ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA INVENTARIERII ELEMENTELOR DE ACTIV ŞI PASIV Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv, de către societăţile comerciale

, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu sau fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, este standardizată la nivel naţional şi este reglementată prin diferite acte normative. Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere (art. 11 alin.3 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată), revine administratorului (conducătorului unităţii), ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării elementelor de activ şi pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unităţii economice. Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleaşi, indiferent de obiectul activităţii entităţii economice şi de natura elementelor patrimoniale care se inventariază. Având în vedere ordinea şi succesiunea de realizare, precum şi natura lucrărilor ce se efectuează, inventarierea elementelor de activ şi pasiv presupune următoarele etape: .pregătirea inventarierii; .inventarierea propriu-zisă; .evaluarea şi stabilirea rezultatelor inventarierii; .înregistrarea în contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii. Pregătirea inventarierii se referă la măsuri cu caracter organizatoric şi contabil care să asigure desfăşurarea în bune condiţiuni a celorlalte etape care se succed.Se ştie că rezultatul acţiunii privind inventarierea bunurilor depinde în mare măsură de modul cum este constituită comisia de inventariere, seriozitatea şi capacitatea persoanelor cooptate în această acţiune şi condiţiile create membrilor comisiei.Mai întâi, se constituie
1

comisia de inventariere prin decizie scrisă, semnată de conducătorul entităţii economice.Se efectuează instructajul membrilor acesteia(asupra modului de organizare şi desfăşurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite).Comisia este formată din cel puţin două persoane, cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi pasiv,inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale.Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie centrală.La lucrările de inventariere trebuie să participe întreaga comisie de inventariere.La persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, precum şi la unităţile al căror număr de salariaţi este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu depăşeşte plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. Inventarierea şi evaluarea elementelor de activ şi de pasiv se pot efectua atât cu salariaţii proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de persoanele care i-au numit.Dacă s-ar permite înlocuirea membrilor comisiei de inventariere în perioada desfăşurării acţiunii, s-ar perturba activitatea, s-ar putea acoperi unele nereguli în gestiuni şi nu s-ar duce la capăt acţiunea în timpul programat. Nu pot face parte din comisiile de inventariere:gestionarii depozitelor şi magazinelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunilor respective. Trebuie amintit că în decizia de numire a comisiei de inventariere se menţionează, în mod obligatoriu,componenţa comisiei, numele responsabilului comisiei(preşedintelui), modul de efectuare a inventarierii(în totalitate sau prin sondaj), gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a operaţiunilor. Tot sub aspect organizatoric, se iau măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei(comisiilor) de inventariere prin: -stabilirea elementelor de activ şi pasiv care se inventariază şi ordinea în care se efectuează inventarierea acestora;
2

-ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe; -asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază; -sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, întocmirea etichetelor de raft; -dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare(cataloage, mostre), precum şi cu formulare şi rechizite necesare; -asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor, etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. Din punct de vedere contabil , se iau măsuri de înregistrare la zi în evidenţa tehnico-operativă ( fişele de magazie ) organizată la gestiuni, precum şi contabiliatea sintetică şi analitică, a tuturor documentelor până la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile in fişele sintetice şi analitice ale conturilor respective . Inventarierea propriu-zisă se realizează la locurile de păstrare sau depozitare, cu participarea gestionarului sau a persoanei responsabile de păstrarea mijloacelor supuse inventarierii. Înainte de începerea operaţiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o declaraţie de inventar (cod 14-8-1) de la gestionar din care să rezulte dacă: - gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare ; - în afara bunurilor unităţii economice, are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente ; - are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinţă; - are bunuri nerecepţionate sau care trebuie livrate sau expediate, pentru care s-au întocmit documentele aferente; - a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; - deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa;
3

