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Zen to Done

Escrito por Leo Babauta, traduzido por Lucas Teixeira http://lucasteixeira.com/ztd

Indice
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Introduo ca Por que ZTD? Viso Geral a ZTD M nimo a alternativa mais simples Adquirindo os 10 Hbitos a Hbito 1: Capture a Hbito 2: Processe a Hbito 3: Planeje a Hbito 4: Faa a c 2 2 4 6 7 9 10 11 12 14 16 17 18 20 21 23 24

10 Hbito 5: Sistema Convel Simples a a 11 Hbito 6: Organize a 12 Hbito 7: Revise a 13 Hbito 8: Simplique a 14 Hbito 9: Dena Rotinas a 15 Hbito 10: Encontrando Sua Paixo a a 16 Um Dia com Zen To Done 17 Perguntas Freq entes u

Introduo ca
Muito do estresse que as pessoas sentem no vem de terem coisas demais para fazer. Ele vem de no a a terminarem o que comearam. c David Allen

Esse livro foi escrito para os que querem organizar suas vidas e de fato cumprir suas listas de tarefas. Se voc uma dessas pessoas, vai encontrar alguns conceitos valiosos nesse livro. ee Zen To Done (ZTD) um sistema de uma s vez simples e poderoso, e vai te ajudar a desenvolver os hbitos pra e o a manter todas as suas tarefas e projetos organizados, manter seu dia de trabalho simples e estruturado, manter sua mesa e sua caixa de entrada limpas, e manter voc fazendo o que precisa fazer, sem distraes. e co Isso muita coisa pra se pedir de um pequeno e-book. Na verdade, esse livro no vai fazer tudo isso por voc e a e voc quem tem que fazer. Voc tem que querer de verdade mudar seus hbitos, e o que esse sistema prov so as e e a e a ferramentas pra mud-los. a E, devo dizer, mudar seus hbitos poss a e vel. Usando as tcnicas de mudana de hbito que eu descrevo nesse e c a livro, mudei muitos hbitos: parei de fumar, comecei a correr, passei a comer coisas mais saudveis, completei a a uma maratona, dobrei minha renda e coloquei minhas nanas em ordem, me tornei vegano, quitei quase todas as c minhas d vidas, completei um triatlo, perdi 10 quilos, e constru um blog bem-sucedido, pra citar alguns. Ento, a sim, mudanas de hbito so mesmo poss c a a veis, se voc comear pequeno, encontrar a motivao certa, e mantiver e c ca seu foco. Eu tambm quei mais organizado e produtivo. H alguns anos, minha mesa era cheia de coisas, eu mantinha e a vrias listas de coisas que eu vivia sempre perdendo ou me esquecendo, tinha um monte de coisas pra fazer e cava a sobrecarregado pelo caos e a complexidade do meu dia. Minha caixa de e-mails, minha caixa de correio e minha secretria eletrnica transbordavam. Eu vivia esquecendo de fazer as coisas, e em geral era bem desorganizado e a o improdutivo. Mas eu decidi mudar esses hbitos, um por um. Hoje, minhas caixas de entrada esto todas vazias. Minha lista de a a tarefas pra hoje uma lista simples de trs coisas muito importantes. Eu consigo me livrar de distraes e manter e e co o foco. Eu anoto as coisas em um s lugar, pra que eu no as esquea. o a c Minha vida agora est muito mais s, mais simples e mais concentrada. Eu fao MUITO mais coisas as tarefas a a c do meu emprego, escrevo no meu blog, escrevo em outros seis blogs, completo projetos pessoais, e ainda assim tenho tempo pra minha fam lia. Eu sou mais feliz e produtivo, e tudo graas a poucas e simples mudanas de hbito. c c a Voc pode fazer isso tambm, acredite. No sou nenhum super-homem s me comprometi a melhorar, e comecei e e a o a mudar meus hbitos, um de cada vez. a Continue lendo, e veja como voc tambm pode fazer acontecer. Eu no espero que voc adote o sistema inteiro e e a e cada pessoa funciona diferente das outras. Essa a beleza do ZTD: voc pode escolher os hbitos que funcionem e e a melhor pra voc. Boa sorte, e aproveite o livro. Mudar hbitos pode ser empolgante, e eu te encorajo a aproveitar e a a jornada.

Por que ZTD?


A simplicidade a sosticao mxima. e ca a Leonardo da Vinci

Eu decidi tomar emprestados alguns dos melhores conceitos de alguns dos melhores sistemas de produtividade j inventados, inclusive do Fazendo Acontecer do David Allen e do 7 Hbitos de a a Pessoas Altamente Ecazes, do Stephen Covey. Adicionei tambm outros conceitos uteis, e destilei e todos eles em um sistema de produtividade fcil de usar e bem simples chamado Zen To Done (ZTD). a 2

Por que Zen To Done? Primeiro, o meu blog se chama Zen Habits, e Habits do Done no soa bem o bastante a pra mim. Eu tambm pensei em Simple To Done, mas o acrnimo no parecia bom. Segundo, ZTD captura e o a o esp rito essencial do novo sistema: o de simplicidade, de se concentrar no fazer, no aqui-e-agora, em vez de no planejamento e no sistema. Se voc tem problemas com o GTD, por melhor que ele seja, o ZTD pode dar certo com voc. Ele se concentra nas e e mudanas de hbito necessrias pro GTD de um jeito mais prtico, e se concentra em fazer, simplicar e adicionar c a a a uma estrutura simples. O ZTD tenta resolver cinco problemas que muita gente tem com o GTD. Pra constar, o GTD no tem nenhuma a falha, e no precisa de nenhuma modicao; mas cada pessoa de um jeito, e o ZTD um jeito de customiz-lo a ca e e a pra que sirva melhor a diferentes tipos de personalidade. O ZTD resolve cinco problemas que as pessoas tm com o GTD: e 1. O GTD uma srie de mudanas de hbito. Essa a razo principal pela qual as pessoas falham e e c a e a so muitas mudanas de hbito tentadas ao mesmo tempo. Se concentrar em um hbito por vez o melhor, a c a a e e garante um maior sucesso. Alm disso, praticantes do GTD no aplicam mtodos comprovados pra mudar e a e seus hbitos. a Soluo: o ZTD se concentra em um hbito por vez. Voc no tem que tentar adotar o sistema inteiro ao ca a e a mesmo tempo vai te sobrecarregar, e muito dif se concentrar em mudanas de hbito se voc zer e cil c a e muitas de uma vez. Em vez disso, concentre-se em um de cada vez, e adote o sistema em fases. Use mtodos e comprovados (Desao de 30 Dias, comprometimento, recompensas, hacks de motivao, etc) para adotar cada ca hbito com sucesso. a 2. O GTD no se concentra o suciente em fazer. Embora o nome seja Gettings Things Done 1 , muitas a vezes o que acabamos fazendo Fazendo Entrar no Nosso Sistema de Conana. Apesar do livro apresentar e c um sistema excelente, ele se concentra mais no estgios de captura e processamento do que no estgio de fazer. a a 3. O GTD muito desestruturado pra muita gente. Esse pode ser um dos pontos brilhantes do GTD e sua falta de estrutura, sua deciso em tempo real sobre que tarefa fazer mas pode tambm ser uma grande a e fonte de confuso pra tantas outras pessoas. Muita gente precisa de mais estrutura nos seus dias, e o GTD a pode ser desorientador. Pessoas diferentes tm estilos diferentes. e Soluo: o ZTD oferece alguns hbitos pra resolver isso: o hbito de planejar, em que voc planeja as suas ca a a e trs TMIs do dia e suas Grandes Rochas pra semana; e o hbito da rotina, em que voc dene rotinas dirias e a e a e semanais pra si mesmo. Esses hbitos, como todos os hbitos do ZTD, so opcionais. Se parece que no a a a a vo funcionar pra voc, no os adote. Mas, pra muita gente, eles vo complementar as outras partes do GTD a e a a de um modo perfeito. 4. O GTD tenta fazer coisas demais, o que acaba te estressando. O GTD discrimina todas as coisas que surgem na sua vida, o que tambm parte da beleza do sistema. O problema que ns acabamos colocando e e e o tudo nas nossas listas, e cando sobrecarregados. Ns tentamos fazer tudo que est nas listas. Esse no o a a e um problema do GTD, e sim um problema de como ns o implementamos. Mas um problema que deve ser o e resolvido. Soluo: O ZTD se concentra em simplicar. Tire o tanto quanto puder dos seus deveres, pra que voc possa ca e se concentrar em fazer o que importante, e fazer bem feito. e 5. O GTD no se concentra o bastante nas metas. O GTD , de propsito, um sistema de baixo pra cima, a e o no n do mar da sua vida. Ele fala sobre n vel veis mais altos, mas no fala muita coisa. Com isso, o GTD a e mais focado em fazer qualquer tarefa que aparea na sua frente do que fazer o que voc deveria estar fazendo c e as coisas mais importantes. Soluo: o ZTD, como foi dito acima, pede pra que voc identique as coisas grandes que voc quer fazer ca e e na semana e no dia. Outro hbito do ZTD o de rever suas metas a cada semana, de modo a continuar a e concentrado nelas durante o ano. O GTD tem um pouco disso, mas o ZTD estende esse pouco.
1 em traduo livre, Fazendo Acontecer. ca Soluo: o ZTD se concentra mais em fazer e em como completar suas tarefas, de uma maneira simples e sem estresse. ca

Mais uma vez: o GTD um sistema brilhante, e funciona muito bem. Mas o ZTD resolve alguns problemas que as e pessoas tm ao praticar o GTD, adiciona outros conceitos poderosos, e adapta o sistema pra vida real. e

Viso Geral a
As coisas mais importantes nunca deveriam car ` merc das coisas menos importantes. a e Goethe

Vamos dar uma olhada no que o Zen To Done: um conjunto de 10 hbitos que vo te ajudar e e a a a se organizar, simplicar sua vida, colocar as coisas sob controle e fazer as coisas acontecerem de verdade. Se voc quer adotar o ZTD, no tem a obrigao de adotar todos os 10 hbitos. . . voc deve pegar aqueles que vo e a ca a e a funcionar pro seu estilo individual, e se tornar mestre neles. Cada um desses hbitos deve ser aprendido e praticado um de cada vez se poss a vel, ou 23 ao mesmo tempo no mximo. Concentre-se na sua mudana de hbito por 30 dias, e a parta pra prxima. a c a o Isso pode ser dif eu sei, mas os hbitos se xaro melhor a longo prazo se voc se concentrar em um ou dois de cil, a a e cada vez. No per odo de um ano, voc ser mestre em todos eles e eu no acho que se tornar completamente e a a organizado e produtivo em um ano seja uma conquista ruim. A ordem a seguir s uma sugesto voc pode adotar os hbitos na ordem que funcionar melhor pra voc. Os e o a e a e hbitos 1 ao 8 so os mais essenciais, mas eu sugiro que voc considere seriamente os hbitos 9 e 10. Vou falar mais a a e a sobre cada um desses 10 hbitos nos cap a tulos seguintes.

1. Capture
Hbito: captura onipresente. Carregue um caderninho (ou qualquer outra ferramenta de captura que funcione a com voc) e escreva quaisquer tarefas, ideias, projetos, ou outras informaes que surgirem na sua cabea. Tire da e co c sua cabea e passe pro papel, pra que no esquea. O ZTD pede que voc escolha uma ferramenta bem simples, c a c e porttil e fcil de usar pra captura um caderninho ou um conjunto de chas 3x5 so prefer a a a veis (mas no a obrigatrios), simplesmente porque so muito mais fceis de carregar por a que um PDA ou um notebook. Quanto o a a mais simples forem as ferramentas, melhor. Quando voc voltar pra casa ou pro escritrio, transra suas anotaes e o co pra sua lista de tarefas.

