P·ENGENALAN MODEL STRUKTUR ORGANISASI DALAM SUATU INSTALASI DAN SUMBER DAYA MANUSIA YANG DIBUTUHKAN

Manusia merupakan bagian yang penting dari instalasi. Meskipun banyak dan baiknya sumber daya yang lain, tanpa manusia yang tepat dengan tindakan yang tepat dalam struktur organisasi, sangatlah kecil untuk mempunyai organisasi yang efisiensi dan efektif. A. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Merencanakan struktur organisasi yang efektif untuk pedoman operasi dalam

===-------

Fungsi pekerjaan Organisasi

Menetapkan tugas-tugas yang harus dilakukan dan tanggung --jawab apa yang dipunyai Menyediakan lingkungan yang baik
MANUSIA

Spesifikasi pekerjaan Kondisi pekerjaan Penerimaan pegawai

~

Menemukan orang-orang yang tepat

____

Mendorong mereka untuk tetap bekerja di organisasi, untuk -bekerja lebih baik dan lebih maju Jika mereka atau tugasnya gagal __

Motivasi

Penghentian tenaga kerja

Gambar 1. Tugas dan Tanggung Jawab Manusia

Struktur Organisasi dan SDM

Halaman 1

Prinsip-prinsip Umum 1. Tanggung jawab untuk melakukan pengorganisasian Manajer Sistem Informasi bertanggung jawab untuk menenetapkan struktur departemen sistem informasi. Tujuan Untuk menetapkan pedoman guna pembuatan struktur organisasi untuk departemen sistem informasi. bukan oleh dirinya sendiri. B. dan perluasan dan pembatasan tanggung jawab. Struktur Organisasi dan SDM Ha/aman 2 . untuk memudahkan 3.2. memberikan titik acuan untuk merencanakan pengorganisasian departemen. Oleh karena itu. Aktivitas Tugas dan tanggung jawab yang disebutkan pada A. B. sehingga setiap orang bisa memahami apa yang diharapkan.1. struktur organisasi harus dapat ditinjau secara berkala untuk memastikan apakah ia masih relevan dengan persyaratan-persyaratannya. 4. Tugas dan tanggung jawab itu harus dialokasikan kepada individu-individu yang beroperasi pada tingkatan tanggung jawab yang berbeda dalam fungsi-fungsi. STRUKTUR ORGANISASI B. Siapa saja yang diberi delegasi kewenangan tersebut harus memikul tanggung jawab atas aktivitas-aktivitas bawahannya. harus ditetapkan secara jelas dan harus diketahui oleh para staf yang berkepentingan. 5.B. yang dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan lokal. Tujuan Tujuan pengorganisasian uu adalah pengkoordinasian dan penyatuan usaha. Cara Pengorganisasian 1. Tugas-tugas Sifat tugas. namun juga oleh orang yang berinteraksi dengannya. Kewenangan Harus ada garis atau jalur kewenangan yang jelas dari manajer ke setiap anggota stafnya. Fleksibilitas Pengorganisasian dan pengorganisasian kembali harus dianggap sebagai proses yang berkelanjutan. 2.3.

posisi pad a tingkat ini lebih ditekankan pada ketrampilan manajemennya dari pada kemampuan teknisnya. Biasanya disebut Manajer Sistem Informasi. misalnya Sfruktur Organisasi dan SDM Ha/aman 3 . Tingkatan Tanggung Jawab Staf departemen sistem informasi dikelompokkan dalam tiga tingkat tanggung jawab : • Manajerial Bertanggung jawab atas semua fungsi dalam operasi di departemen sistem informasi. Dalam instalasi komputer yang lebih besar. namun tidak semuanya. jawab atas fungsi. logis departemen sistem informasi ditunjukkan 3. Supervisor ini harus mempunyai ketrampilan teknis paling tidak sama dengan mereka yang berkerja sama dengannya dan yang memberi laporan kepadanya. Fungsi Fungsi logis untuk beberapa sistem adalah : a) Penerimaan data b) Konversi data c) Penerimaan pekerjaan d) Penggabungan pekerjaan e) Perpustakaan media f) Pemrosesan komputer g) Pemisahan pekerjaan h) Pemrosesan output i) Pendistribusian output j) Penggunaan teleprocessing (untuk sistem pemrosesan jarak jauh) k) Kontrol I) Penyediaan m) Dukungan teknis Pengorganisasian pada Gambar 2. • Supervisori Bertanggung jawab atas satu atau beberapa fungsi. • Operatif (Operasional) Tidak sepenuhnya bertanggung operator komputer.2.

Penetapan tugas pada staf Pada waktu memberikan atau menetapkan pekerjaan pada staf tertentu. dan pengetahuan atau cara menqerjakan pekeriaanya.i) Petugas Pengontrol Data (d. ketrampilan.h.___ Key Operator (b) Gambar 3.c. Manajer sistem informasi harus memastikan bahwa staf yang terpilih mempunyai kemampuan.f) .g) Petugas Operasi Komputer (e. 5. Staf tersebut harus diberi waktu untuk menge~akan tugasnya serta harus diberitahu tentang apa yang harus ia penuhi atau capai.4. Contoh Struktur Organisasi Manajer Sistem Informasi I Supervisor Konversi Data Supervisor Pengontrolan Data (k) Supervisor Operasi Komputer (j.I) I--- Petugas Penerimaan Output (a. Contoh Struktur Organisasi untuk Depariemen Sistem Informasi yang keeil (Huruf di bawah kotak menunjukkan fungsi yang dijalankan pada tingkat operasional) Sfruktur Organisasi dan SDM Ha/aman 4 .

3.2. tanggung jawab. Tanggung Jawab Pembuatan spesifikasi sistem informasi. dan batasan dibebankan dan bagaimana pemberian saran C. Cakupan Spesifikasi pekeriaan diperlukan untuk : . Halaman5 StrukturOrganisasidan SDM . pekerjaan adalah tanggung jawab Manajer C. Format 1. Tujuan Untuk menetapkan kewenangan bisa dilakukan. lsi Rincian spesifikasi pekeriaan adalah sebagai berikut : Judulpeke~aan : Nama pekerjaan yang singkat untuk tujuan referensi.Mengontrol aktivitas para staf .4. SPESIFIKASI PEKERJAAN Spesifikasi pekerjaan adalah daftar tugas dan tanggung jawab yang terkait dalam pekerjaan tertentu. Layout Judul standar harus dipahami seketika itu. Deskripsi Tanggung jawab kepada menunjukkan rangkaian perintah dan kebutuhan akan laporan. digunakan agar bentuk formatnya dapat 2. Tanggung jawab atas Tugas biasa : Aktivitas yang akan dijaJankan secara teratur dan dalam keadaan biasa atau normal.C.1.Menentukan struktur organisasi departemen . C. bagaimana tugas. : Uraian singkat mengenai judul pekerjaan.Menetapkan aktivitas bagi setiap orang C.

: Orang (dinyatakan dalam judul pekeriaan) yang akan dihubungi dalam keadaan normal atau ketika te~adi kesulitan atau keadaan darurat. Kontak I Hubungan Ketrampilan khusus SPESIFIKASI PEKERJAAN Judul pekerjaan Deskripsi Tanggung jawab kepada Tanggung jawab atas Tugas biasa Kinerja tugas yang dialokasikan oleh Supervisor shift meliputi : Pengoperasian console Penanganan peralatan dan media Ketaatan pada instruksi dan standar pengoperasian Kerapian dan kebersihan area atau ruang komputer Operator komputer (kecuali staf yunior) harus mampu meneruskan pekerjaan supervisor shift jika diperlukan Kontak dengan bagaian atau Departemen lain harus dilakukan melalui Supervisor shift Operator komputer Pengoperasian komputer Supervisor shift Tugas lebih jauh Kontak I Hubungan Struktur Organisasi dan SDM Halaman 6 .Tugas lebih jauh : Aktivitas yang akan dijalankan secara tidak reguler dalam kondisi yang tidak biasanya. : Ketrampilan atau pengetahuan yang harus dimiliki.