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; De asemenea, gestionarul va menţiona, în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare /ieşire a bunurilor în / din gestiune. Declaraţia trebuie să conţină data cand se întocmeşte şi semnătura gestionarului acelei gestiuni care urmează să fie inventariată, precum şi semnăturile membrilor comisiei de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa acestora. Comisia de inventariere trebuie să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat valorile materiale; să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale, existente în gestiune, dar neînregistrate. La unităţile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global-valorică, comisia de inventariere trebuie să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea operaţiunii de inventariere, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus în casierie, întocmită până în momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate. De asemenea, comisia de inventariere are obligaţia să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului şi depunerea numerarului la casieria unităţii; precum şi ridicarea benzilor de control de la aparatele de marcat fiscale şi ştampila unităţii (acolo unde este cazul ) şi să le păstreze în siguranţă. În conformitate cu prevederile OMFP nr.1753/2004 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, pe toată durata desfăşurării inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate în loc vizibil. Evaluarea şi stabilirea rezultatelor inventarierii Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile, cu respectarea principiului permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
4

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia se va ţine seama de toate ajustările de valoare datorată deprecierilor. În cazul în care se constată că valoarea de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului pentru unitate şi preţul pieţei, este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de inventariere se vor înscrie valorile din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar. Imobilizările necorporale şi corporale constatate ca fiind depreciate se vor evalua la valoarea actuală a fiecareia, stabilită în funcţie de utilitatea sa şi preţul pieţei. Corectarea valorii contabile a imobilizărilor necorporale şi corporale şi aducerea lor la nivelul de inventar se efectuează, în funcţie de tipul de depreciere existentă, fie prin înregistrarea unei amortizări suplimentare, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă, fie prin constituirea sau suplimentarea unor provizioane pentru depreciere, în cazul în care se constată o depreciere ireversibilă a acestora. Evaluarea imoblizărilor corporale la data bilanţului se efectuează la cost, mai puţin amortizarea şi provizioanele cumulate din depreciere, sau valoarea reevaluată, aceasta fiind valoarea justă la data reevaluării, mai puţin orice amortizare şi orice depreciere cumulată, în conformitate cu reglementările contabile aplicabile. Activele de natura stocurilor se evaluează la valoarea contabilă, mai puţin depecierile constatate.În cazul în care valoarea contabilă a stocurilor este mai mare decât valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin constituirea unui provizion pentru depreciere. Provizioanele pentru deprecieri sau amortizarea suplimentară se înregistrează în contabilitate indiferent de situaţia economică a entităţii economice, inclusiv atunci când aceasta înregistrează pierdere contabilă. Evaluarea titlurilor de valoare (titluri de participare, titluri de plasament, alte titluri) se efectuează, în cazul celor cotate pe pieţe reglementate şi supravegheate de Comisia Naţională a Valorilor Mobilare, pe baza preţului mediu ponderat, calculat pe ultimele 12 luni calendaristice pentru ttlurile tranzacţionate în respectivul interval de timp,
5

iar în cazul titlurilor netranzacţionate pe pieţele reglementate şi supravegheate, în funcţie de valoarea activului net pe acţiune. Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizează prin confruntarea datelor consemnate în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnicooperativă şi din contabilitate. Pentru ca cifrele să fie comparabile şi diferenţele reale, este necesar ca datele inventarierii să fie stabilite la aceeaşi dată calendaristică. Determinarea rezultatelor invantarierii, respectiv a diferenţelor în plus sau în minus, se face direct pe listele de inventariere. În cazuri de neconcordanţă ( lipsuri sau plusuri de inventar ), comisia de inventariere cere gestionarului explicaţii, pe care acesta trebuie să le dea sub forma unei declaraţii scrise. În baza acestor declaraţii, comisia de inventariere face propuneri asupra modului de regularizare a diferenţelor (imputare, scădere ca pierdere normală etc.). Datele din listele de inventariere servesc la întocmirea registrului inventar (cod 14-1-2 ). Rezultatele inventarierii se consemnează într-un proces- verbal, în care se înscriu în principal data intocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data deciziei de numire de comisie de inventariere; gestiunea inventariata; data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale minusurilor constate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, greu vandabile, fără desfacere asigurată; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri constatări privind păstrarea bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate . Documente financiar-contabile specifice activităţii de inventariere

6

Principalele documente utilizate în activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv sunt: 1. decizia de inventariere ; 2. declaraţia de inventar ( cod 14-8-1 ) ; 3. extras de cont ( cod 14-6-3 ) ; 4. lista de inventariere ( cod 14-3-12 , 14-3-12/a , 14-3-12/b ) ; 5. decizia de imputare ( cod 14-8-2 ) ; 6. angajamentul de plată ( cod 14-8-2/a ) ; 7. registrul - inventar ( cod 14-1-2 ) .

7

DECIZIA DE INVENTARIERE Nr…./……. Se decide efectuarea inventarierii anuale, a tuturor elementelor patrimoniale, în vederea stabilirii situaţiei reale a patrimoniului societăţii, aferente exerciţiului financiar…….. . Inventarierea va avea loc în perioada …………. şi se va efectua în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările ulterioare,ale Ordinului Ministrului Finanţelor Publice nr. 1753/2004. Pentru bunurile de natura imobilizârilor şi a stocurilor, inventarierea se efectuează cantitativ şi valoric, la locurile de existenţă, depozitare a bunurilor, prin numărare, măsurare, cântărire sau orice alte metode de determinare a existenţei faptice a acestora. Rezultatele inventarierii se vor înscrie într-un procesverbal care va cuprinde: perioada de efectuare a inventarierii, persoanele care au efectuat inventarierea, gestiunile inventariate, plusurile şi minusurile constatate, cauzele plusurilor şi minusurilor, compensările efectuate, bunurile depreciate,concluzii şi propuneri. Se numeşte preşedintele comisiei de inventariere:Dl…… Subcomisiile de inventariere: Stocul de mărfuri: Comisia 1 formată din …………………………………. Comisia 2 formată din …………………………………. Mijloace fixe şi obiecte de inventar Comisia 3 formată din …………………………………. Casierie şi conturi de disponibilităţi băneşti, CEC-uri, BO-uri Comisia 4 formată din …………………………………. Datorii, creanţe şi alte posturi din bilanţ Comisia 5 formată din …………………………………. DIRECTOR GENERAL,

8

DECLARAŢIA DE INVENTAR Se prezintă sub formă de blocuri a 100 de file, de format A5, tipărit pe ambele feţe. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu lucrările comisiei de inventariere.

DECLARAŢIE DE INVENTAR
…………………………………. (Unitatea) Subsemnatul…………………….gestionar al……………………….numit prin decizia nr. …….. din data de ……..declar: 1.Toate valorile materiale şi băneşti aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile (locuibile)………………………… 2.Posed (nu posed) valori materiale şi băneşti aparţinând terţilor……………………………………………………………………………… 3.Am (nu am) cunoştinţă de existenţa unor plusuri sau minusuri în valoare de…………………………………………………………………… 4.Am (nu am) eliberat valori materiale şi băneşti fără documente legale.Beneficiar………………………………………………….. 5.Am (nu am) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit documentele aferente în cantitate de …………………………………………………………………………………... 6.Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa operativă……………………………………………

9

(verso) …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. 7.Deţin (nu deţin) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de lei.. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 8. Ultimele documente de intrare sunt: fel …………………………..nr. ………………din data de ………………….……….. fel …………………………..nr. ………………din data de …………………………… 9. Ultimele documente de ieşire sunt: fel …………………………nr. ……………….din data de ……………………………. fel …………………………nr. ……………….din data de ……………………………. 10. Ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de ………………………… …………………………………..pentru perioada ……………………………………... ………………………………………………………………………………………………. 11. Dacă mai aveţi ceva de adăugat ………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………. Semnături DATĂ ÎN FAŢA NOASTRĂ GESTIONAR Data …………ora …….

10

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful