Pl ro oi t [ o c oa ri e g a n z r ee v n et n i e m

EM D

E IV ŢI T C RA LE NST O Ă

INTRODUCERE
Există situaţii în viaţa de zi cu zi în care ne putem simţi stingheriţi de faptul că nu ştim cum să reacţionăm fie în relaţiile de colaborare de la locul de muncă, fie în particular, atunci când pregătim organizarea unui eveniment în sânul familiei sau unul de amploare, la care vor lua parte persoane cu stil. Aceleaşi nevoi de perfecţionare şi siguranţă în atitudine sau comportament s-au resimţit şi la nivelul relaţiilor interstatale sau instituţionale, care au fost întotdeauna extrem de complexe şi în cazul cărora necunoaşterea regulilor de comportament a riscat de multe ori să provoace conflicte. Din acest motiv, de-a lungul timpului s-a dezvoltat o disciplină care reglementează felul în care fiecare dintre noi trebuie să se comporte în relaţiile interpersonale sau oficiale. Această disciplină se numeşte protocol, iar cei care o practică sunt specialişti în protocol. Cursul de Protocol şi organizare evenimente propus de Institutul Eurocor este structurat în 32 lecţii şi este destinat atât celor ce vor să-şi însuşească normele de comportare civilizată sau să organizeze cu succes orice tip de eveniment în plan personal, cât şi celor care sunt interesaţi din punct de vedere profesional de domeniul organizării de evenimente sau de regulile de protocol. Protocolul nu se referă doar la relaţiile la nivel înalt între state, ci după cum veţi vedea, el reglează şi relaţiile între diverse instituţii. Evident că punctul de pornire în pregătirea unui specialist în acest domeniu îl reprezintă stăpânirea regulilor de etichetă şi comportare civilizată. De asemenea, un specialist în protocol trebuie să cunoască foarte bine şi regulile scrise şi nescrise ale organizării de evenimente care jalonează viaţa diplomatică şi cea de societate. Astfel, organizarea recepţiilor, nunţilor sau conferinţelor intră în sarcina unui specialist-coordonator, astfel încât evenimentele respective să fie un succes. În cele 32 de lecţii veţi pătrunde în lumea manierelor elegante cu o mare aplicabilitate atât în viaţa privată, cât şi în societate, veţi cunoaşte care sunt elementele ce stau la baza protocolului naţional şi internaţional şi, nu în ultimul rând, rigorile organizărilor de evenimente, fie ele nunţi, aniversări sau târguri, expoziţii, congrese şi conferinţe. Obiectivul acestui curs este de a vă oferi informaţii complexe şi clare, astfel încât să puteţi fi oricând şi în orice împrejurare o apariţie plăcută şi apreciată în societate sau în mediul dumneavoastră de afaceri. La sfârşitul acestui curs, după rezolvarea testului de evaluare finală, aveţi posibilitatea de a intra în posesia Certificatului de absolvire Eurocor. Vă dorim mult succes şi spor la învăţătură!
Protocol şi organizare evenimente 1

Lecţie demonstrativă

Cursul este alcătuit din 32 de lecţii, grupate în 16 caiete de curs, de aproximativ 44 de pagini fiecare, ce pot fi îndosariate într-o mapă specială EUROCOR. Fiecare lecţie are o structură didactică specială, care începe cu o introducere şi prezentarea obiectivelor acelei lecţii, cuprinde numeroase exemple, recomandări şi exerciţii, subliniază definiţiile şi noţiunile importante şi, pentru o facilitare a înţelegerii celor expuse, imagini şi desene atractive. La sfârşitul fiecărei lecţii există, în scopul consolidării cunoştinţelor, întrebări de verificare şi o recapitulare a cunoştinţelor prezentate, împreună cu răspunsurile la exercţiile din cadrul lecţiilor, un dicţionar de specialitate şi tema pentru acasă, care are rolul de a vă verifica cunoştinţele asimilate într-o lecţie. Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal Temele vor fi expediate pe adresa Institutului EUROCOR, urmând ca profesorul personal să aprecieze corectitudinea răspunsurilor şi să vă transmită comentariile sale pe marginea acestora. Vă recomandăm să rezolvaţi tema doar după parcurgerea integrală şi atentă a materialului de curs. Pentru ca studiul individual să fie cât mai uşor şi eficient, pe marginea lecţiilor au fost introduse diferite simboluri:

Semnalează definiţiile şi noţiunile noi

Indică recomandările pe care să le urmaţi în activitatea practică

Semnalează exemplele şi informaţiile de maxim interes

Exerciţiile propuse spre rezolvare

4 (20)

Indică faptul că tema respectivă a mai fost abordată într-o lecţie anterioară (în acest caz, tema a mai fost abordată în lecţia 4, la pagina 20)

Lecţia de faţă constituie o lecţie demonstrativă, care doreşte să vă familiarizeze cu materialele de studiu EUROCOR. Pentru a vă forma o imagine cât mai clară asupra structurii cursului de Protocol şi organizare evenimente am selectat pentru dumneavoastră câteva fragmente din lecţiile acestui curs, conţinând secţiuni teoretice, exemple şi exerciţii, un model de recapitulare şi de temă pentru acasă. Din punctul de vedere al numărului de pagini, aceasta reprezintă mai puţin de jumătate din conţinutul unui caiet de studiu.

