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ANEXO 1 PROGRAMA MAGISTER UVIRTUAL

ANTEPROYECTO DE FIN DE ESTUDIO TITULO DEL PROYECTO:

Optimización de los procesos de Administración y control de información del personal y nomina
PROGRAMA:
Maestría en Administración de Empresas con especialidad en Dirección de Proyectos

GRUPO:
MDP 2_2-2010B

ALUMNOS: Erika Juliana Lozano López Otto Javier Quiza Moreno Esteban Flores TUTOR GUÍA: Enrique Palacios López Andrés Ruiz Tagle Avendaño

ANÀLISIS DEL MERCADO ECUATORIANO
A continuación presentamos los aspectos mas relevantes aplican para el proyecto a desarrollar de los factores del entorno general:

1.

ASPECTOS POLÍTICO - LEGALES:

1.1 POLÍTICAS TRIBUTARIAS: Los cambios permanentes en política tributaria impactan el entorno económico ecuatoriano, ya que una de las condiciones básicas y lógicas que un país necesita para formar y atraer inversión y producir desarrollo, es la estabilidad en la producción. El cambio de reglas de juego en los sectores laboral o tributario, ha aumentado los niveles de incertidumbre, alejando las posibilidades de establecer nueva producción y nuevas fuentes de empleo. Leyes como el Anticipo mínimo, el mandato 8 y el aumento de los porcentajes de retención, son un ejemplo de ello. El mandato 8 surge como una ley de protección a los trabajadores que elimina la tercerización y todas las formas de subcontratación laboral como control a las empresas que usaban esta figura para evadir impuestos o pagos de seguridad social a sus empleados y para explotar a trabajadores. A través de esta ley, las empresas ecuatorianas tuvieron que contratar parte del personal que subcontrataban, como medida de recuperación de los derechos de los trabajadores, otorgándoles estabilidad laboral al exigir la contratación directa de mano de obra requerida. Para el problema específico encontrado en McCann Erickson Ecuador, el mandato 8 hizo que la empresa dejara de manejar en un 80 % sus asuntos de manejo de personal y liquidación de nómina a través de una outsorcing especializado, y que lo integrara 100% a su área de recursos humanos obligatoriamente, con limitación de personal encargado como se verá en la problemática. 1.3 LEGISLACIÓN LABORAL: 1.3.1 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN Y DURACIÓN En términos generales, la duración mínima de los contratos de naturaleza estable o permanente es de un año, ya se trate de contratos a plazo fijo o de plazo indefinido. Contrato a plazo fijo es aquel cuya duración se establece en el propio contrato, con un tiempo de duración no menor a un año ni mayor a dos años. Estos contratos no pueden renovarse. Si la relación laboral permanece al término del plazo contractual, este se convierte automáticamente en contrato a plazo indefinido. Contrato a plazo indefinido es aquel que no tiene un plazo de duración determinado y permanece vigente hasta que se termine por alguna de las causas que establece la ley. 1.3.2 JORNADA DE TRABAJO Salvo ciertas excepciones, la jornada ordinaria de trabajo es de ocho horas diarias y cuarenta horas semanales, dividida en cinco días. Los días sábados y domingos son de descanso obligatorio, salvo que por la naturaleza de la actividad o empresa no se pudiere interrumpir el trabajo en esos días. En este caso, de mutuo acuerdo entre las partes, se puede designar otros días de la semana para el descanso obligatorio. La jornada realizada entre las 19h00 y las 06h00 se la califica como nocturna y tiene un recargo del 25% sobre el monto de la remuneración que regularmente de paga durante la jornada matutina.

