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Arquivo, Arquivologia e Gestão documental

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Artigo científico produzido por Fábio dos Santos Godoi e Lays Garcia de Lima - Alunos de Graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação – Universidade Federal de São Carlos.

RESUMO
Com o surgimento da escrita, os documentos textuais ganharam prestígio nas civilizações. Neste artigo vemos que, desde então, os arquivos estabeleceram as bases das sociedades e, ao longo do tempo, necessitou-se de profissionais para a criação, a guarda, o tratamento, a conservação e a difusão dos documentos. Encontra-se aqui, sucintamente, a história tanto do arquivo como da disciplina arquivística. A gestão documental é abordada de uma maneira ampla e realista, usando como base autores renomados.
Artigo científico produzido por Fábio dos Santos Godoi e Lays Garcia de Lima - Alunos de Graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação – Universidade Federal de São Carlos.

RESUMO
Com o surgimento da escrita, os documentos textuais ganharam prestígio nas civilizações. Neste artigo vemos que, desde então, os arquivos estabeleceram as bases das sociedades e, ao longo do tempo, necessitou-se de profissionais para a criação, a guarda, o tratamento, a conservação e a difusão dos documentos. Encontra-se aqui, sucintamente, a história tanto do arquivo como da disciplina arquivística. A gestão documental é abordada de uma maneira ampla e realista, usando como base autores renomados.

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ARQUIVO, ARQUIVOLOGIA E GESTÃO DOCUMENTAL

Fábio dos Santos Godoi* Lays Garcia de Lima

RESUMO Com o surgimento da escrita, os documentos textuais ganharam prestígio nas civilizações. Neste artigo vemos que, desde então, os arquivos estabeleceram as bases das sociedades e, ao longo do tempo, necessitou-se de profissionais para a criação, a guarda, o tratamento, a conservação e a difusão dos documentos. Encontra-se aqui, sucintamente, a história tanto do arquivo como da disciplina arquivística. A gestão documental é abordada de uma maneira ampla e realista, usando como base autores renomados.

Palavras-Chave: Arquivo. Arquivística. Arquivologia. Gestão documental.

INTRODUÇÃO

A informação, principalmente no que tange à informação digital, ronda a contemporaneidade, sendo assim, muitas disciplinas se adaptaram a ela, principalmente as que tratam diretamente com a informação, como, por exemplo, a Ciência da Informação, a Biblioteconomia e a Arquivologia, sendo este último tratado aqui. Determinou-se necessário situar primeiramente a história do arquivo e da disciplina arquivística antes de se falar da gestão da informação. O objetivo ao realizar uma retrospectiva
pelo passado foi de permitir conhecer melhor as origens dos mesmos. “Constata-se, pois, que sempre houve pessoas afetas à guarda, conservação ou ao tratamento dos documentos. O papel delas variava no tempo e consoante os mandatos que lhes eram confiados. Hoje, as instituições preveem lugares oficialmente atribuídos a arquivistas ou a pessoas que exercem funções profissionais deste tipo.” (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 54). E válido lembrar que não se limitou pesquisar à gestão dos

*Alunos de Graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação – Universidade Federal de São Carlos, jun. 2012.

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arquivos e documentos digitais, aborda-se a informação nesta pesquisa de forma ampla e concisa. Decidiu-se, outrossim, a poupar complexidade, dessa forma, não se tentou definir o tema ou os assuntos abordados. Procurou-se demonstrar o elo estreito existente entre a arquivística e as características da gestão. Esta abordagem se justifica, porquanto, julgou-se necessário fortalecer a disciplina da Arquivística e indicar o quanto ela é importante tanto no passado e no presente, como no futuro. ARQUIVOS Antes de se falar sobre a importância dos arquivos e suas funções, precisar-se-á traçar uma linha do tempo ao longo da história e trazer informações relevantes que devemos analisar com atenção, pois, embora se trate de conceitos históricos e perdidos no tempo, não deixa de ser contemporâneo. Os arquivos, principalmente depois que se passou a registrar as informações na forma escrita, têm um papel importante nas sociedades antigas e especialmente na atualidade, como diz Gagnon-Arguin (1998, p. 32), “ao longo das épocas e dos regimes, os documentos serviram para o exercício do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registro da memória e para a sua utilização futura.” Sendo assim, sabe-se que nossa sociedade é baseada nos documentos escritos, eles são extremamente importantes. Graças a sua correlação inexorável com o direito, os documentos escritos assumem uma importância legal e, muitas vezes, servem de prova, como, por exemplo, quando se abre uma conta em um banco, provamos nosso nome, nosso endereço e nossa renda com documentos escritos, ou seja, com um registro civil, uma conta de água e um contracheque. Todos estes documentos enumerados são extremamente importantes em nossa sociedade, uma vez que a apresentação deles é uma garantia de prova e, se for mantida sua originalidade, estes documentos são inquestionáveis.
Os documentos desempenham também um papel de prova. [...] Hoje em dia encontramos diversas categorias de documentos [cartas, diplomas, contratos de casamento, escritura de imóvel etc.] que têm valor de prova ou um valor legal. De múltiplas formas, eles desempenham sempre um papel na defesa dos direitos das pessoas e das instituições (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 33, grifo do autor).

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O valor dos documentos escritos, como explica Gagnon-Arguin (1998), começou a tomar forma nos templos egípcios. Produziam-se ali documentos variados, como, por exemplo, contas a receber, listas de pessoas, tanto de trabalhadores como de escravos, enfim, o germe dos arquivos se desenvolveu em Roma, “o Estado controlava as atividades entre os cidadãos através de documentos” (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 33), isto é, foi criado o tesouro dos diplomas, atual cartório, em que todos os proprietários tinha que registrar suas posses, seus direitos, para que fossem reconhecidos publicamente e tivessem assim validade. A partir deste momento histórico, os documentos escritos teriam grande valor, sendo assim, conservá-los ele se tornou outro desafio. Ao longo da história, vários suportes foram usados para a escrita desses documentos: a placa de argila, o papiro, o couro, o papel, até chegar hoje em dia aos documentos eletrônicos. Pode-se dizer então que o papel do arquivista não se limita a organizar, mas também a agir como memória.
Os arquivos continuam a ser uma fonte privilegiada para nos mostrarem o conteúdo das nossas raízes. Os documentos, qualquer que seja o seu caráter, pessoal, administrativo, financeiro, são portadores de uma informação particular diferente da obra literária, da escrita científica ou da reportagem factual (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 34).

Destarte, a partir do século XX os locais onde os arquivos ficavam começaram a ser questionados, com o avanço da ciência, desenvolver-se-iam várias maneiras para guardar com qualidade os arquivos. “Cabe ressaltar que, sob o ponto de vista conceitual, os documentos arquivísticos eletrônicos têm as mesmas características dos documentos tradicionais” (RODRIGUES, 2006, p. 104). Foca-se aqui muito em documentos escritos, pois lembrar-se-á que a arquivologia, durante a história, não se preocupou com outros tipos de documentos. Os documentos não textuais ficaram nesse tempo reservado a coleções e entregues aos especialistas de outras áreas, que pouco entendiam dos princípios arquivísticos. “Foi apenas durante os anos 1960 e 1970 que os arquivistas se interessavam verdadeiramente pela questão da inclusão dos documentos não textuais” (FILLION, 1998, p. 227).

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ARQUIVÍSTICA

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ESTEVÃO, 2005, p. 37), arquivologia é a “disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. Desta maneira, depois de uma passagem rápida pela história e função da matéria-prima da arquivologia, isto é, o arquivo, pode-se dizer um pouco sobre esta disciplina. Antes de tudo, é bom salientar que “a arquivologia não é um corpo teórico consolidado. Existem abordagens distintas tanto de um país para outro quanto de uma linha de pensamento para outra” (RODRIGUES, 2006, p. 103). Deste modo, poupa-se complexidade aqui tentando defini-la, far-se-á uma visão histórica do surgimento da matéria. Com a crescente evolução da importância dos arquivos, julgou-se necessário guardálos de maneira organizada para que se pudesse encontrá-los mais rapidamente quando necessário. Surgem, neste ponto da história, especialistas para o tratamento, a conservação e difusão do arquivo. A disciplina de arquivologia aparece como ferramenta para ajudar estes profissionais. Muita crença foi quebrada desde então, uma delas é a de que, para ser um bom profissional, deveria ser formado em história. Como explicam Rousseau e Couture:
Julgou-se durante muito tempo que não se podia ser um arquivista competente sem se ser historiador. Esta crença, como a que defende que, para efetuar a escolha dos documentos a conservar, se deve ter recebido uma formação em História, não resiste à realidade. Se a história deve permanecer uma matéria importante na formação dos arquivistas, ela já não constitui elemento exclusivo; outros elementos de formação são-lhe indispensáveis, como a Administração, a Informática, as Ciências da Informação e todas as disciplinas especializadas que permitem ao arquivista dominar melhor este ou aquele tipo de arquivo (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 71).

O papel da arquivologia é também o de agir como memória, pois conservar algum documento, seja papel ou digital, é guardar a história dele, como diz Gagnon-Arguin (1998), os historiadores utilizaram muito os arquivos, devido a sua importância histórica, mas é a partir do século XIX que surge uma convergência maior entre história e arquivos. Vale resaltar que arquivo, arquivista e arquivística, são termos modernos e não podemos confundi-los com os primeiros profissionais e especialistas da área, nem com os documentos encontrados na Ásia Menor.

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Poder-se-á chamar “arquivista” ao “questor” empregado das administrações romanas ou ao “feudista” da Idade Média? A resposta é certamente negativa, pois é talvez injusto, ou mesmo inexato, aplicar esta designação contemporânea a um contexto diferente do ocorrido anteriormente com os documentos (GAGNON-ARGUIN, 1998, p. 42).

Atualmente a arquivologia tem um ramo importante que engloba a gestão dos documentos e dos arquivos, a informação se tornou um objeto estimável. A empresa que compreende a importância da informação e a tem de maneira organizada tem vantagens decisivas principalmente na tomada de decisões no que tange à rapidez. A arquivística é uma disciplina que permite a gestão integrada da informação, a partir de um programa de três fases (sendo a primeira: criação, difusão e acesso; a segunda: classificação e recuperação; e a terceira: proteção e conservação), que deixa a informação de uma maneira refletida e organizada. GESTÃO ARQUIVÍSTICA

No contexto socioinformacional atual em que estamos inseridos, a informação e suas diferentes formas de suporte cresceram de maneira exponencial colocando em questão a veracidade e o acesso a informações de qualidade. Fez-se então necessário a presença de profissionais capacitados para organizar, tratar, acondicionar e gerir tais documentos. Será apresentada aqui a gestão arquivística como peça fundamental para sanar tais problemas. Um grande número de documentos e informações se encontram inacessíveis aos usuários, devido ao armazenamento feito de maneira incorreta sem qualquer tipo de tratamento, que tem como objetivo justamente recuperar tal informação e deve ser feito desde sua produção até sua utilização final. A informação pode ser dividida, como explica Rousseau e Couture (1998), em orgânica e não orgânica. Informação orgânica é aquela que está registrada em algum tipo de suporte definido, tem uma relação com o seu produtor e pode ser encontrada em qualquer local de trabalho sob os mais diferentes formatos. As informações não orgânicas, podem ser encontradas geralmente em bibliotecas na forma de publicações, banco de dados etc. Vale lembrar que a gestão dos arquivos, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia

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Arquivística (ESTEVÃO, 2005, p. 21), é a “direção, supervisão, coordenação, organização e controle das atividades de um arquivo”. De acordo com Calderon e colaboradores (2004), gestão significa administrar, gerenciar, o que se leva a perceber que é necessário ir além de registrar informações, é preciso fazer um planejamento para que os documentos possam ser localizados a fim de serem utilizados no momento exato para a tomada de decisão. Inicialmente, para se fazer uma boa gestão documental, é preciso iniciar antes de tudo uma avaliação para conhecer os documentos e o fluxo informacional da instituição e quais são as necessidades de ambos. A partir dessa análise começa a ser possível elaborar um projeto para a organização da instituição, visando solucionar com eficácia o seu problema. A gestão de documentos pode descrever as seguintes atividades: estudo da classificação em cada caso, eleição adequada, estudo dos descartes e suas listas, planejamento para informatização etc. Não há dúvidas de que a gestão documental e informacional é indispensável em qualquer instituição, pois por meio dela é possível o estabelecimento de medidas baseadas em procedimentos arquivísticos para a reavaliação de documentos acumulados e a decisão sobre o destino final a dar a eles caso não sejam mais úteis. Uma gestão documental feita de maneira correta acarretaria no aumento da produtividade, na recuperação rápida das informações e no impedimento do acréscimo exagerado dos acervos. Portanto firma-se aqui que é necessário o reconhecimento da importância da gestão documentária, que, se executada com comprometimento, consolidará o sistema e as propostas apresentados. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Como mostrado anteriormente, a informação e o documento desde os primórdios da humanidade tiveram um papel fundamental de registrar informações. Além de serem considerados documentos históricos, devem ser vistos como vitais para a sociedade já que exercem também o papel de prova. Ao longo do tempo, a informação foi registrada nos mais diferentes tipos de suporte, como o couro, as tábuas de argila, o papiro, o papel e atualmente os meios eletrônicos. Essa evolução e a produção em massa de conhecimento acarretaram a uma quantidade excessiva de documentos, dados e informações disponíveis atualmente, sendo

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que a maioria destes estão armazenados em locais inapropriados, sem qualquer tipo de tratamento. Isso de uma maneira significativa vem dificultando a recuperação da informação, o que faz com que ela se torne praticamente inacessível para as instituições e para as pessoas em geral. A partir deste momento o arquivista vê então sua função ser colocada em questão. Com o apoio da disciplina arquivística e suas técnicas, este profissional deve escolher quais os documentos serão tratados, conservados e como será feita a difusão desse arquivo, para que, quando necessário, tais informações sejam encontradas de forma rápida. A gestão documental é fundamental para que o arquivista possa administrar e gerir esses documentos de uma maneira eficaz. A gestão documental tem como princípios a análise, que indica a importância do documento, o tratamento, o registro, o armazenamento adequado de acordo com as necessidades do documento, a conservação e a difusão do arquivo. Uma empresa que tem consciência da importância de um documento e sabe como geri-lo consegue tomar decisões e utilizá-lo de maneira correta. Tudo isso contribui para a organização de documentos e a recuperação rápida de informações. Conclui-se, portanto, que a gestão documental, aliada aos princípios arquivísticos e realizada por um profissional capacitado mostra-se fundamental para solucionar os problemas contemporâneos apresentados aqui. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CALDERON, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ciência da Informação, Brasília, v. 33 n.3, p. 97-104, set./dez. 2004. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S010019652004000300011&lng=pt&nrm=iso>. Acesso em: 25 maio 2012. ESTEVÃO, Silvia Ninita de Moura (Coord.). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. 51. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>. Acesso em: 25 maio 2012. FILLION, Chantale. Os tipos e os suportes de arquivo. In: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. p. 227-253.

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GAGNON-ARGUIN, Louise. Os arquivos, os arquivistas e a arquivística: considerações históricas. In: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. p. 29-60. RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach. A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em ciência da informação, Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006. Disponível em: <http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/view/449>. Acesso em: 25 maio 2012. ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. O lugar da arquivística na gestão da informação. In:______. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. p. 61-76

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