2. Processe
Hbito: decida rpido sobre as coisas na sua caixa de entrada, no deixe que acumulem. Deixar as a a a coisas empilharem procrastinar as tomadas de deciso. Processe suas caixas de entrada (e-mail, correio, correio e a de voz, caderninho) pelo menos uma vez por dia, mais vezes se necessrio. Quando process-las, faa de cima pra a a c baixo, tomando uma deciso em cada item: fazer (se for levar 2 minutos ou menos), jogar fora, delegar, arquivar a ou colocar na sua lista de tarefas ou no calendrio pra fazer depois. a

3. Planeje
Hbito: dena TMIs pra semana e pro dia. A cada semana, liste as Grandes Rochas (tarefas mais a importantes) que voc quer realizar naquela semana, e agende-as primeiro que as outras. A cada dia, crie uma lista e de 13 TMIs (suas Grandes Rochas do dia) e se certique de complet-las. Faa suas TMIs cedo pra tir-las do a c a caminho e ter certeza de que sero feitas. a

4. Faa c
Hbito: faa uma tarefa por vez, sem distraes. Esse um dos hbitos mais importantes do ZTD. Voc a c co e a e deve selecionar uma tarefa (de preferncia uma das suas TMIs) e se concentrar nela e em nada mais. Primeiro, e elimine todas as distraes. Desligue o e-mail, o celular, a Internet se for poss (se no for, feche todas as abas co vel a desnecessrias); remova o entulho na sua mesa (se voc seguir o hbito 2, vai ser fcil). Coloque um timer se quiser, a e a a ou ento concentre-se na sua tarefa pelo maior tempo poss a vel. No se deixe distrair dela. Se voc for interrompido, a e escreva qualquer requisio, tarefa ou informao no seu caderno e volte pra tarefa. No tente ser multitarefa. ca ca a

5. Sistema convel simples a


Hbito: mantenha listas simples, cheque diariamente. Voc pode usar listas de contexto, como @trabalho, a e @ligar, @casa, @fora, @esperando, etc., se elas funcionarem pra voc. O ZTD sugere que voc mantenha suas listas e e o mais simples poss vel. No crie um sistema complicado, e no que tentando usar novas ferramentas. E uma a a perda de tempo, mesmo que seja divertido. Use um caderninho ou chas 3x5 pras suas listas, ou use o programa de listas mais simples que encontrar. Voc no precisa de um planejador, de um PDA, do Outlook ou de um sistema de e a tags complicado. S uma lista pra cada contexto, e uma lista de projetos que voc revise diria ou semanalmente. o e a Ligar as aes aos projetos e contextos bom, mas pode se tornar complicado demais. Mantenha a simplicidade, e co e concentre-se s no que voc tem que fazer agora, e no em car brincando com sistemas ou ferramentas. o e a

6. Organize
Hbito: um lugar pra tudo. Todas as coisas que surgirem vo pra caixa de entrada. De l, vo pras suas listas a a a a de contexto e pra uma pasta de ao, ou pra um arquivo no seu sistema de arquivamento, ou pra sua caixa de sa ca da se voc for deleg-la, ou pra lixeira. Coloque as coisas onde elas pertencem, de cara, em vez de empilh-las pra e a a organizar depois. Isso mantm sua mesa limpa pra que voc possa se concentrar no seu trabalho. No procrastine e e a coloque as coisas no lugar.

7. Revise
Hbito: revise seu sistema & metas semanalmente. A reviso semanal do ZTD pede que voc cheque a a e rapidamente seu sistema, e tambm concentre-se em rever suas metas a cada semana. Durante sua reviso semanal, e a voc deve examinar cada uma das suas metas anuais, ver o progresso que fez nelas na ultima semana e quais aes e co voc vai tomar pra mov-las pra frente na prxima semana. Uma vez por ms, separe um tempinho a mais pra e e o e fazer uma reviso mensal das suas metas; e todo ano voc deve fazer uma reviso anual das suas metas pro ano e a e a pra vida.

8. Simplique
Hbito: reduza suas metas & tarefas pro essencial. Se voc tentar cuidar de todas as tarefas que surgirem, a e pode car sobrecarregado rapidamente, e acabar sem o foco necessrio pras tarefas importantes (TMIs). Em vez a disso, o ZTD pede que voc revise suas tarefas e listas de projetos, e veja se pode simplic-las. Remova tudo, e a exceto os projetos e tarefas essenciais, pra que voc possa se concentrar neles. Simplique seus compromissos e seu e uxo de entrada de informao. Certique-se de que seus projetos e tarefas esto de acordo com suas metas pro ano ca a e pra vida. Faa isso diariamente (numa menor escala), durante sua reviso semanal e durante sua reviso mensal. c a a

9. Rotina
Hbito: dena e mantenha rotinas. Se outros sistemas de produtividade so desestruturados demais pra voc, a a e tente o hbito de criar rotinas pra ver se funciona melhor. Uma rotina matinal, por exemplo, pode incluir olhar a 5

o calendrio, checar suas listas de contexto, denir suas TMIs pro dia, praticar exerc a cios, processar o e-mail e as caixas de entrada, e fazer sua primeira TMI do dia. Uma rotina noturna pode incluir processar seu e-mail e caixas de entrada (de novo), revisar seu dia, escrever no seu dirio, se preparar pro dia seguinte. Rotinas semanais podem a incluir um dia de tarefas na rua, um dia de lavar roupas, um dia das nanas, sua reviso semanal, um dia da c a fam lia, etc. E com voc dena suas prprias rotinas, faa com que elas funcionem pra voc. e o c e

10. Encontre sua paixo a


Hbito: procure o trabalho pelo qual voc apaixonado. Esse pode ser seu ultimo hbito, mas ao mesmo a ee a tempo o mais importante de todos. O GTD timo pra gerenciar as tarefas da sua vida, e tentar no procrastinar. eo a Mas se voc for apaixonado pelo seu trabalho, voc no vai procrastinar voc vai amar o que faz, e vai querer e e a e fazer mais. O hbito a adquirir aqui o de constantemente procurar coisas pelas quais voc apaixonado, e ver a e ee se consegue fazer delas uma carreira quando encontr-las. Faa com que seu trabalho seja uma paixo, e no uma a c a a coisa que voc tem pavor de fazer, e suas listas de tarefas vo parecer mais com uma lista de recompensas. e a

ZTD M nimo a alternativa mais simples


Tudo deve ser feito da forma mais simples poss vel, mas no mais simples que isso. a Einstein

Pra algumas pessoas, implementar 10 hbitos novos, mesmo um de cada vez, ainda muito complicado. a e Ento, pros que querem implementar o sistema mais simples poss a vel, aqui vai a verso minimalista a do ZTD uma maneira de ser produtivo sem rulas. So s quatro hbitos: capturar, processar, planejar e fazer. E ele s usa duas ferramentas: um caderninho e uma a o a o caneta. 1. Capture: carregue um caderninho e anote quaisquer tarefas, ideias, projetos ou outras informaes que co surgirem na sua cabea. Tire da sua cabea e coloque no papel, pra que voc no esquea. c c e a c 2. Processe: decida rpido sobre as coisas na sua caixa de entrada, no deixe que acumulem. Processe suas a a caixas de entrada (e-mail, correio, correio de voz, caderninho) pelo menos uma vez por dia, mais vezes se for necessrio. a 3. Planeje: dene TMIs pra cada semana e pra cada dia. Cumpra suas TMIs de manh pra tir-las do caminho a a e ter certeza de que sero feitas. a 4. Faa: concentre-se em uma tarefa de cada vez, sem distraes. Remove todas as distraes, e ento c co co a concentre-se na sua tarefa pelo maior tempo poss No tente ser multitarefa. vel a

O que o ZTD M nimo deixa de fora


Essa verso deixa de fora seis hbitos: manter um sistema de listas simples, organizar tudo, as revises semanais, a a o simplicar suas tarefas e projetos, denir rotinas e encontrar sua paixo. a Embora eu ache que esses seis hbitos tm seu valor, eles no so absolutamente necessrios para um sistema a e a a a minimalista.

A implementao minimalista ca
Como devo implementar esse sistema, e do que eu preciso? Primeiro, as ferramentas: um caderninho e uma caneta. Isso tudo. e Implemente o sistema desse jeito: 1. Use seu caderninho pra anotar todas as coisas que vierem na sua cabea, no momento em que vierem. Isso c permite que voc tire as coisas da sua mente e no as esquea. e a c 2. Quando voc chegar na sua mesa ou em casa, adicione as tarefas novas na sua Lista Mestre de Tarefas, que e voc tambm pode manter no caderninho. e e 3. No in de cada dia, revise sua lista e escreva as 13 TMIs que voc quer realizar nesse dia. Esse todo o cio e e seu sistema de planejamento. Voc no vai precisar de nada alm disso. e a e 4. Faa suas TMIs o mais cedo poss c vel. Enquanto voc faz cada tarefa, livre-se de todas as distraes e e co concentre-se somente em fazer essa tarefa. No tente fazer mais de uma coisa de cada vez. Quando voc a e terminar, v pra prxima tarefa. a o Se voc completar suas TMIs, v pra sua Lista Mestre e veja qual a prxima tarefa mais importante na sua lista. e a o Faa como no Passo 4 acima. Repita o quanto precisar. c Voc no precisa de 10 listas diferentes, e se voc no mantm essas todas essas listas, no precisa de uma reviso e a e a e a a semanal. Eu ainda assim sugiro que voc dena uma unica meta pro ano, e sempre se concentre no prximo passo e o necessrio pra alcanar essa meta. a c Tambm opcional: adicione qualquer hbito deixado de fora desse sistema minimalista mais tarde, se achar que vai e a ajudar.

Adquirindo os 10 Hbitos a
O in a metade de qualquer ao. cio e ca Provrbio grego e

Uma parte essencial do ZTD adquirir os 10 Hbitos, um de cada vez. Um dos principais problemas e a que as pessoas tm com outros sistemas de produtividade, provavelmente sem ter conscincia disso, e e que eles so uma srie de mudanas de hbito que as pessoas tentam empreender ao mesmo tempo. e a e c a Elas se entusiasmam e tentam dar conta todas de uma vez s, e da caem do cavalo. Elas tentam subir de novo, mas o tornam a cair. E parecido com fazer dieta ou exerc cios se voc no adotar mtodos bem-sucedidos de mudana e a e c de hbito, vai continuar falhando, e vai acabar se desencorajando e desistindo. a De acordo com a minha experincia, mudanas de hbito no devem ser encaradas trivialmente. Elas podem e c a a funcionar, mas requerem muita energia, concentrao e motivao, e dif juntar isso com muitos hbitos ao ca ca e cil a mesmo tempo. Eu recomendo de verdade que voc comece com um hbito, aplique uma metodologia comprovada e a praquele hbito, e uma vez que ele tenha se xado, parta pro prximo. a o Eu sei que no fcil. Quando voc comea a usar um sistema de produtividade, quer fazer tudo de uma vez. Voc a e a e c e est estimulado e entusiasmado! Cone em mim, eu j estive no mesmo barco. Mas pegue esse est a a mulo e canalize em um s hbito, e voc vai ser imensamente bem-sucedido. o a e Adquirir um hbito de cada vez requer certa pacincia, mas ao mesmo tempo no to avassalador e muito mais a e a e a e fcil adotar esse jeito. Pra algumas pessoas, se tornar mais produtivo e organizado pode ser uma mudana de vida a c muito grande. Eu sou um defensor de mudanas de vida graduais, mudanas que vo durar por bastante tempo, c c a no s por algumas semanas. a o 7

Se voc j bom em alguns desses hbitos, e se bom em mudar de hbitos, poss fazer mais de um de cada e ae a e a e vel vez. Mas eu no recomendo tentar mais de 23 ao mesmo tempo, porque quanto mais hbitos voc tentar, menores a a e sero suas chances de sucesso. Se voc j bom em capturar tudo, por exemplo, voc pode tentar adotar esse a e a e e hbito junto com, digamos, processar suas caixas de entrada. Mas no tente muito mais que isso. Comece pequeno, a a e gradualmente adicione os outros hbitos como voc achar melhor. a e Quais hbitos adotar primeiro? Eu recomendo a ordem em que eles esto listados, mas isso est longe de ser a a a obrigatrio. Voc pode facilmente tent-los ao contrrio ou mistur-los, ou fazer um algoritmo pra decidir. Eu o e a a a sugiro que se voc no quer usar a recomendada, priorize aqueles que vo te ajudar mais. e a a Roma no foi feita em um dia, e voc no pode mudar de ser indisciplinado, desorganizado, procrastinador, a e a improdutivo (como eu era um dia no estou te acusando de ser essas coisas) diretamente pra ser organizado e a produtivo. D um tempo pra que voc faa essas mudanas. No nal desse ano, se voc comear agora e adotar e e c c e c 12 hbitos por ms, vai ter timos hbitos adquiridos. a e o a

Metodologia de Mudana de Hbito c a


Quais so os mtodos que voc pode usar pra fazer essas mudanas de hbito acontecerem? Aqui vo alguns dos a e e c a a mais importantes: 1. Comprometimento. Comprometa-se com sua mudana de hbito, de verdade. Torne seu comprometimento c a o mais pblico poss u vel coloque no seu blog, entre em um frum online e fale sobre isso, conte pra sua o fam e amigos, mande um e-mail a cada dia falando sobre seu progresso. Quanto mais presso pblica lia a u positiva, melhor. 2. Prtica. Mudar seus hbitos uma habilidade, e como qualquer habilidade, requer prtica. Se comprometa a a e a com um Desao de 30 Dias, e tente fazer seu hbito todo dia, durante 30 dias. voc vai estar treinando pra a e fazer esse novo hbito, dia aps dia. Se voc no conseguir, no que se culpando, tente de novo. A prtica a o e a a a leva ` perfeio. a ca 3. Motivao. Se motive de todas as formas poss ca veis. 4. Monitoramento. Vai ser melhor se voc registrar o progresso no seu hbito todos os dias. Pode soar dif e a cil, mas vai fazer sua mudana de hbito ter muito mais chances de sucesso. Escreva antes de se deitar, e deixe c a o dirio perto da cama. Vai te motivar, e fazer com que se sinta timo quando olhar pra trs e vir todo o seu a o a progresso. 5. Ajuda. Entre num grupo na Internet, ou faa sua mudana de hbito com um parceiro.Encontre uma maneira c c a de fazer suas mudanas de hbito com outras pessoas e ser bem mais fcil. c a a a 6. Recompensas. D recompensas a si mesmo, sempre no m de cada um dos primeiros trs dias, no nal e e de cada semana, e uma bem grande no nal do seu Desao de 30 Dias. 7. Foco. E extremamente importante que voc mantenha seu foco nesse novo hbito durante todos os 30 dias. e a Esse o motivo pelo qual dif fazer mais de um ou dois hbitos por vez voc no vai manter o foco. e e cil a e a Descubra maneira de trazer o foco de volta pro seu hbito. Coloque sinais ou psteres pela sua mesa e pela a o casa. Mande lembretes por e-mail pra si mesmo. Coloque no seu papel de parede. No importa como, mas a mantenha o foco aado! 8. Pensamento positivo. Talvez esse seja o elemento mais importante. Se voc disser pra si mesmo que pode e fazer, que vai fazer, voc vai. Mande embora todos os pensamentos negativos e os substitua com outros e positivos. Voc pode fazer! e

Hbito 1: Capture a
Muito do estresse que as pessoas sentem no vem de terem coisas demais para fazer. Ele vem de no a a terminarem o que comearam. c David Allen

Frequentemente ideias surgem nas nossas cabeas, cartas chegam em nossas casas, papeladas chegam c nas nossas mesas, n meros de telefone nos so dados e encontros so marcados enquanto estamos u a a na rua. . . e ea desaparecem, so esquecidos, ou so largados numa gaveta cheia de poeira, e nunca a a mais so vistos. a O problema que no temos nenhum sistema pra capturar toda as informaes, papis e e-mails que chegam nas e a co e nossas vidas, e manter tudo isso organizado de forma sistemtica. a Pra resolver esse problema, vamos tentar manter um lugar pra tudo que entra nas nossas vidas, e adquirir o hbito de a anotar as coisas imediatamente, em vez de depender dos nossos crebros pra monitorar tudo. Se ns dependermos e o dos nossos crebros, eles vo transbordar, e eles tm o hbito de esquecer do que precisamos na hora em que e a e a precisamos. O hbito de captura simples: tenha alguns lugares pra capturar informaes e papis, e no deixe de us-los. a e co e a a Voc tem que ter um lugar pra capturar os papis que chegam na sua mesa: uma caixa de entrada. Nunca jogue e e um pedao de papel em uma gaveta, coloque um post-it em algum canto da mesa, ou empilhe cartas que chegarem c em algum lugar que no seja a sua caixa de entrada. Ela o seu unico lugar pra capturar as coisas. a e Voc tambm deve ter uma caixa de entrada pra sua casa, pra juntar todas as cartas que chegam, papis do trabalho e e e e da escola, mensagens de telefone, coisas que voc trouxer de fora, recibos tudo, mesmo. Agora as coisas nunca e mais vo se perder. a Pros e-mails, tente ter s uma conta (pra evitar mltiplas caixas de entrada). Voc talvez tenha algumas outras o u e caixas de entrada que checa todo dia, na Internet, embora no pense nelas como caixas de entrada contas do a Orkut ou do Facebook, fruns, outros lugares em que voc receba mensagens. So todas caixas de entrada, e voc o e a e deve trat-las da mesma forma. Quanto menos tiver, melhor. a No prximo cap o tulo, vamos ver como processar todas essas caixas de entrada pra esvazi-las. Por enquanto, s a o esteja ciente das suas caixas de entrada, e tente manter todos os papis nas caixas de entrada da sua mesa ou de e casa.

Seu caderninho
Mas tambm precisamos falar sobre um tipo especial de caixa de entrada sua ferramenta de captura de ideias, e anotaes, informaes que te do enquanto voc est na rua, tarefas que voc lembra que precisa fazer. Resumindo, co co a e a e tudo que surge na sua vida e que no est escrito ou gravado em algum lugar. a a At agora, voc deve estar dependendo da sua mente pra lembrar dessas coisas, e talvez as tenhas adicionado em e e uma lista de tarefas quando chegava em casa. Infelizmente, sua mente uma ferramenta pass e vel de erros. Ela esquece as coisas quando precisamos delas, e da lembra delas quando no precisamos. a Em vez disso, vamos tornar um hbito tirar as coisas da mente e passar pra forma escrita. Carregue um caderninho a (ou qualquer ferramenta de captura que funcione pra voc) e escreva quaisquer tarefas, idias, projetos e outras e e informaes que surgirem na sua cabea. Tire da sua mente e coloque no papel, pra que voc no esquea. co c e a c Quando voc estiver em uma reunio e se lembrar de algo que tem que fazer mais tarde, anote. Quando seu chefe e a te ligar pra pedir que voc trabalhe em um projeto, anote. Quando algum te der um nmero de telefone ou um e e u endereo de e-mail em um encontro, anote. Voc entendeu o esp c e rito da coisa. O ZTD pede que voc escolha uma ferramenta simples, porttil e fcil de usar pra captura um caderninho ou e a a algumas chas 3x5 so prefer a veis (mas no obrigatrias), simplesmente porque so muito mais fceis de usar e a o a a

carregar por a do que um PDA ou um notebook. Quando chegar em casa ou no escritrio, transra suas anotaes o co pra sua lista de tarefas (uma lista de tarefas simples vai funcionar pra voc por enquanto listas de contexto e podem ser um hbito pra depois). a Uma escolha popular, mas no necessria: o Moleskine. E a ferramenta de captura que eu uso, simplesmente a a porque porttil, durvel e esteticamente agradvel. Eu adoro escrever nele. Mas qualquer caderninho serve. Voc e a a a e tambm pode tentar o Hipster PDA (mais detalhes no Hbito 5, em As Ferramentas). e a Eu recomendo uma m dia analgica (papel) em vez de digital pra esse hbito, mas se seu PDA ou smartphone o a funciona contigo, use. O motivo pelo qual eu acho que meios analgicos funcionam melhor que so mais rpidos o e a a no digital, voc no s tem que tirar de uma capa, mas tem que ligar, escolher o programa certo, abrir um e a o arquivo, etc. Com o meio analgico, voc s tem que tirar o caderno e a caneta e escrever. Ambos funcionam, o e o mas eu acho que quanto mais simples e fceis as ferramentas, mais provvel que voc v us-las. Mas faa o que a a e a a c funcionar pra voc. e A chave pro hbito de capturar escrever as coisas imediatamente, antes de esquec-las, e esvaziar seu caderninho a e e assim que chegar em casa ou no trabalho. No adie esses dois passos, ou eles vo acumular e vai ser mais dif de a a cil fazer. Fique no topo! Carregue ela com voc, pra qualquer lugar. No importa a ferramenta que voc usar, desde que seja bem fcil de e a e a carregar, e fcil de anotar suas ideias rapidamente. Voc precisa carreg-la pra qualquer lugar que for, inclusive pra a e a cama, pra lojas, se voc for hospitalizado, pra qualquer lugar mesmo. e Esse hbito simples de capturar todas as informaes que surgirem na sua vida em um caderninho (e em poucas a co outras caixas de entrada) vai melhorar muito sua organizao e conseqentemente sua produtividade. Voc vai ca u e parar de esquecer as coisas, parar de perder informaes, e vai sempre saber onde as coisas esto. co a

Hbito 2: Processe a
A vida merece algo alm do aumento da sua velocidade. e Ghandi

Uma vez que voc tenha adquirido o hbito de capturar as coisas em algumas caixas de entrada, e a incluindo um caderninho (ou outra ferramenta simples de captura) que voc carregue pra todo lado, e a pergunta continua: o que fazer com todas essas coisas quando voc captur-las? e a Voc processa elas, tomando decises rpidas em cada item e se livrando delas at que as caixas de entrada estejam e o a e vazias ou tudo que voc capturou no caderno seja processado. e Processe at o m. e Deixar as coisas acumuluarem procrastinar as tomadas de deciso. Se voc processar suas caixas e entrada, e a e tomando decises rpidas e colocando as coisas onde elas pertencem, as coisas no vo acumular. Processe suas o a a a caixas de entrada pelo menos uma vez por dia, mais vezes se for necessrio. a Primeiro, minimize o nmero de caixas de entrada. Cada lugar que voc tem que checar mensagens ou ler u e informaes uma caixa de entrada, e quando mais voc tiver, mais dif gerenciar a coisa toda. Corte o co e e cil e nmero de caixas de entrada pro menor nmero poss que te permita funcionar do jeito que voc precisa. u u vel e Liste todas as vias pelas quais voc recebe informao, avalie cada uma pra ver se te acrescenta alguma coisa, e ache e ca maneiras de combinar ou eliminar caixas de entrada. Se alguma coisa no est te acrescentando nada, considere a a elimin-la da sua vida. Veja se consegue car uma semana sem sentir falta dela. Pra todo o resto, veja se consegue a combinar mltiplos uxos de informao em uma caixa de entrada. Por exemplo, em quantos lugares da casa os u ca papis que chegam so colocados? Tenha uma caixa de entrada em casa pro correio, papis do trabalho e da escola, e a e anotaes do telefone, impresses do computador, horrios, etc. Voc tem quatro endereos de e-mail? Veja se co o a e c consegue encaminhar todos eles pro mesmo endereo. Quanto menos caixas de entrada voc tiver, melhor. Tente c e ter 47 caixas de entrada se for poss vel.

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Em seguida, domine suas caixas de entrada. No deixe elas transbordarem. Isso vai criar uma imensa pilha de a coisas antigas pra voc analisar, e vai te deixar estressado. Em vez disso, domine suas caixas de entrada. e Cheque e processe suas caixas de entrada uma vez por dia. Pra algumas caixas de entrada, voc talvez precise e checar mais de uma vez (eu checo meu e-mail de hora em hora), mas no cheque constante e obsessivamente. Isso a s te faz perder tempo e te tira produtividade e vida. Mas no cheque menos de uma vez por dia, pois desse jeito o a as coisas vo acumular. Pilhas so suas inimigas. a a Processe desse jeito: 1. Processe de cima pra baixo, tomando decises rpidas e imediatas. Comece com o primeiro item o a da sua caixa de entrada, e tome uma deciso imediata. No pule, nem coloque de volta, nem adie a deciso. a a a 2. Remova. Se voc no precisa desse item, jogue-o fora. Faa dessa a sua primeira opo. e a c ca 3. Delegue. Voc a pessoa que deveria estar fazendo isso? Se no for, mande pra pessoa certa e tire do seu ee a caminho. 4. Faa imediatamente. Se a tarefa vai tomar 2 minutos ou menos, faa logo em vez de adicionar na sua lista c c de tarefas. 5. Dera pra mais tarde. Se vai tomar mais de 2 minutos, adicione na sua lista de tarefas pra fazer depois. 6. Arquive. Se s uma coisa que voc precisa como referncia, arquive imediatamente. No use um arquivo e o e e a Miscelnias ou A Ser Arquivado isso s vai adiar a deciso. No deixe as suas coisas a serem arquivadas a o a a acumularem arquive de uma vez. 7. Em todos os casos, no deixe um item na caixa de entrada. Remova ou arquive. Trabalhe em a cada item at que sua caixa de entrada esteja vazia. Nota: se voc tem centenas de itens na sua caixa de e e entrada, talvez seja bom jog-los todos em uma pasta pra serem processados depois (e agendar algumas horas a pra fazer isso), e da comear a processar todos os itens novos daquele ponto em diante. c 8. Repita esse processo, pra manter suas caixas de entrada vazias. Se voc minimizou o nmero de e u caixas de entrada, no vai ser muito dif a cil. Comemore quando sua caixa de entrada estiver vazia! E uma sensao maravilhosa. Lembre-se: no cheque o dia inteiro agende a hora de processar e denitivamente ca a no tenha uma noticao instantnea pras suas caixas de entrada. a ca a

Hbito 3: Planeje a
Passe algum tempo sozinho todos os dias. Dalai Lama

Ento voc tem uma lista de coisas pra fazer, e um dia novinho em folha te encarando. O que voc a e e vai fazer hoje? As decises que voc toma sobre o que fazer a cada semana, a cada dia, a cada momento, formam um processo o e chamado uxo de trabalho. No ZTD, eu sugiro que voc pegue o uxo desestruturado e momento-a-momento que e o GTD te oferece e o adapte para uma estrutura otimizada. Por que voc tem que adicionar estrutura e planejar seus dias e semanas? Porque seno voc vai car ` merc dos e a e a e ventos da mudana, reagindo `s tarefas que surgem em vez de decidir o que importante e o que voc realmente c a e e quer fazer. Tome o controle da sua vida, em vez de deixar que as necessidades, vontades e prioridades dos outros controlem ela por voc. e Mas cada pessoa tem um estilo de trabalho diferente; se estrutura no serve pra voc, eu sugiro que tente o estilo a e momento-a-momento do GTD. No um mau caminho a se tomar. a e De qualquer maneira, esse o uxo de trabalho recomendado pelo ZTD: e 11

A cada semana, liste as Grandes Rochas que voc quer completar, e agende-as primeiro (mais sobre isso daqui a e pouco). A cada dia, crie uma lista das 13 Tarefas Mais Importante (TMIs suas Grandes Rochas do dia) e certique-se de complet-las. Faa suas TMIs cedo pra tir-las do caminho e ter certeza de que sero feita. a c a a Esse um dos hbitos ZTD mais simples, mas tambm um dos mais importantes. Por qu? Porque d propsito e a e e a o pro seu dia e pra sua semana. Em vez de tentar dar um jeito em algumas tarefas na sua lista de tarefas, voc tenta e fazer as mais importantes. Claro, voc tambm vai fazer as outras tarefas da lista, mas vai identicar as que voc quer mesmo completar e e e aquelas que quando voc olhar pra trs no nal do dia, vai se sentir orgulhoso de ter realizado. Muitas vezes e a trabalhamos duro e fazemos muita coisa, mas quando olhamos pra trs, no zemos nada de concreto. a a Ento como realizar esse hbito? Aqui vo algumas dicas: a a a 1. Grandes Rochas. No in de cada semana (domingo ou segunda, escolha) sente-se e olhe pra sua lista de cio tarefas. O que voc quer realizar nessa semana? Essas so as suas Grandes Rochas. O termo vem do livro e a 7 Hbitos de Pessoas Altamente Ecazes, do Stephen Covey. Ele diz que voc deve colocar as Grandes a e Rochas primeiro na sua agenda, e da deixar as pedras menores e o cascalho preencherem os horrios em torno a das Grandes Rochas se voc colocar as pedras menores e o cascalho primeiro, eles vo preencher a agenda, e a no deixando espao pras Grandes Rochas. Tente manter 46 Grandes Rochas por semana, no in mais a c cio tarde, quando voc tiver uma ideia melhor do quanto consegue realizar, pode adicionar mais. Certique-se de e incluir pelo menos algumas tarefas que levem suas metas anuais pra frente. 2. Planejamento. Agora, pegue essas Grandes Rochas e coloque-as no seu planejamento semanal. Agende s uma ou duas por dia, pra que voc no se sobrecarregue. Agende-as em blocos de 12 horas, bem cedo se o e a poss vel. Agora que essas tarefas importantes j foram tratadas, voc pode agendar outras coisas em volta a e delas quando for necessrio. a 3. TMIs. A cada manh, decida quais so as Tarefas Mais Importantes daquele dia. Provavelmente vo ser a a a as suas Grandes Rochas do dia, embora conforme as coisas mudem voc possa ter TMIs diferentes. Escolha e umas 3 TMIs pro dia elas podem incluir uma Grande Rocha e algumas outras tarefas importantes. Reserve tempo pra elas no comeo do dia se poss se voc agend-las pra mais tarde, outras coisas podem aparecer c vel e a e tomar o tempo delas. 4. Complete-as. Agora vem a parte mais importante: fazer acontecer. Primeira coisa do dia, antes mesmo de checar o e-mail: faa a primeira TMI. Livre-se de todas as distraes, e concentre-se somente nessa tarefa at c co e ela terminar. Quando terminar, se recompense. . . mas lembre-se de partir pra prxima TMI em breve! o 5. Olhe pra trs e diga ahh!. Se voc completar suas TMIs, vai se sentir o mximo. Lembre-se de olhar a e a pra trs, ver o que conseguiu fazer e se dar alguns tapinhas nas costas ou at se recompensar. a e

Hbito 4: Faa a c
A conversa no cozinha o arroz. a Provrbio chins e e

O Hbito de Fazer a chave do sistema ZTD. E o hbito que est faltando em vrios outros a e a a a sistemas de produtividade, e ironicamente o mais importante. Todo o resto s enfeite se voc e e o e no zer as coisas na sua lista de tarefas. a Enfatize o fazer mais do que o sistema, as ferramentas, o planejamento, as listas de tarefas. O ZTD se concentra em fazer as tarefas uma de cada vez, deixando de lado todas as outras. No seja multitarefa, a e no se deixe ser interrompido. Por vezes demais durante o dia ns checamos nosso e-mail, respondemos ligaes, a o co falamos com as pessoas que vm ` nossa mesa tudo isso em detrimento da tarefa que dever e a amos estar fazendo. O resultado? As coisas no so feitas. Uma tarefa por vez e foco so as chaves pra faz-las. Aqui vo algumas dicas a a a e a pra encontrar foco e de fato fazer as coisas na sua lista: 12

1. Escolha uma Grande Rocha. Primeiro, escolha uma tarefa (de preferncia uma das TMIs) e decida que e voc vai trabalhar nela at terminar, ou por uma quantidade xa de tempo (digamos, 30 minutos). e e 2. Saia do radar. Antes de comear, elimine todas as distraes. Desligue o e-mail, o celular, a Internet se for c co poss (se no for, feche todas as abas desnecessrias), remova o excesso da sua mesa, qualquer coisa que vel a a possa te interromper. 3. Cronometre. Coloque um timer se quiser, ou se concentre na tarefa pelo maior tempo poss vel. No se a distraia dela. 4. Interrupes. Se voc for interrompido, anote qualquer requisio, tarefa ou informao no seu caderninho, co e ca ca ou jogue o documento na sua caixa de entrada, e volte pra sua tarefa. No tente ser multitarefa. a 5. Se voc sentir vontade de checar seu e-mail ou trocar pra outra tarefa, pare! Respire fundo. Se e concentre de novo. Volte pra tarefa que estava fazendo. 6. O inevitvel. H horas em que uma interrupo to urgente que voc no pode adi-la at terminar a a a ca e a e a a e tarefa atual. Nesse caso, tente anotar onde voc parou (anotando mais coisas se tiver tempo) na tarefa, e e coloque todos os documentos ou anotaoes daquela tarefa, juntos, de lado (numa pasta de ao ou na pasta c ca do projeto). Ento, quando voltar praquela tarefa, voc pode pegar a pasta e olhar pras suas anotaes pra a e co saber onde parou. 7. Relaxe. Respire profundamente, se espreguice e faa intervalos de vez em quando. Aproveite a vida. Saia e c aprecie a natureza. Mantenha-se so. a 8. Ahhhh. Quando voc terminar, congratule-se! Recompense-se com um pouco de e-mail ou blogs mas e estabelea um limite de 10 minutos, e a parta pra prxima tarefa. No se deixe levar muito fcil sair c o a e a dos trilhos e vagar por horas.

Resolvendo problemas de execuo ca


Se voc zer tudo isso e ainda assim encontrar resistncia em fazer as coisas da sua lista, h algumas coisas que e e a voc pode fazer: e Poro pequena. Diga a si mesmo que voc s tem que trabalhar 5 minutos nisso. Esse per ca e o odo menor e menos intimidante. Apenas comece. Assim que voc estiver fazendo, ser mais fcil prosseguir. Ento diga a si mesmo que e a a a tudo o que voc tem que fazer comear. Eu gosto de comparar isso ` minha losoa de corrida: em vez de e e c a me preocupar em ter que fazer a corrida inteira, eu digo a mim mesmo que s tenho que amarrar o cadaro e o c sair de casa. Depois disso, bem mais fcil. Faa o mesmo com as suas tarefas s abra o programa e faa e a c o c as primeiras aes (isso , comece a digitar). Vai car mais fcil depois disso. co e a Se recompense. No se permita checar o e-mail (ou qualquer recompensa que funcione pra voc algo a e que voc precisa fazer todos os dias) at gastar pelo menos 10 minutos (ou 15, ou 20, no importa) na tarefa. e e a Coloque um timer. Quando seus 10 minutos terminarem, coloque outro timer de 5 minutos e v ver seus a e-mails. Repita. Se entusiasme. Essa, na verdade, uma dica que ajuda com qualquer um desses pontos. Se voc se sente e e entusiasmado em fazer alguma coisa, voc no vai hesitar em fazer. Por exemplo, eu amava essa sugesto e a a de tpico, e eu estava entusiasmado em escrever sobre isso. Assim que tive a chance, sentei pra escrever e o s z um intervalo. Mas como car entusiasmado com uma tarefa? Tente achar algo estimulante nela. Vai o te trazer lucro? O que voc pode fazer com esse lucro? Vai te trazer novos clientes, novas oportunidades, e reconhecimento? Se voc no consegue pensar em nada entusiasmante a respeito de uma tarefa, considere se e a ` ela mesmo importante se no for, ache um jeito de no faz-la. As vezes eliminar (ou delegar, ou adiar) e a a e uma tarefa a melhor opo. e ca 13

Pare de se concentrar nos aspectos negativos. Voc pode estar dando muita ateno a quo dif e ca a cil a coisa , ou a todos os obstculos. Tente ver os aspectos positivos em vez disso. Concentre-se na grande e a oportunidade que esse projeto representa. . . uma oportunidade de aprender, de car melhor em alguma coisa, de ganhar mais dinheiro, de melhorar um relacionamento, de ganhar reconhecimento de longo prazo, de melhorar suas oportunidades. E parecido com o item se entusiasmar. Se voc pensar nas oportunidades e e no nos problemas, vai se sentir menos assustado e mais propenso a querer fazer. a Se comprometa. Se motivao o seu problema, comprometa-se a fazer algum progresso em uma meta ou ca e em um projeto hoje, ou todos os dias dessa semana diga a todos os seus amigos e ` sua fam a lia, escreva no seu blog, junte-se a um frum. Permanea contando a eles o seu progresso, o que voc fez no dia. o c e

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Hbito 5: Sistema Convel Simples a a


Simplique, simplique, simplique Thoreau

Uma das chaves de qualquer sistema de gerenciamento de tempo a lista de tarefas ela guarda e todas as tarefas que voc no pode fazer agora organizadas pra que voc saiba o que precisa fazer a e a e qualquer momento. O GTD do David Allen pede que voc separe suas tarefas em listas de tarefa separadas, chamadas de listas de e contexto, como @trabalho, @computador, @casa, @ligaes, @fora, etc. O motivo que se voc est em um co e e a contexto em particular, voc s tem que ver as tarefas que voc pode fazer nesse momento, em vez de ver uma longa e o e lista de tarefas em que quase nenhuma pode ser feita agora. No ZTD, importante manter um sistema simples que voc vai mesmo usar. . . um sistema em que voc pode e e e conar pra manter suas informaes. Esses so os trs componentes de um sistema simples e convel: co a e a 1. Congurao. Um sistema simples consistiria de caixas de entrada, um calendrio, listas, e um sistema de ca a referncia. e 2. Ferramentas. Tambm importante que voc use ferramentas bem simples, pra que o sistema no precise e e e a de muita manuteno. ca 3. Uso. Finalmente, o mais importante que voc possa de fato usar o sistema, e adquira o hbito de chec-lo e e a a diariamente.

A Congurao ca
O ZTD diz que voc deve usar as listas de que precisar, mas manter seu sistema o mais simples poss e vel. Embora o conceito de listas de contexto seja util, elas podem ser dif ceis de manter. Mantenha o menor nmero poss u vel delas. Uma congurao bsica poderia ser assim: ca a @trabalho: todas as tarefas relacionadas ao trabalho. @pessoal: todas as suas tarefas pessoais. @fora: uma lista de coisas a fazer na rua. @ligaes: pra ligaes que voc pode fazer de qualquer lugar. co co e @espera: uma lista util pras coisas que ainda no dependem de voc. a e Algum dia/talvez: uma lista de coisas que voc no quer ou no pode fazer agora, mas que quer checar mais e a a tarde.

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De qualquer jeito, lembre-se de que essas no so suas listas de tarefas dirias. As listas pessoais e de trabalho so a a a a s listas mestres de onde voc pode tirar suas TMIs dirias e suas Grandes Rochas (veja o Hbito 3). As listas o e a a @fora, @ligaes e @espera podem ser checadas conforme precisar, claro. Alm disso, se ajudar, voc pode usar co e e e uma lista de projetos. Os outros componentes de um sistema, alm das listas, seriam caixas de entrada (veja o Hbito 1), um calendrio e a a e um sistema simples de arquivamento.

As Ferramentas
Embora muitas ferramentas populares de GTD (Kinkless, stikkit, Outlook, Remember the Milk, etc) tornem as coisas um pouco complicadas, a verdade que tudo que voc precisa de listas. e e e Muita gente ca presa demais em fuar as ferramentas, criar sistemas complicados, mudar ferramentas e sistemas c toda semana, em vez de fazer as coisas acontecerem de fato. Mas o GTD pede que voc use as ferramentas mais e simples que puder, e da pare de pensar nelas. O ZTD se importa com fazer, no com as ferramentas. a Ento a pergunta bvia : qual ferramenta usar pra manter suas listas? Aqui vo as minhas recomendaes as a o e a co ferramentas GTD mais simples e mais ecazes: Simple GTD: esse o meu favorito, e o que eu estou usando agora. Eu estava usando o Tracks, que tambm e e simples e muito bom, mas eu mudei recentemente porque eu queria uma coisa um pouquinho mais simples. e Simple GTD tem tudo que voc precisa, com uma boa interface e nenhuma rula. Brinque um pouco com ele e a interface extremamente intuitiva e no requer um manual. Ele no tem um monte de funes, mas e a a co e esse seu ponto forte. e Moleskine: qualquer caderninho que couber no seu bolso serve fcil usar um caderno (voc no tem e a e a que ligar ou apertar botes!). Mas o Moleskine possui um apelo especial esteticamente agradvel, e o e a maravilhoso de usar. Hipster PDA: popular entre a galera low-, o Hipster PDA o mais bsico poss e a vel, e tambm extremamente e porttil. Basicamente, uma pilha de chas 3x52 unidos por um clip. D pra achar modelos pra imprimir na a e a Internet, ou simplesmente escrever suas listas neles. O pulo do gato: voc pode trocar as chas quando elas e estiverem cheias, e repr seu PDA a qualquer hora. o Tadalist: talvez a ferramenta mais simples de todas, o tadalist um programa de listas. Sem rulas, embora e a interface seja boa ( do mesmo pessoal do Backpack e do Basecamp). Crie quantas listas precisar, imprima e se precisar, cheque s o contexto que precisar. O cmulo da simplicidade. o u Todoist: outro gerenciador de listas simples, com algumas funes extras, mas nada muito complicado. Eu co no uso simplesmente porque no gosto da interface, mas ela pode agradar mais a alguns de vocs. Vale dar a a e uma olhada. Assim que tiver escolhido a ferramenta, crie suas listas, e as mantenha simples! Outras ferramentas pra uma congurao simples: ca Calendrio: eu sugiro o Google Agenda, 30 Boxes, Outlook ou um calendrio de papel. a a Sistema de referncia: pra arquivar papis, usar pastas ordenadas alfabeticamente em uma gaveta simples e e e e funciona bem. S crie um arquivo pra cada projeto, cliente e/ou tpico. Pra arquivos digitais, voc pode o o e usar um sistema simples de pastas parecido com o de papel, ou s arquivar as coisas e procurar por elas o quando precisar.
3x5 tambm so conhecidas como chas pautadas no Brasil, embora nem sempre tenham pauta. So muito usadas pra e a a fazer resumos de livros. (N.T.)
2 Fichas

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Uso
A prxima parte desse hbito, e a parte mais importante (mais importante que a ferramenta que voc usar), o a e e checar suas listas todos os dias. Eu sugiro que voc faa disso parte da sua rotina diria (mais sobre isso no Hbito 9), checando suas listas de e c a a manh e no nal do dia, e checando suas listas @fora e @ligaes quando precisar delas. Esse no um hbito a co a e a dif mas voc deve dar ateno especial a ele por uns 30 dias, porque se voc tornar checar suas listas um hbito, cil, e ca e a sua vida vai se tornar muito mais organizada e produtiva.

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Hbito 6: Organize a
A melhor maneira de prever o futuro cri-lo e a Stephen Covey

Uma das dicas de organizao mais batidas, mas talvez a mais importante de todas: um lugar pra ca cada coisa, cada coisa em seu lugar. Por que ela to popular? Porque funciona. Vamos dar uma e a olhada em como adquirir esse hbito e nunca mais perder nada. a H papis espalhados pela sua mesa? Voc procura as chaves do seu carro todos os dias? Voc sabe, nesse exato a e e e momento, onde cada coisa na sua vida est? a Sua vida pode car completamente organizada com somente uma regra: coloque todas as coisas onde devem car. E um hbito que eu estou tentando ensinar pros meus lhos, pra que eu no tenha que car juntando as coisas a a deles o tempo todo, e tambm porque um dos hbitos mais uteis que eu adquiri. e e a E assim que funciona: Tenha um sistema. Coloque todos os papis que chegarem pra voc na caixa de entrada (em casa e no e e trabalho). Processe essa caixa de entrada, seja fazendo as tarefas, colocando elas numa lista de tarefas (e em uma pasta de ao), arquivando-as, encaminhando pra outra pessoa, ou jogando-as fora. Com esse sistema, ca nunca h dvidas sobre o que fazer voc tem um nmero limitado de opes. a u e u co Encontre um lugar: se voc est a ponto de colocar alguma coisa na estante, em cima da mesa, ou jog-la e a a no sof ou na cama, pense: nesse lugar que ela deve car? Onde o lugar dela? Se ela no tem um lugar a e e a denido, crie um. Designe uma rea praquele item ou praquele tipo de item. Chave do carro? Tenha um a lugar pra colocar as chaves, sempre. Roupa suja? Elas no vo pra cima da cama. Algemas? Coloque naquela a a caixa especial no seu armrio onde est escrito contas. a a Sistema simples de arquivamento: quando voc tiver processado os papis da sua caixa de entrada, vai e e precisar de um lugar pra coloc-los se tiver que fazer uma consulta mais tarde. No tenha um monte de papis a a e empilhados em algum canto crie um sistema simples de arquivamento ( melhor fazer em ordem alfabtica, e e embora voc possa classicar em hexadecimal se for geek ). Sempre tenha etiquetas em branco e pastas ` mo e a a pra que voc possa fazer um arquivo rpido se precisar, e no tenha medo de criar novos arquivos. Nunca e a a tenha um arquivo de Miscelneas. Voc pode cham-lo de arquivo Procrastinador. a e a Livre-se imediatamente. E, eu sei, voc vai se livrar dele mais tarde. S vai deixar ele esperando ali at e o e voc tratar dele. Depois de um tempo, mais tarde cria pilhas e baguna. No espere at mais tarde. Faa e c a e c agora! Faa disso um hbito. Colocar as coisas sempre onde elas pertencem no algo que vai acontecer da noite c a a e pro dia. Voc vai se esquecer, ou car com preguia. Pra pegar de verdade, voc precisa se concentrar nesse e c e hbito por 30 dias. Faa um Desao de 30 Dias, concentre suas energias nisso at que se torne automtico. a c e a

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Preste ateno `s transies. O intervalo entre quando voc est fazendo uma coisa e quando voc est ca a co e a e a fazendo a prxima coisa uma transio. Essa a hora em que voc deve colocar as coisas onde elas pertencem o e ca e e e limpar sua baguna, mas tambm uma hora em que no pensamos muito nisso, s na a prxima coisa que c e e a o o vamos fazer (ou o prximo episdio de Gilmore Girls). Quando voc estiver trabalhando no seu hbito Cada o o e a Coisa Em Seu Lugar, preste muita ateno `s transies. Estando consciente dessas transies, ser mais fcil ca a co co a a se lembrar de colocar as coisas no lugar. Mantenha as superf cies planas limpas. Nunca jogue alguma coisa em uma estante, na mesa, na cama, em cima do armrio, ou no cho. Se voc zer, se d conta disso, e ache outro lugar praquela coisa. Aproveitando a a e e o momento, limpe todas essas superf cies planas, encontrando lugares melhores pras coisas. Ahhh! No a e demais? Quem diria que havia uma mesa embaixo de tudo aquilo? Etiquetas. Essas so as melhores amigas de um organizador. Tenha sempre um etiquetador em mos, ou a a pelo menos algumas etiquetas em branco, e marque caixas com elas, pra que voc saiba onde deve car cada e coisa. Eu tentei etiquetar minha esposa e as crianas, mas eles no gostaram muito da ideia. c a ` Avalie. Vez ou outra, bom rever a organizao das suas coisas. As vezes no faz sentido ter uma coisa e ca a ` em um cmodo quando voc costuma us-la em outro. As vezes bom ter trs tesouras se voc us-las o e a e e e a ` freqentemente em trs cmodos diferentes. As vezes voc precisa limpar ou reorganizar uma gaveta ou um u e o e armrio. Checar essas situaes periodicamente vai ajudar a manter tudo bem organizado. a co Se voc perder alguma coisa de novo, volte pras dicas acima e trabalhe melhor nelas. Se voc nunca mais perder e e nada, pense em quanto tempo e dinheiro voc economizou. Sinta-se livre pra me mandar um cheque. e

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Hbito 7: Revise a
Alm da nobre arte de fazer, existe a nobre arte de no fazer coisas. A sabedoria consiste em eliminar e a o que no essencial. a e Lin Yutang

Sejamos francos: at o melhor de ns sai dos trilhos com o tempo, se desconcentrando das metas e e o deixando um sistema to bem planejado se desmantelar. Com uma semana corrida no trabalho, e a uma vida corrida fora dele, os melhores sistemas tendem a gravitar ao redor do caos. E a que entra a Reviso Semanal ela te d a chance de juntar as coisas e se reconcentrar no que importante. a a e Mas nesse cap tulo vamos descobrir como usar o poder da Reviso Semanal no menor tempo poss a Reviso a vel a Semanal Simplicada. O foco da Reviso Semanal Simplicada rever suas metas a cada semana. Durante sua reviso semanal, voc deve a e a e pegar sua unica meta do ano, ver o progresso que fez nela na semana passada, e quais passos vai fazer na prxima o semana pra levar essa meta pra frente. Voc pode fazer uma reviso semanal poderosa com cinco passos simples: e a 1. Revise suas metas de longo e de curto prazo. Revise suas metas de vida (se voc ainda no as escreveu, e a tire um tempo pra isso). A partir dessas metas, voc deve escolher uma meta de longo prazo que quer e completar esse ano. S uma meta, pra voc poder se entregar completamente a ela. Escolha uma s se o e o voc escolher meta demais, vai perder o foco, e o foco o componente mais importante pra se alcanar uma e e c meta. Ento escolha uma meta de curto prazo que voc pode completar na prxima semana ou que te deixe a e o mais prximo da meta de longo prazo. Quando tiver feito isso, cada Reviso Semanal consistir somente em o a a uma reviso do progresso que voc fez nessa meta, e se concentrar novamente nela. E importante se concentrar a e de novo na sua meta toda semana, pois vai te manter nos trilhos, manter sua ateno e sua energia onde devem ca estar, e te mover em direo a ela. (1015 minutos na sua sesso inicial de planejamento; 5 minutos pra cada ca a semana seguinte). 17

2. Revise suas anotaes. Se voc tem seguido o Hbito 1 do ZTD (Capture), vai ter anotaes da semana co e a co passada. Muitas das tarefas das suas anotaes j estaro feitas, mas importante olhar pra trs pra que co a a e a voc possa encontrar tarefas incompletas, nmeros de telefone pra colocar nos seus contatos, etc. S d uma e u o e olhada rpida e readicione quaisquer itens que no tiver completado (510 minutos) a a 3. Revise seu calendrio. Olhe pro seu calendrio da semana passada pra ver se tem alguma coisa que precise a a ser movida pra frente, ou se alguma coisa gerou novas tarefas que precisem ser feitas. Olhe tambm a prxima e o semana, pra ver se h alguma tarefa que precise ser feita. (5 minutos) a 4. Revise suas listas. Quer voc tenha mltiplas listas de contexto, quer tenha uma unica lista de tarefas, e u e importante examin-la e se certicar de que esto atualizadas. Marque itens completados. Revise tambm a a e sua lista @espera, sua lista algum dia / talvez e sua lista de projetos, se voc tiver essas listas. (10 minutos) e 5. Dena sua meta de curto prazo da semana, e planeje suas Grandes Rochas. No passo 1 acima, se voc terminou sua meta de curto prazo, ter que denir uma nova. Se no terminou, se concentre novamente e a a nessa meta de curto prazo, e veja quais mini-tarefas voc pode fazer pra complet-la. Liste essas tarefas e e a quaisquer outras tarefas importantes pra voc realizar essa semana, e agende-as no calendrio, de manh. e a a Essas tarefas vo ter a maior prioridade em cada dia. S coloque uma ou duas em cada dia. (510 minutos) a o Tempo total pra reviso: 30 minutos, se voc se concentrar. a e No se distraia, e siga por cada passo rapidamente. Remova todas as distraes, saia do e-mail e da Internet (a no a co a ser que suas listas e calendrio estejam l), desligue o telefone. Esses passos vo te tomar, no mximo, 45 minutos. a a a a Cumprindo as tarefas essenciais na sua Reviso Semanal, voc vai no s manter seu sistema organizado, como a e a o tambm manter-se focado nas suas metas. e Lembre-se: se concentre em uma meta de cada vez, aumentando assim suas chances de alcan-la. ca Imprima a meta e cole na parede, se precisar. Mande lembretes pra si mesmo por e-mail. Fale pra todo mundo sobre ela. Escreva no seu blog. Seja l o que voc zer, mantenha a concentrao aada, e vai acontecer. a e ca

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Hbito 8: Simplique a
Antes da iluminao, eu cortava lenha e carregava gua. Depois da iluminao, eu cortava lenha e ca a ca carregava gua. a Provrbio Zen e

Se voc for parecido comigo, ter uma longa lista de tarefas, talvez divida em algumas listas de e a contexto (trabalho, pessoal, fora, ligaes, etc). Sua lista de tarefas to longa que te espanta. Voc co e a e nunca consegue acabar sua lista, porque ela cresce todo dia. Simplique sua lista at o m e nimo essencial, e vai conseguir eliminar a necessidade de sistemas de planejamento complexos. As longas listas de tarefa so um dos problemas da maioria dos sistemas de produtividade. As tarefas dessas a listas no tm prioridades, e voc adiciona de tudo nessas listas. Ela acaba sobrecarregada de tarefas, e voc, a e e e extremamente ocupado tentando terminar todas elas. Nesse cap tulo, vamos descobrir meios de reduzir suas metas e tarefas pro essencial. Primeiro, vamos imaginar o cenrio ideal. Recentemente, comecei a simplicar meu sistema de gerenciamento de a tempo, saindo do GTD e chegando em basicamente nada. Ainda tenho longas listas de tarefas, mas no olho pra elas a tanto quanto antes. Em vez disso, comecei um processo de eliminao, e me concentrei no que de fato importante. ca e Agora minha lista de tarefas basicamente uma lista de trs coisas essenciais que quero fazer hoje (minhas TMIs). e e Tambm tenho uma lista de algumas tarefas menores que quero completar, numa tacada s, geralmente em uns e o 30 minutos ou menos, deixando o resto do dia livre pras tarefas mais importantes. Eu ainda uso meu calendrio a 18

como uma maneira de me lembrar de compromissos, mas no como uma ferramenta pra gerenciar meu tempo. No a a preciso mais dessas ferramentas simpliquei minha lista pra trs tarefas, todo dia. e Como fazer pra chegar nisso? Aqui vo os passos-chave: a Elimine, elimine. Reserve alguns minutos pra revisar suas listas de tarefas e de projetos, e veja o quanto consegue simplic-las. Faa disso um desao. Veja se consegue diminuir pela metade! Se tem 50 itens, corte a c pra ` Da tente diminuir mais ainda alguns dias depois. Como eliminar tarefas? As vezes uma tarefa ca velha e ` vezes tarefas podem ser delegadas. Faa isso, e risque-as. no mais necessria. Risque-as. As a e a c Saiba o que essencial. Como saber o que essencial? Sabendo qual a sua meta principal, e outras e e e metas que forem necessrias. Voc deveria se concentrar em uma meta por vez, mas se quiser fazer 2 ou 3. a e tudo bem. S no faa 10 de uma vez, ou coisa parecida. Essas metas devem ser seus projetos essenciais. o a c Outras tarefas menores so essenciais se te ajudarem a completar essas metas, e no-essenciais se no tm a a a e nada a ver com elas. Simplique seus compromissos. Com quantos projetos voc est comprometido? Quantas coisas extracurriculares e a voc faz? Voc no pode fazer tudo. Voc precisa aprender a dizer no, e valorizar seu tempo. Se voc j e e a e a e a disse sim, ainda d pra dizer no. Sincero com as pessoas e dizer que voc tem muitos projetos urgentes pra a a e completar e no pode se comprometer com mais nada. Devagarinho, voc pode eliminar seus compromissos a e pra um nmero bem pequeno s tenha na sua vida os compromissos que te derem alegria e valor. u o Simplique seus uxos de informao. Recentemente, passei pelo processo de eliminar a maioria das ca minhas assinaturas RSS. Tambm diminu o nmero de endereos de e-mail pros quais respondo. E, por mais e u c de um ano agora, no li um unico jornal, no assisti TV (s DVDs), ou li uma revista sequer. As not a a o cias no me adicionam mais nenhum valor. Simplique as portas de entrada na sua vida, e voc vai simplicar as a e de sa da. Revise semanalmente. Sua lista de tarefas tende a encher durante a semana. Tire alguns minutos a cada semana pra eliminar, e eliminar mais um pouquinho. Voc no precisa de uma lista enorme de tarefas pra ser e a produtivo faa s as coisas que interessam. c o Grandes Rochas. Durante sua reviso semanal, descobra as tarefas mais importantes que voc quer a e completar durante a prxima semana. Essas so as suas Grandes Rochas. Coloque-as na sua agenda, nos o a dias da prxima semana, como a primeira coisa do dia. Faa dessas as suas tarefas mais importantes do dia, o c e ataque-as primeiro no deixe que elas sejam empurradas pro nal do dia. a O maior valor. Considere o caso de dois jornalistas. Um deles super ocupado e escreve uma dzia de e u artigos por semana. Todos eles so decentes, mas de natureza bem trivial. O segundo escreve um artigo nessa a semana, mas consegue a manchete de primeira pgina, comentado na cidade inteira, na Internet, e ganha a e um prmio, tornando-se um nome respeitado no jornalismo. Por causa desse artigo, ele consegue um emprego e melhor e um contrato pra um livro. Esse exemplo um pouco extremo, mas ilustra o fato de que, a longo e prazo, algumas tarefas valem mais a pena, enquanto outras s te mantm ocupado e no importam tanto. o e a O primeiro jornalista poderia ter cado em casa a semana inteira, dormindo, e seu mundo no teria mudado a muito (s no teria recebido por essa semana). Se concentre nas grandes tarefas, que te traro reconhecimento, o a a que geraro lucros a longo prazo, que te traro felicidade e satisfao. Essas so as suas Grandes Rochas. a a ca a Elimine todo o resto. Trs TMIs. Esse o seu sistema de planejamento pra cada dia: escreva suas trs Tarefas Mais Importantes e e e numa folha de papel (escrevo as minhas num Moleskine). E isso. Marque essas tarefas quando termin-las. a Devote o seu dia inteiro, se poss vel, a essas trs tarefas; ou pelo menos devote a primeira metade do dia pra e elas. Suas TMIs so basicamente as Grandes Rochas que voc planejou pra essa semana, e quaisquer outra a e TMI que voc precise fazer hoje. e

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Agrupe tarefas pequenas. Durante o desenrolar do dia, outras coisas vo aparecer, e voc vai precisar lidar a e com elas, ou ter problemas mais tarde. Escreva essas tarefas numa lista de tarefas menores (a minha ca na a parte de baixo da pgina do Moleskine). Voc provavelmente no precisa faz-las de imediato. S anote pra a e a e o mais tarde. Dena um tempo (uns 30 minutos, talvez) pra processar essas tarefas em grupo alguma hora do dia (talvez 4 da tarde). Faa suas TMIs primeiro, e a faa todas as tarefas menores. Podem ser ligaes, c c co e-mails, escrever uma carta, etc. Tenta faz-las rapidamente e tir-las da sua lista. Talvez voc tenha algumas e a e tarefas sobrando no nal do dia. Processe os e-mails em grupo tambm se voc zer ao longo do dia, vo e e a ser vrias interrupes. Faa s uma ou duas vezes por dia. a co c o

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Hbito 9: Dena Rotinas a


O Zen no um tipo de entusiasmo, e sim concentrao na sua rotina diria normal. a e ca a Shunryu Suzuki

Crie rotinas dirias e semanais pra deixar seu dia e sua semana mais ordenados e calmos. a Rotinas tambm podem simplicar bastante seu dia de trabalho e sua vida pessoal, j que seu dia no vai ser to e a a a catico e complicado; voc pode agrupar tarefas similares juntas e process-las em grupo, e pode car seguro de o e a que est fazendo as coisas que precisa fazer. a Mais importante, isso te coloca no controle do seu dia, em vez de te colocar ` merc do uxo de todas as requisies a e co que chegam. Sem uma rotina, no temos um bom jeito de dizer no `s requisies quando elas chegam, e camos a a a co a ` inteira disposio de cada pessoa que quiser nosso tempo e de cada website que pedir nossa ateno. Isso no ca ca a e bom, no se voc quer que as coisas importantes sejam feitas. a e Tome controle da sua vida. Dena algumas rotinas e aprenda a segui-las. Aqui vo algumas dicas: a Tarefas do trabalho. Faa uma lista de todas as coisas que voc quer ou precisa fazer no seu trabalho. c e Podem ser coisas grandes como sua Reviso Semanal, ou coisas pequenas como papelada ou relatrios, ou a o limpar sua caixa de entrada a cada dia, denir suas TMIs no in do dia, revisar suas metas, comunicar seu cio progresso com o chefe, esvaziar sua caixa de entrada de e-mails, fazer ligaes, escrever, criar designs, etc. co Tarefas pessoais. Faa a mesma coisa com a sua vida pessoal. Isso inclui fazer exerc c cios, yoga, meditao, ca escrever em um jornal, ler, ler not cias, pagar contas, fazer o balano do talo de cheques, ir ` lavanderia, c a a rotinas de limpeza, fazer compras, ir ao banco, fazer comida pros seus lhos, etc. Processe em grupo. Olhe pras suas listas e encontre maneiras de agrupar tarefas menores. Isso vai economizar tempo e diminuir as interrupes. Por exemplo, se voc tem que fazer compras, ir ao banco, co e passar no correio ir na loja de animais, coloque essas tarefas todas juntas na lista @fora e faa tudo num dia c s. Voc pode criar um dia caseiro semanal pras coisas pessoais e pra cuidar de processar o correio, pagar o e contas, fazer o balano nanceiro, arquivar papis pessoais, deixar as coisas prontas pra levar pro correio, c e denir seu cardpio da semana, e criar uma lista de compras. Pro trabalho, voc pode processar de uma vez a e todas as ligaes em uma hora, processar o e-mail todo em uma hora, processar toda a papelada de uma vez, co etc. Listas dirias. D uma olhada nas suas listas e veja quais tm tarefas que precisam ser feitas todo dia. a e e Isso inclui e-mail, ligaes, denir suas TMIs, escrever num dirio, fazer exerc co a cios, ler not cias, processar sua caixa de entrada, entre outras. Planeje sua rotina diria. No agende cada minuto do seu dia, mas tenha a a certas horas a cada dia em que voc faz essas tarefas dirias. Minha sugesto ter uma rotina matinal (talvez e a a e uma em casa e outra quando voc chegar no trabalho) e uma de nal de dia (de novo, uma pro nal do dia e de trabalho e outra antes de ir pra cama). Deixe o meio do dia (a maior parte do dia) aberto pra completar suas TMIs e outras coisas que aparecerem.

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Lista semanal. As coisas que voc faz uma ou duas (ou mais) vezes por semana, mas no todo dia, devem e a car na sua Rotina Semanal. Pode ser coisas como sua Reviso Semanal, ir ` lavanderia, revisar metas a a (embora isso possa acontecer na sua Reviso Semanal), limpar a casa, fazer exerc a cios (se voc se exercitar 3 e vezes por semana, por exemplo), coisas pra fazer fora de casa, tarefas nanceiras, seu Dia Caseiro, jardinagem, tarefas do quintal, etc. Agende essas coisas pra semana, tentando no colocar muitas coisas em um s dia. a o Voc deve ter 23 coisas por dia no mximo. Uma mistura ideal seria 12 coisas por dia. Se voc tem tantas e a e tarefas que precisa colocar 34 por dia, ou mais, voc provavelmente precisa simplicar, porque vai ser dif e cil manter essa agenda. Agrupe algumas coisas ou elimine as menos importantes. Testando. Agora que voc deniu suas rotinas dirias e semanais, coloque em prtica. Pras rotinas dirias, e a a a tente cumpri-las por pelo menos uma semana. No nal da semana, veja como foi. Se algumas coisas simplesmente no deram certo, faa ajustes. Pra rotina semanal, veja se consegue cumpri-la por pelo menos a c duas semanas (a no ser que no d mesmo certo; nesse caso, v fazendo ajustes no caminho). Faa os ajustes a a e a c e tente de novo, at encontrar o que funciona pra voc. e e Continuando com elas. Esse o truque fcil denir rotinas, mas dif permanecer com elas. Mas e e a e cil assim que tiver encontrado um bom conjunto de rotinas que funcione pra voc, se voc continuar com elas e e por 30 dias, vai se tornar um hbito. E voc vai se sentir muito mais calmo e no controle da sua vida. Como a e car com elas por 30 dias? Faa um Desao de 30 Dias, se recompense, se comprometa publicamente com c elas, pregue suas rotinas na parede de casa e perto da sua mesa, e no mantenha nenhuma outra meta ou a mudana de hbito enquanto faz isso. Se voc conseguir colocar toda a sua energia e concentrao nisso por c a e ca 30 dias, vai se tornar mais automtico e requerir menos energia. a

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Hbito 10: Encontrando Sua Paixo a a


No se chegou a nada grande nesse mundo sem paixo. a a Hegel

De todos os hbitos do Zen To Done, esse o mais dif e talvez o mais importante. a e cil Se voc zer uma unica coisa desse livro, essa a que eu recomendo. Ela essencial pro sistema? No. Voc pode e e e a e aplicar todos os outros hbitos, pular esse, e ser produtivo, calmo e organizado. Mas esse passo vai te fazer no s a a o muito mais feliz, como tambm mais produtivo. e Pense comigo: se voc quer de verdade fazer alguma coisa, voc vai trabalhar feito um condenado pra terminar. e e Voc vai trabalhar duro, vai dedicar mais horas ainda, e vai estar menos propenso a procrastinar. E um trabalho e pro qual voc no se importa de estar procrastinando. e a Se voc tem pavor de ir pro trabalho, ou se ca constantemente sem motivao, ou acha o que est fazendo chato e ca a e repetitivo, voc precisa procurar um novo emprego. Ficar no seu emprego atual no s vai continuar te deixando e a o infeliz; voc no vai estar realizando todo o seu potencial da sua vida. e a Em vez disso, imagine: voc se levanta cedo, salta da cama, doido pra ir pro trabalho. Voc talvez dedique mais e e horas que o indiv duo comum, mas no parece dif pra voc, porque suas horas de trabalho passam voando. Voc a cil e e est frequentemente naquele estado mental chamado de uxo, onde voc perde a noo do mundo e do tempo, se a e ca perdendo na tarefa que tem pra fazer. Trabalho no o trabalho ao qual as pessoas costumam se referir, mas uma a e coisa divertida, interessante e estimulante. No um emprego, mas uma paixo. a e a Se voc tem um emprego do qual no gosta, ou at odeia, isso vai parecer com um sonho distante. E se voc no se e a e e a esforar pra encontrar algo que te desperte paixo, isso mesmo: uma coisa assim nunca vai ser poss c a e vel. Mas ouse sonhar, ouse imaginar as possibilidades, e ouse procurar o que voc ama, e no vai mais ser s uma possibilidade; e a o vai ser uma probabilidade. O que voc quer fazer, de verdade, nesse momento? (No diga dormir!) O que voc ama fazer? Qual o seu emprego e a e dos sonhos, e como voc pode consegui-lo? Pense um pouco nessas coisas; no s agora, mas pelos prximos dias. e a o o Primeiro identique esse emprego, e da elabore um plano pra consegui-lo. 21

Como Encontrar sua Paixo a


E se voc no souber qual sua paixo? No se preocupe voc est no mesmo barco que muita gente. O segredo e a e a a e a comear a busca, e continuar procurando at encontrar. e c e Aqui vo algumas sugestes: a o Voc j ama fazer alguma coisa? Voc tem um hobby, ou amava fazer alguma coisa quando criana, mas e a e c nunca a considerou como sendo uma possibilidade? Seja ler histrias em quadrinhos, colecionar alguma coisa, o fazer alguma coisa, criar ou construir, deve existir um jeito de transformar isso em dinheiro. Abra uma loja de quadrinhos, ou crie um website de quadrinhos. Se j existe alguma coisa que voc ama fazer, voc j tem a e e a meio caminho andado. Agora basta pesquisar as possibilidades de ganhar dinheiro com isso. Sobre o que voc passa horas lendo? Quando eu me apaixono por alguma coisa, eu leio sobre ela por e horas a o. Eu compro livros e revistas. Eu passo dias na Internet descobrindo mais e mais. Deve haver algumas possibilidades pra voc. . . e todas elas so carreiras poss e a veis. No ignore esses tpicos. Investigue-os. a o Brainstorm. Nada te vem na cabea agora? Bem, pegue uma folha de papel e comece a rascunhar ideias. c Qualquer coisa que surgir, escreva. D uma volta pela casa, olhe no computador e na estante, procure e inspirao, e escreva. No existem ideias ruins nesse estgio. Anote tudo, e avalie depois. ca a a Pergunte, e navegue pelas possibilidades. Pea ideias pra outras pessoas. Veja o que outros descobriram c como sendo suas paixes. Procure por ideias na Internet. Quanto mais possibilidades voc encontrar, maiores o e so suas chances de encontrar sua paixo. a a Faa um teste primeiro. E melhor testar sua ideia antes de se jogar nela como uma carreira. Pratique c como um hobby ou um segundo emprego antes, pra que voc possa ver se mesmo a sua vocao. Voc pode e e ca e amar os primeiros dias, mas vai saber que mesmo pra valer se ainda estiver apaixonado depois de alguns e meses. Se voc passar nesse teste, provavelmente encontrou. e Nunca pare de tentar. No consegue achar sua paixo logo de in a a cio? Desista aps alguns dias e pode o ter certeza de que fracassou. Continue tentando, por meses e meses se for preciso, at que encontre um dia. e Pensou que tivesse achado sua paixo mas enjoou? Sem problemas! Comece de novo e encontre uma nova a paixo. Deve haver mais de uma paixo na sua vida, ento explore todas as possibilidades. Encontrou sua a a a paixo mas no conseguiu ganhar dinheiro com ela? No desista. Continue tentando, e tente de novo, at a a a e conseguir. O sucesso no vem fcil; desistir cedo o caminho certo pro fracasso. Continue tentando, e vai a a e conseguir.

Como Chegar L a
Assim que tiver encontrado sua paixo, voc vai ter dado um grande passo em direo ` felicidade! Parabns! a e ca a e Comemore esse fato, e depois arregace as mangas, porque ainda no chegou l. a a Aqui vo algumas sugestes pra de fato viver da sua paixo: a o a Ainda no saia do seu emprego. Se voc encontrou sua vocao, sua paixo, no pea demisso amanh. a e ca a a c a a E melhor continuar no seu emprego enquanto estiver pesquisando as possibilidades. Se voc puder exercer sua e paixo como um segundo emprego, e conseguir renda pra alguns meses ou um ano, melhor ainda. Vai ter a a chance de juntar algumas economias (se vai entrar nos negcios sozinho, vai precisar dessa reserva) enquanto o pratica as habilidades de que vai precisar. Pesquise. Quem mais tem seu emprego dos sonhos? Qual a experincia deles? Como eles conseguiram e e trabalho? Do que voc precisa? Pesquise na Internet, pergunte a quem voc conhece, faa algumas ligaes. e e c co Quanto mais informao voc tiver, melhor. ca e Quais so os obstculos? Do que voc precisa pra chegar l? Precisa de aulas? Voc precisa conhecer as a a e a e pessoas certas? S precisa preencher uma cha de inscrio? Precisa aprender alguma habilidade nova? o ca 22

Planeje. Pense em algumas solues pros seus obstculos. Se voc precisa de aulas ou de uma habilidade, co a e no vai dar pra executar o plano da noite pro dia, mas se no planejar agora, talvez nunca chegue l. Trace a a a o caminho pro seu sucesso. Aja. No espere que a oportunidade venha bater na sua porta. Saia de casa e agarre a oportunidade. Execute a seu plano faa pelo menos uma coisa hoje, e uma por dia, at chegar l. Pode parecer que vai levar o resto c e a da vida, mas se voc se esforar de verdade, um dia vai alcanar seus sonhos. e c c Pratique, pratique, e pratique mais um pouco. No entre nessa com suas habilidades amadoras. Se voc a e quer ganhar dinheiro ser um prossional vai precisar de habilidades prossionais. Torne-se excelente na sua futura carreira e voc vai ganhar dinheiro nela. Pratique por horas a o. Se algo que voc ama, a e e e prtica vai ser algo que voc quer fazer. a e Seja persistente. No desista se for rejeitado algumas vezes (ou mesmo muitas vezes). Continue batendo nas a portas. Continue fazendo as ligaes. Continue enviando seu curr co culo. Continue marcando compromissos. No deixe a bola cair. A pessoa incansvel vai vencer a pessoa que desistir. a a Consiga seu emprego dos sonhos, fazendo uma coisa pela qual voc apaixonado, e nunca mais vai precisar se e e motivar pra ser produtivo.

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Um Dia com Zen To Done


Nunca confunda movimento com ao. ca Ernest Hemingway

Voc pode estar pensando sobre tudo isso, sobre os 10 hbitos, e imaginando como seria na prtica. e a a Bem, o Zen To Done basicamente o sistema que eu uso, e posso te contar como seria um dia de e ZTD. Mas em vez de entrar em detalhes da minha vida pessoal, vamos ver a de um praticante imaginrio do ZTD. . . a s pra dar uma ideia de como o sistema funciona na prtica. Vamos conhecer Steve, que durante o ano passado o a implementou todos os hbitos do ZTD. a

Manh a
Steve acorda cedo; ele se levanta `s 5:30. Isso no , de jeito nenhum, obrigatrio no Zen To Done, mas o Steve a a e o gosta assim. A primeira coisa a dizer sobre o Steve de manh? Ele se levanta rpido da cama, porque quer comear logo o dia. a a c Por qu? Porque no ano passado, ele alcanou o Hbito 10, e encontrou sua paixo. Ela agora seu emprego, e e c a a e ele trabalha em casa. E claro que voc no precisa trabalhar em casa pra implementar o ZTD, mas o Steve gosta e a assim. Ento ele sai cedo da cama, pronto pra cumprimentar o dia. Ele comea sua rotina matinal: faz a barba, aprecia a c um boa x cara de caf, e assiste o sol nascer. Em seguida, comea seu ritual matinal de escrita, escrevendo um e c artigo que calha de ser uma das suas Tarefas Mais Importantes (TMIs) do dia. Quando ele termina, coloca suas roupas de corrida, amarra o tnis, e sai pra uma corrida de meia hora. O Steve e gosta de correr, porque lhe d algum tempo pra pensar. Depois de correr, ele toma uma ducha rpida, come um a a caf da manh saudvel, e vai pra sua segunda TMI do dia. e a a Quando vai fazer uma TMI, o Steve limpa a mesa, desliga a Internet e o telefone, fecha todos os programas do computador que no vai usar pra fazer seu trabalho, e se concentra completamente na tarefa que tem que fazer. Ele a se levanta e faz um intervalo a cada 1015 minutos, mas no se permite entrar no e-mail ou em outras distraes, a co at terminar. e 23

S quando ele termina sua rotina matinal, e completa duas das suas TMIs, que ele se permite checar o e-mail e o e ler as not cias.

Planejando
O Steve deniu suas trs TMIs na noite anterior, durante sua rotina noturna, pra car pronto pro dia seguinte. e Ele usa um caderninho Moleskine simples como ferramenta ZTD: numa pgina em branco, pe a data de hoje, e a o lista as trs TMIs do dia. No nal da pgina, ele lista suas tarefas agrupveis tarefas menores que ele tem que e a a fazer durante o dia, mas que ele guarda pra fazer em grupo no nal do dia pra que no interrompam suas TMIs. a Ele tambm usa o Moleskine como ferramenta de captura, levando pra todos os lugares, e tem uma seo (marcada e ca por um post-it) onde anota pensamentos e tarefas que lhe vierem na cabea. c Hoje tambm calha de ser o dia da Reviso Semanal Simples, ento ele repassa rapidamente o sistema, gastando e a a s 30 minutos pra revisar. Ele repassa sua lista de tarefas (que ele guarda atrs do Moleskine), e remove as tarefas o a que ele no precisa mesmo fazer, deixando s as mais importantes. a o Ele revisa sua unica meta pra esse ano, se certicando de que algumas das Grandes Rochas da prxima semana o ajudam a mover essa meta pra frente. Ele tambm v o progresso que fez nessa meta durante a semana passada, e e e ca feliz de saber que est mais adiantado do que planejou. Ele marca algumas tarefas que completou, e encaminha a pra outras pessoas, por e-mail, algumas tarefas que no ele quem tem que fazer. Satisfeito por sua lista estar a e o mais simples poss vel, ele planeja suas Grandes Rochas pra prxima semana, se certica de que suas caixas de o entrada esto vazias e que seu sistema de arquivamento est no lugar. a a

Rotina noturna
O dia do Steve se parece bastante com o planejado. Ele realiza as trs TMIs, o que bem agradvel, e faz a e e a maioria das tarefas agrupveis l pelo m do dia. Ele esvazia a caixa de entrada de e-mail e a f a a sica no nal do dia. Algumas outras tarefas surgem, mas ele se livrou rapidamente delas, e anotou uma na lista de tarefas que ca no nal do caderninho. Depois que terminou de esvaziar as caixas de entrada, concluiu suas tarefas agrupveis e marcou as tarefas que a completou, Steve faz o resto da rotina noturna. Ele prepara os lanches das crianas pro dia seguinte, revisa o c calendrio e as listas de tarefa pra ver o que precisa fazer amanh, escolhendo trs TMIs. Ele recapitula o dia, a a e escrevendo num dirio pra gravar seu progresso e seus pensamentos. a

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Perguntas Freq entes u


Comece por sempre esperar que coisas boas aconteam c Tom Hopkins

Alguns leitores me mandaram perguntas sobre o Zen To Done, e eu achei que poderia ser util respond-las num formato de Perguntas Freq entes. e u Em que aspectos o ZTD difere do GTD? Eles parecem iguais. O Zen To Done adota alguns princ pios do GTD e de outros sistemas de produtividade. . . mas com alguns focos diferentes: 1. O GTD requer que voc adote um monte de hbitos novos de uma vez, e muitas pessoas fracassam nisso. e a Mudanas de hbito requerem muita energia e concentrao pra darem certo, e muito melhor fazer uma de c a ca e cada vez. O ZTD pede `s pessoas que adotem os hbitos do GTD um de cada vez (ou dois, no mximo). a a a 2. O ZTD se concentra em simplicar suas tarefas pro essencial, e em no tentar dar conta de tudo ao mesmo a tempo. O GTD se concentra menos no que importante, tratando tudo o que surge da mesma forma. e 24

3. Com o GTD, muita gente se concentra nas ferramentas e no sistema, enquanto o ZTD se concentra mais em fazer. Ele apresenta uma maneira de cumprir suas tarefas se concentrando em uma tarefa por vez, se livrando de distraoes, e entrando na zona3 . O GTD no fala muito sobre realmente fazer. c a 4. O GTD menciona supercialmente as metas. Ele intencionalmente uma abordagem de baixo pra cima, e e e o timo no que tenta fazer. Mas o ZTD se concentra mais nas metas durante suas revises anuais, mensais o e semanais, e diariamente com suas TMIs. Ele combina a abordagem de baixo pra cima do GTD com a abordagem de cima pra baixo de gente como o Stephen Covey. 5. Com o GTD, o seu dia muito desestruturado, o que novamente um ponto forte, mas que pode ser dif e e e cil confuso pra algumas pessoas. O ZTD adiciona estrutura pro seu dia com suas TMIs e suas rotinas (matinal, noturna e outras). Muita gente acha mais fcil assim, mas um hbito opcional. a e a 6. Finalmente, o ZTD adiciona o hbito de encontrar sua paixo. Embora no seja um hbito estritamente a a a a relacionado `s tarefas, encontrar sua paixo extremamente importante pra fazer algo que voc ame, pra que a a e e voc de fato faa mais coisas. Eu acho que um ponto muito importante pra muitas pessoas. e c e Com o Hbito 8 (Simplique), voc no est minando o princ a e a a pio do GTD de tirar todos os pensamentos da sua cabea e coloc-los nas listas? c a Se voc simplicou antes de anotar as coisas na sua ferramenta de captura (um caderninho, por exemplo), sim, isso e vai minar o princ pio de tirar as coisas da cabea. No entanto, o ZTD pede pra voc primeiro anotar, tirar as coisas c e da sua cabea, e depois revis-las. E durante o processo de reviso que voc simplica, e decide se quer mesmo c a a e fazer a tarefa, e se ela mesmo importante. e Esses sistema no parece nada simples. So 10 hbitos diferentes! a a a Primeiro, a maioria dos sistemas de produtividade tm bem mais de 10 hbitos. O GTD talvez tenha o dobro e a disso, por exemplo. Os 7 hbitos do Stephen Covey na verdade so muitos mais quando voc implementa o sistema a a e inteiro, quando chega a hora da prtica. Por exemplo, pra implementar o hbito As Primeiras Coisas Primeiro, voc a a e precisa de vrios passos, colocar as coisas em quadrantes, prioriz-las, etc. Os outros sistemas s no apresentam a a o a os hbitos de maneira to simples quanto o ZTD apresenta e eles sugerem que voc os implemente todos de uma a a e vez, o que uma grande razo pra falhar. e a Segundo, voc no precisa adotar todos os 10 hbitos. So todos bons hbitos a se adotar, mas voc pode escolher s e a a a a e o 5 deles, por exemplo. Use os hbitos que vo te ajudar mais, e que vo funcionar com seu estilo de trabalho. Cada a a a pessoa diferente, e nenhum sistema vai funcionar pra todas as pessoas. Essa abordagem permite exibilidade. e Pra uma abordagem m nima, veja o ZTD M nimo. Parece que preciso muita disciplina pra adquirir s um hbito de cada vez. e o a Eu concordo, pode ser dif se limitar o suciente pra adquirir um hbito de cada vez. Mas, na verdade, muito cil a e mais dif tentar adquirir muitos hbitos de uma s vez. cil a o Pense assim: e se voc tentasse parar de fumar, comear a correr, malhar trs vezes por semana, virar vegetariano, e c e acordar `s 5 da manh todo dia, parar de procrastinar, se tornar organizado, e meditar. . . tudo na mesma semana? a a O quanto isso ia funcionar? Voc provavelmente fracassaria, no ? e a e A verdade que mudanas de hbito so dif e c a a ceis. E uma habilidade que requer prtica. Elas denitivamente a podem acontecer eu mudei, e muitas outras pessoas tambm mas requerem concentrao. Voc no pode se e ca e a concentrar em 10 coisas ao mesmo tempo. D pra se concentrar em algumas, mas se voc se concentrar s em uma a e o coisa de cada vez, seu foco ser muito melhor, o que vai aumentar as suas chances de sucesso. a Se voc acha que muito bom em mudanas de hbito, sugiro que tente adotar 34 hbitos de in e e c a a cio, mas no todos a os 10. Voc pode tentar o ZTD M e nimo, e da adicionar outros hbitos, 12 de cada vez, depois que esses 4 hbitos a a forem adquiridos. Tente adot-los por um ms, e gradualmente adicione mais. a e
3 Entrar na zona uma expresso usada pra expressar o estado mental alcanado quando se est completamente entregue e e a c a absorvido por uma atividade; esse estado alcanado por atletas, artistas, e qualquer pessoa que boa no que faz. e c e

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Pense desse jeito: hbitos ruins no surgem do dia pra noite; bons hbitos tambm no sero adquiridos assim. Se a a a e a a voc adquirir um hbito por ms, no nal do ano ser uma pessoa muito mais produtiva, organizada e calma! No e a e a a uma tima conquista em um ano? e o E se eu no conseguir encontrar minha paixo? Devo implementar os outros hbitos mesmo assim? a a a O dcimo hbito opcional, e voc ainda deve adquirir o maior nmero dos outros hbitos que conseguir (ou que se e a e e u a apliquem ao seu estilo de trabalho), mesmo se no estiver num emprego que ame. No entanto, a chave pro dcimo a e hbito manter os olhos bem abertos. Pelo menos inicie a busca, e esteja sempre ` procura de oportunidades e a e a ideias que podem te levar a viver uma vida em que sua paixo seu trabalho. a e Eu tenho mesmo que manter uma unico meta por ano? Tem tanta coisa que eu quero fazer! Eu sei como voc se sente! Mas, novamente, concentrao a chave pra alcanar qualquer coisa, e voc no pode e ca e c e a se concentrar em 10 metas de uma vez. Eu sei isso por experincia prpria, porque comecei 2007 com uma longa lista de metas que queria alcanar, e e o c muito entusiasmo. A cada semana, eu planejava os passos necessrios pra mover todas essas metas pra frente. a No demorou muito pro meu entusiasmo se esvair era dif demais manter aquela energia com tantas metas ao a cil mesmo tempo. Em vez disso, adotei uma nova abordagem: dar conta de uma meta de cada vez. Agora, precisa levar um ano inteiro pra completar essa meta? No. Voc pode se concentrar numa meta que possa ser feita em uma semana, ou um a e ms, ou seis meses. Mas s se concentre nessa meta. Quando tiver terminado, escolha outra. Desse jeito, mantendo e o um n alto de concentrao, voc pode alcanar muita coisa em um ano. vel ca e c O ZTD no uma violao da marca GTD do David Allen? a e ca No. Primeiro, embora eu deva bastante ao David Allen e a outros sistemas de produtividade, o David Allen no a a inventou o conceito de capturar, processar ou revisar. Essas tm sido as ferramentas dos gurus da produtividade h e a dcadas. O que Allen fez foi junt-las num timo sistema, que bastante lgico e compreensivo, e que faz sentido. e a o e o Eu peguei emprestadas algumas ferramentas que ele usa (e que tm sido usadas h dcadas) e as combinei com e a e outras ferramentas que tm sido usadas h dcadas. Conceitos como as Grandes Rochas e as TMIs, que foram e a e usadas por Stephen Covey. . . e por outros antes dele. Conceitos como simplicar, que se tornaram populares nos anos 70. Conceitos como encontrar sua paixo, que tm sculos de idade. a e e Segundo, Zen To Done no uma violao de Getting Things Done. Eles s tm uma palavra em comum, a e ca o e pra comear, e no d pra algum confundir os dois termos. Alm disso, embora ZTD se parea com GTD, o c a a e e c David Allen no tem marcas registradas pra todas as combinaes de letras que rimem com GTD. a co Eu devo muito a David Allen e a outros, mas esse sistema a minha prpria mistura de ferramentas muito uteis, e e o que outras pessoas tambm acharam uteis. e Como voc usa o ZTD? e A congurao ser diferente pra cada um, j que voc deve encontrar as ferramentas e a congurao que funcionem ca a a e ca pra voc. Mas se te interessa, essa a minha congurao: e e ca Um caderninho Moleskine, que eu levo pra todos os lugares e uso como ferramenta de captura. No caderninho, eu escrevo minhas trs TMIs do dia, junto com as tarefas agrupveis no nal da pgina. e a a Escrevo minha lista de tarefas mestre, junto com uma lista separada de coisas a fazer fora, ligaes e coisas co que estou esperadno, no nal do caderno. Uso o Google Calendar s pra compromissos (e pras atividades dos meus lhos), Gmail pra e-mail, e o Google o Documents e o AbiWord pra escrever. Isso tudo! e

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