東洋大学国際地域学部

日本語総合演習
2008/01/10 村上吉文

公文書の書き方

はじめに
 今回は公的な手紙の書き方をご紹介します。公的な手紙は、難しいように感じる人もいますが、
形式が決まっていますので、その形式さえ覚えれば難しくありません。また、その形式を覚える
のは、
「この手紙を書いた人は日本のことを知っている人だな」と思わせる効果があるので、自 分
の信頼性を高めることができます。
1. 構成

2. いくつかの注意
注意1 自分と相手の名前の書き方
 「標題」より上の部分では一つだけ気をつけることがあります。
相手の名前は「田名一郎課長」としても「課長 田中一郎様」でもいいですが、自分のことは「山
田次郎課長」とは書かずに、
「課長 山田次郎」と書かなければなりません。名前の後に「課長」な ど
の役職を書くと、
「様」と同じ「敬称」の意味になります。自分には使わないようにしましょう 。
注意2 頭語と結語

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 頭語には「拝啓」
「謹啓」
「拝復」などがあります。そして、
「拝啓」と「拝復」という頭語には「敬具 」
という結語が使われ、
「謹啓」という頭語には「謹白」という結語が使われます。この組み合わせ は、
ワードを使うと自動で挿入されますので、いちいち覚える必要はありません。
 普通は「拝啓」、返事を書くときは「拝復」、卒業式などの式典では「謹啓」、急いでいるときは「 前
略」を使います。それ以外にもたくさんありますが、覚える必要はありません。
注意3 時候の挨拶
 時候の挨拶は、その季節に関係した挨拶です。夏に春の挨拶を書いてはいけません。しかし、こ
れもワードを使えば自動で挿入されますので、覚える必要はありません(パソコンのカレンダ
ーが間違っていると、間違った挨拶が挿入されます)。なお、
「感謝のあいさつ」の部分にも「旧 年
中は」などのように季節に関係のある言葉が入ることもありますので、気をつけましょう。
3. ワードで書くには
 まず日付を書きます。日付は Alt+I+T で自動的に書くことができます。
日付と自分の会社名、部署、名前は右寄せで書きます。右寄せにしたい部分をクリックして、キ
ーボードの「ctrl」を押しながら「R」を押すと、右寄せになります(左寄せは Ctrl+L)。
ちゅうおうぞろ

 標題(タイトル)は 中 央 揃えです。Ctrl+E です。
 頭語はちょっとおもしろいです。まず、新しい行に「拝啓」と書いて改行します。そうすると自
動的に「敬具」という結語が出てきて、右寄せになりましたね。そして「あいさつ文」という小さな
窓も出たはずです。

次に「あいさつ文の挿入」をクリックします。今度は右
のように大きい窓が出たと思います。後はその月のあ
いさつと、安否のあいさつと感謝のあいさつを選ぶだ
けです。かんたんですね。
 ただし、二つだけ注意することがあります。
一つ目は安否のあいさつです。安否のあいさつの「貴
社」は会社、
「貴店」は店、
「貴行」は銀行で働く人に書 き
ます。それ以外の場合は「時下」を使うのが安全です。
二つ目は感謝のあいさつです。ここで「ご愛顧」とい
う言葉を使うのは、お金を払ってくれるお客様に対し

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てだけです。教育関係者は使いません。
 これであいさつ文は完成です。 「OK」をクリックします。
 次の「おこし文」は基本的に「さて」を選べば問題ありません。そして「さて」の後に、本当の用件
を自分で書きます。用件を書いたら、もう一度「あいさつ文」の小さな窓を見てください。今度は
「結び言葉」をクリックします。基本的に「今後ともご指導、ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願
い申し上げます。」を選んでおけば問題はありません 。
4. 練習
 ワードで「拝啓」の代わりに「前略」や「謹啓」
「拝復」という頭語を書いて、同じように改行し て
みてください。今度はどんな結語が出ましたか。
5. 課題
 もうすぐ今年度の授業も終わりですね。ブログの読者の皆さんに、お礼の記事を書いてみまし
ょう。心を込めるのはもちろんですが、ここで紹介した形式も忘れずに書いてください。

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