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El presente manual de aplicacin de cuentas explica en forma detallada, el Sistema que adaptara en 2010 del negocio denominado para llevar su contabilidad, el cual debe ser observado y aplicado consistentemente por dicho negocio, as como por el departamento de contabilidad y el personal involucrado en las operaciones contables. El manual reflejar en todo momento, los cambios o modificaciones que se efecten a la estructura del catlogo de cuentas, por consecuencia deber tenerse especial cuidado en mantenerlo actualizado.
ACTIVO
11 ACTIVO CORRIENTE Este rubro esta representado por todos aquellos valores propiedad del negocio, incluye el efectivo y equivalentes de efectivo y todos aquellos activos que se espera convertirlos en efectivo mediante su cobro, venta y consumo dentro del ciclo normal de operaciones (durante los doce meses siguientes desde la fecha del balance) 111 EFECTIVO Y EQUIVALENTES
Esta representa los saldos en efectivo disponibles para ser frente a sus obligaciones, u otro medio liquido equivalente cuya utilizacin no este restringida Se carga con todos los ingresos provenientes de las ventas o servicio, y otras operaciones accesorias, que efectu la empresa en el giro normal de operaciones. Se abona con las remesas efectuadas a las diferentes cuentas e instituciones financieras, con el importe de los cheques girados, notas de dbitos emitidas por los bancos, retiros, transferencias y pago de obligaciones. Su saldo es de naturaleza deudor.
112
Este rubro representa las inversiones que realiza la sociedad, ya sea participando en otras compaas, adquiriendo bonos, cedulas hipotecarias, depsitos a plazo. Se carga con los depsitos a plazo y certificados de inversin constituidos y con cualquier otra inversin adquirida y mantenida para la venta Se abona con los depsitos y certificados de inversin retirados y con la venta de las otras inversiones. Su saldo es de naturaleza deudora.
113
Esta cuenta agrupa los valores afectos a cobrar, o reclamaciones contra los clientes por vetas, servicios o con terceras personas provenientes de operaciones del curso normal del negocio. Se carga con las ventas de bines o servicios al crdito efectuadas a los clientes, con los prstamos, anticipos; asimismo, con los anticipos que se hagan a los proveedores, tambin con los depsitos en garanta que se hagan, con el capital social no pagado por los accionistas, con los prstamos que se otorguen a compaas relacionadas, con los pagos a cuenta del impuesto sobre la renta, con los intereses devengados y no cobrados, con los cheques rechazado y con cualquier otra cuenta exigible a un deudor. La estimacin para cuentas de cobro dudoso se cargar con aquellas cuentas que se consideren incobrables Se abona con los cobros parciales o totales que se le hagan a los clientes, empleados, compaas relacionadas y otros deudores
La estimacin para cuentas de cobro dudoso se abonar con aquellos montos que la administracin de la compaa considere necesarios para cubrir razonablemente las prdidas potenciales por la irrecuperabilidad de las cuentas por cobrar.
114
Cuenta creada por exigencias legales conforme decreto 296, representar el IVA pagado por la compra de bienes muebles corporales y prestacin de servicios necesarios en el giro o actividades de la empresa, que generen debito fiscal. Se carga con el valor del impuesto cancelado detallado en un comprobante de crdito fiscal sub-clasificado de acuerdo a su procedencia, por el valor que refleja el comprobante del impuesto cancelado en las importaciones, por las notas de Dbito Fiscal Se abona con la cantidad que se utilice para cubrir el dbito fiscal al final de un perodo tributario (final de mes) y con el valor de las notas de crdito recibidas Su saldo es de naturaleza Deudor.
115
INVENTARIO
En este rubro se refleja las existencias de mercadera para la venta. Se carga con las mercaderas compradas y que sern vendidas con posterioridad. Se abona con el valor de los inventarios vendidos. Su saldo es de naturaleza Deudor
116
Esta cuenta comprende aquellos servicios que podrn consumirse o devengarse en el periodo anual, o en los 12 meses que le sigan. Estos costos, debern amortizarse tan rpidamente como sea razonable. Se cargan con aquellos desembolsos para el pago de servicios que an no se han recibido y con suministros de operacin no consumidos Se abonan con las amortizaciones y consumos respectivos. Su saldo es de naturaleza Deudor.