si se trata de labores estables y continuas. el recargo será del 100%. Luego del quinto año de trabajo para el mismo empleador. en la regiones Sierra y Oriente.Se entiende por horas suplementarias aquellas horas de trabajo siguientes a la jornada ordinaria. a saber: 1. 2 de Noviembre.4.3. si las labores del trabajador no son permanentes o si se trata de tareas periódicas o estacionales. El empleador tiene el derecho de determinar el período dentro del cual el empleado gozará sus vacaciones. Además de los feriados locales.. El derecho a gozar las vacaciones nace al completar el año de servicio. 1.3. Viernes Santo. 24 de Mayo. Para calcular el monto a pagar se debe considerarse el sueldo. 10 de Agosto. Las horas suplementarias de trabajo desarrolladas durante el día y hasta las 24h00 tienen un recargo del 50% sobre la remuneración correspondiente a la jornada ordinaria. utilizado exclusivamente para propósitos referenciales. Los días adicionales de vacación no pueden ser más de 15 y es facultad del empleador el compensarlos en dinero. por semanas o mensualidades. Este recargo también se aplica cuando el trabajo suplementario de lo realiza en días sábados o domingos.4.3. También existen salarios mínimos sectoriales para distintas ramas de actividad. horas suplementarias y extraordinarias. el empleado tiene derecho a un día adicional de vacación por cada año excedente.1 DECIMO TERCERA REMUNERACION. Para el cálculo se computará todo lo percibido por el trabajador por horas ordinarias.Debe cancelarse hasta el 15 de agosto de cada año.2 DECIMO CUARTA REMUNERACION. suplementarias y extraordinarias. La vacación es pagada. y hasta el 15 de marzo en las regiones Costa e Insular.3.3 VACACIONES Y DÍAS FESTIVOS Todo empleado tiene derecho a gozar de 15 días de vacaciones ininterrumpidas cada año.4 REMUNERACIÓN El pago de la remuneración puede estipularse por horas o días. 3 de Noviembre y 25 de Diciembre. Existe un salario mínimo vital general. Cuando el empleado no ha trabajado durante el período de doce meses antes mencionado. comisiones y cualquer otra retribución que tenga el carácter de normal en la empresa. El pago equivale a la veinticuatroava parte de lo percibido por el trabajador durante el año inmediato anterior. La remuneración se pacta libremente entre las partes. la remuneración se compone de otros beneficios adicionales. las fechas que constan a continuación son feriados nacionales y constituyen días de descanso obligatorio: 1 de Enero. En otras palabras tiene derecho a recibir un valor proporcional. y. 1. la décimo tercera remuneración equivale a la doceava parte de lo percibido por el empleado durante el tiempo laborado. 1.Este pago se realiza hasta el 24 de diciembre de cada año y es equivalente a la doceava parte de lo percibido por el empleado durante el período comprendido entre el 1 de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del año en curso. Los salarios mínimos sectoriales son normalmente mayores que el salario mínimo y se fijan anualmente. Abarca el período comprendido entre el 1 de septiembre del año anterior y el . Además del sueldo.00.. Si las horas suplementarias tienen lugar entre las 24h00 y las 06h00. actualmente de US$4. Para determinar el monto a pagar por las horas suplementarias se toma en cuenta únicamente el sueldo y no los beneficios adicionales detallados anteriormente. comisiones y toda otra retribución accesoria que haya tenido el carácter de normal en la empresa. No pueden exceder de cuatro horas al día y doce a la semana. y corresponde a un valor equivalente a un salario mínimo. 9 de Octubre. 1 de Mayo. Existe un salario mínimo de US$240.

Perú y Chile . ASPECTOS ECONÓMICOS: 2.5 TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL La relación laboral entre las partes puede terminar por una de las siguientes causas: Mutuo acuerdo entre las partes Vencimiento del plazo del contrato Terminación del empleador (“desahucio”) “Visto Bueno” (causales establecidas en la ley para que una de las partes termine la relación laboral unilateralmente) 1. Argentina. la Alianza País de Correa logró mayoría absoluta en la cámara.6 TEMAS TRIBUTARIOS El empleador constituye agente de retención para efectos tributarios. el Poder Legislativo.3 FONDO DE RESERVA. y entre el 1 de abril del año anterior y el 31 de marzo del año en curso para las regiones Costa e Insular. Cuando el empleado no ha trabajado durante el período de doce meses antes mencionado. Gracias al 81% de los votos otorgados al “sí” (lo que suponía una gran victoria del jefe del Estado). el 30 de septiembre de ese año se celebraron los comicios para elegir a los miembros de la referida Asamblea Constituyente.4. el Poder Electoral y el Poder de Participación Ciudadana.31 de agosto del año en curso para las regiones Sierra y Oriente. Desde entonces el presidente desarrolla sus políticas con el apoyo de la mayoría del congreso. 1. Tras una grave crisis. México. La tabla de impuesto es progresiva en relación al ingreso. en relación con las remuneraciones que paga a sus empleados o trabajadores. Durante la presente década Ecuador es uno de los países más intervencionistas y donde la generación de . provocada por el enfrentamiento entre Correa y el Congreso.3.3. Debe depositarse anualmente en el Instituto de Seguridad Social Ecuatoriano. En esa nueva cita electoral. 1. 1. para asegurar su proyecto presidencial.. De acuerdo al salario mínimo vigente actualmente equivale a US$240.Se paga después del primer año de trabajo y equivale a un mes de sueldo o salario.3.4 ESTADO Y GOBIERNO: El actual Estado Ecuatoriano está conformado por cinco poderes estatales: el Poder Ejecutivo. Venezuela.1 COMPORTAMIENTO DEL PIB La economía de Ecuador es la octava más grande de América Latina después de las de Brasil. y va desde el 0% al 35%. Colombia. en un gobierno social demócrata. 2. El actual gobierno en cabeza del Rafael Correa tuvo en 2007 que hacer frente a la dificultad que supondría la composición del nuevo Congreso emanado de los comicios legislativos celebrados igualmente aquel 15 octubre. ya que el grupo con mayor representación parlamentaria sería opositor a su partido (28 escaños).00. el presidente consiguió que el 15 de abril de 2007 tuviera lugar un referéndum acerca de la convocatoria de una Asamblea Constituyente que elaborara una nueva Carta Magna. el Poder Judicial. tiene derecho a que se le pague esta remuneración en proporción al tiempo trabajado.

