AUDITORA APRECIATIVA DE LA COMUNICACIN INTERNA [How to Conduct an Appreciative Audit of Corporate Communication] Dr.

Federico Varona Madrid

San Jos State University, California, USA

XIII Jornadas Formativas de la AUGAC

Universidad de Burgos
31 de Mayo de 2002

CONTENT in English
I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. Introduction: the egg and bottle metaphor What is Appreciative Theory? Why this new theory? Phases of an appreciative communication audit Traditional versus Appreciative diagnostic Different ways of conducting an appreciative audit Conditions for success Theoretical assumptions of appreciative theory The appreciative conversion The challenges of appreciative theory The role of the auditor Bibliography Appreciative theory in Internet

CONTENIDO
I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. Introduccin: metfora del huevo y la botella. Qu es la teora apreciativa? Por qu esta nueva teora apreciativa? Fases de la auditora apreciativa Diagnstico tradicional versus A. A. Modalidades de la A. A. Condiciones para el xito Presupuestos tericos de la T. A. La conversacin apreciativa Riesgos de la T. A. El role del Auditor Bibliografa T. A. En la internet

I. INTRODUCCION
Metfora del huevo y la botella
(Pelcula: Anna and the King) ***********

Todos sabemos que este huevo jams entrar en esta botella.

Es un hecho, es la verdad. Confiamos en la verdad para hacer juicios. Pero Qu pasa si nuestro juicio est equivocado incluso cuando creemos que deber ser correcto? Confiamos en nuestros ojos o creemos en lo imposible? Ven, una

forma de lograr lo imposible es cambiando el clima

CAMBIAR EL CLIMA
Cambiar la manera de ser: es aprender a ver el vaso medio lleno en lugar del vaso medio vaco. Cambiar la manera de ver: sabiendo reconocer lo bueno en lugar de lo malo en todo lo que nos rodea. Cambiar la manera de juzgar: basados en lo positivo que
existe a nuestro alrededor en lugar de en lo negativo.

Cambiar la manera de conversar (dialogar): usando

lenguaje positivo en lugar de negativo.

Cambiar la manera de aprender:del xito en lugar del

fracaso.

Creer que el cambio positivo es posible. Creer en el poder transformador de la conversacin como recurso para cambiar y crear nuestra
visin de la organizacin y de la comunicacin.

II. QU ES LA TEORA APRECIATIVA?

Es una filosofa del conocimiento, una metodologa para la gestin del cambio, un mtodo de liderazgo. Es una nueva teora del cambio con una visin sistmica del mismo. El cambio para ser efectivo tiene que incluir a toda la organizacin. Es ms un nuevo espritu o actitud que una nueva tcnica o mtodo. Es una nueva manera de ser. Una invitacin a realizar una revolucin positiva que comienza por uno mismo. Es una bsqueda cooperativa de lo mejor que existe en la gente y en sus organizaciones. Es un camino hacia la innovacin; en lugar de a la negatividad, y a la crtica. Su objetivo es mejorar las cosas cambiado la manera de ver y de tratar los problemas.

III. POR QU ESTA NUEVA TEORA APRECIATIVA? (1)

El cambio es inevitable. Esta es la leccin que nos ensea la historia de la humanidad...
Cuando se trata de cambio social, una tendencia es clara: la gente demanda ms

protagonismo...
Esta tendencia constituye hoy un enorme

potencial para comprometer a la gente en la

creacin de un futuro mejor...
El haber ignorado este potencial ha ocasionado que

muchos de los mtodos de cambio hayan dejado organizaciones inefectivas...

III. POR QU ESTA NUEVA TEORA APRECIATIVA?(2)

El ser humano tiene el potencial de crear el cambio, cuando

se promueve su creatividad, su conocimiento, y su espritu de trabajar por un objetivo comn. Las dos condiciones para lograrlo son: participacin y un mtodo sistemtico.
La teora apreciativa ofrece una nueva y revolucionaria manera de generar cambio en las organizaciones haciendo posible que la gente se conecte, coopere, y cocree. Es ms efectiva que la bsqueda y solucin de problemas que crea una cultura organizacional negativa. No ignora los problemas, pero los enfrenta de otra manera.

IV. FASES DE LA AUDITORA APRECIATIVA (1)

1 Descubrir
Valorar

4 Ejecutar
Mantener

2 Soar
Imaginar

3 Disear
Construir

IV. FASES DE LA AUDITORA APRECIATIVA (2)

Fase
1 Descubrir 2 Soar 3 Disear 4 Ejecutar

Objetivo
Promover la Investigacin Positiva Imaginar el potencial de la organizacin Disear una nueva organizacin

Participantes
Participar en Entrevistas Apreciativas Compartir los sueos recogidos Formular los cambios positivos Hacer publico el plan y pedir apoyo

Invitar a la accin

PRIMERA ETAPA: DESCUBRIR

Descubrir las mejores prcticas de comunicacin que existen en la organizacin. Descubrir el sistema (las formas) de comunicacin que da vida a una organizacin cuando sta se encuentra en su punto mximo de realizacin en en trminos humanos, ecolgicos, y econmicos. Descubrir lo que la gente valora, espera y desea del sistema de comunicacin para que mejore la organizacin. Descubrir las formas deficientes de comunicacin (injustas, problemticas) que tienen un potencial positivo. Por ello la ENTREVISTA APRECIATIVA es el corazn de la Auditora Apreciativa: Supone el arte de hacer preguntas apreciativas que estimulen el potencial positivo que existe en las personas y en las organizaciones.

