Thru  To  :  :  Ms. Am mee Hibala  The Pr resident, Engr.

 Anthony Le ee  The Op perations Dir rector  July 9, 2012  Evalua ations, Sugge estions and Recommendat tions 

From  :   Date  : 

Subject :   

These  are my  genera observations  and  suggestions  durin my  ten  (1 days  training  on  diff e  al  ng  10)  ferent  offices/de epartments.  The  objectiv is  to  com ve  me‐up  with  suggestions  on  how  to further  improve  o  operation efficiencie in  relation  to  the  detailed  Job  Description  of  the Operations  Director  wit the  nal  es  e  th  specific objective of im mproving customer service e.  I. Obser rvations: 
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Usage of two of ffice systems N NIS and MYOB i in Accounting Dept.    Work Flow det tailing a particu ular task and o of the personne el handling the e task(s).  All  Absence of the W orms/documen nts, if needed, should be iden ntified and be i included in the e process work kflow.    fo Noticeable and uncontrollable e delay and/or absence of do ocumentations that is necessary to complet te a  rocess.  There is no “I am in c charge” culture e.  pr Se ection/Dept. Performance / M Monthly Monit toring Report p preparation is not given impo ortance.  La ack of program ms for updated training of per rsonnel specially those working on particular assigned tas sks.   (e e.g. proper han ndling and usag ge of tools and d instruments) Ba ase on experie ence or non‐sta andardized cos sting.  La ack of an updated “pricelist” for the rewind ding of AC 3Ø m motors.  What was given to m me was the August  15 5, 2006 docum ment.  Th he need to identify which ite ems moves fast t, and which ite ems are slow m moving. (Inventory System) Co ontinues asses ssment of the t training needs of personnel b by the immedia ate supervisor.  Th here are obvious signs that the current staf ffing needs are e not in line with the conditio on of the  or rganization.  [R Regular breakd downs in the pr rocess flows, w which jeopardiz ze relationship ps with clients and  cu ustomers. Thes se include miss sed deadlines, increased retu urns, decreased customer loy yalty, and regu ular  ad dministration m mistakes.] Data as are needed to support and d further study y this.  No Draftsman to o handle engin neering drawin ngs.    reventive main ntenance direc ctives are in pla ace but no mon nitoring report t is kept.  Pr Sh hop manager is obviously ove erloaded with paper works. Tr ransportation/ /Vehicles maintenance is not enough.  Directives on ho ow to do partic cular jobs are p present but mo ost of them are e not closely m monitored and  ollowed.   fo Cr ross‐functional process owne ers are not pre esent or cannot t be identified in every proce ess.  Th here is a strong g workforce cu ulture.  A culture of “we are d doing this for a a long time and d why the sudd den  ch hange” attitude.  There is an indication of s strong resistance to change. La ack of strategic c planning at th he supervisory y and manageri ial level.  Gantry crane loa ading capacity is noted. 
    Pag of 5 ge 1

