C E N T R U L N AT I O N A L D E V O L U N TA R I AT

Recrutarea voluntarilor
In conformitate cu drepturile de proprietate intelectuala prevazute in Legea 8/1996, orice preluare integrala sau partiala a materialelor disponibile pe aceasta pagina se va face numai cu mentionarea autorului (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis) si a sursei

Cuprins 1. Introducere...........................................................................3 2. Elaborarea unei strategii de recrutare...............................4 2.1. Evaluarea nevoilor organizaiei...........................6 2.2. Conexiunea dintre recrutarea i selecia voluntarilor...................................................................7 2.3. Reflectarea diversitii n procesul de recrutare a voluntarilor................................................................8 3. Procesul de recrutare a voluntarilor..................................9 3.1. Focalizarea recrutrii.........................................10 3.2. Calendarul activitilor de recrutare................10 3.3. Elaborarea mesajului..........................................10 3.4. Strategii de recrutare..........................................11 3.5. Tehnici de recrutare...........................................13 4. Concluzii.14 5. Bibliografie.15

1. Introducere Recrutarea voluntarilor este procesul prin care organizaia atrage i invit oamenii s se implice n activiti de voluntariat. Provocarea principal a acestui proces este aceea de a atrage nu doar suficieni voluntari, ci i cei mai potrivii pentru activitile desfurate. n acelai timp recrutarea de voluntari este i un prilej de revigorare a organizaiei. Abordarea pozitiv combinat cu creativitatea i planificarea sistematic a recrutrii voluntarilor vor aduce schimbri benefice n organizaie. Recrutarea voluntarilor poate fi comparat cu o campanie de publicitate a unei firme. Organizaia promoveaz beneficiile activitilor de voluntariat i ale programelor pe care le deruleaz cu scopul de a determina oamenii s devin activi, implicndu-se n aceste activiti i programe. Recrutarea voluntarilor este un proces foarte important n derularea programelor i activitilor care implic voluntari. Insuccesul procesului de recrutare atrage dup sine eecul programelor datorit lipsei voluntarilor. De aceea planificarea sistematic i atent a recrutrii voluntarilor este foarte important. Recrutarea voluntarilor trebuie luat n discuie nc din faza de planificare a programului de voluntariat i trebuie gndit n strns legtur cu nevoile organizaiei i cu strategia de selecie a voluntarilor. Importana procesului de recrutare este subliniat i prin implicarea n acest proces a tuturor celor care fac parte direct sau indirect din organizaie, de la consiliul director i angajaii organizaiei, pn la voluntarii existeni i chiar beneficiarii programelor organizaiei. 3

Iat cteva exemple de modaliti n care diferitele categorii de personal dintr-o organizaie se pot implica n planificarea i recrutarea efectiv a voluntarilor: Consiliul director: o elaborarea unui set de politici i proceduri pentru implicarea voluntarilor n organizaie; o implicarea direct n recrutarea voluntarilor: atragerea efectiv de noi voluntari, atragerea/alocarea de fonduri pentru activiti de voluntariat, etc.; Angajaii organizaiei: o nelegerea rolului voluntarilor; o acceptarea i s sprijinirea implicrii voluntarilor n activitile pe care le desfoar; o oferirea de informaii generale despre voluntariat i implicarea voluntarilor n cadrul organizaiei; Voluntarii existeni: o mprtirea experienei lor ca voluntari; o atragerea prietenilor sau familiei n activiti de voluntariat; Beneficiarii organizaiei: o aprecierea serviciilor oferite de voluntari; o oferirea la rndul lor ca voluntari. Implicarea eficient a acestor categorii diferite de persoane care au legturi cu organizaia n procesul de recrutare a voluntarilor presupune ca acetia s aib entuziasm, s cunoasc organizaia i s aib abiliti de comunicare. 2. Elaborarea unei strategii de recrutare Elaborarea unei strategii de recrutare a voluntarilor trebuie s cuprind urmtoarele etape: pregtirea recrutrii; planificarea recrutrii; recrutarea efectiv a voluntarilor. Figura 1 cuprinde o reprezentare grafic a procesului de recrutare. 4

Pregtirea recrutrii
Pasul 1 Evaluarea nevoii de voluntari n organizaie Pasul 2 Analiza posturilor i elaborarea fielor de post Pasul 3 Studierea micrii de voluntariat i a tendinelor existente

Planificarea recrutrii
Pasul 4 Focalizarea recrutrii (alegerea grupurilor int) Pasul 5 Momentul mobilizrii (calendarul activitilor de recrutare) Pasul 6 Elaborarea procesului de recrutare

Mesajul transmis

Tehnicile de recrutare

Resursele necesare

Persoanele implicate

Recrutarea efectiv a voluntarilor

5

2.1. Evaluarea nevoilor organizaiei Pentru succesul unei campanii de recrutare etapa evalurii nevoilor organizaiei este absolut necesar. nainte de a trece la recrutarea efectiv a voluntarilor trebuie s tim: de ce avem nevoie de voluntari? ce activiti pot desfura voluntarii? cum i va sprijini organizaia? care sunt abilitile i calitile pe care voluntarii este bine s le aib n contextul activitilor concrete pe care le pot desfura i/sau avnd n vedere categoria de beneficiari ai activitilor n care se vor implic voluntarii? care sunt procedurile pe baza crora vor fi selectai? Pentru a rspunde la aceste ntrebri trebuie realizat o evaluare a nevoilor organizaiei din punct de vedere al nevoii de voluntari att pe baza proiectelor care sunt deja n derulare, ct i avnd n vedere noile proiecte care urmeaz s nceap. Evaluarea nevoilor organizaiei cuprinde urmtoarele etape: formarea echipei de evaluare; stabilirea scopului clar al evalurii (ce dorim s tim la ncheierea procesului); stabilirea categoriilor de date care vor contribui la atingerea scopului; stabilirea metodelor adecvate culegerii tipului de date necesar; elaborarea planului de evaluare i distribuirea sarcinilor; culegerea datelor; interpretarea datelor; prezentarea rezultatelor evalurii. Pe baza rezultatelor acestei evaluri se va trece la paii urmtori din procesul de recrutare a voluntarilor.
Not: Pentru detalii despre metode de culegere a datelor, analiz i interpretare vezi publicaia Evaluarea programelor i a voluntarilor din aceast serie.

2.2. Conexiunea dintre recrutarea i selecia voluntarilor Urmtorul pas n pregtirea procesului de recrutare a voluntarilor, potrivit Figurii 1, este analiza posturilor disponibile pentru voluntari n cadrul organizaiei i elaborarea fielor de post. Aceast etap din pregtirea recrutrii voluntarilor este strns legat de procedurile de selecie a voluntarilor, proceduri care se bazeaz tocmai pe analiza posturilor i fiele de post elaborate pentru acele poziii care pot fi ocupate de ctre voluntari. Odat stabilite nevoile de voluntari ale organizaiei se trece la detalierea acestor nevoi prin identificarea activitilor concrete pe care voluntarii le vor putea desfura n cadrul organizaiei. Urmtoarea etap este specificarea atribuiilor n cadrul fiecrei activiti i stabilirea abilitilor necesare pentru a putea ndeplini sarcina respectiv, adic exact elaborarea fiei postului. Ultima etap de specificare este stabilirea acelor caracteristici i abiliti pe care ar trebui s le posede voluntarii care vor ndeplini activitile n cauz, respectiv alctuirea profilului candidatului. Toate acest etape vor fi mai pe larg abordate n cadrul publicaiei referitoare la Selecia voluntarilor din aceast serie. Dac toate aceste activiti sunt ndeplinite sistematic i ordonat, rezultatele reunite i structurate ale acestor analize vor oferi nu doar o imagine complex i complet a nevoilor de voluntari existente n organizaie, ci i indicatori foarte preioi despre cele mai potrivite grupuri ctre care s fie orientate eforturile de recrutare. n urma acestor analize vom ti dac ne adresm tinerilor sau celor vrstnici, dac avem nevoie de voluntari care posed anumite cunotine (de exemplu operare pe calculator) sau activitile nu necesit astfel de abiliti, deci ne putem adresa unei categorii mult mai largi a publicului. 7

2.3. Reflectarea diversitii n procesul de recrutare a voluntarilor Uneori este dificil pentru organizaii s atrag o gam variat de voluntari sau s desfoare programe n cadrul crora s se poat implica tipuri diverse de voluntari. Reflectarea diversitii n activitile de voluntariat confer dinamism programelor derulate i are o importan sporit n cazul comunitilor diverse, a cror structur se regsete astfel n activitatea organizaiei. Dincolo de reflectarea structurii comunitii, diversitatea n recrutarea voluntarilor contribuie la promovarea unei politici explicite de nediscriminare. Iat cteva dintre categoriile de voluntari care ar trebui s se regseasc ntr-o organizaie care reflect diversitatea i atitudinea de promovat n procesul de recrutare: persoane cu dizabiliti: o facei cunoscut faptul c persoanele cu dizabiliti sunt binevenite ca voluntari n organizaie; o demonstrai accesibilitatea spaiului de desfurare a activitilor pentru a convinge; tineri: o fii flexibili; o promovai imaginea pozitiv a activitii n sine; o prezentai-v disponibilitatea - muli tineri nu tiu unde s mearg sau pe cine s contacteze atunci cnd doresc s se implice n activiti de voluntariat; o oferii posibilitatea unor experiene noi i utile; o evideniai ctigul la nivel personal al tinerilor voluntari; o promovai varietatea activitilor ce pot fi desfurate; o abordai informal dar eficient activitile; vrstnicii: o facei cunoscut nevoia de experiena acumulat de aceast categorie de voluntari; 8

o promovai activiti diverse i atrgtoare pe care voluntarii vrstnici le pot desfura n cadrul organizaiei; o artai beneficiile activitilor de voluntariat (evitarea singurtii, a plictiselii, a sentimentului de inutilitate generat de lipsa de activitate); minoritile etnice: o promovai colaborarea cu organizaiile specifice acestei categorii (organizaii etnice sau religioase); persoanele fr ocupaie: o oferii posibilitatea acestor persoane s i dezvolte abiliti care pot fi folosite ulterior; o promovai beneficiile la nivel personal i psihologic pe care activitile de voluntariat le ofer persoanelor fr ocupaie care au astfel ansa s se simt utili i integrai n societate. 3. Procesul de recrutare a voluntarilor Odat ncheiat etapa de pregtire a recrutrii voluntarilor nseamn c tim deja: c organizaia are nevoie de voluntari; ce activiti vor desfura voluntarii; dac organizaia are nevoie de voluntari cu anumite abiliti i caracteristici pentru activiti specifice; dac organizaia are nevoie de voluntari pentru activiti generale care nu necesit abiliti deosebite; cum vor fi selectai voluntarii recrutai (dac este cazul). Urmtoarele etape ale elaborrii procesului de recrutare sunt: focalizarea recrutrii - alegerea grupurilor int; stabilirea momentului recrutrii - ntocmirea calendarului activitilor de recrutare; elaborarea mesajului care va fi transmis pentru recrutare; stabilirea tehnicilor de recrutare ce urmeaz s fie folosite; inventarierea resurselor necesare; stabilirea persoanelor implicate i cu responsabiliti n procesul de recrutare. 9

3.1. Focalizarea recrutrii Alegerea grupurilor int trebuie fcut n funcie de activitile pe care voluntarii urmeaz s le desfoare i de abilitile necesare. n aceast etap a recrutrii sunt extrem de utile analizele posturilor, fiele de post i profilurile candidailor elaborate n faza de planificare a recrutrii. Acestea ne vor spune dac trebuie s ne adresm unui anume grup sau putem lansa un mesaj de recrutare general, care se adreseaz publicului larg. 3.2. Calendarul activitilor de recrutare ntocmirea calendarului activitilor de recrutare se construiete pe toate informaiile culese anterior. Acest calendar trebuie s includ: o perioad de elaborare a materialelor ce vor fi folosite n procesul de recrutare; o perioad de lansare a anunurilor i de publicizare a ofertei organizaiei; o perioad pentru stabilirea contactului iniial ntre voluntari i organizaie; o perioad pentru programarea interviurilor de selecie (dac este cazul). 3.3. Elaborarea mesajului Mesajul pentru recrutarea de voluntari trebuie s cuprind rspunsul la patru ntrebri: care este nevoia pe care activitatea de voluntariat o poate ndeplini; care va fi rezultatul concret i pozitiv al activitii de voluntariat respective? care sunt i cum pot fi depite eventualele temeri i obiecii la adresa activitii de voluntariat? 10

 care vor fi beneficiile voluntarilor care se vor implica n acest activitate?

Mesajul de recrutare Identific nevoia Exist copii abuzai

Descrie activitatea

i poi ajuta implicndu-te n activitile centrului de zi pentru copii abuzai Noi i vom arta cum poi s ajui aceti copii

nltur temerile

Indic beneficiile

i tu poi aduce zmbetul pe faa unui copil!

Sun la (numrul de telefon)

Respectnd acest algoritm mesajul de recrutare va fi explicit (indic nevoia), clar (descrie activitatea), atrgtor (nltur temerile) i convingtor (indic beneficiile). 3.4. Strategii de recrutare ntre cele mai rspndite strategii de recrutare ntlnim: recrutare general; recrutare specific; recrutare de tip concentric; recrutare n sistem nchis. Recrutarea general este o strategie care se adreseaz publicului larg. Scopul este de a recruta voluntari pentru activiti care nu necesit abiliti deosebite sau pentru ndeplinirea crora voluntarii pot fi pregtii n foarte scurt timp. 11

Recrutarea specific este o strategie de a recruta voluntari din rndul unor grupuri int alese n funcie de activitile care urmeaz a fi desfurate. Prin intermediul acestei strategii sunt recrutai voluntari pentru activiti care necesit abiliti i cunotine specifice sau activiti care implic lucrul cu grupuri specifice de beneficiari. Pentru acest tip de recrutare sunt extrem de utile instrumente precum fiele de post i profilurile candidailor ntocmite n etapa de pregtire a recrutrii. Recrutarea de tip concentric este o strategie prin care voluntarii existeni atrag n organizaie noi voluntari sau recrutarea se adreseaz grupurilor aflate n imediata proximitate a organizaiei, grupuri cu care se interacioneaz frecvent i care cunosc organizaia. Recrutarea de tip concentric prezint avantajul c se adreseaz unui grup deja familiarizat cu tematica voluntariatului i chiar cu activitile organizaiei, ansele de succes n atragerea de noi voluntari fiind astfel mai mari. n acelai timp ns aceast strategie de recrutare limiteaz posibilitatea recrutrii celor mai potrivii voluntari pentru activitile ce urmeaz a fi desfurate pentru c nu se adreseaz unui grup mai larg. O alt limitare a acestei strategii de recrutare este diversitatea redus a voluntrailor atrai prin acest sistem. Recrutarea n sistem nchis este o strategie prin care se recruteaz voluntari din sisteme nchise cum ar fi o coal, o companie, o unitate militar, un grup profesional, pe scurt orice grup ai crui membri interacioneaz frecvent i manifest un grad sporit de identificare cu grupul. Aceast strategie de recrutare presupune crearea unei culturi a implicrii n rndul membrilor acestor grupuri prin care acetia accept activitile de voluntariat ca fiind o aciune pozitiv i sprijinirea continu a implicrii.

12

3.5. Tehnici de recrutare Cele mai rspndite tehnici de recrutare a voluntarilor sunt: promovarea prin intermediul mass media; folosirea materialelor tiprite (pliante, fluturai, afie); recrutarea unu-la-unu (voluntarii existeni implic un prieten n activitile organizaiei); orientare naintea nscrierii - orientare destinat tuturor celor interesai urmat de completarea formularelor de nscriere; prezentri publice; recrutarea la evenimente speciale; recrutarea prin scrisori personalizate; nregistrarea la agenii specializate pe baza unei oferte a organizaiei. Opiunea pentru una sau mai multe tehnici de recrutare trebuie fcut n funcie de nevoia de voluntari identificat n cadrul organizaiei, descrierile posturilor i profilurile candidailor, caracteristicile comunitii i/sau grupului int ctre care este orientat recrutarea i resursele disponibile. Indiferent de tehnicile de recrutare pentru care vei opta, mesajul transmis trebuie s ndeplineasc anumite condiii pentru a-i atinge scopul: mesajul s fie clar exprimat (vezi seciunea 3.3.); limbajul folosit s fie pe nelesul grupului vizat (atenie la nevztori i hipoacuzici!); accentuarea cuvntului voluntar poate deveni o barier pentru implicare datorit stereotipurilor existente n societate cu privire la acest concept; verbele la imperativ confer dinamism mesajului transmis (implic-te, ajut i tu la, fii parte din, particip la, contribuie i tu la, etc.); activitatea care urmeaz s fie desfurat de voluntari trebuie expus nc din faza recrutrii; prezentrile care evit precizarea clar a activitilor i rezerv detaliile pentru momente ulterioare trezesc suspiciune i pot ndeprta potenialii voluntari; 13

 dac exist constrngeri de timp acestea trebuie precizate (de exemplu o activitate care necesit implicarea pentru cel puin 6 luni); prezentai oferta de instruire n vederea realizrii cu succes a activitii respective; dac activitatea necesit abiliti specifice acestea trebuie precizate tot n acest etap; cerei ceea ce avei nevoie de la viitorii voluntari chiar dac este vorba de activiti solicitante - este mai bine ca cei interesai s tie la ce s se atepte dect s se prezinte la interviul de selecie i s renune sau s nu poat duce la ndeplinire activitatea pentru care au fost recrutai; desfacei sarcinile complexe n activiti ct mai concrete astfel nct voluntarii s-i poat asuma exact ceea ce doresc sau ceea ce consider c vor putea face ct mai bine; materialele tiprite necesit atenie sporit din punct de vedere al graficii i culorilor folosite; scopul materialelor tiprite este de a transmite un mesaj i nu de a arta artistic i costisitor; lizibilitatea textului este foarte important - atenie, deci, la caracterele folosite i la combinaiile de culori! 4. Concluzii Succesul activitii de recrutare este esenial pentru dezvoltarea organizaiilor care implic voluntari n activitile derulate. Planificarea atent a recrutrii de voluntari desfurat n strns legtur cu elaborarea procedurilor de selecie a voluntarilor i bazate pe analiza nevoilor organizaiei va duce la recrutarea acelor voluntari de care organizaia are nevoie pentru ndeplinirea activitilor propuse i mplinirea misiunii sale. Unul dintre factorii care contribuie la succesul unei campanii de recrutare este entuziasmul i ncrederea echipei implicate n recrutare! Cu ct credei mai mult n activitile pe care le desfurai i n potenialul voluntarilor de a se implica activ i eficient n acestea, cu att mesajul vostru va fi mai convingtor i mai de succes! 14

5. Bibliografie

* * * . 1999. The Recruitment Guide. London: The National Centre for Volunteering Blais, Linelle M. et al. 1996. Stepped Approach to Volunteer Recruitment and Retention. Washington: American Cancer Society Burke, Marz Ann i Carl Liljenstolpe. 1992. Recruiting Volunteers - A Guide for Non-Profits. Menlo Park CA: Crisp Publications Ellis, Susan J. 1996. The Volunteer Recruitment (And Membership Development) Book. Philadelphia, PA: Energize Inc. McCurley, Steve i Rick Lynch. 2001. Essential Volunteer Management. London: The Directory of Social Change

15