UNIVERSIDAD

FACULTAD Y DE

VERACRUZANA
COMERCIO

ADMINISTRACION

AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR

PRESENTA

Ricardo Zamorano Lpez

I
UNIVERSIDAD
FACULTAD Y DE

VERACRUZANA
COMERCIO

ADMINISTRACION

AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR

PRESENTA

Ricardo Zamorano Lpez

A l<a mciiioi.'i.i I.UJ mi.n padres. A mis hurulemos. A Carmela.

PROLOGO.

Una de l a s a c t i v i d a d e s ms i m p o r t a n t e s do.l C o n t a d o r Fblieo, es I r de examinar l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s de una empresa, cen e l propsito do e m i t i r una opinin i m p a r c i a l a c e r c a de 1 a v e r a c i d a d de e l l o s . E s t a funcin se conoce con e l nombre de,Au ditorr de E s t a d o s F i n a n c i e r o s , y d e b i d o a I n r e l e v a n c i a que t i e n e en e l desempeo p r o f -piona! d e l C o n t a d o r Pblico i n d e p e n d i e n t e , he c o n s i d e r a d o i n t ^ r o s a n t e e l r e f e r i r m e o e l l e en cuanto n uno do s u s a s p o c t o s de mayor inters como es I n A u d i t o r i a denl a s Cuantas por Cobrar. La Auditora de Cu. nt- r. por C o b r a r , un uno de l o s a s p e c t o s ms importnr.tr:' d e l exanun que d o l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s hace o l Contador Pblico i n d e p e n d i e n t e , d e b i d o a que e s t e r u b r o p r e s e n t a o l a c t i v o de ms i n m e d i a t a d i s p o n i b i l i d a d pnrn l a om p r e s a , despus d e l e f e c t i v o . E l o b j e t i v e d .-gtc t r a b a j o , os pr8mtnrun panorama g e n e r a l d as Cuenta o por C o b r a r , n u > c o n t r o l i n t e r n o , y su i m p o r t a n c i a d e n t r o d u i ncleo de r e c u r s o s de l a empresa, as como e l examen de e s t a s p a r t i d a s y de l o s p r o c e d i m i e n t o s n e c e s a r i o s - p a r n v e r i f i c a r su a u t e n t i c i d a d y correccin. E l p r i m e r captulo e s t a d i r i g i d o a p r o p o r c i o n a r un c o n c e p t o de l a s Cuentas p o r C o b r a r , su clasificacin desde d i v e r s o s puntos de v i s t a y su presentacin d e n t r o de l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s . E l c o n t e n i d o d e l segundo captulo, es e l e s t u d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o e s t a b l e c i d o para l.r,a Cuentos por C o b r a r , y l a uvaluacin i d e l mismo,

E l t e r c e r er.ptulo so r e f i e r e o l o s d:i v e r s o s p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ir. a p l i c a b l e s > ! examen de l ~ s Cuentas p o r C o b r a r . P o r ltimo, en e l c u a r t o captulo, fe h ? c c n una s e r i e de s u g e r e n c i a s pnr;" m e j o r a r e l con t r o l i n t e r n o de Iris Cuentas p o r C o b r a r . Q u i e r o h .cor p n t e n t e mi m a s i n c e r o i ^ r a d e c i m i e n t o , a t o d a s ^ q u e l l - s p e r s o n a s , que con su d e s i n t e r e s a d a col-boracin me nyudnron en e l de s a r r o l l o de e s t a tsis.
A

Xnlrjpn-Ver. , d i c i e m b r e de 1969.

R i c a r d o Zamorano Lpez,

I N D I CAPICULO PRBSRO. GENERALIDADES

CE.

1. -Concepto de l o s Cuentas p o r C o b r a r 2. - O r i g e n de l a s Cuentas p o r C o b r a r 3. -Caractersticas e s p e c i a l e s de l a s Cuentas p o r C o b r a r 4. -Manejo y V i g i l a n c i a de l a documentacin que r e s p a l d a l a s Cuentas p o r C o b r a r 5. -Estimacin de Cuentas I n c o b r a b l e s 6. - P i n a n c i a m i t n t o de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r CAPITULO SEGUNDO ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL 1.NTUKN0. 1. - F l u j o de formas a) . - F l u j o de c o b r o s b) . - F a c t u r a c) .-Forma de Cuentas p o r O o b r i r d) .-Estado de cobro e) . - R e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o b r a r 2. - N i v e l e s de A u t o r i d a d a) . - J e f e d e l Departamento de Crdito y Cobranzas b) . - S u p e r v i s o r de crditos c o n c e d i d o s c) .-Empleados d e l departamento do crdito y cobranza 3. -Polticas de cobro e s t a b l e c i d a s a) .-Por medio de c o b r a d o r e s b) .-Presentacin d e l c l i e n t e en e l d e p a r tamento de crdito. c) .-Cobros forneos por c o r r e o 4-. - P a r t i d a s e s p e c i a l e s r e l a c i o n a d a s con l a s cuentas por cobrar. a) . - T r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s en v e n t a s a crdito b) . - T r a t a m i e n t o do l o s d e v o l u c i o n e s s o b r o ventas

d) . - T r a t a m i e n t o de l o s d e s c u e n t o s e) .-Cancelacin de l a s c u e n t a s p o r cobrar incobrables C. Ii-ULO TERCERO. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A LA REVISION DE L\S CUENTIS POR COBRAR. 1. -Relacin de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r para su inspeccin, 2. -Investigacin y revisin de 1-\q v e n t a s a crdito y s u s a u x i l i a r e s 3. - E f e c t i v o i n g r e s a d o por cobro de l a s v e n t a s a crdito. 4. -Anlisis p o r antigedad de s a l d o s 5. - C o n f i r m a c i o n e s _ 6. - C o n t r o l l e l a s c o n f i r m a c i o n e s a ) . - T i p o s de s a l v e d a d d e n t r o d e l dictamen 7. - T r a t a m i e n t o de l a s cuenta c i n c e l a das c o b r a d a s . a ) . - A s p e c t o f i s c a l de l a s c u e n t a s -~ canceladas cobradas. CAPITULO CUARTO. Sugerencias a l control

o 6?

7 74 '/( JVi 79 86 9C ' 97

interno. autorizar . 9"

r

1. -Polticas s e g u i d a s para crditos

2. - D i s t i n t a s formas p a r a e f o c t i u r c o b r o s a ) . - C a r t a s sobre c o b r a n z a s 3. - V i g i l a n c i a sobre e l c o n t r o l do l o s crditos p e n d i e n t e s . 4. - A c t i t u d do l o s c o b r a d o r e s '.ntc l o o clientes Bibliografa.

101 104 119 12] 124

Nmero y pgina en que se enciulironl a s formas u t i l i z a d a s ment. No.de J.\'i( F-l F-2 F-3 P-4 F-5 F-6 F-7 F-8 F-9 F-10 P-ll F-l2 r-13 F-14FACTURAS NOTA DE CREDITO NOTA DE CARGO TARJETA A U Q L I A R DE CLIENTES EN CONTAB. ESTADO DE COBRO REG. DE DOCTOR POR COBRAR' REG. DE CU^NT\S POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR TALONARIO DE PAGOS PARCIALES CONTROL DE CUENTAS CANCELADAS VALORES RECIBIDOS l'OR CORREO REPORTE DE COBRANZAS CONTROL CUENTAS VENCIDAS NO COBRAD\S LETRAS D i CAMBIO Y PAGARAS
T

en e l d e p a r t a

25 26 27 28 ^} 30 31 32 33 3'l 3b 36 36-A

CAPITULO PRIMERO 1 *-CONCEPTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. "Las c u e n t a s por c o b r a r comprenden e n g e n e r a l t o d o s l o s derechos de cobro que so p r e - s e n t a n en l o s l i b r o s o en e l b a l a n c e b a j o d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologas; se r e f i e r e en g e n e r a l a l a representacin f i n a n c i e r a p o r l o c u a l se a d q u i e r e e l derecho legtimo de r e c i b i r e f e c t i v o u o t r a c l a s e de b i e n e s o s e r v i c i o s " . ( 1 ) " E . L . K o h l e r expone en s u l i b r o do A u d i tora introduccin a l a prctica de l a contadura pblica l o s i g u i e n t e : l a s c u e n t a s p o r c o b r a r r e p r e s e n t a n c a n t i d a d e s a c a r g o de c l i e n t e s , a d e l a n t o s a f u n c i o n a r i o s y empleados y o t r o 3 t i p o s d o i n t a n g i b l e s que pueden c o n s i d e r a r s e en p r o c e s o do cobro y que se mantienen imicainonte con ese o b j o ~ t o . L a s c u e n t a s p o r c o b r a r a l c a n z a n muchas f o r mas como s o n : c u e n t a s a b i e r t a s , documentos, acept a c i o n e s , r e c l a m a c i o n e s , y p l a n e s do pago a p a zos cuyo o r i g e n es un c o n v e n i o o r a l o e s c r i t o , o r d e n de compra o c o n t r a t o , v e n t a s en t r u n o ! t o (C.O.D.),prstamos,devoluciones de m a t e r i a l o s ap r o v e e d o r e s o sobre c a r g o de l o a m i s m o s , o t e . E n cada caso se e s p e r a r e c i b i r c v e n t u a l m o n t e o f o c t l vo o b i e n e s p o r una c a n t i d a d i g u a l a l monto de-l a deuda d e d u c i d a en muchas o p e r a c i o n e s de v e n t a de un p o s i b l e d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago y a m e nudo e x i s t e l a p o s i b i l i d a d de o t r a s c o n c e s i o n e s . " (2) " K e s t e r c i t a c i e r t o s t i p o s de opera c i o n e s que se efectan en d i v e r s o s n e g o c i o s l o s c u a l e s l o s c o n s i d e r a como Cuentas p o r C o b r a r ; (1) Ruz y Prieto.Auditora Prctica.Pg.209. Q u i n t a Edicin.Mxico.Banca y Comercio.1962* (2) E.L.Kohler.Auditora. Pg.241.Tercera Edicin Mxico.Editorial Diana S.A. 1964.

1. -Depsitos p a r a r e s p o n d e r a daos y p e r j u i c i o s p a r a g a r a n t i z a r e l pago de g a s t o s a l a buena f en e l c u m p l i m i e n t o de un c o n t r a t o . 2. - A n t i c i p o s a compaas s u b s i d i a r i a s y aempleados a c u e n t a de s a l a r i o s y g a s t o s 3. - R e c l a m a c i o n e s a a c r e e d o r e s p o r m e r c a n cas daadas o d e v u e l t a s . 4. - R e c l a m a c i o n e s a p o r t e a d o r e s o a g e n c i a s de t r a n s p o r t e s p o r mercancas p o r d i d a s o averiados. 5. - R e c l a m a c i o n e s o departamentos u o f i o i as g u b e r n a m e n t a l e s p o r d e s c u o n t o s y concesiones percibidas* 6. - R e c l a m a c i o n e s a f u n c i o n a r i o s do l a e m preso por d e s f a l c o s o n e g l i g e n c i a s . 7. - R e c l a m a c i o n e s a c l i e n t o s p o r d o v a l u cinde envases".(3) Las a n t e r i o r e s e x p l i c a c i o n e s son l o s d i s t i n t o s c o n c e p t o s que v a r i o s a u t o r e s t i e n e n de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r desde s u punto de v i s i ta propio. P o r l o que se r e f i e r e a l concepto q u e t i e n e n de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r Lus Ruz de Velzco y A l e j a n d r o P r i e t o C.P.T., l o c o n s i d e r o e l ms a c e p t a b l e , ya que a l r e f e r i r s e a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r e s p e c i f i c a n que deben p r e s e n t o r s o b a j o d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologas. (3)A.Patn U. PH.C.P.T.-Manual d e l Contador.Pg. #245.Primera Reimpresin.Mxoo.Uteha.1947.

En cuanto a l concepto que t i e n e n Iohlor y K e s t e r de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , despus de mencionar l a s o p e r a c i o n e s que c o n s i d e r a n como t a l e s , no h a c e n una separacin adecuada para s u p r e sentacin en e l b a l a n c e . Desde mi punto de v i s t a p e r s o n a l , e x p o n go que l a s c u e n t a s p o r c o b r a r son t o d a s a q u o l l n s que r e p r e s e n t a n t o d o s l o s d e r e c h o s de cobro "i f a v o r de l a e m p r e s a , p r o v e n i e n t e s o no de sus oper a c i o n e s normales y que se e s p e r a sern r e c u p e r a das en e f e c t i v o , b i e n e s o s e r v i c i o s ya seo que estn r e p r e s e n t a d a s o no p o r ttulos de crdito. 2.-ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR. E l o r i g e n de una Cuenta p o r C o b r a r e n su forma ms comn empezar desd o l momento on que se efecte una v e n t a a crdito, 30 p r e s t o uns e r v i c i o p e n d i e n t e de c o b r o , e t c . E l propsito en cuanto a l a e x l o t o n c i a de una cuenta p o r c o b r a r ser s u i n m e d i a t a c o n v o r sin en e f e c t i v o . " ~ "Por l o que se r e f i e r e a l rengln de v e n t a s nos i n t e r e s a n l a s e f e c t u a d a s a crdito que s o n l a s que darn o r i g e n a una cuenta p o r c o brar. P o r l o g e n e r a l l a mayora do l o s g r a n des n e g o c i o s t i e n e n n e c e s i d a d de vender a crdito sus p r o d u c t o s , y a s e a p o r f a b r i c a d o s en g r a n o s c a l a o p o r encontrarse^bstente c o n c u r r i d o e l mcr cado de l o s mismos artculos que f a b r i c a n , o r i g i nndose tambin p o r e s t a situacin que se p r e s e n t e una c u e n t a p o r c o b r a r .

C l a r o est que con una poltica de v e n t a s a crdito i m p l a n t a d a , se presentarn sita c i o n e s d i f e r e n t e s ; de e s t a s s i t u a c i o n e s e n c o n t r a mos que unas reportarn v e n t a j a s y o t r a s d e s v o n tajas. las E n t r e l a s v e n t a j a s podemos m e n c i o n a r siguientes:

a) . - P e r m i t e un mayor volumen de v e n t a s , aumentando p o r c o n s i g u i e n t e l a o b tencin de u t i l i d a d e s , b) . - F a c i l i d a d p a r a r o d e a r s e do una c l i e n t e l a e s t a b l e y n nicamente c l i e n t e s eventuales. las Dentro siguientes: de l a s d e s v e n t a j a s podemos c i t a *

o).-Una mala poltica de crdito o s t a b l e c i d a p o r l a Administracin do l a empresa puede a veces r e s p o n s a b i l i z a r l a de un p e l i g r o s o p a d o c l m i o n t o de l o s n e g o c i o s , c o n o c i d o con o l nombre de sobre inversin do o u o n tas por cobrar, b) . - E l e f e c t i v o no se o b t i e n e s i n o h a s t a despus de consumarse l a v e n t a , dificultando asi l a disponibilidadde f o n d o s . c) .-Ocasiona prdida,originada p o r cuen tas incobrables. O t r o o r i g e n de una c u e n t a p o r c o b r a r l o podemos e n c o n t r a r p o r o p e r a c i o n e s p r o v e n i e n t e s de s e r v i c i o s , aqu l a s cuentas p o r c o b r a r estn r e

presentadas p r i n c i p a l m e n t e por l o s cargos a s u s c l i e n t e s c o n m o t i v o d e l s e r v i c i o que p r e s t a n ; e n cuanto a l o s s e r v i c i o s p o r a l q u i l e r e s podemos nion c i o n a r l o s n e g o c i o s que tengan como p r i n c i p a l obj e t i v o e l a l q u i l e r de b i e n e s mueblas o i n m u e b l e s , aqu aparecern l a s cuentos p o r c o b r a r cuando s e haga e l cargo a l c l i e n i e p o r a l q u i l e r e s v e n c i d o s . P o r o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d o l g i r o d e l n e g o c i o , un o r i g e n de una cuenta p o r c o b r a r aparecer cuando se f i r m a n ttulos de crdit o ( l e t r a de cambio,pagar)pagaderos a p l a z o s . Tambin se c o n s i d e r a o t r o o r i g e n de una c u e n t a p o r c o b r a r a q u e l l o s c a r g o s a f a v o r de l a empresa r e p r e s e n t a d o s p o r adeudos no o r i g i n a d o s p o r o p e r a c i o n e s de compra-venta o b j e t o d o l nego-tc i o como a .continuacin se i n d i c a : 1. -Prstamos a empleados y f u n c i o n a r i o s 2. - A n t i c i p o a p r o v e e d o r e s 3. - A n t i c i p o s a cuenta de c o m i s i o n e s 4-. - R e c l a m a c i o n e s p e n d i e n t e s 5.-Depsito de garanta. (4) Todos l o s orgenes de l ; i u c u e n t a s p o r cobrar explicados anteriormente,los considero aceptables y por e s t a r correctamente b i e n f u n d a dos s u s orgenes, de acuerdo con l o s o p e r a c i o n e s r e a l i z a d a s que d i e r o n l u g a r a su aparicin c o m o una c u e n t a p o r c o b r a r . Tambin c o n s i d e r o c o r r e c t a l a separacin que se h i z o de l 3 s c u e n t a s p o r c o b r a r dividindol a s en g r u p o s , tomando en c u e n t a l a s quo estn r e s p a l d a d a s p o r ttulos de crditos de a q u e l l a s (4-)Vela Ramn B a l d o m e r o . T e s i s . B r e v e E s t u d i o de l a Auditora de Cuentas p o r C o b r a r . Pg,//s. 8-9-10, M o n t e r r e y N.L.1965.

que no l o estn, separando l a s c u e n t a s que no p r o v i e n e n de o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d e l g i r o d e l n e g o c i o agrupndolas en e l rengln de Deudores Diversos. 3.-CARACTERISTICAS COBRAR. ESPECIALES DE LAS CUENTAS POR

"Por l o que se r e f i e r e a l a s c a r a c t e rsticas e s p e c i a l e s que t i e n e n l a s c u e n t a s p o r c o b r a r se pueden mencionar l a s s i g u i e n t e s ; : a) .-Las c u e n t a s p o r c o b r a r nparucornen e l b i l a n c e g e n e r a l d o n t r o d e l grupo d e l a c t i v o c i r c u l a n t e ( s i e i a p r e y cuando s u v e n c i m i e n t o sea menor o un ao), y no c i r c u l a n t e (cuando su v e n c i m i e n t o sea m a y o r de un ao). b) .-Se c o n s i d e r a i n d i s p e n s a b l e l o p r o sentacin de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , s e p a r a d a s en e l b a l a noo, 1 a a que p r o v i e n e n de v e n t a s d o n t r o d e l g i r o de l a s o p e r a c i o n e s d e l n e g o c i o , doa q u e l l a s c u e n t a s que no t u v i e r o n este origen. c) .-Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r no p r o v e n i e n t e s de v e n t a s , s o l o pueden c l a s i f i c a r s e como a c t i v o c i r c u l a n t e , s i s u recuperacin en e f e c t i v o u otros bienes o s e r v i c i o s hade r e a l i z a r s e d e n t r o d e l s i g u i e n t o c i c l o normal de o p e r a c i o n e s d e l neg o c i o , y e s t e no e3 mayor a un ao. d) . - S o l o deben a p a r e c e r en e l b a l a n c e l o s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r

^Sg>**

1 ^ qiio

v a l u a d o s sobre l a base de ^ ^ r de r a z o n a b l e m e n t e se e s p e r a bienes e l l o s en e f e c t i v o o en o'troto servicios, den a e r ~ e ) . - L a s c u e n t a s p o r c o b r a r puo f i n a n c i a d a s con f a c i l i d a d ,('>) , , . A continuacin menciono t r e s r e n g l ^ n e s d e l b a l a n c e en l o s c u a l e s a p a r e c e n e n u n c i a d a s l a s cuentas por c o b r a r . 1. - C l i e n t e s . 2. -Documentos p o r C o b r a r . 3--Deudores D i v e r s o s . Las c u e n t a s p o r c o b r a r en l o s r o n ^ U m o u ae c l i e n t e s y documentos p o r c o b r a r t i e n e n l a caracterstica e s p a c i a l de que pueden s e r n e g o c i a b i e s o de f i n a n c i a r s e para l a adquisicin de ofuo t i v o p o r p a r t e de l a emprosn que r e a l i c e l a s oper a c i o n e s de negociacin o f inanciomioiit o, E l f i n a n c i a m i e n t o do l a s c u e n t a s p o r c o b r a r se efectuar siempre y cuando estn rsped dadas c o n l a documentacin n e c e s a r i a ( como s o n : - f a c t u r a , p a g a r e , l e t r a de cambio) que 30a s o l i c i t a da p o r l a institucin que se dedique en una de -sus a c t i v i d a d e s a f i n a n c i a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r . Analizando l o s t r e s renglones d e l balan ce i n d i c a d o s a n t e r i o r m e n t e , en l o s c u a l e s a p a r o - cen l a s c u e n t a s p o r cobrar,puedo d e c i r que:; ( 5 ) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Pblicos A.C. Comisin de P r o c e d i m i e n t o s do Auditora.Bolo-tn No. 6.Pag.108

1. - C l i e n t e s , es e l s a l d o que aparece en l o s l i b r o s de c o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , que indicar que p r o v i e n e n de adeudos en cuenta ce r r i e n t e p o r o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s a crdito,sin haber de p o r medio documentos f i r m a d o s p o r d i c h o s c l i e n t e s . D e n t r o de e s t e rengln podemos m e n c i o n a r l a s v e n t a s a crdito s i n documentos,prestacin deservicios. 2. -Documentos por c o b r a r ; e l o r i g e n douno o v a r i o s documentos, ser p o r o p e r a c i o n e s ofoe t u a d a s o crdito que sean d e l g i r o p r o p i o d e l n c gocio. En e s t e rengln d e l b a l a n c e aparecernt o d a s l a s . c u e n t a s p o r c o b r a r r e s p a l d a d a s con ttul o s de crdito f i r m a d o s - l e t r a do cambio, pngnrpor l a p e r s o n a o institucin que l o tenga que p a g a r a su v e n c i m i e n t o . E s t o s documentos se llevarn c o n t r o l a dos en un r e g i s t r o e s p e c i a l l l a m a d o de dooumontoop o r c o b r a r , e n e l c u a l se irn a p r e c i a n d o I o n v e n c i m i e n t o s de l o s documentos, para p r e s e n t a r l o s a su cobro.. E l s a l d o que aparecer en e l rengln de c u e n t a s p o r c o b r a r , indicar que son o p e r a c i o nes e f e c t u a d a s a crdito, comprobadas con uno o v a r i o s documentos f i r m a d o s . 3. -Deudores D i v e r s o s . - E l s a l d o de cuent a s p o r c o b r a r que aparece en e s t e rengln, l a mayor p a r t e de l a s v e c e s estar formado p o r c a n t i dades c a r g a d a s , ya sea p o r prstamo a f u n c i o n a r l o s y empleados, a n t i c i p o de s u e l d o s , r e c l a m a c i o n e s p e n d i e n t e s , e t c . , p e r o que no son o r i g i n a d a s p o r e l g i r o propio d e l negocio.

E l s a l d o que aparece en l o s ^ l i b r o s dec o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , nos indicar que s o n ~ adeudos no o r i g i n a d o s p o r o p e r a c i o n e s nrmalos del g i r o propio d e l negocio. > MANEJO Y VIGILANCIA LE LA DOCUMENTACION -JUI0 Rl i Q PALDAN LAS CUENTAS POR COBRAR. "Es costumbre y como medida de s e g u r i dad p a r a una empresa, g u a r d a r en s u poder h a s t a que se efecten l o s c o b r o s , l a s f a c t u r a s o d o e u montos f i r m a d o s p o r l o s c l i e n t e s . Una buena medida adoptada para e l m a n e j o y v i g i l a n c i a de l a documentacin que r e s p a l da l a s c u e n t a s p o r robrar, debe p r o v e e r proced m i e n t e s adecuados, a f i n de que t o d o s y cada unode l o s c a r g o s en l a s c u e n t o s de l o o c l i e n t e s pond i e n t e s p o r c o b r a r , estn r e s p a l d a d o p o r l a documentacin que a l mismo tiempo que f a c i l i t o I o n a c t i v i d a d e s de c o b r o , pruebe l a e x i s t e n c i a d e l adeudo a cargo d e l c l i e n t e . Generalmente un departamento do crdit o y c o b r a n z a s debe de l l e n a r dos r e q u i s i t o s do l o s ms e s e n c i a l e s . l o . - C u s t o d i a de l o s documentos quo ro paldan l o s saldos. 2o.-Empleo de l o s documentos e x p e d i d o s p a r a r e a l i z a r l a s g e s t i o n e s de c o b r a n z a s en l a s f e c h a s d o v e n c i m i o n t o de l o s r e s p e c t i v o s adeudos.(6) En cuanto a l a manera ms p r e c i s a y (6)Ruz y P r i e t o . Op.'Cit.Auditofa PrcticaP/>.-No.20.
u

e f e c t i v a p a r a o b t e n e r un buen manejo y v i g i l a n c i a de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , en mi opinin e s t o depender d e l grado de e f i c i e n c i a c o n que so h a y a establecido e l control interno. P o r l o t o n t o , c o n s i e r o que d e n t r o deun s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o , l o s puntos ms i m p o r t a n t e s a e f e c t u a r s e sern: un r e g i s t r o de c u e n t a s o documentos p o r c o b r a r para e s t a r p e n d i e n t e de l o s documentos a su v e n c i m i e n t o | p a r a p r e s e n t a r l o s a su c o b r o . Debe o p t a r s e por i m p l a n t a r un r e g i s + o o a r a e l c o n t r o l de l o s documentos d e s c o n t a d o que -muestre e l p a s i v o de>c o n t i n g e n c i a . Peridicamente se proceder a r e v i s a r l o s s a l d o s no cobrados de documentos. P a r a l a cancelacin de l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s dobere x i s t i r un empleado encargado de e s t a a c t i v i d a d . E l empleado encargado d e l manejo de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r no debe t e n e r a c c e s o a l o s l i b r o s geno r a l e s de l a empresa n i a l o s r e g i s t r o s de c a j a . "" " Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r deben de g u a r d a r s e b a j o l l a v e en un a r c h i v e r o por un empleado de confianza.Debern e n c o n t r a r s e o n poder d e l abogado l a s cuentas p o r c o b r a r que como r e s u l t a d o de l a m o r o s i d a d de l o o c l i e n t e s so 0111 prendan j u i c i o s en su c o n t r a . P a r a l a s c u e n t a s v e n c i d a s no pagadas p o r l o s c l i e n t e s se r e g i s t r a rn en un c o n t r o l e s p e c i a l . L o s c o b r a d o r e s d e b o rn e f e c t u a r s u s cobros mediante r e l a c i o n e s de c l i e n t e s que se l e entregarn d i a r i a m e n t e . E n e l d e p a r t a m e n t o de c o n t a b i l i d a d debern e x i s t i r I o s empleados n e c e s a r i o s encargados de o p e r a r l a s t a r j e t a s a u x i l i e r o s de c l i e n t e s para un c o n t r o l mse f e c t i v o , debern e s t a r c o l o c a d a s en l o s t a r j e t e ros p o r zonas y p o r orden alfabtico. Despus de e n u n c i a r e s t o s puntos do c o n t r o l i n t e r n o , p a r a l o v i g i l a n c i a y manejo de l a

documentacin que r e s p a l d a se puede d e c i r que s o n l o s ms n e c e s a r i o s a t r a t a r en s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o por cebr-r.

l a s cuentas por cobrar, puntos p r i n c i p a l e s y l a inplantacin de un aplicado a l a s eucntas-

5.-ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES. En l a a c t u a l i d a d y en v i s t a d e l d e s a r r o l l o que han t e n i d o l o s n e g o c i o s , se ha v i s t o que es t o t a l m e n t e imprctico t r a t a r de vender a l c o n t a d o , y como c o n s e c u e n c i a de l o a n t e r i o r se ha c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o v e n d e r a crdito. Es lgico p e n s a r que de l a s v e n t a s ofoo t u a d a s do e s t a manera, a l g u n a s c u e n t a s no v a n a , s e r c o b r a d a s d e b i d o a m u l t i t u d de c i r c u n s t a n c i a s como son p o r muerte, mala f , desaparicin, o t e , y, en c o n s e c u e n c i a , l a empresa a l t e n e r o o n o c i miento de sto tendr que i r estimando l a s f u t u r a s prdidas en c o b r o s de crdito. Desde l u e g o l a s prdidas en oobro d o crdito podrn aumentar o d i s m i n u i r d e p e n d i e n d o d e l t i p o o c l a s e de empresa de que se t r a t e . A p a r t e de p r e v e r l a prdida en f u t u r o s c o b r o s de crditos o t r o o b j e t o de e s t a estimacin es e l de no c a n c e l a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r que se c o n s i d e r a n de dudosa recuperacin, ya que s i f i n a n c i e r a m e n t e se t i e n e n bases para pensar q u o una c u e n t a es de dudoso recuperacin, cabe l a pos i b i l i d a d de que no se tengo l a c e r t e z a s u f i c i e n te para c a n c e l a r l a . E s t a estimacin abarcar no s o l a m e n t e l a s prdidas que se e s t i m e n en c u e n t a s de c l i e n t e s

s i n o tambin do o t r a s cuyo o r i g e n sea d i f e r e n t e a stas, tomando en cuenta que pueden p e r d e r s e crditos en r e c l a m a c i o n e s por f l o t e s , prstaraosa f u n c i o n a r i o s y empleados, e t c . , y en consecuen c i a , d i c h a estimacin deber a b a r c a r tedas l a s c u e n t a s p o r c o b r a r s u j e t a s a l r i e s g o de p e r d e r s e . La c u e n t a l l a m a d a Estimacin para Cu en tos i n c o b r a b l e s es de n a t u r a l e z a a c r e e d o r a , y a n t e s de 1965 nos v a l i a m o s de e l l a para p r e v e r l a prdida p o r crditos, r e s p a l d a d o s por dooumen t o s y c u e n t a s p o r c o b r a r a f a v o r do una empresa. Se p r e s e n t a en e l b a l a n c e d e d u c i d a d e l rengln de Cuentas p o r C o b r a r ; a n t e r i o r m e n t e se i n c r e m e n t a b a de una manera p e r s o n a l p o r l o s f u n c i o n a r i o s de l a empresa, f i j a n d o un p o r c e n t a j e o estimacin sobro X base, y c o n s i d e r a n d o p a r a t a l estimacin l a s e x p e r i e n c i a s de aos a n t e r i o r e s , o s i se careca do stas, l a s o x p o r i o n c i a s de empresas s i m i l a r e s en e l ramo. Cuando so f i j a b a n p o r c e n t a j e s , e l e s t u d i o n e c e s a r i o para c a l c u l a r l o s , e s t a b a basado en mtodos eotadoti eos que permitin d e t e r m i n a r l o s do l a mejor f o r ma p o s i b l e . Tambin se i n c r e m e n t a b a despus de haber o b t e n i d o l o s r e s u l t a d o s buscados, habiendo hecho un e s t u d i o d e t a l l a d o do l a s c u e n t a s que forman e l r u b r o de c u e n t a s p o r c o b r a r . Dicho e s t u d i o puede h a c e r s e de todos l a s cuentas que sean s i g n i f i c a t i v a s en e l s a l d o , o que su i n t i guedad a m e r i t e un e s t u d i o e s p e c i a l . P e r o de acuerdo con l a Ley d e l Impuon_ t o sobre l a Renta que entr en v i g o r e l p r i m o r o de enero de 1965, l o s c o n t r i b u y e n t e s para o f o c t o s f i s c a l e s , no debern c o n s t i t u i r r e s e r v a s

p a r a p e r d i d a s p o r crditos i n c o b r a b l e s , segn l o d i s p o n e e l artculo dcimo t r a n s i t o r i o d e l r a e n c i c n o d o ordenamiento. La Ley en su artculo dcime. t r a n s i t e ^ r i o e n u n c i a : a p a r t i r de l a f e c h a de v i g e n c i a de e s t a l e y , nu se constituirn r e s e r v a s para p e r d i d o s de cobro en crditos. L a s prdidas p o r er d i t o s i n c o b r a b l e s se aplicarn c o n t r a l a s r e s e r vas c o n s t i t u i d a s con a n t e r i o r i d a d , y cuando o t a s f u e r e n i n s u f i c i e n t e s se observar l o d i s $ u e e t o en ste ordenamiento. Como podemos darnos c u e n t a , Ja boy d e l Impuesto sobre l a Renta ya no a c e p t a es Limac i o n e s como a n t e r i o r m e n t e se venan e f e c t u a n d o . P a r a una mayor informacin, en vil captulo I I se d e t a l l a en forma ms a m p l i a e l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e P o r l o q.e se r e f i e r e a l a estimacin p a r a cuentas i n c o b r a b l e s . 6.-FINANCIAMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. En n u e s t r o pas, e l f i n a n c l n r a l o n t o de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r es poco u s u a l , s o b r e todo en a q u e l l a s que no estn r e s p a l d a d a s p o r ttulos de crdito. E l f i n a n c i a m i e n t o que ms so u t i l i z o en l a s empresas e x i s t e n t e s es e l desouento do documentos en una institucin de crdito; es dec i r , m e d i a n t e l a autorizacin de l a a u t o r i d a d cora.'' ptente de una institucin b a n c a r i a , s e puedo do c o n t a r un documento en l a lnea de crdito que tengo a u t o r i z a d a un c u e n t a h a b i e n t e de un b a n c o ; se descontar e l documento y e l banco entregare l e f e c t i v o a l b e n e f i c i a r i o d e l mismo, deducan-

dol l o s i n t e r e s e s p o r e l tiempo que l o hayan a c e p t a d o . E s t a a c t i v i d a d se r e a l i z a p o r l o gener a l , p a r a a l l e g a r s e fondos p a r a h a c e r f r e n t e a adeudos exigidos,tambin para h a c e r depsitos en l o s bancos y c u b r i r s e b r e g i r o s en una c u e n t a decheques, p o r a p a g a r documentos v e n c i d o s , e t c . E l f i n a n c i a m i e n t o de un documento des contado ser p o r e l tiempo que l o a u t o r i c e n e n e l banco, y a s u v e n c i m i e n t o l o presentar p a r n s u c o b r o a l a p e r s o n a que e s t o cargado d i c h o documento. .. "Otra forma de f i n a n c i a r l a s c u o n t a s p o r c o b r a r , aunque menos u s u a l que l a a n t e r i o r d e s c r i t a , es e l l l a m a d o F i n a n c i a m i e n t o de c u o n tas por cobrar abiertas. C o n s i s t e en f i r m a r un c o n v e n i o con una compaa f i n a n c i e r a para a d e l a n t a r fondos c o n t r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r p o r un perodo dot e r m i n a d o , g e n e r a l m e n t e un ao, con uno clusula en que se p r e v i e n e que e l c o n t r a t o puede t e r m i n o r s e p r e v i o a v i s o e s c r i t o , ya sea de l a n e g o c i a c i e n o de l a compaa f i n a n c i e r a con s e i s meneado anticipacin o l a f e c h a de terminacin e s t a b l e c i d a en e l c o n t r a t o . E l c o n t r a t o e s t i p u l a e l p o r c e n t a j e de l a s c u e n t a s que adelantar l a compaa. La t a s a vara de 75 a 30f dependiendo de l a c a l i d a d de l a s c u e n t a s y de s u monto medio, a s i como de l a posicin f i n a n c i e r a do l a n e g o c i a cin, una t a s a de 80$ es l o n o r m a l . * ~
0

E l f i n a n c i a m i e n t o se efecta sobre l n base de s i n notificacin, e s t o e s , a l c l i e n t e do l a negociacin no se l e i n f o r m a que su c u e n t a ha

s i d o t r a s p a s a d a a una compaa f i n a n c i e r a . La no gociacin efecta l o s c o b r o s y c o n v i e n e en e n t r e g a r su i m p o r t e en l a forma o l que l o recibi a l a . compaa f i n a n c i e r a l a c u a l l o s d e p o s i t a . La com j-oa f i n a n c i e r o hace a r r e g l o s c o n e l banco paro u s a r un endose en c l a v e , de modo, que s i l o s cheques son d e v u e l t o s a l o s c u e n t o s stos no se en t e r r a l de que sus ouentas han s i d o f i n a n c i a d a s . E n v i r t u d de que l a c a n t i d a d r e c i b i d o de l a compaa f i n a n c i e r a a l a f e c h a d e l f i n a n c i a miento es i n f e r i o r a l i m p o r t e de l a s c u e n t a s p e r c o b r a r , l a negociacin r e t i e n e c i e r t o derecho oproporcin s o b r e l a s c u e n t a s , l a c u a l l e es aero d i t a d a p o r l a compaa f i n a n c i e r a . C u a l e s q u i e r a d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y descuentos r e d u cen e l i m p o r t e de e s t a proporcin. S i o s t o so e x t i n g u e o reduce a una c a n t i d a d que l a compaa f i n a n c i e r a c o n s i d e r a como a m o r t i g u a d o r 'protector i n s u f i c i e n t e , l a negociacin enva a fique U n u n cheque p o r una suma bstente para c r e a r una p r o teccin a c e p t a b l e . A causa de l a r e s p o n s a b i l i d a d c o n t i n gente que l a negociacin asume en e l f i n a n c i a miento de l a s c u e n t o s p o r c o b r a r a b i e r t a s , l a operacin es de n a t u r a l e z a s i m i l a r a l d e s c u e n t o de documentos y puede r e g i s t r a r s e en forma aril_o ga. Supongamos p o r e j e m p l o que se f i n a n c i a r o n $10,000.00 de c u e n t a s p o r c o b r a r y que se l e a d e l a n t a r o n a l a negociacin $8,000.00 en e f o c t l v o ; e l a s i e n t o para r e g i s t r a r e l f i n a n c l a m i e n t o sera;

G A J A PROPORCION RETENIDA DE CUENTAS TRASPASADAS. CUENTAS POR COBRAR TRASPASADAS

S,000.00 2,000.00 10,000.00

Supongamos uno devolucin o bonificacin de $1,750,00; seran n e c e s a r i o s l o s s i g u i e n t e s asientos s - o DEVOLUCIONES Y BONIFICACIONES SOBRE VENTAS. 1,750.00 PROPORCION RETENIDA DE CUENTAS TRASPASADAS 1,750.,= CUENTAS POR COBRAR TRASPASADAS. 1,750.00 CUENTAS POR COBRAR. 1,750.--

No debe h a c e r s e ningn a s i e n t o en e l l i b r o do c a j a p e r l o s c o b r o s sobre c u e n t a s t r a apa s o d a s ; stos no p e r t e n e c e n a l a negociacin,Binoque deben r e m i t i r s e a l a compaa f i n a n c i e r a ; a l n cmbargo deben r e g i s t r a r s e en l o s l i b r o s do l a negociacin p o r a m o s t r a r l a reduccin en l a s c u e n t a s p o r c o b r a r t r a s p a s a d a s y en l a r e s p o n s a b i l i dad c o n t i n g e n t e . S i se cobro uno cuenta de :||2.000.= con o s i n deduccin por d e s c u e n t o , e l a s i e n t o a c o r r e r debe s e r : CUENTAS POR COBRAR TRASPASADAS. CUENTAS POR COBRAR. 2,000.00 2,000.=

Suponiendo que 30 h i z o un d e s c u e n t o d e $ 400.00, se r e q u i e r e e l s i g u i e n t e a s i e n t o a d i

c i erial; DESCUENTO SOBRE VENTAS PROPORCION RETENIDA DE CUENTAS TRASPASADAS"(7) 400,00 400.00

( 7 ) P i n n e y M i l l e r . C u r s o do C o n t a b i l i d a d Intermedia. Tomo I.-Segunda Edicin.-1967.-Mxico.Pg.//211'. 21a.UTEHA.

CAPITULO SEGUNDO ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO. 1.-FLUJO DE FORMAS. En t o d a s l a s empresas se t i e n e n a d a p t a das un s i n nmero de formas de a c u e r d o a l a s n e c e s i d a d e s d e l g i r o p r o p i o - d e l n e g o c i o a que se d e d i que, stas p r o p o r c i o n a n a l a v e z un c o n t r o l ms e x a c t o en c u a n t o a l a s o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s e n c u a l q u i e r d e p a r t a m e n t o . Y es de suponerse que e s t a s formas t i e n e n un m o v i m i e n t o c o n s t a n t e d e n t r o de l a empresa a l c u a l se l e d e s i g n a con e l nombrede FLUJO DE P0R1VI/VS. E l p r e s e n t e f l u j o de formas a l que m o e s t o y r e f i r i e n d o , est adaptado a una empresa c u ya p r i n c i p a l a c t i v i d a d est d i r i g i d a a e f e c t u a r v e n t o s a crdito, y t i e n e un s u p u e s t o nombre do "LA NACIONAL". P a r a poder o p e r a r c o n c e d i e n d o crditos, l a empresa t i e n e c r e a d o un d e p a r t a m e n t o de e r d i t o y c o b r n z a s , en e l c u a l ha e s t a b l e c i d o un c o n t r o l i n t e r n o adaptado a sus n e c e s i d a d e s y as.fc u i d a r en e s t a forma l o s a c t i v o s de l a empresa p r o p o r c i o n a n d o informacin o p o r t u n o y v o r a z .
a

L a explicacin que a continuacin v o y a e f e c t u a r t i e n e por objeto dar a conocer e l f l u j o que t i e n e n l a s formas en l o s d e p a r t a m e n t o s de a c u e r d o con e l nmero de empleados e x i s t e n t e s . Comenzar en e l i n s t a n t e en que un c l i e n t e se p r e s e n t e en e l departamento de v e n t a s a comprar a crdito c u a l q u i e r a r t i c u l o ; en e l dep a r t a m e n t o de v e n t a s formularn una f a c t u r a c o n s e i s c o p i a s y enviarn de i n m e d i a t o a l d e p a r t a ment de crdito e l o r i g i n a r o n t r e s c o p i a s . En e l Departamento de crdito p r o c e d e rn a h a c e r una s e r i e de i n v e s t i g a c i o n e s a n t e a

co a u t o r i z a r un crdito; e s t a s i n v e s t i g a c i o n e s consistirn en r e v i s a r e l e x p e d i e n t e d e l c l i e n t e si s que l o hay , a o r d e n a r que l o i n v s t i g u o n ' s i es que no se t i e n e e x p e d i e n t e a l g u n o de l. En caso de que se a u t o r i z a r ; e l crdito, se enviar una c u p i a a u t o r i z a d a a l de p a r t a raen bode v e n t a s , o t r a a l departamento de e o n b a b i l i d a d y e l original y una c o p i a se quedarn en d e l de p a r t a m e n t o de crdito. E l departamento de v e n t a s como har l a f a c t u r o c o n s e i s c o p i a s , enviar una a l almacny dos a l departamento de empaque y embarque, doste d e p a r t a m e n t o enviarn una c o p i a de 1 a f o c t u . r a a l c l i e n t e a l momento de e n v i a r l a mercancaT S i p o r a l g u n a c i r c u n s t a n c i a no oo a u t o r i z o un crdito s o l i c i t a d o , l a f a c t u r a o n v l ida a l departamento de crdito c o n t r e s copias,sord e v u e l t a a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s con un 30II0que indicar que ha s i d o NEGADO. A continuacin explicar e l f l u j o de l a f a c t u r a p o r medio de una grfica.

20.-

Credito y Cobranzas

C o n t r i b u i d id

n-r

Ventos Foct. 31

Almacn

Empaque y Embarque

GRAFICA N o . l FLUJO DE LAS FACTURAS.

FLUJO POR COBROS,-Por l o que se r e f i e r e a i f l u j o de formas para e f e c t u a r c o b r o s l o puedoe x p l i c a r en l n forma s i g u i e n t e : E n e l departamento de crdito e x i s t e n om p l e o d o s e n c a r g a d o s de l l e v a r a l c o r r i e n t e , l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , y a l momento de v e n c e r cada c u e n t o stos i n f o r m a n oportunamente e n v i a n d o l o s documentos o c u e n t a s prximas a v e n c e r , a un empleado para que haga l o s r e p o r t e s de c o b r a n z a ( f o r m a #12) paro e n t r e g a r l o s a i o t r o da j u n t o con l a s c u e n t a s y documentos-, a l c o b r a d o r encargado de h a c e r l a c o b r a n z a en l a zona que l e c o r r e s p o n d a . Hago mencin que para e f c t o de l l e v a r a cabo una c o b r a n z a mas rpida y e f e c t i v a , l a c i u d a d en que se e n c u e n t r a l a e m p r e s a , l a tenemos d i v i d i d a en c u a t r o zona3; p o r l o t a n t o segn l a zona en donde c o r r e s p o n d a co b r a r , sern l a s c u e n t a s e n t r e g a d a s a l c o b r a d o r - p a r a que se l a s hagan e f e c t i v a s .
t

Una v e z o b t e n i d o e l c o b r o do l a s c u e n t a s a l f i n a l i z a r e l da, e l c o b r a d o r , ese mismo da-*en l o t a r d e a n t e s de t e r m i n a r s u s l a b o r e s con una h o r a de anticipacin, entregar a l c a j e r o p r e v i o recuento inspeccionado por e l s u p e r v i s o r d e l d e p a r t a m e n t o , t o d o e l e f e c t i v o cobrado y e l Q a j o r o l e firmar de r e c i b i d o en e l r e p o r t e de oobranzas ( c o p i a ) que se quedar en poder d e l c o b r a d o r , E l c a j e r o listar t o d o s l o s c o b r o s i n d i v i d u a l e s , e s p e c i f i c a n d o l o s nombres de l o s c l i e n t e s que p a g a r o n s u c u e n t a ; ( c o n dos c o p i a s ) e n v i a r una de e s t a s c o p i a s a un empleado d e l d e p a r t a mento de crdito, d e s i g n a d o ms a d e l a n t e c o n l a - l e t r a A, e l c u a l proceder a h a c e r nota de crdi t o ( ^ - 2 ) c o n t r e s c o p i a s , e l o r i g i n a l ser e n v i a do a l c l i e n t e , una c o p i a para e l encargado de

l l e v a r e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s , o t r a c o p i a p a r a e l encargado de o p e r a r l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en c o n t a b i l i d a d , y o t r o a l departamento de C a j a . E l c a j e r o tambin comprobar ese i n g r e s o a l mandar a c o n t a b i l i d a d su pliza de i n g r e s o s de_ t a l l a n d o l o s c l i e n t e s que p a g a r o n , para que en c o n t a b i l i d a d cerno l l e v a n s i s t e m a de plizas, de i n m e d i a t o abonarn en cada t a r j e t a a u x i l i a r q u e l e l l e v a n a cada c l i e n t e . P a r a e f e c t o s de una explicacin, ms comp l e t a vase l a grfica deseoda a continuacin:

Crdito y Cobranzas

C .'brad .-res

""Clientes

l'V./;^

Caja
GRAFICA No. 2.Cobros Normales.-

JBOfiEDAD D LA BIBLIOTECA

L A
JALAPA. VE.

Crdito y Cobranzas

Cobradores

Clientes

GRAFICA No. 3.Cobros no e f e c t u a d o s .

S i se p r e s e n t a r a l a situacin de un nuevo c a r g o a un c l i e n t e , e l f l u j o de f i r m a s s e r a e l mismo u t i l i z a d o en l a grfica No. 1. En caso de que se p r e s e n t a r a l a situacin de que s u r g i e r a una c u e n t a i n c o b r a b l e , e l f l u j o de formas ser e l mismo que se presentara en l a grfica No,3 nicamente que e l c o b r a d o r a l d o v o l v e r l a c u e n t a p o r c o b r a r a l Depto. de crdito l e ondr una n o t a de INCOBRABLE, para que ' l o s inves_ t i g a d o r e s d e l departamento i n v e s t i g u e n y una v o z cerciorndose de s u i n c o b r a b i l i d a d , informarn a l j e f e d e l departamento para que a u t o r i c e l a b a j a de e s a cuenta y se c o n t r o l e como i n c o b r a b l e .
t

^ _ LA N A C I O N A L

F-l

I n d e p e n d e n c i a No. 64 T e l Veraera, V e r . Vendido a Factura No.

Fecha REG.FED. C \US. UNIDAD D E S C R I P C I O N REG.CAM.COMER l-'roclo U n i t a r i o TOTAL

|DEPTO. VENTAS AUTORIZACION DEPTO.CRED. FIRMA DEL JEFE I.-ORIGINAL - P a r a e l c l i e n t e cuando pague Dpto.de Crdito ^1.-COPIA " " Contabilidad "1.-COPIA 1.- " " " Almacn 1.- " " Embarque 1.- " C l i e n t e e n v i a d a con l a mere. 1.- " P a r a e l Dpto. de V e n t a s .

LA NOTA LE CREDITO A PAVOR DE:

N A C I O N A L Ne.Progresivo Pecha . Referencia Su o r d e n No. N t r a . P a c t . N o .

CON ESTA PECHA HEMOS ACREDITADO A SU APRZCIABLE CUENTA LO SIGUIENTE: Precio UNIDAD D E S C R I P C I O N CANTIDAD IMPORTE Unitario P o r c o n c e p t o de devolucin

T O T A L HECHA POR REVISADA AUTORIZADA 1.-Original-Client e 1.-Copia-Contabilidad AUXILIARES 1 . - C a p i a empleado ene. de Re. de C. X C.

1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto. 1.-Copia-Almacn

I"

*"

j o - O it .-i i / L _
IOTA DE CARGO
CARGO CON ESTA DE FECH HT'CS CARG.OO Y A SU

;Nm. P r o g r e s ivc

echa: Referencia:
. ^ R ^ I A B L E DEL CUENTA CARGO LO SIGUIENTE:

CANTIDAD

UNIDAD

CONCEPTO

DESCRIPCION

PARCIaL

IEPOET1

Por

c o n c e p t o de f l e t e s

T O T A L
HECHxj. POR

REVISADA

AUTORIZADA

AUXILIARES

1.-Original - Cliente 1 . - C o p i a - Depto. Cont.

1 . - C o p i a - Ene. Reg. 1 . - C o p i a - J e f e Dpto.

N A C I O

N A L

TARJETA AUXILI.-.R DE CLIENTES . NOMBRE DEL CLIENTE DOMICII10 ZONA EECHA C 0 N C E ? T 0 L I M I T E DE CREDITO VENDEDOR FOLIO DEBE HABER SALDO

GOi

L A

N A C I O N A L 5ST,_ZX) DE COBRO

P-5

m. LUGAR:

Se c a r g a n i n t e r e s e s p o r cuentas vencidas. LUGAR Y PECHA

CON ESTA FECHA L E RECORDAOS EL VENCIMIENTO LE SU ./PRECIABLE CUENTA SALDO MES ANTERIOR FECHA DEL PROX. VEITC. CANTID J) SALDO PENDIENTE O B S E R V A C I O N E S

en

P * j

JEFE DEL DEPARTAMENTO 1.-Original - Cliente 1 . - C o p i a - Empleado B. 1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto

LA

N A c i o :: a I

p-6

REGISTRO DE 1X3 CEMENTOS POR COBRAR ZONA No. PECHA VENC.

\

PECHA

VALOR No. de CLASE DE . i CARGO DE NOMINAL DOCTO. DOCUMENTO

GASTOS Y OBSERVA PRO C.PIN. CIONES 1

LA N A C I O N A L REGISTRO DE"CUENTAS POR COBRAR AO DE I< MES DE PECHA NUMS. N 0 M B R E S CONCEPTO CTAS.POR COBRAR DEBE
K

ZONA No:

PECHA DE COBRO

OBSERVA ' CIONES

*

CUENTAS POR COBRAS ZONA; LA NACIONAL VERACRUZ,VER. A CARGO DE CUENTAS POR COBRAR
PECHA

F-8

PEB.6/68 DOMICILIO:

NTJM.

RECIBIMOS [POR LOS CONCEPTOS INDICADOS

ABONESE A LA CUENTA NUM.

FORMULO .1.1.1.-

REVISO

REGISTRO

AUXILIARES

APROBO

Original - Cliente Copia - Depto. de S e r v i c i o Copia - Contabilidad

P O I D D DE LA BIBLIOTECA E PE A
OS
LA
FACULTAD DE COMERCIO

JALAI'A. VE.R.

FORMA

DE

TALONARIO

PARA

EFECTUAR

P.AIOS

PAROLALES

RECIEO ZONA

DE No:

PAGO ^

L NACIONAL. INDEPENDENCIA VERACRUZ,VER.

304

ZONA No.

No: X

No.

o
i-

FECHA

CANTIDAD - PAGADA NOMBRE APELLIDOS TELEF: DOMIC: OFNA: TENGA ACTUALMENTI

Q
f

SI CaMBIO DE

DIRECCION DIRECCION CITE La UE

E s t e t a l o n a r i o ser u t i l i z a d o p o r l o s c l i e n t e s que se p r e s e n t e n p e - T ri ticamente a h a c e r pagos p a r c i a l e s en e l d e p a r t a m e n t o de crdito y c o b r a n zas.

N A C I O N A L
CONTROL BRABLES A N U A L DE L A S C U E N T a S C A N C E L A D A S P O R INCOCOMPROBADAS CON L a DOCUMENTACION NECESARIA.

F-10

ALO DE

19 No. DE CUENT A PECHA DE EXPEDICION

FECHA DE ^

NOMBRE DEL CLIENTE

VEN CIMIENTO

CANTIDAD OBSERVACIONES INCOBRABLE

T O T A L 3 COPIAS 1 . . - O r i g i n a l -Anexo a l a declaracin f i n a l 1.-Copia- C o n t a b i l i d a d 1.Reg.de C t a s . p o r c o b r a r 1.- " J e f e d e l departamento.

11

FIRMA D E AUTORIZACION.

35, > NACIONAL. IBA CRUZ, VER. MES j E E C H A D I A A C

E- No. 11

jTxiLORES RECIBIDOS POR CORREO. R DEL CLIENTE E No. CHEQUE VARIOS BANCO (Proced.) (Giro Post.) OBSERVA IMPORTE OTONES.

Vo. Bo. jfe del Depto. de Crdito I O POR BD RECIBI DOCUMENTOS APROBACION DE DESCUENTOS REGISTROS A U X I L I A RES. SUPERVISOR

L.-Original - Depto. de Crdito y C o b r a n z a s , t.-Copia - C a j e r o p a r a i n g r e s a r f o n d o s

36.

P-#

12

H i, C I O N A I D I A

E F . C H M E S A N 0

_____
1TB DE
J

z o m NO: DESCUENTO IMPORTE COBRADO l?Cf OBSERVACION]:

F A C T U R A :BTES NUM. IMFDRTE

T O T A L E S ;
3KENTOS

RECIBI IMPORTE COBRADO CAJERO

RECIBI DOCUMEN APROBAC.DE TOS DEVUELTOS. DESCUENTOS COBRANZA

-Original - Depto. Crdito y C o b r a n z a s . Copia - Cobrador. C:?ia - C o n t a b i l i d a d .

L CONTROL DI

_ x

N A C I O N

L. POR COBRAR VENCIDOS NO

1

CUENTAS Y L.JA3
1.30 DE

DOCUMENTOS RETRASO 61-90

COERADOS ULTIMO FECH.-J. P

No. Cta.

i
NOMBRE CLIENTE

SALDO DEUDOR

,GO
OBSERVACIONES

31-60

91-120

121-180

180

IMPORTE

,_

b.-FACTURA. La f a c t u r a es un documento que s i r v e , p a r a r e s p a l d a r o g a r a n t i z a r l a legtima p r o p i e d a d de un b i e n . E n muchas empresas p a r a o t o r g a r un crd i t o ,acostumbran a que e l c l i e n t e debe de renar una s o l i c i t u d i m p r e s a en l a c u a l l e hacen una . s e r i e de p r e g u n t a s , o l e p i d e n un nmero de d a t o s que l o mayor p a r t e de l a s v e c e s r e s u l t a n m o l e s t o s p o r a e l s o l i c i t a n t e , l o c u a l no es recomend b l e en v i r t u d de l a a c t u a l c o m p e t e n c i a que p r e v a l e c e en c u a l q u i e r c l a s e de n e g o c i o s . P o r l o t a n t o , tomando en consideracin l a s s i t u a c i o n e s d e s f a v o r a b l e s c o n e s t e s i s t e m a de s o l i c i t u d e s do crdito, l o p r e s e n t e empresa ha optado p o r s e g u i r uno poltica ms a c e r t a d a p a r a c o n c e d e r crditos, que c o n s i s t e en que a l p r e s e n t a r s e e l d i e n t o n i d e p a r t a m e n t o de v e n t a s a s o l i c i t a r un p e d i d o , de i n m e d i a t o elaborarn una f a c t u r a con s e i s c o p i a s r e m i t i e n d o e l o r i g i n a l con t r e s c o p i a s a l d e p a r t a m e n t o de crdito y c o b r a n z a s . E n e l departamento de crdito t a n p r o n t o r e c i b a n una f a c t u r a s o l i c i t a n d o crdito p r o cedern, s i ' e l s o l i c i t a n t e ya ha s i d o c l i e n t e a n t e r i o r m e n t e , o i n v e s t i g a r e l e x p e d i e n t e que e x i s t a de l, a h o r a , s i es un c l i e n t e nuevo que no se e n c u e n t r e e x p e d i e n t e a l g u n o de l, se proced r en e l d e p a r t a m e n t o a o r d e n a r a dos i n v e s t i g a d o r e s empleados de l a empresa, i n v e s t i g u e n a l s o l i c i t a n t e s i n que ste t a n g a c o n o c i m i e n t o de t a l a c t i v i d a d r e a l i z a d o p o r l o s empleados e n c a r gados de d e s a r r o l l a r e s a l a b o r . En e s t o c a s o , se pedir a l c l i e n t e p o r medio d e l departamento dev e n t a s , que se p r e s e n t e en un trmino de t r o s das, en e l l a p s o de l o s c u a l e s resolvern a u t o -

izar o no e l crdito s o l i c i t a d o . S i y a e x i s t i e r a e x p e d i e n t e cono u i e n c i o n* a n t e r i o r m e n t e , y se t i e n e un h i s t o r i a l c o m e r c i a l a c e p t a b l e , e n t o n c e s se proceder de i n m e d i a t o a o t o r g a r e l crdito s o l i c i t a d o , a u t o r i z a n d o 1 o r i g i n a l y l a s t r e s copias a l jefe d e l d e p a r tamento. E l o r i g i n a l de l a f a c t u r a y una c o p i a quedarn en p o d e r d e l departamento mencionado, yuna v e z que e l c l i e n t e t e r m i n e de pagar t o t a l m e n t e s u c u e n t a , se l e e n t r e g a r a e l o r i g i n a l de l a f a c t u r a , uno c o p i a a u t o r i z a d a se enviar a l de p a r t a m e n t o de v e n t a s , y o t r a pora e l departamento de c o n t a b i l i d a d . E l departamento de v e n t a s , o n v i a r tambin dos c o p i a s a l departamento de empaque y embarque,para que ah se procoda a e n v i a r l a mercanca acompaada c o n una c o p i o de l a f a c t u r a autorizada a l cliente. L o s i n v e s t i g a d o r e s que mencion a n t o r i o r mente, s o n empleados d e l departamento de crditoy c o b r a n z a s , l o s c u a l e s estn encargados oxclus:Lvamente de i n v e s t i g a r a l o s s o l i c i t a n t e s do e r d i t o s p o r l o s medios que t e n g a n a s u a l c a n c e Cuando y a hayan i n v e s t i g a d o a un c l i e n t e y e l i n v e s t i g a d o r c o n s i d e r e que es s u f i c i e n t e l a informacin o b t e n i d a , se entregar t o d a l a i n formacin p o r e s c r i t o a l j e f e d e l departamento: p a r a que conceda o no l a autorizacin d e l crdito. S i e l crdito no es concedido, so d e v o l ver e l o r i g i n a l de l a f a c t u r a con l a s c o p i a s a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s pero s i n a u t o r i z a r e l crd i t o c o n un s e l l o que-dir NEGADO i s i el'"crdito-es c o n c e d i d o se seguir l a s e c u e n c i a que mencion anteriormente.

GRAFICA No. 4." FLUJO FACTURA

4-0.

*>

f t

naHBw j K a JET..
C.-FORMA DE CUENT/.S POR COBRAR.La N a c i o n a l , empresa d e d i c a d a a o p ^ r r u c o n c e d i e n d o crditos, ha diseado y e s t a b i e c i a e l a forma de c u e n t a s p o r c o b r a r de acuerdo a s u s necesidades. La forma de una cuenta p o r c o b r a r dobot e n e r t o d o s l o s r e q u i s i t o s n e c e s a r i o s p a r a P^"~~ d e r c u m p l i r s u funcin c o m p l e t a . E s t a contondre l nombre d e l n e g o c i o a que c o r r e s p o n d a , e l nomb r e especfico de s e r una c u e n t a p o r c o b r a r , o l d o m i c i l i o de l a empresa, e l r e g i s t r o f e d e r a l d e c a u s a n t e s , l a c a n t i d a d a c o b r a r , nombro de 1>. p e r s o n a s q u i ^ h c o r r e s p o n d a l a c u e n t a , minio r o p r o g r e s i v o , e s p a c i o n e c e s a r i o p a r a a n o t a r o l concep t o , en l a p a r t e i n f e r i o r so l e pondr una r e d a c cin en donde se e s p e c i f i q u e h a b e r r e c i b i d o o l i m p o r t e anotado en e l cuerpo de l a forma con nmero y l e t r a ; contendr l a indicacin do l a cuon t a que se deba abonar y p o r ltimo llevar l a f i r m o d e l que formul, revis y autoriz e l crdito. Esoogerenos_como medelo l a forma No.8 que se e n c u e n t r a en e l grupo de l a s formas d i s e adas.. d.-ESTADO DE COBRO.E n cunto a l o que se r e f i e r e , l o s e s a t a d o s de c o b r o , puede d e c i r s e que a l g u n a s emprosns t i e n e n i m p l a n t a d o en s u departamento de'crd i t o y c o b r a n z a s como una medida adecuada do con t r o l i n t e r n o , e l e n v i a r a sus c l i e n t e s e s t a d o s - " de cobro mensuales p a r a e v i t a r p o s i b l e s e r r o r e s

4-1.

que puedan a f e c t a r a a l g u n a s de l a s p a r t o s ( c o n p r a d o r y v e n d e d o r ) . Segn l a forma #5. E n l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio de l a h o j a ( f o r m o ) , a p a r e c e l a mencin de s e r E s t a d o de Cobro m e n s u a l ; seguido- y a b a j o e l nombre de l a compaa que est mandando e l e s t a d o de c o b r o , e n l a p a r t e s u p e r i o r i z q u i e r d a aparecern l o s m i m e r o s y c l a v e s de e s t a c u e n t a , en l a p a r t e s u p e r i o r y a l a derecho a l a a l t u r a de donde se e n c u e n t r a e l nombre d e l n e g o c i o aparecer una l e y e n d a q u e d i c e : "se c a r g a n i n t e r e s e s p o r c u e n t a s v e n c i d a s " . E n e l d e s a r r o l l o d e l e s t a d o de cobro se encuen t r a n l a s columnas s i g u i e n t e s : una columna i n d i c a n do e l s a l d o a n t e r i o r , o t r a para f e c h a d e l prximo v e n c i m i e n t o , una t e r c e r a columna i n d i c a n d o l a can t i d a d que deber e n v i a r e l c l i e n t e ; una c u a r t a columna p a r a i n d i c a r e l s a l d o que quedar pendion t e p a r a e l prximo raes, y una q u i n t a columna msancha p a r a l a s o b s e r v a c i o n e s que sean n e c e s a r i a s a n o t a r p a r a l a consideracin d e l c l i e n t e . e.-REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR.P a r a l l e v a r un c o r r e c t o y adecuado c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , se debo l l e v a r - t una c u e n t a p o r cada c l i e n t e i n d i v i d u a l (forma #4 t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s ) a l c u a l se l e c o n . cedi un crdito d e t e r m i n a d o . E s t a forma de t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s s i r v e para c o n t r o l a r en forma i n d i v i d u a l el-*-, crdito o t o r g a d o , dndose c u e n t a tambin de u n a manera ms fcil y rpida d e l movimiento que t e n ga l a c u e n t a de cada c l i e n t e . C o n s t o en l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio d e l nombre d e l n e g o c i o ; s e g u i do en l a p a r t e de a b a j o l a mencin de s o r t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s , s e g u i d o a b a j o en l a p a r t e -

izquiErda.-lleva e l rioabre d e l c l i e n t e , su d o m i c i l i o , e l artculo que l e fu v e n d i d o y e l n o m b r e d e l vendedor. E n e l cuerpo de l a t a r j e t a se e n c u e n t r a una p r i m e r a columna p a r a i n d i c a r l a f e c h a en l a c u a l t i e n e movimiento deudor o a c r e e d o r l a t a r j e t a , s e g u i d o se e n c u e n t r a una columna ms a m p l i a que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a CONCEPTO, en l a c u a l se a n o t a e l m o t i v o p o r e l c u a l tuvo movim i e n t o d i c h a c u e n t a , seguidamente aparece una c o lumna que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a POLIO, en l a c u a l se a n o t a e l f o l i o d e l l i b r o a u x i l i a r en e l c u a l se ha a s e n t a d o l a misma operacin que a p a r e c e en l a t a r j e t a ; p o r ltimo a p a r e c e n dos columnas que son en l a s que se r e g i s t r a n l a s cant i d a d e s c a r g a d a s o abonadas, e s t a s columnas l i e v a n e l encabezado l a p r i m e r a de DEBE y l a oegunda e l de HABER; y p a r a f i n a l i z a r se e n c u e n t r a una l l t i m a columna en l a c u a l aparecer e l s a l d o de l n cuenta a cargo d e l c l i e n t e . El total de t o d a s l a s c u e n t a s p o r co b r a r i n d i v i d u a l e s , se c o n t r o l a n y se chocan con l a c u e n t a de mayor que c o r r e s p o n d e en e l b a l a n c e a una c u e n t a de a c t i v o c i r c u l a n t e ; tambin podr. a d a p t a r s e u n s u b c o n t r o l cuando l a s cuentas p o r c o b r a r se c l a s i f i q u e n en v a r i o s grupos, y cada g r u po s e a l l e v a d o p o r e l empleado encargado de l l e v a r l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s , en e l d e p a r t a ment de c o n t a b i l i d a d . L a c u e n t a de Mayor se cargar'cada f i n de mes d e l i m p o r t e t o t a l de l a s v e n t a s a crdito, y se abonar p o r e l t o t a l de todos l o s pagos quee f e c t u e n l o s c l i e n t e s d u r a n t e e l mes; su s a l d o representar e l t o t a l de l a s c u e n t a s p e n d i e n t e s por c o b r a r .

P a r a l l e v a r n a m e j o r c o n t r o l de l a s c u c a t a s iKr c o b r a r y e s t a r p e n d i e n t e de s u v e n c i m i e n ^ t o p a r a cobrarlas s e adaptar tai r e g i s t r o do ~ c u e n t a s p o r c o b r a r como una medida de c o n t r o l i n t e m o ( f o r m a # ? R e g i s t r o de c u e n t a s p e r c o b r a r ) * P a r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r amparadas e o s ttulo de crdito!'letra de c a m b i o , pagar) s e t i e n e e s t a b l e c i d o un. R e g i s t r o de documentos p o r c o b r a r ( f o r m a #6} como una medida de c o n t r o l i n t e m o e s t a b l e c i d a para e l mejor funcionamiento d e l c o b r o de documentos a s u v e n c i m i e n t o , 2.-HXVELES DE AUTORIDAD Como tenemos e n t e n d i d o , a c t u a l m e n t e o n t o d a s l a s empresas que o p e r a s o n g r a n e s c a l a , l a implantacin de u a s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o a deeuado i m p l i c a l a asignacin de r e s p o n s a b i l i d a d e s $ y e s e n e l momento de l a asignacin de r u s p o n s a b i l i d a d e s e n donde s u r g e n l a s jerarquas* A l a b o r d a r e s t e toma me e s t o y r e f i r i e n d o a l a s jerarquas e x i s t e n t e s e n e l d e p a r t a m e n t o de crdito y c o b r a n z a s de l a s u p u e s t a empresa a, Nac i o n a l , en l a c u a l se ha i m p l a n t a d o un s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o adecuado a l d e p a r t a m e n t o c i t a d o . E l p r e s e n t e d e p a r t a m e n t o o r g a n i z a d o cons t a de doce empleados l o s c u a l e s estn d i s t r i b u i dos en l o forma s i g u i e n t e : Un J e f e d e l d e p a r t a m e n t o de Crdito y Cobranza Un S u p e r v i s o r . C u a t r o Empleados de O f i c i n a Cuatro cobradores. Dos i n v e s t i g a d o r e s .

a.-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS. P a r a que un departamento de Crdito y C o b r a n z a s f u n c i o n e adecuadamente es i n d i s p e n s a b l e que l a direccin d e l mismo se haga a t r a v o s de un j e f e , e l c u a l debe de t e n e r una preparacin muy e s p e c i a l , d e b i d o a que l a l a b o r a d e s a r r o l l a r p o r l v i e n e a s e r l a consumacin d e l c i c l o e c o nmico de l a empresa, adems debe de t e n e r una e x p e r i e n c i a en e l manejo d e l p e r s o n a l que est b a j o sus rdenes,y de e s a manera podr l l e v a r a cabo s u s f u n c i o n e s de acuerdo o l a s n e c e s i d a d e s y polticas e s t a b l e c i d a s p o r l a empresa. Tambin tendr l a obligacin de e s t a r v i g i l a n d o constantemente l a s a c t i v i d a d e s d e l p e r s o n a l a s u c a r g o p a r a e s t a r observando e l r e n d i m i e n t o en c u a n t o a l d e s a r r o l l o de su t r a b a j o . E l J e f e d e l departamento,responder ante l a administracin de l a empresa, en c u a l q u i e r o l tuacin crtica que s u r g i e r a en c o n t r a do l o s i n t e r e s e s de l a c i t a d a empresa p o r o p e r a c i o n e s e f o c t u o d a s en e s t e d e p a r t a m e n t o . Como f u n c i o n e s p r i n c i p a l e s de su t r a b a j o , tendr a s u c a r g o l a de a u t o r i z a r t o d o s l o s e r d i t o s solicitados,despus- de h a c e r l o s i n v e s t i g a ciones convenientes a l c l i e n t e . La delegacin de r e s p o n s a b i l i d a d e s y o b l i g a c i o n e s que haga e l j e f e d e l departamento a l o s e l e m e n t o s que l o i n t e g r a n , ser en forma p r e c i s a a cada uno de e l l o s , pues a p e s a r do quet o d o s forman un e q u i p o , no es p o s i b l e r e s p o n s a b i l i z a r .a t o d o s p o r l o mala actuacin de uno de l o s elementos.

4-5.-

b.-SUPERVISOR DE CREDITOS CONCEDIDOS. P a r a comprobar t o d o s l o s d a t o s o b t e n i d o s por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l o s c l i e n t e s r e c i e n t e s a l o s c u a l e s l e han a u t o r i z a d o crdito, e x i s t i r a * un s u p e r v i d o r de crditos c o n c e d i d o s , e l c u a l med i a n t e una revisin e f e c t u a d a con d e t e n i m i e n t o do ber v a l o r a r l o s d a t o s d e l c l i e n t e que l e f u e r o n enviados. Los medios mas u s u a l e s para o b t e n e r u n a informacin completo de un c l i e n t e p a r a poder o t o r g a r l e crdito s o n : 1. -Por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l a n e g o c i a cin. 2. - A g e n t e s de V e n t a s . Los a g e n t e s de v e n t a s s i r v e n como mediode informacin ya que en s u t r a b a j o t i e n e n l a f a c i l i d a d de p o d e r o b t e n e r r e f e r e n c i a s s u f i c i u n t o s de un g r a n nmero de p e r s o n a s .

Departamento de Crdito y

Cobranzas.

Solicitud de crdito i i | Investigacin

Referencias

Supervisor Autorizacin ( J e f e d e l Dpto.)

Grfica No. 5- S e c u e n c i a s e g u i d a para un crdito.

autorizar

c.-EMPLEADOS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRAN ZAS. Los empleodos que l a b o r a n en e l d e p a r t a mento de crdito,estn s i t u a d o s en l u g a r e s adeca dos a manera de que s u s a c t i v i d a d e s no se v e a n interrumpidas entre e l l o s , y tienen asignadas s u s o b l i g o c i o n e s en cuanto a l t r a b a j o a d e s a r r o l l a r p a r a l o g r a r e l mejor f u n c i o n a m i e n t o . Como ye, expliqu l a s f u n c i o n e s que e j o c u t a n e l J e f e d e l departamento en e l punto a) y l a s d e l S u p e r v i s o r de s o l i c i t u d e s de crdito en e l punto b ) , de ste mismo captulo, a continuncinme referir a l o s dems empleados que t r a b a j a n ah mismo y a l a s l a b o r e s que desempean. E x i s t e n c u a t r o empleados que desempean sus l a b o r e s en e l departamento y se d i s p o n o de c u a t r o c o b r a d o r e s l o c a l e s para e f e c t u a r l o s co b r o s d i a r i o s ; se t i e n e n dos i n v e s t i g a d o r e s que se encargarn de o b t e n e r r e f e r e n c i a s de l o s n u e v o s clientes. P a r a e f e c t o de e x p l i c a r e l t r a b a j o q u e d e s a r r o l l o cada empleado en e l departamento de crdito y d i s t i n g u i r l o s c o n mayor f a c i l i d a d , l o o d i f e r e n c i a r e m o s uno de o t r o p o r medio de l a s l e t r a s A,B,C, y D. E l empleado A tendr a s u c a r g o las actividades siguientes: efectuar

o).-Elaboracin a mquina de l a s n o t a s de cargo (P-2) b).-Elaboracin a mquina de l a s n o t a s de crdito (P-3)

j

48.

c).-Elaboracin a mquin por cobrar. Empleado B:

de l a a C u e n t a s

a) . - L i s t a r e l nombre de l o s c l i e n t e s que e n v i e n v a l o r e s p o r c o r r e o ( P - l l ) b) . - E l a b o r a r un da ante3 de su c o b r o e l r e p o r t e de Cobranzas ( P - 1 2 ) . c) -Documentar todos l o s crditos que se e x p i d a n a cargo de l o s c l i e n t e s . A l o s empleados que se l e s t i e n e a 3 i g n n das l a s l e t r a s C y D desarrollarn e l t r a b a j o aT guientes ~" Empleado C: a) . - R e g i s t r o de Cuentas p o r c o b r a r (P-7) b) . - C o n t r o l de Cuentas v e n c i d a s ( P - 1 3 ) c) . - C o n t r o l de Cuentas p o r C o b r a r I n c o brables Empleado D: a) . - R e g i s t r o de Documentos p o r C o b r a r (P-6) b) . - C o n t r o l de Documentos v e n c i d o s ( E - 1 3 ) t).- " " " por cobrar incobrables

NOTA DE CARGO

NOTA DE CREDITO

CTAS. POR COBRAR

VALORES CIBIDOS CORREO

RE POR

R E P O R T E DE COBRANZAS

PAGARK LETR/iS
DE C.

GRAPICA

NO.

6-

Asignacin do l a b o r e s .

REG. DE DOCU MENTOS POR O BRAR.

CONTROL DE DOCUMENTOS VENCIDOS

CONTROL CXC INCO BRABLES.

GRAFICA No. 7-Asignacin de l a b o r e s .

3.-POLITICAS DE COBRO ESTABLECIDAS. L a s polticas de c o b r o e s t a b l e c i d a s e n e l departamento de crdito y c o b r a n z a s estn e n cauzadas a c o n t r o l a r l a s c u e n t a s , c o b r a r l a s opor tunamente, u t i l i z a r l o s medios y formas adecuadas para e l cobro y c o n t r o l a r e l e f e c t i v o cobrado. E n ouanto. o u t i l i z a r l o s medios y f o r m a s adecuadas p a r a c o b r a r oportunamente l a s c u e n t a s p e n d i e n t e s , se t i e n e n e s t a b l e c i d a s dos formas adecuadas a sus n e c e s i d a d e s de c o b r o , que s o n , u t i l i z a n d o l o s medios p r o p i o s de l a empresa y l a utilizacin de t e r c e r a s p e r s o n a s . E n t r e l o s medios p r o p i o s de c o b r o que u t i l i z a e l departamento de crdito mencionar l o s siguientes s a) .-Cobradores empleados d e l departamento b) .-Presentacin d e l c l i e n t e a pagar a l a empresa, c ^ . - P o r medio d e l c o r r e o d ) . - P o r medio de l o s e s t a d o s do c o b r o . a).-POR MEDIO DE COBRADORES. Los c o b r o s l o c a l e s se efectuarn p o r med i o de l o s c o b r a d o r e s empleados d e l departamentc que l o s harn en forma d i a r i a p a r a l o c u a l l e s ser e n t r e g a d o un r e p o r t e d i a r i o de c o b r a n z a s p o r e l empleado a l que i d e n t i f i c a m o s con l a l e t r a B.
f

E s t o s c o b r a d o r e s , sern l o s encargados do l l e v a r a cobo l a recuperacin de l o s crditosc o n c e d i d o s a l o s c l i e n t e s con l a ayuda de l o s e n c a r g a d o s de c o n t r o l a r l o s r e g i s t r o s d i a r i o s del a s c u e n t a s p o r c o b r a r , que son l o s que estarn

p e n d i e n t e s de l o s v e n c i m i e n t o s de l o s c u e n t o s . E s t e p r o c e d i m i e n t o de c o b r a r l a s c u e n t a s , debe de s e r e f i c a z para c o n s e g u i r que l o s c l i e n t o s paguen, y c o n s e r v a r a l mismo tiempo s u r e s p o n s a b i l i d a d de c u m p l i r con l o s s i g u i e n t e s pagos. Adems l o s c o b r a d o r e s ,tendrn l a consig_ na de p r o p o r c i o n a r l e a l o s c l i e n t e s un t r a t a m i e n t o amable y corts, ya que en e s t a forma se o b t e n drn ms fcilmente r e s u l t a d o s positivosy tam b i e n auxiliarn a l departamento de v e n t a s . En e l departamento de c o b r a n z a s sta funcin es demasiado i m p o r t a n t e , ya que e l d i n e r o i n m o b i l i z a d o en formas de c u e n t a s p o r c o b r a r n o p r e s t a un s e r v i c i o a c t i v o en e l n e g o c i o . P o r a que l o p r e s t e , deber de c o b r a r s e en s u o p o r t u n i d a d con o b j e t o de t e n e r una r o t a cin f a v o r a b l e de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , p a r a l o c u a l es n e c e s a r i o c o n t a r con un s i s t e m a e f i c i e n t e do c o b r a n z a s . E l departamento de crdito, deber t a m b i e n de p r o t e g e r a l a empresa en e l s e n t i d o do b u s c a r l a formo ms a p r o p i a d a para l a remunera cin a l o s c o b r a d o r e s . E n mi concepto c o n s i d e r o que l a formo ms a p r o p i a d a , ser e l de i m p l a n t a r un s i s t e m a de remuneracin que no sea n i e l s a l a r i o f i j o n i a base de c o m i s i o n e s , s i n o una combinacin de ambos. As e l c o b r a d o r recibir un pequeo s u e l do,y aadido o ste una comisin basada on l a a n tigedad de l a s c u e n t a s que c o b r e , proporcionnd l e en e s t a forma a l a v e z s e g u r i d a d e i n c e n t i v o .

b).-PRESENTACION DEL CLIENTE EN EL DEPARTAMENTODE CREDITO. E n o l p r e s e n t o departamento de crdito y e o b r o n z o a s e t i e n e e s t a b l e c i d o tambin como s i s _ temo de cobro,que e l c l i e n t e se p r e s e n t e a l dopar tomento p e r s o n a l m e n t e y efecte s u s pagos en e l propio establecimiento.
f

E s t a presentacin d e l c l i e n t e a l d e p o . r tomento p a r a h a c e r sus pagos, t i e n e como o b j e t i v o s p r i n c i p a l e s u l que se ponga e l c l i e n t e en c o n t a c t o c o n l o s mercancas que se t i e n e n en exhibicin y l a n e c e s i d a d de p o s e e r l o l e d e s p i e r t e e l deseo de una nueva compra de artculos; tambin se t i e n e o p o r t u n i d a d de c o n o c e r a l c l i e n t e ms a m p l i a m e n t e ; o b i e n se pueden o f r e c e r o f e r t a s de artculos en cada temporada y e l c l i e n t e * o b t e n e r l o ms cmodamente. E l c o n t r o l adecuado p a r a poder l l e v a r a cabo l o e x p l i c a d o a n t e r i o r m e n t e es e l a l g u i e n te? a l momento do e f e c t u a r s e l o v e n t a a crdito f ~ se l e entregar a l c l i e n t e un t a l o n a r i o e o i i t o n i o n do t a n t o s t a l o n e s como pagos tenga que e f e c t u a r e l c l i e n t e posteriormente. Cada v e z que vence e l p l a z o en que debep a g a r s e una c u e n t a p a r c i a l m e n t e , e l c l i e n t e se p r e s e n t a a l departamento de caja con s u t a l o n a r i o , paga y l e e n t r e g a e l t a l o n a r i o o l c a j e r o e l c u a l s e l l a l a s dos p a r t e s d e l t a l o n a r i o , cuerpo y taln, y se guarda e l c u e r p o , o sea l o a r r a n c o y l e d e v u e l v e o l c l i e n t e de nuevo su t a l o n a r i o , , E l cuerpo d e l t a l o n a r i o que l e queda a l c a j e r o servir come comprobantes p a r a abonar l a c u e n t a d e l c l i e n t e , ya que c o n t i e n e e l nombre d e l c l i e n -

t e , canti.:ad abonada, c l a v e , f e c h a e t c . , e l taln quedar s e l l a d o y a d h e r i d o a l t a l o n a r i o p a r a comprobar s u pago. Todas l a s v e c e s que vaya e l c l i e n t e a p a g a r s u cuenta p a r c i a l m e n t e , se repetir l a misma operacin h a s t a que t e r m i n e de pagar en su t o t a l i d a d e l crdito a su c a r g o , y e n t o n c e s l e e n t r e garn l a f a c t u r a d e l o b j e t o pagado. E l c a j e r o enviar una c o p i a de l a l i s t a d i a r i a de t o d o s l o s pagos e f e c t u a d o s p o r l o s c l i e n t e s , l a c u a l contendr e l nombre d e l c l i e n t e , c a n t i d a d pagada, nmero de c u e n t a , c l a v e , e t c . , a l empleado en c o n t a b i l i d a d encargado de c a r g a r y abonar l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s p a r a c o r r e r l e en l a t a r j e t a r su nombre e l abono i n dicado por e l cajero Tambin e l c a j e r o enviar a l o s e m p l e a dos encargados d e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , una c o p i a do l a l i s t a que l e envi a l encargado do mover l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para que efecten l o s m o v i m i e n t o s d e b i d o s en sus r e g i s t r o s . E l c a j e r o guardar l a l i s t o o r i g i n a l , y 1c anexar t o d o s l o s cuerpos do l o s t a l o n a r i o s a r r a n c a d o s a l t a l o n a r i o para comprobar sus i n g r e sos a c a j a . En caso de que se p r e s e n t a r a c u a l q u i e r aclaracin que algn c l i e n t e s o l i c i t a r a l e h i c i e ran, en e l a r c h i v o d e l c a j e r o encontrarn t o d o s l o s comprobantes s e l l a d o s que debern c o i n c i d i r con e l nmero de abonos que a p a r e c e n en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s y aparecer tambins u cancelacin en e l r e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o brar.

DEPTO.

CREDITO

REGISTROS

DE1TO.CONIABI LIDAD. TARJETAS A U I I LIARES.

GRAFICA No. 7.-PRESENTACION DEL CLIENTE A PAGAR A L A CAJA EN LA EMPRES^.

c).-COBROS FORANEOS POR CORREO. Como uno poltico do cobro e s t a b l e c i d o p o r e l departamento de crdito a sus c l i e n t e s forneos,ser e l de e n v i a r l e s c o n c i n c o das de anticipacin o l v e n c i m i e n t o de su c u e n t a , un esta_ do de c o b r o ( f o r m a # 5) en e l c u a l se l e m u e s t r a a l c l i e n t e e l s a l d o a n t e r i o r y e l pago que deber hacer. E s t a s formas de E s t a d o s de Cobro ya o s t a r a n i m p r e s a s , y s o l o se anotar en e l l o s l a s c a n t i d a d e s que c o r r e s p o n d a n , e l nombre d e l c l i e n te, e l lugar y focha. Con e s t e s i s t e m a de cbrelos o b j e l i v o s p r i n c i p a l e s sern e l de r e c o r d a r l e a l c l i e n t e s u deuda p e n d i e n t e , e i n d i c a r l e e l envo de e f e c t i v o que debe h a c e r paro c u b r i r p a r c i a l o t o t a l m e n t e su deuda. E l empleado d e l departamento encargado do e n v i a r e s t o s E s t a d o s de Cobros, ser e l Superv i s e r eA l o s crditos c o n c e d i d o s , e l c u a l dobere s t a r p e n d i e n t e de l a s c u e n t a s que vayan a v e n c o r c o n c i n c o das de anticipacin. O t r a forma de c o b r o s que t i e n e e s t a b l o c i d o e l departamento de crdito c o n l o s c l i e n t e s forneos, es e l envo de c a r t a s de cobro para quo r e m i t a n e l e f e c t i v o p o r medio d e l c o r r e o , ya s e a en g i r o p o s t a l o en cheque. D i c h a s c a r t a s debern e s t a r r e d a c t a d o s en t a l forma,que t e n g a n como p r i n c i p a l e s o b j e t i vos e l c o n s e g u i r que e l c l i e n t e envi e l e f e c t i v o ,

i m p o r t e de l a c u e n t a y a l a v e z d e j a r e s t a b l e c i d o , e l c o n s e r v a r que en e l c l i e n t e s i g a e x i s t i o n do l a r e s p o n s a b i l i d a d de pagar. E s t a s c a r t a s sern f o r m u l a d a s y e n v i a das p o r e l J e f e d e l departamento t o n p r o n t o como l e s sean p a s a d a s l a s l i s t a s de l o s c l i e n t e s moro sos que se han r e t r a s a d o en sus pagos. ~ * E s t a s r e l a c i o n e s do c l i e n t e s morosos so_ rn e l a b o r a d a s p o r e l empicado encargado de l l e v a r e l c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r v e n c i das.

CONTROL ! E C.X.C: D iVENCIDAS.

JEFE DEL DEPTC i' RELACIONES^ & E I ABOR \ CART\S Y ENVIA

3

EFPLEM)0

CLI'WES MOROSOS

GRAFICA No. 9 - SECUENCIA SEGUIDA PARA RECORDARLE A LOS CLIENTES-PAGUEN SU CUENTA VENCIDA.

4.-PARTIDAS ESPECIALES RELACIONADAS CON LAS CUENTAS POR COBRAR. a).- J r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s en v e n t o s a crdito. En a l g u n a s empresas en sus polticas de v e n t o s a crdito e s t a b l e c i d a s , u t i l i z a n o i m p l a n t a n d i s t i n t a s maneras en c u a n t o a l a a p l i c a cin de l o s gastos o r i g i n a d o s p o r concepto de v e n t o s a crdito. E l p r e s e n t e departamento de crdito y c o b r a n z a s , t i e n e i m p l a n t a d o en c u a n t o a l o s f l e t e s i n c u r r i d o s p o r v e n t a de mercancasa crdito l a s i g u i e n t e condicin de t r a n s p o r t e : L.o.B. punto de embarque, que s i g n i f i c a que e l vendedor s o p o r t a e l c o s t o de c o l o c a r l a m e r c a n ca en l o s medios de t r a n s p o r t e s en l o s c u a l e s se enviarn l a s mercancas a l comprador, pero o l comprador c a r g a con t o d o s l o s g a s t o s de t r a n s p o r te. "Muchas v e c e s sucede que l o s g a s t o s dot r a n s p o r t e s son pagados p o r l o persona que so gn 1 "os c o n d i c i o n e s de vento no l e c o r r e s p o n d e p a g a r l o s . As p o r ejemplo un vendedor que do3 pache l a mercanca L. a B. punto de embarque, puede p a g a r p o r a d e l a n t a d o l o s g a s t o s de f l e t e s p a r a comodidad de s u c l i e n t e y a g r e g a r t a l e s g a s t o s en l a f a c t u r a . P a r a i l u s t r a r e l caso supongamos que l o s g a s t o s de t r a n s p o r t e s que i m p o r t a r o n $ 1 7 0 . 0 0 sobre un p e d i d o de $3,000.00 L. a B. punto de embarque f u e r o n c u b i e r t o s p o r e l vendedor. En l o s l i b r o s d e l vendedor se c o r r e r o n los siguientes asientos:
r

Cuantas p o r c o b r a r Ventas Vento de mercanca 1. a b. punto de embarque. Cuentas p o r c o b r a r Caja Pago de l o s c a r g o s de t r o n s p . p a r a comodidad del cliente.

$3,000.00 $3,000.00

170.00 $ 170.00

En l o s l i b r o s d e l comprador se corrern los siguientes asientos; Compras $3,000.00 p l e t e s s/compras 170.00 Cuentas p o r pagar Recepcin de l a F a c t . p o r mercanca y g a s t o s de t r a n s p o r t e pagado por adelantado."(8)

$3,170..00

Desde e l punto do v i s t a p a r a l a c o n v o n i e n d a de l a empresa que vende a crdito,oonoi doro que es e l s i s t e m a ms c o n v e n i e n t e que t i e n e i m p l a n t a d o p a r a e l t r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s , p o r que t o d o s l o s g a s t o s p o r concepto de f l o t c s se l e cargarn a l comprador en l a f a c t u r a , y a s i l a empresa no se ver en l a n e c e s i d a d de a u m e n t a r l o s p r e c i o s de v e n t o . b) .-TRATAMIENTO DE LAS DEVOLUCION 13 o OBRE VNTA3 A CREDITO En e l t r a n s c u r s o de l a s o p e r a c i o n e s p o r (8) P i n n e y M i l l e r . - C u r s o do C o n t a b i l i d a d - I n t r o d u c ccin Pg.#90 - 2a. Edicin - 1967 UTEHA. ~

v e n t a s a crdito que efecte l a empresa, l a s d e v o l u c i o n e s que s u r j a n , debern abonarse a l a c u e n t a d e l c l i e n t e a que c o r r e s p o n d a , m e d i a n t e una n o t a de crdito a u t o r i z a d a p o r e l J e f e d e l d e p a r t a m e n t o ; mediante e s t o s n o t a s , se proceder o h a c e r l o s abonos que c o r r e s p o n d a n p o r l a devolucin en l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s p o r c o b r a r , y en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s . Desde e l momento en que n i c l i e n t e l e es a c e p t a d a l a devolucin p a r c i a l o t o t a l do l a mercanca a d q u i r i d a , e l j e f e d e l departamento ordenar a l empleado encargado de e l a b o r a r l a s n o t a s de crdito ( f - 2 ) , p r o c e d e r a h a c e r l a p a r a l o c u a l l e darn l o s d a t o s c o m p l e t o s d o l c l i e n t e y e l i m p o r t e de l a devolucin. E l o r i g i n a l ser e n t r e g a d o a l o l i e n t e ; una c o p i a ser e n v i a d a a l departamento do c o n t a b i l i d a d p a r a que a c r e d i t e n l a t a r j e t a a u x i l i a r d e l c l i e n t e p o r l a c a n t i d a d i n d i c a d a en l notade crdito; o t r a o o p i a ser e n v i a d a a l empleadoencargado d e l c o n t r o l d e l r e g i s t r o de l a s c u e n t as p o r c o b r a r ; y una c o p i a quedar en poder d e l j e f e d e l departamento; o t r a c o p i a ser e n v i a d a a l almacn para que sepan que' mercanca t i e n e n quer e c i b i r p o r devolucin sobre v e n t a s .
n

E l c l i e n t e cuando vaya a e f e c t u a r su pago de l a cuenta p e n d i e n t e se encontrara' con que s u c u e n t a estar d i s m i n u i d a p o r l a c a n t i d a d que import l a devolucin que h i z o En caso de que a l momento de p a g a r , e l c l i e n t e s u c u e n t o , s e e n c o n t r a r a con que no l o han hecho l a disminucin p o r e l i m p o r t e de l a de_ volucin que efectu, podr comprobar con l a n o t a de crdito l a disminucin que l e c o r r e s p o n d e a su cuenta. Se tomarn en cuenta y se analizarn t o d a s l a s q u e j a s de l o s c l i e n t e s que hayan t e n i do n e c e s i d a d de e f e c t u a r d e v o l u c i o n e s para e v i t a r en todo l o p o s i b l e que s i g a n s u r g i e n d o devol u c i o n e s acompaadas de q u e j a s o r e c l a m o s . Las causas p o r l a s que con ms f r e c u e n c i a se r e c i b e n q u e j a s o r e c l a m a c i o n e s son p o r mala c a l i d a d d e l artculo, r o t u r a s o d e s p e r f o c t o s en trnsito, d e s c o m p o s t u r a s , f a l t a de cum p l i m i e n t o en l o s e s p e c i f i c a c i o n e s , e r r o r o s en o l empaque y en e l embarque. ^Desous de haber c o n s i d e r a d o l o ante r i o r , expongo l o s a s i e n t o s c o n t a b l e s a c o r r e r en l o s l i b r o s de l a empresa en coso de habrsele c o n c e d i d o a un c l i e n t e una devolucin o bonifiC cin sobre v e n t a s a crdito. Con l a c o p i o de l o n o t a de crdito quese manda a l departamento de c o n t a b i l i d a d , s i l a mercanca que d e v u e l v e e l c l i e n t e l a adquiri a crdito corrern l o s s i g u i e n t e s a s i e n t o s s Devoluciones y Bonificaciones Sobre V e n t a s . Cuentas p o r C o b r a r XXXXX
XXXXX

S i e l c l i e n t e s o l i c i t a una bonificacin y l e es c o n c e d i d a , en caso de que so enve e l d i n e r o de l a bonificacin; (9) Dev. y B o n i f i c a c i o n e s s/Ventas Caja . XXXXX XXXXX

E l s a l d o deudor de l a cuenta de r o s u l t o i dos D e v o l u c i o n e s y B o n i f i c a c i o n e s sobre v e n t a s , se presentar'en e l E s t a d o de Prdidas y G a n a n c i a s como una deduccin de l a s v e n t a s t o t a l e s . De acuerdo con l a s c u e n t a s de B a l a n c e y de R e s u l t a d o u t i l i z a d a s en l o s a s i e n t o s que corrern en e l departamento de c o n t a b i l i d v i d , con s i d e r o que s o n l a s ms i n d i c a d a s p o r s u c l a r i d a d " , especificacin para una mejor comprensin en o l aspecto contable. d).-TRATAMIENTO DE LOS DESCUENTOS. Se acostumbra en muchas empresas conced e r d e s c u e n t o s c o m e r c i a l e s y p o r p r o n t o pago d e n t r o de sus polticas de V e n t o s ; en l a p r e s e n t e empresa(La N a c i o n a l ) se t i e n e e s t a b l e c i d o e l s i s t e m a de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago,que son r e d u c c i o n e s o l o s p r e c i o s de v e n t a y s i r v e n c o m o i n c e n t i v o p a r a que l o s c l i e n t e s paguen ms p r o n t o sus c u e n t o s p e n d i e n t e s . Los d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago son aquo_ l i a s d e d u c c i o n e s que se o f r e c e n y conceden l o s
n

(9) A . E i n n e y

M i l l e r - Op. Cit.Pg. 91

c l i e n t e s p a r a i n d u c i r l o s a p a g a r sus c u e n t a s d e n t r o de un p l a z o a n t e r i o r o s u v e n c i m i e n t o . P a r a que e l c l i e n t e se d p o r e n t e r a d o en una forma ms p r e c i s a de l o s d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago que se l e o f r e c e n , e s t o s se i n d i c a rn en l o s s i g u i e n t e s trminos: 2/10 n / 3 0 s i g n i f i c a que se conceder un d e s c u e n t o s d e l 2 /> s i l a c u e n t a es pagada d e n t r o de l o s d i e z das s i g u i e n t e s o p a r t i r de l a f e c h a . e su expedicin, y que e l comprador r e n u n c i a n d o a l d e s c u e n t o puede apla_ z a r e l pago de l a f a c t u r a h a s t a 30 das despusde l a f e c h a .
p

Desde e l punto de v i s t o c o n t a b l e e l t r o t a m i e n t o que l e dar e l vendedor en sus l i b r o s se i l u s t r a en e l s i g u i e n t e ejemplos Caja D e s c u e n t o p o r p r o n t o pago Cuentas p o r C o b r a r Cobro de F a c t . # X c o n 2#de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago. XXXXX XX XXXXX

E l d i e n t o a l c u a l se l e concede e L . d e s c u e n t o correr en sus l i b r o s e l s i g u i e n t e asiento; Cuentas p o r p a g a r D e s c u e n t o s s o b r e compras Caja XXXXX XX XXXXX

E n e l e s t a d o de Prdidas y G a n a n c i a s como l o s d e s c u e n t o s c o n c e d i d o s p o r o l v e n d e d o r r e d u c e n e l i m p o r t e r e c i b i d o p o r l o s v e n t a s so presentar como una deduccin de l o s mismas,Ejorn. (10) ( l O ) P i n n e y M i l l e r - Op.Cit.Pg.95.

FBDHEDAD DE LA BlBUffTEC^
DE

Ventas Menos: Dev. y B o n i f i c a c i o n e s sobre v e n t a s . Descuentos s/v,ntas Ventas Netas

XXXXX

XXX XXX

XXX XXXXX

E s t e s i s t e m a de d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago en v e n t a s a crdito, como una poliifa de cobro que se t i e n e e s t a b l e c i d a en e l n e g o c i o , mep a r e c e b a s t a n t e a c e r t a d a y a c e p t a b l e desde e l punto de v i s t a en que con e s t e s i s t e m a , l o s co b r o s se a p r o n t a n t a n t o en" b e n e f i c i o d e l c l i e n t e como tambin en b e n e f i c i o d e l n e g o c i o p o r r e c i b i r i n g r e s o s a n t e s de l o que se haba e s t a b l e c i do

CLIENTE

\
' i y?

RSG.

ct>/o

\
i NOTA CREDITO

p 1

! JEFE i DEL ; DEPTO. i CONTAB.

GRAFICA No.10.-EXPLICACION TRATAMIENTO DE LOS DESCUENTOS

e).-CANCELACION DE L\S CUENTAS POR COBRAR I N C O BRABLES. Con o l propsito de p r e s e n t a r r a s o n a b l e mente l o s s a l d o s de l a s c u a n t a s p o r c o b r a r en e l " B a l a n c e G e n e r a l , es n e c e s a r i o s e h^gan l o s a j u s t e s n e c e s a r i o s p a r a que e s t e rengln d e l B a l a n c e p r e s e n t e e l s a l d o c o r r e c t o a l a terminacin de cada e j e r c i c i o c o n t a b l e . Los a j u s t e s que su t e n g a n que l u c e r p o r l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s debern s e r a u t o r i z a d o s p o r un f u n c i o n a r i o r e s p o n s a b l e , en e s t e c a s o e l J e f e d e l departamento de crdito y c o b r a n z a s , o l c u a l despus de t e n e r comprobada l a i n c o b r a b i l i dad de una c u e n t a , proceder o a u t o r i z a r s u c a n celacin en l o s r e g i s t r o s , t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s y f a c t u r a . E n t r e l a s c a u s a s m?5s comunes que m o t i v a n l a cancelacin de c u e n t o s p o r c o b r a r e n c o n tramos l o s s i g u i e n t e s : a K - I n s o l v e n c i a d e l deudor b>.-Prescripcin. c) .-Por i n c o s t e o b i l i d a d d e l c o b r o . d) .-Por m o r o s i d a d d e l c l i e n t e . Pora una mayor s e g u r i d a d en l a v i g i l a n c i a de l a s c u e n t a s c a n c e l a d a s por i n c o b r a b l e s , en l a p r e s e n t e 3mpresa se t i e n e i m p l a n t a d o un c o n t r o l e s p e c i a l en donde se r e g i s t r a n l a s cuent a s que so d i e r o n de b a j a p o r i n c obra ble; s. E s t e c o n t r o l e s p e c i a l estar b a j o l a r e s p o n s a b i l i d a d d e l empleado encargado de l l e v a r l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s p o r c o b r a r y a l a v e z i n s p e c c i o n a d o p o r e l J e f e d e l departamento de crdito.

que

E l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e de l a s e u o n t n a se dan de baa p e r i n c o b r a b l e s es e l s i g s Supongamos que e x i s t a n l o s s i g u i e n t e s -

saldos: Cuentas p o r c o b r a r E s t . p a r a Cuentas I n cobrables. $ 32,500.00 2,000.00

Concelamos $1,500.00 p o r i n c o b r a b l e ; abonamos o c u e n t a s p o r c o b r a r $1,500.00 p i r a d a r de b a j a l a p a r t e que no se va a c o b r a r y c a r gamos a l a Estimacin p a r a c u e n t a s i n c o b r a b l e s . Con e s t e a j u s t e e f e c t u a d o , l a s c u e n t a s p o r c o b r a r reflejarn en e l B a l a n c e a f i n de c a da e j e r c i c i o c o n t a b l e e l s a l d o c o r r e c t o p e n d i e n t e de c o b r o . Ahora refirindonos a l a s p e c t o f i s c a l sobre l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , a c t u a l m e n t e l a L e y d e l Impuesto Sobre l a Renta en v i g o r es ms prc t i c o y o b j e t i v a que 1 a n t e r i o r en e l a e n t l d o do l a d e d u c i b i l i - J ad de prdidas en c o b r o s de crdit o s . E n e f e c t o l a nu.vu l e y en su artculo 20 fraccin V I , d i c e que s o n d e d u c i b l e s ; " l a s prdidas p o r crditos i n c o b r a b l e s " . P o r o t r a p a r t e , e l artculo 24 de l a misma l e y , i n d i c a que se c o n s i d e r o p e r d i d a una cuenta cuando se c o n s u m e e l p l a z o de prescripcin o a n t e s s i f u e r e n o t o r i a l a i m p o s i b i l i d a d prctico de c o b r o , pero s i a l guna cuenta c a n c e l a d a es c o b r a d a , se deber a c u m u l a r a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o en que so r e g i s t r e e l pago. E s t e artculo v i e n e a c o n f i r m a r l o onun c i a d o a l p r i n c i p i o d e l prrafo a c e r c a de que l a -

l e y en v i g o r es ms prctica y o b j e t i v a que l a a n t e r i o r , d e b i d o a que p e r m i t o l a cancelacin de una c u e n t a con l a comprobacin a l a s a u t o r i d a d e s f i s c a l e s de l a n o t o r i a i m p o s i b i l i d a d prctica de c o b r o , es d e c i r que e l c a u s a n t e compruebe l i o b o r ne cho l a s g e s t i o n e s n e c e s a r i a s para roe "bar o l pago de l a c u e n t a , s i no l o ha hecho, deber e s p e r a r e l p l a z o de prescripcin que c o r r e s p o n d a a l documento que s o p o r t a l a cuenta p o r c o b r a r y e n t o n c e s podr c a n c e l a r l a . La misma l e y en s u artculo dcimo t r a n s i t o r i o , i n d i c a que a p a r t i r de l a f e c h a vio v i g e n c i a ( l o . de E n e r o de 1 9 6 5 ) , no se constituirn r e s e r v a s para prdidas en c o b r o s de crditos, yque d i c h a s prdidas se aplicarn cotro l a s r e s e r v a s c r e a d a s c o n a n t e r i o r i d a d h a s t a que se ago t e n , una v e z a g o t a d o s st^s, se observar l o dis" p u e s t o p o r l a l e y , que como mencionamos a n t e r i o r mente se aplicar a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o . En trminos g e n e r a l e s , podemos c o n c l u i r que e s t e a s p e c t o de l o Ley d e l Impuesto sobre l a R e n t a , est lgico y b i e n p l a n t e a d o , y que l a s autoridades f i s c a l e s reconocieron l a s n e c o s i d a des d e l c a u s a n t e a l no poner lmite a l a s deducc i o n e s p o r prdidas en cobros de crditos.

CAPITULO

TERCERO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A LA R E V I SION DE LAS CUANTAS POR COBRAR. 1.-RELACION DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR PARA SU INSPECCION Y REVISION. P a r a e l buen xito en l a culminacin desu t r a b a j o ( l a opinin sobre l o s e s t a d o s f i n a n c l e r o s ) , e t A u d i t o r debe p l a n e a r c o n toda a n t i c i pacin su t r a b a j o a d e s a r r o l l a r . E s t a planeacindeber s e r t a n a m p l i a como se r e q u i e r a , d e p e n d i e n do d e l c o n o c i m i e n t o que tenga de l a compaa. C o n s i d e r o que una planeacin adecuada p a r a l a auditora de l a s Cuentas p o r C o b r a r , ser a q u e l l a que tome en consideracin cuan.ie menos l o s siguientes aspectos: a) . - D i f e r e n t e s t i p o s de c u e n t a s p o r c o b r a r e x i s t e n t e s ( C l i e n t e s , Documentos por c o b r a r , Deudores d i v o r s o s . ) b) . - D e t e r m i n a r p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ra a p l i c a b l e s y f e c h a s o p o r t u n a s de aplicacin. . c).-Separacin de t r a b a j o s en revisin p r e l i m i n a r y revisin f i n a l . . d).-Relacin de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r paro su inspeccin. e).-Investigacin y revisin de l a s v e n t a s a crdito y sus a u x i l i a r e s . . f ) . - E f e c t i v o i n g r e s a d o p o r cobro de l a s v e n t a s a crdito. g) .-Anlisis por antigedad de s a l d o s h) . - C o n f i r m a c i o n e s i ) . - C o n t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s .

La planeacin de l a auditora genoralmer t e se c o n t r o l a mediante e l programa de t r a b a j o , - e l c u a l ha s i d o d e f i n i d o p o r l a Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de Auditora en su boletn No. 4 como; "En e l s e n t i d o e s t r i c t o e l programa de t r a b a j o e n u n c i a d o lgicamente ordenado y c l a s i f i c a d o , dl o s p r o c e d i m i e n t o s de auditora que h-n de emplear s e , l a extensin que se l o s ha de d a r y l a o p o r t u n i d a d en que se han de a p l i c a r . En o c a s i o n e s se a g r e g a n a stos a l g u n a s e x p l i c a c i o n e s o d e t a l l e s de informacin c o m p l e m e n t a r i a , t e n d i e n t e s a i l u s t r a r a l a p e r s o n a que va a a p l i c a r l o s proced m i e n t o s de a u d i t o r i a sobre caractersticas o p e c u l i a r i d a d e s que debe c o n o c e r " . ( 1 1 ) D i c h o programa constar de l a s p r u e b a s a efectuar y l o s procedimientos a p l i c a b l e s , d e - h i e n d o m o d i f i c a r s e , ya sea amplindolo o roduci_n d o l o , en cada coso de acuerdo con l a s c i r c u n s t a n cias. E l p r e s e n t e captulo est d i r i g i d a o l a aplicacin de p r o c e d i m i e n t o s de auditora sobrl o s c u e n t a s p o r c o b r a r e x i s t e n t e s en l a p r e s e n t o empresa a u d i t a d a ; p o r l o t a n t o se deber s o l i c i t a r informacin n e c e s a r i a t a n t o en e l departament o de crdito y c o b r a n z a s como en e l de c o n t a b i l i d o d , v e n t a s , almacn, empaque y embarque, q u e son l o s que estn r e l a c i o n a d o s con l a s o p e r a c i o nes e f e c t u a d a s o crdito. A p l i c a n d o l o s procedimjemtos p r e l i m i n a r e s de auditora a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r , comenzaremos p o r s o l i c i t a r o l departamento de crditouna relacin de iodos l o s c l i e n t e s con s a l d o s (11) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Pblieos,/\.C, Boletn No. 4 - Op. C i t . Pg. 68,

p e n d i e n t e s de c o b r o ; con e s t a relacin ebtenido.se procede a e f e c t u a r una inspeccin p o r medio de pruebas s e l e c t i v a s p a r a c e r c i o r a r s e c o n t r a l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en e l d e p a r tamento de c o n t a b i l i d a d s i es c o r r e c t o e l nombre de l o s c l i e n t e s que a p a r e c e n en l a relacin y en l a s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r . E l o b j e t i v o que p e r s i g u e e l a u d i t o r c o n e s t e p r o c e d i m i e n t o es e l de v e r i f i c a r l a e x i s t e n c i a fsica do l o s documentos y, consecuentemente, que 11 e a p r e s a c u e n t a c o n l o s medios s u f i c i e n t e s de cobro p a r a h a c e r e f e c t i v a c u a l q u i e r c u e n t a . V e r i f i c a r en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s t o d a s l a s o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s en e l l a s ; c o n t a r e l nmer o de t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para c o r c l o r a r s e s i c o i n c i d e n con e l nmero de c l i e n t e s a c t i v o s anotados en l a relacin; i n v e s t i g a r en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s s i existen saldos vencidos p o r l o c u a l esas t a r j e t a s hayan t e n i d o pocom o v i m i e n t o ; s i e x i s t e n v a r i o s cargo3 a un niai.ioc l i e n t e , a s e g u r a r s e s i c o r r e s p o n d e n a e l , compro bndolo c o n t r a l o s f a c t u r a s ; cuando e x i s t a n v a r i o s c a r g o s a una misma t a r j e t a a u x i l i a r do c l i e n t e s en d i f e r e n t e s f e c h a s , y e x i s t a n pocas part-"" das ahondadas, i n v e s t i g a r a qu se debe osa a i tuacin e x i s t e n t e y hacrcelu n o t a r a l J e f e d o l Departamento de Crdito; i n v e s t i g a r l o s a b o n o s l e n t o s y a que se deben; c o n f i r m a r s i e l cargo o c a r g o s que tenga un mismo c l i e n t e s en su t a r j e t a estn de acuerdo con e l v a l o r d e l artculov e n d i d o comparndolo c o n t r a l a s f a c t u r a s ; r e v i s a r s i l o s documentos p e n d i e n t e s de cobro t i e n e n su f e c h o de v e n c i m i e n t o c o r r e c t a c o n t r a l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s ; i n v e s t i g a r s i t o d o s l o s do cu montos o f a c t u r a s han s i d o f i r m a d o s p o r e l c l i e n t e ; en caso de que e l c l i e n t e hoya efecta, .o pagos p a r c i a l e s , cercirese de que stos estn anot a d o s a l d o r s o de l o c u e n t a o documento p o r co

b n r y que en l t a r j e t a a u x i l i a r e x i s t a d i c h o - pago p a r c i a l en l a mismo f e c h a anotada en l a cuen t a ; r e v i s a r l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para compro b a r s i l o s i n t e r e s e s c a r g a d o s a l c l i e n t e , han s i d o c a l c u l a d o s c o r r e c t a m e n t e de acuerdo c o n 1 : f e c h a d e l crdito c o n c e d i d o y a l a f e c h a do cobro e s t a b l e c i d a en l a c u e n t a ; a s e g u r a r s e p o r m^dio de l a s n e t a s de crdito s i todas l a s d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y d e s c u e n t o s han d i d o o p e r t e e s en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i - . n t e s ; v e r i f i c a r en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s , r e g i s t r o s de c u e n t a s y d o n t o s p o r c o b r a r , l i b r o s de c o n t a b i l i d a d , med i a n t e l a s n o t a s de crdito,si l a s more oicas vio v u e l t o s f u e r o n dadas de b a j a en l - i s c u e n t a s de l o s c l i e n t e s ; c o n f i r m a r en e l almacn s i l a mercanca d e v u e l t a fu r e c i b i d a de acuerdo c o n l a n o t a de crdito e x i s t e n t e en e l departamento d e crdito y en e l de c o n t a b i l i d a d ; i n s p e c c i o n a r o l c o n t r o l de l a s c u e n t a s dadas de b a j a p o r i n c o b r a b l e s i n v e s t i g a n d o l a autorizacin p o r e l J e f e d e l departamento; r e v i s a r l a s f a c t u r a s paro comprobar s i l o s f l e t e s f u e r o n cargados a l c u e n t e en caso de h a b e r s e o r i g i n a d o stos. V e r i f i c a r p o r medio de pruebas s e l e c t i v a s como a n t e r i o r m e n t e se ha v e n i d o h a c i e n d o , l a s sumas de a l g u n a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c u e n t a s p o r c o b r a r y l o s p a ses de l o s documentos o r i g i n a l e s a l o s a u x i l i a r o s de c u e n t a s p o r c o b r a r . E x a m i n a r e i n v e s t i g a r l a s c a n c e l a c i o n e s , a c l a r a r oon algn f u n c i o n a r i o o con e l j e f e d e l departamento l a c o b r a b i l i d a d doc i e r t a s c u e n t a s ; i n v e s t i g a r en l o s r e g i s t r o s dec o b r o de l o s documentos que v e n c i e r o n e n t r e l a f e c h o d e l b a l a n c e y l a f e c h a de l a revisin; cl s i f i c a r l o s s a l d o s en l a s r e l a c i o n e s de a c u o r d o con: C l i e n t e , Documentos p o r C o b r a r y D e u d o r e s Diversos.
n

Todo e s t e t r a b o j o detallado,deber e f e c t u a r l o e l a u d i t o r con sus a y u d a n t e s m e d i a n t e l a aplicacin de pruebas s e l e c t i v a s como mencion a n t e r i o r m e n t e , y a que se llevara mucho tiempo yadems sera demasiado c o s t o s o para e l c l i e n t e ? r e v i s a r t o d o s l a s c u e n t o s e x i s t e n t e s p o r crditos concedidos. S i despus de h a b e r r e a l i s a d o e l t r a b a j o a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a s u g e r e n c i a p a r a m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n d i c a r l o en memorndum en formo c l a r a y r a z o n a b l e dicha sugerencia. 2.-INVESTIGACION Y REVISION DE LAS VENT\S A CRE DITO Y SUS AUXILIARES. Los p r o c e d i m i e n t o s de auditora a p l i c a dos a l a s v e n t a s a crdito p o r medio de l a a p l i cacin de pruebas s e l e c t i v a s , tendr p o r o b j e t i vo c e r c i o r a r s e d e l g r a d o de correccin y e f e c t i v i d a d con que f u e r o n r e g i s t r a d a s e s t a s o p e r a c i o nes. Se comenzar a d e s a r r o l l a r e l t r a b a j o procediendo a r e v i s a r l o s l i b r o s a u x i l i a r e s d o v e n t a s en ese departamento,para comparar t o d a s l a s asentadas contra l a s f a c t u r a s expedidas; c o r c i o r a r s e s i c o i n c i d e n e l nmero do l a f a c t u r a ycantidJad c o n t r a l o s d a t o s a n o t a d o s en e l l i b r o de v e n t a s ; se inspeccionar l a pliza de s a l i d a de almacn c o n t r a l a pliza de d i a r i o e l a b o r a d a en c o n t a b i l i d a d , p a r a comparar l o s c a r g o s i n d i v i d u a l e s que c o r r e s p o n d a n a cada c l i e n t e ; se r e v i sarn l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para comprobar su c o r r e c t a autorizacin; se confirmar s i c o i n c i d o l a c a n t i d a d que t i e n e cargada e l c l i e n t e en s u c u e n t a c o n t r a l a que tenga l a f a c t u r a a su nombre;

7 5

MtoEito&u

se debe c e r c i o r a r e l a u d i t o r s i a l o l i e n t e s que se l e estn r e v i s a n d o sus c u e n t a s f u e r e n debidamente i n v e s t i g a .los,mediante e l i n f o r m e que r i n d e n l o s i n v e s t i g a d o r e s a l J e f e d e l Departamen t o ; se verificarn t o d a s l a s o p e r a c i o n e s aritmt i c a s e s c o g i d o s para s u revisin; se i n v e s t i g a r a s i l o s p r e c i o s de v e n t a anotados en l o s f a c t u r a s estn de acuerdo con los e s t a b l e c i d o s p o r l a emp r e s a ; v e r i f i c a r l o s descu u t o s para c e r c i o r a r s e de que no e x i s t e n e r r o r e s en l a aplicacin en l a c u e n t o d e l c l i e n t e ; r e v i s a r en l o s r e g i s t r o s d e c u e n t a s p o r c o b r a r s i l o s v e n c i m i e n t o s de l a s c u e n t a s e s c o g i d o s no estn e q u i v o c a d o s ; c e r c i o r a r se que l o s a r t i c u l e s que amparan l a s f a c t u r a s son l o s mismos r e g i s t r a d o s en l a pliza de s a l i d a de almacn; i n v e s t i g a r s i e l artculo a u t o r i z a d o pn_ r a s e r v e n d i d o a crdito,fu e l mismo que e n t r e g e l almacn a l departamento de embarque;oompro b a r s i c o i n c i d e n l o s c a n t i d a d e s cargadas a l e l i e n t e en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s en e l departamento" de c o n t a b i l i d a d , c o n t r a l a c a n t i d a d anotada en o l l i b r o a u x i l i a r de v e n t a s ; a s e g u r a r s e p o r m e d i o de l a s n o t a s de crdito,si l a s d e v o l u c i o n e s d o l o s artculos f u e r o n a d m i t i d a s p o r e l J e f o d e l departamento; c o n f i r m a r c o n t r a l a s n o t a s de crd i t o que l o s artculos a e v u e l t o s que l e d i e r o n e n t r a d a en e l almacn,coinciden con l o s sonto dos en l a pliza de e n t r a d a de almacn; r e v i s a r - , en que c o n d i c i o n e s f u e r o n r e c i b i d o s en e l a l m a cn l o s artculos d e v u e l t o s . P o r un perodo s e l e c c i o n a d o , e f e c t u a r l a s pruebas s i g u i e n t e s : r e v i s a r l a s e c u e n c i a n u mrica de l a s f a c t u r a s y c o r t o s con e l da a n t e r i o r y p o s t e r i o r ; sumar l a s o p e r a c i o n e s en l a s f a c t u r a s y c o n c i l i a r c o n t r a e l crdito a v e n t a s y e l corgo a c u e n t a s p o r c o b r a r ; r e v i s a r que e n e l caso de f a c t u r a s c a n c e l a d a s , s e hayan i n u t i l i -

zado e l o r i g i n a l y l a s c o p i a s de e s t e documento5 i n s p e c c i o n a r l a s e c u e n c i a numrica de t o d a s l a s f a c t u r a s y n e t a s de crdito; comprobar s i c o i n c i d e n e l nmero de l a c o p i o de l a f a c t u r a que se a r c h i v a en e l departamento de v e n t a s , c o n t r a e l nmero de l a c o p i a de l a f a c t u r a c o n que se autor i z a l a s a l i d a de l a mercanca en e l almacn; comprobar que l o s artculos e n t r e g a d o s en e l a l macn son l o s que ampara l a factura sto se com probar mediante l a p a l i z a de s a l i d a de almacn. S i despus de haber e f e c t u a d o e l t r a b a j o a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a suger e n c i a para m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n d i c a r l o p o r medio de memorndum en forma c l a r a y razonable dicha sugerencia. 3.-EFECTIVO INGRESADO POR COBRO DE LAS VENTAS A CREDITO. P a r a e x p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do a u ditora a p l i c a b l e s a l e f e c t i v o recib.<o p o r co< b r o de c u e n t a s o r i g i n a d a s p o r v e n t a s a crdito,recordar que e x i s t e n c o b r a d o r e s para e f e c t u a r e s t a s o p e r a c i o n e s de c o b r o s loe,les, que e l c l i e n t e se p r e s e n t a a l departamento a pagar y que se r e c i b e n p o r c o r r e o f o n d o s p o r p.igo do cuentos. E l A u d i t o r , de e n t r e l a s c u e n t a s que c c o j a p a r a a u d i t a r , s i a l g u n a s f u e r o n cobradas p o r e l cobrador,deber c e r c i o r a r s e s i e l e f e c t i vo r e c i b i d o en c a j a p o r esa c u e n t a es l a m i s m a c a n t i d a d que amparaba l a c u e n t a a n t e s de c o b r a r l a , s i d i c h a c a n t i d a d es l a misma que aparece en l e s r e g i s t r o s y en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s , y adems, s i en l a relacin de c u e n t a s

p a r a e l cobro aparece l a misma c a n t i d a d ; i n v e s t i g a r en l a pliza de i n g r e s o de c a j a s i c o i n c i d e l a c a n t i d a d abonada p o r e l c l i e n t e , c o n l a abonada en l a t a r j e t a a u x i l i a r ; a s e g u r a r s e que l a m i s ma c a n t i d a d que aparece abonada en una t a r j e t a de c l i e n t e sea Ir, misma que l a que e l c l i e n t e , l e entreg a l o o b r o d o r ; i n v e s t i g a r s i l a c u e n t a c o b r a d a c o i n c i d e con l a c a n t i d a d que entreg e l c l i e n t e a l c o b r a d o r segn s u r e p o r t e d i a r i o de cobranza. En caso de que e l c l i e n t e se haya p r o s e n t a d o a l departamento de c a j a a p a g a r , p o r m e d i o de s u t a l o n a r i o , se debern i n v e s t i g a r l a s cuentas escogidas, asegurndose de que - - - c o i n c i d e l a c a n t i d a d anotada en e l cuerpo d e l taln c o n l a anotada en l a pliza de i n g r e s o , con l a i n d i c a d a en e l r e g i s t r o y con l a abonada on c o n t a b i l i d a d o cada t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s . S i una c u e n t a l a h u b i e r a n i d o pojj, i n d o por c o r r e o , se deber i n v e s t i g a r s u s abonos i . i e d i a n t e l a s r e l a c i o n e s en l a s c u a l e s se l i s t a n l o s c l i e n t e s que envan f o n d o s p o r e s t e medio, y s e proceder o comparar l a c a n t i d a d anotada on l a l i s t a que c o r r e s p o n d a a l c l i e n t e e s c o g i d o , para c e r c i o r a r s e s i c o i n c i d e e s t a c a n t i d a d con l a i n g r e s a d a a c a j a segn l a pliza de i n g r e s o , so ver s i c o i n c i d e con e l abono operado en l a t a r j e t a a u x i l i a r d e l c l i e n t e en c o n t a b i l i d a d , y deber c e r c i o r a r s e e l a u d i t o r que l a c a n t i d a d e n v i a d a p o r e l c l i e n t e es l a misan anotada en e l E s t a d o de c o b r o , y l a misma a s e n t a d a en l o s rugs t r o s ; l a documentacin e n v i a d a para su cobro s o controlar p o r medio de l a relacin de c o b r a n z a s .

4-.- ANALISIS POR ANTIGEDAD DE SALDOS. E l paso i n i c i a l para l a confirmacin, es l a obtencin de uno relacin de todas l a s Cuen t a s p o r c o b r a r ( C l i e n t e s , documentos p o r c o b r a r - deudores d i v e r s o s ) , que de s e r p o s i b l e e s t o c a s i f i c a d a por antigued 3 de s a l d o ; una v e z o b t e n i d a sta, se checar Lectivamente c o n t r a I o s a u x i l i a r e s y e l mayor E s t e anlisis, p o r antigedad de s a l d o s , es o t r o de l o s p r o c e d i m i e n t o s de auditora a p l i c a b l e s a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , con e l o b j e t o de comprobar que d i c h o s s a l d o s son c o r r e c t o s y que estn amparados c o n l a documentacin r e s p e c tiva . En e l caso de l a s c u e n t a s y documentosp o r c o b r a r , e l anlisis de s a l d o s t i e n e Una i m p o r t a n c i a t a l , porque se puede comprobar q u i e n e s son l o s c l i e n t e s que se a t r a s a n en sus pagos, l a antigedad de l o s s a l d o s y p r i n c i p a l m e n t e s i n o hay malos manejos p o r p a r t e de l a s p e r s o n a s quomanejan l o s v a l o r e s que amparan l a s c u e n t a s (Pac t u r a s , L e t r a s de cambio,Pagars). ~ ~ Despus de h a b e r o b t e n i d o e l anlisis p o r antigedad de s a l d o s , s e proceder a a p l i c a r l a tcnica de l a confirmacin a todos a q u e l l o s s a l d o s e s c o g i d o s en forma s e l e c t i v a p a r a invest gar s i estos son c o r r e c t o s . En e l s i g u i e n t e rengln de ste m i s m o captulo explicar en trminos ms a m p l i o s l a tcnica de l a confirmacin.

5.- CONFIRMACIONES."Dentro de l a s tcnicas bsicas de a u d i tora ms i m p o r t a n t e s que comunmente c o r r e s p o n d e h a c e r a l A u d i t o r , e s l a confirmacin de c i e r t o s hechos p o r c o r r e s p o n d e n c i a . C o n f i r m a r q u i e r e d e c i r o b t e n e r una declaracin e s c r i t a , de a l g u i e n f u e r a d e l n e g u c i o que se est a u d i t a n d o , s o b r e a l g u n o s hechos de i m p o r t a n c i a p a r a e l A u d i t o r y s o b r e l o s c u a l e s esa p e r s o n a est c a l i f i c a d a p a r a h a c e r una declaracin. L a s c a n t i d a d e s que l o s c l i e n t e s deben a l n e g o c i o en c u e n t a s c o r r i e n t e s o en documentos,se c o n f i r m a n o b t e n i e n d o de e l l o s una declaracin d e l monto de sus adeudos. E l p r o c e d i m i e n t o de c o n f i r m a c i o n e s t i e n e una u t i l i d a d muy a m p l i a y, g e n e r a l m e n t e su c o n s i d e r a que es e l mtodo de verificacin ms i n d i c a d o "(12) Una v e z que e l A u d i t o r ha e s c o g i d o l a forma de c i r c u l a r de confirmacin a emplear, d o be p r o c e d e r a l a seleccin de l a s c u e n t a s a c o n f i r m a r y a su c o n t r o l . E l a l c a n c e que va a d a r l e a e s t e proced miento,debe e s t a r basado en e l r e s u l t a d o d e l o s t u d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o que p r e v i a m e n t e habr c f o c t u a d o , en s u j u i c i o y madurez p r o f e s i o n a l as c o mo de l a s c o n d i c i o n e s e s p e c i a l e s de la. Empresa. La f e c h a a l a que se v a n a s o l i c i t a r l a s c o n f o r m i d a d e s de s a l d o s quedar a j u i c i o d e l A u d i t o r , pero estar,, i g u a l m e n t e , l i g a d a con o l r o s u T t a d o de l o evaluacin d e l c o n t r o l i n t e r n o ; s i st e es a c e p t a b l e se podra s o l i c i t a r l a c o n f o r m i d a d ( 1 2 ) - D e b e r e s de l o s C o n t a d o r e s J u n i o r s y u e n i o r I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Pblicos C C . A . - 1 9 6 5 - Pg. 3 1 ,

s o b r e s a l d o s a n t e r i o r e s , o p o s t e r i o r e s en d e t e r minadas c i r c u n s t a n c i a s , a l a f e c h a d e l c i e r r e d e l e j e r c i c i o , cuidando de h a c e r p o s t o r i o r m e n t e l a conexin n e c e s a r i o con l o s s a l d o s a l f i n d e l ejercicio. Sobre l a s r e l a c i o n e s p o r antigedad dos a l d o s o b t e n i d a s de l a Compaa, e l A u d i t o r oseo ger l a s c u e n t a s a c o n f i r m a r , y a n o t a r a e l nmero de c l a v e que l e s c o r r e s p o n d a ; l a c l a v o puede s e r un nmero o l e t r a , o l a combintcin de ambos, que l e p e r m i t a a l A u d i t o r i d e n t i f i c a r de manerarpida y e f i c a z a l momento de r e c i b i r l a C o n t e s tacin e l t i p o de cuenta y c i r c u l a r que fu e n viada. "La Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i tora en su boletn'No. 6 c o n s i d e r a que uno d e l a s pruebas ms e f e c t i v a s p a r a d e t e r m i n a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s Cuentas y Documentos p o r c o b r a r d e n t r o d e l rgimen de p r o p i e d a d d e l n e g o c i o , es l a Confirmacin p o r c o r r e s p o n d e n c i a d i r e c t u m o n t e de l o s deudores de l o s s a l d o s a s u c a r g o . Con secuentemente se c o n s i d e r a que e l A u d i t o r , no podr d e c l a r a r haber i r a c t i c a d o e l examen de l o o e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con l a s normas de Auditora generalmente a c e p t a d a s s i no r e c u rri a l p r o c e d i m i e n t o de confirmacin d i r e c t a de l o s d e u d o r e s , t a n t o de adeud >s r e p r e s e n t a d o s p o r ttulos de crdito, como de adeudos no r e p r e s e n t a d o s de sta manera, t a n t o p o r concepto de adeudos p r o v e n i e n t e s de v e n t a s como p o r c u a l q u i e r o t r o c o n c e p t o , c o n excepcin de l o s d e r e chos c o n o c i d o s comunmente como pagos a n t i c i p a dos" ( 1 3 ) . ( 1 3 ) - - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Pblicos Boletn No. 10 - Pg. #10.

P o r l o que se r e f i e r e o l o s d i f e r e n t e s . f o r m a s o tcnicas de confirmacin de s a l d o s , cabe h a c e r n o t a r que l a o p o r t u n i d a d o a l c a n c e de l a s mismas y l o s tcnicas a e m p l e a r quedan a j u i ci d e l A u d i t o r , pero que en l a Auditora de Cuentos p o r C o b r a r , l a tcnica de l a c o n f i r m a cin es o b l i g a t o r i o ya que l o s e f e c t o s que p r o d u cen o l e m i t i r un Dictamen t i e n e n una i m p o r t a n c i a " demasiado c o n s i d e r a b l e ya que es l a tcnica quecomprueba l a e x i s t e n c i a y r e a l i d a d de l o s s a l d o s a f a v o r de l o empresa a u d i t a d a . "En c u a n t o a l a forma de c o n f i r m a r I o s s a l d o s se puede o p t r p o r e m i t i r l a s en forma pos i t i v a o negativa.
n

La confirmacin p o s i t i v a c o n s i s t e en e n v i a r a l deudor l a confirmacin pidindolo quoc o n t e s t e a l A u d i t o r , t a n t o s i est conformo c o n e l s a l d o a s u cargo como s i no l o est. E s t o tcnica so s u b d i v i d e a s u v e z en: Confirmacin P o s i t i v a D i r e c t a y Confirmacin P o s i t i v o I n d i r e c t a Lo Confirmacin P o s i t i v a es D i r e c t a cuando en l a s o l i c i t u d de confirmacin se suini n i s t r a n a l c o n f i r m a n t e l o s d a t o s do l a conpaay se l e p i d e que se r e c t i f i q u e c e n t r o sus p r o p i o s datos. Lo confirmacin P o s i t i v a es I n d i r e c t a , cuando no se l e e n t r e g a n a l c o n f i r m a n t e d a t o s , y s o l a m e n t e se l e p i d e que p r o p o r c i o n e a l A u d i t o r l o s d a t o s de l a s o p e r a c i o n e s conforme a s u s propias fuentes de informacin o a sus p r o p i o s conocimi cntos.

Confirmacin N e g a t i v a ; e s t a tcnica con s i s t e en que en l a s o l i c i t u d se l e p i d e a l c o n f i r m a n t e que c o n t e s t e a l A u d i t o r nicamente en e l caso de no e s t a r conforme con l o s d o t , s de l a empresa" (14) Como se mencion a n t e r i o r m e n t e , lo, tcn i c a , l a o p o r t u n i d a d y e l a l c a n c e quedan o j u i . ci d e l A u d i t o r , pero cabe h a c e r n o t a r que en n u e s t r o pas, dada l a f a l t a de cooperacin de l o s c l i e n t e s , considero p r e f e r i b l e e l procedimion t o p o s i t i v o , c o n I M S razn, cuando se presuma que puedan e x i s t i r i n e x a c t i t u d e s o i r r e g u l a r i d a des en l a s c u e n t a s o cuando l o s c l i e n t e s r e p r e s e n t e n una p a r t e i m p o r t a n t e d e l a c t i v o . D e n t r o d e l p r o c e d i m i e n t o P o s i t i v o acons e j o e l D i r e c t o p a r a l a confirmacin de l a s cuon t a s p o r c o b r a r p o r l a s r a z o n e s a n t e s mencionadas". Una v e z e s c o g i d o e l p r o c e d i m i e n t o do confirmacin o u t i l i z a r y l i s t o s l o s s a l d o s de l a s c u e n t o s que voy a ocupar para c o n f i m a r i n a , se proceder* ^ e l a b o r a r l a confirmacin ( l a s c u a l e s ya estarn i m p r e s a s para p o n e r l e y l e u d a tos n e c e s a r i o s ) . Una v e z t e r m i n a d a s de f o r m u l a r todas l a s c o n f i r m a c i o n e s a e n v i a r , se discutir con a l gn f u n c i o n a r i o competente s i no t i e n e i n c o n v o n i e n t e en e l envo de a l g u n a confirmacin. P o r l o que r e s p e c t a a l o s t i p o s de c o n f i r m a c i o n e s que mencion a n t e r i o r m e n t e , a continuacin muestro a l gunes modelos de confirmacin. ( 1 4 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Pblicos Boletn No. 2. -Op..Cit. _Pg. No. 11

Modelo de Confirmacin P o s i t i v a Directa. MEMBRETE DE LA COMPAIA. Pe ola. Nombre. Direccin Muy seores n u e s t r o s : P o r e l mutuo inters de u s t e d e s y do e s t a Compaa una v e s a l ao n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l Despacho v e r i f i c a n algunas d e n u e s t r a s c u e n t a s para a s e g u r a r s e de que l a s h e mes manejado c o r r e c t a m e n t e . E s t e ao s e l e c c i o n a r o n s u cuenta paro s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u observaciones respecto a l saldo a l do de . P a r a ayudarnos a n o s o t r o s y a n u e s b r o s A u d i t o r e s l e s s u p l i c a m o s c o n f i r m a r l a correccin de n u e s t r o s r e g i s t r o s , f i r m a n d o e l taln de sta c a r t a y regrosndolo d i r e c t a m e n t e a n u e s t r o s A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l No. Mxico,D.F. , en e l sobre p o r t e a d o que se acompaa. Agradecemos de antemano su p r o n t a r o o p u e s t a y nos r e p e t i n o s sus o t o n t ' s y seguros s e r vidores. Nombre de l a Compaa. F i r m a del_ f u n c i o n a r i o . DespacHo Direccin E l s a l d o de$_ que apareca a n u e s tro cargo(favor) a l de_ de en l o s l i b r o s de l a Compaa__ oroc o r r e c t o ( i n c o r r e c t o ) con l a s s i g u i e n t e s obsc'rvac i o n e s : ( s i l o s h a y , f a v o r de d a r d e t a l l e de ollas Nombre d e l C l i e n t e Nm. de clave-

Modelo de Confirmacin P o s i t i v o

Indirecta.

MEMBRETE DE LA COMPAIA. Pecha Nombre Direccin Muy seores n u e s t r o s : Con m o t i v o de l a revisin de n u e s t r a s c u e n t a s , que estn l l e v a n d o a cabo n u e s t r o s Aud i t o r e s , Despacho Apartado P o s t a l Nm. Mxico,D.F., s u p l i c a m o s a u s t e d e s e n v i a r d i r e c t a m e n t e a d i c h o s seores una l i s t a de f a c t u r a s o p a r t i d a s de c u a l q u i e r c o n c e p t o que nos adeudaban a l de do ; para e s t e o b j e t o s u p l i c a m o s v a l e r s e d e l anexo-y sobre p o r t e a d o que panamos. Agradecemos de antemano su p r o n t o r e s p u e s t a y nos r e p e t i m o s sus a t e n t o s y seguros servidores. Nombre ele l a Compaa Firma d e l Funcionario.

E l anexo a que se hice mencin en e s t a confirmacin sera una h o j a s i n membrete dirig da a l despacho d e l A u d i t o r y se usaran unas columnas que i n d i c a r a n : R e f e r e n c i a , f e c h a , i m p o r t e ; en e s t e r^nexo se pondra l a c l a v e de l a circular.

MODELO DE CONFIFuA!\CION NEGATIVA. Pecha. Nombre Direccin Muy Seores N u e s t r o s ; P o r mutuo inters Je u s t e d e s y de e s t o Conpao una v e z a l ao n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l despacho v e r i f i c a n a l g u n a s de n u e s t r a s c u e n t a s ara a s e g u r a r s e que l a s homosn a n e j a d o c o r r e c t a m e n t e . E s t e ao s e l e c c i o n a m o s su c u e n t a para s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u o b s e r vacinos r e s p e c t o a l s a l d o a l vio ~ Les s u p l i c a m o s c o n t e s t a r d i r e c t a m e n t e a n u e s t r o s A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l Nm. Mxico,D.P., nicamente en e l caso de no os'tnrc c n f o r m e s oon e l s a l d o que aparece en e l talnde l a p r e s e n t e , valindose d e l sobre p o r t e a d o que se acompaa. Atentamente. Nimbre de l a Compaa. 'Firma d e l F u n c i o n a r i o . Despacho. Direccir
4

E l s a l d o de $ que apareca a n u e s t r o cargo ( f a v o r ) a l / de de en l o s ^ l i b r o s d l a Compaa '. ' , es i n c o r r e c t o con l a s S i g u i e n t e s o b s e r v a c i o n e s

Nombre d e l C l i e n t e . Nm. de C l a v e

CONTROL LE LAS CONFIRMACIONES. "Otro de l o s puntos ms i m p o r t a n t e s que se p r e s e n t a n en e l p r o c e d i m i e n t o de c o n firmacin de s a l d o s p a r a e l A u d i t o r , es l a n e c e s i d a d de mantener un c o n t r o l sobre l a s s o l i c i t u des de confirmacin y de l a s c o n t e s t a c i o n e s obte n i d a s . S i en c u a l q u i e r momento hay una o p o r t u n i dad de que l a confirmacin c a i g a en manos de a l g u i e n que pueda f a l s i f i c a r una confirmacin que h u b i e r a p r o d u c i d o i n f o r m e s que no estn d e acuerdo con l o s l i b r o s , o en c u a l q u i e r o t r a f o r ma pueda m a n i p u l a r l a s c o n t e s t a c i o n e s a l a s s o l i c i t u d e s de confirmacin, e l p r o c e d i m i e n t o ha f a l l a d o . S i l a e v i d e n c i a que se obtenga ha de s e r f i d e d i g n a , no debe p e r m i t i r s e violacin a l g u n a a l o s resultados. Una confirmacin se o b t i e n e en c o n t e s t a cin a una s o l i c i t u d . E n l o mayora de l o s casos l a s o l i c i t u d p r o v i e n e de l a Ca., que se examino. E n r e a l i d a d no hay razn para que a q u e l a quinse s o l i c i t a l a confirmacin deba m o l e s t a r s e p a r a c o n t e s t a r a c u a l q u i e r o t r o que nw sea l a C a . , i n t e r e s a d a . P o r l o t o n t o es una prctica g e n e r a l i z a d a que l a s o l i c i t u d de confinuncin se hagao cuando menos se f i r m e p o r un f u n c i o n a r i o de l a compaa, ms que p o r e l mismo A u d i t o r . E s t o q u i e r e d e c i r que l a s c o n f i r m a c i o nes una v e z h e c h a s , deben de t u r n a r s e a l a Compa na p a r a f i r m a (a menos que sean formas impresas" con membrete de c l i e n t e ) . E x i s t e o t r o hecho que d i f i c u l t a e l c o n t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s . E n muchos casos l a compaa que se est exominando p r e p a r a l a s s o l i c i t u d e s de confirmacin j u n t o con l o s s o b r e s

en l o s c u a l e s se envan p o r c o r r e o . E l A u d i t o r nicamente sealar que' c u e n t a s p o r c o b r a r s o n l a s que deben c o n f i r m a r s e , y l o s f u n c i o n a r i o s de l o compaa ordenarn que un emplea .o e s c r i b a a mquina l a informacin n e c e s a r i a en l a s formas que se l e p r o p o r c i o n e n . S i e l A u d i t o r desea mantener un c o n t r o l adecuado se har n e c e s a r i o tomar l a s n e d i d a a siguientes; Una v e z que e l c l i e n t e ha p r o p a r a d o l a s c i r c u l a r e s , se devolvern a l A u d i t o r y sto l a verificar s e l e c t i v a m e n t e en su a s p e c t o do n o m b r e , i m p o r t o y direccin c o n t r a l a relacin. Y a s a t i s f e c h o e l A u d i t o r de l a v e r a c i d a d y a u t e n t i c i d a d de l a s c i r c u l a r e s , pondr on olas 1 a . c l a v e que ser i g u a l a l a c o n s i g n a d a en l a r e l a cin. Las c i r c u l a r e s ya v e r i f i c a d a s y con s u c l a v e estarn l i s t a s para su envo, e l c u a l so har, de p r e f e r e n c i a en un sobre de v e n t a n a y anexando un sobre p o r t e a d o para l contestacin, d i r i g i d o precisamente a l A u d i t o r .
n

Ya ensobradas l a s c o n f i r m a c i o n e s se depositarn p e r s o n a l m e n t e en e l c o r r e o . L o s d o s p u n t o s a n t e r i o r e s (colocacin de l a c l a v e y d o psito en e l c o r r e o ) son de v i t a l i m p o r t a n c i a que l o s haga e l A u d i t o r p e r s o n a l n e n t e , y a que en su d e f e c t o no podr t e n e r l o s e g u r i d a d de que l a s c i r c u l a r e s l l e g a r o n a s u d e s t i n o y que f u e r o n p r e c i s a m e n t e l a s que l seleccion. Los s o b r e s en que se enven l a 3 s o l i c i t u d e s de confirmacin p o r c o r r e o deben de l l e v a r

e l menorete con l o direccin d e l A u d i t o r poro que en coso de devolucin pueda e n t e r a r s e de oque l i a s que no han s i d o e n t r e g a d a s a l d e s t i n a t a r i o . Con l o mencionado a n t e r i o r m e n t e , e l Aud i t o r ha c o n t r o l a d o e l p r i m e r envo 1c l a s c i r c u l o r e s y ahora debe empezar a c o n t r o l a r l a s que v a n l l e g a n d o y e l envo de l o segunda c o n f i r m a cin."(15) l a s c i r c u l a r e s que va r e c i b i e n d o e l Aud i t o r pueden s e r : o ) . - C i r c u l a r e s conformes, es d e c i r , q u e estn de acuerdo con e l s a l d o n o n c i o n a -o en l a confirmacin. b) . - C i r c u l a r e s que estn i n c o n f o r r i e o con s u s a l d o . c) . - C i r c u l a r o s d e v u e l t a s por c o r r e o . La culminacin d e l procedimieiil.- de confirmacin de s a l d o s , es l o obtencin d e l r e sumen de verificacin, ste se obtendr en l a f e c h a que e l A u d i t o r c o n s i d e r e c o n v e n i e n t e c o n s i derando l a s c o n f i r m a c i o n e s r e c i b i d a s . ~ E s t e resumen c o n s i s t e en l l e g a r a l a obtencin de l a s c i f r a s de verificacin p o r ste-p r o c e d i m i e n t o . A continuacin n u e s t r o e j e m p l o de un resumen de verificacin. ( 1 5 ) - Deberes de l o s C o n t a d o r e s Jnior y SniorSuplemento d e l Manual d e l CP.-Publicacin d e l I n s t i t u t o Mexicano de C P . - E . C A . 1 9 6 5 .

Resumen de Verificacin P Cireularizacin. P o r c e n t a j Saldo a l 31-XII-68 de Cuentas por C. Cuentas C i r c u l a r i zadas a) Circulares conformes r e c i b i d o s . Circulares inconformes a c l a r a d a s r e c i b i dos. Circulares por c o r r e o . C i r c u l a r e s no contes_ tadas.. devueltas X - XX - X Nn. ' Importe Ndmoro
; fc

Importe ~

XX X

XX X

Los t o t a l e s marcados ( a ) sern i g u a l e s , l o s p o r c e n t a j e s sern o b t e n i d o s de l a s i g u i e n t e forma: a) E l p o r c e n t a j e marcado "XX" ser c o c i e n t o r e s u l t a n t e de l a divisin e n t r e l a s cuentas c i r c u l a r i z a d a s y e l saldode l a s cuentas p o r cobrar. b) . - E l p o r c e n t a j e marcado "X" se o b t e n dr d i v i d i e n d o coda rengln e n t r e l a s cuentas circularizadas.

9 0

HomiimAmM
OE LA FACULTAD OS COM/ii"--JALAPA, Wrt,

TIPOS DE SALVEDAD DENTRO DEL DICTAMEN. Si l a g e r e n c i a de l a empresa no q u i e r e que se c o n f i r m e algn adeudo, l a razn do sta negacin se consignar en l o s p a p e l e s de t r a b a j o y se aplicar algn p r o c e d i m i e n t o s u p l e t o r i o por a c e r c i o r a r s e de s u a u t e n t i c i d a d . E n caso do que d i c h o s a l d o s e a de i m p o r t a n c i a , deber o r i g i n a r una s a l v e d a d que se mencionar d e n t r o d e l p r i m e r prrafo d e l d i c t a m e n , o sea una s a l v o dad de a l c a n c e . La Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i t o ra d e l I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s P b l i e o s , en s u boletn No. 2, ha d e f i n i d o l a s s a l v e dades como " e x c e p c i o n e s p a r c i a l e s a a l g u n a de l a s a f i r m a c i o n e s genricas d e l d i c t a m e n o r d i n a r i o " , l o que q u i e r e d e c i r , que e l A u d i t o r va a d e l i m i t a r s u r e s p o n s a b i l i d a d sobre a q u e l l a s c u e n t a s op a r t i d a s de l a s que no se pudo c e r c i o r a r u o b t e n e r e v i d e n c i a s u f i c i e n t e de s u correccin. " E x i s t e n t r e s c l a s e s de s a l v e d a d e s en cuanto a l a p a r t e d e l d i c t a m e n que a f e c t a n , a sabei Salvedad a l alcance S a l v e d a d a l a opinin S a l v e d a d a l a l c a n c e y o l opinin en C o n j u n t o .
; n

Cabe h a c e r mencin que una s a l v e d a d oun c o n j u n t o de e l l a s , dependiendo de s u i n p o r t a n c i a en relacin con l a s dems p a r t i d a s de l o a -~ e s t a d o s f i n a n c i e r o s , pueden p r o v o c a r l o negacin de opinin o b i e n un d i c t a m e n n e g a t i v o .

91.

O C U L T A D

En cuanto o l a s s a l v e d a d e s p o r f a l t a de cireularizacin, e s t a s a l v e d a d nace o so o r i g i n a cuando cumpliendo i n d i c a c i o n e s d e l c l i e n t e no se c o n f i r m a n l a s Cuentas p o r C o b r a r , o b i e n p o r r a z o n e s de tiempo u o t r a s c i r c u n s t a n c i a s rise o n f i r m a n stas. A l r e s p e c t o de e s t a s a l v e d a d , l a Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de Auditora en s u b o l o tn "No. 6, ha expresado "Se c o n s i d e r a que e l Au_ d i t o r no podra d e c l a r a r h a b e r p r a c t i c a d o e l examen de l o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con normas l e auditora g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s s i no recurri a l procedimiento- de confirmacin d i r e c t a de l o s deudores.(16) P o r f a l t a de confirmacin d e l s a l d o pueden s u r g i r t r e s s i t u a c i o n e s :

1. -Que no se c o n f i r m e n l a s c u e n t o s po- r o se u t i l i c e algn i.itodo substtu t o y mediante ste se c e r c i o r e e l A u d i t o r de l a a u t e n t i c i d a d , r e c u p e r a b i l i d a d y valuacin de l a s C u e n tos por Cobrar. 2. -Que no se c o n f i r m e n l a s Cuentas p o r c o b r a r y se a p l i q u e n p r o c e d i m i e n t o s s u p l e t o r i o s poro que stos r e s u l t e n n e g a t i v o s , y en c o n s e c u e n c i a , o l A u d i t o r no pueda c e r c i o r a r s e de l a autenticidad, recuperabilidad y valuacin de l a s Cuentas p o r C o b r a r . ( 1 6 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s PblicosA.C. Op. C i t . Pg. #4-7

E n e l p r i m e r o de l o s cosos sefa unos a l v e d a d a l a l c a n c e y e l d i c t a m e n podra e s t a r r e d a o t a d o en l a s i g u i e n t e f o r m a .

A l o s Seores A c c i o n i s t a s de La N a c i o n a l . Henos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e .lo 1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s p o r e l ao t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a men se efectu de acuerdo con normas de a u d i t o ra g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , incluy l o s pruebas s o b r e l a documentacin, l i b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s p r o c o d i m i e n t o s de auditora que c o n s i d e r a m o s n e c o s a r i o s en l o s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r pe t i cin de l a Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s d i r e c t o s de l o s s a l d o s de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r , s i n embargo nos c e r c i o r a m o s de l a r a z o n a b i l i d a d de d i c h o s s a l d o s p o r medio de o t r o s p r o c e d i m i e n tos. En n u e s t r a opinin, e l b a l a n c e g e n e r a l y e l e s t a d o de r e s u l t a d o s que se acompaan, p r e s e n t a n r a z o n a b l e m e n t e l a situacin f i n a n c i e r a do l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968 y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l ao t e r m i n a d o en eso f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a d o s s o b r e bases s e m e j a n t e s o l o s d e l e j e r cicio anterior.

Mxico,D.E. 4 de f e b r e r o de 1969.

En e l segundo de l o s c o s o s , A u d i t o r no c o n f i r m a y tampoco u t i l i z a m i e n t o s s u p l e t o r i o s se podr r e d a c t a r men de l a s i g u i e n t e forma; expresando dad a l a l c a n c e y a l a opinin: A l o s Seores A c c i o n i s t a s de La N a c i o n a l .

cuando e l proced e l dictal a salve-

Hemos examina l o e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s p o r e l ao t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a men se efectu de acuerdo c o n normas de a u d i t o ra g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , incluy l a s pruebas s o b r e l o documentacin, l i b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s proced m i e n t o s de auditora que c o n s i d e r a m o s n e c e s a r i o s en l a s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r peticinde l a empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s d i r e c t a s de l o s s a l d o s de l a s Cuentos p o r C o b r a r n i a p l i c a m o s o t r o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a 3U c o n firmocin. E x c e p t o p o r e l s a l d o de:$ doCuentas p o r C o b r a r que en v i r t u d de l a s l i m i t a c i e n e s a n t e s mencionadas no pudimos c o m p r o b a r , en n u e s t r a opinin, e l b a l a n c e g e n e r a l y e l e s t a d o de r e s u l t a d o s que se acompaan, p r e s e n t a r r a z o n a b l e m e n t e l a situacin f i n a n c i e r a do l a Emp r e s a L a N a c i o n a l , a l 31 de D i c i e m b r e de 1968 yl o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l ao t o r minado en esa f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a dos s o b r e bases semejantes a l a s d e l e j e r c i c i o anterior. C.P.T. Mxico,S.E. 4 de f e b r e r o de 1969. -

En e l t e r c e r o de l o s c o s o s , cuando n o se c o n f i r m a n l e s s a l d o s y adems l o s p r o c e d i m i e n tos supletorios resultan negativos, l a salvedadpodr quedar redactis en l s i g u i e n t e formas
n

A l o s Seores A c c i o n i s t a s de La N a c i o n a l . Hemos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s p o r e l ao t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o examen se efectu de acuerdo con normas de auditora g n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en consecuencia,incluyl a s pruebas de l a documentacin, l i b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y l o s dems p r o c e d i m i e n t o s de auditora que consideramos n e c e s a r i o s en l a s c i r a u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r peticin de l a Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s de Cuentas por cobrar. An cuando a p l i c a m o s p r o c e d i m i e n t o s s u p l e t o r i o s poro v e r i f i c a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , l o s r e s u l t a d o s o b t e n i d o s no f u e r o n s u f i c i e n t e s para c e r c i o r a r n o s de l o a n t e rior. En n u e s t r a opinin, e l b a l a n c e g e n e r a l , s u j e t o a l o s e f e c t o s que p u d i e r a p r o d u c i r l o men c i o n o d o en e l prrafo a n t e r i o r , y e l e s t a d o de re s u l t a d o s que se acompaan p r e s e n t a n razonoblornen t e l a situacin f i n a n c i e r a de l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968, y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s ^ o r e l arlo t e r m i n a d o en " e s a f e c h a , de acuerdo c o n p r i n c i p i o s de C o n t a b i l i d a d generalmente a c e p t a d o s a p l i c a d o s sobre b a ses semejantes a l o s d e l e j e r c i c i o a n t e r i o r .
C.P.T.

Mxico,D.P. 4 de f e b r e r o de 1969

7.-TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS CANCELADAS COBRA DAS. Una v e z que una c u e n t a se ha c a n c e l a d o p o r i n c o b r a b l e , c o n l a d e b i d a autorizacin c o r r e s p o n d i e n t e , a l g u n a s v e c e s sucede que un c l i e n t e despus de h a b e r d e j a d o p a s a r b a s t a n t e t i e m p o , o c u r r a a l a empresa a pagar una cuenta que lia ban c a n c e l a d o , y a que h a b i e n d o r e c u r r i d o o t o d o s l o s medios a s u a l c a n c e para s u cobro n < l o . hicieran posible. En cuso de que se p r e s e n t a r a sta s i tuacin en l a empresa, l o ms a c o n s e j a b l e os ent r e g a r l e l a c u e n t a o documento que se tena c a n c e l a d o ya que se podr d i s p o n e r de e l l a p o r e n c e n t r a r s e debidamente a r c h i v a d a . E l e f e c t i v o ingresado a l a caja repercutir en e l a s p e c t o o o n t a b l o ^ y a que cuando e s t a informacin l l e g u e a l departamento de c o n t a b i l i d a d , s e encontrarn c o n que osa c u e n t a ya no e x i s t e p o r h a b e r l a c a n c e l a d o p o r no poder hacer e f e c t i v o su cobro. A l e n c o n t r a r s e ante e s t a situacin, desde e l punto de v i s t a c o n t a b l e , se podrn a p l i c a r t r e s s o l u c i o n e s ( se recordar que cuando s c cancel esa cuenta se h i z o e l c rgo a l a e s t i m a cin para c u e n t a s i n c o b r a b l e s y se acredit o Cuentas p o r C o b r a r ) . l a . - S e cargar l a c a n t i d a d cobrada a Cuentas por C o b r a r y se abonar fil a estimacin. 2.-Se cargar a Cuentas p o r C o b r a r y se abonar a o t r o s i n g r e s o s .

3a.-Se cargar a Cuentas p o r c o b r a r y se abonar a Prdidas p o r Cuentas Incobr i b l e s . De e s t a s t r e s s o l u c i o n e s se optar poll a que se c o n s i d e r e ns c o n v e n i e n t e a j u i c i o d e l Contador encargado de e f e c t u a r l o s a s i e n t o s contables. A l a p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do A u d i tora e l A u d i t o r deber i n v e s t i g a r s i l a s c u e n tas canceladas fueron a u t o r i z a d a s por l a a u t o r i dad competente, deber c e r c i o r a r s e s i l o cancela_ cin de una cuenta p o r i n c o b r a b l e e s t a d e b i d a n e n t e comprobado como l o ordena l o Sra.de Hda. y C P . mediante l a Ley d e l I.S.R., en su artculo24; investigar e l p r o c e d i m i e n t o c o n t a b l e empleri do p o r e l cobro de una cuenta c a n c e l a d a ; r e v i s a r s i d i c h o cobro fu i n g r e s a d o a l a c a j a . a ) . - A s p e c t o F i s c a l de l a s Cuentas c a n c e l a d a s c o bradas. Dosde e l momento en debidamente l a i n c o b r a b i l i d a i cancelacin de una c u e n t a p o r e x i s t i r ese a c t i v o a f a v o r de que se comprob y se outuriz l a c o b r a r dej de l a empresa.

P o r l o t a n t o en caso de que se p r e s e n tarn i n g r e s o s p o r c u e n t a s c a n c e l a d a s a n t e r i o r mente, l o empresa en que se p r e s e n t a r a c 3 t e c a so podr o p t a r p o r e l u d i r i m p u e s t o s por concepto d e l pago r e c i b i a o ; pero l a Secretara de H a c i e n da y Crdito P u b l i c o p r e v i e n d o que se p u d i e r a p r e s e n t a r e s t a situacin, e s t a b l e c e en l a Ley d e l Impuesto sobre l a Renta en su A r t . 24 que, todos l o s i n g r e s o s o b t e n i d o s p o r c u e n t a s que ya haban-

s i d o c a n c e l a d a s , se acumularn a l o s r c s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o 6n que se s u s c i t e l a recuperacinde una c u e n t a i n c o b r a b l e . E l A u d i t o r proceder a i n v e s t i g a r s i por l o s i n g r e s o s obtenidos por cuentas c a n c e l a das se acat l o d i s p u e s t o en e l prrafo segundod e l A r t . 24 de l a Ley de. I.S.R.; adems deberc e r c i o r a r s e en e l c o n t r o l de c u e n t a s c a n c e l a d a s s i r e a l m e n t e e s t a b a r e g i s t r a d a l a cuenta como i n cobrable.

CAPITULO CUARTO. SUGERENCIA AL CONTROL INTERNO.

1.-Polticas s e g u i d a s p a r a a u t o r i z a r crditos.-El p r e s e n t e captulo e s t a encausado a h a c e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s que he c o n s i d e rado c o n v e n i e n t e s , no porque l a empresa est mal o r g a n i z a d a n i porque su c o n t r o l i n t e r n o sen d e f i cente, s i n o porque a medida que un n e g o c i o t i o n de a aumentar, se hace n e c e s a r i o h a c e r s u g e r e n c i a s y a c t u a l i z a r a l a empresa a l a s n e c e s i d a d e s v i g e n t e s y m e j o r a r en sta forma, t o d a s l a s f u n c i o n e s que se l l e v e n o cabo en e l l a . P o r c o n s i g u i e n t e , despus de haber efcc_ tuado un e s t u d i o y evaluacin d e l c o n t r o l i n t e r no de l a empresa, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o expon e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s en t o d o s l o s tomasd e l p r e s e n t e captulo, con e l propsito di: mejor a r e l s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o y ayudar en e s t a forma a o b t e n e r ms fcilmente l o s r e s u l t a d o s que se b u s c a n en todo n e g o c i o . Comenzar traanlo e l tema r e f e r i d o a l a s polticas que se deben s e g u i r para o t o r g a r crditos para m e j o r a r e s t e s i s t e m o . P o r polticas de crdito se e n t i e n d e que s o n e l c o n j u n t o de normas que se d i c t a n c o n e l o b j e t o de h a c e r ms gil y r a z o n a b l e l a a p r o bacin de l o s crditos. S i n embargo, e s t a s normas deben do f o r m u l a r s e tomando en consideracin l o s d i v o r s o s f a c t o r e s que i n t e r v i e n e n en l a fijacin de o s a s polticas, d e n t r o de l a s c u a l e s podernos mencionar las siguientes:

1. -Merend d e l p r o d u c t o y l a c o m p e t e n c i a . 2. -Mrgenes de r i e s g o sobre l o s t r a n s a c c i o n e s de crdito. 3. - C o n o c i m i e n t o o r e f e r e n c i a a c e r c a d e l clieiite. 4. - I n f l u e n c i a d e l p r o d u c t o desde e l punt o de v i s t a c a l i d a d y p r e c i o de v e n ta. 5. - P r e s t i g i o y novedad d e l p r o d u c t o . 6. - C a p a c i d a d do f i n a n c i a m i u n t o d e l c l i e n te. 7. -Elocucin de l a c o b r a n z a tomando e n c u e n t a 1-is costumbres d e l medio. Debemos r e c o n o c e r , que l o s r e c u r s o s f i n a n c i c r o s l i m i t a d o s do una empresa en p a r t i c u l a r , pueden o b l i g a r a una moderacin en cuanto a cuen t a s p o r c o b r a r mayor que l a que sera i d e a l d e s de e l punto de v i s t a d e l r e n d i m i e n t o sobre l a inversin; s i l a d i s p o n i b i l i d a d de f o n d o s es l i m i t a d a , su uso en l o s i n v e n t a r i o s , e l e q u i p o y o t r o s r e n g l o n e s d e l a c t i v o que o f r e c e n un r e n d i m i e n t o an ms a l t o , puede d i c t a r una s e v e r a ro_n triccin en l a administracin d e l crdito; o o l l a posicin d e l n e g o c i o es t o n p r e c a r i a , que una prdida grande en c u e n t a s malas resultara desas_ t r o s a , puede s e r p r u d e n t e una c a u t e l a extrema or l a poltica c r e d i t i c i a , aunque r e s u l t e c o s t o s a en o p o r t u n i d a d e s d e s a p r o v e c h a d a s de u t i l i d a d e s y rendimientos. De acuerdo con l a s polticas de crdito, que se e n c o n t r a r o n en v i g o r en l a empresa a u d i t a da, se hace s u g e r e n c i a de que p a r a m e j o r a r d i c h a s poltic i s es recomendable m a r c a r l e a cada c l i e n t e un margen de crdito de acuerdo a su c a p a c i d a d de pago que se l e haya i n v e s t i g a d o ; tambin se debe-

de tomar en cuenta para o t o r g a r crditos a f o i n e o s , que stos c l i e n t e s se e n c u e n t r e n en l u g a r e s a c c e s i b l e s de t r a s l a d o , para que en caso do q u e en a l g u n o s de stos crditos se A i f i c u l t e su e o b r o , t r a s l a d a r s e con f a c i l i d a d a l l u g a r en dondev i v e e l c l i e n t e , s i n que sto o c a s i o n e g a s t o s ele_ v a d o s y mucho p e r d i d o de t i e m p o ; ser e o n v e n i e n t e t e n e r un empleado d i s p o n i b l e para que efectuc o b r o s forneos de todos a q u e l l o s c l i e n t e s que so r e t r a s e n en sus pagos, para que su c u e n t a no so vaya quedando r e z a g a d a ; debe de p r e v e r s e que e n caso de que e x i s t a n c l i e n t e s que v i v a n en .Lugares en que no liaya s e r v i c i o de c o r r e o , i n d i q u e n e l l u g a r ms c e r c a n o en que se p r e s t e e s t o s e r v i c i o , l a direccin de a l g u n a casa p a r t i c u l a r o un negoc i o p a r a mandarle ah l o s E s t a d o s de Cobro p a r a que l o pasen a r e c o g e r ; ser n e c e s a r i o que l a emp r e s a tenga a su disposicin vehculos de su p r o p i e d a d p a r a r e p a r t i r l a mercanca v e n d i d a que ocupa demasiado e s p a c i o . 2 . - D i s t i n t a s formas para e f e c t u a r o o b r o s . E n t r e l a s d i s t i n t a s formas para e f e c t u a r c o b r o s , voy a mencionar l a s e f e c t u a d a s p o r medio de c a r ta de c o b r a n z a s ; en una c r t a de e s t a n a t u r a l e z a p a r a c o n s i d e r a r s e e f e c t i v a , debe e s t a r e s c r i t a , t e n i e n d o en cuenta p r i n c i p a l m e n t e dos o b j e t i v o s j
n

1. - C o n s e g u i r e l d i n e r o . 2. - C o n s e r v a r l a buena v o l u n t a d d e l cliente. Pero a n t e s , de adentrajm.' a l a e x p l i c a cin y s u g e r e n c i a s , de l a s d i s t i n t a s formas p a r a e f e c t u a r c o b r o s por medio de c a r t a s , he c o n s i d e r a do n e c e s a r i o m o s t r a r l o s d i s t i n t o s t i p o s de c l i e n t e s ( compradores ) que se pueden e n c o n t r a r . * ~

OTIEDADMLA BIBLIOTECA''
D: LA JALAPA, VEO.

"Desde e l punto de v i s t o de l o s c o b r o . n z a s , l o s c o m p n d o r e s pueden d o s i f i c a r s e como s i gue : 1. -Compradores que p a s a n p o r a l t o l a s c u e n t a s , s e n c i l l a m e n t e a causa de n e g l i g e n c i a o de malos mtodos de l l e v a r l o s n e g o c i o s . 2. -Compradores que no t i e n e n p r e s e n t e l a s o p o r t u n a s f e c h a s de pago, a causa de l o r o d u c i l o do sus c u e n t a s . 3. -Compradores que p o d r e n pagar c o n p r o n t i t u d , pero o l v i d a n l a s f e c h a s de pago, a c a u s a do que suponen, que es mucho ms b e n e f i c i o s o p a r a e l l o s u t i l i z a r en sus o p e r a c i o n e s e l d i n e r o d e l a c r e e d o r , que e l suyo que t i e n e n d e p o s i t a d o on o l banco. 4. -Compradores que s o n temporalmente l e n t o s en l o s pagos pero que u s u a l m o n t e pagan at i e m p o , es d e c i r pagan a tiempo cuando l a s f o c h a s de v e n c i m i e n t o de l a s f a c t u r a s de l o s a c r o e d o r o o c o i n c i d e n con l o s p u n t o s e s t a c i o n a l e s c u l m i n a n t e s en sus n e g o c i o s . 5. -Compradores que s o n econmicamente l e n t o s en l o s pagos. 6 . -Compradores que son temporalmente l e n t o s a causa de c i r c u n s t a n c i a s c o m e r c i a l e s docarcter l o c a l . cia 7. -Compradores que b o r d e a n l a i n s o l v e n o que son en r e a l i d a d i n s o l v e n t e s .

8. -Compradores que son d e l i b e r a d a m e n t c fraudulentos."(17). (17).-S.M.Brown L. D o r i s - M a n u a l d e l D i r e c t o de Empresas Pg.IO36.-la.Edicin 1959 UTHEA.

Despus Je h a c e r l o distincin de l o s t i p o s d i s t i n t o s de compradores que nos podemos e n c o n t r a r y que p o r su r e t r a s o en sus pagos d a n o r i g e n a que se l e s p r e s i o n e en l a formo de co "bro, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o , h a c e r s u g e r e n c i a s para l a forma de e s c r i b i r c a r t a s de c o b r a n z a s . Las s i g u i e n t e s s u g e s t i o n a s pin den u t i l i z a r s e como gua para e s c r i b i r c a r t a s do c o b r a n z a s . " l . - S e a animoso, o p t i m i s t a y c o n s t r u c t i vo a l c o n s i d e r a r l a situacin d e l deudor. 2. - R e p r o s e n t e s e mentalmente o i n d i v i d u a l mente a l a c r e e d o r , compruebe l a razn de su moros i d a d , sus n e g o c i o s , su ubicacin y situacin. 3. -Adopte l a a c t i t u d d e l u s t e d , lalo -no s i g n i f i c a que ese pronombre p e r s o n a l p r e c i s o u t i l i z a r l o c o n s t a n t e m e n t e , s i n o que d e t r a s do cn_ da p a l a b r a e x i s t a una consideracin de simpa tah a c i a e l caso d e l i n d i v i d u o en cuestin. . 4.-Tenga c u i d a d o con l a g r a v e d a d . Una c a r t a de c o b r a n z a s demasiado c o r t a r e o u i t a demas i a d o seca y da una impresin de i n o p o r t u n i d a d y obscuridad.. 5. - E l tono f r e n t e o l a s c a r t a s de c o b r a n zas debe emplearse cuando e s t o r e s u l t o p o s i b l e , - on trminos de j u s t i c i a y buena volunta:!. No de be ^ c o n s t i t u i r una seal de i m p a c i e n c i a o i r r i t a - cin. S i n embargo, hay o c a c i o n e s en que se h a c e n o c e s a r i o una c a r t a enrgica. 6. -Fjese un p l a n d e f i n i d o p a r a e s c r i b i r c a r t a s de c o b r a n z a s hacindolo de p r e f e r e n c i a p o r l a s maanas, de e s t a manera l e s queda l a t a r d e l i b r e p a r a r e a l i z a r o t r a s t a r e a s r e l a t i v a s a crditos.

Adems de sto, l a s c o r t o s pueden as d e p o s i t a r s e en e l c o r r e o a l f i n a l de l a j o r n a d a , l o c u a l reduce a l mnimo l a s d i s c r e p a n c i a s en l o s e s t a d o s de c o b r o , e n t r e e l momento en que l a c a r t a f u e e s c r i t a y a q u e l en que fu d e p o s i t a d a a l correo. 7 . - O m i t i r s e cuando e l l o sea p o s i b l e , p a l a b r a s t a l e s como e x i g i r , i n s i s t i r , demanda, o b l i g a r , manejar, i m p o s i b l e , i n c a p a z y m o l e s t o . E s t a s son p a l a b r a s n e g a t i v a s que slo s i r v e n p a ra i r r i t a r a l c l i e n t e " ( 1 8 ) . Como podemos darnos cuenta l a s recomend a c i o n e s dadas, son s u g e r e n c i a s p r o p i c i a s para r e d a c t a r c a r t a s de c o b r a n z a s y o b t e n e r en e s t o forma r e s u l t a d o s p o s i t i v o s en cuanto a c o b r o s . P o r l o t a n t o es recomendable tomar o n consideracin l a s a n t e r i o r e s s u g e r e n c i a s p a r a do e s t a manera m e j o r a r e l s i s t e m a de c o b r o s p o r correspondencia. 3--CARTAS SOBRE COBRANZAS. Despus de haber expuesto una s e r i e des u g e r e n c i a s para r e d a c t a r c o r t a s sobre c o b r a n z a s , he optado p o r h a c e r una explicacin ms d i r e c t a s o b r e l a s c a r t a s de c o b r a n z a s c o n t o d o s l o s r e q u i s i t o s n e c e s a r i o s , de acuerdo a l a s c i r c u n s t a n cias existentes. "An cuando l a s c i r c u n s t a n c i a s de c a d a caso i n d i v i d u a l m o d i f i c a n n e c e s a r i a m e n t e l o s p r o (18).-S.M. Brown- L . D o r i s - M a n u o l d e l D i r e c t o r do Empresas. Op. Ct. Pg. 1037.

c e d i m i e n t o s do c o b r o , l o c o r r e s p o n d e n c i a do c o b r a n z a s se basa en g r o n p a r t e , en l o s e f e c t o s a u m e n t a t i v o s de l a repeticin y de l a v a r i e d a d de l o s l l a m a m i e n t o s . La c u e n t a no pagada pasara travs de l a s e t a p a s s i g u i e n t e s de c o r r e s p o n d e n c i a de c o b r a n z a s ; 1. - R e c o r d a t o r i o . 2. -Averiguacin. 3. -Llamamiento. 4. -Demanda. 1.-Formas de R e c e r d a t o r i o s . - V a m o s a d a r p o r s u p u e s t o en l a p r i m e r a e t a p a que e l c l i e n t e no ha pagado s u s c u e n t a s d e b i d o a o l v i lo o d e s c u i d o , p o r l o que se hoce n e c e s a r i o l l a m a r l e l a atencin a l c l i e n t e sobre l a situacin en que so encuentra su cuenta. Cuando sto sucede cabe emplear un r e c o r d a t o r i o suave e i n o f e n s i v o , e l c u a l puede adapt a r c u a l q u i e r a de l a s formas s i g u i e n t e s : A . - D u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o de cuenta con una f a s e recordtorio 5 un r e c o r d a t o r i o puede c o n s i s t i r e n un d u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o de c u e n t a , en l a c u a l f i g u r a e s c r i t a a mquina, en forma d e s t a c a da o estampada con un s e l l o , a l g u n a f r a se c orno s t a s ; Cuenta s o b r e v e n c i d o . Grenos p o r f a v o r Vuenta v e n c i d a , g i r e p o r f a v o r Le agradecemos s u p r o n t o remisin do fondos.

Por f a v o r envenos un choque. Puede u s t e d e n v i a r n o s un cheque p o r f a v o r ? Por f a v o r praste usted atencin a e s t a c a r t a .

EDO.DE COBRO.

B. - E t i q u e - t a s . -Ms f u e r z o _uin que una f r a s e e s c r i t a a mquina o estd mpadacon un s e l l o , l a t i e n e ui~n e t i q u e t o pegada a l d u p l i c a d o de una f l e t u r a o de un e s t a d o de c u e n t a s d e n t r o dol o f a s e de l o s r e c o r d a t o r i o s

Le agradeceremos su p r o n t a remisin do fondo:

E T I Q U E

T i\

C.-Tarje-tas Impresos. -Una de l a s formas de r e c o r d a t o r i o puede tambin consi_s t i r en una t a r j e t a i m p r e s a , s i n s a l do n i f i r m a , en l a c u a l se l l e n a n l o s d e t a l l e s r e l a t i v o s a l e s t a d o del a c u e n t a d e l c l i e n t e . A menudo e s tas t a r j e t a s son p r e f e r i b l e s a l a s c a r t a s p a r a e n v i a r l a s como p r i m o r r e c o r d a t o r i o , p u e s t o que on i u p e r s o nles y l o s c l i e n t e s comprenden quetambin o t r o s compradores morosos l o s estn r e c i b i e n d o d e n t r o do 1 'S mis mas c i r c u n s t a n c i a s . Deben e s t . i r r e d a c t a d i s en trminos c o r t e s e s p a r a mostrar equidad, recordar l a s condic i o n e s de crdito c o n v e n i d l a o impre

s i o n o r o l c l i e n t e p o r s u carcter impersonal o i n p a r c i a l . S i e l p r i v i l e g i o de l a c u e n t a a b i e r t o ha de r e s ponderse t e m p o r a l m e n t e , e n t o n c e s l a t a r j e t a debe c o n s t i t u i r s e una a d v e r t e n c i a a l c l i e n t e pero s i n que o l i o sea causa de o f e n s a . A continuacin se p r e s e n t a n a l g u n o s b r e ves e j e m p l o s que pu den u t i l i z a r s e en l i s tarj_e t a s de sta c l a s e ; Respetuosamente s o l i c i t a m o s l a i n mediata atencin de Ud., a su c u e n t a ya s o b r e v e n c i d a . E s t e es un n u i v o r e c o r d a t o r i o a m i s t o s o de que n u e s t r a s c o n d i c i o n a s de v e n t a s s o n o r d i n a r i a m e n t e de p ig t o t a l a f i n de mes. Quiz u s t e d ha d e j a d o que e s t a cuen t a l e p a s a r a i n a d v e r t i d a . Le' r o g a mos que l e p r e s t o atencin a h o r a . Le enviamos e s t e e s t a d o de c u e n t a a l o s f i n e s c o m p a r a t i v o s y como r e c o r d a t o r i o d e l c o n v e n i o mutuo en cuanto a l a s c o n d i c i o n e s do v e n t a s . LA NACIONAL VERACRUZ,VER. Respetuosamente s o l i c i t a m o s l o i n m e d i a t a atencin de Ud., a su cuenta s o b r e v e n c i d a .
1

T A R J E T A

I M P R E S A

D.-Combinacin de un e s t a d o de cuento y un mensaje r e c o r d a t o r i o . - L a c o r r e s p e n d e n c i a de r e c o r d a t o r i o s paro l a p r i m e r a etapa de una s e r i e de c a r t a s de c o b r a n z a s puede combinarse c o n un e s t a d o de c u e n t a , o b i e n puede c o n s i s t i r en una breve c a r t a - f o r m a e modelo impreso conforme a p a r e c e a continuacin: Muy seores n u e s t r o s : S i u s t e d e s no l o han hecho a u n tendran l o a m a b i l i d a d de e n v i a r n o s un cheque con e l f i n de c u b r i r s u c u e n t a s o b r e v e n c i d a p o r v a l o r de;

.?

Les quedamos muy a g r a d e c i d o s p o r s u p r o n t a atencin. De u s t e d e s a t e n t a m e n t e . LA NACIONAL.

TERCER ESTr.DO DE COBRO

E.-Anlisis de l a antigedad de l a deuda y r e c o r d a t o r i o . - Un e s t a d o a n a l i zando e l s a l d o s o b r e v e n c i d o , do a c u e r do con l o s compras mensuales p i \ s e n t e s , ha demostrado s e r una forma o f e c t i v a paro i n i c i a r l a s campaas de cobranza c o n t r a cuentas s o b r o v o n c i das. E . - C a r t a s basadas en e l d e s c u i d o . - S i e l departamento de c o b r a n z a s desea u t i l i z a r e l r e c u r s o d e l d e s c u i d o en una c a r t a de r e c o r d a t o r i o , e n t o n c e s puede emplearse l a s i g u i e n t e c a r t a como gua: A p r e c i a d o seor: Su cuenta con n o s o t r o s p r e s e n t a un s a l d o de $ que a c t u a l m e n t e est s o b r e v e n c i d o . P o s i b l e m e n t e s o t r a t a de un d e s c u i d o ; p o r l o t a n t o , llamamos su atencin sobre e l l o . Despus de h a b e r e x p u e s t o una s e r i e deformas y modelos de r e c o r d a t o r i o s , yo me i n c l i n o por s u g e r i r se u t i l i c e l a t a r j e t a i m p r e s a p o r c o n s i d e r a r l a mas c o n v e n i e n t e a l o empresa, por s e r ms econmica e s t a forma de r e c o r d a t o r i o , l l a m a r ms l o atencin y p e r s u a d i r con ms f u e r za a l c l i e n t e para que pague. Segunda etapa de c o b r a n z a s . - L a segundaetapa de c o b r a n z a s proceder en e l caso de q u e despus de h^ber e n v i a d o uno o dos r e c o r d a t o r i o s , no se hoya l o g r a d o r e s p u e s t a p o r p a r t e d e l c l i e n

t e ; - a n t e e s t a situacin d i r e c t a r e s p e c t o a l p o r quera cuenta ne ha s i d o pagada. Existe a l g u n a razn legtima para l a demora? o b i e n , Lo queest h a c i e n d o e l deudor es d a r l a r g o a l a s u n t o todo cuanto puede?. S i e l a c r e e d o r no t i e n e u n r e p r e s e n t a n t e que se t r a s l a d e h a s t a l a regin d e l deudor, entonces se ver o b l i g a d o o e s c r i b i r y a v e r i g u a r l o c a u s a . Tiene relacin con l a m o r canca o con l o s s e r v i c i o s d e l a c r e e d o r ? L o s c o b r o s d e l deudor son l e n t o s ? Los c i r c u n s t a n c i a s l o c a l e s son difciles?. S i e l deudor c o n t e s t a dando una explicacin, e n t o n c e s e l a c r e e d o r debe o f r e c e r l e todo l o ayuda que pueda para c o n t r i b u i r a que r e s u e l v a sus d i f i c u l t a d e s . Ante sta c i r c u n s t a n c i o ser n e c e s a r i a g i r a r una s e r i e de c a r t a s a l g o i n s i s t e n t e s p a r a v e r s i es p o s i b l e l o g r a r c o b r a r l a cuenta pon d i e n t e ; p o r l o t a n t o a continuacin f i g u r a n ojom pos de c a r t a s que pueden u t i l i z a r s e o l a Q-~ gunda etapa de l o s e r i e de c o b r a n z a s " ( 1 9 ) . E l modelo de c a r t a que a continuacin expongo, puede s e r a p l i c a d o en caso de h a b e r l o mandado v a r i o s r e c o r d a t o r i o s o l c l i e n t e , y que no haya pagado n i c o n t e s t a d o .

( 1 9 ) . -S.M.Brown - L. D o r i s . - M a n u a l d e l l)ir,;t,,. de empresas. Op. Ct. Pgs. 1035-1039-104-1 1043-1045..

0 r

V e r a c r u s , V e r . , a 14 de enero do 1969-

Mancera Hermanos, S.A. Av. Jurez #354. G-uadala j a r a , J a l . Muy seores n u e s t r o s :

Son n u e s t r o s nuevos c l i e n t e s y sta es o t r a forma de comunicacin c o n u s t e d e s . N u e s t r o s t r e s e s t a d o s de cobro y n u e s t r a o a r t a d e l 3 de d i c i e m b r e , que l e s enviamos no hnn r e c i b i d o todava contestacin. ~" 0, es que no l l e g a m o s a u n acuerdo sobre e l crdito que l e s e r o n e c e s a r i o ? Hemos cometido algn e r r o r a l h a c e r e l c a r g o ? Como q u i e r e n u s t e d e s que t r a m i t e m o s s u c u e n t a ? . Les rogamos que sobre t o d o sean f r a n c o s y nos d i g a n s i hemos cometido a l g u na alteracin en s u c u e n t a , pues u s t e d e s nos encontrarn enteramente d i s p u e s t o s a r e c t i f i c a r l o .

Quedamos suyos

afectsimos

E l o b j e t i v o de e s t a c a r t a . e s e l de p e r s u a d i r a un buen c l i e n t e a que pague, en caso do haberse r e t r a s a d o . V e r a c r u z j V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969. Campos Hermanos,S.A. Av. V. C a r r a n z a #2798. Col I n d u s t r i a l . Mxico 12,D.P. Muy a p r e c i a d o seor n u e s t r o s Es ms b i e n una novedad para n o s o t r o s , e l que hoy tengamos que e s c r i b i r l e a u s t e d en relacin con s u o p r e c i a b l e c u e n t a , con o t r o obj e t o que no sea e l a g r a d e c e r l e e l que cubra u u c u e n t a , pues un c l i e n t e como u s t e d , c o n s t i t u y e una bendicin p a r a una casa c o m e r c i a l . Pero, t a l parece, a r e g i s t r o s estn e q u i v o c a d o s , por i m p o r t e de $2,786.50, no e l tiempo p r e c i s o que u s t e d no s e r que n u e s t r o s su c u e n t a do j u n i o , ha s i d o pagado o n acostumbra.

Hemos cometido a l g u n a alteracin a s u c u e n t a , o e x i s t e n c i r c u n s t a n c i a s e s p e c i a l e s quehan impedido e l pago de e s t a c u e n t a . ?

Le saludamos muy

atentamente.

P O I D D DELABIBUOEC* R PE A
O. F A C U L T A D DL LA C O M
R ( M

JALAPA. VER.

E s t a c a r t a proceder, s i se p r e s e n t a r a l a situacin de que un c l i e n t e no q u i s i e r a pagar su c u e n t a , argumentando e l no h a b e r r e c i b i d o l a mercanca en buenas c o n d i c i o n e s . V e r a c r u z , V e r . , a 10 de enero do 1969.

Jimnez y Ca.,S.A. Av. 20 de noviembre # 329 Veracruz Ver.

f

Muy seores n u e s t r o s :

Existe algn problema en relacin c e n i a s mercancas que l e s f u e r o n e n v i a d a s ? ponen u s t e d e s en duda l a c a l i d a d do l o s artculos? S i es as, l o nico que u s t e d e s t i e n e n que h a c e r es comunicrnoslo s i as l o desean, yn o s o t r o s tendremos mucho g u s t o en r e v i s a r l a f a c t u r a d e t a l l a d a m e n t e con u s t e d e s . A h o r a , s i todo est a satisfaccin de u s t e d e s , pero no han p r o c e d i d o a e n v i a r n o s e l i n . p o r t e de s u c u e n t a , a buen seguro que desearn h a c e r l o hoy mismo.

Somos de u s t e d e s A t t o s . y S s . Se,

"Tercero etopo de c o b r a n z a - C a r t a eonl l a m a m i e n t o s . - L a t e r c e r a etapa de una s e r i e - de c o b r a n z a s depender en g r a n p a r t e de l a r e s p u e s t a r e c i b i d a a l a segunda. S i e l deudor r e s p o n d e con a l g u n a q u e j a legtima, o s i l a s c i r c u n s t a n c i a s a l margen de su d o m i c i l i o hacen i m p o s i b l e e l pago, l a nueva c o r t a d e l a c r e e d o r adoptar un carcter p e r s o n a l adecuado. S i n embargo, s i n o ha h a b i d o una r e s p u e s t a , e n t o n c e s es que o b v i a mente e l deudor est t r o t a n d o de r e h u i r e l pago, y en ese caso, es p r e c i s o de h a c e r l e una l l a m a d a de atencin ms enrgica. Envesele a ese cobro dudoso - , ya sea una l e t r a de c a m b i o o b i e n una c a r t a muy f u e r t e ; procrese i n d u c i r l o a l pago de s u deuda, apelando a m o t i v o s t a l e s como e l o r g u l l o p e r s o n a l , a l d e b e r , l a j u s t i o l a y l a r e s p o n s a b i l i d a d , i n c l u s i v e e n t e r a r l o de que en caso de no pagar se har una mala recomen la cin do l. Un l l a m a m i e n t o de o r g u l l o d i r i g i d o a un nuevo c l i e n t e . - La s i g u i e n t e c a r t a e n v i a d a en t e r c e r l u g a r en una s e r i e de c o b r a n z a s a un nuevo c l i e n t e , hoce un l l a m a m i e n t o a l o r g u l l o por l a p r o p i a reputacin e n t r e sus a s o c i a d o s " ( 2 0 ) .

(20) .-S.M.Brown L. D o r i s . -Manual d e l . D i r e c t o r do Empresas 0p. Ct. Pg. 1046-1047.

V e r a c r u z , V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.

S r . Rosendo Martnez 0. Av. San J u a n de Letrn #746. Coatzocoalcos,Ver.

Apreciado

seor Martnez:

Lamentamos mucho comprobar que su cuenta so v a h a c i e n d o gradualmente mayor y que sus compras d u r a n t e e l c o r r i e n t e mes han e x c e d i d o con nuchoa sus pagos. Siempre hemos c o n s i d e r a d o l a f i r m a de uotod como uno de n u e s t r o s c l i e n t e s e j e m p l a r e s , y estn_ nos seguros de que e x i s t e a l g u n a razn j u s t i f i c a ^ da p o r l a c u a l se est r e t r a s a n d o ahora on l o s pagos. S i t a l es e l caso quiero u s t e d c o m u n i c a r n o s l o ? . 0 b i e n , mejor an, pase u s t o d p o r nuos-t r a s o f i c i n a s y t r a t e e l asunto) con n o a o t r o s , do forma que podamos a j u s t a r l o o satisfaccin de ambas p r t e s .
a

Queremos que u s t e d sep'' jue a p r e c i a m o s g r a n demente s u f a v o r y que dse irnos c o n t i n u a r n u e s t r a s r e l a c i o n e s c o m e r c i a l e s . E s t a cuenta ya est s o b r e v e n c i d a a c t u a l m e n t e en 60 das, y sabemos que u s t e d no querr que t a l situacin p e r s i s t a . S i no f u e s e cmodo para u s t e d e l v e n i r a n u e s t r a s o f i c i n a s , entonces b a s t a con que l l a m e a i s u s c r i t o p o r telfono y as podremos a j u s t a r su cuenta. A t e n t a m e n t e .

V e r a c r u z , V e r . , a 23 do marzo do 1969.

A l b e r t o Rodrguez A. Av. I n s u r g e n t e s #345 Coatzacoolcos,Ver. Estimado seor:

Recordar u s t e d que cuando nos h i z o s u p e d i d o en enero ltimo, nos proporcion a l g u n a a r e f e r e n c i a s a l a s c u a l e s l e s e s c r i b i n i o s c on o b j e t o de a b r i r una cuenta a nombre de u s t e d . N o s o t r o s no l o conocamos, pues nunca habamos hecho n e g o c i o con u s t e d en l o que esas p e r s o n a s y u s t e d mismo nos d i j e r a n ; y una v e z que nos comunic a r o n que acostumbraba a s a l d a r sus c u e n t a s conp r o n t i t u d , ya confiamos en u s t e d s i n ningn geno r o de duda. ~ " S i n embargo, en l u g a r de pagar sus c u e n t a s prontamente a c o n s e n t i d o en d e j a r l a s s i n s a l d a r , de forma que a e s t a s f e c h a s comprobai,lasque hay p e n d i e n t e s p o r su p a r t e dos f a c t u r a s doenero p o r e l i m p o r t e de $1,866.40 y de $2,134.55 r e s p e c t i v a m e n t e , L e hemos e s c r i t o t r e s veces sobre esas f a c t u r a s s i n xito a l g u n o . Ms, n a t u r a l m e n t e , quiz haya a l g u n a razn p o r l a c u a l no ha p o d i d o s a t i s f a c e r esas c u e n t a s ; pero creemos que s i t a l es e l caso u s t e d d e b i e r a e s c r i b i r n o s y no p e r m i t i r que nos formemos o su respecte; un j u i ci errneo sobre l o forma en l a c u a l u s t e d a t i e n d e sus o b l i g a c i o n e s . Quiere h a c e r n o s e l f a v o r de e n v i a r n o s un cheque p o r $4,000.95 de forma que no nos v e a mos o b l i g a d o s a marcar su cuenta como do ^ago rao roso?, ~" Atentamente suyos.

C u a r t a etapa de c o b r a n z a . - Despus doh a b e r r e c u r r i d o a todos l o s medies p o s i b l e s p a r a c o b r a r una c u e n t a , y no habindose o b t e n i d o n i n gn r e s u l t a d o , s a t i s f a c t o r i o p o r p a r t e d e l c l i e n t e , y dndonos cuenta que a q u e l es n e g l i g e n t e en extremo, i r r e s p o n s a b l e o que no t i e n e intoncinde p a g a r , no habr o t r a medida ms c o n v e n i e n t e que l a de e n t r e g a r l e l o cuenta a un abogado para que proceda a demandarlo, c l a r o est, siempre ycuando e l monto de l cuenta sea de consideracin, t e n i e n d o en cuenta que muchos o l i e n t e s t r a t a n de e v i t a r e l c u m p l i m i e n t o de sus o b l i g a c i o n e s l e g a l e s , s u e l e n poner en un p l a z o de j u i c i o , cantida_ des o c a l i d a d e s de artculos i n v o l u c r a d o s y d e i n t e n t a r , c u a l q u i e r o t r a cosa p o s i b l e , a f i n deh a c e r e l e s f u e r z o de cobranza t a n f a t i g o s o q u o e s t e seo abandonado.
n

En caso de no s e r c o s t e a b l e , h a c e r una. demanda en c o n t r a de un c l i e n t e moroso porque s u cuento no seode mucha consideracin, l o ms i n d i codo s e r a e n t r e g a r l a a una A g e n c i a de C o b r a n z a s p a r a que p r e s i o n e a l c l i e n t e y l o g r e h a c e r e f e c t i v a l a cuenta. E s t a s a g e n c i a s actan caracterstica mente c o n g r a n energa y estn o r g a n i z a d a s p a r a r e a l i z a r d i c h a s o p e r a c i o n e s con un mnimo de g a s t o s , l o que no sucede cuando e l v e n d e d o r o p l i ca l a accin d i r e c t a en e l caso de l a s c u e n t a s pequeas que i n c l u y e n g a s t o s l e g a l e s y e s f u e r z o s a d m i n i s t r a t i v o s que no van en proporcin con l a s c a n t i d a d e s que se estn cobrando. C l a r o est, que cuando se proceda como a n t e r i o r m e n t e se menciona, se tendr e n t e n d i d o de antemano, que a l c l i e n t e que se t r a t e c o n e s t o s medidos t a n enrgicas, ser un c l i e n t e p o r d i

do, o seo que ya no nos volver o comprar, n i l a empresa l e volver a d a r crdito. C u a l q u i e r a de e s t a s dos medidas t o n a d a s p a r a e l cobro de una cuenta difcil, sern conven i e n t e s en ltima i n s t a n c i a para r e c u p e r a r crdit o s difciles de h a c e r e f e c t i v o s . 3.-VIGILANCIA SOBRE EL CONTROL DE J.OSCREDITOS PENDIENTES. Una de l a s l a b o r e s i m p o r t a n t e s que tambin debe de t e n e r e l Departamento de Crdito o s u c a r g o , es l a de v i g i l a r o s u p e r v i s a r l a s cuent a s p a r a poder t e n e r l a s e g u r i d a d de que l o s c o b r o s son p r e s e n t a d o s rpidamente a l o s c l i e n t e s , y que se r e c u e r d e n a stos sus adeudos cuando son l e n t o s en e l pago a n t e s de que su m o r o s i d a d se c o n v i e r t a en s e r i a . Se ha e s c r i t o , mucho sobre i i formo de convencer efectivai.lente o l o s c l i e n t e s m o r o s o s , p a r a que puedan o b t e n e r una liquidacin rpida, s i n o f e n d e r a l c l i e n t e s i n poner en p e l i g r o l o o negocios futuros. Sera una buena medida para b e n e f i c i e de l a empresa, e s t a b l e c e r e l s i s t e m a de d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago, as de e s t a manera e l c l i e n t e podra b u s c a r l a m n e r a de pagar ms p r o n t o s u c u e n t a para o b t e n e r de e s t a formo,una disminucin en s u deudo a d q u i r i d a .
n

Otra s u g e r e n c i a que he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i a exponer e s , l a de c r e a r un nuevo p u e s t o , designando a l nuevo empleado como s u p e r v i s o r d o crditos v e n c i d o s ; ste empleado se encargar do-

su t a r d a n z a p o r l o s c u a l e s no ha c u b i e r t o su cuenta qu se encu n r r a v e n c i d a . Adems, e l departamento .lo er l i t o t i e n e un arma ms e f e c t i v a a su disposicin, para o b l i g a r a pagar a l o s c l i e n t e s f i j o s , o sean ->quellos q u e estn comprando constantemente; esta, arma c o n s i s t e en suspender a l c l i e n t e l o s crditos s o l i c i t a d o s s i no concede l a atencin n e c e s a r i a a l o s crditos pon dientes. En e l caso le c l i e n t e s i m p o r t a n t e s que e s t 'n r e c o n o c i e n d o su deuda pero que estn en l i f i cultsd.es f i n a n c i e r a s que l e s es .ifeil h a c - r o c u b r i r su adeudo, se deben de a p l i c a r tcticas i f e - r e n t e s . Lo ms c o n v e n i e n t e ser no i n s i s t i r de una minera muv enrgica a l c l i e n t e ' , y ^ue p U e de r e s u l t a r que l se .leel .ro i n s o l v e n t e . Muchas veces r e s u l t a ms convenanfeop a r a o l a c r e e d o r b u s c a r un compromiso de liquida-ion con e l c l i e n t e en a p r i e t o s que p r o d u z c a n COIO *v"suntado e l pago de una p o r t e de l a deuda m i e n t r a s se p e r m i te a l c l i e n t e c o n t i n u a r sus n g o c i o s en e-so o que e j e r c i e r a e l comercio. Pero pue e s u c e d e r en caso de que e l c l i e n te tenga o t r a s muchas deudas como sucede g e n e r a l mente,un acomodo de liquidacin puede no s e r f a c t i b l e a menos que l o s lemas a c r e e d o r e s que no h a y a n recib lo a satisfaccin su pago pu le e x i g i r e l c u m p l i m i e n t o de sus derechos l e g a l e s y l l e v a r a l deudor ante l o s t r i b u n a l e s ; como cuestin prcti ca no es fcil .hacer que a c r e e d o r e s l i s p e r s o s o c o i n c i - o n en posponer o l l e g a r a un a r r e g l o sobro oun demandas de p j g o . En l a r e a l i d a d l a e x p e r i e n c i a e x i g e qur l a p o s i b i l i d a d l e un a r r e g l o d l i q u i d a cin sea b i e n i n v e s t i g a d o a n t e s de r e c u r r i r a l ueor.as drstico e l o s medios lgalos completos que suele-s demostrar s e r remdios s o l o lo nombres"

ACTITUD DE LOS COBRADORES ANTE LOS CLIENTES. P a r a l l e v a r a cabo l a s c o b r a n z a s , l e be l e e x i s t i r un p l a n s i s t e m a t i c e , cuyo f u n d a r o n t o est d e t e r m i n a d o en >jron - a r t e por l o s p l a z o s le c . b r . s e s t i ; . u l a .es, ..or e l e s t a b l e c i m i e n t o . Debe , e e x i s t i r , un ::tu.-.:> uniAno l e : env s Le Esta.:os l e Cobros, y t( Las l a s f a s e s le p r o c e s e l e l a cobranza .'o-ben l e e s t . i r c e o r l i nados e n ^ f o r n a t a i ,que e l t r a b a j o p r o s i g o s i n congestinj an en ponilos l e g r a n a c t i v i d a d . Pero ^ r e s c i n d i e n d o l e l a manera en que se o r g a n i z a y a p l i c a e l p l a n g e n e r a l , es i m p o s i b l e l o g r a r xito en l a s c o b r a n z a s , s i i que od m i n i s t r a n d i c h o p l a n c a r e c e n de c i e r t a , ^ u u i i d a l e s i m p o r t a n t e s , s i e n d o una de e l l a s l a e x p e r l e n cia. " ~
o a

En cuanto o l o s c o b r o r e s , seuelo dec i r , que l a l a b o r i o s i d a d , l a i n t e l i g e n c i a , l a p e r s e v e r a n c i a son c u a l i d a d e s para l o g r a r un buen t r a b a j o . e c o b r a n z a . Ms e l c o b r a d o r e f i c i e n t e , L debe d e m o s t r a r o t r a s a p t i t u d e s que por r a z o n e s de c o n v e n i e n c i a s , se expresarn con l a p a l a b r a diplomacia. Las costumbres y l a s e x p e r i e n c i a s comer ciles de l o s c l i e n t e s d i f i e r e n muchsimo e n t r o -

s i , y tambin sus caractersticas i e r s e n a l e s ; s o l o un agente de c o b r a n z a s i n e r t e utilizara e l mis o mtooc varo t o d o s . Cada cuenta v e n c i d a , es un problema d i s t i n t o y e l c o b r a d o r que q u i e r e t e n e r xito, es e l que posee s u f i c i e n t e c r i t e r i o , paro tr." t a r cada case cor.o s i f u e r a e l nico.
1

E l c o b r a d o r debe de d e m o s t r a r f i r m o z n s i n s e r r u d o , su mejor a m a no es l a alteracins i n o l a persuacin. S i e l deudor t i e n e l a v o l u n t a d de pagar pero carece de medios, se acudirs i s e r v i c i o c o m e r c i a l para a y u d a r l o a l a r e h a b i litacin; s i se toaede pagar, pero no q u i e r e h a c e r l o , deber l e e j e r c e r c i e r t a presin sobre l, pero e s t o se har en l o p o s i b l e de nodo d e c o n s e g u i r e l d i n e r o y a l mis .o t i e n d o c o n s e r v a r l a cuenta. Es recomendable que se ponga en p r c t i c a , l a rotacin de c o b r a d o r e s en l a s d i s t i n t a s zonas de cobranza para e f e c t u a r c o b r o s ; ya eune s t a medida se c o r r i g e e l d e f e c t o a l o o Cobradores e n e l aasc de que se c o n s i d e r e n i n d i s ^ o n s a !J 1 O S Tambin sera recomendable, toman lo sto como una s u g e r e n c i a , que se e s t a b l e z c a para l o s c o b r a d o r e s , e l ae o t o r g a r l e seriestramente . r e r i o s , d i p l o m a s , una comida, unos v a c a c i o n e s con g a s t o s pagados a l c o b r a d o r que l o g r a r a co b r a r l a mayor c a n t i d a d en e l tiempo e s t a b l e c i d o , ya que en e s t a forma se lograr aumentar l o s i n g r e s o s p o r concepto de c o b r o s .

PROFIEDAD DE LA BIBLIOTECA
DE LA
F A C U L T A D DE COMESCI

JALAfA.VEfi.

123v

Todas l a s s u g e r e n c i a s a n t e r i o r e s e x p u e s t a s , l a s hago con e l f i n le m e j o r a r e l s i s t e n a de cobranzas y a c t i t u d de l o s c o b r a d o r e s , p a r a o b t e n e r en e s t a f o r n a , r e s u l t a d o s p o s i t i v o s y l o g r a r c o n ns f a c i l i d a d l a consumacin d e l c i c l o econmico.

R u i s y Prieto.-Auditora Prctica.-Mxico 1962. E.L.Kohler.-Auditora.-Mxico 1962 C.P.T. A. Patn U.-Manual d e l C o n t a d o r . R e i m p r e sin. -Mxico 1947. v..A. Patn.-Tratado de C o n t a b i l i d a d me vi i a y s u p e r i o r . - B u e n o s A i r e s . 19b4 E g b e r t James C. H o l b r o o k E l m o r , A ' l d r i c l i . -Prctico C o m e r c i a l Nortamericana.-Torcer a edicin.-Buenos A i r e o . Holmes W. A r t h u r C. P. A.-Auditora . -b\\ .unda ldiicin.-Mxico 1965.
r

I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Pblicos! a) .-Normas y Proc - d i m i t n t o s de A u d i t o r i a Mxico.1965. b) .-Deberes de l o s C o n t a d o r e s Pblicos Jnior y Snior". P r i m e r o Edicin.-Mxico.1965. P i n n e y M i l l e r . - C o n t a b i l i d a d Introduccin Interino d i a . Segunda Edicin.-Pxico 1967. S.Ivi.Brown L. D o r i s . - M a n u a l d e l D i r e c t o r do Em p r e s a s . - P r i m e r a edicin,1959. Ley d e l Impuesto Sobre l a R e n t a .

Tesis. V e l o Ramn Baldomero E.-C.P."Breve e s t u d i o de l o Auditora de Cuentas p o r C o b r a r " ' . - U n i v e r s i d a d de Nuevo Len.-1965.