Soalan 52 Apa Itu Fasilitator?

Fasilitator adalah perkataan yang asal datangnya daripada perkataan bahasa Inggeris iaitu ‘facilitator’. Perkataan dasarnya pula ialah ‘facilitate’ yang membawa erti memudahkan atau menyenangkan. Secara bahasanya dapat kita fahami bersama bahawa, fasilitator ialah orang yang memudahkan atau menyenangkan. Ia juga dikenali sebagai pemudahcara, pembimbing dan banyak lagi istilah yang digunakan. Fasilitator adalah contoh pencetus, motivator, provokator dan bermacam peranan lagi. Oleh itu, untuk menjadi seorang fasilitator, seseorang itu perlu mempunyai ilmu pengetahuan yang amat luas dalam pelbagai bidang terutamanya kemahiran hidup. Apa Itu KMK? Kumpulan Meningkat Mutu Kerja atau KMK ialah sekumpulan kecil pekerjapekerja (6-10 orang) daripada unit kerja yang sama yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenal pasti, memilih dan menganalisis masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini mengemukakan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Seterusnya, mereka melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan. KMK berpegang kepada konsep pengurusan secara penyertaan dan kemanusiaan. KMK juga merupakan mekasnisme dimana pekerja boleh menyertai proses menyelesaikan masalah demi meningkatkan lagi kualiti kerja di organisasi mereka. Peranan Fasilitator Dalam KMK Dalam struktur Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK), fasilitator merupakan komponen yang terdiri daripada ketua-ketua bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Mereka bertanggungjawab untuk satu KMK atau lebih. Dalam esei ini, saya akan membincangkan tentang peranan

1

fasilitator dalam KMK dengan memberikan contoh-contoh yang relevan. Antaranya ialah: 1. Sokongan semua peringkat Seseorang fasilitator berperanan untuk berhubung dengan semua peringkat peringkat pengurusan dan mendapat sokongan dan bantuan mereka. Sokongan dapat diperolehi apabila fasilitator bertindak sebagai orang tengah penghubung atau perantaraan antara pihak atasan iaitu pihak pengurusan atau pentadbir dengan kakitangan di dalam agensi masingmasing. Sebagai orang tengah, peranan fasilitator amat penting agar segala masalah-masalah yang timbul dalam sesuatu agensi di peringkat akar umbi dapat disampaikan kepada pihak pengurusan dengan berkesan. Penglibatan pihak pengurusan atasan merupakan satu faktor yang amat penting dalam menentukan kejayaan KMK. Hal ini disebabkan oleh pihak pengurusan atasan merupakan jawatankuasa yang penting dalam merangka dasar-dasar pelaksanaan KMK dan juga tanggungjawab dalam memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan yang dikemukan KMK. Fasilitator juga bertindak menyokong semua peringkat dengan cara memberi nasihat kepada ahli-ahli KMK tentang cara-cara penyampaian yang berkesan, meyakinkan dan teratur agar segala permasalahan dapat disampaikan kepada pihak pengurusan dengan lebih efisien. Oleh itu, sokongan serta bantuan dapat dihulurkan agar permasalahan yang timbul dapat difahami dan diselesaikan dengan berhemah. 2. Melatih ketua Seseorang fasilitator memainkan peranan penting dalam menjamin kejayaan program KMK. Mereka perlu mempunyai asas kemahiran serta teknik yang betul perlu diamalkan dalam usaha mencari penyelesaian kepada masalah yang timbul dalam sesebuah agensi. Oleh sebab itu, ketua-ketua kumpulan dalam program KMK perlulah diberi latihan terlebih dahulu bagi menjamin kelancaran program KMK ini. Fasilitor perlu membekalkan latihan 2

secukupnya kepada ketua-ketua kumpulan dan membanti melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan. Sememangnya tugas ini mencabar kerana fasilitator yang baik haruslah berkebolehan melatih, memudahcara dan membimbing ahli-ahli kumpulan melaksana KMK. Antara contoh-contoh latihan yang boleh diberikan merangkumi aspek kemahiran komunikasi berkesan, teknik penyampaian dan pemudahcaraan yang berkesan, cara mengendalikan kerja kumpulan, memupuk semangat kerjasama antara ahli kumpulan dan sebagainya. Latihan seperti ini memainkan peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan program KMK agar ahli-ahli KMK dapat mencari jalan penyelesaian kepada masalah yang timbul sekaligus meningkatkan produktiviti dan kepuasan bekerja. Latihan ini juga amat penting agar mesej atau masalah yang hendak disampaikan oleh ahli KMK kepada pihak pengurusan dapat disampaikan dengan berkesan. 3. Suasana terbuka dan menyokong Selain itu, fasilitator memainkan peranan yang penting dalam

mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong bagi menjamin ketelusan program KMK. Hal ini selaras dengan falsafah KMK yang berdasarkan kepada pengurusan secara kemanusiaan, justeru itu suasana begini amat penting diwujudkan agar segala permasalahan atau isu yang timbul dalam sesebuah agensi dapat difahami dan ditangani bersama secara berhemah oleh pihak pengurusan dan kakitangan. Peranan fasilitator sebagai orang tengah amat penting bagi menjamin keharmonian hubungan kedua-dua belah pihak dan sekaligus dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti organisasi. Apabila sesuatu masalah timbul di tempat kerja, ianya dapat ditangani seandainya kedua-dua belah pihak dapat duduk semeja dan berbincang untuk mencari jalan penyelesaian kepada setiap permasalahan yang timbul. Peranan fasilitator dalam mengekalkan suasana terbuka dan meyokong terbukti apabila fasilitator bijak mengawal keadaan antara kedua-dua belah pihak dan memastikan 3

perbincangan berjalan lancar. Kemahiran komunikasi amat penting bagi perbincangan membuahkan hasil yang produktif dan inovatif. 4. Pakar kepada kumpulan Seterusnya, antara peranan fasilitator yang lain adalah sebagai pakar kepada kumpulan. Fasilitator bertanggungjawab memastikan bahawa kumpulan melaksana akan menumpukan aktiviti-aktiviti terhadap masalahmasalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Pada peringkat awal, ahli KMK perlu mengenal pasti masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja seharian. Lazimnya, masalah-masalah yang sering terjadi ialah sistem fail, perkhidmatan kaunter, proses aliran kerja dan sebagainya. Setelah mengenal pasti masalah-masalah yang timbul, ahli KMK perlu memilih hanya satu masalah sahaja yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Masalah yang perlu diutamakan semestinya adalah masalah yang paling kritikal. Di sini kemahiran fasilitator akan teruji kerana mereka perlu pantas dalam membuat keputusan yang terbaik. Sebagai pakar kepada kumpulan, fasilitator berperanan dalam memberi tunjuk ajar mahupun panduan dalam proses pemilihan masalah ini. Selain dari itu, fasilitator turut memainkan di peranan yang utama iaitu sewaktu proses menjalankan aktiviti-aktiviti peringkat pelaksanaan

menganalisis masalah, cadangan penyelesaian masalah sehinggalah kepada proses pelaksanaan projek oleh ahli-ahli KMK. Bagi mengelakkan timbulnya masalah sewaktu proses pelaksanaan, penerangan yang berkesan perlulah diberikan oleh fasilitator terutamanya mengenai prosedur-prosedur yang betul. Oleh itu, dapat dilihat bahawa fasilitator bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan aktiviti secara total. 5. Pendengaran penghubung aktif Seperti yang kita sedia maklum, komunikasi berkesan merupakan antara jambatan yang membawa kepada kerjasama erat antara pihak pengurusan dan kakitangan, Namun begitu, terdapat pelbagai halangan dalam komunikasi 4

antara pihak pengurusan dan kakitangan kerana masalah yang tidak dapat dielakkan. Oleh sebab itu, penglibatan fasilitator sebagai orang tengah dalam penyelesaian masalah di tempat kerja amatlah penting sekali. Peranan ini amat penting kerana fasilitator menjamin kesejahteraan dan perhubungan yang sihat dalam struktur KMK. Hal ini kerana, dalam kebanyakan organisasi, komunikasi antara pihak pengurusan dan kakitangan adalah terbatas. Antara hal yang menyekat atau menjadi halangan komunikasi adalah perbezaan struktur dalam jabatan, maklumat yang hendak disampaikan tidak mencukupi atau terpesong, budaya kerja yang berbeza, persekitaran yang digunakan untuk komunikasi tidak sesuai, latar belakang yang berbeza dan sebagainya. Apabila wujudnya perbezaan sebegini, di sinilah fasilitator perlu

memainkan peranan kerana fasilitator boleh bertindak sebagai pemudah cara dalam penyelesaian masalah dengan lebih rasional dan teliti. Hal ini dapat dicapai dengan melibatkan semua bahagian organisasi dalam perancangan dan proses merancang program. Fasilitator perlu menjalin kerjasama dengan ahli KMK untuk mengenali masalah dan penyelesaian masalah. Sebagai penghubung atau orang tengah, fasilitator perlu bertindak mencari jalan penyelesaian kepada permasalahan atau sebarang kemusykilan di tempat kerja. Hal ini membuktikan bahawa peranan fasilitator sebagai pakar rujuk kepada kumpulan tidak dapat disangkal lagi. Hal ini kerana seseorang fasilitator merupakan orang yang tahu selok belok tentang pengurusan sesebuah agensi dan mempunyai ilmu tentang kemahiran dan teknik dalam penyelesaian masalah. Sebagai orang yang paling arif dan pakar dalam kumpulan, fasilitator perlu membantu ahli KMK melihat masalah dengan jelas dan mencadangkan penyelesaian yang mudah supaya langkah-langkah mengatasai dapat dilakukan dengan bijaksana. Dengan wujudnya fasilitator sebagai pakar rujuk, ahli-ahli KMK dapat berfikiran secara analitis dan kritikal melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti pencambahan fikiran (brainstorming), analisis sebab-akibat (cause 5

and effect analysis) serta pelbagai lagi kaedah yang difikirkan sesuai untuk menyelesaikan sebarang masalah yang timbul. 6. Mengesan kemajuan kumpulan Di samping itu, fasilitator juga memainkan peranan bertindak untuk mengesan kemajuan kumpulan di bawah kawalan dan tanggungjawabnya. Seperti yang kita sedia maklum, setiap fasilitator bertanggungjawab dalam memberi perhatian dan bimbingan secukupnya kepada ahli-ahli kumpulan pelaksana KMK. Oleh itu, fasilitator perlu memastikan bahawa kemajuan yang dicapai oleh sesebuah kumpulan KMK dapat diukur dengan mengenalpasti segala aktiviti yang telah dirangka berbanding dengan apa yang telah dilaksanakan di akhir program. Untuk mengukur tahap atau prestasi kemajuan yang telah dilaksanakan oleh sesebuah kumpulan KMK, langkah-langkah berikut boleh diambil. Pertama sekali, kemajuan yang dicapai oleh sesebuah kumpulan KMK dapat diukur dengan mengenal pasti segala aktiviti yang telah dirangka berbanding dengan apa yang telah dilaksanakan di akhir program. Seterusnya, kemajuan yang dicapai oleh sebuah kumpulan KMK dapat diukur dengan mengenal pasti segala aktiviti yang telah dirangka berbanding dengan apa yang telah dilaksanakan di akhir program. Selain dari itu, kemajuan juga dapat diukur dengan membandingkan pencapaian sebenar benbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap aktiviti-aktiviti yang terlibat di peringkat pelaksanaan. 7. Menilai dan melapor hasil/kos Peranan terakhir bagi seseorang fasilitator dalam struktur KMK ialah setelah program KMK dilaksanakan, fasilitator perlulah menilai hasil program serta kos dan melaporkan kepada pihak pengurusan. Perkara ini adalah amat penting dalam mengenal pasti keberkesanan sesebuah program KMK. Keberkesanan sesebuah program KMK dapat diukur apabila ianya mencapai matlamat atau objektif yang disasarkan.

6

Selain itu, dalam melaksanakan sesebuah program KMK, pastinya pengaliran kos atau aliran tunai sangat perlu dititikberatkan supaya tidak berlaku keciciran. Fasilitator perlu mengambil kira kos-kos yang terlibat dalam pelaksanaan sesebuah program. Kos-kos yang terlibat merujuk kepada merangkumi kos penyediaan alat tulis, overhead projector, transparensi, bilik perbincangan, penginapan, pengangkutan dan sebagainya. Fasilitator juga perlu membuat laporan mengenai hasil program yang dijalankan agar pihak pengurusan dapat merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil tindakan terhadap cadangan-cadangan penyelesaian masalah dan penambahbaikan yang dikemukakan oleh KMK. Penutup Sebagai kesimpulannya, berdasarkan contoh-contoh relevan seperti di atas, peranan fasilitator dalam struktur Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK) amatlah penting untuk memastikan dan menjamin pembentukan sebuah KMK yang berkesan. Oleh sebab itu, seluruh anggota organisasi perlulah memberi komited dengan memberi komitmen sepenuhnya serta mampu melaksanakan tanggungjawab yang diberi kepada mereka dengan sempurna dan berkesan. Seseorang fasilitator yang telah dilantik juga perlu berpegang teguh kepada prinsip-prinsip asas KMK kerana sememangnya pekerja-pekerja perlu diiktiraf sebagai sumber yang paling bernilai. Sekiranya konsep KMK dapat dikekalkan dalam sesebuah organisasi, maka kualiti organisasi tersebut akan lebih terjamin.

7

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful