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AUTOEVALUACION CAPITULO 1 1. Por qu es importante el concepto de sistemas en el anlisis de sistemas?

Es importante que exista un concepto de sistemas porque permite verificar procesos tanto de entradas y salidas de cada insumo o actividad. 2. En qu consiste el enfoque sistemtico y que utilidad tiene en las organizaciones? El enfoque sistemtico permite a las organizaciones analizar y ver todo lo que los rodea, consiste en dar nfasis inicial a las metas y propsitos que hace y como lo hace. 3. Para qu sirve el modelo IPO? Sirve para retroalimentar los insumos o procesos de manera que se modifiquen las salidas del sistema y tenga un mejor panorama de lo que se realiza y como se realiza. 4. En qu consiste el enfoque de la caja negra? Es cuando se conoce el sistema, los elementos e interrelaciones, se puede decir cosas confiables acerca de la salida del sistema. 5. En qu consiste el enfoque de la caja blanca? Implica analizar los procesos internos del sistema, no se tienen claras las situaciones ya que las entradas se transforman en salidas. 6. Defina con sus palabras subsistema: Es un sistema que esta dentro de otro sistema. Puede ser dependiente o independiente de otro sistema o subsistema dentro de otro sistema. 7. Defina los trminos eficiencia y efectividad: Eficiencia: Puede ser el medio por el cual algn recurso o entrada pueden funcionar para el logro de resultados. Efectividad: El grado mnimo que se deba utilizar para lograr las metas. Estos trminos pueden aplicarse en las organizaciones en conjunto con los equipos de diferentes unidades, tener lderes que sepan manejar los trminos para que los objetivos de la organizacin se logren rpidos y con poco material.

EJERCICIO 1 CAPITULO 1 ENFOQUE DE SITEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES

SISTEMA ELEMENTOS DEL SISTEMA Descripcin de entrada input 1. Remesa enviada 1. Datos del receptor y emisor y cantidad 2. Datos del empleado y nmero de cuentas Descripcin de salidas ouput 1. Pago de remesa

2. Nombre de empleados y cantidad a pagar 3. Numero de cuentas, receptor y cantidad a pagar 4. Daos y pago de aseguradora

2. Pago de sueldos

3. Datos de cuentas y nombres de la empresa

3. Cuentas pagadas

4. Daos, evidencia y prejuicios ante la persona asegurada 5. Factura, datos.

4. Pago de aseguradora

5. Datos de husped como nit y tiempo de estada

5. Factura con nombre y daos exactos

FEEDBACK (RETROALIMENTACION) 1. Si la remesa fue cobrada satisfactoriamente 2. Cuadre de contabilidad 3. Cuadre de contabilidad 4. Cuadre de contabilidad 5. Chequeo por personal de la sat

EJERCICIO 2 CAPITULO 1 ENFOQUE DE SITEMAS EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES

1 Caja negra Automatizar el proceso dentro del sistema de entretenimiento dentro de un local de reparaciones de equipo de cmputo. Ofrecer los servicios (entrada) reparacin, entretenimiento en la espera del diagnostico del equipo, y entregar un reporte final. (Salida) Caja blanca Para automatizar el proceso de entretenimiento en la espera del equipo se brindan servicios como: Internet, video juegos en PC, comida. Todo esto para que los clientes tengan una buena espera en lo que se diagnostica su equipo. 2 Caja negra Automatizar el proceso de vigilancia de circuito cerrado ofrecer el servicio (entrada) en empresas, negocios, o lugares de cuidado, dando a conocer los equipos y el personal necesario y capacitado para desempear el puesto para ofrecer seguridad a todos los usuarios del servicio. (Salida) Caja blanca Automatizar el proceso de seguridad de circuito cerrado para entidades privadas o pbicas se les ofrece mantener monitoreo las 24 horas del da por agentes profesionales y as mantener un buen control en los bienes del cliente. As tambin ofrecer concejos de seguridad para el cliente y prestar el mejor servicio en seguridad. 3 Caja negra Automatizar el proceso de servicio de internet para casas, negocios, entidades escolares. Ofreciendo los paquetes de servicios (entrada) a todo el que pregunte por el servicio en el local. Dando a conocer las ventajas del servicio prestado. (Salida) Caja blanca Para la automatizacin de nuestro servicio de internet en el proceso de dar a conocer los paquetes que se ofrecen manejamos la atencin al cliente con el personal ms calificado, dando les a conocer los quipos con los cuales se trabaja. Para as darles la mejor seal en internet. 4caja negra Automatizar el proceso de servicio de cable, telfono para negocios y empresas. Ofreciendo (entrada) el servicio por visitas en los lugares para dar a conocer los paquetes a elegir Caja blanca En la automatizacin del servicio de visitas a clientes para darles a conocer los paquetes de servicio de cable, telfono. Contar con el mejor personal capacitado de impecable presentacin para que den a conocer los paquetes a elegir en cuanto al servicio as mismo darles a conocer los equipos con los que se trabajara para que estn confiados de que se les brindara el mejor servicio

AUTOEVALUACION EJERCICIO 2 Por qu es importante el elemento humano al realizar un anlisis de sistemas? Porque puede identificar posibles errores dentro de los subsistemas que las organizaciones tengan para cada unidad. Bajo qu criterios se pueden clasificar los sistemas? Por su propsito, Por su interaccin con su ambiente, Por su respuesta al ambiente, Por su naturaleza. Por qu es necesario que los dirigentes y quienes laboran en la organizacin conozcan el objetivo de la misma? Porque ayuda a lograr los objetivos como equipo en menos tiempo y con menor esfuerzo para producir excelentes resultados. Analice la frase El todo es ms que la suma de sus partes: Es ms fcil visualizar de una Manera ms concreta a una manera divida. Ejemplo: si se habla de una unidad se refiere al departamento completo y no a cada colaborador que lo conforma. Explique brevemente como se relacionan los subsistemas: Un subsistema est conformado por otro sistema y pude que ese sistema dependa de otro sistema Cul es el propsito de la retroalimentacin de un sistema? Que las organizaciones puedan hacer ms eficiente los procesos de entradas y salidas de los ambientes que le rodea. Cules son los niveles de administracin en una organizacin? Nivel operativo, Nivel Medio y Nivel Institucional, Que importancia que tiene en el anlisis de sistemas los niveles de la organizacin? es que a nivel institucional se toman las decisiones que llevaran a cabo en el nivel medio y posteriormente el nivel operativo realiza las acciones que se tomaron en el nivel institucional. A medida del nivel as sern las metas fijadas como por ejemplo el nivel institucional ve a futuro y a nivel medio y operativo metas a mediano y corto plazo.

EJERCICIO 3 CAPITULO 2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

CLASIFICACION

SUB-CLASIFICACION Si sirven a un propsito (purposeful)

EJEMPLO Para chokolak el sistema de distribucin de energa en Guatemala, es un sistema purposeful, ya que aunque sirve a los propsitos de chokolak de contar con la energa necesaria para operar no fue creada especficamente para ello. Para chokolak el subsistema de control de inventario de las tabletas de chocolate es un ejemplo de sistema purposive ya que fue diseada y creado para controlar el inventario de la organizacin La publicidad de su producto Transporte de la empresa

POR SU PROPOSITO Bien si fueron construidos por el hombre y diseados para un propsito (purposive) POR SU Sistema abierto INTERRELACION Sistema cerrado CON SU AMBIENTE POR SU Dinmico RESPUESTA AL AMBIENTE Pasivo

POR SU NATURALEZA

Naturales Diseados Culturales Sociales Financieros

Cambia y se adapta a los recursos y demandas de los clientes, la empresa cambia mediante las necesidades Para chokolak significa tomar una respuesta pasivo y no cambiante cuando el ambiente no cambia o no tiene cambios que no afectan los productos Son los recursos naturales que usa la empresa Los programas de computadora, los cuales son hechos exclusivos para la empresa chokolak La cultura y la tradicin es parte de la empresa para que tenga un mayor valor Debe de ser amigable a la comunidad y a la naturaleza para que sea popular entre las dems empresas La empresa debe de tener una ganancia para su optimo desempeo y para que crezca

EJERCICIO 4 CAPITULO 2 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS ACTIVIDAD ES NECESARIA? AGREGA VALOR?

REVISAR LA MERCADERIA QUE Revisar lo que tenemos en HAY EN EXISTENCIA bodega, esto para evitar compras innecesarias y mantener al mnimo los gastos de inventario COTIZACION DE PRECIOS Cotizacin de los distintos Analizar las mejores ofertas proveedores en trminos de precios, entregas, descuentos.

DATOS DE LA COMPRA

Se coloca la orden de compra, y Datos de la empresa a la cual le se debe estar seguro de que en estamos comprando la orden exista toda la informacin del articulo

RECIBIR LA MERCADERIA

Recibo de los artculos, esto trae Solicitar la direccin a donde varias actividades como ser enviada la mercadera inspeccin y manejo en el rea de almacn

TERMINALIZACION TRANSACCION

DE

LA Se debe realizar un registro del Enviar el pago a los proveedores inventario de operaciones de compra se da como terminada

AUTOEVALUACION EJERCICIO 3 Qu es un sistema administrativo y cules son sus componentes? Son los que incluyen un sistema de informacin dentro de sus componentes. El recurso humano es un componente principal, ya que su principal objetivo es la razn de su existencia. Qu es la organizacin? Es una entidad con sus partes integradas de tal manera que se interrelacionan entre si y con el todo Explique el concepto de autoridad y de ejemplos: Es la exigencia de una accin para cumplir tareas asignadas mediante el poder que le otorgan a un individuo. Como por ejemplo el jefe de un departamento de contabilidad, El Papa, El representante de un hogar Explique que es la responsabilidad y de ejemplos: se deriva de la palabra responder, implica estar obligado a responder du sus actos en el ejercicio de la autoridad, un ejemplo claro puede ser el gerente de ventas que tiene la responsabilidad de cumplir las metas ya que sin ventas una empresa comercial no subsistira. Qu aspectos son necesarios para lograr la divisin del trabajo en la organizacin? Conocer las tareas de una organizacin para poder dividirlas dentro de varios procesos, Agrupar dichos procesos para poder asignar las tareas a unidades especficas, garantizar el cumplimiento de cada unidad Describa los principios de organizacin: Departamentalizacin: agrupa a las personas que laboran en la organizacin Jerarquizacin: establece las lneas de mano o autoridad Autoridad funcional: es un derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar las acciones realizadas por otras personas en otros departamentos Lneas de mando: son lneas imaginarias ntimamente ligadas a la jerarquizacin Qu es la estructura organizacional? Esta definida por los niveles, el modelo escogido para la departamentalizacin, las relaciones de autoridad existentes, el grado de dispersin de la autoridad y como se lleva a cabo la coordinacin Qu caractersticas debe poseer una estructura organizacional para ser eficaz? Reflejar los objetivos y los planes Reflejar la autoridad disponible para los directivos Reflejar su ambiente Tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de las personas Qu se logra con una buena organizacin? Maximizar los resultados que se obtienen de la colaboracin, trabajo y relacin de todos los integrantes de una empresa.

EJERCICIO 6 CAPITULO 3 ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS CONCEPTO Autoridad EJEMPLO Para llevar a cabo con xito la automatizacin de un proceso administrativo, es necesario contar con la autoridad necesaria para hacerlo. Aunque se tengan muy buenos deseos y voluntad, sin la autoridad para hacerlo, difcilmente las personas claves involucradas querrn contribuir en esta automatizacin. responsabilidad Para llevar a cabo con xito la automatizacin de un proceso administrativo, es necesario contar con una responsabilidad. Ya que un individuo sin responsabilidad puede salirse de control la automatizacin, ya que uno tiene la obligacin de cumplir con las actividades Especializacin y Para llevar a cabo la buena automatizacin es necesario dividir el divisin de trabajo trabajo, ya que aquellas grandes tareas hay que dividirlas en ms pequeas y simples para que se distribuyan en varias personas. Con el fin de hacerlas con menos tiempo y con un mnimo de habilidad. Departamentalizacin La departamentalizacin nos ayuda en la automatizacin para dividir en departamentos una empresa de acuerdo al lugar, producto o proceso, con la finalidad que tengan los mismos propsitos. Jerarquizacin Para llevar a cabo con xito la automatizacin de un proceso administrativo, es necesario contar con una buena jerarquizacin, ya que nos sirve para dividir en niveles los puestos, y as saber quienes son los superiores. Unidad de mando Para lograr una buena automatizacin es importante la unidad de mando ya que gracias a ella se sabe quien es su jefe y a quien deben responder, ya que cada empleado responde solamente a su superior.

