Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Facultad de Ciencias de la Computacin

Sistema de Base de Datos para una Ferretera

Presenta

Lucero Prez Morales

Para obtener el Ttulo de Licenciada en Ciencias de la Computacin Asesor M. C. Beatriz Beltrn Martnez

Diciembre 2004

Dedicatoria
A Dios: Por la oportunidad de estar viva y darme inteligencia para realizar este trabajo y por permitirle haber estado conmigo a las personas a las que dedicar esta tesis. A mis Padres: Les dedico este trabajo con todo mi amor y les agradezco todos los sacrificios que hicieron para que pudiera llegar hasta aqu, gracias por confiar en mi, por cuidarme en tantas y tantas ocasiones y sobre todo por darme un ejemplo de vida, los dos son dos son admirables para mi.

A miTa: Tantas y tantas cosas hiciste por mi que no tenda suficientes lneas para explicar por que te dedico mi tesis, donde quiera que ests quiero que sepas que todo eso dio frutos, se que aun me cuidas y que estas contenta de estar leyendo esto, gracias por todo, te quiero muchsimo.

Susy y Too : Nios, hemos pasado por muchas y aunque aveces no lo pareciera, los tres sabemos que contamos uno con el otro si lo necesitamos, gracias por ser mis hermanos porque no pude haber tenido mejores compaeros en casa que ustedes, gracias.

Alejandro: Mi amor parte de este trabajo es tu culpa, gracias por apoyarme y porque en ocasiones me obligaste a terminarlo, este es el principio de tantas y tantas cosas que aun nos falta por vivir, lo importante es que ya ser juntos, te adoro con toda mi alma.

Nancy, Gaby, Maribel: Uff tantas ancdotas que tenemos y las que faltan, muchas gracias por estar conmigo y por haberme ayudado a lograr esto, no se alejen mucho porque las voy a necesitar en muchas situaciones buenas y malas, conocerlas y estar con ustedes ha sido de lo mas divertido pero que todo eso quede entre nos ok? Las quiero mucho.

ndice
I. INTRODUCCIN _____________________________________________________ 5 CAPITULO I MARCO TEORICO __________________________________________ 7 1.1 Empresa __________________________________________________________ 8 1.1.1 Antecedentes ____________________________________________________ 9 1.1.2 Organizacin de la empresa_________________________________________ 9 1.1.3 Recursos Materiales de la empresa __________________________________ 12 1.1.4 Necesidad de controlar los procesos de negocio. _______________________ 12 1.1.5 Principales Procesos de Negocio de la empresa.________________________ 12 1.1.6 Beneficios de la base de datos a la empresa. ___________________________ 13 1.2 Bases de Datos____________________________________________________ 14 1.2.1 Qu es un Sistema de Base de datos? _______________________________ 14 1.2.2 Principales componentes de un Sistema de Bases de Datos._______________ 14 1.2.3 El Sistema de Administracin de Bases de Datos (DBMS) _______________ 15 1.2.4 El Modelo Relacional ____________________________________________ 16 1.3 Ingeniera de Software ____________________________________________ 19 1.3.1 Modelo de cascada_______________________________________________ 19 1.3.2 Espiral ________________________________________________________ 21 1.3.3 Modelo del desarrollo por prototipos ________________________________ 23 CAPIITULO II ANLISIS Y DISEO DEL SISTEMA _______________________ 27 2.1 Especificacin de Requisitos _______________________________________ 28 2.1.1 Requerimientos del Sistema _______________________________________ 28 2.2 Definicin Conceptual del Sistema _________________________________ 29 2.3 Descripcin de la Informacin. _____________________________________ 30 2.3.1 Casos De Uso: Descripcin De Procesos. _____________________________ 30 2.4 Modelo Funcional_________________________________________________ 33 2.4.1 DFD NIVEL 0 __________________________________________________ 33 2.4.2 DFD NIVEL 1 __________________________________________________ 34 2.4.3 DFD NIVEL 2 __________________________________________________ 35 2.5. Modelo Entidad Relacin ________________________________________ 38 2.5.1 Entidades ______________________________________________________ 39 2.5.2 Relaciones._____________________________________________________ 42 2.6 Modelo Relacional ________________________________________________ 43 2.6.1 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categora _________________ 43 2.6.2 Tabla Producto__________________________________________________ 44 2.6.3 Tabla Ventas ___________________________________________________ 44 2.6.4 Tabla Lineaproducto _____________________________________________ 45 CAPITULO III IMPLEMENTACION Y PRUEBAS. __________________________ 46 3.1 Breve Explicacin _________________________________________________ 47 3.2 Iniciando. ________________________________________________________ 48 3.3 Conexin_________________________________________________________ 49 3.3.1 Usuarios. ______________________________________________________ 49 3.4 Productos ________________________________________________________ 50

3.4.1 Consultas ______________________________________________________ 3.4.2 Altas. _________________________________________________________ 3.4.3 Bajas. _________________________________________________________ 3.4.4 Modificaciones. _________________________________________________ 3.4.5 Categoras y Marcas. _____________________________________________ 3.5 Nmina, Clientes, Proveedores _____________________________________ 3.5.1 Altas__________________________________________________________ 3.5.2 Consultas ______________________________________________________ 3.5.3 Bajas. _________________________________________________________ 3.5.4 Modificaciones. _________________________________________________ 3.6. Ventas __________________________________________________________ 3.6.1 Insercin de productos. ___________________________________________ 3.6.2 Bsquedas._____________________________________________________ 3.6.3 Modificaciones. _________________________________________________ 3.6.4 Borrar_________________________________________________________ 3.6.5 Finalizar Ventas_________________________________________________ 3.6.6 Cancelar Ventas_________________________________________________ 3.7. Reportes _________________________________________________________ 3.8 Salir ____________________________________________________________ 3.9 Manejo de Errores_________________________________________________ 3.8.1 Errores Tipo 1 __________________________________________________ 3.8.2 Errores Tipo 2 __________________________________________________ 3.8.3 Errores Tipo 3 __________________________________________________ 3.8.4 Tabla de errores. ________________________________________________ Conclusin 69 Bibliografa 70

51 51 52 53 54 55 55 56 56 57 59 60 61 61 63 63 63 64 65 66 66 66 67 68

I. INTRODUCCIN

La necesidad creciente de comercializar cada da mayor cantidad de productos y servicios, requiere de tcnicas y elementos que faciliten su desplazamiento hacia los mercados potenciales de clientes.

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las empresas, es por ello que en la empresa Ferretera Mndez S. A de C.V. surge la necesidad de controlar las tareas que son muy rutinarias o sobre las cuales no se tiene control, como son el orden, la manipulacin de datos, la seguridad de los datos, etc. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operacin de las tareas mediante la construccin de una base de datos que pueda satisfacer las necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando as una mejor calidad en los servicios.

El material presentado se divide en una introduccin del proyecto, tres captulos y la conclusin.

El captulo I se refiere a la necesidad del desarrollo de una base de datos que permita a la Ferretera Mndez S. A de C.V. poder controlar de manera eficiente los productos en un inventario, el levantamiento de pedidos y el control de la nmina, y se da una breve explicacin de lo que son las bases de datos, cubriendo as un marco terico.

El capitulo II trata del planteamiento y anlisis del problema, en el cual se describe con detalle la necesidad de un Sistema de Bases de Datos dividiendo este capitulo en la Especificacin de Requisitos donde se describe el software y hardwa-

re necesarios, la Definicin Conceptual del Sistema en la cual se describen las caractersticas generales de la empresa, Descripcin de la Informacin en la cual se detallan las funciones principales del Sistema mediante casos de uso. Posteriormente se muestra el Modelo conceptual el cual contiene 3 niveles de Diagramas de Flujo de Datos en los cuales se explica la manera en que opera el Sistema y la forma en que interactan los diferentes mdulos y sus almacenes de datos. Una vez expuesto el Modelo Conceptual se presenta el Modelo Entidad Relacin explicando cada uno de sus componentes, partiendo de esto y al finalizar el capitulo se describe el Modelo Relacional con la explicacin de las tablas obtenidas.

En el capitulo III se muestra la Implementacin y Pruebas del Sistema, en cada uno de sus apartados se pueden ver las pantallas principales del software al mismo tiempo que se explica cada una con ejemplos y en las reas necesarias se describe el proceso que se realiz para obtener los resultados mostrados en cada pantalla.

CAPITULO I MARCO TEORICO

MARCO TEORICO

El presente captulo se divide en dos partes, el objetivo de la primera es describir la necesidad de la Ferretera Mndez S.A. de C.V. de contar con un Sistema de Bases de Datos que le permita lograr la eficiencia en el control de los productos con los que comercializa, as como tambin llevar un control de su nmina, y el objetivo de la segunda parte es dar un marco terico de las bases de datos y de la ingeniera de software.

1.1 Empresa

La empresa denominada Ferretera Mndez S.A. de C.V. surge en el mes de mayo del 2003.

La misin es competir en el ramo ferretero, proporcionando al cliente artculos de calidad en plomera, material elctrico, herramienta en general, etc. de marcas nacionales y extranjeras.

La funcin principal de la empresa para la cual ser elaborada la base de datos es la de realizar la venta de productos divididos en categoras de Herramientas Elctricas, Herramientas Manuales, Plomera, Electricidad, Iluminacin, Muebles, Organizacin, Hogar, Accesorios para baos y cocinas, Jardinera, Mascotas, Pintura, Cerrajera, Hogar y Limpieza.

1.1.1 Antecedentes Desde su creacin, la empresa ha tenido como uno de sus objetivos principales satisfacer las necesidades del cliente y hacer una cartera de clientes cada vez mayor. En relacin al control de inventario, la informacin se elaboraba manualmente en archivos de papeles, y en consecuencia generaba una labor tediosa encontrar informacin, ocasionando demoras en los servicios. Refirindose a la nmina, el control de los empleados se llevaba a cabo poniendo toda la responsabilidad en la capacidad de memoria del gerente, que como consecuencia, generaba conflictos en los pagos. El control de la cartera de clientes se realizaba en un archivo de Excel en el cual se anotaba el nombre, telfono, direccin y pedidos del cliente, con la dificultad de que la informacin continuaba dispersa y para poder surtir un producto se tena que consultar a varias fuentes, de las cuales el acceso no era sencillo, ya que sta computadora se encuentra en la planta alta del local de la empresa.

1.1.2 Organizacin de la empresa La empresa organiza a su personal de la siguiente manera:

1. GERENTE: Encargado de dirigir al personal y autorizar todas las operaciones dentro de la empresa y de administrar los diferentes recursos de la misma. FUNCIONES a) Iniciar operaciones b) Revisar agenda de cobros y pagos c) Iniciar registro de caja

d) Atencin a proveedores e) f) Hacer o verificar el correcto corte de caja Elaborar cartera de clientes

g) Realizar operaciones bancarias h) Supervisin de inventario i) j) Revisin del ingreso de mercanca y su facturacin Autorizacin de movimientos materiales o financieros

2. SECRETARIA: Encargada de las labores administrativas. FUNCIONES a) Organizar agenda b) Contactar proveedores c) Revisar cobros de clientes y pagos a proveedores d) Atencin telefnica en general e) Control de remisiones y facturas de efectivo y crdito f) Relacin de gastos por facturacin de proveedores g) Captura de informacin

3. CAJERO: Encargado de cobros en mostrador. FUNCIONES a) Iniciar registro de caja b) Hacer corte de caja diario c) Atencin de clientes en el mostrador en caso de ser necesario d) Control de remisiones y facturas

4. EJECUTIVO DE VENTAS: Encargado de ventas en general. 10

FUNCIONES a) Venta de productos en mostrador o por telfono b) Seguimiento de cartera de clientes c) Emisin de facturas y remisiones d) Entrega de mercanca e) Elaboracin de inventario (manual) f) Recibir y organizar mercanca de nuevo ingreso g) Mantenimiento del lugar de trabajo y medios de transporte del mismo

5. COBRADOR: Encargado de cobros a clientes FUNCIONES a) Mantenimiento del lugar de trabajo b) Realizar ruta de cobros a clientes c) Compra y recibo de mercanca d) Reparto de mercanca a clientes e) Atencin de clientes en mostrador en caso necesario f) Organizacin de productos en el almacn y en el mostrador

6. VIGILANTES: Encargado de la seguridad del lugar de trabajo FUNCIONES a) Asegurar el lugar de trabajo b) Revisar los dispositivos de seguridad ( malla elctrica, candados y puertas) c) Mantener el espacio destinado a estacionamiento

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1.1.3 Recursos Materiales de la empresa Dos camionetas Una caja registradora Fax 4 lneas telefnicas Un conmutador Tres equipo de cmputo. Una impresora. Papelera en general.

1.1.4 Necesidad de controlar los procesos de negocio. Una necesidad bsica es dar al cliente una atencin rpida, lo cual requiere de tener en una o varias computadoras una base de datos con los productos disponibles para evitar la prdida de tiempo en las bsquedas de existencia de los productos as como sus caractersticas, que incluyen el precio, marca, color, etc.

1.1.5 Principales Procesos de Negocio de la empresa. Qu son los procesos de negocio? Los procesos de negocio consisten en las tareas que debe realizar una empresa si quiere seguir funcionando: realizar ventas, pagar a empleados y acreedores, controlar el inventario, etc. Ventas Pago de nmina Pagos a acreedores Altas a nuevos trabajadores

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Altas a nuevos clientes Control de Inventario

1.1.6 Beneficios de la base de datos a la empresa. Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los mtodos tradicionales de mantener los registros en papel es que una base de datos es compacta, rpida, menos laboriosa y actual. Con todo, existe una ventaja adicional: El sistema de Base de Datos ofrece a la empresa un control centralizado de su informacin. La informacin es uno de los recursos ms valiosos de una empresa. As en un comercio sin un sistema de este tipo, cada aplicacin tiene por lo regular sus propios archivos privados de manera que los datos estn muy dispersos y con seguridad son difciles de controlar en cualquier forma sistemtica.

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1.2 Bases de Datos

1.2.1 Qu es un Sistema de Base de datos? Un Sistema de Base de Datos es bsicamente un sistema computarizado para llevar registros. Es posible considerar a la propia Base de Datos como una especie de armario electrnico para archivar, es decir, un depsito o un contenedor de una coleccin de archivos de datos computarizados.

1.2.2 Principales componentes de un Sistema de Bases de Datos. A continuacin se mencionarn los cuatro principales componentes en un sistema de base de datos: La informacin El equipo Los usuarios Los programas

La informacin. En general, la informacin en la base de datos estar integrada y adems ser compartida.

El equipo. Se considera que son componentes del equipo del sistema: Medios de almacenamiento secundario: Dispositivos E/S asociados, Drives, Canales de E/S, etctera, Procesador o procesadores y memoria principal.

