FATEC FACULDADE DE TECNOLOGIA OSWALDO CRUZ SÃO PAULO

Trabalho de aproveitamento sobre Mudança Planejada para disciplina Organização, Sistemas e Métodos.

São Paulo 2006

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ANDRÉ LUIZ RIBEIRO SIMÕES, RA 529.966 ELIEZER SILVA DE LIMA, RA 531.421 IZAIAS RODRIGUES DE MATOS, RA 532.720 JOSÉ AUGUSTO DE SOUSA, RA 529.834 REGINALDO FERNANDES AFONSO, RA 528.048 RENATO PINHEIRO DESTRO, RA 528.170

Trabalho de aproveitamento sobre Mudança Planejada para disciplina Organização, Sistemas e Métodos.

Trabalho de pesquisa apresentado na Disciplina de Organização, Sistemas e Métodos do curso de Tecnologia de Sistemas de Informação da Faculdade de Tecnologia Oswaldo Cruz.

Orientador: Prof. Laerte Canavarro Perali

São Paulo 2006

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SUMÁRIO
1.INTRODUÇÃO..........................................................................................................4 2.CONCEITO DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL...................................5 3.PREMISSAS DO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL................................8 4.DOENÇAS EMPRESARIAIS..................................................................................11 4.1. DIAGNÓSTICO DA SAÚDE ORGANIZACIONAL...........................................12 4.2. DISFUNÇÕES NAS EMPRESAS....................................................................12 5.AGENTE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL....................................14 5.1. AGENTE INTERNO E AGENTE EXTERNO...................................................15 5.2. MODELO DE INTERVENÇÃO DO AGENTE..................................................16 6.MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS E DAS PESSOAS..........................................18 6.1. EFEITO DAS MUDANÇAS SOBRE AS PESSOAS........................................18 6.2. CAUSAS DE RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS................................................19 6.3. PROCESSOS PARA REDUZIR A RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS................20 7.BIBLIOGRAFIA......................................................................................................21

LISTA DE FIGURAS
Variáveis no processo de otimização de uma empresa...............................................9 Processo de Mudança Planejada................................................................................9 Processo de condicionamento do comportamento humano......................................10 Relação Tempo vs Dificuldades em mudanças comportamentais.............................10 Efeito das mudanças sobre as pessoas....................................................................15

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1. INTRODUÇÃO
Neste trabalho analisamos o tipo de mudança ao qual toda empresa deveria considerar como parte integrante de grandes projetos, a Mudança Planejada. Este material foi desenvolvido com base no estudo do capítulo 17 do livro Sistemas, Organização e Métodos - Uma abordagem gerencial, do professor Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira. Neste trabalho apresentamos algumas ferramentas, estratégias, técnicas e características que devem ser consideradas em uma mudança planejada, tais como Desenvolvimento Organizacional e os predicados necessários para um bom analista de organizações sistemas e métodos.

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2. CONCEITO DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
Desenvolvimento Organizacional ou (DO) é uma resposta a mudança uma estratégia organizacional que tem por finalidade mudar crenças, atitudes, valores e a estrutura da empresa adaptando-se melhor a novos mercados, tecnologias e desafios. Com isso objetiva-se adaptar o conhecimento da ciência do comportamento à moldagem dos processos de formação de grupos e das relações intergrupais, a fim de assegurar a eficácia da empresa ficando evidente que este processo deve ter como base de sustentação alto nível de eficiência e eficácia levando em consideração suas diferenças. Por meio de adequado processo de aplicação do (DO), o Analista de Sistemas obtém como principal resultado: Eficácia : medida do rendimento global do sistema. É fazer o que é preciso ser feito. Refere-se à contribuição dos resultados obtidos para alcance dos objetivos globais da empresa, ou seja, o objetivo proposto, objetivo atingido. A definição de eficaz do professor Laerte Perali é a seguinte: Quando um sistema, uma organização ou empresa, consegue realizar seu objetivo, comprova ser eficaz. Portanto eficaz é a capacidade de realizar objetivos. Exemplo: A empresa tem como objetivo, conquistar uma posição de destaque no mercado em determinada característica, (melhor atendimento) em determinado prazo, (um ano). Resultado: Após um ano, usando novos recursos (gastou $$ para isso) consegue atingir seu objetivo. Eficiência: medida do rendimento individual dos componentes do sistema. É fazer certo o que está sendo feito. Refere-se à otimização dos recursos utilizados para a obtenção dos resultados, ou seja, o objetivo proposto, objetivo atingido além das expectativas. A definição de eficiente do professor Laerte Perali é a seguinte: Quando entre dois sistemas, organizações ou empresas, com o mesmo objetivo, um deles atinge esse objetivo com menos tempo ou menos recursos, comprova ser eficiente. Portanto, eficiente é a capacidade de utilizar produtivamente os recursos disponíveis para realizar um objetivo.

