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AUDITORIA DE GESTION

AUDITORIA DE GESTION 1. GENERALIDADES


1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA

En un inicio la auditora se orientaba hacia las necesidades internas de las empresas de asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones, como servicio al dueo del capital invertido.

Como el crecimiento de la utilizacin del crdito a largo plazo como sustituto de parte del capital del dueo, y la tendencia hacia sociedades annimas con mltiples dueos, inversionistas, la auditora se dirigi hacia la necesidad de dar fe del contenido de los estados financieros, en los cuales podan confiar los prestamistas y dueos ausentes del negocio.

Paralelamente, la auditora gubernamental evolucion dirigida, inicialmente, a la determinacin de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del dinero pblico, eventualmente, orientndose hacia la aplicacin de las tcnicas desarrolladas por la profesin del Contador Pblico para examinar los Sistemas Financieros y del Control Interno, as como tambin para dar fe sobre la confiabilidad de transacciones efectuadas e informes financieros. Hoy en da la auditora sigue evolucionando, tanto en el sector privado como en el pblico, hacia una orientacin que, adems de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a travs de la presentacin de recomendaciones constructivas tendientes a aumentar la economa, eficiencia y eficacia de la entidad.

Clasificacin de la Auditora: Pblica Activa (Dnde) Privada Por el Sujeto Interna Pasiva (Quin) Externa

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION Permanente Peridica Ocasional

Por el tiempo

Total Por el rea Parcial Administrativa Financiera Marketing De gestin

Por la especialidad

1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA FINANCIERA SIMILITUDES Estudiar y evaluar el Sistema de Estudiar y evaluar el Sistema de Control Interno Control Interno DIFERENCIAS Pretende ayudar a la administracin a Emite una opinin mediante dictamen aumentar su eficiencia mediante la sobre la razonabilidad de los estados presentacin de recomendaciones. financieros Utiliza los estados financieros como un Los estados financieros constituyen un medio. fin Promueve la eficiencia de la operacin, Da confiabilidad a los estados el aumento de ingresos, la reduccin de financieros los costos y la simplificacin de tareas, etc. Es no slo numrica Es numrica Su trabajo se efecta de forma Su trabajo se efecta a travs de detallada pruebas selectivas Puede participar en su ejecucin Lo realizan solo profesionales del rea profesionales de cualesquiera econmica especialidades afines a la actividad que se audite

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1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU IMPORTANCIA Trminos sinnimos: o Auditora de las 5 Es, o Auditora operativa, o Auditora operacional,

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AUDITORIA DE GESTION o Auditora comprehensiva, o Auditora integral, o Auditora del valor del dinero (Canad), o Auditora gerencial, o Auditora del desempeo, o Auditora administrativa, o Auditora total (Alemania) Una auditora operativa es un examen objetivo y sistemtico de evidencias con el fin de proporcionar una evaluacin independiente del desempeo de una organizacin, programa, actividad o funcin gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el pblico y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. La auditora operativa abarca la economa y eficiencia y la auditora de los programas. (GAO Contralora General de los Estados Unidos de Amrica) Es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una evaluacin e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias del Estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva (Lens Knigton. La Auditora Posterior de Rendimiento) Auditora administrativa es un examen y evaluacin realizados en una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia de la implementacin de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, as como su planificacin y control administrativo interno (Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control del Per) Auditora integral es la evaluacin multidisciplinaria, independiente, con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organizacin, de las relaciones con su entorno, as como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o mejor aprovechamiento de sus recursos (Academia Mexicana de Auditora Integral) Auditora Comprehensiva (Canad) es responsabilizar a los administradores en la elaboracin de informes de desempeo, donde se resalte el efecto de las decisiones tomadas, para facilitar la interpretacin y evaluacin externa. El auditor interno debe profundizar sus revisiones en los sistemas gerenciales donde se genera la informacin

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AUDITORIA DE GESTION Auditora de Gestin y desempeo (EE.UU), Dan nfasis a la medida de la calidad de los productos y servicios gubernamentales, comparten la opinin de que los funcionarios gubernamentales deben dar seguridad a los contribuyentes de que los fondos pblicos son utilizados con criterios de: economa, eficiencia y eficacia Auditora Integral (Australia), Enfatizan los aspectos que contribuyen al desarrollo de la administracin pblica, iniciando con la insustituible exigencia del ciudadano de ser informado con el detalle necesario del manejo de los recursos pblicos. La Auditora Integral es un instrumento que permite dimensionar el grado en que los servidores pblicos estn cumpliendo su compromiso de servicio y responsabilidad ante su comunidad Auditora Integral (Mxico) Induce a la reflexin sustantiva sobre el plan estratgico de una dependencia o entidad pblica y orienta la toma de decisiones hacia el cabal cumplimiento de los objetivos que demanda la sociedad, la funcin preventiva de la Auditora Integral permite identificar a tiempo: los errores humanos, contables, financieros y la desviacin de objetivos o funciones institucionales: el incumplimiento, retraso o falta de inters en las tareas y responsabilidades y en las necesidades de informacin a titulares de los entes para la toma de decisiones Price Waterhouse: Auditora integral es la ejecucin de exmenes estructurados de programas, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad pblica o privada, con el propsito de medir e informar sobre la utilizacin econmica y eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos 1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA, ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGA EFICIENCIA: consiste en lograr la utilizacin ms productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros (Academia mexicana de auditora integral) EFICACIA: es el grado en que los programas estn consiguiendo los objetivos propuestos (Academia mexicana de auditora integral) ECONOMIA: se refiere a los trminos y condiciones conforme a los cuales se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible (Academia mexicana de auditora integral) ETICA: parte de la filosofa que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La conducta del personal en funcin de sus deberes contemplados en la Constitucin,

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AUDITORIA DE GESTION las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad. El Cdigo de conducta o tica de la entidad, son susceptibles de evaluarse en una entidad. ECOLOGA: podr definirse como el examen y evaluacin al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.

1.5

COMPARACION DE

DE

LA

AUDITORIA

FINANCIERA

CON

LA DE

AUDITORIA

GESTION,

ADMINISTRATIVA

OPERACIONAL,

RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es. CARACTERISTICA Propsito AUDITORIA FINANCIERA Formular y expresar una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad AUDITORIA DE GESTION Evaluar la eficiencia, efectividad, economa con la que se manejan los recursos de una entidad, un programa o actividad, el cumplimiento de las normas ticas por el personal y la proteccin del medio ambiente Pueden alcanzar un sector de la economa, todas las operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operacin, programa, sistema o actividad. Hacia las operaciones de la entidad en el presente con una proyeccin hacia el futuro y retrospeccin al pasado cercano Aplicacin de los principios de administracin No existen todava normas generalmente aceptadas. El mtodo queda a criterio del auditor Las tcnicas de auditora establecidas por la profesin de Contador Pblico La gerencia, el directorio, los accionistas. En el sector gubernamental se hace extensivo a la sociedad en general, para transparentar la gestin AUDITORIA DE GESTION Eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores

Alcance

Las operaciones financieras

Orientacin

Medicin Mtodo

Hacia la situacin financiera y resultado de operaciones de la entidad desde el punto de vista retrospectivo Aplicacin de los P.C.G.A Las N.A.G.A.S

Tcnicas

Inters

Las tcnicas de auditora establecidas por la profesin de Contador Pblico Los accionistas, el directorio, los funcionarios financieros, los organismos prestatarios y los inversionistas potenciales

CARACTERISTICAS AUDITORIA FINANCIERA Enfoque Originalmente negativo, dirigido a la bsqueda de

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AUDITORIA DE GESTION irregularidades o fraudes. Actualmente, hacia la razonabilidad de los Estados financieros Auditores, Contador pblico Personal de auditora en varias etapas de entrenamiento prctico y formal, Contienen el dictamen del auditor y los estados financieros y todo su contenido est relacionado con ellos del Inciden sobre asuntos financieros. El dictamen es la conclusin principal y puede ser la nica conclusin del Se refieren a mejoras en el sistema financiero, sistema de control interno fcro, prsentacin de estados fcros. La tradicin y diversos dispositivos legales y profesionales durante los ltimos 100 aos Regular, preferiblemente anual Absolutamente necesaria para lograr y mantener un buen sistema financiero del Imprescindible resultados con eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa Auditores Personal profesional de otras disciplinas tanto como personal en varias etapas de entrenamiento Puede o no presentar los estados financieros. Su contenido est relacionado con cualquier aspecto significativo de la gestin de la entidad Inciden sobre cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad Se refieren a mejoras en todos los sistemas administrativos, el SCI gerencial y cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad. Iniciativa de auditores internos dinmicos y/o organismos superiores de control debido a las necesidades de un mejor aprovechamiento de recursos Cuando se considere necesario Necesaria para lograr y mantener una buena gerencia en general Imprescindible

Encargados Personal de apoyo

Informe de auditora

Conclusiones Auditor

Recomendaciones Auditor

Catalizador

Frecuencia Importancia

Independencia auditor

1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION NO ES ES La opinin del auditor sobre la marcha La conclusin general del auditor sobre el general de la entidad sin base tcnica accionar contrastando sus 5 Es contra las pautas o normas establecidas para una slida gestin, para las operaciones especficas y para el campo tcnico de actividad NO ES ES Una revisin por un auditor de actividades Una revisin por un auditor asesorada por fuera de su capacidad tcnica profesionales de otras disciplinas, cuando

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AUDITORIA DE GESTION sea necesario, aplicando criterio tcnico gerencial sin extenderse a las reas muy especializadas Un proceso de evaluaciones que concluye con la formulacin de una opinin de los administradores y funcionarios de la entidad durante un perodo Un examen y evaluacin global, en forma comprensiva de las 5 Es de la administracin integral de la entidad Un examen dirigido a asesorar a la entidad que no ha logrado el cumplimiento de las 5 Es Un examen positivo de recomendaciones para posibles mejoras en las 5 Es

Un proceso de juicio sobre las decisiones diarias de los administradores y funcionarios Una evaluacin individuales aislada de acciones

Un examen dirigido a censurar administracin de las entidades

la

Una fiscalizacin administrativa que busca encontrar nicamente irregularidades

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2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION


2.1 FASE I: FAMILIARIZACIN Y REVISIN DE LEGISLACIN Y NORMATIVIDAD Esta fase es muy breve y no debe tomar ms de dos das, por parte del auditor jefe de equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado por un auxiliar en caso de que la documentacin sea muy voluminosa.

Por el hecho de que cada fase de la Auditora de Gestin requiere un programa, es recomendable un breve programa.

Programa de la Fase I Se puede asumir que el archivo permanente debe estar actualizado. Debe evitarse fotocopias cuando la Auditora Interna est conectada en red a los sistemas de informacin de la entidad; en esos casos basta una impresin de la parte pertinente de un documento.

Para evitar hojas narrativas, es una buena prctica subrayar los documentos pero no utilizar resaltador porque las fotocopias salen ilegibles.

En el caso de una Firma Privada de Auditora (FPA) se requiere programar la visita a instalaciones y preparacin de entrevistas con los principales ejecutivos.

Ejemplo:

1. Breve programa para:

Recorrido de instalaciones Entrevista con directivos Actualizacin de archivo permanente

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No. Objetivos:

Procedimiento

Ref. P/T

Hecho por

Revisado por

ObservaCiones

Familiarizarse con el entorno de la fbrica La Internacional Tener carcter una breve general visin de de la

organizacin Actualizar el archivo permanente

Procedimientos: 1

Obtenga un plano de la fbrica y realice un recorrido de visita a las instalaciones

Prepare

una

entrevista

con

los

siguientes funcionarios: Gerente General, Gerente de planta, contador general, contador de costos, jefe de personal, con el objetivo de comunicar el inicio de una auditora de gestin a la planta y la

recopilacin de tipo general. 3

Revise el archivo permanente y prepare una lista de los documentos que deberan actualizarse en este legajo.

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2. Procedimiento 1 Programa I Fase I Industria La Internacional Resumen del recorrido de instalaciones Auditora de Gestin

Se realiz el recorrido 5 minutos antes de la entrada del personal y se pudo observar atrasos de los obreros de hasta 20 minutos. En tres casos los obreros timbraron 2 tarjetas (de compaeros atrasados y la suya). Un 10 % no usan cascos y un 20 % uniforme. Ningn trabajador usa zapatos de seguridad.

El ltimo chequeo de extintores fue hace un ao. El jefe de planta confes que no se han hecho simulacros de terremotos o incendios. Aparentemente hay cuellos de botella en la seccin de telares. Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa 300 m2 El ltimo estado de costos es de hace 6 meses. La contabilidad se lleva por procesos El departamento de control de calidad toma como referencia las normas INEN La empresa fue multada en $ 10.000 por mal manejo de desechos en aguas mal tratadas En los basureros se encontraron botellas vacas de licor.

3. Procedimiento 2 Programa I Fase I Industria La Internacional Entrevista al: Gerente General Auditora de Gestin

Nombre del Entrevistado: .......................... Entrevistador:.............................................. Da previsto:............................................... Lugar:..........................................................

Cargo:.................................. Auditor Jefe........................ Hora solicitada:................... Telfono:.............................

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AUDITORIA DE GESTION Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditora operacional a la planta de conformidad con el plan anual de auditora que evaluar las 5 es: eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa.

Tiempo estimado: 30 minutos

Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la auditora Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por auditora interna por el cual se informa a los directivos el inicio y objetivos de la auditora y se dispone la ms alta colaboracin sin ningn tipo de restricciones

Averiguar si la gerencia tiene alguna preocupacin o un tema de inters para esta auditora De ser positiva la respuesta anterior averiguar el por qu de esta apreciacin Solicitar una opinin muy breve de la Gerencia respecto a: o Nmero de personas o Calidad de productos o Oportunidad en la produccin o Posibles cuellos de botella o Calidad de la maquinaria o Tecnologa o Oportunidad en la contabilidad de costos

En las entrevistas al Gerente de planta, contador de costos, gerente de recursos humanos, etc., naturalmente que las entrevistas tienen que ser especficas sobre sus reas de Inters.

2.2 FASE II:

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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CONTROL INTERNO

Importancia y Definicin

Tipos

Proceso C.I.

Niveles bsicos

Condiciones

Plan de organizacin y mtodos y medidas:


Salvaguardar recursos Promover la eficiencia de las operaciones Verificar exactitud y veracidad Estimular la observancia de la poltica Cumplimiento metas y objetivos

C.I. Financiero

Formulacin de objetivos Medicin de resultados Comparacin Anlisis de causas de las


diferencias Rendimiento vs objetivo

C.I. Administrat

Accin gerencial
adecuada Toma de accin Mejora continua

Constitucin Poderes Estado O.S.C Ministerios Gobiernos seccionales Organismos de control local

Sistematizacin

Personal compet

Documentacin
C.I. MKT

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AUDITORIA DE GESTION Control Interno

Operaciones Bsicas

Elementos

Formas de C.I

Auditor y S.C.I

Informac vlida

1. Plan de organizac 2. Sistema de autorizac


y registros

Informac ntegra

3. Prcticas sanas 4. Idoneidad 5. Auditora interna

Controles de Validacin: Autorizac Comparac : Verific Valid

1. 2. 3. 4. 5.

Controles de perfeccin:
Numerac secuencial Totales de control Archivo de pendientes Listado de recordatorios

Confianza en el S.C.I Revisin y evaluac C.I Cuestionarios C.I Influencia C.I en los procedimientos Influencia C.I en el dictamen

Informac exacta

Controles de re ejecucin:
Doble verificacin Control previo

Controles disciplinados:
Segregacin de deberes Acceso restringido Supervisin Auditora interna

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Ejemplo de Cuestionario de Control Interno

Empresa: Auditora de Gestin. Fase II Cuestionario de Control Interno Area: Finanzas, Captacin de clientes

Cuestionario

Si

No

S/R

Observ

1. Tiene un sistema que le permita llevar un control adecuado de la cantidad de

captaciones mensuales. 2. Se capacita peridicamente al personal que se encuentra trabajando en esta rea 3. Los empleados cumplen con las tareas planeadas mensualmente 4. tienen un buen sistema de informacin 5. Cumplen con las metas propuestas cada mes 6. Tienen un control de los clientes que mayor cantidad de depsitos efectan 7. Dan algn tipo de motivacin a los clientes para que efecten inversiones 8. El sistema de contabilidad est acorde con las necesidades del departamento 9. Tienen buenas relaciones con el resto del departamentos 10. Hacen informes mensuales

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Ejemplo de narrativa de control interno

Muebles: El Eucalipto Auditora de Gestin Narrativa de Control Interno relacionada a la compra de materia prima

1. Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo rotativo de $ 5.000 que no se maneja en cuenta corriente abierta expresamente para el efecto 2. La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra de bosques y los ingenieros reportan los anticipos para explotacin de bosques en simples recibos. Hubo un caso que el recibo se firmaba en una funda de papel 3. cuando llegan las trozas de madera a la planta, stas son medidas o cubicadas y se firman una gua de recepcin por parte de: bodegas, transportista y visto bueno del ingeniero forestal 4. El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las materias primas compradas 5. El kardex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con el kardex contable, ni cruzada la informacin con los contratos de compra

Estas narrativas conforme van describiendo procedimientos, van haciendo referencia a las debilidades o fortalezas del control interno, lo que le permiten al auditor irse formando su opinin.

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Ejemplo de Flujograma

HACER EL ALMUERZO INICIO

ALMORZAR

NO

HACER EL ALMUERZO

SI

VOY AL RESTAURANTE

PIENSO QUE VOY HACER DE ALMUERZO

VEO EL MENU

ME PONGO A COCINAR

COMPRO EL ALMUERZO

ALMUERZO

FIN

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INVESTIGACIN DE MERCADOS PARA EL LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO
INICIO

Identificacin Del Problema

Elaboracin del objetivo general, necesidades de informacin

Elaboracin del objetivo especfico

Planteamiento de Hiptesis

Definir tipo de informacin

Definir fuentes de datos

Definicin de procedimientos y recoleccin de datos

Calculo de la muestra

Encuesta piloto

NO Reconstruccin de preguntas

Correctas

SI Trabajo de campo, recoleccin de datos

Tabulacin de datos Anlisis e interpretacin de datos

NO No se lanza el producto

Favorable

SI Si se lanza el producto

Medidas correctivas hacia el producto

FIN

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LANZAMIENTO DE UNA CAMPAA PUBLICITARIA PARA EL PRODUCTO YOGURT EL BOSQUE


INICIO

IDENTIFICACIN DE PBLICO OBJETIVO

FIJAR LOS OBJETIVOS DE COMUNICACIN

DEFINIR EL MENSAJE

LOS SABORES QUE TU PREFIERES

MEDICION DEL NIVEL DE SINTONIA (M.D)

DETERMINACION FRECUENCIA COBERTURA (M.D.)

DEL Y

SELECCIONAR LOS MEDIOS DE COMUNICACION

TV. SULTANA RADIO FORMULA 3 DIARIO LA PRENSA

DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO 50% TV, 30% RADIO 20% PRENSA

DEFINIR EL MIX DE COMUNICACION PUBLICIDAD PROMOCION VENTA PERSONAL MEDICION DE RESULTADOS

SI
FAVORABLE

NO

GESTIONAR Y CORDINAR TODO EL PROCESO

FIN

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Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica

Cuestionario 1. Al ingreso a la institucin, usted recibi un curso de induccin? 2. Si la respuesta anterior es positiva, el curso destac asuntos relacionados con su conducta tica y profesional? 3. Recibi algn documento que se relacione con reglas de comportamiento: a. Personal b. Etico c. Profesional d. Civico 4. Sabe que debe guardar confidencialidad con la informacin que maneja? 5. Cree usted que se filtra fraudulentamente informacin de la institucin a terceras personas? 6. Si su respuesta es positiva, qu recomendara para superar esta debilidad ........................................................................................................ 7. En la universidad recibi las materias de: Etica empresarial Etica pblica 8. Conoce los deberes inherentes al servidor pblico contemplados en la LOAFIC 9. Tiene una cabal comprensin de las acciones de la entidad, en caso de quebrantamiento de normas disciplinarias? 10. Las normas disciplinarias de la entidad constan en un documento formal? 11. Ha recibido instrucciones precisas de cmo actuar en caso de haber conflicto de intereses en su trabajo? 12. La institucin enfatiza en la importancia de la integridad y comportamiento tico en el caso de que no exista un cdigo de conducta escrito 13. Debera la entidad contar con un cdigo de tica propio? 14. Brinda usted un trato igualitario al pblico? 15. Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman? 16. El personal conoce que si le sorprende violando normas de comportamiento sufrir las consecuencias? 17. Esta explcitamente prohibido hace caso omiso de los controles establecidos? 18. Existen controles para reducir tentaciones que de otra manera pudieran existir

SI

NO

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AUDITORIA DE GESTION 2.3 FASE III. DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS Hallazgo de auditora El concepto de Hallazgo de auditora implica que tenga 4 atributos: CONDICION: Es la situacin actual FORMAS DE LAS CONDICIONES: encontrada por el auditor con respecto a Los criterios se estn logrando una operacin, actividad o transaccin satisfactoriamente Los criterios no se logran Los criterios se estn logrando parcialmente CRITERIO: Es la norma con la cual el CRITERIOS TIPICOS auditor mide la condicin. Son las metas 1. Disposiciones por escrito que la entidad est tratando de lograr o las a. Leyes normas relacionadas con el logro de las b. Reglamentos metas. c. Instrucciones: manuales, directivas, procedimientos, etc d. Objetivos e. Polticas f. Normas g. Otras disposiciones 2. Sentido comn 3. Experiencia del auditor 4. Opiniones independientes de expertos 5. Prcticas comerciales prudentes 6. Instrucciones verbales 7. Experiencias administrativas 8. Prcticas generalmente observadas CAUSA: Motivo, razn por el que se dio CAUSAS TIPICAS: la desviacin o se produjo el rea crtica. 1. Falta de capacitacin 2. Falta de comunicacin 3. Falta de conocimiento de los requisitos 4. Negligencia o descuido 5. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas 6. Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas 7. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. 8. Falta de buen juicio o sentido comn 9. Falta de honestidad 10. Inadvertencia del problema 11. Falta de escuerzos e inters suficientes 12. Falta de supervisin adecuada 13. Falta de voluntad para cambiar 14. Organizacin defectuosa 15. Auditora interna deficiente

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION EFECTO: Es el resultado adverso, real o EFECTOS TIPICOS: potencial que resulta de la condicin 1. Uso antieconmico de los recursos encontrada. Normalmente es la prdida en humanos, materiales o financieros dinero o en efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas. 2. Prdida de ingresos potenciales 3. Violacin de disposiciones generales 4. Inefectividad en el trabajo 5. Gastos indebidos 6. Informes poco ties 7. Control inadecuados de recursos 8. Iseguridad 9. Desmoralizacin del personal Ejemplos:

Condicin Criterio

Efecto

Causa

La unidad de abastecimiento est comprando inventario innecesario La meta de la unidad de abastecimiento es suficiente inventario disponible para asegurar que la produccin no se interrumpa y al mismo tiempo mantener la inversin en inventarios tan baja como sea posible Se ha estimado el costo de inventario innecesario ordenado por la unidad de abastecimiento durante el segundo semestre del 2004 en $ 1.450 Los procedimientos prescritos no prevn los registros de los repuestos no usados devueltos a la unidad de abastecimientos. Dichos repuestos no son aadidos a las cantidades disponibles mostradas en las tarjetas de inventarios. Por lo tanto, los registros no muestran correctamente lo disponible cuando se toma el saldo segn la tarjeta para fines de determinar qu cantidades adicionales deben comprarse, la unidad compra en exceso de sus necesidades. Los estados financieros mensuales de la empresa pblica X estn emitidos aproximadamente a 45 das del fin de cada mes Prcticas sanas de administracin financiera sealan que los estados financieros mensuales deben ser emitidos dentro de los cinco das posteriores al fin del mes La gerencia no tiene acceso a informacin sobre los resultados de las operaciones del mes anterior, impidiendo el empleo de dicha informacin en la toma de decisiones importantes No se ha dado la suficiente importancia al establecimiento de normas internas y prcticas a seguir sobre la emisin de estados financieros mensuales

Condicin Criterio

Efecto

Causa

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Condicin

Criterio Efecto

Causa

Barcos de carga que tenan considerable espacio inutilizados estn partiendo, mientras que considerables cantidades de carga estn en espera de embarque Todo el espacio de carga disponible debera ser utilizado hasta el mximo posible, para reducir los costos de embarque Se estn incurriendo en costos innecesarios de cerca de $ 5.000.000 al ao, porque no se est usando completamente el espacio de carga Se est subestimando la capacidad de carga de los barcos en el planeamiento de los embarques al estar usando criterios antiguos para el efecto.

TCNICAS DE AUDITORIA Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.

Verificacin verbal:

Indagacin Obtener informacin verbal a travs de averiguaciones y conversaciones.

Verificacin Ocular:

Comparar Observar la similitud o diferencia de dos o ms conceptos

Revisin Selectiva Examen ocular rpido con fines de separar mentalmente asuntos que no son tpicos o normales.

Rastreo Seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procedimiento.

Observacin Examen ocular para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

Ing. Jenny Basantes A:

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Verificacin Escrita

Anlisis Separar en elementos o partes

Conciliacin Hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.

Confirmacin Obtener constatacin de una fuente independiente de la entidad bajo examen y sus registros.

Verificacin Ocular

Comprobacin: Examinar verificando la evidencia que apoya a una transaccin u operacin, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.

Computacin Verificar la exactitud matemtica de las operaciones o efectuar clculos.

Verificacin Escrita Inspeccin Examen fsico y ocular de activos, obra documentos, valores con el objeto de demostrar su existencia y autenticidad. OTRAS PRACTICAS DE AUDITORIA: Pruebas selectivas a juicio del auditor Muestreo estadstico Sntomas Intuicin Sospecha

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION CRITERIOS Y PARMETROS DE EVALUACION

Los Doce Atributos de la efectividad o Direccin o Relevancia o Congruencia o Logro de metas o Aceptacin o Impactos secundarios o Costos y productividad o Anticipacin / flexibilidad o Resultados financieros o Clima organizacional o Protecciones activos o Informacin / seguimiento

Indicadores de Gestin: o Indicadores de Eficacia: Metas alcanzadas --------------------------Metas programadas Presupuesto ejercido ---------------------------Presupuesto asignado

Eficacia programtica:

Eficacia presupuestal:

o Indicadores de Eficiencia: Eficacia programtica -----------------------------Eficacia presupuestal

Eficiencia

o Indicadores de productividad: P = Productividad Dictmenes periciales emitidos por da 12 P 2001 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.2 Dictaminadores que intervinieron 10

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION Dictmenes periciales emitidos por da 16 P 2002 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.6 Dictaminadores que intervinieron 10 Si comparamos la productividad de los dos perodos: P 2002 / P 2001 = 1.6 / 1.2 = 1.33 1 = 0.33 Al obtener en el ejercicio 2001 un rendimiento de 1.2 dictmenes al da por dictaminador y de 1.6 en el 2002, el ndice de productividad se increment en un 33 %. o Indicadores de impacto: Ejemplo: En el 2003 se incrementaron a 2.975 el nmero de Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, instaladas en la Industria Manufacturera con las cuales se beneficiaron 330.576 trabajadores de un total de 550.960 que laboran en dicha rama industrial. En donde: C = Cobertura Nmero de trabajadores beneficiados C = ----------------------------------------------Total de trabajadores de la rama 330.576 = ---------- = 0.60 550.960

Lo que indica que la cobertura alcanzada de trabajadores beneficiados con la instalacin de las comisiones mixtas de seguridad e higiene en el trabajo es del 60 %.

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Ejemplo de Examen Profundo de Areas Crticas

Empresa de Celulares XYZ Auditora de Gestin FASE III Exmen Profundo de Areas Crticas Area: Tarifas Procedimientos Referncia P/T Objetivo: establecer el cumplimiento tarifario segn disposiciones legales y sugerir mejoras si fuera el caso Hecho por Revisad Observac por

Procedimientos:

1. Obtenga del departamento de tarifas la lista oficial de precios de llamadas locales, nacionales e internacionales aprobadas por la Superintendencia Telecomunicaciones y de por

convenios entre empresas. 2. Obtenga al azar 100 planillas de pago de los ltimos dos meses 3. Establezca el tiempo facturado y su razonabilidad matemtica entre el precio facturado y los oficiales 4. Determine el mtodo de

aproximacin de fracciones de minuto (redondeo) 5. Analice el sistema de facturacin 6. Prepare una entrevista para el personal de atencin al cliente que resuelve reclamos por tarifas

Ing. Jenny Basantes A:

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Empresa de Celulares XYZ Auditora de Gestin FASE III Exmen Profundo de Areas Crticas Area: Reclamos Tema: Atencin al Cliente Procedimientos Objetivo: Analizar las principales causas que originan reclamos de clientes para proponer alternativas de solucin Procedimientos: 1. Revise las hojas de recepcin de reclamos del ltimo mes y tabule segn el tipo de reclamacin. Determine valores porcentuales 2. Tabule las encuestas de servicio que formularon los clientes de forma annima 3. D las apreciaciones que usted obtenga de los procedimientos 1 y 2 y prepare una encuesta para que sea llenada por todo el personal de servicio al cliente 4. Discuta con el auditor los puntos ms sobresalientes obtenidos de aplicar (1,2,3) con el fin de hacer un diagnstico de los problemas repetitivos en el rea de reclamos 5. Prepare una agenda de trabajo para sesin del auditor general con los jefes de los departamentos involucrados 6. Otros procedimientos aplicables Referncia P/T Hecho por Revisad Observac por

