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SOPORTES DE CONTABILIDAD CONCEPTO: Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una

empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

Importancia de los soportes contables: Los soportes contables son registros, que permiten tener evidencia de los hechos econmicos realizados y que permiten soportar en documentos de origen interno y/o externo los cuales deben estar debidamente fechados y autorizados por quienes los elaboren y son el fundamento para efectuar los asientos en los comprobantes de contabilidad y dejar evidencia de sus operaciones para el uso de terceras personas. Estos soportes deben estar archivados en orden cronolgico. Algunos ejemplos de soportes son: De origen externo:

Facturas. Recibos de caja o comprobantes de ingreso. Recibos de caja menor. Ttulos valores: cheques, letras de cambio, pagars, CDT, cartas de crdito, etc. Consignaciones bancarias. Comprobantes de pago o de egreso de diferentes obligaciones.

Notas dbito o crdito de devoluciones. Escrituras de compraventa de inmuebles. Cuentas de cobro. Documentos privados.

De origen interno:

Los soportes que sustentan el movimiento de reservas. Los que sustentan el movimiento de diferidos. El krdex (o movimiento de inventarios). Las remisiones. Las salidas del almacn. La nmina. Los arqueos de caja. Las conciliaciones bancarias. Las actas de junta de los socios o asambleas.

1. Recibo de caja Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 2. Recibo de consignacin bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras

plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en


original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija 3. Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente. 4. Factura de compra-venta La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeracin en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 5. Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 6. Comprobante de pago

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa 7. Letra de cambio Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 8. Pagar Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios. 9. Nota Dbito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. 10. Nota Crdito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en

original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo

consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 11. Recibo de caja menor El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 12. Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre. 13. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Procedimiento contable Clasificacin, anlisis y codificacin de los soportes Elaboracin de asientos en borrador Preparacin del comprobante diario de contabilidad.
Un procedimiento contable es la concrecin prctica del mtodo contable adoptado, que en nuestro caso es la partida doble o principio de dualidad. Los esquemas de funcionamiento son los siguientes: CLSICO: Documentos Anlisis Precontable Libro Diario Libros Auxiliares Libro de Inventarios y Cuentas Anuales DIARIOS MLTIPLES: Documentos Anlisis Precontable

Clasificacin de los soportes contables.

BIBLIOGRAFA

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TEMA 3: SISTEMAS, MTODO Y PROCEDIMIENTO CONTABLE

SISTEMAS CONTABLES MTODO CONTABLE CONCEPTO EL PRINCIPIO DE DUALIDAD Y LA PARTIDA DOBLE MEDICIN Y VALORACIN FORMAS DE REPRESENTACIN Y VALORACIN PROCEDIMIENTO CONTABLE CONCEPTO Y ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO CRITERIO DE SELECCIN SISTEMAS CONTABLES Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones. SISTEMA COMPLEMENTARIO: ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo. MTODO CONTABLE CONCEPTO Es la manera de elaborar la informacin contable y consiste en un conjunto de postulados e hiptesis que permiten someter a observacin la realidad econmica. principio de dualidad medicin y valoracin representacin agregacin EL PRINCIPIO DE DUALIDAD Y LA PARTIDA DOBLE En la contabilidad por partida doble intervienen en cada operacin 2 valores o conceptos opuestos que se equilibran entre s ya se trate de la entrada o salida de bienes, de cobros o pagos o prdidas y ganancias. Los principios contables fundamentales son: En todo hecho contable hay siempre un acreedor y un deudor

En toda operacin el deudor es el elemento patrimonial que recibe y el acreedor el que entrega Las cuentas han de considerarse personalizadas Toda notacin contable ha de hacerse de forma que se cumpla la ecuacin patrimonial El principio de dualidad es la expresin formalizada (matemtica) de la partida doble. MEDICIN Y VALORACIN MEDIRcuantificar en su unidad natural de cuenta VALORARexpresar en unidades monetarias algo que previamente se ha medido Ambas van a depender de los objetos que se pretendan alcanzar con su cuantificacin. As, es diferente la valoracin de una empresa en funcionamiento, en venta, en quiebra y en cierre. No obstante, cualquiera que sea este objetivo es necesario unas garantas mnimas de objetividad. En contabilidad, esa objetividad se logra a travs de los principios contables estipulados en el P.G.C. FORMAS DE REPRESENTACIN Y AGRAGACIN La manera clsica de representar la realidad contable es la siguiente: Documentos anlisis precontable Libro Diario Libro Mayor Agregacin Libro de Inventarios y Cuentas Anuales La agregacin contable parte de la necesidad de obtener una visin global, despus de captar, medir y valorar y representar la informacin contable. La agregacin que se materializa en los estados contables, los cuales, consisten en unos documentos que se refieren al estado final del ejercicio. Los estados contables son principalmente las Cuentas Anuales, que comprenden 3 documentos: Balance de Situacin, Cuenta de Prdidas y Ganancias y la Memoria.

BALANCE DE SITUACINdescribe la situacin econmico-financiera de la empresa, es decir, resume las inversiones y las fuentes de financiacin de la empresa. CUENTA DE PRDIDAS Y GANANCIASresume y compara los gastos e ingresos, por lo tanto, aqu se refleja el Beneficio o la Prdida del ejercicio. MEMORIAdocumento que ampla la informacin del Balance de Situacin y la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Las tres forman una unidad, es decir, han de presentarse juntas. PROCEDIMIENTO CONTABLE Un procedimiento contable es la concrecin prctica del mtodo contable adoptado, que en nuestro caso es la partida doble o principio de dualidad. Los esquemas de funcionamiento son los siguientes:

CLSICO: Documentos Anlisis Precontable Libro Diario Libros Auxiliares Libro de Inventarios y Cuentas Anuales DIARIOS MLTIPLES: Documentos Anlisis Precontable De caja Diarios Proveedores Clientes Libro Mayor Libro de Inv. y CCAA Para seleccionar un procedimiento u otro hay que basarse en los siguientes criterios: Tamao de la empresa Legislacin, ya que puede descartar algn procedimiento Criterio de coste - beneficio, para buscar una mayor rentabilidad EJERCICIO: Analiza segn los diferentes criterios, los siguientes hechos contables:

Nombre comercial: Activo; Inmovilizado; fijo Anticipos de un cliente: Pasivo; Exigible a corto plazo; Cdtos funcionamiento Vehculos para el reparto de mercancas: Activo; Inmovilizado; Fijo Letras de Cambio de clientes: Activo; realizable; circulante Letras de Cambio de proveedores: Pasivo; exigible a corto plazo; Cdtos funcionamiento Reserva Estatutaria: Neto; No exigible; Autofinanciacin Capital Social: Neto; no exigible; Capital Materias Primas: Activo; Realizable; Circulante CONTABILIDAD 22 Diario General

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