Kondisi Kondisi atau persyaratan meliputi : . Kondisi Fisik Kondisi fisik berkaitan dengan lingkungan kerja. KONDISI KERJA Kondisi kerja dapat dibagi menjadi empat kategori : . 0. Tersedia brosur dan petunjuk yang menguraikan undang-undang tersebut dan menyediakan banyak informasi lain yang berguna. Contoh Spesifikasi Pekerjaan untuk Operator Komputer D.Pembayaran Struktur Organisasi dan SDM Ha/aman 7 .Prosedur administrasi kondisi di 0.Ketrampilan khusus Pengetahuan tentang sistem operasi Kemampuan pengetikan Ketrampilan manual (pemanipulasian perangkat dan media) Pemahaman tentang aplikasi pemakai Gambar 4. Kebutuhan akan hal-hal yang legal Undang-undang pekeria telah dibuat dan pekeria sebaiknya tahu dengan baik tentang hal itu.1.Kondisi ketenagake~aan yang akan sama dengan perusahaan secara keseluruhan .Kondisi fisik .Dapat diberitahukan atau dituliskan dalam iklan . 0.Harus diberikan secara tertulis bersama dengan penawaran posisi 2.2.Masa jabatan . Pemberitahuan kepada Tenaga Kerja Kondisi ketenaqakerjaan : .Kebutuhan akan hal-hal yang legal .3. Kondisi Ketenagakerjaan 1.Harus dikemukakan apabila diberikan rincian yang lebih jauh .Harus diberikan secara rinci ketika dilakukan interview . Lingkungan kerja yang nyaman dapat merangsang tenadinya efisiensi dan moral keria.

Aktivitas politik 0. Prosedur Administrasi 1.Hak paten dan penemuan . Alasan lain adalah untuk mengefektifkan penggunaan peralatan. Ada beberapa faktor yang perlu pertimbangkan pad a sistem shift.Publikasi .4.Ketenagake~aan di luar perusahaan . Kondisi yang lain Kondisi lain meliputi : .Kebangkrutan dan pailit .Asuransi kesehatan . yaitu : .Kesehatan Pertimbangan sosial Hari istirahat Makanan Transportasi Struktur organisasi Komunikasi Jenis shift Struktur Organisasi dan SOM Halaman 8 . Shift (Pergantian) Alasan utama kerja shift adalah untuk memenuhi jadwal dan batas waktu.- Kehadiran Pengeluaran Liburan Cuti khusus Cuti sakit Perjalanan dinas Pensiun 3. yang jadwal dan batas waktu ini tidak bisa diselesaikan dengan menggunakan waktu kerja biasa.

PENERIMAAN PEGAWAI (PEREKRUTAN) E. Tujuan Untuk memberikan pedoman perekrutan dan seleksi staf .30 .Kondisi peralatan Peralatan harus dipelihara atau dijaga dengan cara yang baik. Kemanan Keamanan para peg awa i merupakan hal yang penting dalam organisasi.30 .Kondisi lingkungan Semua area kerja harus dijaga agar rapih.08.00 23.1. E.00 15.23. dalam hal ini kaitannya dengan departemen sumber daya manusia (HRD Department).16. . E. Namun demikian. Tanggung Jawab Perekrutan stat di departemen sistem informasi harus sesuai dengan prosedur perekrutan stat secara keseluruhan.45 15. kebakaran. Slruktur Organisasi dan SDM Halaman 9 .00 -15.15 .24.00 3-Shift hari keria 120 3 07.30 . karena diperlukan teknik dan ketrampilan spesialis. bebas dari kerusakan dan ancaman.Jenis Shift Jumlahjam kerja perminggu 75 Regu Detail Ganda 2 08. terutama berhubungan dengan manajemen dan juga persyaratan hukum.2.00 Gambar 5. Janis Sistam Shift 2. maka Manajer Sistem Informasi harus ambil inisiatif dan terlibat secara langsung dalam seleksi staf di departemen sistem intormasi. Diantara pertimbangan untuk menjaga keamanan tersebut adalah : .