Los usuarios: Es todo el personal del departamento que requiera usar el sistema de base de datos para implementar, consultar o realizar sus reportes. Se tie-

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nen diferentes tipos de usuarios, entre los cuales tenemos a los programadores de aplicaciones;, los cuales son los responsables de escribir los programas de aplicacin; los usuarios finales, quienes interactan con el sistema desde estaciones de trabajo o terminales; y finalmente el Administrador de la Base de Datos (DBA), y es quien administra la base de datos

Los programas. Existe una capa de programas entre la base de datos fsica misma y los usuarios del sistema: el Sistema de Administracin de Base de Datos (DBMS, Data Base Managment System).

El DBMS maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por los usuarios.

1.2.3 El Sistema de Administracin de Bases de Datos (DBMS) El software que permite a una o ms personas el usar y/o modificar los datos de una base de datos se denomina Administrador de Base de Datos (DBMS). Maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por los usuarios.

Seguridad: no todos los usuarios tienen acceso a todos lo datos.

Integridad: cierto tipo de consistencia deber realizarse sobre los atributos y valores de los datos, para evitar la inconsistencia en los datos.

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Sincronizacin: Cuando varios usuarios corren programas que accesan a la base de datos al mismo tiempo, el DBMS deber dar proteccin de inconsistencias que puedan resultar de dos operaciones simultneas a un mismo grupo de datos.

Proteccin de rupturas y recuperacin: facilidades para realizar copias regulares de la base de datos y reconstruirla despus de un error de hardware o software.

Uno de sus objetivos ms importantes es proporcionar a los usuarios una visin abstracta de los datos, es decir, el sistema esconde ciertos detalles de como se almacenan y mantienen los datos, pero sin embargo se deben extraer eficientemente.

1.2.4 El Modelo Relacional El modelo relacional de las bases de datos representa la tendencia dominante en el mercado actual debido al avance que ha tenido en el campo de las bases de datos principalmente en el modelo relacional, por esta razn la tecnologa de bases de datos se orienta hacia los sistemas relacionales, por ende, en sta parte del capitulo se explicar de manera general los conceptos fundamentales para los sistemas relacionales de bases de datos.

Una base de datos relacional es una base de datos percibida por el usuario como una coleccin de relaciones normalizadas [Boone 2000].

El modelo relacional se ocupa de tres aspectos:

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1. Estructura de datos: El usuario percibe la informacin de la base de datos como tablas y nada ms que tablas. La estructura de datos es la terminologa que se utiliza como notacin y forma de representar la informacin en el modelo relacional.

Figura 1.1 Modelo Relacional: Estructura de Datos

En particular una relacin corresponde a lo que comnmente se le llama Tabla. Entidad: es cualquier objeto distinguible que ha de representarse en la base de datos. Una Tupla corresponde a una fila de esa tabla y a un atributo a una columna. La llave primaria es un identificador nico para la tabla; es decir una columna o combinacin de columnas con la siguiente propiedad: Nunca existen dos filas de la tabla con el mismo valor en esa columna o combinacin de columnas. Un Dominio es una coleccin de valores escalares, de los cuales uno o mas atributos (columnas) son del mismo tipo. Un atributo es una caracterstica o valor que se toma (las columnas) dentro de la naturaleza de su dominio. El nmero de atributos en una relacin o en forma equivalente el nmero de dominios subyacentes se llama grado. El nmero de tuplas en una relacin se llama Cardinalidad.

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2. Integridad. Las tablas deben satisfacer ciertas restricciones de integridad. La integridad se basa en dos reglas en el modelo relacional: Regla de la Integridad de las Entidades: Ningn componente de una relacin base puede tener valores nulos. La base de datos no debe contener valores de llave ajena sin concordancia.

3. Manipulacin. Los operadores disponibles para que el usuario manipule estas tablas son operadores que derivan tablas a partir de tablas. En particular, tres de estos operadores son importantes: restringir, proyectar, juntar.

La operacin restringir extrae las filas especificadas de una tabla. La operacin proyectar extrae las columnas especificadas de las tablas. La operacin juntar rene dos tablas con base en valores comunes de al menos una columna en comn.

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1.3 Ingeniera de Software

La Ingeniera del Software se podra definir como el establecimiento y aplicacin de principios de la Ingeniera para obtener software. Teniendo en cuenta factores tan importantes como el coste econmico, la fiabilidad del sistema y un funcionamiento eficiente que satisfaga las necesidades del usuario. El modelo del ciclo de vida es un factor principal para conseguir los objetivos buscados, una mala eleccin del modelo de ciclo de vida puede hacer que se nos retrase el trabajo enormemente o que tengamos una planificacin perfecta del trabajo. 1.3.1 Modelo de cascada

Figura 1.2 Modelo Cascada

En un modelo en cascada un proyecto progresa a travs de una secuencia ordenada de pasos que son: Concepto del software. 19

Anlisis de requerimientos. Diseo global. Diseo detallado. Codificacin y depuracin. Prueba del sistema.

El modelo contiene una serie de etapas que no se solapan, y el proyecto se va revisando tras cada una de las etapas. Para poder pasar a la siguiente etapa se tiene que haber conseguido todos los objetivos de la etapa anterior, es un proceso secuencial. Tiene una buena aplicacin cuando el problema es estable y cuando se trabaja con metodologas tcnicas conocidas. Este modelo ser apropiado para la migracin de una aplicacin o a una versin de mantenimiento bien definida. Con este modelo se tiene un seguimiento de todas las fases del proyecto y del cumplimiento de todos los objetivos marcados en cada etapa tanto de costes, fechas de entrega y lo ms importante que pueden comprobar al final de cada etapa si el proyecto cumple todas las necesidades del usuario. A su vez esto es un problema ya que si el usuario se da cuenta de que falta una tarea de la empresa en el proyecto una vez pasada esta etapa, el trabajo que hay que realizar se retrasa en fechas de entrega y el coste es mayor. Por lo tanto esto produce un fracaso en la industria ya que es reacio a las modificaciones de ltima hora. Por este motivo se puede modificar el modelo en cascada pudiendo pasar de una etapa a la anterior, pero suele ser difcil ya que hay que rehacer la etapa anterior, este modelo es el ciclo de vida del salmn. Por lo tanto este es un modelo poco 20

apropiado para proyectos con fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede mejorar notablemente variando el modelo de la cascada pura. 1.3.2 Espiral

Fig1.3 Modelo Espiral

El modelo de la espiral es un modelo orientado a riesgo que divide el proyecto software en mini proyectos. Cada proyecto se encargar de resolver uno o varios riesgos hasta que estn todos controlados. Una vez que estn los riesgos ms importantes controlados se finaliza igual que el ciclo de vida en cascada. En el ciclo de vida en espiral localizan los riesgos, genera un plan para manejarlos y se establece una aproximacin a la siguiente iteracin. Con cada iteracin se produce una aproximacin al producto final.

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En el modelo en espiral se comienza con una parte pequea del proyecto y se expande tras reducir los riesgos para la siguiente iteracin. En cada iteracin seguimos los siguientes pasos:

Determinar objetivos, alternativas y lmites. Identificar y resolver riesgos. Evaluar las alternativas. Generar entregas de esta iteracin, y comprobar que son correctas. Planificar la siguiente iteracin. Si se decide ejecutar la siguiente iteracin, hay que establecer un enfoque para ella.

En este modelo las primeras iteraciones son menos costosas y a medida que se avanza aumenta el coste. Las ventajas de este modelo son:

Se disminuyen los riesgos. Al final de cada iteracin se obtienen los puntos de verificacin. Se obtienen con anterioridad indicaciones de cualquier riesgo insuperable.

Las desventajas de este modelo son:

Un aumento de costes. Es un modelo complicado de llevar a cabo porque exige una gestin concienzuda, atenta y unos conocimientos profundos.

