You are on page 1of 9

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SSM 2001 BAGI BULAN JUN 2011

TAJUK : TINDAKAN YANG BOLEH DIAMBIL OLEH SESEBUAH JABATAN BAGI MENCAPAI KEPASTIAN KUALITI DI BAWAH PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH (TQM)

DISEDIAKAN OLEH : ZULHILMI BIN ZAKARIA 851107035373 SMK TASEK UTARA 2

ISI KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

BIODATA ESEI RUJUKAN

1 2-6 7

BIODATA

NAMA NO. KP JANTINA KAUM TARIKH BERTUGAS TEMPAT BERTUGAS

: : : : :

ZULHILMI BIN ZAKARIA 851107 03 5373 LELAKI MELAYU 26 OKTOBER 2009

SMK TASEK UTARA 2 JLN TARUKA OFF JLN DATIN HALIMAH, 80350 JOHOR BAHRU, JOHOR.

ALAMAT KEDIAMAN

NO 38, JLN PADI MAHSURI 6, BANDAR BARU UDA, 81200 JOHOR BAHRU, JOHOR.

TQM ialah satu proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan, berjalan secara berterusan dan melibatkan semua aspek dalam organisasi. Proses ini bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh kearah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang. Terdapat 7 strategi yang perlu diberi penekanan oleh Jabatan/Agensi untuk meningkatkan kualiti dibawah TQM.

Pertama ialah sokongan pengurusan atasan. Peningkatan kualiti di bawah TQM mengakibatkan perubahan yang menyeluruh ke atas cara sesebuah jabatan beroperasi. Perubahan tersebut akan dapat dibuat dengan berkesan sekiranya TQM mendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Penglibatan langsung pengurusan atasan membolehkan keputusan-keputusan dibiat dengan cepat dan ini melicinkan perjalanan TQM. Sokongan pengurusan atasan ini perlu dibuktikan dengan kesediaan mengambil tindakan-tindakan yang konkrit. Tindakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah: i. ii. Mewujudkan dasar kualiti. Menarik penglibatan kakitangan secara menyeluruh.

iii. Menyebarkan maklumat kualiti. iv. Mengurus proses perubahan. v. Menganjurkan Hari Kualiti.

Kedua ialah perancangan strategik kualiti. Melalui perancangan strategik yang berkesan, jabatan akan dapat mengetahui dengan jelas siapakah pelanggan mereka, kehendak-kehendak pelanggan yang harus diutamakan dan seterusnya menentukan

jenis-jenis output yang perlu dikeluarkan. Proses perancangan strategik bagi jabatanjabatan akan melibatkan lima (5) tindakan penting iaitu: i. ii. Menganalisis persekitaran luaran. Menganalisis persekitaran dalaman.

iii. Menggubal wawasan organisasi. iv. Menggubal objektif-objektif kualiti. v. Mengenalpasti aktiviti penambahbaikan.

Ketiga ialah mengutamakan pelanggan. Maklumat dan kehendak perlanggan merupakan suatu perkara yang penting bagi sesebuah jabatan dalam mengeluarkan output yang berkualiti. Antara maklumat yang perlu bagi sesebuah jabatan ialah : i. ii. Kenalpasti pelanggan. Kenalpasti kehendak pelanggan.

iii. Terjemahkan kehendak pelanggan menjadi standard kualiti output. iv. Wujudkan proses penghasilan output. v. Melaksanakan proses.

Dalam melaksanakan langkah-langkah ini, sistem-sistem pengukuran prestasi kualiti hendaklah juga diwujudkan pada setiap peringkat. Sekiranya melalui pengukuran ini dapat dikesan sebarang kecacatan kepada output yang diusahakan, maka tindakantindakan pembetulan boleh diaturkan dengan segera.

Keempat ialah latihan dan pengiktirafan. Latihan untuk kakitangan perlu disusun secara sistematik, bersesuaian dengan dasar kualiti jabatan. Peringkat-peringkat tindakan yang boleh diikuti dalam melaksanakan latihan ini antaranya ialah: i. Menggubal Pelan Induk Latihan yang sejajar dengan dasar kualiti jabatan. ii. Menentukan pegawai yang bertanggungjawab mengenai latihan

iii. Menggariskan objektif latihan. iv. Membentuk struktur organisasi untuk mengendalikan latihan. v. Menggariskan keperluan latihan.

Selain itu juga sistem pengiktirafan penting dalam sesuatu jabatan. Pengiktirafan untuk kakitangan boleh diberikan dalam berbagai bentuk seperti hadiah, pemberian pingat/anugerah, surat pujian, diraikan dan sebagainya. Objektif sistem ini ialah: i. Menghargai prestasi pekerja dan kumpulan-kumpulan pekerja yang cemerlang supaya mereka akan lebih komited terhadap peningkatan kualiti. ii. Memperkukuhkan corak-corak perlakuan yang dikehendaki oleh jabatan.

iii. Membuktikan komitmen jabatan terhadap usaha-usaha peningkatan kualiti.

Kelima ialah semangat berpasukan. Apabila kakitangan mengamalkan semangat berpasukan, mereka akan secara langsung boleh mengukuhkan tiga aspek yang penting kepada proses peningkatan kualiti iaitu: i. ii. Pertukaran maklumat dan idea-idea dan lebih meluas. Semangat saling percaya-mempercayai di kalangan kakitangan.

iii. Komunikasi yang lancar di dalam organisasi. Dalam suasana kerja berpasukan, kakitangan mudah menjalankan perasaaan percaya-mempercayai sesama mereka. Dengan perasaan ini individu akan merasa bebas dan lebih yakin untuk bertindak dalam menjalankan tanggungjawab masingmasing. Dengan itu mereka akan dapat membuat keputusan-keputusan dengan cepat, menggunakan budibicara dengan sempurna dan mengembangkan bakat serta potensi yang ada di dalam diri masing-masing bagi menggerakkan proses peningkatan kualiti.

Keenam ialah pengukuran prestasi. Sistem pengukuran akan membekalkan data dan maklumat yang penting kepada pihak pengurusan tentang prestasi semasa sesuatu proses kerja yang dijalankan. Untuk mewujudkan sistem pengukuran yang berkesan bagi keluaran atau perkhidmatan mereka, jabatan-jabatan perlu mengambil beberapa langkah iaitu : i. ii. Menentukan ciri-ciri kualiti output yang hendak dikawal (control subject). Menentukan matlamat atau standard kualiti yang dikehendaki.

iii. Mewujudkan mekanisme pengumpulan data. iv. Menyediakan saluran maklumbalas.

Ketujuh

ialah

kepastian

kualiti.

Kepastian

kualiti

menekankan

kepada

pencegahan daripada timbulnya masalah-masalah kualiti dalam penghasilan sesuatu output, melalui tindakan-tindakan yang dirancang dan sistematik. Dengan yang demikian barulah dapat dipastikan bahawa output yang dikeluarkan tidak mempunyai kecacatan (defect free) atau kesilapan (error free). Output seperti inilah yang akan membawa kepada kepuasan pelanggan dan keyakinan mereka kepada jabatan berkenaan. Bagi mencapai matlamat kepastian kualiti ini, jabatan-jabatan bolehlah mengambil 3 tindakan yang berikut: i. ii. Melaksanakan pemeriksaan kualiti (Pemeriksaan Q). Mengamalkan perancangan output.

iii. Latihan kakitangan.

Pelaksanaan TQM adalah satu keperluan yang akan menjamin kecemerlangan prestasi perkhidmatan awam. Tindakan ini membolehkan jabatan-jabatan menghasilkan keluaran dan perkhidmatan yang berkualiti serta dihargai oleh orang ramai. Di samping itu, jabatan-jabatan juga akan dapat mempertingkatkan kecekapan dan

keberkesanannya dalam menjayakan matlamat operasi masing-masing. Namun begitu, perlaksanaan TQM ini bukanlah satu usaha yang mudah, sebaliknya memerlukan perancangan dan pelaksanaan yang teratur. Komitmen pengurusan atasan juga ternyata menjadi satu keperluan yang asasi.

RUJUKAN www.sabah.gov.my/jkq/pkpa/PKPA1-92/TQM.htm info.mohr.gov.my/PTK/notaPTKbaru/pkpa/PKPA192.ppt www.lpp.gov.my/c/document_library/get_file?uuid...589f http://pkpgbums2006.edublogs.org/2008/08/13/tqm-pengurusan-kualiti-menyeluruh/ www.psp.edu.my/pspweb/images/Exam/Exam/JKM/.../J5124.pdf

You might also like