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Usando o mesmo exemplo anterior, a empresa conseguiria atingir o mesmo objetivo em menos prazo ou sem adquirir nenhum recurso novo, ou seja sem novos gastos, apenas usando e explorando melhor, os recursos disponíveis na empresa. • • • • • Desenvolvimento da competência interpessoal; Desenvolvimento de crescente entendimento entre os grupos de trabalho de um sistema, reduzindo tensões e atritos; Estabelecimento de um clima de confiança, respeito e não manipulação entre chefes e subordinados no sistema, incluindo o próprio Analista de Sistemas; Criação de um clima favorável para o estabelecimento de objetivos qualificados; Desenvolvimento da empresa pelo aprimoramento dos indivíduos.

Portanto, a capacidade de perceber, analisar e entender as mudanças e seus efeitos sobre o indivíduo, o sistema considerado e a empresa, a de adaptar-se às exigências de novas realidades e, se possível antecipar-se à chegada das mudanças e de novos aspectos de suma importância para o Analista de Sistemas. Neste trabalho iremos abordar apenas Mudança Planejada, porém existem outros tipos de mudanças como: • • • Mudança por acomodação: uma série de pequenas mudanças sem planejamento; Mudança por crise: onde ocorre uma mudança de emergência, visando “apagar incêndio”; Mudança por impacto: ocorre com base na ameaça de uma situação caótica e incontrolável. Com base na conceituação de (DO) e nos benefícios que podem-se apresentar para a empresa, é possível estabelecer algumas de suas características básicas, tais como: • É uma estratégia educacional visando uma mudança organizacional criteriosamente planejada;

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• • •

As mudanças são planejadas de acordo com as necessidades da empresa, e não dos indivíduos; Os agentes de mudança, neste caso o Analista de Sistemas, geralmente são externos ao sistema cliente; É necessário um alto nível de relacionamento, colaboração e respeito profissional entre o agente de mudança e todos os indivíduos envolvidos no sistema;

A atuação do agente de mudança deve ser transparente e ter uma filosofia clara.

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3. PREMISSAS DO DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
O Desenvolvimento Organizacional (DO) parte de determinadas premissas, entre elas podem ser citadas: a) Existe uma forma organizacional mais adequada à época considerada e à empresa em si. Esse aspecto está relacionado às constantes mudanças que a empresa sofre ao longo do tempo. b) A única maneira de mudar a empresa é alterando sua cultura, a qual é entendida como: • • Sistemas dentro dos quais as pessoas trabalham e vivem; e Modos de vida, crenças e valores, formas de interação e relacionamento.

c) É necessária uma nova conscientização social das pessoas que trabalham na empresa, pois somente dessa forma seus resultados podem ser otimizados. Fica evidente que todo esse processo deve buscar fortalecer o lado positivo da burocracia nas empresas, como: • • • • • Cadeia de comando bem definida; Sistema de regras e procedimentos amplo e rígido; Divisão de trabalho baseada na especialização; Promoção e seleção baseadas na competência técnica; e Impersonalidade nas relações humanas.

Na realidade, quando se considera o processo de otimização de uma empresa, é necessário considerar algumas variáveis que influem nesse processo, conforme pode ser visualizado:

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Figura 1: Variáveis no processo de otimização de uma empresa. O executivo deve analisar cada aspecto das variáveis de forma particular, para obter maior eficiência e eficácia no processo. Portanto, o processo de mudança planejada deve ser analisado pelo Analista de Sistemas considerando-se todos os aspectos da estrutura organizacional.

Figura 2: Processo de Mudança Planejada. Outro aspecto importante em um processo de mudança é o comportamento humano, que parte da cultura, passando pelas percepções e comportamento até as atitudes.

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A única maneira de mudar a empresa é alterando sua cultura que é constituída por: • • Sistemas dos quais as pessoas trabalham e vivem; Modos de vida, crenças e valores, formas de interação e relacionamento.

É necessária uma nova conscientização social das pessoas na empresa para aperfeiçoar os resultados.

Figura 3: Processo de condicionamento do comportamento humano. Outro aspecto importante que o Analista de Sistemas deve levar em consideração são que as mudanças comportamentais possuem diferentes dificuldades envolvidas, bem como demandam períodos de tempo diferentes.

Figura 4: Relação Tempo vs Dificuldades em mudanças comportamentais.

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4. DOENÇAS EMPRESARIAIS
Uma empresa pode apresentar alguns tipos de doenças que podem prejudicar seu desenvolvimento e, são classificadas como: • • • • • • Econômicas; Financeiras; Técnicas; Mercadológicas; Administrativas; e Comportamentais.

