You are on page 1of 9

ANALISIS FUNGSI MANAJEMEN POSDCORB + A ( Planning, Organizing, Staffing, Directing, Controlling, Reporting, Budgeting, and Action) Fungsi manajemen

POSDCORB merupakan suatu hal yang tidak asing lagi bagi kita, diera sekarang ini hampir semua perusahaan ataupun instansi menerapkan fungsi manajemen ini dalam menjalankan kegiatan mereka, tidak usah terlalu jauh bahkan fakultas kita yaitu Fakultas Ilmu Administrasi juga menerapkan fungsi manajemen ini dalam kegiatan sehari-hari. 1. Planning (Perencanaan ) Perencanaan merupakan sesuatu yang mutlak diperlukan didalam menjalankan suatu organisasi tertentu, tanpa adanya suatu perencanaan yang matang maka mustahil bagi suatu organisasi itu dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efesien. Oleh karena itu didalam membuat suatu keputusan didalam organisasi dibutuhkan suatu perencanaan yang matang agar tujuan dari organisasi itu dapat tercapai. Hal ini dikarenakan perencanaan bagi suatu organisasi merupakan Proses untuk membawa suatu organisasi ke arah yang diinginkan dalan periode tertentu dengan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu Proses teratur dari setiap usaha untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Perlunya perencanaan (Robert Stueart) Robert Stueart mengatakan bahwa ada 5 alasan mengapa suatu perencanaan itu duperlukan didalam suatu organisasi, yaitu : • Menentukan arah dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah • Meningkatkan layanan perpustakaan, operasional dan kontrol fiskal melalui aplikasi teknologi komputer dan sains manakemen untuk prosedur perpustakaan • Menjamin perkembangan layanan dan sumber-sumber informasi ang rasional dan efektif dalam perencanaan daam konteks perencanaan kegiatan akademik universitas

yaitu :  Menentukan sasaran yang jelas  Evaluasi Situasi sekitarnya. karena perencanaan itu akan mempengaruhi jalanya organisasi itu kedepanya. jangka menengah atau jangka pendek . berikut merupakan beberapa langkah-langkah didalam membuat suatu perencanaan itu. maka didalam membuat perencanaan itu juga tidak dapat dilakukan dengan sembarangan.• Memungkinkan antisipasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang akan datang untuk layanan informasi dengan membangun perencanaan yang didasarkan pada keputusan-keputusan sekarang • Memasukkan keahlian dan pengalaman sekolah dan staff perpustakaan ke dalam proses perencanaan Langkah-langkah dalam proses perencanaan: Seperti yang dijelaskan oleh Robert Steuart diatas bawa pentinganya suatu perencanaan dalam suatu organisasi. yakni memperhitungkan pengaruh internal maupun eksternal (analisis SWOT) Strenghts: kekuatan-kekuatan yang dimiliki pada organisasi tsb Weakness: Kelemahan-kelemahan yang ada pada organisasi Oportunities: beberapa peluang yang mungkin mempengaruhi perencanaan Threats: ancaman atau tantangan Selain itu hal-hal yang perlu diperhatikan didalam membuat suatu perencanaan adalah Foktor-faktor dalam pembuatan perencanaan itu serta unsur-unsur dalam perencanaan tersebut Faktor dalam Perencanaan: o Time (waktu): jangka panjang.

o o o Collecting & Analyzing Data (pengumpulan dan analisis data-data pendukung) Levels of planning (tingkat perencanaan) Flexibility (keluwesan) Unsur dalam perencanaan: Tujuan : apa yang ingin dicapai Landasan Proses Budget Program : dasar pemikiran : bagaimana pelaksanaanya : biaya yang diperlukan : kegiatan yang akan dilaksanakan Dengan memperhatikan langkah-langkah diatas maka diharapkan suatu organisasi dapat membuat suatu perencanaan yang bagus agar suatu organisasi itu daoat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. dengan mempertimbangakan sumber-sumber sarana prasarana yabg dimiliki dan pengaruh lingkunganya. 2. Adapun konsep kunci dari pengorganisasian itu adalah sebagai berikut: • • Pembagian pekerjaan organisasi dan tugas-tugasnya mencapai tujuan organisasi tersebut Penghimpunan tugas-tugas yang serupa dan mengelompokanya kepada bagian-bagian sesuai dengan jabatan-jabatanya . oleh karena itu tanpa adanya suatu pengorganisasian yang jelas maka organisasi itu mustahildalam mencapai tujuan organisasi tersebut. dengan kata lain pengorganisasian merupakan salah satu syarat mutlak bagi suatu organisasi. Pada dasarnya pengorganisasian dapat juga dikatakan dengan penjalanan organisasi dalam mencapai tujuanya. Untuk memahami fungsi pengorganisasian maka kita harus memahami konsep dari pengorganisasian tersebut. Organizing ( Pengorganisasian ) Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuantujuan tertentu.

yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah • Kewenangan atau pengontrolan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi mungkin dilakukan dengan terpusat (sentral) atau tidak terpusat (desentral)an memahami konsep Dengan demikian maka dapat kita simpulkan bahwa pengorganisasian itu adalah proses penjalanan organisasi yang didalamnya terdapat pembagian kerja organisasi dan tugas-tugas organisasi didalam mencapai tujuanya. yang didalamnya terdapat penghimpunan dan pengolongan tugas yang jelas sesuai dengan jabatanya yang dimana tugas-tugas ini diberikan dengan rangkaian perintah dari atas ke bawah serta terdapatnya suatu pengontrolan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi yang dilakukan secara terpusat. Hal inilah yang menyebabkan mengapa fungsi staffing sangat penting didalam suatu organisasi karena tanpa adanya suatu sumber daya manusia yang mampuni didalam ornanisasi sulit bagi organisasi itu untuk menjalankan organisasinya sehingga tujuan dari organisasi itu sulit untuk tercapai.• Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas. sehingga dengan tersedianya tenga kerja yang ahli didalam bidangnya dapat menjalankan tugas organisasi sehigga tujuan organisasi dapat tercapai. Tujuan staffing adalah mengusahakan tersedianya pegawai (tenaga kerja) yang terbaik untuk organisasi. 3. Staffing ( Kepegawaian ) Staffing ( kepegawaian ) atau sering juga disebut dengan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan bagian dari pengorganisasian (organizing) yang meliputi pembinaan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Adapun konsep kunci yang terkait dengan fungsi Staffing adalah sebagai berikut : • • Penempatkan orang yang tepat ditempat yang benar Perencanaan SDM memperhitungkan sejumlah dan berbagai jenis posisi yang . dengan kata lain fungsi staffing merupakan bagian dari pengorganisasian suatu organisasi namun staffing lebih berpusat kapada pencarian sumber-sumber tenaga manusia yang professional dan sesuai untuk organisasi. yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah • Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas.

diantaranya adalah : • • • Jamainan terhadap persamaan bagi peluang-peluang pekerjaan Jaminan terhadap keselamatan dan kesehatan kondisi kerja Jaminan terhadap standar dan konpensasi yang adil dan sesuai Dengan diperhatikannya aspek-aspek diatas akan menimbulkan rasa nyaman pada para pekerja sehingga mereka dapat bekerja dengan optimal. Directing . Memilih yang paling cocok • Orientasi pada staff mengenai misi organisasi. Selain itu juga harus mempertimbangkan sejumlah persyaratan yang patut dipenuhi bagi setiap pekerjaan atau posisi tersebut.dibutuhkan untuk diisi. Kemudian mempersiapkan sistem kompensasi yang ahrus dibayar kepada tiap individu • Merekrut pekerja dari sumber-sumber yang tepat (sesuai) diantara pelamar. diberikan pelatuhan-pelatihan an dikembangkan secara bertahap • Secara periodikal manajer akan memberikan penghargaan formal terhadap kinerja pekerjaanya yang berprestasi baik agar memastikan dan menjamin penyesuaian terhadap standar organisasinya Namun disamping konsep-konsep diatas ada hal lain yang harus diperhatikan didalam fungsi staffing. staffing merupakan fungsi yang berurusan dengan manusia oleh karena itu aspekaspek yang berkaitan dengan manusia juga harus diperhatikan agar tenaga manusia itu dapat bekerja secara optimal. 4.