ha contribuido a mantener el crecimiento económico y a reducir la tasa de desempleo.1 PIB total Ecuador años 2005 al 2011 (Fuente La mejora en la proyección se realiza luego de que la economía ecuatoriana creciera 8. respecto al trimestre anterior (t/t-1).9% en el segundo.7% frente al 2% obtenido en el trimestre anterior.2% (a precios constantes de 2000).6% en el primer trimestre y 8. y crecerá un 5% en 2012. y en 8. respectivamente La economía del Ecuador creció un 8% en 2011. así como en el saldo de la balanza comercial. también influye de manera positiva. Existen diferencias importantes del ingreso donde el veinte por ciento de la población más rica posee el cincuenta y cuatro punto tres por ciento de la riqueza y el noventa y uno por ciento de las tierras productivas. como consecuencia del aumento en los ingresos debido al alza en los precios del petróleo y de la deuda procedente de China. Por su parte.9% respecto al del segundo trimestre de 2010 (t/t-4). Por otro lado. la totalidad de sectores presentan elevadas tasas de crecimiento. el 20% de la población más pobre apenas tiene acceso al 4. siendo del 1. Existe cierta estabilidad económica pero con bases débiles y de forma forzosa. debido a la subida en los tipos impositivos de algunos bienes.riqueza es una de las más complicadas de Latinoamérica.3% y 9. Figura A.1% de la tierra.9% en esos períodos. El PIB de Ecuador se incrementó en 2. Por último. la inflación continúa su tendencia alcista. Por el lado de la oferta. La elevada inversión pública. el incremento en la demanda interna.2% de la riqueza y tiene en propiedad sólo el 0. en el segundo trimestre de 2011.2 CRECIMIENTO ECONÓMICO El crecimiento económico se mantiene durante el último trimestre del año. . impulsada por el sector no petrolero que repuntó a 8. 2.

frente al 7.3 Tasa de desempleo en Ecuador años 2010 al 2011 .3 TASA DE DESEMPLEO Con una tasa de desempleo en las zonas urbanas a diciembre de 2010 del 6. Europa y Estados Unidos.Figura A.2 Tasa de crecimiento industrial Ecuador años 1997 al 2010 2.9% de 2009. Figura A. el Ecuador no solo ha vuelto a los niveles de desempleo de antes de la crisis económica mundial de 2008. sino que está mejor posicionado que otros países de América Latina.1%.

Además.351.9% (hombres 2. Santo Domingo de los Colorados. el 78.505 que se encontraba en el año 2006. frente al 6.2% y blanco el 6.116.158 habitantes. mujeres 4. realizada trimestralmente por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). el 7. Aproximadamente el 63% vive en centros urbanos y el 37% en el medio rural.146 habitantes. con 305. Fander Falconí. mujeres 329.1% pertenece al sector público.45% montubio (personas que habitan zonas rurales en el área de la costa pacífica). Estructura de Población Hombres: 6'830. Distrito Metropolitano.9% de mestizos. su principal puerto y centro de la actividad comercial. Georgia. dentro del bloque de países con un alto desarrollo humano.560 Según Edad: 0-14 años: 34.430. mientras el 21.1%. la capital del país.1%.6%. La pobreza por ingresos a diciembre de 2011 se ubicó en 28. Así lo reveló la última Encuesta de Mercado Laboral.8%. El 49% se concentra en la región de la Costa y el 47% en la región de la Sierra. Por lo que respecta al ndice de Desarrollo umano ( D ) 2010.667) 65 años y más: 4. Adicionalmente.082. y justo por debajo de Brasil. afroecuatoriano el 7. situada al sur y que cuenta con una población.2 millones de ocupados. de los 4. secretario de planificación y .1% de 2010. teniendo 56. Quito.198.289. Este índice se ha reducido desde el 0.477.2% en comparación al 47.303. Esta cifra significa que hubo una reducción de 4 puntos que lo registrado en diciembre del 2010 cuando llegó a 32.483. Según la mencionada encuesta.1 DEMOGRAFÍA Según el último censo. con la más alta densidad poblacional de América del Sur.499 habitantes. Guayaquil. y 2. relación que se ha mantenido en el tiempo.727) (2003 est.1% del año previo.166) 15-64 años: 60.4 años (2011) Hombres: 22 años Los principales centros urbanos del Ecuador son: 1.632 habitantes. Venezuela y Armenia. en cuanto a número de habitantes. de 2’291.674 Mujeres: 6'879. según el censo de 2011. situando al país en el puesto mundial 103 entre 134. pueden citarse también: Cuenca. el resto de la población se reparte entre la región Amazónica y las islas Galápagos.5% (hombres 284. enclavada en la región de la Sierra y que.9% de la población labora en el sector privado.2 ICE DE GINI) El Índice de Gini para Ecuador en 2010 fue 0. el país cerró el 2011 con un desempleo de 5. según estimaciones para 2011. La población de Ecuador está compuesta por un 7.2% de indígenas (los quechuas son mayoría pero se contabilizan 14 nacionalidades) y un 71.5 habitantes por km².) Edad Media: Total: 28. la ciudad más poblada del país. conocida por su tradición cultural y por su importante actividad agrícola y comercial.3. Otras ciudades importantes. contaba en 2009 con una población de 331. 3. en 2011 Ecuador cuenta con una población de 14. cuenta con una población de 1’619. Mientras el subempleo llegó a 44. principalmente descendientes de españoles.6% (hombres 4. Ecuador se encuentra en el puesto 77.888 habitantes. mujeres 2. ASPECTOS SOCIO CULTURALES 3.

3.desarrollo (Senplades) y Byron Villacís.8%. Ecuador registró una tasa de analfabetismo de 6. cuando llegó a 9%. Consumo y Alimentación Interacción con la Tecnología : Internet. Estilos de Vida y Actitudes frente a la Salud y Estética Distribución del gasto en el hogar e individual El ahorro y Relación con la Banca y Seguros 3.50”.07%.2 COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR   Visión general de la Compra. 2. director ejecutivo del INEC.47 el año anterior. Figura A. 3.4 Indicadores educativos en el Ecuador año 2011 . 3.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS CONSUMIDORES    Niveles socioeconómicos . anunciaron que entre el 2006 y el 2011 la pobreza se redujo en nueve puntos.2 puntos menos que lo registrado en el Censo del 2001. según los resultados del Censo de Población y Vivienda 2010 realizado en noviembre por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). El 9% de la población de más de 15 años que asiste regularmente a un centro de estudios aún no ha terminado la educación básica (rezago estudiantil). y Telefonía móvil.3 ACTITUD CONSUMISTA 3. según cita un boletín enviado por el INEC.3. “El indicador que mide la desigualdad (Coeficiente de G N ) bajó de 0. En el 2010 se ubicó en 0.3 COYUNTURA PAÍS     Percepción de su Situación Económica Actual y Futura Opinión sobre la Gestión del Gobierno Asignación de prioridades en los gastos índice de confianza del consumidor 3.54 en el 2006 a 0.3.4 NIVEL EDUCATIVO Según el ultimo Censo realizado en el 2010. 2.07 puntos menos que en el 2001 cuando alcanzó un 11.1.

1 INVESTIGACIÓN Estos son gastos corrientes y de capital (público y privado) en trabajo creativo realizado sistemáticamente para incrementar los conocimientos. .62% del PIB regional.09% del PIB. bien posicionada en el mercado nacional. la investigación aplicada y el desarrollo experimental.4. con reconocimientos nacionales e internacionales a su creatividad. con excepción de algunos convenios de cooperación. y de igual manera.07% del PIB. la Inversión en tecnología y desarrollo fueron igualmente muy bajas ya que en el año 2002 y 2003 llegaron alrededor de 0. con el fin de generar un cambio de actitud y mejorar la proyección al futuro como país en torno al desarrollo de sus . TECNOLÓGICOS: 4. caracterizada por una visión de procesos y herramientas únicas. En Ecuador cuenta con una trayectoria de Más de 48 años. Según Fundacyt. afectando la actividad de investigación tanto en número de investigadores. Para mejorar el panorama ecuatoriano es necesario promover la cultura de investigación y lectura desde las universidades. GENERALIDADES McCANN ERICKSON Y COMPETENCIA La empresa hace parte de McCann Erickson World Group agencia reconocida como una de las organizaciones más grandes del mundo con 205 oficinas en 132 países en el negocio publicitario. sedes en Quito y Guayaquil. con 132 colaboradores en total. La empresa privada desafortunadamente no apoya la investigación. prefiriendo importar tecnología foránea. en el año 2002 y 2003 los gastos del País en Ciencia y Tecnología fueron alrededor del 0. incluso los conocimientos sobre la humanidad. una cifra considerablemente baja en comparación con el promedio latinoamericano que constituye el 0. que cuenta con programas permanentes de educación y actualización para personal (HFD) y reconocimientos y premios a nivel mundial. la cultura y la sociedad. y la alianza entre los sectores productivos y las universidades es baja. y el uso de los conocimientos para nuevas aplicaciones. destacándose como una agencia líder en creación de demanda. Lastimosamente en el Ecuador los recursos para Ciencia y tecnología son muy limitados. como en calidad de su educación. El área de investigación y desarrollo abarca la investigación básica.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONJAL . trabajando y creando juntos. más talentosa y rápida máquina de marketing en el mundo. Se debe establecer claramente el alcance de los servicios y lo relacionado a los derechos propiedad intelectual. La relación deberá expresarse en un contrato de mutuo acuerdo. inigualable. Cualquier potencial conflicto deberá ser comunicado al cliente. para convertirse en la incuestionable.La misión de la agencia es Ser la Red Mundial Líder en Soluciones de Marketing y la visión Crear Soluciones de Marketing que Transformen Marcas y hagan Crecer Negocios. Los valores corporativos están encaminados a trabajar no como un grupo de agencias. Las políticas de transparencia incluyen :     Todo ingreso que se genere como consecuencia de la inversión del cliente en la industria. consignándose todos los acuerdos de compensación. sino una agencia de grupos. deberá ser comunicado como parte del sinceramiento de la información.

El siguiente cuadro ilustra el liderazgo de la empresa en el mercado nacional y sus competidores: .

con los medios de comunicación. las instituciones. . y que generalmente utilizan contactos para posicionar productos o a través relaciones que manejan comunicadores organizacionales y profesionales del periodismo. que funcionan de una manera más selectiva. la comunidad o los clientes. como son: • • • • • • • • • • Chevrolet Pilsener Cinemark Burger King Master Card Nestlé Coca Cola American Airlines Domino’s Pizza General Motors SUSTITUTOS Algo que podemos mencionar como producto sustituto de las agencias publicitarias son las agencias de relaciones públicas.Entre sus clientes se encuentran las mas importantes empresas que hacen presencia en el Ecuador en los sectores mas importantes de la industria nacional.

