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Manual de Procedimientos

Enero, 2014

Manual de Procedimientos UCAR


Autoridades
Ing. Agr. Carlos Casamiquela Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca de la Nacin

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UNIDAD PARA EL CAMBIO RURAL (UCAR)


Jorge Neme Coordinacin Ejecutiva
Ral Castellini Gestin de Programas y Proyectos Mirta Botzman Formulacin de Proyectos Nstor Murgier Desarrollo Institucional Susana Mrquez Planeamiento y Gestin Estratgica Mariano Poledo Control de Gestin Jorge Bacalov Administracin, Finanzas y Contabilidad Marcelo Bonanno Adquisiciones y Contrataciones Andrea Trabucco Gestin de Recursos Humanos

Unidades de Staff de la Coordinacin Ejecutiva


Asesora y Secretara General Valeria Terzuolo Asuntos Jurdicos Mara Rosa Koch Control Interno Roque Ferraro Unidad Ambiental y Social Mario Nanclares

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Contenido PRESENTACIN ...........................................................................................................8 CMO UTILIZAR ESTE MANUAL ................................................................................. 11 Cmo utilizar este Manual ...................................................................................... 12 POLTICAS GENERALES ............................................................................................ 15 Polticas Generales ................................................................................................. 16 Glosario General ..................................................................................................... 17 PROCEDIMIENTOS REA DESARROLLO INSTITUCIONAL ............................................. 19 A- CAPACITACIN ....................................................................................................... 21 A.1. Solicitud de Financiamiento de Becas. .............................................................. 21 A.2. Solicitud de Financiamiento de Capacitaciones Especficas para el Puesto de Trabajo. .................................................................................................................. 31 A.3. Organizacin de Capacitaciones y/o Eventos. ................................................... 36 PROCEDIMIENTOS REA PLANEAMIENTO Y GESTIN ESTRATGICA ........................... 40 A. Solicitud de Productos Grficos. .......................................................................... 42 B. Solicitud de Piezas Comunicacionales. ................................................................. 46 C. Administracin y Distribucin de Piezas Comunicacionales. ................................. 50 D. Vinculacin con las Organizaciones del Sector. .................................................... 53 E. Formulacin de Nuevas Operaciones. .................................................................. 55 PROCEDIMIENTOS REA FORMULACIN DE PROYECTOS ........................................... 59 A. Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales- PROSAP. ......................................................................... 61 PROCEDIMIENTOS REA GESTIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS ............................. 90 A. PLANES DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Y PLANES OPERATIVOS ANUALES DE PROGRAMAS Y PROYECTOS ......................................................................................... 93 A.1. Preparacin del Plan de Adquisiciones y Co ntrataciones de Programas y Proyectos. .............................................................................................................. 93 A.2. Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. ..................... 98 A.3. Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. ............................................................................................................ 104 A.4. Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. .............. 109 B- PROYECTOS .......................................................................................................... 114

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B.1. Formulacin, Presentacin, Aprobacin y Ejecucin de Proyectos de Obras Menores de Infraestructura Bsica Productiva. ...................................................... 114 B.2. Seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para Otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BIRF) ....................................... 125 B.3. Seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para Otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BID) ........................................ 137 B.4. Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Iniciativas de Desarrollo de Cluster (IDC) ..................................................................................................................... 147 B.5. Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos Regionales (IDR) ......... 155 B.6. Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Iniciativas de Transferencia de Innovacin (ITI) ..................................................................................................... 175 B.7. Rendicin y Pagos de ANR BID y BIRF. ............................................................. 184 B.8. Rendiciones y Pago Competitividad. ............................................................... 190 B.9. Procedimiento de Cambio de Pari Passu ......................................................... 195 C- CONTRATOS ......................................................................................................... 200 C.1. Ejecucin de Contratos de Obras-PROSAP ....................................................... 200 C.2. Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP. 210 C.3. Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por Iniciativas de Mejora Competitiva .......................................................................................................... 214 C.4. Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo. ...................................................................................... 218 C.5. Modificacin de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP. ........................ 222 C.6. Modificacin de Contratos celebrados por Iniciativas de Mejora Competitiva. 227 C.7. Modificacin de Contratos celebrados por Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo. ........................................................................................................... 232 PROCEDIMIENTOS REA ADMINISTRACIN, FINANZAS Y CONTABILIDAD .................. 237 A- PLAN DE ADQUSICIONES Y CONTRATACIONES Y PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA UCAR. ................................................................................................................................ 240 A.1. Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR ............... 240 A.2. Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR ........................................... 243 A.3. Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR .......... 250 A.4. Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR ...................................... 253 B- PRESUPUESTO NACIONAL ..................................................................................... 258 B.1. Formulacin del Presupuesto Anual de la UCAR y de Programas y Proyectos. .. 258 B.2. Programacin de la Ejecucin Presupuestaria. ................................................ 265 C- DESEMBOLSOS ..................................................................................................... 269

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C.1. Proyeccin de Desembolsos ........................................................................... 269 C.2. Solicitud de Desembolsos y Justificacin De Gastos a los Organismos Financiadores. ...................................................................................................... 272 D- GESTIN PATRIMONIAL ........................................................................................ 278 D.1. Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. ..................................................... 278 D.2. Baja de Bienes Inventariables. ........................................................................ 283 D.3. Transferencia de Bienes Inventariables. ......................................................... 285 D.4. Comodato de Bienes Inventariables. .............................................................. 287 D.5. Entrega de Bienes Inventariables. .................................................................. 290 D.6. Contratacin de Seguros. ............................................................................... 292 D.7. Solicitudes de Bienes y Gastos. ...................................................................... 297 D.8. Realizacin de Inventario. .............................................................................. 300 D.9. Realizacin de Solicitud de Mantenimiento .................................................... 302 D.10. Recepcin y Pago de Multas. ........................................................................ 304 E- INFORMES ............................................................................................................ 306 E.1. Contestacin a Requerimientos de Auditoras. ................................................ 306 E.2. Contestacin a Requerimientos de los Organismos Financiadores y Organismos Pblicos. ............................................................................................................... 310 F- CUENTAS A PAGAR................................................................................................ 314 F.1. Procedimiento Bsico de Pagos ...................................................................... 314 F.2. Procedimiento de Administracin de Caja Chica de Programas y Proyectos. .... 319 F.3. Procedimiento de Administracin de Caja Chica UCAR. ................................... 322 G- RELACIN CON EJECUTORES ................................................................................. 327 G.1. Elaboracin de Convenios con Ejecutores. ...................................................... 327 G.2. Anticipos y Rendiciones de Ejecutores y Programas y Proyectos. .................... 330 G.3. Modificacin del Cronograma de Pagos de Proyectos BID. .............................. 338 G.4. Elaboracin de Convenios con Organismos de Coo peracin Tcnica y Administrativa. ..................................................................................................... 341 G.5. Modificacin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. ..................................................................................................... 346 G.6. Transferencia de Fondos a Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa para Gastos sin Liquidacin Previa. ....................................................................... 351 G.7. Control de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. ...................................................................................... 355 G.8. Convenios con Universidades ......................................................................... 360

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H- PROGRAMACIN FINANCIERA .............................................................................. 390 H.1. Liquidacin de Deuda ..................................................................................... 390 H.2. Elaboracin de Reportes de Informacin Financiera. ...................................... 392 PROCEDIMIENTOS REA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS ................................... 394 A. UNIDAD DE TECNOLOGA INFORMTICA ............................................................... 396 A.1. Procedimiento de Realizacin de Backups Informticos. ................................. 396 A.2. Procedimiento de Gestin de Requerimientos y Consultas de Soporte Tcnico. ............................................................................................................................ 399 B. UNIDAD ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS ............................................. 404 B.1. Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales en el marco de la UCAR . 404 B.2. Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por Ejecutores en el marco del PROSAP ........................................................................................................... 408 B.3. Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por Ejecutores en el marco de Programas de Desarrollo Productivo. ................................................................ 413 B.4. Solicitud de Viajes .......................................................................................... 416 B.5. Rendicin de Viajes, Liquidacin y Pago de Viticos. ....................................... 423 B.6. Liquidacin y Pago de Honorarios UCAR. ........................................................ 431 B.7. Liquidacin y Pago de Pasajes. ....................................................................... 438 B.8. Liquidacin y Pago de Seguro Mdico. ............................................................ 444 PROCEDIMIENTOS REA ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES ................................. 450 A- ADQUISICIN DE OBRAS, BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS DIFERENTES A CONSULTORAS-UCAR. .............................................................................................. 457 A.1. Licitacin Pblica Internacional ...................................................................... 457 A.2. Licitacin Pblica Nacional ............................................................................. 468 A.3. Comparacin de Precios ................................................................................. 479 A.4. Contratacin Directa ...................................................................................... 488 A.5. Contratacin Directa por Trmite Simplificado ............................................... 493 A.6. Contratacin Directa por Compulsa Abreviada ................................................ 504 B. CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORA UCAR ......................................... 517 B.1. Contratacin de Firmas Consultoras ............................................................... 517 Anexo: Sntesis de Procedimientos de Adquisiciones-Contrataciones/Ejecucin de Contratos/Pagos- UCAR ......................................................................................... 531 C- EJECUCIN DE CONTRATOS. ................................................................................. 538 C.1. Ejecucin de Contratos UCAR ......................................................................... 538 C.2. Modificacin de Contratos UCAR. ................................................................... 542

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D. ADQUISICIN DE OBRAS, BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS DIFERENTES DE CONSULTORAS EJECUTORES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. ......................................... 546 Consideraciones Particulares................................................................................. 546 D.1. Licitacin Pblica Internacional ...................................................................... 547 D.2. Licitacin Pblica Nacional ............................................................................. 558 D.3. Comparacin de Precios ................................................................................. 569 D.4. Contratacin Directa ...................................................................................... 578 D.5. Contratacin Directa por Trmite Simplificado ............................................... 583 D.6. Contratacin Directa por Compulsa Abreviada ................................................ 591 E- CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORA EJECUTORES, PROGRAMAS Y PROYECTOS .............................................................................................................. 601 E.1. Contratacin de Firmas Consultoras ............................................................... 601 F- SISTEMA DE EJECUCIN DE PLANES DE ADQUISICIONES (SEPA) .............................. 615 F.1. Procedimiento de Gestin de Configuraciones y/o Consultas en el Sistema SEPA ............................................................................................................................ 615 PROCEDIMIENTOS REA CONTROL DE GESTIN ...................................................... 618 A- MONITOREO Y EVALUACIN ................................................................................. 620 A.1. Elaboracin y Distribucin de Reportes de Informacin para el Control de Gestin. ................................................................................................................ 620 A.2 Estimacin Anual de las Metas Fsicas de Programas y Proyectos. .................... 625 B- SISTEMAS DE INFORMACIN................................................................................. 629 B.1. Gestin de Requerimientos y Consultas de SIIG .............................................. 629 B.2. Gestin de Configuraciones en SIIG ................................................................ 633 B.3. Gestin de Requerimientos y Consultas de UEPEX .......................................... 637 B.4. Gestin de Configuraciones en UEPEX. ........................................................... 641 PROCEDIMIENTOS UNIDAD ASESORA Y SECRETARA .............................................. 646 A. Procedimiento de Entrada y Derivacin de Documentacin ............................... 648 B. Procedimiento de Salida de Documentacin de la UCAR .................................... 652 C. Procedimiento de Archivo de Documentacin .................................................... 655 D. Procedimiento de Prstamo de Documentacin en Archivo ............................... 657

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PRESENTACIN

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En el transcurso de estos aos de trabajo, la Unidad para el Cambio Rural ha consolidado su aporte a la formulacin y la ejecucin de las polticas pblicas agropecuarias, en especial aquellas dirigidas a construir un slido tejido productivo que sea la base del desarrollo de las economas regionales y mejorar sustancialmente la calidad de vida de la poblacin rural. A travs de la creacin de proyectos y de alianzas, la formacin de recursos calificados y la generacin de nuevas formas de pensar y de ejecutar dichas polticas, la UCAR tambin fue delineando su propia identidad como institucin. Hoy es un mbito caracterizado por el sustento tcnico y el compromiso efectivo de sus funcionarios, tcnicos y trabajadores en la tarea de formular y ejecutar polticas federales de desarrollo agropecuario en la rbita del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca de la Nacin. Desde esta perspectiva, nuestra larga experiencia en el sector pblico nos ha demostrado que la realidad puede ser modificada de manera ostensible mediante la instrumentacin de acciones y capacidades adecuadamente coordinadas. Por eso la UCAR promueve de manera constante el desarrollo de nuevos instrumentos de trabajo, que aseguren a su equipo las condiciones para desempearse con todo su potencial y alcanzar el nivel de articulacin necesario para incrementar el desarrollo productivo que la Argentina requiere. So mos conscientes de que en el espacio de la Administracin Pblica, las transformaciones a las que aspiramos involucran necesariamente procesos de planificacin, organizacin, coordinacin y evaluacin de las acciones. El rediseo organizacional llevado ade lante en 2012 fue guiado por esta conviccin. En este sentido, la publicacin de la primera versin del Manual de Procedimientos de la UCAR le acerca, al equipo de la Unidad y a otras partes interesadas, el resultado de un verdadero trabajo en conjunto, que es al mismo tiempo el primer paso hacia un proyecto superador, cuyo objetivo es obtener sistmicamente servicios logrados en forma predecible y que satisfagan las necesidades y expectativas de sus beneficiarios internos y externos. El uso de un Manual de Procedimientos permite gestionar y mejorar la organizacin, de modo que sirve de apoyo a la estrategia definida. Entre otras cosas, implica delimitar con claridad la responsabilidad de cada uno de los integrantes, garantizando que las instituciones con las cuales interactuamos -tanto nacionales, internacionales y provinciales-, y todos los usuarios del sistema tengan certezas acerca de cul es el proceso que seguir cualquier demanda, a quin dirigirse, quin deber responder por las demoras u omisiones y, de esta manera, puedan determinar cul es la mejor va para satisfacer una necesidad determinada. Adems de brindarle transparencia a cada procedimiento desde el inicio hasta su finalizacin, el objetivo del Manual es otorgar continuidad al conocimiento organizacional y que cada trabajador de la UCAR conozca su funcin y su responsabilidad con la mayor precisin posible.

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Esta publicacin es la primera de estas caractersticas, pero con seguridad no ser la ltima. Los Manuales de Procedimientos reflejan la vida de una organizacin y por lo tanto son dinmicos y requieren actualizaciones peridicas. Sin dudas, continuaremos en ese camino, que es tambin el camino de fortalecer la institucionalidad y la capacidad del Estado para trabajar con excelenci a al servicio del desarrollo del pas.

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CMO UTILIZAR ESTE MANUAL

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C MO UTILIZAR ESTE M ANUAL


El Manual de Procedimientos de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) tiene como objetivo general establecer las polticas de operacin y procedimientos que deben observar las reas, Unidades de Staff, Unidades, Sectores, Responsables Tcnicos de Programas y Proyectos y Ejecutores, para la implementacin adecuada de la misin y objetivos especficos del organismo -y los diversos componentes de su estructura organizativa-, establecidos en la normativa vigente y detallados en el Manual de Organizacin y Funciones de la UCAR, en consonancia con las disposiciones legales nacionales y la normativa emanada de los Convenios y Contratos de prstamos con Organismos Financiadores Internacionales. Con la elaboracin de este documento, se pretende aportar a los diferentes componentes organizativos de la UCAR, los elementos complementarios al marco normativo vigente, que precisen y den claridad a la interpretacin y aplicacin del mismo, y asesore y brinde apoyo al desempeo ms eficaz y eficiente de sus funciones y operaciones. Los objetivos especficos del Manual de Procedimientos de la UCAR son: Normar la planeacin y ejecucin de las actividades que realiza la UCAR, como Unidad Ejecutora Central de los Programas y Proyectos bajo su dependencia. Suministrar informacin detallada, sistemtica, ordenada e integral sobre los diferentes procedimientos implementados en la operacin diaria. Determinar los mecanismos de coordinacin y supervisin para lograr un mejor control y mayor eficacia en la operacin. Constituir una herramienta de consulta gil y sencilla para la aplicacin y observancia de las polticas, lineamientos, normas y responsabilidades a las que deben sujetarse la UCAR como Unidad Ejecutora Central y los Responsables Tcnicos y los Ejecutores de Programas y Proyectos. Disponer de un instrumento de capacitacin de nuevos usuarios (internos y externos) de los servicios de la UCAR. Para su confeccin se tuvieron en cuenta y fueron consideradas: - Las normas nacionales en materia administrativa y financiera y los Reglamentos Operativos correspondientes a los diversos Programas y

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Proyectos, y los Convenios y Contratos de prstamos vigentes con distintos Organismos Financiadores. - Las normas, principios metodolgicos, tcnicas y prcticas generalmente aceptadas en la confeccin de Manuales de Procedimiento. - Informacin primaria obtenida a travs de los Manuales preexist entes. Con el fin de facilitar su uso, se ha incluido informacin adicional al desarrollo de los procedimientos, que complementa e ilustra algunos de los instrumentos necesarios para la implementacin de los mismos. De este modo, se han aadido cuadros de sntesis, planillas modelo para algunos trmites, referencias normativas, modelos de convenios, entre otros instructivos. El contenido est estructurado de la siguiente forma: Los procedimientos estn compilados en apartados que se corresponden con el orden seguido para la descripcin de la nueva estructura de la UCAR en el Manual de Organizacin y Funciones, de manera de facilitar la interconsulta del material. En funcin de la cantidad y complejidad de los procedimientos desarrollados, en algunos casos, los correspondientes a un rea/Unidad de Staff especfica, se han subdividido por temas o macro procesos. Si bien existen diferencias en la cantidad de procedimientos plasmados para cada una de las reas/Unidades de Staff, esto no signfica que el volumen d e trabajo sea mayor o menor, dado que el mismo est dado por las definiciones adoptadas en el Manual de Organizacin y Funciones, mientras que el Manual de Procedimientos contiene aqullos que fueron identificados como sustanciales para el desarrollo de ciertas actividades. Por otra parte, aunque se ha intentando seguir una estructura uniforme para la descripcin de los procedimientos, tambin se ha procurado introducir elementos diferenciados en los casos en que se consider necesario para facilitar su comprensin. Esto implica que en algunos de stos se han incluido otros apartados, tales como definiciones de trminos, excepciones contempladas o indicaciones a aplicar en situaciones especficas. Finalmente, cada procedimiento se compone de la siguiente informacin:

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POLTICAS GENERALES

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P OLTICAS G ENERALES
1. Queda definido que el Manual de Procedimientos de la UCAR es de uso obligatorio para todos los funcionarios, directivos, tcnicos y consultores en general afectado s al cumplimiento de los objetivos del organismo y de cada uno de sus Programas y Proyectos. En este marco, debern responder a lo establecido en el mismo los responsables de la UCAR, las contrapartes y Ejecutores y todo otro organismo involucrado en las actividades, para lograr una ptima implementacin y un uso eficiente de los recursos. 2. Es responsabilidad de los titulares de las reas, unidades de staff, sectores, unidades y responsables tcnicos de programas y proyectos involucrados, cumplir y hacer cumplir las siguientes polticas y procedimientos. 3. Los procedimientos descriptos en este texto, corresponden a una primera versin, susceptible de modificaciones con el transcurso del tiempo, dando origen a las subsiguientes versiones, segn requiera la actualizacin de los procesos y procedimientos. El mismo queda sujeto a su revisin peridica, a fin de incorporar las modificaciones o adecuaciones que se deriven de la propia operacin, por lo que se solicita que las sugerencias y observaciones se hagan lleg ar al rea de Gestin de Recursos Humanos. 4. Cualquier situacin o conflicto cuya resolucin no se encuentre prevista en el Manual de Procedimientos, se resolver de conformidad con el espritu de la normativa aplicable. 5. Sin perjuicio de los registros fsicos o documentales que se practiquen en la gestin de la documentacin administrativa, toda transferencia de actuaciones que se realice entre reas, Unidades Staff, Sectores, Unidades y Responsables Tcnicos, deber ser registrada a travs del SIIG. A tal fin, los consultores emisores procedern a realizar el registro en SIIG de la emisin previo a la transferencia fsica de los documentos, y los consultores receptores realizarn el registro en SIIG una vez recibidas fsicamente los mismos. Asimismo, toda ent rada y salida de documentacin que provenga de, o se dirija fuera de la UCAR deber quedar registrada en el SIIG. 6. Este manual est dirigido tanto a servidores pblicos de la institucin, como a los distintos funcionarios estatales, los Organismos Financiadores y sociedad en general, que deseen conocer la funcionalidad organizacional de esta Entidad, por tanto es un instrumento de carcter pblico, que ser difundido a travs de los medios electrnicos que posee el organismo.

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G LOSARIO G ENERAL
Abreviatura AAFyC AAyC ACG ADI AFP AGPyP AGRRHH APyGE A/US CEV CEIDC CPI CEV CTE CONS CE DADP DNPOIC EE EPDA JGM MIRCR MAGyP ONC OCT OD OFI PROV Rte. Prov. R. RT SANR SCOMP SCON SCaP SDE SME SP SPF SSUBEJEC Actores rea Administracin Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones rea Control de Gestin rea Desarrollo Institucional rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Gestin de Recursos Humanos rea Planeamiento y Gestin Estratgica rea y/o Unidad de Staff Comit de Evaluacin Comit de Evaluacin de IDC Comit de Programacin de Inversiones del MAGyP Comit Evaluador Comit Tcnico de Evaluacin Consultor Coordinador Ejecutivo Direccin de Administracin de la Deuda Pblica Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito Entidad de Enlace Entidad de Programacin del Sector Agropecuario Jefatura de Gabinete de Ministros Marco Institucional Representativo del Cluster o Regin Ministerio de Agricultura Ganadera y Pesca Oficina Nacional de Contrataciones Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa Organismo Descentralizado Organismo Financiador Internacional Provincia Representante Provincial Responsable de rea Responsable Tcnico Sector ANR Sector Competitividad Sector Convenios Sector Cuentas a Pagar Sector Desembolsos Sector Mesa de Entradas Sector Patrimonio Sector Programacin Financiera Sector Subejecutores

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STE UARRHH UAS UATS UAJ UCyANR UCPyO UCAP UCONTAB UFI UFCAEP UMyE UPyPOA URONyFE UDA UDP UDCyS UEP UEP PN UI UIP UIySPROSAP UNyS UPRRHH USyTI UTEC UTySI Sector Tesorera Unidad Administracin de Recursos Humanos Unidad Ambiental y Social Unidad Asistencia Tcnica Sectorial Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Competitividad y ANR Unidad Control Presupuestario y Operativo Unidad Capacitacin Unidad Contabilidad Unidad Finanzas

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Unidad Fortalecimiento de las Capacidades de Ejecutores Provinciales Unidad Monitoreo y Evaluacin de Programas y Proyectos Unidad Presupuesto y POA Unidad de Relacin con Organismos Nacionales y de Financiamiento Externo Unidad Desarrollo Agroalimentario Unidad Desarrollo Productivo Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores Unidad Ejecutora de Proyectos Unidad Ejecutora de Proyectos (Proyectos Nacionales) Unidad Infraestructura Unidad Infraestructura Productiva Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP Unidad Negocios y Servicios Unidad Planificacin de Recursos Humanos Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin Unidad Tcnica Unidad Tecnologa y Sistemas de Informacin

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PROCEDIMIENTOS REA DESARROLLO INSTITUCIONAL

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GLOSARIO

rea Desarrollo Institucional Actores


AAyC ADI AGRRHH CE CONS SCaP STE UARRHH UCAP UFCAEP UPRRHH URONyFE OC SA/C SNO rea Adquisiciones y Contrataciones rea Desarrollo Institucional rea Gestin de Recursos Humanos Coordinador Ejecutivo Consultor Sector Cuentas a Pagar Sector Tesorera Unidad Administracin de Recursos Humanos Unidad Capacitacin Unidad Fortalecimiento de las Capacidades de Ejecutores Provinciales Unidad Planificacin de Recursos Humanos Unidad de Relacin con Organismos Nacionales y de Financiamiento Externo

Documentos
Orden de Compra Solicitud de Adquisicin/Contratacin Solicitud de No Objecin

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A- CAPACITACIN

A.1. S OLICITUD DE F INANCIAMIENTO DE B ECAS .


OBJETIVO
Describir el proceso de solicitud de financiamiento correspondiente al Programa de Becas para estudios de posgrado en el marco de las actividades de capacitacin de la Unidad Capacitacin de la UCAR.

ALCANCE
Desde la solicitud de beca hasta la culminacin de la capacitacin. PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (segn monto y mtodo que corresponda) Procedimiento Bsico de Pagos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1 ) Coordinador Ejecutivo 2 ) rea Desarrollo Institucional 3 ) rea Adquisiciones y Contrataciones 4 ) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 5 ) Unidad Capacitacin 6 ) Consultor/Becario 7 ) rea Gestin de Recursos Humanos Externos 1) Organismo Financiador 2) Instituciones de Educacin Superior 3) Consultor del MAGyP y/u otros organismos vinculantes

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Las becas deben estar previstas en el Plan Operativo Anual (POA) y en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) LEGAJOS DE LOS BECARIOS FICHA DE CAPACITACIN FICHA PERSONAL CARTA AVAL CARTA COMPROMISO BASE DE DATOS DE LAS SOLICITUDES Y DE LOS BECARIOS SOLICITUDES DE ADQUISICIN BECAS

RESUMEN DE ACTIVIDADES
La Unidad Capacitacin realiza la difusin de la convocatoria para el otorgamiento de Becas para estudios de posgrado, especializaciones y maestras . En las provincias, la responsabilidad por la difusin de la convocatoria se canaliza a travs de la Entidad de Enlace (EE), Entidad de Programacin para el Desarrollo Agrop ecuario (EPDA), Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP), Unidad de Coordinacin Territorial (UCT), segn corresponda. El/los consultor/es postulante/s remiten la documentacin correspondiente, y la Unidad de Capacitacin analiza y elabora un legajo de cada pos tulante y una base de datos. Con esta informacin, elabora y remite al Coordinador Ejecutivo la Solicitud de No Objecin, que ste enva al Organismo Financiador. La Unidad Capacitacin notifica a los consultores la aprobacin de las becas y comunica los requerimientos necesarios para el pago, los requisitos a cumplir para evaluar su desempeo, entre otros aspectos. Finalizados los estudios y obtenida la titulacin correspondiente, el becario deber presentar un informe de evaluacin final, que se archiva en su legajo.

PROCEDIMIENTO
1. Unidad Capacitacin: Realiza la difusin de la convocatoria para el otorgamiento de Becas para estudios de posgrado, especializaciones y maestras, dando a conocer las bases del Programa y los plazos para la recepcin de solicitudes. Publica en Intranet la Ficha de Capacitacin, la Ficha Personal, el Instructivo de Solicitud de Beca de Posgrado y el Reglamento del Programa de Becas.

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En las provincias, la responsabilidad por la difusin de la convocatoria se canaliza a travs de las Unidades Ejecutoras a cargo. Las mismas pueden ser Entidad de Enlace (EE), Entidad de Programacin para el Desarrollo Agropecuario (EPDA), Unidad Provincial de Ejecucin (UPE), Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP), Unidad de Coordinacin Territorial (UCT), segn corresponda. 2. Consultor/Postulante: Remite a la Unidad de Capacitacin: 3. Ficha de Capacitacin Ficha Personal Carta de Aval Curriculum Vitae Programa de estudios de la capacitacin solicitada, elaborado por la Institucin Educativa.

Unidad Capacitacin: Recibe las solicitudes, analiza y verifica que la documentacin cumpla con los aspectos formales y los requisitos establecidos en la convocatoria. Con toda la documentacin, confecciona un Legajo por postulante. Elabora una base de datos de todas las solicitudes recibidas. Prepara la Solicitud de No Objecin al Banco Financiador. Anexa un cuadro resumen con la nmina de los postulantes, la capacitacin solicitada, su duracin y costo, la Institucin Educativa, y en formato digital adjunta el le gajo de cada postulante. Remite la Solicitud de No Objecin al Coordinador Ejecutivo.

4. 5. 6. 7. 8.

Coordinador Ejecutivo: Firma y remite la Solicitud de No Objecin de las becas al Organismo Financiador. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin al OFI. Organismo Financiador Internacional: Recibe la Solicitud de No objecin a las becas. Remite la Comunicacin a la UCAR. Sector Mesa de Entradas: Recibe la respuesta del OFI y remite al rea de Desarrollo Institucional. rea Desarrollo Institucional: Recibe la respuesta del Organismo Financiador. Obtenida la Comunicacin de No Objecin, informa a la Unidad de Capacitacin para que prosiga con el procedimiento. De no otorgarse la No Objecin, se reinicia el procedimiento (Retorna a la actividad N 3). Unidad Capacitacin: Carga y habilita en UEPEX las solicitudes de contratacin. Remite la Solicitud de Contratacin al rea de Adquisiciones y Contrataciones. Notifica a los consultores la aprobacin de las becas y enva la Carta Compromiso y los procedimientos de pagos, va correo electrnico. Elabora una base de datos con la informacin de los becarios y efecta un seguimiento del desempeo de cada uno.

9.

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10. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe las solicitudes de contratacin y libera el compromiso presupuestario. Las adquisiciones se llevarn a cabo segn el procedimiento de Adquisiciones. 11. Consultor/Becario: Firma la Carta Compromiso y la remite a la Unidad de Capacitacin. Gestiona la factura de ante la Institucin Educativa y la enva a la Unidad de Capacitacin, adjuntando la informacin bancaria correspondiente para realizar el pago. 12. Unidad Capacitacin: Recibe la factura y remite el Memo de Pago al Sector Cuentas a Pagar. 13. Sector Cuentas a Pagar: Recibe el Memo y realiza una revisin de la documentacin. Remite el Legajo de Pago al Sector Tesorera. 14. Sector Tesorera: Efecta los pagos a las Instituciones Educativas. Remite a la Unidad de Capacitacin los comprobantes de los pagos realizados. 15. Unidad Capacitacin: Informa al becario el estado del pago. 16. Consultor/Becario: Informa a la Institucin Educativa la realizacin del pago o entrega el cheque, segn corresponda. Solicita a la Institucin Educativa el Recibo del pago y lo remite a la Unidad de Capacitacin. 17. Unidad Capacitacin: Remite el Recibo de pago de la Institucin Educativa al Sector Tesorera. Semestralmente, solicita a los becarios los Informes de Desempeo elaborados por la Institucin Educativa. 18. Consultor/Becario: Solicita a la institucin educativa el Informe de Desempeo y lo remite a la Unidad de Capacitacin. 19. Unidad Capacitacin: Recibe y analiza el Informe de Desempeo otorgado por la Institucin Educativa. Elabora un Informe de Avance de las becas para ser enviado a los bancos financiadores, as como al rea Gestin de Recursos Humanos. 20. Unidades Planificacin de Recursos Humanos/Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe el Informe de Avance y lo adjunta al legajo del Consultor. 21. Coordinador Ejecutivo: Firma y remite los Informes de Avance de las becas al Organismo Financiador para su conocimiento. 22. Consultor/Becario: Finalizados los estudios y obtenida la titulacin correspondiente, el becario deber presentar un informe de evaluacin final. 23. Unidad Capacitacin: Archiva los legajos e informes de las capacitaciones.

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FLUJOGRAMA

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Procedimiento de Solicitud de Financiamiento de Becas


Consultor Postulante/ Consultor Becario Unidad de rea Planificacin de Adquisiciones y RRHH/Unidad Contrataciones Administracin de RRHH

rea Desarrollo Institucional

Coordinador Ejecutivo

Organismo Financiador

rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

UCAP Difunde la convocatoria a becas

CONS Postulante Confecciona y remite la Solicitud de Beca

Confecciona un Legajo por postulante y una base de datos Firma y remite la Solicitud de No Objecin al Organismo Financiador

Confecciona Solicitud de No Objecin y la remite al CE NO ADI Recibe la respuesta del OFI

Recibe la Solicitud y remite la Comunicacin a la UCAR

SNO otorgada

SI UCAP Carga y habilita en UEPEX las solicitudes de contratacin Recibe la Solicitud de Contrataciones y libera el compromiso presupuestario CONS Becario Firma la Carta Compromiso y la remite a la UC

Remite Solicitud de Contrataciones al AAC

UCAP Remite Carta Compromiso al Consultor

Continua en procedimiento de Adquisiciones

CONS Becario Solicita factura a la Inst. Educ. y la remite a la UC UCAP Recibe la factura y remite memo al Sector Cuentas a Pagar

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Procedimiento de Solicitud de Financiamiento de Becas


Consultor Postulante/ Consultor Becario rea Gestin de rea RRHH/Unidad rea de Planificacin Administracin Adquisiciones y y de , Finanzas y Contrataciones Administracin Contabilidad de RRHH

rea Desarrollo Institucional

Coordinador Ejecutivo

Organismo Financiador

SCaP Recibe el Memo y revisa la doc.. Remite legajo al S. Tesorera.

UCAP Informa al Consultor el estado de los pagos

STE Efecta los pagos a la Inst. Educ. y remite los comprobantes de pago a la UC

CONS Becario Informa el pago a la Institucin Educativa o entrega el cheque

UCAP Remite recibo de pago al Sector Tesorera UCAP Solicita al Becario un Informe de Desempeo elaborado por la Inst. Educ.

CONS Becario Remite recibo de pago a la UC

CONS Becario Remite Informe de Desempeo a la UC

UCAP Analiza el Informe de Desempeo

Elabora Informe de Avance de las Becas y lo remite al OFI y al AGRRHH Firma el Informe y lo remite al OFI Solicita al Consultor Informe de Evaluacin Final CONS Becario Presenta Informe de Evaluacin Final

Archiva Informe de Avance de las becas

Ajunta el Informe de Avance al legajo del Consultor

Archiva los legajos e informes de las capacitaciones

FIN

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INSTRUCCIONES:
DOCUMENTACIN NECESARIA PARA APLICAR AL PROGRAMA DE BECAS DE LA UCAR: Ficha de Capacitacin Ficha Personal Carta de Aval: indicando nombre de la capacitacin, institucin, duracin, motivaciones y relevancia del curso solicitado, firmada por Responsable de rea y convalidada por el Coordinador Ejecutivo en su caso, Subsecretario, Secretario o cargo asimilable Currculo Vitae en hoja A4, tamao de fuente 10, interlineado 1,5, extensin mxima 3 pginas. Deber incluir los siguientes tems: Datos personales Formacin Acadmica Otros estudios: Institucin Ttulo obtenido Duracin Institucin Ttulo obtenido Duracin Apellido y Nombre DNI Fecha de nacimiento Nacionalidad Domicilio Telfonos Correo electrnico

Actividad Profesional (nicamente de los ltimos 5 aos, comenzando por la actividad ms reciente) Institucin Puesto Principales actividades y responsabilidades Perodo

Programa de estudios de la capacitacin solicitada elaborada por la institucin educativa.

DOCUMENTACIN DE SEGUIMIENTO Otorgada la beca, los Becarios deben presentar semestralmente un Informe de Desempeo elaborado por la Institucin educativa, que debe incluir: asignaturas cursadas, tipo de evaluaciones, calificaciones y asistencia.

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ANEXO I. REGLAMENTO DEL PROGRAMA DE BECAS

Objeto
ARTCULO 1: El presente Reglamento tiene como objetivo, establecer el marco regulatorio en el que se llevarn a cabo las actividades relativas al Programa de Becas de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). El propsito del Programa de Becas es la actualizacin, perfeccionamiento y capacitacin de profesionales en las reas especficas de la U CAR, inter alia agricultura, medio ambiente, economa, administracin, legales, recursos humanos, adquisiciones y que fundamentalmente aborden temas estratgicos para el desarrollo regional e institucional. ARTCULO 2: Se denomina beca a la asistencia financiera total o parcial que se otorgue a aquellos consultores que por su mrito, trayectoria e idoneidad y bajo las condiciones establecidas en el presente Reglamento, realicen las actividades conforme a alguna de las siguientes modalidades: Postgrado: tiene como finalidad la obtencin de Universidades/Centros de reconocido prestigio acadmico. grados acadmicos en

Perfeccionamiento y actualizacin: tiene como objetivo la participacin en cursos de especializacin, asistencia tcnica y otros eventos que c omprendan un componente de formacin. La beca incluye el costo de la matrcula y las cuotas anuales de las capacitaciones. No cubre los costos de transporte ni viticos para aquellos que soliciten cursos fuera del rea de residencia. Destinatarios ARTCULO 3: Las becas estn destinadas a profesionales de la UCAR, las jurisdicciones adscriptas y el Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca de la Nacin y/u otros organismos vinculantes, que hayan demostrado capacidad para el estudio, inters, dedicaci n y compromiso en la actualizacin de sus habilidades y competencias laborales. Requisitos ARTCULO 4: I. II. III. Completar Ficha de capacitacin (nicamente para consultores de la UCAR) Presentar Ficha Personal completa firmada por el postulante; Curriculum Vitae actualizado con las actividades realizadas durante los ltimos cinco (5) aos, con indicacin de estudios realizados, funciones y competencias laborales; Nota de Aval indicando nombre de la capacitacin, institucin, duracin, motivaciones y relevancia del curso solicitado, firmada por Responsable de rea y convalidada por el Coordinador Ejecutivo en su caso, Subsecretario, Secretario o cargo asimilable. En las provincias, la Nota de Aval deber contar con el refrendo del Coordinador de la Entidad de Progra macin para el Desarrollo Agropecuario (EPDA) / Entidad de Enlace (EE) y/o Ministro o Secretario de la cartera ministerial pertinente;

IV.

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V. VI. VII.

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Programa y plan de estudios provisto por la Institucin Acadmica en el que figure: temarios, objetivos, duracin y costos; Carta Compromiso firmada; En solicitudes de becas relativas a maestras, ser obligatoria la presentacin del anteproyecto de investigacin de la tesis antes de que finalice el primer ao lectivo.

Duracin ARTCULO 5: Las becas tendrn una duracin d e un (1) ao, pudiendo, de acuerdo al tiempo acadmico previsto por cada Institucin, solicitarse su renovacin. ARTCULO 6: La UCAR, a travs de la Unidad de Capacitacin en forma conjunta con el rea de Gestin de Recursos Humanos y la Unidad de Asunt os Jurdicos, podrn resolver la cancelacin de las becas en los siguientes casos: I. II. III. IV. Simple vencimiento acadmico del plazo estipulado para la beca, perfeccionamiento y/o actualizacin de la actividad aprobada; Fallecimiento o inhabilitacin del becario; Terminacin o cancelacin del contrato de trabajo del becario; Solicitud justificada del propio beneficiario: a) Si la misma se realizara una vez comenzado el curso, el becario deber efectuar la devolucin de los montos comprometidos en la capacitacin; b) E n caso de cancelacin o pretensin de renuncia injustificada, el becario no podr volver a postularse, debiendo adems devolver los montos ya oblados; Desaparicin o modificacin, debidamente justificadas, de alguna de las causas que justificaron su postul acin por parte del Organismo; Informe de avance de la Institucin Acadmica con calificaciones no satisfactorias; Abandono injustificado de los estudios; Incumplimiento de las obligaciones previstas en el presente Reglamento; Omisin de informacin en el proceso de solicitud o una vez otorgado el beneficio.

V. VI. VII. VIII. IX.

Criterios de Seleccin ARTCULO 7: Los postulantes que cumplan los requisitos del ARTCULO 4 y entreguen los documentos establecidos en el presente Reglamento sern evaluados segn los criterios generales listados a continuacin: I. II. III. IV. Formacin acadmica Pertinencia de la capacitacin solicitada Relacin contractual con el organismo de pertenencia no menor a un (1) ao. Aval del Superior, conforme indicado en el ARTCULO 4 punto IV.

Seguimiento ARTCULO 8: Ser responsabilidad del becario la obtencin y presentacin de la documentacin requerida semestralmente por la Unidad de Capacitacin que acredite sus estudios, calificaciones y avance en la capacitacin. Al trmino de los estudios, el becario deber presentar un informe de evaluacin final. Adems, una vez finalizados los estudios respectivos, deber entregar una copia en formato electrnico- de la Tesis/Tesina y/o Trabajo Final, como tambin responder a cualquier

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convocatoria de la Unidad de Capacitacin para desarrollar actividades de capacitacin vinculadas a la temtica de los estudios realizados. La Unidad de Capacitacin ser responsable del monitoreo de las becas, coordinando la gestin de la informacin sobre el desempeo de los becarios par a ser enviada semestralmente a los bancos financiadores as como al rea de Gestin de Recursos Humanos. Permanencia ARTCULO 9: El beneficiario de la beca deber comprometerse a permanecer en el Organismo no menos de dos (2) aos, desde la fecha de culm inacin de la capacitacin, caso contrario deber devolver al mismo el monto ntegro abonado por la UCAR, conforme indicado en la Carta Compromiso ARTCULO 4 punto VI. Exclusiones ARTCULO 10: No se financiarn doctorados.

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A.2. S OLICITUD DE F INANCIAMIENTO DE C APACITACIONES E SPECFICAS PARA EL P UESTO DE T RABAJO .


OBJETIVO
Describir la modalidad establecida para solicitar financiamiento para realizar capacitaciones especficas para el puesto de trabajo en el marco de la UCAR.

ALCANCE
Desde la solicitud de capacitacin especfica por parte de consultores hasta la culminacin de la capacitacin. PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (de acuerdo al monto y mtodo que haya correspondido). Procedimiento Bsico de Pagos

RESPONSABILIDADES

1) 2) 3) 4) 5) 6)

UCAR rea Desarrollo Institucional rea Gestin de Recursos Humanos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Unidad Capacitacin Consultor

Externos 1) Instituciones Educativas

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los cursos deben estar previstos en el Plan Operativo Anual (POA). Los cursos deben estar previstos en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC).

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DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) 2) 3) 4) 5) FICHA DE CAPACITACIN FICHA PERSONAL CARTA AVAL BASE DE DATOS DE CAPACITACIONES REALIZADAS SOLICITUDES DE ADQUISICIN

PROCEDIMIENTO
1. Unidad Capacitacin: Publica en Intranet la Ficha de relevamiento de necesidades de capacitacin en el mes de Enero de cada ao; siendo la fecha lmite para la recepcin de las Fichas la primera quincena de marzo. 2. Consultor: Remite la Ficha de relevamiento de necesidades de capacitacin a la Unidad de Capacitacin. 3. Unidad Capacitacin: Recibe las solicitudes y confecciona una base de datos con la informacin de las Fichas de relevamiento de necesidades de capacitacin . Analiza el pedido de manera conjunta con el rea de Gestin de Recursos Humanos y se contacta con el consultor. Nota: Para iniciar el proceso es indispensable que la capacitacin sea solicitada mediante la Ficha de relevamiento de necesidades de capacitacin. Los pedidos que se realicen fuera de la misma no sern contemplados. 4. Consultor: Remite a la Unidad Capacitacin: Ficha Personal Carta de Aval Curriculum Vitae Programa de estudios de la capacitacin elaborado por la Institucin Educativa. Nota: La documentacin debe presentarse con una antelacin mnima de 3 (tres) semanas al comienzo de la capacitacin. 5. Unidad Capacitacin: Carga y habilita en UEPEX las solicitudes de contratacin. Remite la Solicitud de Contratacin al rea de Adquisiciones y Contratacione s. 6. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Recibe las solicitudes presupuestario. de contratacin y libera el compromiso

b. Determina el mtodo de Adquisicin/Contratacin correspondiente y al finalizar el procedimiento respectivo, emite y habilita en UEPEX Ord en de Compra/Contrato.

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7. Consultor: Gestiona la factura ante la Institucin Educativa y la enva a la Unidad Capacitacin, adjuntando la informacin bancaria correspondiente para realizar el pago. 8. Unidad Capacitacin: Recibe la factura y remite el Memo de Pago al Sector Cuentas a Pagar. 9. Sector Cuentas a Pagar: Recibe el Memo y realiza una revisin de la documentacin. Remite el legajo del pago al Sector Tesorera. 10. Sector Tesorera: a. Efecta los pagos a las Instituciones Educativas. b. Remite a la Unidad de Capacitacin copia de los comprobantes de los pagos realizados. 11. Unidad Capacitacin: Informa al consultor el estado del pago.

12. Consultor: Informa a la Institucin Educativa la realizacin del pago o entrega el cheque, segn corresponda. Solicita a la Institucin Educativa el Recibo del pago y lo remite a la Unidad Capacitacin. 13. Unidad Capacitacin: a. Remite el Recibo de pago de la Institucin Educativa al Sector Tesorera. b. Solicita a los consultores el certificado de finalizacin del curso, emitido por la Institucin Educativa y un informe sobre la capacitacin 14. Consultor: a. Solicita a la institucin educativa el certificado de finalizacin del curso y lo remite a la Unidad de Capacitacin. b. Elaborar un informe sobre la capacitacin y lo remite a la Unidad Capacitacin. 15. Unidad Capacitacin: a. Recibe el certificado otorgado por la Institucin Educativa e incorpora la informacin en la Base de Datos General de Capacitacin de Consultores UCAR. b. Recibe y archiva los informes de las capacitaciones. c. Enva copia del certificado al rea Gestin de Recursos Humanos para su archivo en el Legajo del Consultor.

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Procedimiento de Solicitud de Financiamiento de Capacitaciones Especficas para el Puesto de Trabajo


Unidad de Capacitacin Consultor rea Adquisiciones y Contrataciones rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Publica ficha de relevamiento de necesidades de capacitacin

Remite ficha de relevamiento de necesidades de capacitacin a la UCAP

Recibe Solicitudes y confecciona base de datos. Analiza el pedido de manera conjunta con el AGRRHH y se contacta con el consultor

Remite a la UCAP la doc. requerida

Carga y habilita en UEPEX las solicitudes de contratacin

Recibe las solicitudes de contratacin y libera el compromiso presupuestario

Recibe Memo y remite a al SCaP

Gestiona la factura ante la Inst. Educ. y la remite a la UCAP

Determina el mtodo de Adquisicin/Contratacin correspondiente y habilita en UEPEX Orden de Compra/Contrato

SCaP Revisa la doc. y remite el legajo al S. Tesorera

Informa al consultor el estado del pago

SET Efecta los pagos y remite copia de los comprobantes a la UCAP

Informa a la Inst. Educ. el pago realizado o entrega el cheque

Remite recibo de pago al SET

Solicita a la Inst. Educ. el recibo de pago y remite el comprobante a la UCAP

Solicita al consultor el Certificado de finalizacin del curso y un informe sobre la capacitacin Incorpora el Certificado en la Base de Datos General de Capacitacin de Consultores UCAR Archiva los informes de las capacitaciones y enva una copia al rea Gestin de RRHH

Solicita a la Inst. Educ. el Certificado de finalizacin del curso y lo remite a la UCAP

Elabora un informe sobre la capacitacin y lo remite a la UCAP

FIN

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ANEXO Documentacin necesaria para solicitar el Financiamiento de la Capacitacin


Ficha de Relevamiento de Necesidades de Capacitacin Carta de Aval: indicando nombre de la capacitacin, institucin, duracin, motivaciones y relevancia del curso solicitado, firmada por Responsable de rea Currculo Vitae en hoja A4, tamao de fuente 10, interlineado 1,5, extensin mxima 3 pginas. Deber incluir los siguientes tems:
Datos personales Formacin Acadmica Otros estudios Institucin Ttulo obtenido Duracin Apellido y Nombre DNI Fecha de nacimiento Nacionalidad Domicilio Telfonos Correo electrnico

Actividad Profesional (nicamente de comenzando por la actividad ms reciente)

los

ltimos

aos,

Institucin Puesto Principales actividades y responsabilidades Perodo

Programa de estudios de la capacitacin solicitada elaborada por la institucin educativa.

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A.3. O RGANIZACIN DE C APACITACIONES Y / O E VENTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para organizar eventos y capacitaciones en el marco de la UCAR y/o a solicitud de los Responsables Tcnicos, en el marco de la ejecucin de los componentes de sus Programas o Proyectos.

ALCANCE
Desde la solicitud del evento hasta la finalizacin del mismo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimientos rea Adquisiciones y Contrataciones (Segn monto y mtodo que se haya utilizado). Procedimiento Bsico de Pagos Procedimiento de Solicitud de Viajes. Procedimiento de Rendicin de Viajes y Liquidacin y Pago de Viticos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1 ) rea Desarrollo Institucional 2) rea Adquisiciones y Contrataciones 3 ) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 4 ) Unidad Capacitacin 5 ) rea Gestin de Recursos Humanos 6) reas/Unidades y Sectores de la UCAR

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


En el marco de la UCAR, las reas y Unidades de Staff solicitan directamente capacitaciones. Los Responsables Tcnicos podrn solicitarlas en el marco de la ejecucin de los componentes de sus Programas. Las capacitaciones debern haber sido oportunamente solicitad as por el rea interesada para su inclusin en el Plan Operativo del ao vigente del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) HOJA DE PLANIFICACIN 2) BASE DE DATOS DE PARTICIPANTES 3) PLANILLA DE ASISTENCIA 4) ENCUESTA DE SATISFACCIN 5) EVALUACIONES INICIALES Y FINALES

PROCEDIMIENTO
1. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico: Con un mnimo de 4 semanas de anticipacin a la fecha de la actividad remite la Hoja de Planificacin con la siguiente informacin: descripcin del evento, fecha estimativa, destinatarios y objetivos generales. 2. Unidad Capacitacin: a. Realiza la planificacin del evento teniendo en cuenta: cantidad de asistentes, espacios fsicos requeridos, alojamiento, servicios de comida, elementos audiovisuales, cronograma de actividades, contenidos de la actividad, pasajes y viticos b. Estima el costo de las Adquisicin/Contratacin. actividades y elabora la Solicitud de

c. Carga y habilita en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin. Remite la Solicitud de Adquisicin al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Recibe la Solicitud y, de acuerdo a la normativa, determina el procedimiento de Adquisicin/Contratacin a implementar. b. Una vez concluido el procedimiento de Adquisicin/Contratacin, le remite a la Unidad de Capacitacin la Orden de Compra.

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4. Unidad Capacitacin: a. Recibe la Orden de Compra y solicita al proveedor la factura. contina en Procedimiento Bsico de Pagos. b. Realiza la convocatoria a los invitados por correo electrnico y/o en papel en caso que sea necesario segn el tipo de evento. c. Recibe y confirma las inscripciones. Si la actividad requiere pasajes areos, se confecciona una Solicitud de Viaje y se remite al rea de Gestin de Recursos Humanos, si no, contina en actividad n 8. Nota: Si el traslado se realiza va terrestre, los mismos son abonados por los asistentes y reintegrados luego del evento.

5. rea Gestin de Recursos Humanos: Recibe la Solicitud de Viaje y enva a la Unidad de Capacitacin la informacin con el itinerario. 6. Unidad Capacitacin: a. De corresponder, enva por correo electrnico a invitados/disertantes toda la informacin relativa a la logstica del viaje y evento (hospedaje, pasajes areos, programa, instructivo de viticos, segn las caractersticas del evento). b. Supervisa y asiste en el desarrollo del evento. Nota: La programacin de los contenidos del evento es responsabilidad del rea, Unidad de Staff o Responsable Tcnico que solicita la realizacin de la actividad o de la Unidad de Capacitacin. Si fuera necesario utilizar cartelera y/o folletera institucional, la misma debe haber sido solicitada al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica .

INDICACIONES ADICIONALES:
Antes del inicio del evento, la Unidad de Capacitacin realiza las inscripciones y entrega de material informativo y coordina la correcta instalacin de los sectores de Coffee Breaks y otros servicios de comida, los banners, computadoras para las presentaciones, equipos de audio y video. Si la capacitacin se realiza en el marco del Plan de Capacitacin, al inicio de la misma se distribuye la Evaluacin Inicial y al terminar, la Evaluacin Final. Si no, se entrega a los presentes una encuesta con el objetivo de evaluar el grado de satisfaccin de los participantes con la actividad. Dichos datos se procesan y analizan, y se realiza un informe Una vez finalizado el evento, se procesa y analizan las Encuestas de Satisfaccin. Se realiza un Informe con que se remite a los docentes y a las reas, Unidades de Staff, Unidades y/o Sectores

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que solicitaron la actividad. Se enva a los asistentes las calificaciones y los certificados correspondientes.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Organizacin de Capacitaciones y/o Eventos


rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico
Remite Hoja de Planificacin

Unidad de Capacitacin

rea Adquisiciones rea Gestin de y Contrataciones Recursos Humanos

Realiza la planificacin del evento

Estima el costo de las actividades y elabora SA/C Recibe SA/C y determina el procedimiento de Adquisicin/Contratacin a implementar

Carga y habilita en UPEX la SA/C y remite al AAyC

Recibe OC y solicita al proveedor la factura Contina en Proced. Bsico de Pagos

Concluido el procedimiento de Adquisicin/ Contratacin remite OC a la UCAP

Efecta la convocatoria de los invitados al evento

Recibe y confirma las inscripciones.

Requiere pasajes areos

SI Emite Solicitud de Viaje y remite al AGRRHH Recibe la Solicitud y remite a la UCAP el itinerario del viaje

Segn corresponda enva al invitado/disertante la informacin de la logstica del viaje y evento

Supervisa y asiste en el desarrollo del evento.

FIN

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PROCEDIMIENTOS REA PLANEAMIENTO Y GESTIN ESTRATGICA

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GLOSARIO

rea Planeamiento y Gestin Estratgica Actores


APyGE AAyC DNPOIC JGM MAGyP OFI SME P/P SA/C SPC SPG rea Planeamiento y Gestin Estratgica rea Adquisiciones y Contrataciones Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito Jefatura de Gabinete de Ministros Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca Organismo Financiador Internacional Sector Mesa de Entradas

Documentos
Programa y/o Proyecto Solicitud de Adquisicin/Contratacin Solicitud de Piezas Comunicacionales Solicitud de Productos Grficos

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A. S OLICITUD DE P RODUCTOS G RFICOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento para la solicitud, impresin y distribucin de Productos Grficos que resulten necesarios para las actividades realizadas en el marco de la UCAR o de las correspondientes a la ejecucin de los componentes de los P rogramas y Proyectos. (Folletos, Banners y Cartelera, Papelera Institucional, entre otros)

ALCANCE
Desde la emisin de Solicitud de Productos Grficos hasta la impresin y distribucin del material.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones UCAR (Segn monto y mtodo que se haya utilizado). Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos (Segn monto y mtodo que se haya utilizado)

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas/Unidades de Staff 2) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto. 3) rea Planeamiento y Gestin Estratgica 4) rea Adquisiciones y Contrataciones Externos 1) Proveedor, Consultora Adjudicatario o Firma

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


En el marco de la UCAR las reas y Unidades de Staff son quienes pueden solicitar directamente productos grficos. Los Responsables Tcnicos debern solicitarlos en el marco de la ej ecucin de los componentes de sus Programas. Los productos grficos que requieran impresin (tercerizacin), debern haber sido oportunamente solicitados por el rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico interesada para su inclusin en el Plan Operativo del ao vigente del rea Planeamiento y Gestin Estratgica.

PROCEDIMIENTO
1. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico: Emite Solicitud de Productos Grficos (SPG), anexando requerimientos tcnicos o de diseo, informacin a ser incluida en el producto y enva va Memo Interno al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 2. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Recibe Solicitud de Productos Grficos y documentacin adjunta. b. Convoca, segn corresponda, al rea, Unidad de Staff, Responsable Tcnico o Jefes de Unidades solicitante a trabajar en conjunto la produccin, correccin y edicin del material solicitado. c. Remite va e-mail la versin final del material al solicitante para su aprobacin. 3. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico: Recibe e-mail con la versin final del material. De aprobarlo, remite va e-mail, el material al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 4. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Recibe aprobacin del solicitante. b. Procede a la preparacin final del producto grfico. De no requerir impresin del material, informa al solicitante la disponibilidad del mismo y procede a su entrega. (Fin del Procedimiento) c. De ser un producto que requiere impresin, enva las especificaciones tcnicas necesarias y la Solicitud de Adquisicin/Contrataci n al AAyC para realizar la gestin de la adquisicin, de acuerdo a lo previsto en el POA del rea o a la lnea de imputacin informada por el Solicitante. (Contina en procedimientos del rea Adquisiciones y Contrataciones, segn monto y mtodo que requiera emplearse).

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5. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: Una vez contratado, realiza impresin del producto Grfico y remite al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 6. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: Recibe material impreso y lo remite al solicitante del mismo. Nota: En caso de tratarse de un stock mayor a 300 unidades, se archivar de la siguiente manera: 30% archivo del rea de Planeamiento. 30% rea, Unidad de Staff, Responsable Tcnico o Jefes de Unidades solicitante. 40% en archivo externo contratado al efecto. La distribucin de material grfico impreso para las Unidades Ejecutoras Provinciales quedar a cargo del Responsable del Programa o Jefe de Unidad que corresponda.

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Procedimiento de Solicitud de Productos Grficos


rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico
Emite SPG y adjunta adjunta texto con informacin del producto. Remite via Memo Interno al APyGE

rea Planeamiento Proveedor/ y Gestin Adjudicatario/Firma Estratgica Consultora

Recibe SPG. Convoca al solicitante a trabajar en la produccin del material

Remite va e-mail versin final del documento al solicitante

Recibe versin final del material. De aprobarlo remite va e-mail el material al APyGE

Recibe aprobacin del solicitante y procede a la edicin final del producto

NO

Requiere impresin

SI

Informa al solicitante la disponibilidad del producto y lo entrega.

Enva especificaciones tcnicas Y SA/C al AAyC para que realice la adquisicin

Contina en Procedimientos del AAyC

Recibe material impreso y lo remite al solicitante del mismo.

Realiza impresin del producto grfico y remite a APyGE

Recibe y dispone del material impreso

FIN

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B. S OLICITUD DE P IEZAS C OMUNICACIONALES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento para la solicitud, elaboracin y distribucin de Piezas Comunicacionales que resulten necesarias para las actividades realizadas en el marco de la UCAR o de las correspondientes a la ejecucin de los componentes de los Programas y Proyectos. (Publicaciones y Videos, Merchandising, Folletera institucional, entre otras).

ALCANCE
Desde la emisin de Solicitud de Piezas Comunicacionales, hasta la elaboracin y distribucin del material.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Cont rataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones UCAR ( Segn monto y mtodo que se haya utilizado). Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos (Segn monto y mtodo que se haya utilizado) Procedimiento de Administracin y Distribucin de Piezas Comunicacionales.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff. 2) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto. 3) rea Planeamiento y Gestin Estratgica 4) rea Adquisiciones y Contrataciones Externos 1) Proveedor, Consultora Adjudicatario o Firma

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


En el marco de la UCAR, las reas y Unidades de Staff son quienes pueden solicitar directamente productos grficos. Los Responsables Tcnicos debern solicitarlos en el marco de la ejecucin de los componentes de sus Programas.

PROCEDIMIENTO
1. rea, Unidad de Staff, Responsable Tcnico: Emite Solicitud de Piezas Comunicacionales (SPC), adjunta detalle de las caractersticas generales y requerimientos tcnicos y contenido del producto y enva va Memo Interno al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 2. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Recibe Solicitud de Piezas Comunicacionales y documentacin adjunta. b. Convoca, segn corresponda, al rea, Unidad de Staff, Responsable Tcnico solicitante a trabajar en conjunto la produccin, correccin y edicin del material solicitado. c. Se conformar una Comisin tcnica de seguimiento, que enviar las especificaciones tcnicas necesarias y la Solicitud de Adquisicin/Contratacin a AAyC para realizar la gestin de la adquisicin, de acuerdo a lo previsto en el POA del rea o la lnea de imputacin informada por el Solicitante. (Contina en procedimientos del rea Adquisiciones y Contrataciones, segn monto y mtodo que requiera emplearse). Nota: La Comisin estar integrada por representantes del rea que haya solicitado la publicacin y del rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, designados por sus respectivos Responsables.

3. Proveedor, Adjudicatario o Firma Consultora: Una vez contratado, remite versin preliminar de la Pieza Comunicacional al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 4. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: Recibe del proveedor la versin preliminar del material y la remite al solicitante para su aprobacin. 5. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico: Segn corresponda, recibe la versin preliminar del material. Remite, va Memo, la aprobacin d el material. 6. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Remite aprobacin de la versin preliminar al Proveedor, Adjudicatario o Firma Consultora.

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b. O bien, elabora la versin final del producto solicitado (pasa a actividad n 8). 7. Proveedor, Adjudicatario o Firma Consultora: Realiza versin final del material y remite al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 8. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: Si corresponde, recibe material contratado/adquirido y lo remite al solicitante del mismo. Nota: La gestin del stock estar regida por el Procedimiento de Administracin y Distribucin de Piezas Comunicacionales.

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Procedimiento de Solicitud de Piezas Comunicacionales


rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico
Emite SPC y adjunta adjunta texto con informacin del producto. Remite via Memo Interno al APyGE

rea Planeamiento Proveedor/ y Gestin Adjudicatario/Firma Estratgica Consultora

Recibe SPC. Convoca al solicitante a trabajar en la produccin del material

Conforma Comisin Tcnica de seguimiento que enviar la SA/C al AAyC

Contina en Procedimient os del AAyC

Remite versin preliminar de la Pieza Comunicacional al APyGE

Remite versin preliminar al solicitante para su aprobacin

Remite va Memo al APyGE la aprobacin del material Es confeccionado por la UCAR

SI

NO

Remite aprobacin de la versin preliminar al Proveedor/ Adjudicatario/Firma Consultora

Realiza versin final del material y remite al APyGE

Segn corresponda, confecciona material final o recibe material final contratado/adquirido

Remite material al solicitante

FIN

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C. A DMINISTRACIN C OMUNICACIONALES .
OBJETIVO

D ISTRIBUCIN

DE

P IEZAS

Descripcin el procedimiento para la administracin y distribucin de Piezas Comunicacionales. (Publicaciones y Videos, Merchandising, Folletera institucional, entre otras).

ALCANCE
Desde la recepcin de las Piezas Comunicacionales, hasta la distribucin de las mismas.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Solicitud de Piezas Comunicacionales. Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones UCAR ( Segn monto y mtodo que se haya utilizado). Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos (Segn monto y mtodo que se haya utilizado)

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff. 2) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto. 3) rea Planeamiento y Gestin Estratgic a 4) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Proveedor, Adjudicatario 2) Otros organismos

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los Responsables Tcnicos podrn solicitarlos en el marco de la ejecucin de los componentes de sus Programas.

PROCEDIMIENTO
1. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Recibe las publicaciones realizadas por la UCAR.

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b. Realiza la distribucin del material por medio de Memo Interno, en las siguientes proporciones: 20% a la biblioteca del rea de Planeamiento y Gestin Estratgica 1 % a la biblioteca de la Coordinacin Ejecutiva. 40 % al rea, Unidad de Staff, solicitante de la publicacin/video. Nota: Para el caso de los Responsables Tcnicos, en el marco de la ejecucin de sus componentes recibirn la totalidad de las publicaciones. 10% a las Unidades Ejecutoras Provinciales. 29% en archivo externo contratado al efecto. c. Entrega formulario Lista de Distribucin al responsable de la solicitud de publicacin o video, a fin de que ste precise los destinatarios especficos de inters. 2. rea, Unidad de Staff: Segn corresponda, recibe y completa el formulario Lista de Distribucin . Remite va mail el formulario al rea Planeamiento y Gestin Estratgica. 3. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: Recibe formulario, prepara el material y remite al Sector Mesa de Entradas a fin de que efecti vice la distribucin. 4. Sector Mesa de Entradas: Enva el material a los destinatarios.

INDICACIONES

Pedido de Stock Si el solicitante de la publicacin requiriere una reposicin de stock (mayor a 10 ejemplares), deber solicitarla por medio de correo ele ctrnico al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, con 3 das de anticipacin a la fecha prevista de uso. Solicitudes de otros organismos Las solicitudes de publicaciones provenientes de otros organismos, debern realizarse por nota dirigida al Responsable del rea de Planeamiento y Gestin Estratgica.

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Procedimiento de Administracin y Distribucin de Piezas Comunicacionales


rea Planeamiento y Gestin Estratgica
Recibe publicaciones realizadas por la UCAR

rea/Unidad de Staff

Realiza distribucin del material por medio de Memo Interno, segn proporciones establecida por el presente procedimiento

Entrega formulario Lista de Distribucin al responsable de la solicitud de publicacin o video

Recibe, completa y remite formulario Lista de Distribucin al APyGE

Recibe el formulario y prepara el material. Remite a SME para que realce la distribucin

FIN

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D. V INCULACIN CON LAS O RGANIZACIONES DEL S ECTOR .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la vinculacin con las organizaciones del sector.

ALCANCE
Desde la emisin de la Solicitud de Apoyo Directo o Solicitud de Fortalecimiento Tcnico en aspectos organizacionales, hasta la realizacin del plan de trabajo .

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff. 2) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto. 3) rea Planeamiento y Gestin Estratgica Externos 1) Organizacin del Sector

PROCEDIMIENTO
1. Organizacin del Sector/rea/Responsable Tcnico: Emite Solicitud de Apoyo Directo o Solicitud de Fortalecimiento Tcnico en aspectos orga nizacionales. 2. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: Recibe Solicitud. Si lo requiere, en el plazo de una semana, solicitar informacin adicional para el anlisis del caso y emitir respuesta al solicitante respecto de la pertinencia del apoyo solicitado y las posibilidades de efectivizarlo. 3. Organizacin del Sector/rea/Responsable Tcnico: Recibe respuesta del rea Planeamiento y Gestin Estratgica. De haber sido denegada la Solicitud finaliza el procedimiento, caso contrario contina en Actividad N4. 4. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Convoca al Solicitante y en un plazo de 10 das corridos, formula un plan de trabajo que detalle actividades, responsables, presupuesto y plazo de ejecucin. b. En caso de que el plan de trabajo sea ejecutado de mane ra directa por el rea de Planeamiento y Gestin Estratgica (talleres, apoyo tcnico, encuentros y capacitaciones), y se requieran servicios de terceros, env a las especificaciones tcnicas necesarias al rea de Adquisiciones y Contrataciones o Gestin de Recursos Humanos, segn sea el caso, de acuerdo a lo previsto en el POA del rea lnea de imputacin informada

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por el Solicitante. (Contina en procedimientos del rea Adquisiciones y Contrataciones, segn monto y mtodo que requiera emplearse o del rea de Gestin de Recursos Humanos). c. Realiza las actividades contempladas en el plan de trabajo. d. Realiza una evaluacin de las actividades realizadas y documenta, evaluando asimismo la oportunidad de difundir los resultados a travs de distintos canales: intranet, Web UCAR, folletos, publicaciones, entre otros. Nota: En caso de que el plan de trabajo (o parte de l) sea ejecutado a travs de un Programa o Proyecto de la UCAR, la Unidad de Organizaciones y Empresas Rurales, oficiar de nexo entre la Organizacin y el Responsable Tcnico del Programa cuando as ste lo solicite.

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E. F ORMULACIN DE N UEVAS O PERACIONES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento estipulado para la identificacin, preparacin, diseo y negociacin de nuevas operaciones con financiamiento externo.

ALCANCE
Desde la elaboracin del perfil de la nueva operacin hasta la aprobacin del mismo por el Poder Ejecutivo Nacional.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff. 2) rea Planeamiento y Gestin Estratgica 3) Unidad Asuntos Jurdicos Externos 1) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca 2) Organismos Financiadores 3) Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas 4) Jefatura de Gabinete de Ministros

PROCEDIMIENTO
Nota: La negociacin y formulacin de nuevas operaciones s er liderada por el rea de Planeamiento y Gestin Estratgica de acuerdo a las iniciativas identificadas y priorizadas por el Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca y/u organismos dependientes, encomendadas al Coordinador Ejecutivo de la UCAR. 1. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: Elabora el perfil de las nuevas operaciones, en articulacin con todas las reas y Unidades de Staff de la UCAR cuya participacin resulte pertinente. Remite perfil al Coordinador Ejecutivo para su aprobacin preliminar. 2. Coordinador Ejecutivo: Recibe y firma perfil de las nuevas operaciones. Remite perfil al Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca para su aprobacin y posterior elevacin al Jefe de Gabinete de Ministros, acompaado de una propuesta de nota de solicitud de priorizacin y de Memo con una breve justificacin. 3. Sector Mesa de Entradas: a. Enva al Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca, perfil, Memo de elevacin y propuesta de nota solicitud de priorizacin. b. Recibe respuesta de aprobacin u observaciones a la propuesta y remite a la Coordinacin Ejecutiva y al rea Planeamiento y Gestin Estratgica.

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4. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Recibe y analiza respuesta de la Jefatura de Gabinete de Ministros, de haber observaciones provenientes de las dependencias que participan en el anlisis de las iniciativas (en la propia Jefatura o en el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas), revisa el perfil y realiza las modificaciones o justificaciones pertinentes en consulta con el rea Formulacin de Proyectos y/u otras reas cuya intervencin resulte pertinente (Retorna a Actividad N2). b. Priorizado el perfil, inicia el proceso de formulacin y diseo del programa o proyecto, en conjunto con las reas de Desarrollo Institucional, Formulacin de Proyectos, Gestin de Programas y Proyectos, Administracin, Finanzas y Contabilidad, Control de Gestin y Adquisiciones y Contrataciones, y las Unidades de Asuntos Jurdicos y Ambiental y Social. Cumplido remite a la Coordinacin Ejecutiva. 5. Coordinador Ejecutivo: Aprueba o solicita modificaciones y remite documento de proyecto al Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca para que se solicite la autorizacin a negociar, acompaado de memorndum y propuesta de nota al Jefe de Gabinete de Ministros. 6. Sector Mesa de Entradas: Enva documento de proyecto, Memo de elevacin y propuesta de nota solicitud de autorizacin para negociar al MAGyP. 7. rea Planeamiento y Gestin Estratgica: a. Solicita a la Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito (DNPOIC) del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, la realizacin de las Misiones del Organismo Financiador que en cada caso resulten pertinentes (de identificacin, de preparacin, de diseo y de negociacin). Coordina el desarrollo de dichas Misiones y el proceso de elaboracin y firma de las Ayuda Memoria correspondientes. Terminado el diseo, eleva al Coordinador Ejecutivo el documento para su aprobacin preliminar. b. Coordina la conformacin del grupo de trabajo MAGyP que integrar la delegacin oficial de negociacin del prstamo, compuesta asimismo por Jefatura de Gabinete de Ministros y Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. 8. Sector Mesa de Entradas: Recibe las minutas de negociacin. y enva a la Coordinacin Ejecutiva. 9. Coordinador Ejecutivo: Iniciala y firma las minutas y enva al Sector Mesa de Entradas.

10. Sector Mesa de Entradas: Enva las minutas a las dems partes intervinientes para su firma e informa al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica para seguimiento.

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11. rea de Planeamiento y Gestin Estratgica a. b. Realiza el seguimiento de la tramitacin del decreto aprobatorio y de la firma del convenio de prstamo. Publica los documentos finales en la Intranet de la UCAR .

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Procedimiento de Formulacin de Nuevas Operaciones


rea Planeamiento y Gestin Estratgica Coordinador Ejecutivo

Elabora el perfil de las nuevas operaciones, en articulacin con todas las reas y Unidades de Staff de la UCAR Recibe y firma perfil de las nuevas operaciones. Remite perfil al MAGyP para su aprobacin y posterior elevacin al JGM

Remite perfil al CE para su aprobacin preliminar

Recibe y analiza la respuesta de la JGM

SI

Hay observaciones

Realiza Modificaciones y justificaciones y remite al CE

NO

Acordado el perfil, inicia el proceso de Formulacin y diseo del P/P en conjunto con las reas de la UCAR pertinentes y remite al CE

Aprueba o solicita modificaciones y remite el doc. al MAGyP para que se solicite la autorizacin a negociar

Solicita a la DNPOIC la realizacin de las Misiones del OFI correspondientes.

Coordina el desarrollo de las Misiones y el proceso de elaboracin y firma de las Ayuda Memoria correspondientes. Eleva al CE el doc. para su aprobacin preliminar

Coordina la conformacin del grupo de trabajo MAGyP que integrar la delegacin oficial de negociacin del prstamo

Iniciala y firma las minutas y remite al SME a fin de que las enve a las dems partes intervinientes

Realiza seguimiento de la tramitacin del decreto aprobatorio y de la firma del convenio de prstamo

Publica los productos finales en la intranet de la UCAR

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PROCEDIMIENTOS REA FORMULACIN DE PROYECTOS

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GLOSARIO

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rea Formulacin de Proyectos Actores


PROV ADI AFP CPI CTE MAGyP OD OFI PROV SANR SME UAJ UAS UCPyO UIySPROSAP USyTI PROY POA ROP Provincia rea Desarrollo Institucional rea Formulacin de Proyectos Comit de Programacin de Inversiones del MAGyP Comit Tcnico Evaluador Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca de la Nacin Organismo Descentralizado Organismo Financiador Internacional Provincia Sector ANR Sector Mesa de Entradas Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Ambiental y Social Unidad Control Presupuestario y Operativo Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin

Documentos
Proyecto Plan Operativo Anual Reglamento Operativo

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A. P RESENTACIN , S ELECCIN , F ORMULACIN Y A PROBACIN DE P ROYECTOS P BLICOS P ROVINCIALES Y N ACIONALES - PROSAP.


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la presentacin, seleccin, formulacin y aprobacin de Proyectos Pblicos elegibles para el financiamiento del PROSAP que propongan las Provincias, el MAGyP y sus organismos descentralizados.

ALCANCE
Comprende el conjunto de actividades necesarias para la identificacin, seleccin, formulacin y aprobacin de Proyectos Provinciales y Nacionales a ser financiados con recursos del PROSAP, desde la primera presentacin hasta la firma del Convenio respectivo, de acuerdo a las disposiciones establecidas en los Contratos de Prstamo firmados, en el Reglamento Operativo del Programa, as como futuras operatorias con organismos financiadores.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES:
Procedimiento de Formulacin de Nuevas Operaciones. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES:
Procedimiento de Elaboracin de Convenios con Ejecutores. Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones por Ejecutores, Programas y Proyectos. Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras PROSAP. Procedimiento Modificacin de Contratos celebrados en el marco de PROSAP. Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1 ) Coordinador Ejecutivo 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) rea Desarrollo Institucional rea Formulacin de Proyectos Unidad Infraestructura Productiva Unidad Desarrollo Agroalimentario Unidad Asistencia Tcnica Unidad de Infraestructura y ServiciosPROSAP rea Gestin de Programas y Proyectos Unidad Ambiental y Social rea Control de Gestin Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad de Infraestructura Unidad Asuntos Jurdicos Comit Tcnico de Evaluacin Sector Mesa de Entradas Externos 1) Organismos Financiadores 2) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca 3) Entidad de Enlace 4) Organismos Descentralizados del MAGyP 5) Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito. 6) Comit de Programacin de Inversiones del MAGyP 7) Unidad Ejecutora de Proyectos

Nota: Dependiendo de la naturaleza del proyecto, al interior de la Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP del rea Gestin de Programas y Proyectos y de la Unidad Infraestructura Productiva del rea Formulacin de Proyectos, intervendr el Sector que corresponda.

DEFINICIONES
Pre inversin: Incluye el detalle de las consultoras necesarias, con sus respectivos trminos de referencia, el cronograma de actividades y los costos necesarios para cumplir con la etapa de formulacin de proyectos. Segn el tipo de proyecto, formula Infraestructura Productiva o Desarrollo Agroalimentario.

REFERENCIAS
Reglamento Operativo del PROSAP. Gua para la elaboracin de documentos de proyectos a nivel de factibilidad.

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Para la presentacin de Perfiles de Proyectos: La Provincia debe contar con la Estrategia Provincial para el Sector Agroalimentario (EPSA) formulada. Los objetivos del perfil propuesto por la provincia o el Organismo Descentralizado deben encontrarse alineados a los objetivos del PEA y del PROSAP. Adicionalmente durante el proceso de presentacin y formulacin de proyectos, notificar a las provincias que las condiciones previas para la ejecucin de un proyecto son: Encontrarse aprobada por resolucin o decreto de la autoridad competente la EPSA. Tener vigente la Ley provincial que autorice el endeudamiento de la provincia para tomar recursos del Programa. La Provincia debe contar con la autorizacin de endeudamiento emitida por la Secretara de Hacienda de la Nacin, de acuerdo con la Ley de Responsabilidad Fiscal. Haber designado o identificado la Entidad de Enlace Provincial (EE) para cumplir con la funcin de interlocutor entre la provincia y la UCAR. Haber designado o identificado la Entidad Provincial de Administracin Financiera (EPAF) o su equivalente, que tenga por funcin la coordinacin administrativa, contable y financiera en la provincia. Firma del Convenio Marco de Crdito Subsidiario y Anexo respectivo por el Gobernador y el Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca de la Nacin.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DEBEN REGISTRARSE EN EL SIIG LOS HITOS DEFINIDOS POR DICHO SISTEMA PARA TODO EL PROCESO DE FORMULACIN. 2) REA DESARROLLO INSTITUCIONAL Y REA FORMULACIN DE PROYECTOS DEBEN LLEVAR Y CONSERVAR TODOS LOS REGISTROS EN EL CUAL SE ARCHIVEN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIN, SELECCIN Y FORMULACIN DE LOS PROYECTOS PBLICOS PROVINCIALES Y NACIONALES.

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RESUMEN DE ACTIVIDADES
Las Provincias adheridas al PROSAP, el MAGyP o los Organismos Descentralizados dependientes de aquel, envan a la UCAR el perfil de proyecto indicando si solicitarn recursos de pre-inversin. El rea de Desarrollo Institucional verifica que los perfiles que han presentado las provincias se encuentren previstos en la EPSA. Por su parte el rea de Formulacin de Proyectos analiza tcnicamente el perfil, y en caso de corresponder se inicia la formulacin del proyecto a cargo del rea de Formulacin o bien a cargo del solicitante si este no requiri financiamiento para la pre-inversin. Formulado el proyecto, contina la tramitacin hacia el interior de las reas de la UCAR con las intervenciones de los Organismos Financia dores que correspondan.

PROCEDIMIENTO
La presentacin de Proyectos Pblicos al PROSAP por parte de las Provincias, el MAGyP y sus Organismos Descentralizados es abierta y permanente.

1. Provincia/Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca/Organismo Descentralizado: Confecciona los Perfiles de Proyecto, y formaliza la presentacin de acuerdo a los formularios exigidos por el PROSAP, indicando, en el caso de las provincias, la priorizacin de los mismos en el marco de la EPSA y acompaados de la Nota de Presentacin de Perfil de Proyecto ante el rea de Formulacin de Proyectos. Los solicitantes pueden optar por afrontar la formulacin del proyecto a nivel de factibilidad con recursos propios o solicitar asistencia tcnica y financiamiento para dicha instancia en el formulario de perfil de proyecto. En el caso que hayan solicitado asistencia tcnica para pre inversin, la formulacin del proyecto -previa aprobacin del perfil-, queda a cargo del rea de Formulacin de Proyectos. Nota: En el caso de los Proyectos Provinciales, el Perfil lo enva la Entidad de Enlace o EPDA.

2. Sector Mesa de Entradas: Recibe los Perfiles de Proyecto. Remite los Perfiles de Proyectos con toda su documentacin al rea Formulacin de Proyectos, al rea de Desarrollo Institucional y al rea Gestin de Programas y Proyectos, las que procedern a la revisin simultnea de los mismos. Una copia de la nota recibida se remite al Coordinador Ejecutivo. 3. rea Gestin de Programas y Proyectos: Considera la inclusin en las distintas carteras de financiamiento disponibles. Si no existe financiamiento disponible,

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enva al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica a fin de contemplar la iniciativa en futuras operaciones. Informa al rea Formulacin de Proyectos. 4. rea Desarrollo Institucional: Verifica que el Perfil del Proyecto (PPROY) se encuentre contemplado en la EPSA de la Provincia solicitante. Para el caso de los proyectos nacionales verifica que los objetivos del proyecto se encuentren alineados al PEA y a los objetivos del PROSAP. Informa al rea Formulacin de Proyectos. 5. rea Formulacin de Proyectos: Carga el Perfil de Proyecto (PPROY) en el SIIG. Revisa los aspectos generales de la presentacin, incluidos los tcnicos, econmicos y socio ambientales. Efecta, en caso de corresponder, l as observaciones que considere pertinentes y se comunica con las provincias u OD para que modifique el perfil de proyecto de acuerdo a las observaciones efectuadas, debiendo indicar la provincia u OD que la nueva presentacin del perfil se trata de una versin revisada. (Retorna a Actividad n 1). Si no se formulan observaciones, queda habilitado tcnicamente para que se inicie el proceso de formulacin del proyecto e informa al rea de Desarrollo Institucional. 6. rea Desarrollo Institucional: Eleva los Perfiles de Proyectos (PPROY) al Coordinador Ejecutivo. 7. Coordinador Ejecutivo: Presenta los Perfiles de Proyectos (PPROY) aprobados ante el Comit de Programacin de Inversiones (CPI). 8. Sector Mesa de Entradas: Remite los Perfiles de Proyectos al Comit de Programacin de Inversiones (CPI). 9. Comit de Programacin de Inversiones del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Emite Dictmenes de Seleccin pudiendo aprobar el perfil con sugerencias de ajustes o sin sugerencias de ajustes, y remite a la UCAR. 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe los dictmenes del CPI y remite al rea de Desarrollo Institucional. 11. rea Desarrollo Institucional: Comunica los Dictmenes del CPI a: a. EE u OD (Contina en actividad n 13) b. rea Formulacin de Proyectos (Contina en actividad n 14) c. A los Organismos Financiadores Internacionales 12. Sector Mesa de Entradas: Enva Nota de Comunicacin de ajustes a las EE u OD y a los Organismos Financiadores los dictmenes del CPI. 13. Entidad de Enlace Comunicacin. u Organismo Descentralizado: Recibe la Nota de

a. Si se requiere ajustes, analiza los mismos y reformula el Perfil de Proyecto. En el caso de proyectos provinciales, la EE traslada las observaciones a la UEP (Retorna a la Actividad N 1). Tanto la provincia como el OD pueden requerir un consultor al rea de Formulacin de Proyectos para el cumplimiento de dicha tarea.

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b. Si el perfil no requiere ajustes, y de no haber solicitado recursos de pre inversin, dan inicio a la formulacin del Documento de Proyecto. (contina en actividad n 16) 14. rea Formulacin de Proyectos: a. Aprobado el Perfil de Proyecto (PPROY) y habiendo solicitado las provincias, MAGyP u OD la asistencia tcnica para la formulacin del proyecto a nivel de factibilidad con recursos de pre inversin, el rea tramita las contrataciones necesarias para la conformacin del Equipo de Formulacin. (Contina en los procedimientos respectivos de Contratacin de Consultores Individuales UCAR o Proyectos PROSAP). Con las contrataciones realizadas, conforma el Equipo de Formulacin, y designa al Jefe de Equipo de Formulacin (Continua en actividad n 15). b. Aprobado el Perfil de Proyecto y no habiendo solicitado las provincias recursos para pre inversin, el rea determina la Unidad y Sector a cargo del monitoreo del proceso de formulacin a efectos que el producto final rena las caractersticas y requisitos exigidos por los organismos financiadores.

15. Jefe de Equipo de Formulacin: Elabora y carga en SIIG el Plan de Actividades de Formulacin. 16. Equipo de Formulacin/rea Formulacin de Proyectos : Realiza las actividades definidas para la formulacin del Proyecto. 17. Jefe de Equipo de Formulacin: Concluida la formulacin del proyecto, presenta ante el Jefe de la Unidad Infraestructura Productiva (UIP) o ante el Jefe de la Unidad Desarrollo Agroalimentario, segn corresponda y a la Unidad Asistencia Tcnica Sectorial (UATS) el Documento de Proyecto Preliminar (integrado con todas las secciones exigidas en el Reglamento Operativo del PROSAP (ROP). 18. Jefes Unidad Infraestructura Productiva o Unidad Desarrollo Agroalimentario y Unidad Asistencia Tcnica Sectorial: a. Revisan y aprueban el Documento de Proyecto Preliminar. b. El Jefe de la Unidad Infraestructura Productiva o de la Unidad Desarrollo Agroalimentario, segn el tipo de proyecto de que se trate, co nvoca a los Jefes de la Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP, de la Unidad Competitividad y ANR, al Responsable de la Unidad Ambiental y Social y al Jefe de la Unidad Monitoreo y Evaluacin de Programas y Proyectos, para que en conjunto analicen el documento de proyecto y de esta manera se puedan prever aspectos condicionantes de la etapa de ejecucin. Eventualmente se convocar al Jefe de la Unidad Desarrollo Productivo (UDP) del rea de Gestin de Programas y Proyectos a fin de facilitar la articulacin con los proyectos dependientes de dicha unidad. c. Cumplida la revisin y acordado el documento de proyecto, enva al Jefe del Equipo de Formulacin (Contina en Actividad N 20). Si el documento de

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proyecto fue formulado por la UEP u OD y resulta rechazado, a travs del Responsable del rea es remitido a la provincia u OD a fin de que realice las modificaciones pertinentes. 19. Responsable del rea de Formulacin de Proyectos: Remite las observaciones efectuadas al Documento de Proyecto a la provincia u OD. (Retorna a Actividad N 13b). 20. Jefe Equipo de Formulacin: Aprobado el Documento de Proyecto, carga en SIIG el documento con todos sus anexos y comunica al Responsable del rea de Formulacin que se encuentra disponible el documento. 21. Responsable rea Formulacin de Proyectos: Comunica por Memo a las siguientes reas y Unidades: rea Desarrollo Institucional; rea Gestin de Programas y Proyectos- Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP, Unidad Competitividad y ANR, Unidad Desarrollo Productivo y Un idad Asistencia Tcnica-; rea Administracin, Finanzas y Contabilidad; rea Control de Gestin; rea Adquisiciones y Contrataciones; Unidad Ambiental y Social y Unidad Asuntos Jurdicos que el Documento de Proyecto Preliminar est a disposicin en el SIIG para su revisin. 22. reas/Unidades Intervinientes: El rea Gestin de Programas y Proyectos a travs de la Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP (UIySPROSAP), evala integralmente el proyecto y el Plan de Adquisiciones; a travs del Sector ANR (S. ANR) identifica la participacin de potenciales beneficiarios de ANR. El rea Control de Gestin realiza el anlisis y control de la Matriz de Marco Lgico y del Plan de Monitoreo y Evaluacin. La Unidad Ambiental y Social evala la viabilidad socio-ambiental. El rea de Adquisiciones y Contrataciones verifica que el Plan de Adquisiciones se ajuste a las disposiciones del Convenio de Prstamo, el Reglamento Operativo (ROP) y las Normas emitidas por los Bancos. Unidad Asuntos Jurdicos (UAJ) revisa que se hay an cumplido la totalidad de los extremos jurdicos y, en conjunto con el rea de Desarrollo Institucional, la viabilidad institucional. La intervencin de cada rea o Unidad se realizar de conformidad con los criterios establecidos en el ROP del PROSAP, y cada rea o Unidad interviniente deber notificar su resolucin y elevarla al rea Formulacin de Proyectos. Se cuenta con un plazo de entre 15 das y un mes como mximo para informar, transcurrido ese plazo, el mismo queda validado. 23. rea Formulacin de Proyectos: Consolida las observaciones. a. Si el proyecto fue formulado por la provincia u OD, y en caso de existir observaciones, enva el documento (Retorna a Actividad N 13b). De no existir observaciones informa al rea Desarrollo Institucional que el documento ha sido aprobado. b. Si el proyecto fue formulado por el rea de Formulacin, en caso de observaciones remite al Jefe del Equipo de Formulacin (Retorna a Actividad N 17). De no existir observaciones, solicita al rea Desarrollo Institucional la Solicitud de Conformidad de la provincia u OD al documento de proyecto.

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24. rea Desarrollo Institucional: Comunica a la Provincia u OD que el Documento de Proyecto ha sido aprobado junto con el recordatorio de las condiciones de elegibilidad que habilitan a la ejecucin de un proyecto, o bien enva Solicitud de Conformidad. 25. Sector Mesa de Entradas: Enva Documento de Proyecto aprobado a la Provincia u OD y Solicitud de Conformidad cuando corresponda. 26. PROVINCIA, MAGyP u OD: Reciben el Documento de Proyecto y si corresponde, elevan nota de respuesta avalando el proyecto o bien con observaciones. En ambos casos remiten al rea de Formulacin de Proyectos. 27. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Respuesta a la Solicitud de Conformidad y el Documento de Proyecto Preliminar, con o sin observaciones y remite al rea de Formulacin de Proyectos. 28. Responsable rea Formulacin de Proyectos: Con los proyectos formulados y aprobados y la solicitud de conformidad firmada por las provincias u OD -para el caso de proyectos que solicitaron asistencia tcnica-, enva a dictamen del Comit Tcnico de Evaluacin (CTE). Caso contrario remite al Jefe de Proyecto (Retorna a Actividad N 17). 29. Comit Tcnico de Evaluacin (CTE): Evala cada uno de los Documentos de Proyectos que hubieran alcanzado el nivel de factibilidad y emite el Dictamen de Evaluacin Tcnica (DET). La Unidad de Infraestructura y Servicios -PROSAP, como secretaria del CTE consolida las observaciones, prepara y enva el dictamen a los integrantes del CTE para que, previa revisin del mismo, lo suscriban. Cumplido, enva al rea Desarrollo Institucional. Nota: En forma concomitante a la suscripcin del dictamen y hasta tanto este se remite al rea de Desarrollo Institucional, dicha rea solicita a la Unidad de Asuntos Jurdicos (UAJ) la Ley de endeudamiento de la provincia y el saldo de la misma, as como el decreto o resolucin de creacin de la EPDA EE.

30. Unidad Asuntos Jurdicos: Enva a ADI la situacin de la provincia con respecto a la Ley de endeudamiento y los decretos o resoluciones de creacin de la EPDA o EE. 31. rea Desarrollo Institucional: Confecciona la Solicitud de No Objecin (SNO) al organismo financiador (OFI), adjuntando el dictamen del CTE, el Documento de Factibilidad y las evidencias del cumplimiento de las condiciones de elegibilidad provincial. Eleva la Solicitud al Coordinador Ejecutivo. Si se trata de un Proyecto del MAGyP enva documento de factibilidad y dictamen respectivo; si se trata de un Proyecto que ejecutar un OD se adjuntan adems las evidencias de cumplimiento de las condiciones de elegibilidad, que previamente el rea ha solicitado a la Unidad de Asuntos Jurdicos.

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32. Coordinador Ejecutivo: Analiza la Solicitud de No Objecin (SNO) a los Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales (PyPPyN) y enva a No Objecin al Organismo Financiador. 33. Sector Mesa de Entradas: Enva al Organismo Financiador la Solicitud de No Objecin a los Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales. 34. Organismo Financiador Internacional (OFI): Analiza solicitud de No Objecin y otorga la No Objecin a los Documentos de Factibilidad, pudiendo hacer observaciones y o bien no otorgar la No Objecin. 35. Sector Mesa de Entradas: Recibe la comunicacin emitida por el Organismo Financiador que corresponda y remite al rea Desarrollo Institucional. 36. rea Desarrollo Institucional: Analiza la comunicacin del OFI, si i) formulara observaciones; ii) otorga No Objecin con Observaciones o bien iii) establece condiciones para dar inicio a la ejecucin, el Responsable del rea da intervencin a las reas/unidades que corresponda. Si el organismo financiador otorga la No Objecin (sin observaciones), el rea elabora la comunicacin dirigida a la Provincia u OD, y eleva al Coordinador Ejecutivo para su firma y comunica a todo el Gabinete que determinado proyecto ha obtenido la No Objecin. (Contina en Actividad N 39 y 40). 37. Coordinador Ejecutivo: Comunica la No Objecin a la provincia u OD. 38. Sector Mesa de Entradas: Enva comunicacin de No Objecin a la Provincia u OD. 39. Unidad Ambiental y Social: Con la No Objecin y segn el tipo de proyecto (A, B o C) informa a la Provincia que debe cumplir con requerimientos incluidos en el proyecto, las exigencias socio-ambientales previstas en el Manual Ambiental y Social del PROSAP y las exigidas por la legislacin provincial y nacional correspondiente. 40. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Otorgada la No acordados con la Provincia pertinente los respectivos Apndices A, Convenios de Prstamos Subsidiarios, la Unidad Infra estructura PROSAP remite a la Unidad de Control Presupuestario y Operativo rea de Control de Gestin los mismos para su anlisis. Objecin, y B y C de los y Servicios(UCPyO) del

41. Unidad Control Presupuestario y Operativo: Revisa las categoras de gastos, fuente de financiamiento y dems aspectos exigidos. Cumplida la revisin, remite a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 42. Unidad Asuntos Jurdicos: Solicita apertura del Expediente al MAGyP y confecciona el Convenio Marco de Prstamo Subsidiario y simultneamente, segn el caso, el Convenio de prstamo subsidiario/ anexo con sus respectivos apndices, confirmando el cumplimiento de todos los extremos jurdicos establecidos en las condiciones previas del presente procedimiento para la ejecucin del Proyecto, debidamente inicialado, al Coo rdinador Ejecutivo.

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43. Coordinador Ejecutivo: Eleva el Convenio Marco Subsidiario de Prstamo o ambos al MAGyP para tramitacin de firma. Una vez que se cuenta con el dictamen aprobatorio de la Direccin de Legales del MAGyP, por lo general la Unidad de Asuntos Jurdicos de la UCAR enva a la Provincia tres ejemplares de convenios para la firma del Gobernador, y una vez firmados y devueltos a la Unidad de Asuntos Jurdicos, sta los eleva al Jefe de Gabinete de Ministro del MAGyP quien tramita la firma del Ministro. Hecho lo cual, el Ministerio protocoliza el Convenio y devuelve a la UCAR el expediente con la copia del Convenio protocolizado. El ejemplar para la Provincia es remitido por el MAGyP a la Provincia directamente. Si se trata de una firma conjunta e ntre el Gobernador y el Ministro, lo tramita el MAGyP y cumplido remite a la UCAR el expediente terminado. 44. Sector Mesa de Entradas: Enva el Convenio Subsidiario de Prstamo a la Provincia u OD. 45. Provincia u OD: El Gobernador de la provincia o la mxima autoridad del OD suscribe 3 ejemplares del Convenio Marco de Prstamo Subsidiario y sus anexos especficos y remite a la UCAR. 46. Sector Mesa de Entradas: Enva el Convenio Marco Subsidiario de Prstamo al MAGyP. 47. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Enva Convenio Subsidiario de Prstamo firmado en triplicado a la UCAR. 48. Sector Mesa de Entradas: Recibe la documentacin y remite un original del Convenio Firmado a la DNPOIC, otro al MAGyP u OD o Provincia, segn corresponda y un original queda en poder de la UCAR. Efecta tres copias: una para el Organismo Financiador (OFI), otra para a la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP (UIySPROSAP) y otra para la Unidad Ambiental y Social (UAS). 49. Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP: Revisa la Matriz de Costo y Financiamiento del Proyecto (MCyFP), adecua el formato a UEPEX, y remite a la Unidad de Contabilidad para que genere el centro de costos y remite el POA del Proyecto con la Apertura de Proyecto a cargar en los sistemas SIIG y UEPEX a la Unidad de Sistemas y Tecnologas de Informacin. 50. Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin: Carga en UEPEX y en SIIG las aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto y notifica a la Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP del rea de Gestin de Programas y Proyectos la finalizacin de dicha carga.

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OBSERVACIONES
Los ejemplares firmados del Convenio se distribuyen de la siguiente forma:
ORIGINALES 1 a la Provincia 1 para el OD 1 para la DNPOIC COPIAS 1 para el OFI 1 a la Unidad de Infraestructura y Servicios - PROSAP 1 a la Unidad Ambiental y Social

FLUJOGRAMA
Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales -PROSAPPROV/MAGyP/OD/ Actores Externos
PROV/MAGyP/OD Confecciona y presenta los Perfiles de Proyectos.

rea Formulacin de Proyectos

rea Desarrollo Institucional

rea de Gestin de Programas y Proyectos


Considera la inclusin de las distintas carteras disponibles

rea Control de Gestin

rea Adquisiciones y Contrataciones

Unidades de Staff

Coordinador Ejecutivo

Verifica: que el Perfil de PPROY est contemplado en la EPSA de la Prov. Solicitante. Para Proyectos Nacionales verifica que los objetivos del Proyecto estn alineados al PEA y a los objetivos del PROSAP. Informa al AFP Carga el Perfil del Proyecto en SIIG. Revisa aspectos generales de la presentacin.

SI

Hay observaciones

NO

Remite Comunicacin de observaciones a quien presento el Perfil de Proyecto PROV (EE) u OD Analiza las observaciones y reformula el Perfil, para presentar una nueva versin

Queda habilitado tcnicamente e informa al ADI

Eleva el Perfil de Proyecto al CE

Presenta los Perfiles de Proyecto aprobados ante el CPI

CPI Emite Dictamen de Seleccin con o sin sugerencias de ajuste

Enva al AFP las sugerencias de ajuste y a las PROV u OD y a los OFI Nota de Comunicacin con la decisin del CPI

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Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales -PROSAPPROV/MAGyP/OD/ Actores Externos rea Formulacin de Proyectos rea Desarrollo Institucional rea de Gestin de Programas y Proyectos rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

SI

Hay observaciones NO

PROV (EE) u OD Analiza Nota y reformula Perfiles de Proyectos. Para Proyectos PROV traslada observaciones al OCP u UEP

Solicit Pre Inversin

NO Determina la Unidad y Sector a cargo del monitoreo del proceso de formulacin Continua en aprobacin de Doc. Proyecto Preliminar

SI Aprobado el Perfil de Proyecto, tramita contrataciones para el equipo de formulacin Conforma Equipo de Formulacin y designa a su Jefe Jefe Equipo Formulacin Elabora y carga en SIIG Plan de Actividades de Formulacin Contina procedimiento respectivo de AGRRHH

Equipo de Formulacin Realiza actividades para la formulacin de Proyectos

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Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales -PROSAPPROV/MAGyP/OD/ Actores Externos rea Formulacin de Proyectos rea Desarrollo Institucional rea de Gestin de Programas y Proyectos rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

Jefe Equipo Formulacin Presenta doc. de Proyecto Preliminar a la UIP/UDA y UATS Jefe UIP/UDA y UATS Aprueba Doc. de PROY Preliminar

Jefe UIP Convoca, segn corresponda a Jefes UIySPROSAP, UCyANR,, UMyE, UAS y UDP y analizan el doc. de Proyecto

Hay observaciones SI NO

R. AFP De haber observaciones, las remite a PROV. u OD

Jefe Equipo Formulacin Aprobado Doc. PROY, carga en SIIG y notifica a R. AFP

Retorna a reformulacin de PROY

R. AFP Comunica por Memo a las rea y Unidades intervinientes que el doc. de Proyecto Preliminar est a disposicin en SIIG para su revisin.

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Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales -PROSAPPROV/MAGyP/OD/ Actores Externos rea Formulacin de Proyectos rea Desarrollo Institucional rea de Gestin de Programas y Proyectos rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

Verifica la viabilidad institucional

UIySPROSAP Evala el Proyecto y el Plan de Adquisiciones. SANR Identifica potenciales beneficiarios de ANR

Realiza anlisis de riesgo y la evaluacin de Matriz de la Matriz de Marco Lgico

Verifica que el Plan de Adquisiciones se ajusta a las Disposiciones del Convenio de Prstamo, al ROP y a las normas del Banco

UAS Evala viabilidad ambiental y social UAJ Verifica que se cumplan los extremos jurdicos

Consolida resoluciones de cada rea/Unidad

SI

Hay observaciones

NO

Remite observaciones, segn corresponda, a PROV/OD o Jefe Equipo de Formulacin PROV, MAGyP u OD Eleva Doc. y Nota avalando u con observaciones al Doc. de Proyecto

Remite al ADI Solicitud de Conformidad de la PROV u OD al Doc. de Proyecto

Remite Doc. de Proyecto y Solicitud de Conformidad a la PROV u OD

R. AFP Recibe Solicitud de Conformidad firmada

Solicitaron Asistencia Tcnica SI Enva a Dictamen de CTE NO Remite al Jefe de Proyecto

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Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales -PROSAPPROV/MAGyP/OD/ Actores Externos rea Formulacin de Proyectos rea Desarrollo Institucional rea de Gestin de Programas y Proyectos rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

CTE Evala doc. del Proyecto y emite DET.

Solicita a UAJ informe sobre situacin de endeudamiento de la PROV

UAJ Enva a ADI situacin de la Prov. respecto de Ley de Endeudamiento, Normas y Resoluciones

Confecciona SNO al OFI, adjunta doc. de respaldo y eleva al CE

Analiza SNO y enva al OFI

OFI Analiza SON y emite Comunicacin con No Objecin u observaciones

Recibe y analiza Comunicacin el OFI

Hay observaciones SI

NO

R. ADI Da intervencin a las reas/Unidades competentes

R. ADI Elabora Comunicacin dirigida a PROV u OD y eleva a CE para su firma. Comunica al Gabinete la obtencin de No Objecin para un Proyecto UAS Informa a las Prov. Que deben cumplir con los requerimientos sociales y ambientales incluidos en el Proyecto y dems normativa regulatoria

Comunica de la No Objecin a la EE u OD

UIySPROSAP Remite Apndices A, B y C de los Convenios de Prstamos Subsidiarios a la UCPyO

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Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales -PROSAPPROV/MAGyP/OD/ Actores Externos rea Formulacin de Proyectos rea Desarrollo Institucional rea de Gestin de Programas y Proyectos rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

UCPyO Revisa categoras de gastos, fuentes de financiamiento y remite a UAJ

UAJ Solicita apertura de Expediente Al MAGyP y confecciona el Convenio Marco de Prstamos Subsidiario y dems extremos jurdicos. Eleva al CE

Eleva Convenio Marco Subsidiario de Prstamo o ambos al MAGyP

PROV u OD Gobernador o mx. autoridad OD firma el Convenio Marco de Prstamo Subsidiario y remite a UCAR para ser enviado a MAGyP MAGyP Enva Convenio Subsidiario de Prstamos firmado en triplicado a la UCAR SME Remite original del Convenio firmado a la DNPOIC, al MAGyP u OD o Prov. y uno queda en la UCAR y efecta tres copias, una para el OFI, otro para UIySPROSAP y otro para UAS

UIySPROSAP Revisa Matriz de Costo y Financiamiento del Proyecto, adecua formato a UEPEX. Remite POA del PROY al A. UEPEX y al USyTI

USyTI Carga en UEPEX y en SIIG las Aperturas de Prstamo UEPEX y notifica a la UIySPROPAP

FIN

ANEXO- FORMULARIO PERFIL DE PROYECTO


Nota: Para mayores referencias, ver Reglamento Operativo del PROSAP.

Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca (MAGyP) PROGRAMA DE SERVICIOS AGRCOLAS PROVINCIALES (PROSAP)
Llamado para la presentacin de Perfiles de Proyecto de I nversin Pblica

FORMULARIO PERFIL DE PROYECTO


Ttulo del proyecto:

Lista de documentacin a presentar del perfil de proyecto


Marcar con una X si ya cumpli con dicho requisito

1. 2. 3.

Nota de presentacin formal del perfil Formulario de perfil de proyecto Informacin Anexa: (detallar anexos)

Lugar

Fecha

Firma y Aclaracin

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FORMULARIO DEL PERFIL DE PROYECTO

Para uso exclusivo del PROSAP

1. TITULO DEL PROYECTO

El proyecto debe llevar un ttulo que exprese en forma sinttica su contenido. El ttulo debe representar al objetivo principal del proyecto y ser inteligible.

2. NOMBRE DE LA INSTITUCIN U ORGANIZACIN PRESENTANTE

2.1 Subprestatario: (Nombre de la Provincia presentante u Organismo Nacional)

3. LOCALIZACIN DEL PROYECTO


(Indicar las reas geogrficas donde se realizar el proyecto)

Provincia

Departamento

Localidad

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3. DATOS BSICOS
(Completar los datos bsicos del proyecto)

Indicador

Sin Proyecto

Con Proyecto

3.1 rea beneficiaria 3.2 Cantidad de Productores 3.3 Generacin de Empleo 3.4 Valor Bruto de Produccin ($/ha) 3.5 Produccin que ms superficie ocupa 3.6 Rendimiento de la produccin que ms superficie ocupa (unidades fsicas y/o $)

4. CONTRAPARTE DEL PROYECTO ANTE EL PROSAP


Ser la Organizacin o Institucin que luego ejecutar o coordinar la ejecucin del proyecto.

Nombre de la Organizacin / Institucin: Nombre: Apellido: Entidad en la que se desempea: Cargo: Domicilio (*): Localidad: Provincia: Telfono : Correo electrnico:
(*) En este domicilio se reputarn como vlidas las notificaciones cursadas por el PROSAP

Cdigo Postal:

Fax :

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5. REA DE INTERVENCIN DEL PROSAP


Seleccione del listado aquella/s rea/s que mejor defina/n la temtica que aborda el proyecto.

Riego y Drenaje Caminos Rurales Electrificacin Rural Otras Fuentes de Energa Desarrollo Comercial Desarrollo Tecnolgico Sanidad Animal Sanidad Vegetal Titulacin y Regularizacin de Tierras Tecnologa de la Comunicacin y Conectividad Rural Otro:

6. DURACIN DEL PROYECTO 6.1 Duracin de la ejecucin del Proyecto (en meses):

7. COSTO DEL PROYECTO 7.1 Costo global y estimado del Proyecto:

Realizar una estimacin en funcin de los lineamientos tcnicos generales y el objetivo del proyecto. Verificar no sobrepasar los lmites establecidos en las Bases. Los costos fijados en esta seccin no debern diferir de los definitivos / de los que se establezcan en el estudio de factibilidad en ms de un XX%.

Costo Total (en US$) US$

Financiamiento PROSAP US$ % US$

Aporte Local

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7.2 Solicita Financiamiento para Asistencia Tcnica en el proceso de pre -inversin para la formulacin del proyecto : SI NO

8. RESUMEN DESCRIPTIVO DEL PERFIL DE PROYECTO


(Ver instructivo al final del formulario)

8.1 JUSTIFICACIN DEL PROYECTO (No ms de 500 palabras)


Partiendo de la situacin actual, presentar el diagnstico que da origen al proyecto: describir el problema o necesidad, principales caractersticas del sector productivo, estado actual de la tecnologa involucrada, describir la situacin sin proyecto.

8.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO (No ms de 200 palabras)


Explicar que se pretende lograr con el proyecto, cules son sus objetivos. Deben estar estrechamente vinculados a los problemas, las debilidades y oportunidades identificadas en el diagnstico.

8.3. JUSTIFICACIN DE LA ESTRATEGIA ELEGIDA (No ms de 400 palabras)


Explicar conceptualmente en que consistir el proyecto.

8.4. DESCRIPCIN DE COMPONENTES Y ACTIVIDADES (No ms de 400 palabras)


Detallar las cuestiones tcnicas, actividades que el proyecto requiere realizar para alcanzar el objetivo.

8.5. ORIGEN DE LOS BENEFICIOS CUANTITATIVOS


Indicar precisamente de dnde surgirn los beneficios que permitirn evaluar la factibilidad econmica y financiera del proyecto. (No ms de 200 palabras)

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8.6. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN / INSTITUCIN RESPONSABLE


Anexar si correspondiera manifestacin de inte rs por partes de la autoridad de aplicacin en materia de desarrollo del sector agropecuario a nivel municipal, provincial, nacional. (No ms de 400 palabras)

8.7. ACTORES INVOLUCRADOS


Listar las organizaciones, cmaras, programas, Instituciones, Otros Proyectos, etc. que se encuentran relacionados, vinculados o afectados por el proyecto. (No ms de 200 palabras)

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Cuadro 1. Aspectos Ambientales y Sociales del Perfil

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Punto 9. (del Perfil que incluye el contenido de la Ficha Ambiental y Social) Aspectos Ambientales y Sociales SECCIN A p. 1/3 rea de influencia y poblacin afectada: Clasificacin ambiental y social del PROSAP (A, B, o C): Clasificacin ambiental y social segn legislacin provincial: Fecha de visita de campo: Responsable Ambiental de preparar esta ficha: Fecha de elaboracin de la Ficha Ambiental y Social: Describa en una lista todas las obras y actividades a financiar. a. b. c. Indique la ubicacin geogrfica del proyecto en dos escalas (i) dentro de la provincia y (ii) dentro de las comunidades o reas a intervenir. Los mapas deben ser de buena calidad, a una escala apropiada, y estar acompaados de un archivo KMZ de Google Earth que indique la localizacin de las obras previstas en el proyecto. Legislacin y reglamentacin ambiental y social: Indicacin de la legislacin y reglamentacin nacional, provincial y/o municipal existente estrictamente relacionados con los recursos naturales afectados por el proyecto, destacando aquellos puntos que condicionen al diseo del mismo. En caso de tratarse de proyectos que pueden requerir de privacin involuntaria de activos (total o parcial) incluir la legislacin y marco institucional correspondiente. Especifique la Autoridad Ambiental Provincial encargada de aprobar el EIA u otro instrumento ambiental que requiere el proyecto. Describa con claridad el proceso de EIA vigente en la provincia. Existencia de legislacin especfica de EIAS y necesidad de realizar Audiencia(s) Pblica(s) : Nombre de la licencia ambiental o declarac in de impacto otorgada de acuerdo a la legislacin provincial, si se aplica: Impactos ambientales y sociales : Indicacin de los impactos potenciales positivos y negativos, mayores y menores del proyecto, mayores y menores; su fuente de origen, efectos posibles, su rea de dispersin, actividades productivas y poblacin afectadas y consecuencias aguas abajo. 1. Mencionar particularmente la presencia de hbitats naturales 1 o reas protegidas.

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2. Identificar si existe presencia de pueblos indgenas en las reas de influencia donde se llevarn a cabo actividades, o si stas presentan recursos del patrimonio cultural, o si tales actividades pueden implicar o impliquen el reasentamiento involuntario de poblacin o actividades, as como la privacin involuntari a de activos. 3. Sealar si el proyecto va afectar ros, arroyos o humedales, y sus comunidades acuticas. 4. Indicar si la construccin u operacin futura del proyecto puede afectar fuentes de abastecimiento de agua o la recarga de acuferos. 5. Identificar los beneficiarios y los afectados por las obras del proyecto y caracterizar a estos los grupos humanos en el rea del proyecto con especial nfasis sobre aquellos ms vinculados al proyecto propuesto y aquellos que sean considerados ms vulnerables po r su condicin socioeconmica. 6. Describir la situacin del rea en cuanto al patrimonio cultural, paleontolgico e histrico del rea. Indique el nombre de las autoridades provinciales o locales responsables de su proteccin o investigacin. 7. Indicar en una lista las principales Medidas de mitigacin previstas. Desarrollar esta seccin considerando los resultados de la Lista de Identificacin de Impactos (seccin B, punto 10 del Perfil de Proyecto). Desarrollar esta seccin considerando los resultados de la Lista de Identificacin de Impactos (seccin B, punto 10 del Perfil del Proyecto). Estudios socio-ambientales necesarios y Salvaguardas activadas : Definicin de los alcances, tareas y productos Evaluacin de Impacto Ambiental y Social que se conside re conveniente para la elaboracin de la evaluacin ambiental. Indicar actividades de divulgacin de informacin, consulta y comunicacin previstas que sern necesarias implementar previo a la aprobacin de las obras.

9.2. LISTA DE IDENTIFICACIN DE IMPACTOS Los componentes identificados deben ser tratados en la seccin 9.1 o en hojas adicionales.

INDIQUE CLARAMENTE SI EL PROYECTO Y SU REA DE INFLUENCIA PRESENTAN LOS SIGUIENTES CARACTERSTICAS

MARQUE

EXPLIQUE Y DETALLE

(cmo es y dnde se encuentra)

NOTAS

SI Suelos con problemas de erosin o acumulacin fluvial/elica, salinidad Cursos de agua (ros, arroyos) Cabeceras de cuencas hdricas, manantiales Humedales (lagunas, mallines, esteros, cinagas), an aquellos que estn dentro de reas intervenidas (sitios Ramsar, AICAS, etc.) Selvas, bosques o hbitats naturales, an aquellos que estn dentro de reas intervenidas. reas naturales protegidas nacionales, provinciales, municipales o privadas Playas marinas, fluviales o lacustres an aquellas que estn dentro de reas intervenidas. Hbitat de especies en peligro de amenazadas, migratorias, endmicas, etc. reas con inundacin riesgo espordico o extincin,

NO

Poner nombre del ro y cuenca

Poner nombre y agencia que la supervisa

Indicar nombres cientficos y comunes de las principales especies

permanente

de

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INDIQUE CLARAMENTE SI EL PROYECTO Y SU REA DE INFLUENCIA PRESENTAN LOS SIGUIENTES CARACTERSTICAS MARQUE

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EXPLIQUE Y DETALLE

(cmo es y dnde se encuentra)

NOTAS

Terrenos ondulados a planos (<15% de pendiente) Terrenos ondulados (15 a 35% de pendiente) Terrenos montaosos (>35% de pendiente) Cuerpos de agua limtrofes entre dos provincias o que fluyan a travs de dos o ms provincias, o afluentes a dichos cuerpos de agua. Toda curso de agua que limite con dos o ms provincias Uso en gran escala de aguas subterrneas Presencia de pueblos indgenas u otros grupos humanos sociales vulnerables reas con patrimonio cultural fsico identificado reas pobladas Atraviesa propiedad privada o de inters especial para el uso comunitario (p.e. para actividades tursticas, recreativas, paisajes de inters especial, etc.) El proyecto o sus actividades incluyen Extraccin o uso del recurso hdrico superficial o subterrneo para riego, consumo humano, otro Aporte informacin hidrogeolgica del rea y del acufero a intervenir

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INDIQUE CLARAMENTE SI EL PROYECTO Y SU REA DE INFLUENCIA PRESENTAN LOS SIGUIENTES CARACTERSTICAS MARQUE

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EXPLIQUE Y DETALLE

(cmo es y dnde se encuentra)

NOTAS

Obras sobre cauces de agua (ros y arroyos), humedales (con o sin proteccin), lagunas, etc. Movimiento de terreno en excavaciones de canales, rehabilitacin de caminos, etc. Incorporacin de nuevos terrenos para la construcci n o rehabilitacin de infraestructura pblica (caminos, riego, etc.). Trabajos sobre infraestructura existente. Indique que tipos de trabajo:__________________ Efluentes industriales (frigorficos, etc.) o urbanos o de otro tipo Introduccin (expansin) de genticamente modificados. especies exticas o Explique qu cobertura vegetal tienen los terrenos

Tala o desmonte de vegetacin por las obras (caminos, lneas elctricas, limpieza de canales de riego, etc.) Incremento en la captacin o extraccin de agua superficial o subterrnea. Hay posibles impactos acumulativos por otros proyectos PROSAP en la misma rea de influencia geogrfica Control de plagas Aplicacin de productos zoo agroqumicos cerca de poblados. o fitosanitarios y Si son de la Clase I o II, no ser elegible.

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INDIQUE CLARAMENTE SI EL PROYECTO Y SU REA DE INFLUENCIA PRESENTAN LOS SIGUIENTES CARACTERSTICAS MARQUE

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EXPLIQUE Y DETALLE

(cmo es y dnde se encuentra)

NOTAS

Aplicacin de productos zoo o fitosanitarios de tal forma que puedan resultar afectadas cursos de aguas, y especies silvestres no objetivo. Introduccin de especies o material gentico no modificados en Manejo Integrado de Plagas Construccin de nuevas presas (pequeas) y embalses (pequeos) para riego, plantas potabilizadoras, etc. Expansin, rehabilitacin o mejoramiento de presas y/o embalses existentes El proyecto est conectado a una presa y/o embalse externo necesario para que este opere Reasentamiento involuntario o afectacin econmica de poblacin, afectacin o restriccin del uso de terrenos privados o comunitarios y otras fuentes y/o actividades generadoras de ingreso. Realizacin de actividades con pueblos indgenas Afectacin de recursos naturales o reas de uso de pueblos indgenas o grupos sociales vulnerables para su supervivencia. Afectacin de sitios de especial inters histrico, cultural o de uso comunitario. A ser contestado por un experto en el tema. Afectacin de reas actualmente productivas

PROCEDIMIENTOS REA GESTIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

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GLOSARIO

rea Gestin de Programas y Proyectos Actores AAFyC AAyC ACG ADI AFP AGPyP CE CEIDC CEV CPI CTE EE EPDA MAGyP MIRCR OD OFI PROV RT Rte. Prov. SANR SCaP SCOMP SME STE UAJ UAS UATS UCONTAB UCPyO UCyANR UDA UDCyS UDP UEP UFI UI UIP rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones rea Control de Gestin rea Desarrollo Institucional rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo Comit de Evaluacin de IDC Comit de Evaluacin Comit de Programacin de Inversiones del MAGyP Comit Tcnico de Evaluacin Entidad de Enlace Entidad de Programacin del Sector Agropecuario Ministerio de Agricultura Ganadera y Pesca Marco Institucional Representativo del Cluster o Regin Organismo Descentralizado Organismo Financiador Internacional Provincia Responsable Tcnico Representante Provincial Sector ANR Sector Cuentas a Pagar Sector Competitividad Sector Mesa de Entradas Sector Tesorera Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Ambiental y Social Unidad Asistencia Tcnica Sectorial Unidad Contabilidad Unidad Control Presupuestario y Operativo Unidad Competitividad y ANR Unidad Desarrollo Agroalimentario Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores Unidad Desarrollo Productivo Unidad Ejecutora de Proyectos Unidad Finanzas Unidad Infraestructura Unidad Infraestructura Productiva

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UIySPROSAP UMyE UPyPOA USyTI UTEC BAPIN BO CAP CO CI CM DE DET FG IMC IE II LC LPyN LPN PDMC PMC POA P/P PIP PSIE PCE RAS ROP RG R. SA/C SAF SC SNO SRP Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP Unidad de Monitoreo y Evaluacin de Programas y Proyectos Unidad Presupuesto y POA Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin Unidad Tcnica Documentos Banco de Proyectos de Inversin Pblica Bases de la Operatoria Certificado de Ajuste de Precios Certificado de Obra Convenio Individual Convenio Marco Dictamen de Elegibilidad Dictamen de Evaluacin Tcnica Facturas de Gastos Iniciativa de Mejora Competitiva Inversin Extrapredial Inversin Intrapredial Legajo de Contratacin Legislacin Provincial y Nacional Licitacin Pblica Nacional Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva Plan de Mejora Competitiva Plan Operativo Anual Programa y/o Proyecto Proyecto de Inversin Pblica Proyecto sin inicio de ejecucin Proyectos de competitividad en ejecucin Recomendacin de Aprobacin de las Solicitudes Reglamento Operativo Rendicin de Gastos Responsable de rea Solicitud de Adquisicin o de Contratacin Solicitud de Anticipo de Fondos Solicitud de Cotizacin Solicitud de No Objecin Solicitud de Realizacin de Realizacin de Proyecto

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A. PLANES DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Y PLANES OPERATIVOS ANUALES DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

A.1. P REPARACIN DEL P LAN DE A DQUISICIONES Y C ONTRATACIONES DE P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la coordinacin de la elaboracin del PAC de cada uno de los Programas y Proyectos, unificando criterios de confeccin y codificacin del mismo.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Preparacin del PAC al Programa o Proyecto hasta la No Objecin de los Organismos Financiadores a cada PAC.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Formulacin de Nuevas Operaciones.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin de Plan de Adquisiciones y Contrataciones de los Programas y Proyectos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Unidad Desarrollo Productivo 4) Unidad Infraestructura y ServiciosPROSAP 5) Unidad Competitividad y ANR. Externos 1) Organismos Financiadores Internacionales 2) Ejecutor

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6) Responsable Tcnico de Programa y/o Proyecto. 7) Unidad Tcnica 8) Unidad Infraestructura 9) Unidad Negocios y Servicios 10) Sector Mesa de Entradas.

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DEFINICIONES
Plan de Adquisiciones y Contrataciones: Es la herramienta de planificacin que contiene una breve descripcin de los bienes y servicios de consultora o diferentes a consultora, consultoras individuales y contratacin de obras que debern ser adquiridos para la ejecucin del Programa o Proyecto, e incluye la indicacin de los mtodos de adquisicin a emplear y los costos estimados de los contratos.

REFERENCIAS
Reglamentos Operativos de cada Programa y/o Proyecto. Anexos de Convenios marco de Prstamos Subsidiarios vigentes. Directrices de los Organismos Financiadores. Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS

CRITERIOS GENERALES Debe respetarse la correcta aplicacin del Pari Passu acordado con los Organismos Financiadores. Debe primar el Adquisiciones. criterio de razonabilidad en la planifi cacin de las

Debe verificarse la coherencia existente entre los procedimientos, los mtodos, los montos estimados y las fechas de inicio de las actividades. La carga en SEPA de consultoras individuales lo realiza el rea de Gestin de Recursos Humanos.

CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales de la Coordinacin Ejecutiva respecto de planificacin del Ejercicio siguiente comunicados a toda la organizacin. la

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UEPEX PLANMON implementado en UCAR y en todos los Programas y Proyectos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SEPA (SISTEMA DE EJECUCIN DE PLANES DE ADQUISICIN) u otros modelos aprobados por el Organismo Financiador.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Los Programas o Proyectos formulan sus Planes de Adquisiciones y Contrataciones para el ejercicio siguiente y lo remiten al rea de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. El rea de Adquisiciones y Contrataciones UCAR (Unidad correspondiente segn el tipo de proyecto) verifica que los Planes sean consistentes con los POA y que los mtodos, costos estimados y agrupacin, establecidos para cada uno de los Procesos estn previstos de conformidad con la normativa de los Organismos Financiadores. Aprobados los PACs de los Programas y Proyectos y otorgada la No Objecin de los Organismos Financiadores, se da inicio a la ejecucin.

PROCEDIMIENTO
1. rea Gestin de Programas y Proyectos: Enva el pedido de elaboracin del PAC cuya elaboracin es concomitante a la elaboracin del POA, a: a. Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP (UIyS PROSAP), quien enva a los ejecutores de proyectos; b. Unidad Desarrollo Productivo (UDP) quien enva a los Responsables Tcnicos de Programas o Proyectos (RT). c. Unidad Competitividad y ANR (UCyANR). (Continua en actividad n 3) 2. Responsables Tcnicos/Ejecutores: Elaboran el PAC de sus respectivos Programas o Proyectos, cargan en SEPA o sistema acordado por el organismo financiador, cuando corresponda, y : a. Responsables Tcnicos: Envan sus PAC a la Unidad Desarrollo Productivo. b. Ejecutores: Envan sus PAC a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP en el caso del Programa de Servicios Agrcolas Provinciales y a los Responsables Tcnicos si se trata de Programas o Proyectos de Desarrollo Productivo. 3. Unidad Competitividad y ANR: Prepara el PAC correspondiente a los proyectos a su cargo y enva a la Unidad Tcnica. 4. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP/Unidad Desarrollo Productivo: Revisan los PAC de los Programas o Proyectos bajo su dependencia y remiten con su visto bueno a la Unidad Tcnica.

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5. Unidad Tcnica: Recibe los PACs de cada Programa y Proyecto (PyP) y enva al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos. 6. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Aprueba los PACs de los Programas o Proyectos y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 7. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe los PACs de cada uno de los Programas y Proyectos y revisa su consistencia. a. Unidad Infraestructura: Revisa y otorga el visto bueno a los PAC de los proyectos PROSAP, carga en el sistema SEPA y solicita la No Objecin ante el Organismo Financiador. En caso de no otorgar el visto bueno retorna a la actividad n 2 o 3, segn el proyecto, e informa a la Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP para el caso de los proyectos PROSAP. b. Unidad Negocios y Servicios: Analiza los PAC cargados en SEPA u otro modelo acordado por los organismos financiadores, y los consolida con los POAs. En caso de no otorgar el visto bueno, remite las observaciones (retorna a la actividad n 2) e informa a la Unidad de Desarrollo Productivo. Si no existen inconsistencias en los planes de adquisiciones que estn cargados en SEPA y se cambie el estado a PAC CARGADO, se remite para la No Objecin. Para los planes de adquisiciones que no se encuentran cargados en SEPA, se comunica la conformidad a la Unidad de Desarrollo Productivo. 8. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin, en aquellos casos que corresponda. Nota: Para determinados organismos financiadores, la solicitud de No Objecin al PAC se hace a travs del sistema en que aqul fue cargado. 9. Organismo Financiador Internacional: Analiza y en caso de corresponder, emiten la No Objecin o realizan observaciones a los PACs del Programa y/o Proyecto. Enva a la UCAR. 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y enva al rea de Adquisiciones y Contrataciones, segn corresponda. 11. rea de Adquisiciones y Contrataciones: Recibe y analiza la comunicacin del OFI. En caso de que el OFI no haya otorgado la No Objecin al Plan de Adquisiciones de los Programas y Proyectos se realizan las correcciones correspondientes. (Retorna a actividad n 1). Si el OFI otorga la No Objecin informa a los Programas y Proyectos para que puedan dar inicio a la ejecucin.

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FLUJOGRAMA

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Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos


rea Gestin de Programas y Proyectos Responsable rea Adquisiciones Tcnico/Ejecutores y Contrataciones OFI

Enva pedido de elaboracin del PAC

Elabora PAC de sus respectivos P/P y cargan en SEPA. RT remite PAC a la UDP. Ejecutor enva PAC a la UIySPROSAP o al RT, segn corresponda

UCyANR Prepara el PAC de los Proyectos a su cargo y enva a la UTEC

UIySPRSAP/UDP Revisan los PAC de sus P/P y remite a la UTEC

UTEC Recibe los PAC de cada P/P y los eleva al R. AGPyP

R. AGPyP Aprueba los PAC de cada P/P y los remite al AAyC

Recibe los PAC y revisa su consistencia

UI Revisa los PAC de los Proyectos PROSAP.

UNyS Analiza los PAC cargados en SEPA U otro modelo acordado por los OFI

NO

Otorga el visto bueno SI

Otorga el visto bueno SI

NO

Carga los PAC en SEPA y enva SNO al OFI

Enva SNO al OFI

Recibe y analiza la comunicacin del OFI

Analiza la SNO y emite No Objecin u observaciones a los PAC de P/P

SI Realiza las correcciones y reinicia el procedimiento

Hay observaciones NO Informa a los P/P para que den inicio a la ejecucin

FIN

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A.2. P REPARACIN DEL P LAN O PERATIVO A NUAL DE P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la coordinacin de la elaboracin del POA de cada uno de los Programas y Proyectos, unificando criterios de confeccin y codificacin del mismo.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Preparacin del POA para el Ejercicio siguiente al Programa o Proyecto hasta la No Objecin de los Organismos Financiadores a cada POA.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Formulacin de Nuevas Operaciones. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin de Programas y Proyectos 2) Unidad Desarrollo Productivo 3) Unidad Infraestructura PROSAP y ServiciosExternos 1) Organismos Internacionales Financiadores

4) Unidad Competitividad y ANR. 5) Responsable Tcnico de Programa y/o Proyecto 6) rea Administracin, Contabilidad. Finanzas y

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7) Unidad Presupuesto y POA. 8) Unidad Tcnica 9) Sector Mesa de Entradas.

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DEFINICIONES
Plan Operativo Anual: Es el plan que responde a las actividades (con impacto financiero) que se van a ejecutar en el ao calendario por parte de los Programas o Proyectos.

REFERENCIAS
Reglamentos Operativos de cada Programa y/o Proyecto. Anexos de Convenios marco de Prstamos Subsidiarios vigentes. Directrices de los Organismos Financiadores. Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS

CRITERIOS GENERALES Debe respetarse la correcta aplicacin del Pari Passu acordado con los Organismos Financiadores. Debe primar el criterio de razonabilidad en la planificacin de las Actividades. Debe verificarse la coherencia existente entre las actividades a realizar, la solicitud de crditos presupuestarios y la asignacin de los m ismos, procurando planificar de manera pertinente de manera que durante la ejecucin se observe un adecuado flujo presupuestario y financiero tanto de recursos de los Organismos Financiadores como de contrapartida local. Realizacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR.

CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales del Coordinador Ejecutivo respecto de la planificacin del Ejercicio siguiente comunicados a toda la organizacin. UEPEX PLANMON implementado en UCAR y en todos los Programas y Pr oyectos.

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DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UEPEX, EN SUS MDULOS DE PLANIFICACIN Y MONITOREO. 2) PLANILLAS DE CLCULO AUXILIAR: FORMULARIO-I, PROVISTOS POR LA UNIDAD DE PRESUPUESTO Y POA FORMULARIO-IV

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Los Programas o Proyectos formulan sus planes de actividades para el ejercicio siguiente, cargan sus POAs en UEPEX y lo remiten a las Unidades que correspondan dentro del rea de Gestin de Programas y Proyectos. Las Unidades de Desarrollo Productivo, Infraestructura y Servicios -PROSAP y Competitividad y ANR verifican que los Planes de actividades se encuadren dentro de los parmetros establecidos para cada uno de los Programas que sean de su competencia. La Unidad de Presupuesto y POA realiza el anlisis financiero pertinente. Aprobados los POAs de los Programas y Proyectos y otorgada la No Objecin a los Bancos Financiadores, habilita los POAs en UEPEX, dando inicio a la ejecucin.

PROCEDIMIENTO
1. Unidad Presupuesto y POA: Solicita por Memo el POA de los Programas y Proyectos que integran la UCAR, iniciando de esta manera el procedimiento de planificacin. Solicita la carga en UEPEX del POA financiero de los Programas y Proyectos (PyP) del ejercicio bajo anlisis al rea de Gestin de Programas y Proyectos. 2. rea Gestin de Programas y Proyectos: Enva a las Unidades de Infraestructura y Servicios- PROSAP (UIyS PROSAP); Desarrollo Productivo (UDP) y sta a los Responsables Tcnicos de Programas o Proyectos (RT), y Competitividad y ANR (UCyANR) el pedido de realizacin del POA. 3. Jefes de Unidades: Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP : Prepara requerimientos para el PROSAP, incluidos los proyectos provinciales y nacionales y los proyectos sin inicio de ejecucin que tendrn impacto en el ejercicio en cuestin, informado por rea Formulacin de Proyectos. Analiza y ajusta la Planta de Personal del Programa en los temas de su competencia. Enva por Memo el POA cargado con formato UEPEX a la Unidad Tcnica. Unidad Desarrollo Productivo : Analiza y ajusta la Planta de Personal del Programa en los temas de su competencia. Cada Responsable Tcnico elabora el POA del Programa a su cargo, carga en el sistema UEPEX y remite por Memo firmado por el Jefe de Unidad, el POA cargado con formato UEPEX a la Unidad Tcnica.

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Unidad Competitividad y ANR: Prepara requerimientos de los proyectos de Competitividad en ejecucin (PCE), y de aquellos sin inicio de ejecucin (SIE) que tendrn impacto en el ejercicio en cuestin. Analiza y ajusta la planta de personal del programa en los temas que le corresponden. E nva por Memo el POA cargado con formato UEPEX a la Unidad Tcnica. 4. Unidad Tcnica: Recibe los POAs de cada Programa y Proyecto (PyP), consolida el POA de los Programas y enva al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos. 5. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Aprueba los POAs y enva por Memo a la Unidad de Presupuesto y POA. 6. Unidad Presupuesto y POA: Efecta los anlisis correspondientes, que comprende: a. El anlisis financiero de todos los prstamos que administra la UCAR, que implica: Anlisis financiero de la matriz de cada prstamo: Saldo estimado de la matriz de prstamo al final del ejercicio Cumplimiento del Pari Passu Verificar la coherencia existente entre la planificacin financiera y el techo presupuestario.

CIRCUITO DE APROBACIN 7. Unidad Presupuesto y POA: Realiza el control financiero final de los gastos, incluidos los de la UCAR. Enva al Responsable del rea de l GPyP por memo el anlisis financiero efectuado de la matriz de prstamo, y el POA conforme al sistema UEPEX. 8. rea Gestin de Programas y Proyectos: Con la informacin recibida, prepara toda la documentacin de los POA y solicita a los OFI la No Objecin al POA de cada Programa o Proyecto, separados por Prstamos y abiertos por Fuente de Financiamiento. 9. Sector Mesa de Entradas: Enva al OFI la SNO de cada POA Programa y Proyecto. 10. Organismo Financiador Internacional: Analizan y en caso de corresponder, emiten la No Objecin para el POA del Programa y/o Proyecto. Enva a la UCAR. 11. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta de OFI y remite al rea de Gestin de Programas y Proyectos. 12. Unidad Tcnica (rea Gestin de Programas y Proyectos): Recibe y analiza la comunicacin del OFI e informa a las Unidades del rea y a la Unidad de Presupuesto y POA la comunicacin del OFI (Contina en Actividad n 13). En caso de que el OFI no haya otorgado la No Objecin los Programas y Proyectos realizan los ajustes que corresponden. (Retorna a actividad n 8) .

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13. Unidad Presupuesto y POA: Habilita el POA que ha sido cargado en UEPEX y que cuenta con la No Objecin del OFI e informa a los Programas y Proyectos para que puedan dar inicio a la ejecucin presupuestaria.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La versin que se enva a No Objecin debe ser la que est cargada en UEPEX. En el mdulo de Planificacin de UEPEX, debe estar identificada claramente la versin aprobada por los OFI y con la marca de No Modificable

OBSERVACIONES
Los Responsables Tcnicos y Jefes de Sector de cada Programa o Proyecto son responsables de la carga de su POA en el Sistema UEPEX.

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FLUJOGRAMA
Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos
Unidad Presupuesto y POA
Solicita por Memo el pedido de POA de los prstamos que integran la UCAR Solicita carga en UEPEX del POA financiero de los P/P del ejercicio bajo anlisis Enva a la UIySPROSAP, UDP, RT y UCyANR el pedido de realizacin del POA

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rea Gestin de Programas y Proyectos

OFI

UCyANR Analiza y ajusta la Planta de Personal del Programa. Prepara los requerimientos de los PCE y PSIE. Enva Memo con el POA a UTEC

UIySPROSAP Analiza y ajusta la Planta de Personal del Programa. Enva Memo con el POA PROSAP a la UTEC

UDP Analiza y ajusta la Planta de Personal del Programa. Enva Memo con el POA elaborado por cada RT a la UTEC

Unidad Tcnica Recibe los POA de cada P/P. Consolida el POA de los Programas y remite al R. AGPyP

R. rea Aprueba POAs y enva por Memo a la UPyPOA

Recibe Memo y efecta el anlisis financiero de los prstamos UCAR

Realiza control final de los gastos. Enva por Memo al R. AGPyP anlisis financiero de la matriz de prstamo y el POA.

Prepara toda la doc. De los POA y remite SNO de los POA de cada P/P al OFI

Analiza la Solicitud y de corresponder emite la No Objecin para POA del P/P.

Unidad Tcnica Analiza la comunicacin del OFI

NO

Hay Observaciones

SI

Unidad Tcnica Informa a los P/P la comunicacin del OFI y a la UPyPOA

Los P/P realizan los ajustes que correspondan

Circuito de Aprobacin

Habilita el POA que ha sido cargado en UEPEX para que los P/P den inicio a la ejecucin presupuestaria.

FIN

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A.3. R EPLANIFICACIN DEL P LAN DE A DQUISICIONES Y C ONTRATACIONES DE P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento para analizar y realizar las modificaciones a lo s PACs aprobados de los Programas y Proyectos.

ALCANCE
Desde la necesidad de modificacin del PAC hasta la aprobacin del mismo por el Organismo Financiador, en caso de corresponder. PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Formulacin de los PACs de los Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones 2) Unidad Infraestructura 3) Unidad Negocios y Servicios 4) rea Gestin de Programas y Proyectos 5) Unidad Desarrollo Productivo 6) Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP 7) Unidad Competitividad y ANR. 8) Responsable Tcnico de Programa y/o Proyecto 9) Unidad Tcnica 10) Sector Mesa de Entradas. Externos 1) Organismos Internacionales 2) Ejecutor Financiadores

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DEFINICIONES
Plan de Adquisiciones replanificado: Es el plan que debido a la necesidad de modificacin de algn proceso contemplado en el PAC oportunamente aprobado o ante la incorporacin de un proceso nuevo, debe ser replanificado.

ABREVIATURAS
PACr: Plan de Adquisiciones replanificado. SEPA: Sistema de Ejecucin de Planes de Adquisiciones.

REFERENCIAS NORMATIVAS
Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Convenios de Prstamo.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES Debe respetarse la correcta aplicacin del Pari Passu acordado con los Organismos Financiadores. Debe primar el Adquisiciones. criterio de razonabilidad en la planificacin de las

Debe verificarse la coherencia existente entre los procedimientos, los mtodos, los montos estimados y las fechas de inicio de las actividades.

CONDICIONES PREVIAS PAC del Programa o Proyecto aprobado.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SEPA (SISTEMA DE EJECUCIN DE PLANES DE ADQUISICION) u otro modelos aprobados por el Organismo Financiador

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Los Programas y Proyectos en el marco de las necesidades de ejecucin replanifican su PAC, estimando las nuevas necesidades de adquisiciones, c ontrataciones, capacitaciones, entre otros aspectos.

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El rea de Adquisiciones y Contrataciones-UCAR evala esas modificaciones y las incorpora al Sistema para la aprobacin del Organismo Financiador.

PROCEDIMIENTO
1. Responsables Tcnicos/ Ejecutores: Determinan la necesidad de modificar el PAC de sus Programas o proyectos, replanifican su PAC, cargan en SEPA o sistema acordado por el organismo financiador y solicitan aprobacin a dicha modificacin. a. Responsables Tcnicos: Envan sus PAC replanificado a la Unidad Desarrollo Productivo. b. Ejecutores: Envan sus PAC replanificado a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP en el caso del Programa de Servicios Agrcolas Provinciales y a los Responsables Tcnicos si se trata de Programas o Proyectos de Desarrollo Productivo. 2. Unidad Competitividad y ANR: Determina la necesidad de modificar el PAC de los proyectos a su cargo, prepara el PAC re planificado y enva a la Unidad Tcnica. (Contina en actividad n 4). 3. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP/Unidad Desarrollo Productivo: Revisan los PAC re planificados de los Programas o Proyectos bajo su dependencia y remiten con su visto bueno a la Unidad Tcnica. 4. Unidad Tcnica: Recibe los PACs re planificados de cada Programa y Proyecto (PyP) y enva al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos. 5. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Aprueba los PACs replanificados de los Programas o Proyectos y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 6. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe los PACs de cada uno de los Programas y Proyectos. a. Unidad Infraestructura: Analiza las modificaciones, otorga el visto bueno a los PAC re planificados de los proyectos PROSAP o de Competitividad y ANR, carga en el sistema SEPA y solicita la No Objecin ante el Organismo Financiador. En caso de no otorgar el visto bueno retorna a la actividad n 1 o 2 segn corresponda e informa a la Unidad Infraestructura y Servicios - PROSAP para el caso de los proyectos PROSAP. b. Unidad Negocios y Servicios: Analiza los PAC cargados en SEPA u otro modelo acordado por los organismos financiadores, y los consolida con los POAs. En caso de no otorgar el visto bueno, remite las observaciones (retorna a la actividad n 1) e informa a la Unidad de Desarrollo Productivo. Si no existen inconsistencias en los planes de adquisiciones que estn cargados en SEPA y se cambie el estado a PAC CARGADO, se remite para la No Objecin. Para los planes de adquisiciones que no se encuentran cargados en SEPA, se comunica la conformidad a la Unidad de Desarrollo Productivo.

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7. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin, en aquellos casos que corresponda. Nota: Para determinados organismos financiadores, la solicitud de No Objecin al PAC se hace a travs del sistema en que aqul fue cargado. 8. Organismo Financiador Internacional: Analiza el nuevo Plan de Adquisiciones cargado y otorga la No Objecin al mismo o realiza observaciones. 9. Sector Mesa de Entradas: recibe comunicacin del OFI y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones, segn corresponda. 10. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza la comunicacin del OFI. a. En caso de que el OFI no haya otorgado la No Objecin al Plan de Adquisiciones re planificado de los Programas y Proyectos retorna a actividad n 1 o 2 para que realicen las correcciones correspondientes. b. Si el OFI otorga la No Objecin informa a los Programas y Proyectos para que puedan dar inicio a la ejecucin.

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FLUJOGRAMA
Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos
Responsable Tcnico/Ejecutores
Determina la necesidad de modificar el PAC de sus P/P, carga en SEPA o Sistema acordado por el OFI y solicita aprobacin de modificacin. RT envia PAC replanificado a la UDP. Ejecutor enva PAC replanificado a la UIySPROSAP y al RT, segn corresponsa

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rea Gestin de Programas y Proyectos


UCyANR Determina la necesidad de modificar el PAC de los Proyectos a su cargo, prepara el PAC replanificado y remite a la UTEC

rea Adquisiciones y Contrataciones

OFI

UIySPROSAP Revisa los PAC replanificados de los P/P a su cargo y remite a la UTEC

UTEC Recibe los PAC replanificados de los P/P y remite al R. AGPyP

R. AGPyP Aprueba los PAC replanificados de los P/P y remite al AAyC

UI Analiza las modificaciones de los PAC de Proyectos PROSAP o del ACy ANR

UNyS Analiza los PAC cargados en SEPA U otro modelo acordado por los OFI

NO

Otorga el visto bueno SI Carga los PAC en SEPA y enva SNO al OFI

Otorga el visto bueno SI

NO

Enva SNO al OFI

Recibe y analiza la comunicacin del OFI

Analiza la SNO y emite No Objecin u observaciones a los PAC de P/P

SI Realiza las correcciones y reinicia el procedimiento

Hay observaciones NO Informa a los P/P para que den inicio a la ejecucin

FIN

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A.4. R EPLANIFICACIN DEL P LAN O PERATIVO A NUAL DE P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento para analizar los desvos emergentes al POA aprobado, a los efectos de prevenir los riesgos y formalizar las acciones para mitigar los mismos, permitiendo un adecuado cumplimiento de las actividades programadas en trminos de metas, flujo financiero y programacin de adquisiciones.

ALCANCE
Desde la necesidad de modificacin del POA hasta la aprobacin de la replanificacin. PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones d e Programas y Proyectos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Administracin Finanzas y Contabilidad/Unidad Presupuesto y POA 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Responsables Tcnicos de Programas y/o Proyectos. 4) Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP 5) Unidad Desarrollo Productivo 6) Unidad Competitividad y ANR 7) Unidad Tcnica

DEFINICIONES
Plan Operativo Anual replanificado: Es el plan que responde a las actividades (con impacto financiero) que se van a ejecutar en el ao calendario con ajustes trimestrales que realicen los Programas o Proyectos.

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ABREVIATURAS
POAr: Plan Operativo Anual replanificado. PLANMON: mdulo Planificacin y Monitoreo de UEPEX.

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REFERENCIAS NORMATIVAS
Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Convenios de Prstamo.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES Debe verificarse la correcta aplicacin del Pari Passu acordado con los Organismos Financiadores y programado para el periodo a nterior. Debe primar el criterio de razonabilidad en la verificacin de la planificacin de las Actividades. Debe verificarse la coherencia existente con la solicitud de crditos y cuotas presupuestarias y la asignacin de los mismos, procurando efectuar l as acciones pertinentes que permitan un adecuado flujo presupuestario y financiero tanto de recursos de los Organismos Financiadores como de contrapartida local.

CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales del Coordinador Ejecutivo respecto a la replanificacin peridica dentro del Ejercicio comunicados a toda la organizacin. UEPEX PLANMON implementado en todos los Programas y Proyectos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UEPEX, EN SUS MDULOS DE PLANIFICACIN Y MONITOREO.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Los Programas y Proyectos replanifican el POA estimando las nuevas necesidades de corresponder (adquisiciones, contrataciones, capacitaciones). El rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad efecta las validaciones financieras, saldos de prstamos por categora de inversin y los crditos vigentes.

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PROCEDIMIENTO
1. Unidad Presupuesto y POA: Establece y comunica anualmente al rea de Gestin de Programas y Proyectos y sus Unidades el plazo de reprogramaciones de los POAs de los Programas y Proyectos de acuerdo al crono grama enviado en el pedido de planificacin. 2. Unidad Control Presupuestario y Operativo del rea Control de Gestin : Mensualmente informa a la Unidad Infraestructura y Servicios - PROSAP, Unidad Competitividad y ANR; Unidad Desarrollo Productivo y sta a lo s Responsables Tcnicos de Programas y Proyectos y a la Unidad Tcnica del rea de Gestin de Programas y Proyectos, la ejecucin financiera del POA trimestral y anual de acuerdo a la apertura de componentes y actividades vigente en UEPEX para todos los Programas y Proyectos. 3. Jefes de Unidades del rea Gestin de Programas y Proyectos : Analizan sus requerimientos, estados de ejecucin, procesos adquisitorios y replanifican sus POAs que incluye los cambios de montos entre categoras aunque esto no implique modificaciones en el monto total del POA original aprobado para el Programa. a. Los Jefes de las Unidades de Competitividad y ANR e Infraestructura y servicios- PROSAP envan su replanificacin a la Unidad Tcnica, quien consolida la replanificacin del POA del PROSAP y enva a la Unidad de Presupuesto y POA. b. Responsables Tcnicos envan su replanificacin a la Unidad de Desarrollo Productivo para que con su visto bueno, remita a la Unidad de Presupuesto y POA. Nota: En el caso que se requiera modificar en los sistemas de informacin (UEPEX, SIIG) actividades correspondientes a componentes de proyectos existentes, las Unidades de Infraestructura y Servicios PROSAP; Competitividad y ANR y Desarrollo Productivo remitirn una solicitud formal a la Unidad de Sistemas y Tecnologas de Informacin para su registro en UEPEX y SIIG.

4. Unidad Presupuesto y POA: a. Recopila los POA replanificados del sistema UEPEX segn las fechas establecidas en el cronograma, contemplando los requerimientos de adquisiciones y contrataciones, y actividades. b. Habilita, previo anlisis financiero, el POA en UEPEX para que se pueda ejecutar. c. Remite a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores (UDCyS) la versin final habilitada de los POAs replanificados de los prstamos

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en cartera, a fin de que la misma elabore las proyecciones de desembolsos respectivas.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
Se comunica al rea de Gestin de Programas y Proyectos la decisin de la Coordinacin Ejecutiva de realizar como mximo una replanificacin por trimestre para los Programas y Proyectos. La convocatoria a replanificar emitida desde la Unidad Presupuesto y POA se debe comunicar fehacientemente a todos los Programas o Proyectos y registrarse a travs del SIIG. El rea Gestin de Programas y Proyectos, enva los POAs replanificados semestralmente a los Organismos Financiadores para su No Objecin. En caso de que los montos de los POAs y/o el direccionamiento de los gastos se modifiquen significativamente se deber informar al Organismo Financiador.

EXCEPCIONES
Cuando un Programa o Proyecto requiera la habilitacin de un cambio en el POA fuera de las fechas previstas de replanificacin, le solicitarn autorizacin al Jefe de la Unidad correspondiente y ste al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos para el cambio y justificarn su solicitud. De ser aprobado, enva por correo electrnico a la Unidad Presupuesto y POA a fin de que habiliten dicha modificacin, previo efectuar esta ltima el anlisis financiero pertinente. Si las modificaciones implican cambios de montos entre categoras que no modifiquen el monto del POA establecido para el trimestre, los Jefes de las Unidades Competitividad y ANR e Infraestructura y Servicios-PROSAP y los Responsables Tcnicos, envan la solicitud directamente a la Unidad de Presupuesto y POA. En el caso de que algn Programa o Proyecto requiera cargar un gasto y las partidas se encuentren excedidas por no estar contemplado en el POA, deber verificar si no tiene solicitudes cargadas en el sistema de las cuales se pu eda desafectar saldos que no sern utilizados. En caso de no tener saldos para desafectar, podr optar como excepcin por alguna de las siguientes opciones, informndole a Unidad Presupuesto y POA: a) Aumentar el POA en la actividad que est haciendo falta y bajar de alguna otra en la cual tenga sobrante. Deber cumplir con las siguientes condiciones: Estar dentro de la misma categora. Estar dentro del mismo Inciso presupuestario. Tener la misma fuente de financiamiento. b) En caso de no poder realizar una modificacin entre categoras o no contar con POA suficiente, deber iniciar el proceso de re-planificacin en las fechas

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establecidas o con la correspondiente autorizacin por parte del Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos


rea Administracin, Finanzas y Contabilidad
UPyPOA Establece y comunica anualmente al AGPyP el plazo de reprogramacin de los POAs de los P/P

rea Control de Gestin

rea Gestin de Programas y Proyectos

UCPyO Mensualmente informa a UIySPROSAP, UCyANR, UDP, UTEC y a los RT, la ejecucin financiera del POA trimestral y anual.

Jefes de Unidades Analizan su situacin y replanifican sus POAs

Jefe UCyANR e UIySPROSAP Envan su replanificacin a la UTEC quien consolida la replanificacin del POA PROSAP Y enva a la UPyPOA.

RT Envan su replanificacin a la UDP para que con su visto bueno, remita a la UPyPOA

UPyPOA Recopila los POAs replanificados del sistema UEPEX

Habilita, previo anlisis financiero, el POA en UEPEX para que se pueda ejecutar

FIN

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B- PROYECTOS

B.1. F ORMULACIN , P RESENTACIN , A PROBACIN Y E JECUCIN DE P ROYECTOS DE O BRAS M ENORES DE I NFRAESTRUCTURA B SICA P RODUCTIVA .
OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la seleccin y ejecucin de pequeas obras y mejoras de infraestructura pblica productiva para pequeos y medianos productores agropecuarios.

ALCANCE
El procedimiento comprende el conjunto de actividades necesarias para la identificacin, seleccin y formulacin de los proyectos de obras menores a ser financiados con recursos del PROSAP.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos. (de acuerdo a monto y mtodo a utilizar) Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obra PROSAP

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Formulacin de Proyectos 2) Unidad Infraestructura Productiva 3) rea Gestin de Programas y Proyectos 4) Unidad Ambiental y Social. Externos 1) Unidades Ejecutoras de Proyectos. 2) Grupos o asociaciones de productores. 3) Municipios o Provincias. 4) Organismos pblicos nacionales dedicados al sector PyMEs

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agropecuarias. 5) Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP. 6) Unidad Control Presupuestario y Operativo 7) Sector Mesa de Entradas 8) Unidad de Sistemas y Tecnologas de Informacin.

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DEFINICIONES
Beneficiarios: Pequeos y medianos productores agropecuarios del Pas, agrupados en los Estratos Productores Familiares A, B, C y D, que aplica el MAGyP. A continuacin se presentan los criterios que definen cada estrato: Productores A: No tienen tractor, tienen menos de 50 Unidad es Ganaderas, no poseen ms de 2 ha. Bajo riego ni tienen frutales o cultivos bajo cubierta. Productores B: Semicapitalizados, tienen tractores de ms de 15 aos y entre 50 y 100 Unidades Ganaderas. Tienen tambin, entre 2 y 5 has . con riego y hasta 0,5 ha con frutales. Productores C: Capitalizados, con tractores de menos de 15 aos. Tienen ms de 100 Unidades Ganaderas, ms de 5 has. regadas y ms de 0,5 ha. con frutales. Productores D: Capitalizados y con uno o dos trabajadores no familiares remunerados en forma permanente en la unidad productiva. Infraestructura Bsica Productiva: Obras y mejoras de carcter pblico para un determinado territorio que contenga a ms de diez familias de pequeos y medianos productores agropecuarios. Obras Menores: Construccin, rehabilitacin o ampliacin de obras y mejoras comunitarias directamente relacionadas con las actividades productivas. Como ejemplos pueden citarse: pequeos sistemas de riego (canales, represas, colectoras de drenaje); obras para el manejo de los excesos hdricos en pequeas cuencas; obras para generacin de energa a nivel local (molinos, pequeas represas); electrificacin rural; caminos vecinales; obras para la comercializacin (acondicionamiento, conservacin, mercados, ferias). Solicitantes: Los proyectos podrn ser elevados a la UCAR por: grupos o asociaciones de productores; municipios o provincias; organismos pblicos nacionales dedicados al sector PyMEs agropecuarias y por las EPDA o EE u organismos provinciales. Comit Tcnico de Evaluacin: Instancia encargada de la aprobacin o no de proyectos, que se encuentra integrado por representantes de las siguientes reas, Asesoras y Unidades: rea Gestin de Programas y Proyectos y las Unidades de Infraestructura y Servicios- PROSAP, y Competitividad y ANR segn corresponda; rea Formulacin de Proyectos; rea Desarrollo Institucional; rea Administracin, Finanzas y Contabilidad; rea Adquisiciones y Contrataciones; rea Control de Gestin; Unidad

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Asuntos Jurdicos y Unidad Ambiental y Social, ya sea travs de sus responsables o bien representantes designados por estos. El Jefe de la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP acta como Secretario del Comit.

REFERENCIAS
Documento de Programa de Obras Menores de Infraestructura Productiva para el Desarrollo Local. Reglamento Operativo del PROSAP Manual Ambiental y Social. Resulta fundamental el uso de estos documentos al momento de la Formulacin de los Proyectos.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Se privilegiarn proyectos claramente insertos en el desarrollo rural de territorios definidos: Estratos Productores Familiares A, B, C y D, que aplica el MAGyP. Los proyectos debern estar relacionados con la Estrategia Provincial para el Sector Agroalimentario (EPSA), definida por la provincia respectiva y ya presentada al PROSAP. Los proyectos de infraestructura bsica grupal no podrn ser inferior es a los US$ 200.000 ni superar el valor de US$ 1.000.000. Los proyectos debern responder a necesidades de infraestructura y los beneficiarios debern tener algn tipo de asociacin, ya constituida o a materializarse con el apoyo del proyecto. Los productores beneficiados, debern hacerse cargo, total o parcialmente, de los gastos de operacin y mantenimiento de las infraestructuras y servici os pblicos construidos e implementados por el proyecto, siguiendo la legislacin vigente en el rea de influencia del proyecto, sea de carcter municipal, provincial o nacional. Las obras menores deben tener crdito presupuestario especfico (inciso 4.2), por tanto deben estar incluidas en el POA con las verificaciones propias de la UPyPOA. Deben estar cargadas en el Banco de Proyectos de Inversin Pblica (BAPIN) como condicin previa para la apertura de un Programa Presupuestario especfico. Tendrn preferencia aquellos proyectos que complementen iniciativas del PROSAP, PRODERPA, PRODERI, PROVIAR y PROICSA, as como las de Programas ya ejecutados, tales como PROINDER, PRODERNOA y PRODERNEA, y dems

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Programas que en el futuro administre la UCAR y sean coherentes con los objetivos del PROSAP.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Los solicitantes presentan una nota a la UCAR dirigida al Coordinador Ejecutivo solicitando la realizacin de una obra. Las reas Gestin de Programas y Proyectos y Formulacin de Proyectos analizan diferentes aspectos y de ser viable el pedido, el rea Formulacin formula el proyecto o bien lo revisa si el mismo ha sido formulado por el solicitante. Cumplido, el rea Gestin de Programas y Proyectos convoca al Comit Tcnico de Evaluacin para evaluar el mismo. De aprobarse, interviene el Organismo Financiador que debe otorgar la No Objecin. Si se obtiene la misma, se da inicio a la etapa de ejecucin cuya responsabilidad directa es de la Unidad Infraestructura y Servicios - PROSAP, quien remite al rea Adquisiciones y Contrataciones las solicitudes correspondientes para dar inicio a los procesos respectivos, da intervencin a la UAS y al Organismo Financiador, y coordina el proceso hasta la firma del contrato. A partir de all el Sector que corresponda de la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP, se encarga de la supervisin de la ejecucin hasta la finalizacin de la obra.

PROCEDIMIENTO
1. Solicitantes: Presentan una Nota de Solicitud de Realizacin de Proyecto (SRP) al Coordinador Ejecutivo de la UCAR, indicando expresamente que la solicitud se enmarca en el Programa Obras Menores de Infraestructura Productiva para el Desarrollo Local. Sector Mesa de Entradas: Remite original al rea Formulacin Proyectos, con copia al Coordinador Ejecutivo (CE) y al rea Gestin de Programas y Proyectos. rea Gestin de Programas y Proyectos (AGPyP): Analiza la disponibilidad de fondos con respecto al POA para la inversin solicitada y remite al rea Formulacin de Proyectos. rea Formulacin de Proyectos: Realiza el anlisis preliminar de las propuestas, aguarda la informacin proveniente del AGPyP, formula los proyectos correspondientes de aquellas solicitudes que hayan sido consideradas viables desde el punto de vista tcnico, econmico y socio ambien tal o bien revisa si fueron formulados por el solicitante. La viabilidad de las propuestas la definir la Unidad Infraestructura Productiva a travs de los Sectores correspondientes segn el tipo de obra que se est solicitando, y la Unidad Asistencia Tcn ica Sectorial. Formulado el Proyecto, lo remite al AGPyP y a la UAS. Nota: El proceso de formulacin al interior del rea Formulacin de Proyectos, en cuanto a la competencia especfica de sta, se rige por el Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Nacionales y Provinciales.

2. 3.

4.

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5. 6.

rea Gestin de Programas y Proyectos: Convoca al Comit Tcnico de Evaluacin (CTE) para analizar el proyecto. Comit Tcnico de Evaluacin: Analiza los proyectos, emite Dictamen de Evaluacin Tcnica (DET) recomendando la aprobacin del proyecto y remite al Responsable del rea de Desarrollo Institucional. En caso de que el CTE proponga cambios al documento, el rea GPyP remitir la documentacin al rea Formulacin de Proyectos para su modif icacin. (Retorna a Actividad N 4)

7.

rea Desarrollo Institucional: Prepara la nota al Coordinador Ejecutivo, enva el/los Proyectos con el Dictamen de Evaluacin Tcnica (DET) para la Solicitud de No Objecin (SNO) al Organismo Financiador (OFI). Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin al OFI. Organismo Financiador Internacional: Analiza el Dictamen del CTE, emite No Objecin a los proyectos formulados o bien observaciones y enva comunicacin a la UCAR.

8. 9.

10. Sector Mesa de Entradas: Recibe la No Objecin y remite al Responsable del rea GPyP. (Contina en Actividad N 11). En caso de recibir observaciones al proyecto y no habiendo otorgado el OFI la No Objecin al mismo, remite al rea Formulacin de Proyectos (Contina en Actividad N 13). 11. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Recibe la comunicacin de No Objecin a los proyectos formulados y deriva a la Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP (UIyS PROSAP) para que inicie la etapa de ejecucin de los mismos. (Contina en Actividad N 19). Enva a la Unidad Control Presupuestario y Operativo copia digitalizada del documento de proyecto. 12. Unidad Control Presupuestario y Operativo: Realiza la carga del Proyecto en el Banco de Proyectos de Inversin Pblica (BAPIN) e informa el nm ero de identificacin BAPIN a la Unidad Infraestructura y Servicios -PROSAP y a la Unidad de Presupuesto y POA para que gestione la apertura programtica correspondiente. 13. rea Formulacin de Proyectos: Analiza las observaciones del OFI, prepara respuesta y enva al Responsable del rea GPyP y al Responsable de la Unidad Ambiental y Social (UAS). 14. rea Gestin de Programas y Proyectos: El Responsable del rea, remite las observaciones solicitadas al OFI previa inclusin de eventuales consideraciones que realice la Unidad Ambiental y Social. 15. Sector Mesa de Entradas: Remite respuesta al OFI. 16. Organismo Financiador Internacional: Recibe Observaciones, otorga No Objecin y remite respuesta a la UCAR. 17. Sector Mesa de Entradas: Recibe No Objecin y remite a Responsable del rea GPyP.

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18. rea Gestin de Programas y Proyectos: El Responsable de rea, recibe No Objecin y deriva a la Unidad de Infraestructura y Servicios - PROSAP dando inicio a la etapa de ejecucin de los proyectos. 19. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Deriva el proyecto al Sector correspondiente y solicita a la Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin la apertura de cada proyecto. 20. Unidad Sistemas y Tecnologas de Informacin : Carga en UEPEX y en SIIG el proyecto y comunica a la Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP la apertura correspondiente. 21. Sector Correspondiente/Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP: Analiza el proyecto, carga la Solicitud de Adquisicin o de Contratacin (SA/C), segn corresponda al mtodo de adquisicin y remite al Jefe de Unidad. 22. Jefe Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Revisa Contratacin o de Adquisicin (SA/C) y habilita en UEPEX. la Solicitud de

23. Unidad Infraestructura/rea Adquisiciones y Contrataciones: Define el proceso de adquisicin a utilizar. En caso de Comparacin de Precios, analiza la Solicitud de Contratacin, confecciona el Legajo de Contratacin (LC) y la Solicitud de Cotizacin (SC). En caso de Licitacin Pblica Nacional formula el pliego para la Licitacin Pblica Nacional (LPN). Bajo el mtodo de Comparacin de Precios da intervencin a la Unidad Ambiental y Social y en caso de LPN remite a aquella para la inclusin en el pliego de las especificaciones ambientales y sociales. 24. Unidad Ambiental y Social: Participa del proceso de Comparacin de Precios y Licitacin Pblica Nacional (LPN). Revisa los Pliegos e introduce las modificaciones que conciernen a su competencia. Remite a la Unidad de Infraestructura del rea Adquisiciones y Contrataciones a fin de que consolide las modificaciones realizadas en el Pliego. 25. rea Adquisiciones y Contrataciones: El Responsable del rea emite las Solicitudes de No Objecin que correspondan y enva al OFI. En los casos de Comparacin de Precios sujetos a revisin ex ante, se enva Solicitud de No Objecin a la Solicitud de Cotizacin, a la Lista Corta y al modelo de invitacin. 26. Sector Mesa de Entradas: Enva Solicitud de No Objeciones al OFI. 27. Organismo Financiador Internacional: Otorga No Objecin o bien puede formular observaciones. Remite a la UCAR. 28. Sector Mesa de Entradas: Recibe No Objecin u observaciones y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 29. rea Adquisiciones y Contrataciones: El Responsable del rea (R. rea), Remite No Objecin u observaciones a la Unidad Infraestructura (UI). 30. Unidad de Infraestructura: En caso de No Objecin, y si se tratase de concursos de precios, se requerir al solicitante enven una lista de tres empresas calificadas. En caso de licitacin, publica el llamado a licitacin en los medios

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pertinentes y registra en UEPEX. En caso de observaciones por parte del OFI, procede a subsanarlas y remite nuevamente al OFI. De tratarse de temas ambientales o sociales, gestiona las mismas con la Unidad Ambiental y Social (UAS) (Retorna a Actividad N 23) 31. Proveedor/Oferentes: Proceden a la presentacin de las ofertas. 32. Unidad de Infraestructura: Recibe las consultas de los oferentes. Recibe las ofertas. Convoca a la Comisin Evaluadora quien evala las ofertas, cumpliendo con las condiciones que correspondan segn el mtodo . 33. Comisin Evaluadora: Integrada por el Jefe de Sector que corresponda segn el tipo de proyecto, el Jefe de la Unidad Infraestructura y Servicios -PROSAP y el Jefe de la Unidad Infraestructura del rea Adquisiciones y Contrataciones. Analizan las ofertas y emiten el Informe de Evaluacin. 34. Unidad Infraestructura: a. Realiza la publicacin de la adjudicacin, en caso de corresponder, en los medios pertinentes. Genera el contrato que ser firmado por el adjudicatario, registra el hito en SIIG. Comunica a la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP del AGPyP la firma del contrato, quien tambin informa al OFI la publicacin de la adjudicacin . b. Informa a la Unidad de Control Presupuestario y Operativo, la suscripcin del contrato de obra para su carga y seguimiento presupuestario y financiero en el BAPIN. 35. Sector Correspondiente/Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP: Supervisa la ejecucin del Proyecto hasta la finalizacin del mismo. Contina en el Procedimiento Ejecucin y/o Modificacin de Contratos UCAR. 36. Unidad Ambiental y Social: Supervisa la implementacin de las medidas ambientales y sociales contempladas en el Proyecto. 37. Unidad Monitoreo y Evaluacin de Programas y Proyectos: Realiza una evaluacin final en un plazo no mayor a los seis meses luego de fina lizada la obra y confecciona el Informe de Cierre. 38. rea Control de Gestin: El Responsable del rea (R. rea), enva Informe de Cierre al OFI.

FLUJOGRAMA
Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos de Obras Menores de Infraestructura Bsica Productiva
Solicitante rea Gestin de Programas y Proyectos
Analiza disponibilidad de fondos para la inversin solicitada y remite AFP

rea Formulacin de Proyectos

rea Control de Gestin (ACG)/rea Unidad Ambiental y rea Adquisiciones Desarrollo Social y Contrataciones Institucional (ADI)

Actores Externos

Presenta Nota SRP enmarcada en el Programa de Obras Menores

Analiza propuestas, formula el Proyecto y lo remite al AGPyP

Convoca al CTE para analizar el Proyecto CTE Analiza el Proyecto y emite DET recomendando la aprobacin del Proyecto y remite ADI ADI Prepara nota al CE y enva Proyectos con DTE para la SNO al OFI OFI Analiza Dictamen del Proyecto y emite Comunicacin con No Objecin u observaciones

SME Recibe Comunicacin del OFI y remite

No Objecin Recibe la comunicacin de No objecin al Proyecto y remite a UIySPROSAP Enva copia digitaliza del doc. del Proyecto a la UCPyO R. rea Remite observaciones solicitadas al OFI

Observaciones Analiza y prepara rta. a las observaciones del OFI. Remite a AGPyP y UAS UCPyO Realiza la carga del Proyecto en el BAPIN. Informa nmero de identificacin BAPIN a la UIySPROSAP y a UCPyO OFI Recibe Observaciones y otorga No Objecin

Contina en etapa de ejecucin del Proyecto

Recibe la comunicacin de No objecin al Proyecto y remite a UIySPROSAP

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos de Obras Menores de Infraestructura Bsica Productiva
Solicitante rea Gestin de Programas y Proyectos rea Formulacin de Proyectos rea Control de Gestin (ACG)/rea Unidad Ambiental y rea Adquisiciones Desarrollo Social y Contrataciones Institucional (ADI) Actores Externos

UIySPROSAP Deriva al Sector correspondiente y solicita al USyTI la apertura de cada Proyecto Sector/UIySPROSAP Analiza el Proyecto y carga SA/C

USyTI Carga en UEPEX y en SIIG el Proyecto

Jefe UIySPROSAP Revisa SA/C y habilita en UEPEX

UI Define proceso de adquisicin

UI Licitacin Pca. Nacional Formula Pliego de LPN y remite a UAS

UI Comparacin de Pecios Confecciona LC y SC

Revisa el Pliego e introduce modificaciones que conciernen a su competencia R. rea Emite SNO correspondiente y remite al OFI

R. rea Remite comunicacin del OFI a la UI

OFI Analiza SNO y comunica No Objecin u observaciones

UI Hay Observaciones SI UI Subsana las observacione s o remite a la UAS NO

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos de Obras Menores de Infraestructura Bsica Productiva
Solicitante rea Gestin de Programas y Proyectos rea Formulacin de Proyectos rea Control de Gestin/rea Desarrollo Institucional Unidad Ambiental y rea Adquisiciones Social y Contrataciones Actores Externos

UI Licitacin Pca. Nacional Llama a Licitacin y registra en UEPEX

UI Comparacin de Pecios Requiere al Solicitante una lista de tres empresas calificadas

Proveedor/Oferentes Presentan ofertas

Comisin Evaluadora Analiza las ofertas y emite el Informe de Evaluacin

UI Recibe las consultas de los oferentes y las ofertas. Convoca a Comisin Evaluadora

UI Publica la Adjudicacin. Genera el Contrato p firma del Proveedor. Registra el hito en SIIG y comunica a la UIySPROSAP UI Informa a la UCPyO la suscripcin del contrato de obra para su carga

Sector/UIySPROSP Supervisa la ejecucin del Proyecto hasta su finalizacin Contina en Procedimiento Ejecucin y/o Modificacin de Contratos UMyE Realiza evaluacin ex-post y confecciona el Informe de Cierre R. de rea Remite Informe de Cierre al OFI

Supervisa la implementacin de las medidas ambientales y sociales del Proyecto

FIN

ANEXO RESPONSABILIDADES DE LOS SOLICITANTES

Sern responsabilidades del solicitante: Vincularse con el organismo tcnico provincial que tenga incumbencias en el tema de inversin definido, a los efectos de pedir su colaboracin en la supervisin tcnica y ambiental de las obras a realizar; La gestin de liberacin de trazas y obtencin de permisos de paso y construccin. Obtener los permisos ambientales y cumplir con la legislacin provincial y municipal vigente en materia ambiental y social; La implementacin de planes que sean necesarios para la ejecucin del proyecto. La participacin en la resolucin de conflictos y su implementacin. Cumplir con las instancias de consulta y participacin que fueren requeridas.

La formalidad de los puntos anteriores ser corroborada, y constituye una condicin previa al momento de adjudicacin de los procesos licitatorios.

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B.2. S ELECCIN DE P ROYECTOS DEL S ECTOR P RIVADO (P ROPUESTAS DE I NVERSIN ) PARA O TORGAMIENTO DE A PORTES N O R EEMBOLSABLES (ANR-BIRF)
OBJETIVO
Describir el procedimiento estipulado para la seleccin de proyectos del sector privado, que tengan por objeto la implementacin de Propuestas de Inversin intra y extra prediales, a ser co financiados con Aportes No Reembolsables (ANR) originados en los recursos de Prstamos BIRF-7597/OC-AR y/o los que en el futuro financien este tipo de operatorias.

ALCANCE
Desde la identificacin de los potenciales beneficiarios hasta la firma del Contrato Regulatorio respectivo, de acuerdo a las disposiciones del Conv enio de Prstamos BIRF-7597/OC-AR y/o los que en el futuro financien este tipo de operatorias y el Reglamento Operativo del Programa.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Seleccin, Formulacin y Aprobacin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales-PROSAP.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Rendicin y Pagos ANR BID Y BIRF.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) 4) 5) rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos Unidad Competitividad y ANR Sector ANR Coordinador Ejecutivo Externos 1) 2) 3) 4) Evaluadores Externos Beneficiarios Organismo Financiador Representante Provincial

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6) 7) Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Ambiental y Social

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DEFINICIONES
Evaluadores Externos: Profesionales calificados y/o Instituciones de reconocida competencia en materia de agronegocios. ANR: Aporte No Reembolsable. Beneficiarios: Personas de existencia fsica o jurdica que se desempeen como Productores Primarios (micro, pequeos y medianos) del sector agropecuario, localizados en el rea de influencia de un proyecto de inversin pblica de PROSAP. Debern encuadrar en la Disposicin N 147/2006 de la Secretara de la Pequea y Mediana Empresa y Desarrollo Regional, o la norma que la reemplace en el futuro. Inversiones intra prediales: Aquellas que realice un productor primario en su establecimiento y que sea consecuencia del proyecto de inv ersin pblica del PROSAP. Inversiones extra prediales: Aquellas que realice un grupo asociativo de productores primarios localizados en el rea de influencia de un proyecto de inversin pblica de PROSAP y que tenga por objetivo el agregado de valor a la produccin primaria, ya sea mediante procesos de transformacin, acondicionamiento, etc. Representante Provincial: Es el responsable de las actividades de promocin del componente y de la gestin para la presentacin de solicitudes y rendiciones de gastos de los ANR. Propuesta de Inversin: Es el proyecto que deber ser presentado para la obtencin de un ANR destinado a una inversin intrapredial y extrapredial. Comit de Evaluacin: Comit designado por el Ministro de Agricultura Ganadera y Pesca, a fin de emitir dictmenes recomendando la aprobacin o rechazo de las solicitudes de inversin extraprediales.

REFERENCIAS
Manual de Operaciones BIRF Reglamento Operativo de PROSAP

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El monto de los recursos disponibles para el financiamiento de Propuestas de Inversin debe estar definido en el POA Consolidado anual.

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DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DEBEN REGISTRARSE EN EL SIIG DENTRO DEL MDULO DE ANR TODOS LOS HITOS DEFINIDOS POR DICHO SISTEMA, LAS PROPUESTAS DE INVERSI N RECIBIDOS. 2) SECTOR ANR DEBE LLEVAR Y CONSERVAR TODOS LOS REGISTROS EN EL CUAL SE ARCHIVEN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE SELECCIN DE PROPUESTAS DE INVERSIN.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Sector ANR prepara las bases de la operatoria para acc eder al beneficio de ANR y tramita las autorizaciones respectivas. Aprobadas las Bases de la Operatoria (BO), el Sector ANR recibe Propuestas de Inversin (para inversiones extraprediales) o Solicitudes de Inversin (para inversiones intraprediales), y procede a efectuar las evaluaciones que correspondan segn el tipo de propuesta. Con los dictmenes de aprobacin, la Unidad Asuntos Jurdicos tramita la resolucin de adjudicacin de los ANR por parte del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca y el sector ANR genera los Contratos Regulatorios que deben ser firmados por el Coordinador Ejecutivo de la UCAR y los beneficiarios.

PROCEDIMIENTO
1. rea Formulacin de Proyectos: Identifica, de manera preliminar, los beneficiarios por medio de la encuesta diseada a tal fin y cuyo resultado se incluye en el Documento del Proyecto de Inversin Pblica (DPIP). Envan dicha informacin al Sector ANR (Contina en Actividad N3). 2. Sector Competitividad: Identifica de manera preliminar los beneficiarios a travs de las diversas iniciativas y envan informacin al Sector ANR. 3. Sector ANR: Elabora, por nica vez, las Bases de la Operatoria (BO), los formularios respectivos y las condiciones de presentacin que debern completar los beneficiarios de los Proyectos de Inversin Pblica y de Iniciativas de Mejora Competitiva para acceder al beneficio de un ANR, de acuerdo a las condiciones previstas en el Convenio de Prstamo y en el Reglamento Operativo del Programa. Remite las bases y formularios al Jefe de Unidad. 4. Unidad Competitividad y ANR: Revisa y remite las Bases de la Operatoria (BO) al Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos para su aprobacin y solicitud de No Objecin al OFI.

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5. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Gestiona ante el OFI la No Objecin a las Bases de la Operatoria. 6. Sector Mesa de Entradas: Remite al BIRF la Solicitud de No Objecin 7. Organismo Financiador Internacional: Analiza las bases y otorga la No Objecin o bien realiza comentarios u observaciones. 8. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite al Sector ANR. 9. Sector ANR: a. Con la No Objecin arma el Proyecto de Resolucin para aprobacin de las bases por parte del MAGyP, enva al Responsable del AGPyP para su revisin, y en caso de ser aprobado por ste, el Sector enva el Proyecto a la Unidad Asuntos Jurdicos para su revisin. b. En caso de no haberse otorgado la No Objecin, realiza los ajustes correspondientes. (Retorna a Actividad n 3) 10. Unidad Asuntos Jurdicos: Analiza el Proyecto de Resolucin y remite al Coordinador Ejecutivo. 11. Coordinador Ejecutivo: Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin para su firma. 12. Sector Mesa de Entradas: Enva Proyecto de Resolucin al MAGyP. 13. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Emite la Resolucin de Aprobacin a las Bases de la Operatoria. 14. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Resolucin y remite al Sector ANR. 15. Sector ANR: Recibe la Resolucin de aprobacin de las Bases, enva al Responsable del rea de GPyP y dispone el inicio de la recepcin de propuestas. 16. Beneficiarios: Presentan Propuestas de Inversin al Representante Provincial. 17. Representante Provincial: Recibe las Propuestas de Inversin y gestiona ante la autoridad provincial o institucionalidad territorial, la certificacin de la condicin de beneficiario del Proyecto de Inversin Pblica. 18. Autoridad Provincial o Institucionalidad Territorial (IDR, Cluster): Certifica la condicin del interesado de ser beneficiario de Proyecto de Inversin Pblica. Remite la Certificacin al Representante Provincial. 19. Representante Provincial: Presenta ante la Unidad de Competitividad y ANR de la UCAR las Propuestas de Inversin recibidas. 20. Sector Mesa de Entradas: Recibe las propuestas de inversin y las remite al Sector ANR.

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21. Sector ANR: Registra las Propuestas o Solicitudes de Inversin. Analiza la documentacin, y remite a la Unidad Ambiental y Social los ANRs Asociativos o aquellos donde se plantee la realizacin de obras de infraestructura. 22. Unidad Ambiental y Social: Recibe los ANRs Asociativos, analiza si los mismos contemplan la legislacin provincial y nacional vigente en materia ambiental y social. Verifica posibles impactos ambientales y sociales y si fueron incluidas las medidas preventivas y mitigatorias correspondientes. Remite las propuestas al Sector ANR. 23. Sector ANR: En caso de haber observaciones solicita aclaraciones o documentacin adicional al Responsable Provincial o beneficiario (Contina en Actividad N 24). Si no se solicitan aclaraciones, se dispone la realizacin del Dictamen de Elegibilidad (DE) y Recomendacin de Aprobacin de las Solicitudes (RAS) para ANR intraprediales (contina en Actividad N 32) o el Dictamen de Elegibilidad de Propuestas de Inversin, para luego proceder a la evaluacin de las Propuestas de Inversin Extraprediales. (Contina en Actividad N25 b). Si la propuesta a ser evaluada es un Plan de Negocios Extrapredial se la enva a los Evaluadores Externos (Contina en Actividad N 25 b). 24. Representante Provincial: Presenta las aclaraciones o la documentacin adicional. 25. Sector Mesa de Entradas: a. Recibe las aclaraciones o documentacin adicional y remite al Sector ANR quien archiva las aclaraciones o documentacin adicional presentadas para continuar con las evaluaciones de elegibilidad que correspondan. (Retorna a la Actividad N 21). b. Remite las Propuestas de Inversin Extraprediales a los Evaluadores Externos. 26. Evaluadores Externos: Evalan y emiten dictmenes de evaluacin de Propuestas de Inversin recomendando la aprobacin o rechazo o la aprobacin por menor valor. Si se requieren aclaraciones sobre las Propuestas de Inversin, emite la Solicitud de Aclaraciones que remite al Sector ANR para su tramitacin (Retorna a Actividad N 23). 27. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Propuesta de Inversin y el dictamen y remite al Sector ANR. 28. Sector ANR: Recibe los dictmenes de las Propuestas de Inversin Extraprediales (PIE) de los evaluadores externos y se envan al Comit de Evaluacin. 29. Comit de Evaluacin: Analiza los dictmenes de los evaluadores externos y emite dictamen recomendando la aprobacin, rechazo o aprobacin por menor

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valor de las propuestas de inversin. En caso de rechazar la Propuesta de inversin, emite dictamen de rechazo (Contina en Actividad N 51). El Sector ANR, a cargo de la secretaria tcnica del mismo, registra el dic tamen en el SIIG. 30. Sector ANR: Confecciona la Solicitud de No Objecin (SNO) al Proyecto de Inversin Extrapredial y remite al Jefe de Unidad Competitividad y ANR. 31. Unidad Competitividad y ANR: Iniciala y remite al Responsable del rea de GPyP. 32. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Para las inversiones extraprediales enva al BIRF el dictamen producido por el Comit de Evaluacin solicitando la No Objecin al mismo. En el caso de Propuestas de Inversin Intraprediales, emite la Solicitud de No Objecin del BIRF a la recomendacin de otorgamiento de ANR emitido en la Actividad N 21. 33. Sector Mesa de Entradas: Enva la Solicitud de No Objecin al BIRF al dictamen del Comit de Evaluacin y/o el listado de beneficiarios de ANR para inversiones intraprediales y la documentacin respaldatoria, y archiva constancia de recepcin. 34. Organismo Financiador Internacional: BIRF emite la No Objecin o los comentarios al Dictamen de Recomendacin de otorgamiento de ANR para inversiones extraprediales y/o a las solicitudes de inversin intraprediales. 35. Sector Mesa de Entradas: Recibe las comunicaciones correspondientes y enva al Sector ANR. 36. Sector ANR: Recibe las comunicaciones. En caso de haberse otorgado las No Objeciones respectivas, prepara Proyecto de Resolucin de Aprobacin y el Detalle de Beneficiarios y Montos, remite al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos para que preste conformidad, y luego remite a la Unidad de Asuntos Jurdicos. En caso de no otorgarse la No Objecin, realiza y/o tramita las modificaciones correspondientes. En caso de corresponder, comunica al beneficiario el rechazo de la propuesta. 37. Unidad Asuntos Jurdicos: Controla formalmente el Proyecto de Resolucin, tramita el inicio del expediente MAGyP y efecta el seguimient o del mismo. Remite el Proyecto de Resolucin al Coordinador Ejecutivo. 38. Coordinador Ejecutivo: Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin de aprobacin de otorgamiento de ANR, el Detalle de Beneficiarios y Monto para la emisin de la Resolucin. 39. Sector Mesa de Entradas: Remite toda la informacin al MAGyP, y archiva la constancia de recepcin. 40. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Emite la Resolucin de Aprobacin de otorgamiento de ANR. 41. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Resolucin y remite al Sector ANR.

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42. Sector ANR: Archiva copia de la Resolucin de aprobacin. Se envan al Representante Provincial la resolucin y los contratos regulatorios. 43. Representante Provincial: Recibe la documentacin y tramita las firmas de los contratos regulatorios de ANR. 44. Beneficiario: Firma los contratos y devuelve al Representante Provincial. 45. Representante Provincial: Enva a la UCAR los dos ejemplares de los contratos regulatorios firmados. 46. Sector Mesa de Entradas: Recibe los ejemplares de los contratos regulatorios firmados por el Beneficiario adjudicatario y los enva al Sector ANR. 47. Sector ANR: Remite el Contrato Regulatorio firmado por el beneficiario, al Responsable del rea de GPyP para su conocimiento, y en caso de no hacer comentarios, remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 48. Unidad Asuntos Jurdicos: Controla formalmente el contrato y lo remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 49. Coordinador Ejecutivo: Firma el Contrato Regulatorio y enva al Sector ANR. 50. Sector ANR: Una copia del Contrato Regulatorio firmado queda en custodia del Sector y la otra se enva al Beneficiario adjudicatario. Registra el hito de firma de contrato en el SIIG dentro del Mdulo de ANR; carga y habilita el Contrato en UEPEX. Con la habilitacin se genera el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. 51. Sector Mesa de Entradas: Remite una copia del contrato al beneficiario adjudicatario.

RECHAZO DE BENEFICIARIOS 52. Sector ANR: Prepara la Disposicin de Rechazo a Beneficiarios de Propuestas de Inversin no seleccionados y remite al Coordinador Ejecutivo, previo visto bueno del Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos. 53. Coordinador Ejecutivo: Firma las disposiciones correspondientes y remite al Sector ANR. 54. Sector ANR: Remite las disposiciones al Representante Provincial. 55. Representante Provincial: Comunica a los solicitantes de ANR la disposicin de rechazo. 56. Beneficiarios: Acepta el rechazo o emite una Solicitud de Reevaluac in (Retorna a Actividad N 29)

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BIRF)
rea Formulacin de Proyectos
Identifica los beneficiarios, los incluye en el Doc. del PIP y remite la informacin al SANR

rea Gestin de Programas y Proyectos


SCOMP Identifica los beneficiarios y remite la informacin al SANR

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Actores Externos

S. ANR Elabora las BO, los formularios y las condiciones a completar por los beneficiarios de los PIP y de IMC para acceder al beneficio de un ANR

UCyANR Revisa y remite las BO y la SNO al OFI al R. AGPyP OFI Analiza las Bases y otorga la No Objecin o comentarios

Gestiona ante el OFI la SNO a las BO

Recibe y analiza la respuesta del OFI

SI

Hay observaciones

NO

SANR Realiza los ajustes correspondientes

SANR Redacta el Proyecto de Resolucin y de ser aprobado por el R. AGPyP lo remite a la UAJ

UAJ Analiza el Proyecto de Resolucin y remite al CE

Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin para su firma

MAGyP Emite la Resolucin de aprobacin a las BO

SANR Recibe la Resolucin de aprobacin de Bases, enva al R. AGPyP y dispone el inicio de la recepcin de propuestas

Beneficiarios Presentan Propuestas de Inversin al Rte. Prov.

Rte. Prov. Tramita ante la autoridad provincial la certificacin de la condicin de beneficiario PIP

Autoridad Provincial/ Institucionalidad Territorial Otorga certificacin SANR Registra las Propuestas o Solicitudes de Inversin. Analiza la doc. y remite a UAS Rte. Prov. Presenta ante la UCyANR las Propuestas de Inversin

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BIRF)
rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff Actores Externos

UAS Verifica el cumplimiento de LPyN en materia ambiental y social e informa al SANR S.ANR Hay Observaciones NO Dispone realizacin del DE y RAS para ANR Intraprediales NO Remite a SANR para anlisis de doc. adicional SI Rte. Prov. Presenta las aclaraciones o documentacin adicional

Dispone realizacin de DE de Propuestas de IE y remite a Evaluadores Externos

Continua en emisin de SNO al BIRF

Evaluadores Externos Emite DE de Propuestas de Inversin o requiere aclaraciones. SANR Recibe los Dictmenes de las Propuesta de IE y remite al CEV

NO

Requiere aclaraciones SI

Comit de Evaluacin Analiza los DE y emite Dictamen de aprobacin o rechazo

Retorna al S.ANR para realizar aclaraciones

SI

Es aprobado?

NO Continua en rechazo de beneficiarios

SANR Emite SNO al PIE y remite a Jefe UCyANR

Jefe UCyANR Iniciala y remite al R. AGPyP

R. AGPyP Para Propuesta de IE enva SNO al BIRF del Dictamen del CEV. Para Propuesta de II emite SNO del BIRF a la recomendacin de otorgamiento de ANR

BIRF Recibe SNO remite a la UCAR No Objecin o comentarios

SANR Recibe y analiza la Comunicacin del BIRF

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BIRF)
rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff Actores Externos

Hay observaciones SI NO

SANR Realiza y/o tramita las modificaciones pertinentes o comunica al Beneficiario el rechazo de la propuesta

SANR Prepara Proyecto de Resolucin de Aprobacin y el detalle de Beneficiarios y Montos. Remite doc. al R. AGPyP y ste a la UAJ

UAJ Controla el Proyecto de Resolucin y remite al CE. Tramita el inicio del expediente MAGyP.

Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin de aprobacin de otorgacin de ANR y doc. adjunta

MAGyP Emite la Resolucin de Aprobacin de otorgamiento de ANR

SANR Remite al Rte. Prov. la Resolucin de aprobacin y los contratos regulatorios

Rte. Prov. Tramita la firma de los contratos regulatorios de ANR por los Beneficiarios Beneficiario Firma los contratos y devuelve al Rte. Prov. Rte. Prov. Enva a la UCAR los contratos firmados

SANR Recibe Contratos Regulatorios firmados, remite al R. AGPyP y luego a la UAJ

UAJ Controla formalmente el Contrato y remite al CE para su firma

Firma los contratos y los remite al SANR

SANR Remite una copia del contrato al Beneficiario y conserva la otra copia SANR Carga y habilita el contrato en UEPEX

FIN

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BIRF)
rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos
SANR Prepara la Disposicin de Rechazo a Beneficiarios de Propuestas de Inversin o no seleccionados y remite al CE, previo visto bueno del R. AGPyP

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Actores Externos

Firma las disposiciones correspondientes y remite a SANR

RECHAZO DE BENEFICIARIOS

SANR Remite las disposiciones al Rte. Prov.

Rte. Prov. Comunica a los solicitantes de ANR la disposicin de rechazo

SI Retorna a evaluacin del CEV

Emite Solicitud de Reevaluacin NO Beneficiarios Acepta el rechazo

FIN

Manual de Procedimientos UCAR ANEXO


Documentacin requerida para el pago de Aportes No Reembolsables (ANR) 1 2 3 4

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Dictamen de contador Pblico, certificado por consejo profesional Facturas con fecha igual o posterior a l afirma del contrato Existencia de los comprobantes. Los comprobantes deben cumplir con las normas legales e impositivas vigentes. Verificar Validez de comprobantes emitidos en AFIP: /www.afip.gov.ar/servicios_y_consultas/consultas_en_linea/imprentas/facturas_main.asp Verificar Constancia de inscripcin de proveedores: http://seti.afip.gov.ar/padron-puc-constanciainternet/ConsultaConstanciaAction.do Los comprobantes deben contener: Datos del proveedor correspondiente. Fecha de emisin. Deben estar emitidos a nombre de la empresa beneficiaria. Domicilio de la empresa beneficiaria. Detalle de los bienes y/o servicios que se adquieren. Precios unitarios y totales. Total de la factura. Firma y aclaracin del emisor en el caso de recibos por pago de honorarios. Indicacin expresa que el comprobante se encuentra efectivamente cancelado mediante sello de pagado que la condicin de venta es contado. En caso de factura Ao B el CAI debe estar vigente al momento de emisin de la factura En caso que el comprobante sea un Ticket, el mismo debe contener: Datos del proveedor correspondiente. Fecha de emisin. Deben estar emitidos a nombre del Benefiario Domicilio del beneficiario. Detalle de los bienes que se adquieren. Precios unitarios y totales. Total del comprobante. En caso de honorarios la factura recibo debe llevar firma y aclaracin del consultor. En caso que no se consignen el nombre del comprador Beneficiario XXXXX) o la descripcin de la mercadera adquirida, se deber acompaar al Ticket un Comprobante X donde se consigne el nombre del comprador y la descripcin de los bienes comprados. Los datos de los comprobantes deben ser correctamente volcados a la planilla de rendicin. Se deber controlar la imputacin de cada gasto. Se deber controlar que los gastos sean elegibles. En caso que se requieran presupuestos, los mismos deben presentar similitud en sus especificaciones tcnicas y/o sus requisitos y contener los siguientes datos mnimos: Nombre y membrete del Proveedor Domicilio del Proveedor CUIT Nmero de matrcula, en caso de tratarse de un profesional. Fecha de emisin Tiempo de mantenimiento de oferta Plazo de entrega Firma del Proveedor Deben estar emitidos a nombre del Beneficiario XXXXX. Detalle de los bienes que se adquieren. Precios unitarios y totales. Total cotizado. Equipos o materiales de origen externo, de monto >= u$s 3.000,00 Exibir certificado de origen del proveedor. Para compras en el mercado Local, se debe informar el origen del bien y el precio.Informe Tecnico Contable de UBATEC S.A. Constancia CUIT verificada Datos de la cuenta

8 9 10 11 12

13 14 15 16

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B.3. S ELECCIN DE P ROYECTOS DEL S ECTOR P RIVADO (P ROPUESTAS DE I NVERSIN ) PARA O TORGAMIENTO DE A PORTES N O R EEMBOLSABLES (ANR-BID)
OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como objetivo regular la seleccin de proyectos del sector privado, que tenga por objeto la implementacin de Propuestas de Inversin intra prediales realizadas por productores individuales, a ser co financiados con Aportes No Reembolsables (ANR) originados en los recursos de Prstamos BID 2573 OC-AR y/o los que en el futuro financien este tipo de operatorias.

ALCANCE
Desde la identificacin de los potenciales beneficiarios hasta la firma del Contrato Regulatorio respectivo, de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Prstamos BID 2573 OC-AR y/o los que en el futuro financien este tipo de operatorias y el Reglamento Operativo del Programa.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aproba cin de Proyectos Pblicos Provinciales y Nacionales PROSAP.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Rendicin y Pagos ANR BID y BIRF

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Formulacin de Proyectos 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Sector ANR Externos 1) Autoridad Provincial o Institucionalidad Territorial 2) Beneficiarios 3) Organismo Financiador Internacional

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4) Unidad Competitividad y ANR 5) Coordinador Ejecutivo 6) Unidad Asuntos Jurdicos 7) Unidad Ambiental y Social

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4) Representante Provincial

DEFINICIONES

ANR: Aporte No Reembolsable. Beneficiarios: Personas de existencia fsica o jurdica que se desempeen como Productores Primarios (micro, pequeos y medianos) del sector agropecuario, localizados en el rea de influencia de un proyecto de riego del PROSAP, Iniciativas de Mejora Competitiva, o en el Marco del PROCAL (Programa de Gestin De Calidad y Diferenciacin de los Alimentos). Debern encuadrar en la Disposicin N 147/2006 de la Secretara de la Pequea y Mediana Empresa y Desarrollo Regional , o la norma que la reemplace en el futuro. Inversiones intra prediales individuales: Aquellas que realice un productor primario en su establecimiento. Representante Provincial: Es el responsable de las actividades de promocin del componente y de la gestin para la presentacin de solicitudes y rendiciones de gastos de los ANR. Propuesta de Inversin: Es el proyecto que deber ser presentado para la obtencin de un ANR destinado a una inversin intrapredial.

REFERENCIAS Manual de Operaciones BID Reglamento Operativo de PROSAP

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El monto de los recursos disponibles para el financiamiento de Propuestas de Inversin debe estar definido en el POA Consolidado anual.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DEBEN REGISTRARSE EN EL SIIG DENTRO DEL MDULO DE ANR TODOS LOS HITOS DEFINIDOS POR DICHO SISTEMA, LAS PROPUESTAS DE INVERSIN RECIBIDOS.

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2) SECTOR ANR DEBE LLEVAR Y CONSERVAR TODOS LOS REGISTROS EN LOS CUALES SE ARCHIVEN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE SELECCIN DE PROPUESTAS DE INVERSIN.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Sector ANR prepara las bases de la operatoria para acceder al beneficio de ANR y tramita las autorizaciones respectivas. Aprobadas las Bases de la Operatoria (BO), el Sector ANR recibe Solicitudes de Inversin (para inversiones intraprediales), y procede a efectuar las evaluaciones que correspondan segn el tipo de propuesta. Con los dictmenes de aprobacin, la Unidad Asuntos Jurdicos tramita la resolucin de adjudicacin de los ANR por parte del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca y el sector ANR genera los Contratos Regulatorios que deben ser firmados por el Coordinador Ejecutivo y los beneficiarios.

PROCEDIMIENTO
1. rea Formulacin de Proyectos: Identifica de manera preliminar, los beneficiarios directos del proyecto y por medio de la encuesta diseada a tal fin se identifican posibles beneficiarios de ANR, cuyo resultado se incluye en el Documento del Proyecto de Inversin Pblica (DPIP). Cuando el proyecto definitivamente pasa a la etapa de ejecucin, se enva dicha informacin al Sector ANR (Contina en Actividad N3). Sector Competitividad: Identifica de manera preliminar los beneficiarios a travs de las diversas iniciativas y envan informacin al Sector ANR. Sector ANR: Elabora por nica vez las Bases de la Operatoria (BO), los formularios respectivos y las condiciones de presentacin que debern completar los beneficiarios de los Proyectos de Inversin Pblica y de Iniciativas de Mejora Competitiva para acceder al beneficio de un ANR, de acuerdo a las condiciones previstas en el Convenio de Prstamo y en el Reglamento Operativo del Programa. Remite las bases y formularios al Jefe de Unidad. Unidad Competitividad y ANR: Revisa y remite las Bases de la Operatoria (BO) al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos para su aprobacin. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Gestiona la No Objecin del OFI a las Bases de la Operatoria. Sector Mesa de Entradas: Remite al BID la Solicitud de No Objecin. Organismo Financiador Internacional: Analiza las bases y otorga la No Objecin o realiza comentarios u observaciones.

2. 3.

4.

5. 6. 7.

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8. 9.

Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite al Sector ANR. Sector ANR: a. Con la No Objecin arma el Proyecto de Resolucin para aprobacin de las bases por parte del MAGyP, enva al Responsable del AGPyP para su revisin y en caso de ser aprobado por ste, el Sector ANR enva el Proyecto a la Unidad Asuntos Jurdicos para su revisin. En caso de no haberse otorgado la No Objecin, realiza los ajustes correspondientes. (retorna a Actividad n 3)

b.

10. Unidad Asuntos Jurdicos: Analiza el Proyecto de Resolucin y remite al Coordinador Ejecutivo. 11. Coordinador Ejecutivo: Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin para su firma. 12. Sector Mesa de Entradas: Enva Proyecto de Resolucin al MAGyP. 13. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Emite la Resolucin de Aprobacin a las Bases de la Operatoria. 14. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Resolucin y remite al Sector ANR. 15. Sector ANR: Recibe la Resolucin de aprobacin de las Bases, enva al Responsable del AGPyP y dispone el inicio de la recepcin de propuestas. 16. Beneficiarios: Provincial. Presentan Propuestas de Inversin al Representante

17. Representante Provincial: Recibe las Propuestas de Inversin y gestiona ante la autoridad provincial o institucionalidad territorial la certificacin de la condicin de beneficiario del Proyecto de Inversin Pblica. 18. Autoridad Provincial o Institucionalidad Territorial (IDR, Cluster): Certifica la condicin del interesado de ser beneficiario de Proyecto de Inversin Pblica. Remite la Certificacin al Representante Provincial. 19. Representante Provincial: Presenta ante la Unidad Competitividad y ANR de la UCAR las Propuestas de Inversin recibidas. 20. Sector Mesa de Entradas: Recibe las propuestas de inversin y las remite al Sector ANR. 21. Sector ANR: Registra las Propuestas o Solicitudes de Inversin. Analiza la documentacin, y remite a la Unidad Ambiental y Social los ANR asociativos o aquellos donde se plantee la realizacin de obras de infraestructura. 22. Unidad Ambiental y Social: Recibe las propuestas de inversin, analiza si las mismas contemplan la legislacin provincial y nacional vigente en materia ambiental y social. Verifica posibles impactos ambientales y sociales y que

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se incluyan las medidas preventivas y mitigatorias correspondientes. Remite las propuestas al Sector ANR. 23. Sector ANR: a. Si no se solicitan aclaraciones, se dispone la realizacin del Dictamen de Elegibilidad (DE) y Recomendacin de Aprobacin de las Solicitudes (RAS) para ANR intraprediales (contina en Actividad N 26) b. En caso de haber observaciones solicita aclaraciones o documentacin adicional al Representante Provincial o al beneficiario. 24. Representante Provincial: Presenta las aclaraciones o la documentacin adicional. 25. Sector Mesa de Entradas: Recibe las aclaraciones o documentacin adicional y remite al Sector ANR quien archiva las aclaraciones o documentacin adicional presentadas para continuar con las evaluaciones de elegibilidad que correspondan. (Retorna a la Actividad N 21). 26. Sector ANR: Confecciona la Solicitud de No Objecin (SNO) al Proyecto y remite al Jefe de Unidad Competitividad y ANR. 27. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Iniciala y remite al Responsable del rea GPyP. 28. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Para las Propuestas de Inversin Intraprediales, emite la Solicitud de No Objecin al BID a la recomendacin de otorgamiento de ANR emitido en la Actividad N 21. 29. Sector Mesa de Entradas: Enva la Solicitud de No Objecin al BID al Dictamen de Elegibilidad y Recomendacin de Aprobacin de Solicitudes de ANR para inversiones intraprediales y la documentacin respaldatoria, carga en SIIG y archiva constancia de recepcin. 30. Organismo Financiador Internacional (BID): Emite la No Objecin o los comentarios al Dictamen de Recomendacin de otorgamiento de ANR para las solicitudes de inversin intraprediales. 31. Sector Mesa de Entradas: Recibe las comunicaciones correspondientes y enva al Sector ANR. 32. Sector ANR: Recibe las comunicaciones. En caso de haberse otorgado las No Objeciones respectivas, prepara Proyecto de Resolucin de Aprobacin y el Detalle de Beneficiarios y Montos, remite al Responsable del AGPyP y si ste est de acuerdo, el Sector ANR lo remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. En el caso de no otorgarse la No Objecin, realiza y/o tramita las modificaciones correspondientes. En caso de corresponder, comunica al beneficiario el rechazo de la propuesta (ver subprocedimiento Rechazo de Beneficiarios, actividad n48) .

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33. Unidad Asuntos Jurdicos: Controla formalmente el Proyecto de Resolucin, tramita el inicio del expediente MAGyP y efecta el seguimiento del mismo. Remite el Proyecto de Resolucin al Coordinador Ejecutivo. 34. Coordinador Ejecutivo: Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin de aprobacin de otorgamiento de ANR, el Detalle de Beneficiarios y Monto para la emisin de la Resolucin. 35. Sector Mesa de Entradas: Remite toda la informacin al MAGyP ya archiva la constancia de recepcin. 36. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Emite la Resolucin de Aprobacin de otorgamiento de ANR. 37. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Resolucin y remite al Sector ANR. 38. Sector ANR: Archiva copia de la Resolucin de aprobacin. Se envan al Representante Provincial la resolucin y los contratos regulatorios. 39. Representante Provincial: Recibe la documentacin y tramita las firmas de los contratos regulatorios de ANR. 40. Beneficiario: Firma los contratos y devuelve al Representante Provincial. 41. Representante Provincial: Enva a la UCAR los dos ejemplares de los contratos regulatorios firmados. 42. Sector Mesa de Entradas: Recibe los ejemplares de los contratos regulatorios firmados por el Beneficiario adjudicatario y los enva al Sector ANR. 43. Sector ANR: Remite el Contrato Regulatorio firmado por el beneficiario al Responsable del AGPyP para su conocimiento y en caso de no hacer comentarios, remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 44. Unidad Asuntos Jurdicos: Controla formalmente el contrato y lo remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 45. Coordinador Ejecutivo: Firma el Contrato Regulatorio y enva al Sector ANR. 46. Sector ANR: Una copia del Contrato Regulatorio firmado queda en custodia del Sector y la otra se enva al Beneficiario adjudicatario. Registra el hito de firma de contrato en el SIIG dentro del Mdulo de ANR; carga y habilita el Contrato en UEPEX. Con la habilitacin se genera el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. 47. Sector Mesa de Entradas: Remite una copia del contrato al beneficiario adjudicatario.

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RECHAZO DE BENEFICIARIOS 48. Sector ANR: Prepara la Disposicin de Rechazo a Beneficiarios de Propuestas de Inversin no seleccionados y remite al Coordinador Ejecutivo , previo visto bueno del Responsable del rea GPyP. 49. Coordinador Ejecutivo: Firma las disposiciones correspondientes y remite al Sector ANR. 50. Sector ANR: Remite las disposiciones al Representante Provincial. 51. Representante Provincial: Comunica a los solicitantes de ANR la disposicin de rechazo. 52. Beneficiarios: Acepta el rechazo o emite una Solicitud de Reevaluacin (Retorna a Actividad N 24).

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BID)
rea Formulacin de Proyectos
Identifica los beneficiarios, los incluye en el Doc. del PIP y remite la informacin al SANR

rea Gestin de Programas y Proyectos


SCOMP Identifica los beneficiarios y remite la informacin al SANR

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Actores Externos

S. ANR Elabora las BO, los formularios y las condiciones a completar por los beneficiarios de los PIP y de IMC para acceder al beneficio de un ANR

UCyANR Revisa y remite las BO y la SNO al OFI OFI Analiza las Bases y otorga la No Objecin o comentarios

Gestiona ante el OFI la SNO a las BO

Recibe y analiza la respuesta del OFI

SI

Hay observaciones

NO

SANR Realiza los ajustes correspondientes

SANR Redacta el Proyecto de Resolucin y de ser aprobado por el R. AGPyP lo remite a la UAJ

UAJ Analiza el Proyecto de Resolucin y remite al CE

Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin para su firma

MAGyP Emite la Resolucin de aprobacin a las BO

SANR Recibe la Resolucin de aprobacin de Bases, enva al R. AGPyP y dispone el inicio de la recepcin de propuestas

Beneficiarios Presentan Propuestas de Inversin al Rte. Prov.

Rte. Prov. Tramita ante la autoridad provincial la certificacin de la condicin de beneficiario PIP

Autoridad Provincial/ Institucionalidad Territorial Otorga certificacin SANR Registra las Propuestas o Solicitudes de Inversin. Analiza la doc. y remite a UAS Rte. Prov. Presenta ante la UCyANR las Propuestas de Inversin recibidas

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BID)
rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff Actores Externos

UAS Verifica el cumplimiento de LPyN en materia ambiental y social e informa al SANR S.ANR Hay Observaciones SI Rte. Prov. Presenta las aclaraciones o documentacin adicional

NO SANR Dispone la realizacin del DE y RAS para ANR Intraprediales SANR Confecciona la SNO al Proyecto y remite al Jefe de UCyANR Remite a SANR para anlisis de doc. adicional

Jefe UCyANR Iniciala y remite al R. AGPyP

R. AGPyP . Para Propuesta de II emite SNO del BID a la recomendacin de otorgamiento de ANR

BID Recibe SNO remite a la UCAR No Objecin o comentarios

SANR Recibe y analiza la Comunicacin del BIRF

SI

Hay observaciones

NO

SANR Realiza y/o tramita las modificaciones pertinentes o comunica al Beneficiario el rechazo de la propuesta

SANR Prepara Proyecto de Resolucin de Aprobacin y el detalle de Beneficiarios y Montos. Remite doc. al R. AGPyP y ste a la UAJ

UAJ Controla el Proyecto de Resolucin y remite al CE. Tramita el inicio del expediente MAGyP.

Remite al MAGyP el Proyecto de Resolucin de aprobacin de otorgacin de ANR y doc. adjunta

MAGyP Emite la Resolucin de Aprobacin de otorgamiento de ANR

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BID)
rea Formulacin de Proyectos rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff Actores Externos

SANR Remite al Rte. Prov. la Resolucin de aprobacin y los contratos regulatorios

Rte. Prov. Tramita la firma de los contratos regulatorios de ANR por los Beneficiarios Beneficiario Firma los contratos y devuelve al Rte. Prov. Rte. Prov. Enva a la UCAR los contratos firmados

SANR Recibe Contratos Regulatorios firmados, remite al R. AGPyP y luego a la UAJ

UAJ Controla formalmente el Contrato y remite al CE para su firma

Firma los contratos y los remite al SANR

SANR Remite una copia del contrato al Beneficiario y conserva la otra copia SANR Carga y habilita el contrato en UEPEX

FIN

SANR Prepara la Disposicin de Rechazo a Beneficiarios de Propuestas de Inversin o no seleccionados y remite al CE, previo visto bueno del R. AGPyP

Firma las disposiciones correspondientes y remite a SANR

RECHAZO DE BENEFICIARIOS

SANR Remite las disposiciones al Rte. Prov.

Rte. Prov. Comunica a los solicitantes de ANR la disposicin de rechazo

SI Retorna a evaluacin del SANR

Emite Solicitud de Reevaluacin NO Beneficiarios Acepta el rechazo

FIN

Manual de Procedimientos UCAR

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B.4. F ORMULACIN , P RESENTACIN Y A PROBACIN DE I NICIATIVAS DE D ESARROLLO DE C LUSTER (IDC)


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la identificacin, formulacin, preparacin y seleccin de las Iniciativas de Desarrollo de Clster (IDC) a ser financia das con recursos del PROSAP.

ALCANCE
Comprende el conjunto de actividades necesarias para la identificacin, formulacin, preparacin y seleccin de los Proyectos a ser financiados con recursos del PROSAP, desde presentacin de la iniciativa hasta la firma del convenio respectivo, de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Prstamo BID-1956/OC-AR y BID- 2573/OC-AR y el Reglamento Operativo del Programa.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES
Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del POA de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del POA de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Rendiciones y Pagos Competitividad.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Gestin de Programas y Proyectos. 3) Unidad de Competitividad y ANR. 4) Sector Competitividad. 5) Unidad Ambiental y Social Externos 1) PROVINCIAS/ASP o (EE). 2) Organismos Ejecutores 3) Organismo Financiador 4) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

Manual de Procedimientos UCAR


6) Unidad Asuntos Jurdicos 7) Sector Mesa de Entrada. 8) Administrador UEPEX (Gestin).

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El monto de los recursos disponibles para el financiamiento de las Iniciativas de Desarrollo de Clster debe estar definido en el POA anual del PROSAP. La cantidad de ejemplares de los Convenios a firmarse vara en funcin de los actores intervinientes.

REGISTROS
1) EL SECTOR COMPETITIVIDAD DEBE LLEVAR Y CONSERVAR TODOS LOS REGISTROS EN LOS CUALES SE ARCHIVEN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIN, FORMULACIN, PREPARACIN Y SELECCIN DE LAS IDC. 2) APROBADO EL CLSTER, EL SECTOR COMPETITIVIDAD DEBE CARGAR LA INFORMACIN EN EL MDULO ESPECFICO DE SIIG

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Tanto el Gobierno Nacional los Gobiernos Provinciales y Municipales, como las instituciones de Ciencia y Tecnologa y la gremial empresaria (Cmaras o Asociaciones de Productores) tienen la posibilidad de presentar, con el aval de las autoridades correspondientes, la identificacin de iniciativas de desarrollo de Cluster ante la UCAR mediante un formulario especfico y una nota de apoyo de la autoridad correspondiente que justifique la solicitud de colaboracin para la conformacin del Cluster y la posterior elaboracin del PMC El Sector Competitividad de la UCAR realizar una revisin formal de la documentacin y presentar al CEIDC (Comit de Evaluacin de IDC), que es la autoridad que evala tcnicamente la viabilidad y factibilidad de colaborar con la iniciativa de desarrollo presentada y aprueba la intervencin del componente IDC en el territorio.

PROCEDIMIENTO
1. Nacin/Provincia/Municipalidad/Instituciones de Ciencia y Tecnologa/Gremios empresarios (Cmaras o Asociaciones de Productores): Identifica el Cluster, presenta Formulario de Presentacin de Cluster y nota de la autoridad correspondiente a la UCAR. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin de Identificacin de Cluster, y remite a la Unidad Competitividad y ANR, Sector Competitividad.

2.

Manual de Procedimientos UCAR

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3.

Sector Competitividad: a. b. Revisa los aspectos formales de la documentacin y define presupuesto para ejecucin de IDC. Remite la misma a la UAS para que analice los aspectos ambie ntales y sociales.

4.

Unidad Ambiental y Social: Recibe la documentacin y analiza que sean contemplados los factores ambientales y sociales. Una vez hechas las observaciones pertinentes se remiten al Sector Competitividad . Sector Competitividad: Si UAS o el Sector efectuaran observaciones, vuelve a Actividad N 1. De no haber observaciones, remite a la evaluacin del CEIDC. Comit de Evaluacin de IDC: Evala iniciativa. El Comit estar integrado por consultores del PROSAP y representantes del MAGyP. Emite Informe de Evaluacin y recomendacin de aprobacin de la IDC y remite a la Unidad de Competitividad y ANR. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Eleva Informe de Evaluacin y recomendacin de aprobacin al Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos : Analiza el informe y las iniciativas aprobadas por el Comit y de no formular observaciones, e nva nota al BID informando lo resuelto por el CEIDC. Si existieran observaciones, vuelve a la Actividad N 6. Organismo Financiador Internacional: Recibe el Informe de Evaluacin y recomendacin del CEIDC, y remite la comunicacin a la UCAR.

5. 6.

7.

8.

9.

10. Sector Mesa de entradas: Recibe comunicacin del OFI y enva a la Unidad de Competitividad y ANR. 11. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Notifica la aprobacin de la IDC al Cluster. Remite al Sector de Competitividad para que comience la ejecucin de las actividades en el territorio para la formulacin del PMC. 12. Sector Mesa de Entradas: Envo de Comunicaciones al Cluster. 13. Sector Competitividad: Realiza las contrataciones y acciones necesarias para la Formulacin del Plan de Mejora Competitiva, con la asistencia de los facilitadores metodolgicos y el/los referente/s de la iniciativa, presentando el Documento del Plan de Mejora Competitiva (PMC). El PMC es archivado por el Sector de Competitividad. 14. Unidad Competitividad y ANR: Aprueba el Plan de Mejora Competitiva formulado, lo remite al Responsable del rea de GPyP para su conocimiento y lo eleva al CEIDC.

Manual de Procedimientos UCAR

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15. Comit de Evaluacin de IDC: a. Evala y aprueba el PMC y los Proyectos que lo conforman. Emite acta de evaluacin y aprobacin de los Proyectos en particular. Si el PMC es aprobado, el Sector Competitividad archiva los informes. b. En caso de realizar comentarios o sugerencias, retorna a actividad n 13. 16. Unidad Competitividad y ANR: Informa al Responsable del rea GPyP y eleva al Coordinador Ejecutivo el PMC aprobado y el acta de evaluacin y aprobacin del CEIDC. 17. Coordinador Ejecutivo: Solicita al BID la No Objecin para la ejecucin del PMC y los Proyectos aprobados. 18. Sector Mesa de Entradas: Enva la solicitud de No Objecin al BID del Plan de Mejora Competitiva y remite constancia al Sector Competitividad. 19. Organismo Financiador Internacional: Enva comunicacin de No Objecin o de comentarios al PMC. 20. Sector Mesa de Entradas: Recepcin de la Comunicacin de No Objecin o de comentarios, y da traslado al Sector Competitividad. 21. Sector Competitividad: Analiza la Comunicacin del BID. Si el BID efecta comentarios a algn Proyecto, se revisa la documentacin (retorna a la Actividad N13). Si otorga la No Objecin al Plan de Mejora Competitiva, enva a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 22. Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora la Disposicin para la ejecucin del Plan de Mejora Competitiva y enva al Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos. 23. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Analiza la disposicin y enva para la firma del Coordinador Ejecutivo. 24. Coordinador Ejecutivo: Firma la Disposicin para la ejecucin del PMC y remite al Sector Competitividad. 25. Sector Competitividad: Recibe la Disposicin, elabora el Convenio Marco (CM) y los Convenios Individuales (CI) para la ejecucin de cada Proyecto y enva a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 26. Unidad Asuntos Jurdicos: Revisa los Convenios Marco e Individuales. De formular observaciones, se revisa la documentacin (retorna a la Actividad N 25). De no formular observaciones, se envan los Convenios al Responsable del AGPyP. 27. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Analiza el convenio y en caso de otorgar el visto bueno remite al Sector de Competitividad .

Manual de Procedimientos UCAR

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28. Sector Competitividad: Enva Convenio Marco e Individuales para la firma del Director del Cluster y de los Organismos Ejecutores. 29. Sector Mesa de Entradas: Remite Convenio Marco e Individuales. 30. Asociacin Ad Hoc: Firma Convenio Marco y Convenios Individuales. Devolucin de un ejemplar del Convenio Marco a la UCAR. Enva Convenios Individuales a los Organismos Ejecutores (OE). 31. Organismos Ejecutores: Firman los Convenios Individuales correspondientes y remite de un ejemplar de cada uno a la UCAR. 32. Sector Mesa de Entradas: Recibe los ejemplares firmados por la Asociacin Ad Hoc y/o los Organismos Ejecutores y lo remite al Sector Competitividad. 33. Sector Competitividad: Recibe los ejemplares firmados y los remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 34. Coordinador Ejecutivo: Firma los Convenios Marco e Individuales de cada Proyecto y remite al Sector Competitividad. 35. Sector Competitividad: Recibe los ejemplares firmados y los archiva. Carga en UEPEX los Contratos Individuales. Con la habilitacin del documento Convenios Individuales en UEPEX, se genera el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF, segn normativa vigente. Con los Contratos suscriptos, remite POA de la iniciativa a Administrador UEPEX (Gestin) para proceder a la carga de las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto. 36. Administrador UEPEX (Gestin): Carga en UEPEX las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto. Notifica al Sector Competitividad la finalizacin de dicha carga. 37. Sector Competitividad: Realiza actividades de seguimiento y evaluacin del Proyecto de IDC.

Manual de Procedimientos UCAR FLUJOGRAMA

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Iniciativas de Desarrollo de Cluster (IDC)


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff

CEIDC

BID

Nac/Prov/Munic Inst. de Cs. y Tecno./Gremios Empresarios Identifica el Cluster y lo presenta el Formulario ante la UCAR

SCOMP Revisin formal de la doc. y define presup. para ejecucin de IDC. Remite a la UAS

UAS Verifica que la doc. tenga en cuenta los aspectos ambientales y sociales

SI

Hay observaciones UAS/SCOMP

NO SCOMP Remite a evaluacin del CEIDC Evala la IDC y elabora Informe de Evaluacin y recomendaciones de aprobacin de la IDC

SI

UCyA Eleva Informe de Evaluacin y recomendaciones de aprobacin al R. AGPyP

R. AGPyP Analiza la documentacin recibida

Hay observaciones NO R AGPyP Enva nota al BID informando lo resuelto por el CEIDC Recibe la Doc. y emite la comunicacin

Jefe UCyANR Notifica la aprobacin del IDC al Cluster. Y remite al SCOMP

SCOMP Realiza contrataciones y acciones necesarias para la Formulacin PMC

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Iniciativas de Desarrollo de Cluster (IDC)


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos CEIDC Coordinador Ejecutivo BID Unidades de Staff

UCyA Aprueba el PMC y lo eleva al CEIDC

Analiza el PMC

NO

Hay observaciones

SI

Aprueba el PMC. Emite Acta de aprobacin de proyectos.

Retorna a formulacin de PMC

UCyA Informa al R, AGPyP y eleva al CE el PMC aprobado y el acta de evaluacin y aprobacin del CEIDC

Remite al BID SNO para el PMC y los Proyectos aprobados

Emite Comunicacin de No Objecin o Comentarios

SCOMP Analiza la Comunicacin del BID

SI Revisa la documentacin

Hay Observaciones

NO SCOMP Remite la documentacin a la UAJ

UAJ Formula la Disposicin para la ejecucin del PMC y la remite al R. AGPyP

R. AGPyP Analiza las disposiciones y enva para la firma del CE

Firma la Disposicin para la ejecucin del PMC y remite al SCOMP

SCOMP Elabora CM y CI para la ejecucin de cada Proyecto y lo remite a UAJ

UAJ Revisa los Convenios

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Iniciativas de Desarrollo de Cluster (IDC)


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos CEIDC Coordinador Ejecutivo BID Unidades de Staff

SI Retorna a elaboracin de Convenios R. AGPyP Analiza el Convenio y de otorgar el visto bueno remite al SCOMP Asoc Ad Hoc Firma CM y CI. Remite un ejemplar de CM a la UCAR y los CI a los Organismos Ejecutores SCOMP Enva los CM e CI para la firma del Director del Cluster y de los Organismos Ejecutores

Hay Observaciones

NO UAJ Remite los Convenios al R. AGPyP

Organismos Ejecutores Firman CI y los remite a la UCAR

SCOMP Recibe los ejemplares firmados y remite al CE para su firma

Firma los CM Y CI de cada Proyecto y los remite al SCOMP

SCOMP Archiva los ejemplares firmados. Carga en UEPEX los Convenios Individuales

Administrador UEPEX Carga en UEPEX las Aperturas de Prstamo

SCOMP Remite POA de la iniciativas al Administrador UEPEX

SCOMP Realiza actividades de seguimiento y evaluacin de Proy de IDC

FIN

Manual de Procedimientos UCAR

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B.5. F ORMULACIN , P RESENTACIN Y A PROBACIN DE P ROYECTOS R EGIONALES (IDR)


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la identificacin, formulacin, preparacin y seleccin de las Iniciativas de Desarrollo Regional (IDR) a ser financiadas con recursos del PROSAP.

ALCANCE
Comprende el conjunto de actividades necesarias para la identificacin, formulacin, preparacin y desarrollo de Iniciativas de Desarrollo Regional financiadas con recurs os del PROSAP, desde la identificacin de las iniciativas hasta la firma de los convenios respectivos, de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Prstamo BIRF -7597-AR y el Reglamento Operativo del Proyecto.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones de Programas y Proyectos Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Rendiciones y Pagos Competitividad.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Unidad Competitividad y ANR 4) Sector Competitividad Externos 1) Instituciones 2) Organismo Financiador (BIRF). 3) Entidad Promotora 4) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca

Manual de Procedimientos UCAR


5) Unidad Asuntos Jurdicos 6) Unidad Ambiental y Social 7) Sector Mesa de Entrada

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El monto de los recursos disponibles para el financiamiento de las Iniciativas de Transferencia de Innovacin debe estar definido en el POA del PROSAP. La cantidad de ejemplares de los Convenios a firmarse vara en funcin de los actores intervinientes.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) EL SECTOR COMPETITIVIDAD DEBE LLEVAR Y CONSERVAR TODOS LOS REGISTROS LOS CUALES SE ARCHIVEN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIN, FORMULACIN, PREPARACIN Y SELECCIN DE LAS IDR. 2) APROBADO LA IDR, EL SECTOR COMPETITIVIDAD DEBE CARGAR LA INFORMACIN EN EL MDULO ESPECFICO DE SIIG

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Sector Competitividad promocionar las Iniciativas de Desarrollo Regional en las regiones preestablecidas y las posteriores Manifestaciones de Inters sern recibidas por dicho Sector. El Sector Competitividad disear las fichas regionales de presentacin de propuestas de IDRs y brindar apoyo a los gobiernos provinciales para que puedan presentar la Ficha Regional de Proyecto, la cual ser revisada por el Sector. Luego de la evaluacin, la Unidad Competitividad y ANR genera y aprueba la Solicitud de la Iniciativa de Desarrollo Regional. El Sector Competitividad asigna un facilitador metodolgico y se contrata un Coordinador regional para la elaboracin del PMC. La Entidad Promotora desarrollar las actividades del Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva, y el Coordinador Ejecutivo presentar la Solicitud de No Objecin de los Proyectos a los organismos financiadores. Los OFI evaluarn la Sol icitud de No Objecin, y si la aceptan, el Sector Competitividad elabora el Convenio de Asistencia para la ejecucin, que ser revisado por la Unidad de Asuntos Jurdicos y firmado por el Coordinador Ejecutivo y los gobiernos provinciales. El Sector Competitividad dispondr del inicio de las actividades de fortalecimiento institucional y de formulacin a nivel de factibilidad de los proyectos incluidos en el PDMC, pero ser la Entidad Promotora quien ejecutar dichas actividades.

Manual de Procedimientos UCAR

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Las actividades de seguimiento y evaluacin del proyecto sern realizadas por el Sector Competitividad con apoyo de la Unidad Ambiental y Social en los casos que corresponda.

PROCEDIMIENTO
1. 2. 3. Sector Competitividad: Elabora los materiales de difusin de acceso al beneficio y los formularios de elaboracin. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Aprueba los materiales de difusin de acceso al beneficio y formularios de elaboracin. Sector Competitividad: Promociona y difunde las IDR en las provincias ante los representantes locales para dar a conocer sus objetivos, productos a obtener, beneficios esperados, metodologa de trabajo y condiciones para participar. Gobierno Provincial: El Gobierno Provincial y los actores regionales (entramado institucional local), presenta la manifestacin de inters de trabajar en la formulacin de un Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva y de crear un marco institucional regional. Sector Mesa de Entrada: Recibe la Manifestacin de Inters y remite al Sector Competitividad para su archivo. Sector Competitividad: Archiva la Manifestacin de Inters. Designa un consultor del Sector para que asista en la presentacin de la Ficha Regional del Proyecto de IDR. Gobierno Provincial: Presenta la Ficha Regional del Proyecto empleando los formularios elaborados por el Sector Competitividad para tal fin. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Ficha Regional del Proyecto de IDR y remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Revisa y evala la Ficha Regional, siguiendo los criterios establecidos en el ROP y emite Informe de Evaluacin. Enva dicha documentacin a la Unidad Ambiental y Social. Unidad Ambiental y Social: Revisa los aspectos ambientales y sociales y remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Si se realizan observaciones retorna a la Actividad N 9; de lo contrario, eleva Informe de Evaluacin y recomendacin de aprobacin al Responsable del rea Gestin de Programas y Proyectos. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos : Analiza el informe y remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad. Recibe y analiza el informe. De no haber observaciones procede a elaborar el PDMC; de lo contrario realiza los ajustes correspondan.

4.

5. 6.

7. 8. 9.

10. 11.

12. 13.

Manual de Procedimientos UCAR

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14.

Jefe Unidad Competitividad y ANR: Comunica y notifica la aprobacin de la IDR, remite al Sector Competitividad para que comience la ejecucin de las actividades en el territorio. Sector Mesa de Entradas: Enva la comunicacin de la IDR a la Regin y a los gobiernos provinciales y remite las constancias de recepcin al Sector Competitividad para su archivo. Sector Competitividad: Archiva las constancias de recepcin. Realiza las acciones necesarias para la Formulacin del Plan de Desarro llo y Mejora Competitiva, con la asistencia de los facilitadores metodolgicos y el/los coordinador/es de la iniciativa, presentando el Documento del Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Aprueba el Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva formulado y lo eleva al Responsable del rea GPyP. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Eleva al Coordinador Ejecutivo el PDMC. Coordinador Ejecutivo: Solicita al BIRF la No Objecin para la ejecucin del PDMC y los Proyectos aprobados. Sector Mesa de Entradas: Enva la solicitud de No Objecin al BIRF del Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva y remite constancia al Sector Competitividad. Organismo Financiador: Comunica elevado. No Objecin o comentarios al PDMC

15.

16.

17. 18. 19. 20.

21. 22. 23.

Sector Mesa de Entradas: Recibe Comunicacin de No Objecin o de comentarios, y remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Analiza la Comunicacin del OFI. Si efecta comentarios a algn Proyecto, se revisa la documentacin. Si otorga la No Objecin al Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva, se enva a la Unidad Asuntos Jurdicos. El PDMC es archivado por el Sector Competitividad. Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora la Disposicin para la ejecucin del Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva y enva al Responsable del rea GPyP. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Analiza la disposicin y de otorgar el visto bueno, remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. Coordinador Ejecutivo: Firma la Disposicin para la ejecucin del PDMC. Sector Competitividad: Recibe la Disposicin, elabora el Convenio Marco (CM) y los Convenios Individuales (CI) para la ejecucin d e cada Proyecto y enva a la Unidad Asuntos Jurdicos.

24. 25. 26. 27.

Manual de Procedimientos UCAR

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28.

Unidad Asuntos Jurdicos: Revisa los Convenios Marco e Individuales. De formular observaciones, retorna a la Actividad N 27. De no formular observaciones, se envan los Convenios al Responsable del rea GPyP. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Analiza los Convenios Marco e Individuales y de otorgar el visto bueno, remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Enva Convenio Marco e Individuales para la firma del Director Regional y de los Organismos Ejecutores Sector Mesa de Entradas: Remite Convenio Marco e Individuales. Asociacin Ad Hoc: Firman Convenio Marco y Convenios Individuales. Devuelve un ejemplar del Convenio Marco a la UCAR. Enva Convenios Individuales a los Organismos Ejecutores (OE). Organismos Ejecutores: Firman los Convenios Individuales y remiten un ejemplar de cada uno a la UCAR. Sector Mesa de Entradas: Recibe los ejemplares firmados por la Asociacin Ad Hoc y/o los Organismos Ejecutores y lo remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Recibe los ejemplares firmados y los remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. Coordinador Ejecutivo: Firma los Convenios Marco e Individuales de cada Proyecto. Sector Competitividad: Recibe los ejemplares firmados y los archiva. Carga en UEPEX los Contratos Individuales. Con la habilitacin del documento Convenios Individuales en UEPEX, se genera el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF, segn normativa vigente. Con los Contratos suscriptos, remite POA de la iniciativa a Administrador UEPEX (Gestin) para proceder a la carga de las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto.

29.

30. 31. 32.

33. 34. 35. 36. 37.

38.

Administrador UEPEX (Gestin): Carga en UEPEX las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto. Notifica al Sector de Competitividad la finalizacin de dicha carga. Sector Competitividad: Realiza actividades de seguimiento y evaluacin del Proyecto de IDR.

39.

Manual de Procedimientos UCAR FLUJOGRAMA

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos Regionales (IDR) rea Gestin de Programas y Proyectos
SCOMP Elabora materiales de difusin y formularios de elaboracin

Actores Externos

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Administrador UEPEX

UCyANR Aprueba el material elaborado

SCOMP Difunde los IDR y elabora una caracterizacin de las regiones

GOB PROV Presenta la manifestacin de inters de trabajar en un Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva

SCOMP Designa un consultor del Sector para que asista en la presentacin de la Ficha Regional del Proyecto de IDR

GOB PROV Presenta la Ficha Regional del Proyecto

SCOMP Revisa Ficha Regional segn criterios del ROP y remite a UAS

UAS Verifica que la Ficha tenga en cuenta los aspectos ambientales y sociales y remite al SCOMP

SI

Hay observaciones UAS/SCOMP NO Eleva Informe de Evaluacin y recomendacin de aprobacin al R. AGPyP

R AGPyP Analiza el Informe y remite al SCOMP

SI

Hay Observaciones NO SCOMP Elabora el PDMC

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos Regionales (IDR) rea Gestin de Programas y Proyectos Actores Externos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff Administrador UEPEX

Jefe UCyANR Notifica la aprobacin de la IDR a la Regin y GOB PROV y remite al SCOMP para que comience la ejecucin de las actividades en el territorio

SCOMP Formula y presenta el PDMC

Jefe UCyANR Aprueba el PDMC formulado y lo eleva al R. AGPyP Remite al BIRF SNO al PDMC y los Proyectos aprobados

R. AGPyP Eleva al CE el PDMC

BIRF Analiza SNO y remite comunicacin a la UCAR

SCOMP Analiza Comunicacin del BIRF

Hay Observaciones SI SCOMP Revisa la documentacin y realiza correcciones

NO

UAJ Elabora la Disposicin para la ejecucin del PDMC y remite al R. AGPyP

R. AGPyP Eleva al Coordinador Ejecutivo el PDMC

Firma la Disposicin para la ejecucin del PDMC y remite al SCOMP

SCOMP Elabora Convenio Marco y Convenios Individuales por Proyecto

UAJ Revisa los Convenios Marco e Individuales

SI

Hay Observaciones NO

R. AGPyP Analiza los CM y los CI y de otorgar el visto bueno, remite al SCOMP

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de Proyectos Regionales (IDR) rea Gestin de Programas y Proyectos Actores Externos Coordinador Ejecutivo Unidades de Staff Administrador UEPEX

SCOMP Enva los CM y los CI para la firma del Director Regional y de los Organismos Ejecutores

Asociacin Ad Hoc Firman los CM y los CI. Devuelve un ejemplar del Convenio Marco a la UCAR. Enva Convenios Individuales a los Organismos Ejecutores

Organismos Ejecutores Firman los CI y los remiten a la UCAR

SCOMP Recibe los ejemplares firmados y los remite al CE para su firma

Firma los Convenios Marco e Individuales de cada Proyecto

SCOMP Carga en UEPEX los CI y remite POA de las Iniciativas

Carga en UEPEX las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto

SCOMP Realiza actividades de Seguimiento y evaluacin del Proyecto IDR

FIN

Manual de Procedimientos UCAR

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ANEXO I. CRITERIOS PARA LA SELECCIN DE MICRO REGIONES o PROYECTOS REGIONALES


Objetivo El propsito de las Iniciativas de Desarrollo de Micro Regiones (IDEMI) es promover el desa rrollo econmico en Micro Regiones de base productiva rural, con el fin de contribuir a incrementar la competitividad territorial mediante mejoras del entorno socio-productivo y la definicin de estrategias que impulsen cadenas de valor. Las IDEMI buscan catalizar y profundizar el desarrollo interactivo entre los actores privados y pblicos con el objeto de lograr una slida organizacin institucional que aproveche dichas relaciones y complementariedades hasta lograr constituirse en factores intangibles de competitividad.

Definicin Se entiende como Micro Regin una zona dentro del territorio de una determinada provincia, que concentre un conjunto de actores pertenecientes al sector produ ctivo privado y/o cooperativo, a instituciones del gobierno local, de Ciencia y Tecnologa, educativas, asociaciones empresariales, agencias de desarrollo regional, entre otros. El concepto de Micro Regin no solamente adquiere significancia por ser un territorio donde habitan dichos actores pblico-privados, sino que adquiere relevancia porque en el mismo interactan en torno a las diversas actividades productivas, y adems, logran desarrollar acciones coordinadas y de cooperacin que constituyen un valor intangible de competitividad.

Metodologa Las IDEMI se implementan en dos fases: en la primera, los actores regionales, mediante una metodologa participativa, formulan un Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva (PDMC) basado en el crecimiento de los sectores productivos existentes y emergentes. La metodologa utilizada promueve la conformacin de un ambiente institucional activo que gestione el desarrollo competitivo y permita articular las intervenciones de la poltica pblica de un modo eficiente. Dicho marco institucional, que integra a los estamentos pblico -poltico, cientficotecnolgico y productivo, es responsable en una segunda fase de ejecutar y actualizar la estrategia de crecimiento consensuada dentro del Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva (PDMC).

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Criterios de Seleccin Dado que el instrumento de promocin de las Iniciativas de Desarrollo de Micro Regiones se difundir en todo el pas, es necesario especificar los criterios de seleccin de los casos que sern financiados.

1. Dimensin econmico-productiva i. Deber constatarse la existencia de una masa crtica de productores y/o empresas en torno a un conjunto de actividades productivas de base agropecuaria. ii. Ser considerado el nivel de eslabonamiento o valor agregado dentro de las actividades productivas. Un factor de seleccin ser la presencia de agroindustrias y/o la viabilidad de avanzar en la industrializacin de algunas de las cadenas de produccin primaria. iii. Deber tomarse en cuenta la estructura agraria y productiva de Micro Regin. Si bien la existencia de una empresa grande en el micro -territorio puede desempear una funcin activa en la organizacin institucional, el hecho relevante estar dado por la preponderancia de los pequeos y medianos productores en la masa crtica global. iv. Otro factor a tener en cuenta ser la distribucin terri torial del sistema productivo, entendiendo las externalidades que supone la aglomeracin de empresas especializadas. v. Un factor que contribuir a la seleccin ser la demostracin de posibilidades de creacin de nuevos sectores o rubros productivos que contribuyan a una mayor diversificacin productiva y a la generacin de nuevos puestos de trabajo. Del mismo modo la posibilidad de creacin de nuevas empresas. vi. Los esfuerzos previos realizados en la Micro Regin conducentes a fortalecer la red local de infraestructura social y productiva, sern considerados positivamente en el anlisis de la seleccin de la solicitud de la Micro Regin. En efecto, sern priorizadas aquellas Micro Regiones donde la UCAR haya efectuado inversiones pblicas.

2. Dimensin poltico-institucional i. Deber tomarse en cuenta la cantidad y tipo de instituciones existentes en la Micro Regin: de representacin de la produccin, de ciencia y tcnica, Universidades, escuelas tcnicas, de articulacin entre delegaciones comunales, de desarrollo regional, etc. Un amplio y variado espectro institucional constituir un antecedente positivo para la seleccin. ii. La existencia de una organizacin de tipo cooperativo de la produccin, activa y representativa, ser un elemento positivo a tomar en cuen ta, por la

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posibilidad de pensar en proyectos que necesiten determinada escala productiva y que derrame hacia una parte considerable de los productores. iii. Ser un elemento importante al momento de la seleccin, verificar la existencia de algn tipo de interaccin previa, como por ejemplo: grupos de Cambio Rural del INTA, actividad de transferencias tecnolgicas entre Universidad y empresas o productores, proyectos realizados en base a asociatividad entre agentes, emprendimientos agroindustriales recientes, la creacin de un parque industrial para incentivar la creacin de agroindustrias, entre otros. iv. Sern tambin priorizadas aquellas Micro Regiones con antecedentes en materia de poltica pblica con enfoque de territorio (promocin desde los gobiernos locales de acciones orientadas al desarrollo regional).

v. Otro factor de seleccin a considerar es si la Micro Regin dispone de alguna normativa provincial que propicie el aglutinamiento a nivel territorial y en este caso el apoyo pblico provincial de contraparte que pudiese existir. 3. Dimensin socio-ambiental a. Sern consideradas aquellas Micro Regiones con lazos identitarios e historia compartida. b. Si de la Solicitud o Ficha Tcnica Regional surgen temas relacionados con el mejoramiento de las condiciones ambientales de produccin, como uno de los ejes del aglutinamiento institucional, ser considerado un atributo importante para la seleccin. Del mismo modo, propuestas orientadas al involucramiento de la mujer y de los jvenes en las actividades agropecuarias o agroindustriales.

Manual de Procedimientos UCAR ANEXO II


FICHA DE LA MICRO REGIN

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Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca (MAGyP) Unidad para el Cambio Rural (UCAR) Programa de Servicios Agrcolas Provinciales (PROSAP)

FICHA DE LA MICRO REGIN O PROYECTOS REGIONALES

SECCIN 0 NOMBRE Y LOCALIZACIN GEOGRFICA DE LA MICRO REGIN 1. Nombre de la Micro Regin:

2. rea geogrfica en la que se localiza la Micro Regin : (describa brevemente el rea


geogrfica donde se localiza la Micro Regin, los departamentos o partidos, municipios y ciudades de referencia, superficie aproximada, etc.)

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SECCIN A. DIMENSIN ECONMICO-PRODUCTIVA 1. Datos generales: (ingrese el nombre de la/s produccin/es identificada/s, la cantidad de
productores vinculados a dicha/s produccin/es, la superficie agrcola en produccin en hectreas (o lo que corresponda segn la produccin. Por ej. colmenas para apicultura, cabezas para tambo, feedlot , etc., galpones para avicultura, etc.) y su volumen fsico total anual (seale unidad utilizada). Todo s los datos y cifras volcados en el cuadro debern referirse a un mismo ao o perodo de tiempo. Superficie agrcola Localizacin en produccin (en (provincia, N de Volumen de Otras has.) o lo que departamento productores produccin observaciones corresponda segn o partido y la produccin localidad)

Produccin

2. Identifique y cuantifique a los actores vinculados a la produccin: (seale el nmero total de actores vinculados a la/s produccin/es identificadas)

Produccin

Proveedores Proveedores de servicios de Acopiadores e insumos tecnologa

Industria

Comercializadores

Instituciones tcnicas

Grupos asociativos (asociaciones empresarias, cooperativas, etc.)

3. Ubique en un mapa de la Micro Regin a los actores vinculados a la produccin sealados en el punto precedente:

4. Nivel de empleo generado por la produccin: (cantidad de puestos de trabajo permanentes


y transitorios que genera/n la/s produccin/es identificadas en la Mi cro Regin en forma directa sectores primario, industrial y servicios-. En el caso de empleos transitorios se deber contabilizar tanto la cantidad de puestos de trabajo como el nmero de jornales).

Produccin

Empleos generados por la produccin Empleos directos generados por el sector primario Empleos directos generados por el sector industrial Empleos directos generados por el sector servicios Total: Empleos directos generados por el sector primario Empleos directos generados por el sector industrial Empleos directos generados por el sector servicios Total: Empleos directos generados por el sector primario Empleos directos generados por el sector industrial Empleos directos generados por el sector servicios Total:

Empleos permanentes Cantidad

Empleos transitorios Cantidad Jornales

5. Infraestructura de apoyo a la produccin: (seale las obras en curso o recientemente


finalizadas de apoyo a la produccin dentro de la Micro Regin. Ej: electrificacin, caminos rurales, riego, etc.)

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B. SECCIN B. DIMENSIN POLTICO-INSTITUCIONAL

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1. Enumere las principales instituciones localizadas en la Micro Regin con impacto en el desarrollo de las actividades productivas identificadas : (asociaciones empresariales o de
productores, instituciones tcnicas o de investigacin , sanitarias o de riego, pblicas de promocin de la actividad productiva, Universidades, etc.)

Produccin

Institucin

Actividad

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4.

2. Seale los antecedentes en materia colaborativa que presenta la Micro R egin (ej:
grupos de Cambio Rural del INTA, actividad de transferencias tecnolgicas entre Universidad y empresas o productores, proyectos realizados en base a asociatividad entre agentes, emprendimientos agroindustriales recientes, la creacin de un parqu e industrial para incentivar la creacin de agroindustrias, entre otros)

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3. Describa brevemente las principales polticas pblicas de apoyo a la Micro Regin:


(seale las inversiones o programas recientemente realiz ados en pos del desarrollo competitivo de la Micro Regin, detallando si es posible: nombre del programa o proyecto, el presupuesto invertido, los objetivos, el estado actual de la iniciativa y el impacto alcanzando -si es que ha concluido-)

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1. Nivel de educacin de la Micro Regin:
Educacin alcanzada Sin instruccin Sin primario completo Con nivel superior al secundario Porcentaje

2. Caractersticas habitacionales de la Micro R egin:


Condicin habitacional Hogares con Necesidades Bsica Insatisfechas (NBI) Hogares con materiales no resistentes Porcentaje

3. Caractersticas de empleo de la Micro Regin:


Empleo por sector Sector pblico Sector privado Patrn Cuentapropista Familiar Porcentaje

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Lugar y fecha: F irma del presentante provincial. Aclaracin: .. Cargo: DNI:

ACOMPAAR ACTA DE APOYO A LA PROPUESTA DE INTERVENCIN FIRMADA POR LOS RESPECTIVOS GOBIERNOS LOCALES QUE INTEGRAN LAS MICRO REGIONES PROPUESTAS.

Manual de Procedimientos UCAR ANEXO III

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FICHA DE PRIORIZACIN DE MICRO REGIONES O PROYECTOS REGIONALES Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca (MAGyP) Unidad para el Cambio Rural (UCAR) Programa de Servicios Agrcolas Provinciales (PROSAP)

FICHA DE PRIORIZACIN DE MICRO REGIONES PROVINCIALES O PROYECTOS REGIONALES


1. Datos generales:

Provincia: Organismo presentante: Funcionarios Consultores que realizaron el trabajo:

2. Mapa provincial: (incorpore un mapa provincial donde se visualice la divisin poltica y la


localizacin de las principales ciudades y de las reas geogrficas de las Micro Regiones priorizadas)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Datos demogrficos, geogrficos y econmicos de la provincia:

Dato

Valor

Volumen

Ao

Fuente

Producto Bruto Geogrfico (PBG) Exportaciones totales Superficie provincial Poblacin total (2010) Poblacin rural Poblacin urbana N de pymes

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N de explotaciones agropecuarias Superficie total agropecuarias de las explotaciones

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Nivel de empleo total

4. Principales instituciones localizadas en la pr ovincia con impacto en el desarrollo de las actividades productivas: (enumere las asociaciones empresariales o de productores, instituciones
tcnicas o de investigacin nacionales o provinciales, sanitarias o de riego, pblicas de promocin de la actividad productiva, Universidades, etc.)

Institucin

Actividad

5. Principales polticas pblicas de apoyo al desarrollo productivo regional : (nombre del


programa o poltica, institucin ejecutora, objetivo, grado de avance o impacto relevado)

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6.

Listado de Micro Regiones seleccionadas por orden de prioridad para la provincia : (en

orden decreciente, la ms prioritaria en primer lugar)

Nombre de la Micro Regin

Zona geogrfica

N de actividades productivas de base agropecuaria

Volumen de produccin de las actividades de base agropecuaria identificadas

N de productores primarios involucrados

N de agroindustri as involucradas

N de institucione s tcnicas involucradas

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7.

Criterios que fundamental la priorizacin de las Micro Regiones propuestas: (explique brevemente los objetivos de poltica pblica provincial que fundamenten la eleccin de las Micro Regiones propuestas)

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Lugar y fecha: F irma del presentante provincial: Aclaracin: . Cargo: .. DNI:

ACOMPAAR ACTA DE APOYO A LA PROPUESTA DE INTERVENCIN FIRMADA POR LOS RESPECTIVOS GOBIERNOS LOCALES QUE INTEGRAN LAS MICRO REGIONES PROPUESTAS.

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B.6. F ORMULACIN , P RESENTACIN Y A PROBACIN DE I NICIATIVAS DE T RANSFERENCIA DE I NNOVACIN (ITI)


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la identificacin, for mulacin, preparacin y seleccin de las Iniciativas de Transferencia de Innovacin (ITI) a ser financiadas con recursos del PROSAP.

ALCANCE
Comprende el conjunto de actividades necesarias para la identificacin, formulacin, preparacin y seleccin de las Iniciativas de Transferencia de Innovacin (ITI) a ser financiadas con recursos del PROSAP, desde la identificacin de las iniciativas hasta la firma de los convenios respectivos, de acuerdo a las disposiciones del Convenio de Prstamo BIRF-7597-AR y el Reglamento Operativo del Proyecto.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Rendiciones y Pagos Competitividad.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Unidad Competitividad y ANR 4) Sector Competitividad 5) Unidad Asuntos Jurdicos Externos 1) Instituciones 2) Asociacin Ad Hoc 3) Organismo Financiador Internacional 4) Referente de Proyecto 5) Organismo Ejecutor

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6) Comit de Evaluacin de Iniciativas de Transferencia de Innovacin. 7) Unidad Ambiental y Social 8) Sector Mesa de Entradas 9) Administrador UEPEX

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6) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El monto de los recursos disponibles para el financiamiento de las Iniciativas de Transferencia de Innovacin debe estar definido en el POA anual del PROSAP. El Comit Tcnico de Evaluacin de ITI debe haber sido constituido por Resolucin del MAGyP. La cantidad de ejemplares de los Convenios a firmarse vara en funcin de los actores intervinientes.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) EL SECTOR COMPETITIVIDAD DEBE LLEVAR Y CONSERVAR TODOS LOS REGISTROS EN EL CUAL SE ARCHIVEN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIN, FORMULACIN, PREPARACIN Y SELECCIN DE LAS ITI. 2) APROBADO LA ITI, EL SECTOR COMPETITIVIDAD INFORMACIN EN EL MDULO ESPECFICO DE SIIG. DEBE CARGAR LA

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Sector Competitividad elabora los materiales y formularios y promociona las Iniciativas de Transferencias de Innovacin, los organismos provinciales y/o instituciones de investigacin y desarrollo las identificarn. El Sector Competitividad desarrolla las diferentes actividades de asistencia y capacitacin y las instituciones elaboran los Perfiles de Proyectos. La Asociacin Ad Hoc presenta las Iniciativas que luego sern remitidas al CEITI para que emita el Dictamen de Evaluacin. Al recibir el Dictamen, el Sector Competitividad remite las actuaciones al BIRF para la No Objecin al proyecto. Una vez recibida la No Objecin del organismo financiador, la Unidad Asuntos Jurdicos elabora el texto de la Disposicin de aprobacin de las ITIs y eleva a la firma del Coordinador Ejecutivo. Con la Disposicin firmada, se procede a la elaboracin de los Convenio Marco e Individual, que sern revisados por la Unidad Asuntos Jurdicos y firmados por el Coordinador Ejecutivo y la Asociacin Ad hoc en el primer caso y por el Coordinador Ejecutivo, la Asociacin Ad hoc y el Organismo Ejecutor en el caso del Convenio Individual.

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El Sector Competitividad archiva las copias de los Convenios y los carga en UEPEX, para que el Administrador UEPEX pueda cargar las Aperturas de Prstamo de los Proyectos.

PROCEDIMIENTO
1. 2. 3. Sector Competitividad: Elabora los materiales de difusin de acceso al beneficio y los formularios de presentacin. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Aprueba los materiales de difusin de acceso al beneficio y formularios de elaboracin. Sector Competitividad: Promociona y difunde las ITI en las Provincias con representantes provinciales, de los sectores productivos y del sector cientfico tecnolgico para dar a conocer las lneas de intervencin, sus objetivos, requisitos y condiciones para participar, entregando la documentacin necesaria para comenzar con las ITI. Provincia, Sector Productivo o Cientfico Tecnolgico: Identifica los sectores con desafos de competitividad, potenciales integrantes de ITI. Sector Mesa de Entradas: Recibe la comunicacin de Identificacin de potenciales ITI, y remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Archiva las comunicaciones y documentacin de identificacin de potenciales ITI. Procede a ponerse en contacto con el referente de la iniciativa, le enva el formulario de prese ntacin del proyecto y el modelo de formalizacin de la asociacin Ad hoc necesaria para la ejecucin de la iniciativa. Provincia, Sector Productivo o Cientfico Tecnolgico: Elabora y presenta el Perfil de Proyecto de ITI, empleando los formularios elabor ados por el Sector Competitividad a tal fin. Sector Mesa de Entradas: Recibe los Perfiles de Proyectos de ITI y remite al Sector Competitividad. Sector Competitividad: Revisa y evala la iniciativa. Remite la misma a la UAS para que analice los aspectos ambientales y sociales.

4. 5. 6.

7.

8. 9.

10. Unidad Ambiental y Social: Recibe los perfiles de proyectos de ITI y analiza que sean contemplados los factores ambientales y sociales. Una vez hechas las observaciones pertinentes se remiten al Sector Competitividad. 11. Sector Competitividad: Si se efectan observaciones, se emite la comunicacin correspondiente a la Provincia o al sector tecnolgico o productivo (regresa a Actividad N 7). De no efectuarse observaciones, contina en actividad n 14.

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12. Referente de Proyecto (Provincia, Sector Productivo o Sector CientficoTecnolgico): Formaliza la Asociacin Ad Hoc entre productores, Estado Provincial e Institucin de I&D vinculados al proyecto de ITI, mediante un estatuto a partir del modelo proporcionado por el Sector Competitivi dad. Procede a notificar a la UCAR el cumplimiento de la Formalizacin, remitiendo Nota y Estatuto. 13. Sector Mesa de Entradas: Recibe la notificacin del cumplimiento de la Formalizacin y remite al Sector Competitividad. 14. Sector Competitividad: Analiza las iniciativas, presta conformidad y remite al Responsable del rea de GPyP. 15. Responsable rea Gestin Programas y Proyectos: Analiza las iniciativas y de prestar conformidad remite al Jefe de la Unidad Competitividad y ANR. 16. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Eleva al Comit de Evaluacin los Formularios de Presentacin de Proyectos ITI completos. 17. Sector Mesa de Entradas: Remite la documentacin al Comit de Evaluacin. 18. CEITI: Evala la iniciativa, debiendo emitir el Dictamen de Evaluacin y Aprobacin de ITI. Si el Comit aprueba o bien efecta observaciones, en todos los casos remite documentacin al Sector Competitividad. 19. Sector Competitividad: Consolida la informacin, incluida el Acta del Comit con los resultados y eleva a la Unidad Competitividad y ANR . En caso de que el Comit hubiese efectuado observaciones, las analiza y de considerarlo necesario retorna a Actividad N 7. 20. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Confecciona la nota de solicitud de No Objecin, iniciala y remite al Responsable del AGPyP. 21. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Analiza la documentacin y eleva al Coordinador Ejecutivo para la solicitud de No Objecin. 22. Coordinador Ejecutivo: Remite solicitud de No Objecin al Organismo Financiador. 23. Sector Mesa de Entradas: Enva la Solicitud de No Objecin al OFI. 24. Organismo Financiador Internacional: Analiza y otorga No Objecin o bien solicita ampliacin a la informacin recibida. 25. Sector Mesa de Entradas: Recibe la No Objecin o solicitud de ampliaciones y remite al Sector Competitividad. 26. Sector Competitividad: a. En caso de solicitud de ampliaciones: Prepara y remite informacin adicional al organismo financiador (Retorna a Actividad N 19) dando

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participacin al referente del proyecto (provincia, o sector productivo o sector cientfico tecnolgico), en caso de corresponder. b. En caso de haberse otorgado la No Objecin, archiva la notificacin de No Objecin y comunica al Referente del Proyecto. Procede a elaborar el Convenio Marco y el/los Convenios Individuales para la ejecucin del proyecto. Inicializa los Convenios Marco e Individual y remite a la Unidad de Asuntos Jurdicos.

c.

27. Unidad Asuntos Jurdicos: Revisa y de no formular observaciones, se envan los Convenios al Responsable del rea de GPyP. y remite al Sector Competitividad. 28. Sector Competitividad: Remite, a travs del Sector Mesa de Entradas, a la Asociacin Ad Hoc y al Organismo Ejecutor. 29. Asociacin Ad Hoc: Firma y remite a la UCAR los Convenios firmados. 30. Organismos Ejecutores: Firman los Convenios Individuales y remiten un ejemplar de cada uno a la UCAR. 31. Sector Mesa de Entradas: Recibe los convenios firmados y remite al Sector Competitividad. 32. Sector competitividad: Eleva las copias firmadas al Coordinador Ejecutivo para su firma. 33. Coordinador Ejecutivo: Firma los Convenios de ejecucin y remite al Sector Competitividad. 34. Sector Competitividad: Archiva el ejemplar del Convenio Marco y del Convenio Individual. El otro ejemplar lo archiva Sector Mesa de Entradas en el Archivo General. Procede a disponer el inicio de las actividades de asistencia para la ejecucin del Proyecto de ITI. 35. Asociacin Ad Hoc: Designa el Representante de la Asociacin Ad Hoc para la coordinacin, administracin y control de las actividades del proyecto de ITI y de sus gastos, y comunica de tal designacin al Jefe del Sector Competitividad. 36. Sector Mesa de Entradas: Recibe la comunicacin de designacin de representante emitida por la Asociacin Ad Hoc y la remite al Sector Competitividad para su conocimiento y archivo. 37. Sector Competitividad: Archiva la comunicacin. Carga en UEPEX el Convenio y con la habilitacin del documento Convenio en UEPEX se genera el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. Con los Contratos suscriptos, remite POA de la Iniciativa al Administrador UEPEX (Gestin) para que proceda a la carga de las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto.

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38. Administrador UEPEX (Gestin): Carga en UEPEX las Aperturas de Prstamo UEPEX del Proyecto, notificando al Sector Competitividad la finalizacin de dicha carga. 39. Sector Competitividad: Realiza actividades de seguimiento y evaluacin del Proyecto de ITI.

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Procedimiento de formulacin, presentacin y aprobacin de Iniciativas de Transferencia de Innovacin (ITI)

rea Gestin de Programas y Proyectos


SCOMP Elabora materiales de difusin y formularios de Presentacin

CEITI

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Actores Externos

Jefe UCyANR Aprueba el material elaborado Prov./ S Productivo/ Cientfico Tecnolgico Identifica los sectores con desafos de competitividad

SCOMP Difunde las ITI, entregando la doc. necesaria para comenzar con las mismas

SCOMP Remite formularios de presentacin del proyecto y modelo de formalizacin de la asociacin Ad hoc

Prov./ S Productivo/ Cientfico Tecnolgico Elabora y presenta el Perfil de Proyecto de ITI

SCOMP Revisa y evala la iniciativa y remite a la UAS

UAS Verifica que los Proyectos ITI tenga en cuenta los aspectos ambientales y sociales y remite a SCOMP

Referente del Proyecto Formaliza la Asociacin Ad Hoc y notifica a la UCAR remitiendo Nota y Estatuto

Hay observaciones UAS/SCOMP

SI Comunica a la Prov./S Prod/ S. Tecnolgico

NO SCOMP Eleva el listado de Proyectos al R. AGPyP

R. AGPyP Analiza y presta conformidad a las Iniciativas. Remite a Jefe UCyANR

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Procedimiento de formulacin, presentacin y aprobacin de Iniciativas de Transferencia de Innovacin (ITI)

rea Gestin de Programas y Proyectos

CEITI

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Actores Externos

Jefe UCyANR Eleva al Comit Evaluador los Formularios de Presentacin de Proyectos ITI

Evala las iniciativas. Emite Dictamen de Evaluacin y aprobacin de ITI. Remite aprobacin u observaciones al SCOMP

SCOMP Hay observaciones

SI

NO S. Competitividad Consolida la informacin incluida en el Acta del Comit y los resultados y la eleva a la UCyANR

Comunica a la Prov./S Prod/ S. Tecnolgico

UCyANR Emite SNO, iniciala y la remite al R. AGPyP OFI Analiza la Solicitud y emite No Objecin o Solicitud de Ampliaciones de informacin

R. AGPyP Analiza la doc. y remite la SNO al CE

Remite SNO al OFI

SCOMP Analiza la respuesta del BIRF

Solicitud de Ampliacin

SI SCOMP Prepara informacin y remite al OFI

NO SCOMP Notifica la No Objecin al Referente del Proy

SCOMP Elabora CM y CI, los iniciala y remite a la UAJ

UAJ Revisa los Convenios y remite al SCOMP previo visto bueno del R. AGPyP

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Procedimiento de formulacin, presentacin y aprobacin de Iniciativas de Transferencia de Innovacin (ITI)

rea Gestin de Programas y Proyectos

CEITI

Coordinador Ejecutivo

Unidades de Staff

Actores Externos

SCOMP Remite Convenios a la Asoc. Ad Hoc y a los Organismo Ejecutor

Asoc. Ad Hoc Firma y remite los Convenios a la UCAR Organismo Ejecutor Firman los CI y remiten un ejemplar de cada uno a la UCAR

SCOMP Eleva copias forma de los Convenios al CE para su firma

Firma los Convenios de ejecucin y remite al SCOMP

SCOMP Archiva el ejemplar del CM y CI

SCOMP Dispone el inicio de actividades de asistencia para la ejecucin de Proyectos ITI

Asoc. Ad Hoc Designa a su representante y notifica al SCOMP

SCOMP Carga en UEPEX el Convenio

Administrador UEPEX Carga en UEPEX la Apertura de Prstamo UEPEX del Proyecto

SCOMP Realiza actividades de seguimiento y evaluacin del Proyecto de ITI

FIN

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B.7. R ENDICIN Y P AGOS DE ANR BID Y BIRF.


OBJETIVO
Describir el procedimiento estipulado para la rendicin y pago de Aportes No Reembolsables.

ALCANCE
Desde el proceso de rendicin de gastos elegibles, por parte del B eneficiario del ANR, el efectivo pago y confirmacin del mismo por parte del beneficiario.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Seleccin de Proyectos del Sector Privado ( Propuestas de Inversin) para Otorgamiento de Aportes no Reembolsables (ANR-BIRF) Seleccin de Proyectos del Sector Privado (Propuestas de Inversin) para Otorgamiento de Aportes No Reembolsables (ANR-BID).

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Anticipos y Rendiciones al Organismo Financiador.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Cuentas a Pagar 2) Sector Tesorera 3) Sector ANR 4) Unidad Finanzas 5) Unidad Contabilidad 6) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Beneficiario de ANR 2) Patrocinador ANR 3) Revisor Externo (slo PIE y ANR BID) 4) Organismo Financiador

REFERENCIAS
Manual de Operaciones Planes de Negocios BIRF Manual de Operaciones de Planes de Negocios BID

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe estar firmado el contrato regulatorio entre el beneficiario y la UCAR. Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA correspond iente a los Proyectos Privados. Los gastos debern ser elegibles segn lo establecido en las Bases de la Operatoria y el Contrato de Prstamo. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiador.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) RENDICIN DE GASTOS 2) LEGAJO DE PAGO 3) AUTORIZACIN DE PAGO

PROCEDIMIENTO
1. Beneficiario de ANR: Realiza gastos elegibles en el marco del Plan de Negocios o de la propuesta de Inversin intra o extra predial. 2. Representante Provincial: Confecciona la Rendicin de Gastos que incluye el informe tcnico de avance, la auditora tcnica en campo y la documentacin de respaldo, as como la constancia de CBU emitida por el Banco y CUIT de los beneficiarios, gestiona la firma por parte de aquellos. 3. Sector ANR: Recibe la Rendicin de Gastos con la documentacin de respaldo para su verificacin y aprobacin. En caso de efectuar observaciones retorna a Actividad N 2. Aprobada la rendicin, carga la factura en UEPEX y remite al Sector Cuentas a Pagar en el caso de las rendiciones de proyectos de inversin intrapredial (Contina en actividad N 6). Para el caso de las inversiones extraprediales sern remitidos a una Unidad de Revisin Externa (Contina en la actividad N 4). 4. Revisin Externa: Revisa formal e impositivamente documentacin de respaldo y remite al Sector ANR. la rendicin y la

5. Sector ANR: Recibe y revisa la documentacin de respaldo. La documentacin original intervenida es remitida al Beneficiario, conservando una copia de la misma. Enva Memo de Rendicin al Sector Cuentas a Pagar. 6. Sector Cuentas a Pagar: Recibe por Memo la Rendicin de Gastos y procede a su revisin, controlando la documentacin respaldatoria, si hay observaciones retorna a Actividad N 3. Cumplido habilita la factura en UEPEX y remi te por Memo al Sector Tesorera.

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7. Sector Tesorera: Verifica que la factura del gasto est habilitada en UEPEX Que tenga la firma de quien la confeccion Verifica datos bancarios Verifica la documentacin Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, las mismas se comunican al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas (Retorna a Actividad N 6). Si las verificaciones fueron satisfactorias, se contina con la liquidacin y registracin: Selecciona el medio de pago y habilita la Autorizacin de Pago en UEPEX. Se emite el Cheque o se elabora la Nota de Transferencia Bancaria al beneficiario verificando que CBU y CUIT correspondan al beneficiario. Se imprime la Autorizacin de Pago y firma en el casillero de responsable de registro (Res. Registro). Cumplido pasa a la Unidad Finanzas. 8. Unidad de Finanzas: El Jefe de la Unidad, firma la AP en responsable administrativo y pasa a la Unidad Contabilidad. 9. Unidad Contabilidad: El Jefe de la Unidad, firma la AP coordinador general del programa y realiza la primer a firma de la nota bancaria o cheque y pasa al Responsable del rea de AFyC. 10. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Firma la nota bancaria o cheque y pasa al Sector Tesorera. 11. Sector Tesorera: Controla las firmas. En el caso de transferencias bancarias enva al Banco, quedando a la espera de los comprobantes bancarios sellados por la entidad bancaria. Recibida la nota bancaria sellada informa mediante correo electrnico al Sector ANR. Si el pago se ha efectivizado mediante cheque queda a la espera del recibo firmado por el Beneficiario. 12. Sector ANR: Tramita la obtencin del recibo por parte del beneficiario del pago y remite al Sector Tesorera. 13. Sector Tesorera: Con los comprobantes bancarios o los recibos, completa el Legajo de Pago. Cambia la etapa de todas las AP de cada legajo completo en el Sistema UEPEX a con recibo . Cumplido, pasa al Sector Mesa de Entradas. 14. Sector Mesa de Entradas: Digitaliza la documentacin, ingresa al SIIG y archiva la documentacin.

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OBSERVACIONES:
La Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores rene todas las AP del Sistema UEPEX que posean etapa Con Recibo para su inclusin en el prximo desembolso a rendir al Organismo Financiador, este proceso se regula a travs del Procedimiento Solicitud de Desembolsos y Rendicin de Gastos a los OFI.

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Procedimiento de Rendicin y Pagos de ANR BID y BIRF
Actor Externo Sector ANR rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

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Beneficiario ANR Realiza gastos elegibles

Rte. Prov. Confecciona la Rendicin de Gastos y gestiona la firma de los Beneficiarios

Recibe y verifica la Rendicin de Gastos

SI

Hay Observaciones

NO Aprueba la Rendicin y carga la Factura en UEPEX SI

Unidad de Revisin Externa Revisa formal e impositivamente la Rendicin de Gastos

NO

Es una inversin intrapredial

SI

Revisa la doc. de respaldo y remite la doc. intervenida al Beneficiario. Enva Memo de Rendicin al SCaP

SCaP Recibe Memo y revisa la doc. respaldatoria

Hay Observaciones

NO SCaP Habilita la Factura en UEPEX y remite por Memo al STE

SI

STE Verifica la doc. recibida

Hay Observaciones NO STE Procede a la liquidacin y registracin del pago

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Procedimiento de Rendicin y Pagos de ANR BID y BIRF


Actor Externo Sector ANR rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Jefe UFI Firma la AP

Jefe UCONTAB Firma la AP y la Nota Bancaria o el cheque

R. AAFyC Firma la Nota Bancaria o cheque

Tramita la obtencin del recibo por parte del beneficiario del pago

STE Controla las firmas. Y solicita los comprobantes bancarios en el caso de una transferencia.

STE Completa el Legajo de Pagos con los comprobantes correspondientes

STE Registra el movimiento en UEPEX

FIN

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B.8. R ENDICIONES Y P AGO C OMPETITIVIDAD .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento establecido para la rendicin y pago de Iniciativas de Desarrollo de Cluster, Iniciativas de Transferencias de Innovacin e Iniciativas de Desarrollo Regional.

ALCANCE
Desde el proceso de rendicin de gastos elegibles h asta la firma de la Autorizacin de Pago, el efectivo pago y confirmacin del mismo por parte del beneficiario.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de otorgamiento de Iniciativas de Desarrollo de Clster. Procedimientos de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de otorgamiento de Proyectos de Iniciativas de Desarrollo Regional. Procedimientos de Formulacin, Presentacin y Aprobacin de otorgamiento de Iniciativas de Transferencia de Innovacin.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Fondos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financieros.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Competitividad 2) Unidad Competitividad y ANR 3) Sector Tesorera 4) Sector Cuentas a Pagar 5) Unidad Finanzas 6) Unidad Contabilidad 7) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Organismo Ejecutor 2) Asociacin Promotora. Ad Hoc Entidad

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Programa debe contar con un Plan de Mejora Competitiva (IDC), un Proyecto de Trasferencia de Innovacin (ITI) o un Plan de Desarrollo y Mejora Competitiva (IDR) aprobado por disposicin del Coordinador Ejecutivo. Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA del Programa. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiador. El Sector Competitividad deber enviar con el memo en cada Solicitud de Pago, adems de la documentacin requerida, Nmero de Contrato UEPEX, Prstamo, insumos, datos de cuenta bancaria y constancia de CBU emitida por el Banco .

PROCEDIMIENTO
1. Sector Competitividad: Carga en UEPEX los contratos correspondientes a cada proyecto y organismo ejecutor de PMC, PDMC o ITI aprobado por disposicin del Coordinador Ejecutivo. Organismo Ejecutor: Realiza adquisiciones de acuerdo a los gastos elegibles establecidos en el Convenio aprobado por el Programa. Controla la documentacin respaldatoria de los gastos efectuados, confecciona la Rendicin de Gastos (RG) que incluye la constancia de CBU emitida por el Banco en cada pago, informe contable, informe tcnico, factura- en caso de honorarios tambin debe remitir el comprobante de pago de monotributo del mes correspondiente- y la eleva a la Asociacin Ad Hoc o marco institucional representativo del Cluster o Regin para su validacin. Asociacin Ad Hoc Marco Institucional representativo del Cluster o Regin (MIRCR): Verifica y valida la Rendicin de Gastos (RG) y eleva a la UCAR solicitando su pago. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Rendicin de Gastos y remite al Sector Competitividad para su verificacin. Sector Competitividad: Controla documentacin, verifica la prevencin en UEPEX de recursos para afrontar el gasto. Enva por memo a la Unidad Competitividad y ANR. Unidad Competitividad y ANR: Revisa la documentacin y remite Memo al Sector Cuentas a Pagar. Sector Cuentas a Pagar: Revisa la integridad de la documentacin de respaldo rendida por la Asociacin Ad Hoc o marco institucional representativo del Cluster o Regin (Facturas, Recibos, Fechas, Fechas de impresin de talonarios, Fechas de CAI, Importes, Remitos, datos bancarios para la

2.

3.

4. 5.

6. 7.

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transferencia, etc.) y hace una primera revisin en UEPEX para ver si hay saldo en el contrato para los insumos correspondientes. Si hay observaciones, remite a la Unidad Competitividad y ANR (Retorna a Actividad N 6). En caso de estar todo en correctas condiciones, carga la factura a UEPEX, habilita e imprime la factura de gastos (FG) para su remisin al Sector Tesorera. 8. Sector Tesorera: Verifica que la factura del gasto est habilitada en UEPEX Que tenga la firma de quien la confeccion Verifica datos bancarios Verifica la documentacin Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, las mismas se comunican al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas (Retorna a Actividad N 7). Si las verificaciones fueron satisfactorias, contina con la liquidacin y registracin: Selecciona el medio de pago y habilita la Autorizacin de Pago en UEPEX. Emite el Cheque o elabora la Nota de Transferencia Bancaria al Organismo Ejecutor o proveedor segn requiera la solicitud de pago . Imprime la Autorizacin de Pago y firma en el casillero d e responsable de registro (Res. Registro) . Se cancelan las facturas con un sello de PAGADO Cumplido pasa a la Unidad Finanzas. 9. Jefe Unidad Finanzas: Firma la AP en responsable administrativo y pasa a la Unidad Contabilidad.

10. Jefe Unidad Contabilidad: Firma la AP coordinador general del programa y realiza la primer firma de la nota bancaria o cheque y pasa al Responsable del rea AFyC. 11. Responsable rea AFyC o firma autorizada: Firma la nota bancaria o cheque y pasa al Sector Tesorera. 12. Sector Tesorera: Controla las firmas y enva al Banco quedando a la espera de los comprobantes bancarios con el sello de la entidad bancaria para adjuntarlos al legajo de pago, carga la fecha de retiro de pago en UEPEX (esto habilita que la Unidad de Desembolsos pueda efectuar la rendicin del gasto al OFI) y remite el legajo de Pago al Sector Mesa de Entradas (SME). 13. Sector Mesa de Entradas: Digitaliza la documentacin, documentacin al SIIG y archiva la documentacin. ingresa la

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Procedimientos de Rendicin y Pagos Competitividad


Unidad Competitividad y ANR Asociacin Ad Hoc Organismo Ejecutor MIRCR rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

SCOMP Carga en UEPEX los Contratos de PMC, PDM o ITI

Realiza adquisiciones de acuerdo a los gastos elegibles establecidos en el Convenio del Programa Confecciona la Rendicin de Gastos y a la Asoc. Ad Hoc o MIRCR Verifica y valida la RG, solicitando su pago a la UCAR

SCOMP Controla la doc. y verifica la prevencin de recursos en UEPEX. SCaP Revisa la doc. y verifica en UEPEX si hay saldo en el contrato para los insumos correspondientes

UCyANR Revisa la doc. y emite Memo al SCaP

SI

Hay Observaciones NO SCaP Carga la factura a UEPEX. Imprime la FG y remite al STE

SI

STE Verifica que la FG est habilitada en UEPEX

Hay Observaciones

STE Liquida y Habilita el Pago en UEPEX.

Jefe UFI Firma la AP y remite a la UCONTAB

Jefe UCONTAB Firma la AP y la Nota Bancaria o cheque y remite al R. AGPyP

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Procedimientos de Rendicin y Pagos Competitividad


Unidad Competitividad y ANR Asociacin Ad Hoc Organismo Ejecutor MIRCR rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

R. AAFyC Firma la Nota Bancaria o Cheque y remite al STE

STE Recibe la doc., controla firmas y enva al Banco

STE Carga en UEPEX la fecha de retiro de Pago

STE Ajunta comprobante bancario al Legajo de Pago y lo remite al SME para su archivo

FIN

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B.9. P ROCEDIMIENTO DE C AMBIO DE P ARI P ASSU


OBJETIVO
Detallar el procedimiento estipulado para modificar los porcentajes del Pari Passu para un Proyecto determinado a pedido de la Provincia o de la UCAR, siempre que esto no implique una modificacin a la matriz de prstamo.

ALCANCE
El presente procedimiento comprende el conjunto de actividades necesarias para la modificacin del Pari Passu por Proyecto a pedido de la Provincia , siempre y cuando no se modifique en el proceso los montos totales de la matriz.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Unidades Ejecutoras Provinciales de los distintos Programas o Proyectos. 2) Coordinador Ejecutivo. 3) rea Gestin de Programas y Proyectos. 4) Unidad Asuntos Jurdicos. 5) rea Control de Gestin. 6) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Organismos Financiadores 2) Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales

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REFERENCIAS
Convenios Marco. Informes del rea Control de Gestin, Unidad Control Presupuestario y Operativo: Informe Ejecucin de la Matriz y saldos remanentes, situacin de cada jurisdiccin en cuanto al marco legal (ley de endeudamiento, CMPS, Anexos, etc.), ejecucin de los proyectos vs CMPS y Anexos, seguimiento del Pari Passu (por ejecucin y por justificaciones), etc.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Se debe constatar la disponibilidad de saldos remanentes no comprometidos de la Matriz de Prstamo, para cubrir el eventual impacto de la modificacin propiciada. En caso de que el cambio de Pari Passu traiga aparejado mayor endeudamiento por parte de la Provincia, se debe analizar que no exceda los lmites establecidos en la Ley Provincial de Endeudamiento y que est contemplado en la Autorizacin de Endeudamiento Provincial. Se debe verificar si la modificacin del Pari Passu se encuadra dentro de las condiciones estipuladas y el monto establecido en el Convenio Marco de Prstamo Subsidiario oportunamente suscripto con la jurisdiccin.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) APNDICES A Y B DE CONVENIOS DE PRSTAMOS PARA PROSAP, O SU SIMILAR PARA EL RESTO DE LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO PRODUCTIVO (PREPARADOS POR REA DE GESTIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS)

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Ejecutor solicita una modificacin en el Pari Passu establecido y enva mediante Nota la solicitud a la UCAR. El rea Gestin de Programas y Proyectos -con informacin proveniente del rea Control de Gestin-, verifica los fondos disponibles y el impacto en la programacin del ao en curso. Aprobado el pedido, el Coordinador Ejecutivo emite la Solicitud de No Objecin. Obtenida la No Objecin del OFI, la Unidad Asuntos Jurdicos evala si es necesario realizar modificaciones al Convenio Marco. De ser un trmite viable, gestiona las modificaciones por expediente va tramite MAGyP. Suscripto el Convenio por ambas partes, MAGyP y Ejecutor; se notifica a este ltimo para que reprograme el POA.

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PROCEDIMIENTO

1. Ejecutor: Enva Nota a la UCAR, solicitando aprobacin del cambio de Pari Passu, detallando categora del gasto, modificacin porcentual de los financiamientos y justificacin. 2. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Nota y remite al rea Gestin de Programas y Proyectos. 3. rea Gestin de Programas y Proyectos: Evala las posibilidades de acceder al pedido y solicita en caso afirmativo al rea de Control de Gestin los saldos disponibles en las fuentes de financiamiento. 4. Unidad Control Presupuestario y Operativo: Revisa la solicitud de modificacin contrastndola con la Matriz de Prstamo y el Presupuesto. En caso de encontrar una observacin, devuelve al rea Gestin de Programas y Proyectos para que sta notifique al Ejecutor las observaciones del pedido (retorna a la Actividad N 3). En caso contrario, eleva al CE para su aprobacin. 5. Coordinador Ejecutivo: Recepcin del pedido de modificacin del Pari Passu, en caso de autorizar, emite la Solicitud de No Objecin al OFI. 6. Organismo Financiador: Comunica respuesta a la Solicitud de No Objecin para la modificacin del Pari Passu. 7. Sector Mesa de Entradas. Recibe la comunicacin emitida por OFI, y enva al rea Gestin de Programas y Proyectos. 8. rea Gestin de Programas y Proyectos: Si el OFI formulara comentarios u observaciones, el rea responde en funcin de los mismos (retorna a la Actividad N 3). Si, en cambio otorga la No Objecin, el rea revisa, modifica y adjunta los Anexos A, B y C para el PROSAP, o su equivalente en caso del resto de los Programas de Desarrollo Productivo y enva a la Unidad Asuntos Jurdicos. 9. Unidad Asuntos Jurdicos: Analiza si este cambio del Pari Passu requiere otras acciones (como por ejemplo modificacin de la Ley Provincial o autorizacin por mayor Endeudamiento, Modificacin del Convenio Marco de Prstamo Subsidiario). Luego de modificar el/los Convenios de Prstamo Subsidiario anexos, enva al rea Control de Gestin. 10. Unidad Control Presupuestario y Operativo: Revisa las modificaciones realizadas por la UAJ e incorpora los nuevos presupuestos de los proyectos con cambio de Pari Passu en la matriz de seguimiento del prstamo, las categoras de gastos, fuentes de financiamiento y dems temas de su incumbencia. Cumplido pasa a la Unidad Asuntos Jurdicos. 11. Unidad Asuntos Jurdicos: Tramita la firma, como regla general, por expediente va MAGyP. Suscripto el Convenio por el MAGyP, enva al Ejecutor para su firma.

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12. Sector Mesa de Entradas: Remite Convenio firmado por el MAGyP al Ejecutor. 13. Ejecutor: Firma Convenio por duplicado y enva a la UCAR. 14. Sector Mesa de Entradas: Recibe la documentacin y procede a su distribucin.

ORIGINALES 1 al Ejecutor 1 para la DNPOIC

COPIAS 1 para el OFI 1 al rea Gestin de Programas y Proyectos 1 al rea Control de Gestin 1 al rea Desarrollo Institucional 1 al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 1 al rea Adquisiciones y Contratacion es

15. Ejecutor: Recibida la notificacin contina con Replanificacin del POA del Programa o Proyecto.

el

Procedimiento

de

16. Sector Mesa de Entradas: Recibe notificacin del Ejecutor.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
Junto con el pedido de modificacin del Pari Passu, el Ejecutor debe enviar una reprogramacin (extra-UEPEX) para el ao en curso y para los subsiguientes (hasta la finalizacin del proyecto): una curva de inversin que re fleje el impacto del cambio de Pari Passu, para poder evaluar las cuestiones presupuestarias y financieras. Una vez que se aprueba y firma toda la documentacin, el Ejecutor est en condiciones de reprogramar formalmente su POA en UEPEX. El rea Gestin de Programas y Proyectos con la No objecin solicita al Ejecutor para que proceda a la modificacin formal del POA en UEPEX.

EXCEPCIONES
En el caso de los Programas o Proyectos de la Unidad Desarrollo Productivo, al solicitar la modificacin del Pari Passu se debe recurrir necesariamente al Procedimiento de Reasignacin de la Matriz de Prstamos. Dentro del PRODEAR no existen los proyectos, por tanto no se realiza gestin por convenios o anexos; por lo tanto, no poseen Pari Passu. Los originales se envan al MAGyP, al Ejecutor, y a la DNPOIC y una copia al Banco Financiador.

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Procedimiento de Cambio de Pari Passu


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos
Evala la posibilidad de acceder al pedido

Unidad Control Presupuestario y Operativo

Coordinador Ejecutivo

Unidad Asuntos Jurdicos

Ejecutor Emite Nota de Solicitud de aprobacin de cambio de Pari Passu

NO

Es aprobado

SI Solicita al ACG los saldos disponibles en las fuentes de financiamiento Contrasta la Solicitud de modificacin con La Matriz de Prstamos y el Presupuesto

SI

Hay observaciones

NO Analiza y aprueba el pedido. Emite la SON para la modificacin del Pari Passu al OFI

OFI Comunica respuesta a la SNO

Recibe la Comunicacin del OFI

SI Responde a las observaciones del OFI

Hay observaciones NO Revisa, modifica y adjunta los Anexos correspondientes y remite a UAJ De ser necesario modifica los Convenios de Prstamo Subsidiario Anexos y remite al ACG

UCPyO Incorpora los nuevos presupuestos de los Proyectos con camio de Pari Passu Ejecutor Firma el Convenio y enva a la UCAR

Tramita la firma por expediente va MAGyP

Suscripto el Convenio por el MAGyP, lo remite al Ejecutor para su firma

SME Recibe Doc. y procede a su distribucin

Ejecutor Recibe un ejemplar del Convenio Contina en Proc. de replanificacin del POA de PyP FIN

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C- CONTRATOS

C.1. E JECUCIN DE C ONTRATOS DE O BRAS -PROSAP


OBJETIVO
Describir el procedimiento para el control del cumplimiento de contratos celebrados con adjudicatarios de obras en el marco del Programa PROSAP.

ALCANCE
Desde la firma del contrato con el adjudicatario hasta la finalizacin del mismo. Este procedimiento no aplica para la ejecucin de Obras Menores dentro del PROSAP.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Presentacin, Seleccin, Formulacin y Aprobac in de Proyectos Pblicos Nacionales y Provinciales- PROSAP. Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (segn monto y mtodo que haya correspondido).

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Modificacin de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP. Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin de Programas y Proyectos 2) Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP y sectores correspondientes 3) Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores 4) Sector Tesorera. 5) Unidad Ambiental y Social 6) rea Adquisiciones y Contrataciones (en caso de reajuste de precios) Externos 1) Adjudicatario 2) Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario 3) Organismo Financiador 4) Unidad Ejecutora de Proyectos

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe estar firmado el contrato de obra con el Adjudicatario . Debe estar firmada el Acta de Inicio de Obra y el Acta de Inicio sobre Aspectos Ambientales y Sociales. Los certificados hasta U$S 50.000 son autorizados por el Jefe de la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP. Los certificados que superen los U$S 50.000 son autorizados y enviados por el Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) La Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP debe registrar en SIIG los certificados de obras en mdulo Gestin de Obras .

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO


La empresa adjudicataria entrega el certificado de obra junto con la documentacin ambiental y social que corresponda a la UEP quien, de autorizar el certificado, genera en UEPEX la solicitud de anticipo de fondos y enva a la Entidad de Enlace o EPDA, para que firme el certificado y remita a la UCAR. Recibida la documentacin por la UCAR, el rea de Gestin de Programas y Proyectos, la Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP y el Sector dependiente que intervenga segn el tipo de obra y monto, son quienes analizan, autorizan y habilitan las certificaciones. Cumplido, envan a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores para que autorice el anticipo de fondos y el Sector Tesorera pueda efectuar las transferencias necesarias.

PROCEDIMIENTO

1. Empresa Adjudicataria: Entrega el Certificado de Obra al Ejecutor, con las garantas y seguros que correspondan. 2. Unidad Ejecutora de Proyectos: Recibe el Certificado de Obra (CO) y la documentacin ambiental y social adjunta requerida por el plieg o y lo remite a la EE o EPDA. 3. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: a. Firma el Certificado de Obra. Remite a la UCAR el certificado de Obra y la Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF) firmada.

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b. Autoriza, genera y firma la Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF) por ese monto en UEPEX. 4. Sector Mesa de Entradas: Recibe el Certificado de Obra y remite a la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP. 5. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Recibe la documentacin, analiza y enva al Sector correspondiente. En los casos de certificados que, de acuerdo a lo establecido en las Especificaciones Ambientales de los pliegos, requieran la presentacin de documentacin relativa al cumplimiento de requerimientos ambientales y/o sociales, se deber dar intervencin a la Unidad Ambiental y Social (UAS) a fin de verificar su cumplimiento. 6. Sector correspondiente/Unidad Infraestructura y Servicios -PROSAP: Verifica el Certificado de Obras (CO) de acuerdo al pliego de licitacin, de estar todo correcto, autoriza el certificado, cambia la etapa en UEPEX de la Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF) y si las certificaciones no superan los 50.000 dlares, la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP remite al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC). En caso de superar los 50.000 dlares, se remite al Responsable del AGPyP, y es este quien valida y remite al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC). (Contina en Actividad N 14). En caso de no autorizar el certificado, remite nuevamente a la Entidad de Enlace o EPDA. 7. Sector Mesa de Entradas: Remite el certificado sin autorizar a la EE/EPDA. 8. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: Remite la comunicacin a la UEP. 9. Unidad Ejecutora de Proyecto: Analiza las observaciones, rectifica el Certificado de Obra y enva a la Entidad de Enlace (EE)/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario (EPDA). 10. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: Firma el certificado y remite a la UCAR. 11. Sector Mesa de Entradas: Recibe la documentacin y remite a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP. 12. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Revisa en trminos generales y remite al Sector correspondiente dentro de la unidad. En caso que no se haya autorizado el certificado por incumplimiento de las Especificaciones Ambientales y Sociales del pliego, se dar nuevamente intervencin a la Unidad Ambiental y Social para su verificacin. 13. Sector correspondiente/Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Analiza el Certificado de Obra (CO) con las rectificaciones sugeridas, aprueba, habilita en UEPEX y si las certificaciones no superan los 50.000 dlares, la U nidad de Infraestructura y Servicios PROSAP remite al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC). En caso de superar los 50.000 dlares, se remite al

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Responsable del AGPyP, y es este quien valida y remite al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC). 14. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Verifica formalmente los Certificados de Obra (CO) y la respectiva documentacin para poder dar curso al Anticipo de Fondos que oportunamente solicita cada provincia y de estar todo en correctas condiciones autoriza los Certificados de Obra y remite al Sector Tesorera (ST). 15. Sector Tesorera: Procede a efectuar la transferencia de los fondos a las provincias.

EXCEPCIONES AJUSTE DE PRECIOS


El ajuste de precios puede originarse por las siguientes causas: 1) Redeterminaciones de costos de obras previstas en los contratos. 2) Incremento por coeficientes de ajuste previstos en los contratos. 3) Ajuste de precio por causas de fuerza mayor o imprevistos y, por lo tanto, no contemplados en el Contrato. El procedimiento no comprende las ampliaciones de contratos por actividades adicionales o modificacin de especificaciones tcnicas o TDR.

PROCEDIMIENTO EN CASO DE AJUSTE DE PRECIOS


1. Empresa Adjudicataria: Presenta Certificado de Ajuste de Precios (CAP) al ejecutor con las garantas y seguros que correspondan. 2. Unidad Ejecutora de Proyectos: Recibe el Certificado de Ajuste de Precios (CAP), carga en el mdulo de Gestin de Obras del SIIG, autoriza, firma y enva a la Entidad de Enlace (EE) o EPDA. El certificado de ajuste de precios debe ser remitido a la Entidad de Enlace con las firmas del contratista y contratante. 3. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: Enva a la UCAR el Certificado de Ajuste de Precios (CAP). 4. Sector Mesa de Entradas: Recibe el Certificado y remite a la Unidad de Infraestructura y Servicios-PROSAP. 5. Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP: Revisa el Certificado de Ajuste de Precios y remite al Sector correspondiente de la Unidad segn el tipo de proyecto u obra. 6. Sector correspondiente/Unidad de Infraestructura y Servicios - PROSAP: Revisa, otorga visto bueno y si las certificaciones no superan los 50.000 dlares, la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP remite al Responsable del rea de Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). En caso de superar los 50.000

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dlares, se remite al Responsable del AGPyP, y es este quien valida y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. En caso de no otorgar el visto bueno, informa mediante nota firmada por el Jefe de Sector y el Jefe de la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP a la Entidad de Enlace (EE)/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario (EPDA). 7. Responsable del rea Adquisiciones y Contrataciones: Si considera correcta la solicitud de ajuste de precios, informa a la Entidad de Enlace/ EPDA que es procedente el pedido. Asimismo, adiciona al contrato registrado en UEPEX los datos necesarios para que el Ejecutor pueda generar la Solicitud correspondiente en el sistema UEPEX. En caso de no conside rar procedente el pedido, el responsable del rea comunica de tal situacin a la EE/EPDA e informa a la Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP. 8. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: Remiten comunicacin a la UEP. 9. Unidad Ejecutora de Proyectos: Emite Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF), registra en UEPEX, firma el Certificado de Ajuste (CAP) junto con la solicitud y remite a la Entidad de Enlace (EE). 10. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: Firma la Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF) y el Certificado de Ajuste (CAP) y remite a la UCAR. 11. Sector Mesa de Entradas: Recibe documentacin y remite a la Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP. 12. Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP: Revisa en trminos generales la documentacin y remite al Sector correspondiente. 13. Sector correspondiente/Unidad Infraestructura y Servicios - PROSAP: Habilita en UEPEX y si las certificaciones no superan los 50.000 dlares, la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP remite documentacin al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC). En caso de superar los 50.000 dlares, se remite al Responsable del AGPyP, y es este quien valida y remite al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC). 14. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Verifica formalmente los Certificados de Ajuste (CAP) y la respectiva documentacin para poder dar curso al anticipo de fondos que oportunamente solicita cada provincia y de estar todo en correctas condiciones autoriza los certificados y remite al Sector Tesorera (ST). 15. Sector Tesorera: Procede a efectuar la transferencia de los fondos a las provincias.

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PROCEDIMIENTO EN CASO DE SOLICITUD DE ANTICIPOS FINANCIEROS


1. Empresa Adjudicataria: La empresa puede solicitar a la Unidad Ejecutora de Proyectos (UEP) un Anticipo Financiero por el 10% del monto del contrato, para lo cual debe presentar la pliza segn pliego. 2. Unidad Ejecutora de Proyectos: Eleva la solicitud a la Entidad de Enlace (EE)/ EPDA. 3. Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Sector Agropecuario: Eleva la solicitud a la Unidad de Infraestructura y Servicio-PROSAP. 4. Unidad de Infraestructura y Servicio-PROSAP: Verifica la documentacin de respaldo de la solicitud de anticipo y la elegibilidad de los gastos para su imputacin. De ser necesario, se solicita a la UEP, a travs de la EE/EPDA la subsanacin del documento. (Retorna a Actividad N 3) 5. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Verifica formalmente la Solicitud de Anticipo Financiero (AF) y la respectiva documentacin para poder dar curso al Anticipo de Fondos que oportunamente solicitado, de estar todo en correctas condiciones autoriza la Solicitud AF y remite al Sector Tesorera (ST). 6. Sector Tesorera: Procede a efectuar la transferencia de los fondos a las provincias.

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Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras PROSAP
Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin Finanzas y Contabilidad

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Empresa Adjudicataria Entrega el CO al Ejecutor

UEP Recibe CO y la doc. ambiental y social requerida por el pliego y lo remite a la EE o EPDA

EE o EPDA Firma CO y remite a UCAR SAF firmada EE o EPDA Autoriza, genera y firma la SAF por ese monto en UEPEX

UIySPROSAP Verifica el CO y de acuerdo al pliego de licitacin

Autoriza el CO NO SI

Sector/UIySPROSAP Remite observaciones a la EE o EPDA

Sector/UIySPROSAP Habilita SAF en UEPEX y remite al AAFyC

EE o EPDA Remite la comunicacin a la UEP

SI

El CO supera los U$S50000

NO

UEP Analiza las observaciones, rectifica el CO y remite a la EE o EPDA

UIySPROSAP Remite al AAFyC previo visto bueno del R. AGPyP

UIySPROSAP Remite al AAFyC

EE Firma el CO y lo remite a UCAR

UIySPROSAP Analiza doc. De ser necesario, da intervencin a UAS. Remite al Sector Correspondiente Sector/UIySPROSAP Analiza CO, Aprueba y habilita en UEPEX

SI

El CO supera los U$S50000

NO

UIySPROSAP Remite al AAFyC previo visto bueno del R. AGPyP

UIySPROSAP Remite al AAFyC

UDCyS Verifica y autoriza CO. Remite a STE

STE Transfiere fondos a las provincias

FIN

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Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras PROSAP / Ajuste de Precios


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Administracin Finanzas y Contabilidad

Empresa Adjudicataria Entrega el CAP

UEP Recibe CAP, autoriza, firma y remite a EE o EPDA EE o EPDA Remite CAP a la UCAR UIySPROSAP Revisa CAP y remite al Sector Correspondiente

Sector/UIySPROSAP Revisa CAP

NO

Otorga visto bueno al CAP

SI

Sector/UIySPROSAP Informa por Nota a EE o EPDA

Sector/UIySPROSAP Remite al Responsable de AAyC

SI

El CAP supera los U$S50000

NO

Sector/UIySPROSAP Remite a aprobacin del R. AGPyP y ste al AAyC

UIySPROSAP Remite al AAyC

R. AAyC Analiza la solicitud de ajuste de precios

SI

Aprueba la solicitud

NO

R. AAyC Informa a EE o EPDA. Carga datos del contrato en UEPEX

R. AAyC Informa a la EE/EPDA y a UIySPROSAP

EE o EPDA Remite comunicacin a la UEP

UEP Emite SAF, registra en UPEX, firma CAP y remite a la EE o EPDA

EE o EPDA Firma SAF y CAP y remite a la UCAR

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Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras PROSAP /Ajuste de Precios


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Administracin Finanzas y Contabilidad

UIySPROSAP Revisa en trminos generales la doc. y remite al Sector correspondiente

SI

El CAP supera los U$S50000

NO

Sector/UIySPROSAP Habilita en UEPEX. Remite a aprobacin del R. AGPyP y ste al AAyC

Sector/UIySPROSAP Habilita en UEPEX. Remite al AAyC

UDCyS Verifica y autoriza CAP y doc. adjunta. Remite a STE

STE Transfiere fondos a las provincias

FIN

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Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras PROSAP /Solicitud de Anticipos Financieros


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin Finanzas y Contabilidad

Empresa Adjudicataria Solicita a la UEP un Anticipo Financiero

UEP Eleva Solicitud a la EE o EPDA

EE o EPDA Eleva Solicitud a la UIySPROSAP

UIySPROSAP Verifica la doc. de respaldo de la Solicitud de Anticipo y la elegibilidad de los gastos para su imputacin

SI

Hay NO observaciones

Verifica y autoriza formalmente la SAF. Remite al STE

STE Transfiere los fondos a las provincias.

FIN

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C.2. S EGUIMIENTO Y C UMPLIMIENTO DE C ONTRATOS CELEBRADOS POR P ROYECTOS PROSAP.


OBJETIVO
Detallar el procedimiento establecido as como las actividades necesarias para realizar seguimiento del cumplimiento de contratos de suministro de bienes, prestacin de servicios distintos a consultora, prestacin de se rvicios de consultora por firmas consultoras que se celebren en el marco de la ejecucin de Proyecto s PROSAP.

ALCANCE
Desde la firma de la Orden de Compra/Contrato hasta la aprobacin de la factura y dems exigencias establecidas segn el bien o servicio adquirido/contratado.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos (Segn monto y mtodo que haya correspondido)

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin Programas y Proyectos 2 ) Unidad Infraestructura PROSAP 3) Jefes de Sector 4) Unidad Desembolsos, Subejecutores Convenios y y ServiciosExternos 1) Organismos Financiadores 2) Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora 3) Ejecutor

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DEFINICIONES
Proveedor: La denominacin de proveedor comprende a las firmas consultoras , servicios de no consultora, proveedores de bienes y servicios. Supuestos Controvertidos: Fuerza mayor o imprevistos y otros reclamos no expresamente contemplados en los contratos.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe existir contrato suscripto por el objeto de la contratacin/ adquisicin. Los contratos celebrados por los Ejecutores en el marco del Programa de Servicios Agrcolas Provinciales (PROSAP), que han tenido por objeto la adquisicin de bienes y servicios, remiten la solicitud de Anticipo de Fondos directamente a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores. Para el caso de contratos de obras, estos se regulan por el procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras- PROSAP.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) LEGAJO DE ADQUISICIN Y CONTRATACIN 2) CONTRATO

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor: Segn corresponda, recibe copia de la Orden de Compra/Contrato enviada por el rea Adquisiciones y Contrataciones. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales. 2. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: A fin de dar cumplimiento a las condiciones contractuales, presenta al Ejecutor la factura y dems documentacin respaldatoria que se detalla a continuacin: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito. Firma consultora: Informe 3. Ejecutor: De certificar el cumplimiento contractual con los documentos respaldatorios, autoriza, genera y firma la Solicitud de Anticipos de Fondos por el monto indicado en la factura en UEPEX y enva a Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP.

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4. Sector Mesa de Entradas: Recibe documentacin y remite a la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP. 5. Jefe de Sector/Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP: Recibe y autoriza la solicitud de desembolso efectuada por el Ejecutor o bien certifica directamente el cumplimiento contractual, autoriza, genera y/o habilita y firma la Solicitud de Anticipos de Fondos por el monto indicado en la factura en UEPEX. En caso de no aprobar la solicitud de desembolso del Ejecutor retorna a Actividad 3. De aprobar la solicitud, remite a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores. 6. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Verifica formalmente la documentacin respaldatoria a fin de poder dar curso al Anticipo de Fondos, de estar todo en correctas condiciones autoriza los anticipos y remite al Sector Tesorera (ST). 7. Sector Tesorera: Procede a efectuar la transferencia de los fondos a los Ejecutores o cuentas de los respectivos Programas y Proyectos

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Procedimiento de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos Celebrados por Proyectos PROSAP Proveedor/ Adjudicatario/Firma Consultora rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Ejecutor

Recibe Orden de Compra/ Contrato. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales

Presenta al Ejecutor factura y dems documentacin respaldatoria

De certificar el cumplimiento de las condiciones contractuales genera y firma la SAF y enva a la UIySPROSAP

Jefe Sector/UIySPROSAP Recibe y analiza la Solicitud de Desembolsos

NO

Autoriza la Solicitud SI Jefe Sector/UIySPROSAP Autoriza la Solicitud de Desembolsos o bien certifica el cumplimiento contractual. Remite a la UDCyS UDCyS Verifica formalmente la doc. respaldatoria, de estar todo en correctas condiciones autoriza los anticipos y remite al STE

STE Efecta la Transferencia de fondos a los ejecutores o cuentas de los P/P

FIN

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C.3. S EGUIMIENTO Y C UMPLIMIENTO DE C ONTRATOS CELEBRADOS POR I NICIATIVAS DE M EJORA C OMPETITIVA


OBJETIVO
Detallar el procedimiento establecido as como las actividades necesarias para realizar seguimiento del cumplimiento de contratos de suministro de bienes, prestacin de servicios distintos a consultora, prestacin de servicios de consultora por firmas consultoras y obras que se celebren en el marco de la ejecucin de Iniciativas de Mejora Competitiva.

ALCANCE
Desde la firma de la Orden de Compra/Contrato hasta la aprobacin de la factura y dems exigencias establecidas segn el bien, servicio u obra adquirido/contratado.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos (Segn monto y mtodo que haya correspondido)

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Iniciativas de Mejora Competitiva. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) rea Gestin Programas y Proyectos Unidad Competitividad y ANR Unidad Desembolsos, Subejecutores Convenios y Externos 1) Organismos Financiadores 2) Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora/Contratista 3) Ejecutor

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DEFINICIONES
Proveedor: La denominacin de proveedor comprende a las firmas consultoras , servicios de no consultora, proveedores de bienes y contratistas de obra. Supuestos Controvertidos: Fuerza mayor o imprevistos y otros reclamos no expresamente contemplados en los contratos.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe existir contrato suscripto por el objeto de la contratacin /adquisicin.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) LEGAJO DE ADQUISICIN Y CONTRATACIN 2) CONTRATO

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor: Segn corresponda, recibe copia de la Orden de Compra/Contrato enviada por el rea Adquisiciones y Contrataciones. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales. 2. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: A fin de dar cumplimiento a las condiciones contractuales, presenta al Ejecutor la factura y dems documentacin respaldatoria que se detalla a continuacin: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito. Firma consultora: Informe Contratista Obra: Certificado de Obra 3. Sector Mesa de Entradas: Recibe documentacin y remite a la Unidad Competitividad y ANR. 4. Ejecutor: De certificar el cumplimiento contractual con los documentos respaldatorios, autoriza, genera y firma la Solicitud de Anticipos de Fondos por el monto indicado en la factura en UEPEX y enva a la Unidad Competitividad y ANR. 5. Unidad Competitividad y ANR: Verifica la documentacin de acuerdo al contrato, en caso de no aprobar la solicitud de desembolso retorna a actividad

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n 4. De aprobar la solicitud, remite a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores. 6. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Verifica formalmente la documentacin respaldatoria a fin de poder dar curso al Anticipo de Fondos, de estar todo en correctas condiciones autoriza los anticipos y remite al Sector Tesorera (ST). 7. Sector Tesorera: Procede a efectuar la transferencia de los fondos a los Ejecutores o cuentas de los respectivos Programas y Proyectos.

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Procedimiento de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados para Iniciativas de Mejora Competitiva Proveedor/ Adjudicatario/Firma Consultora rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Ejecutor

Recibe Orden de Compra/ Contrato. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales

Presenta al Ejecutor factura y dems documentacin respaldatoria

De certificar el cumplimiento de las condiciones contractuales genera y firma la SAF y enva a la UCyANR

UCyANR Recibe y analiza la Solicitud de Desembolsos

NO

Autoriza la Solicitud SI UDCyS Verifica formalmente la doc. respaldatoria, de estar todo en correctas condiciones autoriza los anticipos y remite al STE

UCyANR Autoriza la Solicitud de Desembolsos. Remite a la UDCyS

STE Efecta la Transferencia de fondos a los ejecutores o cuentas de los P/P

FIN

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C.4. S EGUIMIENTO Y C UMPLIMIENTO DE C ONTRATOS CELEBRADOS POR P ROGRAMAS Y P ROYECTOS DE D ESARROLLO P RODUCTIVO .
OBJETIVO
Detallar el procedimiento establecido as como las actividades necesarias para realizar seguimiento del cumplimiento de contratos de suministro de bienes, prestacin de servicios distintos a consultora, prestacin de servicios de consultora por firmas consultoras y obras que se celebren en el marco de la ejecucin Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo.

ALCANCE
Desde la firma de la Orden de Compra/Contrato hasta la aprobacin de la factura y dems exigencias establecidas segn el bien, servicio u obra adquirido/contratado.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Ejecutores, Programas y Proyectos (Segn monto y mtodo que haya correspondido)

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por los Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin Programas y Proyectos. 2 ) Unidad Desarrollo Productivo 3) Responsables Tcnicos de Programas o Proyectos 4) Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores Externos 1) Organismos Financiadores 2) Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora 3) Ejecutor

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DEFINICIONES
Proveedor: La denominacin de proveedor comprende a las firmas consultoras , servicios de no consultora, proveedores de bienes y contratistas de obra. Supuestos Controvertidos: Fuerza mayor o imprevistos y expresamente contemplados en los contratos. otros reclamos no

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe existir contrato suscripto por el objeto de la contratacin/ adquisicin.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) LEGAJO DE ADQUISICIN Y CONTRATACIN 2) CONTRATO

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor/Responsable Tcnico: Segn corresponda, recibe copia de la Orden de Compra/Contrato enviada por el rea Adquisiciones y Contrataciones. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales. 2. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora/Contratista: A fin de dar cumplimiento a las condiciones contractuales, presenta al Ejecutor o Responsable Tcnico la factura y dems documentacin respaldatoria que se detalla a continuacin: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito. Firma consultora: Informe Contratista Obra: Certificado de Obra 3. Sector Mesa de Entradas: Recibe documentacin y remite a la Unidad de Desarrollo Productivo. 4. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Ejecutor: De certificar el cumplimiento contractual con los documentos respaldatorios, autoriza, genera y firma la Solicitud de Anticipos de Fondos por el monto indicado en la factura en UEPEX y enva al Responsable Tcnico. (continua en 4b).

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b. Responsable Tcnico: Recibe y autoriza la solicitud de desembolso efectuada por el Ejecutor o bien certifica directamente el cumplimiento contractual, autoriza, genera y/o habilita y firma la Solicitud de Anticipos de Fondos por el monto indicado en la factura en UEPEX. (Continua en Actividad n 6). En caso de no aprobar la solicitud de desembolso de l Ejecutor retorna a Actividad 4.a De aprobar la solicitud, remite a la Unidad de Desembo lsos, Convenios y Subejecutores. 5. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Verifica formalmente la documentacin respaldatoria a fin de poder dar curso al Anticipo de Fondos, de estar todo en correctas condiciones autoriza los anticipos y remite al Se ctor Tesorera (ST). 6. Sector Tesorera: Procede a efectuar la transferencia de los fondos a los Ejecutores o cuentas de los respectivos Programas y Proyectos.

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Procedimiento de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos Celebrados por Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo Ejecutor/ Responsable Tcnico Proveedor/ Adjudicatario/Firma Consultora rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Recibe Orden de Compra/ Contrato. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales

Presenta al Ejecutor factura y dems documentacin respaldatoria

Ejecutor De certificar el cumplimiento de las condiciones contractuales genera y firma la SAF y enva al RT RT Recibe la Solicitud de Desembolsos elaborada por el Ejecutor o bien certifica directamente el cumplimiento contractual.

NO

Autoriza la Solicitud SI UDCyS Verifica formalmente la doc. respaldatoria, de estar todo en correctas condiciones autoriza los anticipos y remite al STE

UCyANR Autoriza el desembolsos. Remite a la UDCyS

STE Efecta la Transferencia de fondos a los ejecutores o cuentas de los P/P

FIN

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C.5. M ODIFICACIN DE C ONTRATOS CELEBRADOS POR P ROYECTOS PROSAP.


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la gestin de las modificaciones que se produzcan en los contratos de suministros de bienes, prestacin de servicios de no consultora, prestacin de servicios de consultora por firmas consultoras y ejecucin de obras suscriptos por los Proyectos PROSAP.

ALCANCE
Desde la solicitud de modificacin del contrato hasta la aprobacin y suscripcin de la Enmienda contractual. Las modificaciones pueden originarse por las siguientes causas, entre otras: Actividades adicionales Modificacin de especificaciones tcnicas Modificacin de TDR Prorroga de plazo que impliquen o no incremento en el precio de los contratos. Modificaciones en los precios por ajustes o redeterminaciones de pr ecios.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obras PROSAP Procedimiento de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Jefe de Sector Externos 1) Proveedor/Adjudicatario o Firma Consultora/Contratista 2) Ejecutor

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4) Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP 5) Unidad Asuntos Jurdicos

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PROCEDIMIENTO
1. Proveedor/Adjudicatario/Contratista/Firma Consultora: Solicita modificacin de contrato. 2. Ejecutor: a. Recibe y analiza solicitud de modificacin de contrato por parte del proveedor/adjudicatario/contratista/firma consultora. De ser rechazada la solicitud le informa la denegacin del pedido. (Fin del procedimiento). b. .En caso de aprobar la solicitud realizada por proveedor/adjudicatario/contratista/firma consultora; o bien, si determina por s mismo la necesidad de modificacin contractual, elabora informe tcnico precisando las caractersticas de la modificacin y el costeo y lo remite a AAyC. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza la procedencia del pedido de modificacin contractual y los causales que originan el mismo. Si no autoriza o bien solicita aclaraciones retorna a 2.b. De considerarlo, da intervencin a la Unidad de Asuntos Jurdicos y a la Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP. Si da curso al pedido, analiza si corresponde solicitar No Objeci n al OFI, de ser as, emite solicitud de No Objecin y eleva al Responsable del AGPyP y ste al Coordinador Ejecutivo. En caso de no ser necesario el pedido de No Objecin contina en Actividad n 9c. 4. Responsable rea de Gestin de Programas y Proyectos: Analiza la Solicitud de No Objecin y eleva al Coordinador Ejecutivo. 5. Coordinador Ejecutivo: Eleva al OFI solicitud de No Objecin. 6. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin al OFI. 7. Organismo Financiador Internacional: Analiza Solicitud de No Objecin y emite comunicacin de No Objecin o comentarios. 8. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 9. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza respuesta del OFI, incorpora comentarios y emite nuevamente solicitud de No Objecin. b. Aprueba modificaciones contractuales e informa al Ejecutor.

Manual de Procedimientos UCAR

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c. Elabora la Enmienda Contractual y eleva, de corresponder, al Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos y ste al Coordinador Ejecutivo para su firma. 10. Coordinador Ejecutivo: Firma la Enmienda Contractual por duplicado y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 11. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora/ Contratista, para su firma. 12. Sector Mesa de Entradas: Enva Enmienda contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora/Contratista. 13. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora/Contratista: contractual y remite una copia a la UCAR. Firma enmienda

14. Sector Mesa de Entradas: Recibe Enmienda contractual firmada y remite al AAyC. 15. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Recibe enmienda contractual firmada, remite copia al Ejecutor y archiva en el Legajo Adquisicin/ Contratacin. Carga la modificacin en UEPEX (en el mdulo de Adquisiciones, si la enmienda implica modificacin de plazos o monto contractual; y en el mdulo de Gestin si la enmienda representa modificacin de monto contractual). Con la habilitacin del documento Orden de Compra/ Contrato/ Convenio en UEPEX se genera el compromiso presupuestario del gasto quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a trasmitir al SIDIF segn normativa vigente.

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Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP


Actores Externos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo OFI

Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora Solicita modificacin del Contrato

Ejecutor Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin Contrato

NO

Aprueba la Solicitud SI

Aprobada la Solicitud o bien determinada por si mismo, elabora informe tcnico de la modificacin y remite al AAyC

Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin Contractual. De considerarlo, da intervencin a la UAJ y a la UIySPROSAP

NO

Aprueba la Solicitud SI

Emite SNO

Emite SNO y remite al R. AGPyP

Analiza SNO y remite al CE

Remite SNO al OFI

Analiza SNO y emite la Comunicacin de No Objecin o comentarios

Analiza la comunicacin del OFI

SI

Hay observaciones

Aprueba modificaciones contractuales e informa al Ejecutor

Elabora Enmienda Contractual y eleva de corresponder al R. AGPyP

Firma Enmienda Contractual y remite al CE

Firma Enmienda Contractual por duplicado y remite al AAyC

Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Proyectos PROSAP


Actores Externos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo OFI

Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora Firma Enmienda Contractual y remite una copia a la UCAR

Recibe Enmienda Contractual firmada, remite una copia al Ejecutor y archiva el LA/C

Carga la modificacin contractual en UEPEX

FIN

Manual de Procedimientos UCAR

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C.6. M ODIFICACIN DE C ONTRATOS CELEBRADOS POR I NICIATIVAS DE M EJORA C OMPETITIVA .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la gestin de las modificaciones que se produzcan en los contratos de suministros de bienes, prestacin de servicios de no consultora, prestacin de servicios de consultora por firmas consultoras y ejecucin de obras suscriptos por Iniciativas de Mejora Competitiva.

ALCANCE
Desde la solicitud de modificacin del contrato hasta la a probacin y suscripcin de la Enmienda contractual. Las modificaciones pueden originarse por las siguientes causas, entre otras: Actividades adicionales Modificacin de especificaciones tcnicas Modificacin de TDR Prrroga de plazos que impliquen o no incremento en el precio de los contratos. Modificaciones en los precios por ajustes o redeterminaciones de precios.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Ejecucin de Contratos celebrados por Iniciativas de Mejora Competitiva.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Unidad Competitividad y ANR Externos 1) Proveedor/Adjudicatario Consultora/Contratista 2) Ejecutor o Firma

Manual de Procedimientos UCAR


4) rea Adquisiciones y Contrataciones 5) Unidad Asuntos Jurdicos

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PROCEDIMIENTO
1. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora/Contratista: Solicita modificacin de contrato. 2. Jefe Unidad Competitividad y ANR: a. Recibe y analiza solicitud de modificacin de contrato por parte del proveedor/adjudicatario/contratista/firma consultora. De ser rechazada la solicitud le informa la denegacin del pedido. (Fin del procedimiento). b. En caso de aprobar la solicitud realizada por proveedor/adjudicatario/contratista/firma consultora; o bien, si determina por s mismo la necesidad de modificacin contractual , elabora informe tcnico precisando las caractersticas de la modificacin y el costeo y lo remite a AAyC. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza la procedencia del pedido de modificacin contractual y los causales que originan el mismo. Si no autoriza o bien solicita aclaraciones retorna a 2 b. De considerarlo, da intervencin a la Unidad de Asuntos Jurdicos y Competitividad y ANR. Si da curso al pedido, analiza si corresponde solicitar No Objecin al OFI, de ser as, emite solicitud de No Objecin y eleva, de ser pertinente, al Responsable del AGPyP y ste al Coordinador Ejecutivo. En caso de no haber sido necesario el pedido de No Objecin contina en Actividad n 8.c 4. Responsable rea de Gestin de Programas y Proyectos: Eleva Solicitud de No Objecin al Coordinador Ejecutivo. 5. Coordinador Ejecutivo: Eleva al OFI solicitud de No Objecin. 6. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin al OFI. OFI: Analiza Solicitud de No Objecin y emite comunicacin de No Objecin o comentarios. 7. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 8. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza respuesta del OFI, si efectu comentarios retorna a Actividad n 2 o bien incorpora comentarios y emite nuevamente solicitud de no objecin.

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b. Aprueba modificaciones contractuales e informa al solicitante y al Jefe de la Unidad Competitividad y ANR. c. Elabora la Enmienda Contractual y eleva, de corresponder, al Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos y ste al Coordinador Ejecutivo para su firma. 9. Coordinador Ejecutivo: Firma la Enmienda Contractual por duplicado y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 10. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora, para su firma. 11. Sector Mesa de Entradas: Enva Enmienda contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora. 12. Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora: Firma enmienda contractual y remite una copia a la UCAR. 13. Sector Mesa de Entradas: Recibe Enmienda contractual firmada y remite al AAyC. 14. rea de Adquisiciones y Contrataciones: Recibe enmienda contractual firmada, remite copia al solicitante y archiva en el Legajo Adquisicin/ Contratacin. Carga la modificacin en UEPEX (en el mdulo de Adquisiciones, si la enmienda implica modificacin de plazos o monto contractual; y en el mdulo de Gestin si la enmienda representa modificacin de monto contractual). Con la habilitacin del documento Orden de Compra/ Contrato/ Convenio en UEPEX se genera el compromiso presupuestario del gasto quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a trasmitir al SIDIF segn normativa vigente.

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Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Iniciativas de Mejora Competitiva


Actores Externos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Gestin de Programas y Proyectos
Jefe UCyANR Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin Contrato

Coordinador Ejecutivo

OFI

Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora Solicita modificacin del Contrato

NO

Aprueba la Solicitud SI

Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin Contractual. De considerarlo, da intervencin a la UAJ y a la UCyANR

UCyANR Aprobada la Solicitud o bien determinada por si mismo, elabora informe tcnico de la modificacin y remite al AAyC

Aprueba la Solicitud SI

NO

NO

Emite SNO

SI Emite SNO y remite al R. AGPyP Analiza SNO y remite al CE Remite SNO al OFI Analiza SNO y emite la Comunicacin de No Objecin o comentarios

Analiza la comunicacin del OFI

SI Retorna a la UCyANR

Hay observaciones

Aprueba modificaciones contractuales e informa al Solicitante y al Jefe de la UCyANR

Elabora Enmienda Contractual y eleva de corresponder al R. AGPyP

Firma Enmienda Contractual y remite al CE

Firma Enmienda Contractual por duplicado y remite al AAyC

Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora

Manual de Procedimientos UCAR

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Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Iniciativas de Mejora Competitiva


Actores Externos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo OFI

Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora Firma Enmienda Contractual y remite una copia a la UCAR

Recibe Enmienda Contractual firmada, remite una copia al Solicitante y archiva el LA/C

Carga la modificacin contractual en UEPEX

FIN

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C.7. M ODIFICACIN DE C ONTRATOS CELEBRADOS POR P ROGRAMAS Y P ROYECTOS DE D ESARROLLO P RODUCTIVO .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la gestin de las modificaciones que se produzcan en los contratos de suministros de bienes, prestacin de servicios de no consultora, prestacin de servicios de consultora por firmas consultoras y ejecucin de obras suscriptos por Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo.

ALCANCE
Desde la solicitud de modificacin del contrato hasta la aprobacin y suscripcin de la Enmienda contractual. Las modificaciones pueden originarse por las siguientes causas, entre otras : Actividades adicionales Modificacin de especificaciones tcnicas Modificacin de TDR Prorroga de plazo que impliquen o no incremento en el precio de los contratos. Modificaciones en los precios por ajustes o redeterminaciones de precios.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por Proyectos de Desarrollo Productivo.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea de Gestin Proyectos 3) Responsable Tcnico de Programas y Externos 1) Proveedor/Adjudicatario Firma Consultora 2) Ejecutor o

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4) rea Adquisiciones y Contrataciones 5) Unidad Asuntos Jurdicos

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PROCEDIMIENTO
1. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: Solicita modificacin de contrato. Continua en Actividad 2.a 2. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe y analiza solicitud de modificacin de contrato por parte del proveedor/adjudicatario/firma consultora. De ser rechazada la solicitud le informa la denegacin del pedido. (Fin del procedimiento). b. En caso de aprobar la solicitud realizada por proveedor/adjudicatario/contratista/firma consultora; o bien, si determina por s mismo la necesidad de modificacin contractual , elabora informe tcnico precisando las caractersticas de la modificacin y el costeo y lo remite a AAyC. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza la procedencia del pedido de modificacin contractual y los causales que originan el mismo. Si no autoriza o bien solicita aclaraciones retorna a 2.b. De considerarlo, da intervencin a la Unidad Asuntos Jurdicos y al Responsable Tcnico. b. Si da curso al pedido, analiza si corresponde solicitar No Objecin al OFI, de ser as, emite solicitud de No Objecin y eleva, de ser pertinent e, al Responsable del AGPyP y ste al Coordinador Ejecutivo. En caso de no haber sido necesario el pedido de No Objecin contina en Actividad n 8b. 4. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos: Eleva al Coordinador Ejecutivo. 5. Coordinador Ejecutivo: Eleva al OFI solicitud de No Objecin. 6. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin al OFI. 7. Organismo Financiador Internacional: Analiza Solicitud de No Objecin y emite comunicacin de No Objecin o comentarios. 8. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 9. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza respuesta del OFI, si efectu comentarios retorna a Actividad n 2 o bien incorpora comentarios y emite nuevamente solicitud de no objeci n. b. Aprueba modificaciones contractuales e informa al Ejecutor/ Responsable Tcnico.

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c. Elabora la Enmienda Contractual y eleva, de corresponder, al Responsable del rea de Gestin de Programas y Proyectos y ste al Coordinador Ejecutivo para su firma. 10. Coordinador Ejecutivo: Firma la Enmienda Contractual por duplicado y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 11. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora /Contratista, para su firma. 12. Sector Mesa de Entradas: Enva Enmienda contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora. 13. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora/Contratista: contractual y remite una copia a la UCAR. Firma enmienda

14. Sector Mesa de Entradas: Recibe Enmienda contractual firmada y remite al AAyC. 15. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe enmienda contractual firmada, remite copia al Ejecutor/ RT solicitante y archiva en el Legajo Adquisicin/ Contratacin. Carga la modificacin en UEPEX (en el mdulo de Adquisiciones, si la enmienda implica modificacin de plazos o monto contractual; y en el mdulo de Gestin si la enmienda representa modificacin de monto contractual). Con la habilitacin del documento Orden de Compra/ Contrato/ Convenio en UE PEX se genera el compromiso presupuestario del gasto quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a trasmitir al SIDIF segn normativa vigente.

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Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo


Actores Externos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Gestin de Programas y Proyectos
Ejecutor/RT Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin Contrato

Coordinador Ejecutivo

OFI

Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora Solicita modificacin del Contrato

NO

Aprueba la Solicitud SI

Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin Contractual. De considerarlo, da intervencin a la UAJ y al RT

Ejecutor/RT Aprobada la Solicitud o bien determinada por si mismo, elabora informe tcnico de la modificacin y remite al AAyC

Aprueba la Solicitud SI

NO

NO

Emite SNO

SI Emite SNO y remite al R. AGPyP Analiza SNO y remite al CE Remite SNO al OFI Analiza SNO y emite la Comunicacin de No Objecin o comentarios

Analiza la comunicacin del OFI

SI Retorna a la UCyANR

Hay observaciones

Aprueba modificaciones contractuales e informa al Solicitante y al Ejecutor/RT

Elabora Enmienda Contractual y eleva de corresponder al R. AGPyP

Firma Enmienda Contractual y remite al CE

Firma Enmienda Contractual por duplicado y remite al AAyC

Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora

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Procedimiento de Modificacin de Contratos celebrados por Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo


Actores Externos rea Adquisiciones y Contrataciones rea Gestin de Programas y Proyectos Coordinador Ejecutivo OFI

Proveedor/Adjudicatario/ Contratista/Firma Consultora Firma Enmienda Contractual y remite una copia a la UCAR

Recibe Enmienda Contractual firmada, remite una copia al Ejecutor/RT y archiva el LA/C

Carga la modificacin contractual en UEPEX

FIN

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PROCEDIMIENTOS REA ADMINISTRACIN, FINANZAS Y CONTABILIDAD

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GLOSARIO
rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Actores A/US AAFyC ACG AGRRHH CE RT SCaP SDE SME SP SSUBEJEC STE UAJ UPyPOA UCONTAB UFI UDP UIySPROSAP UCyANR SDE OCT SCON UEP PN DADP SPF P/P AP ATF CA EC LA/C OC RG SAF SMCP SR rea y/o Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Control de Gestin rea Gestin de Recursos Humanos Coordinador Ejecutivo Responsable Tcnico Sector Cuentas a Pagar Sector Desembolsos Sector Mesa de Entradas Sector Patrimonio Sector Subejecutores Sector Tesorera Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Presupuesto y POA Unidad Contabilidad Unidad Finanzas Unidad Desarrollo Productivo Unidad Infraestructura y Servicios - PROSAP Unidad Competitividad y ANR Sector Desembolsos Organismo de Cooperacin Tcnica Sector Convenios Unidad Ejecutora de Proyectos (Proyectos Nacionales) Direccin de Administracin de la Deuda Pblica Sector Programacin Financiera Documentos Programas y/o Proyectos Autorizacin de Pago Autorizacin de Transferencia de Fondos Carta Acuerdo Estado de Convenio Legajo de Adquisiciones/Contrataciones Orden de Compra Rendicin de Gastos Solicitud de Anticipo de Fondos Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pagos Solicitud de Requerimiento

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A- PLAN DE ADQUSICIONES Y CONTRATACIONES Y PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA UCAR.

A.1. P REPARACIN DEL P LAN DE A DQUISICIONES Y C ONTRATACIONES DE LA UCAR


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para coordinar la elaboracin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) de la UCAR, unificando criterios de confeccin y codificacin del mismo.

ALCANCE
Desde la Preparacin del PAC por parte de las reas y Unidades de Staff hasta la distribucin de su financiamiento. Incluye la parte financiada por los prstamos de la lnea UCAR, y la base 2233 la cual contiene los fondos de aporte local nacional que otorga el Ministerio de Agricultura para el funcionamiento de una parte de la UCAR.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo. 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) rea Formulacin de Proyectos. 4) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 5) rea Gestin de Recursos Humanos 6) rea Desarrollo Institucional. 7) rea Planeamiento y Gestin Estratgica 8) rea Control de Gestin 9) rea Adquisiciones y Contrataciones 10) Unidad Ambiental y Social 11) Unidad Asuntos Jurdicos 12) Unidad Control Interno 13) Unidad Asesora y Secretara General 14) Unidad Presupuesto y POA

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DEFINICIONES
Plan de Adquisiciones y Contrataciones: Es la herramienta de planificacin que contiene la indicacin de los bienes y servicios de consultora o diferentes a consultora, consultoras individuales y contratacin de obras que requieren ser adquiridos por la Coordinacin Ejecutiva, reas y Unidades de Staff para el cumplimiento de la misin de la UCAR.

REFERENCIAS
Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Convenios de Prstamo. Directrices de los Organismos Financiadores.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES Debe primar el adquisiciones. criterio de razonabilidad en la planificacin de las

Debe verificarse la coherencia existente entre los procedim ientos, los mtodos, los montos estimados y las fechas de inicio de las actividades

CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales de la Coordinacin Ejecutiva respecto de planificacin del Ejercicio siguiente comunicados a toda la organizacin. la

UEPEX PLANMON implementado en UCAR y en todos los Programas y Proyectos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SEPA (SISTEMA DE EJECUCIN DE PLANES DE ADQUISICION) u otros modelos aprobados por el Organismo Financiador.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Coordinacin Ejecutiva, Responsables de reas o Unidades de Staff remiten sus necesidades para la ejecucin de sus actividades junto con el POA, a la Unidad Presupuesto y POA, quien analiza las demandas determina el financiamiento del PAC de la UCAR.

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PROCEDIMIENTO
1. 2. Coordinador Ejecutivo/Responsable de rea o Unidad de Staff: Envan junto con el POA las necesidades de Adquisiciones y Contrataciones para el ao en curso. Unidad Presupuesto y POA: Analiza las solicitudes y determina la distribucin presupuestaria de todas las adquisiciones/contrataciones previstas y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones para que arme el PAC de la UCAR rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona el PAC de la UCAR.

3.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff Unidad Presupuesto rea Adquisiciones y POA y Contrataciones

Enva junto con el POA las necesidades de Adquisiciones y Contrataciones para el ao en curso

Analiza las solicitudes y determina la distribucin presupuestaria de todas las adquisiciones/ contrataciones previstas y remite al AAyC para que arme el PAC de la UCAR

Confecciona el PAC de la UCAR

FIN

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A.2. P REPARACIN DEL P LAN O PERATIVO A NUAL DE LA UCAR


OBJETIVO
Describir el procedimiento para coordinar la elaboracin del POA de la UCAR, unificando criterios de confeccin y codificacin del mismo. Este proceso forma parte del ciclo anual de Presupuesto.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Preparacin de Plan de Actividades para el Ejercicio siguiente a las reas y Unidades de Staff hasta su aprobacin por parte del Coordinador Ejecutivo y posterior carga y habilitacin en el sistema UEPEX por parte de la Unidad de Presupuesto y POA.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Coordinador Ejecutivo. rea Gestin de Programas y Proyectos rea Formulacin de Proyectos. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Gestin de Recursos Humanos rea Desarrollo Institucional. rea Planeamiento y Gestin Estratgica rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones

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10) Unidad Ambiental y Social 11) Unidad Asuntos Jurdicos 12) Unidad Control Interno 13) Unidad Asesora y Secretara General

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DEFINICIONES
Plan Operativo Anual de la UCAR: Es el plan que responde a las actividades (con impacto financiero) que se van a ejecutar en el ao calendario por parte de las reas y Unidades de Staff de la UCAR.

REFERENCIAS
Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Convenios de Prstamo. Directrices de los Organismos Financiadores.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES Debe primar el criterio de razonabilidad en la planificacin de las actividades. Debe verificarse la coherencia existente con la solicitud de crditos presupuestarios y la asignacin de los mismos, procurando efectuar las acciones pertinentes que permitan un adecuado flujo presupuestario.

CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales de la Coordinacin Ejecutiva respecto de planificacin del Ejercicio siguiente comunicados a toda la organizacin. la

UEPEX PLANMON implementado en UCAR y en todos los Programas y Proyectos. En las reas y Unidades de Staff de la UCAR, deber haber al menos un responsable del POA UCAR que adems tenga conocimientos sobre carga de solicitudes en UEPEX.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UEPEX, EN SUS MDULOS DE PLANIFICACIN Y MONITOREO. 2) FORMULARIO-I 3) GUAS DE IMPUTACIN (PARA REAS)

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4) LISTADO DE INSUMOS (FORMULARIO VI) de referencia, a utilizar en el relevamiento

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El rea Administracin, Finanzas y Contabilidad, a travs de la Unidad Presupuesto y POA, solicita a las reas y Unidades de Staff que releven sus requerimientos , los insumos de otras reas/Unidades de Staff en caso de corresponder y preparen sus POAs. Una vez recibidos todos los POAs de las reas y Unidades Staff, el rea AFyC los consolida la informacin realizando el POA de la UCAR. La Unidad Presupuesto y POA verifica la consistencia del POA y el encuadre del mismo en los parmetros de la UCAR. Evala por qu prstamo y fuente se debe financiar cada gasto. Enva el POA para su aprobacin al Responsa ble del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. Aprobado, la Unidad Presupuesto y POA lo habilita en UEPEX.

PROCEDIMIENTO
1. Unidad Presupuesto y POA: Solicita por Memo a las reas y Unidades de Staff de la UCAR, la confeccin de las planillas correspondientes al POA de su propia rea y Unidades de Staff, del ejercicio bajo anlisis. En detalle enva a las reas y Unidades de Staff: Memos en los cuales se especifica la fecha lmite para la entrega del POA del rea o Unidad de Staff a la Unidad Presupuesto y POA. Planilla de Gastos (Formulario-I), en el cual las reas y Unidades debern consolidar la planificacin de las actividades a financiar durante el ao prximo. Listado de Insumos relevamiento. (Formulario VI) de referencia, a utilizar en el

2. reas y Unidades de Staff: Reciben los memos con el pedido de relevamiento y comienzan a realizar el mismo, de acuerdo a los criterios establecidos por la Unidad de Presupuesto y POA, segn sus propias necesidades. Para ello debern: Incluir todas aquellas adquisiciones de bienes, servicios, consultoras, servicios de no consultora que sean especficos del rea/Unidad de Staff. Si corresponde, relevar e incluir en el POA del rea/Unidad de Staff aquellos insumos de otras reas / Unidades de Staff de acuerdo al listado acordado. Confeccionar el POA por tipo de gasto y trimestre en el cual se va a devengar. Una vez que cada rea y Unidad de Staff cuente con todos los requerimientos , deber volcar los datos al formulario (FORMULARIO I) entregado por la Unidad de Presupuesto y POA, aclarando si existe un contrato vigente o una no objecin otorgada por algn gasto especfico, indicando por cual prstamo se financiar.

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Enviar a la Unidad Presupuesto y POA la planilla consolidada del rea / Unidad de Staff, para su posterior anlisis antes de la fecha lmite prevista. Nota: Todas aquellas contrataciones o adquisiciones previstas por el rea/Unidad de Staff que no se hubieran efectivizado, es decir que slo se lleg hasta la etapa de Preventivo con la carga de la Solicitud o la etapa de Compromiso con la carga de la Orden de Compra, Contrato o Acuerdo de Obra en UEPEX al finalizar el ao, NO mantendr dicho gasto previsto para el POA del ao siguiente. Cada rea/Unidad de Staff lo debe volver a incluir puntualmente en el nuevo formulario para que as forme parte de la planificacin del prximo ao en caso de necesitarlo. En el caso de agregarlo a la nueva planificacin aclarar que ya cuenta con el inicio del proceso y por qu prstamo y qu fuente.

3. Unidad Presupuesto y POA: Recibe de todas las reas y Unidades de Staff los POAs en la fecha prevista. Consolida la informacin en el POA F inal de la UCAR e inicia el anlisis financiero entre todos los prstamos que integran la UCAR. Dicha tarea consiste en: Asignar un porcentaje a financiar a cada Proyecto, financiamiento, efectuando un anlisis en base a: a) b) c) La cantidad de Programas y Proyectos Activos. Los aos de vida til de cada Programa y Proyecto. Saldo estimado de la matriz del prstamo al fin del ejercic io. por fuente de

Verificar la coherencia existente entre la planificacin operativa y el techo presupuestario a fin de procurar efectuar las medidas necesarias en tiempo y forma. Analizar y evaluar qu gastos de la UCAR se asignarn a cada prstamo luego de contar con la planificacin operativa del periodo de cada Programa/Proyecto en base al siguiente anlisis: a) b) c) d) Elegibilidad del gasto. Porcentaje permitido sobre cada categora del gasto. Techo presupuestario asignado para el ao de anlisis. Cumplimiento del Pari Passu.

Cuando se encuentre definida una propuesta final de financiamiento a cubrir por cada prstamo se deber llevar a cabo el circuito de aprobacin. Una vez que la Unidad de Presupuesto y POA haya consolidado la informacin de todas las reas y Unidades de Staff y definido como se financiar, deber presentar ante el Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad el POA UCAR mostrando el monto final y la forma de financiamiento del mismo por:

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a) b) c) d)

PROYECTO rea Categora del Gasto Fuente de financiamiento

4. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad : Recibe la propuesta y debe aprobar: La forma de financiamiento. En caso que no apruebe, UPyP deber presentar una nueva propuesta de POA o definir en conjunto con el Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. Monto final del POA. En caso que no se apruebe, las reas y Unidades de Staff debern recortar el financiamiento y presentar una nueva propuesta de POA o definir en conjunto con el rea Administracin, Finanzas y C ontabilidad. (Retorna Actividad N 2) Aprobado el POA UCAR por el rea, se enva al Coordinador Ejecutivo. 5. Coordinador Ejecutivo: Aprueba el POA UCAR y comunica al AAFyC. 6. Unidad de Presupuesto y POA: Carga y habilita el POA de la UCAR en las bases de cada prstamo en UEPEX, y enva a las reas y Unidades de Staff una Gua de Imputacin la cual mostrar: tem / tipo de Gasto Monto Total Anual y Trimestral Monto por financiamiento y por Proyecto Financiamiento: a) Prstamo b) Actividad / Apertura del Prstamo c) Categora del Gasto / Insumo d) Fuente de Financiamiento. Nota: La Unidad Presupuesto y POA (UPyPOA) remite a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores (UDCyS) la versin final habilitada de los POAs de los prstamos en cartera a efectos de que la UDCyS elabore las proyecciones de desembolsos respectivas.

7. reas y Unidades de Staff: Durante la ejecucin, son responsables de llevar el control de los gastos que van imputando a cada Programa/Proyecto y de sus saldos en el sistema UEPEX.

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ARCHIVO Y COMUNICACIN
Se comunica a toda la UCAR la decisin del Coordinador Ejecutivo de realizar, como mximo, una replanificacin por trimestre, tanto para las reas y Unidades de Staff, como para los Programas y Proyectos. Las convocatorias a replanificar emitidas desde la Unidad Presupuesto y POA se deben comunicar fehacientemente a toda la UCAR y registrarse a travs del SIIG. Las reas y Unidades de Staff contarn con informes de los saldos financieros que le brindar el rea de Control de Gestin, a travs de la Unidad Control Operativo y Presupuestario.

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A.3. R EPLANIFICACIN DEL P LAN DE A DQUISICIONES Y C ONTRATACIONES DE LA UCAR


OBJETIVO
Describir el procedimiento anlisis y realizacin de modificaciones al Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) de la UCAR aprobado.

ALCANCE
Desde la necesidad de modificacin del PAC hasta su ajuste. PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de l a UCAR

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) Coordinador Ejecutivo. rea Gestin de Programas y Proyectos rea Formulacin de Proyectos. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Gestin de Recursos Humanos rea Desarrollo Institucional. rea Planeamiento y Gestin Estratgica rea Control de Gestin rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Ambiental y Social Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Control Interno Unidad Asesora y Secretara General Unidad Presupuesto y POA

DEFINICIONES
Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR re planificado: Es el PAC que debido a las necesidades operativas de la UCAR, requiere ser ajustado.

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REFERENCIAS
Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Convenios de Prstamo. Directrices de los Organismos Financiadores.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES Debe respetarse la correcta aplicacin del Pari Passu acordado con los Organismos Financiadores. Debe primar el Adquisiciones. criterio de razonabilidad en la planificacin de las

Debe verificarse la coherencia existente entre los procedimientos, los mtodos, los montos estimados y las fechas de inicio de las actividades.

CONDICIONES PREVIAS PAC de la UCAR aprobado.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SEPA (SISTEMA DE EJECUCIN DE PLANES DE ADQUISICION) u otros modelos aprobados por el Organismo Financiador.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Coordinacin Ejecutiva, Responsables de reas y Unidades de Staff de la UCAR en el marco de las necesidades de ejecucin, replanifican su PAC, estimando las nuevas necesidades de adquisiciones y contrataciones. La Unidad Presupuesto y POA, analiza y determina su financiamiento.

PROCEDIMIENTO
1. Coordinador Ejecutivo/Responsables de reas y Unidades de Staff: Determinan nuevas necesidades que son remitidas al momento de la Replanificacin del POA de la UCAR. 2. Unidad Presupuesto y POA: Determina la nueva distribucin presupuestaria y enva al rea Adquisiciones y Contrataciones. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: Replanifica el PAC de la UCAR.

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Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff
Determinan nuevas necesidades que son remitidas al momento de la Replanificacin del POA de la UCAR

Unidad Presupuesto rea Adquisiciones y POA y Contrataciones

Determina la nueva distribucin presupuestaria y enva al AAyC

Replanifica el PAC de la UCAR

FIN

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A.4. R EPLANIFICACIN DEL P LAN O PERATIVO A NUAL DE LA UCAR


OBJETIVO
Detallar el procedimiento estipulado para proceder a analizar los desvos emergentes al POA aprobado, a los efectos de prevenir los riesgos y formalizar las acciones para mitigar los mismos, permitiendo un adecuado cumplimiento de las actividades programadas en trminos de metas, flujo financiero y progra macin de adquisiciones.

ALCANCE
Desde la necesidad de modificacin del POA de la UCAR hasta la aprobacin de la re planificacin y posterior carga y habilitacin en UEPEX.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinacin Ejecutiva. 2) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 3) Unidad Presupuesto y POA 4) rea Gestin de Recursos Humanos 5) rea Desarrollo Institucional 6) rea Formulacin de Proyectos 7) rea Gestin de Programas y Proyectos 8) rea Adquisiciones y Contrataciones 9) rea Control de Gestin 10) 11) 12) 13) 14) rea Planeamiento y Gestin Estratgica Unidad Ambiental y Social Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Control Interno Unidad Asesora y Secretara General Externos 1) Organismo Financiador Internacional

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DEFINICIONES
Plan Operativo Anual de la UCAR re planificado: Es el POA que responde a las actividades (con impacto financiero) que se van a ejecutar en el ao calendario con ajustes trimestrales que realicen las reas y Unidades de Staff de la UCAR.

REFERENCIAS
Normativa Nacional vigente: Ley 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional. Convenios de Prstamo. Directrices de los Organismos Financiadores.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS

CRITERIOS GENERALES Debe verificarse la correcta aplicacin del Pari Passu acordado con los Organismos Financiadores y programado para el periodo a nterior. Debe primar el criterio de razonabilidad en la planificacin de las actividades. Debe verificarse la coherencia existente con la solicitud de crditos y cuotas presupuestarias y la asignacin de los mismos, procurando efectuar las acciones pertinentes que permitan un adecuado flujo presupuestario y financiero tanto de recursos de los Organismos Financiadores como de contrapartida local. Junto con la Solicitud de Replanificacin del POA, se deben incluir las nuevas necesidades de adquisiciones/contrataciones que requerirn las reas y Unidades de Staff. CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales de la replanificacin peridica dentro organizacin. Coordinacin Ejecutiva respecto a del Ejercicio comunicados a toda la la

UEPEX PLANMON implementado en UCAR y en todos los Programas y Proyectos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UEPEX, EN SUS MDULOS DE PLANIFICACIN Y MONITOREO.

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RESUMEN DE ACTIVIDADES
Las reas y Unidades de Staff replanifican el POA con las actividades previstas y ejecutadas, estimando las nuevas necesidades de corresponder (adquisiciones, contrataciones, capacitaciones). El rea Administracin, Finanzas y Contabilidad efecta las validaciones financieras, saldos de prstamos por categora de inversin y los crditos vigentes. La Unidad Presupuesto y POA actualiza el POA de la UCAR y su registracin en UEPEX.

PROCEDIMIENTO

Nota: De acuerdo al cronograma presentado por la Unidad Pres upuesto y POA, cada rea y Unidad de Staff, evala sus necesidades de replanificacin y enva o carga la misma, segn corresponda.

1. Unidad Control Presupuestario y Operativo: Informa a las diferentes reas y Unidades de Staff el estado de ejecucin financiera por actividades/tareas y saldos a replanificar en los perodos posteriores cuando aquellas lo requieran, o bien cuando el rea o la Unidad de Staff detecta la necesidad de subsanar desvo del POA base cero del Ejercicio con No Objecin del OFI (por ejemplo, incorporar nuevas actividades, actividades previstas que pasan para ms adelante, dar de baja actividades, desvos en los plazos de procesos de adquisiciones, rectificacin de costos, etc.). 2. reas y Unidades de Staff: Analizan sus requerimientos, estados de ejecucin y procesos adquisitorios y replanifican sus POAs. 3. Unidad Presupuesto y POA: Recopila los POAs replanificados, contemplando los requerimientos de adquisiciones y contrataciones, y actividades de todas las reas y Unidades de Staff de la UCAR. Realiza el control financiero y prepara el POA replanificado de la UCAR. De ser necesario reinicia el procedimiento para ajustar el POA al crdito. Carga y habilita el POA replanificado de la UCAR en UEPEX. Remite al Responsable rea AFyC para su conocimiento. Nota: La Unidad de Presupuesto y POA (UPyPOA) remite a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores (UDCyS) la versin final habilitada de los POAs de los prstamos en cartera a efectos de que la UDCyS elabore las proyecciones de desembolsos respectivas.

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ARCHIVO Y COMUNICACIN
Se comunica a toda la UCAR la decisin de la Coordinacin Ejecutiva de realizar como mximo una replanificacin por trimestre, tanto para las reas y Unidades de Staff, como para los Programas y Proyectos. Las convocatorias a replanificar emitidas desde la Unidad Presupuesto y POA se deben comunicar fehacientemente a toda la UCAR y registrarse a travs del SIIG.

EXCEPCIONES
En el caso de que algn rea o Unidad de Staff requiera cargar un gasto y las partidas se encuentren excedidas por no estar contemplado en el POA, deber verificar si no tiene solicitudes cargadas en el sistema de las cuales se pueda desafectar saldos que no sern utilizados. En caso de no tener saldos para desafectar, podr optar como excepcin por alguna de las siguientes opciones, informndole a Unidad Presupuesto y POA: a) Aumentar el POA en la actividad que est haciendo falta y bajar de alguna otra en la cual tenga sobrante. Deber cumplir con las siguientes condiciones: Estar dentro de la misma categora. Estar dentro del mismo Inciso presupuestario. Tener la misma fuente de financiamiento. b) En caso de no poder realizar una modificacin entre categoras o no contar con POA suficiente, deber iniciar el proceso de re -planificacin en las fechas establecidas o con la correspondiente autorizacin del Responsable del rea o Unidad de Staff.

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Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR


Unidad Control Presupuestario y Operativo
Informa a A/US el estado de ejecucin financiera y saldos a replanificar en los perodos posteriores

rea/Unidad de Staff

Unidad Presupuesto y POA


Recopila los POAs replanificados. Realiza el control financiero y prepara el POA replanificado de la UCAR Carga y habilita el POA replanificado de la UCAR en UEPEX

Analiza sus requerimientos, estados de ejecucin y procesos adquisitorios y replanifica sus POAs

Remite al POA al Responsable del AAFyC para su conocimiento

FIN

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B- PRESUPUESTO NACIONAL

B.1. F ORMULACIN DEL P RESUPUESTO A NUAL DE LA UCAR Y DE P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento para elaborar el Presupuesto anual que ser presentado ante el Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca de la Nacin y que conformar el presupuesto del Ejercicio siguiente.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Preparacin del Presupuesto Preliminar y Plurianual por parte de la DNPOIC para los Prstamos y Programas (para Fuente de Financiamiento 22 Crdito Externo y Fuente de Financiamiento 21- Transferencias Externas y para la Fuente de Financiamiento 11 Aporte Local) hasta la aprobacin del crdito presupuestario del ejercicio a travs de Decisin Administrat iva del Jefe de Gabinete de Ministros, que distribuye los crditos aprobados por la Ley de Presupuesto (incluye fuente local y fuente externa, para la UCAR y Prstamos -Programas y Proyectos-). La solicitud del Presupuesto Preliminar y Plurianual de la UCA R Fuente de Financiamiento 11 - Aporte Local, se enva solamente al MAGyP.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo. 2) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 3) Unidad Presupuesto y Planificacin Operativa Anual 4) rea Gestin de Recursos Humanos 5) rea Desarrollo Institucional 6) rea Formulacin de Proyectos 7) rea Gestin de Programas y Proyectos 8) rea Adquisiciones y Contrataciones 9) rea Control de Gestin 10) rea Planeamiento y Gestin Externos 1) Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales. 2) Oficina Nacional de Presupuesto. 3) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca. 4) Subsecretara de Presupuesto de la Secretara de Hacienda del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas.

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Estratgica 11) 12) 13) 14) Unidad Ambiental y Social Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Control Interno. Unidad Asesora y Secretara General

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REFERENCIAS
Manual para la Formulacin del Presupuesto Nacional. Ley Nacional 24.156 de Administracin Financiera y los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional Resolucin del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas que establece el cronograma de elaboracin del presupuesto plurianual. Matrices de prstamos. Informes del rea Control de Gestin sobre las Matrices de prstamos.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES Previamente a la elaboracin del presupuesto anual, se deber e laborar el Presupuesto Preliminar Plurianual, el cual consiste en la definicin de las actividades para el prximo ao y los dos aos subsiguientes , a travs del cual se sientan las bases para las estimaciones de techos presupuestarios que establece el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas a travs de la Secretara de Hacienda, tal como queda expresado en el cronograma de elaboracin del Presupuesto Nacional, como uno de los hitos crticos del mismo. Actualizar la informacin de ejecucin de los prstamos a la fecha, v erificar sus plazos de vigencia, saldo de las matrices de los mismos y el POA para el ao bajo anlisis. Justificar debidamente los sobre techos, de corresponder. Se deben considerar los nuevos prstamos que se negocien para los prximos aos. Para ello se utiliza como insumo del responsable del rea Planeamiento y Gestin Estratgica la siguiente informacin: proyectos/prstamos en etapa de negociacin con los organismos internacionales de crdito y el estado de avance de los mismos junto a un cronograma posible de ejecucin y monto del prstamo.

CONDICIONES PREVIAS Lineamientos generales de la Coordinacin Ejecutiva respecto planificacin del trienio siguiente comunicados a toda la organizacin. de la

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Todos los formularios mencionados confeccionados en pesos argentinos. en el procedimiento

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debern ser

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) PLANILLAS F2A (FORMULARIO DE PROGRAMACIN DE RECURSOS) - MAGYP. 2) FORMULARIO REQUER0 Y REQUER1: FORMULARIOS DE REQUERIMIENTO PRESUPUESTARIO DE PROYECTOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES DE CRDITO Y BILATERALES DNPOIC. 3) MEMO CON INSTRUCTIVO A LAS REAS Y PRSTAMOS, PARA EL LLENADO DE LOS FORMULARIOS ANTERIORMENTE MENCIONADOS. 4) PLANILLAS DE CLCULO CORRESPONDIENTE. DE SOBRETECHOS CON LA JUSTIFICACIN

PROCEDIMIENTO
Observaciones: La UCAR recibe de la DNPOIC el requerimiento de confeccin del presupuesto plurianual de acuerdo al cronograma de elaboracin determinado por la Subsecretara de Presupuesto de la Secretara de Hacienda del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. 1. Unidad Presupuesto y POA: Enva: a. A comienzo del mes de marzo, Memos a las reas con copia a las Unidades y Unidades de Staff indicando fecha lmite de presentacin, informando sobre el lanzamiento del pedido del Presupuesto Plurianual. b. A las reas y Unidades Staff lo siguiente: Planilla con la Clasificacin por Objeto del Gasto, la cual es una Gua para la Identificacin de los Gastos por Incisos. Planilla de Presupuesto Plurianual UCAR (Formulario-I), en el cual stas debern consolidar la planificacin preliminar de las actividades anuales, para el prximo ao y los dos subsiguientes. c. Al rea Gestin de Programas y Proyectos con copia a los Jefes de Unidad, lo siguiente: Planilla con la Clasificacin por Objeto del Gasto, la cual es una Gua para la Identificacin de los Gastos por Incisos. Planilla de Presupuesto Plurianual Unidad Nacional de Coordinacin (Formulario-II), en el cual stas debern consolidar la planificacin preliminar de las actividades anuales, para el prximo ao y los dos subsiguientes

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Planilla de Presupuesto Plurianual Provincias (Formulario-III), en el cual debern consolidar la planificacin preliminar de las actividades anuales, para el prximo ao y los dos subsiguientes enviadas por las provincias. 2. reas y Unidades Staff: Debern a. Iniciar el proceso de relevamiento, en conjunto con las distintas Unidades y Sectores, el detalle de los gastos por inciso de acuerdo a las necesidades especficas de cada una de ellas. b. Una vez que cuente con el Presupuesto Plurianual de todas las Unidades deber volcar los datos al formulario enviado por la UPyP (Formulario - I). c. Consolidar la Informacin de todas las Unidades y enviar a la UPyP para su posterior anlisis antes de la fecha lmite prevista. 3. rea Gestin de Programas y Proyectos: Deber a. Armar el Presupuesto Plurianual de cada prstamo, incluyendo el detalle de los gastos por inciso y categora del gasto, de cada uno de los prstamos (Formulario II y Formulario III). b. Consolidar la Informacin de cada prstamo y enviar a la UPyP para su posterior anlisis antes de la fecha lmite prevista. c. En el caso de ejecutar obras desde la UCAR, enviar el detalle de las mismas, con el nombre del proyecto y obra, el monto total y el plazo de ejecucin. 4. Unidad Presupuesto y POA: a. Recibe de todas las reas de la UCAR (incluida el rea Gestin de Programas y Proyectos como rea de UCAR) y Unidades de Staff los Presupuestos Plurianuales. Una vez que cuente con todos los Presupuestos Plurianuales, obtendr el monto total del Presupuesto Plurianual de la UCAR y deber comenzar con el trabajo de anlisis financiero entre todos los prstamos que integran la UCAR. Dicha tarea consistir en: Asignar un porcentaje a financiar a cada Proyecto, por fuente de financiamiento, efectuando un anlisis en base a: o La cantidad de Proyectos Activos. o Los aos de vida til de cada Proyecto. o Saldo estimado de la matriz del prstamo al fin del ejercicio. b. Analizar y evaluar qu gastos de la UCAR se asignarn a cada prstamo luego de analizar la ejecucin financiera acumulada al cierre del ao anterior de cada Programa/Proyecto en base al siguiente anlisis: Elegibilidad del gasto. Porcentaje permitido sobre cada categora del gasto. Crdito vigente para el ao de anlisis. Cumplimiento del Pari Passu.

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Cumplido el anlisis financiero, enva los presupuestos plurianuales de la UCAR y de los Programas y Proyectos, al Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 5. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad : Realiza la evaluacin pertinente y de estar de acuerdo comunica a la UPyPOA. 6. Unidad Presupuesto y POA: Completa en los Formularios Requer 0 y Requer 1 enviados por la Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito, los Presupuestos Plurianuales de la UCAR y de todos los Prstamos. Enva Formularios a la DNPOIC de acuerdo a los plazos establecidos en la Resolucin del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, mediante la cu al se aprueba el cronograma de Elaboracin del Proyecto de Ley del Presupuesto de la Administracin Nacional para el prximo ao y el Presupuesto Plurianual para los prximos tres aos. Asimismo, enva al Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca copia de la informacin enviada a la DNPOIC, agregando el Formulario de Programacin de Recursos F2A. 7. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Recibe en julio los techos presupuestarios aprobados por la ONP y comunica al AAFyC sobre los mismos. 8. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: A travs de la UPyPOA analiza el requerimiento enviado oportunamente al MAGyP con el techo otorgado. Si los montos aprobados no son suficientes, para el caso de Programas y Proyectos, se solicita al rea Gestin de Programas y Proyectos la priorizacin de actividades y justificacin de pedido de sobretecho para su ajuste y solicitud al MAGyP. En el caso de la UCAR lo analiza la UPyPOA. 9. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Aprobada la Ley de Presupuesto Nacional y su correspondiente Decisin Administrativa del Jefe de Gabinete de Ministros de la Nacin, con la distribucin de crditos del ejercicio, comunica al AAFyC el presupuesto otorgado. 10. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Toma conocimiento de la Decisin Administrativa y se da inicio al Procedimiento de Ejecucin Presupuestaria.

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Procedimiento de Formulacin del Presupuesto Anual de la UCAR y de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad
UPyPOA A comienzos de Marzo enva Memo al A/US solicitando presupuesto plurianual

DNPOIC

rea/Unidad de Staff

rea Gestin de Programas y Proyectos

MAGyP

Emite Solicitud de Presupuesto Plurianual

Inicia relevamiento en conjunto con todas las Unidades y Sectores.

Arma el Presupuesto Plurianual de cada prstamos.

Completa los Formularios enviados por la UPyPOA. Consolida la informacin y enva a la UPyPOA

Completa los Formularios enviados por la UPyPOA. Consolida la informacin y enva a la UPyPOA

Para las obras ejecutadas desde la UCAR, remite a la UPyPOA nombre del proyecto y obra, monto total, plazo de ejecucin

UPyPOA Consolida Planillas de todas las reas/US obteniendo monto total del presupuesto plurianual

UPyPOA Realiza el anlisis financiero de todos los prstamos que integran la UCAR

UPyPOA Remite Presupuesto Plurianuales de la UCAR y de los Programas y Proyectos al R. AAFyC para su firma.

R. AAFyC Realiza la evaluacin pertinente y de estar de acuerdo comunica a la UPyPOA

Recibe Formulario Requer 1y Requer 0

UPyPOA Confecciona Form. Requer 1, Requer 0 y F2A y los enva a la DNPOIC y al MAGyP

Recibe Formulario Requer 1, Requer 0 y F2A

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Procedimiento de Formulacin del Presupuesto Anual de la UCAR y de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea/Unidad de Staff rea Gestin de Programas y Proyectos

DNPOIC

MAGyP

UPyPOA Analiza los requerimientos enviados con los techos otorgados Realiza priorizacin de actividades y la justificacin del pedido de sobretecho para su ajuste y solicitud al MAGyP. Remite a la UPyPOA

Recibe en Julio los techos presup. aprobados por la ONP y comunica al AAFyC

Si los techos presupuestarios son insuficientes UCAR UPyPOA Realiza priorizacin de actividades y la justificacin del pedido de sobretecho para A/ US UCAR, para su ajuste y solicitud al MAGyP

Programas y Proyectos

Aprobada la Ley de Presupuesto Nacional y su Decisin Administrativa, comunica al AAFyC, la distribucin de crditos del ejercicio y el presupuesto otorgado

R. AAFyC Toma conocimiento de la Decisin Administrativa

R. AAFyC Da inicio al Proceso de Ejecucin Presupuestaria

FIN

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B.2. P ROGRAMACIN DE LA E JECUCIN P RESUPUESTARIA .


OBJETIVO
Describir el procedimiento de elaboracin de la programacin trimestral de la ejecucin presupuestaria de la UCAR, a fin de solicitar al MAGyP las cuotas de caja de Compromiso (trimestral) y Devengado (mensual) y asegurar la disponibilidad de recursos.

ALCANCE
Desde la aprobacin del crdito presupuestario hasta la programacin de cada uno de los trimestres del ejercicio.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 2) Unidad Presupuesto y POA Externos 1) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

REFERENCIAS
Circular n 1/12 Oficina Nacional de Presupuesto.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS

CRITERIOS GENERALES El POA es la herramienta de planificacin base sobre la que se efectuarn las solicitudes y compensaciones de crdito presupuestario y re-programacin de cuota de caja. POA reprogramado como mximo trimestralmente para poder efectuar las readecuaciones. Proyeccin Trimestral de desembolsos.

CONDICIONES PREVIAS La solicitud de la cuota debe ir acompaada por el porcentaje de metas fsicas asociadas a los incisos presupuestarios que representen actividades o proyectos identificados con las mismas.

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DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UEPEX. MDULO PRESUPUESTO CUOTA DE CAJA. 2) POA 3) UEPEX. FORMULARIO C75 (EJECUCIN PRESUPUESTARIA)

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Con informacin proveniente del Sector Tesorera, sumado a la informacin que procesa la Unidad Presupuesto y POA, se estiman las cuotas de compromiso y devengado que luego son enviadas al MAGyP para su aprobacin. Cumplid o se da inicio a la ejecucin presupuestaria del trimestre.

PROCEDIMIENTO
1. Unidad Presupuesto y POA: Solicita a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores (UDCyS) informacin sobre solicitudes de desembolsos remitidos a los Organismos Financiadores que no hayan sido aprobados en el mes previo al trimestre bajo anlisis o se encontraran confeccionndose en ese momento 2. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Enva a la Unidad PyPOA en forma trimestral desagregado por mes, la informacin sobre desembolsos a ingresar por mes, veinte das antes de la finalizacin del trimestre. 3. Sector Tesorera: Enva los saldos de las cuentas bancarias a la UPyPOA, veinte das antes de la finalizacin del trimestre. 4. Unidad Presupuesto y POA: Efecta las estimaciones de la cuota de caja de compromiso y devengado y solicita trimestralmente la cuota de caja de compromiso y devengado al MAGyP. Para las estimaciones, adems de la informacin suministrada por la UDCyS y Sector Tesorera, tiene en cuenta: a. En lo que respecta a la Fuente de Financiamiento 22- Crdito externo y 21- Transferencias externas, la Unidad Presupuesto y Planificacin Operativa Anual efecta las estimaciones de cuota de caja de compromiso y devengado, en funcin de los contratos a firmarse, de los servicios a prestarse, bienes a recibirse y transferencias a realizarse, en el perodo bajo anlisis. b. En lo que respecta a la Fuente de Financiamiento 11 - Aporte Local del Tesoro, la UPyPOA recibe de la Unidad de Finanzas en forma trimestral la necesidad de fondos de aporte local (informacin trimestral desagregada mensualmente) de todos los Programas y Proyectos y de la UCAR, a fin de confeccionar la solicitud que se enva por Nota firmada por el Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad al

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MAGyP. Una vez que la Unidad de Finanzas verifique las transferencias de fondos recibidas, informa a la UPyPOA los montos ingresados. Una vez efectuadas las estimaciones, eleva las Solicitudes Trimestrales de Cuotas de caja para la firma del Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad y las remite al MAGYP. 5. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: El Responsable del rea analiza y aprueba las Solicitudes Trimestrales de Cuotas y enva al MAGyP . 6. Sector Mesa de Entradas: Remite la nota de solicitud de cuota de caja al MAGyP. 7. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Recibe la nota enviada de la UCAR, e inicia el proceso de aprobacin de la solicitud de cuota de caja ante la ONP, una vez que la ONP aprueba y aplica, comunica las cuotas vigentes para iniciar la ejecucin. 8. Sector Mesa de Entradas: Recibe la nota del MAGyP con las cuotas otorgadas y remite a la Unidad de Presupuesto y POA. 9. Unidad Presupuesto y POA: a. Analiza las cuotas asignadas, distribuye por Programa o Proyecto, carga en UEPEX y da inicio a la ejecucin del trimestre a travs de la generacin y emisin del C75, que informa la ejecucin presupuestaria al SIDIF central (Sistema de Informacin Financiera ). b. Emite los informes de ejecucin presupuestaria que las dis tintas reas requieran. c. Controla y evala la ejecucin de las cuotas de caja y crdito presupuestario a efectos de incorporar las alertas necesarias para efectuar preventivamente las compensaciones pertinentes durante la ejecucin, comunicando los desvos al Responsable de rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. d. Adicionalmente, valida el crdito presupuestario para el ao y para todas las fuentes de financiamiento de los expedientes de convenios de subejecucin que se tramitan en el MAGyP y contratos de ejecucin. e. En conjunto con la Unidad de Contabilidad parametriza en el sistema UEPEX la base de los nuevos prstamos que comenzarn a ejecutarse.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
El C75 es remitido por sistema semanalmente al SIDIF. La UPyPOA informa trimestralmente y anualmente a la Unidad de Contabilidad, para la confeccin de los cuadros UEPEX 5 y 13 respectivamente, que se presentan a la C ontadura General de la Nacin (CGN), la ejecucin presupuestaria de las fuentes de financiamiento 21 y 22. Las cargas en UEPEX son pblicas para todos los organismos mencionados.

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Procedimiento de Programacin de la Ejecucin Presupuestaria


rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores Unidad Presupuesto y POA

Sector Tesorera

MAGyP

Solicita a la UCDyS informacin sobre los desembolsos remitidos a los OFI que no hayan sido aprobados en el mes previo al trimestre bajo anlisis o se encontraran confeccionndose en ese momento

Trimestralmente enva informacin sobre desembolsos a ingresa por mes

Trimestralmente enva los saldos de las cuentas bancarias

R. rea Aprueba y eleva Solicitudes Trimestrales de Cuotas al MAGyP

Estima cuota de compromiso y devengado

Gestiona solicitudes y ajustes necesarios. Analiza las cuotas asignadas, distribuye por P/P, carga en UEPEX y da inicio a la ejecucin del trimestre Emite los informes de ejecucin presupuestaria que las distintas reas requieran

Comunica la aprobacin de las cuotas vigentes para iniciar la ejecucin

Controla la ejecucin de las cuotas de caja y crditos presupuestarios y comunica los desvos al R. de rea

En conjunto con la Unidad de Contabilidad parametriza en el sistema UEPEX la base de los nuevos prstamos que comenzarn a ejecutarse.

FIN

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C- DESEMBOLSOS

C.1. P ROYECCIN DE D ESEMBOLSOS


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para confeccionar estimaciones de las futuras Solicitudes de Desembolsos que se solicitarn a los Organismos Financiadores a fin de contar con los recursos necesarios para la ejecucin de todos los proyectos en cartera de la UCAR, de forma anual y trimestral, teniendo en cuenta las replanificaciones presupuestarias.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR y de los Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Elaboracin de Reportes de Informacin F inanciera.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Unidad Desembolsos Convenios y Subejecutore s 2) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe haberse completado el procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR por parte de la Unidad de Presupuesto y POA. Debe haberse completado el procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR por parte de la Unidad de Presupuesto y POA. Debe haberse completado el procedimiento de Elaboracin de Reportes de Informacin Financiera por parte de la Unidad de Tesorera. Se debe contar con la informacin de Transferencias y Pagos directos de la UCAR por parte de la Unidad de Control Presupuestario y Operativo.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
En base a los POAs habilitados la Unidad Desembolsos Convenios y Subejecutores realiza la proyeccin anual y trimestral de Desembolsos en base a las replanificaciones de POAs realizadas al inicio de cada ao y al inicio de cada trimestre.

PROCEDIMIENTO
1. Unidad Desembolsos Convenios y Subejecutores: a. Durante los primeros das de cada ao, y de cada trimestre, solicita a la Unidad de Presupuesto y POA la ejecucin prevista registrada y habilitada en el sistema UEPEX segn el POA de cada proyecto. A su vez, obtiene mensualmente de la Unidad Control Presupuestario y Operativo la ejecucin real de cada proyecto. Por ltimo, obtiene del Sector Tesorera el reporte financiero con los saldos bancarios y desembolsos en trnsito de cad a prstamo en cartera de UCAR. Confecciona el cuadro de proyeccin de desembolsos analizando los siguientes factores: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. El disponible del Fondo Rotatorio/Cuenta Designada, El saldo que cada prstamo posee en su cuenta Bancaria, La ejecucin real del mes finalizado, La ejecucin prevista mes por mes, El pendiente de rendir de cada prstamo, El tiempo promedio de rendicin de gastos de cada subejecutor provincial, OCT y/o pagos realizados desde la tesorera de UCAR, El saldo sin desembolsar de cada prstamo,

b.

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viii.

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El tiempo promedio que requiere una solicitud de Desembolso en acreditarse en la cuenta especial de cada prstamo desde el momento en que se solicita, El perodo de vigencia de cada prstamo.

ix. c.

Como resultado de este anlisis, se estima el monto de desembolsos que se solicitar a los organismos financiadores a lo largo del ao para contar con los recursos que cada prstamo necesitar para su correcta ejecucin. Trimestralmente se recalcula esta informacin sobre la base de los POAs replanificados. Prepara la proyeccin de Desembolsos, se enva al Responsable del AAFC para su anlisis.

d. e.

2. Responsable rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza la proyeccin remitida, de realizar observaciones, devuelve el informe a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores. Caso contrario, enva la Proyeccin de Desembolsos a Jefatura de Gabinete de Ministros al comienzo de cada ao y en forma trimestral a la DNPOIC previa demanda de dichos usuarios ex ternos. Oportunamente, remite dicha informacin al Responsable de las siguientes reas: a. Coordinacin Ejecutiva b. rea Gestin de Programas y Proyectos c. rea Control de Gestin d. rea Desarrollo Institucional

ARCHIVO Y COMUNICACIN Para los prstamos que se encuentran en etapa de


cierre, en cada solicitud de Desembolso y/o Reposicin que se enva al Organismo Financiador, se adjunta la respectiva proyeccin como documentacin obligatoria. Para los prstamos BID, se completa este informe va extranet al momento de solicitar el primer Desembolso, y se actualiza peridicamente de requerir modificaciones. Para los dems prstamos, que no se encuentren dentro de los puntos anteriores, se enva a solicitud del Organismo Financiador.

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C.2. S OLICITUD DE D ESEMBOLSOS Y J USTIFICACIN D E G ASTOS A LOS O RGANISMOS F INANCIADORES .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento para la solicitud de desembolsos y justificacin de gastos realizados por la UCAR y Ejecutores en el marco de la ejecucin de los componentes de Programas y Proyectos, ante los Organismos Financiadores.

ALCANCE
Desde la obtencin de la documentacin correspondiente a las Rendiciones de Gastos realizadas por los Ejecutores y los Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa y de las Autorizaciones de Pagos de la UCAR, hasta la confeccin y remisin de la Justificacin de Gastos al Organismo Financiador.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Proyeccin de Desembolsos. Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Proyectos. Ejecutores, Programas y

Procedimiento de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. Procedimiento Bsico de Pagos.

RESPONSABILIDADES

UCAR 1) Unidad Desembolsos, Subejecutores. Convenios y

Externos 1) Organismos Internacionales

Financiadores

2) Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 3) Sector Tesorera. 4) Unidad Finanzas.

2) Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito. 3) Ejecutor

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Debe haberse ejecutado debidamente el Procedimiento Bsico de Pagos. Se ha ejecutado debidamente tanto el Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores, como el Procedimiento de Control de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. La documentacin de respaldo y su registracin en el Sistema UEPEX debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiador. rea Adquisiciones y Contrataciones ha enviado los formularios 384 actualizados con los contratos que debern estar cargados en el Client Connection del Banco Mundial. Asimismo, ha registrado en UEPEX las fechas de No Objeciones (en el caso del BIRF) y los cdigos PRISM (en el caso del BID), de todos los contratos, adquisiciones y obras que requieran revisin ex ante por parte del Banco. AAyC carga en UEPEX la No Objecin del OFI y/o de la UCAR . Para el caso de financiamiento BIRF ha solicitado al Banco la registraci n de contratos que superen los montos establecidos en el contrato de prstamo en la pgina del Client Connection del Banco Mundial. El Banco al registrar dicho contrato en su Sistema, ha entregado un cdigo que ser utilizado posteriormente para identificar dichos contratos a la hora de rendirlos al Banco. Se han realizado las compensaciones de Aporte Local en las cuentas con Fondos del Banco financiador, correspondientes a todos los gastos, para respetar el Pari Passu. En dichas cuentas se debe mantener un aporte local que asegure la cobertura de los gastos por los prximos tres meses. Esta compensacin se encuentra a cargo de la Unidad de Finanzas. Unidad de Finanzas ha registrado en UEPEX las fechas de retiros de pago de todas las Autorizaciones de Pago (que no sean de convenios que son cargadas por la Unidad de Contabilidad), y ha asociado cada una de ellas con la transferencia correspondiente. El sector Desembolsos considera vlidos para rendir al OFI las rendiciones recibidas del Sector Convenios, Sector Subejecutores y de los pagos con fecha de retiro en UEPEX que fueran abonados a travs del Procedimiento Bsico de Pagos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) PLANILLA DE SEGUIMIENTO DE DESEMBOLSOS.

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RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Sector Desembolsos confecciona las Solicitudes de Desembolsos en base a las rendiciones remitidas por los Sectores Subejecutores y Convenios, y las Autorizaciones de Pagos UCAR que obtiene del Sistema UEPEX. El Jefe de la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores (UDCyS) supervisa y autoriza la Solicitud de Desembolsos o Rendicin de Gastos. El OFI dar un aviso de pago a dicha solicitud, y la UDCyS registrar el hito en UEPEX, archivando la comunicacin del Organismo Financiador. El rea Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC) controla y emite la nota a la DNPOIC para que se transfieran los fondos a una cuenta especfica del programa para el caso de solicitudes de desembolsos y reposiciones. En caso de reembolso y de Justificacin de gastos no se enva nota. Sector Tesorera controla la acreditacin de los fondos, registra el ingreso en UEPEX, comunica dicha acreditacin a UDCyS a efectos de cambiar el estado del Desembolso en UEPEX. La Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores actualiza la planilla de seguimientos y comunica la situacin a las dems reas y Unidades.

PROCEDIMIENTO

1. Sector Desembolsos: Elabora peridicamente Solicitudes de Desembolso (SD) sobre la base de la documentacin suministrada por los siguientes sectores: Sector Convenios: informacin de rendiciones de gastos a travs de convenios con OCT. Sector Subejecutores: informacin de rendiciones de gastos aprobados de Ejecutores. Por ltimo los gastos abonados en la UCAR relevados del Sistema UEPEX con fecha de retiro de pago cargada por el Sector Tesorera . 2. Unidad Contabilidad: Realiza la conciliacin de las cuentas bancarias de la UCAR, controla la conciliacin bancaria de las cuentas de ejecutores y las remite al Sector Desembolsos. 3. Sector Convenios: Enva una nota a los Organismos de Cooperacin Tcnica solicitando los Saldos de cada convenio con igual fecha de corte y lo remite al Sector Desembolsos. 4. Sector Desembolsos: a. Con las conciliaciones contables suministradas por la Unidad de Contabilidad y los saldos de los OCT suministrados por el Sector

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Convenios, procede a confeccionar la Conciliacin de Fondo Rotatorio y/o Cuenta Designada a la fecha de corte de dicho mes. b. Genera en UEPEX la Solicitud de Desembolsos (SD) y/o Justificacin de Gastos (JG) o SOE ( Statement of Expenditure ), adjuntando a los reportes emitidos copia de dicha documentacin, en caso de corresponder. 5. Jefe Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Supervisa y autoriza la Solicitud de Desembolso y/o la Rendicin de Gastos (RG). 6. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Firma la solicitud y remite al OFI para su procesamiento. 7. Sector Mesa de Entradas: Remite al OFI la documentacin. 8. Organismo Financiador Internacional: Comunica a la UCAR el Aviso de Pago (fecha valor) de la Solicitud de Desembolsos y/o la Justifica cin de Gastos, aprobando la justificacin y, de corresponder, la reposicin de los fondos del Prstamo (Desembolso). 9. Jefe Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: documentacin del OFI y deriva al Sector Desembolsos. 10. Sector Desembolsos: a. Si el OFI formul objeciones u observaciones, de acuerdo al tipo de las mismas, las deriva: rea Gestin Programas y Proyectos (AGPyP) Sector Cuentas a Pagar (SCP) Unidad Finanzas (UF) Ejecutor u Organismo de Cooperacin Tcnica (Ejec./OCT) Recibe la

A fin de que procedan a realizar en forma conjunta con el sector Desembolsos y en caso de ser necesario, se proceda a subsanar las mismas, lo cual puede implicar realizar re imputaciones, desafectaciones, aclaraciones o incluso, exclusiones de pago de la Solicitud. b. Si el OFI aprueba total o parcialmente la Solicitud de Desembolsos y/o la Justificacin de Gastos, se registra el hito en UEPEX, y se archiva en la Carpeta del Desembolso en Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores la comunicacin del Organismo Financiador. Se informa a los mismos actores que en el supuesto anterior. c. Aprobada la Solicitud de Desembolsos de fondos por el OFI, a ctualiza la planilla de seguimiento con la fecha valor e informa al Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC), y al rea Control de Gestin (ACG) y a la Unidad Finanzas para que tomen conocimiento.

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11. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Aprobada la Solicitud de Desembolso, eleva nota a la DNPOIC requiriendo la acreditacin de los fondos en la cuenta especial/cuenta designada UCAR/cuenta del Programa o Proyecto, segn corresponda. Los pagos directos o reembolsos, no requieren tramitacin ante la DNPOIC. 12. Sector Tesorera: Realiza el control de la acreditacin de los fondos con el BNA mediante conciliaciones diarias. Una vez acreditados los fondos en la cuenta especial/cuenta designada, se informa a la Unidad Finanzas y a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores. 13. Jefe Unidad de Finanzas: Informado de la recepcin de los fondos, registra el ingreso de los mismos mediante un Formulario de Recursos en el sistema de gestin UEPEX.

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Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de los Gastos a los OFI Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Unidad Finanzas

OFI

SDE Elabora peridicamente Solicitud de Desembolsos

UCONTAB Realiza la conciliacin de las cuentas bancarias de la UCAR, controla las

Jefe UDCyS Supervisa y autoriza la Solicitud de Desembolso y/o la Rendicin de Gastos

Firma la Solicitud y la remite al OFI

Comunica el Aviso de Pago (fecha valor)

SDE Actualiza la Planilla de Seguimiento e informa al R. AAFyC, al R. UCG y a la U. Finanzas.

Hay observaciones del OFI SI NO Jefe UCDyS Deriva a AGPyP, SCP, UF, Subejec. U OCT

Jefe UCDyS Registra en UEPEX y archiva en la Carpeta del Desembolso

Si es un DF, eleva nota a DNPOIC para acreditar fondos en cuenta especial/ designada

STE Controla acreditacin de fondos con el BNA mediante conciliacin diaria.

STE Acreditados los fotos informa a la UF y a la UDCyS Jefe UFI Registra el ingreso de fondos mediante un Formulario de Recursos de gestin en UEPEX

FIN

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D- GESTIN PATRIMONIAL

D.1. R ECEPCIN Y A LTA DE B IENES I NVENTARIABLES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para recibir y dar de alta bienes inventariables.

ALCANCE
Desde la recepcin de la copia de Orden de Compra/Contrato de bienes inventariables enviada por el rea de Adquisiciones y Contrataciones, hasta la firma del A cta de Recepcin de Bienes Inventariables y asignacin de un Nmero de Inventario definitivo por parte del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (de acuerdo al monto y mtodo que se haya utilizado). PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Realizacin de Inventario.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Patrimonio 2) Sector Cuentas a Pagar. 3) rea Adquisiciones y Contrataciones 4) reas/Unidades de Staff/Responsables Tcnicos. Externos 1) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca. 2) Ejecutores

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS CRITERIOS GENERALES


El Sector Patrimonio es el nico Sector que recibe bienes inventariables en la UCAR.

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El Sector Patrimonio coordina con el proveedor da, hora de entrega de los bienes y caractersticas que debe tener el remito para su recepcin efectiva. En caso de vehculos, la gestora se comunica con el Sector Patrimonio ya que hace los trmites previos al alta de los dominios, entrega el F 08 para que lo complete Patrimonio y haga firmar al CE. Una vez entregada la documentacin y con la confirmacin que los dominios fueron dados de alta se solicita el lugar donde se encuentran los vehculos para ir personalmente a controlar el N de motor, chasis y dominio cruzando estos datos con la copia del ttulo, ya que el original se enva a su certificacin. En el caso de bienes informticos, el Sector Patrimonio debe informar a la Unidad de Tecnologa Informtica a fin de que determine que los bienes cumplen con las especificaciones tcnicas solicitadas oportunamente. Cumplido, se realiza el Acta de Recepcin. Los Ejecutores que hayan adquirido bienes con fondos externos o de aporte nacional deben ser patrimoniados en y por la UCAR. Los bienes adquiridos con fondos propios o provinciales deben ser patrimoniados por cada provincia u organismo.

CONDICIONES PREVIAS
El rea de Adquisiciones y Contrataciones entrega la orden de compra/ contrato de los bienes que hayan sido adquiridos por la UCAR o Ejecutores con fondos externos o aporte nacional. El Sector Patrimonio publicar en intranet los criterios y definiciones para identificar un bien inventariable. Para el caso de los Ejecutores y Responsables Tcnicos, la inf ormacin acerca de cundo es un bien inventariable y el criterio de alta de un bien por parte de la UCAR cuando son adquiridos en el marco de los Programas, lo har a travs de la Unidad de Fortalecimiento de las Capacidades de Ejecutores Provinciales.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) EJECUCIN PRESUPUESTARIA DE GASTOS DE LA ADMINISTRACIN NACIONAL C75 2) ACTA DE RECEPCIN BIENES INVENTARIABLES. 3) EXPEDIENTE DE PATRIMONIO 4) UNIVERSO (PLANILLA GENERAL DE BIENES) 5) LISTADO DE BIENES APROBADOS (MAGYP)

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PROCEDIMIENTO
1. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite al Sector Patrimonio copia de las rdenes de compra/contratos de los bienes adquiridos. 2. rea/Unidad de Staff/ Responsable Tcnico: Informa al Sector Patrimonio en caso de haber adquirido bienes inventariables que no hubiesen pasado por el rea de Adquisiciones y Contrataciones. 3. Sector Patrimonio: a. Para el caso de bienes adquiridos por la UCAR: Genera un Expediente de Patrimonio adjuntando copia de las rdenes de Compra, datos de la empresa proveedora, cantidad y calidad de los bienes a ingresar, el precio y la fecha de entrega pautada. Confecciona y firma el Acta de Recepcin (un original y tres copias). b. Para el caso de entrega de bienes en la sede de los Ejecutores (Unidades Ejecutoras de Proyectos, Unidad Provincial Ejecutora, Unidades Ejecutoras Provinciales, Provincias, Organismos Descentralizados del MAGyP), stos coordinan con el proveedor fecha de entrega. El proveedor entrega los bienes, confecciona el remito y lo entrega al Responsable que corresponda, quien firma, indicando fecha y aclaracin, dando conformidad de esta manera a la recepcin del bien. Cumplido enva al Sector Patrimonio para que genere el Acta de Recepcin. (Contina en Actividad N 3) En ambos casos, el Sector Patrimonio simultneamente a la confeccin del Acta de Recepcin, realiza la identificacin provisoria del bien (ubicacin final, responsable y eventual movimiento) hasta que el MAGyP le asigne nmero de cdigo patrimonial definitivo. Registra el bien en UEPEX y U (Universo) . 4. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico/Ejecutor: Firma el Acta de Recepcin, presta conformidad, asumiendo la responsabilidad por el uso, tenencia y eventual traslado del bien. 5. Sector Patrimonio: Entrega una copia del Acta de Recepcin al rea de Adquisiciones y Contrataciones, otra al rea, Unidad de Staff o Responsable Tcnico o Ejecutor solicitante y otra al Sector Cuentas a Pagar que queda habilitado a realizar el pago. El original es incluido en el expediente de Patrimonio. Solicita a la Unidad Presupuesto y POA el Formulario C75. (Contina en Actividad n 8) 6. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe copia del Acta de Recepcin y la adjunta al Legajo de Adquisiciones/Contrataciones (LA/C). 7. Sector Cuentas a Pagar: Recibe la copia del Acta de Recepcin firmada y continua con el Procedimiento Bsico de Pagos. 8. Unidad Presupuesto y POA: Remite el Formulario de Ejecucin Presupuestaria de gastos de Administracin Nacional (C75) al Sector Patrimonio.

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9. Sector Patrimonio: Recibe el Formulario de Ejecucin Presupuestaria de gastos de la Administracin Nacional (C75), incorpora la informacin correspondiente que obra en el expediente y en UEPEX y la remite al MAGyP. 10. Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca: Elabora y remite a la UCAR dos originales de Las Hojas de Cargo Patrimonial. 11. Sector Patrimonio: Recibe los originales de Las Hojas de Cargo Patrimonial donde deja asentado si las especificaciones son correctas, la ubicacin del bien, el N de Expediente y el N de la Orden de Compra. Se visa por parte del Jefe del Sector y se remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 12. Coordinador Ejecutivo : Recibe y firma los dos originales de Las Hojas de Cargo Patrimonial, procede a remitirlas al Sector Patrimonio. 13. Sector Patrimonio: Remite al MAGyP un original firmado. Conserva el otro original. Procede a registrar el bien dentro del universo, bajo el N de expediente y N de cargo correspondiente en cada bien.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa a Altas de bienes inventariables se archiv a en el BIBLIORATO correspondiente, dentro de las oficinas del Sector Patrimonio (original y copia). La documentacin se mantiene en la oficina hasta el cierre de cada Programa o Proyecto. Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

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Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables


rea Adquisiciones y Contrataciones
Remite copia de Orden de Compra/Contrato de los bs. adquiridos al SP

rea/Unidad de Staff/ Responsable Tcnico/Ejecutor


A/US/RT Informa al SP los bs. adquiridos que no hubiesen pasado por AAyC

Sector Patrimonio

Sector Cuentas a Pagar

Unidad Presupuesto y Poa

MAGyP/ Coordinador Ejecutivo

Para bienes adquiridos por la UCAR, genera Expediente de Patrimonio y Acta de Recepcin

Para bienes en la sede de los Ejecutores, elabora Acta de Recepcin a partir del remito entregado por Ejecutor

Registra el bien en UEPEX y en el Universo

A/US/RT Firma Acta de Recepcin

Adjunta copia del Acta y la adjunta al LA/C

Remite copia del Acta de Recepcin a AAyC, A/US/RT/ Ejecutor solicitante y a SCaP. Solicita a UPyPOA Formulario C75

Recibe copia del Acta firmada Contina en Procedimient o Bsico de Pagos

Recibe Formulario C75, lo completa y remite a MAGyP

Remite Formulario C75 al SP

Verifica los datos registrados en la Hoja de Cargo Patrimonial y remite al CE para su firma

Elabora y remite a la UCAR dos ejemplares de las Hojas de Cargo Patrimonial

Remite al MAGyP el original de las Hojas de Cargo Patrimonial Firmada por el CE

CE Recibe y firma las dos Hoja de Cargo Patrimonial. Remite a SP

FIN

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D.2. B AJA DE B IENES I NVENTARIABLES .


OBJETIVO
Describir metodologa estipulada para dar de baja bienes inventariables, incluidos los de Ejecutores.

ALCANCE
Desde la confeccin de la Solicitud de Baja Interna y Dictame n Tcnico, hasta la registracin del movimiento por parte del Sector de Patrimonio.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea o Unidad de Staff 2) Sector de Patrimonio. 3) Coordinador Ejecutivo. 4) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto. Externos 1) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca. 2) Ejecutores

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UNIVERSO (PLANILLA GENERAL DE BIENES)

PROCEDIMIENTO
1. Responsable Tcnico/Responsable de rea o Unidad de Staff/Ejecutor: Segn corresponda, informa al Sector Patrimonio la intencin de dar d e baja uno de los bienes a su cargo por e-mail envindole el Dictamen Tcnico, en caso de ser equipo informtico; para el caso del mobiliario, se dan de baja por rotos o en desuso. 2. Sector Patrimonio: Realiza la nota de baja mediante el Dictamen Tcnico y la eleva al Coordinador Ejecutivo para que lo autorice y se enve al MAGyP para que se tramite la baja definitiva del bien. En casos justificados, la firma del Coordinador Ejecutivo puede ser reemplazada por el Responsable del rea correspondiente. 3. Coordinador Ejecutivo: Solicita al Coordinador de Patrimonio y Suministros del MAGyP iniciar la tramitacin de baja correspondiente a los bienes en cuestin.

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4. Coordinador de Patrimonio y Suministros (MAGyP): Recibe, junto con los bienes a dar de baja, la nota firmada por el Coordinador Ejecutivo. En el momento de la entrega controlan que todo est correcto y firma una copia de la nota original entregada como constancia que la baja est realizada. 5. Sector Patrimonio: Registra en el Universo de bienes y UEPEX el movimiento de baja y concluye el procedimiento.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa a Bajas de bienes inventariables se archiva en el BIBLIORATO correspondiente, dentro de las oficinas del Sector Patrimonio (original y copia). La documentacin se mantiene en la oficina hasta el cierre de cada Programa o Proyecto. Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Baja de Bienes Inventariables Responsable de rea/Unidad de Staff/Programa o Proyecto/Ejecutor Coordinador de Patrimonio y Suministros (MAGyP)

Sector Patrimonio

Coordinador Ejecutivo

Informa la intencin de dar de baja un bien (adjunta Dictamen Tcnico de ser necesario)

Redacta Nota de Baja del Bien y la eleva al Coordinador Ejecutivo

Solicita al MAGyP iniciar la tramitacin correspondiente para la baja del bien

Realiza la baja del bien y firma una copia de la Nota de baja

Registra en UEPEX y en el Universo la Baja del Bien

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D.3. T RANSFERENCIA DE B IENES I NVENTARIABLES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para realizar una transferencia de un bien dentro de la estructura organizativa de la UCAR.