12 ACTIVO NO CORRIENTE Este rubro esta representado por todos aquellos activos que no se van a vender,
121
Esta cuenta agrupa los valores afectos a cobrar, o reclamaciones contra los clientes por ventas, servicios, o con terceras personas provenientes de operaciones del curso normal del negocio en periodo mayor a doce meses. Se carga con los prstamos y ventas otorgadas y exigibles a un plazo mayor a doce o meses. Se abona con las cobranzas efectuadas para disminuir o cancelar el crdito concedido. Su saldo es de naturaleza deudor
122
En rubro representa la cantidad de impuesto sobre las ganancias a recuperar en periodos futuros, relacionadas de las diferencias temporales. Se carga con las cantidades de impuestos sobre las ganancias a recuperar en perodos futuros, relacionadas con las diferencias temporarias deducibles, en la medida en que resulte probable que la compaa disponga de ganancias fiscales futuras contra las cuales pueda utilizarse el activo por impuesto diferido Se abona con las disminuciones en el clculo de los impuestos diferidos activos. Su saldo es de naturaleza deudor.
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Este rubro representa las inversiones que realiza la sociedad, para periodos mayores a doce meses.
Se carga con los montos invertidos en acciones de otras compaas, bonos, certificados de inversin y otras inversiones que se esperan mantener a mas de doce meses desde la fecha del balance, estimaciones por prdidas en inversiones que la administracin de la compaa considera que no sern recuperadas Se abona con la disposicin de las mismas, con la estimacin por prdidas en inversiones de aquellos montos necesarios para indicar que hay un deterioro permanente en su valor Su saldo es de naturaleza deudor
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ACTIVOS INTANGIBLES
Esta cuenta representa el valor de las patentes, marcas y crdito mercantil, propiedad de la empresa y pendiente de amortizacin. Se carga con las patentes, marcas y crdito mercantil adquirido. Se abona con la amortizacin de cada una de ellas, autorizada por la Junta Directiva. Su saldo es de naturaleza deudor.
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PROPIEDADES DE INVERSIN
Este rubro representa todos los bienes inmuebles adquiridos para entregarlos en alquiler. Se carga con el costo de adquisicin de los inmuebles que se adquieran para entregarlos en alquiler La depreciacin acumulada se cargar cuando las propiedades de inversin se retiren o vendan Se abona con el retiro o venta de los mismos. La depreciacin acumulada se abonar con las cuotas de depreciacin anuales durante su vida til estimada.
126
Este rubro representa todas las propiedades, mobiliario y equipo, adquiridas por la compaa para su uso. Al costo: Se carga con el costo de adquisicin de los bienes que se adquieran para uso de la compaa y con las mejoras importantes que alarguen sus vidas tiles Revalo: Con las cantidades que se asignen en concepto de revalos a cada bien, mediante un avalo practicado por un perito independiente. Depreciacin acumulada del costo y revalos: Se cargar con la depreciacin acumulada que posee un bien el cual se vende o se retira por cualquier causa Se abona con el costo de adquisicin y el revalo al venderse o retirarse un bien por cualquier causa La depreciacin acumulada del costo se abonar con las cuotas de depreciacin durante la vida til estimada de los bienes La depreciacin acumulada de las revaluaciones se abonar con las cuotas durante el resto de la vida til estimada de los bienes revaluados.
PASIVO
Este rubro representa las obligaciones contradas con los bancos, para ser realizada en un periodo no mayor a doce meses. Se abona con los sobregiros y prstamos recibidos de los bancos a un plazo de doce meses, incluyendo las porciones circulantes de los prstamos a largo plazo Se carga con los desembolsos efectuados para abonar a la deuda. Su saldo es de naturaleza acreedor.
212
En este rubro se registran todos aquellos obligaciones contradas por la compaa con accionistas, compaas subsidiarias, Asociadas y otras compaas. Se abona con los prstamos recibidos de las compaas relacionadas a un plazo de doce meses, incluyendo las porciones circulantes de los prstamos a largo plazo. Se carga con los desembolsos efectuados para abonar a la deuda . Su saldo es de naturaleza acreedor.
213
En este rubro se registran todas aquellas obligaciones contradas por la compaa con accionistas, compaas subsidiarias, Asociadas y otras compaas, diferentes a prstamos. Se abona con aquellos montos recibidos diferentes a prstamos. Se carga con los pagos efectuados. Su saldo es de naturaleza acreedor.
214
Esta cuenta representa los compromisos corrientes que la empresa tiene con proveedores (comerciales), servicios, por prestaciones permanentes pendientes de pago y otros conceptos, que deben ser cancelados en el transcurso del ao. Se abona con el valor de los bienes y servicios adquiridos al crdito, anticipos recibidos de clientes y retenciones efectuadas Se carga con los pagos efectuados . su saldo es de naturaleza acreedor
215
Esta cuenta controlara el IVA cobrado por las ventas o adelanto a cuenta de bienes muebles o servicios a contribuyentes o no del impuesto. Se abona con el impuesto de las ventas a contribuyente y a consumidores, con el impuesto retenido o percibido en calidad de agente de retencin o percepcin Se cargar con el monto de impuesto que se cancela a la Direccin General de tributario, con el
cantidades que se reflejan mensualmente en la cuenta de crdito fiscal. Su saldo es de naturaleza acreedor.
216
Esta cuenta representa los compromisos corrientes que la empresa tiene con los accionistas decretados en Junta General de Accionistas. Se abona con el traspaso, mediante acuerdo de Junta General , con cargo a la cuenta utilidades no distribuidas, haciendo referencia a cuales corresponde. Se carga con los pagos totales o parciales a los accionistas Su saldo es de naturaleza acreedor.
217
PROVISIONES
Se abona con los montos que la administracin considere necesarios y razonables para un pasivo en el que existe incertidumbre acerca de su cuanta o vencimiento (porcin circulante) Se carga con los montos pagados, se cargar tambin con reversiones para reflejar la mejor estimacin a la fecha de cada balance Su saldo es de naturaleza acreedor
218
Se Abona con el impuesto sobre la renta anual calculado sobre la utilidad de la compaa Se carga con el pago efectuado, despus de liquidar el pago a cuenta respectivo. Su saldo es de naturaleza acreedor.
22 PASIVOS NO CORRIENTES Este rubro representa aquellas obligaciones que sern pagadas despus de un ao
221
Se abona con los prstamos recibidos de los bancos a plazos mayores a un ao. Se carga con las reclasificaciones al pasivo circulante y con los pagos totales de los prstamos. Su saldo es de naturaleza acreedor.
222
Se abona con los prstamos recibidos de las compaas relacionadas a plazos mayores a un ao Se abona con las reclasificaciones al pasivo corriente y con los pagos totales de los prstamos. Su saldo es de naturaleza acreedor.
223
Se abona con las cantidades de impuestos sobre las ganancias a pagar en perodos futuros, relacionadas con las diferencias temporarias imponibles. Se carga con las disminuciones en el clculo de los impuestos diferidos pasivos Su saldo es de naturaleza acreedor
3 31
Este rubro incluye el capital suscrito por los accionistas, el supervit por revaluacin creado, la reserva legal, las utilidades retenidas y el dficit sufrido
311.
CAPITAL SOCIAL
Se abona con el capital inicial suscrito por los accionistas; asimismo con incrementos posteriores y con la capitalizacin de utilidades que acuerde la junta general de accionistas Se carga con las disminuciones de capital ya sean en efectivo o para absorber prdidas sufridas. Su saldo es de naturaleza acreedor
312.
Se abonar esta cuenta con las cantidades que en concepto de revalo se le asignen a un activo fijo, los cuales sern con base a un avalo practicado por un perito independiente Se cargar con aquellos montos trasladados a utilidades retenidas despus de haber realizado el bien que fue revaluado. Su saldo es de naturaleza acreedor
313.
RESERVA LEGAL
Se abona al finalizar cada ejercicio con el porcentaje establecido por la ley hasta alcanzar la quinta parte del capital social Se carga con la liquidacin de la sociedad o con los casos establecidos por la ley. Su saldo es de naturaleza acreedor.
314.
Aqu se controlaran las utilidades ganadas en el ejercicio o las retenidas de ejercicios anteriores las cuales estn disponibles para canalizarlas conforme a disposicin de la Junta General o pacto social. Se abona con la utilidad ganadas al final del ejercicio econmico, las cuales quedaran pendientes de aplicar. Se carga con los acuerdos de distribucin pasando a la cuenta dividendos por paga, por capitalizacin, traslado a reservas o en caso de amortizar perdidas si as se acordara. Su saldo es de naturaleza acreedor
315.
