เอกสารเลขที่ : ED-EP-03

คณะศึกษาศาสตร

ระเบียบปฏิบัติ
หนาที่ : 1 ของ 7
เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00
วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548

สารบัญ

ตอนที่
1.0……………………………………………
2.0……………………………………………
3.0……………………………………………
4.0……………………………………………
5.0……………………………………………
6.0……………………………………………
7.0……………………………………………
8.0……………………………………………
9.0……………………………………………

หัวขอ
วัตถุประสงค
ขอกําหนด ISO 14001 ที่เกี่ยวของ
ขอบขาย
ความรับผิดชอบ
คําจํากัดความ
ระเบียบปฏิบัติ
เอกสารอางอิง
การควบคุมบันทึก
เอกสารแนบ

ประวัติการแกไขเอกสาร

แกไขครั้งที่
วันที่
00
1 มกราคม 2548

รายละเอียด
จัดทําเอกสารครั้งแรก

อางอิงเลขที่
-

ผูจัดทํา

ผูทบทวน

ผูอนุมัติ

(นางจินดา ศรีญาณลักษณ)
คณะกรรมการสิ่งแวดลอม

(นายมานพ แจมกระจาง)
EMR
วันที่ 22 ธันวาคม 2547

(รศ.ดร.ฉลอง ทับศรี)
คณบดีคณะศึกษาศาสตร

วันที่ 15 ธันวาคม 2547

วันที่ 29 ธันวาคม 2547

เพื่อใชควบคุมบันทึกตางๆ ซึ่งเปนหลักฐานในการแสดงความสอดคลองกับผลการปฏิบัติการตามระบบการจัดการ สิ่งแวดลอมของคณะฯ 2.0 วัตถุประสงค 1.0 ความรับผิดชอบ 4.1 เลขานุการคณะกรรมการสิ่งแวดลอม มีหนาที่ ดังตอไปนี้ 1) รวบรวมเอกสารและบันทึกของระบบการจัดการสิ่งแวดลอมของคณะฯ และนําเสนอเอกสารเพื่ออนุมัติ 2) จัดเก็บเอกสารตนฉบับ และแจกจายสําเนาใหกับหนวยงานตางๆ ไดแก หัวหนาภาควิชา เลขานุการคณะ และ หนวยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวของ เปนตน .5.0 ขอกําหนด ISO 14001 ที่เกี่ยวของ ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้เกี่ยวของกับขอกําหนด 4.5 และ 4.3.2. เพื่อกําหนดหนาที่รับผิดชอบในการจัดทําและอนุมัติเอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอม 1.4.การยกเลิกและทําลายเอกสารหรือบันทึก - 4. เพื่อกําหนดวิธีการชี้บง การทําดรรชนี การเขาถึงและสิทธิการใช การจัดเก็บ ดูแลรักษา การกําหนดชวงระยะเวลา ในการจัดเก็บ ตลอดจนการทําลายบันทึกสิ่งแวดลอม 1.การอนุมัติเอกสาร .3 3.1.4.เอกสารเลขที่ : ED-EP-03 คณะศึกษาศาสตร ระเบียบปฏิบัติ หนาที่ : 2 ของ 7 เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00 วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548 1. เพื่อใหการจัดการเอกสารในระบบการจัดการสิ่งแวดลอมของคณะศึกษาศาสตรใหเปนระบบ และสามารถเรียกใช ไดอยางสะดวก ถูกตองและรวดเร็ว 1.0 ขอบขาย ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้ครอบคลุมเอกสาร และบันทึกทั้งหมดในระบบการจัดการสิ่งแวดลอม ของคณะศึกษาศาสตร ตั้งแต การจัดทําเอกสาร .การแจกจายและเรียกคืนเอกสาร .

เอกสารจากภายนอก แบบฟอรม ผูจัดทํา คณะกรรมการสิ่งแวดลอม คณะกรรมการสิ่งแวดลอม คณะกรรมการสิ่งแวดลอม - ผูทบทวน EMR EMR EMR คณะกรรมการ สิ่งแวดลอม ผูอนุมัติ คณบดี คณบดี EMR EMR คณะกรรมการสิ่งแวดลอม EMR EMR 4.3 เอกสารควบคุม หมายถึง เอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอมทีแ่ จกจายใชปฏิบตั ิภายในคณะ 5.1 เอกสาร หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวของในระบบการจัดการสิ่งแวดลอมของคณะศึกษาศาสตร มหาวิทยาลัยบูรพา โดยอาจอยูในรูปแบบของกระดาษหรือสื่ออิเลคทรอนิกส 5.1.3 หัวหนาภาควิชา และบุคลากร มีหนาที่ในการปฏิบัติตามขัน้ ตอนปฏิบตั ิตางๆ ที่เกี่ยวของในแตละเอกสาร และ ควบคุมบันทึกดานสิ่งแวดลอมใหเปนไปตามขอกําหนด 5.1 การควบคุมเอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอม 6.0 ระเบียบปฏิบัติ 6.2 บันทึก หมายถึง หลักฐานในการดําเนินงานตามระบบการจัดการสิ่งแวดลอมของคณะฯ 5.0 คําจํากัดความ 5.4 เอกสารไมควบคุม หมายถึง เอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอมทีแ่ จกจายใหผูที่รองขอซึ่งไมใชอา งอิงในการนําไป ปฏิบัติ 6.1.1 การจัดทําหรือการแกไขเอกสาร ตองมีรูปแบบที่คณะฯ กําหนด ดังตอไปนี้ 6.เอกสารเลขที่ : ED-EP-03 คณะศึกษาศาสตร ระเบียบปฏิบัติ หนาที่ : 3 ของ 7 เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00 วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548 3) เรียกคืนเอกสารที่ลาสมัยและควบคุมเอกสารที่ยกเลิก 4) กําหนดรหัสเอกสารในแตละหมวดหมู 4.กฎหมายและขอกําหนดดานสิ่งแวดลอม .1.1 รหัสเอกสาร .2 หนาทีแ่ ละอํานาจในการดําเนินการดานเอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอม แสดงไดดังนี้ ระดับเอกสาร คูมือสิ่งแวดลอม ระเบียบปฏิบัติ วิธีการทํางาน .

….2 ระบุวันที่บังคับใชและครั้งทีแ่ กไข 6.1.3 แจงเลขานุการคณะกรรมการ โดยใช “ใบขอดําเนินการเอกสาร” (ED-EF-03-13) เพื่อขึ้นทะเบียน เอกสาร 6.6 พิจารณาแจกจายใหกับหนวยงานที่เกี่ยวของตาม “ทะเบียนผูถือเอกสาร” (ED-EF-03-15) 6.1.เอกสารเลขที่ : ED-EP-03 คณะศึกษาศาสตร ระเบียบปฏิบัติ หนาที่ : 4 ของ 7 เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00 วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548 6.1.5 เลขานุการคณะกรรมการบันทึกเอกสารทีข่ นึ้ ทะเบียนใน “ทะเบียนแมบทเอกสาร” (ED-EF-03-14) โดยจําแนกตามประเภทเอกสาร 6.1.2.99 ยกตัวอยางเชน ED-EM-01 คือ เอกสาร “คูมือสิ่งแวดลอม” คณะศึกษาศาสตร ED-EP-02 คือ เอกสาร “ระเบียบปฏิบัติดานสิ่งแวดลอม” คณะศึกษาศาสตร ลําดับที่ 2 ED-EL-05 คือ เอกสาร “กฎหมายและขอกําหนดดานสิ่งแวดลอม” ลําดับที่ 5 6.2 การนําเอกสารภายนอกเขามาใช ใหผูมีอํานาจพิจารณาทบทวนและสงใหผูเกี่ยวของนําไปปฏิบตั ิ 6.2 การบงชี้เอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอม เลขานุการฯ พิจารณาวาเปนเอกสารควบคุมหรือไม 6.3 ลงนามผูมีอาํ นาจ ทบทวน อนุมัติเอกสาร 6.1.1.1.1.1.4 เลขานุการคณะกรรมการ กําหนดรหัสเอกสารโดยพิจารณา ดังนี้ ED-XX-YY โดยที่ ED XX หมายถึง คณะศึกษาศาสตร หมายถึง ประเภทเอกสาร โดยที่ EM หมายถึง คูมือระบบการจัดการสิ่งแวดลอม (EMS Manual) EP หมายถึง ระเบียบปฏิบัติ (Environmental Procedure) WI หมายถึง วิธีการทํางาน (Work Instruction) EL หมายถึง กฎหมายและขอกําหนดดานสิ่งแวดลอม (Environmental Law) EF หมายถึง แบบฟอรม (Environmental Form) YY หมายถึง ลําดับทีข่ องเอกสารประเภทนั้นๆ โดยเริ่มจากลําดับที่ 01.02.1 ถาเปนเอกสารควบคุม ประทับตรา “เอกสารควบคุม” .

