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UNIVERSIDAD GALILEO CEI: San Lorenzo Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Automatización de Procesos Administrativos 1 Horario

: Sábado de 4:00 a 5:00 PM Tutor: Ing. Erick Morales Martínez

Tema: Ejercicios 1 al 6 del libro

Alumno: David Diego, David Pedro Carné: 1211431 Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo

Director de compras. Director comercial. Responsable de calidad y Control de gestión son asesoría interna. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y defina cuáles son los mandos altos. determine cuáles son las líneas de mando y comunicación. DIRECTOR GENERAL Responsable de calidad Director Técnico Director de producción Director de compras Control de gestión Director de Admón. Director de Administración y finanzas y Director de Recursos humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo. Asimismo.EJERCICIO 1 CAPÍTULO 1. los de mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el . mandos medios y mandos bajos. a su vez los directores de cada departamento son los jefes inmediatos de los que están abajo y también tiene comunicación directa. los Directores de cada departamento: Director técnico.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa. y Finanzas Director comercial RRHH I+D Encargados Jefe de mantenimiento Logística y almacenes Administra ción Finanzas Oficina técina Métodos y tiempos En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto. También podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros directores y tienen comunicación directa. Director de producción.

director de departamento a la que pertenecen y este transmite la información al Director General. .

Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate. Renovación de una licencia de conducir. 3. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente. . Posteriormente. 2. Incluya además. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada. elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica.  Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organización. el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso.  Comprender la definición de proceso administrativo.EJERCICIO 2 DEL CAPÍTULO 1 . 1.AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMPETENCIA:  Visualizar la organización como un sistema.

. SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entradas o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: EMISION: Licencia o permiso para manejar. cámara.RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA NACIONAL CIVIL BANCO INDISTRIAL: Donde se realiza el pago CLINICA OPTICA U OFTALMOLOGO: Examen de vista MAYCOM: Entidad que emite licencia DEPARTAMENTO DE RECEPCION: Donde recibe toda papelería en orden DEPARTAMENTO DE EMISION: Done se emite. computadora. lector de huellas. etc. Verificación de datos y multas. Toda la papelería. boleta de pagos y examen de la vista. Personal.

formulario FDU SISTEMAS: EMISION: Producto o salida esperada: Actualización de datos Entrada o insumos: Papelería completa y boleta de pagos Recursos con que se cuenta: Personal. Proceso: Ingreso de datos . formularios. boleto de ornato. etc.ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES SAT RRHH LEGAL ADMINISTR ATIVO SEDE OFICINA VENTANILLA: Donde se entrega toda papelería como: cédula. computadoras.

A SUBSISTEMAS PRODUCTIVO SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO SISTEMA OPERACIONES SISTEMA DE VENTAS: SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: VENTAS: Venta del producto pedido por el cliente Productos a vender Productos a vender. facturas. computadora. Emisión de facturas y registros de ventas . etc. publicidad. etc.ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FÁBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE SWEET CHOCOLATE S. Entrega del producto SISTEMA CONTABLE SISTEMAS: Producto o salida esperada: Entrada o insumos: Recurso con que se cuenta: Proceso: CONTABLE: Cobro y facturación Documentos y efectivo Personal. vendedores.

Se le comunica al Empleado el resultado 4. 2. Recursos Humanos descuenta vacaciones 3. Empleado solicita vacaciones 2. . Recursos Humanos revisa días disponibles 5. 5. 4. Es fácil ver la disponibilidad de días.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos en una organización INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y trámite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.EJERCICIO 3 DEL CAPITULO . Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrónicamente. Jefe directo aprueba vacaciones 1. 3. costo y energías al tener una base de datos de todos los empleados. El empleado puede ver la respuesta a través del sistema con un usuario.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incremente la productividad. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados. Se ahorra tiempo. 1.

Materiales Q 600.000 = 0. Servicios diversos Q 30.000 b.000 c. Compare luego los resultados obtenidos. 870. Combustible Q 10.21 935.000 TOTAL Q 935. 1.13 700+400 1100 3.99 875.PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:  Demostrar cómo la automatización de procesos incrementa la productividad. Inversiones: a. 150 = 150 = 0. Servicios diversos Q 50. Recurso humano Q 300. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan.00 de mano de obra y Q 400.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas. Inversiones: a.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.000 d.000 e.000 4. Materiales de oficina Q 300.3 300+700 1000 2.000 .000 b.000 TOTAL Q 875. Inversión de Q 300. Costos Administrativos Q 225. 200.00 de mano de obra y Q 700.000 d.000 unidades.000.EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 . Costos Administrativos Q 125. Mano de obra Q 170.000 Unidades producidas en el período 200.000 Servicios vendidos en el período 870.  Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos de una organización. 300 = 300 = 0.000 = 0. Inversión de Q 700.000 c.

00 mensuales  Persona responsable del proceso Q 3. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas. Los recursos utilizados en el sistema son los siguientes:  Papel y fotocopias Q 240.00 el m2 mensual). debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. 200 = 0. pero éstas tampoco tienen costo. El número de llamadas recibidas mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones)  Espacio (Q 100.250.00 mensuales  Llamadas telefónicas. se utilizan 4 m2 de archivo.5. el valor total por espacio es de Q 400.05 3890 .

Generación de los informes mensuales del IVA al fisco RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos 2. faltante o sobrante DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia en los artículos. Facturación para cursos matriculados en línea RECOPILACION: Adquirir datos que irán en la factura PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos DISTRIBUCION: Imprimir facturas en línea o por correo electrónico UTILIZACION: Servir de comprobante 5. Recepción y distribución de documentos en la organización RECOPILACION: Recibe los documentos de la organización PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha DISTRIBUCION: Los reparte a través de correo terrestre UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos 3. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la información para los proceso siguientes. 1. Generación de informes de inventario RECOPILACION: Escanear cada artículo en la bodega e ingresarlo en el sistema PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artículos ya sea completo. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos flujo de efectivo PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes DISTRIBUCION: Envía por correo a gerencia financiera UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos.EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 . 4. .INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Determinar la relación entre concepto de información y el proceso de comunicación: Describir el ciclo de información dentro de un proceso en la organización.

. 5. Hay que compartir datos e información con personas de confianza para que puedan actuar si no está presente el jefe. es posible que pueda haber pérdida cuando solo una persona sepa de la información si esta renuncia o hace falta.INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación. Deben saber quién pertenece a cada departamento y que hace cada quién o con quién hay que acudir para cualquier duda. hacerle saber a cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados. 4.EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 . Hacerles ver a través de un organigrama de cómo está organizado la empresa. 3. Clarificar las responsabilidades de tareas Informar a cada colaborador de su función dentro de la empresa. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa. hacer una reunión con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que deben seguir. Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados. la jerarquía y líneas de mando. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Se sabe que el que tiene la información tiene el poder. reclamo o solución. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados. también deben saber cómo están las jerarquías dentro de la empresa. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. que se sientan parte de la empresa a través de la motivación y capacitación. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario. Cada quien necesita saber cuál es su función o que le toca hacer para que no termine haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño. Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. 2.