GESTÃO DO TEMPO

MARCO P. DA VINHA

RITA COUCEIRO MENDES SIMÕES
Aluno Nº 21120724

RESUMO: Este trabalho tem por objectivo dar a conhecer alguns dos mitos mais comuns que contribuem para uma má gestão do tempo bem como de factos reais. Um pequeno questionário de auto-avaliação indicará ao leitor se necessita de ajuda relativamente à Gestão do Tempo. Para uma correcta Gestão do Tempo é necessário conhecer os obstáculos que se nos deparam e as estratégias aconselhadas para os ultrapassar. Palavras-chave: Gestão do Tempo, Procrastinação, Delegação, Perfeccionismo.

INSTITUT0 POLITÉCNICO DE COIMBRA
INSTITUTO SUPERIOR DE ENGENHARIA DE COIMBRA
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA CIVIL MAIO DE 2007

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.............. 4........................................................................ 3...............................................8 Optimizar o ambiente de trabalho..........Deve-se corresponder às expectativas das outras pessoas...............................................................................8 Perfeccionismo................................ 4................................... 4........................................... 3.................... 4........................................................................................ 4.. caso necessário....................................ÍNDICE 1............. 3....9 Procrastinação...........................16 Ser flexível............................................ 4..................1 Mito 1 – A vida é completamente controlada por acontecimentos externos................... 4............................................. MITOS........................... 4.. 3...........................................................................................4 Estabelecer objectivos e definir prioridades.... 3............................................................................................. 3...............5 Estabelecer horários semanais e diários................................................................................... 2...............1 Desorganização......... BIBLIOGRAFIA...................... 3............................................................................ eficazes e preparadas............11 Definir uma rotina............7 Usar os ritmos biológicos a favor...................................................................10 Não desperdiçar o seu tempo nem o dos outros........................................................2 Depressão e ansiedade.6 Rever sistematicamente os horários para fazer ajustes................... 2..........10 Receio do insucesso....................... 4..........................................................................9 Dizer “não” a interrupções/saber gerir os outros.............................................................. 4.............................6 Inflexibilidade........................... OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO........................................ 4 4 4 4 4 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 9 2 .................................... ESTRATÉGIAS DA GESTÃO DO TEMPO............... 4........................ 4............................................................4 Distracção. 6.....1 Identificar e reduzir os distractores.............CONCLUSÃO................................................................................... 4............ 3....................... 3....................................................................................................... 5.........................14 As reuniões deverão ser curtas......... 3................. 4........12 Não levar trabalho para casa........................5 Fadiga.......Não se deve ter limites.................2 Mito 2 .3 Vencer a fadiga...3 Dificuldade de delegação.................................................................................... 3............15 Evitar o perfeccionismo....................................... 4. CONCEITO DE GESTÃO DO TEMPO....3 Mito 3 ............................................................................13 Vencer a procrastinação......... 4................... 2............................................................................................................................. 4.......................................................... 2...........................................2 Saber delegar tarefas..............................7 Não definição de objectivo/metas nem de prioridades.................................................................

só depois se deve tomar em consideração o que os outros esperam. [3] Perde-se tempo na vida porque não se tem consciência do que é verdadeiramente importante. Uma boa gestão do tempo implica uma correcta organização pessoal e uma constante monitorização das tarefas e do tempo necessário a cada uma delas. para eles. MITOS Na análise da gestão do tempo dever-se-á ter em conta alguns dos mitos mais comuns que contribuem para uma má gestão.2 Mito 2 – Deve-se corresponder às expectativas das outras pessoas. apesar das exigências. Facto: Todas as pessoas têm limites. Facto: As necessidades e exigências dos outros podem ser desadequadas para determinada pessoa e estilo de vida.1. No entanto. 2. 2. mais tempo livre não significa necessariamente mais felicidade pois tudo depende do que se faz com esse tempo. mas as 3 . [2] Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais importante. definir objectivos e estabelecer prioridades. CONCEITO DE GESTÃO DO TEMPO Gestão do Tempo é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la [1] e evitar perdas de tempo. 2. Primeiro é necessário estar consciente das próprias necessidades. 2. nenhum trabalho realizado será alguma vez perfeito em todos os sentidos. Facto: Consegue-se ter algum controlo sobre muitos aspectos da vida. Ao tentar corresponder às expectativas dos outros a pessoa pode modificar-se a si própria e às suas necessidades.3 Mito 3 – Não se deve ter limites. A falta de tempo é muitas vezes uma desculpa para esconder a indecisão e a falta de capacidade de reagir aos acontecimentos. podem ter prioridades diferentes. Os perfeccionistas são especialistas em adiar porque a perfeição que eles exigem é impossível de alcançar. A consequência de entregar um trabalho imperfeito pode ser pequena: ansiedade. [4] Muitas pessoas convencem-se que o segredo da felicidade está em conseguir mais tempo livre. Antecipando o futuro e esclarecendo as exigências exteriores a enfrentar é mais fácil determinar o que pode ser feito e com que limite de tempo. podem estar mal programadas em termos de tempo. É necessário aprender a reconhecer o que não se consegue controlar antes de fazer escolhas. mas apenas a própria pessoa é responsável por dar início a esse controlo. Por exemplo. podem ser altamente questionáveis ou simplesmente incapazes de serem mantidas.1 Mito 1 – A vida é completamente controlada por acontecimentos externos. mas a incapacidade de o reconhecer pode fazer com que alguém se torne um perfeccionista.