O executivo pode identificar determinados sintomas para cada uma dessas doenças.

Podemos perceber que para cada um dos sintomas constatados, deve-se analisar quais são suas causas, pois somente com base nesta situação o Analista de Sistemas pode trabalhar adequadamente no processo.

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4.1. DIAGNÓSTICO DA SAÚDE ORGANIZACIONAL
Um analista deve saber identificar os sintomas de saúde organizacional, entre os quais podemos citar: • • • • Alto nível de adaptabilidade às demandas internas e externas; objetivos amplamente compartilhados; liberdade de expressão; pontos de decisão determinados em função de competência,

responsabilidade, acesso às informações, volume de trabalho e não pelo nível hierárquico; • • • • • • • • espírito de equipe; colaboração espontânea e bem aceita; possibilidade de progresso e desenvolvimento pessoais; motivação no trabalho; confiança, liberdade e responsabilidade mútua; clima de ordem mas com alto grau de inovação; pessoas abertas a inovações; alto nível de integração.

4.2. DISFUNÇÕES NAS EMPRESAS
Outro aspecto importante a ser analisado é o das disfunções na empresa, a seguir alguns exemplos de disfunções na estrutura organizacionail: • • • estrutura organizacional com alto grau de ambigüidade com respeito à divisão do trabalho ou à autoridade para tomada de decisão; medidas e critérios de desempenho, controle e recompensas entre fontes de informações necessárias para decisão e pontos de tomada de decisão; e alta incongruência entre papéis e funções formais (intenções explicitadas) e reais (utilizadas na prática).

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De nada adianta um analista concentrar esforços para desenvolver adequada estrutura organizacional e/ou sistema de informações e/ou métodos, normas e procedimentos se não considerar de forma equilibrada as disfunções existentes na empresa.

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5. AGENTE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
O Agente de Desenvolvimento Organizacional é aquele capaz de desenvolver comportamentos, atitudes e processos que possibilitem à empresa transacionar, pró ativa e interativamente com os diversos aspectos do ambiente e do sistema. Os principais requisitos de um bom agente de desenvolvimento organizacional são: • • • • • Autoconhecimento; Conhecimento da empresa; Conhecimento do sistema considerado; Bom relacionamento; Flexibilidade de ação.

Possuindo essas qualificações e também sabendo trabalhar com o cliente e não para o cliente, o agente de desenvolvimento organizacional torna o processo de mudança planejada muito mais viável e natural. Funções para um bom trabalho de desenvolvimento organizacional: • • • • • • • • • • • • • Obter dados sobre o funcionamento do sistema; Ouvir pessoas e compreende-las; Ajudar pessoas com dificuldades pessoais e funcionais; Diagnosticar situações e comportamentos; Traças estratégias e escolher táticas de DO; Estimular comportamentos e ações condizentes com os objetivos de DO; Treinar pessoas e grupos; Confrontar pessoas ou grupos, dando-lhes feedback construtivos; Sugerir soluções e orientar ações; Intervir diretamente, assegurando-se de que certas providências sejam tomadas; Liderar ou dirigir pessoas ou grupos; Planejar, organizar, coordenar e controlar atividades de DO; e Avaliar resultados e desempenhos baseados em objetivos e desafios estabelecidos.

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5.1. AGENTE INTERNO E AGENTE EXTERNO
O agente de DO pode atuar como consultor externo ou como consultor interno à empresa, vamos examinar as vantagens e desvantagens de cada uma das duas posições: • Consultor externo Para essa forma de atuação, os principais aspectos são: Vantagens: • • • • • • • • • maior experiência, por ter realizado serviços em várias empresas; maior aceitação nos escalões superiores; pode correr certos riscos (dizer e fazer coisas); e é mais imparcial. menor conhecimento dos aspectos informais da empresa; não tem poder formal; tem menor acesso informal a pessoas e grupos; e geralmente, não tem presença diária.

Desvantagens:

Consultor interno Para essa forma de atuação, os principais aspectos são: Vantagens: • • • • • maior conhecimento dos aspectos informais; presença diária; maior acesso a pessoas e grupo; participação da avaliação e do controle de processos; e tem algum poder formal.

Desvantagens: menos aceitação nos escalões superiores; geralmente, tem menos experiência; e menor liberdade de dizer e fazer coisas.

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5.2. MODELO DE INTERVENÇÃO DO AGENTE
A atuação do agente de DO pode ser subdividida em etapas, dentro de um processo para se institucionalizar o método da mudança planejada na empresa, estas etapas são as seguintes: Etapa 1: IDENTIFICAÇÃO Essa etapa refere-se à sondagem e ao reconhecimento da situação da empresa pelo agente de mudança. Etapa 2: ENTRADA Nessa etapa, há os seguintes aspectos: • • • • • • contrato (se for o caso); estabelecimento de expectativas e dos compromissos mútuos; estabelecimento do sistema-alvo; testar receptividade, confiança etc.; sentir o clima, a cultura etc.; e sondar problemas, insatisfações etc.

Etapa 3: AUDITORIA E POSIÇÃO Nessa etapa, o agente de mudança deve: • • • • • • realizar entrevistas e levantamentos; efetuar análises; definir situação e necessidades de mudança; analisar causas, alternativas, efeitos, riscos, custos, resistências,

acomodações etc.; avaliar potencial de mudança; e identificar os pontos fortes e os fracos do sistema-alvo.

Etapa 4: PLANEJAMENTO Nessa etapa, o agente de mudança deve: • • definir estratégias e políticas para ação; definir os participantes; e

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estabelecer os programas de trabalho, com atividades, seqüência, tempo, recursos etc.

Etapa 5: AÇÃO Nessa etapa, o agente de mudança deve: • • • • implementar o pleno estabelecido; agir sobre o sistema considerado; treinar as pessoas envolvidas; e ter efetiva institucionalização da mudança, por meio de atitudes e métodos de solução de problemas. Etapa 6: ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO Nessa etapa, há os seguintes aspectos:
● ● ●

controle dos resultados; auto-avaliação pelo usuários; avaliação pelo agente da mudança (analista de sistemas, organização e métodos); e estudo da necessidade de nova auditoria de posição.

Etapa 7: CONCLUSÃO Nessa etapa, o agente desliga-se do processo, pelo menos temporariamente.

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6. MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS E DAS PESSOAS
Aspectos básicos: • • • Efeito das mudanças sobre as pessoas; Causa de resistências às mudanças; e Processos para reduzir a resistência às mudanças.

6.1. EFEITO DAS MUDANÇAS SOBRE AS PESSOAS
As mudanças organizacionais podem provocar uma série de efeitos sobre as pessoas, podendo iniciar um processo de resistência a essas mudanças. Essas mudanças podem não provocar o efeito desejado sobre as pessoas, más a simples expectativa desse efeito pode provocar a resistência. Alguns desses efeitos são: • • • Econômicos – Tais como mudanças nos salários e nos benefícios; Organizacionais – Tais como mudança no poder, mudanças no status, na autonomia ou na carga de trabalho; Sociais – Tais como mudanças no relacionamento com o chefe, com os subordinados, com os pares ou com fatores do ambiente empresarial. Entretanto, esses efeitos pessoais sofrem influência de duas variáveis: • • Características pessoais; e Grau de poder do indivíduo.

Com base nessas situações o indivíduo pode adequar-se em uma das três situações perante as mudanças na empresa: • • Situação de aceitação; Situação de alienação; e

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Situação de resistência.

Figura 5: Efeito das mudanças sobre as pessoas. O Analista de Sistemas deve estar atento a todo esse processo para evitar uma quantidade maior de situações que fujam de seu controle.

6.2. CAUSAS DE RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS
As causas de resistência às mudanças podem ser relacionadas à tendência de: • • • • • • Perceber só o que convém; Insegurança pessoal; Dependência de ação para com outras pessoas; Necessidade de reagir contra; Receio de perder coisas boas atuais; e Não aceitar o que incomoda.

O analista deve trabalhar com estas causas de resistência as mudanças na empresa. Na verdade são pontos simples e comuns que parte geralmente de característica das pessoas inseguras ou despreparadas.

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6.3. PROCESSOS PARA REDUZIR A RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS
Tendo em vista as causas de resistência às mudanças nas empresas, é possível estabelecermos alguns processos que podem reduzi-la, tais como: • • • Informar os fatos, necessidades e objetivos e prováveis efeitos da mudança; Persuadir sobre fatores que levaram à decisão da mudança; e Solicitar colaboração no diagnostico, na decisão e no planejamento de ações decorrentes. Esses processos não apresentam dificuldades maiores para o analista competente. Aqui na verdade o que deve ser feito é esclarecer ao individuo o que esta sendo realizado, os objetivos, e fazer com que ele participe e se envolva percebendo que está fazendo parte da mudança e que isto significa a implantação de um processo positivo.

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7. BIBLIOGRAFIA
OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUÇAS DE. Sistemas, Organização e Métodos: Uma Abordagem Gerencial, capítulo 17, 15ª Edição (2005). PERALI, Prof. LAERTE CARNAVARRO. Enviou por e-mail sua definição de Eficiência e Eficácia em 17 de maio de 2006. DIDIO Prof. Robert Joseph., Sinopse de Normas para Elaboração de Trabalhos de Pesquisa. Disponível em: <http://www.oswaldocruz.br>. Acesso em 20 de maio de 2006.