AUTOEVALUACION EJERCICIO 4 Describa como pueden ayudarle los sntomas de una organizacin enferma en la automatizacin de procesos administrativos. A excepcin de los niveles superiores los objetivos de la empresa no se conocen ni son compartidos. Defina con sus palabras los trminos: Proceso: son todos aquellos insumos de una empresa que los transforma hasta producir salidas Procedimiento: es el conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un resultado Mtodo: es la ejecucin ordenada para llegar a un resultado deseado. Que es un equipo? Es un grupo efectivo de personas, es decir, que a su vez es eficiente y eficaz en reproducir resultado, en la automatizacin de procesos administrativos es indispensable hacerlo en equipo. Mencione las funciones de los miembros del equipo en el anlisis de sistema: Usuario final. Persona eventual o encargada del sistema Administrador del sistema. Aprueba el proyecto Lideres del proyecto. Planea y controla el proyecto Analista de sistemas. Analizar el sistema e identificar las necesidades del usuario Diseador de sistemas. Disea el sistema basado en el producto de la fase de anlisis Implementacin. Implementa el sistema Mencione cinco caractersticas que debe poseer un analista de sistemas Facilidad para tratar con las personas Conocimiento de aplicacin Creatividad para solucionar problemas Poseedor de una mente lgica y organizada Experiencia en sistemas y equipos de computacin El analista es quien generalmente prepara una propuesta de sistema que sumaria lo que ha sido encontrado, proporciona anlisis de costo/beneficio de las alternativas y hace recomendaciones sobre lo que debe hacerse Que es la productividad y para que sirve? Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformacin de los insumos en productos, sirve para medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para generar un determinado nivel de produccin.

EJERCICIO 7 CAPITULO 4 COMO LORAR UNA ORGANIZACIN EFECTIVA

PROBLEMA Las personas en los niveles superiores tratan de controlar tantas decisiones como les sea posible. Se convierten en cuellos de botella, y toman decisiones basadas en informacin y consejos inadecuados. Las personas se quejan acerca de las decisiones irracionales de los gerentes Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visin no son conocidos ni compartidos dentro de sus miembros Ven las cosas que estn mal pero no hacen nada al respecto nadie se ofrece voluntario. Los errores y problemas son habitualmente escondidos o archivado Conservar o mejorar el status en mas importante que la resolucin de los problemas Se culpan mutuamente cuando se suscitan problemas Piensan que la responsabilidad de salvar el barco es de la administracin

PROBABLE CAUSA PRINCIPIO QUE APLICA Estructura organizacional Delegacin de Compleja, en donde no se responsabilidad y autoridad delega la responsabilidad y la autoridad

Se enfoca la organizacin Discrecin y fidelidad formal como si esa fuera una realidad y no la cultura sobe la que se basa Las personas no hablan los Comunicacin problemas con los involucrados.

Al atacar un problema las personas trabajan informalmente y no se preocupan del status No tienen comunicacin entre ellos y eso hace que se culpen unos a otros En un departamento todos tenemos la obligacin de mantenerlo bien, no solo el administrador

respeto

Ser honesto

Trabajo en equipo y la colaboracin

EJERCICIO 8 CAPITULO 4 COMO LOGRAR UNA ORGANZIACION EFECTIVA

PROCEDIMIENTO EN QUE SE PARECEN?

PROCESO

Los dos tienen el mismo objetivo que es seguir los pasos para lograr un resultado EN QUE SE DIFERENCIAN? PROCEDIMIENTO Son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas Son guas de accin
PROCESOS

Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organizacin Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo Es el conjunto de operaciones necesarias para llevar a cabo la produccin Es una forma sistemtica de hacer las cosas CONCLUSION Se distingue el procedimiento del proceso. El proceso es un todo, y est formado por un conjunto de actos procesales. El procedimiento es el modo como va desenvolvindose el proceso