PREGUNTAS APRECIATIVAS
Describe una experiencia de comunicacin en el trabajo de la cual te sientes orgulloso. Con sinceridad, dime cul es lo que ms valoras de tu forma de comunicacin en tu trabajo, en tu organizacin. Cules son los factores fundamentales que dan vida al sistema de comunicacin de la organizacin y sin los cuales la organizacin no sera lo mismo? Cules son los tres deseos que tienes para mejorar la salud y la vitalidad del futuro de la comunicacin en la organizacin?.

Preguntas Apreciativas
Describe el momento ms realizador de tu experiencia comunicativa en el trabajo que diariamente desempeas como profesional del gabinete de prensa y comunicacin de tu universidad. Con sinceridad, dime cul es lo que ms valoras de tu forma de comunicacin interpersonal, en tu trabajo, en tu organizacin. Cules son los factores fundamentales que dan vida al sistema de comunicacin del Gabinete de Prensa y sin los cuales el Gabinete no sera lo mismo? Cules son los tres deseos que usted tiene para mejorar la salud y la vitalidad del futuro del Gabinete de Prensa de su Universidad.

SEGUNDA ETAPA: SOAR

La investigacin apreciativa usa: las historias recogidas en las entrevistas y las ideas inspiradoras descubiertas para crear nuevas e irresistibles imgenes del sistema de comunicacin de la organizacin y su futuro. Es generar conversaciones sobre lo bueno, lo mejor, y lo posible para mejorar el sistema de comunicacin en la empresa.

TERCERA ETAPA: DISEAR

Una vez que el sueo ha sido definido, ahora se trata de crear el sistema de comunicacin ideal, un diseo del sistema en relacin con el mundo que le rodea. Las imgenes del futuro emergen de los ejemplos positivos de lo que fue el sistema de comunicacin en sus mejores momentos en el pasado y de las ideas inspiradoras compartidas en la etapa anterior. Se trata de responder a esta pregunta: Cmo sera nuestro sistema comunicacin si le diseramos para lograr lo mximo posible y acelerar la realizacin de nuestros sueos? Crear nuevos sistemas y estructuras (Es el momento de generar proposiciones visionarias reales).

CUARTA ETAPA: DESTINO

Es un momento inspirador:
El camino de la protesta positiva o de la estrategia para una revolucin positiva que es imparable una vez que comienza. El camino para la experimentacin e innovacin.

Es la etapa de la:
planificacin ejecucin Y el compromiso

V. DIAGNSTICO TRADICIONAL VERSUS A. A.

Indentificacin del Problema Anlisis de las causas Valorar lo mejor existe

Imaginar lo que puede llegar a ser

Plan de accin (Tratamiento)

Presupuesto bsico: Una organizacin es un problema que tiene que solucionarse

Construir lo que debera ser

Presupuesto bsico: Una organizacin es un libro abierto que est por escribirse

VI. MODALIDADES DE A.A.

Una A. A. puede hacerse de dos maneras diferentes: 1. Como una cumbre:
Donde toda la organizacin dedica cuatro das para completar todo el proceso (un da para cada etapa).

2. Como un movimiento social:

Iniciar el proceso con un determinado grupo de la organizacin y dejar que el proceso avance...

El mtodo se puede usar para:

1. Crear oportunidades para compartir nuevas historias: sobre prcticas sobresalientes de comunicacin, etc. 2. Para promover cambios especficos, como un nuevo modelo de comunicacin.

VII. CONDICIONES PARA EL XITO

Integridad del proceso Comprometiendo y dando participacin a la gente en el proceso y toma de decisiones. Integridad del cambio humano: Cada miembro de la organizacin debe ser el cambio que quiere ver Ser un ejemplo viviente. Perseverancia en el cambio: Permanecer abiertos a aprender y descubrir nuevas posibilidades de ver las cosas y de actuar. Crear una comunicacin rica en narracin: Compartiendo en conversaciones, reuniones, y encuentros las mejores prcticas, los momentos mgicos, y las experiencias e historias personales ms valiosas Crear imgenes ricas del futuro:
Cuando las imgenes que creamos del futuro son esperanzadoras, crece la motivacin y el compromiso.

VIII. PRESUPUESTOS TERICOS DE LA T. A.

El principio construccionista:

El conocimiento y nuestra visin de la realidad se crean colectivamente por medio del lenguaje. Las organizaciones se construyen socialmente por medio del lenguaje.
El principio de simultaneidad:

Investigacin y cambio son simultneas.

El principio potico:

Las organizaciones humanas son libros abiertos.

El principio imaginario

La creacin colectiva de imgenes positivas del futuro es el aspecto ms importante de una investigacin.
El principio apreciativo

La investigacin debe centrarse en saber apreciar las fuerzas positivas y generadoras de vida de una organizacin. Cuanto ms positivas son las preguntas que hacemos, ms exitoso y duradero es el esfuerzo del cambio.