3. Spesifikasi Manusianya Dari spesifikasi pekerjaan harus dibuat daftar yang menunjukkan ketrampilan yang harus dipunyai pelamar. Sfruktur Organisasi dan SDM Haiaman 10 .S. Staf terlatih E. Pentingnya Perekrutan Keperluan staf bervariasi menurut tahapnya. Lulusan perguruan tinggi 5. Sumber Staf E.E. Manajer Operasi harus mempertimbangkan kondisi dan alternatit sebelum melakukan proses seleksi. Stat belum terlatih yang lain 6. Stat yang ditranster 3. Kondisi dan alternatit tersebut adalah : • Instalasi baru • Fasilitas baru • Cuti stat • Muatan ke~a yang meningkat Tahap perekrutan : . Sumber stat dapat diperoleh dari : 1. Stat berpengalaman 7. Pengalaman 2. Stat part-time 8. Mahasiswa yang cuti sekolah 4.Merancang iklan Memasukkannya ke mass media atau menyebarkannya dalam organisasi Menerima balasan Menyaring seluruh lamaran Mengirim panggilan ke pelamar untuk tes Tes Interview Penawaran pekerjaan Catatan pelamar tantang pekeqaan sebelumnya. 4. Staf agen 9.

pengetahuan tentang peralatan) Gaji I Kondisi E. aktivitas perusahaan. garis besar tugas. Iklan untuk posisi senior memerlukan rincian yang lebih detail dari pada iklan untuk operator komputer.S. lokasi) Sifat pekenaan (Posisi.6. Tes Tes atau ujian digunakan untuk membuktikan ketrampilan dan kecakapan manual. sistem pengoperasian.9. Banyak pelamar yang mengikuti tes bersama. peralatan lain yang akan digunakan) Pengalaman (kualifikasi dan latar belakang. dan yang tampak mudah cocok atau menyesuaikan diri dengan departemennya adalah pelamar yang harus dipilih. Informasi yang relevan mencakup : . Pelamar yang paling mendekati spesifikasi "manusianya".7. Interview Interview mempunyai dua tujuan : . tanggung jawab) Peralatan Oenis dan model. dan hasilnya dapat diketahui sebelum interview berkahir. Tes harus dilakukan sebelum interview.Perusahaan (Nama. Seleksi Catatan interview harus digunakan sebagai dasar untuk peninjauan formal.Jenis kelamin I status Umur Kesehatan Kepribadian Intelejensi (pengetahuan) Pengalaman E. yang dilakukan segera setelah interview. E. Struktur Organisasi dan SDM Haiaman 11 .Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan : .Pelamar bisa mendapatkan informasi mengenai perusahaan dan pekerjaan yang dilamarnya E. Periklanan Iklan harus memberikan keterangan atau informasi yang lengkap mengenai posisi yang ditawarkan.Manajer Sistem Informasi mendapatkan informasi langsung dari pelamar .

Faktor yang dapat dipertimbangkan adalah : . MOTIVASI Motivasi staf merupakan faktor penting dalam pencapaian kine~a tingkat tinggi. Referensi melalui telpon untuk perbincangan informal akan lebih cepat dari pada tertulis.10. Jika ada beberapa anggota baru yang bergabung dengan perusahaan pad a waktu yang bersamaan. Pengunduran Diri Pengunduran diri adalah penghentian tenaga ke~a yang biasa dan merupakan bagian dari hal yang umum te~adi. lebih tidak ada hambatan bagi penerimanya. Penerimaan Sebelum mulai menge~akan tugasnya. Kelebihan dan kelemahan staf harus ditentukan menu rut penilaian kinerja secara berkala.E. Namun demikian ada sejumlah fa kto r yang harus dipertimbangkan. dan biasanya lebih informatif. anggota staf baru harus diberi sejarah ringkas perusahaan dan pekeriaan di departemennya. Beberapa pergantian staf dikehendaki apabila orang baru membawa ide atau gagasan tentang hal tersebut. Referensi Jika diajukan referensi setelah penawaran pekerjaan dilakukan. maka pengenalan dapat dilakukan dalam bentuk kursus pengenalan secara singkat. maka pelamar harus diberitahu bahwa jabatannya "karena ada referensi yang memuaskan" .Pembayaran . khususnya dari manajer pada perusahaan tempat ia bekeria sebelumnya. PENGHENTIAN TENAGA KERJA G. E.Pelatihan .Kesejahteraan G. dimana staf sepenuhnya terlibat di dalamnya.Untasan karir .1.11. Struktur Organisasi dan SDM Halaman 12 .Proses penilaian . F. Referensi pribadi. metode baru dan pengalaman yang berbeda. mungkin lebih bernilai atau berguna.

Pelatihan lebih lanjut diperlukan dan ini perlu direncanakan . Jika tidak ada orang lain yang mempunyai pengetahuan ini. baik manajemen atau sejawatnya .Tenaga kerja yang keluar tersebut harus menyampaikan pengetahuan-nya sebanyak mungkin kepada seseorang yang ada atau masih di dalam perusahaan tersebut sebelum ia pergi. Hilangnya Pengalaman Orang yang keluar akan mendapatkan pengalaman atau pengetahuan tentang perusahaan bekas tempat bekeria. misalnya : .Tidak suka dengan kondisi kerja .Prospek yang lebih baik .Faktornya adalah : 1. misalnya : .Tidak suka dengan pekerjaan saat itu Tidak suka dengan orang-orangnya. . Alasan Keluar Alasan keluar dari pekerjaan dapat bersifat : • Positif. maka sebaiknya pegawai yang ingin keluar ini cepat-cepat dikabulkan. Redundansi (Mengurangi Kelebihan) Perlunya melepas atau mengeluarkan staf dapat disebabkan beberapa alasan. maka : . 2. G. Hilangnya Kemauan Baik Jika alasan untuk keluar adalah alasan negatif.Masalah pribadi 3. misalnya : .Harus dilakukan usaha untuk merekrut seseorang yang mempunyai pengetahuan yang diperlukan.2. .Kemajuan karir .Jenis pekerjaan berbeda .Hilangnya pengalaman mungkin akan memperlambat beberapa aspek kerja yang berakibat tidak baik pada penjadwalan kerja.Pindah ke area lain • Negatif.Peke~aan yang ditangani pegawai telah tiada (diganti dengan mesin misalnya) Sfruktur Organisasi dan SDM Halaman 13 .Perusahaan hanya mampu mempekerjakan sejumlah kecil pegawai .

Pemecatan Ada persyaratan menurut Undang-undang yang mencakup pemecatan. Alasan pemecatan biasanya hanya berdasarkan atas kinerja yang jelek dan kelakuan yang tidak baik.3. dan para pegawai dapat menolak perlakuan pemecatan yang sepihak.- Reorganisasi mungkin memerlukan kemampuan yang tidak dimiliki oleh para pegawai saat itu Merger (penggabungan) memerlukan penghilangan duplikasi usaha G. dan ini harus disebutkan atau dinyatakan menurut kondisi ketenaqakeriaan. Sfruktur Organisasi dan SDM Halaman 14 .

Pemakai Teleprocessing Kontrol Konversi Data Penerimaan Peke~aan Penggabungan Peke~aan Perpustakaan Media Komponen Media perawatan dalam Pemrosesan Komputer Ruang Penyimpanan Komponen Media produksi Pemisahan Peke~aan Catatan File Logis Pemrosesan output yang diminta Pemrosesan output yang tidak diminta Pemrosesan output Pengiriman atau pendistribusian output Komponen yang diperlukan oleh pemakai Komponen yang tidak diperlukan oleh pemakai Ruang penyimpanan Gambar 2. Unit-unit Fungsional Logis pada Departemen Sistem Informasi .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful