Réunion : Conseil d’administration Date : 2 mai 2012 Heure : 19h00 Lieu : 5197 Terrasse Beaudry, Longueuil, J3Y 6L2

Personnes présentes : Jean-Emmanuel Bouchard, Président Nicolas Leclerc, Vice-président André Pelletier, Trésorier Alexandra Pratte-Lacoursière, Coordonatrice de projets Valérie Pratte-Lacoursière, Secrétaire Ordre du jour de la réunion 12.02.0. Ouverture 12.02.1. Lecture et adoption de l'ordre du jour. 12.02.2. Lecture et adoption du procès verbal de la dernière réunion. 12.02.3. Fonctionnement du conseil d'administration 12.02.4. Retour sur la dernière Assemblée générale 12.02.5. Assemblée générale de modification de la charte 12.02.6. Retour sur les constructions 12.02.7. Réunion des directeurs 12.02.8. Varia 12.02.8.1 Rendez-vous signataires 12.02.8.2 Déclaration annuelle 12.02.8.3 Suspension de Yan Robidoux 12.02.8.4 suivi du salon de la passion médiévale 12.02.9. Levée O. Ouverture La séance du conseil d’administration est déclarée ouverte à 19h23. Le quorum est constaté à 19h23. 1. Lecture et adoption de l'ordre du jour. Lecture de l’ordre du jour effectuée par le président Jean-Emmanuel Bouchard. Adoption L’ordre du jour est proposé par Jean-Emmanuel Bouchard et appuyé par Valérie PratteLacoursière. Adopté à l’unanimité

2. Lecture et adoption du procès verbal de la dernière réunion Suite à la lecture, il y a ajout en varia du point 12.02.8.4 suivi du salon de la passion médiévale, pour faire suite à la dernière réunion. Nicolas propose le changement de terme conseil des directeurs pour conseil d’administration, André appuie. Adoption Le procès verbal est adopté à l’unanimité. 3. Fonctionnement du conseil d’administration Une question est posée par Jean-Emmanuel face à la forme des conseils d’administrations de la compagnie. Il est question de la fermeté des règles d’assemblées lors de ces conseils. Doit-on être strict ou non à la virgule près. Suite à la discussion, Jean-Emmanuel propose que l’on ne soit ferme que dans la mesure où l’on propose ou fait des résolutions. Valérie appuie, adopté à l’unanimité. André rappelle l’importance de notre travail et de nos responsabilités, il nous faut faire une rétrospection de notre rôle. Jean-Emmanuel souligne qu’il proposera un code d’éthique pour les membres du CA à la prochaine assemblée de ce dernier. Il est noté que la proposition d’avoir divers comités ne doit pas être traité par le CA, mais plutôt par le conseil des directeurs. 4. Retour sur la dernière assemblée générale Lecture par Nicolas Leclerc du Procès Verbal de la dernière Assemblée Générale du 22 avril 2012.  Modifications apportées : Il est souligné que les états financiers doivent être modifiés au niveau des résultats après activités.  Voici les points dont nous devions faire le suivit : Il est souligné que le contact a déjà été établit avec les membres acceptés. Suivit sur la publicité. Il est noté que Marc-Antoine a déjà pris contact pour le stage. Jean Emmanuel souligne que nous devons d’abord faire l’offre de stage avant de communiquer avec les responsables de l’université de Montréal. Il faudra aussi présenter l’offre au conseil des directeurs pour statuer des besoins de l’entreprise.

