GESTIÓN, PATROCINIO Y DIRECCION DE ORGANIZACIONES Y PROGRAMAS DE DESARROLLO DE EVENTOS DE TENIS.

EJEMPLO DE:

PROYECTO SOLIDARIO EN UN PARQUE

INDICE

PROMOCION DEL EVENTO: Objetivos:……………………………………………………………………..................1 Características:………………………………………………………………………......1 Publicidad:…………………………………….…………………………………………2 BUSQUEDA DE PATROCINADORES: Proceso de búsqueda…………………………………………………………………….2 Propuesta de patrocinio…………………………………………………………………3 Contrato………………………………...........................................................................3 Atención a los patrocinadores………………………………………………………......3 GESTION DEL EVENTO: Organización cede………..……………………………………………………………...3 Organización de actividades de tenis………………….………………………………...4 Organización de actividades complementarias………………………………………….4 RRHH……………………………………………………………………………………4 Equipos…………………………………………………………………………………..5 PROYECCION DE RESULTADOS: Balance financiero……………………………………………………………………….6 Anexos…………………………………………………………………………………...6

2) PROMOCION DEL EVENTO Objetivos • Conseguir fondos para el desarrollo del proyecto Considerando que el Proyecto de Solidaridad en un Parque es limitado en fondos y recursos, se hace indispensable la generación de ingresos a través de las actividades iniciales que se puedan realizar. Si la promoción del proyecto es eficaz, se obtendrá un número importante de asistentes a las actividades no tenísticas y estas darán ingresos. • Masificar el deporte en la zona Una promoción adecuada del proyecto atraerá un gran número de participantes al proyecto. Esto sumado a un buen manejo del programa ayudará a la masificación del tenis en la zona. • Aumentar la cobertura A través de la consecución de una buena base de datos de la zona, se conseguirá una mayor cobertura de la llegada de la promoción del proyecto a la gente que queremos informar. Características • Respetar los tiempos Considerando que una buena promoción es agresiva e intensa, sería importante limitar los tiempos para no quemar el producto. • Diferenciación Informar las ventajas de la práctica del tenis con relación a otros deportes generaría una ventaja competitiva. Adicionalmente habría que informar acerca de la gratuidad del servicio. • Simplicidad El mensaje promocional debe ser simple y claro. En el caso del tenis habría que apoyarse en estrategias como el Play and Stay. Fácil de entender, enseñar y aprender. • Apuntar al segmento de mercado adecuado En el caso de nuestro proyecto podemos apuntar a todo los habitantes de la zona mayores de 4 años. No haría falta apuntar a un segmento de clase media y alta porque el programa es gratuito. Adicionalmente el tenis es un deporte para toda la vida, razón por la cual es para personas de todas las edades. 1

• Honestidad en el producto que se entrega Es importante brindar el servicio que se ofrece y ofrecer el servicio que se va poder brindar. En el caso de este proyecto habrá que ser sinceros al informar sobre las limitaciones de infraestructura y materiales. Pero se podrá contrarrestar esta falencia con un gran equipo de trabajo. • Promocionar el tenis de forma general Para que la acción de promoción sea rentable, será importante no limitarnos únicamente a la promoción del programa si no buscar que la promoción incluya al tenis en general. Para ello podremos apoyarnos en las campañas de promoción de la ITF, ATP y WTA. Publicidad • Interna La mayor fortaleza publicitaria del proyecto será el manejo de la información por parte del equipo de trabajo. Entrenadores, encargados del mantenimiento y directores serán quienes publiciten el proyecto de la forma más eficiente. Para ello deberán estar debidamente informados. • A la distribución de la información La promoción del proyecto a través de material publicitario será muy importante. Afiches, volantes, mails y el boca a boca serán algunas de las herramientas que se utilizarán para informar sobre el programa. Para ello será importante apoyarnos en colegas entrenadores, asociaciones y federaciones deportivas, clubes de tenis, escuelas y colegios. • Al consumidor Una vez que el proyecto esté en marcha, nuestros mejores aliados serán nuestros alumnos y sus familias. Ellos serán quienes nos ayuden a publicitar el programa ante sus amigos, vecinos, compañeros y familiares. Para ello deberán estar muy bien informados de los fines del programa. PATROCINADORES: La búsqueda de patrocinadores la realiza el Departamento Comercial, quien elabora una carpeta o presentación digital del evento con el fin de que las empresas se interesen en participar. Se visitaran todas las empresas relacionadas o no con el ambiente deportivo Ej. Comidas, ropa, elementos, accesorios, bebidas, etc. Los patrocinadores de acuerdo al lugar y tamaño de publicidad que contraten tendrán diferentes beneficios. 2

Categorías de auspiciantes. Publicidad Principal: Tendrá 30 ingresos Gratis a la sala VIP, 5 stand de venta de su producto, estacionamiento privado. Publicidad secundaria: 10 salas VIP, 3 stand de venta de sus productos. Publicidad en alrededores: 1 stand de venta de sus productos. La carpeta o presentación del auspiciante tendrá: 1- Nombre del evento. 2- Organigrama de la Organización. 3- Departamento de Operaciones. 4- Área de infraestructura y producción. 5- Área de servicios a participantes o jugadores. 6- Área de servicios al público. 7- Lugar a realizarse. 8- Objetivos que se buscan. 9- A que personas va dirigido. 10- Fecha y horario en que se realizara. 11- Materiales que se utilizaran. 12- Tipos de juegos que se realizaran 13- Dimensiones de los espacios publicitarios. 14- Necesidades. 15- Beneficios por ser auspiciante. 16- Contrato de auspicio, por el evento.

