bizottsága révén és a személyzeti kapcsolatokkal stb. Megfelelő fizikai körülmények. ha lehetséges. Nyíltan tevékenykedő. le kell dolgozni. ami biztosítja. 4.21.22. A könyvtár számítógépes. A könyvtár gyűjteményeinek könnyű elérése 4.23. a számítógépes berendezések és egyéb folyó kiadások között a könyvtár szolgáltatási funkcióinak lehető legnagyobb mértékű szem előtt tartásával. CD-ROM rendszerének és helyi hálózatának.5. Megfelelő lehetőségek a távollétre. A termelékenység magas szinten tartása. 4. 4.gyarapításhoz viszonyítva 30-40 %-os apasztása.10.14.16. Az éves "személyzet-gondozási" alap fenntartása. Eljárások kidolgozása az egyéni konzultációkra. A források elosztása a bér.13.4.18.4. 4. 4. elmenetelre. 4. amely a teljes költségvetésnek legalább 0. hogy a személyzet egyes tagjai ne töltsenek egy munkakörben vagy osztályon 5-7 évnél többet egyhuzamban.7. 4. A munkakör váltás (rotáció) folytatása.20. C) Emberi erőforrások 4. Hatékony technikai-adminisztratív támogatás a könyvtár vezetéséhez.

Az értékelés.az állomány. a szakterületek.) minőségéről kialakult benyomások. A könyvtár állományának maximális közrebocsátása (szerzőn. A használat mértéke a különböző használói csoportokban. 2. A többi követelménnyel összhangban a tevékenységek költség-kihatásának minimalizálása. 3. a beszerzés. elhelyezés) maximális kihasználása.9. valamint az összeköttetés és a beszerzés között. Az állománygyarapításra rendelkezésre álló alapok optimális elosztása . 2. A piac meghódítása (penetráció) 1. Line 1992-ben végzett közös munkáját tekinti ennek egyik legpontosabb. 2. a személyzet. Egy felsőoktatási könyvtár teljesítményének leginkább érvényes mutatója az. Gyakorlatiasabban: egy felsőoktatási könyvtár fő célja. A fentiekben a "maximális" kifejezés értelme: a gazdasági tényezőkkel összhangban elérhető. C. A szolgáltatás maximális pontossága. hogyan használják a ténylegesen a könyvtárnak juttatott forrásokat a . 2. időszaki kiadványok stb.). A könyvtárat használó potenciális közönség maximális része. Termelékenység 1. A kurrens irodalom optimális rendelkezésre bocsátása. a különböző időszaki kiadványok. E. 3. A szakirodalom Michael Cotta Schonberg és Maurice B. legsikeresebb esettanulmányának. A használók legteljesebb kielégítése a kért egységek hozzáférhetőségének biztosításával. 6. mennyire lehet egy könyvtár elméletileg költséghatékony. 7. A külső felhasználók optimális száma. Az oktató és tanuló közösség igényeinek megfelelő költségvetés. lehető legjobb. Az új dokumentumok érkeztetése esetében minimális rendelkezésre bocsátási idő. illetve a más könyvtáraktól való megszerzés között. Gazdaságosság 1. milyen mértékben segíti hozzá használóit a tanítás és kutatás terén kitűzött céljaik eléréséhez. a hatékonyság és a költségek általában kölcsönösen meghatározzák egymást. A személyzet outputja. 3. B. 2. a következők: A. F. stb. D.. Az újonnan érkezett dokumentumok esetében minimális feldolgozási idő. 5. A használó időráfordításának és (mind az állományból. hanem az. ebből következően a választ váró kérdések. A források elosztása (allokációja) 1. témán keresztül stb. között.Maurice B. Line: A felsőoktatási könyvtárak értékelése: különös tekintettel a Koppenhágai Business School Könyvtárára (részletek). a felkészülés fázisait egy konkrét példán keresztül kívánom bemutatni. Az elérés és a használat maximális egyszerűsége. 4. A tájékoztatás és információs kérdések optimális kielégítése. Optimális nyitvatartási idő. A gyakorlati kérdés mindenesetre gyakran nem az. A tőke (állomány. a berendezések. mind a más könyvtárból kért anyag esetében) a szolgáltatás biztosításához szükséges időnek a minimalizálása. összeegyeztetve az állomány használható állapotban tartásával. A források hasznosítása 1. címen. 3. Esettanulmány egy könyvtár értékeléséről Michael Cotta Schonberg . A személyes szolgáltatások (a használó-központúság stb. 4. Minőség 1. Az összes forrás optimális eloszlása .a könyvek.

Elkerülhetetlenül számolni kell a használat mértékével.5 font kiadást jelentene. ez használati alkalmanként 1. Ha kiderülne például.8 font lenne. és a címeket használat/költség rangsorba rendezni. néhány teljesítmény-mutató rávilágíthat. A2 Nagyon keveset dolgoztak a gyarapításban használható teljesítmény-mutatókon. A fenti célokhoz egyenként rendelt súlyérték könyvtárról könyvtárra bizonyos mértékben eltérőek. amit azután nem használtak. vagy a politikatudomány terén alakítsanak ki helyesebb elosztást. Nem szabad továbbá megfeledkezni arról sem. Ha ezt leszögezzük. hogy egy évben 3000 fontot költöttek közgazdasági könyvekre és 2000 esetben használták ezeket. de jó mutatókhoz el lehet jutni. A tisztán kvalitatív mutatók önmagukban nem megfelelőek. ha azonos számú időszaki kiadvány cikket más könyvtárakból szereznének be. Az előfizetés fenntartására vagy megszűntetésére vonatkozó döntést erre az információra alapozhatnánk. hogy a könyvtár az intézményben elfogadott szerepét megfelelően teljesítse. A következő.leghatékonyabban. hogy a szükséges tevékenységek végrehajtásához mi szükséges. A politológiában esetleg 2000 fontos kiadásra 2500 használat esne. Az adatok a maguk helyén pontosak lehetnek. tárolás) viszonyítani. Hasonló eljárás követhető a könyvek esetében. mert a jó bibliográfiai szolgáltatásokkal rendelkező és a könyvtárközi 31 . de rendszerint mintákon vagy becsléseken alapulnak. A források hasznosítása. hogy a rendelkezésre álló forrásokat a lehető legjobban hasznosítja. Itt a fenti struktúra. feldolgozás. beállítódások . részletes tárgyalásban az ismétlések elkerülése és az egyértelműség érdekében a fenti struktúrában szereplő kódokat használjuk. sőt néha. hogy valamennyi releváns az összes felsőoktatási könyvtárban. amikor politikai jellegű vagy fenntartói döntésekről van szó. A MUTATÓK TÍPUSAI A mutatókat különféleképpen osztályozhatjuk. amit az jelentene. mert számos időszaki kiadvány érint több tudományterületet). Ez ismét azt sugallaná. Így kiderülhet. hogy a forrásokat a gazdaságtanról a politológiára csoportosítsák azt. amikor is a használatonkénti költség 0. és ezeket az adatokat kell a kiadásokban összevetni. Ez pedig a mérés értékes mellékterméke lehet. A piac meghódítása és a Termelékenység adja az osztályozás alapját. hogy a közgazdaságtanról a politika tudomány irányába kellene eltolni a pénz elosztásának arányait. Az irodalomban az adatgyűjtés e módjához a legközelebb Milne és Tiffany (1991) megközelítése áll. Ez utóbbihoz adatokra van szükség. míg a politológus hallgatók csak 60 %-os eséllyel. hogy ahhoz. pedig ez mennyiségi szempontból és jelentőségét tekintve is a kiadások egyik legfontosabb része. sokkal inkább annak becslését segíti. amikor a könyvek beszerzésére fordított összeget viszonyítják minden szakterületen a használatukhoz. A más könyvtárakból kért dokumentumok száma nem jó mutatója a helyi állomány megfelelőségének. a King Research (1990) osztályozása a legalaposabb. és látszólagos pontosságuk megtévesztő lehet. mit vásároltak meg. Ezért minőségi mutatókkal kell kiegészíteni őket. hogy a könyvtárral kapcsolatos megérzések. ha meg akarják tudni. és így szolgáltatnák azokat. a Gazdaságosság. mint a tények. hogy a közgazdászhallgatók 70 %-os eséllyel tudták megszerezni a szükséges könyveket. A források elosztásának mutatói A1 Ez valójában nem a teljesítménymérés körébe tartozik. vagy sem . A használat per költségmutatót össze lehet hasonlítani azzal a költséggel. de aligha vitatható. Ez arra indíthatna. a Minőség.gyakorta éppen akkora jelentőséggel bírnak. Az időszaki kiadványokkal kapcsolatban az egyes címek használatát tükröző adatokat kell a címre fordított összes kiadáshoz (beszerzés. és a pénzért a lehető legmagasabb színvonalat biztosítja. nevezetesen A források elosztása. Először azonban a könyvtárnak kell megmutatnia. Elvben nem lenne szükség az időszaki kiadvány szakterületek vagy részlegek szerinti felosztására (ennek nem mindig van értelme. köttetés. még fontosabbak lehetnek. Pontos mértékek nem adhatók meg. több forrásra van szükség. a használók elégedettségének szintjével.legyenek megalapozottak.

a köttetés és a beszerzés mind egyetlen költségvetés részét képezik. ha kevesebb időszaki kiadványt köttetnek. (Line. Ez nagyon fontos. . és könnyebb rájuk bukkannunk. a könyvtárközi hozzáférés és a köttetés mind ugyanannak a költségvetésnek a részei. A köttetés és a beszerzés között is van kölcsönhatás. 1975) kidolgozott néhány egyszerű felmérési módszert. ha majdnem bizonyosak abban. amelyeket már csak gazdasági megfontolásokból is be kellene szerezni. ha maguk nem rendelkeznek gazdag állománnyal. Még számos dolog indíthat minket arra. hogy megtalálják. amikor Line egy egyetemi könyvtár vezetője volt. A könyvek esetében a kölcsönzés talán kielégítő relatív mutatója lehet a teljes használatnak. mint a közművelődésiekben. de az eredmények érdekes tanulságokkal szolgáltak. Más tényezőket is figyelembe kell venni. feltételezte. és megpróbált "szükséglet-vizsgálatot" végezni. A felsőoktatási könyvtárakban ez kisebb probléma. A könyvtárban a használat becslésének több. hogy egy szegényes könyvtár esetleg jobb elégedettségi szintet tud felmutatni. Feltételezzük. de számos szükséglet rejtve marad. hogy a könyvtárközi hozzáférés. A3 A "szükséglet" becsapós fogalom. ezeknek azonban egyike sem elég pontos vagy megbízható. Cambridge-ben az egykori Library Management Research Unit néhány éve (Schofield. Azt fejezi ki. hogy zárt raktárba tesszük az anyagot. Ezek C1 legfontosabb mértékei is. hogy feltétlenül azonnali lépéseket kell tenni a fenti két-három bekezdésben ismertetett információk alapján. Ha meg akarjuk tudni. Huszonöt évvel ezelőtt.amelyeket sok könyvtár nem kölcsönöz . a legjobb módszer az.) A könyvtárral való kimutatható elégedettség részben helyettesítheti a kemény adatokat. különböző módja képzelhető el. Nem járt teljes sikerrel. Az időszaki kiadványok használatára vonatkozóan . hiszen a könyvtárközi hozzáférés költség-hatékonyságát kell a beszerzés költségeivel összevetni (és ez tulajdonképpen az átmeneti beszerzés egy formája). és mindenképpen hasznos adalékokkal szolgálhat. ha a beszerzés. A használók elégedettségének mértékét csak felmérésekkel lehet megállapítani. mert csak akkor használják az emberek. Az igények mérése meglehetősen bonyolult.tranzakciókra szívesen vállalkozó könyvtárak számos ilyen kérést vonzanak. és minél gyengébbnek találják a könyvtárat. Valójában nem szükséges valamennyi időszaki kiadványt megvizsgálni. mint a kölcsönzésről. milyen mértékben sikerült ezeket kielégíteni. Jóval nehezebb az adatgyűjtés a használatról. vagy legalábbis így kell őket kezelni. kölcsön-hatékonyabb megoldás lehet az. ami politikailag gyakran fontosabb lehet. hogy a használók érzései szerint milyen mértékben elégíthetik ki az igényeiket. annál kevesebb igénnyel keresik fel. mint egy jó. ha a források elosztását optimalizálni akarjuk. mint a valóság. de mégis foglalkozni kell vele. így egyszerűen mérhetővé válik a használat. például az újságtérítés iránti igényeket. és a bizonyos mértékig mutatja. vagy milyen mértékben elégítette ki ezeket a könyvtár. Az egyes szakterületeken a kölcsönzések számát az automatizált kölcsönzési rendszerek regisztrálják. elérhetőségét (exposure). még akkor is. A másodévenként készített mintavételes felmérések jó eszközei e szubjektív elégedettség. Ez ahhoz a paradox helyzethez vezethet. mennyire megfelelő a könyvtár munkája. Nem azt akarjuk ezzel mondani. Ideális esetben az összes szükségletet tanulmányozzák. a könyvtárral kapcsolatos attitűdök követésének. amit keresnek. E megközelítés legnagyobb nehézsége az adatgyűjtésben rejlik. hogy a nem kurrens (és talán a kurrens) számoknak is hányad részét használják. Az időszaki kiadványok iránti kérések elemzésekor azonban találhatunk néhány olyan címet.a készített fénymásolatok száma teljesítheti részben azt az adatot. és többet vásárolnak meg. hogy nem minden szükséglettel fordulnak a könyvtárhoz. hogy az ilyen kölcsönhatásokat megkeressük. 1973. majd megállapítanák. Ehhez hasonlóan a szakterületenkénti beszerzési költségeket sem nehéz talán megszerezni az automatizált gyarapítási rendszerekből. a kurrens irodalom népszerűsítését. csak talán a címek egyharmadát.

A leghasznosabb számítások a szolgáltatások költségének megállapítására irányulnak.többféle tevékenységben vesznek részt.esetleg egy szűkebb mintán -. C7 A könyvtár használóinak száma a nyitvatartási időben könnyen mérhető. mint pl. Ezután azt kell megállapítani . Bizonyos fokig attitűd vizsgálatokkal is tanulmányozható. amit kerestek. Előfordulhat. Ez csak mintavételes felmérésekkel vizsgálható. elég egyszerűen megkérdezni. C6 Inkább cselekvést. Ha kétséges. és bonyolult a rezsiköltség kiszámítása. különösen abban az esetben. és egyszeri (kötött) és folyamatos kiadásokra osszák. hogy a katalógusban volt a hiba. Ez önmagában nem túl használható adat. C3 Ehhez a használók mintavételes felmérésére van szükség. milyen mértékben használják az állományt. vagy a tétel nem volt bent a könyvtárban. amit akarnak. Kiszámítható a használat per állományegység arány. Kívánatos. ez legjobban egy ellenőrzött kísérlet keretében deríthető ki. túl nehéznek találták a használatát. A könyvtárakban gyakori a helyhiány. Ez a felmérési típus szolgál azután az állomány kielégítő voltának mérésére. C2 A minőség ellenőrzését a polcrend. szerző. Egyszerű eljárásokkal mérhető. de a hasonló könyvtárakkal hasznos össze-hasonlításokhoz vezethet. hogy a kölcsönzési adatokat összevetjük a gépi katalógus rekordjaival. D2 Ezt könnyű automatikusan mérni számítógéppel vagy kézi mintavételes ellenőrzésekkel. ezért nemigen számítják ki.ahogy ez általában szokásos . egyáltalán nem a könyvtár költségvetéséből származnak. az elhelyezés. Ezt a könyvek esetében úgy lehet megtenni. Ennél fogva hasznos felbecsülni. hogy a ráfordításokat közvetlen (ez általában. C4 A katalógusok elérésének egyszerűségét fedi a B2-ben említett felmérés fajta.A források hasznosításának mutatói B1 Pazarlás. így feltárhatók az állomány használaton kívüli részei. Minőségi mutatók C1 A tételek hozzáférhetősége a használók számára már szerepelt A2 alatt. D3 Ugyanez érvényes erre a pontra is. mint mérést igényel. C5 A minőségellenőrző vizsgálatok és mintavételes felmérések szolgálnak ennek mérésére. hogy mennyire tudják a használók megtalálni. A különböző tevékenységek. ha a forrásokat nem használják. például feldolgozás vagy kölcsönzés költségei és az egységnyi költségek. A könyvtárközi hozzáférést közvetlenül mérhetjük egy számítógépes rendszerrel vagy a használóktól való visszavételkor. amit kerestek. amelyeket nem használnak. az egyes tevékenységek (pl. és tudnak-e bizonytalanság esetén is keresni (pl. a feliratoktól. szúrópróba-szerű ellenőrzésével lehet megoldani. mi volt a gond. szakterület vagy cím alapján. hogy a szerző nevét Thomsonnak vagy Thompsonnak írják-e). D4 A költségeket néha nagyon nehéz mérni. ha a munkatársai . az útmutatástól stb. 33 . a "kitettség" hasznosításához vezet. Gazdaságossági mutatók D1 A helybeli hozzáférést és ellátást felmérésekkel vagy a bátortalan használókkal végzett gyakorlati kísérletekkel lehet mérni. illetve teljes költségekre. azok a tételek és szakterületek vagy időszakok. az elérhetőség. bár nem mindig azonos a marginális). Sok könyvtárban egyes rezsitételek. hiszen a népszerűsítés. A legnagyobb gondot a személyzet munkaidőfelhasználásának rögzítése és eloszlása okozza. B2 Ez a mutató a B1-hez kapcsolódik. ha nem találták meg. mit keresnek a könyvtárban és megtalálták-e. forgalmazáskor vagy érkezéskor használt dátumbélyegzéssel. a feldolgozás stb. hogy szükség van-e a nyitvatartási idő meghosszabbítására. és megállapítani az állomány mely részét nem használják. A könyvtár használatának könnyűsége függ a polcrendtől. Ennek ellenére ezek tényleges kiadások.