Il est pris en note que le CA doit faire une étude sur la participation monétaire des grandeurs nature par joueurs et sur la possibilité de la révisée à la hausse pour rembourser le dû aux membres. André est mandaté pour la tâche, ce sera présenté aussi au conseil des directeurs. Il est souligné que l’on doit vérifier les fiches de Vizior pour connaître le montant à recevoir. Ce sera vérifié lors du prochain crépuscule des rêves. Suivit avec l’équipe de Vizior, Alexandra a besoin des données précise et des coordonnées de Simon pour communiquer avec eux. André les lui fournira. Il est souligné que le trésorier doit modifier les états financiers au niveau des résultats après activités, suite à l’AG. Il faut convoquer une assemblée générale en juin pour statuer sur les règlements généraux et la mise en dépôt d’un code de conduite pour les membres. Il faut faire le suivit de la proposition d’André sur la fédération possible de projet pandore. Il est proposé qu’André effectue un budget des prix pour un grandeur nature fédéré. Nicolas propose que l’on sépare les deux offres de produits soit tenue de livres et les assurances. Nicolas se propose pour intervenir auprès de projet pandore avec chiffres à l’appui, pour vérifier leur possible intérêt. Adoption L’adoption du procès verbal est proposé par Nicolas Leclerc et appuyé par André Pelletier. Adopté à l’unanimité 5. Assemblée générale de modification de la charte Jean-Emmanuel propose que l’assemblée ait lieu le samedi 30 juin 2012. Valérie appuie. L’endroit et l’heure seront décidés en cours de semaine. Il sera demandé aux membres d’envoyer leurs propositions à l’avance dans l’avis de convocation. André est mandaté de poster sur le forum des membres la liste des membres révisée. Valérie est mandatée d’envoyer dans les délais raisonnable la convocation. 6. Retour sur les constructions Il est noté que lors de la dernière construction, plusieurs tâches furent accomplies :  Rénovation de l’auberge.  Débroussaillage aux alentours du village.  Construction de nouveaux bancs et de tables dans l’auberge.  Construction de tablettes dans le container pour le matériel. Nicolas amène le point que la cabane d’animation est inutilisable pour l’instant étant donné la présence de matériel de la grande fête de l’halloween. De plus, il déplore le fait qu’il fasse un

bloc sanitaire dans la cabane d’animation ce qui nous enlève de l’espace. Il n’y a pas assez d’espace selon lui. Valérie souligne le fait que l’on a l’espace de l’ancien cabanon de Guillaume près de la tour. Alex amène la possibilité d’utiliser la salle de réception comme cabane animation. 7. Réunion des directeurs Il est proposé par Jean-Emmanuel que la réunion des directeurs ait lieu le 10 juin 2012 en soirée il sera vérifier la disponibilité des locaux à l’uqam. Il faudra faire l’ordre du jour du conseil des directeurs. Jean-Emmanuel et Valérie s’en chargeront, voici les points importants à y mettre.  Ouverture  Adopter le budget  Discussion sur les règlements généraux  Publicité  Construction  Code de conduite  Divers comités  Fermeture 8. Varia 12.02.8.1 Rendez-vous signataires André affirme qu’il faudrait prendre rendez-vous à la caisse pour un nouveau signataire, Hélène étant toujours la troisième signataire. Nicolas se propose, Jean-Emmanuel appuie. 12.02.8.2 Adresses des membres du Conseil d’Administration Il est noté que pour des raisons pratiques il sera divulgué les adresses des administrateurs de la compagnie :  Jean-Emmanuel Bouchard 5197 Terrasse Beaudry, Longueuil, J3Y 6L2 Tel : 450-656-0047 cell : 514-916-5197  Nicolas Leclerc : 44 De la Sarre, Saint-Jean-Sur-Richelieu, J2W 1K7 Tel : 514-835-4002  André Pelletier : 1490 rue Martin, St-Hubert, J3Y 4R3 Tel : 450-812-0519  Alexandra Pratte-Lacoursière : 253 giroux, Saint-Sulpice, J5W 3Z8 Tel : 514-317-9687 cell : 514-452-2805  Valérie Pratte-Lacoursière : 253 giroux, Saint-Sulpice, J5W 3Z8 Tel : 514-317-9687

La déclaration annuelle sera effectuée par André en remplacement de Valérie, André ayant déjà toutes les informations nécessaires à l’accomplissement de la tâche. 12.02.8.3 Suspension de Yan Robidoux La question de Yan est amenée par Béliandre, la durée de la suspension est incertaine. Certains affirment que la suspension est pour toujours, mais d’autres que non et Yan semble intéressé à revenir en tant qu’animateur. Jean-Emmanuel propose que cette matière soit reportée au conseil des directeurs, puisque ce n’est pas le rôle du CA de la traitée et que le trésorier regarde dans l’ordinateur de la compagnie pour le procès-verbal de la décision en question. Valérie Appuie. Adopté à l’unanimité. 9. Levée La réunion est levée à 21h16.

Jean-Emmanuel Bouchard Président

Valérie Pratte-Lacoursière Secrétaire