You are on page 1of 15

Voenje sastanaka

Predava: Prof. dr Mirjana Franceko

U mnogim organizacijama postoji bar jedna stvar oko koje se svi slau:

Sastanci su grozni!.

PITANJA KOJA EMO RAZMATRATI : I Determinante uspenosti sastanaka II Nain rukovoenja kao najznaajniji faktor uspenosti sastanka III Vodi za voenje sastanka IV Kako da budete dobar uesnik na sastanku?

I Determinante uspenosti sastanka


Da li e se iskoristiti potencijal grupe zavisi od niza faktora, kao to su: 1. Veliina i sastav grupe Prednosti: vei broj ljudi vei broj informacija i moguih reenja Opasnosti: vei broj ljudi vea je verovatnoa za stvaranje klika i koalicija i teko se postie konsenzus Preporuke: optimalan broj uesnika za reavanje problema je 5, to je potrebno modifikovati u zavisnosti od problema i sastava grupe

2. Grupna kohezija i grupno miljenje:

Prednosti: sline vrednosti, stavovi, motivacija za funkcionisanje grupe i slino. Opasnosti: tenja ka uniformnosti i grupnom miljenju Preporuke: a) stimulisanje iznoenja miljenja i koja se razlikuju od miljenja veine; b) uvoenje tajnog glasanja

3. Linost lanova:
Prednosti: grupa sa komplementarnim lanovima je produktivnija
Opasnosti: u nastojanju da privuku panju pojedini lanovi e ometati rad sastanka Preporuke: a) poznavanje uesnika i priprema za eventualne situacije, b) ignorisati ili kanalisati diskusiju

4. Fiziko okruenje
Vano: eliminisati ometajue faktore Preporuke: a) raspored sedenja koji omoguava nesmetanu komunikaciju, b) dogovor oko potencijalnih ometajuih faktora (mobilni telefoni, neke druge obaveze, puenje i slino.... Na vaem primeru ta prepoznajete kao ometajue faktore? Pokuaj dogovora:

5. Razlike u statusu
Neophodnost: razliite uloge i poloaji Opasnosti: razlike u statusu mogu biti inhibitorni faktor..... Preporuke: definisati status uesnika i dati dozvolu za otvorenu diskusiju i iznoenje miljenja Na primer: Na ovom sastanku mi smo ravnopravni u iznoenju miljenja. Znam da imate dobar uvid u posao koji radite i nema razloga da svoje miljenje i predloge ne iznesete ovde u cilju boljeg rada nae kompanije. Takav pristup u veoma ceniti naravno kao osnovu za donoenje konanih odluka! Za poetak koristite tehniku brainstorming-a kako bi ljude vodili ka slobodno-kanalisanoj komunikaciji

6. Kvalitet rukovoenja ***

Vanost: najvaniji faktor uspenosti sastanaka

Opasnost: da dominira u diskusiji, a ne u voenju sastanka procesa Preporuke: posvetiti panju i vreme pripremi; biti uspean posmatra i uesnik; negovati orijentaciju ka ljudima i ka zadacima.......

II Nain rukovoenja kao najznaajniji faktor uspenosti sastanka


ta znai orijentacija ka zadatku u voenju sastanaka? Ponaanje rukovodioca orijentisano na zadatke na sastanku dovodi do: sistematinosti u komunikaciji, vrednovanju i analizi informacija i ideja i do reavanja problema tj. donoenja racionalnih odluka.

ta znai orijentacija na ljude u voenju sastanaka? Ponaanje rukovodioca usmereno na ljude (grupno podravanje) ima funkciju: poveanja kohezivnosti, poboljanja interpersonalnih odnosa, reavanja konfliktnih situacija otvaranja kanala komunikacije zadovoljenja potreba lanova za prihvatanjem, potovanjem i angaovanjem.

Oblici ponaanja orijentisani na zadatak 1. Struktuiranje procesa 2. Stimulisanje komunikacije 3. Klasifikovanje komunikacije 4. Sumiranje 5. Testiranje konsenzusa
Zajedniko = vraanje na temu

Oblici ponaanja orijentisani na ljude 1. Uloga vratara 2. Uspostavljanje harmininih odnosa 3. Podravanje 4. Definisanje standarda 5. Procesna analiza
Zajedniko = otvaranje komunikacije

III Vodi za voenje sastanaka


Priprema za satanak obuhvata odrednice: TA je cilj sastanka, KO e biti uesnici, pravljenje DNEVNOG REDA - redosled taaka je
jedan od kljueva uspeha,

informisanje ljudi ta treba da urade da bi se pripremili za sastanak vodite sastanak i u toku


pripreme!

Kako se rukovodilac priprema za sastanak u toj meri e sastanak biti uspean!

Otvaranje i voenje pozdrav, eventualno predstavljanje prisutnih, dogovor oko moguih ometajuih faktora. Rukovodilac veinu vremena treba da posveti sluanju, odravanju diskusije i rezimiranju. Ako iznosi vlastite stavove treba jasno da naglasi da je to njegovo miljenje, a ne miljenje grupe u celini. Osoba koja vodi sastanak mora biti ujedno vrsta i uviavna to znai ostati na liniji zadatka (teme) uz otvaranje prostora za miljenje prisutnih.

Zavretak sastanka na kraju rukovodilac treba da rezimira ta se deavalo, koje su odluke donete i ta je dogovoreno da se preduzme. Preporuujemo taksativan nain interpretacije. Ne zaboravite naredni sastanak zapoeti taksativnim izvetajem ta je realizovano od dogovorenog. Neke male napomene od pomoi: Struktuirajte sastanak na papiru. Znaajno je za vas i za onoga koji vodi zapisnik.

IV Kako da budete dobar uesnik na sastanku?


Upoznajte temu o kojoj e se raspravljati i prikupite potrebne informacije. Doite na vreme. Sluajte TA ljudi govore umesto..... Razmislite pre uzimanja uee u diskusiji. Govorite kratko i jasno i drite se teme pribeleka za poetak nije na odmet Uloga zapisniara Potrebne instrukcije i/ili iskustvo. Najbolji nain da zapisniar odlui koliko toga treba zabeleiti je da postavi pitanje Da nisam prisutan ta bih trebao/la da znam?.