Aqu se controlara las perdidas obtenidas en el ejercicio o las acumuladas de ejercicios anteriores las cuales estn disponibles para canalizarlas conforme a disposicin de Junta General. Se abona con las amortizaciones que se hagan de las mismas, ya sea con utilidades por aplicar, disminuyendo el capital social. Para ambas alternativas se requiere de acuerdo tomado en Junta General de Accionistas. Se carga con el monto del dficit econmico establecido, cuando al cierre del ejercicio los egresos totales excedan a los ingresos totales. Su saldo es de naturaleza deudo
Esta cuenta registrar el precio de costo de los servicios prestados por la empresa. Se carga con los costos incurridos para la prestacin de servicios. Se abona al final del ejercicio con cargo a la cuenta costo de venta. Su saldo es de naturaleza deudor.
Esta cuenta registra el precio de costos de los bienes o servicios Se carga se har con abono a la cuenta de costo de proyectos, dependiendo de la modalidad; tambin en caso de ajuste al inventario. Se abonara al final del ejercicio con cargo a la cuenta perdidas y ganancias.
Esta cuenta registrar todas aquellas erogaciones de dinero que la sociedad efecte en concepto de gastos de ventas de los servicios prestados, productos y otros, s como los cargos de las provisiones respectivas. Se carga con el valor de las erogaciones de efectivo en concepto de gastos y con las provisiones efectuadas y se clasificaran de conformidad a las subcuentas sealadas en el catlogo de cuentas.
Se abona con los ajustes y/o reclasificaciones que se efecten por malas aplicaciones, as como al final del ejercicio para liquidar su saldo contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es deudor y representa el valor total de los gastos efectuados en la gestin de ventas del periodo.
432
GASTOS DE ADMINISTRACION
Esta cuenta mostrar todos los gastos que la entidad efecte y que son necesarios para el desarrollo normal de las actividades administrativas. S carga con las sumas de dinero erogadas por la sociedad y que corresponden al desarrollo de la funcin administrativa, as como con las provisiones que se efecten, clasificados de acuerdo a las subcuentas que se sealen en el catlogo de cuentas. Se abona con los ajustes y/o reclasificaciones que se efecten por malas aplicaciones as como al final del ejercicio por liquidar su saldo contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es deudor y representa el total de los gastos realizados en la gestin administrativa del periodo.
433
Esta cuenta mostrar los gastos y perdidas incurridas por aquellas operaciones que hayan cado en obsolescencia o abandono y de la cual es un hecho real no obtener beneficios de esta. Se carga por todos aquellos saldos insolutos o desembolsos que se tengan de la operacin en descontinuacin. Se abona con los ajustes y/o reclasificaciones que se efecten por malas aplicaciones as como al final del ejercicio por liquidar su saldo contra la cuenta 611 prdidas y ganancias.
Su saldo es deudor y representa el total de los gastos realizados en una linea de productos o servicios descontinuada.
434
Esta cuenta mostrar aquellos gastos que la entidad efecte y que estn relacionados con la operacin normal del negocio. Se carga con las erogaciones de efectivo o provisiones de estos gastos. Se abona con el traslado de su saldo al final del ejercicio liquidndola contra la cuenta 611 prdida y ganancias. Su saldo es deudor y representan los gastos efectuados durante el perodo que se relacionan directamente con la operacin normal del negocio.
Esta cuenta registrar todos aquellos gastos generados por la obtencin de recursos, as como aquellos relacionados con esta operacin. Se carga con el valor de todos los gastos relacionados en la obtencin del financiamiento como: intereses, comisiones, honorarios, etc. Pagados aprovisionados. Se abona con los ajustes y/o reclasificaciones que se efecten al final del ejercicio, cuando se liquide su saldo contra la cuenta 611 prdida y ganancias. Su saldo es deudor y mostrar el total de los gastos financieros efectuados por la entidad, durante el periodo.
442
Esta cuenta mostrar la perdidas determinadas por la inversiones disponibles para la venta y que correspondan a un hecho contundente el no obtener beneficios economicos.
Se carga por los valores determinados entre los costos de adquisicin y precio de venta cuando los primeros superen a los ingresos. Se abona con los ajustes y/o reclasificaciones que se efecten por malas aplicaciones as como al final del ejercicio por liquidar su saldo contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es deudor y representa el total de las prdidas generadas cuando los gastos o costos de adquisicin superen al precio de venta.
443
Esta cuenta mostrar aquellos gastos que la entidad efecte pero que no estn relacionados con la operacin normal del negocio. Se carga con las erogaciones de efectivo o provisiones de estos gastos. Se abona con el traslado de su saldo al final del ejercicio liquidndola contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es deudor y representan los gastos efectuados durante el perodo en que no se relacionan directamente con la operacin normal del negocio.
Esta cuenta mostrar aquellas prdidas extraordinarias en concepto de expropiaciones. Se carga con el valor de las expropiaciones. Se abona con el traslado de su saldo al final del ejercicio liquidndola contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de naturaleza deudora y representa el monto de perdidas extraordinarias en concepto de expropiacin.
452
DESASTRES NATURALES
Esta cuenta mostrar todos las prdidas que se obtengan por desastres naturales como inundaciones, incendios naturales u otros que sean de caso fortuito. Se carga con el valor de las prdidas determinadas. Se abona con el traslado de su saldo al final del ejercicio liquidndola contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter deudor.
Registrar los ingresos a favor de la empresa proveniente de las operaciones y Actividades principales de la empresa, sean estas al contado o al crdito. Se abona con el importe de las ventas efectuadas. Se carga con los ajustes de aplicaciones incorrectas, as como al final del ejercicio al liquidar su saldo a la cuenta 611 prdidas y ganancias Su saldo es acreedor y representar el valor total de las ventas del periodo. 512 OTROS INGRESOS DE OPERACION
Esta cuenta registrar en el transcurso del ejercicio, aquellos ingresos generados por operaciones relacionadas directamente con el giro normal de operaciones de la sociedad. Se abona con las cantidades que la empresa recibe en concepto de otros productos Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter acreedor y mostrar el valor total de los diferentes ingresos percibidos que formen parte del giro normal de la sociedad.
52 INGRESOS NO DE OPERACION
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INGRESOS FINANCIEROS
Esta cuenta registrar todos aquellos intereses o similares que se reciban por parte de las instituciones financieras, as como aquellos intereses generados por las ventas a crdito. Se abona con las cantidades que la empresa recibe en concepto intereses o similares Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter acreedor y mostrar el valor total de los diferentes ingresos percibidos en conceptos financieros.
522
Esta cuenta registrar todos los ingresos decretados por la inversin que se tenga en otras compaas Se abona con las cantidades que la empresa recibe en este concepto. Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter acreedor y mostrar el valor total de los diferentes ingresos percibidos en conceptos de dividendos.
523
Esta cuenta registrar en el transcurso del ejercicio, aquellos ingresos generados por operaciones no relacionados directamente con el giro normal de operaciones de la sociedad. Se abona con las cantidades que la empresa recibe en concepto de otros productos Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias.
Su saldo es de carcter acreedor y mostrar el valor total de los diferentes ingresos percibidos que no formen parte del giro normal de la sociedad.
Esta cuenta registrar en el transcurso del ejercicio, aquellos ingresos extraordinarios generados por expropiaciones a terceros. Se abona con las cantidades que la empresa recibe en concepto expropiacin. Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter acreedor.
532
DESASTRES NATURALES
Esta cuenta registrar en el transcurso del ejercicio, aquellos ingresos extraordinarios generados por desastres naturales a favor de la empresa. Se abona con las cantidades que la empresa recibe en concepto desastres naturales. Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter acreedor.
533
Esta cuenta registrar en el transcurso del ejercicio, aquellos ingresos extraordinarios generados por el gane de demandas interpuestas a clientes o terceros. Se abona con las cantidades que la empresa recibe en concepto demandas, adjudicaciones u otros beneficios por litigios.
Se carga con el saldo que esta cuenta muestre al final del ejercicio al trasladarlo para su liquidacin contra la cuenta 611 prdidas y ganancias. Su saldo es de carcter acreedor.
CUENTAS DE CIERRE
Esta cuenta liquidar las cuentas de resultado deudoras y acreedoras de un ejercicio contable a efectos de determinar el resultado neto, ya sea utilidad prdida Se carga con los saldos de las cuentas de resultado deudoras del mismo ejercicio contable. Se abona con los saldos de las cuentas de resultado acreedoras del mismo ejercicio contable. Su saldo se liquida as: Si es acreedor o deudor se trasladara a la cuenta 315 resultados del ejercicio aumentando disminuyendo el patrimonio, segn sea el caso as mismo como por ser una cuenta de cierre de ejercicio contable no mostrar saldo alguno.
Propietario
Auditor Externo