IX. LA CONVERSACIN APRECIATIVA (1)

La T.A. es una visin postmoderna de la gerencia que concibe las organizaciones como lugares donde florecen, dentro de un proceso que es contextual y constante, mltiples, y opuestas ideas sobre la actividad organizacional. La T. A. ve la conversacin con una fuerza poderosa para promover el aprendizaje, el cambio, y la innovacin en una organizacin Demostrar aprecio en las conversaciones es clave para:
crear formas de hablar que conecten con los deseos y las pasiones de los miembros de una organizacin y despertar el potencial creativo y la energa positiva que existe en las personas

IX. LA CONVERSACIN APRECIATIVA (2)

Habilidades Conversacionales:
1. 2. Competencia Apreciativa:
Capacidad para identificar posibilidades positivas.

Competencia Generativa:
Capacidad para crear sistemas que fomentan un sentido de progreso.

3.

Competencia Colaborativa:
Capacidad para crear espacios para conversaciones donde las personas comparten ideas y perspectivas diferentes.

4.

Competencia Emotiva:
Capacidad para despertar emociones positivas: amor, pasin, gozo, etc.

X. RIESGOS DE LA T. A.
1. La distincin entre espritu y tcnica puede desaparecer cuando el espritu de ser positivo en
la conversacin se convierte en una tcnica fija.

2. Puede excluir formas de negatividad y emotividad que reflejan el lado oscuro de la

existencia humana, problemas, injusticias ,dolor, sufrimiento, culpa, etc, pero que pueden ser experiencias constructivas.

3. No garantiza lugares de trabajo que sean ms democrticos e igualitarios cuando el ser

positivo se usa como una tcnica de manipulacin y control.

XI. EL ROLE DEL AUDITOR

Ver la organizacin como un sistema vivo, espiritual, y social; y como misterio de la creacin que hay que alimentar y consolidar. Concentrarse en lo positivo buscando continuamente descubrir lo que da vida a la organizacin y a sus miembros. Ser facilitador de posibilidades, esperanza, y de accin inspirada Buscar continuamente modos de apoyar a los miembros de la organizacin para que creen su propio proceso.

XII. BIBLIOGRAFA (1)

Barge, J. Kevin and Oliver, Christine (2001). Working with Appreciation in Managerial Practice. Paper unpublished. Cooperrider, David L.(1999). Appreciative Inquiry. San Francisco: Berrett-Koehler Communications, Inc. Hammond, Sue. (1998). The Thin Book of Appreciative Inquiry. (2nd.Ed.) Plano, Texas: TB Thin Book. Johnson, G. and Leavitt, W. (2001). Building on success. Transforming organizations through an appreciative inquiry. Public Personnel Management, pages 1-7. Murrell, Kenneth. (1999). International and Intellectual Roots of Appreciative Inquiry. Organization Development Journal, v.17, No. 3, pages 49-61. Srivastva, S. and Cooperrider, D. (Editors) (1999). Appreciative Management and Leadership (Revised Edition).Euclid, Ohio:Williams Custom Publishing

XII. BIBLIOGRAFA (2)

Varona, Federico (1997). Las Auditoras de la Comunicacin desde una Perspectiva Acadmica. [Communication Audits from the Academic Perspective]. Anuario de Comunicacin 1997, pp 118-119. Asociacin de Directivos de la Comunicacin. Madrid. Spain. Varona, Federico. (1996). Relationship Between Communication Satisfaction and Organizational Commitment in Three Guatemalan Organizations. The Journal of Business Communication, 33, 2: 111140. Varona, Federico (1994). Las Auditoras de la Comunicacin Organizacional desde una perspectiva acadmica estadounidense. Dilogos de la Comunicacin, 39, 55-64. Lima, Per. Varona, Federico y Downs, Cal W.(1994). Un Estudio Comparativo de la Satisfaccin con la Comunicacin y la Satisfaccin con el Trabajo en dos Compaas Guatemaltecas [A Comparative Study of Communication Satisfaction and Job Satisfaction in two Guatemalan Companies]. Revista de Ciencias de la Informacin, 10, 125-144. Madrid, Spain.

XIII. T.A. EN LA INTERNET

Appreciative Inquiry and the Quest
http://www.appreciative-inquiry.org

This Web site will introduce you to a new theory and methodology of human development called appreciative inquiry (AI). Global Excellence in Management programa dirigido por David Cooperrider y Jane Watkins http://www.geminitiative.org/

Website of Anne Radford

http://www.aradford.co.uk/ A.I. Newsletter: http://www.aradford.co.uk/Pagefiles/newsletter.htm

La investigacin apreciativa en la vida organizacional.

http://www.iaf-world.org/Cooperri.htm http://www.hfainstein.com.ar/articul/ed_12_98.html
Traduccin y resumen del artculo: COOPERRIDER, D. & SRIVASTVA, S. (1987) Appreciative Inquiry in Organizational Life. Research in Organizational Change and Development. Vol. 1, p. 129-169.