milyen mértékben használták a kölcsönzést vagy fénymásolást a közösség tagjai. ha az adatokat szakterületenként bontják (a dokumentumok és a használók vonatkozásában egyaránt).eleve ismert). A számítógépes nyilvántartások. A termelékenység mutatói F1 A személyzet termelékenysége összefügg a gazdaságossággal. E2 Minden könyvtárnak rendelkeznie kell egy nyilvántartással beiratkozott külső használóiról. mert ezek csak arra jók. A használt elosztásának feltérképezéséhez a részletes egyéni adatok elemzésére van szükség. hallgatók stb. E3 Ha már ismertek a célközösség összesített használati mutatói. mert be kell iratkozniuk. Egy másik mutató lehet az. A piac meghódításának (penetráció) mutatói E1 A könyvtárakat használó célközösség tagjainak a száma egyes helyeken ismert.és mozdulatvizsgálatokkal kell mérni. .könyvfeldolgozás) vagy termékek (pl. mind a könyvtár korábban elért teljesítményéhez. ha egyáltalán használni akarják a könyvtárat (bár a beiratkozás nem jelent feltétlenül használatot). vagy hány maguk igazolta betegnapot töltöttek távol (ez a munkamorálra is enged következtetni). és valójában csökkenthetik a termelékenységet. hogy ellentéteket szüljenek a személyzet tagjai között. Mivel nincs objektív normája a tevékenységek költségének. hogy ez mennyire egyszerű. ha a teljes munkaerő-ráfordításhoz vagy költségekhez viszonyítják őket. és a teljes potenciális közösség nyilvántartásának összevetésével kell megállapítani. Nagyon hasznos. mind más könyvtárakhoz képest. katalógustétel) egy-egységre eső költségei. Az általános output-mértékek. ha az összesített értékeket elosztják a használók számával. például a megválaszolt kérdések. ha a kérdéses egységek számát kiszámítjuk (vagy az már .).mint rendesen . idő. lehetőleg használói kategóriánként (személyzet. A könyvtárhasználat más fajtáit csak mintavételes vizsgálatokkal tanulmányozhatjuk. hogy hány napot hiányoztak a személyzet tagjai. kutatók. a termelékenység jó indikátorai. A számítógépes rendszertől függ. az elkészített katalógustételek száma. Az utóbbiakat könnyen kiszámíthatjuk az előbbiből. könnyen kiszámíthatók az átlagos használati mennyiségek. Nem munka-. a költségbecslések értéke meglehetősen viszonylagos.

akárcsak az összes többi könyvtár. ugyanakkor vannak olyan sürgős feladatok. ezért az utóbbi években jelentős növekedés tapasztalható az ellátottságában. amelyek egymástól bizonyos távolságra vannak: a Közgazdasági Könyvtárból és a Nyelvi Könyvtárból. akik 1991 közepe óta nem használták a könyvtárat. amelyek megfogalmazzák a könyvtár küldetését és stratégiai céljait. ahogyan a technológia továbbfejlődik. öt részből állt: • statisztikai vizsgálat. amelyeket több mint 16. • a könyvtár és használóinak leíró vizsgálata. A CBS Könyvtára alacsony forrásszinttel rendelkezik. A vizsgálat menete A vizsgálat. (ii) 200 be nem iratkozott CBS hallgatóból álló minta vizsgálata. és 108 a modern nyelvek karán. akik nem használják a könyvtárat.AZ ELŐVIZSGÁLAT A Copenhagen Business School Könyvtára The CBS a dán felsőoktatási rendszer része. és az üzleti közönséget is szolgálja. az Oktatási Minisztérium felügyelete alá tartozik. A könyvtár forrásai Dániában a felsőoktatási könyvtárak forrásaikat egy 1988-ban létrehozott és 1993-ban módosított költségvetési modell alapján az államtól kapják. A könyvtár tevékenységei a könyvtár vezetése által elfogadott és minden második évben felülvizsgált dokumentumokon alapulnak. mellékfoglalkozású oktatók kivételével valamennyi CBS oktató vizsgálata. hogy a forrásokat a viszonylag magas költségvetéssel rendelkező könyvtáraktól a viszonylag gyengébben ellátottakhoz csoportosítják át. és egyre több dokumentum válik elérhetővé elektronikus formában. 1. a modell a források könyvtárak közötti újraelosztásához vezetett oly módon. de még mindig nem érte el a dán felsőoktatási könyvtárak átlagos szintjét. amelyekkel foglalkozni kell. 35 . amely mindenek előtt a nyomtatott dokumentumokhoz való hozzáférést igyekszik biztosítani. valamint (iii) a külső. míg a könyvtár alapvető tevékenységei megváltoznak. az oktatók. 306 fős oktatói gárdája van. Msc). kvantitatív adatok gyűjtése. amelyet a kemény és lágy. Közgazdaságtani és üzleti adminisztrációs programokat szervez (Bsc. a kölcsönzések száma . Mivel a felsőoktatási össz-költségvetése a vásárlóértékét tekintve az évek folyamán nem változott. Két részből áll. Ez kétségtelenül változni fog. amelynek 5. és a könyvtár egyre inkább hozzáférési pontként és kapcsoló-központként fpg működni. hiszen a legnagyobb közgazdaságtannal és üzleti nyelvvel foglalkozó könyvtár. A CBS könyvtára jelenleg többékevésbé hagyományos könyvtár. amelyek a National Librarian's Office szubjektív megítélésén alapulnak. • az OPAC használatának elővizsgálata. • kérdőíves vizsgálat.400 diák hallgat (ezek közül 7600 esti és levelező tagozaton). és 200 hallgató vizsgálata. • telefonos interjúk készítése a nem-használók kis mintájával. 1991-ben kiadásaik 277 millió dán koronát (kb. 30 millió fontot) tettek ki. ha a használóknak valóban megfelelő szolgáltatásokat akarnak nyújtani. és nyelvi programokat (BLingMerc and Msc) biztosít.4 %-át kapta a könyvtár (15 millió dán korona . A modell nagymértékben objektív paraméterekre mint például a hallgatók. mennyiségi és minőségi adatok együttes felhasználásával terveztünk. de van néhány fontos eleme. Néhány évnek azonban el kell telni.63 millió font). amelyekben közel 6200 (1400 esti és levelező) hallgató vesz részt.támaszkodik. A könyvtár által nyújtott szolgáltatások és ezek fejlesztése ennek a fényében vizsgálandók. 198 a közgazdasági és üzleti adminisztrációs karon. A könyvtár nyilvános.kb. amely három kérdőívből állt: (i) 700 közvetlen használóból álló minta vizsgálata 1992 májusában. amelynek keretében az online tranzakciók számát elemezték.

988 beiratkozott hallgatója volt az iskolának. mint első pillantásra gondolnánk. PÉLDÁK AZ ALKALMAZOTT MÉRTÉKEKRE Összesen kb.922-ről áprilisra 24. ugyanakkor a könyvtár néhány CBS hallgatót külső használóként vett fel. A Közvetlen Használók Kérdőívével szerzett adatok alapján kimutattuk. Különleges nem-használói kérdőívekkel vizsgáltuk meg a nem használat kérdését. Az 1. hogy "kik a CBS Könyvtárának használói". hogy a külső használóknak mintegy öt százaléka más egyetemek és iskolák hallgatója. mert nem tudták bemutatni CBS hallgatói igazolványukat. márciusától havonta kivettek a nyilvántartásból mindenkit.A különböző csoportok százalékaránya azonban változatlan maradt. A nappali tagozatosok 24 %-ából 14 % a bachelor. 1993.132-re esett vissza. Az iskola hivatalos statisztikája szerint azonban 1992 végén 15. hogy a beiratkozott olvasók száma jelentősen növekedett 1990 és 1992 között. Használat és nem-használat Több mértéket dolgoztunk ki annak az alapvető kérdésnek a megválaszolására. hozzáférés. hogy összevetettük az iskola hallgatóinak nyilvántartását a könyvtár használóinak a nyilvántartásával. A beiratkozott olvasók fele magából a CBS-ből származik. 536 5 850 3 Összesen 4884 40 12720 48 Összes használó 12296 100 26404 100 Ez a táblázat mutatja. 10 % pedig a master fokozatért tanult. gazdaságosság körébe tartoztak. közül hányan beiratkozott könyvtárhasználók".477 a könyvtárba beiratkozott hallgató adatával. és bizonyos technikai problémák merülnek fel. ha a CBS hallgatói névsorát össze akarjuk vetni a könyvtár használói nyilvántartásával. a másik fele külsős. aki az előző két évben nem kölcsönzött könyvet. Ha ezt az adatot összehasonlítjuk az 1993 áprilisi 11. A nem használók számát úgy állapítottuk meg. de erre 1993 előtt nem kerülhetett sor. amikor beiratkoztak.A gyarapításra és a dokumentumok használatára vonatkozó adatgyűjtést is tervezték. 130 mértéket használtak. 57 % esti és levelező (Open University) és 19 % másféle hallgató volt. táblázat mutatja a beiratkozott olvasók csoportjának mértékét és összetételét 1990 és 1992 végén. Ezek közül mutatunk be néhányat. akkor durva becslés szerint a piaci penetráció 75%-os. hogy a hivatalos CBS statisztika néhány nem aktív hallgatót is tartalmaz. Ennek következtében a beiratkozott olvasók száma a májusi 28. Gyakorlatilag valamennyi főfoglalkozású oktató a könyvtár beiratkozott olvasója. . azaz a CBS tanárai és hallgatói. A második kérdésre adott válasz a piaci penetráció mutatója lehet: "a potenciális használók. A beiratkozott használók száma és összetétele 1990 1992 Tényleges % Tényleges % Elsődleges használók CBS oktatók 493 4 647 2 CBS hallgatók 6919 56 13037 49 Összesen 7412 60 13684 51 Másodlagos használók Más személyes használók 4348 35 11870 45 Könyvtárak stb. A kérdést nehezebb megválaszolni. 72 válaszadó közül 24 % nappali tagozatos. és figyelembe vesszük. A legfontosabb mértékek a használat-nem használat.

hogy a könyvtár a használói igények fényében mennyire képes felfedni a kiadott. A következő értékelő vizsgálat során ezt a problémát alaposabban fel kell tárni. amire szüksége van 15 Nem tud számítógéppel irodalmat keresni 0 Más hallgatóktól kölcsönöz könyveket 18 Egyéb okok 31 Válaszadók száma 72 A "láthatatlan kölcsönzést" folytató. Az eredményeket az 1992-es és 1993-as adatokkal kiegészítve láthatjuk a 3. amiért a CBS hallgatói nem használják a CBS Könyvtárát % Nem aktív hallgató 5 Új hallgató 20 Végzett hallgató 4 A nyitvatartási idő 5 Megvásárolja a könyveket a maga számára 41 Más könyvtárakat használ 26 Rossz véleményt hallott a CBS Könyvtáráról 0 Az ember sohasem kapja meg időben. hogy a nem használók a tanulmányok első évében vannak a legtöbben. Több mérték vonatkozott a ténylegesen beszerzett címek elérhetőségének értékelésére. nem használók százalékaránya . Hozzáférhetőség Nem tudtuk megvizsgálni azt. hogy milyen gyakran fordul elő. az utolsó évben is. Az első összehasonlította a közvetlenül. azaz a más diákok által kölcsönzött könyvtári könyveket használó. Az eredmények a 2. A különböző adatok összehasonlítása azt jelzi. táblázatban találhatók. Okok. táblázatban.Megkérdeztük. hogy a látható.18 % . illetve a könyvtárközi kölcsönzésekkel. és esetleg más használók is előjegyezték).azt mutatja. 37 . például. miért nem használják a könyvtárat. vagyis beiratkozott olvasók által sugallt piaci penetráció kisebb. hogy egy igényelt címet nem szerzett be a könyvtár. releváns irodalmat. a szabadpolcról való kölcsönzések számát az előjegyzések nyomán végzett kölcsönzéssel (mert a kért könyvet éppen kikölcsönözte egy másik használó. mint a tényleges. Van azonban nem használók még a master fokozatot kívánó hallgatók között.

előjegyzés teljesítési arány). és ez az adat 1991-től 1993-ig állandó volt. a könyvtár által beszerzett könyvek hozzáférhetőségének alapvető mutatói. Ismert. A kérdések megfogalmazásával kapcsolatos problémák miatt ezeket az adatokat későbbi vizsgálatok során kell verifikálni. véleményünk szerint. a hozzáférhetőséget befolyásolja az is. a könyvtárnak nem az a célja. 19 % pedig túlságosan hosszúnak. amelyek arra utalnak. miután a könyvtár értesítette. mert túl sok előjegyzés volt már a kért könyvre/könyvekre. hogy a könyvtár nem rendelkezik elég példánnyal a gyakran használt tételekből. hogy a könyvtár által beszerzett könyvek közvetlen. Az 1991-es adatok megbízhatatlansága miatt csak az 1992-es adatokat . A 160 válaszadó közül 64. vagyis hány előjegyzett könyv vált elérhetővé a használó számára az általa meghatározott időszakon belül (ETA . Három irányban gyűjtöttünk adatokat: az előjegyzések hány százalékát teljesítették. a teljesített előjegyzések közül hányat kért ki ténylegesen a használó. hogyan viszonyulnak ezek az adatok más könyvtárak hasonló mutatóihoz.előjegyzés kikérési arány) és hány előjegyzés nyomán kölcsönözte a használó ténylegesen az előjegyzett címet (ESA . Az eredmények azonban összecsengenek a használók több írásbeli megjegyzésével. előjegyeztettek-e könyvet az adott napon a könyvtárban. úgy. hogy a könyvtáron belüli tényezőktől eltekintve. 53 % elfogadhatónak.előjegyzési sikerességi arány). de még mindig nem elég.554 94. Az előjegyzett könyvekre átlagosan 21 napot kellett várni. A 4. A könyvtár valóban csak a beszerzett címek 14 %-abból vesz több példányt.886 61. Az előjegyzések eredményére vonatkozott a harmadik mérték.146 % % % ETA (teljesítés) 79 87 89 EKA (kikérés) 70 71 69 ESA (sikeresség) 55 61 61 Ezek az adatok. Egy negyedik mértéket az előjegyzett könyvekre való várakozási idő kiszámításával alakítottuk ki. mi a véleményük ezekről az időszakokról. ha a teljesítési és sikerességi arányok a hároméves időszakban javulnak. vagyis 40 % nem jegyeztetett elő könyvet. Az ötödik mérték ezért a könyvek visszaadására vonatkozott. hogy az összes szükséges könyvet azonnal a használói rendelkezésére tudja bocsátani. hogy a használók időben visszaszolgáltatják-e a könyveket. hogy megkérdeztük a Közgazdasági Könyvtár közvetlen használóit. és a 80 %-os közvetlen hozzáférhetőségi ráta nem elfogadhatatlan.Közvetlen kölcsönzések kontra késleltetett kölcsönzések 1991 1992 1993 (01-05) % % % Közvetlen kölcsönzések 84 79 78 Késleltetett kölcsönzések 16 21 22 Nem tudjuk. A használói igényeket tekintve nem tartjuk őket kielégítőnek. ez a dán felsőoktatási könyvtárak körében magas aránynak számít. Másrészt. A második mérték abból állt. és ha nem. Az előjegyzések kimenetele 1991 1992 1993 (01-05) Összes előjegyzés 60. de azt jelzik. miért nem. azonnali hozzáférhetősége az 19911993-as időszakban némileg csökkent. táblázat mutatja az 1991 és 1993 között végbement változásokat. hogy az előjegyzett tétel jelenleg hozzáférhető (EKA . még akkor sem. ha a használói igényeket tekintjük. Az 1991-es vizsgálatban a Közgazdasági Könyvtár használóinak 28 %-a általában rövidnek tartotta ezt a várakozási időt. hogy megkérdeztük a használókat.

de később megbízható mértéket dolgoztunk ki erre nézve is. 39 . a feldolgozás pontosságát és a polcrend pontosságát. és megfelelnek a könyvtár vezetése által a félresorolt könyvekre megállapított maximális szintnek. Mivel ezt a számot elfogadhatatlanul magasnak ítélték. és 12 %-ot a kölcsönzési idő lejárta utáni első héten. Valamennyi visszahozott könyv a könyvtár másnapi nyitása előtt visszakerül a polcokra. a kereskedőktől vásárolt könyvek rendelkezésre bocsátási idejét. Ennek következtében a feldolgozási hibák szintje 1993 elejére 4-5 %-ra esett vissza. Technikai probléma miatt nem lehetett az értékelő vizsgálat idején kiszámítani a más könyvtárakból kért könyvek szolgáltatásáig eltelt időt. Havonta egyszer a beszerzett új könyvek teljes gyűjteményét (1982-) ellenőrzik.lehetett használni. 32 %-ot késve. A szolgáltatás pontossága A szolgáltatás pontosságának vizsgálatára két mértéket alkalmaztunk. Az 57. és megállapítottuk a hibás rekordok számát. és a használat meglehetősen bonyolult: az ETO és a betűrend keveredik a polcon történő elhelyezésben. A vizsgálat ezeket az adatokat a polcrend elfogadható pontosságát mutató értékeknek tekintette. A feldolgozás pontossága Minden hónap egy napján kiszámítottuk. és az új könyvek feldolgozási idejét is megnyújtotta egy nappal. Abban az évben a könyvtárba visszahozott 275. Ezek az adatok viszonylag állandónak tűnnek. állandó. táblázatban összegzett adatok a könyvtár vezetése számára nem mindig elfogadható feldolgozási és szolgáltatási időszakokat mutatnak. és az újonnan érkezett dokumentumok belső feldolgozására fordított időt. 7 %-ot pedig a második héten. egy valamilyen új katalógustételre kiterjedő. A polcrend pontossága A könyvtár szabadpolcos rendszerben működik. hogy hány katalógus tétel készül az összes új könyv számára. Gazdaságosság A gazdaságosság három mértékét használtuk: a más könyvtárból kölcsönzött könyvek feldolgozási és rendelkezésre bocsátási idejét. Az 1991 februárjában és márciusában meghatározott napokon az összes új rekord 26.000 font volt. és a helytelenül besorolt műveket a helyükre teszik. Ezen kívül a tételeket rendkívül alapos ellenőrzésnek vetettük alá. végső extra ellenőrzés formájában azonnali óvintézkedést vezettek be.723 könyvből 68 %-ot adtak vissza időben. és megállapítják a rossz szakcsoportba vagy (a szakcsoporton belül) helytelen betűhöz került könyvek számát. (szakcsoporton belül) betűrendi hiba miatt 3-4 % volt. 1992-ben a helytelenül besorolt könyvek száma szakcsoport-tévesztés miatt 1-2 %. Ennek költsége éves munkadíjban kifejezve 4. illetve 33 %-át találták hibásnak. Minden hónapban egy napon ellenőriznek egy szektort. amelynek aznap fejeződött be a belső feldolgozása.

6 14. 8 57 május 6-10 51 június 18.5 március 10. 2. 10 --február 17.5 március 10-én 11.1 10.4 április 22. 1.0 Rendelkezésre bocsátási idő a Közgazdasági Könyvtár által kereskedőktől rendelt könyvek esetében 1993-ban (ünnepnapok és hétvégék beszámításával) A dokumentumok Általános rendelkezésre-bocsátási idő (nap) fogadásának napja dán könyvek külföldi könyvek január 26.2 május 4.3 május 6-án 7. január-június) 83 % a Közgazdasági Könyvtárban. A más könyvtáraktól rendelt könyvek szolgáltatási aránya jelenleg (1993.Feldolgozási és szolgáltatási arányok a Közgazdasági Könyvtár által más könyvtáraktól rendelt könyvekre 1993-ban (ünnepnapok és hétvégék beszámításával) A dokumentum Feldolgozási idő Átlagos szolgáltatási idő (nap) fogadásának napja (nap) Könyvek Időszaki kiadványok január 26.5 31. 2. 12 37 Az új beszerzésű könyvek feldolgozási ideje 1993-ban (ünnepnapok és hétvégék beszámításával) Közgazdasági Könyvtár A dokumentum feldolgozását befejezték Átlagos feldolgozási idő (nap) január 26-án 9. ----április 23.2 43.8 11. 3. Ezek az adatok sem tűnnek kielégítőnek. . és 90 % a Nyelvi Könyvtárban.5 február 17.5 16.0 június 15-én 8.9 április 26-án 12.8 21.9 22.4 23.0 Az új könyvek feldolgozási ideje pedig nagyon elmarad a könyvtár vezetése által elvárttól (két hét). 2. és további elemzést és intézkedéseket igényelnek.0 június 15.6 8.5 11.7 11.8 február 17-én 7. 21 --március 10. 2.

másodszor a kölcsönzésenkénti költségekre.730 Kölcsönzések a gyűjteményből (%) 2. ez látható a 9. Ez fokozatosan csökkent az 1988-as 111 dán koronáról az 1992-es 57 dán koronáig.is növekszik.775 1989 129.Könyvtárközi kölcsönzés és a saját gyűjtemények használata Könyvtárközi kölcsönzés és a saját állomány használata 1988 1990 1992 Kölcsönzések (saját állomány) 113.4. a könyvek hozzáférhetőségének javítása érdekében hozott különböző intézkedések nyomán az utóbbi években a kölcsönzések számában ugrásszerű emelkedés tapasztalható. dániai összehasonlításban is elég magas arányok. mint felére csökkent az időszak alatt. Egy kölcsönzésre eső költség Az egy kölcsönzésre eső költséget a teljes költségvetésnek a kölcsönzések összes számával történő elosztása révén számítottuk ki.9% Kölcsönzések más könyvtáraktól 2.258 Kölcsönzések más könyvtáraknak 6. a CBS Library kölcsönzési tevékenysége még mindig inkább a közvetlen használókra irányul. 1991-ben a könyvtár birtokában lévő kötetekre eső összes kölcsönzés 1. de ez az összes kölcsönzés igen kicsiny.923 2. harmadszor a személyzet termelékenységére. illetve 2.419 1980 62. Ezen túl. először az állomány használatára. A könyvtárközi kölcsönzés . amit kedvező fejleményként lehet elkönyvelni.4% 1.257 1985 82.160 Kölcsönzések a gyűjteményből (%) 6.3.683 3. hogy a kérdéses időszakban a kölcsönzések száma sokkal gyorsabb ütemben emelkedett. amennyire ez a más felsőoktatási könyvtáraktól rendelkezésre álló adatok birtokában megítélhető. 1992-ben 1. Az ennek megfelelő arány a 1982 óta beszerzett könyvekre vonatkoztatva 2.kölcsönadás .082 1990 166. változatlan hányada. Ha az inflációt is számításba vesszük. mint a költségvetés. 41 .3% Bár a könyvtárközi kölcsönzés aránya az összes kölcsönzésben gyorsan nő.5. a kölcsönzésre eső költség kevesebb.060 14.385 1991 234.288 284.256 187. Az állomány használata Kiszámítottuk a kölcsönzések teljes évi mennyiségét.3% 5. és a fejlődés is kedvező.390 A könyvtári rendszer automatizálásával párhuzamosan. Az állomány használatának intenzitását is kiszámítottuk. Ezeket a mutatókat kielégítőnek tartjuk. Teljes évi kölcsönzés 1970 49. A következő mértékek a források hasznosítására vonatkoznak. Ez a fejlemény annak tudható be.0 volt.2% 4.976 8.187 1975 52. táblázatban.6% 1. Dániában ez az egységnyi kölcsönzésre eső költség elég alacsony.

hogy gyarapítási források felhasználása tovább optimalizálható-e a használói igények tükrében.Termelékenység A személyzet produktivitásának növekedését az emberévre eső kölcsönzések számának megállapításával mértük. katalógustételek száma. a hozzáférés még mindig elégtelen. ha a használók igényein alapuló gyarapításra törekszenek. A könyvtár azonban még mindig messze van attól. de a CBS Könyvtár gyűjteményeinek nagyon intenzív használata azt sugallja . sem a példányszám tekintetében nem kielégítő. hogy legyenek tanszéki könyvtárak. Ez az örvendetes fejlődés az új on-line rendszer bevezetésének és a könyvtár a dokumentumok hozzáférhetőségének növelésére irányuló erőfeszítéseinek az egyenes következménye. hogy a forrásokat nem optimálisan használják fel. amilyen például az egy emberévre eső gyarapodás. • Végezetül.826-ra emelkedett. AZ ADATOK ÉRTELMEZÉSE A CBS Könyvtárának általános értékelése A könyvtár kölcsönzésének fényében a CBS Könyvtárának szolgáltatási szintje az utóbbi három évben rohamosan fejlődött. 1988-tól 1992-ig az egy emberévre eső kölcsönzések száma (a hosszabbításokkal együtt) 3. amíg a kért dokumentum a használóhoz megérkezik. A könyvtár egyelőre nem rendelkezik adatokkal annak meghatározására.a dán felsőoktatási könyvtárak általános helyzetével összevetve -.018-ról 7.minősége javítható. a könyvtárat a tankörükbe járó beiratkozott hallgatókon keresztül igénybe vevő. különösen. milyen mérvű piac-penetrációra lenne szükség. a külső használóknak nyújtott szolgáltatásai (lásd fent) nem mehetnek az elsődleges használóinak nyújtott jó és gazdaságos szolgáltatások rovására. Más mértékek és paraméterek kidolgozására is szükség lenne.így az információs szolgáltatások és a használói igényekkel kapcsolatos személyes tanácsadás . hogy mit kell. A rendelkezésünkre álló adatok szerint a személyzet kölcsönzésekben kifejezett termelékenysége meglehetősen magas dániai viszonylatban. hogy szolgáltatásaival elsődleges használóinak valamennyi igényét kielégítse: a gyarapítás sem a címek. . különösen az Open University hallgatói (esti hallgatók) között és az első fokozatukat megszerzők között. hogy e téren még jelentős fejlődés lehetséges. ha azt akarják. azaz nem beiratkozott. amelyeket nekik maguknak kellene beszerezniük. A kulcsfontosságú szolgáltatások . és ezeket is be kell venni a későbbi vizsgálatok során a termelékenység mértékei közé. vagy az. és mit nem kell a könyvtárnak vállalnia: • Nem képes finanszírozni és személyzettel ellátni a tanszéki könyvtári szolgáltatásokat a CBS keretében. ezért elfogadhatatlanul sokat kell várni. használók száma ismeretlen. • Nem képes a hallgatókat tervszerűen ellátni olyan alapvető tankönyvek vagy más dokumentumok kölcsönözhető példányaival. Ez nagyon kedvező fejlemény. hogy a hozzáférhetőséggel kapcsolatban alapvető probléma vagy a források hiánya. A piaci penetráció jelenlegi szintjének vizsgálatát még inkább megnehezíti az. A könyvtári szolgáltatások jövőbeli fejlesztéséhez egyértelmű prioritások meghatározására és annak megkülönböztetésére lesz szükség. és nem is kell ezt tennie. A nagymérvű használat és az alacsony szintű hozzáférhetőség azt sugallja. hogy a "láthatatlan". Ez a karok feladata. Részletes értékelés A piac meghódítása (penetráció) Nehéz megállapítani.

amennyire csak lehetséges. különböző könyvtárakat használnak. Más könyvtárak ilyen jellegű használata nem ad okot aggodalomra. Nem tudni. vajon az. hogy a könyvtár nem rendelkezik megfelelő marketing stratégiával. sem azt. hogy a CBS oktatói és hallgatói is használnak más könyvtárakat. Ha azonban azért fordulnak más könyvtárakhoz. és elsődleges használói csoportjaival kapcsolatban nem megfelelőek a konkrét marketing tevékenységei. hogy a gyarapítási forrásokat a használói igények kielégítésére vetítve értékelje. s amelyeket ezért a CBS Könyvtára nem tart ötnél több példányban. például közművelődési könyvtárak használata.Az is nyilvánvaló azonban. és a könyvtár marketing munkáját javítjuk. de annyi bizonyos. Ennél fogva helytelen. • olyan könyvtárak. hogy a Közgazdasági Könyvtár jelentős forrásokat költ a külső felhasználókra. hogy mennyire befolyásolja ez az elsődleges használók által igényelt könyvtári anyagok használatát. mert a könyvtár teljesítménye nem kielégítő. Eddig három típusát sikerült meghatározni a többi könyvtár használatának: • más könyvtárak használata. milyen mértékig kerül erre sor. és a hozzáférhetőség jelenlegi szintje még mindig messze van a megfelelőtől. akkor komolyan fontolóra kell venni a többi könyvtár használatának ügyét. A megoldás mindenesetre az. Fel lehet tenni a kérdést. Másrészt a külső használatot ismeretlen mértékben kompenzálja az. akárcsak más diákok. Feltételezhető. Hozzáférhetőség A dokumentumok hozzáférhetőségében az utóbbi években tapasztalt javulást jelentős sikerként könyveli el a könyvtár. és. vagy. a hozzáférhetőséget javító mérték állapítható meg a jelenlegi keretek között. A nehézségeknek azonban még korántsem jártak a végére. hogy a könyvtáraknak nincsenek megfelelő eszközei arra. és bizonyos. hogy a CBS-től más intézményekbe áramlanak a források. hogy jobb szolgáltatást biztosítunk. hogy a potenciális használók egy része nem ismeri kellőképpen (ha egyáltalán ismeri) a könyvtárat és szolgáltatásait. hogy ez annak tudható be. A gyűjteményre nehezedő intenzív működési kényszer következtében feltétlenül az elsődleges használók igényeire kell összpontosítani a gyarapítást. hogy a gyarapítási politika és gyakorlat mindent összevetve sikeres. például a Királyi Könyvtár használata. Csak néhány. amely a használói igényeket kielégíti. mert nem ismerik a CBS Könyvtárát. amelyek a hallgatóknak biztosítani tudnak olyan alapvető tankönyveket. Más könyvtárak használata Önmagában nem gond. Gyarapítási politika A kölcsönzési adatok és az egy kötetre eső kölcsönzések aránya azt mutatja. amelyek a hallgatóknak személyre szabott szolgáltatásokat kínálnak olyan szinten. amelyek szakterülete átfedi a CBS Könyvtáráét. Nehéz megítélni. amelyet a CBS Könyvtára nem képes vagy nem akar elérni. vajon a külső használók a könyvtár periférikus szakterületei iránt érdeklődnek-e. Külső használók a könyvtárban Jelenleg a külső felhasználókra a könyvtárhasználat egyharmada esik. amelyeket meg kellene vásárolniuk. például a dán Statisztikai Hivatal Könyvtára. hogy a CBS hallgatói. • olyan könyvtárak használata. hogy a hallgatók közvetlenül "keresztbe használják" a könyvtárakat és a könyvtárközi kölcsönzés ahhoz vezet-e. hogy a hozzáférhetőség néha csorbul. hogy a gyarapítási keret szűkössége a dokumentumok funkcionális hozzáférésének a 43 .

• a belső klímával kapcsolatos gondok. ha a használói igények legtökéletesebb kiszolgálását akarják biztosítani. hogy annyi külső felhasználót vonz. A személyes szolgáltatások színvonala Bár a használók maguk általában elégedettek a személyes szolgáltatások minőségével. és annak az értékelése. A legnagyobb problémák: • a várakozási idő a szolgáltatási pontokon. amelyeket fejleszteni kell. Különösen a tájékoztató pult és a személyes tanácsadás azok a funkciók. a hosszabb feldolgozási idő. mindenesetre. hiszen minden területen vagy legalább néhány kiválasztott területen a teljes pontosság elérése jóval nagyobb forrásokat igényelne. Ez azt jelenti. A használt módszerek (az új könyvek kiállítása a Nyelvi Könyvtárban. • a feliratozás. ami stressz és frusztráció forrása mind a használók. A pontosság szintjének vizsgálatát tovább kell folytatni. például az Európai Unió dokumentumaival. amilyen lehetne. A pontatlanság bizonyos szintje még elfogadható. és talán az egyik oka annak. a CD-ROM termékekkel kapcsolatban. hogy a feldolgozás pontossága elfogadhatatlan volt. • a katalógusok használatának megtévesztő egyszerűsége.lehetnek . ami a katalógusok és a könyvtár forrásainak nem kellő mértékű használatához vezet. megtalálják ezeket.a kurrens irodalom népszerűsítésének javítására fordítható források. Hiányzik viszont e területen egy általános politika. amelynek megoldása a könyvtár hatáskörén kívül esik. A hozzáférés és a használat egyszerűsége A könyvtár használata általában nem nehéz. Sajnos néhány körülhatárolt területen nem megfelelő a jelenlegi helyzet. hogy meghatározzák a használói igényeket kielégítő. a más könyvtáraktól kért dokumentumok rendelkezésre . elérhetősége (exposure) Nagyon korlátozottak . mint amelyekkel a könyvtár valaha is rendelkezni fog. egy bizonyos mérték felett meghaladja a pontosságból származó előnyök értékét. A szolgáltatások pontossága A szolgáltatások pontosságát megfelelőnek ítélték. s amilyennek lennie kellene. hogy az igényeket a könyvtár információs forrásaira kell vetíteni ahhoz. mind a személyzet számára. a statisztikával. amelyeken pl. hogy nem olyan magas ez a színvonal. hogy a rendelkezésre álló forrásokat hogyan lehet a leghatékonyabban elkölteni. és ki kell terjeszteni a jelenlegi vizsgálattal összefüggésben. vagy amelyeket e célra teljes felelősséggel szánhatna. különösen a termináloknál és a kölcsönző pultnál. megfelelő és releváns dokumentumokat. A kurrens irodalomnak népszerűsítése. A pontosság ára. a tárolás nem használó-barát mivolta. a gyarapodási jegyzékek körözése a tanárok körében) gyakran váltanak ki kedvező visszhangot a használókból. a vizuális jelek elégtelensége.legnagyobb akadálya és a könyvtár legsúlyosabb gondja. az olyan hátrányoktól eltekintve is. amelyek jobban meg tudnak felelni kéréseiknek. a személyzetnek az az érzése. A vizsgálat rávilágított. még ha nem is ideálisnak. Sajnos ez az a probléma. és szükség esetén tájékoztassák a használókat azokról a könyvtárakról vagy információs központokról. • a polcrend. A szolgáltatás gazdaságossága A használók elérési ideje.

hogy a könyvtár külső használata. és megközelítik a szükséges minimumszintet. akik már most is szenvednek a nem megfelelő hozzáférhetőségtől. vagy egyes szakterületek . hogy az év bizonyos szakaszaiban a hozzáférhetőség elfogadhatatlanul alacsony szintre esik vissza. A gyarapítási keretek és egyéb kiadásokra . ami a teljes használatnak kb. A terminálok és a fénymásolók nagyon túlterheltek. A CBS-ben és 2. különösen a Közgazdasági Kar hátrányára. ezért nem tudjuk. Az olvasóterem hiánya és a tanulóhelyek szűkössége egyre nagyobb gondokat okoz. és a CBS meglehetősen magas színvonalú könyvtári szolgáltatásokat kap a pénzbeli ráfordítások ellenében. A hallgatónkénti (nappali hallgatóra átszámított) átlagos költségvetési összeg 4. A könyvarány csökkentése nyilvánvalóan a hallgatók rosszabb ellátásához vezetne.566 dán korona volt. a könyvtárak közül a legalacsonyabb. A Közgazdasági Könyvtár és a Nyelvi Könyvtár közötti források elosztása nem megfelelő. ami frusztrációt és elégedetlenséget okoz az olvasók körében. Az új dokumentumok rendelkezésre bocsátásához és a köttetéshez szükséges idő túl hosszú. Forráselosztás A költségvetés nemrégen történt emelése ellenére sem juttatnak a CBS Könyvtárának olyan forrásokat. hogy emeljék az időszaki kiadványok részesedését. annak ellenére. információs technológiára rendelkezésre álló források azonban az igényekhez és a hasonló intézmények ellátottságához viszonyítva nagyon szűkösek. Lehetséges azonban. amelyekkel a CBS számára a dán felsőoktatási intézményekben szokásos színvonalon tudnánk a könyvtári szolgáltatásokat biztosítani. A tevékenységek ára Természetesen nincs a különböző tevékenységeknek ideális ára. hogy állandó az ösztönzés arra.viszonylag rosszul kihasználtak. A gyarapítási keretek elosztása a szakterületek és nyelvek között jelenleg nem vethető össze a használattal. és ez talán a Közgazdasági és a Nyelvi karnak nyújtott szolgáltatások nem kielégítő voltában is megnyilvánul.például számítógépekre. és lehetőség szerint csökkenteni kell. A gyarapítás. A források felhasználása A könyvtár állományának hasznosítása általában magasnak mondható. hogy az állomány bizonyos részei . és az új dokumentumok feldolgozási ideje nem elfogadható. vagy optimálisan működik. ha a mérhető használatot vesszük figyelembe. a Közgazdasági Könyvtárra irányul. Ennek az az elsődleges oka. egyharmadát teszi ki. Valójában nem is lehetne jobb a szolgáltatások színvonalának csökkenése nélkül: olyan intenzív a használat. hogy dán viszonylatban alacsony a költségszint. legalábbis az ezekre a célokra fordított források szintjének ismeretében nem.197 volt a hét legnagyobb felsőoktatási intézményben. és könyvtáraik költségvetése összesen 133. 45 . 1992-ben a hallgatók száma (nappali hallgatóra átszámítva) 29. A személyi forrásokat nemrégiben emelték. Ez a helyzet nem megnyugtató. Csak azt állíthatjuk. hiányoznak a megfelelő ellenőrző eszközök.936 dán korona volt.a régebbi állomány talán. illetve a köttetés és más könyvtáraktól való kölcsönzés közötti forrásmegosztást jónak ítéljük. A gyarapítási keretek elosztása A használati modelleket figyelembe véve a könyvek és időszaki kiadványok beszerzési arányait a jelenlegi 60:40 szinten kell megtartani. hogy javítható-e.bocsátásához szükséges idő.300 dán koronára rúgott.

és bizonyos típusú feladatok elosztása valamennyi dolgozó között egyesek számára túlzott fizikai igénybevételt jelenthet. hogy a maximális szinten van. részben a megfelelő útmutatók és oktató anyagok hiánya miatt. a várakozási idő csökkentése a tényleges szolgálati pontokon un. A változás fő irányai a jelenlegi vizsgálat alapján a következőkben határozhatók meg: a dokumentumok hozzáférhetőségének javítása. és ez kedvezőtlenül hat a szolgáltatások minőségére. a projektekben való részvételre. részben pedig azért. A személyzet fejlődése A személyzet folyamatos képzésének biztosítására irányuló erőfeszítések dacára nem megfelelőek a CBS-ben a személyzeti fejlesztés általános keretei. részben mert nem elég fejlett a gép-használó interface. Az egyes munkatársaknak azonban bizonyos nehézségekkel kell szembenézniük. az értékeléssel és a kérdőívekkel érintett valamennyi területet gondosan áttekintették annak érdekében. A jelenlegi munkaszervezés a változatos munkaköröknek és a több-funkció végrehajtására képes személyzet fejlesztésének kedvez. a menedzsment stb. amilyen pl. ha koherens munkavégzési időszakokat akarnak megszervezni a maguk számára. de a polcrend és a jelzések lerombolhatják ennek hasznosságát. A személyzet létszáma és termelékenysége A személyzet létszáma nem nagy. a tapasztalatcsere csoportos formáira. és ha igen. fénymásoló berendezéseknél. A változás irányai Amikor a CBS Könyvtárának stratégiai céljait felülvizsgálták. . hogy meghatározzák: szükség van-e intézkedésekre. kölcsönző pultnál. de különösen a kritikus szakterületeken. Ebben a vonatkozásban a helyzet hasonló a gyűjtemény használatának intenzitásához: lehet. de nyilván nem elég jó. A szabadpolcos rendszer elégséges direkt "kitételt" biztosít. Az is kívántos lenne. Intenzív terminálhasználatra épülő feladatokkal kiiktatja azt a problémát is. a termelékenység azonban a dán felsőoktatási könyvtárakkal való összehasonlításban magas. hogy a személyzet szenved a stressztől. az elsődleges és másodlagos használóknak nyújtott szolgáltatások erőteljesebb megkülönböztetése az elsődleges használóknak biztosított ellátás javítása érdekében. hogy a személyzet nem tud egész nap dolgozni. az információs technológia. mi a teendő. A könyvtár tartalmának népszerűsítése A katalóguson keresztüli közvetett "népszerűsítés" jó.amelyek a CBS jelenlegi helyzetében nem megoldhatók. termináloknál. mert kevés terminál van. a különböző fontos témakörökben a továbbképzés. például a személyzet rotációjára. hogy a személyzeti fejlesztés nagyobb mértékben terjedjen ki a formális képzésen kívül más fejlesztési módszerekre. A nagy használói rohamok idején a könyvtár termelékenysége szükségképpen olyan magas. az információs szolgáltatások minőségének javítása általában is.

Csak a teljes gyűjtemény valamennyi használó általi igénybevételének laza keretei között tudunk választ adni arra a fontos kérdésre. amelyektől nem is várható. Fontos. miért használnak a CBS olvasói más könyvtárakat. és a használói csoportok használati szokásaival kapcsolatban. A nem-használók vizsgálata elsősorban azokra a használói csoportokra irányult. a belső folyamatok gazdaságosságával. hanem folyamatos feladatot jelentsen. A hozzáférhetőség területén meg sem kíséreltük annak feltárását. hogy a könyvtári szolgáltatás és források valamennyi jelentős aspektusát érintsük. a források hatékony felhasználásának fenntartására és javítására irányuló intézkedések sajátos eredményei is megmutatkoznak. és nem hatolt mélyebbre. hogy az elvárások szerint intenzív használók (a master fokozatért tanulók) miért nem használják a CBS Könyvtárát. és mit tesznek e helyett. például a szolgálati pontoknál a várakozás. Súlyos hiányok is maradtak azonban. A statisztikai vizsgálat mindent összevetve érzékeny mennyiségi megalapozást teremtett az egész értékelési gyakorlathoz. Egyes esetekben a két módszer kiegészítette egymást. az új beiratkozások alapján a használók összetételével. hogy gyengéi ellenére az 1992-es elővizsgálat hasznos kezdetet jelent a könyvtár mindennapjaihoz és fejlődéséhez szervesen hozzátartozó folyamatos értékelés megindításához. polcrend) minőségével. amelyekre elsődleges használóinak szüksége van". 47 . évek irodalmának relatív kihasználtságáról. vagy az elsődleges kontra másodlagos használók használati jellemzőiről. és a szolgáltatások minőségének. a fizikai környezet) vagy váratlanok (pl. Ezen túlmenően a vizsgálat nem gyűjtött adatokat arról. hogy az értékelés ne különleges vizsgálatot. milyen jellegű irodalmat és szolgáltatásokat szereznek meg onnét. más könyvtárak használata) voltak. a CBS Könyvtárában az első ilyen jellegű vizsgálat. amelyek előre láthatók (pl. pedig az új statisztika lényeges problémákat tárt fel. máskor. miközben nem sikerült adatokat kapnunk arról. Az on-line katalógus használatának vizsgálata és az ezzel kapcsolatos problémák feltárása felszínes maradt. például a szolgáltatások (feldolgozás. Eme adatok nélkül az értékelés e formája nem tekinthető átfogónak. Módszerek A mennyiségi és minőségi módszerek együttese nagyon hasznosnak bizonyult. csak egy meglévő. hogy a könyvtárat intenzíven használják. nyelvek. Nem tudtunk adatot gyűjteni a beszerzett dokumentumok nem-használatáról. és az értékelő tanulmány ezek tetemes részére kitért. így azt sem tudjuk még.AZ ELŐVIZSGÁLAT ÉRTÉKELÉSE Általánosságban Általában az volt az érzésünk. A kérdőíves felmérés. amelyeket a mennyiségi módszerekkel nem lehetett megragadni. igen súlyos gondig. számos hasznos információt szolgáltatott. Jelentéktelenebb pontokon fölösleges vagy érdektelen adatok is összejöttek. hogy más könyvtárak használata a CBS Könyvtár szolgáltatásainak javításával csökkenthető lenne-e. az egyes szakterületek. hogy "azokat a könyveket vásárolja-e meg a könyvtár. részben a releváns adatok megszerzésének gyakorlati nehézségei következtében. hányszor és milyen okból nem sikerül a használóknak a kért anyagokat megkapniuk. részben a tervezés felületessége. a gyűjtemények relatív használatával. máskor a minőségi módszerek nyújtottak adatokat olyan problémákhoz. A vizsgálat tartalma A vizsgálat tervezésekor az volt a célunk. amely révén állandóan megítélhető a könyvtár általános fejlődése környezetében és az elsődleges használók igényeinek tükrében.

hogy lesznek eltérések.Bizonyos témakörök túl nagy hangsúlyt kaptak. Talán nem használható ez a módszer a használók attitűdjének értékelésére. ahol korrekciós intézkedésekre volt szükség. amelyeket igyekeznek megszűntetni. és szívesen adtak választ a feltett kérdésekre. Néhány kérdés. mint amennyire választ adnak. amelyek megvilágították a használók szubjektív élményeit a könyvtárral és a szolgáltatásokkal kapcsolatban. Általános megjegyzések A CBS Könyvtárára kedvező fényt vet az értékelés. A vizsgálat kapcsán nyilvánvalóvá vált. mert a telefonos kommunikáció önmagában is befolyásolhatja hozzáállásukat. de konkrét információk gyűjtésére viszonylag szűk körben igen. mely CD-ROM-okat használnak. hogy az eredményeket nagyon óvatosan kell értelmezni. Kiderült. ha CBS Könyvtára (terveivel összhangban) megismételné a felmérést. Alig vannak objektív normák. Végül a tanulmány értéke nagymértékben növekedne. A használók kedvezően fogadták ezt a kapcsolatteremtési formát. és további vizsgálatokra van szükség az újonnan felmerült kérdések megválaszolásához. más könyvtárakkal összehasonlításban is. pl. Feltétlenül folytatni kell ezt a vizsgálatot. Az OPAC használatának vizsgálata ugyan csak előzetes felmérés volt. hogy ez is a közvetlen adatgyűjtés meglehetősen egyszerű és praktikus módszere. és még kevésbé lehetett volna megerősítés nélkül a változás jeleiként elkönyvelni őket. A személyes megjegyzések kérése a kérdőív végén nagyon értékes adalékokat hívott elő. amelyek egy része kimaradt a kérdések közül. például a hozzáférhetőséggel kapcsolatban. más kérdéseket. például a többi könyvtár használatának jellege. és hasznos bepillantást engedtek a nemhasználók igényeibe és szokásaiba. amelyek súlyos gondokra utalnak. Az egyik. amelyek látszólag alacsonyabb szintű teljesítményt indikálnak. . ha más könyvtárak hasonló vizsgálatokat végeznek. mégis olyan eredményeket hozott. nem lehetett biztonsággal feltételezni kimenetelüket. Erősségei jócskán ellensúlyozzák gyengeségeit. hiszen a használó szándékairól ez semmit nem mond. Ehhez kapcsolódik. és más könyvtárakban is elvégeznék a vizsgálatokat. Harmadszor. hogy gyakran több kérdést vetnek fel. A vizsgálat több dolgot o szemléltet a teljesítmény-mutatókkal kapcsolatban. A telefonos interjúk is kísérleti jellegűek voltak. Ugyanakkor egyes eredmények váratlanul alakultak ki és olyan területekre hívták fel a figyelmet. pedig szükségképpen nem volt elég világosan megfogalmazva. és egyes mutatók összehasonlítási alap nélkül nem értelmezhetők pontosan. hiszen majdnem bizonyos. pedig továbbiakkal kellett volna körbejárni. míg az eredmények egy része várható volt. ha a könyvtár hatáskörében ez lehetséges. hogy nem elégséges a használók a számítógépnek adott utasításait vizsgálni. így nem lehet összevetni intencióikat és tényleges magatartásukat. Még nagyobb körültekintésre van szükség.

amire szüksége van (és nemcsak azt. hogy néhány alapvető indikátort elfogadjanak. ha a használói nyilvántartást (akiknek be kellene iratkozniuk. ha a könyv nincs a könyvtárban. A piaci penetráció pontosabban körülírható. de az állam vagy az anyaintézmény szükségképpen csak korlátozott keretekkel tudja ellátni a könyvtárakat.ALAPVETŐ MUTATÓK A vizsgálatot és az eredmények elemzését követően meg lehetett határozni néhány alapvető. hogyan ossza el a könyvtár a legjobban a rendelkezésre álló összeget. hogy vitára serkenti a könyvtárosokat. amennyire a saját véleménye szerint szüksége van. a használat intenzitását és a speciális kérdéseket ugyanis az elvárások kondicionálják. meg kell mérni az időt is. mennyire tudják használóik igényeit kielégíteni. Két közvetett mutató azonban némi iránymutatást adhat: 2. pont). kulcsfontosságú mutatót. Ezeket közétesszük és reméljük.Beszerezte-e a könyvtár a kért tételeket? .ez meghatározza elvárásaikat és használati szokásaikat). Ezért minden könyvtár számára lényeges. Hasznos 2a-t és 2b-t összekapcsolni. kér). lehetőleg olyankor. hogy valamennyi potenciális (nemcsak tényleges) használója számára biztosítani tudja. hogy a könyvtárba érkezők megkapják. pontban) 2. A "hozzáférhetőséget" nem szabad egyszerűen úgy értelmezni. és a szakterületek közötti forráselosztást az alábbi 49 . amit igényel. amelyiknek annyi pénze lenne.c A használat elosztása a használók között (nagyon aránytalan elosztás alacsony elégedettségi és alacsony elvárási szintet jelent számos használó esetében). illetve a használó szakterületén (lsd 2. Ezeket a tényezőket meglehetősen sűrűn kell használói vizsgálatokkal felmérni.a A szakterület hozzáférhetősége (lásd az 1. hogy gyarapítási keretét optimálisan használja fel. ossza el. amikor a használók elhagyják a könyvtárat. amikor kérik őket? Ezen túl. pontot . Az utóbbi mutatót a cikkben már érintettük. ideális esetben a könyvtár azon képességéről van szó.Akkor kaphatók-e meg.a potenciális használók milyen körét éri el a könyvtár (a fenti okok miatt)? 1. A hozzáférhető dokumentumok arányaira vonatkozó durvább adatokat is kell használni a többi mérték mellett: 1.Megtalálhatók-e ezek a katalógusban? . ha még nincsenek) összevetnék az egyetem tagjainak a nyilvántartásával. és sikerük talpköve az. A gyarapítási keret optimális elosztása Nincs olyan könyvtár. amit kérnek. A hozzáférhetőségnek három fontos eleme van: .a Piaci penetráció . A hozzáférhetőséget külön kell kiszámítani a hallgatók. A könyvtár használatára vagy nem használatára irányuló döntést.b A használók szubjektív elégedettsége (lásd 4. amely megmutatná. és elvezet ahhoz. a kutatók és a személyzet esetében. 1. Hozzáférhetőség Végső soron valamennyi könyvtár szolgáltatás. amennyi alatt más forrásból megszerzik a használó számára. Nincs közvetlen mérték. illetve ha a használati nyilvántartásokat a használók nyilvántartásaival vetnék össze (mivel nem minden beiratkozott olvasó használja ténylegesen a könyvtárat).b Szakterületenként az egységnyi használatra eső gyarapítási kiadás.

• Az új dokumentumok rendelkezésre bocsátásának idejével. • A beérkezett dokumentumok feldolgozásának idejével. . A költség-hatékonyság (nyilvánvalóan) nem képzelhető el a költségek kiszámítása nélkül. Költség per használat Hozzáférhetőség A kiadások várható mértéke magas magas valószínűleg túl magas magas alacsony rossz kiválasztás alacsony magas ideális alacsony alacsony valószínűleg túl alacsony Ha egy ilyen tanulmány nyomán az alapokat újra elosztják. A használók elégedettsége A mennyiségi mértékeket (amelyeknek könnyen túlzott jelentőséget tulajdonítanak egyszerűen azért. mert számszerűek és látszólag objektívek) a használóknak a szolgáltatásokkal való elégedettségére mutató szubjektív mértékekkel kell kiegészíteni. mind azért. a munkatársak segítőkészségével) kapcsolatos beállítódásokat is feltárják. re-allokációt követő hasonló elemzésnek jobb eredményeket kell mutatnia. hogy erőfeszítéseket kell tenni a kiszámításukra. A szükség esetén különböző dokumentumtípusokra alkalmazott mértékek két alakot ölthetnek: • a több mint x napot igénylő dokumentumok. • medián idő (az átlagnál megbízhatóbb. Ezeket nagyon egyszerű pontosan mérni. amely különösebb munkaráfordítás nélkül alkalmazható lenne. A szolgáltatási vagy tevékenységi költségeket kell először kiszámítani. nem abszolútak). A vizsgálatot mindenesetre rendszeresen kell végezni. A rendszeres . A legfontosabb elemek a különböző műveletekre fordított idővel arányosak: • A használók hozzáféréséhez és ellátásához szükséges idővel. mind annak érdekében. hogy a változó igényekkel lépést tartsanak. Mindkettő hasznos.mátrix segítségével elvégezni (nem megfeledkezve arról. hogy az elosztást finomítsák.) egyszerűen megállapítani. országos vizsgálatot kell folytatni egy olyan standard költségszámítási rendszer kidolgozására. hogy minden könyvtárnak hatékonynak és gazdaságosnak kell lennie. ezekből lehet az egységnyi költséget (katalógustételenként stb. Sajnos a költségek kiszámítása nem ilyen egyszerű.talán másodévenként lefolytatott . A költségek ennek ellenére olyan fontosak. hogy a kiadások arányosak vagy relatíve. és további nagy nehézségeket jelent. hogy a különböző könyvtárak pontosan azonos módon. amelyet néhány kivételes eset eltorzíthat). Az elsőhöz meg kell állapítani a cél-időt. hanem a jelenlegi szolgáltatásokkal és azok biztosításának módjával (pl.mintavételes felmérések nemcsak a hozzáférhetőség mértékeinek kiegészítésére szolgálnak. és előhívják a jövőben esetleg nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó véleményeket is. Mivel a költségek megállapítása nem egyszerű művelet. hiszen az egységek száma általában már ismert. azonos alapokkal dolgozzanak. Hatékonyság és költség-hatékonyság Mondani sem kell.

így a kiválasztás gyakorlatának próbáját adhatják. Megerősítette a CBS Könyvtárának számos feltételezett erősségét és gyengeségét. milyen mértékben használják a könyvtárak a könyvtárállományukat (azokban. 51 . különösen akkor. Következtetések Az előfelmérés sikerként könyvelhető el. hogy a teljesítménymutatók egyszerűen a teljesítmény indikátorai. Bizonyos területeken a gyengeségeket nem lehet minisztérium közbelépése nélkül kezelni. Az ilyen elemzések segítenek az utóbbi években beszerzett meghatározott tételek használatának vizsgálatában is.A források hasznosítása Tudni kell. A többiek pedig amint csak tudják. Azok a könyvtárak. mint amennyire választ adnak. Azonnali intézkedéseket tettek. amelyeknek megőrző funkciójuk van állományuk egészére vagy egy részére nézve. Az automatizált katalógusok. Az ajánlott mutatók többségében kielégítő eredményt hozott. ahol erre mód volt. A hely. és megmutatta. csak ritkán vezetnek el a megoldásokhoz. Végül. Ha ezt nem feledjük. Majdnem mindig óvatos értelmezést igényelnek. és míg problémákat hoznak a felszínre. akkor tulajdonképpen a könyvtárvezetés nélkülözhetetlen eszközei lesznek. melyek a leghasznosabbak. ha a nem használt állományrész nincs elkülönítve. amelyek már rendelkeznek ilyen rendszerekkel azonnal megkezdhetnék az adatgyűjtést. mennyiségi alapra helyezte ezeket. ez kevésbé fontos). és a nagy könyvtárakat nehezebb használni. mégis hangsúlyozzuk. ha kikerülnek a könyvtári bizottságokhoz hasonló területek hatásköréből. bár nem kellene erre szót vesztegetni. de szilárdabb. és néhány váratlan eredménnyel is szolgált. amelyek jelzik. hogy az állománynak mely részeit nem használják. Gyakran több kérdést vetnek fel. és kölcsönzési rendszerek segítségével nem lehet nehéz rutinszerűen meghatározni. az alapterület drága. milyen teljesítményt nyújt a könyvtár.