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DOCUMENTOS DE USO EN EL COMERCIO Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que

se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: · En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una

determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. · Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de

comercio · · Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobación de los asientos de contabilidad.

El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador. y es obligación del adquiriente exigir y retirar. que autorice la Administración Tributaria Dichos documentos deberán ser autorizados por la Dirección. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. valor unitario y total Sello de cancelado o marca de la caja registradora . Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. descripción de mercaderías. precio y demás condiciones de la venta. Factura Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido. para devoluciones. a) b) c) d) Facturas en las ventas y servicios que presten Notas de débito. anulaciones o descuentos Otros documentos. 31 MAQUINAS Y CAJAS REGISTRADORAS La Administración Tributaria podrá autorizar el uso de máquinas y cajas registradoras para emisión de facturas en forma mecanizada o computarizada. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado.SEGÚN LA LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREDADO (IVA) ARTICULO. que llevara un registro y control computarizado de los mismos (articulo 30) ARTICULO NO. los siguientes documentos. naturaleza. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal lineamientos:       Numero y fecha de emisión Nombre o razón social de quien la extiende Nombre del cliente o comprador NIT del vendedor y NIT del comprador Detalle de cantidad . indicando cantidades. 29 DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Los contribuyentes afectos al impuesto de esta ley están obligados a emitir y entregar al adquiriente. para aumentos del precio o cargos Notas de crédito.

única. en una fecha establecida y en un domicilio estipulado. primera. PAGARÉ Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a otra. Requisitos          Numero de orden Valor en números y letras Lugar y fecha de emisión Lugar y fecha de vencimiento Firma del librador Nombre del beneficiario Términos de clasificación. la copia se le da al vendedor y el original queda para la contabilidad de la empresa RECIBOS El recibo es un documento. mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. segunda. o a quien ésta indique. una suma de dinero determinada. Se debe emitirse en original y copia como minimo . Nombre y domicilio del librado Nombre y firma del aval si lo hubiere . al cancelar la factura cambiaria esta se constituye en el unico documento probatorio del pago por compra de mercaderia FACTURA ESPECIAL Es un documento que se utiliza para comprobar la compra de un bien o el pago de un servicio cuando el vendedor no extiende facturas ya sea porque no esta escrito como contribuyente o porque no las ha mandado a hacer o se niegue a extenderlas.FACTURA CAMBIARIA Este documento ampara la compra venta-venta de mercaderias al credito y establece el tiempo de vigencia del mismo y pierde su valor en el momento de hacerse efectivo el pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación. etc. Es un documento negociable como la letra de cambio o pagare .

Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento. Es el comprobante que envía el proveedor al comprador. el cual al ser firmado por el beneficiario comprueba el pago realizado este documento la empresa que lo utiliza lo manda a imprimir sobre la base de los lineamientos que los bancos del sistema han adoptado consiste en un cheque normal con líneas desprendibles para el vocher o comprobante el voucher se utiliza para registrar que operación mercantil se esta cancelando NOTA DE DEBITO Son documentos que se utilizan en el comercio para aumentos del precio o recargos sobre operaciones ya facturadas. Orden de compra . comunicándole que aumento su deuda por motivos que en él se especifica. NOTA DE CREDITO Nota de crédito La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. así como por la anulación de operaciones.CHEQUE Es el documento que extiende la persona o empresa que tiene su dinero depositado en un banco del sistema y pude retirar todo o parte de ello emitiendo cheques los cheques son formularios impresos suministrados por el banco contra el que se va a librar el documento Requisitos        Numero de orden Nombre del banco librador Nombre y firma del librador La orden de pagar una cantidad determinada de dinero Lugar y fecha Nombre del beneficiario Tipos de cheques Cheque voucher Es el cheque normal al que se le adhiere el comprobante.

Por otra parte. la letra de cambio es una orden de pago escrita. también se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa. que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero. La letra de cambio históricamente ha surgido. aun cuando no figure la cláusula a la orden. por tanto puede tener una serie continuada de endosos. También se cotiza el trabajo. de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. Antes de emitir la orden de compra. Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores. que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos. TICKET: Cumple la misma función que la factura al contado y se utiliza en operaciones de escasos importes. la letra es un documento circulante. debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. Debe ser concreto. Dentro de la clasificación de los títulos . o sea que se puede transferir mediante endoso.Es un documento similar a la nota de pedido. . o en los mercados monetarios.valor abstracto.valor a la orden. Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. claro y específico en lo que se solicita. debido a exigencias económicas. en un tiempo determinado. es decir. La Cotización La cotización es darle valor a un bien. por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. Letra de cambio La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito. Igualmente la letra de cambio es título. o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores.valores en causales y abstractos. la letra de cambio viene a ser título .