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

a.corpuz@ne m m    .  afety Engineers should alway ys be present in n the workshop.  comp Drive ers/Forklift Operators should d be assessed first before the ey can  beco ome an authori ized and qualif fied to operate e all company  vehic cle/forklifts.   Short Term m Plans:  Wit thin a year.   Revie ew of the present salary of all personnel to o address the various  comp plaints received mostly from the working supervisors and d the new  breed of engineers [some of the com s. 6.      II.  Medium T Term Plans:  N Not more tha an 3 years. 3. IS SO Certification n application.   motor 7. Th he need for cost cutting mea asures in every department o operations. Pr roductivity me easurement too ols should be in n place.  26. int ternal hiring sh hould  be e done first.  A booklet form of CRR s should be given to each participant r right after the Orie entation  nar.  21.  27. Sa 23. should be re pliance by a co ompetent perso on.    Note:  These are the only the suggested terms an nd can be revised once an agreemen nt on the details    SHORT TE ERM PLANS  Suggested Strategi ies / Generali ize Plans  1.  Although the maintenanc ce people are d doing their bes st to keep a cle ean  en nvironment.      20.  CRR Reorientation Seminar Progr ram for all emp ployees.   We sh hould come out wi ith guidelines on T Telephone Etiquett te. W Working superv visors are not a allowed to rend der overtime w work and be giv ven structured d compensation n  be enefits for the overtime work rendered.  24.  2. Telep phone etiquett te should always be observed d when answering a call  be it an internal or external custo omers.  The ere are plenty of  no on‐moving mo otors for repair r in our shop. Absence of the Company’s Saf fety Code.  mplaint statement t are: “why I am re eceiving a  smalle er wage when in fa act we are in the s same position but I am working in th he company  longer r the he is” ]     We must train now to k keep a pool of expe erts and specialist t on the core busin ness we have:   r repairs. th he lack of space e is preventing g them from do oing their job e efficiently. Sugge ested Strateg gies / Recomm mendations / / Generalize P Plans:  Long Term m Plans:  With hin 3 to 5 yea ars. 5. Sp pace planning and 5S program m. HRAD  HRAD  HRAD  HRAD  Orga anization Chart t should be visibly displayed i in the Compan ny premises.corpuz@ne ewtonelectrical.  If it is possible.     A writ tten Certification/A Authorization should come from Saf fety/QA Dept. There should be wr ritten guideline es on the respo onsibility/in‐ch harge for      HRAD to spe earhead  Pag of 5 ge 2 a. Po ool of trained/ /skilled personnel that to aug gment the exist ting ones.  25.  22.   Semin Responsible  Office/D Dept./Person  Safety/QA Dept. chain a and wire  egularly assesse ed before use as to their safe ety  rope).  They are c complaining wh hy some super rvisors who hav ve a lesser leng gth of service a are  re eceiving more.  28.  Safety/QA Dept. Rigging/lifting equipment such as s the slings (syn nthetic. So ome supervisors are complaining about the eir length of se ervice that is no ot commensur rate to the sala ary  th hey are receivin ng.

  Engineering/ /Maintenance e  9. Old m motors for repairs should be sold as scrap o or be repaired and sold as    a sec cond hand.      every y piece of tools s. All Co ompany vehicl les should be r regularly cleane ed and maintained.  The Presiden nt        a. This MOM should be com mpiled in hardc copy and softc copy for  re reference. ABRO balancing m machines.).  They  are the reflection o of the Company y’s image spec cially the Sales people  cles.    In eve ery document.  to the   oordinators will m meet the superviso ors in their chosen time schedule so as to get the  The Co necessary information t that the Top Mana agement need.  Employ yees who are  by our empowered can often m make better and m more informed dec cisions than can a manager who  in the process.  Inc.    We sh hould come up wit th a policy to charg ge “storage fees” f for all motors that t still waiting in  our sp pace storage. ins stead a small grou up of Department Managers and the e Engineers‐In‐ Charge. All m meetings should d be accompan nied by the Min nutes of the M Meeting  (MOM).  futur   Daily m meeting is not enc couraged so as not t to waste too much time especially y with the  workin ng supervisors.  14.   15.corpuz@ne ewtonelectrical.   Accou untability and a sen nse of responsibili ity should always b be present in ever ry process.  is not directly involved i Maintenance e/Sales  All Departme ent  /Heads  /Coordinators  /Supervisors s  11. There must be an u updated Single e Line Electrical l Diagram for a all NEECO.    QA pe eople should not b be assigned as an E EIC to avoid conflic ct of interest.g. Assig gnment of Engi ineer‐In‐Charge (EIC) for criti ical projects. all s signatories should verify the correct tness of the data b before signing.  etc. o To pre event faulty electrical wiring system.  Company Property Num mbering System should be implemen nted on all Company properties.  8.  offices and sho ops. together with O Operations Admin Coordinators will meet to provide d daily updates  e m      Pag of 5 ge 3   .  vehic 10.   artment Manag gers should come out with Performance Re eport  Depa form mat standards.  W We must encourage e involvement  r supervisors in the decision making g process to motiva ate them. A Mo onthly ManCom m Meeting sho ould be done to o review mont thly  perfo ormances. a particular Test Inst truments. Gen Sets of  NEEC CO.  Supe   All sup pervisors should h have a time and mo otion study of all t the activities in a p particular work  flow. All de epartments should come‐up with the detai iled Work Flow w Diagrams  that includes all the e forms that ar re needed and the identificat tion of the  on responsible e for any activit ties of the wor rk flow. Inc. MON NTHLY PERFORMANCE REPOR RTS: Supervisor should subm mit a  Monthly Performan nce Report det tailing their wo ork accomplish hment.  This should be validated by their He .  T The EIC  Engineering/ /Operations  shou uld be the sole trouble‐shoote er from accept tance to comm missioning of  the p project includin ng daily status reports.  Depart tment  perso Managers will spea arhead this und dertaking in su upport of their  ervisors..  eads All Departme ent  /Heads  /Supervisors s    13.  All Departme ent  /Supervisors s  12. equipments and machiner ries (e. we should remod del our Main Elect trical Panel  and ot ther electrical pan nels.

Once e a year out‐of‐ ‐town team bu uilding seminar r should be implemented  to strengthen work king relationship within the team and enhance  king as a team. Merg ger of Sales and Engineering.     Responsible  Office/D Dept. Imple ementation of f Organization T Transformation / Culture Cha ange and  Deve elopment of a C Competitive W Workforce. 24. Deve elop a Solid Wa aste Management Program.  Job Order Management System ms.  With an end view of a fast t tracking a  proje ect and lessening bureaucratic red tape. Core and Technical l Competency A Assessment pr rogram for all e employees’  the core busine ess which is Motor Repair. b c. Inc. .  20.  21.  work 22.  19.  H HRAD and  training needs for t dentify such ne eeds and recom mmend  the immediate supervisors will id trainings. d HRIS (HR Info ormation System) – this system will handle all Human n Resources  and Administrative related operations. Creat tion of the Com mpany Safety C Committee wh ho will be taske ed to come‐ up w with a Safety Co ode. and a activities that have financial consequences for  NEECO.  This  shou uld be the basis s of the monetary incentives that will be incorporated  in the basic salary.  17. It shou uld capture and record all the  transactions.  This safet ty committee w will be tasks als so to  overs see the safety and healthy w working environ nment within N NEECO. Inc. Cost cutting measu ures should be implemented all over NEECO O.   HRAD D will spearhea ad the Employee Appraisal Sy ystem that will be the  stand dard performance evaluation n indicators for r all employees s.        TERM PLANS  MEDIUM T Suggested Strategi ies / Generali ize Plans  16.  We should develo op a Work  Impr rovement Team m and train key y personnel on n the problem s solving  techn niques for prio oritizing a task    Gearin ng towards ISO Ce ertification is advan ntageous to the Co ompany as more c customers deal  only w with ISO certified c companies.corpuz@ne ewtonelectrical. Annu ual Performanc ce Monitoring Plan or Core C Competency As ssessments. Inc.                a. Complete Integrate ed Management Systems  tha at will address s the  puterization ne eeds (in real tim me ) of all NEE ECO.  Store and Inv ventory Systems – – will address stock item and  inventory/warehousing system ms  Financial Ma anagement System ms (FMS) – the syst tems that will address  accounting a and all financial tra ansactions. ‐ this system w will track the real t time Job Order  statuses. a m      All Sales/Enginee ering/HRAD Pag of 5 ge 4   . . operations such  comp as:   a./Person  Safety/QA/HR RAD  Safety/QA/HR RAD  All (Outsource e)  18.  HRAD  HRAD Department  /Managers  /Supervisors  HRAD Department  /Section  /Heads  All (Outsource e)  23. c d. Inc. operations.

 Arnel Corpuz  ns Director  Operation a./Person  HRAD HRAD Engineering  /Operations  e  /Maintenance 26.      Engr.  Responsible  Office/D Dept. Contributing writers are o open to all emp ployees. . Imple ementation of f a Pay Grade S System for all e employees. Inc.     A mor re logical but expe ensive way is expan nsion or acquiring a new larger facilities that can  accom mmodate all NEECO O. Socia al Responsibilit ty Participation n in the Community.        LONG TERM PLANS:  Suggested Strategi ies / Generali ize Plans  25.  A dialog gue with the su upervisors indi icated that  they need a more h heavy duty cranes that is cap pable of handling 25 tons  or more.    28.    A healthy employee is the most importan nt asset of the Com mpany. Magazine.   The President t    It is also in my plan to co ome out with an official Mont thly Newslette er or a NEECO.     A Com mpanywide once‐a‐year Outreach Pr rogram should be done.  This is an e effective way  of givi ing back what bles ssing we have to th he less fortunate o ones in our community. Imple ementation of f Health Card as a Medical an nd Health bene efits of all  employees.    27.  The purpose is to  provide inf formation and to reach out to all employee es in our daily u undertakings – – highlighting t the latest events and  milestones s of our compa any.corpuz@ne ewtonelectrical.  The sugge ested main writers are the de epartment hea ads and those w with journalism m  background. Critic cal upgrades of f equipment su uch as the pres sent Gantry Crane which  can h handle 10 tons s m      Pag of 5 ge 5   . offices. Inc.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful