1.10. Managementul proiectelor informatice 1.10.1.

Aspecte definitorii şi organizatorice Managementul proiectelor[1] este o strategie managerială aplicată mai ales în informatizări şi investiţii de altă natură. Ea presupune constituirea unor echipe de specialişti în analiza, proiectarea şi implementarea de aplicaţii informatice şi implicarea de specialişti din diferite compartimente funcţionale, mai ales de contabilitate, comercial şi de management a resurselor umane. Echipele de proiect au ca obiectiv lansarea şi realizarea proiectului cu respectarea specificaţiilor tehnice, a termenelor de execuţie şi a bugetului de cheltuieli. Managementul proiectului este subordonat compartimentului funcţional, de regulă, de contabilitate, care poate avea rolul cel mai important în implementarea lui. Pe baza celor menţionate, sinteza avantajelor şi a dezavantajelor managementului prin proiecte este redată în pagina următoare. Faţă de organizarea funcţională clasică, organigrama unei societăţi comerciale în care se implementează managementul proiectării, reflectă “organizarea pe proiecte pură”. În cadrul fiecărui proiect, managerul are autoritate şi responsabilitate deplină. Un proiect constituie o entitate autonomă distinctivă în cadrul structuri firmei, cu propriul său personal tehnic, propria administraţie, “relaţionată” de organizarea de ansamblu (doar) prin rapoartele periodice pe care managerul de proiect trebuie să le prezinte conducerii strategico - tactice. AVANTAJE 1. Centralizarea resurselor similare. 2. Disponibilitatea forţei de muncă. 3. Stabilitate mare. 4. Standarde profesionale înalte. 5. Asigură o flexibilitate maximă în utilizarea personalului. Experţii pot fi implicaţi temporar în proiect, apoi retrimişi la munca lor obişnuită. 6. Experţii pot fi utilizaţi în cadrul mai multor proiecte. 7. Specialiştii implicaţi în cadrul proiectului pot apela la colegii lor din cadrul compartimentului funcţional din care provin pentru a face schimburi de cunoştinţe şi experienţă, ceea ce poate constitui o sursă de soluţii creative şi sinergice pentru problemele proiectului. 8. Posibilitatea asimilării unor noi tehnologii performante. 9. Permite utilizarea în cadrul proiectului a aceloraşi proceduri tehnice şi manageriale folosite şi la nivelul firmei. 10. Specializare în cadrul funcţiilor. 11. Menţine parcursurile normale de evoluţie în carieră din cadrul organizaţiei. DEZAVANTAJE 1. Număr mare de niveluri ierarhice. 2. Lipsa unei “vederi” de ansamblu a proiectului pentru majoritatea personalului implicat. 3. Clientul nu este în centrul preocupărilor. Unitatea funcţională căreia îi este subordonat proiectul are propriile sale sarcini de realizat şi acestea prevalează de obicei faţă de cele ale proiectului. 4. Unitatea funcţională tinde să fie orientată către realizarea şi controlul activităţile tehnice şi nu către problemele globale ale proiectului. 5. Nu i se acordă unei singure persoane întreaga responsabilitate pentru proiect. 6. Motivaţia echipei de proiect este slabă deoarece proiectul este perceput ca un aspect marginal în cadrul activităţii firmei. 7. Poate favoriza apariţia rivalităţii şi competiţiei neloiale între echipele de proiect în lupta acestora pentru acces la resursele organizaţiei. 8. Succesul este totdeauna însuşit, iar eşecul nu aparţine nimănui. 9. Rezistenţă în faţa schimbării. 10. Proces lent de luare a deciziei.

Având în vedere avantajele şi dezavantajele specifice fiecărei forme de organizare, se poate opta pentru o combinaţie de structuri, după necesităţi. Managementul şi marketingul informatizate se realizează prin integrarea orizontală (funcţională) şi verticală (ierarhicã) de aplicaţii, ca proiecte finale executabile, menite a facilita exercitarea funcţiilor întreprinderii şi ale conducerii. Rezultă sisteme informatice de gestiune şi de asistare a deciziilor (deci un sistem informatic) de tratare şi folosire optimală a informaţiei economico- financiare şi cu caracter social. Corespunzãtor modului de organizare a datelor, aplicaţiile informatice pot fi: independente; integrate care comunică direct (on-line, în timp real) sau indirect (off- line) în soluţionarea problemelor complexe. Exploatarea unui sistem (aplicaţii) informatic(e) se poate face centralizat sau cu distribuire parţială sau totală, în funcţie de posibilităţile sistemelor de calcul disponibile şi concepţia de ansamblu prestabilită. În esenţǎ, managementul prin proiecte presupune numirea unui manager general al proiectului de finalizare a unui obiectiv important (automatizare, proiectarea şi lansarea de produse noi, realizarea unor retehnologizǎri etc.) care devine răspunzător de organizarea şi desfăşurarea acţiunilor din faza de lansare a proiectului şi până la finalizarea lui. Managerul îşi alege echipa (subordonaţii) şi colaboratorii în funcţie de condiţiile specifice ale organizaţiei sau a organizaţiilor în care urmează să fie realizată finalizarea de implementare a proiectului. 1.10.2. Metodologii de management ale proiectării 1.10.2.1. Unele strategii de proiectare a sistemelor informatice Strategiile ce se aplică în prezent, se pot clasifica în funcţie de rolul sistemului informatic în cadrul sistemului obiect şi de modalităţile folosite la abordarea şi realizarea unui nou sistem. Avem astfel clasificarea: 1. După rolul sistemului informatic în cadrul sistemului obiect se disting următoarele strategii: Strategia ameliorativă ce consideră că rolul principal al sistemului informatic constă în îmbunătăţirea performanţelor proceselor informaţionale prin automatizarea activităţilor şi operaţiilor cu caracter repetitiv şi de rutină. Strategia inovatoare care consideră că introducerea sistemului informatic trebuie însoţită de schimburi sau perfecţionări importante în organizarea şi funcţionarea sistemului obiect. Strategia adoptivă ce consideră că sistemul informatic urmează a fi conceput şi realizat în aşa fel încât să se poată adapta şi evalua cât mai uşor odată cu schimburile survenite în cerinţele informaţionale sau în organizarea şi funcţionarea sistemului obiect. După modalitatea de abordare şi realizare a sistemelor informatice distingem: Strategia top-down (descendentă) ce are la bază principiul descompunerii unui sistem complex, pe nivele succesive de detaliere, până la obţinerea unor componente suficient de simple şi independente încât să poată fi abordate şi dezvoltate separat. Strategia botton-up (ascendentă) ce se bazează pe principiul definirii şi ansamblării complementar de nivel inferior în cadrul unui nivel superior, cu precizarea că integrarea complementelor se face succesiv, pe măsură ce sunt definitivate şi realizate efectiv. 3. După modul de parcurgere al etapelor ce compun ciclul de existenţă a sistemelor informatice, se disting: Strategia liniară sau în cascadă ce presupune parcurgerea succesivă a etapelor, cu posibilitatea revenirii la etapa imediat precedentă. Strategia prototipurilor ce presupune elaborarea unei versiuni iniţiale a sistemului informatic cu caracter prototip, în care sunt incluse numai funcţiile de prelucrare esenţiale sau critice. Strategia proiectării în doi paşi care presupune parcurgerea fiecărei etape până la elaborarea programelor, în doi paşi astfel: în primul pas se realizează un studiu preliminar ce serveşte etapei imediat următoare, iar în caz contrar se revine la etapa precedentă.

Strategia documentării anticipate ce presupune elaborarea cu anticipaţie a documentelor de utilizare a sistemului, chiar din fazele preliminare ale proiectării. 1.10.2.2. Strategia clasică Principalele etape de lucru şi specificaţii de realizare a unui proiect informatic, în concepţia clasică, dedusă din experienţa specialiştilor în analiza şi conceperea de sisteme informatice, sunt: 1. - elaborarea temei de realizare cu specificarea cerinţelor şi a restricţiilor sistemului, ca potenţială bază juridică de reglementare a raporturilor proiectant-beneficiar (utilizator); 2. - proiectarea de ansamblu care, în general, este similară acţiunilor de elaborare a unui studiu tehnico-economic pentru investiţii de natură industrială. Importanţa etapei derivă din faptul că este ultima în care analiza vizează ansamblul acţiunilor de prefigurare nu numai a viitorului sistem informaional-decizional, ci şi conexiunile acestuia; 3. - proiectarea de detaliu sau tehnică a fiecărei componente de tip subsistem sau aplicaţie, prin conceperea analitică a acestuia; 4. - programarea fiecărei componente prin scrierea programelor într-un mediu adecvat, testarea şi integrarea lor în mediul pentru care au fost concepute; 5. - testarea procedurilor cu date reale în vederea omologării şi acceptării lor de către beneficiar, implementarea lor în cadrul sistemului informatic; 6. - exploatarea şi întreţinerea produsului informatic rezultat, urmărind prin aceasta, îmbunătăţirea performanţelor acestuia. În fiecare etapă se elaborează documentaţii specifice, iar spre final, se completează şi definitivează documentaţia de prezentare, operare şi întreţinere a produselor informatice nou create. 1.10.2.3. Strategia prototipizării Scopul vizat prin aplicarea strategiei prototipizării este structurarea procesului de realizare a unui produs informatic necesar automatizării funcţiilor critice ale unei societăţi comerciale (cum ar fi funcţia de producţie / managementul execuţiei) sau standardizarea şi tipizarea sistemelor informatice pe tipuri de organizaţii. Un prototip este un model al comportării produsului dorit care se realizează relativ repede cu cheltuieli mici şi timp scurt de finalizare. De altfel, prototipizarea stă la baza noului mod de utilizare a mediilor de programare vizuale, bazat pe asistenţi specializaţi care oferă instrumente de lucru complexe şi pe „vrăjitori” care predefinesc structurile de date şi paşii de lucru în gestionarea informaţiilor. 1.10.2.4. Strategii orientate obiect Aceste abordări crează condiţii ca un obiect să aibă o triplă reprezentare: structurală, ca o realizare (instanţiere) a unui tip de dată, caracterizată printr-o structură ascunsă prin operaţii; conceptuală pentru entităţile lumii reale care pot fi specializate şi dinamică pentru actori la care obiectul este autonom şi activ răspunzând la mesaje. Esenţa abordării orientată- obiect este definirea caracteristicilor obiectelor dintr-o aplicaţie şi realizarea interacţiunii lor prin schimbul de mesaje. Xavier Castellani consideră că metodologia şi concepţia orientate obiect introduc[1]: conceptul de serviciu în loc de operaţie; noţiunea de cunoştinţă şi conceptul de transmutaţie privind transformările obiectului. [1] .Xavier C.-Methodologie generale d'analyse et de conception de systemes d'objets, Mason, Paris, 1993. 1.10.3. Organizarea echipelor de analizǎ şi proiectare a activitǎţilor 1.10.4. Elaborarea specificaţiilor de proiectare 1.11. Principiile proiectării sistemelor informatice În proiectarea sistemelor informatice trebuie să se aibă în vedere şi următoarele principii de proiectare: 1. Fundamentarea realizării sistemului pe criterii de eficienţă economică, ce presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea şi

exploatarea curentă a sistemului informatic şi compararea lor cu efectele economice directe şi indirecte obţinute de unitatea beneficiară. 2. Parcurgerea nemijlocită a unităţii beneficiare la conceperea şi realizarea sistemului, care presupune adoptarea şi transpunerea în practică, de către conducerea beneficiarului a tuturor măsurilor cu caracter organizatoric necesare desfăşurării, proiectării şi introducerii în exploatare a sistemului, inclusiv participarea cu specialişti proprii la elaborarea concepţiei şi realizării efective a sistemului informatic. 3. Asigurarea calităţii soluţiilor abordate, ce presupune aplicarea celor mai eficiente metode şi tehnici de proiectare şi specificarea unor caracteristici de calitate care să fie validate şi controlate pe parcursul realizării sistemului. 4. Adoptarea de soluţii în concordanţă cu resursele disponibile, aceasta presupune corelarea permanentă a proiectării sistemului informatic cu caracteristicile echipamentelor de tehnică de calcul existente sau prevăzute a se achiziţiona de unitatea beneficiară.