Reconocer el buen desempeño de un trabajador. aumentos y El manejo tributario que requiera la agencia.ANALISIS POSIBLES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE NOMINA INTEGRADO Teniendo en cuenta que la empresa cuenta con un sistema de información Financiero ERP. diferentes actividades de Bienestar. Sin embargo. ESTRATEGIAS DE MOTIVACIÓN AL PERSONAL Una de las grandes problemáticas que presenta la agencia. podría plantearse la opción de incluir el software de nómina integrado que presenta unas ventajas para la agencia como son:    Facilitar y desarrollar los cálculos necesarios para pagos de nómina. buen clima laboral. licencias. Para una empresa el factor más importante debe ser su recurso humano por lo que se deben crear estrategias de motivación al empleado que generen en este un sentido de pertenencia hacia la empresa y perdure. pues son elaborados por los jefes del departamento en compañía del personal encargado de Calidad. Ascensos. otra ventaja es el poco presupuesto que se requiere para estos. es su alta rotación de personal. evaluaciones de personal. confianza. por otro lado la Agencia ha recalcado que no se invertirá en implementación de sistemas que sobrepasen el presupuesto aprobado para el área lo que limitaría esta propuesta. . de igual forma contribuye al orden del departamento. Con estos procedimientos y/o instructivos se estandarizaran los procesos que se manejan en el área y de esta forma minimizaran los errores y riesgos. IMPLEMENTACIÓN PROCEDIMIENTOS ESTANDARIZADOS Una buena alternativa para evitar riesgos de seguridad y confidencialidad de la información es la implementación de procedimientos y/o instructivos de soporte para la realización de las diferentes actividades y funciones que maneja el área de Recursos Humanos. Auxilios. Seguimiento de incapacidades. lo motivara a seguir adelante y trabajar con empeño y actitud. Estabilidad. Estos incentivos pueden ser: Aumentos. prestaciones sociales.

PROBLEMA: La Agencia cuenta con un Sistema de Información Financiero (ERP) implantado en el año 2010. B.I. Salidas de empleados:  Notificación a IT sobre salidas para bajas de cuentas y equipos usados por el empleado saliente. vacaciones.): Se elaboran paz y salvos del en la agencia.  Ingreso en rol de pagos de descuentos en préstamos de Seguridad Social (IESS) anteriores al contrato para descuentos mensuales.  Recaudar firmas del empleado en el Ministerio de Trabajo en Actas de Finiquito  Archivar documentación del empelado. así como el cálculo y pago de sus servicios y bonificaciones legales y extralegales. C.  Validación de contratos con Ministerio de Trabajo: Se envían 3 copias de contrato firmadas por empleado y empleador. salarios. Ingresos de nuevos empleados:  Verificación de datos: Se hacen llamadas por teléfono a las referencias y empleos anteriores del aspirante. el cual NO incluye herramientas interactivas que permitan el seguimiento de la información de empleados y colaboradores.  Tramite de seguro privado de salud del empleado con el beneficio (se hace por solicitud del empleado). para incluirlo en la plantilla y generar la liquidación.  Verificación con IT y Área Administrativa para posibles cobros por adeudamiento a la Agencia.  Presentación de empleados a la agencia: Se hace un recorrido por la agencia para hacer la introducción del aspirante al grupo de trabajo. subsidios.  Recaudar documentación actualizada del empelado (Papeleta de votación. y se actualizan datos para darlo de baja en los archivos corporativos.  Generación de la liquidación en Excel: Se recurre al archivo del empleado y se verifican tiempos. bonificaciones y demás aspectos pendientes a liquidar.  Solicitud y entrega de tarjeta de identificación y de comisariato del empleado.  Aplicar turno en el Ministerio de Trabajo: Se hace cita con un árbitro del ministerio para oficializar ante la autoridad competente la novedad de liquidación definitiva del empleado.  Contratos de trabajo: Finalmente luego de cumplir con los anteriores requisitos.  Ingreso de datos de empleado a plantillas Excel: Se transcriben desde la hoja de vida.  Apertura del archivo físico de documentación del empleado en su folder. primas.  Generación de actas de Finiquito y firmas con el empelado en el Ministerio de Trabajo. para validar la información que este presenta.  Planillas de Ingreso de Seguridad Social (IESS): Se diligencian en sitio WEB planillas de afiliación a la seguridad social (avisos de entrada).  Envío información por ticket a oficina regional para tramitar cheque de liquidación: Se realiza el trámite interno para lograr el desembolso económico correspondiente a la liquidación del empleado.  Autorizaciones de cargos y sueldos: Verificar por correo electrónico con Gerencia General la asignación salarial de acuerdo a la función a desempeñar. El proceso con el cual se maneja toda la información de personal y nóminas está estructurado de tal manera que a diario se cumple con un protocolo de trabajo que demanda demasiado tiempo debido a hay que llevar a cabo manualmente las siguientes actividades: A.  Verificación en página del Ministerio de Trabajo: Se reporta la novedad en la web oficial y se confirman montos. .  Informar al empleado para la entrega de su liquidación. se elabora el contrato (en plantilla de Word) y luego de verificar datos y dejar claros los términos del mismo se oficializa y firma.