7.2.7.3 เอกสาร/บันทึกสิ่งแวดลอมมีความสําคัญอยางยิ่งเนื่องจากเปนหลักฐานในการแสดงความ สอดคลองกับขอกําหนด และการปฏิบัติการอันมีประสิทธิผล และยังเปนขอมูลเพื่อใชประโยชนใน การวิเคราะหและดําเนินงาน 6.8 ระเบียบปฏิบัติ หนาที่ : 5 ของ 7 เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00 วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548 6.7.2 ถาเปนเอกสารไมควบคุม ประทับตรา “เอกสารไมควบคุม” 6.5 6.5 บุคลากรของคณะฯ สามารถใชเอกสาร/บันทึกสิ่งแวดลอมที่ตนมีหนาที่เกี่ยวของ แตไมอนุญาตให นําบันทึกสิ่งแวดลอม ออกนอกคณะฯ ยกเวนไดรับการอนุญาตจากตัวแทนฝายบริหาร การจัดเก็บและรักษาเอกสาร/บันทึกสิ่งแวดลอม .7.4 ผูรับผิดชอบสําหรับ การชี้บง การรวบรวม การทําดรรชนี การเขาถึง การจัดเก็บ การเก็บรักษา และชวงเวลาการจัดเก็บซึ่งบันทึกสิ่งแวดลอมของคณะฯ ไดระบุไวในระเบียบปฏิบัตติ างๆ ในขอ 8 การควบคุมบันทึก 6.3 ยกเวนแบบฟอรมไมตองประทับตรา กรณีเปนการแจกจายเอกสารแกไข หรือมีการขอยกเลิกเอกสาร เลขานุการฯ เรียกเอกสารเกาหรือเอกสารยกเลิก กลับคืนเพื่อทําลาย สวนเอกสารตนฉบับประทับตรา “ยกเลิก” แลวเก็บเขาแฟมอางอิง โดยเก็บอยางนอย 1 การ แกไขครั้งหลังสุด ผูที่ไดรับและ/หรือ คืนเอกสาร เซ็นชื่อในใบแจกจายและเรียกคืน การขอเพิ่มหรือลดผูถือครองเอกสารควบคุม ผูขอแจงเจาหนาที่ควบคุมเอกสารโดยใช“ใบขอดําเนินการเอกสาร” (ED-EF-03-13) เอกสาร /บันทึก ที่ถกู จัดเก็บครบกําหนดระยะเวลาการจัดเก็บ สามารถทําลายได แตตองแจงผูมอี ํานาจในการ ดําเนินการกอนการทําลาย โดยเอกสารทีจ่ ะทําลายใหพิจารณาวิธีการปฏิบัติตามระเบียบปฏิบัติ เรื่อง การผลิต เอกสาร (ED-EP-02) การควบคุมบันทึกสิ่งแวดลอม (Environment Record) 6.) ในชองนัน้ หรือ กรอก N/A (หมายถึง Not Applicable หรือไมเกีย่ วของ) หากมีการแกไขเปลี่ยนแปลงขอมูลที่เปน สาระสําคัญ ใหขีดฆาและลงลายมือชื่อกํากับทุกครั้ง 6.2 การบันทึกขอมูลตางๆ ลงในแบบฟอรมระบบการจัดการสิ่งแวดลอม ใหบันทึกขอมูลใหครบถวนทุก ชอง ในกรณีที่ชองใดไมมขี อ มูลหรือไมเกีย่ วของใหทาํ เครื่องหมายขีด ( .7.4 6.6 6.2.3 6.เอกสารเลขที่ : ED-EP-03 คณะศึกษาศาสตร 6.1 บันทึกตองมีลักษณะที่อา นไดงาย (Legible) โดยใหใชปากกา ในการบันทึกขอมูลลงในบันทึก สิ่งแวดลอม จัดเก็บไวในลักษณะทีน่ ํามาใชไดโดยสะดวก 6.7 6.

3 การเก็บรักษาเอกสาร/บันทึกสิ่งแวดลอม ใหเก็บเขาแฟม จัดเรียงตามลําดับวันที่ เดือน ป ตามที่ กําหนดไว หรือตามความเหมาะสมตอการใชงาน 6.8.9 การกําจัดเอกสาร/บันทึกสิ่งแวดลอม เอกสารระบบการจัดการสิ่งแวดลอมที่ระบุระยะเวลาในการจัดเก็บ เมื่อ สิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บใหผูจัดทําเอกสาร หรือผูดูแลรักษาบันทึกสิ่งแวดลอมนัน้ ๆ เปนผูรับผิดชอบในการ ขออนุมัตทิ ําลายบันทึกสิ่งแวดลอมทีห่ มดอายุการเก็บรักษาแลวจากตัวแทนฝายบริหาร (กรณีที่นํากระดาษ กลับมาใชใหม (Recycle) ใหประทับตรายกเลิกหรือขีดฆาทุกหนากอนนํามาใช) 6.10 ชวงเวลาการเก็บ เนื่องจากเอกสาร/บันทึกสิ่งแวดลอมแตละฉบับมีความแตกตางกันในความสําคัญและ ภาระผูกพันทัง้ ในดานของกฎหมายและวิธีปฏิบัติ ดังนั้นจึงกําหนดระยะเวลาการเก็บของบันทึกสิง่ แวดลอม ตามแตละหนวยงานจะกําหนด ทั้งนีห้ ากไมระบุไว ใหเก็บรักษาไวเปนระยะเวลาไมนอยกวา 6 เดือน 7.2 ผูรับผิดชอบตองรวบรวม บันทึกสิ่งแวดลอมตามประเภทของบันทึก จัดทําดรรชนีของแตละแฟม จัดเรียงตามลําดับวันที่ เดือน ป ตามที่กาํ หนดไว หรือตามความเหมาะสมตอการใชงาน และชี้บง แฟมเหลานีโ้ ดยการติดปาย ที่สันแฟมหรือปกหนาดานนอก ปกหนาดานในของแฟม 6.0 เอกสารอางอิง ไมมี 8.8.1 ตองไดรับการชี้บงวาเปนบันทึกสิ่งแวดลอมอะไร (เชน รหัสแบบฟอรม ชื่อบันทึกสิง่ แวดลอม วันที่ ลายมือชื่อ เปนตน) 6.เรียกคืนเอกสาร สถานที่ ผูรับผิดชอบ วิธีการจัดเก็บ จัดเก็บ สํานักงานคณะ เลขานุการฯ 2 ป สํานักงานคณะ เลขานุการฯ ตลอด ระยะเวลา สํานักงานคณะ เลขานุการฯ ตลอด ระยะเวลา สํานักงานคณะ เลขานุการฯ 2 ป ระยะเวลา จัดเก็บ เรียงตามเลขที่ เรียงตามเลขที่ เรียงตามเลขที่ เรียงตามเลขที่ .8.0 การควบคุมบันทึก เลขที่ ชื่อเอกสาร เอกสาร ED-EF-03-13 ใบขอดําเนินการเอกสาร ED-EF-03-14 ทะเบียนแมบทเอกสาร ED-EF-03-15 ทะเบียนผูถือเอกสาร ED-EF-03-16 ใบแจกจาย .เอกสารเลขที่ : ED-EP-03 คณะศึกษาศาสตร ระเบียบปฏิบัติ หนาที่ : 6 ของ 7 เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00 วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548 6.

0 เอกสารแนบ ใบขอดําเนินการเอกสาร ทะเบียนแมบทเอกสาร ทะเบียนผูถือเอกสาร ใบแจกจาย – เรียกคืนเอกสาร ED-EF-03-13 ED-EF-03-14 ED-EF-03-15 ED-EF-03-16 .เอกสารเลขที่ : ED-EP-03 คณะศึกษาศาสตร ระเบียบปฏิบัติ หนาที่ : 7 ของ 7 เรื่อง : การควบคุมเอกสารและบันทึกดานสิ่งแวดลอม แกไขครั้งที่ : 00 วันที่มีผลบังคับใช : 1 มกราคม 2548 9.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful