La Paz 01 de septiembre de 2004 / Fich@ N 17

LA PLANIFICACIN ESTRATGICA FORMULACIN

La Planificacin Estratgica, es el conjunto de acciones formalmente establecidas cuyo seguimiento permite a la organizacin disear y desarrollar una o varias estrategias para realizar su misin, alcanzar su visin y cumplir sus objetivos, de acuerdo con los principios de eficiencia y calidad.. Es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis, reflexin y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones. Planificando conseguimos lo siguiente: Establecer la direccin a seguir por organizacin. Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles. Facilitar la posterior toma de decisiones La Planificacin Estratgica comienza dando respuesta a estas tres preguntas: Dnde estamos hoy? : Anlisis de la Situacin, Anlisis del Entorno, Anlisis Interno, Anlisis de la Competencia Dnde queremos ir? : Objetivos y Metas a largo plazo Cmo podemos llegar a donde queremos ir? :Comprender el Sector, Comprender la Competencia Negocio, Disear las Estrategias apropiadas La aplicacin de la Planificacin Estratgica en las Administraciones Pblicas, como la Aduana Nacional, conlleva dificultades ya que la teora desarrollada sobre el tema esta dirigido a empresas privadas con fines de lucro; por lo cual se debe efectuar ajustes en la practica: a) La planificacin debe ser efectuada en cada centro gestor, para abarcar la naturaleza y diferencias que existen en la ejecucin de sus operaciones o servicios. b) Se debe efectuar la adaptacin de elementos conceptuales y metodolgicos para el sector publico. c) Se debe incentivar al personal participante en la ejecucin de la planificacin. Los ajustes mencionados, conllevan: a) Es posible identificar objetivos y estrategias para las diversas reas de actuacin administrativa, aun cuando la definicin resulte ms compleja que en el sector privado. b) El proceso de diseo estratgico ha de tener en cuenta la misin legal de las organizaciones administrativas, as como los valores constitucionales o aquellos que impulsa el Gobierno. c) El hecho de que organizaciones, como la Aduana Nacional, obtenga ingresos propios hace necesaria la identificacin de objetivos y la evaluacin de resultados. d) Se deben establecer parmetros de eficiencia, pero sta no debe conseguirse en perjuicio del inters o fin pblico sino para lograr dicho fin al mnimo coste. e) Concurrencia en las organizaciones administrativas de un nivel de decisin poltica y otra de direccin administrativa. PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATEGICA Como se ha indicado anteriormente, la metodologa de Planificacin Estratgica adaptada a la Administracin Pblica parte de la concurrencia de que en el proceso de planificacin existen dos niveles decisorios, un nivel de decisin poltica, encomendado constitucionalmente al Gobierno y as sus miembros (Ministerios) y un nivel de decisin administrativa atribuido a los Directores Generales o Mxima Autoridad Ejecutiva de cada organizacin.

La Paz 01 de septiembre de 2004 / Fich@ N 17

Esto comprende que debe establecerse un listado de objetivos polticos por el Ministro o Secretarios de Estado correspondiente a la Administracin publica, ello con el fin de orientar adecuadamente el proceso de planificacin estratgica cuyos resultados contribuyan a la obtencin de resultados y al cumplimiento de los objetivos. El primer proceso de la planificacin comprende: 1) Anlisis Estratgico. Este paso comprende que el equipo directivo de la organizacin analice el Objetivo Poltico, determinando su alcance y su contenido a la luz de la misin, y de sus funciones o competencias, as como de otras circunstancias, antecedentes o experiencias con las que dicho Objetivo guarde relacin. Ello para definir el alcance que tiene organizacin en el logro del objetivo, pero tambin para formular los Objetivos propios de la administracin que conlleven al cumplimiento del o los objetivos formulados en el nivel poltico. Analizando el Objetivo, es necesario que cada Administracin Pblica considere la existencia de un entorno interno y externo dinmico que puede condicionar la identificacin de una o varias estrategias alternativas as como su definitiva formulacin. La ejecucin de esta actividad comprende: Identificacin de factores internos que afectan a la organizacin. Se consideran aspectos relaciones con el tipo de organizacin, su estructura, liderazgo, gestin de recursos humanos, sistema de coordinacin y cooperacin con otras organizaciones, planificacin anterior, competencias, procesos de trabajo y resultados anteriormente conseguido. Identificacin de factores externos del entorno en el que acta la organizacin. En este apartado suelen considerarse todos aquellos aspectos o elementos de carcter poltico, econmico, social o tecnolgico que son decisivos para la actuacin de la organizacin. Algunos que merecen ser desatacados por su relevancia para la Administracin puede ser la evolucin de la demanda social y las expectativas de usuarios o clientes de cada uno de los servicios que presta el centro gestor, as como las caractersticas del sector en el que se quiere intervenir. Una vez identificados estos factores internos y externos es necesario realizar un diagnstico para identificar aquellos aspectos que constituyen puntos fuertes u oportunidades para la organizacin y aquellos otros que son debilidades amenazas o reas susceptibles de mejora. 2) Identificacin de Estrategias La aplicacin de tcnicas de anlisis o diagnsticos de la organizacin de su entorno esta encaminada a estimular el proceso de identificacin y formulacin de varias estrategias o lneas generales de accin, entre las cuales, cada gestor ha de seleccionar aquella o aquellas que resultan ms ventajosas o que conduzcan de una forma ms evidente al cumplimiento del Objetivo. No existe ninguna metodologa o tcnica que permita asegurar que las Estrategias identificada son las mejores para el cumplimiento del Objetivo establecido. La identificacin y la formulacin de estrategias son consecuencia de la creatividad de las personas de la organizacin en relacin con el anlisis estratgico efectuado. . Ello no obstante, con la finalidad de estimular el proceso creativo, es precios describir en primer lugar la situacin de partida respecto al Objetivo establecido, para proceder a continuacin a definir la situacin deseada. . Para asegura la fiabilidad de la definicin de la situacin de partida, la organizacin debe basarse en evidencia, esto es en datos e indicadores que permitan establecer con certeza un diagnostico de aquella. En cuanto a la situacin deseada el proceso de reflexin debe tener en cuenta las expectativas y demandas de los usuarios o clientes de los servicios prestados por la organizacin y las de los llamados grupos de inters. . El proceso creativo de formulacin de Estrategias comprende representar los diversos caminos alternativas o vas que puede recorrer la organizacin para acotar o anular la distancia entre el diagnostico actual y la situacin deseada. El proceso de formulacin de estratgicas debe tener en cuenta las mejores practicas de otras organizaciones y el desarrollo de estrategias anteriormente formuladas pueden constituir un marco de referencia, el equipo de trabajo debe estar orientado hacia la innovacin de forma que sea posible adaptarse de las rutinas establecidas a favor de estrategias basadas en el cambio y en la mejora continua. 3) Valoracin y Seleccin de Estrategias El proceso de formulacin de Estrategias desarrollado en la fase anterior culmina con un listado de estrategias posibles que expresan diversos enfoques alternativos entre los cuales es preciso establecer prioridades antes de proceder a la formulacin de la Estrategia mas apropiada para la consecucin total o parcial del Objetivo, con el mayor grado de satisfaccin de los clientes y usuarios del servicio y al mnimo coste posible. .

La Paz 01 de septiembre de 2004 / Fich@ N 17

Para ello es fundamental enfrentar cada Estrategia a un cierto numero de criterios de valoracin prefijados por el equipo de planificacin. Los criterios de valoracin han de ser establecidos tomando en cuenta el alcance y contenido del Objetivo, el diagnostico interno y externo de la organizacin y otros aspectos que resulten de inters para la misma. Una vez fijados los criterios, se procede a la ponderacin de los mismos. Sobre la base de los criterios de evaluacin y ponderacin asignada, se procede a valorar cada estrategia propuesta. 4) Desglose en Proyectos Esta etapa consiste en el desglose de las Estrategias seleccionadas en posibles Proyectos. Se trata de un avance o aproximacin que cabe efectuar teniendo en cuenta el anlisis estratgico, una vez que la organizacin conoce cul o cuales van a ser sus estrategias para la consecucin del Objetivo. Para facilitar el proceso creativo que debe conducir al listado de proyectos posibles asociados a la Estrategia seleccionadas, se puede analizar experiencias y practicas anteriores, tanto propias como externas a la organizacin valorando los resultados obtenidos. RAZONES PRINCIPALES POR LA FALLA EL PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATEGICA La razn principal por la que fracasan los intentos de planificacin estratgica es que por lo general, el Plan nunca lleg a utilizarse para manejar la organizacin, jams lleg a ser un documento viviente. Pueden haber innumerables razones por las cuales fracasa la planificacin estratgica, pero mencionaremos cinco de ellas que parecen ser las causas claves que se han observado: Gerencia Diaria insuficientemente diferenciada de los objetivos futuristas. Misin y Valores poco concretos, enlazados dbilmente a la organizacin Visin y Estrategias vagas y con dbil enlace con la organizacin. Carencia de informacin y datos relevantes cuando se realiz el proceso de desarrollo del Plan. Ausencia de seguimiento peridico y mejoramiento del proceso de planificacin. Se espera que la informacin contenida en el presente artculo oriente a los funcionarios en el proceso de formulacin del Plan Estratgico de la Aduana Nacional, actividad que se llevar a cabo en el mes de septiembre. Cualquier comentario o complementacin solicitada sobre el tema, comunicarse con la Unidad de Planificacin Estratgica Institucional.

Area Tematica: Desarrollo Organizacional Autor del Artculo: Olga Maldonado - Unidad de Planificacin Estratgica Institucional Refencias sobre el tema: omaldonado@aduana.gov.bo

DISEO: comunicacin