ALCANCE
Desde la confeccin del Acta Patrimonial de Transferencia de Bienes, hasta la registracin del movimiento por parte del Sector de Patrimonio.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Patrimonio. 2) reas/Unidades de Staff 3) Responsables Tcnicos.

DOCUMENTOS Y REGISTROS 1) U (UNIVERSO= PLANILLA GENERAL DE BIENES) PROCEDIMIENTO


1. reas, Unidades de Staff o Responsables Tcnicos: Informan al Sector Patrimonio la eventual transferencia de un bien. En el caso de bienes informticos, la solicitud de transferencia debe ser realizada por el Responsable de cada rea. 2. Sector Patrimonio: Informado de la transferencia del bien en cuestin, realiza el Acta de Transferencia que debe ser firmada por el Jefe del Sector y los involucrados en la transferencia, emisor y receptor del bien. El Sector registra el movimiento en UEPEX.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
Tanto la solicitud como copia de la autorizacin de transferencia de bienes s e fotocopian y escanean a las carpetas individuales de cada consultor hipervinculndolas, para remitirlas por e-mail a cada parte interviniente, a los efectos de mantener un registro de lo firmado. La documentacin relativa a transferencias de bienes inventariables se archiva en el BIBLIORATO correspondiente dentro de las oficinas del Sector Patrimonio. La documentacin se mantiene en la oficina hasta el cierre de cada Programa o Proyecto. Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

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Procedimiento de Transferencia de Bienes Inventariables rea/Unidades de Staff/Responsables Tcnicos


Informa la eventual transferencia de Bienes Inventariables

Sector Patrimonio

Elabora el Acta de Transferencia

Registra la transferencia en UEPEX y en el Universo

FIN

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D.4. C OMODATO DE B IENES I NVENTARIABLES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para realizar una transferencia de bienes entre la UCAR y otros organismos o entidades, o dar en comodato algn bien a un organismo, entidad o consultor.

ALCANCE
Desde la Confeccin del Contrato de Comodato, hasta el Acta de cierre de proyectos, de prstamo cesin de bienes, segn corresponda, por parte de Sector Patrimonio.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Patrimonio. 2) Unidad Asuntos Jurdicos. 3) Coordinador Ejecutivo. 4) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) U (UNIVERSO)

PROCEDIMIENTO
El procedimiento se inicia por parte del Sector Patrimonio, cuando se da un bien en Comodato, cierra un proyecto o un prstamo, una cesin de bienes. 1. Sector Patrimonio: a) Para los cierres de proyectos, de prstamos y cesin de bienes, rene toda la informacin y documentacin correspondiente a los bienes, se detallan todos los bienes utilizados en el proyecto prstamo. b) En el caso de cumplimiento del Contrato de locacin de servicios, o la finalizacin por cualquier causa de la vinculacin con relacin de dependencia, el rea Gestin de RRHH informa al Sector Patrimonio, quien pone en conocimiento de tal rea cules son los bienes a recuperar. rea Gestin de Recursos Humanos junto con el Sector Patrimonio proceden a la recuperacin del bien.

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Confecciona dos originales del Contrato de Comodato, contemplando los cargos actuales de comodante y comodatario, como as tambin las direcciones, con las condiciones en que se entrega el bien, el objeto de la entrega y el plazo en que deber devolverlo o reasignarlo. El contrato es visado por el Jefe del Sector Patrimonio y remite a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 2. Unidad Asuntos Jurdicos: Visa los Contratos de Comodato. De estar en correctas condiciones remite el Contrato al Sector Patrimonio. 3. Sector Patrimonio: Retira los Contratos de la Unidad Asuntos Jurdicos, y enva mediante el SIIG por mesa de salidas al comodatario. 4. Comodatario: Recibe y firma el Contrato de Comodato y lo remite al Sector Patrimonio 5. Sector Patrimonio: Remite el Contrato de Comodato firmado por el comodatario al Coordinador Ejecutivo. 6. Coordinador Ejecutivo: Firma el Contrato de Comodato y enva al Sector Patrimonio. 7. Sector Patrimonio: Archiva una copia del contrato original y la otra es enviada al comodatario. Registra el movimiento en el Universo de bienes y UEPEX.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa al comodato de bienes se arc hiva en el BIBLIORATO correspondiente dentro de las oficinas del Sector Patrimonio y se mantiene en la oficina hasta el cierre de cada Programa o Proyecto. Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

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Procedimiento de Comodato de Bienes Inventariables Sector Patrimonio


Confecciona dos originales del Contrato de Comodato

Unidad Asuntos Jurdicos


Visa los Contratos de Comodatos y los remite al Sector Patrimonio

Comodatario

Coordinador Ejecutivo

Remite los Contratos de Comodato al Comodatario

Firma los Contrato de Comodato y los remite al Sector Patrimonio

Remite los Contratos de Comodato al Coordinador Ejecutivo

Firma los Contrato de Comodatos y lo remite al Sector Patrimonio

Archiva una copia del Contrato

Enva una copia del contrato al Comodatario

Registra el movimiento en UEPEX y en el Universo

FIN

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D.5. E NTREGA DE B IENES I NVENTARIABLES .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento establecido para realizar la entrega de un bien inventariable por parte del Sector Patrimonio a un rea/Unidad de Staff de la UCAR.

ALCANCE
Desde la confeccin de la Solicitud de Entrega de bienes inventariables por parte del Sector Patrimonio, hasta su registracin.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) Sector Patrimonio rea/Unidad de Staff Unidad de Tecnologa Informtica

DOCUMENTOS REGISTROS
1) UEPEX: TODO AQUEL BIEN QUE CONSTE DE RECIBO SE REGISTRA NICAMENTE EN UEPEX. 2) UNIVERSO.

PROCEDIMIENTO
1. Solicitante (reas, Unidades de Staff, Jefe de Unidad, Jefe de Sector, Responsable Tcnico): Solicita la entrega de un bien que obra en una determinada rea. 2. rea o Unidad de Staff: Autoriza la entrega de bienes. En caso que sean bienes informticos autoriza mediante una solicitud que remite al Sector Patrimonio (SP), previo control de la Unidad de Tecnologa Informtica. Si se trata de mobiliario, lo autoriza el Responsable del rea o Unidad de Staff solicitante, mediante una adquisicin o stock en Patrimonio -Mantenimiento. 3. Sector Patrimonio: Confecciona el Acta Recibo, que es firmada por Jefe del Sector y el solicitante, y procede a la entrega del bien. 4. Solicitante: Firma el recibo correspondiente aceptando el bien. 5. Sector Patrimonio: Entregado el bien, ingresa escaneado el recibo firmado a la carpeta de consultores donde estn detallados todos los bienes y se enva por

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SIIG a cada interviniente para control de lo firmado. Archiva el Acta de Recibo firmada, la registra en el universo de Bienes y en UEPEX.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa a entrega de bienes inventariables se archiva en el BIBLIORATO correspondiente, dentro de las oficinas del Sector Patrimonio. La documentacin se mantiene en la oficina hasta el cierre de cada Programa o Proyecto. Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

FLUJOGRAMA
Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables Solicitante
Solicita la entrega de un bien que obra en una determinada rea

rea o Unidad de Staff


Autoriza la entrega del bien mediante una solicitud que remite al SP

Sector Patrimonio

Elabora el Acta Recibo y Entrega el bien

Firma el recibo correspondiente aceptando el bien y remite a SP

Digitaliza el Acta Recibo y la enva a cada interviniente para su control

Archiva el Acta de Recibo firmada

Registra el movimiento en UEPEX y en el Universo de Bienes

FIN

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D.6. C ONTRATACIN DE S EGUROS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento a utilizar para la contratacin de seguros de bienes muebles (mobiliarios, informticos, entre otros) que integran el patrimonio de la UCAR.

ALCANCE
Desde la recepcin y alta de bienes inventariables de la UCAR, y de sus Programas y Proyectos que requieran seguro, hasta la contratacin del seguro y el pago del mismo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones Procedimiento de Alta y Recepcin de Bienes Inventariables

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) 4) 5) Sector Patrimonio. rea Adquisiciones y Contrataciones. Sector Cuentas a pagar. Sector Tesorera. Sector Mesa de Entradas 1) Proveedor

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El plazo para solicitar contrataciones y renovaciones debe realizarse como mnimo con 90 das de anticipacin a la fecha de vencimiento del contrato vigente.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UEPEX: SOLICITUD DE ADQUISICIN, COMPROMISO, AUTORIZACIONES DE PAGOS DE TODO SEGURO, ENDOSO O RENOVACIN ES REGISTRADO EN UEPEX.

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2) SEPA: SISTEMA DE EJECUCIN DE PLANES DE ADQUISICIN CUANDO CORRESPONDA. 3) UNIVERSO: LISTADO DE BIENES A ASEGURAR

PROCEDIMIENTO
Ante la necesidad de contratar una Compaa de Seguros para la cobertura de robo, incendio y accidente sobre los bienes de la UCAR y de l os Programas y Proyectos, se solicita al Sector Patrimonio un listado de los bienes a asegurar. 1. Sector Patrimonio: Confecciona un listado de los bienes a asegurar que cuenten con la identificacin de marca, modelo, nmero de serie, direccin, valor y N de patrimonio. Con esa informacin solicita una o varias cotizaciones a diferentes proveedores a fin de contar con precios estimados de referencia. Realiza la Solicitud de Adquisicin con todos los detalles correspondientes, y carga en UEPEX. Jefe Sector Patrimonio: Firma la Solicitud de Adquisicin y remite para su autorizacin al Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad : Autoriza la Adquisicin y la enva al rea Adquisiciones y Contrataciones. rea Adquisiciones y Contrataciones: Determina el mtodo de contratacin a aplicar, elabora el documento correspondiente, efectan las solicitudes de presupuesto a los posibles oferentes a invitar, evala, adjudica y formaliza la contratacin. Antes de formalizar la contratacin solicitan un listado actualizado de los bienes a asegurar al Sector Patrimonio. En el pliego de licitacin (o documento que corresponda) se debe explicar que la Compaa de Seguros debe hacer la pliza sobre el val or inicial, y que luego durante el perodo de vigencia, se pueda aumentar y/o bajar el monto asegurado, de acuerdo a las altas y bajas, as como las transferencias de edificios o pisos de los mismos, por medio de endosos hasta que se cumpla el plazo de vigencia. 5. 6. Sector Patrimonio: Actualiza el listado de los bienes a asegurar (por altas o bajas) y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. rea Adquisiciones y Contrataciones: Si el listado actualizado vara con respecto al listado original (nicamente respecto a las cantidades de los bienes que figuran en la solicitud de adquisicin que dio origen al procedimiento), solicitan a los oferentes una cotizacin actualizada (contina en actividad n 7 y 8). Independientemente de las variaciones o no en el listado, el rea en todos los casos evala, adjudica y formaliza la contratacin

2. 3. 4.

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emitiendo la orden de compra o contrato respectivo. Remite al oferente adjudicado la orden de compra o contrato. 7. Proveedor: Remite a la UCAR, la cotizacin actualizada- de corresponder- o la orden de compra o contrato firmado, junto a la pliza y factura respectiva de corresponder-. Sector Mesa de Entradas: Remite la pliza original y la factura, en caso de corresponder, al Sector Patrimonio y la orden de compra o contrato firmado al rea Adquisiciones y Contrataciones. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibida la Orden de compra o contrato firmado por el Proveedor, registra estos hitos en UEPEX y SEPA, segn corresponda. Enva copia de la orden de compra o contrato y compro miso a Sector Cuentas a Pagar y al Sector Patrimonio. Sector Patrimonio: Recibe las plizas y facturas, verifica que los datos contenidos en las mismas coincidan con lo solicitado y lo establecido en la orden de compra o contrato. En el supuesto de que los datos no coinciden, se comunicara con el proveedor a efectos de que proceda a enviar la/s pliza/s modificada/s. (Retorna a Actividad N 7) Actualiza en UEPEX los datos a la fecha de inicio del perodo de vigencia. Presta conformidad y remite copia de la pliza y factura al Sector Cuentas a Pagar. Luego archiva y controla las fechas de vencimiento. 11. Sector Cuentas a Pagar: Con la pliza, la factura que debe ser controlada por el Sector, la orden de Compra o Contrato y compromiso, emite la Autorizacin de Pago dando cumplimiento a las condiciones de pago establecidas y remite al Sector Tesorera. (Contina en el Procedimiento Bsico de Pagos). Sector Tesorera: Cumple con el procedimiento bsico de pagos y remite copia de todas las autorizaciones de Pago al rea Adquisiciones y Contrataciones.

8.

9.

10.

12.

OBSERVACIONES
Para el caso de ajustes de precios en el caso de altas, el valor es el establecido en la factura de compra de los bienes. Para el supuesto de siniestro de los bienes, el Programa y/o Proyecto comunicar dicha situacin al Sector Patrimonio, quien realizar todas las gestiones que sean necesarias ante la empresa aseguradora, para el cobro del seguro de los bienes. El Sector Patrimonio verificar que las plizas sean entregadas dent ro del plazo establecido en la Orden de Compra o Contrato, y se comunicar con el proveedor en el supuesto de demora en la entrega de las mismas. El Sector Cuentas a Pagar verifica que la factura est bien confeccionada y junto al Sector Tesorera son responsables de que los pagos se realicen dentro de los plazos establecidos en el Contrato u Orden de Compra , siempre y cuando la factura haya sido presentada en tiempo y forma.

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Todo bien que ingresa, se incorpora al Seguro mediante endoso.

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ARCHIVO Y COMUNICACIN
Las plizas de contratacin de seguros se archivan en el BIBLIORATO identificado de manera correspondiente, dentro de las oficinas del Sector Patrimonio. La documentacin correspondiente al procedimiento de contratacin de seguro se archiva en el rea de Adquisiciones y Contrataciones. La documentacin se mantiene en la oficina hasta el cierre de los Programas y Proyectos. Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

EXCEPCIONES
Por Resolucin del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca, la contratacin de los seguros de los vehculos asignados a la UCAR, son contratados desde dicho Ministerio.

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Procedimiento de Contratacin de Seguros


Sector Patrimonio rea Administracin rea Adquisiciones Finanzas y y Contrataciones Contabilidad Proveedor

Confecciona listado de bienes a asegurar y solicita cotizaciones a proveedores

Responsable del rea autoriza la Adquisicin

Elabora pliego de licitaciones y efecta las solicitudes de contratacin.

Realiza Solicitud de Adquisiciones firmada por el Jefe del Sector y carga en UEPEX

Solicita al Sector Patrimonio un listado actualizado de los bienes a asegurar

Actualiza el listado de los bienes a asegurar.

Adjudica y formaliza la contratacin, emitiendo la orden de compra o contrato respectivo.

Remite a la UCAR orden de compra o contrato firmado, junto a la pliza y factura respectiva.

Recibe y verifica la pliza y la factura

Recibe orden de compra o contrato y remite copias del mismo al S. Patrimonio y S. Cuentas a Pagar Registra en UEPEX y SEPA segn corresponda

Si

Hay observaciones

Remite al Proveedor para rectificacin

Registra en UEPEX

Remite copias al SCaP y controla fechas de vencimiento

SCaP Emite Orden de Pago

STE Cumple con el procedimiento bsico de pagos

FIN

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D.7. S OLICITUDES DE B IENES Y G ASTOS .


OBJETIVO
Describir la metodologa establecida para la confeccin de la planilla del POA correspondiente a todos los bienes y gastos solicitados por las reas y/o Unidades de Staff con cargo al Sector Patrimonio.

ALCANCE
Desde la recepcin de la Solicitud por parte de tod as las reas y Unidades de Staff hasta la confeccin de la planilla que integrar el POA de la UCAR. Los gastos que integran la planilla a relevar por el Sector Patrimonio son: i) Extinguidores, ii) Servicios Mobiliarios; iii) Mantenimiento/ reparacin de fotocopiadoras; iv) Mantenimiento general del edificio (no incluye lo referido a equipos informticos); v) Alquiler de fotocopiadoras; vi) alquiler dispenser de agua; vii) Servicio de Limpieza y Fumigacin; viii) Equipos de oficina (mobiliario); ix) Alimentos; x) herramientas menores; xi) Utensilios de cocina.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Formulacin del POA de la UCAR Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (segn monto y mtodo que se haya utilizado)

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) reas y Unidades de Staff Sector Patrimonio Unidad Presupuesto y POA

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


No se puede realizar la compra de un mismo bien antes de 90 das, excepto que se realice una addenda del 20% de la ltima factura. Antes de proceder a realizar alguna adquisicin mobiliaria, se controla en depsito que esos bienes no estn en stock.

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DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SOLICITUD DE ADQUISICIN 2) PLANILLA POA DE BIENES.

PROCEDIMIENTO
1. Sector Patrimonio Enva a todas las reas y Unidades de Staff un Memo a fin de completar la Planilla POA correspondiente a bienes mobiliarios y dems gastos tipificados precedentemente que necesitarn durante el ao, donde deben especificar: Detalle del bien o gasto Cantidad Medidas/color/cajones/puertas/manijas/ruedas etc. Valor Fecha aproximada de entrega. 2. rea y/ Unidad de Staff: Completan la Planilla POA correspondiente a bienes mobiliarios y gastos que necesitarn durante el ao. 3. Sector Patrimonio: donde se detallan firmado por cada integrarn el POA Presupuesto y POA. Recibe las Solicitudes de cada rea y/o Unidad de Staff los bienes a adquirir gastos a realizar durante el ao, responsable solicitante. Consolida las solicitudes que y enva firmado por el Jefe de Sector, a la Unidad

4. Unidad Presupuesto y POA: Analiza las solicitudes, determina las lneas de financiamiento e incorpora esta informacin que forma parte del POA de la UCAR. Luego enva una copia referida a los bienes y gastos al Sector Patrimonio. 5. Sector Patrimonio: Recibe el POA aprobado que permite iniciar las adquisiciones y contrataciones correspondientes, con la participacin del Sector en los momentos que corresponda. Contina en los Procesos de Adquisiciones y Contrataciones.

NOTA: Como regla general el Sector Patrimonio solicita precios de referencia y confecciona la Solicitud de Adquisicin que es registrada en UEPEX teniendo en cuenta el prstamo y cuenta correspondiente. Cumplido se enva al rea Adquisiciones y Contrataciones.

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ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa a las solicitudes de bienes y gastos se archiva en el BIBLIORATO correspondiente, dentro del Sector Patrimonio para su guarda y eventuales auditorias que se realicen. Se mantiene una carpeta compartida en el servidor. Toda actuacin queda registrada en UEPEX. Recibido los bienes el Sector patrimonio registra en UEPEX en el apartado INVENTARIOS los datos de aquellos.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Solicitudes de Bienes y Gastos Sector Patrimonio rea/Unidad de Staff Unidad Presupuesto y POA

Enva a todas las A/US un Memo Para completar la Planilla POA correspondiente a bienes mobiliarios y dems gastos que necesitarn durante el ao

Completa la Planilla POA y remite al SP

Consolida las Solicitudes que integraran el POA y las remite a la Unidad de Presupuesto y POA

Analiza las solicitudes, Determina las lneas de financiamiento e incorpora la informacin en el POA de la UCAR.

Recibe el POA aprobado

Remite una copia de los bienes y gastos al Sector Patrimonio

FIN

Contina en procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones

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D.8. R EALIZACIN DE I NVENTARIO .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para asegurar el control fsico sobre los bienes que integran el patrimonio de la UCAR.

ALCANCE
Todos los bienes de la UCAR y Programas y Proyectos quedan comprendidos en este procedimiento, que se ejecuta permanentemente a efectos de obtener una actualizacin de los inventarios, ms un inventario fsico semestral.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Alta y Recepcin de Bienes Inventariables.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Patrimonio

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) UNIVERSO DE BIENES

PROCEDIMIENTO
1. Sector Patrimonio: Realiza el Inventario fsico de manera semestral tomando el N de patrimonio a cada bien. Este nmero se integra de la siguiente manera: El primer dgito corresponde a una letra a designar, segn se trate de la UCAR o Programas o Proyectos. Los dos dgitos siguientes corresponden a los dos ltimos N del ao actual. Los tres dgitos siguientes a los tres ltimos nmeros de la orden de Compromiso, Los ltimos cuatro nmeros a la correlatividad del bien.

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Luego se controla que todos los bienes cumplan con las ubicaciones y sigan bajo el uso del mismo responsable, segn la carpeta de consultores, donde constan todos los recibos hper vinculados de cada uno. En caso de haber modificaciones se procede a realizar las bajas, altas y/o transferencias correspondientes, siempre autorizadas por el responsable de cada rea, Unidad de Staff o Responsable Tcnico, Jefe de Unidad o de Sector y cada acta firmada por el responsable del Sector Patrimonio.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa al inventario se archiva en el BIBLIORATO correspondiente, dentro de las oficinas del Sector Patrimonio. Se mantiene una carpeta de consultores compartida en el servidor Toda actuacin queda registrada en UEPEX.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Realizacin de Inventario


Sector Patrimonio

Realiza el Inventario Fsico semestralmente

La ubicacin de los bienes y su responsable corresponden con el inventario?

NO SI Continua en procedimiento de alta, baja o transferencia, segn corresponda

FIN

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D.9. R EALIZACIN DE S OLICITUD DE M ANTENIMIENTO


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la realizacin de solicitudes de mantenimiento por parte de las diferentes reas y Unidades de Staff.

ALCANCE
Desde la recepcin de la Solicitud de Mantenimiento hasta la resolucin del inconveniente o falla que motiv la solicitud. .

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Patrimonio

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

PROCEDIMIENTO
Todo requerimiento de arreglos, retiros, limpieza, reubicacin, etc., es solicitado mediante la Solicitud de Mantenimiento de INTRANET a l Sector Patrimonio. 1. Sector Patrimonio: Recibe y tramita la Solicitud de Mantenimiento. Una vez resuelta la solicitud, se actualiza el registro de solicitudes a efectos de facilitar el control por parte de la Jefa del Sector. Entre los servicios de responsabilidad de Mantenimiento se incluyen: El correcto funcionamiento de las mquinas fotocopiadoras alquiladas. El registro del cuaderno de seguridad, por situaciones ocurridas fuera del horario laboral. Realizar trmites ante el Registro Nacional de la Propi edad del Automotor (prdidas de chapa patentes renovacin de cdulas verde etc.). Para ello el encargado de mantenimiento tiene extendido un poder. Controlar el funcionamiento de los dispenser de agua. Control semanal del depsito de bienes. Confeccionar memos de conformidad de los servicios contratados.

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Mantener la comunicacin con las empresas de limpieza ante cualquier novedad de ausencias y/o suplencias del personal. Realizar el retiro de las cajas GARRAHAM y contacto con la empresa.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
La documentacin relativa a mantenimiento (Solicitudes de mantenimiento, Listado de actualizacin de bienes en depsito) se archivar en el BIBLIORATO correspondiente, dentro del Sector Patrimonio. Se mantiene una carpeta compartida en el servidor. La documentacin se mantiene en el Sector Patrimonio hasta que se cumpla con los requisitos especificados para la misma (por ejemplo, se archiva luego de recibir auditora) etc. Toda actuacin es registrada en UEPEX

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Realizacin de Solicitud de Mantenimiento


Sector Patrimonio

Recibe la Solicitud de Mantenimiento

Resuelve la Solicitud de Mantenimiento

Actualiza el registro de Solicitudes

FIN

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D.10. R ECEPCIN Y P AGO DE M ULTAS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento estipulado para llevar un registro nico de las multas de trnsito entrantes e identificar el responsable del vehculo multado, quien deber saldar el monto de la misma.

ALCANCE
Desde la recepcin de la multa de trnsito recibida por el Sector Mesa de Entradas generando la Nota de Entrada, hasta la recepcin del comprobante de pago a remitir por el multado al Sector Patrimonio.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Patrimonio 2) Sector Mesa de Entradas 3) Responsable del Vehculo

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Registro del Universo de Vehculos propiedad de la UCAR

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DISCO COMPARTIDO DE DOCUMENTOS DIGITALES (DCDD). 2) UNIVERSO DE VEHCULOS

PROCEDIMIENTO
1. Sector Mesa de Entradas: Recibe la multa de trnsito correspondiente. Controla la documentacin y deposita la documentacin en el Buzn de Ingresos para su digitalizacin y carga en el disco compartido de documentos digitales (DCDD). Emite la Nota de Entrada, la cual contiene informacin de Nmero de entrada, emisor, fecha, fecha de vencimiento, nmero de patente del vehculo afectado, documentos adjuntos y destinatario interno y categoriza el trmite (Multas). Confecciona el Legajo de Derivacin el cual incluye la multa recibida y lo remite al Sector Patrimonio.

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2. Sector Patrimonio: Recibe la multa. Analiza y determina, a partir del nmero de patente, el sujeto responsable del vehculo multado. Remite el original de la multa de trnsito al sujeto responsa ble del vehculo para que proceda a saldar dicha deuda. Registra en SIIG y en el universo de vehculos dicho movimiento. 3. Responsable del vehculo: Recibe la multa de trnsito y procede a abonarla. Abonada la multa, remite el comprobante al Sector Patrimoni o. 4. Sector Patrimonio: Recibe el comprobante de pago de la multa de trnsito. Registra en el universo de vehculos el pago. Archiva el comprobante de pago en el Archivo de Documentacin del Sector.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Recepcin y Pago de Multas


Sector Mesa de Entrada
Ingresa multa de trnsito Recibe la multa y determina el sujeto responsable del vehculo multado.

Sector Patrimonio

Responsable del vehculo

Registra la multa de Trnsito en SIIG y la remite al SP

Remite la multa al sujeto responsable del vehculo

Abona la multa de trnsito y remite el comprobante de pago al SP

Archiva el Comprobante de Pago Registra en SIIG y en el Universo el pago de la multa FIN

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E- INFORMES

E.1. C ONTESTACIN A R EQUERIMIENTOS DE A UDITORAS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contestacin a los requerimientos surgidos de las tareas de campo de las auditoras externas realizadas a los Programas y Proyectos que integran la UCAR o las Auditoras internas de la Sindicatura General de la Nacin (SIGEN) o de la Unidad Auditora Interna del MAGyP.

ALCANCE
Desde el proceso de recepcin de requerimientos hasta la contestacin al organismo auditor.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Contestacin a Requerimientos de Organismos Financiadores y Organismos Pblicos.

RESPONSABILIDADES

UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 3) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 4) reas, Unidades de Staff, Unidades o Sectores, segn el informe de auditora. 5) Unidad Control Interno 6) Sector Mesa de Entradas

Externos 1) Auditora General de la Nacin 2) Sindicatura General de la Nacin 3) Estudios de Auditora Independientes Auditora Interna Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

REFERENCIAS
Convenio/ Contrato de Prstamo

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los Proyectos con financiamiento externo se encuentran sujetos a la revisin de auditores externos, ya sea de la Auditora General de la Nacin (AGN), o de Estudios de Auditora Independientes, como as tambin a revisiones de la SIGEN y de la Unidad Auditora Interna del MAGyP. Los auditores externos tienen por objeto emitir un dictamen sobre los Estados Financieros de cada Prstamo al cierre de cada ejercicio econmico. Asimismo, segn las clusulas estipuladas en cada Convenio/Contrato de Prstamo, puede encomendrseles dictmenes sobre las solicitudes de desembolsos, cumplimientos de clusulas contractuales, fortalecimiento institucional e informes financieros de perodos intermedios. En este sentido, generalmente, emiten un informe del ambiente de control interno del Programa. Tanto los auditores externos o internos realizan el trabajo de campo y en el transcurso del mismo mediante Notas, efectan los requerimientos necesarios para dicho trabajo. Puede tratarse de observaciones que necesitan una respuesta por parte de algn rea de la UCAR o del Ejecutor, o pedido de informacin o bien pedidos que se realicen determinados ajustes. Cabe destacar que los informes de auditoras externas son elevados a los Bancos Financiadores y a la DNPOIC. El rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad es la responsable de circular el informe recibido a todas las reas involucradas, consolidar las respuestas en un nico informe y confeccionar la respuesta. El responsable de adoptar las medidas indicadas en el informe de auditora es el rea, Unidad de Staff, Unidades o Sectores o Responsable Tcnico que recibi la observacin. El responsable por el seguimiento de las recomendaciones recae en la Unidad de Control Interno

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) NOTA DE RESPUESTA AL ORGANISMO AUDITOR

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Ante la recepcin de una solicitud de auditora externa por parte de algn Organismo Auditor, el rea Administracin, Finanzas y Contabilidad revisa la Solicitud y deriva a quien corresponda. Luego, rea/Unidad de Staff y/o Responsable Tcnico de Programa o Proyecto analiza las observaciones, emite un Memo con las respuestas respectivas y remite al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad para que confeccione la Nota de Respuesta al Organismo Auditor, luego el Sector Mesa de Entradas enva la documentacin al Organismo Auditor.

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PROCEDIMIENTO
1. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Nota del organismo auditor y la deriva al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 2. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Recibe Nota con el requerimiento de informacin para el prstamo que est auditando. Analiza el requerimiento y lo deriva a las reas o sectores que corresponda, indicando los plazos de vencimiento. 3. reas/Unidad/Sector: Confecciona la respuesta, adjuntando documentacin respaldatoria y la enva por memo al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 4. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza las respuestas, consolida el informe y confecciona la Nota de respuesta al organismo auditor con copia al Coordinador Ejecutivo y al responsable del rea de Control de Gestin. 5. Responsable rea Administracin Finanzas y Contabilidad : Firma la Nota de salida con las respuestas y la documentacin respaldatoria. Remite al Sector Mesa de Entradas para su despacho. 6. Sector Mesa de Entradas: Recibe Informe y Nota de Respuesta y la remite a quien corresponda.

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Procedimiento de Contestacin a Requerimientos de Auditoras


Sector Mesa de Entradas rea Administracin, Finanzas y Contabilidad
Recibe Nota con el requerimiento de informacin para el prstamo que est auditando

rea/Unidad/Sector

Recibe Nota de Organismo Auditor y remite al AAFyC

Analiza el requerimiento y deriva a las reas/Unidad/ Sector que corresponda, informando los plazos de vencimiento

Confecciona la respuesta, adjunta la informacin respaldatoria y remite por Memo al AAFyC

Analiza las respuestas, consolida el informe y confecciona la Nota de respuesta con copia al CE y al R. AAFyC

Remite Nota de Respuesta e Informa al Organismo Auditor

Firma Nota de Salida con la respuesta y remite al Organismo Auditor

FIN

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E.2. C ONTESTACIN A R EQUERIMIENTOS DE LOS O RGANISMOS F INANCIADORES Y O RGANISMOS P BLICOS .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento para la contestacin a los requerimientos que recibe la UCAR de los Organismos Financiadores, de la Direccin Nacional de Proyec tos con Organismos Internacionales de Crdito del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, de la Subsecretara de Evaluacin de Proyectos con Financiamiento Externo de la Jefatura de Gabinete de Ministros, y de otros organismos del Poder Ejecutivo o Legislativo, luego de haber recibido los Estados Financieros Auditados.

ALCANCE
Desde el proceso de recepcin de requerimientos de los Organismos Financiadores o los Organismos Pblicos hasta la contestacin a los mismos.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Contestacin a Requerimientos de Auditoras.

RESPONSABILIDADES

UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 3) reas y/o Unidades de Staff 4) Unidad Asuntos Jurdicos 5) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 6) Sector Mesa de Entradas

Externos 1) Organismos financiadores 2) Organismos Pblicos

REFERENCIAS
Convenio/ Contrato de Prstamo

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los informes de auditora son elevados a los Bancos financiadores y a la DNPOIC. Por tal motivo se reciben requerimientos provenientes de los Organismos Financiadores y de las distintas organismos pblicos (Jefatura de Gabinete de Ministros, Presidencia del Senado de la Nacin, Direccin Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crdito) solicitando informacin o aclaraciones de las observaciones realizadas por las Auditoras. Estas ltimas con la finalidad de optimizar los recursos y alentar la incorporacin de nuevos controles y mejores prcticas, solicitan que informen sobre las medidas adoptadas sobre la base de las recomendaciones efectuadas por el Organismo auditor en su informe.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) NOTA DE RESPUESTA AL ORGANISMO QUE CONSULTA.

PROCEDIMIENTO

1. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Solicitud de Requerimiento (SR). De ser una Nota del Organismo Financiador u Organismo Pblico, remite al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. De ser un expediente del Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca, remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 2. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe el expediente, registra el movimiento en COMDOC y lo remite rea Administracin Finanzas y Contabilidad. 3. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Recibe la Nota o el expediente con el requerimiento. Analiza dicho requerimiento, identifi ca el Programa o Proyecto al que corresponde, el perodo al que se refiere, y luego lo deriva a las reas, Unidades de Staff o Responsables Tcnicos que corresponda, indicando los plazos de vencimiento para presentar la contestacin. 4. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico: Segn corresponda, analiza las observaciones y emite un Memo con la respuesta respectiva, adjuntando la documentacin respaldatoria. Remite Memo al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 5. Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza el Memo, consolida el informe y confecciona la Nota de respuesta al organismo y enva al Responsable del rea. 6. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad : De ser una Nota del Organismo Financiador u Organismo Pblico, firma la Nota de respuesta y remite al Sector Mesa de Entradas (Contina en actividad N 8). De ser un expediente, lo iniciala y remite al Coordinador Ejecutivo (CE) .

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7. Coordinador Ejecutivo: Firma y remite el Expediente a la Unidad Asuntos Jurdicos. 8. Unidad Asuntos Jurdicos: Registra el movimiento en COMDOC y remite al Sector Mesa de Entradas para su envo. 9. Sector Mesa de Entradas: Segn corresponda asigna nmero de nota, digitaliza y enva la documentacin a quin corresponda. En caso de ser una nota y una vez otorgado el nmero de nota, enva copia al Coordinador Ejecutivo.

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Procedimiento de Contestacin a Requerimientos de los Organismos Financiadores y Organismos Pblicos


Sector Mesa de Entrada Unidad Asuntos Jurdicos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea/Unidad/ Responsable Tcnico Coordinador Ejecutivo

Ingreso de SR

Remite la SR a quien corresponda

Es un expediente MAGyP

SI

Registra movimiento en COMDOC y remite al AAFyC

NO Analiza el requerimiento y lo deriva a quien corresponda Analiza el requerimiento y emite Memo con la respuesta respectiva Y doc. respaldatoria

Analiza el Memo, consolida el informe, emite Nota de Respuesta y remite al R. AAFyC

Es un expediente MAGyP SI NO R. AAFyC Iniciala el Expediente y remite al CE R. AAFyC Firma la Nota de Respuesta y remite al SME para su envo Firma el Expediente Y remite a la UAJ

Registra movimiento en COMDOC

Asigna n de Nota, digitaliza y remite a quien corresponda

FIN

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F- CUENTAS A PAGAR

F.1. P ROCEDIMIENTO B SICO DE P AGOS


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la recepcin, solicitud, liquidacin y pago de adquisiciones y contrataciones de Bienes, Obras, Suministros, Locaciones, Alquileres, Servicios de No Consultora y Servicios de consultora prestados por Firmas Consultoras.

ALCANCE
Desde la aprobacin del gasto por parte del rea o Unidad de Staff, hasta la firma de la Autorizacin de Pago, efectivo pago y confirmacin del mismo por parte del proveedor.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (de acuerdo al monto y mtodo utilizado). Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR. Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financiadores.

RESPONSABILIDADES

UCAR 1) reas o Unidades de Staff. 2) Unidad Contabilidad 3) Sector Cuentas a Pagar 4) Unidad Finanzas 5) Sector Tesorera

Externos 1) Proveedor/adjudicatario 2) Firma Consultora

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6) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 7) Sector Mesa de Entradas

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA de la UCAR. La UCAR debe contar con un proceso de contratacin realizado. Las Solicitudes/Contratos Orden de Compra deben estar registrados en el Sistema de Gestin UEPEX.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
rea o Unidad de Staff recibe Factura y/o informes y otorga conformidad, y lo remite a Sector Cuentas a Pagar. Sector Cuentas a Pagar verifica antecedentes y procede a la liquidacin de Facturas en UEPEX. Luego Sector Tesorera habilita la Autorizacin de Pago UEPEX , emite el Cheque o elabora la Nota de Transferencia Bancaria, imprime la Autorizacin de Pago y cancela las facturas con un sello de PAGADO y el nmero de la Autorizacin de Pago (AP). Sector Mesa de Entradas procede a la digitalizacin y archivo del Legajo de Pago.

PROCEDIMIENTO
1. rea/Unidad de Staff: a. Recibe la factura y documentacin de respaldo. - Para obras, bienes y servicios diferentes de consultora, recibe Factura. - Para Firmas Consultoras, recibe Factura e informes. b. Luego de la verificacin de las condiciones contractuales, presta conformidad, aprueba la factura y enva documentacin al Sector Cuentas a Pagar mediante Memo de Conformidad. Nota: En caso de Bienes inventariables que no requieran procedimiento de adquisiciones, adems, debe informar al Sector Patrimonio. 2. Sector Cuentas a Pagar: Recibe la documentacin que corresponda segn el tipo de Adquisicin/Contratacin y confecciona el Legajo de Pago y verifica: La validez e integridad de la documentacin, en particular de las facturas y remitos.

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Que Orden de Compra/Contrato/Convenio se encuentre registrado en UEPEX. Controla la Factura Contrato/Convenio. con lo estipulado en Orden de Compra

Analizan la situacin impositiva del proveedor/adjudicatario/Firma Consultora e incorpora las constancias correspondientes, pudiendo frenar el pago.

Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, el Sector se contacta con el Proveedor/ Adjudicatario/Firma Consultora (PROV/ADJ/FCONS) a fin de indicar los errores en la factura y que proceda a subsanarlos. Si las verificaciones fueron satisfactorias, calcula las retenciones impositivas, liquida la Factura en UEPEX, la firma y enva mediante Memo con documentacin adjunta al Sector Tesorera. Nota aclaratoria: En el caso de gastos menores que no requieren de un proceso de adquisiciones, el Legajo de Pago se conformar con el Memo por parte del Responsable del rea o Unidad de Staff y la Factura a cancelar. Bajo esta modalidad opera lo que se denomina TRANSFERENCIA/AJUSTE y quienes hayan efectuado el gasto deben informar la imputacin presupuestaria (contina en Actividad N 7).

3. Sector Tesorera: Recibe Legajo de Pago y procede a verificar: Que la Factura de gastos contenga la firma del Sector Cuentas a Pagar. Los datos contenidos en la liquidacin de la factura .

Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, las mismas se comunican al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas (Retorna a la Actividad N 2) Si las verificaciones fueron satisfactorias, confecciona la Autorizacin de Pago (AP) y realiza las siguientes acciones: Realiza la liquidacin de las retenciones impositivas . Selecciona el medio de pago y habilita la Autorizaci n de Pago en UEPEX. Se emite el Cheque o se elabora la Nota de Transferencia Bancaria (NTB). Se imprime la Autorizacin de Pago y firma en el casillero Responsable Registro. Se cancelan las facturas con un sello de PAGADO

Cumplido, enva la AP al Jefe de la Unidad Finanzas.

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4. Jefe Unidad Finanzas: Firma la Autorizacin de Pago y firma en el casillero de Responsable Administracin , realiza la primer firmar de la nota bancaria o cheque y remite al Jefe de la Unidad Contabilidad. 5. Jefe Unidad Contabilidad: Firma la AP en el casillero coo rdinador general del programa y realiza la primer firma, en caso de ausencia del Jefe de la Unidad Finanzas, de la nota bancaria o cheque y remite al Responsable del rea AFyC . 6. Responsable rea Administracin, Finanzas y Contabilidad o firma autorizada: Firma la nota bancaria o cheque y remite al Sector Tesorera. 7. Sector Tesorera: Recibe la documentacin y avisa al proveedor por correo electrnico o telefnicamente para retirar el pago o comunicar que se ha efectuado la transferencia bancaria, y le indica que debe informar va correo electrnico cuando ha recibido el pago. 8. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: Si retira el pago, confecciona el recibo correspondiente y entrega al Sector Tesorera. En caso de transferenci a bancaria informa va correo electrnico cuando ha verificado la acreditacin del pago. 9. Sector Tesorera Verifica que la documentacin de respaldo se encuentre completa para su archivo, actualiza el Legajo de Pago y completa con la fecha del recibo la etapa en UEPEX de fecha de retiro de pago. Incorpora la comunicacin del proveedor y remite el Legajo de Pago a l Sector Mesa de Entradas al finalizar el mes. Cumplido el Procedimiento el gasto est en condiciones de ser rendido al OFI. 10. Sector Mesa de Entradas Procede a la digitalizacin del Legajo de Pago y lo archiva para su guarda.

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Procedimiento Bsico de Pagos
rea/Unidad de Staff Unidad Contabilidad Unidad Finanzas

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rea Administracin Proveedor/ Finanzas y Adjudicatario/Firma Contabilidad Consultora

Recibe Factura y doc. respaldatoria SCaP Verifica validez e integridad de la doc. y dems requerimientos y confecciona Legajo de Pago

Verifica las condiciones contractuales, aprueba factura y enva Memo de Conformidad al SCaP

SI

Hay Observaciones

NO

SCaP Contacta al Proveedor/ Adjudicatario/FIrma Consultora a fin de indicar los errores en la factura para que proceda a subsanarlos

SCaP Calcula retenciones impositivas, liquida factura en UEPEX, la firma y la enva por Memo con doc. adjunta al STE

SI

Es un Gasto Menor NO STE Recibe Legajo de Pago. Verifica firma de SCaP en la factura y dems requerimientos

Hay Observaciones NO

SI

STE Confecciona la AP y la habilita en UEPEX. Emite cheque o Nota Bancaria

Jefe UCONTAB Firma la AP y Nota Bancaria o cheque

Jefe UFI Firma la Autorizacin de Pago

R. AAFyC Firma la Nota Bancaria o Cheque

STE Notifica al Proveedor que debe retirar el pago o que se realiza la transferencia

Retira el Pago y confecciona el recibo correspondiente o informa cuando ha recibido la transferencia

STE Actualiza el Legajo de Pago y remite a Mesa de Entrada para su archivo y digitalizacin

FIN

Manual de Procedimientos UCAR

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F.2. P ROCEDIMIENTO DE A DMINISTRACIN DE C AJA C HICA DE P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la correcta administracin de fondos de Caja Chica en el marco de la ejecucin de los componentes de cada Programa y Proyecto y de las actividades de la UCAR.

ALCANCE
Desde la realizacin de un gasto hasta la rendicin del mismo al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad y el pago del monto correspondiente.

RESPONSABILIDADES
UCAR

1)
2)

Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos Responsable Tcnico Sector Tesorera.

3)

DEFINICIONES
Gasto de Caja Chica: Gastos elegibles menores a $ 150.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La Caja Chica se administra a travs de reintegro de gastos y excepcionalmente se podrn solicitar anticipos. El monto mximo de las erogaciones individuales atendidas con cargo a la Caja Chica ser de $ 150 pesos. La documentacin (Facturas, Recibos y tickets) respaldatoria del gasto debern ser presentadas mediante memo explicando la razn del gasto y estar firmada por el Responsable del rea que solicita el gasto. Las reposiciones de la Caja Chica se realizaran mensualmente, el ltimo da jueves de cada mes y de ser no hbil el primer da hbil siguiente y con mayor frecuencia cuando el monto utilizado supere el 60% del total asignado.

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No se consideran Gastos de Caja Chica:

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Traslados en taxi, remis o vehculo propio en un radio de 60 kilmetros respecto de las inmediaciones de la UCAR, en funcin de lo establecido por ley 24.156. Refrigerios no enmarcados en la actividad del proyecto. Gastos repetitivos

De tratarse de gastos a realizarse en el marco de una capacitacin, los mismos debern ser previamente planificados y para ello se gestionarn a travs del rea de Adquisiciones y Contrataciones.

PROCEDIMIENTO
1. Responsables Tcnicos: Reposicin de Caja Chica Realizan un gasto con cargo a la Caja Chica de su Programa o Proyecto. Solicitan reposicin del gasto y remiten mediante Memo firmado y Formulario de Gastos de Caja Chica con su documentacin respaldatoria (facturas, recibos o equivalentes) al Sector Tesorera (Contina en Actividad N3). Anticipo de Caja Chica Emite un Memo solicitando Anticipos de Gastos de Caja Chica, justificando el concepto del gasto y en el marco de qu actividad del Programa/Proyecto se realizar. Remite al Responsable del rea. (Contina en Actividad N2). 2. Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos : De autorizar el gasto o el anticipo, firma el Memo y remite al Sector Tesorera . 3. Sector Tesorera: Recibe el Formulario de Gastos de Caja Chica o Solicitud de Anticipos de Caja Chica y la documentacin respaldatoria. Verif ica la pertinencia del gasto de acuerdo a las exigencias establecidas. De haber observaciones, no da lugar al pago y notifica el rechazo de la Reposicin/Anticipo al rea que corresponda. Si las verificaciones fueron satisfactorias se reintegra el gasto al solicitante.

EXCEPCIONES
El anticipo de fondos se considera una excepcin. En caso de que sean solicitados, los mismos debern ser rendidos dentro de las 24 hs. hbiles de haber sido entregados , debiendo firmar el recibo correspondiente el que ser devu elto una vez rendido el gasto. Este anticipo de gastos deber contar con las autorizaciones establecidas precedentemente.

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Procedimiento de Administracin de Caja Chica de Programas y Proyectos


Responsable Tcnico Responsable rea Gestin de Programas y Proyectos

Sector Tesorera

Realiza un gasto con cargo a la Caja Chica

Reposicin de Caja Chica Solicita reposicin del Gasto y remite por Memo firmado y Formulario de Gastos de Caja Chica, con doc. respaldatoria al STE

Anticipo de Caja Chica Emite Memo solicitando Anticipo de Gastos de Caja Chica, justificando el concepto del gasto y remite a R. rea Autoriza el anticipo, firma el Memo y remite a Sector Tesorera

Recibe Formulario de Gastos de Caja Chica o Solicitud de Anticipo de Caja Chica y doc. respaldatoria. Verifica la pertinencia del gasto

Hay observaciones

NO

SI Notifica el rechazo de la Reposicin/Anticipo al rea solicitante.

Reintegra el Gasto al Solicitante

FIN

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F.3. P ROCEDIMIENTO DE A DMINISTRACIN DE C AJA C HICA UCAR.


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la correcta administracin de fondos de Caja Chica, en el marco de la ejecucin de las actividades de la UCAR.

ALCANCE
Desde la realizacin de un gasto hasta la rendicin del mismo al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad, el pago del monto correspondiente y su rendicin a Fundacin ArgenINTA.

RESPONSABILIDADES
UCAR

1) 2)

Responsables de reas y Unidades Staff Sector Tesorera.

Externos 1) Fundacin ArgenINTA

DEFINICIONES
Gasto de Caja Chica: Gastos elegibles menores a $ 150.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La Caja Chica se administra a travs de reintegro de gastos y excepcionalmente se podrn solicitar anticipos. El monto mximo de las erogaciones individuales atendidas con cargo a la Caja Chica ser de $ 150 pesos. L a documentacin (Facturas tipo B o C, Recibos C y tickets) respaldatoria del gasto deber ser a nombre de Fundacin ArgenINTA y presentadas mediante memo explicando la razn del gasto y estar firmada por el Responsable del rea o Unidad de Staff que solicita el gasto. Las reposiciones de la Caja Chica se realizarn mensualmente a Fundacin ArgenINTA, el ltimo da jueves de cada mes y de ser no hbil el primer da hbil siguiente y con mayor frecuencia cuando el monto utilizado supere el 60% del total asignado.

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No se consideran Gastos de Caja Chica: Traslados en taxi, remis o vehculo propio en un radio de 60 kilmetros respecto de las inmediaciones de la UCAR, en funcin de lo establecido por ley 24.156. Refrigerios no enmarcados en la actividad del proyecto. Gastos repetitivos.

De tratarse de gastos a realizarse en el marco de una capacitacin, los mismos debern ser previamente planificados y para ello se gestionarn a travs del rea de Adquisiciones y Contrataciones.

PROCEDIMIENTO
1. Responsables de rea o Unidades Staff: Reposicin de Caja Chica Realizan un gasto con cargo a la Caja Chica de UCAR. Solicitan reposicin del gasto y remiten mediante Memo firmado y Formulario de Gastos de Caja Chica con su documentacin respaldatoria (facturas, recibos o equivalentes) al Sector Tesorera (Contina en Actividad n2 a). Anticipo de Caja Chica Emite un Memo solicitando Anticipos de Gastos de Caja Chica, justificando el concepto del gasto y en el marco de qu actividad del rea o de Unidad de Staff se realizar. Remite al Sector Tesorera. (Contina en Actividad n2 a). 2. Sector Tesorera: a. Recibe el Formulario de Gastos de Caja Chica Solicitud de Anticipos de Caja Chica y la documentacin respaldatoria. Verifica la pertinencia del gasto de acuerdo a las exigencias establecidas. De haber observaciones, no da lugar al pago y notifica el rechazo de la Reposicin/Anticipo al rea que corresponda. Si las verificaciones fueron satisfactorias se reintegra el gasto al solicitante. b. Prepara la rendicin de la caja chica y remite a Fundacin ArgenINTA.

EXCEPCIONES
El anticipo de fondos se considera una excepcin. En caso de que sean solicitados, los mismos debern ser rendidos dentro de las 24 hs. hbiles de haber sido entregados , debiendo firmar el recibo correspondiente el que ser devuelto una vez rendido el gasto. Este anticipo de gastos deber contar con las autorizaciones establecidas precedentemente.

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Procedimiento de Administracin de Caja Chica UCAR


Responsable de rea/Unidad de Staff

Sector Tesorera

Realiza un gasto con cargo a la Caja Chica de UCAR

Reposicin de Caja Chica Solicita reposicin del Gasto y remite por Memo firmado y Formulario de Gastos de Caja Chica, con doc. respaldatoria al STE

Anticipo de Caja Chica Emite Memo solicitando Anticipo de Gastos de Caja Chica, justificando el concepto del gasto y en el marco de qu actividad del A/US se realizar. Remite al STE.

Recibe Formulario de Gastos de Caja Chica o Solicitud de Anticipo de Caja Chica y doc. respaldatoria. Verifica la pertinencia del gasto

Hay observaciones

NO

SI Notifica el rechazo de la Reposicin/Anticipo al rea solicitante.

Reintegra el Gasto al Solicitante

Prepara la rendicin de Caja Chica y remite a la fundacin ArgenINTA

FIN

ANEXO I- PLANILLA DE RENDICIN DE GASTOS DE CAJA CHICA


Buenos Aires, _____ de _______________ de 2013 Planilla de Rendicin de Gastos Caja Chica Fecha del Comprobante Tipo y Nro. de Comprobante Importe en pesos

Razn social del proveedor

Concepto del gasto

Motivo del gasto

TOTAL

__________________ Firma del Consultor

_____________________ Aclaracin

__________________________ Firma y sello del Responsable del rea solicitante Buenos Aires, _____ de _______________ de 2013

Recib conforme la suma de $ _________________ (son pesos______________________________________________________) en concepto de pago de la presente rendicin de gastos.

___________________ Firma del Consultor

________________________ Sello o Aclaracin de firma

__________________ V B del responsable de Caja Chica

ANEXO II- MODELO DE RECIBO PARA CAJA CHICA

Buenos Aires,

de

de 2014

Recibo provisorio de anticipo para gastos

Recib del responsable de caja chica de la Unidad de Finanzas y Contabilidad la suma de pesos en concepto de anticipo para gastos a rendir.

Este anticipo deber ser rendido en los plazos y con arreglo a lo establecido por la Norma 01/2010 que reglamenta el uso de la Caja Chica de la Unidad para el Cambio Rural, la cual doy fe de conocer.

Son $

Recib conforme.

____ Firma del Consultor

____________

_ Unidad o rea en que presta servicios

Aclaracin de la Firma

__________________ V B del responsable de Caja Chica

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G- RELACIN CON EJECUTORES

G.1. E LABORACIN DE C ONVENIOS CON E JECUTORES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la confeccin, el trmite y la suscripcin de Convenios con Ejecutores.

ALCANCE
Desde la identificacin de la necesidad de firmar un Convenio hasta la firma del mismo. A los fines de este procedimiento se consideran Ejecutores: Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa (OCT). Unidades Provinciales. Universidades. Organismos Pblicos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Responsable Tcnico 2) Unidad Asuntos Jurdicos 3) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 4) rea Control de Gestin 5) Coordinador Ejecutivo Externos 1) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca. 2) Ejecutor 3) Organismo Financiador Internacional

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES El OCT o Ejecutor debe ser elegible para los Organismos Financiadores Internacionales. La normativa a aplicar depender del OFI de que se trate.

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CONDICIONES PREVIAS Debe haber probados antecedentes de la capacidad institucional del Ejecutor. Las actividades a ser financiadas deben estar incluidas en los PACs y en los POAs del Programa/Proyecto.

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor/Responsable Tcnico: Identifica la necesidad de formalizar un Convenio y solicita a la Unidad Asuntos Jurdicos un modelo , segn corresponda. Redacta borrador y lo remite a Unidad Asuntos Jurdicos. 2. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe el borrador, analiza su juridicidad y remite va correo electrnico a: a) Responsable Tcnico o Ejecutor, b) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad (AAFyC); c) rea Control de Gestin (CG). 3. Responsable Tcnico/Ejecutor/rea Administracin, Finanzas y Contabilidad/rea Control de Gestin: Analizan la versin final del Convenio y remiten a la Unidad Asuntos Jurdicos. 4. Unidad Asuntos Jurdicos: Analiza las observaciones y emite el documento final. a. De tratarse de un Convenio que requiere la firma del Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca, tramita la firma a travs de l Jefe de Gabinete del MAGyP. Firmado, la Direccin de Asuntos Jurdicos del MAGyP informa a la Unidad Asuntos Jurdicos, que procede a retirar el documento y enviar al Ejecutor. (Contina en Actividad n 8) b. Si no requiere la firma del Ministro, iniciala el convenio y remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 5. Coordinador Ejecutivo: Firma el Convenio y remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 6. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite copia debidamente firmada al Ejecutor. 7. Sector Mesa de Entradas: Remite Convenio al Ejecutor 8. Ejecutor: Firma el Convenio respectivo y remite a la UCAR 9. Sector Mesa de Entradas: Recibe Convenio firmado y remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 10. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite una copia del Convenio al Solicitante y archiva un original.

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OBSERVACIONES
El trmite de un Convenio que requiere la firma del Coordinador Ejecutivo puede ser enviado primero al Ejecutor, quien firma y remite a la UCAR. Firmado por el Coordinador Ejecutivo, la Unidad de Asuntos Jurdicos enva por nota al Ejecutor un ejemplar firmado. Los Convenios que requieren de la firma del Ministro de Agricultura, Ganadera y Pesca, requieren de la Solicitud de No Objecin al OFI que corresponda. En caso de Enmiendas, la Unidad Asuntos Jurdicos remite en primera instancia al OFI para luego proceder en consecuencia.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Elaboracin de Convenios con Ejecutores


Ejecutor/ Responsable Tcnico
Identifica la necesidad de formalizar un Convenio. Solicita a la UAJ un modelo.

Unidad Asuntos Jurdicos


Recibe borrador del convenio. Analiza su juricidad y remite va mail al RT, Ejecutor, AAFyC y ACG

AAFyC/ACG

Coordinador Ejecutivo

MAGyP

Analizan la versin final del Convenio y remiten a la UAJ

Analizan la versin final del Convenio y remiten a la UAJ

Analiza las observaciones y remite documento final

Requiere la firma del MAGyP

Ministro Firma el Convenio y remite a la UCAR

Firma el Convenio y remite a UAJ

Ejecutor Firma el Convenio y remite a la UCAR

Remite copia firmada del Convenio al Ejecutor

Remite una copia del Convenio al Solicitante y archiva un original

FIN

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G.2. A NTICIPOS Y R ENDICIONES DE E JECUTORES Y P ROGRAMAS Y P ROYECTOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la solicitud de anticipo de fondos y rendiciones de gastos de Ejecutores.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Anticipo de fondos por parte del Ejecutor o Responsable Tcnico, la Rendicin de Gastos a la UCAR, y la remisin al Sector de Desembolsos para la posterior confeccin de la Justificacin de Gastos al/los Organismos Financiadores.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones de Programas y Proyectos. Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones respectivos, segn el tipo de gasto. Procedimiento Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por Ejecutores en el marco del PROSAP. Procedimiento Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por Ejecutores en el marco de Programas de Desarrollo Productivo. Procedimiento Rendicin de Viajes, Liquidacin y Pago de Viticos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 2) Unidad Desarrollo Productivo 3) Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP 4) Unidad Competitividad y ANR 5) Unidad Desembolsos, Convenios y Externos 1) Ejecutor

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Subejecutores 6) Sector Subejecutores 7) Sector Tesorera 8) Sector Desembolsos 9) Unidad Administracin de Recursos Humanos

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DEFINICIONES
LOTE: Est compuesto por lo pendiente a transferir al Ejecutor o Programa/Proyecto a la fecha, el pendiente de rendir y pagar por parte del Ejecutor o Programa/Proyecto a la fecha y el estado del convenio marco con respecto al monto a transferir.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Ejecutor o Responsable Tcnico debe contar con saldo disponible en el CMPS (Convenio Marco de Prstamo Subsidiario) y sus Anexos por Programas o Proyectos- vigentes. Las actividades a ser financiadas deben estar incluidas en el POA del Pr ograma y/o Proyecto pertinente. Contar con la documentacin de respaldo para la justificacin al Organismo Financiador.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) PLANILLA AUXILIAR DE SEGUIMIENTO DE ANTICIPOS DE FONDOS A EJECUTORES (SECTOR SUBEJECUTORES). 2) SOLICITUD DE TRANSFERENCIA BANCARIA (SECTOR TESORERA).

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Ejecutor o RT confecciona la Solicitud de Anticipo de Fondos . El rea Gestin de Programas y Proyectos instruye al RT/Ejecutor para que cumpla con todas las formalidades que el Anticipo de Fondos requiere y se inicia la etapa de verificaciones. El rea Gestin de Programas y Proyectos verifica tcnicamente el Anticipo de Fondos. Una vez aprobada la solicitud, la remite al rea Gestin de Recursos Humanos para el caso de gastos correspondientes a Honorarios o Viticos y a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores, Sector Subejecutores para los gastos correspondientes a Obras, Bienes y Servicios.

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La Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores como el rea Gestin de Recursos Humanos verifican los aspectos formales (documentacin, factura, contrato, etc.) del Anticipo de Fondos. Una vez aprobada la Solicitud de Anticipo, la envan al Sector Tesorera para que confeccione la Solicitud de Transferencia Bancaria. La Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores actualiza la planilla de Seguimiento de Anticipos, luego el Ejecutor o RT cancela los compromisos con los proveedores, lo registra en UEPEX y confecciona la Rendicin de Gastos a la UCAR. Sector Subejecutores verifica dicha rendicin y la remite al Sector Desembolsos para ser rendida en la prxima solicitud de Justificacin de gastos enviada al Organismo Financiador Internacional.

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutores/Responsables Tcnicos: Luego de prestar conformidad de acuerdo a lo descripto en los procedimientos de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por sus respectivos Programas y Proyectos, y con las correspondientes liquidaciones de facturas y/u honorarios, y sus registraciones en UEPEX, confecciona la Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF). Esta solicitud debe contener la informacin de los compromisos pendientes de pago. Las copias de las facturas a cancelar son remitidas en la presente solicitud a efectos de respaldar las necesidades financieras. 2. rea Gestin de Programas y Proyectos: a. Autoriza el anticipo de Fondos sobre la base de los requerimientos de los Ejecutores o Responsables Tcnicos: i. Responsables Tcnicos: Autorizan los anticipos de fondos hasta 20 mil dlares e informan para su conocimiento al Jefe de la Unidad Desarrollo Productivo. Superado ese monto, deben ser aprobados por el Jefe de la Unidad Desarrollo Productivo. Jefe Unidad Competitividad y ANR: Autoriza los anticipos de fondos en caso de corresponder, hasta 50 mil dlares e informa al Responsable del rea. Jefe Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP: Autoriza el anticipo de fondos de Proyectos PROSAP hasta 50 mil dlares e informa al Responsable del rea. Responsable del rea: Autoriza todo anticipo de fondos de proyectos cuando la solicitud supere los 50 mil dlares.

ii.

iii.

iv.

b. Enva va Memo la autorizacin de anticipo de fondos a la Unidad Administracin de Recursos Humanos en caso de tratarse de honorarios o viticos (continua en Actividad n 3) o al Sector Subejecutores si se trata de bienes o servicios (continua en Actividad n 4).

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3. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe la documentacin, supervisa y autoriza la solicitud de anticipo y remite al Sector Tesorera. (Contina en Actividad n 7). 4. Sector Subejecutores: a. Procede al control de la Solicitud de Anticipo de Fondos (SAF), considerando: Verifica las firmas que corresponden segn el monto de la Solicitud de Anticipo, de acuerdo a lo establecido en el punto 2, sintetizado en el siguiente esquema:

Verifica la validez e integridad de la documentacin, en particular de: las facturas y remitos. Verifica la elegibilidad de los gastos. Verifica que el Contrato u Orden de Compra se encuentre correctamente registrado en UEPEX. Verifica Firmas de los Ejecutores o Responsables Tcnicos . Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, las mismas se comunican al Ejecutor y/o RT para que proceda a subsanarlas (retorna a la Actividad N 1). b. Realiza el seguimiento del Contrato u Orden de Compra (OC) y v erifica los saldos segn el informe mensual de Convenios de Prstamo Subsidiario versus Transferencia presentado por la Unidad de Control Presupuestario y Operativo (UCPyO) del rea de Control de Gestin. c. Informa el estado del convenio, confeccionan el lote y lo remite al Jefe de la UDCyS.

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5. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: El Jefe de la Unidad, verifica los gastos pendientes de rendir por el Ejecutor o RT y autoriza el lote a transferir. 6. Sector Subejecutores: a. Recibe autorizacin, confecciona el Memo Transferencia de Fondos al Ejecutor (ATFS). de Autorizacin de

b. Deriva copia de la factura y de las solicitudes de anticipo al Sector Tesorera para que proceda con la transferencia de fondos. c. Mantiene la guarda de la documentacin. 7. Sector Tesorera: a. Verifica que el Memo de Autorizacin de Transferencia de Dinero al Ejecutor contenga la firma de quien lo autoriz. b. Verifica globalmente los datos contenidos en dicha solicitud. c. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, las mismas se comunican a la Unidad de Administracin de Recursos Humanos (retorna a la Actividad N 3) o al Sector Subejecutores para que proceda a subsanarlas (retorna a la Actividad N 4). Si las verificaciones fueron satisfactorias, realiza y registra en UEPEX venta de divisas (por solicitudes de anticipos). Archiva transitoriamente la documentacin, hasta recibir la confirmacin de la transferencia de Dinero. Con el comprobante de la venta de divisas, prepara la transferencia de dinero a los Ejecutores y/o Programa por UEPEX indicando tipo de cambio de da anterior de la venta realizada y prepara la Nota Bancaria al Ejecutor y/o Programa. Tramita las dos firmas de la Transferencia a las provincias. Realiza la Transferencia corresponda. de Fondos al Programa y/o Ejecutor segn

8. Sector Subejecutores: Actualiza la Planilla Auxiliar de Seguimiento de Anticipos de Fondos al Ejecutor o Proyecto. 9. Ejecutor/Responsable Tcnico: Recibe los fondos, verifica la documentacin respaldatoria y cancela los compromisos pendientes con los proveedores. Registra en UEPEX y emite la Autorizacin de Pago (AP), y firma en casillero de confeccion. Archiva transitoriamente para realizar posteriormente la Rendicin de Gastos. Confecciona la Rendicin de los Gastos mediante Sistema UEPEX y la remite a la UCAR para su verificacin.

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10. Sector Mesa de Entradas: Recibe la rendicin de Anticipo de gastos y remite a la Unidad de Desarrollo Productivo- quien deriva a los Responsables Tcnicos en caso de corresponder para verificar la pertinencia tcnica del gasto- o Infraestructura y Servicios- PROSAP o competitividad y ANR segn el Proyecto de que se trate. 11. Unidades Desarrollo Productivo, Infraestructura y Servicios PROSAP o Competitividad y ANR: Analizan y remiten rendicin de Anticipos de Gastos a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores- Sector Subejecutores. 12. Sector Subejecutores. Controla Rendicin de Gastos del Ejecutor o RT con su documentacin respaldatoria. i. ii. Verifica la validez e integridad de la documentacin, en particular de: las facturas, remitos y recibos. Controla el Recibo contra la factura.

Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, las mismas se comunican al Ejecutor y/o RT para que proceda a subsanarlas. Una vez aprobada la rendicin de gastos, el Sector Subejecutores remite el legajo al Sector Desembolsos para que sea incluido en la prxima solicitud de Desembolso o Justificacin de gastos al OFI que se detalla en el Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos.

COMUNICACIN
El Sector Subejecutores, a fin de agilizar la venta de divisas, informa al Sector Tesorera el lote a transferir.

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Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores y Programas y Proyectos


Ejecutor rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Subejecutores Unidad Control Presupuestario y Operativo rea Gestin de Recursos Humanos

Confecciona la SAF y adjunta copia de las facturas a cancelar

RT Confecciona la SAF y adjunta copia de las facturas a cancelar

RT/UCyANR/R. rea Segn corresponda autoriza el Anticipo de Fondos. Remite segn corresponda al SSUBEJEC o al AGRRHH SSUBEJEC Verifica que la SAF cuente con los requerimientos necesarios.

Recibe la doc., autoriza la SAF y remite al STE

SI

Hay observaciones

NO SSUBEJEC Realiza seguimiento del Contrato u OC, verifica los saldos e informa a la UCPyO el lotea transferir Verifica los gastos pendientes de rendir por el Ejecutor o RT y autoriza el lote a transferir

SSUBEJEC Recibe autorizacin. Confecciona Memo de ATF al Ejecutor.

SSUBEJEC Deriva copia de las facturas y de las SAF al STE

STE Verifica que la ATF tenga las firmas correspondiente y los datos de dicha solicitud

SI

Hay observaciones

SI

NO Realiza y registra en UEPEX venta de divisas por SAF

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Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores y Programas y Proyectos


Ejecutor rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Subejecutores Unidad Control Presupuestario y Operativo rea Gestin de Recursos Humanos

STE Con el comprobante de la venta de dinero, tramita las firmas necesarias y realiza la transferencia de fondos al Programa y/o Ejecutor

STE Remite Legajo de Anticipos al Sector Desembolsos para su guarda

SSUBEJEC Actualiza la Planilla Auxiliar de Seguimiento de Anticipos de Fondos al Ejecutor o Proyecto

Ejecutor Recibe los fondos y cancela los compromisos con los proveedores

RT Recibe los fondos y cancela los compromisos con los proveedores

Ejecutor Registra en UEPEX y emite la AP

RT Registra en UEPEX y emite la AP

Ejecutor . Confecciona Rendicin de Gastos mediante UEPEX

RT Confecciona Rendicin de Gastos mediante UEPEX

UDP/UIySPROSAP/ UCyANR Analiza y remite Anticipos de Gastos al SSUBEJEC

SSUBEJEC Controla la Rendicin de Gastos

SI

Hay observaciones NO SSUBEJEC Aprueba la Rendicin de Gastos y remite el Legajo al SDE

FIN

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G.3. M ODIFICACIN DEL C RONOGRAMA DE P AGOS DE P ROYECTOS BID.


OBJETIVO
Describir la metodologa establecida para modificar el cronograma de pagos de proyectos financiados por el BID.

ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la comunicacin oficial de la necesidad por parte de la Provincia o Ejecutor de modificar el cronograma de pagos para un Programa o Proyecto, hasta la aprobacin de dicha modificacin.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos Procedimiento de Replanificacin Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Cambio de Pari Passu. Procedimiento de Replanificacin del POA de Programas y Proyectos.

RESPONSABILIDADES

UCAR 1) Sector Mesa de Entradas (SME) 2) rea Gestin de Programas y Proyectos 3) Sector Subejecutores 4) rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad 5) Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores 6) Coordinador Ejecutivo

Externos 1) Ejecutores

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El cronograma, que defina un Pari Passu variable a lo largo de la vida del proyecto, no debe alterar el Pari Passu establecido en el mismo segn no objecin de la UCAR y el Organismo Financiador.

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor: Enva la Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pagos (SMCP) que defina un Pari Passu variable a lo largo de la vida del proyecto. 2. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pagos y traslada al AGPyP. 3. rea Gestin de Programas y Proyectos: Analiza la Solicitud de Modificacin de Cronograma de Pagos (SMCP). En caso de estar de acuerdo con el pedido del Ejecutor, remite a Sector Subejecutores para su anlisis y aprobacin. En caso de no estar de acuerdo comunica al Ejecutor (retorna a la Actividad N 1). 4. Sector Subejecutores: a. Analiza si la Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pago (SMCP) altera el Pari Passu global establecido en el Programa o Proyecto (PoP), segn No Objecin de la UCAR y del BID. De no alterar el Pari Passu enva al Jefe de Unidad DCyS. para su aprobacin. En caso de alterar el Pari Passu global contina en Procedimiento de Cambio de Pari Passu.

b. c.

5. Jefe Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores : Analiza y aprueba la modificacin y enva al Responsable de AAFyC. 6. Responsable Administracin, Finanzas y Contabilidad: Elabora solicitud de aprobacin final y remite al Coordinador Ejecutivo. 7. Coordinador Ejecutivo: Firma aprobacin de la Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pago (SMCP) y la enva al rea de AFyC. 8. Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores: Comunica al Ejecutor la aprobacin de la Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pagos (SMCP). 9. Ejecutor: Recibida la notificacin, refleja los cambios producidos en UEPEX y contina con el Procedimiento de Replanificacin del POA de Programas y Proyectos.

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Procedimiento de Modificacin del Cronograma de Pagos de Proyectos BID


Ejecutor rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Coordinador Ejecutivo

Enva Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pagos

Recibe y analiza la Solicitud de Modificacin del Cronograma de Pagos

NO

Acepta SMCP

SI

SSUBEJEC Analiza si la SMCP altera el PariPassu global establecido para P/P

Altera el PariPassu NO SSUBEJEC Remite SMCP al Jefe UCDyS para su aprobacin final Jefe UDCyS Analiza y aprueba la modificacin. Remite al R. AAFyC R. AAFyC Elabora solicitud de aprobacin final y remite al CE para su aprobacin

SI Contina en Procedimiento de cambio de Pari-Passu

Firma aprobacin de SMCP y remite a AAFyC

Recibe Notificacin y refleja los cambios producidos en UEPEX Contina en Procedimiento de Replanificacin del POA de la UCAR

UDCyS Comunica al Ejecutor la aprobacin de la SMCP

FIN

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G.4. E LABORACIN DE C ONVENIOS CON O RGANISMOS DE C OOPERACIN T CNICA Y A DMINISTRATIVA .


OBJETIVO
Describir el procedimiento para establecido para la confeccin, trmite y suscripcin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica.

ALCANCE
Desde la identificacin de la necesidad de firmar un Convenio hasta la firma del mismo. Los Organismos de Cooperacin Tcnica (OCT) pueden ser instituciones tales como: Instituto Interamericano de Cooperacin para la Agricultura (IICA) Fundacin ArgenINTA Organizacin de los Estados Iberoamericanos (OEI) Otros

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Modificacin de Convenios con Organismos de Cooperacin y Administrativa. Procedimiento de Transferencia de Fondos a Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa para Gastos sin Liquidacin Previa. Procedimiento de Control de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismo s de Cooperacin Tcnica y Administrativa

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff o Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 2) Unidad de Control Presupuestario y Operativo 3) Unidad Asuntos Jurdicos. 4) Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores 5) Unidad Presupuesto y POA. 6) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. 2) Organismo Financiadores Internacionales 3) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

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7) rea Adquisiciones y Contrataciones 8) Coordinador Ejecutivo

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DEFINICIONES
Convenio: El Convenio comprende lo que se conoce como Acta Complementaria/Carta Acuerdo/o Convenio Especifico dependiendo del OCT de que se trate.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Organismo de Cooperacin Tcnica debe ser elegible para los Organismos Financiadores Internacionales. La normativa aplicable debe encontrarse alineada con los parmetros establecidos por los Organismos Financiadores o ser elegibles para el mismo. Debe prever las condiciones establecidas por la UCAR en cuanto a rendiciones, identificacin del gasto, periodicidad de las mismas. Debe haber probados antecedentes de la capacidad institucional del OCT. Debe ser relevante a fin de optimizar la ejecucin de las acciones de la UCAR, sus programas y proyectos. Las actividades a ser financiadas deben estar incluidas en los PAC, en los POAs y en el Presupuesto Anual del Programa/Proyecto o de la UCAR. Debe encontrarse firmado un convenio marco con el organismo y las actas complementarias, Convenios especficos o Cartas Acuerdo. .

PROCEDIMIENTO

1. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico de Programa o Proyecto: a. Identifica la necesidad de ejecutar total o parcialmente sus actividades a travs de un Convenio con un OCT. Para ello, deber fundamentar su pertinencia tcnica, y confeccionar un convenio preliminar indicando objeto del mismo, monto, vigencia y cuadro de costos preliminar. Para el caso de los Programas o Proyectos la pertinencia tcnica y cuadro de costos debe estar avalada por el Jefe de Unidad y Responsable del rea. b. Remite por Memo a la Unidad Control Presupuestario y Operativo. 2. Unidad Control Presupuestario y Operativo: Verifica los saldos disponibles en la correspondiente Categora de la Matriz del Prstamo respecto a las transferencias, pagos, compromisos y planificacin del proyecto o del conjunto de proyectos que la integren. Informa por Memo a la Unidad de Asuntos

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Jurdicos (UAJ) que el proyecto cuenta con saldo en la Matriz de Prstamo y POA disponible. 3. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe el pedido y realiza un anlisis desde el punto de vista jurdico, y, en caso de corresponder, su encuadre a las exigencias de los organismos financiadores. Si el convenio prev adquisiciones o contrataciones, solicita informacin y opinin al rea Adquisici ones y Contrataciones. Relevados estos insumos remite a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores (Sector Convenios). 4. Sector Convenios: Verifica la pertinencia econmico-financiera del Convenio, verificando el Cuadro de Costos. Tambin verifica los acuerdos institucionales respecto del formato de las rendiciones de gastos, periodicidad, imputacin, formalizacin de las replanificaciones y modificaciones. Si existen observaciones, gestiona la consulta o correccin de las mismas con la Unidad Asuntos Jurdicos y el solicitante. En caso de no efectuar observaciones, remite con el visto bueno a la Unidad Asuntos Jurdicos. 5. Unidad Asuntos Jurdicos: Realiza una revisin integral del Convenio y remite va correo electrnico el convenio preliminar al con tacto del OCT para que preste su conformidad. 6. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Analiza el borrador del Convenio y presta conformidad o bien formula observaciones y remite va correo electrnico. 7. Unidad Asuntos Jurdicos: a. Recibe la respuesta al Convenio por parte del OCT. En caso de realizar comentarios u observaciones, reinicia el proceso para subsanar los mismos (retorna a la Actividad N 1 o 2 segn corresponda). Si presta conformidad y de tratarse de un proyecto BIRF prepara y gestion a Solicitud de No Objecin (SNO). b. Con la conformidad del OCT y la No Objecin cuando corresponda-, si el Convenio (Acta/Carta Acuerdo/Convenio de Cooperacin) debe ser suscripto por la UCAR, remite formalmente al OCT para su firma ; de ser un Convenio a suscribir va MAGyP, deber previamente a dicha remisin, tramitar su expediente. c. Remite tres originales del convenio para la firma del OCT. 8. Sector Mesa de Entradas: Enva al Organismo de Cooperacin Tcnica el Convenio por triplicado. 9. Organismo de Cooperacin Tcnica: Firma el Convenio y remite a la UCAR. 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe el Convenio del OCT y enva a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 11. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe el Convenio suscripto por el OCT, eleva a la firma del CE o del MAGyP, segn el caso. Una vez suscripta por ambas partes,

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dar ingreso al sistema y remitir a Mesa de Entradas para que distribuya segn indicaciones que d la Unidad. 12. Sector Mesa de Entradas: Recibe los ejemplares firmados, digitaliza y distribuye de la siguiente manera, segn corresponda:

ORIGINALES Organismo de Cooperacin Tcnica UCAR Unidad Asuntos Jurdicos

COPIA Organismo Financiador Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores rea, Unidad Solicitante o Responsable Tcnico de Programa. Unidad de Control Presupuestario y Operativo.

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Procedimiento de Elaboracin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa


rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico
Identifica la necesidad de ejecutar sus actividades a travs de un Convenio con OCT Verifica saldos disponibles en la correspondiente Categora de la Matriz de Prstamo Verifica la pertinencia econmico-financiera del Convenio y los acuerdos institucionales pertinentes

Unidad Control Presupuestario y Operativo

Unidad Asuntos Jurdicos

Sector Convenios

Organismo de Cooperacin Tcnica

Elabora Convenio Preliminar y emite Memo

Informa por Memo a UAJ que el proyecto cuenta con saldo en la Matriz de Prstamo y POA disponible

Analiza jurdicamente el pedido y el encuadre a las exigencias del OFI

Revisa el Convenio y remite borrador del mismo al OCT

Analiza el Convenio y remite aprobacin/ observaciones

Analiza la respuesta del OCT SI Hay observaciones del OCT NO Segn corresponda emite SNO y tramita expediente MAGyP

Remite al OCT tres originales del Convenio

Firma el Convenio y remite a la UCAR

Segn corresponda remite el Convenio al CE o al MAGYP para su firma.

Distribuye ejemplares firmados en original y copia a quien corresponda

FIN

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G.5. M ODIFICACIN DE C ONVENIOS CON O RGANISMOS DE C OOPERACIN T CNICA Y A DMINISTRATIVA .


OBJETIVO
Describir el procedimiento Organismos de Cooperacin contemplen las actividades ejecucin de las acciones de establecido para la modificacin de Convenios con Tcnica y Administrativa, a efectos de que los mismos as como el presupuesto necesario para optimizar la la UCAR, sus Programas y Proyectos.

ALCANCE
Desde el momento que se firma el Acta Complementaria/Cartas Acuerdos/Convenios Especficos hasta la firma de una nueva Enmienda, Addenda, Carta o Acta modificatoria al mismo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Elaboracin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Control de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff o Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 2) Unidad Control Presupuestario y Operativo 3) Unidad Asuntos Jurdicos. 4) Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores. 5) Unidad Presupuesto y POA. 6) Sector Mesa de Entradas 7) rea Adquisiciones y Contrataciones 8) Coordinador Ejecutivo Externos 1) Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa 2) Organismos Financiadores Internacionales. 3) Ministerio de Agricultura, Ganadera y Pesca.

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DEFINICIONES
Convenio: El Convenio comprende lo que se conoce como Acta Complementaria/ Carta Acuerdo/ o Convenio Especifico dependiendo del OCT de que se trate.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES La Enmienda/Addenda debe ser elegible para los Organismos Financiadores Internacionales, para el caso de que segn su normativa lo requieran. Las modificaciones podrn encontrarse referidas a objetivos, responsabilidades, variacin del cuadro de costos, cambio en la matriz presupuestaria, plazos y/o montos totales del Convenio. Debe prever las condiciones establecidas por los Prstam os en cuanto a rendiciones, identificacin del gasto, periodicidad de las mismas. CONDICIONES PREVIAS Debe ser relevante a fin de optimizar la ejecucin de las acciones de la UCAR, sus programas y proyectos Las actividades a ser financiadas deben estar incluidas en los POAs y en el presupuesto anual de los Programas y Proyectos y de la UCAR.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
De estimarse necesario para realizar el trmite, a solicitud de la Unidad Asuntos Jurdicos el Responsable Tcnico de Programa o Proyecto debe r elaborar un informe tcnico que justifique la enmienda/addenda.

PROCEDIMIENTO
1. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico/Jefe de Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP o Unidad Competitividad y ANR: Advierte la necesidad de enmienda y enva memo al Sector Convenios. 2. Sector Convenios: A pedido del solicitante, el Sector verifica el saldo financiero y el plazo de vigencia del Convenio. Si al realizar las verificaciones detecta que el Acta/Carta Acuerdo/Convenio de Cooperacin a la que se imputa no pos ee saldo o bien que los fondos disponibles no sern suficientes para futuros compromisos, o bien que la vigencia del Convenio est pronta a vencer y sta necesita una prorroga, el Sector Convenios informa va correo electrnico al

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solicitante el estado situacin a fin de que estos tomen la decisin de enmendar- o no- el Estado de Convenio (EC) o Carta Acuerdo (CA)-. 3. rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico/Jefe Unidad Infraestructura y Servicios-PROSAP Unidad Competitividad y ANR: Elaboran el cuadro de costos y/o establece el plazo de la prrroga que debe contar con la avenencia de la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores. Los RT debern informar de tal situacin a la Unidad Desarrollo Productivo. En el caso de tratarse de Convenios de la UCAR, la solicitud de enmienda deber surgir de la Unidad Presupuesto y POA, Remite informes y documentacin respaldatoria a la Unidad de Control Presupuestario y Operativo para que analice los saldos disponibles. Nota: Tambin este trmite podr iniciarse a solicitud del rea Gestin de Recursos Humanos a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores.

4. Unidad de Control Presupuestario y Operativo: Verifica los saldos disponibles en la correspondiente Categora de la Matriz del Prstamo (CMP) respecto a las transferencias, pagos, compromisos y planificacin del proyecto o del conjunto de proyectos que la integren. Adjunta informacin y remite por Memo a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 5. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe Memo con el informe de Justificacin, el cuadro de costos y/o el plazo de prorroga solicitado, en el cual se indica que el proyecto cuenta con saldo en la Matriz del Prstamo y POA disponible. Redacta los aspectos normativos de la Addenda y remite al Sector Convenios. 6. Sector Convenios: Verifica la pertinencia econmico-financiera del Acta Enmienda (AE) al Convenio. Tambin verifica los acuerdos institucionales respecto del formato de las rendiciones de gastos, periodicidad, imputacin, formalizacin de las replanificaciones, modificaciones. Si existe n observaciones, gestiona la consulta o correccin de las mismas con la Unidad de Asuntos Jurdicos y el rea, Unidad o Responsable Tcnico que corresponda. En caso de no efectuar observaciones, remite el visto bueno a UAJ. 7. Unidad Asuntos Jurdicos: Realiza una revisin integral del Acta Enmienda al Convenio, y remite, va correo electrnico al contacto de l OCT para que preste su conformidad. 8. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Analiza el borrador del Acta Enmienda (AE) al Convenio y presta conformidad o bien enva observaciones va correo electrnico. 9. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe la respuesta al Acta Enmienda por parte del OCT. En caso de realizar comentarios u observaciones, reinicia el proceso para subsanar los mismos remitiendo al rea, Unidad de Staff o Responsable Tcnico segn corresponda.

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Con la conformidad del OCT y la No Objecin cuando corresponda-, si el Acta Enmienda debe ser suscripta por la UCAR, remite formalmente al OCT para su firma. De ser un Acta Enmienda a suscribir va MAGyP, deber previamente a dicha remisin, tramitar su expediente. 10. Sector Mesa de Entradas: Remite al OCT el Acta Enmienda para su firma. 11. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Suscribe el Acta Enmienda y remite a la UCAR. 12. Sector Mesa de Entradas: Recibe Acta Enmienda y remite a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 13. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe el Acta Enmienda suscripta por el OCT y eleva a la firma del Coordinador Ejecutivo (CE) o el MAGyP, en su caso. Una vez suscripta por ambas partes, dar ingreso al sistema y remitir a Mesa de Entradas para que distribuya segn indicaciones que d la Unidad. 14. Sector Mesa de Entradas: Recibe los ejemplares firmados, digitaliza y distribuye de la siguiente manera, segn corresponda:

ORIGINALES OCT Archivo UCAR Unidad Asuntos Jurdicos

COPIA Organismo Financiador UDCS rea, Unidad Solicitante o Responsable Tcnico de Programa Unidad de Operativo Control Presupuestario y

EXCEPCIONES
Si se trata de un Proyecto BIRF una vez que la Unidad d e Asuntos Jurdicos obtiene la conformidad por parte del Organismo de Cooperacin Tcnica al Acta Enmienda, los solicitantes preparan la Solicitud de No Objecin y eleva al Coordinador Ejecutivo para su firma. Una vez que se obtiene la No Objecin por parte del BIRF se procede a la firma del Acta Enmienda al Convenio.

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Procedimiento de Modificacin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa.


rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico Solicitante
A/US/RT/UIySPROSAP/ UCyANR: Identifica necesidad de enmienda y remite a SCON

Sector Convenios

Unidad Control Presupuestario y Operativo

Unidad Asuntos Jurdicos

Organismo de Cooperacin Tcnica

Verifica el saldo financiero y plazo de vigencia del Contrato.

De haber saldo insuficiente notifica al Solicitante el estado de situacin a fin de que tome la decisin de enmendar o no el EC o CA

A/US/RT/UIySPROSAP/ UCyANR: Elabora Cuadro de Costos y/o establece el plazo de la prrroga y de contar con las avenencias correspondientes remite a la UCDyS

Verifica saldos disponibles en la correspondiente Categora de Matriz del Prstamo. Adjunta informacin y remite va Memo a UAJ

Recibe el Memo y redacta los aspectos normativos de la Addenda. Remite al SCON

Verifica la pertinencia econmico-financiera del Acta Enmienda al Convenio

SI

Hay Observaciones

NO Revisa integralmente el Acta Enmienda y remite a OCT para que preste su conformidad Analiza el borrador del AE del convenio y emite aprobacin/observaciones

Remite a UAJ y a A/US/RT que corresponda

Remite visto bueno a la UAJ

Analiza la respuesta del OCT

SI Reinicia el procedimiento

Hay observaciones del OCT NO Segn corresponda emite SNO y tramita expediente MAGyP

Remite al OCT el Acta Enmienda para su firma

Firma el Acta Enmienda y remite a la UCAR

Segn corresponda remite el Acta Enmienda al CE o al MAGYP para su firma.

Distribuye ejemplares firmados en original y copia a quien corresponda

FIN

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G.6. T RANSFERENCIA DE F ONDOS A O RGANISMOS DE C OOPERACIN T CNICA Y A DMINISTRATIVA PARA G ASTOS SIN L IQUIDACIN P REVIA .
OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la transferencia de fondos a los Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa para gastos sin liquidacin previa.

ALCANCE
Desde el momento que se comienza a ejecutar el convenio con el Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa hasta el momento que son transferidos los fondos al organismo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Elaboracin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Control de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas o Unidades de Staff o Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 2) Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores 3) Unidad Presupuesto y POA. 4) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa

DEFINICIONES
Convenio: El Convenio comprende lo que se conoce como Acta Complementaria/Carta Acuerdo/o Convenio Especifico dependiendo del OCT de que se trate.

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Organismo de Cooperacin Tcnica debe ser elegible para los Organismos Financiadores Internacionales. La normativa aplicable debe encontrarse alineada con los parmetros establecidos por los Organismos Financiadores o ser elegibles para los mismos. Debe prever las condiciones establecidas por la UCAR en cuanto a rendiciones, identificacin del gasto, periodicidad de las mismas. Debe haber probados antecedentes de la capacidad institucional del OCT. Debe ser relevante a fin de optimizar la ejecucin de las acciones de la UCAR, sus programas y proyectos. Las actividades a ser financiadas deben estar incluidas en los PAC y en los POAs del Programa/Proyecto o de la UCAR. Debe encontrarse firmado un convenio marco con el organismo, y las Actas Complementarias, Convenios Especficos o Cartas Acuerdo.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Ante la necesidad de contar con determinados fondos para poder hacer frente a sus compromisos, el OCT solicita mediante nota al rea de Gestin de Prog ramas y Proyectos el pedido de fondos. El rea recibe la solicitud del OCT, analiza la misma y de ser aprobada, remite mediante Memo interno aprobatorio la solicitud a la Unidad Desembolsos, Convenios o Subejecutores, Sector Convenios. Dicho Sector solicita a la Unidad Presupuesto y POA la disponibilidad de cuota para la operacin. Obtenido el visto bueno de la Unidad, procede a autorizar la nota de solicitud de fondos. El Sector Tesorera registra el movimiento en UEPEX y realiza la transferencia respectiva al Organismo de Cooperacin Tcnica.

PROCEDIMIENTO
1. Organismo de Cooperacin Tcnica: Ante la necesidad de contar con determinados fondos para poder hacer frente a sus compromisos, solicita mediante nota al rea Gestin de Programas y Proyectos el pedi do de fondos donde detalla el monto solicitado, los gastos en los que se incurrir y la cuenta bancaria a realizar la transferencia. 2. Sector Mesa de Entradas Recibe las notas de solicitud de fondos y remite al rea Gestin de Programas y Proyectos. 3. rea Gestin de Programas y Proyectos: Recibe la solicitud del OCT, analiza la misma y de ser aprobada, remite mediante Memo interno aprobatorio la solicitud al UDCyS/Sector Convenios.

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Nota: Para la evaluacin de la transferencia de fondos es imprescindible que el Programa o Proyecto, en caso de corresponder, remita en forma mensual va correo electrnico al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad, a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Sub ejecutores y al Sector Convenios , informacin actualizada acerca de los fondos transferidos, la ejecucin a la fecha por componente, actividad y categora de gasto, el saldo remanente y los montos comprometidos para los siguientes 90 das. 4. UDCyS/Sector Convenios: a. Verifica vigencia, saldo disponible del convenio y qu e correspondan las categoras de gasto. b. En caso de que el convenio no tenga saldo disponible o haya finalizado el plazo para la ejecucin, se devuelve la solicitud al rea Gestin de Programas y Proyectos con la observacin correspondiente para corroborar la pertinencia del gasto y gestionar, a travs de la Unidad Asuntos Jurrdicos, una addenda al Convenio previo a la transferencia de fondos. (vuelve a actividad n 3) c. Si el gasto es pertinente, el Sector Convenios solicita mediante correo electrnico a la Unidad Presupuesto y POA (UPyPOA) la disponibilidad de cuota para dicha operacin. 5. Unidad Presupuesto y POA: Coteja que tenga Presupuesto disponible para la solicitud de transferencia. De no haber monto disponible, rechazar la solicitud informando al Sector Convenios (Retorna a Actividad N 4). Caso contrario informa a la Unidad Desembolsos Convenios y Subejecutores (UDCyS) va correo electrnico que hay cuota disponible para la solicitud de transferencia. 6. Sector Convenios: Una vez obtenido el visto bueno de la Unidad Presupuesto y POA, procede a autorizar la nota de solicitud de fondos, gestiona la firma del Jefe de la Unidad y se enva mediante memo interno a l Sector Tesorera. 7. Sector Tesorera: Registra el movimiento en UEPEX y realiza la transferencia respectiva al OCT. Informa va correo electrnico al OCT la transferencia realizada. 8. Organismo de Cooperacin Tcnica: Recibe los fondos solicitados para hacer frente a sus compromisos.

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Procedimiento de Transferencia de Fondos a OCT para Gastos sin Liquidacin Previa


OCT rea Gestin de Programas y Proyectos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad
SCONV Verifica vigencia y saldo disponible del convenio

Emite Nota de Solicitud de Fondos

Analiza y aprueba la Solicitud. Emite Memo interno de autorizacin

SI

Hay Observaciones

SCONV Gestiona una adenda previa a la transferencia de fondos. Solicita a la UPyPOA la disponibilidad de cuota p la operacin

SI

UPyPOA Verifica la disponibilidad de presupuesto

Hay Observaciones

UPyPOA Informa la disponibilidad de cuotas

UDCyS Autoriza la Nota de Solicitud de Fondos y emite Memo Interno

STE Registra movimiento en UEPEX

Recibe los fondos

STE Realiza la transferencia de fondos

FIN

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G.7. C ONTROL DE R ENDICIN DE G ASTOS DE C ONVENIOS CON O RGANISMOS DE C OOPERACIN T CNICA Y A DMINISTRATIVA .
OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para controlar la rendicin de gastos, que hayan sido realizados en el marco de un Convenio entre un Organismo de Cooperacin Tcnica y la UCAR.

ALCANCE
Desde la solicitud de rendicin de un gasto presentada por el Organismo de Cooperacin Tcnica y/o Administrativa, hasta su rendicin al Sector Desembolsos.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Elaboracin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. Procedimiento de Modificacin de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios. Rendicin de Viajes, Liquidacin y Pago de Viticos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financiadores.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Sector Mesa de Entradas 2) Unidad Contabilidad 3) Sector Cuentas a Pagar 4) Sector Desembolsos 5) Unidad Desembolsos, Subejecutores. Externos 1) Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. 2) UEP (Programas Nacionales). 3) Organismos Financiadores Internacionales. 4) Ejecutores 5) Entidad de Enlace/Entidad de Programacin del Desarrollo Agropecuario.

Convenios

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


CRITERIOS GENERALES El Organismo de Cooperacin Tcnica debe ser elegible para los Organismos Financiadores. La normativa aplicable debe encontrarse alineada con los parmetros establecidos por los Organismos Financiadores o ser elegibles para los mismos. Debe prever las condiciones establecidas por la UCAR en cuanto a rendiciones, identificacin del gasto, periodicidad de las mismas. En el caso de Rendiciones de aporte local provenientes de Convenios, ser Auditora Interna quien audita in situ todas las rendiciones de gastos a los efectos de informar a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores.

CONDICIONES PREVIAS Debe haber probados antecedentes de la capacidad institucional del OCT. Deben ser relevantes las acciones que permiten optimizar la ejecucin de la UCAR y de los Programas y Proyectos. Las actividades a ser financiadas deben estar incluidas en los PACs y en los POAs de cada Programa y Proyecto. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiador.

RESUMEN DE ACTIVIDADES El OCT confecciona la Rendicin de los Gastos, de corresponder la EE, EPDA, UEP, UPE o la UEP de Proyecto Nacional, verifica y autoriza la Rendicin de Gastos y remite a la UCAR. Ingresada la rendicin de gastos a la UCAR a travs del Sector Mesa de Entradas, se deriva al nodo del rea AFyC. En el caso de convenios que no poseen una registracin previa, la documentacin se deriva a la Unidad Contabilidad para su registracin en UEPEX. Los Convenios con registracin previa se derivan a la Unidad de Desembolsos Convenios y Subejecutores. Una vez registrada la rendicin por la Unidad de Contabilidad en UEPEX y dolarizados tales pagos, se deriva la documentacin a la Unidad de Desembolsos C onvenios y Subejecutores, Sector Convenios. El Sector Convenios, recibe la rendicin con la documentacin para efectuar su control y anlisis. Concluido el mismo, confecciona la nota de aprobacin, la cual es firmada por el Jefe de la Unidad y remite al OCT correspondiente. Dicha nota puede ser una aprobacin y/o rechazo (total o parcial) de la rendicin analizada.

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Posteriormente, deriva al Sector Desembolsos la rendicin aprobada, adjunta ndo toda la documentacin respaldatoria para su justificacin a los organismos financiadores.

PROCEDIMIENTO 1. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Peridicamente, extrae de su archivo la documentacin de respaldo de los Legajos de Pagos correspondientes a los gastos realizados. Confecciona la Rendicin de los Gastos (RG) y remite a la UCAR la Rendicin de Gastos con la documentacin respaldatoria y va correo electrnico el soporte informtico (contina en Actividad N 4). De tratarse de un Convenio con un Ejecutor, segn corresponda, remite a la EE/EPDA/UEP/UPE la Rendicin de Gastos (solo planillas) para su verificacin y aprobacin. 2. UEP/EE/EPDA/UPE: Cuando corresponde, verifica y aprueba la Rendicin de Gastos (planillas), notifica a la UCAR de su aprobacin e incluye las Autorizaciones de Pago (AP). 3. Unidad Ejecutora de Proyectos (Proyectos Nacionales): Verifica y aprueba la Rendicin de Gastos (planillas) y notifica a la UCAR de su aprobacin. 4. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Rendicin de Gastos y la deriva al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad. 5. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Deriva las rendiciones de convenios sin carga previa al sistema UEPEX, a la Unidad de Contabilidad. Las rendiciones que tienen carga previa en UEPEX, las deriva a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores. 6. Unidad Contabilidad: a. En los casos que no se haya liquidado previamente, se registra en UEPEX la Liquidacin de la Factura y la Autorizacin de Pago (AP). b. Emite la Autorizacin de Pago, dolariza el pago y firma en el casillero Resp. Registro. 7. Jefe Unidad Contabilidad: Verifica y firma la Autorizacin de Pago (AP) en el casillero de Resp. Admin. Luego comunica mediante Memo al Sector Convenios que la rendicin se encuentra en condiciones de ser revisada. 8. Sector Convenios: a. Controla la Rendicin de Gastos del OCT y la documentacin respaldatoria. Si corresponde, solicita al organismo la documentacin faltante y/o errnea que deber ser completada en un plazo de diez das hbiles (Retorna a Actividad N 1).

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b.

Solicita los ajustes necesarios imputaciones desafectaciones).

la

Unidad

Contabilidad

(re-

c. Confecciona nota de aprobacin para dicha rendicin, y la deriva al Jefe de la Unidad para su firma. Informa la rendicin aprobada al Sector de Desembolsos con la documentacin de respaldo. d. Nota: Los gastos observados, no subsanados por el OCT, sern devueltos y considerados no ejecutados, 9. Jefe Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores : Recibe, verifica y firma la Comunicacin de Aprobacin y/o Rechazo (total o parcial) de la Rendicin de Gastos. Remite al Sector Mesa de Entradas para su envo al OCT, y con copia a EE/EPDA/UPE/UEP de corresponder 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe y remite la Comunicacin de Aprobacin y/o Rechazo (total o parcial) y la remite al OCT, y con copia a EE/UEP /UPE/EPDA de corresponder.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
Cada rendicin se archiva fsicamente, por Nmero de Rendicin del Desembolso al OFI, en el Sector Desembolsos, hasta la realizacin de la auditora externa (a l final de cada ejercicio). Una vez concluida, pasa a archivo definitivo.

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Procedimiento de Control de Rendicin de Gastos de Convenios con Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa
Organismos de Cooperacin Tcnica
Peridicamente extrae doc. de respaldo de los Legajos de Pagos de los gastos realizados. Confecciona Rendicin de Gastos y remite a UCAR

EE/UPE/EPDA/ UEP PN

rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Unidad Contabilidad

Es un Convenio con un Ejecutor SI UPE/EE Revisa y aprueba la RG (planillas) recibidas. Notifica a la UCAR e incluye AP UEP PN Revisa y aprueba las Planillas de RG recibidas

NO

Recibe y deriva la Rendicin de Gastos

Hay un registro previo SI SCON Controla la RG del OCT y la doc. Respaldatoria

NO

Registra en UEPEX la Liquidacin de la Factura y la AP.

Jefe de la Unidad Verifica y firma la AP

SI

Hay observaciones

SI

SCON Confecciona Nota de aprobacin para dicha rendicin. Jefe UDCyS Verifica y firma la Comunicacin de aprobacin/rechazo de la RG

Jefe UDCyS Remite la Comunicacin al OCT y copia al EE/ EPDA/UPE/UEP (de corresponder)

FIN

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G.8. C ONVENIOS CON U NIVERSIDADES


G.8.1. C O N T RA T A CI N CO N R E C URS O S P RO VE N I E N TE S (C O N T R A T A CI N D I RE C T A ).
DE

A PO R T E E X TE RN O

OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la elaboracin, suscripcin, ejecucin y pagos de Convenios con Universidades, financiados con aporte externo.

ALCANCE
Desde la elaboracin y firma del convenio hasta los compromisos que surgen de tal acuerdo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea y/o Unidad de Staff 3) Unidad Asuntos Jurdicos 4) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 5) rea Adquisiciones y Contrataciones 6) Sector Programacin Financiera 7) Sector Cuentas a Pagar 8) Sector Tesorera 9) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Universidad 2) Organismo Financiador Internacional

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Convenio debe estar contemplado en el POA y en el PAC de la UCAR o del Programa o Proyecto que lo requiera. Para efectuarse el pago debe estar aprobado por el Solicitante el Informe correspondiente al Convenio. Este procedimiento rige para convenios cuyos recursos sean aportados con aporte local o externo.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) LEGAJO DE PAGO 2) AUTORIZACIN DE PAGO

PROCEDIMIENTO
1. rea y/o Unidad de Staff: a. Confecciona los TDR y la descripcin del trabajo para el cual solicita Convenio con una Universidad, detallando estructura de costos , fuente de financiacin y la correspondiente imputacin, de acuerdo con el prstamo, y convenio preliminar; esta documentacin debe estar acompaada por la correspondiente solicitud de adquisicin. Dicho Convenio debe haber sido contemplado oportunamente en el POA y en el PAC, caso contrario, el

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solicitante deber re-planificar el POA y el PAC. Carga en UEPEX la solicitud. b. Enva al Sector Programacin Financiera el Convenio y la solicitud cargada en UEPEX para que de inicio al proceso.

2. Sector Programacin Financiera : Analiza el pedido en cuanto a la disponibilidad de recursos de aporte externo a afectar. Si existe disponibilidad de f ondos, autoriza la prosecucin del trmite y remite los antecedentes al rea de Adquisiciones y Contrataciones. Caso contrario informa al Solicitante (retorna a Actividad n 1). 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona solicitud de No Objecin al OFI y enva al Sector Mesa de Entradas. 4. Sector Mesa de Entradas: Remite solicitud de No Objecin al OFI 5. Organismo Financiador Internacional: Analiza el pedido de No Objecin, realiza comentarios o bien otorga la No Objecin. 6. Sector Mesa de Entradas: Recibe la comunicacin del OFI y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 7. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza la comunicacin del OFI. En caso de comentarios analiza los mismos y realiza las gestiones pertinentes. Si la No Objecin ha sido otorgada, remite toda la documentacin a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 8. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona el proyecto de convenio y revisa los aspectos jurdicos. En caso de observaciones enva copia al rea o Unidad de Staff solicitante para que de conformidad a las observaciones o rechace en caso de corresponder (retorna a actividad n 1). En caso de no formular observaciones, redacta la versin final del convenio y remite la misma al Solicitante, al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad, al rea Adquisiciones y Contrataciones y a la Universidad para que presten su conformidad. 9. rea/Unidad de Staff: Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin (conformidad u observaciones) a la Unidad Asuntos Jurdicos . 10. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin (conformidad u observaciones) a la Unidad Asuntos Jurdicos. 11. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin (conformidad u observaciones) a la Unidad Asuntos Jurdicos. 12. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe las comunicaciones. Obtenida la conformidad del Solicitante, del rea Administracin, Finanzas, Contabilidad, del rea Adquisiciones y Contrataciones y de la Universidad, enva el Convenio definitivo a la Universidad para su aprobacin y firma de mnimo dos ejemplares iguales, directamente o bien a travs del Sector Mesa de Entradas. Dichos ejemplares

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tienen que ser enviados a la Universidad con las iniciales de todas las rea s o Unidades que lo aprobaron. 13. Sector Mesa de Entradas: Remite el Convenio a la Universidad. 14. Universidad: Aprueba y refrenda los dos ejemplares del Convenio respectivo y lo remite a la UCAR . 15. Sector Mesa de Entradas: Recibe ejemplares originales del Convenio y lo remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 16. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe los ejemplares originales del convenio firmado por la Universidad y lo eleva por Memo al Coordinador Ejecutivo para que sea refrendado. 17. Coordinador Ejecutivo: Recibe Memo y suscribe el Convenio. 18. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite un ejemplar original firmado del Convenio a la Universidad y otro al Sector Mesa de Entradas para su archivo junto con toda la documentacin correspondiente. Enva copia firmada al solicitante; al rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC) para su carga en UEPEX, y al Sector de Programacin Financiera (SPF) a modo informativo. 19. Sector Mesa de Entradas: Recibe el ejemplar del Convenio y archiva. 20. rea Adquisiciones y Contrataciones: Carga el Convenio en UEPEX y enva copia de convenio y copia de la carga en UEPEX al Sector Cuentas a Pagar (SPP) (Contina en Actividad N25). 21. Universidad: a. En el caso de anticipos previstos a la firma del convenio (AFC), remite a la UCAR factura del anticipo, en la medida que el gasto sea afectado a algn Programa o Proyecto, y est especificado en el Convenio. b. Iniciado el Convenio (CI), la Universidad, enva los informes (original y copia) correspondientes segn convenio, con las facturas respectivas de acuerdo a los pagos previstos en aqul. 22. Sector Mesa de Entradas : Recibe la documentacin y enva al rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad. 23. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza la documentacin e indica al Sector Mesa de Entradas el ingreso de la misma. Ingresada la documentacin por sistema, el rea remite, en caso de tratarse de Anticipos a la firma del Convenio, al Sector Cuentas a Pagar. Iniciado el Convenio, el Sector Mesa de Entradas remite factura al Sector Cuentas a Pagar quien queda a la espera de recibir el informe tcnico aprobado por el solicitante. 24. rea y/o Unidad de Staff: Recibe el Informe segn Convenio y remite Memo al Sector Cuentas a Pagar (SCP) con el Informe indicando que el mismo ha sido aprobado. De no ser satisfactorio el informe, solicitar a la Universidad las

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correcciones que sean necesarias y una vez realizadas las mismas, proceder a aprobarlo y enviarlo al Sector Cuentas a pagar. 25. Sector Cuentas a Pagar: a. Para el caso de anticipos a la firma del Convenio (AFC), recibe factura, liquida el anticipo y carga la factura del anticipo en UEPEX. Gestiona los datos bancarios y remite la factura junto con una copia del Convenio al Sector Tesorera. Iniciado el Convenio (CI), recibe factura y Memo con la documentacin correspondiente que incluye Nota de Presentacin, Informe aprobado y la factura respectiva. Solicita el certificado de la situacin impositiva ante la AFIP y dems trmites que correspondan. Autoriza el pago y lo remite al Sector Tesorera .

b.

26. Sector Tesorera: Verifica la documentacin recibida, de haber observaciones remite al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas (retorna a Actividad N 25). Si las verificaciones fueron satisfactorias, contina con la liquidacin y registracin: Selecciona el medio de pago y habilita la Autorizacin de Pago en UEPEX. Se emite el Cheque o se elabora la Nota de Transferencia Bancaria Se imprime la Autorizacin de Pago y firma la Autorizacin de Pago en el casillero de responsable de registro (res. Registro). 27. Jefe Unidad Finanzas : Firma la AP en responsable administrativo y pasa a la Unidad de Contabilidad. 28. Jefe Unidad Contabilidad: Firma la AP y realiza la primer firma de la nota bancaria o cheque. 29. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: El Responsable del rea realiza la segunda firma de la Nota Bancaria o cheque y remite al Sector Tesorera. 30. Sector Tesorera: Controla las firmas y enva la documentacin al Banco y queda a la espera de los comprobantes bancarios con el sello de la entidad bancaria para adjuntarlos al legajo de pago, se carga la fecha de retiro de pago en UEPEX (esto habilita que la Unidad de Desembolsos pueda efectuar la rendicin del gasto al OFI, si correspondiere), se cancelan las facturas con un sello de Pagado y se remite el legajo de Pago al Sector Mesa de Entradas cuando se realiz una transferencia. Cuando se emiti un cheque, se comunica a la Universidad para que retire el cheque y emita el correspondiente recibo , colocando el sello de Pagado a la factura. 31. Sector Mesa de Entradas: Archiva el Legajo de Pagos.

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Externo (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff
Confecciona los TDR y la descripcin del trabajo para el cual solicita Convenio con una Universidad, detallando la correspondiente imputacin, acompaada por la correspondiente solicitud de adquisicin. Carga en UEPEX la solicitud

rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

rea Adquisiciones y Contrataciones

Actores Externos

Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Enva al Sector Programacin Financiera el Convenio y la solicitud cargada en UEPEX para que de inicio al proceso

SPF Analiza el pedido en cuanto a la disponibilidad de recursos de aporte externo a afectar

NO

Hay fondos disponibles

SI SPF Autoriza la prosecucin del trmite y remite los antecedentes al AAyC OFI Analiza la Solicitud y enva comentarios u otorga la No Objecin

Confecciona y remite SNO al OFI

Analiza la comunicacin del OFI

SI

Hay observaciones

NO UAJ Confecciona el proyecto de convenio y revisa los aspectos jurdicos

Realiza las gestiones pertinentes

Remite la doc. a la UAJ

SI

Hay observaciones NO UAJ Redacta la versin final del Convenio y remite al Solicitante, al AAFyC, al AAyC y a la Universidad para que presten su conformidad

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Externo (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Actores Externos Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin a la UAJ

Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin a la UAJ

Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin a la UAJ

Universidad Aprueba y refrenda dos ejemplares del Convenio respectivo y lo remite a la UCAR

UAJ Recibe las comunicaciones. Obtenida las conformidades correspondientes, enva el Convenio definitivo a la Universidad para su aprobacin y firma

UAJ Recibe los ejemplares originales del convenio firmado por la Universidad y lo eleva por Memo al CE para que sea refrendado

CE Recibe Memo y suscribe el Convenio

Carga el Convenio en UEPEX y enva copia de convenio y copia de la carga en UEPEX al SCaP Contina en autorizacin del pago por SCaP

UAJ Remite un ejemplar original firmado del Convenio a la Universidad y otro al SME. Enva copia firmada al Solicitante; al AAyC para su carga en UEPEX, y al SPF

Universidad Para anticipos previstos a la firma del Convenio, remite a la UCAR factura del anticipo

Universidad Iniciado el Convenio, enva los informes correspondientes, con las facturas respectivas

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Externo (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Actores Externos Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Analiza la doc. e indica al SME el ingreso de la misma. Ingresada la doc. por sistema, el rea remite, en caso de tratarse de Anticipos a la firma del Convenio, al SCaP

Iniciado el Convenio, SME remite factura al SCaP quien queda a la espera de recibir el informe tcnico aprobado por el solicitante

Recibe el Informe segn Convenio y remite Memo al SCaP con el Informe indicando aprobacin

De no ser satisfactorio el informe, solicitar a la Universidad las correcciones que sean necesarias

SCaP Para el caso de anticipos a la firma del Convenio, recibe factura, liquida el anticipo y carga la factura del anticipo en UEPEX. Gestiona los datos bancarios y remite la factura junto con una copia del Convenio al STE

SCaP Iniciado el Convenio (CI), recibe factura y Memo con la doc. que incluye Nota de Presentacin, Informe aprobado y la factura respectiva. Autoriza el pago y lo remite al STE

STE Verifica la doc. recibida

SI

Hay Observaciones

NO

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Externo (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Actores Externos Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Jefe UFI Firma la AP y pasa a la UCONTAB

Jefe UCONTAB la AP y realiza la primer firma de la nota bancaria o cheque

R. AAFyC Firma la Nota Bancaria o cheque y remite al STE

STE Controla las firmas y enva la documentacin al Banco, se carga la fecha de retiro de pago en UEPEX

STE Cuando se emiti un cheque, se comunica a la Universidad para que retire el cheque y emita el correspondiente recibo

FIN

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G.8.2. C O N TR A T A CI N

CO N

R E C U RS O S P R O VE N I E N TE S

DE

A PO R T E L O C AL

OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la elaboracin, suscripcin, ejecucin y pagos de Convenios con Universidades, financiados con aporte local.

ALCANCE
Desde la elaboracin y firma del convenio hasta los compromisos que surgen de tal acuerdo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea y/o Unidad de Staff Externos 1) Universidad 2) Organismo Financiador

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3) Unidad Asuntos Jurdicos 4) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 5) Sector Programacin Financiera. 6) rea Adquisiciones y Contrataciones. 7) Sector Cuentas a Pagar. 8) Sector Tesorera. 9) Sector Mesa de Entradas.

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Este procedimiento se rige por la Normativa Nacional, Decretos 1023/2001 y 893/2012. El Convenio debe estar contemplado en el POA y en el PAC de la UCAR o del Programa o Proyecto que lo requiera. Para efectuarse el pago debe estar aprobado por el Solicitante el Informe correspondiente al Convenio. Este procedimiento rige para convenios cuyos recursos sean aportados con aporte local.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) LEGAJO DE PAGO 2) AUTORIZACIN DE PAGO

PROCEDIMIENTO
1. Responsable de rea o Unidad de Staff: a. Confecciona los TDR y la descripcin del trabajo para el cual solicita Convenio con una Universidad, detallando estructura de costos, fuente de financiacin y la correspondiente imputacin, de acuerdo con el prstamo, y convenio preliminar; esta documentacin debe estar acompaada por la correspondiente solicitud de adquisicin y acreditar que el co contratante sea una Universidad Nacional o una Facultad dependiente de una Universidad Nacional. Dicho Convenio debe haber sido contemplado oportunamente en el POA y en el PAC, caso contrario, el solicitante deber re-planificar el POA y el PAC. Carga en UEPEX la solicitud.

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b. Enva al Sector Programacin Financiera el Convenio y la solicitud cargada en UEPEX para que de inicio al proceso. 2. Sector Programacin Financiera: Analiza el pedido en cuanto a la disponibilidad de recursos de aporte local a afectar. Si existe disponibilidad de fondos, autoriza la prosecucin del trmite y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones, caso contrario informa al rea o Unidad de Staff solicitante de la situacin. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe la Solicitud, analiza y publica la convocatoria en la pgina web de la Oficina Nacional de Contrataciones y remite invitacin a cotizar a las Universidades Nacionales o Facultades de Universidades Nacionales. 4. Sector Mesa de Entradas: Remite la invitacin a los destinatarios y constancias de recepcin al rea Adquisiciones y Contrataciones. 5. Universidad Nacional o Facultad: Remite cotizacin a la UCAR. 6. Sector Mesa de Entradas: Recibe cotizacin y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 7. rea Adquisiciones y Contrataciones: Verifica los requisitos formales y remite la cotizacin al rea o Unidad de Staff solicitante para su evaluacin tcnica. 8. rea o Unidad de Staff solicitante: Realiza la evaluacin tcnica y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 9. rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa la evaluacin tcnica y remite las actuaciones a la Unidad Asuntos Jurdicos. 10. Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora el Convenio y lo somete a consideracin del rea o Unidad de Staff solicitante, del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad, del rea Adquisiciones y Contrataciones y a la Universidad o Facultad respectiva. 11. rea o Unidad de Staff/rea de Administracin, Finanzas y Contabilidad/rea Adquisiciones y Contrataciones/Universidad: Analizan el convenio preliminar y remiten a la Unidad Asuntos Jurdicos. 12. Unidad Asuntos Jurdicos: Redacta la versin final del convenio y remite dos copias como mnimo al Solicitante, rea Administracin, Finanzas y Contabilidad y al rea Adquisiciones y Contrataciones para que presten su conformidad. 13. rea o Unidad de Staff/rea Administracin, Finanzas y Contabilidad/rea Adquisiciones y Contrataciones: Analizan y remiten a la Unidad Asuntos Jurdicos indicando su conformidad, inicialando los dos ejemplares. 14. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite los originales del Convenio al Sector Mesa de Entradas. 15. Sector Mesa de Entradas: Remite los originales del Convenio a la Universidad o Facultad.

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16. Universidad o Facultad: Firma el convenio por la autoridad correspondiente y remite a la UCAR. 17. Sector Mesa de Entradas: Recibe los originales firmados y remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 18. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe los originales del convenio firmados y remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 19. Coordinador Ejecutivo: Revisa y firma los originales del convenio y remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 20. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe los convenios firmados, remite un original firmado a la Universidad o Facultad y otro al rea Adquisiciones y Contrataciones, y copia del convenio al rea o Unidad de Staff solicitante. 21. rea Adquisiciones y Contrataciones: Carga el compromiso de pago en UEPEX y remite copia del convenio y compromiso de pago al Sector Cuentas a Pagar. Publica el Convenio en la pgina web de la Oficina Nacional de Contrataciones. 22. Universidad o Facultad: Para el caso de anticipos a la firma del convenio (AFC), remite a la UCAR factura del anticipo, en la medida que el gasto sea afectado a algn Programa o Proyecto, y est especificado en el Convenio. Iniciado el Convenio (CI), la Universidad o Facultad, enva los informes (original y copia) correspondientes segn convenio, con las facturas respectivas de acuerdo a los pagos previstos en aquel. 23. Sector Mesa de Entradas : Recibe la documentacin y enva al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 24. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza la documentacin e indica al Sector Mesa de Entradas el ingreso de la misma. Ingresada la documentacin por sistema, el rea remite, en caso de tratarse de Anticipos a la firma del Convenio, al Sector Cuentas a Pagar. Iniciado el Convenio, Sector Mesa de Entradas remite factura al Sector Cuentas a Pagar, quien queda a la espera de recibir el informe tcnico aprobado por el solicitante. 25. rea y/o Unidad de Staff: Recibe el Informe segn Convenio y remite Memo al Sector Cuentas a Pagar (SCP) con el Informe indicando que el mismo ha sido aprobado. De no ser satisfactorio el informe, solicitar a la Universidad o Facultad las correcciones que sean necesarias y una vez realizadas las mismas, proceder a aprobarlo y enviarlo al Sector Cuentas a pagar. 26. Sector Cuentas a Pagar: a. Para el caso de anticipos a la firma del Convenio (AFC), recibe factura, liquida el anticipo y carga la factura del anticipo en UEPEX. Gestiona los datos bancarios y remite la factura junto con una copia del Convenio al Sector Tesorera.

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b. Iniciado el Convenio (CI), recibe factura y Memo con la documentacin correspondiente que incluye Nota de Presentacin, Informe aprobado y la factura respectiva. Solicita el certificado de la situacin impositiva ante la AFIP y dems trmites que correspondan. Autoriza el pago y lo remite al Sector Tesorera . 27. Sector Tesorera: Verifica la documentacin recibida, de haber observaciones remite al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas . Si las verificaciones fueron satisfactorias, contina con la liquidacin y registracin: Selecciona el medio de pago y habilita la Autorizacin de Pago en UEPEX. Se emite el Cheque o se elabora la Nota de Transferencia Bancaria Se imprime la Autorizacin de Pago y firma la Autorizacin de Pago en el casillero de responsable de registro (res. Registro). 28. Jefe Unidad Finanzas : Firma la AP en responsable administrativo y pasa a la Unidad de Contabilidad. 29. Jefe Unidad Contabilidad: Firma la AP y realiza la primer firma de la nota bancaria o cheque. 30. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: El Responsable del rea realiza la segunda firma de la Nota Bancaria o cheque y remite al Sector Tesorera. 31. Sector Tesorera: Controla las firmas y enva la documentacin al Banco y queda a la espera de los comprobantes bancarios con el sello de la entidad bancaria para adjuntarlos al legajo de pago, se carga la fecha de retiro de pago en UEPEX (esto habilita que la Unidad Desembolsos pueda efectuar la rendicin del gasto al OFI, si correspondiere), se cancelan las facturas con un sello de Pagado y se remite el legajo de Pago al Sector Mesa de Entradas por haber concluido el proceso. Cuando se emiti un cheque, se comunica a la Universidad para que retire el cheque y emita el correspondiente recibo , colocando el sello de Pagado a la factura, remitiendo el legajo a Mesa de Entradas. 32. Sector Mesa de Entradas: Archiva el Legajo de Pagos.

EXCEPCIONES
Para el caso de convenios que son pagados desde la Fundacin ArgenINTA, al momento de recibir el Sector Tesorera la documentacin corre spondiente, gestiona la inicial del Jefe de la Unidad Finanzas, y del Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad y desde el rea se remite al Coordinador Ejecutivo, para su firma. Firmado se remite al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad para su envo a la Fundacin ArgenINTA.

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INDICACIONES
La Factura que enve la Universidad o Facultad, debe detallar claramente el nmero de Convenio al que se refiere, el nmero de cuota o el informe al que corresponde dicha factura.

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Local
rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Universidad Nacional/Facultad

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Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Confecciona los TDR y la descripcin del trabajo para el cual solicita Convenio con una Universidad, detallando la correspondiente imputacin, acompaada por la correspondiente solicitud de adquisicin. Carga en UEPEX la solicitud

Enva al Sector Programacin Financiera el Convenio y la solicitud cargada en UEPEX para que de inicio al proceso

SPF Analiza el pedido en cuanto a la disponibilidad de recursos de aporte externo a afectar

NO

Hay fondos disponibles Recibe la Solicitud, analiza y publica la convocatoria en la pgina web de la Oficina Nacional de Contrataciones y remite invitacin a cotizar a las Uni. Nac. y sus Facultades

SI SPF Autoriza la prosecucin del trmite y remite los antecedentes al AAyC

Univ. Nac./Facultad Remite cotizacin a la UCAR

Verifica los requisitos formales y remite la cotizacin al rea o Unidad de Staff solicitante para su evaluacin tcnica UAJ Elabora el Convenio y remite al Solicitante, al AAFyC, al AAyC y a la Universidad o Facultad para que presten su conformidad

Realiza la evaluacin tcnica y remite al AAyC

Revisa la evaluacin tcnica y remite las actuaciones a la UAJ

Analiza El Convenio y enva la comunicacin a la UAJ

Analiza El Convenio y enva la comunicacin a la UAJ

Analiza El Convenio y enva la comunicacin a la UAJ

Analiza El Convenio y enva la comunicacin a la UAJ

UAJ Redacta la versin final del Convenio y remite al Solicitante, al AAFyC, al AAyC y a la Universidad o Facultad para que presten su conformidad

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Local


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Universidad Nacional/Facultad Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Analiza, iniciala y remite el Convenio a la UAJ indicando su conformidad

Analiza, iniciala y remite el Convenio a la UAJ indicando su conformidad

Analiza, iniciala y remite el Convenio a la UAJ indicando su conformidad

Universidad Aprueba y refrenda dos ejemplares del Convenio respectivo y lo remite a la UCAR

UAJ Remite los originales del Convenio a la Universidad o Facultad

UAJ Recibe los ejemplares originales del convenio firmado por la Universidad/Facultad y lo eleva al CE para que sea refrendado

CE Revisa y firma los originales del convenio y remite a la UAJ

Carga el compromiso de pago en UEPEX y remite copia del Convenio y compromiso de pago al SCaP. Publica el Convenio en la pgina web de la Oficina Nacional de Contrataciones.

UAJ Remite un ejemplar original firmado del Convenio a la Universidad/Facultad. Enva copia firmada al Solicitante y al AAyC

Universidad Para anticipos previstos a la firma del Convenio, remite a la UCAR factura del anticipo

Universidad Iniciado el Convenio, enva los informes correspondientes, con las facturas respectivas

Analiza la doc. e indica al SME el ingreso de la misma. Ingresada la doc. por sistema, el rea remite, en caso de tratarse de Anticipos a la firma del Convenio, al SCaP Iniciado el Convenio, SME remite factura al SCaP quien queda a la espera de recibir el informe tcnico aprobado por el solicitante

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Local


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Universidad Nacional/Facultad Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Recibe el Informe segn Convenio y remite Memo al SCaP con el Informe indicando aprobacin

De no ser satisfactorio el informe, solicitar a la Universidad las correcciones que sean necesarias

SCaP Para el caso de anticipos a la firma del Convenio, recibe factura, liquida el anticipo y carga la factura del anticipo en UEPEX. Gestiona los datos bancarios y remite la factura junto con una copia del Convenio al STE

SCaP Iniciado el Convenio (CI), recibe factura y Memo con la doc. que incluye Nota de Presentacin, Informe aprobado y la factura respectiva. Autoriza el pago y lo remite al STE

STE Verifica la doc. recibida

SI

Hay Observaciones NO Jefe UFI Firma la AP y pasa a la UCONTAB

Jefe UCONTAB la AP y realiza la primer firma de la nota bancaria o cheque

R. AAFyC Firma la Nota Bancaria o cheque y remite al STE

STE Controla las firmas y enva la documentacin al Banco, se carga la fecha de retiro de pago en UEPEX

STE Cuando se emiti un cheque, se comunica a la Universidad para que retire el cheque y emita el correspondiente recibo

FIN

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G.8.1. C O N TR A T A CI N CO N (C O N T R A T A CI N D I RE C T A )

RE C U RS O S P RO VE N I E N TE S D E

A P O R T E L O C AL .

OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la elaboracin, suscripcin, ejecucin y pagos de Convenios con Universidades, financiados con aporte externo a travs del mecanismo de contratacin directa.

ALCANCE
Desde la elaboracin y firma del convenio hasta los compromisos que surgen de tal acuerdo.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea y/o Unidad de Staff 3) Unidad Asuntos Jurdicos 4) rea Administracin, Finanzas y Contabilidad 5) rea Adquisiciones y Contrataciones 6) Sector Programacin Financiera 7) Sector Cuentas a Pagar 8) Sector Tesorera 9) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Universidad 2) Fundacin ArgenInta

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Convenio debe estar contemplado en el POA y en el PAC de la UCAR o del Programa o Proyecto que lo requiera. Para efectuarse el pago debe estar aprobado por el Solicitante el Informe correspondiente al Convenio. Este procedimiento rige para convenios firmados con la Fundacin ArgenInta.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) LEGAJO DE PAGO 2) AUTORIZACIN DE PAGO

PROCEDIMIENTO

1. rea y/o Unidad de Staff: a. Confecciona los TDR y la descripcin del trabajo para el cual solicita Convenio con una Universidad, detallando estructura de costos , fuente de financiacin y la correspondiente imputacin, de acuerdo con el prstamo, y convenio preliminar; esta documentacin debe estar acompaada por la correspondiente solicitud de adquisicin. Dicho Convenio debe haber sido contemplado oportunamente en el POA y en el PAC, caso contrario, el solicitante deber re-planificar el POA y el PAC. Carga en UEPEX la solicitud.

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b.

Enva al Sector Programacin Financiera el Convenio y la solicitud cargada en UEPEX para que de inicio al proceso.

2. Sector Programacin Financiera : Analiza el pedido en cuanto a la disponibilidad de recursos a afectar. Si existe disponibilidad de fondos, autoriza la prosecucin del trmite y remite los antecedentes a la Unidad Asuntos Jurdicos. Caso contrario informa al Solicitante (retorna a Actividad n 1). 3. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona el proyecto de convenio y revisa los aspectos jurdicos. En caso de observaciones enva al rea o Unidad de Staff solicitante para que de conformidad a las observaciones o rechace en caso de corresponder (retorna a Actividad n 1). En caso de no formular observaciones, redacta la versin final del convenio y remite la misma al Solicitante, al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad, al rea Adquisiciones y Contrataciones y a la Universidad para que presten su conformidad. 4. rea/Unidad de Staff: Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin (conformidad u observaciones) a la Unidad Asuntos Jurdicos . 5. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin (conformidad u observaciones) a la Unidad Asuntos Jurdicos. 6. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza la versin final del convenio y enva la comunicacin (conformidad u observaciones) a la Unidad Asuntos Jurdicos.

7. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe las comunicaciones. Obtenida la conformidad del Solicitante, del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad, del rea Adquisiciones y Contrataciones y de la Universidad, enva el Convenio definitivo a la Universidad para su aprobacin y firma de mnimo tres ejemplares iguales, directamente o bien a travs del Sector Mesa de Entradas. Di chos ejemplares tienen que ser enviados a la Universidad con las iniciales de todas las reas o Unidades que lo aprobaron. 8. Sector Mesa de Entradas: Remite el Convenio a la Universidad. 9. Universidad: Aprueba y refrenda los tres ejemplares del Convenio respectivo y lo remite a la UCAR . 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe ejemplares originales del Convenio y lo remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 11. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe los ejemplares originales del convenio firmado por la Universidad y lo eleva por Memo al Coordinador Ejecutivo para que sea refrendado. 12. Coordinador Ejecutivo: Recibe Memo y suscribe el Convenio y lo devuelve a Asuntos Jurdicos.

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13. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite los tres ejemplares originales para ser firmados por la Fundacin ArgenInta, quin devuelve firmados dos ejemplares. 14. Fundacin ArgenInta: Firma los tres ejemplares del Convenio y devuelve a la Unidad de Asuntos Jurdicos dos ejemplares. 15. Unidad Asuntos Jurdicos: Recibe los dos ejemplares. Uno lo remite a la Universidad y el otro al Sector Mesa de Entradas con toda la documentacin para su archivo. Enva copia firmada al solicitante; al rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC) para su carga en UEPEX, al rea Administracin Finanzas y Contabilidad y al Sector Programacin Financiera (SPF) a modo informativo. 16. Sector Mesa de Entradas: Recibe el ejemplar del Convenio y archiva toda la documentacin recibida. 17. rea Adquisiciones y Contrataciones: Carga el Convenio en UEPEX y enva copia de convenio y copia de la carga en UEPEX al Sector Cuentas a Pagar (SCP). 18. Universidad: a. En el caso de anticipos previstos a la firma del convenio (AFC), remite a la UCAR factura del anticipo, en la medida que el gasto sea afectado a algn Programa o Proyecto, y est especificado en el Convenio. b. Iniciado el Convenio (CI), la Universidad, enva los informes (original y copia) correspondientes segn convenio, con las facturas respectivas de acuerdo a los pagos previstos en aquel. 19. Sector Mesa de Entradas : Recibe la documentacin y enva al rea Administracin, Finanzas y Contabilidad. 20. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Analiza la documentacin e indica al Sector Mesa de Entradas el ingreso de la misma. Ingresada la misma por sistema, el rea remite, en caso de tratarse de Anticipos a la firma del Convenio, al Sector Cuentas a Pagar. Iniciado el Convenio, Sector Mesa de Entradas remite factura al Sector Cuentas a Pagar quien queda a la espera de recibir el informe tcnico aprobado por el solicitante. 21. rea y/o Unidad de Staff: Recibe el Informe segn Convenio y remite Memo al Sector Cuentas a Pagar (SCP) con el Informe indicando que el mismo ha sido aprobado. De no ser satisfactorio el informe, solicitar a la Universidad las correcciones que sean necesarias y una vez realizadas las mismas, proceder a aprobarlo y enviarlo al Sector Cuentas a pagar. 22. Sector Cuentas a Pagar: a. Para el caso de anticipos a la firma del Convenio (AFC), r ecibe factura, controla si corresponde de acuerdo al Convenio, registra en UEPEX, confecciona la Orden de Pago de Fundacin ArgenInta. Prepara Nota con el detalle de lo que se enva a ArgenInta para su pago.

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b.

Iniciado el Convenio (CI), recibe factura y Memo con la documentacin correspondiente que incluye Nota de Presentacin, Informe aprobado y la factura respectiva. Controla la documentacin si corresponde de acuerdo al Convenio, registra en UEPEX, confecciona la Orden de Pago ArgenInta (OPFA), y prepara Nota con el detalle de lo que se enva a ArgenInta para su pago.

23. Jefe Sector Tesorera: Iniciala OPFA, la Nota de elevacin y firma la AP de UEPEX. Enva al Jefe de la Unidad Contabilidad. 24. Jefe Unidad Contabilidad: Firma la AP de UEPEX. Enva al Jefe del rea Administracin Finanzas y Contabilidad. 25. Jefe rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: Iniciala OPFA y Nota de elevacin. Enva al Coordinador Ejecutivo. 26. Coordinador Ejecutivo: Firma OPFA y Nota de Elevacin. Enva a Mesa de Entradas. 27. Sector Mesa de Entradas: Enva toda la documentacin a Fundacin ArgenInta .

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Local (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff
Confecciona los TDR y la descripcin del trabajo para el cual solicita Convenio con una Universidad, detallando la correspondiente imputacin, acompaada por la correspondiente solicitud de adquisicin. Carga en UEPEX la solicitud

rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

rea Adquisiciones y Contrataciones

Universidad/ Fundacin ArgenINTA

Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Enva al Sector Programacin Financiera el Convenio y la solicitud cargada en UEPEX para que de inicio al proceso

SPF Analiza el pedido en cuanto a la disponibilidad de recursos de aporte externo a afectar

NO

Hay fondos disponibles

SI SPF Autoriza la prosecucin del trmite y remite los antecedentes a la UAJ

UAJ Elabora el Convenio

SI

Hay observaciones NO UAJ Elabora la versin del Convenio y remite al Solicitante, al AAFyC, al AAyC y a la Universidad para que presten su conformidad

Analiza y remite el Convenio a la UAJ indicando su conformidad

Analiza y remite el Convenio a la UAJ indicando su conformidad

Analiza y remite el Convenio a la UAJ indicando su conformidad

Universidad Aprueba y refrenda los ejemplares del Convenio respectivo y lo remite a la UCAR

UAJ Remite 3 originales del Convenio a la Universidad o Facultad

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Local (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Universidad/ Fundacin ArgenINTA Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

UAJ Recibe los ejemplares originales del convenio firmado por la Universidad/Facultad y lo eleva al CE para que sea refrendado

CE Revisa y firma los originales del convenio y remite a la UAJ

Fundacin ArgenINTA Firma los tres ejemplares del Convenio y devuelve dos a la UAJ

UAJ Remite los tres ejemplares originales para ser firmados por la Fundacin ArgenInta

Carga el compromiso de pago en UEPEX y remite copia del Convenio y compromiso de pago al SCaP.

UAJ Remite un ejemplar original firmado del Convenio a la Universidad y al SME. Enva copia firmada al Solicitante, al AAyC, al AAFyC y al SPF

Universidad Para anticipos previstos a la firma del Convenio, remite a la UCAR factura del anticipo

Universidad Iniciado el Convenio, enva los informes correspondientes, con las facturas respectivas

Analiza la doc. e indica al SME el ingreso de la misma. Ingresada la doc. por sistema, el rea remite, en caso de tratarse de Anticipos a la firma del Convenio, al SCaP

Iniciado el Convenio, SME remite factura al SCaP quien queda a la espera de recibir el informe tcnico aprobado por el solicitante

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Procedimiento de Contratacin con Recursos Provenientes de Aporte Local (Contratacin Directa)


rea/Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad rea Adquisiciones y Contrataciones Universidad/ Fundacin ArgenINTA Unidad Asuntos Jurdicos/ Coordinador Ejecutivo

Recibe el Informe segn Convenio y remite Memo al SCaP con el Informe indicando aprobacin

De no ser satisfactorio el informe, solicitar a la Universidad las correcciones que sean necesarias

SCaP Para el caso de anticipos a la firma del Convenio, recibe y controla la Factura, , registra en UEPEX, confecciona la Orden de Pago de Fundacin ArgenINTA y prepara Nota con el detalle de pago

SCaP Iniciado el Convenio, recibe factura y Memo con la doc. adjunta. Controla la doc., registra en UEPEX, confecciona la Orden de Pago de Fundacin ArgenINTA y prepara Nota con el detalle de pago

Jefe STE Iniciado el Convenio, recibe factura y Memo con la doc. adjunta. Controla la doc., registra en UEPEX, confecciona la Orden de Pago de Fundacin ArgenINTA y prepara Nota con el detalle de pago. Remite a Jefe UCONTAB

Jefe UCONTAB Firma la AP de UEPEX. Enva al R. AAFyC

R. AAFyC Iniciala la Orden de Pago y Nota de elevacin. Enva al CE

CE Firma la Orden de Pago y la Nota de elevacin. Remite a la Fundacin ArgenINTA

FIN

Manual de Procedimientos UCAR ANEXO


MODELO DE ACUERDO ESPECFICO ACUERDO ESPECFICO ENTRE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYO Y

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XXXXXXXXXXXXX

EL PROGRAMA xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ---Entre el PROGRAMA XXXX, en adelante el XXX , con domicilio en la Av. Belgrano 450, de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, representada en este acto por su seor Coordinador Ejecutivo, Lic. Jorge NEME, por una parte, y por la otra, la Universidad XXXX, en adelante LA UNIVERSIDAD, con domicilio en XXXXX, representada en este acto por su Rector XXXXXX, en el marco del Convenio Marco de Cooperacin y Asistencia Tcnica suscripto entre la Universidad y el Programa con fecha XXXX y la Fundacin- caso de estar prevista- XXXX, en adelante LA F UNDACIN representada por su Presidente xxxxxx, convienen celebrar el presente Acuerdo Especifico sujeto a las siguientes clusulas y condiciones: -------------------------------------------------------------------------PRIMERA.- Objeto: En el marco del Convenio precitado, suscripto entre el XXX y la UNIVERSIDAD, el dd/mm/ao, el Programa o la UCAR - segn sea el caso- contratar a la UNIVERSIDAD, para la realizacin de XXXXXXXX SEGUNDA.- Objetivo Principal: El objetivo principal XXXXXXXXX TERCERA.Fundamento, antecedentes y metodologa de trabajo: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Metodologa: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX CUARTA.- Actividades especficas y Productos es perados. La UNIVERSIDAD realizar tareas especficas orientadas a: XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX

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XXXXXXXXXXXXXXX

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QUINTA.- Plazo de ejecucin y Cronograma de tareas: El plazo de ejecucin del estudio especificado, ser de XXXXX (XX) meses, comenzado des de la fecha de la primera transferencia de fondos.

Cronograma MES TAREA 1 XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX 2 3 4

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

SEXTA.- Presupuesto La UCAR transferir a la FUNDACIN, de acuerdo a lo estipulado en la clusula NOVENA, para la realizacin del estudio objeto del presente Acuerdo Especfico, la suma de PESOS XXXXXXXXX ($ XXXXXX), de acuerdo a la modalidad establecida en la siguiente clusula, ms una suma de PESOS XXXXXXX ($XXXXX) en concepto de Gastos de Administracin SPTIMA.- Forma de pago Anticipo del XXX por ciento (XX%), equivalente a la suma de PESOS XXXXXXX ($XXXX) al momento de la firma. XXX por ciento (XX%), equivalente a la suma de PESOS XXXXXXXX ($ XXXX) contra entrega y aprobacin del producto N1. XXX por ciento (XX%), equivalente a la suma de PESOS XXXXX ($ XXXXX) contra entrega y aprobacin del producto N2.

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XXX por ciento (XX%), equivalente a la suma de PESOS XXXXXXXXX ($XXXX) contr a entrega y aprobacin del producto N3. XXX por ciento (XX%), equivalente a la suma de PESOS XXXXXXXXX ($XXXXX) contra entrega y aprobacin del informe final del estudio XXXXX. OCTAVA.-Propiedad Intelectual: Los estudios, proyectos, informes o dems doc umentos que se produzcan en el marco de este Convenio sern de propiedad intelectual del Programa. Los profesionales que intervengan en su produccin no podrn hacer uso por s mismos de esos elementos con fines de lucro, pero podrn invocarlos o describir los como antecedentes de su actividad o presentarlos en congresos y otros eventos acadmicos, con la obligacin de mencionar al organismo al cual pertenece la propiedad intelectual. NOVENA.- LA FUNDACIN en su carcter de Unidad de Vinculacin Tecnolgica de LA UNIVERSIDAD, tendr a su cargo la operatividad del presente Acuerdo en todos sus aspectos, percibiendo a su nombre y cuenta los desembolsos derivados de su ejecucin, quien presentar facturas a LA UCAR por los fondos recibidos. DCIMA.- En caso de controversia las partes se someten a la jurisdiccin de los Tribunales Federales con sede en la Ciudad de XXXXX. ---En prueba de conformidad se firman tres (3) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en la ciudad de........................ .........a los..das de mes de.de 20XX

Lic. Jorge NEME Coordinador Ejecutivo De la Unidad para el Cambio Rural

----------------------------------Rector Universidad Nacional XXXXX

-----------------------------------------Presidente Fundacin XXXXXX (Fundacin de la Universidad)

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ANEXO I: DATOS BANCARIOS


El presente anexo es parte integrante del Convenio.

FORMA DE PAGO:

CHEQUE

TRANSFERENCIA

CBU:

TITULAR DE LA CUENTA:.

NUMERO DE CUENTA:...

TIPO DE CUENTA:

CUIT:...

BANCO:..

SUCURSAL:.......

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H- PROGRAMACIN FINANCIERA

H.1. L IQUIDACIN DE D EUDA


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para realizar la liquidacin de las facturas correspondientes a cada uno de los prstamos provenientes de financiamiento internacional que se gestionan desde la UCAR.

ALCANCE
Desde la recepcin de la factura emitida por el Organismo Financiador presentada en el MECON, hasta la liquidacin de la deuda de cada una de las provincias que ejecutan el prstamo, en la parte proporcional que corresponda.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Administracin Finanzas y Contabilidad. 2) Sector Programacin Financiera.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
Se confecciona una liquidacin semestral por provincia, que respalda la retencin efectuada por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas en la cuota de la coparticipacin correspondiente.

PROCEDIMIENTO
1. Sector Programacin Financiera: a. Semestralmente recibe el Estado de Cuenta que emiten los Organismos Financiadores (OFI) y procede a efectuar la liquidacin de la deuda, tanto nacional como provincial, teniendo en cuenta los vencimientos y las particularidades financieras de los diversos programas y proyectos. b. Una vez determinada la deuda, se informa a la Direccin de Administracin de la Deuda Pblica (DADP) del MECON la parte proporcional correspondiente a cada jurisdiccin. Adicionalmente y en forma mensual se informa a dicha

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Direccin los fondos transferidos a las diferentes Provincias, identificado los prstamos que las originan. c. Posteriormente, y con anterioridad al vencimiento del servicio, se informa a cada Provincia los importes del servicio que corresponde abonar a la T.G.N, para que puedan cumplir con las obligaciones asumidas.

ARCHIVO Y COMUNICACIN
Unidad de Finanzas informa a las provincias sobre la liquidacin efectuada, como as tambin al MECON.

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Liquidacin de Deuda


Sector Programacin Financiera / AAFyC
Semestralmente recibe el Estado de Cuenta que emiten los OFI Informa a la DADP la parte proporcional correspondiente a cada jurisdiccin. Trimestralmente informa a la DADP los fondos transferidos a las Provincias.

Efecta la liquidacin de la deuda nacional y provincial

Previo al vencimiento del servicio, informa a cada Provincia el importe de los servicios que corresponde abonar a la T.G.N.

FIN

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H.2. E LABORACIN DE R EPORTES DE I NFORMACIN F INANCIERA .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento estipulado para la realizacin de reportes de informacin financiera solicitados por el Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad para la toma de decisiones.

ALCANCE
Desde la solicitud de elaboracin de reportes/informes hasta la realizacin de los mismos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Administracin Finanzas y Contabilidad . 2) Sector Programacin Financiera.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
Se confeccionan reportes peridicos que contienen la informacin solicitada por el responsable del rea.

PROCEDIMIENTO
1. Sector Programacin Financiera: a. Diariamente elabora un reporte financiero que contiene informacin relacionada a las disponibilidades de recursos, los movimientos financieros y los desembolsos en trmite diferenciando el prstamo y la fuente de financiamiento. Dicha informacin se releva de la carga efectuada al UEPEX por el Sector Tesorera y de la informacin suministrada por la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores. b. Mensualmente, individualiza aquellos movimientos que corresponden a Aportes no Reembolsables (ANR) y se elabora un reporte identificando las provincias beneficiarias y los proyectos financiadores.

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c. Adicionalmente, en relacin al Aporte Local, se elabora un reporte que incluye adems de los recursos disponibles, las erogaciones comprometidas y la ejecucin trimestral planificada en los POA, para evaluar las necesidades de fondos de cada uno de los programas y proyectos y de la UCAR. Dichas necesidades de fondos se informan a la Unidad de Presupuesto (UP) para que eleve las solicitudes de fondos al MAGyP d. Asimismo una vez recibida la informacin de la aprobacin por el banco de los desembolsos enviados desde la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores; efecta el seguimiento del efectivo ingreso de los recursos, identificando -si corresponde-, a un reembolso de gastos o a reposicin del fondo rotatorio, y se procede a efectuar el registro en UEPEX. e. En aquellos programas o proyectos que son donaciones, una vez identificado el ingreso de los recursos, se elaboran los formularios requeridos por la CGN y se informan para su registro presupuestario. Cuando se recibe del MAGyP la notificacin de las transferencias de Aporte Local solicitadas por la Unidad Presupuesto y POA, se procede a controlar el efectivo ingreso de los recursos y se registra en UEPEX.

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PROCEDIMIENTOS REA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

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GLOSARIO

rea Gestin de Recursos Humanos AAFyC AGPyP AGRRHH A/US OCT OFI R. RT SCaP STE STE UARRHH UCyANR UCONTAB UFI UIySPROSAP UPRRHH LO LS Actores rea Administracin Finanzas y Contabilidad rea Gestin de Programas y Proyectos rea Gestin de Recursos Humanos rea y/o Unidad de Staff Organismo de Cooperacin Tcnica Organismo Financiador Internacional Responsable de rea Responsable Tcnico Sector Cuentas a Pagar Sector Tesorera Sector Tesorera Unidad Administracin de Recursos Humanos Unidad Competitividad y ANR Unidad Contabilidad Unidad Finanzas Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP Unidad Planificacin de Recursos Humanos Documentacin Locacin de Obra Locacin de Servicio

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A. UNIDAD DE TECNOLOGA INFORMTICA

A.1. P ROCEDIMIENTO DE R EALIZACIN DE B ACKUPS I NFORMTICOS .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento a seguir para resguardar la informacin que genera el personal de la UCAR y los usuarios del SIIG en formato digital, tanto en sus discos personales como en los discos compartidos.

ALCANCE
Desde la realizacin del backup mensual completo del mes anterior, de las imgenes de todos los discos de datos de todos los servidores, incluyendo las carpetas de los usuarios de la red, hasta efectuar los reemplazos de los respectivos backups del mes anterior y de seis meses atrs en el DataCenter, y de dos meses atrs en la Caja Ignfuga.

RESPONSABILIDADES

UCAR 1) Unidad de Tecnologa Informtica

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS

CRITERIOS GENERALES Existencia de responsables definidos para mantenimiento tcnico del backup. Existencia de estrictas medidas de seguridad de acceso a las carpetas que se resguardan en el backup. Cada consultor tiene permisos totales sobre su carpeta, y los tcnicos informticos tienen permisos totales sobre todas las carpetas. Existencia de un listado nico de los usuarios de la red y del sistema operativo, servidor y del servidor de archivos, con la definicin de los permisos de acceso aprobado por las autoridades.

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Existencia de un servidor de archivos de resguardo, ante e ventuales cadas en el servicio del principal. Instalacin de herramientas anti-virus y anti-spyware, que se actualizan constantemente en todos los puestos de trabajo. Existencia de 2 cajas de seguridad, las cuales se encuentran separadas entre s: una en el DataCenter, y la otra en una sala dentro de la Caja Ignfuga.

CONDICIONES PREVIAS Contar con servidores de archivos y de la aplicacin SIIG, con su respectivo motor de base de datos. Existencia de espacio (carpeta) determinado para cada consultor (por defecto 1 gigabyte) en el disco que se resguarda en el backup, y conocimiento por parte de los consultores de que dicha carpeta se utiliza para resguardar informacin. Programacin de generacin de copia de seguridad de la base de datos del SIIG en el disco que se resguarda en el backup. Mdulos de resguardo de grandes cantidades de informacin, tales como cintas magnticas de backup.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SB: SOFTWARE DE BACKUP.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
La Unidad Tecnologa Informtica realiza el Backup de las imgenes de todos los discos de datos y de todos los servidores, incluyendo las carpetas de los usuarios de la red y las novedades (altas, modificaciones y bajas de informacin) de todos los discos de datos de los servidores.

PROCEDIMIENTO

1. Unidad Tecnologa Informtica: Realiza el Backup diario, semanal, mensual y anual, con los cartuchos que se encuentran montados en el TapeBackup dentro del DataCenter. Una vez que se realiza por completo el Backup semanal y posteriormente el mensual, se lo enva a la Caja Ignfuga. El Backup del mes inmediato anterior, que estaba en la Caja Ignfuga, se remite al DataCenter para ser reutilizado. El Backup ms antiguo que estaba en el DataCenter se recicla, utilizndolo para guardar la informacin del nuevo mes e n curso.

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ARCHIVO Y COMUNICACIN
Resguardo de la Unidad de Backup, enviada desde el DataCenter, en la Caja Ignfuga.

FLUJOGRAMA
Procedimiento de Realizacin de Backups Informticos

Unidad Tecnologa Informtica


Realiza el Backup diario, semanal, mensual y anual.

Archivo del Backup Mensual en la Caja Ignifuga

Remite el Backup del mes inmediato anterior alojado en la Caja Ignifuga al Data Center para ser reutilizado

FIN

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A.2. P ROCEDIMIENTO DE G ESTIN DE R EQUERIMIENTOS Y C ONSULTAS DE S OPORTE T CNICO .


OBJETIVO
Detallar el procedimiento a seguir para responder a consultas de soporte tcnico informtico, con el fin recursos informticos y de comunicaciones en operatividad y seguridad de modo de administrar eficaz. las solicitudes de requerimientos y de mantener las herramientas, los ptimas condiciones de acceso, los recursos en forma eficiente y

ALCANCE
Desde la recepcin de una Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico, hasta la resolucin efectiva de dicha solicitud.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Unidad Tecnologa Informtica 2) rea y/o Unidad de Staff, Programa o Proyecto.

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS

CRITERIOS GENERALES Existen responsables definidos e idneos para el soporte tcnico informtico de la UCAR, como as tambin estrictas medidas de seguridad de acceso a los puestos de trabajo y los servidores. La Unidad Tecnologa Informtica cuenta con un inventario de equipamiento informtico y de software instalado en cada equipo, y con una definicin del Mapa de Red de la organizacin.

CONDICIONES PREVIAS Existencia de conectividad de datos, de servidores con aplicaciones e informacin en formato digital, de bases de datos y de centrales telefnicas, implementados y funcionando en ptimas condiciones tcnicas. Existencia de medios de comunicacin fluidos entre los usuarios de los recursos y la Unidad de Tecnologa Informtica.

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DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) HST: HERRAMIENTA DE ELECTRNICO ESPECFICA. SOPORTE TCNICO O CASILLA DE CORREO

PROCEDIMIENTO
1. rea /Unidad de Staff: Genera la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico (SRST), a travs de la Herramienta de Soporte Tcnico, sobre consulta, mejora o reporte de incidentes en las herramientas o recursos informticos. 2. Unidad Tecnologa Informtica: Recibe a travs de la Herramienta de Soporte Tcnico la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico (inicial o de reclamo posterior a la prueba). Analiza la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico y establece prioridades para su resolucin. a. Si la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico puede resolverse en forma remota, llegado el momento, en funcin de las prioridades establecidas, se resuelve la Solicitud. b. Si la Solicitud de Respuestas de Soporte Tcnico debe resolverse personalmente, llegado el momento, en funcin de las prioridades establecidas, se procede a analizar la Solicitud personalmente en el puesto de trabajo con problemas o consultas, para determinar si se debe resolver in situ o se debe retirar el equipo con inconvenientes. Si no es necesario retirar el equipo, se le da solucin a la Solicitud en el lugar donde se encuentra emplazado el mismo; de lo contrario se retira el equipo con inconvenientes y se lo remite al banco de trabajo para su resolucin. Se procede al anlisis de la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico en puesto de trabajo, para determinar si es necesario reemplazar un componente o reinstalar una herramienta del equipo. Si no es necesaria ninguna de esas actividades, se resuelve la Solicitud en el banco de trabajo de la Unidad de Tecnologa Informtica (UTI). Si se decide reemplazar un componente o reinstalar una herramienta, se solicita autorizacin al Jefe de la Unidad para extraer lo necesario del stock; de no haber suficiente stock, se confecciona la Notificacin de Stock Insuficiente, la cual es remitida al rea Adquisicion es y Contrataciones (AAyC) (Contina en el procedimiento de adquisicin de bienes o servicios que corresponda). Una vez notificado el Jefe de la Unidad Tecnologa Informtica sobre la reposicin de stock y autorizado el movimiento de stock, se registran l os recursos extrados del stock para la resolucin del inconveniente. Segn corresponda, se procede a reemplazar los componentes o a reinstalar las herramientas para resolver la Solicitud. Resuelta la Solicitud, se notifica al solicitante, a travs de la Herramienta de Soporte Tcnico (indica causas, forma de resolucin y cuestiones a tener en cuenta a futuro), procede a

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devolver y reinstalar el equipo reparado, registrando en sector patrimonio mediante una nota dicho movimiento. 3. rea/Unidad de Staff: Recibe, a travs de la Herramienta de Soporte Tcnico, notificacin de resolucin de la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico. el incidente o consulta fue solucionado satisfactoriamente, se notifica a Unidad Tecnologa Informtica, caso contrario se inicia nuevamente procedimiento. Registra en SIIG el movimiento correspondiente. la Si la el

4. Unidad Tecnologa Informtica: Registra la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico con la solucin brindada en Herramienta de Soporte Tcnico.

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Procedimiento de Gestin y Requerimientos de Soporte Tcnico rea, Unidad de Staff
A travs de la Herramienta de Soporte Tcnico genera la Solicitud de Respuesta de Soporte Tcnico.

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Unidad Tecnologa rea Adquisiciones Informtica y Contrataciones


Establece prioridad de resolucin a la SRST

Debe resolverse personalmente?

No Resuelve La Solicitud de forma remota.

Si

Debe retirar el equipo?

No Si

Soluciona la SRST en el lugar.

Remite el equipo al banco de trabajo

Debe reemplazar un componente ?

No

Si

Resuelve la Solicitud

Hay Stock Suficiente?

No Confecciona Notificacin de Stock Insuficiente y la remite AAyC Procedemientos de Adquisiciones de Bienes y Servicios

Si

El Jefe de la Unidad emite la Notificacin de Autorizacin de Movimiento de Stock

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Procedimiento de Gestin y Requerimientos de Soporte Tcnico rea, Unidad de Staff Unidad Tecnologa rea Adquisiciones Informtica y Contrataciones

Registro de los recursos extrados del stock para la resolucin de la Solicitud

Se resuelve la Solicitud

No Recibe la Notificacin de resolucin de la Solicitud de Soporte Tcnico

Reinstala el equipo, notificando al Sector Patrimonio dicho movimiento

Notifica al solicitante, a travs de la Herramienta de Soporte tcnico

Verifica la resolucin de la Solicitud

El incidente fue solucionado?

Si Registra en SIIG y notifica a la UTI, la efectiva resolucin de la Solicitud Registra la solucin brindada a la Solicitud en la Herramienta de Soporte Tcnico

FIN

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B. UNIDAD ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

B.1. S ELECCIN Y C ONTRATACIN DE C ONSULTORES I NDIVIDUALES EN EL MARCO DE LA UCAR


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de consultores individuales en el marco de las actividades de la UCAR, empleando los mtodos de seleccin por terna competitiva.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin hasta la firma del Contrato. PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios. Procedimiento de Solicitud de Viajes. RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea y/o Unidad de Staff. 2) Responsable Tcnico. 3) rea Gestin de Recursos Humanos. 4) Unidad Administracin de Recursos Humanos. 5) Coordinador Ejecutivo. Externos 1) Organismo Financiador Internacional 2) Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa. 3) Consultor

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La contratacin debe estar prevista en el Plan Operativo Anual (POA) y en la Planta de Personal aprobada Los Trminos de Referencia deben contener una descripcin exhaustiva del perfil del consultor a contratar. La Grilla de Evaluacin debe tener criterios claros y p recisos. Los Responsables de reas y Unidades de Staff son los autorizados a solicitar de manera directa la contratacin de consultores individuales al rea Gestin de Recursos Humanos. Las Unidades y Sectores dependientes de las reas canalizan la solicitud a travs del Responsable del rea.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DEBEN REGISTRARSE EN UEPEX LAS SOLICITUDES DE CONTRATACIN Y LOS CONTRATOS. 2) EL REA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS DEBE LLEVAR Y MANTENER LOS LEGAJOS DE CONTRATACIN EN LOS CUALES SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIN. LOS LEGAJOS DE CONTRATACIN LUEGO SERN REMITIDOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA UCAR.

RESUMEN DE ACTIVIDADES

El rea y/o Unidad de Staff enva Memo de Solicitud con los Trminos de Referencia (TDR) para la contratacin de consultores. El rea Gestin de Recursos Humanos verifica los aspectos formales, selecciona al consultor y prepara la solicitud de contratacin para la firma del Coordinador Ejecutivo, que luego es remitida al Organismo de Cooperacin Tcnica. En caso de que el contrato requiera la No Objecin del Organismo Financiador, el rea Gestin de Recursos Humano emite dicha Solicitud y remite al Coordinador Ejecutivo para su envo al Organismo o bien enva al Responsable del rea Gestin de Recurso s Humanos. El Organismo Financiador analiza la Solicitud, y de prestar conformidad a la misma, remite la No Objecin. El Organismo de Cooperacin Tcnica (OCT) emite el contrato, que es firmado por el Consultor con el Organismo de Cooperacin Tcnica o el Ejecutor, segn corresponda. Luego de las firmas, el rea Gestin de Recursos Humanos carga el contrato en UEPEX y lo archiva.

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PROCEDIMIENTO
1. rea/Unidad de Staff: Genera el TDR, con el perfil requerido para la contratacin. Enva el requerimiento mediante Memo al rea Gestin de Recursos Humanos. 2. Unidad Planificacin de Recursos Humanos: Realiza la seleccin del consultor, prepara la Terna de consultores y confecciona la Grilla de Evaluacin y los deriva a la Unidad de Administracin de Recursos Human os. 3. Unidad Administracin de Recursos Humanos: En caso de que el TDR requiera la No objecin del Organismo Financiador, prepara la Solicitud de No Objecin al Banco Financiador y remite al CE o a Responsable del rea Gestin de Recursos Humanos para su envo. Analiza los aspectos formales de los TDR, la Terna competitiva y la Grilla de Evaluacin as como la documentacin del consultor seleccionado remitidos. Si efecta observaciones se reinicia el procedimiento. (Regresa a Actividad N 1). De no haber observaciones, carga la Solicitud de Contratacin en UEPEX, procede a la apertura del Legajo del Consultor y enva la Solicitud de Contratacin al Organismo de Cooperacin Tcnica. De haber observaciones, retorna a actividad n 2. 4. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Procede a verificar que la Solicitud de Contratacin y documentacin respaldatoria cumpla con los requisitos exigidos. Genera el Contrato en tres ejemplares y los enva firmados a la Unidad de Administracin de Recursos Humanos para que gestione la firma del consultor. 5. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe el Contrato y se comunica con el Consultor para su firma. 6. Consultor: Recibe y firma el contrato. Remite el Contrato a la Unidad Administracin de Recursos Humanos. 7. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe el contrato del Consultor y remite originales del contrato firmado al Organismo de Cooperacin Tcnica y al Consultor y archiva un ejemplar en el Legajo del Consultor. Procede a cargar el Contrato en UEPEX, generando as el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. Contina en el Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios. 8. Organismo Financiador Internacional: Audita ex post a la contratacin los legajos de los consultores.

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Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por la UCAR


rea/Unidad de Staff Actores Externos Coordinador Ejecutivo rea Gestin de Recursos Humanos
UPRRHH Selecciona al consultor, prepara la Terna de consultores y confecciona la Grilla de Evaluacin. Deriva a la UADRRHH

Elabora el TDR, con el perfil requerida para la contratacin y remite al AGRRHH

UARRHH Analiza los aspectos formales de los TDR, la Terna competitiva, la Grilla de Evaluacin y la Doc. del consultor seleccionad.

SI

Hay observaciones

NO

OFI Responde la Solicitud de No Objecin al TDR

CE/R. AGRRHH Remite Solicitud de No objecin al OFI del TDR

SI

Necesita No Objecin del OFI

NO

Recibe respuesta del OFI y remite al AGRRHH

SI Remite a UPRRHH

Hay observaciones

NO UARRHH Habilita la Solicitud de Contratacin en UEPEX, abre el legajo del Consultor y enva Solicitud de Contratacin al OCT UARRH Notifica al Consultor para que firme el Contrato

OCT Recibe la Solicitud de Contratacin y verifica la documentacin respaldatoria. OCT Genera el Contrato en tres ejemplares firmados y los remite a la UARRHH

Consultor Recibe y firma los Contratos

UARRH Recibe los Contratos firmados y remite una copia al OCT y al Consultor y archiva una copia OFI Audita ex post la contratacin a partir de los legajos de los consultores UARRH Carga el Contrato en UEPEX

Continua en Proc de Liquidacin y Pago de Honorarios

FIN

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B.2. S ELECCIN Y C ONTRATACIN DE C ONSULTORES I NDIVIDUALES POR E JECUTORES EN EL MARCO DEL PROSAP
OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de consultores individuales solicitados por los Ejecutores en el marco del PROSAP, empleando los mtodos de seleccin por terna competitiva.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios. Procedimiento de Liquidacin de Viajes.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin de Programas y Proyectos. 2) Unidad Infraestructura y ServiciosPROSAP. 3) Unidad Competitividad y ANR. 4) rea Gestin de Recursos Humanos. 5) Unidad Administracin de Recursos Humanos Externos 1) Organismo Financiador Internacional 2) Ejecutor u Organismos de Cooperacin Tcnica. 3) Consultor

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6) Coordinador Ejecutivo. 7) Unidad Ambiental y Social

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La contratacin debe estar prevista en el POA del Programa o Proyecto. La contratacin Contrataciones. debe estar prevista en el Plan de Adquisiciones y

Los TDR deben contener una descripcin exhaustiva del perfil del consultor a contratar. Criterios claros y precisos plasmados en la Grilla de Evaluacin.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DEBEN REGISTRARSE EN UEPEX LAS SOLICITUDES DE CONTRATACIN Y LOS CONTRATOS. 2) EL REA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS DEBE LLEVAR Y MANTENER LOS LEGAJOS DE CONTRATACIN EN LOS CUALES SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE SELECCIN DE CONTRATACIN. LOS LEGAJOS DE CONTRATACIN LUEGO SERN REMITIDOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA UCAR.

PROCEDIMIENTO

1. Ejecutor: Confecciona los Trminos de Referencia (TDR), enva y solicita la No Objecin al rea Gestin de Programas y Proyectos. 2. rea Gestin de Programas y Proyectos/Unidades Infraestructura y S ervicios PROSAP/Competitividad y ANR: Segn corresponda, analizan la pertinencia de los TDR y otorgan la No objecin. Comunican al Ejecutor. Nota: De tratarse la Solicitud de Contratacin para temas ambientales y sociales, los TDR deben ser remitidos a la Unidad Ambiental y Social para que emita opinin sobre los mismos.

3. Ejecutor: Con la No Objecin, confecciona la Terna Competitiva y realiza la evaluacin de los CVs utilizando para ello la Grilla de Evaluacin. Seleccionado el consultor, enva toda la documentacin del proceso de seleccin junto con la documentacin adicional del consultor seleccionado y los Trminos de Referencia aprobados anteriormente con copia de la Nota de No Objecin y la

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Solicitud de Contratacin UEPEX sin habilitar al rea de Gestin de Programas y Proyectos. 4. rea Gestin de Programas y Proyectos/Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP Unidad Competitividad y ANR: Segn corresponda, habilita la solicitud UEPEX y comunica la no objecin tcnica a la eleccin del consultor mediante memo a la Unidad Administracin de Recursos Humanos. 5. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Analiza los resultados y el perfil del consultor seleccionado, comunicando al Ejecutor va correo electrnico, con copia a la Unidad del rea Gestin de Programas y Proyectos que corresponda tanto si se presentan observaciones como si otorga su visto bueno. 6. Ejecutor: Confecciona el Contrato y enva a la Unidad Administracin de Recursos Humanos el contrato firmado para su carga en UEPEX. 7. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Carga el contrato en UEPEX y archiva una copia en el Legajo del Consultor.

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Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por Ejecutores en el Marco del PROSAP
AGPyP; U. Infraestructura y Servicios PROSAP; U. Competitividad y ANR

Ejecutor

Unidad Administracin de Recursos Humanos

Confecciona los TDR y remite Solicitud de No Objecin al AGPyP

Segn corresponda analiza la pertinencia de los TDR

NO

Otorga la No Objecin SI

Confecciona la Terna Competitiva y evala los CV.

Selecciona el Consultor y remite la doc. del proceso de seleccin, junto con la Solicitud de Contratacin UEPEX al AGPyP

Habilita la Solicitud en UEPEX y comunica la No Objecin Tcnica al UARRHH

Analiza los resultados y el perfil del consultor. Comunica al Ejecutor y al AGPyP si hay comentarios o si se otorg el visto bueno

Confecciona y remite el Contrato firmado a UARRHH

Carga el Contrato en UEPEX y archiva una copia en el Legajo del Consultor

FIN

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ANEXO

Listado y orden de la documentacin que integra el legajo Memo interno Solicitud de contratacin UEPEX del consultor, firmada por el Responsable de rea solicitante y el Responsable del Proyecto provincial. Nota de la Provincia al Coordinador Ejecutivo de la UCAR firmada y sellada por la autoridad provincial. Contrato firmado por la autoridad provincial y el consultor contratado. Trminos de Referencia para la contratacin de consultores individuales , firmado en todas sus hojas por la autoridad provincial y el consultor contratado. Anexo II (Obligaciones del consultor de presentar Informes), Anexo III (Certificacin de elegibilidad de consultores individuales) y Declaraciones Juradas de Incompatibilidad. Terna de consultores (CVs de perfil similar firmados) con nota de aceptacin a participar en la seleccin que haga mencin especfica al proyecto y grilla de evaluacin firmada por la autoridad provin cial. Documentacin del consultor ganador de la terna. Documentacin del consultor seleccionado Fotocopia de DNI primera y segunda hoja. Inscripcin en AFIP. Fotocopia del pago de AFIP, a la fecha de contratacin Constancia de CUIL emitida por ANSES. Fotocopia de Ttulo Universitario o certificado de estudios, segn corresponda.

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B.3. S ELECCIN Y C ONTRATACIN DE C ONSULTORES I NDIVIDUALES POR E JECUTORES EN EL MARCO DE P ROGRAMAS DE D ESARROLLO P RODUCTIVO .
OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de consultores individuales solicitados por los Ejecutores en el marco de los Programas de Desarrollo Productivo empleando los mtodos de seleccin por terna competitiva.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios. Procedimiento de Liquidacin de Viajes.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin de Programas y Proyectos. 2) Unidad Desarrollo Productivo 3) Responsable Tcnico 4) rea Gestin de Recursos Humanos. Externos 1) Organismo Financiador Internacional 2) Ejecutor u Organismos de Cooperacin Tcnica. 3) Consultor

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5) Unidad Administracin de Recursos Humanos 6) Coordinador Ejecutivo. 7) Unidad Ambiental y Social

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La contratacin debe estar prevista en el POA del Programa o Proyecto. La contratacin Contrataciones. debe estar prevista en el Plan de Adquisiciones y

Los TDR deben contener una descripcin exhaustiva del perfil del consultor a contratar. Criterios claros y precisos plasmados en la Grilla de Evaluacin.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) DEBEN REGISTRARSE EN UEPEX LAS SOLICITUDES DE CONTRATACIN Y LOS CONTRATOS. 2) EL REA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS DEBE LLEVAR Y MANTENER LOS LEGAJOS DE CONTRATACIN EN LOS CUALES SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE SELECCIN DE CONTRATACIN. LOS LEGAJOS DE CONTRATACIN LUEGO SERN REMITIDOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA UCAR.

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor: Confecciona TDR, Grilla de Evaluacin y enva, junto con la documentacin del consultor seleccionado, al Responsable Tcnico (rea Gestin de Programas y Proyectos). 2. Responsable Tcnico: Analiza y aprueba la pertinencia de los TDR, Grilla, perfil y documentacin del consultor, y lo remite al Ejecutor. Informa al Jefe de la Unidad Desarrollo Productivo. Nota: De tratarse la Solicitud de Contratacin para temas ambientales y sociales, los TDR deben ser remitidos a la Unidad Ambiental y Social para que emita opinin sobre los mismos.

3. Ejecutor: Remite la documentacin aprobada, confeccionando el Legajo de Contratacin, al rea Gestin de Recursos Humanos para que apruebe el procedimiento de contratacin.

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4. rea Gestin de Recursos Humanos: Comunica observaciones o bien otorga la No Objecin al proceso de contratacin y remite al Responsable Tcnico. 5. Responsable Tcnico: Informa al Ejecutor. 6. Ejecutor: En caso que el rea Gestin de Recursos Humanos efectu observaciones, remite la documentacin subsanada. (Retorna a Actividad n 4)

FLUJOGRAMA

Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por Ejecutores en el marco de Programas de Desarrollo Productivo
Ejecutor
Confecciona TDR, Grilla de Evaluacin y enva, junto con la documentacin del consultor seleccionado, al Responsable Tcnico

Responsable Tcnico
Analiza y aprueba la pertinencia de los TDR, Grilla, perfil y doc. del consultor, y lo remite al Ejecutor.

rea Gestin de Recursos Humanos

Remite la doc. aprobada, confeccionando el Legajo de Contratacin, al AGRRHH para que apruebe el procedimiento de contratacin.

Comunica observaciones o bien otorga la No Objecin al proceso de contratacin y remite al Responsable Tcnico.

De haber observaciones por parte del AGRRHH subsana la doc. y remite a dicha rea

Informa al Ejecutor

FIN

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B.4. S OLICITUD DE V IAJES


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para realizar la solicitud de viajes de consultores individuales o invitados de la UCAR y de los diversos Programas y Proyectos.

ALCANCE
Desde la solicitud de viajes hasta la emisin de los pasajes.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos . Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales en el marco de la UCAR. Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por UCAR y por Ejecutores.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Rendicin de Viajes y Liquidacin y Pago de Viticos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea/Unidad de Staff 2) rea Gestin de Recursos Humanos 3) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 4) Unidad Administracin de Recursos Humanos. 5) Jefes de Unidades Externos 1) Proveedor. 2) Consultor o Invitado.

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA de la UCAR o del Programa o Proyecto, correspondiente a la actividad seleccionada. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiador. El motivo del viaje debe realizarse en el marco del cumplimiento de los objeti vos del Programa o de la UCAR. Las solicitudes de reservas deben realizarse por correo electrnico a la nica direccin reservasrrhhucar.gov.ar, indicando con precisin fecha y opciones de horario para el viaje.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) SOLICITUD DE VIAJES

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Segn corresponda, el rea/Unidad de Staff confecciona la Solicitud de Viaje y la enva al rea Gestin de Recursos Humanos. El rea Gestin de Recursos Humanos solicita a los proveedo res de pasajes las cotizaciones correspondientes y gestiona la emisin de la res erva -que debe ser confirmada por el consultor o invitado de la UCAR o de sus Programas o Proyectos -, y su compra.

PROCEDIMIENTO

1. Responsable Tcnico: En el marco de los objetivos del Programa o Proyecto identifica al consultor individual o invitado que realizar el viaje programado. Genera la Solicitud de Viaje y la firma. En caso de corresponder, en la Solicitud de Viaje se solicita Anticipo de Viticos. En el caso de los viajes de los Responsables Tcnicos la Solicitud de Viaje deber estar firmada por el Jefe de la Unidad Desarrollo Productivo. 2. Jefes de Unidades: a. Solicitudes de Consultores y/o Jefes de Sectores: Analiza Solicitud de Viaje, verifica las condiciones contractuales y de ser aprobada la solicitud de viaje, remite al rea Gestin de Recursos Humanos (Contina en Actividad N 4). En el caso de tratarse de un invitado debe indicar a qu prstamo se imputar el gasto y la solicitud de viaje deber estar firmada por el Responsable del rea o Unidad de Staff.

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b. En los casos de viajes de los Jefes de Unidad la Solicitud de Viaje debe estar firmada por el Responsable del rea. 3. rea/Unidad de Staff: En el marco de los objetivos de un Programa o Proyecto o de la gestin de la UCAR identifica al consultor individual o invitado que realizar el viaje y genera la solicitud de viaje. En caso de corresponder , en dicha solicitud se solicita Anticipo de Viticos. En el caso de tratarse de un invitado, debe indicar a qu prstamo se imputar el gasto. El Responsable del rea o Unidad de Staff firma la Solicitud de Viaje y la remite al rea Gestin de Recursos Humanos. 4. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe la Solicitud de Viajes y solicita a los proveedores de pasajes las respectivas cotizaciones indicando el organismo a quien deben facturar el pasaje. 5. Proveedor: Enva la Cotizacin de Pasajes, a la Unidad de Administracin de Recursos Humanos. 6. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Tramita ante los proveedores la Reserva correspondiente. 7. Proveedor: Confirma y enva la Reserva a Unidad Administracin de Recursos Humanos. 8. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibida la confirmacin de la Reserva, comunica al Consultor para que ste confirme. Ante la confirmacin del consultor solicita al proveedor la emisin de los pasajes. Si en la Solicitud de Viaje se solicita un Anticipo de Viticos, y corresponde segn las disposiciones vigentes, procede a la liquidacin de dicho anticipo (Contina en el procedimiento de Liquidacin de Rendicin de Viajes y Liquidacin y Pago de Viticos). Archiva transitoriamente la Solicitud de Viaje y la solicitud de anticipo, en caso de corresponder, hasta que el Consultor retorne del viaje y realice la rendicin del mismo, para continuar as con el procedimiento de Rendicin de Viajes y Liquidacin y Pago de Viticos. Nota: Las penalidades por cambios de pasajes que efecte el consultor sern abonadas por el mismo, exceptuando aquellos casos que los excedan, que debern ser justificados por Nota, dirigido al Responsable del rea Gestin de Recursos Humanos y firmado en todos los casos por el Responsable del rea o Unidad de Staff donde el Consultor se encuentre asignado.

EXCEPCIONES
Se puede solicitar un adelanto de viticos siempre y cuando se trate de Proyectos o Programas que tengan una lnea de POA prevista, y la comisin supere los tres das y medio. Dicha Solicitud solo es autorizada por el rea Gestin de Recursos Humanos.

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Procedimiento de Solicitud de Viajes


Responsable Tcnico Jefes de Unidades rea y/o Unidad de Staff Unidad Administracin de Recursos Humanos Proveedor

Genera Solicitud de Viajes y de corresponde Solicitud de Anticipo de Viticos.

Analiza la Solicitud de Viajes y verifica las condiciones contractuales.

Genera Solicitud de Viajes y de corresponder Solicitud de Anticipo de Viticos.

Recibe Solicitud de Viajes y solicita cotizacin de viajes al proveedor

Enva cotizacin de pasajes.

Tramita ante los proveedores la reserva correspondiente

Confirma y enva la reserva

Solicita al Consultor la confirmacin de la reserva.

Consultor/Invitado Confirma la reserva

Consultor/Invitado Confirma la reserva

Solicita al proveedor la emisin del pasaje

Emite el pasaje

Notifica al Consultor la Emisin

Si se solicit Anticipo de Viticos, se procede a su liquidacin

Archiva Transitoriamente la Solicitud

Contina en Proc. de Liquidacin de Rendicin de Viajes/ Liquidacin y Pago de Viticos .

FIN

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ANEXO I- INDICACIONES PARA COMPLETAR LAS PLANILLAS DE SOLICITUD DE VIAJES


Indicaciones prcticas para la firma de Planilla de Solicitud de Viajes, que deber estar completa, con todas las firmas autorizadas segn se indica a continuacin: Planilla para Consultores dependientes Responsables Tcnicos y Jefes de Sectores.

Firma Consultor Si el solicitante es un Consultor asignado a un Programa de Desarrollo Productivo Si el solicitante es un Consultor de un Sector

Solicitado Por

Aprobado Por

Firma Consultor

Firma Responsable Tcnico

Firma Jefe de la Unidad Desarrollo Productivo

Firma el Consultor

Firma el Jefe de Sector

Firma el Jefe de Unidad

Planilla para Jefes de Unidades, Responsables de reas y Responsables de Unidades de Staff, Jefes de Sectores y Responsables Tcnicos
Firma Consultor Si el Solicitante es Responsable Tcnico un Firma el Responsable Tcnico Firma Jefe de Sector Firma Consultor Firma el Jefe de Unidad Firma el Responsable rea o Unidad de Staff Aprobado Por Firma el Jefe de la Unidad de Desarrollo Productivo Firma Jefe de Unidad Firma Responsable de Unidad de Staff Firma el Responsable del rea Firma el Responsable del rea de Gestin de Recursos Humanos Firma el Coordinador Ejecutivo

Si el Solicitante es un Jefe de Sector Si el Solicitante es consultor dependiente una Unidad de Staff un de

Si el Solicitante es un Jefe de Unidad Si el Solicitante es un Responsable de rea o Unidad de Staff Si el Solicitante es el Responsable del rea de Gestin de Recursos Humanos

Firma el responsable

ANEXO II- PLANILLAS DE SOLICITUD DE VIAJE

SOLICITUD

DE

VIAJES

AUTORIZACIN D E VIAJE OFICIAL CONSULTOR: ... PROPSITO DEL VIAJE: Horas estimadas de salidas y llegadas

Fecha

Desde

Hasta

Transporte

Lnea Area

__________________________ Consultor

____________________________ Solicitado por

__________________________ Aprobado por

Nota: El alcance de la presente planilla es para los todos los consultores que dependen de Jefes de Sectores y Responsables Tcnico s.

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SOLICITUD

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DE VIAJES

AUTORIZACIN DE VIAJE OFICIAL

CONSULTOR: _________________________________________________________ PROPSITO DEL VIAJE: _____________________________________________________________________________________

Fecha

Desde

Hasta

Transporte

Empresa

Horas estimadas de salidas y llegadas

Consultor

Aprobado por:

Nota: El alcance de esta planilla es para los Responsables de reas y Unidades de Staff, Jefes de Unidades, Jefes de Sectores y Responsables Tcnicos.

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B.5. R ENDICIN DE V IAJES , L IQUIDACIN Y P AGO DE V ITICOS .


OBJETIVO
Describir el procedimiento estipulado para la rendicin de viajes y liquidacin y pago de viticos de consultores individuales o invitados de la UCAR y de cada Programa o Proyecto.

ALCANCE
Desde la rendicin del viaje del consultor o invitado, hasta la liquidacin y pago de viticos.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por UCAR y por Ejecutores. Procedimiento de Solicitud de Viajes.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Fondos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financiadores.

DEFINICIONES
Vitico: Incluye gastos de alojamiento, traslados internos y comida. En casos en que el gasto de alojamiento sea abonado por la UCAR, se reconocer como vitico el 50% del monto establecido. Traslado terminal: Incluye nicamente traslados desde el domicilio a la terminal de viaje y desde all al lugar de destino, y a la inversa.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) 3) 4) 5) Consultores rea Gestin de Recursos Humanos Unidad Administracin de Recursos Humanos Sector Tesorera Externos 1) Organismos de Cooperacin Tcnica y Administrativa.

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6) Sector Cuentas a Pagar

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA de la UCAR o d e los Programas y Proyectos. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiador. Las solicitudes de pasajes y viticos deben estar debidamente autorizadas por el responsable del rea, Unidad de Staff, Responsable Tcnico o Jefe de Unidad, segn corresponda. El motivo del viaje debe realizarse en el marco del cumplimient o de los objetivos de la UCAR o de un Programa o Proyecto.

PROCEDIMIENTO
1. Consultor o Invitado: Entrega la documentacin de respaldo junto con la planilla de rendicin al nodo SIIG del rea o Unidad de Staff que corresponda para su envo a la Unidad Administracin de Recursos Humanos. 2. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe la Rendicin de Viaje junto con la documentacin de respaldo del Consultor o Invitado. Para tal fin, procede segn el siguiente procedimiento: Verifica la Rendicin de Viaje y la integridad de la documentacin de respaldo (Solicitud de Viaje, informe de acciones realizadas -si corresponde- firmado por el superior, y el anticipo de viticos en caso de haberse solicitado). Verifica la cantidad de das de estada, en funcin de la documentacin de respaldo. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la Rendicin de Viaje, la misma se devuelve al Consultor o Invitado para que proceda a subsanarlas. (Retorna a la Actividad N 1). Si las verificaciones fueron satisfactorias, realiza la Liquidacin de Viticos en UEPEX emitiendo el reporte correspondiente. Si previamente se haba realizado un Anticipo de Viticos para el viaje, se restan a la presente liquidacin los viticos adelantados. 3. Responsable rea Gestin de Recursos Humanos: Supervisa la Liquidacin de Viticos, autoriza y remite la informacin al Sector Cuentas a Pagar a efectos de cancelar el compromiso pendiente.

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4. Sector Cuentas a Pagar: Recibe la Liquidacin de Viticos y verifica: La validez e integridad de la documentacin (comprobantes, facturas, pasajes, etc.). de respaldo

La formalidad de la liquidacin. Control de los conceptos que componen la liquidacin respecto de las normas a aplicar. Las tarifas aplicadas, la cantidad de das liquidados, en funcin de la documentacin de respaldo. Los clculos matemticos. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la Rendicin de Viaje, se devuelve a la Unidad Administracin de Recursos Humanos para que proceda a subsanarlas o elabore el reclamo pertinente al Consultor o Invitado, en caso de corresponder (retorna a la Actividad N 2). Si las verificaciones fueron satisfactorias, habilita la liquidacin en UEPEX, y firma en el casillero de confeccion. Cumplido y de acuerdo a lo establecido en cada Convenio, remite la liquidacin al Sector Tesorera (continua en Actividad N 5) o a la Unidad Administracin de Recursos Humanos junto a la autorizacin de pago correspondiente para ser remitida por Nota al Organismo de Cooperacin Tcnica (Continua en Actividad N 13) 5. Sector Tesorera: Procede de la siguiente manera: Verifica la Solicitud de Viaje. Verifica globalmente los datos contenidos en dicho reporte. Verifica la disponibilidad de fondos en el Organismo de Cooperacin Tcnica. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, la misma se devuelve al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas (Retorna a la Actividad N 4). Si las verificaciones fueron satisfactorias, procede a efectivizar el pago al consultor o invitado. Selecciona el medio de pago, genera y habilita la Autorizacin de Pago en UEPEX. Se imprime la Autorizacin de Pago. Firma la Autorizacin de Pago en el casillero de confeccion. Con la habilitacin del documento Autorizacin de Pago en UEPEX se genera el pagado presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente.

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6. Unidad Finanzas: Verifica y firma la Autorizacin de Pago. Procede a remitirla al Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad para su firma. 7. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: El Responsable del rea firma la transferencia o cheque. 8. Sector Mesa de Entradas: Remite la Nota de Solicitud de Pago con documentacin de respaldo. 9. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Verifica la Liquidacin de Viticos de los consultores individuales. Para tal fin procede segn el siguiente procedimiento: Verifica la validez e integridad de la documentacin de respaldo (comprobantes, facturas, pasajes, etc.). Verifica la formalidad de la liquidacin. Control de los conceptos que componen la liquidacin respecto de las normas a aplicar. Verifica las tarifas aplicadas, la cantidad de das liquidados, en funcin de la documentacin de respaldo. Verifica los clculos matemticos. Si realiza observaciones, se remiten a la Unidad Administracin de Recursos Humanos (pasa a Actividad N10). De ser correcta la liquidacin contina en Actividad N 15. 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe y enva a Unidad Administracin de Recursos Humanos 11. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Realiza las correcciones solicitadas y eleva al Sector Cuentas a Pagar en el caso de que existan errores en el monto de la liquidacin. (Continua en actividad N 12) Si las observaciones son sobre aspectos documentales , son subsanadas en la Unidad Administracin de Recursos Humanos y remite al OCT (Continua en actividad N 13) 12. Sector Cuentas a Pagar: Ajusta la liquidacin observada. Vuelve a la Unidad de Administracin de Recursos Humanos. 13. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Remite la Rendicin de viticos junto con los comprobantes de respaldo al OCT. 14. Sector Mesa de Entradas: Enva la Rendicin de viticos junto con los comprobantes de respaldo al OCT. 15. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Revisa y de estar de acuerdo procede al pago al consultor o invitado. Archiva transitoriamente toda la documentacin correspondiente para continuar oportunamente con

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el procedimiento de Rendicin de Gastos de Convenio de Cooperacin Tcnica.

INDICACIONES
Las rendiciones debern ser presentadas en un plazo no mayor a los 30 das corridos posteriores a la fecha de regreso del viaje (se toma como fecha de regreso la que figure en el pasaje).

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Procedimiento de Rendicin de Viajes y Liquidacin y Pago de Viticos


rea Gestin de Consultor o Invitado Recursos Humanos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Organismo de Cooperacin Tcnica

Entrega la documentacin de respaldo con la planilla de rendicin.

UARRHH Recibe la documentacin y adjunta boarding pass a la factura. R. AGRRHH Supervisa y autoriza la Liquidacin de Viticos

SCaP Verifica la Liquidacin de Viticos

SI

Hay observaciones NO SCaP Habilita la liquidacin en UEPEX y remite liquidacin.

Segn Convenio SI STE Verifica la Liquidacin Remite a la U. Adm. de RRHH Hay Observaciones NO STE Imprime y habilita la Autorizacin de pago en UEPEX

UFI Verifica y firma la Autorizacin de Pago

R. AAFyC Firma la Transferencia o Cheque

Recibe Nota de Solicitud de Pago y verifica la Liquidacin

UARRHH Realiza las correcciones y remite al S Cuentas a Pagar

SI

Hay Observaciones

NO

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Procedimiento de Rendicin de Viajes y Liquidacin y Pago de Viticos


rea Gestin de Consultor o Invitado Recursos Humanos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Organismo de Cooperacin Tcnica

UARRHH Enva la liquidacin de viticos al OCT

SCaP Ajusta la liquidacin

NO

Paga al Consulto o Invitado Continua en Proc. de Rendicin de Gastos de CCT

FIN

Manual de Procedimientos UCAR ANEXO PLANILLA DE RENDICIN DE VIAJES

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Nombre y Apellido del Consultor: Viajes Tramo 1 Tramo 2 Tramo 3 Tramo 4 Tramo 5 Tramo 6 Tramo 7 Tramo 8 Tramo 9 G AS T O S Concepto Cantidad Precio unitario Total Destino Fecha Horario

Total Cumplimiento del Objetivo:

ADJUNTO
EMBARQUE

LOS

TICKETS

CORRESPONDIENTES

LAS

RESPECTIVAS

TARJETAS

DE

Firma del Consultor

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B.6. L IQUIDACIN Y P AGO DE H ONORARIOS UCAR.


OBJETIVO
Describir el procedimiento para el pago de honorarios a consultores individuales, siendo la UCAR la responsable de la liquidacin y el Organismo de Cooperacin Tcnica el responsable de su pago.

ALCANCE
Desde la presentacin de los comprobantes correspondientes (factura, reci bo, comprobante de pago de monotributo/autnomos) por parte del consultor individual, hasta la efectivizacin del pago.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales (UCAR, PROSAP y Desarrollo Productivo).

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Fondos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financieros.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) reas/Unidades de Staff 2) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto. 3) rea Gestin de Recursos Humanos. 4) Unidad Administracin de Recursos Humanos. 5) Sector Cuentas a Pagar. 6) Sector Tesorera. 7) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa 2) Consultor. 3) Organismo Financiador Internacional

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Programa debe contar con un proceso de contratacin de consultores individuales realizado.

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Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA.

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La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiero. Las solicitudes y Contratos deben estar registrados en el Sistema de Gestin UEPEX.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
El Responsable Tcnico de Programa o Proyecto, Jefe de Unidad o el Responsable de rea y/o Unidad de Staff otorga la conformidad a la prestacin de servi cios. El rea Gestin de Recursos Humanos verifica antecedentes y emite la Liquidacin de Honorarios, registrndola en UEPEX. El Sector Cuentas a Pagar verifica la documentacin de respaldo, registrando las facturas en UEPEX. El Sector Tesorera confecciona la autorizacin de Pago al consultor o al Organismo Cooperacin Tcnica, de corresponder. El Organismo de Cooperacin Tcnica realiza el pago al consultor y archiva transitoriamente la documentacin hasta su rendicin.

PROCEDIMIENTO
Nota: En el caso de ser una locacin de obra de Programas de Desarrollo Productivo, el consultor remite al Responsable Tcnico la factura y el informe que libera el pago para su aprobacin. El Responsable Tcnico aprueba el informe y remite el mismo junto a la documentacin de respaldo al rea Gestin de Recursos Humanos.

1. Responsable Tcnico: Presta conformidad de prestacin de servicios y aprueba la factura y su documentacin de respaldo. Si la prestacin de servicios corresponde a una Locacin de Obras remite a la Unidad Desarrollo Productivo para su intervencin (contina en actividad N 3). Si la prestacin de servicios corresponde a una Locacin de Servicio remite al rea Gestin de Recursos Humanos (contina en actividad N 4). 2. rea/Unidad de Staff: Presta conformidad de prestacin de servicios y aprueba la factura y el informe que libera el pago (contina en actividad N 4). 3. Unidad Desarrollo Productivo: Segn corresponda, verifica la pertinencia y resultado de los servicios prestados. (Contina en actividad N 4). 4. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe la factura, monotributo/ autnomos y el informe correspondiente -en caso de ser una locacin de obra-, para proceder a la liquidacin de los honorarios, segn el siguiente procedimiento:

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Verifica la carga del contrato en UEPEX.

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Verifica el cumplimiento de las condiciones contractuales (entrega de informes de avance e informes finales, en caso de corresponder y monto facturado). Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, la misma se remite al Responsable Tcnico (retorna a la Actividad N 1) o al rea y/o Unidad de Staff (retorna a la Actividad N 2) para que proceda a subsanarlas. En el caso de contratos de locacin de servicios, se trata directamente con el consultor. Si las verificaciones fueron satisfactorias, realiza la Liquidacin de Honorarios en UEPEX y la habilita. Con la habilitacin del documento Liquidacin de honorarios en UEPEX se genera el devengamiento presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. 5. Responsable rea Gestin de Recursos Humanos: Supervisa y autoriza la Liquidacin de Honorarios. Pasa al Sector Tesorera y queda a la espera de la transferencia de los fondos al convenio que es comunicada por el Sector Tesorera. 6. Sector Tesorera: En caso de Fuente 22: Realiza la Solicitud de anticipo y transferencia de dinero en UEPEX. En caso de fuente 11: Procede a Transferir en UEPEX los fondo s al Convenio que corresponda. En ambos casos, una vez efectuada la transferencia de dinero en UEPEX, firma el Jefe del Sector Tesorera y remite al Jefe de la Unidad Finanzas. 7. Jefe Unidad Finanzas: Verifica y firma la Orden de Transferencia y remite al Jefe de la Unidad Contabilidad. 8. Jefe Unidad Contabilidad: Verifica y firma la Orden de Transferencia y queda habilitada la Nota de Transferencia Bancaria para su firma por quien corresponda segn el prstamo. 9. Firmantes Autorizados: Firman la Nota de Transferencia Bancaria y remiten al Sector Tesorera. 10. Sector Tesorera: Remite Nota de Transferencia Bancaria al Banco Financiador y archiva la documentacin de respaldo. 11. Organismo Financiador Internacional: Remite fondos al OCT. 12. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Recibe los fondos y queda a la espera de la nota de liberacin de pago de honorarios con la correspondiente documentacin de respaldo.

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13. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Remite al Sector Cuentas a Pagar la Liquidacin de Honorarios junto con la documentacin de respaldo. 14. Sector Cuentas a Pagar: Recibe la Liquidacin de Honorarios, revisa y procede a realizar la Liquidacin de Factura segn el siguiente procedimiento: Verifica la validez e integridad de la documentacin, en part icular de: las facturas y la liquidacin de honorarios. Verifica que la factura sea original. Asimismo de la factura se controla que: su CAI sea vlido, sea tipo B o C, los datos del Programa o Proyecto, firma del consultor y el detalle del concepto facturado. Controla que las facturas recibidas coincidan con la liquidacin aprobada por el rea Gestin de Recursos Humanos. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, la misma se le devuelve a la Unidad Administracin de Recursos Humanos para que proceda a subsanarlas (retorna a la Actividad N 4). Si las verificaciones fueron satisfactorias, habilita el pago y realiza las autorizaciones correspondientes a cada factura que son remitidas a la Unidad Contabilidad. 15. Unidad Contabilidad: El Responsable de la Unidad firma todas las Autorizaciones de Pago que luego son remitidas a la Unidad Administracin de Recursos Humanos. 16. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Prepara la Nota de Liberacin de Pago de Honorarios al OCT firmada por el Responsable del rea y se enva junto con la documentacin original. Por su parte, se hace una copia de toda la documentacin que es archivada en la Unidad. 17. Sector Mesa de Entradas: Remite Nota de Liberacin de Pago de Honorarios al OCT. 18. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Recibe la Nota de Liberacin de Pago de Honorarios con la documentacin de respaldo, revisa y de estar de acuerdo, procede al pago. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observa ciones a la documentacin, la misma se remite al rea Gestin de Recursos Humanos, quien de corresponder realiza las correcciones solicitadas o remite al Sector Cuentas a Pagar.

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Si las verificaciones fueron satisfactorias, realiza el pago al consultor e informa a la Unidad Administracin de Recursos Humanos la efectividad del mismo. 19. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Informa al Consultor que el pago fue realizado.

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Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios UCAR
Responsable Tcnico/rea y/o Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

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Unidad Desarrollo Productivo

rea Gestin de Recursos Humanos

Actores Externos

RT Presta conformidad por la prestacin de servicios y aprueba documentacin y documentacin de respaldo

Es una LO o una LS?

LO

Verifica la pertinencia y resultados de los servicios prestados LS

A/US Presta conformidad por la prestacin de servicios y aprueba la factura y el informe que libera el pago

UARRHH Verifica la carga del contrato en UEPEX

SI

Hay Observaciones NO Liquida los Honorarios en UEPEX y la habilita.

R. AGRRHH Supervisa y autoriza la liquidacin de honorarios.

STE Transfiere los fondos en UEPEX

UFI Verifica y firma La Orden de Transferencia

UCONTAB Verifica y firma la Orden de Transferencia

Firmantes Autorizados Firman la Nota de Transferencia Bancaria

STE Remite Nota de Transferencia Bancaria al Banco

OFI Remite fondos al OCT

OCT Recibe fondos y queda a la espera de la Nota de Liberacin de Pagos.

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Procedimiento de Liquidacin y Pago de Honorarios UCAR


Responsable Tcnico/rea y/o Unidad de Staff rea Administracin, Finanzas y Contabilidad

Unidad Desarrollo Productivo

rea Gestin de Recursos Humanos

Actores Externos

UARRHH Remite la liquidacin de Honorarios

SCaP Verifica la Liquidacin

SI

Hay Observaciones NO SCaP Habilita el pago y autoriza cada factura

UARRHH Elabora y remite Nota de Liberacin de Pago de Honorarios al OCT

UCONTAB Firma las Autorizaciones de Pago

OCT Recibe y verifica la Nota de Liberacin de Pago de Honorarios

SI

Hay observaciones NO OCT Realiza el Pago y notifica al U. Adm. RRHH

UARRHH Informa al consultor que el pago fue realizado

FIN

Manual de Procedimientos UCAR

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B.7. L IQUIDACIN Y P AGO DE P ASAJES .


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para realizar la liquidacin y pago de pasajes de consultores individuales o invitados de la UCAR y de cada Programa o Proyecto.

ALCANCE
Desde la rendicin del viaje del consultor o invitado, hasta la liquidacin y pago de pasajes.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Solicitud de Viajes.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Fondos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financiadores.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Consultor UCAR 2) rea Gestin de Recursos Humanos 3) Unidad Administracin de Recursos Humanos. 4) Sector Tesorera 5) Sector Cuentas a Pagar 6) Sector Mesa de Entradas Externos 1) Proveedor. 2) Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa.. 3) Consultor externo 4) Invitados

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA de la UCAR o de los Programas y Proyectos. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justifica cin al Organismo Financiador. Las solicitudes de pasajes y viticos deben estar debidamente autorizadas . El motivo del viaje debe realizarse en el marco del cumplimiento de lo s objetivos de la UCAR o de un Programa o Proyecto.

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PROCEDIMIENTO

1. Consultor o Invitado: Entrega la documentacin de respaldo junto con la planilla de rendicin al nodo del rea o Unidad de Staff para su envo a la Unidad Administracin de Recursos Humanos. 2. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe la Rendicin de Viaje junto con la documentacin de respaldo del Consultor o Invitado. Para tal fin, realiza una copia de los boarding pass para adjuntar a la factura del pasaje. 3. Responsable rea Gestin de Recursos Humanos: Supervisa la Liquidacin de Pasajes, autoriza y remite la informacin al Sector Cuentas a Pagar a efectos de cancelar el compromiso pendiente. 4. Sector Cuentas a Pagar: Recibe la Liquidacin de Pasajes y verifica: La validez e integridad de la documentacin de respaldo (boarding pass y factura de pasajes). La formalidad de la liquidacin. Control de los conceptos que componen la liquidacin respecto de las normas a aplicar. Los clculos matemticos. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la Liquidacin de Pasajes, se devuelve a la Unidad Administracin de Recursos Humanos para que proceda a subsanarlas o elabore el reclamo pertinente al Proveedor, en caso de corresponder (retorna a la Actividad N 2). Si las verificaciones fueron satisfactorias, habilita la liquidacin en UEPEX, y firm a en el casillero de confeccion. Cumplido y de acuerdo a lo establecido en cada Convenio, remite la liquidacin al Sector Tesorera (continua en Actividad N 5) o a la Unidad Administracin de Recursos Humanos junto a la autorizacin de pago correspondiente para ser remitida por Nota al Organismo de Cooperacin Tcnica (Contina en Actividad N 13) 5. Sector Tesorera: Procede de la siguiente manera: Verifica la Liquidacin de Pasajes. Verifica globalmente los datos contenidos en dicho reporte. Verifica la disponibilidad de fondos en el Organismo de Cooperacin Tcnica. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, la misma se devuelve al Sector Cuentas a Pagar para que proceda a subsanarlas (Retorna a la Actividad N 4).

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Si las verificaciones fueron satisfactorias, procede a efectivizar el pago al Proveedor. Selecciona el medio de pago, genera y habilita la Autorizacin de Pago en UEPEX. Se imprime la Autorizacin de Pago. Firma la Autorizacin de Pago en el casillero de confeccion. Con la habilitacin del documento Autorizacin de Pago en UEPEX se genera el pagado presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. 6. Unidad Finanzas: Verifica y firma la Autorizacin de Pago. Procede a remitirla al Responsable del rea Administracin, Finanzas y Contabilidad para su firma. 7. rea Administracin, Finanzas y Contabilidad: El Responsable del rea firma la transferencia o cheque. 8. Sector Mesa de Entradas: Remite la Nota de Solicitud de Pago con documentacin de respaldo. 9. Organismo de Cooperacin Tcnica: Verifica la Liquidacin de Pasajes. Para tal fin procede segn el siguiente procedimiento: Verifica la validez e integridad de la documentacin de respaldo (boarding pass y facturas). Verifica la formalidad de la liquidacin. Control de los conceptos que componen la liquidacin respecto de las normas a aplicar. Verifica los clculos matemticos. Si realiza observaciones, las remite a la Unidad Administracin de Recursos Humanos (contina en Actividad N10). De ser correcta la liquidacin contina en Actividad N 15. 10. Sector Mesa de Entradas: Recibe y enva Unidad Administracin de Recursos Humanos 11. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Realiza las correcciones solicitadas y eleva al Sector Cuentas a Pagar en el caso de que existan errores en el monto de la liquidacin (Continua en actividad N 12). Si las observaciones son sobre aspectos documentales son subsanadas e n la Unidad de Administracin de Recursos Humanos y eleva al OCT (Continua en actividad N 13). 12. Sector Cuentas a Pagar: Ajusta la liquidacin observada. Remite la documentacin a la Unidad Administracin de Recursos Humanos.

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13. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Enva la Liquidacin de Pasajes al OCT. 14. Sector Mesa de Entradas: Enva la Liquidacin de Pasajes al OCT. 15. Organismo de Cooperacin Tcnica: Revisa y de estar de acuerdo procede al pago al proveedor. Archiva transitoriamente toda la documentaci n correspondiente para continuar oportunamente con el procedimiento de Rendicin de Gastos de Convenio de Cooperacin Tcnica.

EXCEPCIONES
Si por algn motivo el pasaje emitido no fuera utilizado, el mismo quedar abierto para ser utilizado por el trmino de un ao. En esos casos, el pasaje se abona al proveedor sin la copia del boarding pass. La Unidad Administracin de Recursos Humanos llevar un registro de los pasajes abiertos y disponibles para utilizar. Al momento en que un consultor o invitado realiza una Solicitud de Viajes, debe verificar en el registro si no existen pasajes abiertos a su nombre. De existir pasajes abiertos, la Unidad Administracin de Recursos Humanos comunica al Proveedor que utilizar un pasaje abierto indicando el nmero de factura con el cual el mismo fue abonado. Pasado el trmino de un ao, la Unidad Administracin de Recursos Humanos solicita por memo a la Unidad Contabilidad la re imputacin de los pasajes al aporte local. En el caso de tratarse de viajes al exterior, se requiere de las siguientes autorizaciones previas a la realizacin del viaje: Nota firmada por el Ministro de Agricultura para elevar a Jefatura de Gabinete, donde se indica el nombre del consultor, la fecha del viaje, el destino y el costo del viaje. Se adjuntan los datos personales volcados en el Formulario 2. Nota de aprobacin de Jefatura de Gabinete.

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Procedimiento de Liquidacin y Pago de Pasajes


rea Gestin de Consultor o Invitado Recursos Humanos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Organismo de Cooperacin Tcnica

Entrega la documentacin de respaldo con la planilla de rendicin.

UARRHH Recibe la documentacin y adjunta boarding pass a la factura.

R. AGRRHH Supervisa y autoriza la Liquidacin de Pasajes

SCaP Verifica la Liquidacin de Pasajes

SI

Hay observaciones

NO SCaP Habilita la liquidacin en UEPEX y remite liquidacin.

Segn Convenio

SI STE Verifica la Liquidacin

Remite a la UARRHH Hay Observaciones NO STE Imprime y habilita la Autorizacin de pago en UEPEX

UFI Verifica y firma la Autorizacin de Pago

R. AAFyC Firma la Transferencia o Cheque

Recibe Nota de Solicitud de Pago y verifica la Liquidacin

UARRHH Realiza las correcciones y remite al S Cuentas a Pagar

SI

Hay Observaciones

NO

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Procedimiento de Liquidacin y Pago de Pasajes


rea Gestin de Consultor o Invitado Recursos Humanos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Organismo de Cooperacin Tcnica

UARRHH Enva la liquidacin de pasajes al OCT

SCaP Ajusta la liquidacin

NO

Paga al Proveedor

Continua en Proc. de Rendicin de Gastos de CCT

FIN

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B.8. L IQUIDACIN Y P AGO DE S EGURO M DICO .


OBJETIVO
Describir el procedimiento a realizar para el pago de seguro mdico a consultores individuales, siendo la UCAR la responsable de la liquidacin y el Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa el responsable de su pago.

ALCANCE
Desde la presentacin de los comprobantes correspondientes por parte del consultor individual, hasta la efectivizacin del pago.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Seleccin y Contratacin de Consultores Individuales por UCAR y por Ejecutores. PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Solicitud de Fondos y Justificacin de Gastos a los Organismos Financieros.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Consultor UCAR 2) rea Gestin de Recursos Humanos. 3) Unidad Administracin de Recursos Humanos. 4) Sector Cuentas a Pagar. 5) Sector Tesorera. Externos 1) Organismo de Cooperacin Tcnica. 2) Consultor externo 3) Organismo Financiador 4) Invitados

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


El Programa debe contar con un proceso de contratacin de consultores individuales realizado. Los gastos a ser cancelados deben integrar el POA. La documentacin de respaldo debe ser suficiente para la justificacin al Organismo Financiero.

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Las solicitudes y Contratos deben estar registrados en el Sistema de Gestin UEPEX.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Todos los consultores con locacin de servicio estn habilitados a recibir el reintegro del seguro mdico, hasta el monto tope establecido. El rea Gestin de Recursos Humanos verifica documentacin presentada por los consultores y emite la Liquidacin de Seguro Mdico, registrndola en UEPEX. El Sector Cuentas a Pagar verifica la documentacin de respaldo, registrando las facturas en UEPEX. El Sector Tesorera confecciona la autorizacin de Pago o al Organismo Cooperacin Tcnica y Administrativa, de corresponder. El Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa realiza el pago al consultor y archiva transitoriamente la documentacin hasta su rendicin.

PROCEDIMIENTO
1. Consultor: Presenta copia de la factura y el comprobante de pago. 2. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Recibe la factura y el comprobante de pago para proceder a la liquidacin del seguro mdico, segn el siguiente procedimiento: Verifica la carga del contrato en UEPEX. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, la misma se remite al Consultor (retorna a la Actividad N 1) Si las verificaciones fueron satisfactorias, realiza la Liquidacin de Seguro mdico en UEPEX y la habilita. Con la habilitacin del documento Liquidacin de seguro mdico en UEPEX se genera el devengamiento presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. 3. Responsable rea Gestin de Recursos Humanos: Supervisa y autoriza la Liquidacin de Seguro mdico. Pasa al Sector Tesorera y queda a la espera de la transferencia de los fondos al convenio que es comunicada por el Sector Tesorera (contina en actividad N4). 4. Sector Tesorera: En caso de Fuente 22: Realiza la Solicitud de anticipo y transferencia de dinero en UEPEX En caso de fuente 11: Procede a Transferir en UEPEX los fondos al Convenio que corresponda. En ambos casos, una vez efectuada la transferencia de dinero en UEPEX, firma el Jefe del Sector Tesorera y remite a la Unidad Finanzas.

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5. Jefe Unidad Finanzas: Verifica y firma la Orden de Transferencia y remite al Jefe de la Unidad Contabilidad. 6. Jefe Unidad Contabilidad: Verifica y firma la Orden de Transferencia, quedando habilitada la Nota de Transferencia Bancaria para su firma p or quien corresponda segn el prstamo. 7. Firmantes Autorizados: Firman la Nota de Transferencia Bancaria y remiten al Sector Tesorera. 8. Sector Tesorera: Remite Nota de Transferencia Bancaria y archiva la documentacin de respaldo. 9. Organismo Financiador Internacional: Remite fondos al Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa. 10. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Recibe los fondos y queda a la espera de la nota de liberacin de pago de seguro mdico con la correspondiente documentacin de respaldo. 11. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Remite al Sector Cuentas a Pagar la Liquidacin de Seguro mdico junto con la documentacin de respaldo. 12. Sector Cuentas a Pagar: Recibe la Liquidacin de Seguro mdico, revisa y procede a realizar la Liquidacin de Factura segn el siguiente procedimiento: Verifica la validez e integridad de la documentacin, en particular de: las facturas y la liquidacin de seguro mdico. Controla que las facturas recibidas coincidan con la liquidacin aprobada por el rea Gestin de Recursos Humanos. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin presentada, la misma se le devuelve a la Unidad de Administracin de Recursos Humanos para que proceda a subsanarlas (retorna a la Actividad N 11). Si las verificaciones fueron satisfactorias, habilita el pago y realiza las autorizaciones correspondientes a cada factura que son remitidas a la Unidad de Contabilidad. 13. Unidad Contabilidad: El Jefe de la Unidad firma todas las Autorizaciones de Pago que luego son remitidas a la Unidad Administracin de Recursos Humanos. 14. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Prepara la Nota de Liberacin de Pago de Seguro mdico al Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa firmada por el Responsable del rea y se enva junto con la documentacin original. Por su parte, se hace una copia de toda la documentacin que es archivada en la Unidad.

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15. Sector Mesa de Entradas: Remite Nota de Liberacin de Pago de Seguro mdico al OCT. 16. Organismo de Cooperacin Tcnica y Administrativa: Recibe la Nota de Liberacin de Pago de Seguro mdico con la documentacin de respaldo, revisa y de estar de acuerdo, procede al pago. Si como resultado de las verificaciones, se realizan observaciones a la documentacin, la misma se remite al rea Gestin de Recursos Humanos, quien de corresponder realiza las correcciones solicitadas o remite al Sector Cuentas a Pagar. Si las verificaciones fueron satisfactorias, realiza el pago al consultor e informa a la Unidad Administracin de Recursos Humanos la efectividad del mismo. 17. Unidad Administracin de Recursos Humanos: Informa al Consultor que el pago fue realizado.

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Procedimiento de Liquidacin y Pago de Seguro Mdico


Consultor rea Gestin de Recursos Humanos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad OFI Organismo de Cooperacin Tcnica

Presenta copia de la factura y comprobante de pago

UARRHH Procede a liquidar el Seguro Mdico y verifica la carga del contrato en UEPEX

SI

Hay Observaciones NO R. AGRRHH Supervisa y autoriza la liquidacin STE Transfiere los fondos en UEPEX

UFI Verifica y firma La Orden de Transferencia

UCONTAB Verifica y firma la Orden de transferencia

Firmantes Autorizados Firman la Nota de Transferencia Bancaria

STE Remite Nota de Transferencia Bancaria al Banco

Remite fondos al OCT

Recibe fondos y queda a la espera de la Nota de Liberacin.

UARRHH Remite la liquidacin del Seguro Mdico

SCaP Verifica la Liquidacin

SI

Hay Observaciones NO SCaP Habilita el pago y autoriza cada factura

UARRHH Elabora y remite Nota de Liberacin de Pago de Seguro al OCT

UCONTAB Firma las Autorizaciones de Pago

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Procedimiento de Liquidacin y Pago de Seguro Mdico


Consultor rea Gestin de Recursos Humanos rea Administracin, Finanzas y Contabilidad Banco Organismo de Cooperacin Tcnica

Recibe y verifica la Nota de Liberacin de Pago de Seguro

SI

Hay observaciones NO

UARRHH Informa al consultor que el pago fue realizado

Realiza el Pago y notifica al UARRHH

FIN

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PROCEDIMIENTOS REA ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

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GLOSARIO

rea Adquisiciones y Contrataciones AAyC CEV CE ONC OFI SP UAS UAJ UI UNyS AEL CP DL IE LA/C MCI OC/C PAC PB RA SA/C SCOT SNO Actores rea Adquisiciones y Contrataciones Comit Evaluador Coordinador Ejecutivo Oficina Nacional de Contrataciones Organismo Financiador Internacional Sector Patrimonio Unidad Ambiental y Social Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Infraestructura Unidad Negocios y Servicios Documentos Anuncio Especfico de Licitacin Condiciones Particulares Documento de Licitacin Informe de Evaluacin Legajo de Adquisicin/Contratacin Modelo Carta de Invitacin Orden de Compra/Contrato Plan de Adquisiciones y Contrataciones Pliego de Bases Recomendacin de Adjudicacin Solicitud de Adquisicin/Contratacin Solicitud de Cotizacin Solicitud de No Objecin

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INTRODUCCIN

Los procedimientos descriptos a continuacin satisfacen lo establecido por la Ley 24.156 y su reglamentacin, el Decreto Delegado 1023/01, el Decreto 436/00 y el decreto 893/12 con relacin a las modalidades para las contrataciones y adquisiciones, los instrumentos para el control previo y posterior de las mismas, la normativa sobre adquisiciones contenida en Convenios y Contratos de prstamos de los Organismos Financiadores y en lnea con los principios bsicos y generales sobre la materia, tales como: o Razonabilidad del proyecto y eficiencia de la contratacin para cumplir con el inters pblico comprometido y el resultado esperado. o Promocin de la concurrencia de interesados y de la competencia entre oferentes. o Transparencia en los procedimientos. o Publicidad y difusin de las actuaciones. o Responsabilidad de los agentes y funcionarios pblicos que autoricen, aprueben o gestionen las contrataciones. o Igualdad de tratamiento para interesados y para oferentes.

Ms all de los mtodos particulares de adquisicin y/o contratacin establecidos en cada norma, se ha procedido a una seleccin de aqullos que resultan de mayor uso y utilidad, de acuerdo a la descripcin brindada acerca de la operatoria habitual de UCAR, como Unidad Ejecutora Central y de los Programas y Proyectos en el marco de la ejecucin de sus componentes. Para la utilizacin de otras modalidades previstas en la normativa, el rea Adquisiciones y Contrataciones determinar su correspondencia y forma de instrumentacin. Todos los contratos relativos a la adquisicin de bienes, obras, servicios y consultoras a travs de Firmas Consultoras, quedan comprendidos en los procedimientos que se formulan en esta seccin.

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CUADRO DE SNTESIS DE UMBRALES Y MTODOS DE ADQUISICIN/CONTRATACIN SEGN ORGANISMO FINANCIADOR


Mtodo a utilizar de acuerdo al monto ORGANISMO FINANCIADOR LPI LPN Trmite Concurso de Precios Comparacin de precios simplificado Contratos menores a U$S 100.000 hasta U$S Contratos menores a 20.000 U$S 5.000 Contratos menores a U$S 20.000 hasta U$S 5.000 Contratos menores a U$S30.000 hasta U$S 5.000 Contratacin Directa

BID

Contratos iguales o Contratos iguales o mayores a U$S mayores a U$S 100.000 y hasta U$S 500.000 500.000

BIRF

Contratos iguales o Contratos iguales o Contratos menores a mayores a U$S mayores a u$s 50.000 u$s50.000 hasta Contratos menores a 500.000 hasta los u$s 500.000 u$s30.000 u$s5.000 Entre U$S 100.001 y U$S 500.000 Mayor o igual a U$S Desde U$S 50.000 a 150.000 U$S 149.999 Mayor o igual a U$S Desde U$S 50.000 a 150.000 U$S 149.999 Mayor o igual a U$S Desde U$S 100.000 200.000 hasta U$S 199.999 Superior a U$S 500.000* Superior a U$S 500.000* Desde U$S 25.000 a U$S 49.999 Desde U$S 2.000 hasta U$S 99.999

BIRF 7520
Bienes y Servicios

Hasta U$S 100.000 Desde U$S 1.000 a U$S 49.999 Desde U$S 1.000 hasta U$S 24.499 Desde U$S 1 hasta U$S 999 Desde U$S 1 hasta U$S 999 Desde U$S 1 hasta U$S 999

FIDA 713-AR PRODEAR FIDA 648-AR PRODERPA FIDA I-848-AR PRODERI PROICSA

CAF

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ORGANISMO FINANCIADOR

LPI

LPN

Trmite Concurso de Precios Comparacin de precios simplificado

Contratacin Directa

BID

Mayor o igual a 350 y Mayor o igual a 5000 menor que 5000 (expresado en miles (expresado en miles de dlares) de dlares) Monto inferior equivalente a US$350.000 Hasta US$8.200.000

Menor a 350 (expresado en miles de dlares)

BIRF
Obras

BIRF 7520 FIDA 713-AR PRODEAR FIDA 648-AR PRODERPA FIDA I-848-AR PRODERI PROICSA CAF Mayor o igual a u$S Desde U$S 100.000 300.000 hasta U$S 299.999 Mayor o igual a U$S Desde U$S 100.000 300.000 hasta U$S 299.999 Mayor o igual U$S 1.000.000 Superior U$S 2.000.000** Superior U$S 2.000.000** Desde U$S 200.000 hasta U$S 999.999 Desde u$S 1 hasta U$S 99.999 Desde U$S 50.000 hasta U$S 99.999 Desde U$S 1 hasta U$S 199.999 Desde U$S 1 hasta U$S 49.999

* **

Sol o s e refi ere a Bi enes , l os s ervi ci os es tn i ncl ui dos en Obra s Incl uye Obra s y s ervi ci os de no cons ul tora No s e i ncl uye cons ul tores i ndi vi dua l es porque es t previ s to en l os procedi mi ento de RRHH Todos l os montos es tn expres a dos en dl a res Fuente: Cuadros de umbrales elaborados por Mara Cavanagh y Cristina Benegas La s cel da s en gri s s e refi eren a que el mtodo en cues tin no fi gura entre l os previ s tos pa ra el OFI res pectivo La s cel da s en a ma ri l l o corres ponden a i nforma ci n que a n es t pendi ente de confi rma ci n

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BID

Lista corta. Montos superiores a U$S 500 millones, requieren publicacin internacional y nacional Mayores a U$S 100.001 SBCC, SBMC Hasta 100.000 SCC ENTRE 100.001 Y 500.000 Licitacin Pblica Nacional Menos de U$S 100.000 CD

BIRF

BIRF 7520

HASTA 100.000 Shopping

FIDA 713-AR PRODEAR

Firmas Consultoras

Mayor o igual a U$S 200.000 Calidad y Costo

Desde U$S 50.000 hasta U$S 199.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto fijo Menor costo

Desde U$S 1 hasta U$S 49.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto fijo Menor costo

Desde U$S 50.000 hasta U$S 100.000 Calificacion de los consultores

Desde U$S 1 hasta U$S 49.999 Calificacin de los consultores

Desde U$S 1 hasta U$S 199.999 Seleccin Directa

FIDA 648-AR PRODERPA

Mayor o igual a U$S 200.000 Calidad y Costo

Desde U$S 100.000 hasta U$S 199.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto fijo Menor costo

Desde U$S 20.000 hasta U$S 99.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto Fijo Menor Costo

Desde U$S 1 hasta U$S 19.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto Fijo Menor Costo Calificacin de Consultores

Sin lmite Seleccin Directa

FIDA I-848-AR PRODERI

Mayor o igual a U$S 200.000 Calidad y Costo

Desde U$S 100.000 hasta U$S 199.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto fijo Menor costo

Desde U$S 1 hasta U$S 99.999 Calidad y Costo Calidad Presupuesto fijo Menor costo

Desde U$S 1 hasta U$S 99.999 Calificacin de Consultores

Desde U$S 1 hasta U$S 199.999 Seleccin Directa

PROICSA CAF

Superior U$S 250.000 Concurso Pblico Internacional Superior U$S 250.000 Concurso Pblico Internacional

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CUADRO DE SNTESIS DE UMBRALES Y MTODOS DE ADQUISICIN/CONTRATACIN SEGN NORMATIVA NACIONAL


Monto Licitacin Pblica (Nacional o Ms de 800 mdulos Internacional) Concurso Pblico Ms de 800 mdulos Ilimitado Oferentes Criterio Criterio econmico Factores no econ, como capacidad cientfico-tcnica, artstica u otras (emergencia, defensa nacional, etc.) Criterio econmico

Ilimitado Proveedores inscriptos en el Sistema de Informacin de Proveedores. Proveedores inscriptos en el Sistema de Informacin de Proveedores

Licitacin Privada

Hasta 800 mdulos

Concurso Privado

Hasta 800 mdulos

Factores no econ, como capacidad cientfico-tcnica, artstica u otras (emergencia, defensa nacional, etc.)

Contratacin Directa por Compulsa Abreviada

Hasta 200 mdulos

Ms de un oferente que Criterio econmico pueda satisfacer la prestacin

Contratacin Directa por adjudicacin simple

Hasta 200 mdulos

Un solo oferente determinado (pblico o privado)

Factores no econ, como capacidad cientfico-tcnica, artstica u otras (emergencia, defensa nacional, etc.)

Contratacin Directa por Trmite simplificado * Valor del Mdulo = $1.000


Fuente: Anexo Decreto 893/12.

Hasta 75 mdulos

Un solo oferente determinado (pblico o privado)

Factores no econ, como capacidad cientfico-tcnica, artstica u otras (emergencia, defensa nacional, etc.)

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AADQUISICIN DE OBRAS, BIENES CONTRATACIN DE SERVICIOS DIFERENTES CONSULTORAS-UCAR.

Y A

A.1. L ICITACIN P BLICA I NTERNACIONAL


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de obras, bienes, suministros, locaciones, alquileres y servicios de no consultora, a ser suministrados a la UCAR, empleando el mtodo de Licitacin Pblica Internacional, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamos y la normativa nacional referida a adquisiciones cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Adquisicin/Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR Procedimiento Bsico de Pagos Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones 2) reas/Unidades de Staff 3) Coordinador Ejecutivo. 4) Unidad Negocios y Servicios 5) Unidad Infraestructura 6) Sector Mesa de Entradas 7) Unidad Asuntos Jurdicos 8) Comit Evaluador 9) Unidad Ambiental y Social Externos 1) Organismos financiadores internacionales 2) Oferentes 3) Proveedor

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La adquisicin debe estar prevista en el PAC de la UCAR . La adquisicin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR. Si la adquisicin se trata de productos grficos, stos deben formar parte del POA del rea de Planeamiento y Gestin Estratgica. Si la adquisicin se trata de una capacitacin, sta debe formar parte del POA del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, Contratos/rdenes de Compra y los hitos de contratacin. los

2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones internacionales, en el caso de procesos de contratacin financiados por el BIRF, emplear el sistema Client Connection del Banco Mundial. En el caso de procesos financiados por el BID se emplear Developement Bussiness. En lneas generales se debern emplear los mecanismos que establezcan las normativas de los Organismos Financiadores Internacionales y los Convenios o Contratos de Prstamo de cada operacin.

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4) A los efectos de gestionar las publicaciones internacionales y nacionales, se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y en el Boletn Oficial. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumplien do los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 7) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

RESUMEN DE ACTIVIDADES

Las reas o Unidades de Staff solicitan una Adquisicin/Contratacin, -en el marco de sus respectivas actividades-, detallando especificaciones tcnicas y la remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. All las Unidades correspondientes analizan la Solicitud y verifican que se encuentre incluida en el POA, para luego confeccionar el Documento de Licitacin y el Anuncio Especfico de Licitacin, dando intervencin a la Unidad Ambiental y Social, si corresponde. El Responsable de AAyC solicita la No Objecin al OFI y si la obtiene, solicita a la Unidad Asuntos Jurdicos que confeccione la Disposicin de Integracin del Comit Evaluador. El rea Adquisiciones y Contrataciones publica, en los medios pertinentes, el Anuncio Especfico de Licitacin y el Pliego. Los Oferentes presentan ofertas. AAyC, sus unidades y la UAJ realizan apertura pblica de las ofertas y las remiten al Comit Evaluador, para que emita el Informe de Evaluacin y Recome ndacin de Adjudicacin. El Responsable del AAyC enva los mismos al OFI para No Objecin. Si la obtiene, informa los resultados a los Oferentes y procede a la confeccin y firma de la Orden de Compra/Contrato. Una vez firmada por el adjudicatario, genera y habilita en UEPEX el Compromiso de Pago y enva copia de la Orden de Compra/Contrato al OFI y a quien solicit la Adquisicin/Contratacin. El procedimiento finaliza con la publicacin de la adjudicacin en los medios pertinentes.

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PROCEDIMIENTO

1.

Coordinador Ejecutivo/reas/Unidades de Staff: a. Confecciona la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C) detallando las especificaciones tcnicas y genera en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin. Con esta registracin, se genera la imputacin preventiva en UEPEX. Remite la Solicitud de Adquisicin/Contratacin al Adquisiciones y Contrataciones (AAyC) y la carga en UEPEX. rea de

b.

Nota: En caso de tratarse de productos grficos tales como folletos, banners, cartelera, fotografa, que requieran impresin, las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica , que ser la encargada de confeccionar y enviar adems, las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones. En caso de tratarse de capacitaciones en las cuales se requiera contratacin de salones, catering, equipamiento tcnico, alojamiento, etc. las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Desarrollo Institucional, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems , las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones.

2.

AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/Contratacin est prevista en el POA de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del PAC. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PAC, la firma y confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C). Confecciona el Documento de Licitacin (DL) y el Anuncio Especfico de Licitacin (AEL), de acuerdo a las exigencias de cada Organismo Financiador (OFI). Si se trata de una obra el Documento de Licitacin es remitido a la Unidad Ambiental y Social (UAS) para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales pertinentes.

b.

c.

3.

Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa el Documento de Licitacin y Anuncio Especfico de Licitacin, emite la Solicitud d e No Objecin (SNO) de dichos documentos al OFI.

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4. 5.

Sector Mesa de Entradas: Enva SNO al OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. Organismo Financiador Internacional: Analiza y otorga No Objecin o comentarios al Documento de Licitacin y al Anuncio Especfico de Licitacin. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite a AAyC. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a SNO. Si el OFI realiza observaciones, se revisan y en caso de corresponder se solicitan aclaraciones a quien demand la Adquisicin/Contratacin (retorna a actividad n1). b. Solicita a la Unidad Asuntos Jurdicos que elabore la disposicin de integracin del Comit Evaluador (CEV).

6. 7.

8. 9.

Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora la disposicin de integracin del Comit Evaluador (CEV) y la remite a AAyC. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Iniciala la Disposicin y remite al CE para su firma.

10. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Disposicin de Integracin de Comit Evaluador, y la retorna a Unidad Asuntos Jurdicos. 11. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite copia de la Disposicin firmada a AAyC. 12. rea Adquisiciones y Contrataciones: Realiza la publicacin del Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y del Pliego en los medios pertinentes. 13. Oferente: De considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 21 b. 14. Sector Mesa de Entradas: Recibe Solicitud de Aclaraciones y remite a AAyC. 15. AAyC/Unidad de Infraestructura/Unidad de Negocios y Servicios: Segn corresponda, elabora respuesta a Solicitud de Aclaraciones emitiendo una Circular. De ser necesario, se dar intervencin a UAJ y, si se tratara de aspectos tcnicos, tambin a quien solicit la adquisicin. 16. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Circular para el envo de Solicitud de No Objecin al OFI. 17. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO a OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 18. Organismo Financiador: Analiza respuestas y emite No Objecin o comentarios a la Circular. 19. Sector Mesa de Entradas: Recibe SNO o comentarios y remite a AAyC.

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20. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin. Si el OFI efecta comentarios, se revisan las respuestas (retorna a la Actividad N 15). b. Si obtiene la No objecin, emite la Circular y procede a publicarla en los medios pertinentes. 21. Oferente: a. Recibe Circular con respuestas a Solicitud de Aclaracin. b. Presenta ofertas. 22. Sector Mesa de Entradas: Recibe ofertas y remite a AAyC. 23. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios y Unidad Asuntos Jurdicos: Realiza apertura pblica de ofertas. Las propuestas se archivan en Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C) y se registra el hito en el sistema que corresponda. Se remite copia del Acta de Apertura al OFI y Acta de apertura original se archiva en el Legajo. 24. Comit Evaluador: Evala las ofertas y confecciona el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin (IE y RA) usando el modelo emitido por o acordado con el Organismo Financiador respectivo y remite informe a AAyC. 25. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Analiza y remite el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin al OFI para No Objecin. 26. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO, recibe constancia de recepcin y la remite a AAyC para el archivo en Legajo. 27. Organismo Financiador (OFI): Emite No Objecin o comentarios al Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin (IE y RA). 28. Sector Mesa de Entradas: Recepciona respuesta a SNO y remite AAyC. 29. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza Respuesta a Solicitud de No Objecin. Si OFI efectu comentarios, vuelve al Comit Evaluador (CEV) (retorna a la Actividad N 24). b. Si obtuvo No Objecin, elabora las notificaciones de Resultados a los Oferentes adjudicados y las remite al CE para su firma. 30. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Notificacin de Resultados a Oferentes adjudicados y devuelve a AAyC. 31. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma notificacin de Resultados a Oferentes no adjudicados y remite ambas notificaciones a Sector Mesa de Entradas.

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32. Sector Mesa de Entradas: Enva Notificacin de Resultados a Oferentes. 33. Oferente: Recibe Notificacin de Resultados y de considerarlo, presenta protestas. Si no, el proceso contina en actividad n 45. 34. Sector Mesa de Entradas: Recibe protestas y las remite a AAyC. 35. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza las protestas y si hay aspectos tcnicos, da intervencin a quien solicit la Adquisicin/Contratacin. Prepara la Respuesta a Protestas y la enva en todos los casos a la Unidad de Asuntos Jurdicos (AJ). 36. Unidad Asuntos Jurdicos: Emite Dictamen sobre protestas y lo remite AAyC. 37. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: Analiza Dictamen. Si corresponde, notifica al OFI el Dictamen. Si no, contina en actividad n 42 b. 38. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Remite SNO del OFI del Dictamen. 39. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin y remite constancia de recepcin a AAyC para su archivo en el Legajo. 40. Organismo Financiador Internacional: Analiza Dictamen y emite No Objecin o comentarios al mismo. 41. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a notificacin y remite a AAyC. 42. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin. Si OFI efecta comentarios, su respuesta vuelve a UAJ (retorna a la Actividad N 36). b. Prepara la notificacin de respuesta a Oferentes. 43. Responsable Adquisiciones Respuesta a Oferentes. y Contrataciones: Firma Notificacin de

44. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin de respuesta a Oferentes y remite constancias de recepcin a AAyC para su archivo en Legajo. 45. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona la Orden de Compra/Contrato, estableciendo penalidades correspondientes y la remite al CE para su firma. Nota: Para el caso de contratos por adquisicin de Banco de Imgenes, el rea Adquisiciones y Contrataciones deber prever las particularidades que tales contratos revisten. En caso de corresponder, solicitar asesoramiento a la Unidad Asuntos Jurdicos y al rea Planeamiento y Gestin Estrat gica. 46. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Orden de Compra/Contrato (por duplicado) y lo remite a AAyC.

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47. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe contrato firmado y lo remite a Sector Mesa de Entradas. 48. Sector Mesa de Entradas: Recibe Orden de Compra/Contrato firmada por CE para ingresar en el Sistema y devuelve a AAyC. 49. rea Adquisiciones y Contrataciones: Enva al adjudicatario la Orden de Compra/Contrato para su firma. 50. Adjudicatario: Firma de Orden de Compra/Contrato. 51. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Si recibe Orden de Compra/Contrato firmado por adjudicatario, g enera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. En caso que el adjudicatario no firme la Orden de Compra/Contrato se ejecuta la Garanta de Mantenimiento de Oferta. Se archiva en Legajo de Contratacin/Adquisicin, y se reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente Oferente de acuerdo al orden que figura en el documento Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin (retorna a la actividad n 42 b) b. Remite copia de Orden de Compra/Contrato firmada al OFI para su conocimiento y registro y archiva el original para su inclusin en Legajo. c. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago al Coordinador Ejecutivo/rea/Unidad de Staff, a Patrimonio si es bien inventariable y al Sector Cuentas a Pagar. d. Publica la adjudicacin del Contrato en los medios pertinentes.

Indicaciones: En caso de Adquisiciones/Contrataciones de bienes y/o servicios informticos, la Unidad Tecnologa Informtica brindar asesoramiento sobre las especificaciones tcnicas. Dicha Unidad, tendr solo incumbencia en los casos de compras de bienes hardware, de software informtico comercial y de servicios vinculados a infraestructura informtica y de comunicaciones, cediendo la responsabilidad asesorar y conformar el Comit Evaluador de aquellos software que surjan de desarrollo informtico tercerizado a la Unidad Sistemas y Tecnologas Informacin. de la de un de

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Procedimiento de Licitacin Pblica Internacional


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

Confecciona y registra en UEPEX la SA/C. RT remite a firma de UDP. Remite a AAyC

AAyC/UI/UNyS Verifica que la SA/C est prevista en el POA de la UCAR

NO

Est prevista SI AAyC/UI/UNyS Firma la SA/C. Confecciona el LA/C

AAyC/UI/UNyS Confecciona la DL y el AEL AAyC/UI/UNyS Si corresponde remite a UAS para incorporar especificaciones ambientales y sociales R. AAyC Revisa DL y AEL. Emite SNO al OFI OFI Recibe doc. y emite No Objecin o comentarios al DL y AEL

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI a la SNO

SI

Hay comentarios NO

AAyC/UI/UNyS Solicita a UAJ que elabora la disposicin de integracin del CEV

Elabora disposicin de integracin del CEV

R. AAyC Iniciala y remite al CE la Disposicin de Integracin

Firma Disposicin de Integracin del CEV y remite a UAJ

Remite copia de Disposicin firmada al AAyC Oferentes De considerarlo presenta Solicitud de Aclaracin

Publica el AEL y el Pliego en los medios pertinentes AAyC/UI/UNyS Emite Circular de respuesta a la Solicitud de Aclaracin

SI

Presenta Solicitud NO Continua en Presentacin de Ofertas

R. AACyC Firma circular y remite SON al OFI

OFI Analiza la Circular y emite no Objecin o comentarios

AAyC/UI/UNyS Recibe y analiza comunicacin del OFI

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Procedimiento de Licitacin Pblica Internacional


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

SI Regresa a emisin de Circular

Hay comentarios NO AAyC/UI/UNyS Publica Circular en los medios AAyC/UI/UNyS Realiza apertura pblica de ofertas. Archiva propuestas en LA/C. Remite copia de Acta de Apertura al OFI Oferente Recibe Circular con respuesta a Solicitud de Aclaracin

Oferente Presenta Ofertas

R. AAyC Analiza IE y RA y emite SNO al OFI

Comit Evaluador Evala ofertas y confecciona IE y RA

AAyC/UI/UNyS Analiza Respuesta del OFI a la SNO

OFI Analiza IE y AR y emite No Objecin o Comentarios

SI Retorna a la CEV

Hay comentarios NO AAyC/UI/UNyS Emite Notificacin de Resultados a los Oferentes adjudicados y eleva al CE Firma Notificacin y remite al AAyC

R. AAyC Firme Notificaciones de Resultados a los Oferentes no adjudicados. Remite ambas Notificaciones.

Oferente Recibe Notificacin. De considerarlo presenta protesta

SI Analiza y prepara respuesta a la protesta. Remite a la UAJ Emite Dictamen sobre Protestas y lo remite a AAyC

Presenta Protesta NO

Contina en confeccin de Orden de Compra/ Contrato

AAyC/UI/UNyS Analiza Dictamen y de corresponder remite al OFI

NO Continua en Notificacin al oferente

Remite al OFI

SI R. AAyC Remite SNO del Dictamen al OFI OFI Analiza el Dictamen y emite No objecin o comentarios

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Procedimiento de Licitacin Pblica Internacional


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

SI Remite a UAJ

Hay Comentarios NO AAyC/UI/UNyS Prepara Notificacin de Respuesta a los oferentes. Eleva a firma del R. AAyC y remite a los oferentes

Confecciona Orden de Compra/Contrato. Eleva a firma del R. rea para su firma.

Firma Orden de Compra/ Contrato y remite al AAyC

Remite al SME Orden de Compra/Contrato para su registro en el sistema

Remite al Adjudicatario Orden de Compra/Contrato para su firma

Adjudicatario Recibe Orden de Compra/ Contrato

Ejecuta Garanta de Mantenimiento de Oferta. Archiva el Legajo y reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente oferente

NO

Firma la Orden

SI

Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX

FIN

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A.2. L ICITACIN P BLICA N ACIONAL


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de obras, bienes, suministros, locaciones, alquileres y servicios de no consultora, a ser suministrados a la UCAR, empleando el mtodo de Licitacin Pblica Nacional, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamos y la normativa nacional referida a adquisiciones cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR. Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones 2) reas/Unidades de Staff Externos 1) Organismos financiadores Internacional 2) Oferentes

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3) Coordinador Ejecutivo. 4) Unidad Infraestructura 5) Unidad Negocios y Servicios 6) Sector Mesa de Entradas 7) Unidad Asuntos Jurdicos 8) Comit Evaluador 9) Unidad Ambiental y Social 3) Adjudicatario

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La adquisicin debe estar prevista en el PAC de la UCAR La adquisicin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR. Si la adquisicin se trata de productos grficos estos deben formar parte del POA del rea Planeamiento y Gestin Estratgica. Si la adquisicin se trata de una capacitacin, est debe formar parte del POA del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, Contratos/rdenes de Compra y los hitos de contratacin. los

2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones nacionales, se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y el Boletn Oficial en caso de corresponder. 4) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

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RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO


Las reas o Unidades de Staff solicitan una Adquisicin/Contratacin, -en el marco de sus respectivas actividades-; detallando especificaciones tcnicas y la remiten al rea Adquisiciones y Contrataciones. All las Unidades correspondientes analizan la Solicitud y verifican que se encuentre incluida en el POA , para luego confeccionar el Documento de Licitacin y el Anuncio Especfico de Licitacin, dando intervencin a la Unidad Ambiental y Social cuando se trate de una obra. De corresponder, el Responsable de AAyC solicita la No Objecin al OFI y si la obtiene, solicita a la Unidad de Asuntos Jurdicos que confeccione la Disposicin de Integracin del Comit Evaluador. El rea Adquisiciones y Contrataciones, publica, en los medios pertinentes el Anuncio Especfico de Licitacin y el Pliego. Los Oferentes pres entan ofertas. AAyC, sus unidades y la UAJ realizan apertura pblica de las ofertas y las remiten al Comit Evaluador, para que emita el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin. Si corresponde, el Responsable del AAyC enva los mismos al OF I para No Objecin. Si la obtiene, el Responsable o el CE informa los resultados a los Oferentes y procede a la confeccin y firma de la Orden de Compra/Contrato (de acuerdo al monto establecido en la disposicin de Delegacin de Firmas). Una vez firmada por el adjudicatario, AAyC genera y habilita en UEPEX el Compromiso de Pago y enva copia de la Orden de Compra/Contrato al OFI y a quien solicit la Adquisicin/Contratacin. El procedimiento finaliza con la publicacin de la adjudicacin en los medios pertinentes.

PROCEDIMIENTO

1.

Coordinador Ejecutivo/reas/Unidades de Staff: a. Confecciona la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C) detallando las especificaciones tcnicas y genera en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin. Con esta registracin, se genera la imputacin preventiva en UEPEX. b. Remite la Solicitud de Adquisicin/Contratacin y la carga en UEPEX al rea de Adquisiciones y Contrataciones (AAyC).

Nota: En caso de tratarse de productos grficos tales como folletos, banners, cartelera, fotografa, que requieran impresin, las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems, las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contratacione s.

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En caso de tratarse de capacitaciones en las cuales se requiera contratacin de salones, catering, equipamiento tcnico, alojamiento, etc. las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Desarrollo Institucional, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems , las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones.

2.

AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C) est prevista en el PAC de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del PAC. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PAC, la firma y confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C). b. Confecciona el Documento de Licitacin (DL) y el Anuncio Especfico de Licitacin (AEL), de acuerdo a las exigencias de cada OFI. c. Si se trata de una obra el Documento de Licitacin es remitido a la Unidad Ambiental y Social (UAS) para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales pertinentes.

3.

Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Revisa el Documento de Licitacin y Anuncio Especfico de Licitacin, y si corresponde, emite la Solicitud de No Objecin (SNO) de dichos documentos al OFI. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO al OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. Organismo Financiador Internacional: Analiza y otorga No Objecin o comentarios al Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL). Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite a AAyC. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a SNO. Si el OFI realiza observaciones, se analizan y en caso de corresponder se solicitan aclaraciones a quien demand la Adquisicin/Contratacin (retorna a actividad n1). b. Solicita a la Unidad Asuntos Jurdicos (UAJ) que elabore la Disposicin de Integracin del Comit Evaluador (CEV).

4. 5.

6. 7.

8. 9.

Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora la Disposicin de Integracin del Comit Evaluador y la remite a AAyC. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Iniciala la Disposicin y remite al Coordinador Ejecutivo (CE) para su firma.

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10. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Disposicin de Integracin de Comit Evaluador (CEV), y la enva a la Unidad Asuntos Jurdicos. 11. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite copia de la Disposicin firmada al rea Adquisiciones y Contrataciones. 12. rea Adquisiciones y Contrataciones: Realiza la publicacin del Anuncio Especfico de Licitacin y del Pliego en los medios pertinentes. 13. Oferente: De considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 21 b. 14. Sector Mesa de Entradas: Recibe Solicitud de Aclaraciones y remite a AAyC. 15. AAyC/Unidad de Infraestructura/Unidad de Negocios y Servicios: Segn corresponda, elabora Circular con respuesta a Solicitud d e Aclaraciones. De ser necesario, se dar intervencin a UAJ y, si se tratara de aspectos tcnicos, tambin a quien solicit la adquisicin. Si corresponde, se remite la Circular al Responsable de AAyC pa ra el envo de SNO al OFI. Si no, contina en actividad n 20 b. 16. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Firma Circular para el envo de Solicitud de No Objecin al OFI. 17. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO a OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 18. Organismo Financiador Internacional: Analiza respuestas y emite No Objecin o comentarios a Circular. 19. Sector Mesa de Entradas: Recibe SNO o comentarios y remite a AAyC. 20. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin. Si el OFI efecta comentarios, se revisan las respuestas (retorna a la Actividad N 15). b. Emite y publica la Circular en los medios pertinentes. 21. Oferente: a. Recibe Circular con respuestas a Solicitud de Aclaracin. b. Presenta ofertas. 22. Sector Mesa de Entradas: Recibe ofertas y remite a AAyC. 23. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios y Unidad Asuntos Jurdicos: Realiza apertura pblica de ofertas. Las propuestas se archivan en Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C) y se registra el hito en el sistema que corresponda. Se remite copia del Acta de Apertura al OFI y Acta de apertura original se archiva en el Legajo.

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24. Comit Evaluador: Evala las ofertas y confecciona, si corresponde, el Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA) usando el modelo emitido por o acordado con el Organismo Financiador respectivo y remite informe a AAyC. 25. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Analiza el Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA). Si corresponde, adems emite SNO a dichos documentos. Si no, contina en actividad n 29 b. 26. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO, recibe constancia de recepcin y la remite a AAyC para el archivo en Legajo. 27. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios al Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA). 28. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y remite AAyC. 29. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza Respuesta a Solicitud de No Objecin. Si EL OFI efectu comentarios, vuelve a CEV (retorna a la Actividad N 24). b. Elabora y remite al CE la Notificacin de Resultados a Oferentes adjudicados para su firma. 30. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Notificacin de Resultados a Oferentes y devuelve a AAyC. 31. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Firma Notificacin de Resultados a Oferentes no adjudicatarios y remite ambas notificaciones a Sector Mesa de Entradas. 32. Sector Mesa de Entradas: Enva Notificaciones de Resultados a Oferentes y remite al AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el legajo. 33. Oferente: Recibe Notificacin de Resultados y de considerarlo, presenta protestas. Si no, contina el proceso en actividad n 45. 34. Sector Mesa de Entradas: Recibe protestas y las remite a AAyC. 35. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza las protestas y si hay aspectos tcnicos, da intervencin a quien solicit la Adquisicin/Contratacin. Prepara la Respuesta a Protestas y la enva en todos los casos a la Unidad Asuntos Jurdicos. 36. Unidad Asuntos Jurdicos: Emite Dictamen sobre protestas y lo remite AAyC. 37. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: Analiza Dictamen. Si corresponde, notifica al OFI el Dictamen. Si no, contina en actividad n 42 b.

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38. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Remite Notificacin al OFI del Dictamen. 39. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin al OFI y remite constancia de recepcin a AAyC para su archivo en el Legajo. 40. Organismo Financiador Internacional: Analiza Dictamen y emite notificacin o comentarios al mismo. 41. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a notificacin y remite a AAyC. 42. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a notificacin. Si OFI efecta comentarios, su respuesta vuelve a UAJ (retorna a la Actividad N 36). b. Prepara la notificacin de respuesta a Oferentes 43. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Firma de Notificacin de Respuesta a Oferentes. 44. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin de respuesta a Oferentes y remite constancias de recepcin a AAyC para su archivo en Legajo. 45. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona la Orden de Compra/Contrato, incluyendo las penalidades correspondientes, y remite para su firma. 46. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Orden de Compra/Contrato (por duplicado). 47. Sector Mesa de Entradas: Recibe Orden de Compra/Contrato firmada y remite a AAyC. 48. rea Adquisiciones y Contrataciones: Enva Orden de Compra/Contrato a adjudicatario para su firma. 49. Adjudicatario: Firma Orden de Compra/Contrato. 50. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Si recibe Orden de Compra/Contrato firmado, genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. En caso que el adjudicatario no firme la Orden de Compra/Contrato, se ejecuta la Garanta de Mantenimiento de Oferta. Se archiva en Legajo de Contratacin/Adquisicin, y se reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente Oferente de acuerdo al orden que figura en el documento Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin (retorna a la Actividad N 42 b).

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b. Si corresponde, remite copia de Orden de Compra/Contrato firmada al OFI para su conocimiento y registro. c. Archiva el original para su inclusin en el Legajo. d. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago al Coordinador Ejecutivo/rea/Unidad de Staff, a Patrimonio si es un bien inventariable y al Sector Cuentas a Pagar. e. Publica adjudicaciones en los medios pertinentes.

Indicaciones: En caso de Adquisiciones/Contrataciones de bienes y/o servicios informticos, la Unidad Tecnologa Informtica brindar asesoramiento sobre las especificaciones tcnicas. Dicha Unidad, tendr solo incumbencia en los casos de compras de bienes hardware, de software informtico comercial y de servicios vinculados a infraestructura informtica y de comunicaciones, cediendo la responsabilidad asesorar y conformar el Comit Evaluador de aquellos softwar e que surjan de desarrollo informtico tercerizado a la Unidad Sistemas y Tecnologas Informacin. de la de un de

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Procedimiento de Licitacin Pblica Nacional


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

Confecciona y registra en UEPEX la SA/C. RT remite a firma de UDP. Remite a AAyC

AAyC/UI/UNyS Verifica que la SA/C est prevista en el PAC de la UCAR

NO

Est prevista SI AAyC/UI/UNyS Firma la SA/C. Confecciona el LA/C

AAyC/UI/UNyS Confecciona la DL y el AEL AAyC/UI/UNyS Si corresponde remite a UAS para incorporar especificaciones ambientales y sociales R. AAyC Revisa DL y AEL. Emite SNO al OFI OFI Recibe doc. y emite No Objecin o comentarios al DL y AEL

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI a la SNO

SI

Hay comentarios NO

AAyC/UI/UNyS Solicita a UAJ que elabora la disposicin de integracin del CEV

Elabora disposicin de integracin del CEV

R. AAyC Iniciala y remite al CE la Disposicin de Integracin

Firma Disposicin de Integracin del CEV y remite a UAJ

Remite copia de Disposicin firmada al AAyC Oferentes De considerarlo presenta Solicitud de Aclaracin

Publica el AEL y el Pliego en los medios pertinentes AAyC/UI/UNyS Emite Circular de respuesta a la Solicitud de Aclaracin

SI

Presenta Solicitud NO Continua en Presentacin de Ofertas

R. AACyC Firma circular y remite SON al OFI

OFI Analiza la Circular y emite no Objecin o comentarios

AAyC/UI/UNyS Recibe y analiza comunicacin del OFI

SI

Hay comentarios NO

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Procedimiento de Licitacin Pblica Nacional


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

AAyC/UI/UNyS Emite Circular y la publica en los medios AAyC/UI/UNyS Realiza apertura pblica de ofertas. Archiva propuestas en LA/C. Remite copia de Acta de Apertura al OFI

Oferente Recibe Circular con respuesta a Solicitud de Aclaracin

Oferente Presenta Ofertas

R. AAyC Analiza IE y RA y emite SNO al OFI

Comit Evaluador Evala ofertas y confecciona IE y RA

AAyC/UI/UNyS Analiza Respuesta del OFI a la SNO

OFI Analiza IE y AR y emite No Objecin o Comentarios

SI Retorna a la CEV

Hay comentarios NO AAyC/UI/UNyS Emite Notificacin de Resultados a los Oferentes adjudicados y eleva al CE Firma Notificacin y remite al AAyC

R. AAyC Firme Notificaciones de Resultados a los Oferentes no adjudicados. Remite ambas Notificaciones.

Oferente Recibe Notificacin. De considerarlo presenta protesta

SI Analiza y prepara respuesta a la protesta. Remite a la UAJ Emite Dictamen sobre Protestas y lo remite a AAyC

Presenta Protesta NO

Contina en confeccin de Orden de Compra/ Contrato

AAyC/UI/UNyS Analiza Dictamen y de corresponder remite al OFI

NO Continua en Notificacin al oferente

Remite al OFI

SI R. AAyC Remite SNO del Dictamen al OFI OFI Analiza el Dictamen y emite No objecin o comentarios

SI Remite a UAJ

Hay Comentarios NO

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Procedimiento de Licitacin Pblica Nacional


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

AAyC/UI/UNyS Prepara Notificacin de Respuesta a los oferentes. Eleva a firma del R. rea y remite a los oferentes Confecciona Orden de Compra/Contrato. Eleva a firma del R. rea para su firma. De corresponder remite al CE

Firma Orden de Compra/ Contrato y remite al AAyC

Remite al SME Orden de Compra/Contrato para su registro en el sistema

Remite al Adjudicatario Orden de Compra/Contrato para su firma

Adjudicatario Recibe Orden de Compra/ Contrato

Ejecuta Garanta de Mantenimiento de Oferta. Archiva el Legajo y reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente oferente

NO

Firma la Orden

SI

Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX

FIN

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A.3. C OMPARACIN DE P RECIOS


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de obras, bienes, suministros, locaciones, alquileres y servicios de no consultora, a ser suministrados a la UCAR, empleando el mtodo de Comparacin de Precios, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamo y la normativa nacional referida a adquisiciones cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Adquisicin/Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Ejecucin de contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de contratos UCAR Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones Externos 1) Organismos Financiadores Internacionales

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2) 3) 4) 5) 6) 7) Coordinador Ejecutivo reas/Unidades de Staff Unidad Infraestructura Unidad Negocios y Servicios Sector Mesa de Entradas Unidad Asuntos Jurdicos 2) Oferentes 3) Proveedor

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La adquisicin debe estar prevista en el PAC de la UCAR. La adquisicin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR. Si la adquisicin se trata de productos grficos, stos deben formar parte del POA del rea de Planeamiento y Gestin Estratgica. Si la adquisicin se trata de una capacitacin, est debe formar parte del POA del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. los

2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) En caso de corresponder, se gestionarn las publicaciones en el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y en el Boletn Oficial. 4) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

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RESUMEN DE ACTIVIDADES
Las reas o Unidades de Staff solicitan una Adquisicin/Contratacin, detallando especificaciones tcnicas y la remiten al rea Adquisiciones y Contrataciones. All, las Unidades correspondientes analizan la Solicitud y verifican que se encuentre incluida en el POA, para luego confeccionar la Solicitud de Cotizacin o Modelo Carta de Invitacin. Si corresponde, el Responsable de AAyC enva al OFI la Solicitud de No Objecin a dichos documentos. Si no, se enva Carta de Invitacin a firmas de la Lista Corta. Los Oferentes presentan propuestas, y el rea de Adquisiciones y Contrataciones, sus unidades y la Unidad de Asuntos Jurdicos realizan la apertura pblica de las mismas, confeccionan el Cuadro Comparativo y lo remiten a quin solicit la Adquisicin. El rea/Unidad de Staff solicitante realiza la evaluacin tcnica de las ofertas, mientras que AAyC efecta la evaluacin econmica. Si corresponde, el Responsable de AAyC solicita al OFI la No Objecin. Si no, AAyC comunica resultados a oferentes, elabora Orden de Compra/Contrato para la firma de CE o R. AAyC (segn monto establecido en la disposicin de Delegacin d e firmas) y adjudicatario. Se enva copia de dicha documentacin a quien solicit la Adquisicin/Contratacin. Si corresponde, se realiza la publicacin de la adjudicacin en los medios pertinentes.

PROCEDIMIENTO
1. Coordinador Ejecutivo/reas/Unidades de Staff: a. Confecciona la Solicitud de Adquisicin/Contratacin, detallando las especificaciones tcnicas y genera en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C). Con esta registracin, se genera la imputacin preventiva en UEPEX. Remite la Solicitud de Adquisicin/Contratacin y la carga en UEPEX al rea de Adquisiciones y Contrataciones.

b.

Nota: En caso de tratarse de productos grficos tales como folletos, banners, cartelera, fotografa, que requieran impresin, las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems, las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones. En caso de tratarse de capacitaciones en las cuales se requiera contratacin de salones, catering, equipamiento tcnico, alojamiento, etc. las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Desarrollo Institucional, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems , las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisi ciones y Contrataciones.

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2.

AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/Contratacin est prevista en el PAC de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del PAC. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PAC, la firma y confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin. Confecciona la Solicitud de Cotizacin (SCOT) y/o el Modelo de Carta de Invitacin (MCI). Si corresponde, emite SNO a dichos documentos. Si no, Emite la Solicitud de Cotizacin (SCOT) y/o Modelo de Carta de Invitacin (MCI) a las firmas de la Lista Corta (contina en act ividad n7).

b.

3.

Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: En caso de corresponder, el Responsable de AAyC emite la Solicitud de No Objecin (SNO) del OFI a dichos documentos. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO al OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. Organismo Financiador Internacional: Analiza y otorga No Objecin o comentarios a Solicitud de Cotizacin (SCOT), Lista Corta de Oferentes y Modelo de Carta de Invitacin (MCI). Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite a AAyC. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: Analiza respuesta a SNO. Si el OFI realiza observaciones, se revisan y en caso de corresponder se solicitan aclaraciones a quien demand la Adquisicin/Contratacin (Retorna a actividad n1). Sector Mesa de Entradas: Enva Carta de Invitacin a la Lista Corta de Oferentes, recibe constancia de recepcin y la remite a AAyC para incorporacin a Legajo. Oferente: Recibe Carta de Invitacin. De considerarlo, presenta Sol icitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 17 b.

4. 5.

6. 7.

8.

9.

10. Sector Mesa de Entradas: Recepciona Solicitud de Aclaraciones y remite a AAyC. 11. AAyC/Unidad de Infraestructura/Unidad de Negocios y Servicios: Segn corresponda, elabora Circular. De ser necesario, se dar intervencin a Unidad Asuntos Jurdicos y, si se tratara de aspectos tcnicos, tambin a quien solicit la adquisicin, Si corresponde, emite SNO a Circular, solicitando la No Objecin al OFI. Si no, contina en actividad n 1 6 b.

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12. Responsable Adquisiciones y Contrataciones: Firma SNO a Circular. 13. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO a OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 14. Organismo Financiador Internacional: Analiza respuestas y emite No Objecin o comentarios a Circular. 15. Sector Mesa de Entradas: Recibe SNO o comentarios y remite a AAyC. 16. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin. Si el OFI efecta comentarios, se revisan las respuestas (retorna a la Actividad N 11). b. Emite la Circular y remite la misma a los Oferentes. 17. Oferente: a. Recibe Circular de respuesta a Solicitud de Aclaraciones. b. Presenta ofertas. 18. Sector Mesa de Entradas: Recibe ofertas y remite a AAyC. 19. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios y UAJ: a. En caso de corresponder, realiza apertura pblica de ofertas. Se archivan en Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C) y se registra el hito en el sistema respectivo. Si corresponde, se remite copia del Acta al OFI. b. Elabora el Cuadro Comparativo y, segn corresponda, lo remite junto con las ofertas al rea/Unidad de Staff solicitante. 20. Coordinador Ejecutivo/reas/Unidades de Staff: Realiza la evaluacin tcnica de las ofertas presentadas, -dando intervencin a la Unidad de Tecnologa Informtica si fuera necesario-; presta conformidad al Cuadro Comparativo y remite el informe al AAyC. 21. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: Confecciona la evaluacin econmica de las ofertas. 22. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Si corresponde, solicita al OFI la No Objecin a la Evaluacin Tcnica y Evaluacin Econmica de las ofertas. Si no, contina en actividad n 26 b. 23. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO al OFI, recibe constancia de recepcin y la remite a AAyC para el archivo en Legajo. 24. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios a la Solicitud de No Objecin. 25. Sector Mesa de Entradas: Recepciona respuesta a SNO y remite AAyC.

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26. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicio s: a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin. Si el OFI efectu comentarios, vuelve a rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico (regresa a actividad n 19) o incorpora las observaciones del OFI. b. Elabora la Notificacin de resultados a Oferentes y las remite mediante correo electrnico. c. Confecciona la Orden de Compra/Contrato (OC/C) por duplicado, especificando las penalidades correspondientes. 27. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Orden de Compra/Contrato (OC/C) (por duplicado). 28. rea Adquisiciones y Contrataciones: Enva Orden de Compra/Contrato (OC/C) para la firma de Adjudicatario. 29. Adjudicatario/Proveedor: Recibe y firma Orden de Compra/Contrato (OC/C). 30. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Si recibe Orden de Compra/Contrato (OC/C) firmada, genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. Si el adjudicatario no firma la Orden de Compra/Contrato, implica rechazo de la adjudicacin, se aplica la penalidad correspondiente . Se archiva en Legajo de Contratacin. Se actualizan los registros en los sistemas correspondientes. Se reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente Ofere nte de acuerdo al orden que figura en el Cuadro Comparativo de Evaluacin (retorna a la actividad n 26 b) b. Si corresponde, remite copia al OFI y archiva el original. c. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago al rea/Unidad de Staff, a Patrimonio, si es un bien inventariable, y al Sector Cuentas a Pagar. d. Si corresponde, publica la adjudicacin del Contrato en los medios pertinentes.

Indicaciones En caso de Adquisiciones/Contrataciones de bienes y/o servicios informticos, la Unidad de Tecnologa Informtica brindar asesoramiento sobre las especificaciones tcnicas.

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Dicha Unidad, tendr solo incumbencia en los casos de compras de bienes de hardware, de software informtico comercial y de servicios vinculados a la infraestructura informtica y de comunicaciones.

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Procedimiento de Comparacin de Precios


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

Confecciona y genera en UEPEX la SA/C y remite al AAyC. Si corresponde remite DL a UAS.

AAyC/UI/UNyS Verifica que la SA/C est prevista en el PAC de la UCAR

NO

Est prevista

AAyC/UI/UNyS Confecciona SCOT y/o CMI OFI Analiza SCOT, Lista Corta de Oferentes y CMI y emite No Objecin o comentarios

NO

Emite SNO al OFI

SI

NO

Hay Comentarios SI AAyC/UI/UNyS Realiza correcciones o solicita aclaraciones a quien demand SA/C

AAyC/UI/UNyS Remite SCOT y/o MCI a las firmas de la lista corta

Oferente Recibe Carta de Invitacin

AAyC/UI/UNyS Elabora Circular. SI corresponde remite a UAJ.

SI

Solicita Aclaraciones NO Continua en presentacin de ofertas

NO

Emite SNO al OFI

SI

AAyC/UI/UNyS Analiza repuesta a la SNO

OFI Analiza la Circular y emite No Objecin o comentarios

SI Revisa las respuestas

Hay comentarios NO Oferente Recibe Circular de respuesta a Solicitud de Aclaraciones

AAyC/UI/UNyS Emite Circular y remite a los oferentes

Oferente Presenta Ofertas

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Procedimiento de Comparacin de Precios


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Coordinador Ejecutivo Unidad Asuntos Jurdicos Actores Externos

AAyC/UI/UNyS De corresponder realiza apertura pblica de ofertas, Archiva LA/C y remite copia al OFI

De corresponder realiza apertura pblica de ofertas

AAyC/UI/UNyS Elabora Cuadro Comparativo y remite junto con las ofertas a quien demand SA/C

Realiza evaluacin tcnica. Presta conformidad al Cuadro Comparativo y remite al AAyC

AAyC/UI/UNyS Confecciona Evaluacin Econmica de Ofertas

NO

Emite SNO al OFI

SI

OFI Analiza doc. y emite No Objecin o comentarios

AAyC/UI/UNyS Analiza repuesta a la SNO

SI Remite a quien demando SA/C

Hay comentarios NO

AAyC/UI/UNyS Elabora Comunicacin y remite al Oferente. Confecciona OC/C, eleva a firma del R. rea o remite a CE para su firma

Firma OC/C

Remite OC/C al SME para su registro en el Sistema. Remite OC/C al Adjudicatario

Adjudicatario Recibe OC/C

Aplica la penalidad correspondiente y reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente oferente.

NO

Firma OC/C

SI Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX

FIN

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A.4. C ONTRATACIN D IRECTA


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de obras, bienes, suministros, locaciones, alquileres y servicios de no consultora, para la UCAR, empleando el mtodo de Contratacin Directa, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamo y la normativa nacional referida a adquisiciones cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Adquisicin/Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones 2) 3) 4) 5) reas/Unidades de Staff Sector Mesa de Entradas Unidad Infraestructura Unidad Negocios y Servicios Externos 1) Organismos financiadores Internacionales. 2) Oferentes 3) Proveedor

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La adquisicin debe estar prevista en el PAC de la UCAR. La adquisicin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR. Si la adquisicin se trata de productos grficos, stos deben formar parte del POA del rea Planeamiento y Gestin Estratgica. Si la adquisicin se trata de una capacitacin, est debe formar parte del POA del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, Contratos/rdenes de Compra y los hitos de contratacin. los

2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 4) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

RESUMEN DE ACTIVIDADES
Las reas o Unidades de Staff solicitan una Adquisicin/Contratacin, -en el marco de sus respectivas actividades-; detallando especificaciones tcnicas y la justificacin de la necesidad de la misma. Remiten al rea Adquisiciones y Contrataciones. All las Unidades correspondientes analizan la Solicitud y verifican que se encuentre incluida en el POA. Si corresponde, enva son al OFI, si no, confecciona Orden de Compra/Contrato y la remite a la firma del CE o Responsable de AAyC, segn corresponda en la disposicin de Delegacin de Firmas .

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AAyC remite la Orden de Compra/Contrato firmado se a quien solicit la adquisicin y si corresponde, realiza la publicacin de la Adquisicin/Contrat acin en los medios pertinentes.

PROCEDIMIENTO
1. Coordinador Ejecutivo/reas/Unidades de Staff: a. Confecciona la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C), detallando las especificaciones tcnicas, la justificacin de la necesidad de la misma, y solicita la factura pro-forma al proveedor. Genera y carga en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin. Con esta registracin, se genera la imputacin preventiva en UEPEX.

b.

Nota: En caso de tratarse de productos grficos tales como folletos, banners, cartelera, fotografa, que requieran impresin, las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems, las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contratac iones. En caso de tratarse de capacitaciones en las cuales se requiera contratacin de salones, catering, equipamiento tcnico, alojamiento, etc. las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Desarrollo Institucional, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems , las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones.

2. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/Contratacin est prevista en el PAC de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del PAC. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PA C, la firma y confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C). En caso de corresponder, emite la Solicitud de No Objeci n (SNO) de Compra Directa al OFI. Si no, contina en actividad n 7 b. 3. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la SNO a Compra Directa. 4. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO al OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 5. Organismo Financiador Internacional: Analiza y otorga No Objecin o comentarios a Compra Directa. 6. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite a AAyC.

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7. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a SNO. Si el OFI realiza observaciones, se solicitan aclaraciones a quien demand la Adquisicin/Contratacin ( retorna a actividad n 1) o bien se incorporan las observaciones. Confecciona la Orden de Compra/Contrato, penalidades correspondientes. especificando las

b.

8. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma Orden de Compra/Contrato (OC/C) (por duplicado). 9. rea Adquisiciones y Contrataciones: Cita a Adjudicatario a la Firma de Orden de Compra/Contrato. 10. Adjudicatario/Proveedor: Firma de Orden de Compra/Contrato. 11. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. Si corresponde, remite copia de Orden de Compra/Contrato firmada al OFI para su conocimiento y registro. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de Pago al Coordinador Ejecutivo/rea/Unidad de Staff, a Patrimonio, si es bien inventariable, y al Sector de Cuentas a Pagar. Si corresponde, publica adjudicaciones en los medios pertinentes.

b. c.

d.

Indicaciones: En caso de Adquisiciones/Contrataciones de bienes y/o servicios informticos, la Unidad Tecnologa informtica brindar asesoramiento sobre las especificaciones tcnicas. Dicha Unidad, tendr solo incumbencia en los casos de compras de bienes de hardware, de software informtico comercial y de servicios vinculados a la infraestructura informtica y de comunicaciones.

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Procedimiento de Contratacin Directa
Coordinador Ejecutivorea/ Unidad de Staff
Confecciona y genera en UEPEX la SA/C y remite al AAyC. Si corresponde remite a UAS

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rea Adquisiciones y Contrataciones

Coordinador Ejecutivo

Actores Externos

AAyC/UI/UNyS Verifica que la SA/C est prevista en el PAC de la UCAR

NO

Est prevista SI AAyC/UI/UNyS Confecciona LA/C

NO

Emite SNO al OFI SI

R. rea Firma la SNO a Compra Directa y remite al OFI

OFI Analiza la SNO a Compra Directa y emite No Objecin o comentarios

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI a la SNO

SI Remite a quien emiti SA/C

Hay comentarios

NO

AAyC/UI/UNyS Confecciona OC/C Confecciona OC/C, eleva a firma del R. rea o remite a CE para su firma

Firma OC/C

Remite OC/C al SME para su registro en el Sistema. Cita al Adjudicatario para que firme OC/C

Adjudicatario Recibe y firma OC/C

De corresponder remite copia del OC/C al S. Patrimonio y al OFI

Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX

FIN

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A.5. C ONTRATACIN S IMPLIFICADO


OBJETIVO

D IRECTA

POR

T RMITE

Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de compraventa, suministros, servicios, locaciones, consultoras, alquileres con opcin a compra, permutas, concesiones del uso de los bienes del dominio pblico y privado del Estado Nacional, a ser suministrados a la UCAR, empleando el mtodo de Contratacin Directa por Trmite Simplificado, de acuerdo a la legislacin nacional y las normas que se dicten en consecuencia, y las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamos.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Adquisicin/Contratacin hasta el perfeccionamiento del Contrato/Orden de compra.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR. Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) rea Adquisiciones y Contrataciones reas/Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo Unidad Infra estructura Unidad Negocios y Servicios Sector Mesa de Entradas Unidad Asuntos Jurdicos Comit de Recepcin. Unidad Ambiental y Social Externos 1) Organismos financiadores 2) Oferentes 3) Proveedor

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS La adquisicin debe estar prevista en el Plan de Adquisiciones de la UCAR. La adquisicin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR. Si la adquisicin se trata de productos grficos, stos deben formar parte del POA del rea Planeamiento y Gestin Estratgica. Si la adquisicin se trata de una capacitacin, est debe formar parte del POA del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS

1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, los Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. 2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC). En lneas generales se d ebern emplear los mecanismos que establezcan la normativa nacional y las normas que se dicten en consecuencia y los Convenios o Contratos de Prstamo de cada operacin. 4) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin.

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5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

PROCEDIMIENTO
1. Coordinador Ejecutivo/Responsable de rea/Unidad de Staff: a. Confecciona la Solicitud de Adquisicin/Contratacin detallando : Cantidades y caractersticas de los bienes y servicios, con su nmero de catlogo (Rubro-Subrubro-Cdigo) del Sistema de Identificacin de Bienes y Servicios de Utilizacin Comn. Si los elementos son nuevos, usados o reacondicionados o reciclados. Las tolerancias aceptadas. Calidad exigida, normas de calidad y criterios de sustentabilidad. -Prioridad y justificacin de la necesidad del requerimiento. -Fundamentacin de la utilizacin de procedimientos restrinjan la concurrencia de los oferentes. Costo estimado (adjuntar presupuesto) Cualquier antecedente de inters. Lista corta de firmas a invitar (direccin, telfono, correo electrnico, constancia de inscripcin SIPRO y AFIP). Nombre, apellido y DNI de los integrantes y suplentes del Comit de Recepcin. que

b. Genera en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin. Con esta registracin, se genera la imputacin preventiva en UEPEX. c. Remite la Solicitud de Adquisicin/Contratacin y la carga en UEPEX al rea de Adquisiciones y Contrataciones. Nota: En caso de tratarse de productos grficos tales como folletos, banners, cartelera, fotografa, que requieran impresin, las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems, las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones.

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En caso de tratarse de capacitaciones en las cuales se requiera contratacin de salones, catering, equipamiento tcnico, alojamiento, etc. las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Desarrollo Institucional, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems , las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones.

2. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: a. Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/Contratacin est prevista en el PAC de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del PAC. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PAC, la firma y confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin. Confecciona el Pliego de Bases y Condiciones Particulares.

b.

3. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa el Pliego de Bases y Condiciones Particulares. 4. Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora la disposicin de integracin del Comit de Recepcin y la remite a AAyC. 5. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Iniciala la Disposicin y remite al CE o autoridad competente segn la Disposicin sobre Delegacin de firmas-, para su firma. 6. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma Disposicin de integracin de Comit de Recepcin y la retorna a Asuntos Jurdicos. 7. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite copia de la Disposicin firmada a AAyC. 8. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Realiza la publicacin del Pliego de Bases y Condiciones Particulares en la Oficina Nacional de Contrataciones. Confecciona las Solicitudes de Presupuesto, las remite al Responsable del AAyC para la firma y/o las remite a Oferentes mediante correo electrnico.

9. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma las solicitudes de presupuesto. 10. Sector Mesa de Entradas: Enva las solicitudes de presupuesto y remite al AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 11. Oferente: Recibe Solicitudes de presupuesto. De considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 17 b.

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12. Sector Mesa de Entradas: Recepciona Solicitud de Aclaraciones y remite al AAyC. 13. AAyC/Unidad de Negocios y Servicios o Unidad Infraestructura: Segn corresponda, elabora respuesta a Solicitud de Aclaraciones emitiendo una Circular. De ser necesario, se dar intervencin a UAJ y, si se tratara de aspectos tcnicos, a quien solicit la adquisicin. 14. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa y firma Circular si se trata de una Circular Aclaratoria. Si es una Circular Modificatoria, la revisa y la remite para la firma a la autoridad competente (de acuerd o a la Disposicin sobre Delegacin de Firmas). 15. AAyC/Unidad de Negocios y Servicios o Unidad Infraestructura: Realiza la publicacin de la Circular en la Oficina Nacional de Contrataciones y enva al Sector Mesa de Entradas para remitirla a los oferentes q ue presentaron ofertas y/o descargaron el Pliego de Bases y Condiciones Particulares o las remite mediante correo electrnico. 16. Sector Mesa de Entradas: Enva circulares y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 17. Oferentes: a. b. Reciben Circular con respuestas a Solicitud de Aclaracin. Presentan ofertas.

18. Sector Mesa de Entradas: Recibe ofertas y remite al AAyC. 19. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: a. Realiza apertura de ofertas. Las ofertas se archivan en Legajo de Adquisicin/Contratacin. El Acta de Apertura se publica en la Oficina Nacional de Contrataciones y el original se archiva en el Legajo. Revisa la documentacin presentada por los oferentes. Si corresponde, confecciona nota de solicitud de documentacin faltante, la remite al Responsable del AAyC para la firma y/o las remite a los Oferentes mediante correo electrnico. Si no, contina en actividad n 24 b.

b.

20. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma nota de Solicitud de Documentacin faltante a los oferentes. 21. Sector Mesa de Entradas: Enva nota y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 22. Oferentes: Presentan documentacin faltante. 23. Sector Mesa de Entradas: Remite documentacin presentada por el o los oferentes al AAyC.

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24. .rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Recibe documentacin faltante. Remite copia de las ofertas y realiza y remite el Cuadro Comparativo de Evaluacin al Coordinador Ejecutivo/rea/Unidad de Staff/Responsable Tcnico para su anlisis.

25. Responsable de rea/Unidad de Staff: Analiza las ofertas presentadas y Cuadro Comparativo y confecciona el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin y remite el informe a AAyC. 26. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin y emite recomendacin sobre la resolucin a adoptar para concluir con el procedimiento. 27. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona el Acto Administrativo que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin. 28. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma el Acto Administrativo que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin y lo remite a la UAJ. 29. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite el Acto de Administrativo firmado al AAyC. 30. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona notas de Comunicacin de adjudicacin a los oferentes, las remite al Responsable de AAyC para su firma y/o las enva a los Oferentes por correo electrnico. 31. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa y firma las notas de Comunicacin de adjudicacin a los Oferentes. 32. Sector Mesa de Entradas: Enva nota y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 33. Oferentes: Reciben Nota de Comunicacin de adjudicacin y, de considerarlo, presentan impugnaciones a la Adjudicacin. Si no, el proceso contina en Actividad N 40. 34. Sector Mesa de Entradas: Remite impugnaciones a AAyC. 35. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite los antecedentes y la impugnacin a la Unidad de Asuntos Jurdicos. 36. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona Dictamen y lo remite al AAyC. 37. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Confecciona notas comunicando Dictamen y las remite al Responsable de AAyC para su firma y/o las enva a Oferentes por correo electrnico. Realiza la publicacin de las impugnaciones y Dictamen en la Ofici na Nacional de Contrataciones.

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38. Responsable rea Adquisiciones comunicacin de Dictamen.

Contrataciones:

Firma

notas

de

39. Sector Mesa de Entradas: Enva notas y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 40. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. Confecciona la Orden de Compra o Contrato y nota de citacin para el oferente adjudicado a firmar el Contrato.

b.

41. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa y firma la Orden de Compra o Contrato y nota de citacin para la firma del Contrato y remite a Sector Mesa de Entradas para su envo. 42. Sector Mesa de Entradas: Enva Orden de Compra al proveedor adjudicado y remite constancia de recepcin para el archivo en el Legajo del AAyC. 43. Oferente Adjudicado: Firma Contrato. 44. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Realiza la publicacin de la Orden de Compra u Contrato en la Oficina Nacional de Contrataciones. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago al Coordinador Ejecutivo/Responsable de rea/Unidad de Staff, a Patrimonio si es bien inventariable y al Sector Cuentas a Pagar.

Indicaciones: En caso de Adquisiciones/Contrataciones de bienes y/o servicios informticos, la Unidad Tecnologa informtica brindar asesoramiento sobre las especificaciones tcnicas previo a la elaboracin del Documento de Adquisicin/Contratacin e integrar el Comit Evaluador. De acuerdo a lo estipulado en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares el Comit de Recepcin se expedir sobre el cumplimiento o no de la contratacin y emitir un Informe al respecto.

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Procedimiento de Contratacin Directa por Trmite Simplificado
Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff
Confecciona la Solicitud de Adquisicin/ Contratacin

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rea Adquisiciones y Contrataciones

Unidad Asuntos Jurdicos

Coordinador Ejecutivo

Oferente

Genera en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/ Contratacin UI/UNyS Recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/ Contratacin

Remite la Solicitud de Adquisicin/ Contratacin y la carga en UEPEX al AAyC

NO

Esta prevista en el PAC SI

UI/UNyS Firma la Solicitud y confecciona el Legajo de Adquisicin/ Contratacin

UI/UNyS Si corresponde, remite documentacin a la Unidad Social y Ambiental

UI/UNyS Confecciona el Pliego de Bases y Condiciones Particulares R. AAyC Revisa el Pliego de Bases y Condiciones Particulares. Elabora la disposicin de integracin del Comit de Recepcin y la remite a AAyC CE/Autoridad competente: Firma Disposicin de integracin de Comit de Recepcin y la retorna a Asuntos Jurdicos

R. AAyC Iniciala la Disposicin y remite al CE o autoridad competente para su firma

Remite copia de la Disposicin firmada a AAyC

Realiza la publicacin del Pliego de Bases y Condiciones Particulares en la Oficina Nacional de Contrataciones

Confecciona las Solicitudes de Presupuesto. Firma R. rea y remite a Oferente

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Procedimiento de Contratacin Directa por Trmite Simplificado


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Oferente

Recibe Solicitudes de presupuesto

SI

presenta Solicitud de Aclaraciones

UI/UNyS Elabora respuesta y emite Circular. Si son aspectos tcnicos, da intervencin a UAJ

NO

UI/UNyS Revisa y firma Circular si se trata de una Circular Aclaratoria. De ser una Circular Modificatoria, la remite a la firma de autoridad competente UI/UNyS Realiza la publicacin de la Circular en la Oficina Nacional de Contrataciones y remite a los oferentes que corresponda

Recibe Circular con Aclaraciones y presenta ofertas

UI/UNyS Realiza apertura de ofertas. El Acta de Apertura se publica en la Oficina Nacional de Contrataciones. Archiva ofertas y Acta en LA/C

SI

Solicita doc. faltante

NO

Confecciona nota de solicitud de doc. faltante

Contina en envo de ofertas al solicitante

R. AAyC Firma nota de Solicitud de Documentacin faltante y remite a oferentes

Presentan documentacin faltante

Recibe doc. faltante.

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Procedimiento de Contratacin Directa por Trmite Simplificado


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Oferente

Remite copia de las ofertas y realiza y remite el Cuadro Comparativo de Evaluacin al Solicitante

Analiza las ofertas y confecciona el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin

R. AAyC: Analiza el Informe y emite recomendacin sobre la resolucin a adoptar

Confecciona el Acto Administrativo que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin

CE /Autoridad Firma el Acto y lo remite a la UAJ

Remite el Acto de Administrativo firmado al AAyC

R.AAyC Revisa y firma las notas de Comunicacin de adjudicacin a los Oferentes

Reciben Nota de Comunicacin de adjudicacin

SI

Presenta impugnacin

Remite los antecedentes y la impugnacin a UAJ

Confecciona Dictamen y lo remite al AAyC

NO

Confecciona notas comunicando Dictamen y las remite al R. de AAyC

Publica las impugnaciones y Dictamen en la Oficina Nacional de Contrataciones

R. AAyC Firma notas de comunicacin de Dictamen y remite a Oferente

Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX

Confecciona la Orden de Compra o Contrato y nota de citacin para el oferente adjudicatario

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Procedimiento de Contratacin Directa por Trmite Simplificado


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Oferente

R. AAyC Revisa y firma la Orden de Compra o Contrato y nota de citacin para la firma del Contrato y remite al oferente

Oferente Adjudicado Firma Contrato

Realiza la publicacin de la Orden de Compra u Contrato en la Oficina Nacional de Contrataciones

Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago al Solicitante, a Patrimonio si es bien inventariable y al Sector Cuentas a Pagar

FIN

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A.6. C ONTRATACIN A BREVIADA


OBJETIVO

D IRECTA

POR

C OMPULSA

Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de compraventa, suministros, servicios, locaciones, consultoras, alquileres con opcin a compra, permutas, concesiones del uso de los bienes del dominio pblico y privado del Estado Nacional, a ser suministrados a la UCAR, empleando el mtodo de Contratacin Directa por Compulsa Abreviada de acuerdo a la legislacin nacional y las normas que se dicten en consecuencia, y las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamos.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Adquisicin/Contratacin hasta el perfeccionamiento del Contrato/Orden de compra.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES: Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES: Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR Procedimiento Bsico de Pagos. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones 2) reas/Unidades de Staff 3) Coordinador Ejecutivo 4) Unidad Infraestructura 5) Unidad Negocios y Servicios 6) Sector Mesa de Entradas 7) Unidad Asuntos Jurdicos 8) Comit de Evaluacin 9) Comit de Recepcin Externos 1) Organismos Financiadores 2) Oferentes 3) Proveedor 4) 5)

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La adquisicin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR. La adquisicin debe estar prevista en el Plan de Adquisiciones de la UCAR. Si la adquisicin se trata de productos grficos, stos deben forma r parte del POA del rea Planeamiento y Gestin Estratgica. Si la adquisicin se trata de una capacitacin, est debe formar parte del POA del rea de Desarrollo Institucional.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, los Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. 2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) cuando corresponda. En lneas generales se debern emplear los mecanismos que establezcan la normativa nacional y las normas que se dicten en consecuencia y los Convenios o Contratos de Prstamo de cada operacin. 4) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los

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distintos documentos Adquisicin/Contratacin. que acompaan las

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Solicitudes de

6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

PROCEDIMIENTO
1. Coordinador Ejecutivo/Responsable de rea/Unidad de Staff: a. Confecciona la Solicitud de Adquisicin/Contratacin detallando: Cantidades y caractersticas de los bienes y servicios, con su nmero de catlogo (Rubro-Subrubro-Cdigo) del Sistema de Identificacin de Bienes y Servicios de Utilizacin Comn. Si los elementos son nuevos, usados o reacondicionados o reciclados. Las tolerancias aceptadas. Calidad exigida, normas de calidad y criterios de sustentabilidad . Prioridad y justificacin de la necesidad del requerimiento. Fundamentacin de la utilizacin de procedimientos restrinjan la concurrencia de los oferentes. Costo estimado (adjuntar presupuesto). Cualquier antecedente de inters. Lista corta de firmas a invitar (direccin, telfono, correo electrnico, constancia de inscripcin SIPRO y AFIP). Nombre, apellido y DNI de los integrantes y suplentes del Comit de Recepcin y del Comit de Evaluacin. b. Genera en UEPEX la Solicitud de Adquisicin/Contratacin . c. Remite la Solicitud de Adquisicin/Contratacin Adquisiciones y Contrataciones y la carga en UEPEX. al rea de que

Nota: En caso de tratarse de productos grficos tales como folletos, banners, cartelera, fotografa, que requieran impresin, las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Planeamiento y Gestin Estratgica, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems, las especificaciones tcnicas necesarias al rea Adquisiciones y Contrataciones. En caso de tratarse de capacitaciones en las cuales se requiera contratacin de salones, catering, equipamiento tcnico, alojamiento, etc. las Solicitudes debern ser enviadas al rea de Desarrollo Institucional, que ser la encargada de confeccionar y enviar adems , las

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especificaciones Contrataciones. tcnicas necesarias al rea

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Adquisiciones y

2. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: a. Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Adquisicin/Contratacin est prevista en el PAC de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del PAC. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PAC, la firma y confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin. Confecciona el Pliego de Bases y Condiciones Particulares.

b.

3. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa el Pliego de Bases y Condiciones Particulares y remite las actuaciones a la Unidad Asuntos Jurdicos. 4. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona el Acto Administrativo que autoriza la convocatoria y la eleccin del procedimiento de seleccin, constituye el Comit de Evaluacin y el Comit de Recepcin. 5. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma el Acto Administrativo que autoriza la convocatoria y la eleccin del procedimiento de seleccin, constituye el Comit de Evaluacin y el Comit de Recepcin y lo remite a la UAJ. 6. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite el Acto de Administrativo firmado al AAyC. 7. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: a. b. Realiza la publicacin del Pliego de Bases y Condicione s Particulares en la Oficina Nacional de Contrataciones. Confecciona las Solicitudes de presupuesto y las remite al Responsable del AAyC para la firma y/o las enva a los Oferentes mediante correo electrnico.

8. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma las Solicitudes de presupuesto y las remite a Sector Mesa de Entradas. 9. Sector Mesa de Entradas: Enva las solicitudes de presupuesto y remite al AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 10. Oferente: Recibe Solicitud de presupuesto, y de considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 16 b. 11. Sector Mesa de Entradas: Recepciona Solicitud de Aclaraciones y remite al AAyC. 12. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: Segn corresponda, elabora respuesta a Solicitud de Aclaraciones emitiendo una Circular. De ser necesario, se dar intervencin a UAJ y, si se tratara de aspectos tcnicos, a quien solicit la adquisicin.

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13. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa y firma Circular si se trata de una Circular Aclaratoria. Si es una Circular Modificatoria, la revisa y la remite para la firma a la autoridad competente (segn Disposicin sobre Delegacin de firmas). 14. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: Realiza la publicacin de la Circular en la Oficina Nacional de Contrataciones y la enva al Sector Mesa de Entradas para remitirla a los Oferentes que presentaron ofertas y/o descargaron el Pliego de Bases y Condiciones Particulares o las remite mediante correo electrnico. 15. Sector Mesa de Entradas: Enva circulares y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 16. Oferentes: a. b. Reciben Circular con respuestas a Solicitud de Aclaracin. Presentan ofertas.

17. Sector Mesa de Entradas: Recibe ofertas y remite al AAyC. 18. AAyC/Unidad Infraestructura o Unidad Negocios y Servicios: a. Realiza apertura pblica de ofertas. Las ofertas se archivan en Legajo de Adquisicin/Contratacin. El Acta de apertura original se archiva en el Legajo y se publica en la Oficina Nacional de Contrataciones. Revisa la documentacin presentada por los Oferentes, y si corresponde, confecciona nota de Solicitud de documentacin faltante, respecto de la Inscripcin en el Sistema de Proveedores del Estado (SIPRO) y la remite al Responsable del AAyC para la firma y/o la enva a los Oferentes mediante correo electrnico. Si la documentacin est completa, contina en actividad N 2 3.

b.

19. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma Nota de Solicitud de documentacin faltante. 20. Sector Mesa de Entradas: Enva nota y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 21. Oferentes: Presentan documentacin faltante. 22. Sector Mesa de Entradas: Remite documentacin presentada por el o los oferentes al AAyC. 23. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona el Cuadro Comparativo de los precios de las ofertas y remite las actuaciones al Comit de Evaluacin.

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24. Comit de Evaluacin: a. Realiza el examen de los aspectos formales, evala las calidades de los oferentes, evala la totalidad de las ofertas presentadas y recomienda la resolucin a adoptar para concluir el procedimiento. Remite el Dictamen de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin al rea de AAyC (continua en Actividad N 32) o, si corresponde, remite el Informe de la documentacin a solicitar.

b.

25. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona nota de Solicitud de documentacin y la remite al Responsable de AAyC para su firma y/o la enva a los Oferentes mediante correo electrnico. 26. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma nota de solicitud de documentacin y la remite a Mesa de Entradas. 27. Sector Mesa de Entradas: Enva nota y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 28. Oferentes: Presentan documentacin solicitada. 29. Sector Mesa de Entradas: Recibe la documentacin presentada por el o los oferentes al AAyC. 30. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe documentacin y la remite al Comit de Evaluacin. 31. Comit de Evaluacin: Realiza el Dictamen de Evaluacin y lo remite al AAyC. 32. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Realiza la publicacin del Dictamen del Evaluacin en la Oficina Nacional de Contrataciones. Confecciona las notificaciones del Dictamen de Evaluacin y las remite al Responsable de AAyC para la firma y/o las enva a los Oferentes mediante correo electrnico.

33. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma Notificacin del Dictamen de Evaluacin y remite a Mesa de Entradas 34. Sector Mesa de Entradas: Remite las notificaciones a los oferentes y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 35. Oferentes y no oferentes: Reciben notificacin con Dictamen de Evaluacin y de considerarlo, presentan impugnaciones al Dictamen. Si no, contina en Actividad N 37 b. 36. Sector Mesa de Entradas: Recepciona las Impugnaciones y las remite a AAyC.

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37. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Si se presentaron impugnaciones, se remiten a la Oficina Nacional de Contrataciones. Remite los antecedentes de las actuaciones a UAJ para confeccionar el Acto Administrativo de que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin. Si se hubiese presentado impugnaciones al Dictamen de Evaluacin se resuelven en el mismo acto administrativo.

38. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona el Acto Administrativo que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin. 39. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma el Acto Administrativo que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin y lo remite a la Unidad Asuntos Jurdicos. 40. Unidad Asuntos Jurdicos: Remite el Acto de Administrativo firmado al AAyC. 41. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Confecciona notas de comunicacin de adjudicacin a los oferentes, las remite al Responsable de AAyC para su firma y/o las enva mediante correo electrnico. Realiza la publicacin del Acto Administrativo en la Oficina Nacional de Contrataciones. Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente.

b. c.

42. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa y firma las notas de comunicacin de adjudicacin a los oferentes y las remite al Sector de Mesa de Entradas. 43. Sector Mesa de Entradas: Enva nota y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 44. Oferentes: Reciben Comunicacin de Adjudicacin, y, de considerarlo, presentan impugnaciones al Acto Administrativo de Adjudicacin. Si no, contina el proceso en actividad N 51. 45. Sector Mesa de Entradas: Remite las Impugnaciones al AAyC. 46. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite los antecedentes y las impugnaciones a la Unidad Asuntos Jurdicos. 47. Unidad Asuntos Jurdicos: Confecciona Dictamen y lo remite al AAyC.

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48. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Confecciona notas comunicando Dictamen y las remite al Responsable de AAyC para su firma y/o las enva a Oferentes mediante correo electrnico. Realiza la publicacin de la impugnacin y Dictamen en la Oficina Nacional de Contrataciones. de

b.

49. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma notas comunicacin de Dictamen y las remite a Sector Mesa de Entradas.

50. Sector Mesa de Entradas: Enva notas y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 51. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. Confecciona la Orden de Compra u Contrato y nota de citacin para el oferente adjudicado a firmar el Contrato.

b.

52. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa y firma la Orden de Compra u Contrato y nota de citacin para la firma del Contrato y remite Orden de Compra a Mesa de Entradas para su envo. 53. Sector Mesa de Entradas: Remite la Orden de Compra al proveedor adjudicado y remite constancia de recepcin para el archivo en el Legajo del AAyC. 54. Oferente Adjudicado: Firma Contrato. 55. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. b. Realiza la publicacin de la Orden de Compra u Contrato en la Oficina Nacional de Contrataciones. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago al Coordinador Ejecutivo/Responsable de rea/Unidad de Staff, a Patrimonio si es bien inventariable y al Sector Cuentas a Pagar.

Indicaciones: En caso de Adquisiciones/Contrataciones de bienes y/o servicios informticos, la Unidad Tecnologa informtica brindar asesoramiento sobre las especificaciones tcnicas previo a la elaboracin del Documento de Adquisicin/Contratacin e integrar el Comit Evaluador.

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De acuerdo a lo estipulado en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares el Comit de Recepcin se expedir sobre el cumplimiento o no de la contratacin y emitir un Informe al respecto.

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Procedimiento de Contratacin Directa por Compulsa Abreviada


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff
Confecciona y carga en UEPEX SA/C. Remite SA/C a AAyC

rea Adquisiciones y Contrataciones


UI/UNyS Recibe SA/C y analiza que este prevista en el PAC de la UCAR

Unidad Asuntos Jurdicos

Coordinador Ejecutivo/Comit de Evaluacin

Oferente

NO

Esta prevista en el PAC SI UI/UNyS Firma la Solicitud y confecciona el LA/C. De corresponder remite a UAS. Confecciona PB Y CP

R. AAyC Revisa PByCP y remite a UAJ

Confecciona el Acto Administrativo que autoriza la convocatoria y la eleccin del procedimiento de seleccin, constituye el CEV y COR

CE/Autoridad Competente Firma el Actor Administrativo y remite a AUJ

Remite Acto Administrativo firmado a AAyC

UI/UNyS Publica PByCP en la Oficina Nacional de Contrataciones

UI/UNyS Confecciona las Solicitudes de presupuesto y las remite al R. AAyC para la firma y/o las enva a los Oferentes. SI UI/UNyS Emite Circular de Respuesta. De ser necesario remite a UAJ

Recibe Solicitud de Presupuesto

Solicita aclaraciones NO Contina en presentacin de ofertas.

R. AAyC Revisa y firma Circular. De ser Circular Modificatoria remite a firma de autoridad competente. UI/UNyS Publica Circular en Oficina Nacional de Contrataciones y remite a Oferentes

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Procedimiento de Contratacin Directa por Compulsa Abreviada


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo/Comit de Evaluacin Oferente

Recibe Circular de Respuesta

Presenta Ofertas

UI/UNyS Realiza apertura pblica de ofertas y se archivan en LA/C. Publica Acta de apertura original en la Oficina Nacional de Contrataciones

NO

Emite SDF

SI Contina en envo de doc. a CEV R. rea Firma Solicitud de Documentacin Faltante y remite al Oferente Presenta documentacin faltante

Confecciona Cuadro Comparativo de los precios de las ofertas y remite las actuaciones al CEV

CEV Evala las ofertas presentadas.

Emite Informe de la Doc. a Solicitar

Emite Dictamen de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin

Confecciona Nota de Solicitud de Documentacin, remite a firma de R. rea y enva a Oferentes

Contina en presentacin de Dictamen de Evaluacin en la ONC

Recibe documentacin y remite al CEV

Presenta documentacin solicitada

Publica Dictamen de Evaluacin en la Oficina Nacional de Contrataciones

CEV Realiza el Dictamen de Evaluacin

Confecciona las notificaciones del Dictamen de Evaluacin, remite a firma de R. rea y enva a Oferentes

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Procedimiento de Contratacin Directa por Compulsa Abreviada


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo/Comit de Evaluacin Oferente

Reciben notificacin del Dictamen

Remite impugnaciones a la Oficina Nacional de Contrataciones

SI

Presenta impugnacin NO

Remite antecedentes de las Adjudicaciones a UAJ para confeccionar Acto Administrativo

Confecciona Acto Administrativo que aprueba el procedimiento de seleccin y adjudicacin.

Firma Acto Administrativo y remite a UAJ

Contina en remisin de antecedentes a UAJ

Confecciona notas de comunicacin de adjudicacin a los oferentes y remite a firma del R. rea. Realiza publicacin del Acto Administrativo en la Oficina Nacional de Contrataciones

Remite el Acto Administrativo firmado a AAyC

Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX Firma y remite notas de comunicacin de adjudicacin y remite a Oferentes

Recibe Comunicacin de Adjudicacin

Remite los antecedentes e impugnaciones a la UAJ

SI

Presenta impugnacin NO

Confecciona Dictamen y remite a AAyC

Contina en confeccin de Orden Compra u Contrato

Confecciona notas comunicando Dictamen, remite a firma del R. rea y enva a Oferentes

Publica la impugnacin y el Dictamen en la Oficina Nacional de Contrataciones

Genera y habilita pago en UEPEX

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Procedimiento de Contratacin Directa por Compulsa Abreviada


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo/Comit de Evaluacin Oferente

Confecciona Orden de Compra u Contrato y nota de citacin para el Oferente/Adjudicatario a firmar el Contrato

R. AAyC Firma Orden de Compra u Contrato y nota de citacin. Remite a Oferente/ Adjudicatario Realiza la publicacin de la Orden de Compra u Contrato en la Oficina Nacional de Contrataciones

Firma Contrato

Remite copia de Orden de Compra u Contrato al Solicitante, al SP si es un bs. inventariable y al SCaP

FIN

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B. CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORA UCAR

B.1. C ONTRATACIN DE F IRMAS C ONSULTORAS


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de Firmas Consultoras en el marco de las actividades de la UCAR como unidad ejecutora central de los programas y proyectos, empleando el mtodo de seleccin y contratacin de firmas consultoras, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores y las disposiciones sobre Consultoras contenidas en los Convenios y Contratos de Prstamos y normativa nacional, cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de la UCAR. Procedimiento de Preparacin del Plan Operativo Anual de la UCAR. Procedimiento de Replanificacin Contrataciones de la UCAR. del Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de la UCAR.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR Procedimiento de Modificacin de Contratos UCAR Procedimiento Bsico de Pagos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Adquisiciones y Contrataciones Externos 1) Organismos financiadores

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2) reas/Unidades de Staff 3) Coordinador Ejecutivo 4) Sector Mesa de Entradas 5) Unidad Asuntos Jurdicos 6) rea Planeamiento y Gestin Estratgica 2) Firmas Consultoras

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CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS La contratacin debe estar prevista en el PAC de la UCAR La contratacin debe estar prevista en el POA financiero de la UCAR.

DOCUMENTOS Y REGISTROS

1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, los Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. 2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones internacionales, en el caso de procesos de contratacin financiados por el BIRF, se emplear el si stema Client Connection del Banco Mundial. En el caso de procesos financiados por el BID se emplear Developement Bussiness. En lneas generales se debern emplear los mecanismos que establezcan las normativas de los Organismos Financiadores Internacionales y los Convenios y Contratos de Prstamo de cada operacin. 4) A los efectos de gestionar las publicaciones internacionales y nacionales, se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC), pginas web de la UCAR diarios de circulacin nacional y Boletn Oficial en caso de corresponder. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe alimentar los Legajos de Contratacin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 7) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

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PROCEDIMIENTO
1. Coordinador Ejecutivo/reas/Unidades de Staff: Confecciona la Solicitud de Contratacin, los Trminos de Referencia (TDR), Criterios de Evaluacin de las Manifestaciones de Inters (CEMI), Criterios de Evaluacin de las Propuestas Tcnicas y Financiera (CEPTyF), Presupuesto detallado y listado de firmas a invitar, si hubiera. Si se trata de estudios de carcter estratgico que pretendan otorgar direccionalidad a las actividades que desarrolla la UCAR como unidad organizativa, podr solicitar rea de Planeamiento y Gestin Estratgica su colaboracin en la confeccin de las especificaciones tcnicas. 2. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Segn corresponda, recibe y analiza si la Solicitud de Contratacin est prevista en el PAC de la UCAR. En caso de no cumplirse alguna de las condiciones previas, devuelve la Solicitud para que se acte conforme se indica en el Procedimiento de Replanificacin del P C. (retorna a actividad n1). Si la Solicitud est prevista en el PAC, confecciona el Legajo de Contratacin. b. Confecciona el Pedido de Propuestas y el Anuncio de Convocatoria a Expresiones de Inters, de acuerdo a las exigencias de cada OFI y en caso de corresponder, emite la Solicitud de No Objecin (SNO) del OFI a dichos documentos. Si no corresponde, contina en actividad n 7b. 3. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la SNO al Pedido de Propuestas y al Anuncio de Convocatoria a Expresiones de Inters (ACEI). 4. Sector Mesa de Entradas: Enva Solicitud de No Objecin al OFI y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 5. Organismo Financiador Internacional: Analiza y otorga No Objecin o comentarios al Pedido de Propuestas y al Anuncio de Convocatoria a Expresiones de Inters. 6. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite a AAyC. 7. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a SNO. Si el OFI realiza observaciones, se analizan y en caso de corresponder se solicitan aclaraciones a quien demand la Contratacin (retorna a actividad N1) o bien se incorporan las observaciones y confecciona y enva nuevamente la SNO. b. Solicita a la Unidad Asuntos Jurdicos (UAJ) que elabore la Disposicin de integracin del Comit Evaluador.

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8. Unidad Asuntos Jurdicos: Elabora la Disposicin de Integracin del Comit Evaluador y la remite a rea Adquisiciones y Contrataciones. 9. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Iniciala la Disposicin de Integracin del Comit Evaluador (CE) y remite al Coordinador Ejecutivo para su firma. 10. Coordinador Ejecutivo: Firma Disposicin de integracin de Comit Evaluador, y la remite a Unidad Asuntos Jurdicos. 11. Unidad Asuntos Jurdicos: Enva copia de la Disposicin firmada a rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). 12. rea Adquisiciones y Contrataciones: Realiza la publicacin del Aviso de Convocatoria a Expresiones de Inters en los medios pertinentes y confecciona las invitaciones a presentar Manifestaciones de Inters. 13. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma las invitaciones a presentar Manifestaciones de Inters. 14. Sector Mesa de Entradas: Enva las invitaciones y remite a AAyC la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 15. Firma Consultora: Presenta Manifestaciones de Inters. 16. Sector Mesa de Entradas: Recepciona Manifestaciones de Inters y las remite a rea Adquisiciones y Contrataciones. 17. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Realiza la apertura de las Manifestaciones corresponde, se remite copia del Acta al OFI. de Inters. Si

b. Remite las Manifestaciones de Inters al Comit Evaluador. 18. Comit Evaluador: Confecciona el Informe de Evaluacin Manifestaciones de Inters (IEMI) y Lista Corta, lo remite al AAyC. de

19. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona la Solicitud de No Objecin (SNO) al Informe de Evaluacin de Manifestaciones de In ters (IEMI) y Lista Corta. 20. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin al Informe de Evaluacin de Manifestaciones de Inters y Lista Corta. 21. Sector Mesa de Entradas: Enva Solicitud de No Objecin (SNO) al OFI y remite a rea Adquisiciones y Contrataciones la constancia de recepcin para el archivo en el Legajo. 22. Organismo Financiador Internacional: Analiza el Informe de Evaluacin de Manifestaciones de Inters y Lista Corta y emite No Objecin o comentarios.

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23. Sector Mesa de Entradas: Recibe Solicitud de No Objecin (SNO) o comentarios y remite a rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). 24. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin (SNO). Si el OFI efecta comentarios, se remiten los comentarios al Comit de Evaluacin. (Retorna a Actividad N 18). b. Confecciona los Pedidos de Propuestas Tcnicas y Financieras para ser remitidos a los integrantes de la Lista Corta. 25. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma pedidos de propuestas. 26. Sector Mesa de Entradas: Enva los Pedidos de Propuestas Tcnicas y Financieras a las Firmas Consultoras que conforman la Lista Corta y remite constancia de recepcin a AAyC para su archivo en Legajo. 27. Firma Consultora: Recibe Pedido de Propuestas y, de considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 3 6 b. 28. Sector Mesa de Entradas: Recibe Solicitud de Aclaraciones y la remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 29. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: La unidad correspondiente elabora Respuesta a Solicitud de Aclaraciones emitiendo una Circular. De ser necesario, se da intervencin a UAJ, y si se tratara de aspectos tcnicos, tambin a quien solicit la Contratacin. 30. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Emite Circular para el envo de Solicitud de No Objecin (SNO) al OFI. 31. Sector Mesa de Entradas: Enva Solicitud de No Objecin (SNO) al OFI y remite a rea Adquisiciones y Contrataciones la constancia de recepc in para archivo en Legajo. 32. Organismo Financiador Internacional: Recibe la Solicitud de No Objecin (SNO), analiza las respuestas y emite No Objecin a Circular de respuestas. 33. Sector Mesa de Entradas: Recibe la Solicitud de No Objecin (SNO) o comentarios y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 34. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin (SNO). Si el OFI efecta comentarios, se revisan las respuestas, incorpora modificaciones y enva nuevamente, si corresponde, la SNO. Remite Circular a las Firmas Consultoras. 35. Sector Mesa de Entradas: Enva Circular a Firmas Consultoras. 36. Firma Consultora: a. Recibe Circular con respuestas a Solicitud de Aclaracin.

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b. Presenta Propuestas Tcnicas y Financieras. 37. Sector Mesa de Entradas: Recibe propuestas y remite a rea Adquisiciones y Contrataciones. 38. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Convoca a la Unidad Asuntos Jurdicos. b. Realiza apertura pblica de sobre de Propuestas Tcnicas. Se archivan en Legajo de Contratacin y se registra en los sistemas que pertinentes. Si corresponde, se remite copia del Acta al OFI. c. Remite las Propuestas Tcnicas al Comit Evaluador. 39. Comit Evaluador: Evala las ofertas y confecciona el Informe de Evaluacin Tcnica, usando el modelo emitido por o acordado con el Organismo Financiador respectivo y remite informe a rea Adquisiciones y Contrataciones. 40. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona la Solicitud de No Objecin (SNO) al Informe de Evaluacin Tcnica. 41. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin al Informe de Evaluacin Tcnica. 42. Sector Mesa de entradas: Enva SNO, recibe constancia de recepcin y la remite a AAyC para el archivo en Legajo. 43. Organismo Financiador Internacional: Recibe Solicitud de No Objecin y emite No Objecin o comentarios al Informe de Evaluacin Tcnica. 44. Sector Mesa de Entradas: Recepciona respuesta a la Solicitud de No Objecin (SNO) y remite al rea Adquisiciones y Contrataciones. 45. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. Analiza respuesta a Solicitud de No Objecin. Si OFI efectu comentarios, vuelve a CEV (Retorna a la Actividad N39). b. Confecciona las comunicaciones de resultado de evaluacin de las Propuestas Tcnicas (PT) y citaciones para la apertura de las Propuestas Financieras (PF). 46. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma Citaciones y notificacin de resultados a Firmas Consultoras (F. Cons). 47. Sector Mesa de Entradas: Enva citaciones y notificacin de resultados a Firmas Consultoras (F. Cons) y remite constancia de recepcin a rea Adquisiciones Contrataciones (AAyC) para su archivo en Legajo. 48. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios: a. Convoca a la Unidad Asuntos Jurdicos.

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b. Realiza apertura de sobres de las Propuestas Financieras y confecciona Acta de Apertura. c. Remite las Propuestas Financieras al Comit Evaluador. 49. Comit Evaluador: Realiza la Evaluacin Combinada de Propuestas (ECP), genera el Informe de Evaluacin Combinada y Recomendacin de Adjudicacin (IECyRA) y lo remite a rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). 50. rea Adquisiciones y Contrataciones: Confecciona la Solicitud de No Objecin (SNO) al Informe de Evaluacin Combinada de Propuestas y Recomendacin de Adjudicacin (IECyRA) y remite al Organismo Financiador. 51. Sector Mesa de Entradas: Remite la solicitud de No Objecin al OFI y enva constancia de recepcin a rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC) para su archivo en el Legajo. 52. Organismo Financiador Internacional: Recibe Solicitud de No Objecin (SNO) y emite No Objecin o comentarios al Informe de Evaluacin Combinada y Recomendacin de Adjudicacin. 53. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a la Solicitud de No Objecin y remite rea Adquisiciones y Contrataciones. 54. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza Respuesta a Solicitud de No Objecin. Si OFI efectu comentarios, vuelve a CEV (retorna a la Actividad N 49). b. Confecciona las comunicaciones de resultado de la Evaluacin Combinada y cita a la Firma Consultora a la minuta de negociacin del contrato. 55. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma las notificaciones. 56. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin de resultados a Firmas Consultoras (F. Cons) (Preadjudicacin) y remite constancia de recepcin a AAyC para su archivo en el Legajo. 57. Firmas Consultoras: Recibe notificacin de resultados y de considerarlo, presenta protestas. Si no, contina en actividad n 69. 58. Sector Mesa de Entradas: Recibe protestas de las Firmas Consultoras y las remite a rea Adquisiciones y Contrataciones. 59. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza las protestas de las Firmas Consultoras (F. Cons) y si hay aspectos tcnicos, da intervencin a quien solicit la Adquisicin/Contratacin. Prepara la Respuesta a Protes tas y la enva en todos los casos a la Unidad de Asuntos Jurdicos.

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60. Unidad Asuntos Jurdicos: Emite Dictamen sobre protestas y lo remite a rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). 61. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe y analiza el Dictamen de la Unidad Asuntos Jurdicos. Si corresponde, elabora la notificacin del Dictamen para el OFI. Si no, contina en actividad N 66 b. 62. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite la notificacin del Dictamen al OFI. 63. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin y remite constancia de recepcin a AAyC para su archivo en el Legajo. 64. Organismo Financiador Internacional: notificacin o comentarios al mismo. Analiza Dictamen y emite la

65. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a notificacin y remite a rea Adquisiciones y Contrataciones. 66. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. Analiza respuesta a notificacin. Si OFI efecta comentarios, su respuesta vuelve a la Unidad Asuntos Jurdicos (UAJ) (Retorna a la Actividad N 60). b. Prepara la notificacin de respuesta a Protestas para Firmas Consultoras. 67. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma de Notificacin de Respuesta a Firmas Consultoras (F.Cons). 68. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin de Respuesta a Protestas a Firmas Consultoras (F.Cons) y remite constancias de recepcin a AAyC para su archivo en Legajo. 69. AAyC/rea/Unidad de Staff/Firmas Consultoras: Se lleva a cabo la Minuta de Negociacin del Contrato. 70. rea de Adquisiciones y Contrataciones: Si corresponde, emite Solicitud de No Objecin (SNO) a Acta de Negociaciones, borrador de Contrato. 71. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin al Acta de Negociaciones, y borrador de Contrato . 72. Sector Mesa de Entradas: Enva Solicitud de No Objecin (SNO) al OFI, y remite constancia de recepcin a rea Adquisiciones y Contrataciones para su incorporacin a Legajo. 73. Organismo Financiador Internacional: Recibe Solicitud de No Objecin (SNO) y emite No Objecin o comentarios al Acta de Negoc iaciones, y borrador de Contrato. 74. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta de OFI y la remite a rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC).

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75. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Recibe y analiza la respuesta del OFI. Si OFI efecta comentarios, se vuelve a las negociaciones (retorna a la Actividad N69). b. Elabora Contrato, incluyendo las penalidades correspondientes. c. Remite al Coordinador Ejecutivo (CE) el Contrato para su firma. 76. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma): Firma el Contrato y lo remite el rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). 77. rea Adquisiciones y Contrataciones: Notifica a la Firma Consultora (F.Cons) para que concurra a firmar Contrato. 78. Firma Consultora: Recibe Notificacin y firma Contrato. 79. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Genera y habilita el contrato en UEPEX. Con la habilitacin del Contrato en el sistema de gestin UEPEX se genera el compromiso presupuestario del gasto, quedando pendiente para la generacin del C75 que incl uye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. b. Remite Copia del contrato firmado al OFI, y archiva el otro ejemplar en el legajo de la contratacin. c. Realiza las publicaciones pertinentes. d. Enva copia del Contrato al solicitante (Coordinador Ejecutivo/rea o Unidad de Staff) y al Sector Cuentas a Pagar.

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Procedimiento de Contratacin de Firmas Consultoras


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff
Confecciona Solicitud de Contratacin, TDR, CEMI, CEPTyF, Presupuesto y listado de firmas invitadas APyGE Colabora en la elabora especificaciones tcnicas necesarias para la contratacin y remite al solicitante

rea Adquisiciones y Contrataciones

APyGE/Unidad Asuntos Jurdicos

Coordinador Ejecutivo

Actores Externos

Es un estudio de carcter estratgico

SI

NO Genera y habilita en UEPEX la Solicitud de Contratacin AAyC/UI/UNyS Verifica que la Solicitud de Contratacin en el PAC

SI

Hay observaciones NO AAyC/UI/UNyS Segn corresponda Confecciona el Legajo de Contratacin AAyC Confecciona Pedido de Propuestas y el ACEI

NO

Necesita SNO

SI AAyC Confecciona SNO al Pedido de Presupuesto y al ACEI. Eleva a firma del R. de rea

OFI Analiza la SON y emite No Objecin o comentarios

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI a la SNO

SI

Hay Comentarios NO AAyC/UI/UNyS Solicita a la UAJ que elabore la Disposicin de integracin del Comit Evaluador

UAJ Confecciona la Disposicin de integracin del Comit Evaluador

R. AAyC Iniciala la Disposicin y remite al CE para su firma

Firma la Disposicin de integracin del Comit Evaluador

AAyC Publica el Aviso de Convocatoria a Expresiones de Inters y R. AAyC firma la invitacin a presentar Manifestaciones de Inters

UAJ Remite copia de la Disposicin firmada al AAyC Firma Consultora Presenta Manifestacin de Inters

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Procedimiento de Contratacin de Firmas Consultoras


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones APyGE/Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Actores Externos

AAyC/UI/UNyS Remite Manifestacin de Inters al Comit Evaluador y de corresponder copia del Acta al OFI

Comit Evaluador Confecciona IEMI y Lista Corta

AAyC Emite SNO al IEMI y Lista Corta, eleva a firma del R. AAyC y remite al OFI AAyC Analiza la repuesta del OFI a la SNO

OFI Analiza el IEMI y emite No Objecin o Comentarios

SI

Hay Comentarios NO AAyC Confecciona los Pedidos de Propuestas Tcnicas y Financieras, eleva a firma del R. AAyC para enviar a los integrantes de la Lista Corta

Firma Consultora Recibe Pedido de Propuesta

Solicita Aclaraciones SI AAyC/UI/UNyS Elabora Respuesta a la Solicitud de Aclaraciones emitiendo una Circular. Firma Consultora Presenta Solicitud de Aclaraciones

NO

R. AAyC Emite SNO al OFI a la Respuesta a Solicitud de Aclaraciones

OFI Recibe la SON y emite la NO Objecin o comentarios.

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI

SI

Hay comentarios NO

AAyC/UI/UNyS Enva Circular a las Firmas Consultoras

Firma Consultora Recibe Circular y presenta Propuestas Tcnicas y Financieras

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Procedimiento de Contratacin de Firmas Consultoras


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones APyGE/Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Actores Externos

AAyC/UI/UNyS Apertura pblica de Propuesta Tcnica

UAJ Apertura pblica de Propuesta Tcnica

Comit Evaluador Analiza las Ofertas y confecciona el Informe de Evaluacin Tcnica

AAyC Emite SNO al Informe de Evaluacin Tcnica y remite al OFI

OFI Emite No Objecin comentarios al Informe de Evaluacin Tcnica

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI

SI

Hay comentarios NO AAyC/UI/UNyS Comunica los resultados de la Evaluacin de PT y citaciones para la apertura de PF

R. AAyC Firma las citaciones y notifica al FCons.

AAyC/UI/UNyS Apertura de sobres de PF y confecciona Acta de Apertura

UAJ Apertura de sobres de Propuesta Financiera

Comit Evaluador Realiza ECP y IECyRA

AAyC Emite SNO al IECyRA del OFI

OFI Analiza la SON y emite No Objecin o comentarios.

AAyC Analiza la respuesta del OFI

SI

Hay comentarios NO

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Procedimiento de Contratacin de Firmas Consultoras


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones APyGE/Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Actores Externos

AAyC Emite comunicacin de los resultados de la Evaluacin Combinada y cita a la Firma Consultora a la minuta de negociacin del contrato y eleva a firma del R. de rea

Firma Consultora Recibe Notificacin de resultados

Presenta Protestas SI AAyC Analiza las protestas de las FCons, redacta Respuesta y remite a la UAJ Firma Consultora Presenta Protestas al AAyC

NO

UAJ Emite Dictamen sobre protestas y remite a AAyC

AAyC Recibe y analiza el Dictamen

Corresponde Continua en notificacin de Respuesta a Protestas

SI AAyC Elabora Notificacin del Dictamen al OFI y eleva al R. rea para su firma y envo al OFI

OFI Analiza Dictamen y emite notificacin o comentarios

AAyC/UI/UNyS Analiza la respuesta del OFI

SI

Hay comentarios NO

AAyC Emite Notificacin de Respuesta a Protestas de FCons

Firma Consultora Recibe Notificacin

Lleva a cabo la Minuta de Negociacin del Contrato

AAyC Lleva a cabo la Minuta de Negociacin del Contrato

Firma Consultora Lleva a cabo la Minuta de Negociacin del Contrato

AAyC Emite SNO al Acta de Negociacin, eleva al R. AACyC y remite al OFI, junto al borrador del Contrato

OFI Recibe SNO y emite No Objecin o comentarios

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Procedimiento de Contratacin de Firmas Consultoras


Coordinador Ejecutivo/rea/ Unidad de Staff rea Adquisiciones y Contrataciones APyGE/Unidad Asuntos Jurdicos Coordinador Ejecutivo Actores Externos

AAyC Recibe y analiza la Respuesta del OFI

SI

Hay Comentarios NO AAyC Remite Contrato al CE para su firma

Regresa a Negociacin

Firma el Contrato y lo remite al AAyC

AAyC Notifica a La FCons para que concurra a firmar el Contrato

Firma Consultora Firma el Contrato

AAyC Carga Contrato en UEPEX

AAyC Remite copia del Contrato firmado al OFI

AAyC Realiza las publicaciones pertinentes

R. AAyC Firma el Compromiso y remite al AAFyC

FIN

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A NEXO : S NTESIS DE P ROCEDIMIENTOS DE A DQUISICIONES -C ONTRATACIONES /E JECUCIN DE C ONTRATOS /P AGOS - UCAR


Mtodo Adq/Contrat. Solicitantes de Adquisiciones Ppales Responsabilidades Solicitante Confeccionar y enviar Solicitud de Adquisicin/Contratacin c/especificaciones tcnicas (Segn indicaciones provistas por AAyC). Resolver observaciones de AAyC u OFI. Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito En el caso de obras: Informe de Ejecucin de avance de obra y presentacin de Certificado de Obra. Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Procedimiento Bsico de Pagos). Tipo de Adquisicin Contratacin de los proveedores de: obras, bienes suministros locaciones alquileres servicios de no consultora. Ppales Responsabilidades AAyC Particularidades Intervenciones UAS

Elabora instructivos y docs de orientacin (uso interno y externo) Elabora Pliego/Documento especfico Licitacin. Publica Anuncios. Convoca CEV Elabora respuestas a Oferentes (a aclaraciones, protestas, etc) Elabora y/o enva SNOs al OFI. Realiza la apertura de Ofertas. Comunica resultados a oferentes. Publica resultados. Confecciona Orden de Compra/Contrato y enva a Solicitante, a Proveedor y a Cuentas a Pagar. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente). (Procedimientos de Ejecucin y Modificacin de Contratos)

Intervenciones APyGE

Intervenciones UTI

Licitacin Pblica Internacional

Coordinador Ejecutivo/reas/ Unidades de Staff

Intervenciones ADI

Plazo estimado desde la Solicitud de Adquisicin hasta la firma del Contrato: Obras: 24 semanas/Bienes y Servicios de No Consultora: 16 semanas

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Mtodo Adq/Contrat. Solicitantes de Adquisiciones Ppales Responsabilidades Solicitante Confeccionar y enviar Solicitud de Adquisicin/Contratacin c/especificaciones tcnicas (Segn indicaciones provistas por AAyC). Resolver observaciones de AAyC u OFI. Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: Licitacin Pblica Nacional En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito En el caso de obras: Informe de Ejecucin de avance de obra y presentacin de Certificado de Obra. Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Procedimiento Bsico de Pagos)

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Ppales Responsabilidades AAyC Particularidades

Tipo de Adquisicin Contratacin de los proveedores de:

Elabora instructivos y docs de orientacin (uso interno y externo) Elabora Pliego/Documento especfico Licitacin. Intervenciones UAS

obras, bienes suministros locaciones alquileres servicios de no consultora.

Publica Anuncios. Convoca CEV Elabora respuestas a Oferentes (a aclaraciones, protestas, etc) Elabora y/o enva SNOs al OFI. Realiza la apertura de Ofertas. Comunica resultados a oferentes. Publica resultados. Confecciona Orden de Compra/Contrato y enva a Solicitante, a Proveedor y a Cuentas a Pagar. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente). (Procedimientos de Ejecucin y Modificacin de Contratos).

Intervenciones APyGE

Coordinador Ejecutivo/reas/ Unidades de Staff

Intervenciones UTI

Intervenciones ADI

Plazo estimado desde la Solicitud de Adquisicin hasta la firma del Contrato: O bras: 20 semanas/Bienes y Servicios de No Consultora: 12 semanas

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Mtodo Adq/Contrat. Solicitantes de Adquisiciones

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Ppales Responsabilidades AAyC Elabora instructivos y docs de orientacin (uso interno y externo). Confecciona la Solicitud de Cotizacin y/o el Modelo de Carta de Invitacin y las enva a las firmas de la Lista Corta. Elabora respuestas a Oferentes (a aclaraciones, protestas, etc.) Elabora y/o enva SNO al OFI. Realiza la apertura de Ofertas y confecciona cuadros comparativos de ofertas tcnicas y financieras. Comunica resultados a oferentes. Confecciona Orden de Compra/Contrato y enva a Solicitante, a Proveedor y a Cuentas a Pagar. Publica resultados. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente) (Procedimientos de Ejecucin y Modificacin de Contratos).

Ppales Responsabilidades Solicitante Confeccionar y enviar Solicitud de Adq/Contratacin c/especificaciones tcnicas (Segn indicaciones provistas por AAyC). Sugerir, si es necesario, integrantes de la Lista Corta. Resolver observaciones de AAyC u OFI. Presta conformidad al Cuadro Comparativo. Realizar evaluacin tcnica de las ofertas.

Tipo de Adquisicin Contratacin de los proveedores de: obras, bienes suministros locaciones alquileres servicios de no consultora.

Particularidades Intervenciones UAS

Intervenciones APyGE

Intervenciones UTI

Intervenciones ADI

Comparacin de Precios

Coordinador Ejecutivo/reas/ Unidades de Staff

Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: En caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito En caso de obras: Informe de Ejecucin de avance de obra y presentacin de Certificado de Obra. Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Proc. Bsico de Pagos)

Plazo estimado desde la Solicitud de Adquisicin hasta la firma del Contrato: Obras: 10 semanas/Bienes y Servicios de No Cons ultora: 6 semanas

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Mtodo Adq/Contrat.

Solicitantes de Adquisiciones

Ppales Responsabilidades Solicitante Confeccionar y enviar Solicitud de Adquisicin/Contratacin c/especificaciones tcnicas (Segn indicaciones provistas por AAyC) y la justificacin de la necesidad de la contratacin/adquisicin. Solicita la factura pro-forma al proveedor.

Tipo de Adquisicin Contratacin de los proveedores de: bienes locaciones alquileres servicios de no consultora.

Ppales Responsabilidades AAyC

Particularidades

Elabora instructivos y docs de orientacin (uso interno y externo). Confecciona Legajo de Adq. y remite SNO si corresponde. Confecciona y hace firmar Orden de Compra/Contrato y lo remite a Proveedor, Solicitante y Ctas a Pagar. Si corresponde, realiza publicacin. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente). (Procedimientos de Ejecucin y Modificacin de Contratos).

Intervenciones APyGE

Intervenciones UTI

Compra Directa

reas/Unidades de Staff

Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Procedimiento Bsico de Pagos)

Intervenciones ADI

Plazo estimado desde la Solicitud de Adquisicin hasta la firma del Contrato: Bienes y Servicios de No Consultora: 6 semanas

Manual de Procedimientos UCAR


Mtodo Adq/Contrat. Solicitantes de Adquisiciones Ppales Responsabilidades Solicitante Confeccionar y enviar Solicitud de Adquisicin/Contratacin c/especificaciones tcnicas (Segn indicaciones provistas por AAyC). Elabora Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin. Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. Coordinador Ejecutivo/reas/ Unidades de Staff En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Procedimiento Bsico de Pagos)

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Ppales Responsabilidades AAyC Particularidades

Tipo de Adquisicin

Contratacin de proveedores de: -

los

Elabora instructivos y docs de orientacin (uso interno y externo). Confecciona y publica el Pliego de Bases y Condiciones Particulares Convoca Comit de Recepcin. Confecciona y enva las Solicitudes de Presupuesto. Elabora respuestas a Oferentes (aclaraciones, protestas, etc) Recibe y realiza apertura de ofertas. Confecciona Cuadro comparativo de Ofertas. Emite recomendacin sobre resolucin a adoptar en base al informe elaborado por Solicitante. Confecciona y enva comunicaciones a oferentes. Confecciona y hace firmar Orden de Compra/Contrato y lo remite a Proveedor, Solicitante y Ctas a Pagar. Realiza publicacin de adjudicacin. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente). (Proc. de Ejecucin y Modificacin de Contratos)

Intervenciones UAS

Contratacin Directa por Trmite Simplificado (Segn normativa nacional)

Compraventa Suministros Servicios Locaciones Consultoras alquileres con opcin a compra - permutas - concesiones del uso de los bienes del dominio pblico y privado del Estado Nacional.

Intervenciones APyGE

Intervenciones UTI

Intervencin Comit de Recepcin.

Intervenciones ADI

Plazo estimado desde la Solicitud de Adquisicin hasta la confeccin de la Orden de Compra o firma del Contrato: Bi enes y Servicios de No Consultora: 12 semanas

Manual de Procedimientos UCAR


Mtodo Adq/Contrat. Solicitantes de Adquisiciones Ppales Responsabilidades Solicitante Confeccionar y enviar Solicitud de Adquisicin/Contratacin c/especificaciones tcnicas (Segn indicaciones provistas por AAyC). Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. Coordinador Ejecutivo/reas/ Unidades de Staff En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito En el caso de obras: Informe de Ejecucin de avance de obra y presentacin de Certificado de Obra. Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Procedimiento Bsico de Pagos)

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Ppales Responsabilidades AAyC Particularidades Intervenciones UAS

Tipo de Adquisicin Contratacin de los proveedores de:

Elabora instructivos y docs de orientacin (uso interno y externo). Confecciona y publica el Pliego de Bases y Condiciones Particulares.

Contratacin Directa por Compulsa Abreviada UCAR (Segn normativa nacional)

Compraventa Suministros Servicios Locaciones Consultoras alquileres con opcin a compra - permutas - concesiones del uso de los bienes del dominio pblico y privado del Estado Nacional. -

Convoca al Comit de Recepcin y al Comit de Evaluacin. Confecciona y enva las Solicitudes de Presupuesto. Elabora respuestas a Oferentes (a aclaraciones, protestas, etc) Realiza apertura de ofertas, confecciona Cuadro Comparativo y lo remite a Comit de Evaluacin. Publica y notifica a oferentes el Dictamen de evaluacin. Confecciona y hace firmar Orden de Compra/Contrato y lo remite a Proveedor, Solicitante y Ctas a Pagar. Realiza publicacin de adjudicacin. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente). (Procedimientos de Ejecucin y Modificacin de Contratos)

Intervenciones APyGE

Intervenciones UTI

Intervencin Comit Recepcin.

de

Intervenciones ADI

Plazo estimado desde la Solicitud de Adqui sicin hasta la confeccin de la Orden de Compra o firma del Contrato: Bienes y Servicios de No Consultora: 20 semanas

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Mtodo Adq/Contrat.

Solicitantes de Adquisiciones

Ppales Responsabilidades Solicitante Confecciona la Solicitud de Contratacin, los Trminos de Referencia (TDR), Criterios de Evaluacin de las Manifestaciones de Inters (CEMI), Criterios de Evaluacin de las Propuestas Tcnicas y Financiera (CEPTyF), Presupuesto detallado y listado de firmas a invitar, si hubiera.

Tipo de Adquisicin Servicios Consultora de

Ppales Responsabilidades AAyC Confecciona y publica el Pedido de Propuestas y el Anuncio de Convocatoria a Expresiones de Inters. Elabora y/o enva SON al OFI. Convoca al Comit Evaluador. En base al informe de evaluacin de manifestaciones de inters y lista corta elaborados por el CE, enva pedidos de propuestas tcnicas y financieras las firmas consultoras. Realiza apertura pblica de propuestas tcnicas y financieras. Sobre la base del Informe de evaluacin combinada que elabora el CE, notifica resultados a firmas consultoras y negocia contrato. Elabora y enva contrato con copia a quienes corresponda y a Sector Cuentas a Pagar. Interviene en casos de incumplimiento de contratos (rescinde, adjudica nuevamente). (Procedimientos de Ejecucin y Modificacin de Contratos).

Particularidades

Intervenciones APyGE

Contratacin de servicios de consultora por Firmas Consultoras

reas/Unidades de Staff

Participa en la negociacin del contrato con la Firma Consultora preseleccionada. Realizar el seguimiento de las condiciones contractuales: Firma consultora: Informe. Solicita y Remite factura aprobada y documentacin a Cuentas a Pagar. (Contina en Procedimiento Bsico de Pagos)

Plazo estimado desde la Solicitud de Adquisicin hast a la firma del Contrato: Servicios de Consultora: 24 semanas

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C- EJECUCIN DE CONTRATOS.

C.1. E JECUCIN DE C ONTRATOS UCAR


OBJETIVO
Describir el procedimiento estipulado para ejecucin de los contratos de suministro de bienes, prestacin de servicios de no consultora, prestacin de servicios de consultora por Firmas Consultoras y ejecucin de obras que haya suscripto la UCAR, de acuerdo a la normativa sobre adquisiciones emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Conv enios o Contratos de Prstamo y la normativa nacional segn corresponda.

ALCANCE
Desde la firma de la Orden de Compra/Contrato hasta la aprobacin de la Factura y confeccin del Acta de Recepcin para el caso de bienes inventariables adquiridos con fondos externos o de aporte nacional.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones (segn monto y mtodo que haya correspondido)

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos Procedimiento Recepcin y Alta de Bienes Inventariables Modificacin de Contratos UCAR

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) rea Adquisiciones y Contrataciones 3) Unidad Asuntos Jurdicos 4) reas/Unidades de Staff 5) Sector Cuentas a Pagar Externos 1) Proveedor/Adjudicatario Consultora o Firma

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CONDICIONES PREVIAS
1) Debe existir Orden de Compra o Contrato suscripto por el objeto de la contratacin.

PROCEDIMIENTO
1. rea/Unidad de Staff (Solicitante): Recibe copia de la Orden de Compra/Contrato (OC/C) enviado por el rea Adquisiciones y Contrataciones. Realiza seguimiento del cumplimiento de las condiciones contractuales. 2. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: Cumple con las condiciones contractuales y presenta al solicitante la Factura y dems documentacin respaldatoria que se detalla a continuacin: En el caso de contratos de bienes: Entrega del bien y presentacin de remito. En el caso de contratos de servicios de no consultora: Prestacin del servicio y presentacin de Informe o remito (Continua en Actividad N 4). En el caso de obras: Informe de Ejecucin de avance de obra y presentacin de Certificado de Obra (Continua en Actividad N 4). Firma consultora: Informe (Continua en Actividad N 4). 3. rea/Unidad de Staff: a. Si el Solicitante considera cumplido la Orden de Compra/ Contrato, presta conformidad y remite factura aprobada y firmada y documentacin respaldatoria al Sector Cuentas a Pagar (contina en Actividad N 9). b. Si el Solicitante considera que hay incumplimiento del contrato solicita intervencin del rea de Adquisiciones y Contrataciones. 4. rea Adquisiciones y Contrataciones: Analiza el incumplimiento. a. Si lo considera necesario da intervencin a la Unidad Asuntos Jurdicos. b. Intima al proveedor/adjudicatario o firma consultora (PROV/ADJ/FCONS) a cumplir con el contrato. Notifica lo actuado al Solicitante. (Continua en Actividad n 7) Nota: En caso de tratarse de un bien que oportunamente fue recibido e inventariado, y este presenta fallas o desperfectos dentro del plazo de garantas, se rige por el Procedimiento de Solicitudes de Mantenimiento.

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5. rea/Unidad de Staff (Solicitante): Recibe comunicacin del rea de Adquisiciones y Contrataciones. 6. Proveedor/Adjudicatario/Firma Consultora: Recibe intimacin. Procede a cumplir con las condiciones contractuales. 7. rea/Unidad de Staff (Solicitante): a. Recibe prestacin segn objeto de la contratacin. b. Enva toda la documentacin al Sector Cuentas a Pagar, informando la necesidad del clculo de penalidades. (Continua en Actividad N 9) c. Informa al rea de Adquisiciones y Contrataciones en caso de que el proveedor/adjudicatario o firma consultora no cumpla. 8. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Rescinde contrato y de corresponder, intima a la integracin de Garanta de cumplimiento de contrato. b. Procede a adjudicar el contrato al oferente/proveedor o Firma Consultora que corresponda de acuerdo al orden de mrito. Reinicia el procedimiento. 9. Sector Cuentas a Pagar: Recibe Factura y documentacin, calcula penalidades en caso de corresponder y contina con el Procedimiento Bsico de Pagos.

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Procedimiento de Ejecucin de Contratos - UCAR


rea/Unidad de Staff (Solicitante)
Recibe copia de la OC/C enviada por AAyC

Proveedor/Adjudicatario/ rea Administracin, Firma Consultora Finanzas y Contabilidad

rea Adquisiciones y Contrataciones

Realiza seguimiento de cumplimiento de las condiciones contractuales

Cumple con las condiciones contractuales y presenta al Solicitante la factura y dems documentacin respaldatoria

Certifica el cumplimiento de las condiciones contractuales SI NO

Aprueba y firma factura y remite a SCP

Solicita intervencin al AAyC

Analiza el tipo de incumplimiento. De considerarlo da intervencin a UAJ

Contina en recepcin de doc. por SCP

Intima al PROV/ADJ/FCONS a cumplir con el contrato y notifica al Solicitante

Recibe Comunicacin del AAyC

Recibe intimacin y cumple con las condiciones contractuales

Recibe prestacin segn el objeto de la contratacin

SI

Certifica el cumplimiento de las condiciones contractuales NO Rescinde el contrato y de corresponder, intima a la integracin de Garanta de cumplimiento de contrato

Enva doc. a SCP e informa la necesidad de clculo de penalidades

Informa al AAyC

Contina en Procedimiento Bsico de Pagos

S. Cuentas a Pagar Recibe factura y doc. Respaldatoria. Si corresponde calcula penalidades

Adjudica el contrato al oferente/ PROV/FCONS que corresponda segn orden de mrito

Reinicia el procedimiento

FIN

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C.2. M ODIFICACIN DE C ONTRATOS UCAR.


OBJETIVO
Detallar el procedimiento establecido para la gestin de las modificaciones que se puedan producir en los contratos de suministros de bienes, prestac in de servicios de no consultora, prestacin de servicios de consultora por Firmas Consultoras y ejecucin de obras suscriptos por la UCAR, de acuerdo a la normativa sobre adquisiciones emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Convenios Contratos de Prstamo y la normativa nacional segn corresponda.

ALCANCE
Desde la solicitud de modificacin del contrato hasta la aprobacin y suscripcin de la Enmienda contractual. Las modificaciones pueden originarse por las siguientes causas, entre otras: Actividades adicionales Modificacin de especificaciones tcnicas Modificacin de TDR Prorroga de plazo que impliquen o no incremento en el precio de los contratos.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Ejecucin de Contratos UCAR

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento Bsico de Pagos.

RESPONSABILIDADES
UCAR 1) Coordinador Ejecutivo 2) reas/ Unidades de Staff 3) rea Adquisiciones y Contrataciones 4) Unidad Asuntos Jurdicos Externos 1) Proveedor/ Adjudicatario o Firma Consultora

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PROCEDIMIENTO

1. Proveedor/ Adjudicatario/ Firma Consultora: Solicita modificacin de contrato. Continua en Actividad n 2.a 2. rea/ Unidad de Staff: a. Recibe y analiza solicitud de modificacin de contrato. En caso de aprobar la solicitud elabora informe tcnico (continua en actividad N 2 c). De ser rechazada la solicitud informa la denegacin del pedido al Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora. b. O bien, determina por s mismo la necesidad de modificacin contractual precisando las caractersticas de la modificacin y el costeo. c. Enva al rea Adquisiciones y Contrataciones. 3. rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC): a. Analiza la procedencia del pedido de modificacin contractual y los causales que originan el mismo. Si no autoriza o bien solicita aclaraciones retorna a actividad n 2. b. b. Si da curso al pedido, analiza si corresponde solicitar No Objecin al OFI, de ser as, emite solicitud de No Objecin y eleva, de ser pertinente, al Coordinador Ejecutivo. En caso de no haber sido necesario el pedido de No Objecin contina en Actividad N8.b. 4. Coordinador Ejecutivo/firmante autorizado (segn disposicin delegacin de firmas): Eleva al OFI solicitud de No Objecin. 5. Sector Mesa de Entradas: Remite Solicitud de No Objecin al OFI. 6. OFI: Analiza Solicitud de No Objecin y emite comunicacin de No Objecin o comentarios. 7. Sector Mesa de Entradas: Recibe comunicacin del OFI y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. 8. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza respuesta del OFI, si efectu comentarios retorna a Actividad n 2. b o bien incorpora comentarios y emite nuevamente solicitud de no objecin. b. Aprueba modificaciones contractuales e informa al solicitante. c. Elabora la Enmienda Contractual y eleva, de corresponder, al Coordinador Ejecutivo para su firma. 9. Coordinador Ejecutivo/firmante autorizado (segn disposicin de delegacin de firmas): Firma la Enmienda Contractual por duplicado y remite al rea de Adquisiciones y Contrataciones. de

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10. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite Enmienda Contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora, para su firma. 11. Sector Mesa de Entradas: Enva Enmienda contractual por duplicado al Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora. 12. Proveedor/Adjudicatario/ Firma Consultora: Firma enmienda contractual y remite una copia a la UCAR. 13. Sector Mesa de Entradas: Recibe Enmienda contractual firmada y remite al AAyC. 14. rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC): a. Recibe enmienda contractual firmada, remite copia al rea/ Unidad de Staff solicitante y archiva en el Legajo Adquisicin/ Contratacin. b. Carga la modificacin en UEPEX (en el mdulo de Adquisiciones, si la enmienda implica modificacin de plazos o monto contractual; y en el mdulo de Gestin si la enmienda representa modificacin de monto contractual). Con la habilitacin del documento Orden de Compra/ Contrato/ Convenio en UEPEX se genera el compromiso presupuestario del gasto quedando pendiente para la generacin del C75 que incluye la informacin a trasmitir al SIDIF segn normativa vigente.

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Procedimiento de Modificacin de Contratos-UCAR


Proveedor/ Adjudicatario/Firma Consultora
Solicita modificacin de Contrato

rea/Unidad de Staff
Recibe y analiza solicitud de modificacin de Contrato

rea Adquisiciones y Contrataciones

Coordinador Ejecutivo

Organismo Financiador

NO

Es aprobado SI Determina necesidad de modificacin de contrato precisando caractersticas y costeo . Remite a AAyC Analiza procedencia y causales del pedido

SI

Autoriza

NO CE/Delegacin de firma Firma SNO y remite al OFI Analiza SNO y emite Comunicacin de No Objecin o comentarios

Emite SNO

SI

SI

Analiza respuesta del OFI

Hay comentarios

Aprueba modificaciones contractuales e informa al solicitante CE/Delegacin de firma Firma Enmienda Contractual por duplicado y remite a AAyC

Elabora Enmienda Contractual y eleva a CE para su firma

Firma Enmienda Contractual y remite una copia a UCAR

Remite Enmienda Contractual a Proveedor/ Adjudicatarios/Firma Consultora

Archiva Enmienda Contractual en el Legajo de Adquisicin Contratacin

Registra modificacin de Contrato en UEPEX

FIN

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D. ADQUISICIN DE OBRAS, BIENES CONTRATACIN DE SERVICIOS DIFERENTES CONSULTORAS EJECUTORES, PROGRAMAS PROYECTOS.

Y DE Y

C ONSIDERACIONES P ARTICULARES
Cuando una Adquisicin/Contratacin se haga en el marco de un proyecto PROSAP, sta se tramita a travs de la Unidad de Infraestructura y Servicios del rea de Gestin de Programas y Proyectos y de la Unidad de Infraestructura del rea Adquisiciones y Contrataciones. Cuando la Adquisicin/Contratacin se realice en el marco de los Programas y/o Proyectos que dependen de la Unidad Desarrollo Productivo del rea Gestin de Programas y Proyectos, se tramitan a travs de sta y de la Unidad Negocios y Servicios del rea Adquisiciones y Contrataciones. Los Programas y Proyectos que en sus componentes se prevea la adquisicin o contratacin de campaas publicitarias, impresin de folletos, adquisicin de imgenes, deben remitir dichas Solicitudes al rea Planeamiento y Gestin Estratgica a fin de confeccionar las especificaciones tcnicas que correspondan y adecuar a la estrategia comunicacional e imagen institucional de la UCAR.

Cuadro: Autorizaciones de Adquisiciones y Contrataciones en el marco de la Ejecucin de Programas y Proyectos.


Autorizan directamente Adquisiciones/Contrataciones hasta 20 mil dlares

Responsables Tcnicos

Jefe Unidad Desarrollo Productivo

Autoriza las Adquisiciones/Contrataciones desde 20 mil dlares hasta 50 mil dlares

Jefe Unidad Infraestructura y Servicios- Autorizan toda Adquisicin/Contratacin PROSAP y Competitividad hasta 50 mil dlares y ANR
Responsable rea Gestin Programas y Proyectos

Autoriza las Adquisiciones/Contrataciones desde 50 mil dlares en adelante

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D.1. L ICITACIN P BLICA I NTERNACIONAL


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de obras, bienes y servicios diferentes de consultoras, a celebrarse por los Ejecutores o Responsables Tcnicos en el marco de la ejecucin de los componentes de los Programas y Proyectos, empleando el mtodo de Licitacin Pblica Internacional, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores y las disposiciones contenidas en los convenios o contratos de prstamo.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin/Adquisicin impulsada por los Ejecutores o Responsables Tcnicos hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin de Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos Procedimiento de Replanificacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores, Programas y Proyectos. Procedimientos de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por proyectos PROSAP, Iniciativas de Mejora Competitiva o Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo. Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obra-PROSAP. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin de Programas y Proyectos 2) Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP 3) Unidad Desarrollo Productivo 4) Unidad Competitividad y ANR 5) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 6) rea Adquisiciones y Contrataciones 7) Unidad Asuntos Jurdicos 8) Unidad Ambiental y Social 9) Coordinador Ejecutivo 10) Comit Evaluador Externos 1) Organismo Financiador Internacional 2) Oferente 3) Ejecutor 4) Adjudicatario

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La contratacin debe estar prevista en el PAC del Programa/Proyecto correspondiente. La contratacin debe estar Proyecto/Programa vigente. prevista en el POA financiero del

En el caso del PROSAP, cada provincia, al inicio del ao calendario, debe actualizar su Plan de Adquisiciones y Contrataciones. En el caso de proyectos provinciales de inversin pblica (PROSAP), la comunicacin de No Objecin al Documento de Licitacin y al Anuncio especfico de licitacin, la realiza el rea Adquisiciones y Contrataciones a travs de la Entidad de Enlace Provincial.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, los Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. 2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar suj eto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones internacionales, en el caso de procesos de contratacin financiados por el BIRF, se emplear el sistema Client Connection del Banco Mundial. En el caso de procesos financiado s por el BID se emplear Developement Bussiness. En lneas generales se debern

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emplear los mecanismos que establezcan las normativas de los Organismos Financieros Internacionales y los convenios de prstamo de cada operacin. 4) A los efectos de gestionar las publicaciones internacionales y nacionales, se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y deber publicarse en la pgina web de cada Programa/Proyecto, en la institucional del Ejecutor y en el Boletn Oficial en caso de corre sponder. 5) Los Ejecutores o Responsables Tcnicos y AAyC deben alimentar los Legajos de Adquisicin/Contratacin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 7) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor/Responsable Tcnico: Confecciona el Documento de Licitacin (DL) y el Anuncio Especfico de Licitacin (AEL), debidamente suscriptos. Genera y emite en UEPEX la Solicitud de Contratacin/Adquisicin (SC/A). En caso de tratarse de Proyectos PROSAP, se remite dicha documentacin a la Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP o a la Unidad Competitividad y ANR, segn corresponda. Si se trata de adquisiciones en el marco de proyectos de Unidad Desarrollo Productivo, de acuerdo al monto, se remiten al Jefe de dicha Unidad. 2. Unidad Infraestructura y Servicios (y Sector que corresponda)/Unidad Desarrollo Productivo/Unidad Competitividad y ANR -estas dos ltimas en caso de corresponder: a. Revisa integralmente la Solicitud de Adquisicin/Contratacin, con el detalle de la imputacin. Verifica la misma contra el PAC. b. Revisa el Documento de Adquisicin/Contratacin en sus aspectos tcnicos o de elegibilidad. c. En caso de tratarse de obras, remite documentacin a la Unidad Ambiental y Social (UAS) para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales que correspondan.

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Nota: En el marco de los Programas de Desarrollo Productivo, si los documentos han sido elaborados por un Ejecutor son revisados por el Responsable Tcnico, y en caso de ser una obra remite a la UAS. 3. Unidad Ambiental y Social: En caso de realizacin de obras, revisa la documentacin para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales que correspondan. Una vez incorporadas las especificaciones remite el Documento a Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP (y Sector que corresponda) Responsable Tcnico Unidad Competitividad y ANR, segn corresponda. 4. Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP ( Sector que corresponda) o Responsable Tcnico o Unidad Competitividad y ANR: a. Recibe documentacin de la UAS. b. Habilita la Solicitud de Contratacin/Adquisicin (SA/C) en UEPEX y remite documentacin al rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC). 5. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. La Unidad correspondiente confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C), revisa el Documento de Licitacin (DL) en sus aspectos formales, administrativos y contractuales. Si efecta comentarios, vuelve a actividad n 1. Si no, aprueba el Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y lo comunica al Ejecutor/RT. b. Emite la Solicitud de No Objecin (SNO) al Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL). 6. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin a Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y remite a OFI. 7. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC para el archivo en Legajo. 8. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios al Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL). 9. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y remite a AAyC. 10. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. Si hay comentarios, regresa a actividad n 1, o se incorporan las sugerencias y se confecciona la Solicitud de No Objecin al OFI. b. Si OFI otorga No Objecin, se elabora la comunicacin a Ejecutor (Ejec) o RT y se remite a la firma del Coordinador Ejecutivo (CE). Nota: En todos los casos el AAyC deber enviar copia de la respuesta del OFI a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP; Competitividad y ANR y al Responsable Tcnico, segn corresponda.

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11. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firma: Firma la comunicacin a Ejec/RT y la remite al Sector Mesa de Entradas. 12. Sector Mesa de Entradas: Enva comunicacin a Ejecutor o RT 13. Ejecutor/Responsable Tcnico: Enva a AAyC el Anuncio Especfico de la Licitacin (AEL) junto con el Documento de Licitacin (DL) con la fecha de apertura de ofertas y comunica los integrantes del Comit de Evaluacin (CEV). 14. rea Adquisiciones y Contrataciones: Publica el Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y el Pliego en los medios requeridos de acuerdo con los Convenios o Contratos de Prstamo y normativa vigente de cada OFI. 15. Ejecutor/Responsable Tcnico: Publica Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y el Pliego en la pgina web institucional del Proyecto/Programa y en la pgina web del Ejecutor (segn corresponda), o en un medio de circulacin nacional o en el Boletn Oficial. 16. Oferente: De considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 26 b. 17. Ejecutor/Responsable Tcnico: Recepciona Solicitud de Aclaraciones y elabora respuestas mediante emisin de una Circular, que enva a AAyC. 18. Sector Mesa de Entradas: Recibe Circular y remite a AAyC. 19. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Revisa respuestas a Solicitud de Aclaraciones. De considerarlo necesario, por el tenor de las mismas, se da intervencin a la Unidad Asuntos Jurdicos y a la Unidad Infraestructura y Servi cios PROSAP, a la Unidad Competitividad y ANR o a la Unidad Desarrollo Productivo, segn corresponda. b. Confecciona Solicitud de No Objecin a Circular. 20. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin al OFI. 21. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC. 22. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios a Circular. 23. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y remite a AAyC. 24. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite a Ejecutor/RT la respuesta a SNO del OFI y si ste da la No Objecin, se publica la Circular en los medios pertinentes.

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25. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe respuesta del OFI. Si hay comentarios, regresa a la actividad N 17. b. Publica Circular de respuesta y enva a Oferentes. 26. Oferente: a. Recibe Circular de Respuesta a Solicitud de Aclaraciones. b. Presenta ofertas. 27. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe oferta y realiza la apertura pblica de las mismas. Como observadores, podrn participar representantes del rea Adquisiciones y Contrataciones, rea Gestin de Programas y Proyectos y Unidad Asuntos Jurdicos de la UCAR. b. Enva copia del acta de apertura de ofertas a AAyC. 28. Sector Mesa de Entradas: Recibe copia del acta de apertura de ofertas y remite a AAyC para su archivo en Legajo. 29. rea Adquisiciones y Contrataciones: Publica el acta de apertura de ofertas y remite al OFI para su conocimiento y registro. 30. Comit Evaluador: Realiza la evaluacin de ofertas y confecciona el Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin y lo enva a Ejecutor/RT. 31. Ejecutor/Responsable Tcnico: Remite Informe Recomendacin y copia de las ofertas a AAyC. de Evaluacin y

32. Sector Mesa de Entradas: Recibe informe de Evaluacin y Recomendacin y copia de las ofertas y lo remite a AAyC. 33. rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa el informe del CEV y si corresponde, emite Solicitud de No Objecin al Informe de Evaluacin y Recomendaciones de adjudicacin. En caso contrario, continua con el proceso de adquisiciones en Actividad N 40 b. 34. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma y remite SNO al Informe de Evaluacin y Recomendaciones de Adjudicacin. 35. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC. 36. Organismo Financiador: Emite No Objecin o comentarios al Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA). 37. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y la enva a AAyC. 38. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza Respuesta a SNO. Si el OFI efecta comentarios, se revisa nuevamente la documentacin (retorna a Actividad N 30).

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b. Si otorg la No Objecin, emite comunicacin de la respuesta a Ejecutor/RT. Nota: En todos los casos AAyC deber enviar copia de la respuesta del OFI a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP; Competitividad y ANR y al Responsable Tcnico, segn corresponda. 39. Sector Mesa de Entradas: Enva comunicacin con respuesta a SNO a Ejecutor/RT 40. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe comunicacin de No Objecin de OFI. b. Confecciona Convenio/Contrato y firma del Contrato por autoridad competente. c. Enva Notificacin de Resultados a Oferentes y cita a oferente adjudicatario a la firma del Convenio/Contrato. En caso de que Oferente no firme Convenio/Contrato, implica rechazo de la adjudicacin, se ejecuta la Garanta de Mantenimiento de Oferta. Se reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente Oferente de acuerdo al orden que figura en el Documento de Recomendacin de Adjudicacin. 41. Oferente: Recibe Notificacin de resultados. De considerarlo, pre senta protestas. Si no, contina el proceso en actividad n 46. 42. Ejecutor/Responsable Tcnico: Recibe protestas de Oferentes y confecciona la Respuesta a protestas. Enva Respuesta a Oferente y copia de la misma para notificacin a AAyC. 43. Sector Mesa de Entradas: Recepciona la notificacin de Respuesta a protestas y remite a AAyC. 44. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe notificacin de Respuesta a protestas y la remite al OFI para conocimiento y registro. 45. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin al OFI y remite constancia de recepcin a AAyC. 46. Adjudicatario: Firma Convenio/Contrato. 47. Ejecutor/Responsable Tcnico: Enva a AAyC copia del Convenio/Contrato firmado. 48. Sector Mesa de Entradas: Recibe documentacin y remite a AAyC. 49. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Remite copia de Convenio/Contrato al OFI para su registro. b. Genera compromiso de pago en UEPEX. 50. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma Compromiso de Pago. 51. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite copia del Convenio/Contrato y Compromiso de Pago a la Unidad de Desembolsos, Convenios y

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Subejecutores (UDCS); al Sector Patrimonio (SP), si corresponde, y al Ejecutor/RT y a Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP (UIySPROSAP) o Unidad Competitividad y ANR (UCyANR). 52. Ejecutor/Responsable Tcnico: Enva Aviso de Adjudicacin para su publicacin a AAyC y publica en la pgina web institucional del Proyecto/Programa y en su pgina web (segn corresponda) 53. rea Adquisiciones y Contrataciones: Publica avisos de Adjudicacin en los medios correspondientes.

INDICACIONES
Los Ejecutores que hayan adquirido bienes con fondos externos o de aporte nacional deben ser patrimoniados en y por la UCAR. Los bienes adquiridos con fondos propios o provinciales deben ser patrimoniados por cada Ejecutor u organismo.

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Procedimiento de Licitacin Pblica Internacional


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos
UIySPROSAP/UDP/ UCyANR Revisa SC/A y verifica contra el PAC. Remite doc. a la UAS

rea Adquisiciones y Contrataciones

Unidades de Staff

Coordinador Ejecutivo

Ejecutor/RT Confecciona DL y AEL. Genera y emite en UEPEX SC/A

UAS Incorpora especificaciones ambientales y sociales que correspondan

UIySPROSAP/UDP/ UCyANR Habilita SC/A en UEPEX y remite a AAyC AAyC/UI/UNyS Confecciona LA/C revisa aspectos formales, adm. Y contractuales DL

SI

Hay comentarios NO AAyC/UI/UNyS Aprueba el AEL y comunica al Ejec./RT Emite SNO a DL y a AEL.

OFI Emite No Objecin o comentarios al DL y al AEL

R. rea Firma SNO y remite a OFI

AAyC/UI/UNyS Analiza respuesta del OFI

SI Incorpora sugerencias y emite SNO o reinicia proc.

Hay observaciones

NO CE/Delegacin de firma Firma Comunicacin y remite al Ejecutor/RT

AAyC/UI/UNyS Elabora comunicacin al Ejec./RT y remite a Firma del CE

Ejecutor/RT Enva a AAyC AEL y DL con fecha de apertura de ofertas y comunica al CEV

AAyC/UI/UNyS Publica AEL y Pliego en los medios

Ejecutor/RT Publica AEL y Pliego en los medios, web o Boletn Oficial

Oferente Presenta Solicitud de Aclaracin SI

NO Contina en presentacin de ofertas

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Procedimiento de Licitacin Pblica Internacional


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

Ejecutor/RT Ejecutor Recibe Solicitud de Aclaracin y responde por Circular q enva a AAyC

Revisa Solicitud de Aclaraciones. De ser necesario da intervencin a UAJ, UIySPROSAP o UDP. Emite SNO a Circular y remite a R. rea para su firma R. rea Firma SNO y remite al OFI

OFI Recibe SNO a Circular y emite No Objecin o comentarios

Remite al Ejecutor/RT la respuesta del OFI a la SNO

Ejecutor/RT Analiza respuesta del OFI

SI

Hay comentarios NO Ejecutor/RT Publica Circular de respuesta y enva a los Oferentes

Oferente Recibe Circular de Respuesta a Solicitud de Aclaraciones

Oferente Presenta Ofertas

Ejecutor/RT Recibe ofertas y realiza apertura pblica de las mismas. Enva copia de la acta de apertura de ofertas a AAyC

Publica acta de apertura de ofertas y remite al OFI Comit Evaluador Evala ofertas y confecciona el IE y RA. Remite al Ejecutor/ RT

Ejecutor/RT Recibe IE, RA y copia de las ofertas y remite al AAyC

Revisa los IE y RA del CEV.

NO Continua en confeccin de Contrato/ Convenio

Emite SNO

SI Emite SNO y eleva al R. rea para su firma

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Procedimiento de Licitacin Pblica Internacional
Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff

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Coordinador Ejecutivo

OFI Recibe SNO y emite No Objecin o comentarios al IE y RA

R. rea Firma y remite SNO al IE y RA al OFI

Analiza respuesta del OFI a la SNO

SI Regresa a revisin de doc. Ejecutor/RT Recibe No Objecin del OFI Ejecutor/RT Confecciona Contrato/ Convenio. Firma de Contrato por autoridad competente. Ejecutor/RT Enva Notificacin de Resultados a Oferentes y cita a Oferentes Adjudicatarios a la firma del Contrato/Convenio Oferente Recibe Notificacin de Resultados

Hay comentarios NO

Emite comunicacin de respuesta al Ejecutor/RT

Si el Oferente no firma Contrato/ Convenio se reinicia proc. de adjudicacin en el sgt. Oferente

NO

Presenta protestas SI

Ejecutor/RT Recibe Protesta y confecciona respuesta. Enva Respuesta a Oferente y copia a AAyC

Recibe notificacin de Respuesta a protesta y remite copia a OFI

Adjudicatario Firma Convenio/Contrato Remite copia del Convenio/ Contrato firmado al OFI. Genera compromiso de pago en UEPEX R. rea Firma Compromiso de Pago

Ejecutor/RT Enva copia del Convenio/ Contrato firmado al AAyC

Segn corresponda remite copia de Convenio/Contrato y Compromiso de Pago al UDCS, SP, RT, UIySPROSAP y UCyANR

Enva aviso de Adjudicacin para su publicacin

Publica avisos de adjudicacin

FIN

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D.2. L ICITACIN P BLICA N ACIONAL


OBJETIVO
Describir el procedimiento establecido para la contratacin de los proveedores de obras, bienes y servicios diferentes de consultoras, a celebrarse por los Ejecutores o Responsables Tcnicos en el marco de la ejecucin de los componentes de los Programas y Proyectos, empleando el mtodo de Licitacin Pblica Nacional, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los Convenios o Contratos de Prstamo y la normativa nacional referida a adquisiciones, cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin/Adquisicin impulsada por los Ejecutores o Responsables Tcnicos hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos. Procedimiento de Preparacin de Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos Procedimiento de Replanificacin del Contrataciones de Programas y Proyectos. Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin del Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores, Programas y Proyectos. Procedimientos de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por proyectos PROSAP, Iniciativas de Mejora Competitiva o Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo. Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obra-PROSAP. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a los OFI. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) rea Gestin de Programas y Proyectos Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP Unidad Desarrollo Productivo Responsable Tcnico de Programa o Proyecto Unidad Competitividad y ANR rea Adquisiciones y Contrataciones Unidad Asuntos Jurdicos Unidad Ambiental y Social Coordinador Ejecutivo Externos 1) Organismo Financiador Internacional 2) Oferente 3) Ejecutor 4) Adjudicatario

10) Comit Evaluador

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La contratacin debe estar prevista en el PAC del Programa/Proyec to correspondiente. La contratacin debe estar Proyecto/Programa vigente. prevista en el POA financiero del

En el caso del PROSAP, cada provincia, al inicio del ao calendario, debe actualizar su Plan de Adquisiciones y Contrataciones. En el caso de Proyectos Provinciales de Inversin Pblica (PROSAP), la comunicacin de No Objecin al documento de licitacin y al Anunci o Especfico de Licitacin la realiza el rea Adquisiciones y Contrataciones a travs de la Entidad de Enlace Provincial.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, los Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. 2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones nacionales, se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y deber publicarse en la pgina web de cada Programa/Proyecto, en la institucional del Ejecutor y en el Boletn Oficial en caso de corresponder.

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4) Los Ejecutores o Responsables Tcnicos y el rea Adquisiciones y Contrataciones deben alimentar los Legajos de Contratacin o de Adquisicin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para la presentacin y tramitacin de Facturas por parte de los proveedores/adjudicatarios.

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor/Responsable Tcnico: Confecciona el Documento de Licitacin (DL) y el Anuncio Especfico de Licitacin (AEL), debidamente suscriptos. Genera y emite en UEPEX la Solicitud de Contratacin/Adquisicin (SC/A). En caso de tratarse de Proyectos PROSAP, se remite dicha documenta cin a la Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP o a la Unidad Competitividad y ANR, segn corresponda. Si se trata de adquisiciones en el marco de proyectos de la Unidad Desarrollo Productivo, de acuerdo al monto, se remiten al Jefe de dicha Unidad. 2. Unidad de Infraestructura y Servicios PROSAP (Sector que corresponda)/Unidad de Desarrollo Productivo /Unidad Competitividad y ANR -estas dos ltimas en caso de corresponder: a. Revisa integralmente la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C), con el detalle de la imputacin. Verifica la misma contra el PAC. b. Revisa el Documento de Adquisicin/Contratacin en sus aspectos tcnicos o de elegibilidad. c. En caso de obras, remite documentacin a la Unidad Ambiental y Social (UAS) para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales que correspondan. Nota: En el marco de los Programas de Desarrollo Productivo, si los documentos han sido elaborados por un ejecutor son revisados por el Responsable Tcnico.

3. Unidad Ambiental y Social: En caso de tratarse de obras, revisa la documentacin para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales que correspondan. Una vez incorporadas las especificaciones

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remite el Documento a Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP (UIySPROSAP) (Sector que corresponda) o Responsable Tcnico o Unidad Competitividad y ANR (UCyANR), segn corresponda. 4. Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP (Sector que corresponda) o Responsable Tcnico o Unidad Competitividad y ANR: a. Recibe documentacin de la UAS. b. Habilita la Solicitud de Contratacin/Adquisicin en UEPEX y remite documentacin al rea Adquisiciones y Contrataciones. 5. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. La Unidad respectiva, confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin (LA/C), revisa el Documento de Licitacin (DL) en sus aspectos formales, administrativos y contractuales. Si efecta comentarios, retorna a actividad n 1. Si no, aprueba el Anuncio Especfico de Licitacin y lo comunica al Ejecutor/RT . b. Si corresponde, emite la Solicitud de No Objecin (SNO) al Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL). Si no, contina en actividad n 13. 6. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin (SNO) a Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y remite a OFI. 7. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC para el archivo en Legajo. 8. Organismo Financiador (OFI): Emite No Objecin o comentarios al Documento de Licitacin (DL) y al Anuncio Especfico de Licitacin (AEL). 9. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y remite a AAyC. 10. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. Si hay comentarios, regresa a actividad n 1, o se incorporan las sugerencias y se confecciona la Solicitud de No Objecin al OFI. b. Si OFI otorga No Objecin, se elabora la comunicacin a Ejecutor (Ejec) o RT y se remite a la firma del Coordinador Ejecutivo (CE). Nota: En todos los casos el AAyC deber enviar copia de la respues ta del OFI a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP, Competitividad y ANR y al Responsable Tcnico, segn corresponda.

11. Coordinador Ejecutivo/Firmante autorizado (segn Disposicin sobre delegacin de firmas): Firma la comunicacin a Ejecutor/RT y remite al Sector Mesa de Entradas. 12. Sector Mesa de Entradas: Enva comunicacin a Ejecutor/RT. 13. Ejecutor/Responsable Tcnico: Enva a AAyC el Anuncio Especfico de la Licitacin junto con el Documento de Licitacin (DL) con la fecha de

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apertura de ofertas y comunica los integrantes del Comit de Evaluacin (CEV). 14. rea Adquisiciones y Contrataciones: Publica el Anuncio Especfico de Licitacin y el Pliego en los medios pertinentes. 15. Ejecutor/ Responsable Tcnico: Publica Anuncio Especfico de Licitacin (AEL) y el Pliego en la pgina web institucional del Proyecto/Programa y en la pgina web del Ejecutor o en un medio de circulacin nacional o en el Boletn Oficial. 16. Oferente: De considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 26 b. 17. Ejecutor/Responsable Tcnico: Recepciona Solicitud de Aclaraciones y elabora respuestas mediante emisin de una Circular, que enva a AAyC. 18. Sector Mesa de Entradas: Recibe Circular y remite a AAyC. 19. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Revisa respuestas a Solicitud de Aclaraciones. De considerarlo necesario, por el tenor de las mismas, se da intervencin a la Unidad Asuntos Jurdicos y a la Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP, a la Unidad Competitividad y ANR o a la Unidad Desarrollo Produc tivo, segn corresponda. b. Si corresponde, confecciona Solicitud de No Objecin a Circular . Si no, contina en actividad n 25 b. 20. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin al OFI. 21. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC. 22. Organismo Financiador (OFI): Emite No objecin o comentarios a la Respuesta a Solicitud de Aclaraciones. 23. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y remite a AAyC. 24. rea Adquisiciones y Contrataciones (AAyC): Remite a Ejecutor/RT la respuesta a SNO del OFI y si ste da la No Objecin, se publica la Circular en los medios pertinentes. 25. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe respuesta del OFI. Si hay comentarios regresa a la Actividad n 17. b. Publica Circular de respuesta y enva a Oferentes. 26. Oferente: a. Recibe Circular de Respuesta a Solicitud de Aclaraciones. b. Presenta ofertas.

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27. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe oferta y realiza la apertura pblica de las mismas. Como observadores, podrn participar representantes del rea de Adquisiciones y Contrataciones, rea Gestin de Programas y Proyectos y Unidad Asuntos Jurdicos de la UCAR. b. Enva copia del acta de apertura de ofertas a AAyC. 28. Sector Mesa de Entradas: Recibe copia del acta de apertura de ofertas y remite a AAyC para su archivo en Legajo. 29. rea Adquisiciones y Contrataciones: Publica el acta de apertura de ofertas y si corresponde, remite al OFI para su conocimiento y registro. 30. Comit Evaluador: Realiza la evaluacin de ofertas y confecciona el Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA) y lo enva a Ejecutor/RT. 31. Ejecutor/Responsable Tcnico: Remite Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA) y copia de las ofertas a AAyC. 32. Sector Mesa de Entradas: Recibe Informe de Evaluacin Recomendacin y copia de las ofertas y lo remite a AAyC. (IE) y

33. rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa los informes del CEV y si corresponde, emite Solicitud de No Objecin al Informe de Evaluacin y Recomendaciones de adjudicacin. En caso contrario, continua con el proceso de adquisiciones en actividad N 40 b. 34. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma y remite SNO al Informe de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin. 35. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC. 36. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios al Informe de Evaluacin (IE) y Recomendacin de Adjudicacin (RA). 37. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y la enva a AAyC. 38. rea Adquisiciones y Contrataciones : a. Analiza Respuesta a SNO. Si el OFI efecta comentarios, se revisa nuevamente la documentacin (retorna a la actividad N 30). b. Si otorg la No Objecin, emite comunicacin de la respuesta a Ejecutor/RT. Nota: En todos los casos AAyC deber enviar copia de la respuesta del OFI a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP; Competitividad y ANR y al Responsable Tcnico, segn corresponda. 39. Sector Mesa de Entradas: Enva comunicacin con respuesta a SNO a Ejecutor/RT.

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40. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe comunicacin de No Objecin de OFI. b. Confecciona Convenio/Contrato y firma del Contrato por autoridad competente. c. Enva Notificacin de Resultados a Oferentes y cita a oferente adjudicatario a la firma del Convenio/Contrato. En caso de que Oferente no firme Convenio/Contrato, implica rechazo de la adjudicacin, se ejecuta la Garanta de Mantenimiento de Oferta. Se reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente Oferente de acuerdo al orden que f igura en el Documento de Recomendacin de Adjudicacin. 41. Oferente: Recibe Notificacin de resultados. De considerarlo, presenta protestas. Si no, contina el proceso en actividad n 46. 42. Ejecutor/Responsable Tcnico: Recibe protestas de Oferentes y confecciona la Respuesta a protestas. Enva Respuesta a Oferente y copia de la misma para notificacin a AAyC. 43. Sector Mesa de Entradas: Recibe la notificacin de Respuesta a protestas y remite a AAyC. 44. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe notificacin de Respuesta a protestas y si corresponde, remite al OFI para conocimiento y registro. Si no, contina en actividad n 46. 45. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin al OFI y remite constancia de recepcin a AAyC. 46. Adjudicatario: Firma Convenio/Contrato 47. Ejecutor/Responsable Tcnico: Enva a AAyC copia del Convenio/Contrato firmado. 48. Sector Mesa de Entradas: Recibe documentacin y remite a AAyC. 49. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Si corresponde, remite copia de Contrato/Convenio al OFI para su registro. b. Genera compromiso de pago en UEPEX. 50. Responsable rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma compromiso de pago. 51. rea Adquisiciones y Contrataciones: Remite copia del Convenio/Contrato y Compromiso de Pago a la Unidad de Desembolsos, Convenios y Subejecutores (UDCS); al Sector Patrimonio (SP) , si corresponde, y al Ejecutor/RT y a Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP (UIySPROSAP) o Unidad Competitividad y ANR (UCyANR).

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52. Ejecutor/Responsable Tcnico: Enva Aviso de Adjudicacin para su publicacin y publica en la pgina web institucional del Proyecto/Programa y en su pgina web (segn corresponda) 53. rea Adquisiciones y Contrataciones: Publica avisos de Adjudicacin en los medios correspondientes.

INDICACIONES
Los Ejecutores que hayan adquirido bienes con fondos externos o de aporte nacional deben ser patrimoniados en y por la UCAR. Los bienes adquiridos con fondos propios o provinciales deben ser patrimoniados por cada Ejecutor u organismo.

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Procedimiento de Licitacin Pblica Nacional


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos
UIySPROSAP/UDP/ UCyANR Revisa SC/A y verifica contra el PAC. Remite doc. a la UAS

rea Adquisiciones y Contrataciones

Unidades de Staff

Coordinador Ejecutivo

Ejecutor/RT Confecciona DL y AEL. Genera y emite en UEPEX SC/A

UAS Incorpora especificaciones ambientales y sociales que correspondan

UIySPROSAP/UDP/ UCyANR Habilita SC/A en UEPEX y remite a AAyC AAyC/UI/UNyS Confecciona LA/C revisa aspectos formales, adm. Y contractuales DL

SI

Hay comentarios NO AAyC/UI/UNyS Aprueba el AEL y comunica a la Prov.

Emite SNO SI OFI Emite No Objecin o comentarios al DL y al AEL R. rea Firma SNO y remite a OFI

NO Contina en envo de AEL y DL al AAyC

AAyC/UI/UNyS Analiza respuesta del OFI

SI Incorpora sugerencias y emite SNO o reinicia proc.

Hay observaciones

NO CE/Firma delegada Firma Comunicacin y remite al Ejecutor

AAyC/UI/UNyS Elabora comunicacin al Ejec. y remite a Firma del CE

Ejecutor/RT Enva a AAyC AEL y DL con fecha de apertura de ofertas y comunica al CEV

AAyC/UI/UNyS Publica AEL y Pliego en los medios pertinentes

Ejecutor/RT Publica AEL y Pliego en los medios, web o Boletn Oficial

Oferente Presenta Solicitud de Aclaracin SI

NO Contina en presentacin de ofertas

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Procedimiento de Licitacin Pblica Nacional


Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff Coordinador Ejecutivo

Ejecutor/RT Ejecutor Recibe Solicitud de Aclaracin y responde por Circular q enva a AAyC

Revisa Solicitud de Aclaraciones. De ser necesario da intervencin a UAJ, UIySPROSAP o UDP. Emite SNO a Circular y remite a R. rea para su firma

Emite SNO SI R. rea Firma SNO y remite al OFI

NO Contina en publicacin de Circular

OFI Recibe SNO a Circular y emite No Objecin o comentarios

Ejecutor Analiza respuesta del OFI

Remite al Ejecutor/RT la respuesta del OFI a la SNO

SI

Hay comentarios NO EjecutorRT Publica Circular de respuesta y enva a los Oferentes

Oferente Recibe Circular de Respuesta a Solicitud de Aclaraciones

Oferente Presenta Ofertas

Ejecutor/RT Recibe ofertas y realiza apertura pblica de las mismas. Enva copia de la acta de apertura de ofertas a AAyC

Publica acta de apertura de ofertas y remite al OFI Comit Evaluador Evala ofertas y confecciona el IE y RA. Remite al Ejecutor/RT

Ejecutor/RT Recibe IE, RA y copia de las ofertas y remite al AAyC

Revisa los IE y RA del CEV.

NO Continua en confeccin de Contrato/ Convenio

Emite SNO

SI Emite SNO y eleva al R. rea para su firma

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Procedimiento de Licitacin Pblica Nacional
Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones Unidades de Staff

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Coordinador Ejecutivo

OFI Recibe SNO y emite No Objecin o comentarios al IE y RA

R. rea Firma y remite SNO al IE y RA al OFI

Analiza respuesta del OFI a la SNO

SI Regresa a revisin de doc. EjecutorRT Recibe No Objecin del OFI Ejecutor/RT Confecciona Contrato/ Convenio. Firma de Contrato por autoridad competente. Ejecutor/RT Enva Notificacin de Resultados a Oferentes y cita a Oferentes Adjudicatarios a la firma del Contrato/Convenio Oferente Recibe Notificacin de Resultados

Hay comentarios NO

Emite comunicacin de respuesta al Ejecutor/RT

Si el Oferente no firma Contrato/ Convenio se reinicia proc. de adjudicacin en el sgt. Oferente

NO

Oferente Presenta protestas SI

Ejecutor/RT Recibe Protesta y confecciona respuesta. Enva Respuesta a Oferente y copia a AAyC

Recibe notificacin de Respuesta a protesta. Si corresponde remite copia a OFI

Adjudicatario Firma Convenio/Contrato Remite copia del Convenio/ Contrato firmado al OFI. Genera compromiso de pago en UEPEX R. rea Firma Compromiso de Pago

Ejecutor/RT Enva copia del Convenio/ Contrato firmado al AAyC

Segn corresponda remite copia de Convenio/ Contrato y Compromiso de Pago al UDCS, SP, RT, UIySPROSAP y UCyANR Enva aviso de Adjudicacin para su publicacin Publica avisos de adjudicacin

FIN

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D.3. C OMPARACIN DE P RECIOS


OBJETIVO
Concretar la contratacin de los proveedores de obras, bienes y servicios diferentes de consultoras, a celebrarse por los Ejecutores o Responsables Tcnicos en el marco de la ejecucin de los componentes de los Programas y Proyectos, empleando el mtodo de Comparacin de Precios, de acuerdo a la normativa emitida por los Organismos Financiadores, las disposiciones contenidas en los convenios o contratos de prstamo y la normativa nacional referida a adquisiciones, cuando corresponda.

ALCANCE
Desde la Solicitud de Contratacin/Adquisicin impulsada por los Ejecutores o Responsables Tcnicos hasta la firma del Contrato.

PROCEDIMIENTOS PRECEDENTES Procedimiento de Preparacin del Plan de Adquisiciones y Contrataciones de Programas y Proyectos Procedimiento de Preparacin de Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos. Procedimiento de Replanificacin del Contrataciones de Programas y Proyectos. Plan de Adquisiciones y

Procedimiento de Replanificacin de Plan Operativo Anual de Programas y Proyectos.

PROCEDIMIENTOS CONSIGUIENTES Procedimiento de Anticipos y Rendiciones de Ejecutores, Programas y Proyectos. Procedimientos de Seguimiento y Cumplimiento de Contratos celebrados por proyectos PROSAP, Iniciativas de Mejora Competitiva o Programas y Proyectos de Desarrollo Productivo. Procedimiento de Ejecucin de Contratos de Obra-PROSAP. Procedimiento de Solicitud de Desembolsos y Justificacin de Gastos a l os OFI. Procedimiento de Recepcin y Alta de Bienes Inventariables. Procedimiento de Entrega de Bienes Inventariables.

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RESPONSABILIDADES
UCAR 1) rea Gestin de Programas y Proyectos 2) Unidad Infraestructura y ServiciosPROSAP 3) Responsable Tcnico de Programa o Proyecto 4) Unidad Competitividad y ANR 5) rea de Adquisiciones y Contrataciones 6) Unidad Ambiental y Social. Externos 1) Organismo Financiador Internacional 2) Oferente 3) Ejecutor 4) Proveedor

CRITERIOS GENERALES Y CONDICIONES PREVIAS


La contratacin debe estar Proyecto/Programa vigente. prevista en el POA financiero del

En el caso del PROSAP, cada provincia, al inicio del ao calendario, debe actualizar su Plan de Adquisiciones y Contrataciones.

DOCUMENTOS Y REGISTROS
1) Deben registrarse las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin, los Contratos/ rdenes de Compra y los hitos de contratacin. 2) El uso del mdulo de Adquisiciones de UEPEX estar sujeto a la operatividad del mismo. 3) A los efectos de gestionar las publicaciones nacionales, cuando correspo nda, se emplear el sistema de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y deber publicarse en la pgina web de cada Programa/Proyecto, en el Boletn Oficial y en la institucional del Ejecutor. 4) Los Ejecutores o Responsables Tcnicos y AAyC deben ali mentar los Legajos de Adquisicin/Contratacin a medida que se van cumpliendo los hitos, en los cuales se archivan los documentos generados en el proceso de contratacin. 5) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe confeccionar y suministrar la documentacin modelo y/o instructivos destinados a la confeccin de los distintos documentos que acompaan las Solicitudes de Adquisicin/Contratacin. 6) El rea Adquisiciones y Contrataciones debe incluir en la Orden de Compra/Contrato, un anexo con un instructivo sobre las especificaciones para

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la presentacin y tramitacin proveedores/adjudicatarios. de Facturas por

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parte de los

PROCEDIMIENTO
1. Ejecutor/Responsable Tcnico: Confecciona la Solicitud de Contratacin/Adquisicin (SA/C), la Lista Corta de Oferent es (LCO) y la Carta de Invitacin (CI) y/o Pliego, debidamente suscriptos. Genera y emite en UEPEX la Solicitud de Contratacin/Adquisicin. En caso de tratarse de Proyectos PROSAP, se remite dicha documentacin a la Unidad Infraestructura y Servicios PROSAP o a la Unidad Competitividad y ANR, segn corresponda. Si se trata de adquisiciones en el marco de proyectos de la Unidad Desarrollo Productivo, de acuerdo al monto, se remiten al Jefe de dicha Unidad. 2. Unidad de Infraestructura y Servicios Tcnicos/Unidad Competitividad y ANR : PROSAP/Responsables

a. Revisa integralmente la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C), con el detalle de la imputacin. Verifica la misma contra el PAC. b. Revisa la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C), la Lista Corta de Oferentes (LCO) y la Carta de Invitacin (CI) y/o Pliego en sus aspectos tcnicos o de elegibilidad. c. En caso de obras, remite la Solicitud de Cotizacin y Carta de Invitacin a la Unidad Ambiental y Social para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales que correspondan. Nota: En el marco de los Programas de Desarrollo Productivo, si los documentos han sido elaborados por un Ejecutor son revisados por el Responsable Tcnico.

3. Unidad Ambiental y Social: En caso de obras, revisa la documentacin para la incorporacin de las especificaciones ambientales y sociales que correspondan. Una vez incorporadas las especificaciones , remite los Documentos a Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP (y Sector que corresponda) o Unidad Competitividad y ANR o Responsable Tcnico 4. Unidad de Infraestructura y Servicios- PROSAP (y Sector corresponda)/Responsable Tcnico/Unidad Competitividad y ANR: a. b. Recibe documentacin de la UAS Habilita la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C) en UEPEX y remite documentacin a AAyC. que

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5. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : a. La Unidad respectiva confecciona el Legajo de Adquisicin/Contratacin (LC/A), revisa la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C), la Lista Corta de Oferentes (L CO) y la Carta de Invitacin (CI) y/o Pliego, en sus aspectos formales, administrativos y contractuales. Si efecta comentarios, vuelve a Actividad n 1. Si no, aprueba documentos y lo comunica al Ejecutor/RT. b. Si corresponde, emite la Solicitud de No Objecin (SNO) al OFI a la Carta de Invitacin (CI) y/o Pliego. Si no es necesaria la intervencin del OFI, contina en actividad n 13 b. 6. Responsable de rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma la Solicitud de No Objecin (SNO) al OFI a la Solicitud de Adquisicin/Contratacin (SA/C), la Lista Corta de Oferentes (LCO) y la Carta de Invitacin (CI) y/o Pliego. 7. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin a AAyC. 8. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios a la Solicitud de Adquisicin/Contratacin, la Lista Corta de Oferentes y la Carta de Invitacin y Pliego. 9. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y remite a AAyC. 10. AAyC/Unidad Infraestructura/Unidad Negocios y Servicios : Si hay comentarios, regresa a actividad n 1, o se incorporan las sugerencias y se confecciona nuevamente la solicitud de No Objecin. Nota: En todos los casos AAyC deber enviar copia de la respuesta del OFI a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP, Competitividad y ANR y al Responsable Tcnico segn corresponda.

11. Responsable de rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma comunicacin de No Objecin para envo a Ejecutor/RT. 12. Sector Mesa de Entradas: Remite comunicacin de No Objecin a Ejecutor/RT. 13. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe comunicacin de No Objecin. b. Enva Carta de Invitacin (CI) a Oferentes o mediante correo electrnico si corresponde. 14. Oferente: Recibe Carta de Invitacin. De considerarlo, presenta Solicitud de Aclaraciones. Si no, contina en actividad n 16 b.

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15. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe Solicitud de Aclaraciones. b. Elabora Circular de Aclaraciones. c. Enva a oferentes Circular de Respuesta a Solicitud de Aclaraciones. 16. Oferente: a. Recibe Circular de Respuesta a Solicitud de Aclaraciones. b. Presenta ofertas. 17. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe ofertas. corresponde. Realiza la apertura pblica de ofertas, si

b. Realiza la evaluacin de ofertas y confecciona el Cuadro Comparativo y lo enva a AAyC, junto con la copia de las ofertas presentadas y del acta de apertura, si hubiere. 18. rea Adquisiciones y Contrataciones: Revisa la documentacin remitida y si corresponde, emite Solicitud de No Objecin al OFI a la Adjudicacin. En caso contrario, continua con el proceso de adquisiciones en Actividad N 26 b. Nota: En todos los casos el AAyC deber enviar copia de la respuesta del OFI a la Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP, Competitividad y ANR y al Responsable Tcnico segn corresponda.

19. Responsable de rea Adquisiciones y Contrataciones: Firma SNO a la Adjudicacin. 20. Sector Mesa de Entradas: Enva SNO y remite constancia de recepcin AAyC. 21. Organismo Financiador Internacional: Emite No Objecin o comentarios a la Adjudicacin. 22. Sector Mesa de Entradas: Recibe respuesta a SNO y la enva a AAyC. 23. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Analiza Respuesta a SNO. Si el OFI efecta comentarios se revisa nuevamente la documentacin (retorna a la actividad N 17 b). b. Emite comunicacin de No Objecin al Ejecutor/ RT. 24. Responsable de rea Adquisiciones y Contrataciones:. Firma comunicacin de No Objecin a Ejecutor/RT. 25. Sector Mesa de Entradas: Enva comunicacin con respuesta a SNO a Ejecutor/RT.

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26. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Recibe comunicacin de No Objecin. b. Enva la notificacin de resultados a Oferentes mediante correo electrnico, si corresponde. 27. Oferente: Recibe Notificacin de resultados. De considerarlo, presenta protestas. Si no, contina el proceso en actividad n 32. 28. Ejecutor/Responsable Tcnico: Recibe protestas de Oferentes y confecciona la Respuesta a protestas. Enva Respuesta a Oferentes y copia de la misma para notificacin a AAyC. 29. Sector Mesa de Entradas: Recibe la notificacin de Respuesta a protestas y remite a AAyC. 30. rea Adquisiciones y Contrataciones: Recibe notificacin de Respuesta a protestas y si corresponde, remite al OFI para conocimiento y registro. 31. Sector Mesa de Entradas: Enva notificacin al OFI y remite constancia de recepcin a AAyC. 32. Ejecutor/Responsable Tcnico: Confecciona y firma la Compra/Contrato por duplicado y cita al Oferente a la firma. Orden de

En caso de que Oferente no firme Orden de Compra, implica rechazo de la adjudicacin, se ejecuta la Garanta de Mantenimiento de Oferta. Se reinicia el proceso de adjudicacin con el siguiente Oferente de acuerdo al Cuadro Comparativo. 33. Proveedor: Firma Orden de Compra. 34. Ejecutor/Responsable Tcnico: a. Remite copia de la Orden de Compra firmada a AAyC. b. Si corresponde, publica Adjudicacin en medios pertinentes. 35. Sector Mesa de Entradas: Recibe copia de la Orden de Compra/Contrato y remite a AAyC. 36. rea Adquisiciones y Contrataciones: a. Recibe copia de la Orden de compra/Contrato. b. Genera y habilita compromiso de pago en UEPEX, quedando pendiente para la generacin del C75, que incluye la informacin a transmitir al SIDIF segn normativa vigente. c. Remite copia de Orden de Compra/Contrato y Compromiso de pago a la Unidad Desembolsos, Convenios y Subejecutores; al Sector Cuentas a Pagar; al Sector Patrimonio (SP) si corresponde, y al RT, Unidad Infraestructura y Servicios- PROSAP (UIySPROSAP) o Unidad Competitividad y ANR (UCyANR).

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d. Si corresponde, publica la adjudicacin del Contrato en los medios pertinentes.

INDICACIONES
Los Ejecutores que hayan adquirido bienes con fondos externos o de aporte nacional deben ser patrimoniados en y por la UCAR. Los bienes adquiridos con fondos propios o provinciales deben ser patrimoniados por cada Ejecutor u organismo.

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Procedimiento de Comparacin de Precios
Actores Externos rea Gestin de Programas y Proyectos rea Adquisiciones y Contrataciones

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Unidades de Staff

Ejecutor/RT Confecciona SA/C, LCO y CI y/o Pliego. Genera y carga UEPEX SA/C

UIySPROSAP/UDP Verifica SA/C contra POA. Revisa aspectos tcnicos SA/C, LCO y CI y/o Pliego. Remite a la UAS

UAS Revisa doc. para incorporar especificaciones sociales y ambientales

UIySPROSAP/UDP/ UCyANR Recibe incorporaciones de la UAS, habilita SA/C en UEPEX y remite toda la doc. a AAyC

AAyC/UI/UNyS Confecciona LC/A, revisa SA/C, LCO, CI y/o Pliego en sus aspectos formales, adm. y contractuales

NO

Aprueba documentos SI AAyC/UI/UNyS Informa al ejecutor la aprobacin de la doc.

Emite SNO a CI y/o Pliego SI OFI Emite No Objecin o comentarios a la SNO R.AAyC Firma SNO a SA/C, LCO y CI y/o Pliego y remite al OFI

NO Contina