Pagos periódicos:  Se verifica información del empleado de acuerdo a la última actualización para evitar errores.  Luego se hace una Validación de las provisiones en fechas determinadas por ley tanto para Quito como para Guayaquil y en caso de aplicar generar los respectivos pagos tanto local como en el Ministerio de Trabajo. información de cuenta bancaria. descuento o trámite que afecte el valor del rol requiere de la generación de asientos contables que formalicen estos trámites.  Provisión de aportes patronales. Bonificación Ley décimo tercer sueldo. para tramitar autorizaciones para transferencia  Se realiza el tramite de autorizaciones para transferencias bancarias. etc.  Actualizaciones de Cuentas Bancarias del empleado  Registro de permisos por enfermedad. liquidación de vacaciones. generando retrabajos por asuntos como la verificación de manejo correcto de la información. descuento o trámite que afecte el valor del rol requiere de la generación de asientos contables que formalicen estos trámites  Impresión de pago de nómina completa. Bonificación décimo cuarto sueldo. como días laborados.  En otra plantilla diferente Cálculo del impuesto a la renta de empleados y aplicar descuentos con tablas tributarias actualizadas. envío de asientos contables y verificación de anteriores registros de provisión. y demás. Actualización de registros de Nómina:  Dependiendo de aumentos de salarios.  Finalmente se imprimen desprendibles de pago y se procesa con la firma del empelado. los cuales absorben la totalidad del tiempo semanal de la jefe de recursos humanos de la siguiente manera: .  Luego se verifican descuentos y bonificaciones para cargar en plantilla de Excel  Se continúa con el cálculo de aportación personal de Seguridad Social (IESS) para generación de planillas  Pago de planillas de aportación de Seguridad Social los 10 de cada mes. y Archivos Físicos a través de la administración de folders con documentación impresa que incluyen hojas de vida. Estas herramientas a pesar de constituir la base de datos de la agencia no se encuentran sistematizadas. o ascensos. Actualmente la jefe de recursos humanos administra este proceso a través de:   Archivos magnéticos (plantillas de Excel).C. se cargan en los archivos corporativos las novedades correspondientes a cada empleado.  Impresión de comprobantes de pago individuales para la firma de aceptación de los empleados.  Tramite de solicitud de Vacaciones  Provisión de Vacaciones en Excel. con los cuales lleva el cálculo semi sistematizado de remuneración y bonificaciones de empleados.  Para cada bonificación.  Se digitan en la plantilla Excel datos del empelado para cargar la información asociada a la liquidación del salario. D. maternidad.  Se deben verificar sumatorias de roles y hacer doble revisión de información para evitar errores  Luego se genera un archivo plano para el banco y se procede a notificar a la oficina regional para que se realice la transferencia de monto de pagos a cuenta temporal de débito y se procesa el archivo plano con banco. NOTA: Para cada bonificación. nómina y demás información relevante.

Falta de actualización de la información general del empleado de forma periódica.A se han detectado los siguientes errores por no tener un proceso estándar automatizado para la administración del área de Recursos Humanos. cálculos de Nomina y Control de Documentación:     Dada la alta rotación de los mismos empleados a funciones diferentes dentro de la organización. pues estos pueden realizar modificaciones ya sea de forma voluntaria o involuntaria. los cuales afectan directamente tanto a la agencia como al empleado. en McCann Erickson Publicidad Ecuador S. ocupación. se han generado errores en su cálculo por no contar con unos campos que estén ligados y que permitan determinar los valores a pagar. vacaciones. . genera un riesgo en la seguridad y mantenimiento de la información. es en el instante de generar el REDEP para cada trabajador. se requieren de información personal del empleado.   Finalmente existen Riesgos en manejo de información confidencial y de importancia para la Agencia. si el trabajador culmina su labor con la agencia. Por lo anterior. El manejar una plantilla Excel para guardar información referente a nóminas. teléfonos. Uno de los mayores errores que se han generado en la agencia. Ej: dirección. es decir al ser elaborados en una plantilla Excel. en la digitación de fechas. En el momento de elaborar la liquidación de nómina. ya sean de nómina. lo que genera errores en el valor del centro de costo. es muy alta la probabilidad de que se presenten errores de digitación y humanos. es recurrente que no se haya realizado la debida actualización del centro de costo al que pertenece. Al estar en Excel: la persona de nómina podría cambiar el pago o la cuenta de acreditación sin previa autorización por error involuntario o voluntario. los cuales preliminarmente se han identificado así:   Los riesgos que se corren en el manejo de la información por cambios no identificados de inmediato sino en el momento l hacer el análisis de las cuentas. Provisiones. se debe contar con la carpeta de cada uno para completar este documento y se han originado errores al momento de digitar la información para el cálculo de estos impuestos. Actualmente se realiza una revisión manual del supervisor de esta posición. Fondos de Reserva (el trabajador debe llevar un año con la empresa). números o modificación de celdas que puedan alterar fórmulas de cálculo y distorsionar un valor real.Resumen de asignación de tiempo para Jefatura de Recursos Humanos Actividad Ingresos Salidas Actualización Roles Otros Total % de tiempo incurrido 10% 15% 20% 30% 25% 100% Horas / Semana 4 6 8 12 10 40 Así mismo en este tipo de procesos. a la que cualquier persona puede acceder. dada la complejidad que representa manejar una hoja de cálculo con tantas variables y la gran cantidad de tiempo que demanda cada mes o quincena. Por otro lado se presentan errores en los cálculos.

pero los altos costos de este tipo de soluciones han excedido el presupuesto para el área. Plantear una solución para esta problemática. dejando la oportunidad de implementar sistemas locales a cada oficina. dificulta la unificación del sistema. alineando el área a los objetivos estratégicos de la agencia. que finalmente repercutirá en la satisfacción de los empleados y en la administración del área.Con el fin de encontrar una solución. por lo que se descartó continuar con esta iniciativa. optimizando los procesos relacionados con uno de los principales activos de la empresa. oportunidad y tiempo. beneficiará al área de RRHH de la organización en términos de calidad. su capital humano. la agencia ha realizado procesos de licitación con empresas Ecuatorianas que ofertan sistemas para administración de información para el área de Recursos Humanos. En vista de lo anterior se ha analizado la posibilidad de realizar un proceso de desarrollo interno para diseñar una herramienta general para la administración de los recursos humanos de la región (oficinas en Latinoamérica). . pero la complejidad y diversidad de las diferentes legislaciones laborales.

    . servicios y procesos de trabajo que se recomendarían para optimizar los procesos de nómina y administración de información del personal en la agencia.OBJETIVO GENERAL: Optimizar los procesos de nómina y administración de información del personal en McCann Erickson Ecuador. Analizar los requisitos necesarios para optimizar los procesos de pago de nómina y administración de información del personal. Investigar en el entorno. OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Realizar un análisis funcional de los procesos de nómina y administración de información del personal y en el área de recursos Humanos de MacCann Erickson Ecuador. en el cual se determinen los principales problemas a solucionar y se dé un diagnóstico de la situación actual. que puedan contribuir al desarrollo de mejores prácticas en el área. minimizando riesgos y optimizando el manejo de tiempo. minimizando riesgos y optimizando el manejo de tiempo. las alternativas existentes de soluciones para el pago de nómina y administración de información del personal. con el objetivo de establecer una directriz al personal de esta área para el manejo seguro de la información. Entregar a la agencia McCann Erickson Ecuador un estudio de factibilidad con las posibles alternativas productos. Diseñar procedimientos para el área de RRHH.

se procede al estudio y análisis de las mejores alternativas para dar solución a las causas detectadas en el diagrama de causa-efecto PROCEDIMIENTO De acuerdo con los resultados obtenidos en el análisis de datos. Se tomará una muestra al azar dentro de la población ya que un censo no es viable por la complejidad logística que representaría en el corto tiempo que se estima para la recolección de datos.METODOLOGIA TIPO DE ANALISIS Este análisis corresponde a un proyecto viable ya que consiste en el diseño y desarrollo de una herramienta que permita resolver la problemática actual en el Área de Recursos Humanos en la Agencia McCann Erickson Ecuador. se genera un diagnostico real de la problemática. tiempos. teniendo en cuenta requerimientos y restricciones de la agencia. la cual se planea analizar en detalle y de esta forma conocer la problemática que existe actualmente para luego determinar la solución que más se ajuste a los requerimientos de la Agencia. . se generan los diagramas de Causa-Efecto para determinar las causas y riesgos de estos problemas. Es factible porque se basa en una necesidad real planteada por el área. se generan los Histogramas de los procesos. POBLACIÓN Y MUESTRA La población de este análisis está compuesta por todo el personal de la Agencia (132 Colaboradores) ya que los procesos de manejo y actualización de su información. Completado el paso anterior. errores y problemas. se utilizarán como herramientas los diagramas de Causa – Efecto (Ishikawa o Espina de pescado) e Histogramas. 2) Teniendo detectadas las principales problemáticas en los Histogramas. HERRAMIENTAS Y TECNICAS PARA EL ANÁLISIS DE DATOS Para el análisis de los resultados. en la cual se orientará a recolectar información sobre procesos y tiempos que se emplean para cada actividad relacionada con la problemática. para de esta forma se determinan las principales problemáticas. y de Pagos de Nomina los afectan de forma directa. utilizando la siguiente técnica: 1) Basado en los resultados de las encuestas. TECNICAS PARA RECOLECTAR DATOS Se diseñarán 2 tipos de encuestas con el objetivo de apoyar el análisis del proyecto: 1) Encuesta para el área Administrativa-Financiera. unna vez se detecten los problemas a solucionar. 2) Encuesta para el personal (población) que tendrá como objetivo cuantificar errores y problemas con respecto al pago de Nómina. Luego se realizara un estudio en el mercado ecuatoriano para conocer las soluciones presentes y considerar la viabilidad de su implementación. y a partir de este se analizan los requisitos necesarios para optimizar los procesos de pago de nómina y administración de información del personal.

que sirvan para implantar pautas al personal de esta área para el manejo confiable de la información. Finalmente se entregará a la agencia McCann Erickson Ecuador un estudio con las posibles alternativas productos.Así mismo se diseñaran procedimientos para el área de RRHH. minimizando riesgos y optimizando el manejo de tiempo. . servicios y procesos de trabajo que se recomendarían para contribuir al desarrollo de mejores prácticas en la agencia.

00 160.50% 7.Gerente General Líder Sistemas.3 4.7 2.Líder Líder Sistemas.Planeador Líder Sistemas.50% 2.00 8.Líder Sistemas Líder Sistemas.00% 2.00 12. Costos y Tiempo) 27/04/2012 11/05/2012 Gestión de roles y responsabilidades Administración de Personal Pago de Nómina Tributos Adicionales Proceso de Vacaciones Liquidación de personal Presupuesto de RRHH y Nomina Plantillas de Reporte 27/04/2012 27/04/2012 30/04/2012 30/04/2012 01/05/2012 03/05/2012 04/05/2012 04/05/2012 07/05/2012 07/05/2012 08/05/2012 09/05/2012 10/05/2012 10/05/2012 11/05/2012 11/05/2012 DIAGNOSTICO DE LA PROBLEMATICA 14/05/2012 21/05/2012 Desarrollo de informe sobre detección problemas del actual 14/05/2012 15/05/2012 proceso Desarrollo de Informe de selección sobre principales 16/05/2012 16/05/2012 problemas a solucionar Analisis y documentación de requisitos para optimizacion de procesos Presentación de diagnóstico a directivos de Agencia INVESTIGACIÓN DE POSIBLES SOLUCIONES Benchmark de herramientas comerciales disponibles Benchmark de proyecto in-house Benchmark de servicios profesionales (tercerización) disponibles Investigacíon de alternativas aplicadas en empresas afines Analisis y desarrollo de recomendaciones OPTIMIZACION DE PROCEDIMIENTOS Diseño o mejora de procedimientos Documentación de procedimentos 17/05/2012 18/05/2012 3.63% 35.Planeador Líder Sistemas.25% 1.00 3.2 1.Líder Líder Sistemas.1 5.Planeador IDENTIFICACION DE PROBLEMAS ( Riesgos.Director AdministrarivoFinanciero[25%].00 4.00 4.Jefe de RRHH.Líder Calidad[75%].Líder Calidad.Director AdministrarivoFinanciero[50%].00 % TIEMPO 5.50% 2.Planeador Líder Sistemas.Planeador Líder Calidad.63% 27.1 21/05/2012 21/05/2012 21/05/2012 08/06/2012 21/05/2012 24/05/2012 24/05/2012 29/05/2012 29/05/2012 01/06/2012 01/06/2012 06/06/2012 06/06/2012 08/06/2012 08/06/2012 19/06/2012 08/06/2012 18/06/2012 18/06/2012 19/06/2012 1.50% 5.5 5 5.Jefe de RRHH[25%].Planeador Líder Sistemas.00% 2.00 28.00 0.1 2.00 4.Líder Calidad.8 3 3.25% 0.00 4.3 2 2.00 4.00 1.2 4.Líder Calidad[83%].Líder Calidad.50% 5.Jefe de RRHH[75%].Líder Calidad[25%].Jefe de RRHH[50%].00 4.00% 2.00 8.2 3.Planeador[75%] Líder Calidad.Director AdministrarivoLíder Sistemas[110%].PROGRAMA DE TRABAJO: EDT 1 1.Líder Calidad.Líder Calidad.00 1.Director AdministrarivoFinanciero[50%].50% 2.Líder Sistemas.Planeador[50%] RECURSOS ASIGNADOS Líder Sistemas.5 2.00 56.00 2.50% 7.00% EXPOSICION DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES 19/06/2012 19/06/2012 Exposición de resultados del proyecto y recomendaciones a la Agencia 19/06/2012 19/06/2012 CIERRE DEL PROYECTO 19/06/2012 19/06/2012 Firma de Acta de Entrega TOTAL 19/06/2012 19/06/2012 .50% 5.63% 0.00 44.1 4.50% 13.Director AdministrarivoFinanciero[50%].00 21.00 24.50% 1.Director Administrarivo-Financiero[25%].00 1.Planeador.50% 7.4 4 4.1 3.00% 2.50% 1.50% 2.13% 5.Planeador Líder Sistemas.00 2.00 4.2 6 6.Planeador.Líder Calidad.Director Administrarivo-Financiero.1 1.Líder Calidad.Líder Líder Sistemas.Líder Calidad[50%].4 4.50% 7.Planeador[75%] Líder Sistemas[150%].00 4.Planeador[83%] Líder Sistemas.00 12.Director AdministrarivoFinanciero[50%].Jefe de RRHH[25%].Director Administrarivo-Financiero[50%].50% 15.00 12.1 7 7.00% 17.Líder Calidad[25%].00 4.Planeador.00 12.6 2.00 12.Líder Calidad Líder Sistemas.4 2.Líder Calidad.Líder Calidad Líder Sistemas.Líder Calidad[75%].00% 7.63% 100.88% 0.Planeador[25%] Líder Sistemas.Jefe de RRHH[50%].Líder Líder Sistemas.00% Líder Sistemas[150%].Planeador[25%] Planeador.00 8.3 OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INFORMACIÓN DEL PERSONAL Y NÓMINA MAcCANN ERICKSON ECUADOR ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Desarrollo de metodologia de trabajo Definición de Alcance y objetivos del proyecto Presentación Plan de Trabajo INICIO 25/04/2012 25/04/2012 26/04/2012 26/04/2012 FIN 26/04/2012 25/04/2012 26/04/2012 26/04/2012 HORAS 8.Líder Líder Sistemas.3 2.00 8.Jefe de RRHH[50%] Líder Sistemas.2 2.Líder Sistemas.Planeador[75%].50% 2.Director AdministrarivoFinanciero[50%].