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PROCESO: GESTION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Objetivo del Procedimiento: Aplicar las reglas y principios generales

que regulan la funcin archivstica en el Estado para garantizar la adecuada conservacin y preservacin de la memoria institucional. Responsable: Coordinador Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin General y su equipo Coordinador Grupo de Mejora Continua de la Gestin Institucional de la Direccin General y su equipo Comit de Mejora Continua de la Gestin Institucional Responsables de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y los Centros de Formacin Servidores pblicos de la Entidad Proceso / Procedimiento Proveedor: Todos los procesos Entradas: Documentacin que recibe o produce la entidad Alcance: Toda la documentacin del SENA de valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural registrada en cualquier tipo de soporte.

Proceso / Procedimiento Cliente: Todos los procesos Salidas: Documentacin del SENA manejada de acuerdo con las polticas archivsticas del estado Riesgos: Incumplir las polticas archivisticas del estado en el manejo de la documentacin institucional

Indicadores: No. de hallazgos reportados por visita de los organismos de control en relacin con el Proceso de Gestin Documental

REQUISITOS BASICOS MINIMOS: Es importante garantizar la participacin de Talento humano con capacitacin y experiencia en los procesos de gestin de documentos en el estado, de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Archivos y su reglamentacin Contar con la infraestructura fsica y tecnolgica que garantice la adecuada gestin documental de la entidad En la serie documental establecida para el Control y Registro de Documentos del Modelo de Mejora Continua se puede tener el control de documentos y registro de aquella informacin correspondiente a manuales, caracterizaciones, procedimientos, guas, instructivos y formatos que se enmarquen en el Modelo de Mejora Continua Institucional, los cuales deben tener como mnimo lo establecido en el Instructivo para la elaboracin y codificacin de documentos, con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos del numeral 4.2 de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTC GP 1000:2004.
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Descripcin Fase 1 La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de cada dependencia. El Grupo de Administracin de Documentos, adscrito a la Secretara General debe regular y normalizar las actividades y labores necesarias para la produccin documental en la entidad, en los siguientes aspectos: Produccin Documental Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CDROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa. Normalizacin de la produccin documental Identificacin de las dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD (Tabla de Retencin Documental). Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental. 2 La recepcin de documentos se refiere al conjunto de operaciones de verificacin y control que se deben realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. Esta actividad se encuentra a cargo de las Unidades de Correspondencia en el caso de las Direcciones Regionales y los Centros de Formacin Profesional y del Grupo de Administracin de Documentos, para la Direccin General. En la recepcin de documentos se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos de la institucin. En esta fase se pueden identificar las siguientes actividades:

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Recepcin de Documentos Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados. 3 La distribucin de documentos contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Esta fase se encuentra a cargo de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y los Centros de Formacin Profesional y del Grupo de Administracin de Documentos en la Direccin General. La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos en el interior y el exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias.

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Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos. 4 El trmite de documentos se refiere al curso del documento desde su produccin o recepcin en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se identifican actividades de: Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los perodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto. 5 La organizacin de los documentos es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de la Entidad, como parte integral de los procesos archivsticos. Esta fase involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de las aspectos de organizacin de los archivos: gestin o de oficina, central e histrico. El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende:

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Clasificacin Documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad Actividades: Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin. Descripcin Documental: Es el anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin. Actividades: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos. Organizacin y archivo de documentos: Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retencin Documental, la cual acta como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos. Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental. La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final.

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Actividades: Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD. 6 Para acceder a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen, se realiza la consulta de documento. Esta fase involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de los aspectos de organizacin de los archivos: gestin o de oficina, central e histrico. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices. Las actividades bsicas en esta fase son: Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta. Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos. Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario.

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Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin 7 La conservacin de documentos comprende el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Esta fase involucra a los funcionarios de la Entidad, a cargo de los archivos central e histrico y se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones: Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes 8 La disposicin final de los documentos, hace regencia a la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. Esta fase involucra principalmente a los funcionarios de la Entidad, a cargo de los archivos central e histrico y excepcionalmente a los funcionarios de los archivos de gestin. Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente la actividad de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se

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observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo es facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin de los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes conservan el total de la serie y la transfieren al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los perodos de prescripcin aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos. Las actividades bsicas a realizar son: La conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos. Eliminacin de documentos. Actividad resultante de la disposicin final sealada en las Tablas de Retencin Documental o en las Tablas de Valoracin Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin. Seleccin documental. Actividad de la disposicin final sealada en las Tablas de

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Retencin Documental o en las Tablas de Valoracin Documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente. Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio. Microfilmacin. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Determinacin de metodologa y plan de trabajo. Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalizacin. Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. (GRGA) Determinacin de la metodologa y plan de trabajo. Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.

Documentos asociados: Acuerdos, Resoluciones y Circulares expedidos por el Archivo General de la Nacin, mediante los cuales se reglamenta la Ley General de Archivos. Reglamento General de Archivos. Manual de manejo del aplicativo ONBASE Instructivo para la elaboracin y control de Documentos y registros del Sistema de Gestin Calidad

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