2

Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Programa cursului de Protocol şi organizare evenimente

Lecţia 1 Lecţia 2

Noţiuni introductive. Originea bunelor maniere, a etichetei şi a protocolului Ramurile protocolului. Contacte internaţionale oficiale

Lecţia 3 Lecţia 4

Contacte sociale şi personale. Elementele esenţiale ale bunelor maniere în societate (I) Regulile fundamentale ale contactelor oficiale. Eticheta şi protocolul

Lecţia 5 Lecţia 6

Elementele esenţiale ale bunelor maniere în societate (II). Tipuri de comportament în diferite situaţii Regulile vestimentaţiei. Regulile contactelor scrise

Lecţia 7 Lecţia 8

Poziţii ierarhice, aşezarea la masă Regulile ceremoniilor

Lecţia 9 Lecţia 10 Lecţia 11 Lecţia 12

Evenimente naţionale importante Regulile întâlnirilor de afaceri şi regulile socio-mondene Ospitalitatea acasă Ospitalitatea la birou

Lecţia 13 Lecţia 14

Alte tipuri de întâlniri Ospitalitatea în restaurant

Lecţia 15 Lecţia 16

Noţiuni generale de gastronomie Culturi gastronomice diferite. Interdicţii gastronomice speciale

Lecţia 17 Lecţia 18

Evenimentul social. Tipuri de evenimente Principii generale de organizare a evenimentelor

Protocol şi organizare evenimente

3

Lecţie demonstrativă

Lecţia 19 Lecţia 20

Organizarea evenimentelor internaţionale: pregătirea, desfăşurarea şi evaluarea acestora Stabilirea bugetului unui eveniment

Lecţia 21 Lecţia 22

Organizarea târgurilor şi expoziţiilor naţionale Organizarea târgurilor şi expoziţiilor internaţionale

Lecţia 23 Lecţia 24

Organizarea congreselor Organizarea conferinţelor

Lecţia 25 Lecţia 26

Elaborarea scenariilor pentru evenimentele organizate Organizarea conferinţelor de presă şi a întâlnirilor cu presa

Lecţia 27 Lecţia 28

Organizarea de programe pentru delegaţiile oficiale Tipuri de programe; programe pentru doamne, programe pentru domni

Lecţia 29 Lecţia 30

Organizarea evenimentelor culturale Organizarea evenimentelor în familie şi la birou

Lecţia 31 Lecţia 32

Reguli de organizare a ceremoniilor religioase Pregătirea evenimentelor – condiţii materiale şi de personal. Evaluarea evenimentelor

4

Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Fiecare lecţie începe cu o introducere, în care sunt prezentate pe scurt temele abordate în cadrul acesteia, sub forma unor obiective de atins după parcurgerea întregului material. Am ales spre exemplificare introducerea Lecţiei 4, care deschide seria lecţiilor dedicate contactelor oficiale.

Lecţia 4

Regulile fundamentale ale contactelor speciale

Pentru a nu încălca prevederile protocolului şi ale etichetei cotidiene, trebuie să cunoaştem câteva reguli referitoare la menţinerea relaţiilor sociale şi alte reguli fundamentale. Este absolut important în lumea actuală să ştim să comunicăm într-un mod politicos cu ceilalţi atât în cadrul relaţiilor de serviciu, cât şi în relaţiile personale. Deseori suntem puşi în situaţia de a nu şti cum să reacţionăm în faţa faptelor celorlalţi, la adresa cărora nu putem aduce injurii doar pentru că a fost încălcată o regulă de etichetă sau de bun-simţ în ceea ce ne priveşte. Trebuie să ştim să acţionăm cu tact şi responsabilitate în societatea şi aşa mult prea grăbită a zilelor noastre, să închegăm relaţii solide pentru a ne integra în aceasta, pentru a fi acceptaţi ca membri de sine stătători şi pentru a fi respectaţi la rândul nostru. De aceea, în această lecţie vom demonstra cum utilizarea telefonului, felul în care se aleg şi se oferă cadourile sau florile, fumatul în prezenţa altor persoane şi oferirea cărţilor de vizită se pot realiza în circumstanţe plăcute, protocolare, evitând situaţiile jenante sau învăţând cum să ieşim din acestea.

La sfârşitul lecţiei de faţă, veţi putea: să folosiţi regulile de protocol legate de convorbirea la telefonul fix şi mobil într-un mod plăcut atât pentru dumneavoastră, cât şi pentru ceilalţi; să aflaţi în ce contexte se poate fuma şi, mai ales, unde şi când este interzis acest lucru; să puteţi oferi cadouri şi flori în aşa fel încât să faceţi o plăcere reală celor care le primesc; să cunoaşteţi în ce contexte se folosesc cărţile de vizită.

Utilizarea telefonului
Se spune că toată lumea ştie să vorbească la telefon, dar, probabil, sunt mai puţini cei care fac acest lucru într-un mod politicos. Există un anumit protocol al convorbirilor telefonice. Telefonul este un mijloc de comunicare cotidiană, atât în activitatea oficială, cât şi în viaţa particulară. Telefonul mobil a devenit în momentul actual un instrument aproape indispensabil, care ne scuteşte de multe drumuri de prisos şi de timp pierdut.

Protocol şi organizare evenimente

5

Lecţie demonstrativă

Definiţiile şi noţiunile importante, pe care trebuie să le reţineţi în mod deosebit, au fost marcate printr-o grafică specială. Să aflăm în cele ce urmează câteva informaţii despre etichetă, vestimentaţia ceremonială a domnilor sau despre documentele oficiale.