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1.3.3 Modelo del desarrollo por prototipos Los sistemas pueden desarrollarse con mtodos y lenguajes de programacin convencionales, aunque no tengan todas las caractersticas y toques finales de un sistema terminado. Quizs los informes no tengan encabezados, logos, etc., falten controles de entradas y procesamiento. Lo importante es el ensayo, y hallar los requerimientos. En algunos casos donde el sistema no ser utilizado frecuentemente, puede convertirse el prototipo en el sistema terminado, o bien, cuando no son muchos los beneficios que se obtienen.

1.3.3.1 Razones para desarrollar prototipos de sistemas Los requerimientos de informacin no siempre estn bien definidos, pueden ser demasiados vagos an al formular el diseo. En otros casos, es probable que una investigacin de sistemas bien llevada, de como resultado un conjunto muy amplio de requerimientos de sistemas, pero construir un sistema que satisfaga a todos ellos quizs necesite del desarrollo de nueva tecnologa. Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los encargados de disear e implantar sistemas no tienen informacin ni experiencia, o tambin donde existen situaciones de riesgo y costos elevados, y aquellas donde el diseo propuesto es novedoso y an no ha sido probada. La informacin obtenida con su uso se aplica en un nuevo diseo que se emplea, otra vez, como prototipo y que revela ms informacin valiosa sobre diseo. El proceso se repite las veces que sea necesario para revelar los requerimientos esenciales del diseo.

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Maquetas. Cuando se comienza el desarrollo, tiene por objetivo presentar a los usuarios y/o clientes la apariencia del sistema final. Los usuarios pueden manifestar su opinin. Ambos mtodos son muy tiles para establecer la viabilidad del proyecto y definir acuerdos sobre los objetivos y resultados esperados.

1.3.3.2 Etapas del mtodo de prototipos 1) Identificacin de requerimientos conocido. La determinacin de los requerimientos de una aplicacin es tan importante para el mtodo de desarrollo de prototipo como lo es para los mtodos del ciclo clsico de desarrollo de sistemas o anlisis estructurado (aunque las tcticas son diferentes). Por consiguiente, antes de crear el prototipo, los analistas y usuarios deben trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tiene que satisfacerse. Para hacerlo determinan los fines para lo que servir el sistema y el alcance de sus capacidades. 2) Desarrollo de un modelo de trabajo Es til comenzar el proceso de construccin del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a las personas conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo. Es difcil, y en ocasiones imposibles, fijar una fecha tentativa de terminacin. La experiencia con el sistema es la que determina eventualmente cuando en sistema esta terminado. Para comenzar la primera iteracin, usuarios y analistas identifican de manera conjunta los datos que son necesarios para el sistema y especifican la salida que debe producir la aplicacin. Las decisiones de diseo necesarias para desarrollar la salida del sistema cambian muy poco en relacin con las tomadas en otros mtodos de desarrollo. Sin

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embargo, con un prototipo, se espera que las especificaciones iniciales estn incompletas. En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientes componentes: *El lenguaje para el dilogo o conversacin entre el usuario y el sistema *Pantallas y formato para la entrada de datos *mdulos esenciales de procesamiento *Salida del sistema Al construir el prototipo se deben seguir los estndares para datos que emplea la organizacin. En esta etapa es ms importante la rapidez con que se construye el prototipo que la eficiencia de operacin. Es por esto que el analista no intenta optimizar la velocidad de operacin del sistema. Durante la evaluacin los analistas de sistemas desean capturar 3) El prototipo y el usuario Es responsabilidad del usuario trabajar con prototipo y evaluar su caracterstica y operacin. La experiencia con el sistema bajo condiciones permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios as como la eliminacin de caractersticas inadecuadas o innecesarias. 4) Revisin del prototipo Informacin sobre los que les gusta y los que les desagrada a los usuarios. La informacin obtenida tendr influencia sobre las caractersticas de la siguiente versin de la aplicacin. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo. El analista es el responsable de realizar las modificaciones. 5) Repeticin del proceso las veces que sea necesario.

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El proceso finaliza cuando los usuarios y analistas estn de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las caractersticas necesarias o cuando ya es evidente que no se obtendr mayor beneficio. 6) El abandono o dejarlo como esta: Cuando se verifica que no es posible desarrollar el sistema para satisfacer los objetivos deseados, ya sea por la tecnologa existente o por el factor econmico.

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CAPIITULO II ANLISIS Y DISEO DEL SISTEMA

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2.1 Especificacin de Requisitos

Las bases de datos constituyen un instrumento de mucha utilidad en las empresas. Esto lleva a dar soluciones que faciliten la operacin de las tareas mediante la construccin de una base de datos que pueda satisfacer las necesidades de su mercado en menor tiempo, brindando as una mejor calidad en los servicios, por lo cual, este proyecto tiene como objeto crear un sistema de Bases de Datos para llevar el control de inventario, registro de ventas de productos y la nmina de una ferretera teniendo la capacidad de manejarse en red.

2.1.1 Requerimientos del Sistema El Sistema de Base de Datos requiere en principio de una computadora Pentium II en adelante, con el Sistema Operativo Windows 2000, NT o XP, un navegador WEB como Internet Explorer o Netscape Navigator. El software necesario para realizar el Sistema es: Apache: Proporciona las tareas de Servidor. PHP: Es el lenguaje de programacin y proporciona una interfaz grfica para el usuario, otra ventaja de PHP es que nos esconde el cdigo. MYSQL: Es el sistema Manejador de Bases de Datos. Microsoft Visio: Software para realizar los diagramas. HTML: Soporta el PHP y ayuda en la interfaz con el usuario. Ultra-Edit32: Editor de HTML y PHP

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2.2 Definicin Conceptual del Sistema

El Sistema ser una base de datos que lleve el control y administracin de la informacin que se tiene dentro de la ferretera para as facilitar el manejo de servicios, clientes y trabajadores dentro de sta, teniendo como funciones principales: Cartera de clientes actualizada. Informacin personal de los trabajadores para la nomina. Control de las Ventas de Productos. Control del inventario. Informacin de los proveedores.

La recopilacin de la informacin se hizo a travs de entrevistas con el cliente, en las cuales se discutieron las necesidades de la empresa, ya que esta no cuenta con una organizacin eficiente que le permita realizar sus procesos de negocio con la suficiente rapidez y efectividad, causando con esto una demora en la atencin a clientes. La empresa realiza sus procesos en forma manual, es decir, tiene un inventario hecho en papel, el control de la nmina se basa en la memoria del gerente y la informacin personal de los empleados est registrada en papeles, las ventas se realizan en forma manual y la actualizacin del inventario se hace de la misma manera, lo que provoca que el control de las ventas e inventario no sea exacto ni actualizado, por otro lado, la cartera de clientes y la informacin de proveedores est en una hoja de clculo en Microsoft Excel, la cual solo contiene la informacin personal del cliente y de los proveedores. Teniendo esta informacin, se obtuvieron los requisitos del Sistema, los cuales se explicarn en la siguiente parte.

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2.3 Descripcin de la Informacin.

Las funciones principales del sistema son: Dar de alta a clientes. Calcular totales. Aplicar descuentos. Dar de baja a clientes. Calcular las existencias. Calcular la nmina. Dar de alta a trabajadores. Dar de baja a trabajadores. Dar informacin de productos. Controlar informacin de proveedores.

2.3.1 Casos De Uso: Descripcin De Procesos. 2.3.1.1 Actores Los actores del sistema son los siguientes: Cliente, Vendedor, Gerente, sus actividades son descritas a continuacin.

Cliente

Compra productos Paga productos

Cajero

Cobra Emite facturas y notas

Vendedor Registra productos Da de alta a clientes

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Gerente

Da de alta productos Controla nmina Da de alta empleados Inicia operaciones

2.3.1.2 Casos De Uso En Formato De Alto Nivel.

Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Comprar productos Cliente (iniciador), cajero, vendedor Primario El cliente pide los productos que desea comprar, el vendedor los registra, el cajero captura los pagos. Al terminar el cliente se marcha con los productos.

Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Inicio de operaciones Gerente Primario El gerente activa el sistema a fin de prepararlo para que lo usen vendedores y cajeros.

Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Pagar factura o recibo Cajero cliente Primario El cajero cobra el monto, el cliente paga y el cajero emite facturas o notas, entregas el cambio

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Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Obtener nmina Gerente empleado Secundario El gerente consulta la nmina y paga al vendedor o cajero.

Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Alta a trabajadores Empleados en general Secundario El gerente inicia con el ingreso de informacin del nuevo empleado, el empleado proporciona sus datos

Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Ingresar clientes Cliente, vendedor o gerente Primario El cliente solicita darse de alta, el vendedor o gerente captura sus datos

Caso de uso Actores Tipo Descripcin

Dar de alta productos Gerente o empleado Primario El gerente o empleado captura informacin del nuevo producto

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2.4 Modelo Funcional

El diagrama funcional del proyecto consta de 3 niveles de Diagramas de Flujo de Datos (DFD), a continuacin se explica la simbologa utilizada.

Smbolo Texto

Significado Entidad externa al Sistema. Proceso: Manipula o destruye informacin Indica la direccin en que fluye la informacin Almacn de datos, indica de donde se alimenta un proceso

2.4.1 DFD NIVEL 0 Vendedor Vendedor Gerente

Sistema

Gerente Impresora

Figura2.1. Diagrama de flujo de datos nivel 0

El primer DFD muestra la relacin que existe entre el Sistema y las entidades externas que son vendedores, gerente e impresora, el flujo de datos es del vendedor o el gerente al Sistema y del Sistema al vendedor o gerente y a la impresora.

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2.4.2 DFD NIVEL 1 Este diagrama muestra en forma general el comportamiento del sistema en el que se encuentran 6 procesos: Ventas, Actualizacin de inventario, Reportes, Actualizacin de clientes, Actualizacin de nomina, Actualizacin de proveedores; tambin se puede observar que el sistema se alimenta de los almacenes: Nmina, Clientes, Proveedores, Ventas, e Inventario.

Inventario Vendendor Ventas Actualizacin de Inventario Inventario Actualizacin de Clientes Nmina Clientes Gerente Actualizacin de Nmina Actualizacin Proveedores Proveedores Gerente (Pantalla) Ventas Inventario Reportes Impresora

Vendedor (Pantalla)

Figura2.2. Diagrama de flujo de datos nivel 1

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2.4.3 DFD NIVEL 2 2.4.3.1 Ventas. El vendedor captura la clave de los productos solicitados por el cliente, obtenindolos del almacn Inventario, en caso de haber existencia de los productos se despliega en la pantalla y se actualiza el inventario y el almacn ventas.

Vendendor

Realiza Consulta de productos Inventario Despliega Productos

Vendendor (Pantalla)

Actualiza Inventario Ventas

Actualiza Ventas

Figura2.3 DFD 2 Ventas

2.4.3.2 Actualizacin de Nmina El Gerente introduce los nuevos datos para ser agregados o modificados del almacn Nmina, los resultados se muestran en la pantalla.

Gerente D informacin del empleado Nmina

Actualizar Informacin

Gerente (Pantalla)

Figura 2.4. DFD 2 Actualizar Nmina

35

2.4.3.3 Actualizacin de Clientes. El Gerente o Vendedor introduce los nuevos datos para ser agregados o modificados del almacn Clientes, los resultados se muestran en la pantalla.

Gerente o Vendedor D informacin del cliente Clientes

Actualizar Informacin

Gerente o Vendedor (Pantalla)

Figura2.5. DFD 2 Actualizar Clientes

2.4.3.4 Actualizacin de inventario. El gerente o empleado ingresa los datos de o de los productos y se actualiza la informacin del almacn inventario, los resultados se muestran en pantalla.

Gerente o Vendedor D informacin del producto

Actualizar Informacin Inventario

Gerente o Vendedor (Pantalla)

Figura 2.6. DFD 2 Actualizar Inventario.

36

2.4.3.5 Actualizacin de Proveedores. El gerente ingresa los datos de los proveedores y se actualiza la informacin del almacn proveedores, los resultados se muestran en pantalla.

Gerente D informacin del proveedor

Actualizar Informacin Proveedores

Gerente (Pantalla)

Figura 2.7. DFD 2 Actualizar Proveedores.

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2.5. Modelo Entidad Relacin

Municipio Ciudad Hora

Colonia Calle Nombre Id_empleado

CP Tel1 Tel2

Fecha Monto

Empleado

Ventas

Cargo Fechaingreso

Sueldo

Hecha por

Id_ventas

Id_linea

Cantidad

Descuento

lineaproducto

Contiene

Id_categoria

Importe Regista Id_producto Nombre

Categoria

Tiene

Marca

Tiene Existencia

Producto

Preciou Caractersticas

Id_marca

Precioc

Nombrec Nombre Id_cliente Fax Tel3 Tel2 Cliente

Calle Colonia Municipio Ciudad CP Tel1

Nombrec Nombre Id_prov Fax Tel3 Tel2

Calle Colonia Municipio

Proveedor Ciudad CP Tel1

Figura2.8 Modelo Entidad Relacin.

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El modelo consta de 8 entidades con sus respectivas relaciones y tributos, a continuacin se explican cada una de las entidades con su nombre, funcin y sus atributos. 2.5.1 Entidades 2.5.1.1 Entidad: Empleado Contiene la informacin de la nmina. Atributo Nombre Calle Colonia Municipio Ciudad CP Tel1 Tel2 Cargo Descripcin Nombre del empleado Calle Colonia Municipio. Ciudad Cdigo Postal Telfono Telfono alternativo Puesto ocupado en la empresa

Fechaingreso Contiene la fecha en que el empleado ingresa a la empresa Sueldo Salario Mensual

Id_empleado Identificador nico por empleado

Tabla 2.1 Empleado

2.5.1.2 Entidad: Ventas. Contiene informacin relacionada con una venta. Atributo Descripcin Hora Fecha Hora en que se realiza la venta Fecha en que se realiza la venta

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Monto

Costo total de los productos comprados en una venta

Id_ventas identificador nico de la venta

Tabla 2.2 Empleado

2.5.1.3 Entidad: Producto. Contiene la informacin general de un producto. Atributo Descripcin

Caractersticas Informacin extra del producto Preciou Precioc Nombre Existencia Id_producto Precio unitario en que se vende el producto Precio en que se compra el artculo Nombre del producto Total de existencia de un producto identificador nico de un producto
Tabla 2.3 Producto

2.5.1.4 Entidad: Marca Contiene las marcas existentes de los productos. Atributo Descripcin Id_marca Identificador de la marca
Tabla 2.4 Marca

2.5.1.5 Entidad: Categora Contiene las categoras en que se dividen los productos Atributo Descripcin

Id_categora Identificador de la categora del producto

Tabla 2.5 Categora

2.5.1.6 Entidad: lineaproducto Es encargado de llevar la cantidad y el descuento en caso de existir de cada uno de los productos contenidos en una venta. Atributo Descripcin

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Descuento Contiene el descuento hecho a cada uno de los productos Importe Cantidad Id_linea Importe del producto Cantidad solicitada por producto. Identificador nico de lineaproducto
Tabla 2.6 Empleado

2.5.1.7 Entidad: Cliente Contiene los datos personales de un cliente. Atributo Nombre Nombrec Calle Colonia Descripcin Nombre del cliente Nombre de contacto Calle Colonia

Municipio Municipio Ciudad CP Tel1 Tel2 Tel3 Fax Ciudad Cdigo Postal Telfono uno Telfono dos Telfono tres Nmero de Fax

Id_Cliente identificador nico del cliente

Tabla 2.7 Cliente

2.5.1.8 Entidad: Proveedor Contiene la informacin personal del proveedor. Atributo Nombre Nombrec Descripcin Nombre del proveedor Nombre de contacto del proveedor

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Calle Colonia Municipio Ciudad CP Tel1 Tel2 Tel3 Fax

Calle Colonia Municipio Ciudad Cdigo Postal Telfono uno Telfono dos Telfono tres Nmero de Fax

Id_proveedor Identificador nico del proveedor

Tabla 2.8 Proveedor

2.5.2 Relaciones. Hasta ahora solo se han mencionado las entidades y sus atributos, a continuacin se muestra la relacin que hay entre ellos y su conectividad, expresando la conectividad de la siguiente manera: Uno a Muchos: 1:M Muchos a 1: M:1

Entidad Ventas Ventas

Relacin Conectividad Hecha por M:1 Contiene 1:M M:1 1:M 1:M

Entidad Empleado Lineaproducto Producto Producto Producto

Lineaproducto Registra Categora Marca Tiene Tiene

Tabla 2.9 Relaciones

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2.6 Modelo Relacional

El modelo Relacional se obtuvo del Modelo Entidad Relacin, a continuacin se presentan las tablas que se obtuvieron solamente del nombre de la entidad y sus atributos:

2.6.1 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categora Empleado Tipo Cliente id_cliente nombre nombrec Calle Colonia Municipio Ciudad CP tel1 tel2 tel3 fax Tipo varchar(5) varchar(60) varchar(60) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(15) varchar(5) varchar(12) varchar(12) varchar(12) varchar(12) Proveedor id_prov nombre nombrec Calle Colonia Tipo varchar(5) varchar(60) varchar(60) varchar(30) varchar(30)

id_empleado varchar(5) nombre Calle Colonia Municipio Ciudad CP tel1 tel2 cargo varchar(60) varchar(30) varchar(30) varchar(30) varchar(15) varchar(5) varchar(17) varchar(17) varchar(30)

Municipio varchar(30) Ciudad CP tel1 tel2 tel3 fax varchar(15) varchar(5) varchar(12) varchar(12) varchar(12) varchar(12)

fechaingreso Date sueldo Flota

Marca Id_marca

Tipo Varchar(30)

Categora

Tipo

Id_categoria varchar(30)

Tabla 2.10 Tablas Empleado, Cliente, Proveedor, Marca, Categora

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2.6.2 Tabla Producto A continuacin se presenta la tabla producto, la cual contiene la llave fornea de la tabla marca y categora, ambas se obtuvieron de una relacin uno a muchos especificada en el modelo anterior. Producto id_producto nombre preciou precioc existencia id_marca id_categoria Tipo Varchar(10) varchar(40) float float float Varchar(30) Varchar(30)

caracteristicas varchar(100)

Tabla 2.11 Producto

2.6.3 Tabla Ventas La tabla ventas contiene la llave de la tabla empleado debido a la existencia de una relacin muchos a muchos. Ventas id_ventas Monto Fecha Hora id_empleado Int Flota Date Time Varchar(5) Tipo

Tabla 2.12 Ventas

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2.6.4 Tabla Lineaproducto LineaProducto contiene tres llaves forneas ya que existe una relacin muchos a uno con las tablas ventas, y producto. lineaproducto id_linea descuento cantidad id_ventas id_producto importe int Int float int varchar(10) float Tipo

Tabla 2.13 Lineaproducto

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CAPITULO III IMPLEMENTACION Y PRUEBAS.

46

3.1 Breve Explicacin

Para lograr el objetivo de crear un Sistema de Bases de Datos para llevar el control de inventario, registro de ventas de productos y la nmina de la ferretera se utiliz el siguiente software: PHP para realizar la interfaz del programa ayudado de HTML, MYSQL como manejador de Bases de Datos, APACHE como servidor, MACROMEDIA DREAM WEAVER para facilitar el manejo de HTML en algunas interfaces. El Software consta de los siguientes Mdulos: Conexin. En esta rea el usuario se registra con su login y password para tener acceso al Sistema. Ventas. El Sistema Ventas realiza las operaciones de ventas y actualiza el inventario. Productos. En ste modulo el usuario dependiendo de sus privilegios puede realizar altas, bajas, modificaciones, consultas de productos y de marcas y categoras. Nmina. El Sistema nmina se encarga de llevar el control de la informacin de los empleados, permitiendo altas, bajas, modificaciones y bsquedas. Clientes. En este mdulo se accede a la informacin de clientes, se pueden hacer altas, bajas, modificaciones y consultas. Proveedores. En este mdulo se realizan las mismas operaciones que en clientes o nmina en la informacin de proveedores. Reportes. En esta parte del Sistema se generan informes con los datos de las Ventas o Inventario, para este mdulo se toma como herramienta de ayuda Microsoft Access. A continuacin se explican las pantallas principales de cada mdulo y su funcin.

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3.2 Iniciando.
El primer paso para iniciar con el Sistema es abrir algn navegador de Internet y en caso de trabajar de forma local, teclear: http://localhost/contenedor.htm, si se est accediendo a la base de datos desde una mquina cualquiera al servidor que contiene el Sistema, se teclea la ruta en la que se encuentra la pagina principal del servidor. En ambos casos pulsando la tecla enter se dar inicio a pgina principal del Sistema, cuya imagen se presenta a continuacin:

Banner

Men Principal

Figura3.1 Pantalla principal

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3.3 Conexin
En conexin el usuario se registra con un nombre de usuario y un password, los cuales le permitirn realizar diferentes operaciones de acuerdo a los privilegios dados.

3.3.1 Usuarios. Existen dos tipos de usuarios, gerente y empleado. Gerente. Tiene todos los privilegios sobre las tablas de la base de datos. Empleado. Solo tienen acceso a ciertas operaciones, como son las consultas de productos, clientes, proveedores, a visualizar la clave de cada empleado en las ventas, y todos los privilegios sobre las tablas que tienen que ver con el mdulo ventas, marcas y categoras

Una vez que el usuario se ha registrado correctamente puede acceder a las dems opciones dependiendo de los privilegios (mencionados anteriormente) solo con dar clic sobre la opcin deseada. Para mantener el usuario y el password durante todas las operaciones realizadas por el usuario se manejan cookies, las cuales continan con su valor hasta que sea seleccionada la opcin SALIR o se ingresen nuevos datos en la pantalla de conexin.

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3.4 Productos
El mdulo Productos muestra en la parte inferior las operaciones disponibles para los usuarios sobre el tema, para esto se utilizaron dos frames que contienen la pantalla de consulta y el men Productos que contiene las opciones Altas, Bajas, Modificaciones, Categoras y Marcas.

Figura 3.2 Pantalla Productos

50

3.4.1 Consultas Las bsquedas de un producto se pueden hacer por Nombre, Clave, Categora, Precio unitario y Precio de Compra, no es necesario dar el valor completo del dato a buscar, basta con escribir una parte de l. Un ejemplo de cmo el sistema presenta el resultado de una consulta en que se piden los productos que tengan por nombre taladro se muestra en la siguiente figura:

Figura3.3 Resultado de consulta.

3.4.2 Altas. En la pantalla altas, se permite al usuario ingresar los datos de un nuevo producto, las marcas y categoras a las cuales puede pertenecer el producto se muestran en los campos de men, cabe resaltar que las marcas y categoras se extraen de los datos ingresados en los Sistemas Categoras y Marcas. En la pantalla Altas se valida que los tipos de datos sean correctos, por ejemplo, no se permiten precios no numricos ni claves vacas y en caso de que el producto ya exista, se mostrar un mensaje de error.

51

Figura 3.4 Altas de Productos

3.4.3 Bajas. En esta pantalla se muestra un cuadro de texto en el que el usuario teclea el nombre del elemento a eliminar, el Sistema hace una bsqueda de este y muestra los elementos que coinciden con la bsqueda, a continuacin el usuario elige el producto a eliminar de la lista y con un clic es borrado de la base de datos; si el producto est siendo utilizado por alguna otra parte del Sistema, por ejemplo por el rea de ventas, no se permitir la eliminacin. Un ejemplo de un producto correctamente eliminado se muestra a continuacin:

Figura 3.5 Bajas de Productos

Pantalla 2: Confirmacin

52

3.4.4 Modificaciones. El sistema ofrece la herramienta de bsqueda por nombre, lo que hace el usuario es teclear el nombre del producto y a continuacin se desplegar la lista de nombres que coinciden y una liga para elegir el elemento a modificar, posteriormente el Sistema regresa los datos originales del producto, el usuario podr modificar los datos, el sistema los valida y regresa una confirmacin. El proceso se explica a continuacin.
Pantalla 1: Consulta

Pantalla 2: El sistema los los regresa usuario modifica Pantalla 3: Confirmacin.

datos y el

Figura 3.6 Modificaciones de Producto

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3.4.5 Categoras y Marcas. El Sistema Categoras, y Marcas son similares, ambos contienen las opciones de insertar, eliminar y buscar, a continuacin se muestran las pantallas de cada uno. En estos Sistemas en las consultas no es necesario introducir un valor, ya que si el usuario deja en blanco la casilla de bsqueda, el sistema le mostrar todas las marcas o categoras existentes.

Figura 3.7 Sistemas: Marcas y Categoras.

54

3.5 Nmina, Clientes, Proveedores

Los mdulos Nmina, Clientes, Proveedores son muy parecidos, solo difieren en los datos que se piden en cada uno, por lo cual, a continuacin se presentan sus pantallas de altas, las operaciones de bajas, modificaciones y consultas se muestran mas adelante solo tomando como muestra las pantallas de nmina. 3.5.1 Altas Nmina. Datos solicitados: Nombre, Clave, Calle Y Nmero, Colonia, Municipio, Ciudad, CP, Telfono, Celular U Otro, Fecha De Ingreso, Cargo Y Sueldo. Clientes. Datos solicitados: Nombre, Clave, Nombre de contacto, Calle y Nmero, Colonia, Municipio, Ciudad, CP, Telfono1, Telfono2, Telfono3, Fax. Proveedores. Datos solicitados: Nombre, Clave, Nombre de contacto, Calle y Nmero, Colonia, Municipio, Ciudad, CP, Telfono1, Telfono2, Telfono3, Fax.

Figura 3.8. Altas de Empleados

55

3.5.2 Consultas En la pantalla principal en los mdulos de Nmina, Clientes, Proveedores se muestra por default la pantalla consulta. El modo de operar es el siguiente: El usuario ingresa el valor a buscar de acuerdo a la categora por la que elija se realice la consulta, presiona el botn enviar y el sistema muestra todos los campos del resultado obtenido.

Figura 3.9. Sistema Nmina: Consultas

3.5.3 Bajas. Para realizar una eliminacin el usuario teclea el nombre del empleado, a continuacin se desplegar la lista de nombres que coinciden y una liga para elegir el elemento a modificar, si el dato existe, es dado de baja siempre y cuando el elemento no se est siendo utilizado por la tabla de ventas, en caso de no existir la clave, el Sistema mandar un mensaje de error. Un ejemplo de un empleado correctamente eliminado se muestra a continuacin:

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Pantalla 1: El usuario Hace la bsqueda y seleccin del elemento a eliminar

Pantalla 2:

Confirmacin de que el elemento ha sido de baja.

Figura 3.10. Sistema Nmina: Bajas.

3.5.4 Modificaciones. El rea de modificaciones acta de forma similar a las modificaciones de producto, a continuacin se muestra el proceso:

Pantalla 1: El usuario Hace la bsqueda y seleccin del elemento a modificar

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Pantalla 2: Modificando Datos

Pantalla 3: Confirmacin

Figura 3.11. Modificaciones de Empleados

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3.6. Ventas
El Sistema Ventas es el mdulo ms importante del Sistema, por lo cual, al pulsar la opcin Ventas en la pantalla principal del Sistema, el resultado no se muestra en la misma pantalla, en vez de esto, se abre una nueva ventana. Mostrada a continuacin.

Banner

Ingreso de productos

Peticin de empleado y Nota de venta

Lista de productos y opciones de eliminar y modificar

Monto Actual

rea de bsquedas

Figura3.12. Pantalla Principal Ventas

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El rea de Ventas se divide en tres partes, el Banner en la parte superior, a continuacin se encuentra el rea de insercin y presentacin de datos referentes a la venta, el parte inferior a sta se encuentra el rea de consultas por producto y en la parte inferior el rea destinada a los cambios. A continuacin se explica cada rea con detalle.

3.6.1 Insercin de productos. El primer paso para realizar una venta es elegir la clave del empleado que la realiza y teclear la Nota de Venta, este identificador de cliente y nota de venta se mantendrn durante toda la operacin hasta que la venta haya finalizado, para mantener el dato se utilizaron dos cookies, una se encarga de llevar la nota de venta y la otra lleva la clave del empleado.

El Sistema Ventas captura los productos solicitados por un cliente, se revisa si existen en la bodega las cantidades necesarias para surtir el producto, en caso de ser as se va mostrando en la pantalla la cantidad, la clave del producto y su descripcin, el descuento e importe y para cada producto se muestran dos ligas una es para modificar el artculo y la siguiente es para eliminarlo. En la parte derecha de la pantalla se muestra el monto total de la venta, mismo que se actualiza cada vez que se introduce un nuevo producto. En caso de existir algn error en la captura del producto, el Sistema informa al usuario que no puede realizar la transaccin y no realiza cambios en las ventas, es decir, no agrega un producto que no exista o que no haya la suficiente existencia para cubrir el pedido.

Debido a que el Empleado y la nota de Venta ya fueron ingresados, estos campos se muestran solo de lectura.

60

Figura 3.13. Captura de Productos

3.6.2 Bsquedas. Debido a que el nmero de productos que pueden ser surtidos en una ferretera es extenso, el sistema proporciona al usuario la opcin de hacer bsquedas por nombre de producto para facilitar la insercin de los mismos en la venta actual, un ejemplo de sta bsqueda se muestra a continuacin.

Figura 3.14. Bsqueda de Productos en la pantalla Ventas

3.6.3 Modificaciones. Cuando se quiere alterar la cantidad o el descuento que se hace a un producto ingresado, se da clic sobre la palabra Modificar ubicada en el mismo rengln del producto seleccionado, el sistema despliega en la parte inferior de la pantalla los datos originales. El usuario ingresa los cambios a realizar y pide al Sistema mostrar las modificaciones. En la siguiente pgina se muestra el proceso por pantallas.

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Seleccin del producto a modificar y presentacin de los datos originales

Realizando Cambios

Cambio Terminado

Figura 3.15 Modificaciones

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3.6.4 Borrar Para eliminar un producto de la venta actual, se da clic sobre la palabra Borrar ubicada en el mismo rengln del producto seleccionado, posteriormente, se confirma el borrado y el Sistema los elimina de la lista de productos.

3.6.5 Finalizar Ventas Para finalizar una venta, se pulsa el botn correspondiente en la ventana, con lo cual se borran las cookies que tienen almacenado el valor de la nota de Venta y la clave del empleado y se limpia la pantalla de ventas para quedar en su forma original. (Figura 12)

3.6.6 Cancelar Ventas La opcin Cancelar Venta, restaura los valores de existencia del inventario de los productos registrados y la informacin de la venta actual.

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3.7. Reportes
El rea de sistemas trabaja con Microsoft Access para la realizacin de los reportes, sta rea permite al usuario visualizar los reportes de ventas e inventario. Al seleccionar la opcin Reportes del men principal, se presenta una pantalla en la que se da al usuario las operaciones que se pueden realizar, que son:

Generar y visualizar reportes: Esta opcin genera un archivo de texto del inventario o ventas actuales o ambos, este archivo posteriormente ser importado por Access para as presentar el informe con un formato adecuado.

Solo Visualizar Reportes : en esta opcin el Sistema no genera ningn archivo de texto, en vez de esto muestra una liga para ir directo al archivo de Microsoft Access que tiene el formato en que se visualizan los reportes.

A continuacin se presenta la pantalla de inicio realizada en Microsoft Access para los reportes.

Figura 3.17. Pantalla de Inicio de Reportes en MS Access.

64

Una vez que el usuario se ha decidido por Ventas o Inventario el sistema le presenta una lista con los reportes disponibles de la categora elegida, el usuario selecciona el archivo con la fecha que desea visualizar y el sistema le proporciona la opcin de Solo visualizarlo o de Imprimirlo, una vez hecha la eleccin se realiza la operacin correspondiente.

A continuacin se muestra un fragmento de un ejemplo en el que se solicit el reporte de ventas:

Figura 3.18. Pantalla de Reporte de Ventas.

3.8 Salir
La opcin Salir de la ventana principal del Sistema permite al usuario terminar con la ejecucin del programa.

65

3.9 Manejo de Errores

El Sistema debe encargarse de evitar las operaciones con datos no vlidos, por lo cual trata de validar la informacin introducida y de manejar los errores que puedan ocurrir. Existen tres formas de indicarle al usuario un error, los cuales llamaremos de Tipo1, Tipo2 y Tipo3.

3.8.1 Errores Tipo 1 Esta forma de validar es verificando que los tipos de datos sean correctos, esta forma de validacin se realiza cuando el usuario pulsa el botn para enviar informacin al Sistema. La forma de alertar el error es mediante la aparicin de una ventana que indica las fallas en la captura.

Figura 3.19. Ejemplo de error Tipo1

3.8.2 Errores Tipo 2 Esta forma de validacin trabaja con la informacin que tiene un tipo de dato correcto pero que no coincide con la informacin de la base de datos o no es correcta para mantener la integridad de la misma. A continuacin se presentan ejemplos del manejo de algunos errores Tipo2. 66

Figura 3.18.Error donde el dato no coincide con la informacin de la base de datos

Figura 3.20. Error donde se pretende insertar una clave que ya existe.

Figura 3.21. Error donde se quiere eliminar un elemento que est siendo utilizado por algn elemento de la base de datos

Figura 3.22. Error en el que se quieren insertar mas productos de los disponibles

3.8.3 Errores Tipo 3 Esta forma de manejar los errores tiene que ver con los permisos o privilegios otorgados a los usuarios del Sistema, cuando exista una falla de este tipo, se mostrar la siguiente pantalla:

Figura 3.23. Ejemplo de Error tipo3

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3.8.4 Tabla de errores. En esta parte trataremos los errores que pueden ocurrir en las operaciones principales que son: ALTAS, BAJAS, MODIFICACIONES Y CONSULTAS, en la siguiente tabla se muestran las operaciones, los errores y el tipo de error con el que pueden ser tratados. Operacin Altas Altas Altas Altas Altas Bajas Bajas Tipos de datos no vlidos Llaves primarias ya insertadas +Tratar de insertar productos que no tienen existencia +Tratar de comprar mas productos de los disponibles Usuario sin permisos Campo vaco El elemento es utilizado por alguna tabla de la base de datos Bajas Bajas Clave de producto no existente Usuario sin permisos 3 3 1 1 2 3 1 3 1 3 Error Tipo 1 2 2 2 3 1 2

Modificaciones Campo vaco* Modificaciones Tipos de datos no vlidos Modificaciones Modificar la clave por otra ya existente Modificaciones Usuario sin permisos Consultas Consultas Consultas Consultas Tipos de datos no vlidos Usuario sin permisos Campo vaco* Clave de producto no existente

+ Solo aplica para el Sistema Ventas. * No aplica para el Sistema Marcas y Categoras Tabla 3.1 Errores

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Conclusin
El objetivo de este proyecto fue crear un Sistema de Base de Datos para una Ferretera con el fin de controlar sobre las cuales no se tiene control, como son el orden, la manipulacin de datos, el Sistema cuenta con los mdulos de Productos, Clientes, Ventas, Proveedores, Reportes de Ventas e Inventario.

La Base de Datos est hecha en MYSQL, los mdulos fueron realizados en PHP, HTML y en algunos casos con Java Script, los reportes se hicieron con PHP, HTML y Microsoft Access, la parte que se dificult mas en su implementacin fue el rea de Ventas, ya que al ser PHP un lenguaje que trabaja del lado del Servidor y no del cliente, se dificultaba un poco los cambios o modificaciones que se necesitaran hacer de los productos ingresados en cada venta, este problema fue resuelto utilizando Marcos de HTML, otra de las razones por las que Ventas fue el rea mas complicada es que lleva muchas validaciones de datos lo cual propici que el mayor trabajo de este sistema fuera enfocado a esta rea.

Planes a Futuro El Sistema realizado en este proyecto, puede crecer hacia muchas reas, en Proveedores y Clientes se puede hacer una implementacin que permita llevar el rea de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar, as como la informacin de los productos que compra un Cliente y que proveedor se encarga de surtirlos, ya que hasta la fecha el Sistema solo da altas, bajas modificaciones y bsquedas de los datos personales de Clientes y Proveedores.

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Bibliografa

PHP Fast & Easy Web Development Julie C. Melani. Ed. Premier Press. MYSQL Pau Dubois Ed. New Readers UML Y PATRONES Graig Larman Ed. PRENTICE HALL UML gota a gota Martin Fowler, Kendall Scott Ed PEARSON Notas Anlisis y diseo de Bases de Datos, Diplomado en Bases de Datos M.C. Yolanda Moyao Martinez Primavera 2004 Diplomado en Bases de Datos, Aplicaciones en Bases de Datos Locales con MySQL- PHP. Dr. Ivo Humberto Pineda Torres. Febrero 2004 Pginas de Internet Tutoriales PHP: www.programacion.com/php/ http://es.tldp.org/Manuales-LuCAS/manual_PHP/ www.webestilo.com/php Tutoriales MYSQL www.mysql-hispano.org www.mysql.com www.mysql.es

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www.solotutoriales.com www.abcdatos.com/tutoriales/tutorial/

Tutoriales HTML www.desarrolloweb.com www.lawebdelprogramador.com www.htmlconclase.com

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