UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA

RAUL DONATO CRUZ HUACAC

Preparacin

Identificacin del mapa de procesos de la organizacin Establecimiento de su visin de futuro Diseo para la visin Implementacin de dicha visin

Es una de las etapas de la Metodologa para hacer Reingeniera de procesos. El propsito de estas etapas es desarrollar y comprender el modelo del negocio con procesos orientados al cliente.

Cules son nuestros principales procesos? En dnde se tocan las interfaces de stos procesos con las de los procesos del cliente y proveedores? c) Cules son nuestros procesos estratgicos de valor agregado? d) Qu procesos debemos de redisear en el trmino de 90 das, de un ao, posteriormente?
a) b)

TAREA 2. 1: IDENTIFICAR CLIENTES, SUS NECESIDADES Y PRODUCTOS

TAREA 2. 2: DEFINIR Y INDICADORES DE DESEMPEO TAREA 2. 3: IDENTIFICAR AREA RELACIONADAS (ENTIDADES). TAREA 2. 4: IDENTIFICAR Y DEFINIR PROCESOS RELACIONADOS. TAREA 2. 5: IDENTIFICAR ACTIVIDADES. TAREA 2. 6: EXTENDER MODELO DE PROCESO TAREA 2 .7: CORRELACIONAR ORGANIZACIN. TAREA 2. 8: CORRELACIONAR RECURSOS TAREA 2. 9: FIJAR PRIORIDADES DE PROCESOS.

En esta tarea se identifican los clientes externos, se defienden sus necesidades y deseos y se identifican las diversas interacciones entre la organizacin y los clientes. Es enteramente apropiado empezar la reingeniera de procesos con el cliente, puesto que todas las cosas de una empresa rentabilidad, prestigio, las recompensas psicolgicas del xito dependen en ltima instancia de cliente.

Cliente

Interno

Externo

Beneficiario directo de un servicio (usuario)

Esta tarea define la medida de rendimiento orientada al cliente y determina los actuales niveles de rendimiento, tanto promedios como variaciones. Tambin examina las normas actuales e identifica los problemas de rendimiento.

Los indicadores pueden ser utilizados de la siguiente manera:

% de mercadera que supera los requisitos de calidad. % de mercancas rechazados por motivos de calidad. Tiempo medio necesario para la realizacin del proceso. Gasto medio necesario para la realizacin del proceso. Gastos / Ingresos del procesos. % del tiempo en que el proceso esta operativo (haya carga de trabajo o no) Tiempo medio en realizar una reparacin. Tiempo medio entre averas. Satisfaccin del cliente (medidas mediante encuestas o mediante nmero de reclamos). Otros que realicen medida de la eficacia o eficiencia del proceso de forma representativa.

Esta tarea define las entidades o "cosas" con que negocian las organizaciones. Esta tarea define tambin los estados en que puede encontrarse cada entidad, y correlaciona los cambios de estado con las interacciones, es decir, identifican que interaccin causa cada cambio de estado.

ejemplo
ENTIDADES
Maquinaria para fabricar pintura Maquinaria para envasar pintura Lista de requisicin de materiales Inventario de materia prima Inventario de producto terminado Mano de obra Proceso de envasado actual

Funcional

Permite envasar

Existe para un producto

Contiene toda la informacin actualizada sobre las materias primas en existencia

Contiene toda la informacin actualizada sobre los productos terminados existentes No existe para determinados productos

Capacitada

Eficaz

ESTADOS

Saturado

No permite envasar

No existe para un producto

No existe para determinado materia prima

No capacitada
Insuficientes conocimientos tecnolgicos Personal insuficiente

Eficiente

Incompleta

En desuso Falta de mantenimiento correctivo y preventivo

Ineficaz

En desuso

ineficiente

Falta de mantenimiento correctivo y preventivo

Esta tarea define cada proceso e identificar su serie de cambios de estado. Define los factores crticos del xito. Identificar los insumos y los resultados del proceso, lo mismo que cualquier estmulo adicional que cause un cambio de estado.

Mapa de procesos Para ello, se suele utilizar los llamados mapa de procesos en los cuales se refleja el diagrama de flujo correspondiente a las fases de que constan los diferentes procesos de la gestin de la empresa.

Los mapas de procesos son tiles para: Conocer como se llevan a cabo los trabajos actualmente Analizar los pasos de proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad. Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoras de proceso. Orientar a nuevos empleados Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

mapa de procesos de la organizacin.

CLASIFICACIN DE PROCESOS

Procesos estratgicos: en este grupo se incluyen aquellos procesos vinculados al mbito de las responsabilidades de la direccin. Son fundamentalmente de planificacin y ligados a factores clave de la organizacin.
Procesos operativos: aquellos procesos relacionados directamente con la realizacin del producto y/o la prestacin del servicio. Procesos de apoyo: aquellos que dan soporte a los procesos operativos, relacionados habitualmente con recursos (personales y materiales) y mediciones.

Esta tarea identifica las principales actividades necesarias para efectuar cada cambio de estado. Determina asimismo el grado en que cada actividad agrega valor, es decir, el grado en que la actividad contribuye a satisfacer las necesidades o los deseos del cliente.

En este punto de la metodologa rpida Re, los estados de proceso han cumplido su propsito. Algunas de las mayores oportunidades de mejorar tanto el servicio de los clientes, como la eficiencia de los procesos, provienen de integrar los procesos de una compaa ms ntimamente con los de sus clientes. Para estas oportunidades es necesario extender los lmites del modelo de proceso para incluir sus interfaces como los procesos de los clientes.

Esta tarea define las organizaciones que toman parte de cada una de las actividades principales y el tipo de participacin. Por consiguiente de primera frontera proceso / organizacin.

Clave: R= Responsable I=Aporta Insumo N=Recibe Notificacin

Ejemplo

ORGANIZACION

Depto. Compras y ventas

Depto. De Logstica y Almacn

Depto. De Finanzas y Facturacin

Depto. De Produccin ACTIVIDADES Tomar pedido

N I R R N R R I R I R R I R N N R R R R N R R N R R R N R

Consultar existencia de materia prima Solicitar de materia prima Abastecer materia prima Registrar entrada de materia prima

Elaborar Producto
Envasar producto Ingresar el producto terminado al almacn Expedir factura del pedido Confirmar entrega del pedido con el cliente Entrega factura y producto al Cliente

Clave: R= Responsable I=Aporta Insumo N=Recibe Notificacin

En esta tarea se calcula el nmero de empleados y los gastos en cada actividad y cada proceso. Tambin se calculan los volmenes y la frecuencia de transacciones. Un segundo propsito de esta tarea es obtener una lnea de base para la utilizacin de los recursos.

RECURSOS

N: RRHH

Ejemplo

$ Financiera ACTIVIDADES Tomar pedido Consultar existencia de materia prima Solicitar de materia prima Abastecer materia prima Registrar entrada de materia prima Elaborar Producto Envasar producto Ingresar el producto terminado al almacn Expedir factura del pedido Confirmar entrega del pedido con el cliente Entrega factura y producto al Cliente

En esta tarea se pondera cada proceso por su impacto sobre las metas y las prioridades fijadas en la tarea 1. 2, desarrollar consenso ejecutivo, y por los recursos consumidos Esta tarea se dise para permitir al equipo de proyecto desarrollar prioridades que recomienda para reingeniera, obtener la aprobacin ejecutiva y seguir adelante. Desarrollar prioridades para reingeniera es una tarea compleja, y requiere analizar mltiples factores y anlisis de alternativas.

Los tres componentes principales del anlisis son: 1. Impacto: la contribucin actual y potencial de cada proceso a las metas de la empresa. 2. Magnitud: los recursos que consuma o utilice cada proceso. 3. Alcance: el tiempo, el costo, el riesgo y el cambio social implcito en la reingeniera de cada proceso.

MATRIZ DE PRIORIZACION DE PROCESOS

Promedio=Criterios/n

Donde n es el nmero de criterio.

Valores de procesos 1 poco interesante, 5 muy interesante

EJEMPLO. Para una cierta empresa de fabricacin mas distribucin de sus productos, la importancia de sus procesos seria lo siguiente:

Resultados que los procesos prioritarios de esta empresa son los siguientes: 1. Fabricacin 2. Logstica 3. Compras 4. Planificacin

Muchas gracias..