SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176

SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN KONSEP COLLABORATIVE CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
Muhammad Alex Syaekhoni, Agus Mulyanto dan Shofwatul ‘Uyun
Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Jl. Marsda Adisucipto, Yogyakarta, 55281

Abstrak
SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN KONSEP COLLABORATIVE CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT. Pihak sekolah-sekolah selama ini memang masih sulit untuk mengetahui informasi perkembangan akademik dari alumni sekolah tersebut yang sedang belajar di universitas tertentu. Selain itu juga belum adanya wadah khusus untuk sarana berkomunikasi antara pihak universitas dengan pelanggan (sekolah-sekolah). Dalam makalah ini, dibangun sebuah Sistem Informasi Akademik dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management (CCRM) berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP, basis data MySQL dan desain sistem UML. Struktur sistem dikembangkan dengan Object Oriented Programming (OOP) dan konsep Model View Controller (MVC). Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode Unified Software Development Process (USDP) yang terdiri dari Requirement Capture and Modelling, Requirement Analysis, Class Diagram, Interface Design, Data Management Design, Construction dan Testing. Melalui sistem tersebut informasi perkembangan akademik alumni dari sekolah yang telah terdaftar menjadi anggota dapat diakses dengan mudah. Selain itu sistem tersebut juga memberikan fasilitas komunikasi antara pihak universitas dengan sekolah-sekolah serta komunikasi antar sesama sekolah yang telah terdaftar menjadi anggota. Katakunci: collaborative, universitas, sekolah, pelanggan.

Abstract
ACADEMIC INFORMATION SYSTEM BY THE CONCEPT OF COLLABORATIVE CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT. Schools are still difficult to find information on the academic development of its alumni who are currently studying at the university. In addition, there is not a special feature for communicating between the university with customers (schools). In this manuscript, constructed a web-based Academic Information System with the concept of Collaborative Customer Relationship Management (CCRM) with PHP programming language, MySQL database and system design UML. System structure is developed by Object Oriented Programming (OOP) with the concept of Model View Controller (MVC). Research carried out by using Unified Software Development Process (USDP) consisting of Requirement Capture and Modelling, Requirement Analysis, Class Diagram, Interface Design, Data Management Design, Construction and Testing. By the system, information about alumni academic development of schools that registered to be member can be accessed easily. In addition the system also provides communication facilities between the university with the schools as well as communication among schools that have registered to be member. Keywords: collaborative, university, school, customer.

Muhammad Alex Syaekhoni , dkk

385

STTN-BATAN & Fak. Saintek UIN SUKA

Collaborative Customer Management (CCRM) Relationship PENDAHULUAN Latar Belakang Keberadaan pelanggan bagi sebuah perusahaan saat ini bukan hanya sebagai sumber pendapatan perusahaan saja. Selain itu juga belum adanya wadah khusus untuk sarana berkomunikasi antara pihak universitas dengan sekolah-sekolah. guna membentuk hubungan yang saling menguntungkan antara pelanggan dan perusahaan. akan diperoleh informasi yang dapat dipergunakan sebagai pendukung dalam menghasilkan keputusan untuk mengambil langkah jangka panjang. Bagi pelanggan hal ini dapat diartikan sebagai pemahaman kondisi bagaimana cara perusahaan melakukan bisnis serta tingkat kualitas produk yang telah diterima oleh pelanggannya dengan harga yang kompetitif. dan hal itu sangat membantu untuk menjaga aset jangka panjang. atau bahkan dapat mengantisipasi apa yang diinginkan oleh pelanggannya tersebut [4]. kualitas pelayanan adalah tujuan masyarakat memilih tempat yang tepat untuk menuntut ilmu. Untuk mendapatkan hasil dan pelayanan yang optimal dalam proses pengembangan dibutuhkan waktu yang tidak sedikit. dkk . melainkan juga sebuah aset jangka panjang yang perlu dikelola dan dipelihara melalui Customer Relationship Management (CRM). yaitu mahasiswa aktif dan mahasiswa alumni atau sudah lulus. Begitupun dalam sebuah instansi pendidikan. Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Karena dengan adanya sistem seperti itu. Aplikasi dapat menampilkan data mahasiswa berdasarkan sekolah asal mahasiswa ataupun sesuai kebutuhan dengan memanfaatkan fasilitas searching. Melalui data dan informasi yang telah dikumpulkan sesuai kebutuhan dari sistem Customer Relationship Management (CRM) di universitas. Kemudian melalui sistem CRM pelanggan akan mendapatkan informasi tentang universitas tersebut dengan lebih mudah dan juga dapat menciptakan hubungan kerjasama yang baik antara pihak pelanggan (Sekolah-Sekolah Menengah Atas atau Sekolah-Sekolah yang sederajat) dengan pihak universitas. dapat disimpulkan bahwa CRM merupakan strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. misalnya universitas. 2. Selain faktor biaya. Cara pandang perusahaan saat ini telah menganggap pelanggan menjadi hal penting dalam menentukan arah dan kebijakan perusahaan [1]. Dalam konsep pelaksanaan yang sederhana. pemasaran dan pelayanan yang terkoordinasi [2].SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. 3. Dengan membangun sistem informasi akademik yang sesuai dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management berbasis web diharapkan dapat menjadi solusi yang tepat dari permasalahanpermasalahan tersebut. kemudahan dan hasil yang maksimal menjadi prioritas yang harus selalu diutamakan. Aplikasi dilengkapi sarana komunikasi antara pihak sekolah-sekolah dengan pihak universitas serta komunikasi antar sesama pihak sekolah melalui forum. CRM adalah suatu bentuk kegiatan mendengarkan apa yang dikatakan oleh pelanggan serta bertindak sesuai dengan yang mereka (pelanggan) inginkan. Saintek UIN SUKA Collaborative CRM (CCRM) didefinisikan sebagai kumpulan dari aplikasi yang memiliki fungsi utama 386 Muhammad Alex Syaekhoni. Aplikasi ini dapat menampilkan data mahasiswa berdasarkan statusnya. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 Customer Relationship Management berbasis web dengan menekankan komunikasi interaktif antara pihak universitas dengan pihak sekolah-sekolah. Dengan CRM perusahaan dapat mengetahui kebutuhan dan perilaku pelanggannya dengan lebih baik. Dan tantangannya bagi perusahaan adalah bagaimana mewujudkan apa yang diinginkan oleh pelanggan. CRM juga memperkenalkan proses dan prosedur yang dapat dipercaya guna berinteraksi serta membangun hubungan yang kuat antara perusahaan dengan pelanggannya [3]. Sekolah-sekolah selama ini masih sulit dalam mendapatkan informasi perkembangan akademik dari alumni sekolah tersebut yang sedang belajar di universitas tertentu. pesan dan chatting. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi akademik dengan menggunakan konsep Collaborative STTN-BATAN & Fak. informasi akademik dari alumni sekolah tertentu dapat diakses dengan mudah. serta dapat memfasilitasi komunikasi antara pihak universitas dengan sekolah-sekolah. CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan. TEORI Customer Relationship Management (CRM) Secara umum. tentunya dengan memahami apa yang mereka inginkan. 4. Aplikasi ini diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.

Data Management Design Adalah proses melakukan perancangan basis data dari sistem yang dibangun. yaitu (Uyun dkk. diharapkan akan diperoleh sebuah mekanisme interaksi yang dapat memuaskan pelanggan karena seluruh kepentingan dan kebutuhannya dapat dipenuhi oleh perusahaan. CCRM memungkinkan perusahaan untuk dapat membagi atau menggunakan segala bentuk informasi secara bersama yang dikumpulkan dari beragam bentuk interaksi yang dilakukan pelanggan terhadap perusahaan. fax dan lain-lain. Tujuan dari diselenggarakannya CCRM adalah untuk memaksimalkan tingkat kepuasan pelanggan serta memperoleh keuntungan bagi perusahaan. Collaborative CRM merupakan bentuk perluasan dari CRM sederhana. Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi dari pengguna sistem informasi akademik dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management yang dibangun dapat digambarkan sebagai berikut: b. c. Construction Yaitu tahap penerjemahan hasil desain menjadi baris-baris kode. METODE Dalam melakukan pengembangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan metode yang mengikuti tahapan-tahapan Unified Software Development Process (USDP) yang diperluas oleh Bennet. d.SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. dkk 387 STTN-BATAN & Fak. teleconference. chatting. Struktur organisasi pengguna SIA CCRM dikumpulkan pada aktivitas sebelumnya. CCRM lebih bersifat fleksibel dibandingkan dengan sistem otomatis karena melibatkan orang dalam berinteraksi. karena CCRM menyediakan penggunaan informasi secara bersama antar [5] departemen dalam suatu organisasi . dukungan teknik dan dukungan penjualan di dalam perusahaan. peran CCRM sangat penting karena lebih menekankan pada interaksi yang terjadi antara perusahaan dengan pelanggan dimana interaksi yang terjadi ini dapat bersifat personal. f. 2008): a. Class Design Yaitu proses analisis kebutuhan kelas-kelas yang akan digunakan. Requirement Capture and Modelling Adalah aktivitas pengumpulan bahan-bahan yang diperlukan untuk pengembangan sistem dan memodelkan bahan-bahan tersebut. Sebagai alat yang dinamis. Requirement Analysis Adalah proses analisis kebutuhan sistem berdasarkan daftar kebutuhan yang sudah Gambar 1. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 untuk membantu manajemen dan karyawan perusahaan dalam menjalin aktifitas komunikasi. Aktivitas Interaksi dalam Penggunaan Sistem Berdasarkan observasi yang dilakukan maka diperoleh aktivitas interaksi dalam penggunaan sistem sebagai berikut: 1) Administrator Administrator adalah orang yang mempunyai hak penuh dalam melakukan manajemen data dalam database. Testing Yaitu tahap pengujian terhadap sistem yang dibangun. HASIL DAN PEMBAHASAN Requirement Capture and Modelling Requirement Capture and Modelling adalah aktivitas pengumpulan bahan-bahan yang diperlukan untuk pengembangan sistem dan memodelkan bahan-bahan tersebut. Aktivitas ini dibagi lagi menjadi: Requirement Gathering (Pengumpulan Kebutuhan) a. Saintek UIN SUKA . Sehubungan dengan pengelolaan hubungan dengan pelanggan. g. e. Dengan CCRM memungkinkan terjadinya sinkronisasi (synchronize) dan pengelolaan secara efisien terhadap data pelanggan serta dapat berinteraksi secara produktif dengan pelanggan melalui ragam kanal komunikasi (communication channel). Dengan menggunakan beragam kanal akses (multi channel). seperti: website. b. kooperasi dan kolaborasi secara efektif dengan para pelanggan perusahaan. CCRM merupakan bentuk improvisasi terhadap penawaran layanan serta bentuk akomodasi dari permasalahan yang dihadapi oleh departemen penjualan. email. Interface Design Adalah proses melakukan perancangan antarmuka dari sistem yang dibangun. Administrator dapat melakukan Muhammad Alex Syaekhoni .

SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. dkk . use case diagram sistem informasi akademik dengan konsep Customer Relationship Management STTN-BATAN & Fak. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 Gambar 2. activity diagram sistem informasi akademik dengan konsep Customer Relationship Management Gambar 3. Saintek UIN SUKA 388 Muhammad Alex Syaekhoni.

18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 penambahan. Selain itu anggota juga dapat melakukan manajemen terhadap data account miliknya. 3) Pengunjung Pengunjung adalah user biasa yang hanya dapat melihat informasi-informasi yang dapat ditampilkan secara umum. Requirement Analysis Aktivitas requirement analysis merupakan proses analisis kebutuhan sistem berdasarkan daftar kebutuhan yang sudah dikumpulkan pada aktivitas sebelumnya. informasi fakultas. maupun aktivitas yang dilakukan oleh mesin. informasi mahasiswa. Activity diagram serupa dengan flowchart yang mendeskripsikan rangkaian perubahan dari satu aktivitas ke aktivitas yang lain. Actor dan Use Case Kemudian actor-actor yang dimungkinkan menjadi user sistem akan dikembangkan dalam use case diagram. Selain itu. Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis kebutuhan dengan diagram sekuen. Adapun diagram sekuen untuk sistem informasi akademik dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management adalah sebagai berikut: Gambar 4. Jika seorang user melakukan login sebagai administrator maka user tersebut dapat melakukan manajemen data secara keseluruhan. Dan nantinya username dan password tersebut dapat diganti oleh operator itu sendiri. administrator merupakan aktor utama yang terlibat dalam sistem. Jika user tersebut sebagai level anggota maka dapat melakukan komunikasi baik dengan administrator ataupun dengan sesama anggota. Activity diagram atau diagram aktifitas digunakan untuk menggambarkan proses apa saja yang terjadi di dalam sistem. user dapat melihat informasi universitas. pengubahan dan penghapusan data. 2) Operator Sekolah Operator sekolah adalah pengguna dari pihak sekolah yang telah didaftarkan oleh administrator sehingga dirinya menjadi anggota dari sistem informasi akademik CCRM dengan memperoleh username dan password secara default yang telah ditetapkan oleh administrator. dkk 389 STTN-BATAN & Fak. termasuk konfigurasi data username dan password pengguna. informasi kegiatan dan informasi berita. activity diagram juga dapat menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh operator (dalam hal ini manusia). activity diagram sangat cocok untuk menggambarkan bisnis proses dari suatu sistem. Gambar 5. Saat user melakukan login. Dan administratorlah yang dapat melakukan semua aktifitas manipulasi data akademik dalam database. Selain itu user dapat juga melakukan login. diagram sequence mengirim pesan Pada diagram di disamping dijelaskan bahwa ketika Muhammad Alex Syaekhoni . Dalam sistem informasi akademik yang dibangun.SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. maka digunakanlah fungsi setkampus() yang menyimpan parameter bernilai tampilkan yang nantinya informasi universitas akan ditampilkan berdasarkan id_universitas. diagram sequence menampilkan informasi universitas Pada diagram di atas dijelaskan bahwa ketika seorang user memilih menu untuk menampilkan informasi universitas. Activity diagram merupakan salah satu diagram yang digunakan untuk menggambarkan alur kerja sistem. Adapun use case diagram untuk sistem informasi akademik dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management ditunjukkan pada Gambar 3. Saintek UIN SUKA . sistem akan menganalisa level dari user. Ketika user memasuki sistem informasi akademik ini. Aktivitas ini digambarkan dalam Sequence Diagram (diagram sekuen). Karena menggambarkan aliran kerja aktifitas. dan tidak dapat melakukan komunikasi khusus dengan pihak administrator atau dengan anggota.

maka digunakanlah fungsi punyapesan() yang menyimpan parameter bernilai kirim yang nantinya akan dikirim berdasarkan id_pesan. pewarisan. package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment. asosiasi. Adapun diagram kelas dari sistem informasi akademik dengan konsep Collaborative CRM ini adalah sebagai berikut: Gambar 6.SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 seorang user memilih menu untuk mengirim pesan. Saintek UIN SUKA 390 Muhammad Alex Syaekhoni. class diagram sistem informasi akademik dengan konsep Customer Relationship Management STTN-BATAN & Fak. dan lain-lain. Class Design Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class. dkk . Dalam sistem yang dibangun ini ada beberapa class yang dibangun dan memiliki keterkaitan satu sama lain.

Kesimpulan yang di dapat dari penelitian ini antara lain: a. tbuniversitas. 5. Pengujian teknik black box yaitu pengujian dengan memperhatikan hasil keluaran apakah telah berjalan sebagaimana yang diharapkan.. insidecrm. tbuser. b. Pengujian teknik alfa test. June 24). yaitu pengujian yang dilakukan oleh pengguna dengan mengakses aplikasi melalui komputer lokal (localhost). Pengujian dilakukan terhadap fungsional sistem serta interface dan Muhammad Alex Syaekhoni . Saintek UIN SUKA . Interface Design Interface Design pada sistem yang dibangun dapat dilihat pada gambar di bawah ini: KESIMPULAN. tbsentitem. Not Just Operational and Collaborative.dmreview. EDWARD. tbhubungi. Program Studi Teknik Informatika. Tampilan halaman depan sistem Gambar 8. Sistem informasi akademik dibangun dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management berbasis web di universitas dengan menampilkan banyak informasi tentang universitas. Indonesia (2008) BECK. Kemudian pengguna mengisi form kuisioner yang telah disediakan. tbprodi. JOHN. 4. BRIAN AND SUMMER. tbforum. HENDRO. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 pengaksesan. tbfakultas. tblevel. yaitu: tabel tbagenda. (2008. Construction Sistem Informasi Akademik dengan konsep Collaborative Customer Relationship Management ini dibangun dengan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. 391 STTN-BATAN & Fak.com/issues/20010901/395 6-1.SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. tbberita. 2. tbl_konfigurasi. tbmahasiswa. (2001) http://www. chatting dan saran. Aplikasi ini merupakan langkah awal pengembangan sistem Collaborative Customer Relationship Management di universitas. sehingga dapat dikembangkan lebih baik. PRADITA. diakses pada tanggal 24 Juni 2008. Sistem memberikan fasilitas berbasis web sebagai sarana untuk berkomunikasi antar sekolah ataupun antara pihak universitas dengan sekolah-sekolah. HERDIANSYAH. tbsemester dan tabel detforum. tbskul. tbdosen. c. ITToolbox Portal for CRM (2001) NUGROHO. Institut Teknologi Bandung. Testing Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan teknik black box dan alfa test. dkk 3. Tampilan halaman depan administrator Data Management Design Adapun tabel-tabel yang digunakan ada delapan belas tabel.com/features/collaborative-crm112907/ Gambar 7. DAFTAR PUSTAKA 1. Skripsi Sarjana. Program Studi Magister Informatika. Get It Together with Collaborative CRM. tbkategori. 6.html. Institut Teknologi Bandung. Tesis Magister. Available:http://www. yaitu dengan forum. JACK. tbl_captcha. pesan. Indonesia (2008) KALAKOTA and ROBINSON. Customer Relationship Management.

serta memeriksa benar tidaknya username. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 LAMPIRAN Tabel 1. Hasil pengujian Alfa Test pada fungsional sistem No 1 Pernyataan Sistem menampilkan informasi halaman depan dengan memberikan informasi tentang universitas. 11 Melakukan Chatting Black Box No 8 Nama Modul Ubah username dan password pengguna Teknik Pengujian Black Box Kriteria Evaluasi Hasil Sistem mengubah username dan password milik sehingga username dan password bisa diganti. kecuali harus login kembali. Skenario pengujian Black Box No 1 Nama Modul Menampilkan informasi halaman depan Menampilkan informasi universitas Teknik Pengujian Black Box Kriteria Evaluasi Hasil Sistem menampilkan informasi halaman depan ketika sistem dibuka Sistem menampilkan informasi universitas beserta keterangan tentang universitas tersebut Sistem menampilkan informasi fakultas beserta program studi dari fakultas tersebut Sistem menampilkan informasi mahasiswa berdasarkan status mahasiswa aktif atau alumni Sistem menampilkan informasi kegiatan dalam satu bulan Sistem menampilkan berita Sistem memeriksa proses login apakah sebagai administrator atau anggota. Kemudian menyimpan session user pada saat proses login. Saintek UIN SUKA 392 Muhammad Alex Syaekhoni. program studi secara jelas Sistem menampilkan informasi mahasiswa dengan mudah Sistem menampilkan informasi agenda kegiatan dan berita dengan jelas Sistem memberikan kemudahan dan keamanan login SS S TS STS 3 17 - - 2 4 16 - - 3 - 16 2 2 4 2 14 4 - STTN-BATAN & Fak. baik sesama anggota maupun administrator Tabel 2. baik sesama anggota maupun administrator User dapat melakukan chatting secara realtime terhadap user lain. dan mematikan session pada saat administrator sudah logout. 2 Black Box 9 3 Menampilkan informasi fakultas Black Box Ubah konten database Black Box 4 Menampilkan informasi mahasiswa Black Box 10 5 Menampilkan informasi kegiatan Menampilkan berita Authentifikasi Black Box Mengirim pesan Black Box 6 7 Black Box Black Box User dapat melakukan pengiriman pesan terhadap user lain. dkk .SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. fakultas. password dan gambar captcha yang dimasukkan. sehingga sistem tidak bisa dibuka lagi. tambah dan hapus data akademik mahasiswa yang ada di dalam tabel database. password yang ditampilkan ketika proses penggantian sudah terenkripsi dengan md5 sehingga password yang asli tidak kelihatan. Administrator yang telah melakukan login dapat melakukan manajemen sistem dengan mengupdate.

Pesan kesalahan saat pengisian form memudahkan memudahkan dalam penggunaan aplikasi. maka session nya tidak bisa di back SS 2 S 14 TS 4 STS - 6 7 2 15 14 3 4 2 - 8 - 15 3 2 9 10 4 4 16 16 - - Tabel 3. loading relatif 15 5 SS S TS STS 2 15 2 1 2 2 14 4 - 3 4 5 - 15 3 2 Menu dan navigasi pada sistem sudah berfungsi 3 17 - - Muhammad Alex Syaekhoni . 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 No 5 Pernyataan Sistem memberi kemudahan dalam melakukan kirim pesan bagi anggota Sistem memberi kemudahan dalam chatting Sistem memberi kemudahan dalam melakukan kirim pesan bagi administrator Sistem memberi kemudahan dalam chatting bagi administrator Proses login atau logout berhasil Administrator setelah melakukan logout. Saintek UIN SUKA . Waktu cepat. Hasil pengujian Alfa Test pada Interface dan pengaksesan No 1 Pernyataan Form inputan dalam sistem memberi kemudahan sehingga memudahkan dalam penggunaan aplikasi. dkk 393 STTN-BATAN & Fak.SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. Aplikasi memiliki navigasi yang mudah.

SEMINAR NASIONAL VI SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA. dkk . Saintek UIN SUKA 394 Muhammad Alex Syaekhoni. 18 NOVEMBER 2010 ISSN 1978-0176 STTN-BATAN & Fak.