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Ejemplo de entrevista:

Banco XX Auditora de Gestin Area: Ventas Nombre: Cargo: Direccin: Fecha: Hora: Objetivo: Mara de Prez Jefe del Area de Ventas 10 de agosto y japn 2 de septiembre del 2007 10H30 Determinar el grado de eficiencia en los depsitos a plazos

1. Relate brevemente el proceso para que un cliente realice un depsito a plazo 2. Quin es el encargado de la custodia de los depsitos a plazo? 3. Cunto tiempo requiere un cliente para hace un depsito a plazo? 4. Para la renovacin de un depsito a plazo, cul es el proceso? 5. Si existe una variacin o inconveniente en algn depsito a plazo, quin se hace responsable? 6. Cul es el proceso al tener un depsito a plazo como garanta de un prstamo? 7. Las quejas se receptan por el jefe de rea o por los oficiales de crdito? Ejemplos de indicadores de gestin: 1. Disminucin del porcentaje de mortalidad infantil del X % al Y % 2. Disminucin del ndice de alfabetismo del X % al Y % 3. Cobertura del bono de solidaridad al indigenado rural en X % 4. Capacidad operativa de una planta de cemento 5. Incremento del 8 % en ventas para el primer trimestre del producto X 6. Aumentar 10 mdicos por cada 15.000 habitantes en los prximos 5 aos 7. Construccin de 1.000 viviendas populares en la provincia de Chimborazo durante 1 ao 8. Cobertura de telfonos digitales a nivel nacional a un promedio del 20 % de la poblacin total 9. Reduccin del 10 % al 0 % de artculos defectuosos 10. Utilizacin del 90 % de las habitaciones del hotel en temporada alta

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Ejemplo de hoja de hallazgos:

Empresa: Los Alpes Auditora de Gestin al Sistema de Cobranzas Area examinada: Precios y % de cuentas incobrables CONDICION: La cartera analizada el ltimo semestre refleja como datos: No. De Clientes 30 70 25 60 Plazo concedido 40 das 80 120 150 Pago a tiempo 2% 20 8 35 Mora 50 das 18 47 39

CRITERIO: segn resolucin de la gerencia el plazo definido como crdito es de apenas 30 das. El porcentaje establecido fue fijado dentro de la planificacin estratgica y consta en el plan manual operativo y el presupuesto de ventas.

CAUSA: La empresa despidi a comienzas del ao a un analista de crdito, especializado en finanzas. La calificacin del crdito est encargada al nuevo gerente de ventas, que desconoca de la planificacin estratgica y presupuesto institucional.

EFECTO: De acuerdo a la muestra obtenida, se estima que 2 millones de dlares resultarn incobrables aduciendo los clientes a los que circularizamos en el 100 % de la muestra examinada, quienes manifiestan su morosidad por la crisis bancaria.

CONCLUSIN: no existe una debida comunicacin interna departamental. Los plazos concedidos difieren ampliamente de los 30 das fijados por la empresa con el consiguiente incremento de riesgo.

RECOMENDACIONES: 1. Crear el departamento de crdito y cobranzas 2. Pasar al departamento legal la cartera vencida 3. Realizar un ajuste que suba del 3 % al 7 % como cuentas incobrables

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FASE IV: COMUNICACIN AUDITORIA DE RESULTADOS E INFORMES DE

4.1 Importancia de la comunicacin de resultados

La comunicacin con los funcionarios responsables de la entidad debe ser permanente durante el transcurso de la auditora. Tan pronto como se desarrolla un hallazgo de auditora tienen que comunicarse al funcionario (s) responsables del rea para:

Obtener los puntos de vista, informacin adicional y opiniones respecto a las conclusiones y recomendaciones a ser presentadas, y Facilitar la oportuna toma de las acciones correctivas correspondientes, de tal manera que se puedan mencionar en el informe de auditora. En ciertos casos un informe preliminar por escrito puede utilizarse, pero normalmente toda comunicacin previa es verbal.

La calificacin de excelente a un auditor no se mide por el contenido de sus conclusiones, sino por el hecho de que durante sus labores de campo logre que la entidad acepte e implemente las recomendaciones u otras acciones correctivas necesarias.

El objetivo principal de las comunicaciones en auditora, es proporcionar informacin til y oportuna, tanto oral como escrita, sobre asuntos importantes y a su vez recomendar, cuando corresponda mejoras en la conduccin de las actividades del gobierno dirigidas a superar los problemas de carcter financiero y administrativo.

La obligacin y la responsabilidad de informar, emana de la legislacin vigente y las polticas del OSC e internas de las instituciones, pero la decisin de lo que se va a informar queda a buen juicio y criterio del auditor.

Al respecto una buena poltica es dar nfasis a la necesidad de dirigir los esfuerzos de auditora hacia reas que se presenten oportunas para lograr la economa, mejorar la

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AUDITORIA DE GESTION eficiencia y alcanzar los resultados en los programas. En consecuencia los informes que revelen estos resultados y que contengan recomendaciones de esa naturaleza, han de ser muy tiles para la entidad a que van dirigidos.

Debe tomarse en cuenta, que un informe oportuno expondr adecuadamente los hallazgos y conclusiones del auditor y presentar las obligaciones pertinentes para el auditor con el fin de mejorar deficiencias administrativas y financieras encontradas, ayudar a encontrar mayor eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa en la conduccin de los programas y actividades de la entidad.

4.2 Definicin del informe de auditora

El informe final de auditora es el producto final de la labor del auditor, en el cual se presentan sus comentarios, los hallazgos, sus conclusiones y recomendaciones, y en el caso de los estados financieros, el correspondiente dictamen.

El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas sin ocular o desvirtuar los hechos que puedan inducir al error.

4.3 Caractersticas del informe Importancia del contenido: los asuntos incluidos deben ser de la suficiente importancia como para justificar que se los informe y para merecer la atencin de aquellos a quienes van a ser dirigidos. Utilidad y oportunidad: la preparacin del informe debe estar precedida de un cuidadoso anlisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previsto y la clase de informacin necesaria para cumplir los propsitos determinados. Exactitud y conveniencia de la informacin sustentatoria: todos los procedimientos prescritos de preparacin, revisin y procesamiento deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos lgicos o razonamiento. El requisito de exactitud est basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crdito.

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AUDITORIA DE GESTION Objetividad y perspectiva: el objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a errores y que a la vez hagan nfasis especial en los asuntos que necesitan atencin. Claridad y simplicidad: para que haya claridad, es necesario una organizacin adecuada del material de informacin y precisin en el detalle de los hechos, en su anlisis y emisin de conclusiones. Concisin: el informe no debe enredarse en palabras, operaciones, prrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan claramente en el mensaje del informe. Tratamiento especial de los asuntos delicados y controvertidos. 4.4 Tipos de informes Informe de auditora (al finalizar el examen) Escritos Informes intermedios Orales Transmitidos Informal Formal

4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV El Pino S.A Auditora de Gestin Programa Fase IV Comunicacin de Resultados y Redaccin del Informe Procedimientos Referencia Hecho por Revisado P/T Objetivo: Mantener permanentemente comunicacin con la entidad, para evidenciar el informe y presentar oportunamente resultados con valor agregado para la empresa Procedimientos: 1. Lleve un breve registro de todas y cada una de las reuniones

Observ

mantenidas con la administracin en el que conste fecha, personal reunido, motivo o tema de

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AUDITORIA DE GESTION reunin. 2. Todas las comunicaciones

enviadas por la auditora, por motivo de este examen llevarn una numeracin secuencial y un control cruzado de las respuestas enviadas. 3. Conforme desarrolle un hallazgo redacte un ahoja de hallazgos por cara rea crtica. 4. Elabore un plan de redaccin del informe con la colaboracin de todos los miembros del equipo. 5. Discuta con el supervisor del plan anterior 6. Redacte el informe borrador

respetando, en el plan establecido 7. Ponga en consideracin del

auditor general el borrador del informe 8. Prepare la versin corregida del borrador final 9. Elabore una plan de sesin

(conferencia final) para la lectura del borrador del informe con la administracin

Por ms capacidad de organizacin mental y habilidad que tenga para redactar, es importante que usted prepare un plan de redaccin del informe; contemplando los temas, subtemas e ideas principales a las que usted har mencin.

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AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un informe de auditora de gestin de una hacienda: Captulo I. Informacin Introductoria Antecedentes de la entidad Alcance y naturaleza del informe Funcionarios principales Base legal Presupuesto

Captulo II. Hacia mejoras ambientales de la Hacienda Cambio de productos qumicos contribuyen a mejoras en la produccin Adecuado manejo de aguas elimina riesgos de contaminacin

Captulo III. Conveniencia de optimizar la contabilidad de costos para un mejor sistema de informacin gerencial Desperdicios de planta afectan costos finales Conveniencia de computarizar un nuevo sistema de costos por mtodo ABC Reingeniera de procesos permitir optimizar capacidad instalada en fbrica

Captulo IV. Globalizacin del mercado ofrece oportunidades de incremento de ventas Revisin del plan estratgico de comercio exterior producir incrementos del 37 % Conviene modificar la poltica de crditos en el mercado nacional

Captulo V. Gerencia de recursos humanos debe propender a un manejo cientfico Capacitacin permanente al personal de ventas Ausencia de reclutamiento de personal tcnico Ausencia de controles de asistencia al personal de trabajadores

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AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un informe de auditora de gestin en un hospital

Captulo I. Informacin introductoria Antecedentes Objetivo de la auditora Organizacin de los departamentos auditados Base normativa (se puede obviar) Presupuesto Alcance del examen Declaraciones positivas

Captulo II. Consulta externa requiere incremento de personal para mejorar la atencin Afluencia de pacientes en fines de semana requiere disminucin de tiempo en la atencin Un botiqun de primeros auxilios debe instalarse en emergencias Logstica asignada a emergencias debe incorporar nuevas estrategias

Captulo III. Uso de instalaciones y mantenimiento de quirfanos puede optimizarse significativamente Demanda de quirfanos en fines de semana requiere disminucin del tiempo en la atencin Se requiere un mayor proceso de capacitacin y entrenamiento La asepsia de quirfanos debe mejorarse significativamente La indumentaria mdica debe cumplir normas bsicas internas Urge la renovacin de quirfanos de alta tecnologa

Captulo IV. Farmacia requiere de un control de inventarios La caducidad de los inventarios debe revisarse peridicamente Debe efectuarse un control de existencias en bodega

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AUDITORIA DE GESTION Se requiere analizar la eleccin de los proveedores y los tiempos de reposicin de inventarios El personal que atiende en farmacia debe ser reducido Deberan existir convenios con los proveedores para reducir costos. Ejemplo de carta informe de auditora

Seores Directorio del Hospital Santa Teresita Ciudad De nuestra consideracin: Hemos realizado una auditora de gestin a los departamentos de quirfanos, farmacia y emergencias del Hospital Santa Teresita. Nuestro examen se realiz de acuerdo con las NAGAS, en consecuencia incluy las pruebas y procedimientos que consideramos necesarios de acuerdo a las circunstancias. El objetivo de la auditora fue establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa de las operaciones, el cumplimiento de las normas ticas dictadas por el Directorio del hospital y el impacto ambiental en el manejo y tratamiento de la basura hospitalaria. Al no haber examinado los estados financieros no emitimos ninguna opinin sobre los mismos. (prrafo opcional) Esta auditora se realiza en cumplimiento a nuestro plan anual de control. El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, las mismas que han sido discutidas y aceptadas por los principales funcionarios de las reas examinadas. Hemos diseado con la administracin un plan de monitoreo para la implantacin de las recomendaciones en el tiempo y presupuestos establecidos para el efecto. Dejamos constancia de nuestro agradecimiento por la colaboracin recibida del personal administrativo y su predisposicin por mejorar la gestin, lo que compromete nuestra asesora futura. Atentamente,

Ing. Juan Prez Auditor General

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FASE V. MONITOREO ESTRATGICO RECOMENDACIONES JUNTO CON LA ADMINISTRACIN

DE

Monitoreo tiene que ver con la supervisin y desarrollo de una inteligente estrategia para que la administracin se involucre en la implantacin de recomendaciones. Las recomendaciones deben buscar consensos y evitar conflictos de intereses. Tambin se pueden contemplar alternativas de solucin a fin de que la entidad tenga varios caminos a escoger.

La implantacin debe tomar en cuenta la relacin costo / beneficio.

Las

recomendaciones requieren que se disee un plan de trabajo que precise objetivos, alcance y resultados de lo que ser necesario para implantar las recomendaciones.

Las siguientes son las estrategias en la implantacin de recomendaciones:

a. Instantneo, para aplicaciones relativamente sencillas b. Del proyecto piloto: ensayo de las recomendaciones en solo una parte de la organizacin o de un sistema c. Implantacin en paralelo: apreciacin simultnea por un perodo determinado del sistema actual y del que ser implantado d. Implantacin parcial de aproximaciones sucesivas: seccionar en etapas la implantacin del nuevo sistema y pasar de etapa en etapa solo hasta lograr analizar la anterior.

5.1 Fase de monitoreo: Diseo, Implantacin y evaluacin de recomendaciones A continuacin veremos las etapas de diseo, implantacin y evaluacin de las recomendaciones con los respectivos procedimientos, a fin de comprender su importancia y el modo como se los debe aplicar.

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ETAPAS 1. Diseo

PROCEDIMIENTOS El diseo consiste en elaborar un plan de trabajo que permita precisar los objetivos, el alcance y los resultados de lo que ser necesario implantar de las recomendaciones del Informe de la Auditora de Gestin, conjuntamente con la organizacin, para que cada proyecto sea diseado con la calidad requerida, en el tiempo y costo establecidos. El plan de trabajo comprende:

1. Definicin del lder del proyecto y de los miembros del equipo encargados de implantar la alternativa

seleccionada (auditora de gestin) 2. Designacin especfica de responsables de cada etapa o actividad, as como las fechas de conclusin 3. Programacin de reuniones peridicas de evaluacin de avances, anlisis de problemas y toma de acciones correctivas. 4. Firma del plan propuesto por todos los participantes Programas de ejecucin, presupuesto y equipos de trabajo 1. Elaboracin del programa detallado de ejecucin, con las actividades a llevarse a cabo y la secuencia de su realizacin (ruta crtica), as como las fechas de iniciacin, terminacin y presentacin de los informes de avance y control 2. Preparacin del presupuesto detallado, incluyendo los requerimientos de recursos materiales y humanos. 3. Formacin de los equipos de trabajo, con la asignacin de responsables y recursos por actividad. Procesos de simulacin Especialmente cuando se trata de sistemas

2. Implantacin

computarizados, desarrollar y ejecutar previamente a

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION cualquier mtodo de implantacin, pruebas de los programas que reproduzcan todas las transacciones y controles que se hayan diseado, para validar su correcto funcionamiento. Mtodos de implantacin Las formas de implantacin depende del problema que se trate, o bien, al grado de complejidad de las mejoras propuestas. Los mtodos ms utilizados son: 1. Instantneo: se aplica cuando las recomendaciones son sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o unidades administrativas. Es el ms aconsejable y prctico. 2. Del proyecto piloto: es realizar un ensayo de las recomendaciones en solo parte de la organizacin o sistema para medir su funcionamiento, es aplicable cuando hay relativa similitud en las condiciones que prevalecen en la organizacin. 3. De implantacin en paralelo: es la operacin simultnea, por un perodo determinado, tanto del sistema actual como del que se va a implantar. Esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas. 4. De implantacin parcial o de aproximaciones

sucesivas: consiste en seccionar y pasar de etapa en etapa solo hasta que se haya consolidado

adecuadamente la anterior. Es un mtodo lento. Factores que inciden en la implantacin: a) La calidad y adaptacin de los estudios a las condiciones de la organizacin b) La participacin que haya tomado en el diseo quienes estarn a cargo de la implantacin

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION c) La elaboracin de proyectos y del programa de implantacin, de tal manera que se obtengan resultados concretos parciales, mientras el

desarrollo de los mismos avanza. d) La venta que se haya hecho del programa de implantacin dentro de la organizacin e) La capacidad de los responsables de la

implantacin f) La intervencin externa de especialistas en caso necesario g) El trabajo en equipo Informes de avance y seguimiento Se debe elaborar y revisar los informes de avance conjuntamente con el cliente, vigilando la ruta crtica, para cumplir con las fechas de terminacin establecidas. Los

informes deben incluir los resultados de las medidas adoptadas para verificar las bondades de las recomendaciones. Ajustes y correcciones en la implantacin: significa evaluar constantemente, por el grupo de implantacin, la eficacia de las mejoras introducidas y en su caso, aplicar las medidas correctivas necesarias. Medicin y registro: de las variables previamente establecidas en la etapa de diseo y planeacin una vez iniciada la operacin Revisin peridica: asegurar el cumplimiento de los objetivos y resultados esperados para la implantacin del proyecto.

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AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un plan de monitoreo: FLORECITA SUTIL CIA. LTDA AUDITORIA DE GESTION MONITOREO ESTRATGICO DE RECOMENDACIONES
PROYECTO ESTRATGICO PARA LA Responsables: Jefe de Planta de Cultivo PLANTA DE CULTIVO DE FLORES de Flores, Director de Comercio Exterior y
CODIGO: D.P.1234

RECOMENDACIONES PROPUESTAS

ventas locales Unidad estratgica: Departamento de presupuesto, planificacin y auditora interna METAS O RESULTADOS ESPERADOS

Reprogramar el presupuesto de las Lograr que la planta de cultivo de flores compras para el ao 2004 Redefinir el plan estratgico de ventas a Europa Iniciar un proceso de destruccin de los cumpla con los estndares

internacionales de ecologa. Ampliar la cobertura a los mercados internacionales

qumicos que no renen las normas de Instalacin de la planta para producir calidad INEN e ISO Proceder a la importacin directa y emergente de los productos qumicos europeos por lo menos para un trimestre a travs del Dpto. de Comercio Exterior, lo cual abaratar costos. Contratar a un especialista para que elabore un proyecto sobre produccin de abonos orgnicos para aprovechar reciclaje de desperdicios del abonos orgnicos

procesamiento de flores Capacitar a los obreros en la utilizacin de abonos orgnicos Revisar el plan estratgico de la planta de cultivo de flores para ajustar el presupuesto y considerar cambios en los qumicos y fertilizantes.

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AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un plan de monitoreo estratgico de recomendaciones aprobado con la administracin de un hospital: No. Recomendaciones Responsable implantac 1 Instalacin de un botiqun Jefatura en la sala de emergencias de 2 meses $ 200.000 Plazo Presupuesto Observac

abastecimientos

Renovacin paulatina de Planificacin y 1 ao quirfanos abastecimientos

$ 1.000.000

Primera etapa

PROYECTOS ESTRATGICOS
CODIGO

Responsable...................................... Unidad estratgica Indicador de xito global................. Fecha de monioreo..........................

ESTRATEGIA BASICA

CODIGO

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GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES


1. QUE SON LOS INDICADORES?

Los indicadores son parmetros de medicin que reflejan el comportamiento observado de un fenmeno. Representan medidas sobre aspectos no

directamente mensurables, como es el caso de muchas de las actividades y propsitos gubernamentales: salud, educacin, bienestar social, desarrollo econmico, etc.

Algunos ejemplos de indicadores pueden ser:

Indice de contaminacin ambiental Tasa de mortalidad hospitalaria Indice de crecimiento demogrfico Tasa de desempleo Costo promedio por alumno graduado de secundaria

Los objetivos especficos que en el marco de la Administracin Pblica se reconocen a los indicadores de desempeo, son los siguientes:

Analizar el desempeo de las Dependencias y Entidades, vinculndolo con el cumplimiento de los objetivos Evaluar sistemticamente el costo de servicios pblicos y de la produccin de bienes, as como su calidad, pertinencia e impacto social Verificar que los recursos pblicos se utilicen con honestidad, eficacia y eficiencia

2. TIPOS DE INDICADORES

2.1 Indicadores Estratgicos Son los parmetros de medicin del cumplimiento de los objetivos estratgicos de los programas sectoriales y/o actividades institucionales. Ing. Jenny Basantes A:

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Ejemplo: Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin Disminuir la tasa global de Tasa de No de nacidos vivos x mujer al fecundidad a 2 hijos por mujer fecundidad ao 2004 No de mujeres de edad frtil (1549) aos 7.998.108 = = 3 nio s/ mujer 2.666.036 2.2 Indicadores de los proyectos Miden el logro de los objetivos del proyecto. Permiten identificar la contribucin que el proyecto aportar para el logro de los objetivos estratgicos Proyecto Indicador Incremento de la eficiencia del Indice de proceso de seleccin para efectividad de ingresar a la licenciatura en seleccin entrenamiento deportivo Forma de Medicin No de bajas imputables al proceso de seleccin No de bajas totales (en el primer ao de la carrera) 10 = * (100) = 17 % 60

* bajas imputables al proceso de seleccin: bajo rendimiento escolar por deficiente nivel o insatisfaccin con la eleccin (no le gust la carrera). Indicador estratgico al que coadyuva: ndice de eficiencia terminal 2.3 Indicadores de gestin Proporcionan informacin sobre las funciones y procesos clave con los que opera la dependencia o entidad. Mediante su consulta es factible detectar desviaciones que impidan en ltimo trmino el cumplimiento de los objetivos estratgicos. Ejemplo: Objetivo estratgico Abastecimiento Indicador Forma de Medicin Indice de No de entregas completas y cumplimiento oportunas

Reclutamiento de brigadas de Indice de No total de requisiciones vacunacin reclutamiento No de gente en brigadas No de gente requerida

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2.4 Indicadores de servicio Miden el cumplimiento de los estndares definidos para los servicios.

Estndar de servicio: tiempo de conexin del servicio de energa elctrica a partir de la solicitud de servicio (aplica a servicio domstico) = dos das

Indicador No de solicitudes atendidas dentro del estndar 3.700 De servicio = --------------------------------------------------------- x 100 ---------- x 100=78 No de solicitudes recibidas 4.750

3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES

Las dimensiones a evaluar por medio de los indicadores son: Impacto: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y prioridades nacionales y sectoriales en el contexto externo. Permite cuantificar

valores de tipo poltico y social. El impacto tambin puede medirse en forma interna, cuando los servicios que se otorgan son para clientes dentro de la misma institucin. Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin Preservacin de los recursos Indice de Superficie degradada forestales en el Estado reforestacin Superficie objetivo x 100 = 18 Ha = = 50 % 36 Ha

Cobertura: Mide el alcance de beneficios a la poblacin objetivo. La poblacin objetivo debe ser considerada en su dimensin real.

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin Prevenir la morbilidad infantil Cobertura de Poblacin vacunada y reducir el ndice de vacunacin Poblacin objetivo x 100 = mortalidad 1.450.000 = x 100 = 96.6% 1.500.000

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Eficiencia: Mide costos unitarios y productividad.

Refleja la

racionalizacin en el uso de los recursos financieros, materiales y humanos. Un proceso deficiente logra la mayor cantidad de productos o servicios al menor costo y tiempo posibles. Objetivo estratgico Indicador Mejora la productividad en las Indice de instalaciones de lneas de productividad transmisin en instalacin de lneas de transmisin Forma de Medicin Km de lneas de transmisin instaladas Nmero de trabajadores involucrados 1.000 = = 40 Km por trabaj 25 Gasto administrativo Gasto total de operacin x 100 = 3.582.314 = x 100 = 15 % 23.402.128

Eficiencia administrativa

Calidad: Mide el grado en que los productos y/o servicios satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes y/o usuarios

Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin Prevenir la morbilidad infantil Nivel de Puntuaciones obtenidas en las y reducir el ndice de satisfaccin de encuestas individuales mortalidad la poblacin Total de la muestra x 100 538 = x 100 = 77 % 700 Alineacin de recursos: Congruencia entre recursos aprobados y suministrados (cantidad y oportunidad). Objetivo estratgico Indicador Forma de Medicin Que se cuente con los recursos Indice de Presupuesto otorgado $ negociados para el logro de los suficiencia de x 100 objetivos y metas propuestos recursos Prespuesto aprobado $ en cada dependencia y entidad Indice de $ recibido segn calendario oportunidad x 100 $ recursos programados Indice de retraso en Diferencial de das asignacin Fecha calendarizada de asignacin (das de retraso y fecha real de asignacin Ing. Jenny Basantes A:

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INDICADORES DE GESTION
Indicadores estratgicos Cobertura de demanda nacional Indice de oportunidad en entrega costo Indice global de satisfaccin del servicio
Abastecimiento Produccin

Costo unitario por libro Costo administrativo como % del % de produccin subcontratada
Contratacin servicios de
Almacenamiento

Co

se

Resultados/impac to
% entregas completas y oportunas Costo eficiencia Costo promedio: papel tinta, goma Costo logstica Valor de inventario Rotacin de inventario Paro de produccin No. De compras Problemas internos

Resultados / impacto
Volumen producido vs requerimientos promedio ponderado en das

impresin

Resultados / impacto
Costo unitario total Costo unitario promed por nivel de tiraje % de produccin no entregada oportunam Costo eficiencia % de entregas completas y oportunas

Resultados / impacto
% inventario daado en almacenamiento

di

im

Costo eficiencia

Costo eficiencia
Costo unitario directo promedio de almacenamiento (ao)

% di de

Calidad
% rechazos % proveedores claves % material obsoleto

Costo de produccin total unitaria Costo de produccin total unit por nivel de tiraje % de material desperdiciado en el perodo Horas de mantenimien Total de perodo % tiempo mquinas descompuestas

Co di

C Calidad
No. rechazo libros terminados Indice calidad de libros % proveedores claves Calidad percibida

% di Sa po cu su lib

Calidad
% rechazo libros terminados Indice calidad de libros Calidad percibida

Indicador del Proyecto

Proyecto Objetivo Rediseo de proceso de Reducir el nivel de mermas almacenamiento

Indicadores % de inventario daado en almacenamiento

Indicador de Servicios

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Proyecto Objetivo Indicadores Informacin a estados Respuesta a un mximo de 4 No de aclaraciones atendidas respecto a sus remesas horas en un mximo de 4 horas de libros ------------------------------- x 100 No total de solicitudes de aclaracin recibidas

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TIPOS DE INDICADORES

PROGRAMAS Y/O ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

PROYECTOS INSTITUCIONALES Y/O DE INVERSION

PROCESOS

SERVICIOS

OPERATIVOS

ESTANDARES DE SERVICIO

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INDICE
1. GENERALIDADES ..................................................................................................... 1 1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA ..................................................................... 1 1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y AUDITORIA FINANCIERA ....................................................................................... 2 1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU IMPORTANCIA .......................................................................................................... 2 1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA, ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGA ......................................................................... 4 1.5 COMPARACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA CON LA AUDITORIA DE GESTION, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es. ...................................................................................................................... 5 1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION ............................................ 6 2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION .............................................................. 8 2.1 FASE I: ................................................................................................................... 8 FAMILIARIZACIN Y REVISIN DE LEGISLACIN Y NORMATIVIDAD ..... 8 2.2 FASE II: ................................................................................................................ 11 EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................. 11 Ejemplo de Cuestionario de Control Interno .......................................................... 14 Ejemplo de narrativa de control interno ................................................................. 15 Ejemplo de Flujograma .......................................................................................... 16 Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica ............................................ 19 2.3 FASE III. .............................................................................................................. 20 DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS .................................................................................................................. 20 TCNICAS DE AUDITORIA ................................................................................... 22 CRITERIOS Y PARMETROS DE EVALUACION .............................................. 24 Ejemplo de Examen Profundo de Areas Crticas ................................................... 26 Ejemplo de entrevista: ............................................................................................ 28 FASE IV: ........................................................................................................................ 30 COMUNICACIN DE RESULTADOS E INFORMES DE AUDITORIA ................. 30 4.1 Importancia de la comunicacin de resultados ..................................................... 30 4.2 Definicin del informe de auditora...................................................................... 31 4.3 Caractersticas del informe ................................................................................... 31 4.4 Tipos de informes ................................................................................................. 32 4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV ..................................................................... 32 Ejemplo de un informe de auditora de gestin de una hacienda: .............................. 34 Ejemplo de un informe de auditora de gestin en un hospital .................................. 35 Ejemplo de carta informe de auditora ....................................................................... 36 FASE V. MONITOREO ESTRATGICO DE RECOMENDACIONES JUNTO CON LA ADMINISTRACIN ............................................................................................... 37 5.1 Fase de monitoreo: Diseo, Implantacin y evaluacin de recomendaciones ..... 37 Ejemplo de un plan de monitoreo:.............................................................................. 41 GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES .................................................. 43 1. QUE SON LOS INDICADORES? ........................................................................ 43 2. TIPOS DE INDICADORES ................................................................................... 43 3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES .................. 45

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