MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL. 8/1991

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 1

Konsep
Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat yang merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat keseluruhannya
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 2

Konsep MPK dan FM

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur

Manual Proses Kerja

Dokumen rujukan untuk peringkat jabatan/ pejabat yang mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/pejabat seperti :
Sejarah dan rasional penubuhan jabatan/pejabat Objektif Fungsi Prosedur Pegawai/staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 4

Latar Belakang Jabatan/Pejabat Senarai borang-borang yang digunakan Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Proses Kerja bagi Aktiviti-aktiviti Utama Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi-fungsi Utama Objektif Jabatan/Pejabat

MPK MPK

Carta Jabatan/Pejabat Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur

Fail Meja
Panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari yang meliputi:
Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu Objektif Jabatan, Bahagian dan Unit individu Carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 6

Objektif Bahagian/Unit Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan Carta Aliran Kerja Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Senarai Tugas Harian

Objektif Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Proses Kerja

PeraturanPeraturan Pentadbiran Senarai Semak/ Checklist

Senarai Undang-undang Peraturan Norma Kerja

Senarai Borang-borang yang digunakan

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur

Perbezaan
Dokumen Rujukan Peringkat Jabatan Berasaskan Fungsi dan Bidang tugas Jabatan Satu MPK untuk satu jabatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan Dokumen Rujukan Peringkat Individu/Jawatan Berasaskan Tugas dan Tanggungjawab Individu Satu FM untuk satu Jawatan Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi sesuatu jawatan
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 8

Kebaikan Penyediaan MPK & FM

Merekodkan

semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas Memendekkan masa latihan bagi pekerja baru

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur

Kebaikan Penyediaan MPK & FM

(Sambungan)
Menyenangkan

pertukaran pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 10

Rujukan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991

Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Dewan Bandaraya Kuala Lumpur

11