Selain itu dengan fungsi pelaporan kita dapat menilai dan mengevaluasi sejauh mana kinerja organisasi secara keseluruhan. shingga kita dapat mengetahui apakah organisasi itu telah berhasil .Secara harfiah directing dapat diartikan sebagai mengarahkan. Directing terkait dengan bakat. Pengawasan yang baik akan menyebakan pekerjaan didalam organisasi berjalan dengan lancar. sebaliknya fungsi directing yang kurang bagus akan menyebabkan kekacauan didalam organisasi. Komunikasi pengarahan yang baik antara pemimpin dan bawahan akan menimbulkan suatu hubungan kerja yang bagus sehingga tidak adanya kesalahpahaman antara perintah yang diturunkan pemimpin tehadap bawahan Directing bisa dilajujan melalui komunikasi. 6. fungsi manajemen directing merupakan fungsi pengarahan didalam organisasi pengarahan biasanya dilakukan oleh pemimpin organisasi mengenai tujuan dan tugas-tugas didalam organisasi dapat terlaksana dengan benar. bahkan dapat menyebabkan kegagalan didalam organisasi. kita tidak akan tahu apakah organisasi itu berhasil atau gagal. efektif dan efisien. Hal inalah yang menyebabkan fungsi pengawasan penting didalam organisasi. Fungsi directing yang bagus akan membawa organisasi kedalam suasana kerja yang bagus dimana tidak adanya kesalahan komunikasi didalam organisasi yang dapat menghalangi organisasi didalam mencapai tujuanya. Reporting ( Pelaporan ) Fungsi pelaporan merupakan salah satu fungsi yang penting didalam manajemen organisasi. pengawasan yang baik akan membuat para karyawan tidak berani untuk berbuat curang didalam organisasi seperti bermalas-malasan Tanpa pengawasan dimungkinkan kegiatan idak berjalan seperti seharusnya bahkan mungkin saja terjadi kegagalan. 5. dan mengembangkanya melalui pengalaman dan praktik. motivasi dan kepemimpinan. Karena tanpa pengawasan yang baik organisasi tidak akan bejalan dengan lancar. namun umumnya para manajer memperoleh keterampilan dan bakat tersebut dengan belajar dan observasi. tanpa adanya laporan mengenai kegiatan organisasi kita tidak akan pernah tahu apa yang terjadi pada organisasi itu. Controlling ( Pengawasan ) Controlling atau pengawasan diperlukan agar setiap kegiatan dalam perpustakaan dapat berjalan sesuai rencana.

kemudian dengan dana yang dialokasikan tersebut. Terlebih untuk non-profit organization (organisasi yang tidak mencari keuntungan). Perhitungan dilakukan dengan memproyeksikan dan mengentisipasi pengeluaran tahun depan dengan kenaikan biaya 10% 2) Lump Sum Sejumlah anggaran dialokasikan untuk perpustakaan oleh indik organisasi. apakah kegiatan organisasi perlu ditinggkatkan atau tidak. Kategori ini umumnya menggunakan teknik yang hampur serupa dengan teknk line item . dengan adanya laporan yang akurat kita dapat merencanakan kegiatan organisasi kedepanya. dengan kata lain fungsi pelaporan sangat penting untuk organisasi didalam merencanakan kegiatan organisasi kedepanya. penjilidan. perpustakaan diberi tanggung jawab dalam menentukan bagaimana dana tersebut digunakan untuk pembiayaan segala kegiatan perpustakaan. Penggunaan dana tersebut dibagi-bago dalam beberapa kategori pengeluaran. Melalui pelaporan kita juga dapat mengambil tindakan yang diperlukan selanjutnya terhadap organisasi. koleksi. untuk jangka waktu tertentu yang akan datang. meliputi selutuh kegiatan organisasi yang dinyatakan dengan unit moneter yang berlaku. Ada beberapa tehnik dalam melakukan fungsi anggaran yaitu : 1) Teknik Line Item Dalam teknik ini pengeliaran dibagi dalam beberapa kategori besar seperti gaji. dan lain-lain. 7. Laporan juga berguna sebagau dasar bagi perencanaan kegiatan untuk masa dating. Karena itu dana yang dikelola harus benar-benar direncanakan dengan teliti dan secermat mungkin Dana pengoperasian suatu organisasi tergantung dari jenis organisasi itu sendiri. perlengkapan.mencapai tujuanya atau malah sebaliknya organisasi itu mengalami kegagalan. Rencana anggaran operasional organisasi haruslah disusun secara sistematis. Budgeting ( Penganggaran ) Adalah salah satu fungsi manajemen yang sangat penting.

pengawasan.3) Formula Budgets Pada teknik ini pengalokasian dana organisasi menggunakan formula tertentu Misalnya: Ketentuan anggaran organisasi adalah sebesar 5% dari anggaran lembaga induk Setiap karyawan disediakan dana N rupiah untuk pengadaan koleksi 4) Program Budgeting Teknik ini relatif baru diterapkan di perpustakaan dan caranya tidak menghitung pengeluaran berdasarkan kategori-kategori tetapi ditentukan berdasarkan program atau pelayanan-pelayanan yang disediakan 8. Namun fungsi pelaksanaan ini juga tidak dapat dipisahkan dengan fungsi-fungsi lainya karena jika kegiatan diorganisasi dijalankan tanpa fungsi-fungsi lainya seperti perencanaan. Action ( Pelaksanaan ) Fungsi pelaksanaan merupakan salah satu fungsi yang penting. Jadi dapat disimpulkan bahwa semua fungsi-fungsi manajemen diatas saling berhubungan dan tidak dapat dipisahkan. . karena tanpa fungsi pelaksanaan inilah organisasi dapat mencapai tujuanya. karena walaupun semua kegiatan organisasi telah di rencanakan dengan baik tetapi jika tidak ada pelaksanaan maka semua itu menjadi percuma. dsb maka pelaksanaan itu juga tidak akan berhasil. directing. oleh karena itu fungsi action sangat dibutuhkan.