lidar com os papéis de uma forma eficiente e eficaz e ter o local de trabalho arrumado.1 Desorganização Um local de trabalho arrumado é um local de trabalho eficiente. 3. telefone e material de escrita em uso.uc.[5] As principais exigências para a organização são: menos papel. como perdas académicas ou de carreira. Além dos papéis com que se está a trabalhar. teclado. Muitos dos papéis guardados são desnecessários. 4 .html 3. com a organização e gestão de tempo: Figura 1: Questionário de auto-avaliação.consequências a longo prazo causada pelo adiamento. O truque para se livrar deles é observá-los cuidadosamente e escolher entre tratar do assunto. dúvidas pessoais são normalmente mais devastadoras.fpce.pt/servicos/gae/manuais2_ficheiros/Page591. na secretária deverá estar apenas o indispensável: monitor. retirada de http://www1. arquivá-lo ou deitá-lo fora. OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO Existem diversos obstáculos à gestão do tempo que têm de ser superados. Todos os outros objectos deverão ser arrumados em gavetas ou prateleiras. rato. transferi-lo. Apresenta-se um questionário de auto-avaliação da necessidade de ajuda ou não.

3. o frio. [5] 3.9 Procrastinação Procrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer. A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato mas a médio ou longo prazo conduz a uma baixa sensação de auto-eficácia. Alguns viciados no trabalho são perfeccionistas: não são capazes de largar uma tarefa enquanto não estiver tudo perfeito. As internas têm por base a preocupação exagerada e o sonhar acordado e as externas têm por base os barulhos intensos. a televisão a internet.10 Receio do insucesso 5 .2 Depressão e ansiedade 3. o procrastinador faz aquilo que quer fazer em vez do que devia fazer. depressão e ansiedade. sentindo-se simultaneamente culpado pelo adiamento. Há o receio de não desempenhar uma tarefa tão bem com o desejado.4 Distracção As distracções podem ser internas e externas.5 Fadiga A qualidade ambiental dos espaços interiores dos edifícios poderá originar a fadiga.3. [6] 3. sentimentos de culpa.3 Dificuldade de delegação 3.7 Não definição de objectivos/metas nem de prioridades 3.6 Inflexibilidade Surge inflexibilidade quando um problema inesperado perturba o calendário cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver esse problema. etc. colocando em 1º lugar aquela de menor importância. Quando a procrastinação surge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo. inadequação. havendo também uma incorrecta ordenação de prioridades. a desarrumação a desordem do material. 3. Entre um conflito entre “dever” e “querer”.8 Perfeccionismo O perfeccionismo é um obstáculo à gestão do tempo porque existem pessoas que estabelecem objectivos pouco realistas. 3.

1 Identificar e reduzir os distractores Para atenuar os distractores poder-se-á desligar o telemóvel e o e-mail em determinados períodos do dia.6 Rever sistematicamente os horários para fazer ajustes. os amigos ou a família. Tem de se distinguir o essencial e o acessório. o uso de telemóveis e de e-mail e reuniões sucessivas são consideradas fontes de desperdício de tempo.5 Estabelecer horários semanais e diários 4. há menos preocupações com as questões operacionais. 4.10 Não desperdiçar o seu tempo nem o dos outros A desarrumação em casa e no trabalho. 4.11 Definir uma rotina 6 . dormir bem e fazer exercício. caso necessário 4.4. bem como distinguir a importância das tarefas.8 Optimizar o ambiente de trabalho 4.3 Vencer a fadiga Para vencer a fadiga é necessário beber água suficiente. 4. 4.2 Saber delegar tarefas Além de se ficar com mais tempo. Também é necessário saber dizer “não” com amabilidade. 4. ESTRATÉGIAS DA GESTÃO DO TEMPO 4. É necessário respeitar o espaço e o tempo dos outros. seja porque a solicitação não se enquadra na visão ética pessoal.4 Estabelecer objectivos e definir prioridades Para definir prioridades é necessário analisar o tempo disponível e como é utilizado. Também é necessário saber o que a pessoa considera mais importante: o trabalho.7 Usar os ritmos biológicos a favor 4. entre o urgente e o importante. 4. Gerir os outros é necessário para controlo e minimização das interrupções.9 Dizer “não” a interrupções/saber gerir os outros É necessário saber dizer “não” às solicitações que não parecem razoáveis seja por não se ter tempo.

continuar o que já está iniciado. 4. 4.14 As reuniões deverão ser curtas. que ajuda a libertar a adrenalina acumulada durante o dia.13 Vencer a procrastinação Para vencer a procrastinação ajuda deixar sempre alguma coisa já começada para se fazer um pouco de cada vez. não. sem ser necessário a pessoa estar no seu melhor D) Menos importante e menos urgente – a realizar quando a pessoa achar melhor E) Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se delegar ou então verificar se o assunto não é para esquecer Para a saúde física e mental convém não esquecer o exercício físico. pois se a gestão do tempo for muito rígida e inflexível pode ocasionar stress. deve-se lidar com esse problema de imediato e fazer-se a reavaliação do calendário. eficazes e preparadas 4. Em princípio. 5. ou seja.4. 7 .16 Ser flexível Quando um problema inesperado perturba um calendário cuidadosamente organizado. Se à medida que se avança para o objectivo final se descobrir outra área essencial a tomar em consideração. uma alimentação saudável e prevenir o stress.15 Evitar o perfeccionismo 4. esta deve ser aceite e o plano deve ser redefinido. CONCLUSÃO Para gerir o tempo da melhor maneira é necessário identificar as prioridades de cada um e depois é necessário avaliar essa lista de tarefas: A) Importante e urgente – a realizar imediatamente B) Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias C) Menos importante mas urgente – a realizar nos próximos dias. se a família vai beneficiar ou se o bem-estar dessa pessoa aumenta.12 Não levar trabalho para casa Quando se leva trabalho para casa é necessário perguntar se o trabalho fica bem feito.

6. G.º 67. 64.uc.html [6] Deco Proteste. et al. 1998. [4] Kirschner C.com/FAD-Demos/GesTempo/int01/02int01z. http://executivos.fpce.uc. C.. IEFP.readygo-br. Dirigir Mai.pt/organizados/o32.asp?headingID=2190 (31/05/2007) http://www1. [2] Soares J.pdf (31/05/2007) http://www1.pt/servicos/gae/manuais2. Tempo para tudo/Organização e gestão pessoal pp.ul.uc.º 67.uc. “Quem tem tempo para pensar”.uc..pt/servicos/gae/manuais4.pt/gapsi/Procrastinacao.pt/servicos/gae/manuais4. Executive Digest Ano 6 n. BIBLIOGRAFIA [1] Bird.html (31/05/2007) http://www1.html (31/05/2007) http://www.fc.htm (31/05/2007) 8 . “Quem tem tempo para pensar”.htm (31/05/2007) http://www.Jun 00 n.. pp.htm (31/05/2007) http://expressoemprego. pp.º 67.couns. “A gestão do tempo: Quem manda em quem?”. 201 p.pt/servicos/gae/manuais3.clix.html (31/05/2007) http://www1.pt/servicos/gae/GT.fpce. [5] http://www1. 34. 68.fpce. P. C.uiuc.online. Executive Digest Ano 6 n.fpce.pt/scripts/indexpage.edu/brochures/time.fpce. – Gestão do Tempo.pdf (31/05/2007) http://www. [3] Menezes T.