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DOCUMENTOS DE USO EN EL COMERCIO Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que

se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas. Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad. La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una

determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de

comercio Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobacin de los asientos de contabilidad.

SEGN LA LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREDADO (IVA) ARTICULO. 29 DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Los contribuyentes afectos al impuesto de esta ley estn obligados a emitir y entregar al adquiriente, y es obligacin del adquiriente exigir y retirar, los siguientes documentos. a) b) c) d) Facturas en las ventas y servicios que presten Notas de dbito, para aumentos del precio o cargos Notas de crdito, para devoluciones, anulaciones o descuentos Otros documentos, que autorice la Administracin Tributaria

Dichos documentos debern ser autorizados por la Direccin, que llevara un registro y control computarizado de los mismos (articulo 30) ARTICULO NO. 31 MAQUINAS Y CAJAS REGISTRADORAS La Administracin Tributaria podr autorizar el uso de mquinas y cajas registradoras para emisin de facturas en forma mecanizada o computarizada.

Factura Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago. Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador. La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

lineamientos: Numero y fecha de emisin Nombre o razn social de quien la extiende Nombre del cliente o comprador NIT del vendedor y NIT del comprador Detalle de cantidad , descripcin de mercaderas, valor unitario y total Sello de cancelado o marca de la caja registradora

FACTURA CAMBIARIA Este documento ampara la compra venta-venta de mercaderias al credito y establece el tiempo de vigencia del mismo y pierde su valor en el momento de hacerse efectivo el pago. Es un documento negociable como la letra de cambio o pagare . al cancelar la factura cambiaria esta se constituye en el unico documento probatorio del pago por compra de mercaderia

FACTURA ESPECIAL Es un documento que se utiliza para comprobar la compra de un bien o el pago de un servicio cuando el vendedor no extiende facturas ya sea porque no esta escrito como contribuyente o porque no las ha mandado a hacer o se niegue a extenderlas. Se debe emitirse en original y copia como minimo , la copia se le da al vendedor y el original queda para la contabilidad de la empresa

RECIBOS

El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligacin.

PAGAR Llamase pagar al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien sta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.

Requisitos Numero de orden Valor en nmeros y letras Lugar y fecha de emisin Lugar y fecha de vencimiento Firma del librador Nombre del beneficiario Trminos de clasificacin, nica, primera, segunda, etc. Nombre y domicilio del librado Nombre y firma del aval si lo hubiere

CHEQUE

Es el documento que extiende la persona o empresa que tiene su dinero depositado en un banco del sistema y pude retirar todo o parte de ello emitiendo cheques los cheques son formularios impresos suministrados por el banco contra el que se va a librar el documento Requisitos Numero de orden Nombre del banco librador Nombre y firma del librador La orden de pagar una cantidad determinada de dinero Lugar y fecha Nombre del beneficiario

Tipos de cheques Cheque voucher Es el cheque normal al que se le adhiere el comprobante, el cual al ser firmado por el beneficiario comprueba el pago realizado este documento la empresa que lo utiliza lo manda a imprimir sobre la base de los lineamientos que los bancos del sistema han adoptado consiste en un cheque normal con lneas desprendibles para el vocher o comprobante el voucher se utiliza para registrar que operacin mercantil se esta cancelando NOTA DE DEBITO Son documentos que se utilizan en el comercio para aumentos del precio o recargos sobre operaciones ya facturadas. Es el comprobante que enva el proveedor al comprador, comunicndole que aumento su deuda por motivos que en l se especifica.

NOTA DE CREDITO Nota de crdito La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones.

Orden de compra

Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita. Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. La Cotizacin La cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo. Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociacin de valores, o tambin expresin de uso burstil para sealar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a travs de bolsas de valores. La primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio para un ttulo en funcin de la oferta y la demanda. Por otra parte, tambin se utiliza este nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios. Letra de cambio La letra de cambio es un documento de crdito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. La letra de cambio histricamente ha surgido, debido a exigencias econmicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las mltiples relaciones recprocas entre los individuos. Dentro de la clasificacin de los ttulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser ttulo - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un ttulo -valor esencialmente de crdito, es decir, que contiene una operacin crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado. Igualmente la letra de cambio es ttulo- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la clusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos. TICKET: Cumple la misma funcin que la factura al contado y se utiliza en operaciones de escasos importes.