CAPACITACIÓN ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Marzo de 2012

Antes de comenzar…
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• • • • • • • Objetivos del Curso Estructura Organizativa Gestión de la Organización Administración de Unidades Organizativas Administración de Funciones Administración de Posiciones Preguntas

Objetivos
Al finalizar este curso, usted debe estar en capacidad de:

 Conocer y administrar el proceso de la estructura organizativa.

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Estructura Organizativa
Sociedad

• Unidad jurídicamente independiente que tiene su propio sistema de contabilidad y maneja sus propios balances. Esta información proviene de lo definido en el componente de finanzas en la creación y asignación de la sociedad.
MANDANTE

GDOC

SURT

EFIG

GDCA

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Estructura Organizativa
División de Personal

• Las divisiones representan un elemento organizativo de una zona geográfica determinada; es un criterio de valoración para procesos de nómina y gestión de tiempos (Departamento Geográfico)
Código División E001 E002 E003
Nombre de la división

Código de la Sociedad

Nombre de la Compañía

Agrupación de País

División Zona 1 División Zona 2 División Zona 3

EFIG

Efigas Gas Natural S.A. ESP

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Estructura Organizativa
Subdivisión de Personal • Las subdivisiones de personal constituye una unidad organizacional y representa una parte de una división de personal limitada según puntos de vista administrativos de personal y organizativos de nómina. (Municipios – oficinas)

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Subdivisión de Personal

Código de la División de Personal

Nombre de la División de Personal

Código de la Subdivisión de Personal E001 E002 E003 E004 E005 E006 E007 E008 E100 E101 E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109 E110 E111 E200 E201 E202 E203 E204 E205 E206 E207
E208

Nombre de la Subdivisión de Personal Ofc Pereira Ofc Belalcazar Ofc Dosquebradas Ofc La Virginia Ofc Marsella Ofc Santa Rosa Ofc Santuario Ofc Viterbo Ofc Manizales Ofc Anserma Ofc Aranzazu Ofc Belén de Umbría Ofc Chinchiná Ofc Neira Ofc Pácora Ofc Riosucio Ofc Risaralda Ofc Salamina Ofc Supía Ofc Villamaría Ofc Armenia Ofc Barcelona Ofc Calarcá Ofc Circasia Ofc Filandia Ofc La Tebaida Ofc Montenegro Ofc Quimbaya
Ofc Salento

E001

División Zona 1 (Risaralda)

E002

División Zona 2 (caldas)

E003

División Zona 3 (Quindío)

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Estructura Organizativa
Área de Personal El área de personal representa una distribución detallada del grupo de personal en donde se encuentran características particulares.
Código del Grupo de Personal Descripción del Grupo de Personal Código del Área de Personal Descripción del Área de Personal

1

Activos

4 5 9

Aprendices Retirados Externos

D6 TI T5 OB VT LT PT U2 R2 EX

Directivos Tácticos Integrales Tácticos Operativos Ventas Lectivos Productivos Universitarios Retirados Otros

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Estructura Organizativa
Estructura Gestión Humana

Gestión de la Organización (OM)
• Este sub-módulo se basa en el concepto que cada elemento de una organización representa un objeto independiente con características individuales. • Estos objetos se crean y se mantiene por separado, posteriormente son unidos a través de relaciones para formar la estructura organizacional de la compañía.

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Objetos Gestión de la Organización
Tipo de Objeto Clave de Objeto

Unidad Organizacional Función Posición Persona Centro de Costo Tarea Puesto de Trabajo
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O C S P K T A

Unidad (O)
Las unidades organizativas describen las áreas del negocio dentro de la compañía. La estructura organizacional se crea relacionando unidades entre sí.
Gerencia General

Subgerencia Técnica

Subgerencia Financiera

Subgerencia Comercial

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Función (C)
Jefe

Son clasificaciones generales del cargo o agrupaciones para conjuntos de tareas que son llevadas a cabo por un empleado. Las funciones sirven para describir un trabajo que aplica a diversos cargos con tareas o características similares.

Jefe de Ingeniería

Jefe de RRHH

Jefe de Ventas

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Posición (S)
Representan los cargos de la compañía. Éstas se asocian a las unidades organizativas y son ocupadas por un empleado. También heredan las características de la función que las describe. Ejemplo:

Gerente General
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Coordinador de Calidad

Auxiliar Financiero

Persona (P)
Es un empleado de la empresa que ocupa una posición. La información de las personas es administrada en el módulo del sistema “Gestión de Personal” (PA) – Personnel Administration. Ejemplo:

Auxiliar Administrativa Angela Andrea Londoño M.

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Centro de Costo (K)
Es un elemento de Control / Finanzas que representa el origen de los costos. Los centros de costos son externos a OM y serán creados y administrados en el módulo de control (CO). Los centros de costo pueden estar relacionados bien sea con unidades o posiciones. La asignación del centro de costo se hereda a lo largo de la estructura organizativa.

Centro de Costo 2000

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Transacciones para administrar OM
Transacción PPOME PPOSE PQ10 PQ03 PQ13 PQ01 PQ14 PO10 PO03 PO13 PO01 PFCT
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Opción Administración de Objetos Organizativos Visualización de Objetos Organizativos Creación de Unidades Creación de Funciones Creación de Posiciones Creación de Puestos de Trabajo Creación de Tareas Administración de Unidades Administración de Funciones Administración de Posiciones Administración de Puestos de trabajo Catalogo de Tareas

Transacción PPOME
Menú SAP  Recursos Humanos  Gestión de Organizaciones  Plan de Organización  Organización y Ocupación  PPOME Campo de comandos

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Transacción - PPOME
Permite al usuario buscar objetos en el sistema.

SECCIÓN A SECCIÓN C

Despliega el resultado especifico de búsqueda que está seleccionado en la sección B.

Despliega el resultado de la búsqueda.

SECCIÓN B SECCIÓN D

Despliega el ítem específico seleccionado en la sección C.

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Administración de Unidades Organizativas

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Transacciones Unidades Organizativas
Recordando…

Transacción PPOME PPOSE PQ10 PO10

Opción Administración de Objetos Organizativos Visualización de Objetos Organizativos Creación de Unidades Administración de Unidades

23

Creación de Unidades Organizativas
Una vez realizada la búsqueda, ubicamos la unidad raíz (padre) de la unidad a crear (doble clic).

24

Creación de Unidades Organizativas
Seleccionar el botón crear.
SECCIÓ N A

SECCIÓN C
SECCIÓN D

SECCIÓ N B

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Creación de Unidades (Enlaces)
Se debe seleccionar el tipo de enlace correspondiente. Este caso, se debe relacionar la unidad raíz (padre) como “Superior directo de” la nueva unidad organizativa.

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Creación de Unidades (Datos Básicos)
En la parte inferior derecha (sección D) aparece una forma con diferentes pestañas. En la pestaña Datos Básicos se debe registrar la información de la nueva unidad. El campo unidad organizativa se divide en dos: abreviatura y descripción.

Es posible registrar información adicional sobre la unidad en las diferentes opciones de el campo Descripción Verbal

Se debe tener en cuenta la fecha de validez del objeto.

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Creación de Unidades (Imputación)
En la pestaña imputación es posible registrar la información de: Centro de Costo, Sociedad, División de Personal, Subdivisión de Personal.
La unidad organizativa hereda el centro de costo, la sociedad, división de personal y subdivisión de personal de la unidad raíz (padre) al momento de definir el tipo de enlace existente entre ellas.

El campo División no debe diligenciarse en ningún caso.

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Creación de Unidades (Distribución de Costos)
En la pestaña Distribución de Costes, es posible registrar más de un centro de costo para la unidad.

Ejemplo: Recaudo y Cartera.

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Creación de Unidades (Guardar)
Finalmente, se deben guardar los cambios realizados.

Se debe verificar el mensaje que aparece en la barra de estado.

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Modificación
Los campos con fondo blanco son susceptibles a modificación, los campos con fondo gris, no lo son.

No Susceptible de modificación Susceptible de modificación

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Administración de Funciones

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Transacciones de Funciones
Recordando…
Transacción PPOME PPOSE PQ03 PO03 Opción Administración de Objetos Organizativos Visualización de Objetos Organizativos Creación de Funciones Administración de Funciones

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PQ03 – Creación de Funciones

El campo de la función debe estar vacío.

Permite ingresar la fecha a partir de la cual tendrá vigencia el objeto. Por defecto trae la fecha del sistema; por tanto, debe modificarse.

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Administración de Posiciones

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Transacciones de Posiciones
Recordando…
Transacción PPOME PPOSE PQ13 PO13 Opción Administración de Objetos Organizativos Visualización de Objetos Organizativos Creación de Posiciones Administración de Posiciones

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Creación de Posiciones (PPOME)
1

1. 2.

Ubicar el cursor en el objeto posición. Realizar búsqueda por estructuras y seleccionar la unidad a la que pertenece la posición a crear.
4

3.

Hacer clic en el botón “crear”.

4.
5.

Seleccionar el tipo de enlace “Comprende”.
Registrar la información de la posición.
5

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Asignación de Función a Posición
Seleccionar el Match Code, para buscar la función a asignar.

38

Preguntas??

39

GRACIAS

40