1

BAB 3 PENGURUSAN SPBT PERINGKAT SEKOLAH 3.1 SISTEM FAIL SPBT Sistem fail yang kemas dan teratur perlu diwujudkan bagi merekod dan menyimpansegala maklumat SPBT dengan tepat dan terkini. Sistem fail yang kemas dan teraturmemudahkan pihak-pihak yang terlibat dengan SPBT membuat rujukan dan semakanpada bila-bila masa yang diperlukan. Sekolah mewujudkan sekurang-kurangnya sembilan jenis fail untuk perkara berikut: Fail Pertama - Fail senarai murid yang layak dan tidak layak mendapatbantuan (Borang SPBT 1 dan Senarai Daftar Kelayakan difailkan secara berasingan.) Fail Kedua - Fail Borang Keperluan Buku Teks (BTBT 190/BTBT170) dan Senarai Bekalan Buku Teks Sekolah (BTBTR 460 / BTBTB460) . Dokumen yang berkaitan dengan pengagihan danpermohonan / pemesanan tambahan difailkan dalam fail ini. Fail Ketiga - Fail salinan Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan NotaSerahan. Fail Keempat - Fail surat-surat Pekeliling SPBT . Fail Kelima - Fail surat-menyurat dengan BBT / JPN /PPB / PPD / JAINberkaitan dengan SPBT. Fail Keenam - Fail Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G). Fail Ketujuh - Fail Rekod Pelupusan Buku Teks SPBT

. Fail Kelapan - Fail Laporan Buku Hilang / Musnah dan Gantian. Fail Kesembilan - Fail Teguran / Aduan / Laporan Penyeliaan BBT / JPN / PPB/ PPD / JAIN / Nazir / Audit / Ibu bapa. Semua fail yang tersebut di atas hendaklah dilabelkan, dimnitkan dan dinomborkanmengikut system fail sekolah. Semua fail ini disimpan di dalam pejabat untuk memudahkan pihak yang berkenaan membuat rujukan dan semakan. Pihak sekolah juga mewujudkan fail-fail tambahan mengikut keperluan. Antara fail yangdiwujudkan adalah:

Fail minit mesyuarat SPBT (agenda mesyuarat dan minit mesyuarat)

Fail Kelab SPBT (Senarai AJK, aktiviti kelab dan takwim)

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 2

Fail Stor SPBT Daerah ( surat menyurat, pengambilan dan penghantaran buku teksSPBT)

Fail Rayuan

Fail Memorandum Persefahaman Murid.

3.2 BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH Bilik operasi SPBT bertempat di blok SHOSA. Bilik operasi SPBT sekolah diwujudkandengan konsep bilik ini hanya digunakan sebagai tempat untuk menguruskan SPBTsekolah. Perkara-perkara yang dipertimbangkan dalam pengurusan Bilik Operasi SPBTSekolah ialah:(i) Pelan Bilik Operasi SPBT Sekolah disediakan bagi menjalankan urusan yangberkaitan dengan SPBT. Pelan Bilik Operasi SPBT

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3 (ii) Kemudahan-kemudahan asas Bilik Operasi SPBT Sekolah:(a) Meja, kerusi, kipas angin, lampu(b) Kabinet(c) Papan kenyataan(d)

Alat pemadam api(e) Rak buku (iii) Bilik Operasi SPBT sekolah sentiasa dikunci dan kunci berada dengan guruSPBT sesi pagi dan sesi petang. Bilik Operasi SPBT Sekolah berada di tempatyang bebas daripada kawasan banjir. Bilik Operasi SPBT Sekolah sentiasakering dan bersih bagi mengelakkan serangan serangga.(iv) Buku teks SPBT disusun dengan kemas dan teratur serta dilabelkan denganbutir-butir berikut:(a) Judul buku(b) Tingkatan(c) Jumlah buku(d) Bilangan buku dikeluarkan(e) Baki dalam simpanan.(v) Buku-buku lain, CD daripada SPBT dan buku teks SPBT diletak secaraberasingan dan dilabelkan.(vi) Semua buku teks SPBT dicap dengan cap SPBT mengikut format dan carayang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran.(vii)

Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang akanmenjalankan pemeriksaan fizikal terhadap stok buku teks dari semasa kesemasa terutama pada akhir tahun setelah buku-buku telah dikutip daripadamurid, dan pada awal tahun setelah buku-buku teks diedarkan kepada murid.Semua pemeriksaan fizikal yang dijalankan akan ditandatangani dandicatatkan tarikh pemeriksaannya.(viii) Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang jugamenjalankan pemeriksaan terhadap Bilik Operasi SPBT sekolah dari semasake semasa.(ix) Buku teks yang hendak dilupuskan akan diasingkan daripada buku teks yangmasih boleh digunakan. Untuk memudahkan pengiraan dalam prosespelupusan, pihak sekolah akan mengikut buku teks dalam bilangan 10 20naskah bagi setiap judul dan dilabelkan dengan judul buku, bilangan naskahdan tandatangan guru yang membuat pengiraan. Bilangan naskah buku teksyang hendak dilupuskan mestilah sama dengan rekod bilangan buku rosakdalam ruangan catatan buku stok SPBT.(x) Peraturan-peraturan dalam bilik operasi hendaklah dipaparkan di tempat yangyang jelas. Antara peraturan-peraturan di dalam bilik operasi ialah:1. Pelajar-pelajar tidak dibenarkan masuk tanpa kebenaran guru.2. Pelajar tidak dibenarkan bermain-main dan membuat bising di dalam bilik operasi.3. Beg dan air minuman hendaklah diletakkan di luar bilik.4. Pelajar tidak dibenarkan makan dalam bilik.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

45. Pelajar hendaklah beratur semasa mengambil dan memulangkan buku teks.6. Buku-buku mestilah disusun dengan baik di atas rak-rak yang disediakanmengikut label.7. Membuat laopran segera sekiranya berlaku kemalangan.8. Pastikan semua suis elektrik ditutup sewaktu keluar dari bilik.

3.3 BUKU STOK SPBT Selain sistem fail dan menyediakan bilik operasi SPBT, buku stok SPBT juga disediakansebagai rekod rasmi berkenaan bilangan buku teks SPBT di sekolah.Terdapat 6 naskah buku stok SPBT iaitu dari Tingkatan Peralihan hingga Tingkatan 5dan satu naskah untuk Buku Panduan Guru (BPG). Proses mengemas kini maklumat di dalam buku stok SPBT mengambil kira perkaraberikut:(i) Semua maklumat buku teks direkodkan dengan lengkap dan betul sesudahpemeriksaan fizikal dibuat.(ii) Sekiranya buku teks SPBT dikeluarkan dari ataupun dimasukkan ke dalambilik operasi SPBT, segala perubahan maklumat perlu direkodkan dengantepat dalam buku stok dengan serta merta.(iii) Baki buku teks SPBT yang tercatat dalam stok mestilah sama bilangannyadengan jumlah yang ada di dalam bilik operasi SPBT manakala bilangan bukuyang rosak dicatatkan dalam ruangan catatan.(iv) Buku stok disimpan bersama guru SPBT supaya mudah dirujuk pada bila-bilamasa.(v) Buku stok dikemas kini oleh guru SPBT dan diperiksa dari semasa ke semasaoleh guru penolong kanan HEM.(vi) Buku stok (BT dan BLA) disediakan mengikut tingkatan. Buku stok khasdisediakan untuk merekod penerimaan BPG.(vii) Maklumat tentang keluar / masuk buku teks SPBT hendaklah direkodkanmengikut kelas.(viii) Buku stok hendaklah ditutup selewat-selewatnya pada 31 Disember setiaptahun.