8ab XIII Sistem Personalia dan Penggajian

13.1. SISTEM PERSONALIA

13.1.1. Fungsi Fungsi personalia/kepegawaian, meliputi: (1) Penarikan pegawai barn. Termasuk dalam fungsi ini: (a) Memelihara arsip lamaran pekerjaan (b) Memelihara hubungan dengan lembaga-Iembaga penghasil calon pegawai, seperti sekolah tinggi, akademi, universitas, balai latihan kerja (c) Mengadakan seleksi calon pegawai, umumnya meliputi: Seleksi kemampuan teknis tertentu (job-test) Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerjasama dengan bagian yang memerlukan pegawai Seleksi sikap, minat, dan lain-lain (psycho-test) Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerjasama dengan konsultan psikologi Seleksi kesehatan (medical test). Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerjasama dengan Dokter perusahaan (2) Prosesing data pegawai barn, meliputi: (a) Penyiapan surat keputusan pengangkatan, dan penempatan dalam golongan gaji bagi pegawai barn (b) Penyiapan laporan penarikan tenaga kerja ke Departemen Tenaga Kerja (3) Pengembangan pegawai (4) Pemberhentian pegawai 13.1.2. Organisasi Dalam perusahaan kecil, fungsi personalia sering dirangkap oleh Kepala Bagian Umum, dibantu satu orang pegawai. Dalam perusahaan besar, fungsi ini ditangani oleh satu Bagian atau Depertemen tersendiri. 13.1.3. Informasi Untuk Manajemen (1) Tingkat perputaran pegawai (2) Upah rata-rata pada perusahaan sejenis (3) Upah rata-rata pada perusahaan-perusahaan

di lokasi di mana perusahaan berada
69

13.2. Sistem PenggajianJPengupahan Sistem penggajian pada perusahaan-perusahaan umumnya dapat digolongkan ke dalam: bervariasi, namun demikian pada

(1) Sistem gaji tetap. Dalam sistem ini pegawai akan mendapat gaji yang besamya relatif tetap. Misalkan pegawai lembur, pegawai tidak mendapat uang lembur, sebaliknya bila pegawai absen, maka gajinya juga tidak dikurangi. (2) Sistem gaji tetap dengan variasi. Dalam sistem ini pegawai mendapat gaji tertentu, tetapi bila pegawai lembur, atau melakukan prestasi tertentu, akan dapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja, atau terlambat masuk kerja, gajinya akan dikurangi. (3) Sistem upah variabel. Dalam sistem ini pegawai akan mendapat upah proporsional dengan pre stasi. Satuan prestasi bisa dalam bentuk unit produksi, jam kerja, atau hari kerja. (4) Kombinasi (1), (2), (3). 13.2.1. Catatan Akuntansi Yang Digunakan (1) Jurnal umum, atau daftar voucher (voucher register bila digunakan sistem voucher), untuk mencatat pengakuan utang gaji/upah. (2) Jurnal pengeluaran kas atau daftar cek (cek register bila digunakan sistem voucher), untuk mencatat pembayaran gaji/upah. (3) Rekening buku besar terkait. 13.2.2. Bukti Transaksi Bukti transaksi yang digunakan tergantung sistem penggajian yang dipakai.
(1) Sistem gaji tetap

(a) (b) (c) (d) (e)

(0
(a) (b) (c) (d) (e)

Surat keputusan pengangkatan pegawai (lihat Gb. 13-1) Surat keputusan golongan gaji (lihat Gb. 13-2) Surat keputusan perubahan gaji (lihat Gb. 13-3) Daftar gaji (lihat Gb. 13-4) Perincian gaji tiap pegawai (lihat Gb. 13-5) Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji)

(2) Sistem gaji tetap dengan variasi Surat keputusan pengangkatan pegawai Surat keputusan golongan gaji Surat keputusan perubahan gaji Daftar gaji Perincian gaji tiap pegawai (0 Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji) (g) Perintah lembur, atau laporan pre stasi seperti laporan penjualan per tenaga pemasar (untuk menghitung bonus) (h) Daftar absen pegawai

70

(3) Sistem upah variabel

(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Surat keputusan pengangkatan pegawai Surat keputusan tarip upah Surat keputusan perubahan tarip upah Daftar upah Perincian upah tiap pegawai Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji) Laporan prestasi seperti 1aporan produksi per tenaga buruh Daftar absen pegawai

PT KALPATARU JI. Lenteng Agung No.12 Jakarta Selatan KEPUTUSAN DlREKTUR Nomor: . Tentang Pengangkatan Pegawai Direktur PT Kalpataru, Menimbang Mengingat

a.

b.
a. b.

c.
Memperhatikan . a.

b.
Pertama Kedua Memutuskan Mengangkat pegawai bernama sebagai , terhitung mu1ai tangga1 . Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan da1am keputusan ini akan di1akukan perbaikan sebagai mana mestinya. Ditetapkan di Pada tangga1 Direktur,
(

Jakarta

)

Gb. 13-1 Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai
71

PTKALPATARU JI. Lenteng Agung No.12 Jakarta Selatan KEPUTUSAN DlREKTUR Nomor: ..... Tentang Golongan Gaji Pegawai Direktur PT Kalpataru, Menimbang Mengingat

a.

b.
a.

b.
c. Memperhatikan

a.
b. Memutuskan

Pertama

Menempatkan pegawai bemama dalam golongan gaji , dengan gaji sebesar , terhitung mulai tanggal

Kedua

Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan dilakukan perbaikan sebagai mana mestinya. Ditetapkan di Pada tanggal Direktur,
(

Jakarta

)

Gb. 13-2 Surat Keputusan Golongan Gaji Pegawai

72

PT KALPATARU JI. Lenteng Agung No.12 Jakarta Selatan KEPUTUSAN DIREKTUR Nomor: ..... Tentang Perubahan Gaji Pegawai Direktur PT Kalpatarn, Menimbang Mengingat

a.

b.
a.

b. c.
Memperhatikan a. b. Memutuskan Pertama Menaikkan gaji pegawai bemama sebesar , menjadi gaji barn sebesar tanggal . dari gaji lama , terhitung mulai

Kedua

Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan dilakukan perbaikan sebagai mana mestinya. Ditetapkan di Pada tanggal Direktur,
(

Jakarta

)

Gb. 13-3 Surat Keputusan Perubahan Gaji Pegawai

73

PTKALPATAltU JL LateDg Agmtg No. 12 Jakarta Selatan

-, '~ ", , "
",'';-''''

', "
,

"~';<~
" " \',
,~ \

.
"

~ ",',
v

"

',; ... »,
"

,~,,>~
,~,,\

"

DAFTAB' GAJI

',,', ''

'bUlan,

,

", "
"

'"

" ,',

" " ' ......... '

.. m~ .... ~~

... ~",,,.

"

"
GAJI BERSIH

"

'" ~"

NIP

NAMA

GAJI POKOK

TUNJANGAN

GAJI KOTOR

POTONGAN

TANDA TANGAN

Gb. 13-4 Daftar Gaji

PT KALPATARU JI. Lenteng Agung No. 12 Jakarta Selatan

................................
Nama Pegawai NIP Gaji Pokok Tunjangan Gaji Kotor Potongan Gaji Bersih

DAFTARGAJI bulan

..................................
.................................. -------------------------

.................................. ..................................
------------------------Bendaharawan
(

)

Gb. 13-5 Perincian Gaji (tiap pegawai)
74

PT KALPATARU JI. Lenteng Agung No.12 Jakarta Selatan PERINTAH Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama NIP Jabatan Menugaskan lembur kepada, Nama Nip Pelaksanaan lembur, Waktu Keterangan: Jakarta, LEMBUR

Gb. 13-7 Perintah Lembur

,JLLeJdeugAguDg:No.lZ, '
Ja~~:':-'"
,
,,

PTnLPATAJlU'
~,
','"
' ~ ,1*

,

0'

"

,

\
>

~

-'
,0

.' '.

.

:

.... <i\.

,
"

.

LAPOBAN PENJUALAN
,"

"

"
Nama Pemasar 1. 2. 3. 4.

.~ ........... ... ....
'

~:~,
~

"

Anggaran

Realisasi

Bendaharawan
(

)

Gb. 13-8 Laporan Penjualan
75

PT KALPATARU JI. Lenteng Agung No. 12 Jakarta Selatan " KM(TU ABSENSI, '

""

,.J} .'
":-.{'<
'<,

""

,
',+,

",l -s.; (

',

~.
,
"

"

"

"

:;"'4"

.
~

' ~~<':~~"<~~~'

,

......

............................... ~ ".. ...........
Tanggal Datang

, bulan

~ Pulang

<'

s

Gb. 13-8 Laporan Penjualan

PT KALPATARU JI. Leuteng Agung No. 12
Jakarta Selatan ~RTUKERJA b~,
Tanggal Bagian/Job
,>

,

;,

"

<c

' ....:.!: ... "
'11

,

l'

.
',;.,

'I-

" ~i1?- ,$':> <,t-: •
';_'

f'

Mulai

Selesai

Gb. 13-9 Kartu Kerja

76

,~,

,

'.

,-.,..

'

."

13.2.3. Pengendalian Interen Aspek Organisasi (1) Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir/waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji. (2) Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji. (3) Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji, dan petugas akuntansi. Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan (4) (5) (6) (7) Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. Transaksi penggajian hanya akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang. Praktik yang Sehat

(8) Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. (9) Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji. 13.2.4. Bagan Alir Arus Dokumen Dalam Sistem Penggajian Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian, dibuat asumsi mengenai sebuah perusahaan hipotetis sebagai berikut: (1) Perusahaan adalah perusahaan manufaktur. (2) Perusahaan mempunyai pegawai tetap, dan pegawai yang dibayar berdasar waktu bekerja. (3) Sistem absensi menggunakan mesin absensi. (4) Perusahaan menerapkan sistem voucher penuh. (5) Gaji diterimakan kepada semua pegawai dalam bentuk kas. (6) Di dalam perusahaan terdapat bagian/petugas yang berhubungan dengan penggajian sebagai berikut: (a) Petugas pengawas pencatatan waktu hadir/waktu kerja di mesin absensi. (b) Pembuat daftar gaji. (c) Bagian utang voucher. (d) Pembayar gaji. (e) Pemegang buku besar, dan kartu biaya.

77

PBNUAWAS AaSEN'S!

Gb. 13-10 Bagan Alir Arus Dokumen dalam Sistem Penggajian

13.2.5. Uraian Kegiatan Dalam Sistem Penggajian Pengawas Absensi
(l) Mengawasi pegawai dalam memasukkan katru hadir ke dalam mesin absensi, untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke mesin absensi. (2) Membuat rekapitulasi waktu hadir/kerja, dan menyerahkan kepada pembuat daftar gaji.

Pembuat Daftar Gaji
(1) Atas dasar surat keputusan penganggkatan pegawai, petugas ini membuat daftar gaji untuk pegawai tetap; atas dasar rekap waktu hadir, petugas kemudian membuat daftar upah bagi pegawai yang diupah menurut waktu kerja. (2) Daftar gajiJupah, dilampiri rekapitulasi waktu hadir/kerja, dikirim ke bagian utang voucher.

78

P,!OOJAYAa GAJl

Gb. 13-11 Bagan Alir Arus Dokumen dalam Sistem Penggajian (lanjutan) Bagian Utang Voucher (1) Memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji/upah, kemudian membuat voucher. (2) Mencatat voucher dalam voucher register. (3) Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir/kerja, kepada pembayar gaji. Pembayar GajilUpah (1) Atas dasar voucher, meminta cek kepada kepala bagian keuangan. (2) Menguangkan cek, dan menyiapkan amplop gaji. (3) Membayar gaji/upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji/upah pada kolom tanda tangan.
79

(4) Memberi cap "LUNAS" pada voucher dan dokumen pendukungnya. (5) Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti bahwa gajiJ upah sudah diambil para pegawai), dilampiri voucher, dan rekap waktu hadir/kerja ke pemegang buku jurnal, buku besar, dan kartu biaya. Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya
(1) Atas dasar daftar gajiJupah yang diterima dari pembayar gaji, mencatat ke daftar cek (cek

register) (2) Atas dasar voucher register dan cek register, membukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan. (3) Mengarsip semua dokumen.
SOAL-SOAL BAB XIII

Sebutkan fungsi personalia/kepegawaian. Bagaimana fungsi personalia pada perusahaan kecil diorganisir? Bagaimana pula pada perusahaan besar? Informasi apa saja yang biasanya dibutuhkan oleh manajemen sehubungan dengan 13-3 masalah personalia? Sebut dan jelaskan sistem-sistem penggajian yang mungkin dilaksanakan oleh 13-4 suatu perusahaan. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem personalia. 13-5 Sebutkan bukti transaksi yang digunakan dalam masing-masing sistem personalia. 13-6 Sebut dan jelaskan aspek-aspek pengendalian interen dalam sistem personalia. 13-7 Berikut adalah sistem penggajian untuk tenaga edukatif (Dosen) pada sebuah 13-8 Sekolah Tinggi: 1. Komponen Gaji: a. Gaji tetap. Gaji ini dibayarkan secara tetap tiap-tiap bulannya. b. Gaji variabel. Gaji ini dibayarkan secara proporsional dengan kehadiran dosen di ruang kuliah (memberi kuliah). 2. Setiap kali dosen memberi kuliah, dosen diminta menandatangani daftar hadir dosen. 3. Setiap kali kuliah berlangsung mahasiswa juga diminta menandatangani daftar hadir mahasiswa. Daftar hadir mahasiswa ini selain bermanfaat untuk keperluan administrasi pendidikan, juga dapat digunakan untuk mengontrol kehadiran dosen dalam memberi kuliah. Jadi, bila daftar hadir dosen dihubungkan dengan daftar hadir mahasiswa untuk matakuliah yang diasuh dosen yang bersangkutan, dapat ditentukan validitas kehadiran dosen tersebut. 4. Setiap tanggal 25 tiap bulan, bagian keuangan membuat daftar gaji dosen dengan cara menambahkan gaji tetap, dengan gaji variabel. Gaji variabel dihitung dengan mengalikan jumlah jam kehadiran dengan tarip tertentu. 5. Bila daftar gaji selesai dibuat dan dicek dengan benar, daftar gaji dimintakan persetujuan kepada Pembantu Ketua Bidang II (PK II), sekalian membuat bukti transfer bank.

13-1 13-2

80

6.

7. 8.

Bukti transfer dikirirnkan ke bank kampus, atas dasar bukti transfer bank memindah bukukan sejumlah tertentu dari rekening Sekolah Tinggi ke rekening masing-masing dosen. Bagian keuangan selain membuat daftar gaji, juga membuat rincian gaji (strook gaji). Perincian gaji ini dikirim kepada masing-masing dosen. Bagian akuntansi, dengan menggunakan daftar gaji yang dilampiri daftar pesensi dosen sebagai bukti, membukukan transaksi penggajian ke jumal pengeluaran kas (tidak digunakan sistem voucher), dan ke rekening buku besar yang terkait.

Diminta: Buatlah bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian di Sekolah Tinggi tersebut.

81

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful