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Prpar par : DAKKA MEHDI Encadr par : Mr BENCHRIF Anne universitaire 2005-2006
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toutes les personnes chres mon curs ayant su par leurs recommandations, leurs prires , leur amour et leurs sacrifices me donner confiance en soi.
Ddicace
Introduction
Les informations donnes par lentreprise aux tiers qui entretiennent avec elle des relations financires ou commerciales sont-elles sincres ? Ces informations refltent-elles limage fidle du patrimoine, du rsultat et de la situation financire de lentreprise ? Les indicateurs financiers servant dfinir les grandes orientations de lentreprise sont-ils fiables ? Cest pour rpondre cet ensemble dinterrogations que sest dveloppe une pratique progressivement reconnue et mme rendue dans un nombre de cas obligatoire : laudit comptable et financier. Laudit, concept assez large, consiste en un examen men par un professionnel indpendant et aboutissant lexpression dune opinion
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motive sur la manire dont est exerce une activit par rapport des normes prtablies. Laudit financier reste la technique daudit la plus connue car il reprsente son aspect le plus ancien. En effet, lactivit que recouvre le terme Audit et qui constitue lobjet du prsent mmoire a des origines trs anciennes. Cette fonction qui a connu un dveloppement rapide, existait chez des civilisations trs diffrentes et fort loignes gographiquement, on retrouve : Les Sumriens avec le code dHammourabi qui a non seulement oblig les agents commerciaux avoir un plan comptable et un manuel de comptabilit, mais communiquer les informations dune certaine valeur suivant des normes. Les Egyptiens, les Phniciens, les Romains et les Grecs qui avaient anticip sur lattitude souponneuse du fisc actuel lgard des frais de reprsentation et de restauration, au point de donner une analyse dtaille des frais de cette nature. Les Chinois : le principe dun audit indpendant a t reconnu tt en Chine. Si on avait revoir lhistoire de la Chine, on aurait pu vite sapercevoir de lintroduction du systme de contrle des finances publiques sous la dynastie Tang en 736 (de notre re). Sil est vrai donc que la notion daudit existait des annes avant JsusChrist, lintrt de laudit ne commena tre reconnu qu partir du 13me sicle. En effet, les grandes organisations administratives mises en place par les rois, les barons, les glises et les municipalits ont exerc une grande influence sur le dveloppement de laudit et de la comptabilit. Lpitaphe de Richard Bowle de 1629 tmoigne de cette contribution : Il a fidlement servi plusieurs barons en tant quauditeur des comptes dans le monde, mais surtout, il sest prpar pour rendre ses comptes Dieu . On y retrouve les qualits personnelles recherches chez un auditeur : honntet, intgrit, fidlit et rgularit. On peut donc conclure que les praticiens daujourdhui, quil sagisse dauditeurs internes ou externes, ne sont que les hritiers dune longue tradition de service : Lhistoire de la technique des comptes remonte la plus haute antique, puisquelle se confond avec lhistoire conomique . Histoire et Doctrine de la Comptabilit. Vlaemminck.
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Ainsi, mon stage chez ERNST & YOUNG avait pour objectifs de : Mettre en application mes connaissances thoriques ; Approfondir mes connaissances dans le domaine daudit ; Dvelopper le prsent mmoire. Durant cette priode de stage, jtais affect en tant quassistant stagiaire plusieurs missions, soit dans le cadre dun commissariat aux comptes, soit dans le cadre dune rvision contractuelle. Jai eu donc loccasion de raliser des valuations du contrle interne de plusieurs circuits significatifs, dauditer des comptes annuels et dtablir des synthses daudit. Parmi les circuits que jai eu contrler, le circuit des achats reprsentait souvent un cycle important pouvant comporter un risque derreur lev. Cest la raison pour laquelle jai dcid de faire de ltude du cycle Achatfournisseurs le thme de mon mmoire. Laudit de ce composant comprendra deux approches : 1- lapprciation des performances et de lefficacit des procdures, 2- lapprciation de la qualit de linformation prsente dans les comptes annuels (Fournisseurs et comptes rattachs).
Plan du mmoire
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A)- Dfinition.
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1- Le contrle Interne des achats. A)- Le questionnaire type du circuit des achats :
123456789Objectifs du contrle interne. Sparation de fonction. Commandes. Rception des marchandises et services. Contrle des factures. Comptabilisation des factures et avoirs. Provisions pour factures recevoir. Justification des soldes. Suivi des litiges.
B)- Facteurs de risque inhrent. C)- La description du circuit des achats : cas de la socit X Constructions .
12345Emission des demandes dachats. Circuit des demandes dachats. Etablissement des bons de commandes. Rception de la marchandise. Traitement et circuit des factures.
6- Rglement des factures fournisseurs. D)- Test de permanence. E)- Evaluation du systme. F)- Recommandations. 2- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachs. A)- Objectifs daudit du compte. B)- Les contrles effectuer sur le compte fournisseurs.
1- Procdures dexamen analytique.
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3-
E)- Exploitation des rponses de la circularisation. F)- Tableau de contrle gnral de la circularisation des fournisseurs. G)- Rsultats de lexamen global des comptes fournisseurs. H)- Recommandations sur le compte fournisseurs et comptes rattachs. Conclusion gnrale.
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lentreprise, la comptabilit doit satisfaire, dans le respect de la rgle de prudence, aux obligations de rgularit et de sincrit . Ainsi, laudit financier vise exprimer une opinion sur la qualit des principales informations financires fournies. Cette qualit sapprcie par rapport des critres prcis. En matire dinformation financire, les critres retenus sont : la Rgularit, la Sincrit et la Fidlit de limage donne. Ces notions qui mritent dtre prcises sont en effet complmentaires. 1- La rgularit : Elle est dfinie par le plan comptable gnral : la rgularit est la conformit aux rgles et procdures en vigueur . Elle sapprcie par rapport des rgles fixes par la loi, la jurisprudence, le conseil national de la comptabilit et les organisations professionnelles comptentes. En effet, les informations financires publies doivent tre lues et comprises par tous, sans ambigut et de la mme faon, ce qui suppose lexistence dun rfrentiel comptable prdfini. Le Maroc est dot de principes comptables qui ont vocation sappliquer toutes les entreprises. Il a dfini aussi un plan comptable et un modle de prsentation des tats financiers. Cest par rapport au respect de ces principes que sera vrifie la rgularit de linformation financire. 2- La sincrit : La sincrit est lapplication de bonne foi de ces rgles et procdures en fonction de la connaissance que les responsables des comptes doivent normalement avoir de la ralit et de limportance des oprations, vnements, situations . Introduite dans le droit marocain, la notion de sincrit reprsentait un aspect daudit subjectif ; mais lapprofondissement des rgles, lvolution des responsabilits professionnelles dans le domaine de la comptabilit et de laudit ont renforc lobjectivit de ce critre. Selon Francis Lefebvre (Mmento comptable) : Les comptes sincres rsultent dune parfaite connaissance des rgles et de leur application, de la situation de lentreprise, de la perception extrieure des comptes ainsi prsents afin que le contenu ne soit pas peru de manire dform . 3- Limage fidle :
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Limage fidle nest dfinie par aucun texte lgislatif ou rglementaire. Elle est pourtant la base essentielle sur laquelle reposent tous les principes. Issue du droit britannique o elle figure sous le nom de True & Fair View , elle implique que : lorsque plusieurs modes de prsentation ou dvaluation sont rguliers, le choix doit tre opr en fonction de la mthode qui permet de dcrire au mieux la situation de lentreprise . Limage fidle, cest donc limage aussi objective que possible de la ralit de lentreprise . Le ministre de la justice franaise. (J.O.Dbat A.N.8.10.1982 ; P.566). La notion dimage fidle apparat donc comme le test final permettant de juger, travers lapplication des principes comptables, du degr de signification des documents annuels vis--vis du lecteur des comptes. Ce test peut reposer sur lalternative suivante : En premier lieu, on peut considrer que les rgles comptables appliques de bonne foi fournissent une prsomption de fidlit, En second lieu, la notion dimage fidle servira de guide au technicien comptable qui se trouvera confront un certain nombre de situations dlicates. En labsence de rgles comptables spcifiques, quelle solution peut-on apporter ? Lorsque plusieurs mthodes sont possibles, comment choisir la bonne ? Quand faut-il utiliser les exceptions prvues par les textes ? Lorsque les rgles savrent insuffisantes ou impropres donner une image fidle, doit-on fournir une information en annexe, ou bien droger ? Dans quel cas peut-on changer de mthode comptable ? Comment assurer la comparabilit, en cas de changement de mthode ? Comment concevoir lannexe en labsence de rglementation prcise ? Limage fidle apparat ainsi, non comme un principe comptable fondamental et supplmentaire, mais comme la convergence des sept principes retenus, savoir : la continuit dexploitation, la permanence des mthodes, le cot historique, la spcialisation des exercices, la prudence, la clart,
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limportance significative. Dautres principes nont pas t retenus par le PCM tels : le principe de prminence de la ralit sur lapparence ,. Dans le cas o lapplication de ces principes et de ces prescriptions ne suffit pas obtenir des tats de synthse une image fidle, lentreprise doit obligatoirement fournir dans ltat des informations complmentaires (ETIC), toutes les indications permettant datteindre lobjectif de limage fidle PCM. Dans le cas exceptionnel o lapplication stricte dun principe ou dune prescription se rvle contraire lobjectif de limage fidle, lentreprise doit obligatoirement y droger PCM. Cette drogation doit tre mentionne dans lETIC et dment motive, avec indication de son influence sur le patrimoine, la situation financire et le rsultat de lentreprise. Ainsi, limage fidle apparat comme un objectif assign la comptabilit normalise.
Le schma de limage fidle peut tre prsent comme suit : Documents de base
non
Etats de synthse +
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Informations complmentaires
non
Fin
Drogation justifie
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Juge par le Conseil Suprieur de lOrdre des Experts Comptables et des Comptables Agres, comme indispensable lassimilation des principales caractristiques de lentreprise, de son activit, son degr dorganisation, son contexte juridique, conomique, social et fiscal..., cette tape permettra lauditeur de : a- apprcier les risques gnraux lis lactivit de lentreprise (fiscalit, rglementation, volution du secteur...) b- identifier les domaines et systmes significatifs, notamment les systmes traitant des donnes rptitives, les systmes comportant des risques derreurs et qui peuvent avoir une incidence significative sur les comptes annuels. c- planifier son intervention.
Le risque daudit :
Au cours de laudit, le rviseur rassemble et value des lments probants jusqu ce quil ait une assurance raisonnable que les tats financiers ne comprennent pas danomalies significatives. Le risque daudit est la probabilit que le rviseur puisse, sans le savoir, mettre une opinion inapproprie sur les tats financiers contenant ces anomalies. Il nest pas possible dobtenir une certitude absolue sur labsence danomalies dans les tats financiers faisant lobjet de laudit. Chercher obtenir une telle certitude nest dailleurs pas souhaitable conomiquement. Le rapport dun auditeur ajoute la crdibilit des tats financiers, mais il ne peut pas tre garant dune certitude absolue. Il existera toujours un risque danomalies non dtectes dans les tats financiers audits. Le risque daudit met en jeu 3 facteurs : le risque inhrent, le risque de contrle et le risque de dtection. Le risque inhrent est la prdisposition dun compte ou dun groupe doprations contenir des anomalies significatives, avant de prendre en compte lefficacit des contrles internes.
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Le risque de contrle est le risque que les contrles internes ne permettent pas dempcher ou de dtecter des anomalies en temps opportun. Le risque de dtection est le risque que les procdures daudit conduisent un auditeur conclure que des anomalies qui pourraient tre significatives nexistent pas, alors quen fait de telles anomalies existent. Le risque inhrent et le risque de contrle diffrent du risque de dtection dans la mesure o, ils existent indpendamment de laudit des tats financiers, alors que le risque de dtection est li aux procdures daudit, que lauditeur peut modifier. Ce risque peut tre dcompos en : Risque du rviseur qui sexprime par : Le niveau de confiance : cest--dire le degr de certitude avec lequel le rviseur souhaite exprimer son opinion. Le seuil de signification : qui est atteint lorsque limportance dune omission ou dune inexactitude est telle quelle aurait pour consquence probable, compte tenu des circonstances, dinfluencer le jugement dun utilisateur des tats financiers ou de modifier sa dcision . La Revue Franaise de Comptabilit (n 168, mai 1986). Risque de lentreprise : peut tre dcompos en 3 zones de risque : Les risques lis lactivit. Les risques lis aux systmes dinformation. Les risques lis aux lments financiers (leur importance, leur variation..). Ainsi, la planification de la mission doit permettre de maintenir le risque daudit un niveau acceptable. Les informations ncessaires lors de la prise de connaissance sont : Informations sur le secteur dactivit de lentreprise, la concurrence, Informations juridiques, Informations sur le systme comptable, Informations sur les immobilisations, Informations sur la fonction de production, Informations sur les ventes et la clientle, Informations sur les achats et les fournisseurs, Informations sur la politique financire, Informations sur la paie et le personnel.
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Dfini comme : lensemble des scurits contribuant la matrise de lentreprise, le contrle interne a pour but, dune part, dassurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation, et dautre part, lapplication des instructions de la direction et lamlioration des performances. Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir sa prennit . C.S.O.E.C.C.A. Ainsi, partir des orientations donnes par le plan de mission, lauditeur effectue une tude et une valuation des systmes quil a jug significatifs en vue didentifier, dune part, les contrles internes sur lesquels il souhaite sappuyer, et dautre part les risques derreurs dans le traitement des donnes afin den dduire un programme de contrle des comptes adapt. De cette norme, on peut identifier deux points importants, savoir que : a- ltude et lvaluation du contrle interne ne doivent porter que sur les systmes juges significatifs par lauditeur. Il ne lui appartient donc pas dvaluer tous les systmes de lentreprise. b- cette valuation du contrle interne sert tablir un programme de travail adquat pour le contrle des comptes. On peut donc qualifier de bon contrle interne le fait, pour une entreprise, davoir un systme dorganisation et de procdures qui assure une fiabilit satisfaisante de linformation (ainsi quune protection satisfaisante de son patrimoine). Les principes sur lesquels sappuie le contrle interne sont : lorganisation, lintgration, la permanence, luniversalit, linformation et lharmonie.
a- Le principe dorganisation :
Pour que le contrle interne soit satisfaisant, il est ncessaire que lorganisation de lentreprise possde certaines caractristiques. Elle doit tre : Pralable, Adapte et adaptable, Vrifiable, Formalise. Elle doit comporter une sparation convenable des fonctions. Lorganisation doit tre tablie sous la responsabilit du chef dentreprise. Cette responsabilit consiste fixer les objectifs, dfinir les responsabilits des hommes, dterminer le choix et ltendue des moyens mettre en uvre.
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La rgle de sparation des fonctions a pour objectif dviter que, dans lexercice dune activit de lentreprise, un mme agent cumule : Les fonctions de dcision, Les fonctions de dtention matrielle des valeurs et des biens, Les fonctions denregistrement, Les fonctions de contrle. Un tel cumul favorise les erreurs, les ngligences, les fraudes et leur dissimulation.
b- Le principe dintgration :
Les procdures mises en place doivent permettre le fonctionnement dun systme dautocontrle mis en uvre par des recoupements, des contrles rciproques ou des moyens techniques appropris. Les recoupements permettent dassurer la fiabilit de la production ou du suivi dune information ou dun moyen de renseignement manant de sources diffrentes ou dlments identiques traits par des voies diffrentes (concordance dun compte collectif avec la somme des comptes individuels). Les contrles rciproques consistent dans le traitement subsquent ou simultan dune information selon la mme procdure, mais par un agent diffrent, de faon vrifier lidentit des rsultats obtenus, Les moyens techniques recouvrent lensemble des procds qui vitent, corrigent ou rduisent lintervention humaine et par voie de consquence les erreurs, les ngligences et les fraudes (traitements automatiques informatiss,).
c- Le principe de permanence et le principe duniversalit :
La mise en place de lorganisation de lentreprise et son systme de rgulation supposent une certaine prennit de ces systmes. Pour que le systme soit efficace, il ne doit pas y avoir de personnes exclues du contrle par privilge, ni de domaines rservs ou de secteurs mis en dehors du contrle.
d- Le principe dindpendance :
Ce principe implique que les objectifs du contrle interne sont atteindre indpendamment des mthodes, procds et moyens de lentreprise. En particulier, linformatique ne doit pas liminer certains contrles intermdiaires.
e- Le principe dinformation et le principe dharmonie :
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Linformation doit rpondre certains critres tels que : la pertinence, lutilit, lobjectivit, la communicabilit et la vrifiabilit. Le principe dharmonie est ladquation du contrle interne aux caractristiques de lentreprise et de lenvironnement. Dans la petite entreprise, le contrle interne connat des limites inhrentes la dimension, notamment en ce qui concerne la mise en uvre du principe de sparation des fonctions. Cette lacune se trouve compense par la connaissance des hommes et des activits par le chef dentreprise. La dmarche utilise par lauditeur lors de son apprciation du contrle interne relatif aux principaux cycles doprations et lments dactif ou de passif qui en rsultent, comporte deux tapes : Lapprciation de lexistence du contrle interne : o il sagit de comprendre les procdures mises en place et de sassurer de leur application effective, Lapprciation de la permanence du contrle interne : o il sagit de vrifier le fonctionnement des contrles internes sur lesquels lauditeur va sappuyer afin de sassurer quils produisent bien les rsultats escompts tout au long de la priode examine. Elle se droule comme suit : vrification par des tests de lapplication permanente des procdures (test de permanence), formulation dfinitive du jugement.
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2- Test de conformit
Faiblesses du systme.
4- Test de permanence
non application
Faiblesses du systme.
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Cette tape a pour objectif de sassurer de la ralit des actifs et de lexhaustivit du passif. Le degr dimportance accord cette phase dpend de la prise de connaissance et de lvaluation du contrle interne. Ceci peut tre illustr par le schma suivant :
Possibilit de sappuyer sur Impossibilit de sappuyer sur Analyse des donnes les contrles internes les contrles internes ponctuelles et exceptionnelles
Fonctionnement des contrles utiles Non Satisfaisant Oui Elaboration des programmes de contrles des comptes Etendus
Allgs
Spcifiques
Synthse
Avant de formuler son opinion dfinitive sur les comptes annuels et afin de sassurer davoir obtenu toutes les informations ncessaires pour tablir son rapport, lauditeur procde un ensemble de travaux dont les plus importants sont : la recherche dvnements postrieurs la clture, le questionnaire de fin de mission, la lettre daffirmation. Tout au long de sa mission, lauditeur obtient les lments probants suffisants et appropris pour fonder lassurance raisonnable lui permettant de dlivrer sa certification.
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A cet effet, il dispose de diffrentes techniques de contrle, notamment les contrles sur pices de vraisemblance, lobservation physique, la confirmation directe et lexamen analytique. Les contrles sur pices concernent : lexamen des documents reus par lentreprise, les documents crs par elle, les recoupements internes. Lobservation physique : consiste examiner les actifs, les comptes ou la faon dont une procdure est applique. Cest un des moyens les plus efficaces pour sassurer de lexistence dun actif. Toutefois, seule lexistence du bien est confirme, les autres lments tels que la proprit du bien, la valeur attribue doivent tre vrifies par dautres techniques. Parmi les lments pouvant faire lobjet dun examen physique, on retient : - les immobilisations corporelles, - les stocks, - les effets de commerce, - les espces en caisse. La confirmation directe : consiste obtenir directement auprs des tiers qui entretiennent des relations commerciales ou financires avec lentreprise, les informations sur le solde de leurs comptes ou sur les oprations effectues avec elle. Les principaux cas de confirmation directe concernent : les immobilisations, les stocks, les crances et dettes, les banques, le personnel. Le choix des soldes confirmer doit tenir compte de toutes les particularits de lentreprise contrle. Il sagit surtout de : soldes importants, soldes anciens, comptes annuls, soldes anormaux (clients crditeurs par exemple). Lexamen analytique, consiste : Faire des comparaisons entre les donnes rsultant des comptes annuels et des donnes antrieures, postrieures et prvisionnelles. Analyser les fluctuations et les tendances. Etudier et analyser les lments inhabituels rsultant de ces comparaisons. 4) Lexamen des comptes annuels : Lexamen densemble des comptes annuels a pour objet de vrifier :
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que le bilan, le compte de rsultat et lannexe : Sont cohrents, compte tenu de la connaissance gnrale de lentreprise, de son secteur dactivit et du contexte conomique, Concordent avec les donnes de la comptabilit, Sont prsents selon les principes comptables et la rglementation en vigueur, Tiennent compte des vnements postrieures la date de clture. que lannexe respecte les dispositions lgales et rglementaires et quelle comporte toutes les informations dune importance significative sur la situation financire et sur le rsultat de lentreprise. Plusieurs procds danalyse peuvent tre utiliss, parmi lesquels : La comparaison des donnes des comptes annuels et de celles des comptes antrieurs ou prvisionnels, La comparaison en pourcentage du chiffre daffaires des diffrents postes du compte de rsultat. Tout cart significatif devra faire lobjet dune analyse et dexplications de la part de lentreprise. 5)- Ltablissement du rapport de certification : A la suite de ses contrles, lauditeur certifiera que les comptes annuels sont rguliers, sincres et donnent une image fidle du rsultat des oprations de lexercice coul, ainsi que de la situation financire et du patrimoine de la socit la fin de cet exercice. Il prcisera avoir effectu les diligences estimes ncessaires selon les normes de la profession. Les comptes annuels seront annexs au rapport. Sil certifie avec rserve(s) ou refuse de certifier, le commissaire aux comptes en expose clairement les motifs, et si possible, en chiffres, lincidence. Le rapport se prsente en deux parties : Opinion sur les comptes annuels, Vrifications et informations spcifiques.
Dans le cadre de sa mission gnrale, lauditeur peut tre amen prsenter galement : Un rapport de certification sur les comptes consolids, Un rapport spcial sur les conventions rglementes.
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Lensemble de ces informations fait lobjet dun contrle spcifique par lauditeur.
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Avant de dvelopper cette partie du mmoire dans laquelle sera intgr le cas rel, jai jug ncessaire de faire une brve prsentation de lentreprise audite et de son secteur dactivit afin de pouvoir mesurer les risques encourus.
Prsentation de lentreprise daccueil :
X Constructions est une socit anonyme, filiale 100% dun groupe Franais. La socit est rgie par ses statuts qui ont t mis en harmonie avec la loi 17/95. Le capital de la socit est compos de 20.000 actions de 100 DH chacune entirement libr. Ses activits comprennent : les btiments et travaux publiques, limmobilier, elle couvre tous les domaines de la promotion : appartements, maisons groupes, bureaux, locaux commerciaux et lots btir..... et les routes : la construction des routes par X Constructions est complte par la production et la distribution dagrgats, denrobs et de liants.
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suivi des avoirs recevoir. bon payer. tenue du journal dachats. tenue de linventaire permanent. tenue des comptes individuels fournisseurs. rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. centralisation du journal dachats. signature des chques. envoi des chques. acceptation des traites. tenue du journal des effets payer. tenue du journal de trsorerie. annulation des pices justificatives. approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs - crditeurs divers. accs la comptabilit gnrale.
3- Commandes : Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum ? Si oui, les quantits minima sont elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ? Les commandes de biens et de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites ? chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore factures ? Des bons de commandes sont ils tablis systmatiquement ? Si oui, sont-ils : prnumrots ? tablis en quantit et en valeur ? signs par un responsable, au vu de la demande dachat ? Existe-t-il une liste des fournisseurs autoriss pour les achats courants ? Si oui, est-elle : approuve par un responsable ?
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rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont ils compars avec le march ? Les autres achats font ils lobjet dappel doffres, au moins au dessus dun certain montant ? Existe-t-il une procdure permettant dviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes prnumrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour : enregistrer les engagements pris par lentreprise ? identifier les retards dexcution ? Existe-t-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? ces fournisseurs sont-ils soumis des pnalits ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : au service de rception la comptabilit Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ? La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ? Les procdures de contrle des achats sont elles revues priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour sassurer que la politique de la socit est bien applique ?
4- Rception des marchandises et services : Existe-t-il un service de rception ? Les marchandises reues sont elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : les quantits ? la qualit ? Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des dpositaires ? si oui, sont-ils prnumrots ? signs par le rceptionnaire ? dats ? La prnumrotation des bons est-elle utilise pour contrler : lexhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de rception ? lenregistrement des mouvements de stocks ? Existe-t-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ?
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Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font - elles lobjet dun bon de retour ? Si oui, ces bons sont - ils : prnumrots ? transmis une personne charge dobtenir les avoirs ? 5- Contrle des factures : Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier la comptabilit ? Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ? Si oui, garde-t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et relancer le service concern ? Les doubles de factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition dun tampon duplicata ? Les factures reues sont-elles vrifies avec les bons de commande et de rception en ce qui concerne : les quantits ? la qualit ? les prix unitaires ? les conditions financires ? Les anomalies constates font-elles lobjet de bons de contestation ? si oui, suivent-elles les mmes rgles que celles mises rception (prnumrotation...). Les avoirs reus sont-ils contrls avec les bons de retours et les factures dorigine en ce qui concerne : les quantits ? les prix ? Les factures et avoirs reus sont-ils contrls en ce qui concerne : les multiplications ? les additions ? le montant de la TVA ? la dduction des avances, acomptes, remises ? Les contrles effectus sur les factures et avoirs sont-ils clairement matrialiss pour permettre une vrification a posteriori quils ont t effectus ? Les imputations sont-elles : donnes par des personnes comptentes disposant des documents ncessaires ?
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revues par un responsable ? Louverture dun nouveau compte fournisseur est-elle soumise autorisation ? 6- Comptabilisation des factures et avoirs : La comptabilit fournisseurs reoit-elle un exemplaire : des bons de commandes ? des bons de rception (marchandises et services) ? des bons de retour ou de contestation ? Si oui, en contrle-t-elle lexhaustivit ? Les numros manquants sont-ils rclams ? Un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reus et les bons de rception et de retour ? Existe-t-il un contrle permettant de sassurer que toutes les factures et tous les avoirs reus sont comptabiliss : dans le journal des achats ? aux comptes individuels fournisseurs ? et correctement imputs ? Les factures et avoirs comptabiliss sont-ils annuls pour viter un double enregistrement ? La comptabilisation de duplicata est elle interdite ou soumise autorisation particulire ? Les rgles de rcupration de TVA sont-elles respectes, en particulier si les fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ? 7- Provisions pour factures recevoir : Le rapprochement effectu entre les factures et avoirs reus et les bons de rception ou de retour est-il utilis pour tablir, en fin de priode, le montant des factures recevoir ? sinon, existe-t-il une procdure pour saisir les provisions effectuer ? Les factures de transport sont-ils rapproches avec les avis de transport pour tablir la provision ? Des comptes de frais payer sont-ils tenus pour toutes les charges qui ne figurent pas en compte fournisseurs et qui sont payes de faon pisodique ? En matire de service, le service comptable : utilise-t-il des bons de commandes non honors pour identifier ceux qui auraient d faire lobjet dune provision (livraison prvue avant la clture) ? des explications sont-elles obtenues pour ces anomalies ? analyse-t-il les charges de la priode, par rapport au budget ou la priode prcdente, pour identifier les anomalies de provision ?
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Lvaluation de provisions pour factures et avoirs recevoir est-elle vrifie par une personne indpendante de celle qui ltablit ? est-elle rapproche des factures et avoirs rels reus ultrieurement ? 8- Justification des soldes : Une balance fournisseurs est-elle tablie rgulirement ? Son total est-il rapproch avec le compte collectif ? Une balance des crditeurs divers est-elle tablie rgulirement ? Les carts ventuels sont-ils : analyss rapidement ? corrigs aprs approbation ? Lorsque les fournisseurs ou crditeurs envoient des relevs de compte, sont-ils compars avec la comptabilit ? les carts sont-ils analyss et corrigs aprs approbation ? Les soldes des comptes fournisseurs et crditeurs divers sont-ils rgulirement analyss ? Porte-t-on une attention particulire aux soldes dbiteurs ? Les comptes de rgularisation passif, sont-ils rgulirement analyss ? les causes des montants anciens sont-elles recherches ? les apurements sont-ils autoriss ? 9- Suivi des litiges : La personne charge de rclamer les avoirs sassure-t-elle quelle reoit tous les bons de retour ou de rclamation ? Une demande davoir est-elle tablie pour chaque litige ? Existe-t-il un suivi des avoirs reus par rapport aux demandes davoirs mises ? Les avoirs non reus sont-ils rclams rgulirement ? Le paiement des factures est-il bloqu tant que les avoirs nont pas t reus ? La procdure du suivi des avoirs recevoir inclut-elle les avoirs de remises ou ristournes contractuelles ?
La nature des marchandises/prestations de services achetes est telle que les quantits de marchandises/prestations de services reues sont difficiles vrifier visuellement, peser, mesurer, ou compter.
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Les marchandises/prestations de services achetes sont difficilement diffrenciables. Les marchandises achetes sont prcieuses et sont faciles revendre. le volume des marchandises/prestations de services achetes est lev. Le transfert de proprit des marchandises achetes seffectue avant ou aprs la rception des marchandises. Les achats sont habituellement faits suivant des conditions particulires. La quantit dachat non standard est leve . Il y a une grande diversit dans la nature des marchandises/prestations de services reues, les fournisseurs, ou les volumes des marchandises/prestations de service achetes. Les rglements sont effectus avant la rception des marchandises ou des prestations de service. La structure de tarification des factures est complexe. Les prix de tarification changent frquemment. Les achats ne sont pas faits habituellement chez des fournisseurs importants et informatiss. Les montants facturs sont le rsultat destimations. Les oprations/vnements reprsentant le fait gnrateur des achats ne sont pas sous le contrle de lentreprise. Les achats sont dcentraliss. Les achats sont habituellement ngocis par diffrents intresss. La socit dpend conomiquement dun ou plusieurs fournisseurs.
A lorganisation de la socit : A la nature de lactivit /du secteur dactivit :
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Lmission des D.A se fait par ordre chronologique par le service achat. Cependant des sries spciales peuvent tre demandes par note dactylographie. Exp : numrotation prcde dun C pour le chantier de la Cit. La tenue par le service achat dun registre par numro de srie permet le suivi des numrotations.
b)- Imputations :
Des codes analytiques permettent daffecter chaque dpense un budget. Ils sont choisis sur la base du plan analytique de la socit par le responsable dimputation concern.
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La direction Travaux doit remplir obligatoirement la D.A de la faon suivante : Nom du chantier Centre dimputation Codes analytiques Zone dactivit Visa pour accord.
c)- Dlai et lieu de livraison :
La date de livraison demande figurera sur le bon de commande. En gnral, la livraison se fera sur les lieux de lmission du bon de commande et plus particulirement sur la base technique o sige le magasin. Les dlais de livraison qui ne seraient pas raisonnables ne seront pas pris en considration. La date de dpart du processus est la date dapprobation de la Direction du Projet.
d)- Dsignation des articles :
La dsignation des articles doit tre claire et prcise. Pour les pices dtaches, il est indispensable de donner la rfrence exacte de la pice et le type de lengin ou de lappareil ainsi que le numro de srie et lanne de mise en service. Une documentation peut tre obtenue au bureau des achats pour les rfrences manquantes. 2. Circuit des demandes dachats : La D.A, pour tre valable, doit tre admise par : Lmetteur, La Direction Travaux, Le service Gestion, La Direction Projet, Le service Achats.
Procdure exceptionnelle :
Pour lachat dune fourniture revtant un caractre durgence (arrt de chantier), la commande pourra se faire directement par tlphone entre la Direction Projet et le service Achats. Cependant, une rgularisation par demande dachat sera aussitt mise en place afin den informer par crit tous les services concerns.
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Les demandes dachats sont tablies sur un imprim 6 feuillets : exemplaire jaune : conserv par metteur. exemplaire rose : conserv par Direction Travaux. exemplaire vert : conserv par Service Gestion. original : conserv par ordre chronologique pour archivage par le service Achats. exemplaire blanc : transmis ventuellement au responsable magasin pour le contrle des livraisons. exemplaire bleu : conserv par le service Achats pour acheminer le dossier de la commande la facturation.
Rsum :
La D.A est obligatoire pour des commandes > 1.000 DH. La D.A doit tre unique : pour un fournisseur pour un chantier pour une nature de dpenses si le fournisseur est diversifi. Seule la signature de la Direction du Projet autorise une commande. Seul le service Achats numrote et traite une demande dachat. Les procdures exceptionnelles sont autorises sous trois conditions : pour viter larrt du chantier, avec accord de la direction du Projet, de rgulariser la commande suivant la procdure normale. 3. Etablissement des Bons de Commande (B.C) :
a) Emission des bons de commande :
Les bons de commande sont mis par le Service Achat. Lmission du bon de commande prend effet aprs signature de tous les intervenants (sauf mesure exceptionnelle) et particulirement aprs visa de la Direction du Projet. Le bon de commande reprend lintgralit des informations portes sur la demande dachat. N de la commande : numro de la D.A. Service traiteur : Achats. Rfrence : centre dimputation, code analytique. Dsignation du fournisseur. Dsignation, rfrence, prix unitaire, remise et TVA.
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Aprs visa du responsable Achats, le bon de commande sera transmis la direction du projet. Juxtapose avec la demande dachat, la commande sera boucle par ce dernier.
c) Imprims de diffusion :
Les bons de commande sont tablis sur un imprim 2 feuillets : Original : envoy au fournisseur, sera gard par lui. Exemplaire vert : remis aussi au fournisseur, sera imprativement retourn lentreprise avec la facture correspondante.
Rsum :
Une D.A avalise donne droit un B.C. Le service Achats met un B.C. Le B.C doit tre vis par la Direction du Projet. Le B.C original est dtenu par le fournisseur. Lexemplaire vert du B.C, galement remis au fournisseur sera retourn imprativement avec la facture de ce dernier.
4 Rception de la marchandise : Lors de larrive de la marchandise, le magasinier compare la livraison avec lexemplaire blanc de la demande dachat avant de lacheminer au service metteur de cette demande. 5 Traitement et circuit des factures :
a)- Rception de la facture :
La facture doit parvenir au Service Comptabilit : directement achemine par le fournisseur, par courrier centralis par le secrtariat A.G.F, La facture doit obligatoirement se prsenter au minimum en 2 exemplaires ( 1 original + 1 copie). Il existe deux types de factures : la facture tablie sur contrat : utilise essentiellement pour des contrats de sous-traitant, la facture ne sera traite que sur prsentation dun bon dacompte sous traitant mis par le service Travaux. la facture fournisseur.
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Le fournisseur est tenu de joindre en plus de la facture en 2 exemplaires, le bon de livraison fournisseur et le bon de commande (lexemplaire vert).
b)- Prsentation type dune facture :
Sur la facture figure les rubriques suivantes : nom et adresse du fournisseur, * date et numro de facture, nom de laffaire conformment au bon de commande, numro du bon de commande, dsignation, quantit, prix unitaire, montant des articles commands, base taxable, taux de TVA, montant de la TVA, montant TTC. Le service comptabilit vrifie lensemble de ces informations. En labsence de quelques renseignements ou documents que ce soient, le Service Comptabilit retournera la facture.
c)- Enregistrement de la facture :
Toute facture conforme est saisie sur ordinateur (existence dun logiciel interne de comptabilit ).Il en rsulte ldition dun document comptable interne appel A.P (Autorisation de Paiement). 1- Saisie et dition de lA.P (Autorisation de paiement) : Ce document comptable interne est dit en 2 exemplaires :
Classement :
Un exemplaire A.P + un double de la facture + ventuellement 1 copie bon dacompte sont agrafs et classs par ordre chronologique du numro de lA.P. Le numro de lA.P rappelle : le mois de lexercice concern pour les deux premiers caractres et le numro dordre de saisie des factures pour les 4 derniers.
Circuit :
Un exemplaire A.P (de mme numro) + original facture + bon de commande + original bon dacompte sont distribus dans un parapheur aux divers responsables de laffaire concerne, et ceci dans lordre des signataires. lmetteur de lA.P : la comptabilit. le service Achats : contrle des P.U et quantits factures. le service Gestion : contrle des imputations analytiques. le service Travaux : accord pour paiement. la Direction du Projet : accord pour paiement.
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Chacun des services a pour obligation : de contrler et viser dans les plus brefs dlais. de retourner A.P + facture au service Comptabilit. Un registre notifiant les envois et retours des A.P est tenu par la comptabilit afin de connatre tout moment la position de la facture dans le circuit. En plus des vrifications quantits et prix unitaires de la facture vis--vis de la commande correspondante, le service Achat est tenu de joindre loriginal de la facture et de lA.P, lexemplaire bleu de la demande dachat, lexemplaire du bon de livraison et du bon de commande. En cas de concordance entre la facture et le bon de commande, le dossier sera sold pour le service. En cas de litige, la facture sera immdiatement retourne au service comptabilit pour rdaction dun courrier litige transmis au fournisseur.
Rsum :
La facture est envoye : en 2 exemplaires minimum avec le bon de livraison avec le bon de commande avec le nom de laffaire concerne et toutes les rubriques de prix TTC et HT obligatoires. Un document nomm A.P valeur de chque interne est mis aux divers responsables concerns pour accord de paiement. Une facture ne doit pas tre bloque par un service.
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6 Rglement des factures fournisseurs : Il existe deux moyens de rglement : le chque et leffet de commerce. Lutilisation de ces deux moyens dpend de lchance et des disponibilits de lentreprise. Les conditions de rglement varient selon la nature de lopration et le fournisseur.
a)Le chque : est utilis pour le rglement des factures payes au
les chques ou les effets de commerce sont signs par : La Direction Gnrale Groupe, La Direction Financire Groupe. Laccord des Directions, se fera aprs constitution et prsentation du dossier complet quelque soit le mode de rglement. Le dossier comprend : Toutes les A.P se rapportant au rglement du fournisseur : vises par chacun des responsables de service, tamponnes par le service Comptabilit (indication du numro de chque ou de leffet, de la date dchance, et de la domiciliation bancaire). Une lettre daccompagnement : Elle comprend les informations suivantes : le lieu et date de paiement, le nom du bnficiaire, le numro de chque ou chance, la domiciliation bancaire, le montant total rgler, la rfrence fournisseur et les visas de la Direction. La lettre daccompagnement comprend trois feuillets : loriginal est transmis au fournisseur avec rglement les copies bleue et rose sont classes avec la pice de banque dans le cas dun rglement par chque, avec une O.D (oprations diverses) dans le cas dun rglement par effet, ces deux pices comptables ont pour objectif de solder aprs rglement le compte fournisseur.
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La pice de banque : solde un rglement par chque pour un seul fournisseur. La pice des O.D peut solder plusieurs rglements par effets pour plusieurs fournisseurs.
d)- Classement :
Le classement se fait : par ordre de numrotation des pices, par mois. On trouve les botes archives suivantes : Effets pays (regroups par trimestre) : sont classes dans cette bote toutes les O.D et doubles des lettres daccompagnement ayant sold par effet les fournisseurs. Pices de banque (regroupes par mois) : sont classs dans cette bote tous les rglements par chque ou encaissement du mois : pice de banque + lettre daccompagnement . Factures fournisseurs rgles (regroupes par mois) : sont classs dans cette bote tous les doubles des factures avec A.P vises et tamponnes.
e)- Ordre de paiement :
Il sagit dun chancier unique o sont rpertoris tous les effets classs par chance. Ce document est envoy la banque concerne, 2 3 jours avant chances des rglements par effets. Aucun rglement ne sera effectu par la banque si le document ne se trouve pas en sa possession.
f)- Avis de dbit :
Lorsque le fournisseur a encaiss leffet, la banque remet lentreprise un avis de dbit accompagn des effets rgls dans la mme journe.
Rsum :
Le fournisseur est pay par chque pour des paiements au comptant, par billet ordre pour des paiements diffrs. Les Directions Gnrale et Financire engagent toutes les deux la socit par leurs signatures du rglement. Le rglement ne sera accord que lorsque le dossier sera complet ( A.P vises, tamponnes ; lettre daccompagnement ; chque ou effet ; pice de banque ou O.D).
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Le versement par la banque des effets dposs ne sera excut que sur Ordre de Paiement. La banque retourne par courrier un avis de dbit pour tous les effets retirs.
X X X
Vu D.A
Consult magasinier
X X X
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facture . le bon de commande est vis par la X Direction du Projet. X : procdure conforme.
Vu B.C
Ce test rvle que la procdure dtablissement du B.C partir de la D.A est conforme la description recueillie. Ainsi on peut conclure que la procdure dachat telle que dcrite par lentreprise existe rellement. D.A : demande dachat. B.C : bon de commande. O.D :oprations diverses
Stock important. Rupture de stock, arrt de chantier. Rception de marchandises non conformes la commande. Impossibilit dtablir un tat des factures non parvenues.
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commande, ni de bon de rception nest communiqu au service comptabilit, les deux bons de commande tablis sont envoys au fournisseur. Aucune procdure ne permet de sassurer que le service magasin reoit tous les exemplaires de D.A sur les commandes recevoir. Aucun contrle des avantages accords par les fournisseurs en faveur des acheteurs nest effectu.
Rception de marchandises pour lesquelles le service magasin na pas la demande dachat correspondante. Relations informelles fournisseurs et acheteurs. entre
Procdure dpasse par rapport aux La procdure achat na jamais fait conditions du march. lobjet dune mise jour par des responsables indpendants du service achat. Dans le cas o le bon de commande Le rapprochement fait par le service est diffrent de la demande dachat : magasin se base sur une rception de marchandises non comparaison entre la marchandise conformes. reue et lexemplaire de la demande dachat (inexistence dune copie du bon de commande chez le magasinier). Risque de refus de la marchandise La nature des marchandises achetes par larchitecte lors du contrle des ncessite un contrle de qualit travaux. rigoureux. Le magasinier na pas la formation ncessaire pour effectuer un contrle pareil. Aucune comparaison postrieure la Inexistence dun bon de rception livraison entre la commande et la (indiquant pour la marchandise rception nest possible. reue : la quantit, la dsignation....) larrive de la marchandise est indique sur la demande dachat par apposition dun visa magasin. Acceptation de marchandises non Aucune procdure concernant les conformes. bons de retours pour marchandises Difficult dtablissement des avoirs. non conformes nest prvue. Le suivi de ces derniers nest pas facile.
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Aucune numrotation des factures et avoirs reus nest effectue. Difficult de contrle postrieur. Les contrles effectus sur les factures et avoirs ne sont pas Possibilit de changer un fournisseur matrialiss . important par dautres sans autorisation Louverture dun nouveau compte de la Direction. fournisseur ne fait lobjet daucune autorisation. Impossibilit dtablir des avoirs en cas de marchandises non conformes. Comptabilisation des factures et avoirs : Aucun bon de retour ou de contestation nest remis la comptabilit en cas de marchandises non conformes. La comptabilisation de duplicata (en cas de perte de loriginale) nest soumise aucune autorisation. Provisions pour factures recevoir : Aucun rapprochement nest effectu entre les factures et avoirs reus, et les bons de livraisons ou de retour pour estimer le montant des factures recevoir Justification des soldes : les soldes fournisseurs et crditeurs divers ne sont pas analyss rgulirement. Il ny a aucune comparaison entre les relevs fournisseurs et les soldes comptables de ces derniers. Suivi des litiges : Inexistence dun suivi des avoirs reus par rapport aux demandes davoirs mises. Aucune relance pour les avoirs non
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Ecart entre la comptabilit fournisseurs et celle de lentreprise et difficult de justification de cet cart.
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reus.
F)- Recommandations :
Aprs avoir ralis lvaluation de ce systme, relev ses faiblesses et le risque encouru, nous proposons des corrections qui peuvent apporter une amlioration au contrle interne du cycle Achats - Fournisseurs de la socit X Constructions . Cet ensemble de recommandations peut tre rsum comme suit : Instauration dune procdure dachat qui mettra en place : un fichier fournisseur, un systme dappel doffre., La liste des fournisseurs doit tre fixe par un service indpendant du service des achats. Mise en place dun systme qui permettra de dclencher la commande partir dune fiche de stock (indication du stock minimum). Les commandes faites et non encore livres doivent aussi figurer sur cette fiche. Prnumrotation des bons de commande. Mise en place dun service Budget comptent pour raliser le suivi des budgets et expliquer les carts. Dfinir la procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison. Envoyer un exemplaire dun bon de commande au service magasin pour lui permettre deffectuer une comparaison lors de la rception de la marchandise, et dun autre exemplaire au service comptabilit pour permettre une comparaison avec la facture du fournisseur. Mise en place dune procdure de contrle des avantages accords par les fournisseurs en faveur des acheteurs. Mise jour rgulire de la procdure dachat par un service indpendant des responsables dachat. Faire appel un spcialiste pour contrler la qualit des marchandises reues avant leur utilisation dans les travaux. Etablissement dun bon de rception lors de larrive de la marchandise, sur lequel le magasinier doit indiquer la dsignation de la marchandise, la quantit, la date de rception, le fournisseur. Prvoir des bons de retour pour les marchandises non conformes. Prvoir une numrotation interne des factures et avoirs reus pour faciliter leur classement.
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Matrialiser les contrles effectus sur les factures et avoirs par apposition de contrl , par exemple. Soumettre autorisation de la Direction Financire toute ouverture dun nouveau compte fournisseur. Soumettre autorisation la comptabilisation du duplicata en cas de perte de la facture originale. Prvoir une procdure de rapprochement entre les factures et avoirs reus, et les bons de livraison du fournisseur pour estimer la provision des factures recevoir. Prvoir une analyse rgulire des comptes fournisseurs et crditeurs divers. Prvoir un suivi et une relance des avoirs non reus.
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prcdents. 2- Procdures de base : Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise audite afin de vrifier le dlai dencaissement (avoirs) ou de dcaissement. Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats, les bons de rception, les factures des fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de clture, et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice. Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire physique ou celle de clture en examinant les dcaissements postrieurs la date de clture, les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures. Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer. 3- Procdures gnrales : Vrifier les imputations comptables du journal des achats en comparant la nature des produits ou prestations achets avec les intituls des comptes. Revoir les avoirs et autres ajustements intervenus aprs la date de clture. Pointer le solde des comptes fournisseurs et comptes rattachs avec le grand livre et les comptes annuels. Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets payer figurant au bilan avec la balance fournisseurs, ou ventuellement, avec le total de lchancier des effets payer. Rapprocher les montants importants des soldes fournisseurs des factures ou des relevs mis par les fournisseurs, et sassurer par sondage de lapurement en banque des comptes effets payer, sauf pour les soldes ayant fait lobjet dune confirmation. Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs correspondent des avances ou acomptes verss et sont classes lactif du bilan. Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture et que la diffrence de change figure dans le compte Ecart de conversion actif ou passif . Pour les fournisseurs factures non parvenues, vrifier lexercice de rattachement avec le bon de rception et lvaluation avec le bon de commande. Vrifier lenregistrement en stocks.
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dachats, et vrifier que tous les rabais, remises et ristournes obtenir ont t provisionns la date de clture. Expliquer toutes les variations importantes par rapport lexercice prcdent. Revoir les principaux contrats signs avec les fournisseurs afin de sassurer quil nexiste pas dengagements dachats des prix excdents leurs valeurs probables de ralisation. Vrifier que toutes les informations relatives aux comptes fournisseurs et comptes rattachs sont incluses dans lannexe pour que les documents de synthse donnent une image fidle du patrimoine, de la situation financire et des rsultats. Cette annexe comporte ltat des chances la clture. Vrifier la rgularit et la sincrit de ces informations. 4- Les erreurs possibles : Des produits et des prestations reus des fournisseurs ne sont pas comptabiliss. Des crdits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des rceptions de produits ou de prestations. Des dettes fournisseurs ne sont pas calcules correctement. Des charges de lexercice sont comptabilises dans lexercice suivant. Des achats effectus aprs la date de clture sont comptabiliss dans lexercice. Les montants dus aux fournisseurs ne sont pas tous crdits aux comptes de fournisseurs. Des crdits aux comptes de fournisseurs ne correspondent pas des dettes fournisseurs. Le journal des achats nest pas correctement totalis. Les totaux du journal des achats ne sont pas correctement centraliss dans le grand livre. Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistres dans le journal des achats. Des dcaissements concernant des fournisseurs et des effets payer ne sont pas comptabiliss. Des dbits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des dcaissements en faveur des fournisseurs. Des dcaissements comptabiliss en faveur des fournisseurs ne correspondent pas aux montants dcaisses. Des dcaissements effectus aprs la clture sont comptabiliss dans lexercice. Des dcaissements effectus dans lexercice sont comptabiliss dans lexercice suivant.
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Des dbits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des dcaissements. Les dcaissements relatifs aux fournisseurs ne sont pas tous dbits aux comptes fournisseurs. Le journal des dcaissements nest pas correctement totalis. Les totaux du journal des dcaissements ne sont pas correctement centraliss dans le grand livre. Les dcaissements ne sont pas correctement enregistrs dans le journal des dcaissements. Les dcaissements ne sont pas correctement enregistrs dans le grand livre auxiliaire fournisseurs.
-257 511 -111 189 -17 567 -2 149 -37 169 -89 439 4 610 3 805 -5 986 -2 181 2 429 1 502 -1 399 2 531
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Les commentaires qui seront prsents par la suite concernent uniquement les postes lis au circuit achat - fournisseurs, objet de cette tude de cas. Commentaires sur les comptes de charges : Les achats consomms concernent essentiellement : les achats consomms de matires premires ( ciment, acier et fer bton, bois de coffrage, sable et gravites..), les achats consomms de matires et fournitures (carburant, pices de rechange, buses et tuyauterie, bton prt lemploi...), les achats non stocks (chssis, vitrage..), les achats et travaux sous traits (tanchit, peinture, revtement...). Les autres charges comprennent : des loyers et charges locatives (des loyers du personnel dencadrement, la location dune carrire, location du matriel dexploitation...), les frais de transport (dagrgats essentiellement), des primes dassurances (consultations juridiques et fiscales, tudes de conformit de moules et coffrage, ralisations de plan..), divers frais de missions et dplacements, des frais postaux, des frais dentretien. Comptes de bilan ( en KMAD)
Actif Actif immobilis Immobilisations corporelles Immobilisations financires Actif circulant Stocks Fournisseurs dbiteurs Clients Etat Autres dbiteurs Comptes de rgularisation actif Trsorerie - actif Total actif 2005 44 032 43 803 229 158 742 18 195 1 094 109 648 20 440 8 606 759 2004 59 055 58 917 138 153 197 1 065 1 128 108 070 17 886 22 024 3 024 Variation -15 024 -15 115 91 5 547 17 131 -34 1 578 2 555 -13 418 -2 265 en % -25 -26 66 4 1609 -3 1 14 -61 -75
-17 -5
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Passif Financement permanent Capitaux propres capital rserve lgale report nouveau rsultat de l'exercice Provisions rglementes Provisions durables Passif circulant Fournisseurs et comptes rattachs Clients crditeurs Personnel et organismes sociaux Etat
2005 7 816 7 558 2 000 160 2 867 2 531 133 125 183 318 88 334 73 223 1 959 5 454
2004 5 787 5 027 2 000 568 2 459 280 480 182 128 64 588 104 708 725 4 748 7 159 200
variation 2 030 2 532 0 160 2 299 72 -147 -355 1 190 23 746 -31 486 1 234 706 7 013 -24
Autres cranciers 14 172 Comptes de rgularisation 176 passif Trsorerie - passif Total Passif 24 221 215 355
-39 -5
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2- Rappel du seuil de signification : montant KMAD capitaux propres 7558 rsultat courant 2430 rsultat courant 76000 corrig chiffres daffaires 249000 en % SSP
Compte tenu de la politique de lentreprise qui consiste dgager le minimum de rsultat pour payer le minimum dimpt, nous estimons que les capitaux propres et le rsultat courant ne constituent pas de bons indicateurs de performances de X Constructions . Nous pensons quil faut retenir un rsultat courant corrig des dotations aux provisions pour dprciation notamment de clients, car ces provisions ne refltent pas rellement le risque de perte sur les crances. Le CA constitue galement un bon indicateur. Nous retenons un SSP (seuil de signification prliminaire) calcul sur la base du chiffres daffaires du fait de son indpendance par rapport au pilotage fiscal du rsultat. Notre SSP sera donc de 2.500 KMAD et lerreur tolrable de 1.800 KMAD. Etant donn quil sagit de la premire anne dintervention, et en labsence de procdures daudit nous permettant de valider les soldes douverture, nous ferons une rserve dusage ce sujet.
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Le risque derreurs importantes pour laudit est valu comme faible. Nos travaux sur le compte, nous ont permis de ressortir les caractristiques suivantes : Le fichier informatique des comptes fournisseurs de lanne 2005 indique un solde moyen mensuel de 5.000.000 DH et 40 fournisseurs. 90% sont des fournisseurs rguliers. Les procdures dexamen analytique planifies nont fourni quun niveau de force probante minimale. Nous ne nous attendons pas trouver des erreurs dans notre test. Afin de dterminer sil est ncessaire de confirmer un chantillon reprsentatif de fournisseurs, en complment de nos procdures dexamen analytique et de nos tests des lments cls, et dans laffirmative, de quelle taille, nous nous rfrons aux tables de risques daudit.
a- la table de risque daudit pour une slection SUM est utilise quand le
risque derreurs importantes pour laudit est faible et que les contrles ne sont pas tests. Nous avons identifi comme lments cls tous les comptes (30 comptes) suprieurs 1.400.000 DH (environ 42.000.000 DH soit 50% du solde du compte fournisseurs). b- la taille de lchantillon de base est de 15. c- lintersection de couverture par les lments cls-50% et force probante de lexamen analytique - minimale donne un facteur de 0,9 . d- le produit de ce facteur 0,9 par la taille de lchantillon de base (15) donne un chantillon de 14 fournisseurs circulariser. e- Le montant global de la population : 88.334 KMAD. f- La taille de lchantillon : 14 comptes fournisseurs diffrents. g- La mthode de slection : aprs avoir slectionn les soldes fournisseurs >= 2.000.000 dhs au 31/12/2005, nous procdons une slection au hasard des 14 comptes en utilisant une table au hasard. (les comptes sont numrots 6 chiffres).
1- Extrait de la balance fournisseurs au 31 dcembre 2005 : Nom du fournisseur Holcim Maroc Bricard Schindler Marbar Navigation Batigolf Total Sani Arabe Holcim Bton Solde au 31/12/2005(en DH) 6.500.000 2.500.000 1.800.000 4.000.000 3.700.000 2.650.000 4.100.000 5.800.000
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Total
88.334.000
Les fournisseurs circulariser sont ceux dont le solde au 31/12/2005 est suprieur 2.000.000 DH (en gras sur le tableau).
3- Lettre de confirmation : Nom : Adresse : Le /01/2006 Messieurs, Notre commissaire aux comptes le cabinet ERNST & YOUNG, 37 Boulevard Abdellatif Benkaddour Casablanca 20050 , procde actuellement, dans le cadre de sa mission lgale, au contrle de nos comptes et vous prient de lui adresser directement : - un relev dtaill de notre compte dans vos livres, la date du 31 Dcembre 2005, - le montant et l'chance des effets que nous avons accepts votre ordre, - les avances sur commandes en cours la mme date, - le montant des livraisons non rgles avec clause de rserve de proprit.
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Nous tenons prciser que la prsente demande a uniquement pour objectif le contrle de nos comptes dans le cadre de l'accomplissement normal de sa mission par notre commissaire aux comptes. Compte tenu de nos contraintes de calendrier, nous vous serions gr de bien vouloir rpondre au plut tt. Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions d'agrer, Messieurs, l'expression de nos sentiments distingus.
Signature
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e- Rponse de Batigolf : Le solde client X Constructions au 31/12/2005 chez nous est de 3.700 KMAD. dtaill comme suit : F. 250 : 1.800 KMAD F. 300 : 1.900 KMAD . f- Rponse de Total : Notre comptabilit fait ressortir un solde client X Constructions de 2.950 KMAD dtaill comme suit : F. M130 : 1.200 KMAD F. M200: 600 KMAD F. M250: 400 KMAD F. S300 : 450 KMAD F. S250 : 300 KMAD . g- Rponse Sani arabe : Notre comptabilit fait ressortir un solde client X Constructions de 4.100 KMAD dtaill comme suit : F. 200 : 1.200 KMAD F. 260: 1.000 KMAD F. 350: 600 KMAD F. 330 : 400 KMAD F. 420 : 900 KMAD . h- Rponse Holcim Bton : Notre comptabilit fait ressortir un solde client X Constructions de 6.000 KMAD dtaill comme suit : F. 7B300 : 1.200 KMAD F. 8B100: 600 KMAD F. 8B450: 800 KMAD F. 8B500: 1.400 KMAD F. 9C230: 1.400 KMAD F. 9C400 : 400 KMAD F. 7B200 : 200 KMAD . i- Rponse de Constructions style : Notre comptabilit fait ressortir un solde client X Constructions de 3.600 KMAD relatif au march n 260HQ2 .
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j- Socit Brahim & frres : na pas rpondu notre demande de confirmation de solde. k- La Nouvelle Menuiserie : Notre comptabilit fait ressortir un solde client X Constructions de 2.600 KMAD dtaill comme suit : F. 800 : 1.600 KMAD F. 900 : 1.000 KMAD . l- Bois de forts : Le compte client X Constructions dans nos livres fait ressortir un solde de 3.400 KMAD dtaill comme suit : F. 30B100 : 1.400 KMAD F. 30B300 : 1.000 KMAD F. 31C400 : 800 KMAD F. 31C600 : 200 KMAD . m- Plastumar na pas rpondu notre demande de confirmation de solde au 31/12/2005.
n- C & C : Le compte client X Constructions dans nos livres fait ressortir un solde de 2.850 KMAD dtaill comme suit : F. 1020 : 1.400 KMAD F. 1500 : 800 KMAD F. 1600 : 650 KMAD .
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400 700. 3.900 2.050 5.950
Constatation : lcart est toujours infrieur lerreur tolrable qui est gale 1.800.000. Les carts constats nauront donc aucune incidence sur la prsentation des tats financiers.
A= total fournisseurs et comptes rattachs B= total confirm B/A= % de confirmation effectues C= rponses reues en accord C/B= % de confirmations reues en accord C/A= % de soldes confirms et en accord D= rponses en dsaccord et montant en dsaccord D/B= % de confirmations reues en dsaccord D/A= % de confirmations en dsaccord sur total fournisseurs E= confirmations sans rponse mais vrifies par autres procdures E/B= % des confirmations sans rponse mais vrifies
88.334 49.950 57% 25.850 52% 30% 18.850 38% 21% 5.950
12%
Ce tableau nous permet de constater que : Le pourcentage de confirmations reues en accord est de 52%, celui des confirmations reues en dsaccord est de 38% tandis que celui des confirmations sans rponse mais vrifies par dautres procdures nest que de 12%. Cette observation nous permet de confirmer que le compte fournisseur contient des erreurs. Lanalyse des diffrences entre les confirmations
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reues des fournisseurs et le solde comptable chez X Constructions nous a permis de constater que ces erreurs ont pour origine : Des oublis de comptabilisation de certaines factures, De double comptabilisation de factures, Des rglements fournisseurs non comptabiliss, Des erreurs dimputation de rglements fournisseurs, Des rglements fournisseurs intervenus aprs la date de clture sont comptabiliss dans lexercice 2005.
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Amliorer le systme de comptabilisation des factures par : Apposition de tampon enregistr pour marquer que la facture a (ou na pas) t comptabilise, Classement du duplicata ds rception. Seule loriginal de la facture doit tre en circulation. Numrotation des factures ds rception afin de pouvoir vrifier ultrieurement leur passation en comptabilit et dviter toute omission denregistrement. Imputer correctement les rglements fournisseurs, Etablir la provision pour factures non parvenues (par un contrle des arrives de marchandises). Bien calculer les carts de conversion sur dettes en devises (selon le taux de clture) et passer en charge la provision correspondante. Respecter la sparation des exercices en matire de dcaissements fournisseurs, seuls les dcaissements intervenus avant la clture doivent tre ports au dbit du compte fournisseurs. Rintgrer lcart de conversion passif sur dettes fournisseurs dans le rsultat fiscal aprs dduction de celui de lanne dernire.
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Conclusion :
communication, la comprhension, Laconsolidation des chiffres est la base de toute la comparaison et activit conomique. la
Au niveau micro-conomique, des problmes difficiles se posent pour la ralisation valable dune prsentation comptable, mais au niveau macroconomique, les problmes se font ressentir de faon encore plus aigu. Lamlioration de ces aspects a t, depuis longtemps, lobjectif de lexpert comptable et de son organisation nationale. En effet, lexamen par un homme indpendant et comptent de la fidlit des reprsentations comptables et financires est la cl de vote garantissant la probit et la crdibilit des transactions conomiques des entreprises et des entrepreneurs. Lobjectif du travail de lauditeur a pourtant volu progressivement dune recherche spcifique des fraudes dans les critures comptables jusqu une apprciation globale de la fidlit des rapports mis par une agence conomique et une analyse critique de la fiabilit des procdures et des structures de celle-ci. Le dbat international sur la relation et la distinction entre audit et conseil est lanc depuis la fin des annes 1980 par les grands cabinets daudit qui voulaient mettre en vidence leur comptence en matire de conseil. A ct de cette volution, les standards de laudit et les normes professionnelles ont connu une mutation importante. Cette volution est le rsultat dune convergence dides et dinfluences des personnalits, des organisations professionnelles et des lgislateurs ainsi que de quelques procs significatifs, parmi lesquels, on peut citer, titre dexemple, celui de Caparo Idustries (Angleterre, 1990) qui a engendr la prescription suivante : lauditeur est redevable seulement lensemble des actionnaires de lentreprise pour la fiabilit des tats financiers, mais il nest pas responsable pour les pertes subies par un actionnaire individuel, sauf si le rapport daudit jouait le rle principal dans une prise de dcision dinvestir . (le bulletin du conseil national des commissaires aux comptes). On peut encore citer lobligation tablie par les Nations Unies et la banque mondiale, suite la crise asiatique, pour que les grandes firmes daudit cessent dassocier leur nom la certification des comptes des pays mergents si ceux-ci ne sont pas conformes aux normes internationales. Ainsi, on peut prvoir que les procs des prochaines annes vont renforcer les obligations de lauditeur envers les actionnaires car de nombreux
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procs sont dj en cours (aux Etats Unis, en Australie et au RoyaumeUni). Lauditeur sexpose non seulement aux procs pnaux pour des dfauts dans la sincrit et la rgularit des comptes, mais galement pour les pertes relles subies par des parties civiles. Il faut donc se rendre lvidence que les auditeurs externes, font lobjet de procs de plus en plus nombreux, dont une bonne partie est entame parce que leurs responsabilits envers les tiers et les actionnaires sont mal comprises et mal dfinies. Certaines interrogations restent alors en suspens : Quelle est la limite des responsabilits civiles et pnales dun auditeur ? Quel avenir pour laudit ? Quel type daudit pour quel avenir ? Toutes ces questions sont importantes pour le dveloppement de laudit, principalement dans un environnement o le changement est devenu une constante.
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Bibliographie :
Histoire et doctrines de la comptabilit . par Vlaemminck, Joseph.H. Edition de Treurenberg et Dunod, 1956. Evolution de laudit , par Collins.L, in Audit & Management. La documentation franaise (octobre/dcembre,1990). Mmento Comptable . par Franis Lefebvre. Comptabilit approfondie et rvision . par Robert OBERT. Edition : Dunod. Manuel de procdures dERNST & YOUNG. Cours de M.M.El KHALIFA, expert comptable et professeur lISCAE. Le plan comptable marocain.
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