GESTION DEL EVENTO

Organización Cede.

1.- Primero escogeremos el lugar en el cual desarrollaremos el evento buscando que sea un lugar de fácil acceso y que tenga concurrencia. 1.1.- Hemos escogido el parqueadero del parque Metropolitano, ubicado en la ciudad capital. 2.- Que sea un lugar seguro y que brinde todas las comodidades a quienes visitan el parque. (Baños, basureros, tiendas etc). 2.1.- El parque cumple con varios puntos de baños tanto para hombres como para mujeres, al igual que muchos lugares para adquirir líquidos o alimentos y lugares para poder dejar toda la basura. 3.- Que disponga de espacios físicos para poder montar el evento sin causar molestias a la gente que busque hacer actividades diferentes. 3.1.- Es un parque de 15 hectáreas y utilizaremos un parqueadero central pavimentado de 60 metros cuadrados. 3 4.- Poner toda la información en un documento escrito. 5.- Establecer un modelo de trabajo. 6.- Optimizar la coordinación entre todas las partes implicadas. ORGANIZ ACIÓN DE ACTIVIDADES DE TENIS

Al ser este un evento de promoción buscaremos hacer actividades ligadas al play & stay las cuales nos permiten llegar a mucha gente con pocos materiales y con un sistema de competiciones cortas y atractivas, por lo cual el espacio en el que realizaremos el evento marcaremos mini canchas equivalentes a las canchas rojas del play & stay.

1.- Utilizaremos 30 mini canchas de tenis las mismas que serán prestadas por una de las principales firmas deportivas de la ciudad.

1.1.- En las primeras 10 realizaremos un evento de competiciones con el sistema de sube y baja individuales y marcados por tiempo 5 min por estación. 1.2.- En las siguientes 20 realizaremos juegos por parejas con la modalidad de dobles con varias alternativas divertidas como:

Juegos cogidos las manos, juegos saltando el uno sobre la bola y el otro golpea, juegos con las manos no hábiles, etc.

ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

2.- Realizaremos una estación física con las siguientes actividades.

Saltos, equilibrio, desplazamientos laterales y hacia adelante, escaleras de coordinación, paracaídas de resistencia, la mancha, el tiburón, el gato negro, futbol tenis, jokey tenis.

3.- Una estación de juegos de tenis como: winner, la mosca, hot sits, la bola loca, etc. Nota: Con la parte de tenis más la de juegos y la estación física podemos atender hasta 200 personas.

RECURSOS HUMANOS

Para este evento contaremos con el siguiente personal: Director del evento (1), Se encargará de la ejecución, supervisión y control del evento. Asistentes de tenis (3), Quienes se encargaran de las rotaciones de las mini canchas y de la parte de los juegos de tenis. Preparadores físicos (2) Logística y mantenimiento (2), Encargados de armar y desarmar las mini canchas, estaciones y dar mantenimiento durante el evento en caso de ser necesario. Seguridad (2), Enfermeros (4) Camarógrafo (1) Nota: Es decir el evento será cubierto por un total de 15 personas. EQUIPOS 4

Utilizaremos materiales de una de las principales firmas deportivas de la ciudad las cuales al finalizar el evento serán donadas a un colegio de escasos recursos económicos, lugar en el cuál seguiremos con este proyecto.

Mini redes Conos Ulas Ulas Bolas Paletas Balancines Vallas Escaleras de coordinación Elásticos Equipo de amplificación de sonido Parlantes Micrófono

20 40 40 100 100 10 10 6 20 mts 1 4 1

PRESENTACION DE RESULTADOS

El evento se realizó de manera exitosa, los gastos del evento se lograron cubrir con los auspiciantes y se lograron ganancias. Los resultados fueron los siguientes.

Cantidad de participantes: 200.

• Departamentos que trabajaron. Pistas 30 de Minitenis.

Árbitros. 1 Juez arbitro

Player Desk.
-

100 bolas utilizadas 100 L de agua.

Servicio Médico.
-

4 Enfermeros

Servicios de organización. Acreditaciones Seguridad y control de accesos Gestión de personal de la organización (Comidas, Uniformes)

Servicios al público. -

Atención al público. Puntos de información, oficina de reclamos. Consigna y objetos perdidos. Atención a discapacitados. 5

-

• Cantidad de auspicios conseguidos en total : 24. Auspicios Principales: 3 Auspicios Secundarios 11. Auspicios Alrededores: 9.

Todos los jugadores fueron premiados con un recuerdo del evento, además de haber premiado a los campeones y finalistas de evento. Durante la premiación se sortearon raquetas y accesorios, para recaudar fondos, los cuales dieron excelentes resultados. Los materiales canjeados con los auspiciantes (Raquetas, bolas, redes, líneas, etc), se donarán a la Asociación de tenis para la promoción y masificación del deporte.

ANEXOS Una vez finalizado el evento se adjuntará en el informe final todas las fotos correspondientes al evento las mismas que serán entregadas en un dvd a nuestras auspiciantes.

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