Noţiuni introductive (Lecţia 1)
Regulile scrise ori nescrise, dar cu siguranţă severe şi de multe ori rigide ale etichetei sunt caracteristice curţilor regale, cercurilor aristocratice şi comunicării diplomatice. Mai ales în cazul acestui ultim domeniu, fiecare mişcare şi gest poate avea o semnificaţie pozitivă sau negativă, în acest ultim caz putând da naştere unor grave conflicte diplomatice. În momentul actual, prin etichetă se înţelege un ansamblu de norme de comportament stabilite cu rigurozitate la curţile regale sau în relaţiile dintre diplomaţi; prin extensie, eticheta desemnează şi regulile convenţionale de comportare politicoasă a membrilor unei clase ori societăţi. Deci, eticheta reglează aproape toate situaţiile oficiale în care indivizii se află în interacţiune (printre situaţiile reglementate numărându-se autoprezentarea, adresarea, salutul, servirea mesei, corespondenţa, convorbirile telefonice, fumatul în spaţii publice sau în prezenţa altor persoane etc.).

În sens mai larg, în corpul diplomatic sunt incluşi toţi diplomaţii reprezentanţelor externe, iar în sens mai restrâns, doar ambasadorii acreditaţi într-o anumită ţară, la un anumit moment dat. Decanul de vârstă şi purtătorul de cuvânt al CD poartă denumirea de doyen (din lb. franceză – decan). Acesta poate fi ambasadorul cu cea mai mare vechime în post sau – în foarte multe state catolice – nunţiul apostolic (ambasadorul Vaticanului).

Vestimentaţia în cazul evenimentelor informale, festive şi semi-festive (Lecţia 6)
În funcţie de cele două tipuri de evenimente, vestimentaţia bărbaţilor poate fi: în cazul cerinţei „black tie”: smoching, ale cărui accesorii sunt cămaşă albă, de tip smoching, papionul negru, pantofii negri de lac ori pantofii negri cu şiret; Smochingul este o haină bărbătească (de culoare neagră), făcută după o croială specială, foarte deschisă în faţă şi cu reverele de mătase. (engl. Smoking). în caz că se cere „white tie”: frac, ale cărui accesorii sunt: o vestă albă, cămaşă de tip frac sau de tip smoching, papion alb, pantofi de lac negri (sau pantofi negri, din piele, cu şiret) sau costum negru, cămaşă albă, cravată de culoare închisă.
6 Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Fracul este o haină bărbătească de stofă neagră (mai rar albă), în faţă scurtă până în talie, iar la spate alungită şi terminată cu două pulpane înguste, purtată la solemnităţi. (<fr. frac)

Înmânarea scrisorilor de acreditare (ratificare) de către noii ambasadori (Lecţia 8)
Scrisoarea de acreditare reprezintă documentul oficial prin care se confirmă împuternicirea unui agent diplomatic de a reprezenta un stat în relaţiile cu alt stat.

În practica internaţională organizarea acestui eveniment diferă de la ţară la ţară. Totuşi, există o unitate de comportament, în ciuda diferenţelor, iar această unitate este vizibilă în felul în care se desfăşoară ceremoniile în sine. În legătură cu acest aspect pot fi menţionate următoarele reguli: noul ambasador va fi prezent la ceremonie singur sau însoţit(ă) de soţie (soţ); dacă doreşte, poate să ţină un discurs (în unele ţări, cum ar fi Canada, textul discursului trebuie predat celor care se ocupă de protocol înainte de începerea ceremoniei); premierul răspunde sau nu la acest discurs, respectiv ceremonia presupune sau nu prezentarea onorurilor militare (în România, de obicei, nu); este prevăzută sau nu purtarea unei vestimentaţii semi-formale, formale (eventual: a portului popular sau naţional al ţării trimiţătoare) sau purtarea unui costum de culoare închisă.

Ratificarea reprezintă consolidarea unui tratat, a unei înţelegeri diplomatice, manifestarea printr-un act a acordului de a fi parte la un tratat, la o convenţie etc. (lat.it. ratificare, fr. ratifier)

Protocol şi organizare evenimente

7

Lecţie demonstrativă

Cu siguranţă, multe aspecte teoretice pot fi mai uşor înţelese cu ajutorul exemplelor, fiind însoţite adesea de imagini, desene sau scheme interesante. Iată o selecţie din mai multe lecţii ale cursului.

Noţiuni introductive (Lecţia 1)
Pentru individul care trăieşte în societate, o regulă de conduită este aceea conform căreia se cuvine să-i salute pe ceilalţi, iar salutul este însoţit în unele cazuri de strângerea mâinii. Pe de altă parte, salutul formulat de un şef de stat (fie el preşedinte sau monarh) nu include strângerea mâinii; nici Papei nu i se întinde mâna, deoarece mâinile sale sunt sfinţite. (Fireşte, există şi ocazii cu totul speciale, când, totuşi, strânge mâna celorlalţi.) La curtea regală spaniolă, eticheta prescria exact executarea salutului adresat regelui, făcând un pas în faţă cu piciorul drept, cât de adâncă trebuie să fie plecăciunea şi cum anume se cuvine să fie fluturată pălăria cu pene. În momentul actual, tot eticheta este cea care reglementează comportamentul adecvat în prezenţa unui şef de stat. Conform etichetei japoneze, atunci când împăratul Japoniei, Akihito, şi împărăteasa Michiko se află în public, împărăteasa stă cu un pas în urma soţului ei, deşi acest lucru înseamnă uneori pentru ea o sarcină de-a dreptul dificilă. În plus, împărăteasa nu se uită în ochii partenerului său de discuţie, spre deosebire de împărat, care îşi studiază interlocutorul cu o privire pătrunzătoare.

Evenimente la care se stă la masă (Lecţia 2)
Discuţiile care se poartă în timpul mesei sunt şi ele stabilite prin reguli de etichetă. Astfel, la felul întâi conversaţia se face cu vecinul din dreapta, iar la felul următor cu musafirul din stânga. Evident, nu se poartă discuţii de fond, deoarece la astfel de evenimente partenerul de conversaţie nu este ales, ci impus de regulile de protocol. Cu cei care stau pe cealaltă parte a mesei se poate discuta doar în cazul în care masa este îngustă; în caz contrar, partenerii de discuţie vor fi nevoiţi să vorbească foarte tare, deranjându-i astfel pe ceilalţi oaspeţi.

Cadourile (Lecţia 4)
A oferi un cadou este atât o formă de politeţe, de respect faţă de persoana căreia i se oferă, dar şi, mult mai profund, o modalitate de a obliga persoana sau instituţia respectivă să răspundă cu un cadou sau cu un serviciu de valoare (materială ori simbolică) cel puţin egală cu cea a cadoului făcut. Din acest motiv, în domeniul protocolului diplomatic se încearcă reglementarea cât mai strictă a oferirii şi primirii de cadouri, astfel încât să nu apară acuzaţii de mită. În Japonia, modul de împachetare a cadoului are o semnificaţie mai mare decât valoarea acestuia.

8

Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

În schimb, în America, valoarea cadoului protocolar care poate fi acceptat este determinată printr-o sumă prestabilită (de obicei, 50 de dolari), toate cadourile care depăşesc această sumă trebuind să fie declarate statului. Totuşi, dacă persoana care a primit cadoul respectiv doreşte să-l păstreze, trebuie să depună în contul statului suma la care fost evaluat respectivul obiect.

Ordine de plasare în automobile (Lecţia 7)
Reguli de bază în acest caz sunt următoarele: luarea pasagerilor pentru a ajunge la destinaţie se face în ordine inversă ierarhiei acestora, iar transportarea la locuinţa acestora respectă ierarhia; cei care se află în automobil, pot să coboare şi apoi să salute persoanele care se află înăuntru, după cum pot coborî pentru a-şi lua rămas-bun de la aceia care se pregătesc să coboare; urcarea în automobil, respectiv coborârea se face conform ierarhiei; şoferul este cel care deschide şi închide uşa la urcarea şi coborârea persoanelor transportate (iar acestea aşteaptă politicos până când şoferul face gestul respectiv); cei de rang inferior se urcă ocolind prin spate persoana de rang superior, respectiv automobilul; amploarea şi tema conversaţiei sunt stabilite în acest caz de către oaspetele de onoare. Ordinea de plasare este următoarea: locul principal este cel din dreapta spate, locul secund este cel din stânga spate, iar cel de-al treilea loc ca importanţă este considerat cel de lângă şofer (pe acesta stă de obicei însoţitorul, translatorul, bodyguardul/garda de corp);

Protocol şi organizare evenimente

9

Lecţie demonstrativă

în cazul mai multor invitaţi care iau loc în acelaşi automobil, se aplică de obicei următoarea ordine de plasare:

(în cazul unui automobil mai mare, în care există şi scaun suplimentar)

Aranjarea mesei (Lecţia 11)
Trebuie să alocăm timp suficient şi pentru decorarea mesei, fiind indicat să punem masa cu câteva ore înaintea sosirii invitaţilor. Iată un model pentru a înlesni aranjarea tacâmurilor de pe masă:

Tacâmul cinei informale

Tacâmul cinei formale (al dineului)

10

Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Restaurante cu stil (Lecţia 14) paharele
Paharele se aşază pe masă, deasupra farfuriilor, în dreapta sus. Fiecare tip de băutură necesită utilizarea unui pahar diferit. Conform unei reguli generale, cu cât băutura are un conţinut mai ridicat de alcool, cu atât va fi mai mic paharul în care este servită. Aceasta înseamnă că paharele cele mai mari vor fi folosite pentru apă şi sucurile de fructe, iar cele mai mici vor fi rezervate ţuicii, pălincii sau coniacului.

Tipuri de pahare (Lecţia 15)

pahar pentru vin alb, pentru vin roşu, pentru vin nobil, pentru sherry

pahare pentru martini, pahar pentru cocteil, pahar pentru lichior, pahar pentru coniac

pahar pentru vin de Bordeaux, pentru vin rose şi vin pahar pentru apă minerală, pahar pentru bere, pahar pentru whisky, pahar pentru pălincă şi vodcă, pahar alb, pentru vin de Burgundia pentru long drink

pahar pentru şampanie, cupă pentru şampanie, bol pahar pentru grog, ceaşcă pentru ceai şi punci, pahar pentru şampanie pentru cafea irlandeză

Protocol şi organizare evenimente

11

Lecţie demonstrativă

Exerciţiile sunt un instrument util de verificare a cunoştinţelor teoretice dobândite în cadrul unei lecţii, solicitându-vă experienţa proprie din viaţa cotidiană sau provocându-vă imaginaţia prin confruntarea cu situaţii ipotetice. Mai jos aveţi o selecţie din Lecţiile 3, 4, 12 şi 16 ale cursului.

Comportamentele formale (Lecţia 3)
În domeniul relaţiilor internaţionale, activităţile legate de etapele zilei diferă în funcţie de ţară. În general, în ţările nordice ziua este împărţită în etape cu care suntem familiarizaţi; în ţările sudice, în schimb, datorită climei, periodizarea zilei se modifică foarte mult faţă de modelul cunoscut în ţara noastră. În ţările mediteraneene (Spania sau Portugalia, de exemplu), dimineaţa ţine, în general, până la orele 12.00 (vom discuta acest aspect mai în detaliu atunci când vom vorbi despre formulele de salut), iar seara începe, de obicei, după ora 21. În aceste ţări, pe timpul siestei (între 13 şi 16 sau 17), magazinele şi birourile sunt închise. Apoi se deschid din nou după-amiaza. O invitaţie la cină poate fi în mod firesc pentru ora zece seara, iar miezul nopţii este considerat încă o oră potrivită pentru relaţii de societate. Exerciţiul 5 Să presupunem că sunteţi invitat la un dineu în Spania. La ce oră vă veţi prezenta, dacă pe invitaţie scrie „între 21 şi 21.30” şi când veţi alege să plecaţi?

Regulile fumatului (Lecţia 4) în timpul mesei
Prima ţigară poate fi aprinsă după consumarea felului principal sau după ce gazda şi-a aprins prima ţigară în timpul mesei. Înaintea fiecărui fel de mâncare servit, ţigara trebuie să fie stinsă, deoarece se consideră lipsă de educaţie dacă fumăm în continuu, doar trecând în revistă mâncarea de pe masă. În cadrul recepţiilor unde programul este mai lejer se poate fuma în locurile în care sunt amplasate scrumiere verticale, cu suport, sau lângă mesele pe care sunt aşezate scrumiere. Exerciţiul 3 Precizaţi ce reacţie trebuie să aveţi faţă de o persoană care, aflată în vizită la dumneavoastră acasă, îşi aprinde o ţigară în timpul desertului, fără să vă ceară permisiunea, deşi nimeni altcineva nu fumează, iar la masă se află şi câţiva copii.
12 Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Comportamentul diplomatic al omului de afaceri (Lecţia 12)
În relaţiile de afaceri se pot ivi de multe ori situaţii în care opiniile partenerilor să fie divergente. De aceea este important de ştiut care ar trebuie să fie comportamentul nostru în astfel de cazuri. De multe ori, ne putem exprima acordul cu cele spuse de partenerul de discuţie, dar numai într-un mod diplomatic, pentru a da dovadă de bună-cuviinţă, fără ca acest lucru să însemne însă că ne dăm acordul total cu privire la afacerea despre care discutăm. De asemenea, putem formula critici la adresa cuiva sau a ceva fără să denumim concret ţinta aprecierilor noastre negative.

loialitatea

Un om de afaceri trebuie să reprezinte deseori punctul de vedere al companiei sale, iar acest lucru este numit loialitate faţă de corporaţie. Deseori, această sarcină nu este una uşoară şi plăcută, mai ales dacă suntem în postura de reprezentanţi ai unei atitudini colective. Astfel, este posibil să fim de multe ori puşi în situaţia de a formula, în numele companiei, opinii cu care personal să nu fim de acord. Totuşi, ţinând seama că în aceste situaţii noi nu vorbim în nume personal, ci în cel al companiei, trebuie să ne asumăm cele spuse sau, cel puţin, să le formulăm într-un mod cât mai obiectiv cu putinţă şi să nu arătăm care sunt sentimentele personale. De regulă, oamenii de afaceri învaţă repede că un comportament diplomatic nu se construieşte doar din cuvinte. Dacă în cadrul unui interviu sunteţi întrebat: „Este adevărat că în uzina dumneavoastră vor avea loc concedieri şi că vor fi disponibilizaţi cincizeci de angajaţi, pentru că nu aveţi comenzi?, răspunsul diplomatic în acest caz este: „Aceste chestiuni intră în atribuţia departamentului de salarizare şi personal al uzinei, de aceea cred că nu sunt eu persoana potrivită pentru a da informaţii în acest sens.” Dacă partenerul de discuţie este mai agresiv în încercarea de a se informa, trebuie evitate răspunsurile precise. Exerciţiul 3 În ce fel este indicat să reacţionaţi dacă în timpul unei conferinţe de presă un ziarist vă pune foarte multe întrebări în legătură cu preluarea companiei dumneavoastră, al cărei director adjunct sunteţi, de către o alta, lucru despre care s-au auzit zvonuri, dar pentru care discuţiile nu sunt încă finalizate? Precizăm că nu puteţi spune că discuţiile respective nu sunt de competenţa dumneavoastră, din cauza poziţiei deţinute în cadrul companiei.

Ţările arabe (Lecţia 16)
Exerciţiul 1 Dacă sunteţi invitat în casa unui arab şi aţi hotărât să aduceţi câteva cadouri pentru fetele lui, despre care aţi aflat că au 13 şi 14 ani, cum anume veţi proceda?

Protocol şi organizare evenimente

13

Lecţie demonstrativă

Masa de afaceri (Lecţia 9)
Dacă vrem să ne invităm oaspeţii într-un loc decent, plăcut, să alegem cu grijă restaurantul. Este indicat să optăm pentru un restaurant în care este binecunoscută bucătăria şi servirea impecabilă. Cina de afaceri este lipsită de obicei de orice element ceremonial, în cazul ei nu există listă şi carte de plasare, iar ca meniu se comandă, în general, o combinaţie de trei feluri uşoare. Pe cât este posibil, restaurantul respectiv să fie situat în apropierea biroului persoanei invitate. Să verificăm dacă în restaurant există sau nu o curăţenie corespunzătoare, respectiv dacă mesele sunt aşezate la distanţă adecvată între ele pentru a se putea purta o conversaţie plăcută, fără perturbări. Acest din urmă lucru nu se poate face într-un restaurant cu muzică live, iar dacă optăm totuşi pentru un astfel de local, să rezervăm o masă amplasată la distanţă de orchestră. Dacă avem posibilitatea, să alegem un separeu, un loc mai liniştit. În cazul mesei de afaceri, accentul nu cade pe mâncarea consumată. Fireşte, bucatele pot fi alese în prealabil şi de pe meniu, însă trebuie stabilit cine plăteşte. În cazul unei invitaţii la o masă de afaceri, plăteşte, în general, persoana care lansează invitaţia, dar trebuie să-şi comunice în prealabil intenţia chelnerului sau să plătească un avans. În străinătate, sunt cazuri în care suntem invitaţi la o masă de afaceri, însă toţi participanţii la aceasta îşi plătesc consumaţia, de aceea este indicat să ne informăm în prealabil în acest sens şi să avem asupra noastră bani sau card bancar. Cel mai important lucru de ştiut cu referire la masa de afaceri este că invităm pe cineva la o astfel de masă doar în cazul în care acest lucru este absolut necesar. La lansarea invitaţiei să comunicăm persoanei respective şi scopul întâlnirii. Acest lucru trebuie să-l discutăm direct cu persoana în cauză, nu cu secretara acesteia. În cazul contramandării unui dejun sau a unei cine de afaceri, persoana care trebuie să propună o altă ocazie este cea care a contramandat întâlnirea. Toate cheltuielile din restaurant sunt suportate de gazdă, deci atât contravaloarea mâncării, cât şi cea a băuturii consumate, ceea ce înseamnă şi aperitivul (băutura de întâmpinare), respectiv vinul sau eventual berea, cafeaua şi băuturile răcoritoare, servite după luarea mesei. Pe parcursul mesei de afaceri trebuie să evităm temele religioase, etnice şi politice (vezi lecţia 5). O temă de conversaţie sigură şi fără „capcane” este considerată întotdeauna starea vremii, sportul, viaţa economică şi culturală, eventual hobby-urile comune, domeniul de interes al invitaţilor. Exerciţiul 4 Imaginaţi-vă un tânăr debutant în lumea afacerilor. Acesta îşi invită pentru prima oară la masă partenerii de afaceri, însă întâlnirea nu a fost lipsită de surprize: ajunşi în restaurant, constată că numărul locurilor este insuficient, muzica este mult prea tare în difuzoarele aflate chiar deasupra mesei găsite cu greu şi, la momentul achitării consumaţiei s-au ivit probleme, deoarece partenerii săi nu aveau cardurile bancare la îndemână. Afacerea nu s-a mai încheiat. Unde a greşit tânărul şi ce ar fi trebuit să facă pentru reuşita negocierilor?
14 Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Pentru a vă însuşi cât mai bine regulile de protocol şi organizare evenimente vă sunt de ajutor şi unele recomandări. Vă oferim asemenea fragmente din Lecţiile 4 şi 6 ale cursului. Utilizarea telefonului în vizită (Lecţia 4)
Atunci când cineva poartă o discuţie telefonică personală în prezenţa noastră, se cuvine să-i asigurăm intimitatea, ieşind temporar din încăpere sau îndepărtându-ne. Mesajele lungi lăsate pe robotul telefonic trebuie evitate, deoarece acesta înregistrează numai mesaje de o anumită durată, de obicei foarte scurtă.

telefonul mobil

Cea mai importantă regulă legată de folosirea telefonului mobil este aceea că trebuie să ştim când se cuvine să-l închidem. Se consideră lipsă de tact şi impoliteţe dacă telefonul mobil începe să sune în timpul anumitor evenimente oficiale. Folosirea telefoanelor mobile este în mod explicit interzisă în timpul spectacolelor de teatru sau al discursurilor oficiale, precum şi în spitale sau în avion. Dar, în afară de aceste situaţii, este interzisă folosirea lor şi la cinematograf, în timpul conferinţelor sau al întâlnirilor oficiale, precum şi în lăcaşele de cult (biserici, moschei, temple etc.). În cazul participării la o şedinţă, la discuţii sau tratative, trebuie să anunţăm în prealabil, cerându-ne scuze, dacă aşteptăm un apel foarte important. Când sună telefonul, trebuie să ieşim imediat din încăpere şi abia apoi să răspundem. În ciuda practicii tot mai răspândite, folosirea telefonului mobil nu este recomandată în locuri publice (pe stradă, în mijloacele de transport, la piaţă sau în parc). Totuşi, dacă telefonul sună, se cuvine să răspundem, însă este indicat să vorbim cât mai încet şi să mergem într-un loc mai retras pe durata convorbirii, care trebuie să fie cât mai scurtă, date fiind împrejurările. De asemenea, convorbirea telefonică efectuată în timpul conducerii autovehiculului este periculoasă (exceptând cazul în care se foloseşte sistemul „hands free”); în plus, dacă suntem observaţi de un agent de circulaţie, va trebui să plătim amendă.

Degustările de vin (Lecţia 3)
De obicei, vinurile sunt prezentate pe rând. Pe parcursul degustării, paharul se roteşte încet şi uşor, pentru a-i omogeniza conţinutul. Datorită acestei mişcări circulare, parfumul şi aroma (buchetul) vinului sunt mai accentuate. Vinul se ţine în gură şi se bea încet, treptat, degustându-l. Paharele de vin nu se umplu în întregime, ci doar pe jumătate. La degustările care au loc în crame, întotdeauna este un moment apreciat şi savurat turnarea vinului din butoi. De obicei este prezentată şi varianta dusă la măiestrie a acestei operaţiuni, adică turnarea vinului în pahar de la înălţime, fără a curge nicio picătură în afara lui. Prezentarea vinurilor începe întotdeauna cu cele seci şi albe, uşoare şi tinere, după care urmează cele mai corpolente, demiseci ori demidulci sau care au un conţinut mai mare de alcool (deşi variaţiile de vin se bazează pe reguli stabilite, numărul lor este practic infinit). De obicei, şirul prezentării este încheiat de vinurile dulci (grele), în ordinea crescătoare a gradului de tărie al acestora.
Protocol şi organizare evenimente 15

Lecţie demonstrativă

Fiecare lecţie conţine la final o recapitulare a cunoştinţelor prezentate în cadrul său. Am ales pentru exemplificare un fragment din recapitularea Lecţiei 2.

RECAPITULAREA LECŢIEI 2
2.1 Există cinci mari domenii în care este necesar apelul la regulile de protocol şi de etichetă: relaţii interstatale, interguvernamentale şi diplomatice, relaţii oficiale internaţionale, relaţii oficiale interne, relaţii de societate şi private şi relaţii familiale. Protocolul de stat organizează negocierile, întâlnirile, programele şi călătoriile oficiale ale preşedintelui, ale primului ministru şi ale celorlalţi miniştrii, organizează sosirea şi plecarea în şi din ţară a acestora, precum şi programele delegaţiilor la nivel înalt. Primirea unei delegaţii la nivel înalt cuprinde următoarele aspecte de care protocolul de stat trebuie să ţină seama: sosirea delegaţiei, derularea programului, plecarea delegaţiei şi asistenţa la plecarea membrilor acesteia. Protocolul diplomatic reprezintă totalitatea regulilor de procedură, de comportament, de ierarhizare, de adresare, de corespondenţă şi de etichetă urmate la evenimentele şi ceremoniile oficiale ale vieţii publice şi diplomatice. Rolul său este înlesnirea desfăşurării şi menţinerii relaţiilor oficiale şi personale. Corpul diplomatic cuprinde, în sens larg, toţi diplomaţii reprezentanţelor externe şi în sens restrâns, doar ambasadorii acreditaţi într-o anumită ţară, la un moment dat. Decanul de vârstă şi purtătorul de cuvânt al corpului diplomatic poartă denumirea de doyen (din lb. franceză – decan). Acesta poate fi ambasadorul cu cea mai mare vechime în post sau nunţiul apostolic (ambasadorul Vaticanului). Reprezentanţele externe pot fi de două feluri: reprezentanţe diplomatice sau reprezentanţe consulare. Reprezentanţa diplomatică asigură protecţia intereselor statului şi ale instituţiilor acestuia, în timp ce reprezentanţa consulară protejează interesele cetăţenilor statului pe care îl reprezintă. Reprezentanţele diplomatice sunt: ambasadă, comisariat general, reprezentanţă permanentă de pe lângă o organizaţie internaţională, nunţiatură, pe de o parte, şi legaţie şi pronunţiatură, pe de altă parte. Reprezentanţele consulare sunt următoarele: consulat general, consulat, viceconsulat, agenţie consulară, consulat general onorific şi consulat onorific. Ambasada asigură, în statul acreditar, reprezentarea statului acreditant şi mediază între cele două state. Ambasada este o reprezentanţă de un nivel mai înalt decât legaţia. Consulatul se ocupă, în ţara de reşedinţă, de protecţia intereselor juridice şi economice ale statului trimiţător şi ale cetăţenilor acestuia. Eliberează paşapoarte, vize, alte acte oficiale, viza fiind eliberată cetăţenilor statului trimiţător în scopul călătoriei acestora în statul de reşedinţă.
Protocol şi organizare evenimente

2.2

2.3

2.4

2.5 2.6

2.7

2.8

2.9 2.10

2.11

16

Lecţie demonstrativă

Toate lecţiile sunt însoţite de o secţiune de răspunsuri la exerciţii, care vă îndrumă în rezolvare prin anumite sugestii uneori inedite. Iată ca exemplu răspunsurile Lecţiei 14.

RĂSPUNSURI LA EXERCIŢII LECŢIA 14
Exerciţiul 1 Situaţia creată, zgomotul şi deranjul provocat de copii în restaurant sunt neplăcute din cauza neatenţiei părinţilor la proprii copii, care sunt prost-crescuţi. În acest caz, aveţi două soluţii: fie să îi rugaţi pe părinţi să se ocupe de copii, astfel încât să nu mai aveţi probleme, fie să rugaţi un chelner să atenţioneze părinţii despre păstrarea ordinii şi a liniştii. În niciun caz nu trebuie să faceţi aceste observaţii pe un ton ridicat şi nici să nu vă lăsaţi antrenaţi în conflicte, care nu ar face decât să atragă atenţia asupra dumneavoastră în mod inutil. Exerciţiul 2 În cazul în care ajunşi, într-un restaurant, nu ştiţi cu precizie unde ar trebui să vă aşezaţi, este preferabil să aşteptaţi un chelner care să vă conducă spre o masă liberă, deoarece ar fi destul de neplăcut să vă aşezaţi la o masă rezervată ori să faceţi slalom printre mese în căutarea uneia libere. Exerciţiul 3 Cel mai bine ar fi să nu le spuneţi comesenilor că sunteţi alergic, ci, având în vedere dorinţele lor, să comandaţi antreul recomandat cu atâta căldură de chelner şi să-i îndemnaţi şi pe ei să-l comande, dar să încercaţi ca, pe cât posibil, să vă abţineţi de la consumarea lui. Pentru aceasta, puteţi recurge la diverse trucuri, cum ar fi, să pretextaţi că aveţi de dat un telefon urgent, evitând să mâncaţi în acelaşi timp cu ceilalţi, iar apoi să cereţi să vi se ia din faţă, motivând că nu vă place rece. Exerciţiul 4 Este clar că nu chelnerul este vinovat de ceea ce vi s-a întâmplat. Cu toate acestea, servirea în restaurantul respectiv a fost deplorabilă. În acest caz, puteţi să-i lăsaţi un bacşiş destul de mare chelnerului (recomandat ar fi cam 10% din valoarea facturii), dar să faceţi şi o reclamaţie în condica restaurantului. Exerciţiul 5 ~n cazul în care se impune restricţia împotriva fumatului, veţi respecta regulile locului în care vă aflaţi şi nu veţi insista pentru schimbarea lor. Cu siguranţă că astfel de restaurante au amenjate locuri speciale pentru fumat, aşa că nu trebuie decât să-i cereţi chelnerului să vă conducă spre un astfel de loc. Exerciţiul 6 În ceea ce priveşte mâncarea, bucătăria franceză este mai uşoară şi mai puţin condimentată decât cea englezească, iar în privinţa băuturilor, francezii sunt mari băutori de vin şi şampanie şi cultivatori de viţă-de-vie, pe când englezii fac parte dintre popoarele consumatoare de bere.
Protocol şi organizare evenimente 17

Lecţie demonstrativă

Pentru a vă familiariza cu noţiunile şi termenii specifici din domeniu, lecţiile conţin un dicţionar de specialitate. Să urmărim mai jos dicţionarul corespunzător Lecţiilor 1 şi 2.

DICŢIONAR DE SPECIALITATE PENTRU LECŢIILE 1 ŞI 2
audienţă ceremonie ierarhie legaţie – întrevedere acordată unui solicitant de către o persoană de rang înalt – formalitate socială, oficială; ritual – relaţie de sub- şi supraordonare determinată – reprezentanţă diplomatică permanentă inferioară în rang unei ambasade, condusă de un ministru plenipotenţiar sau însărcinat cu afaceri

nunţiu (apostolic) – reprezentant diplomatic permanent al Vaticanului într-o ţară străină, asimilat ca rang ambasadorilor prestigiu stat acreditant stat acreditar stat de reşedinţă stat trimiţător statut VIP – autoritate, pondere morală a unui individ în societate – stat care trimite în altă ţară o ambasadă, pentru a proteja interesele cetăţenilor săi şi interesele statale în ţara respectivă – stat care primeşte pe teritoriul său o ambasadă a unui stat străin – stat care primeşte un consul al unui stat trimiţător – stat care numeşte un consul pe teritoriul unui stat de reşedinţă – locul pe care îl ocupă un individ într-un sistem social dat şi la un anumit moment – prescurtarea expresiei englezeşti Very Important Person (persoană foarte importantă), care desemnează personalităţile cărora li se acordă un tratament special de către autorităţi în anumite situaţii (călătorii în străinătate, conferinţe, întâlniri la nivel înalt etc.)

18

Protocol şi organizare evenimente

Lecţie demonstrativă

Toate lecţiile sunt însoţite de o temă pentru acasă, cu rolul de a vă verifica însuşirea cunoştinţelor. Iată ca exemplu tema Lecţiei 2.

TEMA PENTRU ACASĂ 2
1. Comparaţi recepţia şi evenimentele la care se stă la masă şi precizaţi care sunt avantajele si dezavantajele lor, din punctul de vedere al regulilor de comunicare şi protocol. Cine stabileşte, în cadrul unei reprezentanţe diplomatice, ordinea diplomaţilor? a) protocolul statului acreditar; b) documentul de organizare interioară a ambasadei statului acreditant; c) regulile Convenţiei de la Viena din anul 1961. 3. Cine suportă cheltuielile de şedere într-o ţară străină a unei delegaţii guvernamentale? a) sunt acoperite de oaspeţi; b) se aplică principiul reciprocităţii; c) sunt acoperite în egală măsură atât de către invitaţi, cât şi de cei care au lansat invitaţia. 4. Cum se redactează programul unor discuţii oficiale? a) după preferinţe; b) în funcţie de dorinţele oaspeţilor; c) în ordinea importanţei elementelor componente. 5. Alcătuiţi un program de timp liber pentru soţia unui preşedinte de stat, aflat într-o vizită oficială de 4 zile. Precizaţi care vor fi relaţiile cu mass-media în timpul acestui program.

2.

Protocol şi organizare evenimente

19

Lecţie demonstrativă

Temele se rezolvă pe formulare speciale, care pot fi trimise spre corectare profesorului personal. Mai jos aveţi exemplificat formularul aferent temei prezentate anterior.

Cu prezentarea formularului de temă pentru acasă se încheie lecţia demonstrativă a acestui curs. ~n speranţa că materialul prezentat v-a convins de accesibilitatea şi atractivitatea cursului nostru, vă aşteptăm să deveniţi cursant al Institutului Eurocor, înscriindu-vă la cursul de Protocol şi organizare evenimente!

tel. 021/33.225.33; www.eurocor.ro

20

Protocol şi organizare evenimente